1 Inkoop van energie Achtergronden De prijzen van aardgas en elektriciteit zijn zeer afhankelijk van de termijnmarkt en daarmee van de wereldeconomie. De aardgasprijzen zijn gekoppeld aan die van de olie. Elektriciteit kent een eigen marktwerking. In economisch mindere tijden dalen de energieprijzen fors. Anderzijds hebben conflicten, zoals in de Arabische wereld en de ramp in Japan invloed op de termijnmarkt. Prijsverhogingen en prijsdalingen door ontwikkelingen op de termijnmarkt worden pas een halfjaar later door de consument gesignaleerd. De afgelopen jaren zijn hier een goed voorbeeld van. In 2008 waren de energieprijzen op het hoogste niveau. In juli van dat jaar kosten een m3 gas ruim 0,42 eurocent terwijl in december dezelfde m3 gas nog maar 0,28 euro cent kostte. Vanaf dat moment zijn de prijzen licht gestegen en liggen nu rond de 0,32 eurocent per m3 gas. De genoemde prijzen zijn exclusief netwerkkosten, meterhuur, belastingen en heffingen (zie figuur 1.1 en 1.2) Figuur 1.1 tarief opbouw gas
1 5
Figuur 1.2 tarief opbouw electra
De inkoopvoordelen voor energie worden slechts behaald op het leveringsdeel. De overige componenten zijn vastgestelde bedragen.
Anculus b.v. Insulindelaan 120 Postbus 842 5600 AV Eindhoven T 040 2462357 F 040 2364278 I www.anculus.nl E
[email protected] KvK Oost Brabant 17192859 Rabobank 15 09 42 567
2 Werkwijze In september vinden weer alle grote inkopen op de gas en elektriciteit termijnmarkt plaats. Anculus speelt hierop in en maakt jaarlijks voor haar vaste relaties een inkoopcluster voor gas en voor elektriciteit welke zij collectief op de markt brengt. In tegenstelling tot veel andere inkoopcollectieven is de aanbesteding niet alleen gericht op het creëren van een zo groot mogelijk volume, maar ook op het terugdringen van de administratieve last. Hierbij kan het schoolbestuur het contractbeheer verzorgen zonder verplichtingen of afhankelijkheid richting Anculus. De werkwijze van Anculus valt uiteen in de volgende vijf onderdelen: 1. Het inkoopcluster 2. Analyse van de huidige situatie 3. De raamovereenkomst 4. De procedure 5. Aanvullende dienstverlening Anculus
2 5
2.1 Het inkoopclu nkoopcluster lu ster Door middel van één Europese aanbesteding wordt gekomen tot het sluiten van twee raamovereenkomst met één of twee leveranciers voor gas en elektriciteit. Dit geldt voor alle deelnemers aan het inkoopcluster. Door de clustering wordt een zo groot mogelijk volume gecreëerd om op die manier optimaal inkoopvoordeel te behalen. Elke deelnemer aan het inkoopcluster sluit na de aanbesteding een eigen raamovereenkomst met de ‘winnende’ leverancier af. In een inkoopcluster heeft Anculus de rol van onafhankelijk adviseur. Met een inkoopcluster wil Anculus duidelijk maken dat zij haar rol als adviseur niet verlaat of inruilt voor de rol van leverancier of aannemer. Dit in tegenstelling tot een inkoopcombinatie of inkoopcollectief. Behalve dat dit juridisch tot problemen kan leiden, vinden onze relaties het niet wenselijk om tijdens de contractduur kosten toegevoegd te zien worden waarvan de meerwaarde niet duidelijke terug te vinden is. Bij een inkoopcluster wordt uitgegaan van een eenmalige opdracht aan Anculus. Na afloop is er dus een rechtstreekse overeenkomst tussen schoolbestuur en de leverancier.
2.2 Analyse van de huidige situatie Veel organisaties hebben geen inzicht in wat ze aan energielasten betalen en waarvoor precies. Veelvuldig zien we dat scholen meerdere aansluitingen bezitten op papier, welke in de praktijk niet terug te vinden zijn. Ook zijn eindafrekeningen vaak zo onduidelijk dat een goede analyse uit de weg wordt gegaan of niet mogelijk is. Dit inzicht is belangrijk, wil men de hoge energierekening te lijf gaan. Een mogelijkheid is scherp inkopen. De beste besparing blijft echter nog altijd het niet verbruiken. Bij de analyse van de huidige situatie zorgt Anculus voor dit inzicht. Om de analyse te kunnen maken, dient u de volgende informatie aan te leveren: 1. Meest recente eindafrekening van gas en elektriciteit (verplicht) 2. De laatste nota voor levering van gas en elektriciteit (verplicht) 3. Adresgegevens per school (verplicht) 4. Het aantal m2 BVO per school/locatie (verplicht) 5. Bouwjaar per school/locatie (wenselijk)
3 5
Op basis van de analyse worden inzichten vergaard. De inzichten worden door middel van een korte rapportage aan u gepresenteerd. In de rapportage is tevens een benchmark van het verbruik per school opgenomen. Uw scholen krijgen hiermee inzicht in het eigen verbruik ten opzichte van andere scholen. Na opstellen van de analyse van de huidige situatie wordt deze met u besproken. In dit gesprek wordt eveneens ingegaan op de opvallende zaken zoals oorzaken van hoge energie verbruiken, effecten van dubbele meters, meerdere aansluitingen op één locatie en voorwaarden van lopende contracten. Voor de lopende contracten wordt een conceptbrief opgesteld die door de schooldirecties aangetekend verzonden moet worden aan de huidige leverancier. Anculus zal de brieven zover mogelijk voorbereiden. Naast de analyse van de huidige situatie wordt in de bijeenkomst ingegaan op de keuzemogelijkheden en selectie en gunningscriteria. Keuzemogelijkheden zijn bijvoorbeeld: voorwaarden aan facturatie, grijze of groene stroom, contractduur en adviezen over energiebesparing. 2.3 Het Het aanbestedingsdocument Over de kwaliteit van gas en elektriciteit kan niet getwist worden. De inkoop van energie is dan ook gericht op een scherpe prijs voor levering van gas en elektra. Vanuit het oogpunt van ontzorging wordt de administratieve last teruggebracht. Verder geldt als uitgangspunt bij de aanbesteding dat de klant kan kiezen tussen groene of grijze stroom. Bij de aanbesteding gaan we uit van twee percelen: één voor levering van gas en één voor levering van elektra. Dit is interessant omdat het er om zal gaan welke leverancier de beste prijs kan bedingen op de termijnmarkt voor gas of elektriciteit. Dit is niet per definitie dezelfde leverancier. Anculus stelt aan de hand van deze uitgangspunten een aanbestedingsdocument op. Het aanbestedingsdocument zal bestaan uit de volgende onderdelen: 1. De algemene voorwaarden 2. Het programma van eisen 3. Gunning en selectie criteria 4. De raamovereenkomst (separaat voor gas en elektriciteit)
2.4 De procedure Anculus verzorgt de Europese aanbesteding conform een zogenaamde ‘openbare procedure’. Hierbij treedt Anculus op als contactpersoon naar alle inschrijvers. Om te komen tot een optimale marktwerking informeren wij indien nodig gegadigden voorafgaand aan de aanbesteding. Anculus stelt de aankondiging op en verzorgt de plaatsing bij de EU-tenderbank. Anculus verstrekt vervolgens de selectieleidraad (aanbestedingsdocument) aan de personen, die deze na lezing van de aankondiging, opvragen. Deze niet automatische verstrekking helpt ons om de interesse van de markt te volgen. Anculus houdt u op de hoogte van de partijen die de selectieleidraad opgevraagd hebben. Tijdens de aanbestedingsperiode kunnen gegadigden vragen stellen. Anculus zal de vragen verzamelen en beantwoorden in een nota van inlichtingen. De nota wordt verstuurd aan alle gegadigden. De sluiting van de inschrijvingen (de daadwerkelijke ‘aanbesteding’) vindt plaats na minimaal 52 dagen. Dit is de wettelijk verplichte termijn na verzending van de aankondiging. Van de inschrijvingen wordt een proces-verbaal van aanbesteding opgesteld conform de richtlijnen.
4 5
Na het verstrijken van de zogeheten Alcateltermijn zal Anculus de definitieve raamovereenkomst(en) opmaken tussen u en de nieuwe leverancier(s) 2.5 Aanvullende dienstverlening Anculus Indien u het wenselijk vindt dat de facturen voor energie gecontroleerd en geaccordeerd worden alvorens ze bij u op het bureau verschijnen wil Anculus hier graag invulling aan geven. Anculus gaat verder als het gaat om energie en duurzaamheid. De beste besparing is tenslotte het niet verbruiken van energie. De uitgaven voor energie komen voor een gemiddelde school ruim boven de bekostiging uit. Verder ligt er ook een maatschappelijke verantwoordelijkheid om beter en zuiniger met energie om te springen. Anculus biedt diverse diensten aan vanuit ons energiezorgplan om het energieverbruik duurzaam terug te dringen. Vraag de brochure ‘energiezorgplan’ aan of vraag deze aan een van onze adviseurs.
3 Vergoeding en voorwaarden Anculus hanteert voor haar vaste relaties de volgende vergoedingenstructuur: 1. Een basisbedrag per bestuur van 2.500 euro 2. Vermeerderd met een bedrag per leerling á 0,90 eurocent (conform opgave onderwijs in cijfers situatie 09/10) De tarieven zijn exclusief btw en exclusief een reiskostenvergoeding à 0,35 eurocent exclusief btw, echter inclusief alle overige onkosten. De vergoeding staat vast tot het einde van de opdracht. Deze aanbieding doen wij gestand tot twee maanden na dagtekening. Wij factureren in drie termijnen, te weten 45 procent bij opdracht en 45 procent bij start aanbestedingsgereed en 10 procent na afsluiten van de raamovereenkomst. De betalingstermijn is twee weken. Op deze aanbieding is de DNR, De Nieuwe Regeling, van toepassing mocht deze overeenkomst ergens niet in voorzien. De Nieuwe Regeling is bijgevoegd.
5 5
Deelnemen! Indien u wilt deelnemen kunt u zich aanmelden via de website www.anculus.nl (primair onderwijs / energie inkoopcluster). Telefonisch aanmelden kan ook via 040-2462357 u kunt vragen naar Inge Minneboo. Zodra wij uw aanmelding hebben ontvangen, ontvangt u een opdrachtbevestiging en een verzoek tot aanleveren van de gegevens.
