HANDLEIDING VOOR THUISFRONTCOMMISSIES 1. INLEIDING De grote opdracht –discipelen maken- is voor alle christenen. Sommigen zijn geroepen om dit in het buitenland te doen. Zij zullen echter niet ver komen als er geen team van toegewijde mensen achter hen staan. Je kan het vergelijken met een soldaat op het slagveld die geen voedsel of munitie krijgt. Verschillende mensen zijn betrokken bij het uitzenden van zo’n ‘arbeider’. Zij kunnen onderverdeeld worden al naar gelang hun betrokkenheid: de zendende gemeente die de roep van de zendeling overneemt, de zendeling, de achterban, de zendingsorganisatie, samenwerkende gemeenten en maatschappelijke organisaties. Natuurlijk zijn er nog subgroepen te maken zoals kinderen van zendelingen, de kerkenraad of oudstenraad, de zendingscommissie, familie etc. OMF International verwacht van elke aspirant zendeling dat zijn of haar (kerkelijke) gemeente de roep om de zending in te gaan herkent. Zending is immers een taak aan de gemeente gegeven en niet bijv. aan organisaties. Die hebben meer een faciliterende rol zodat een gemeente volop een zendingsgemeente kan zijn. Daarbij wordt het belangrijk dat een aspirant zendeling, met medewerking van de gemeente(n), een groep mensen om zich verzamelt die hem/haar wil helpen, zowel in het trajekt naar het veld, als tijdens het verblijf daar en bij terugkeer naar Nederland. Er komt veel bij kijken en er is advies nodig, maar ook praktische hulp om het uit te voeren. Deze groep mensen willen we hier de Thuisfrontcommissie (TFC) noemen, alhoewel er in verschillende kerkelijke richtingen andere namen voor zijn. Belangrijk is dat de TFC opereert vanuit en temidden van de gemeente en daar ook verantwoording schuldig is. Van OMF International mag je verwachten dat ze, als vertegenwoordigen van de OMF velden in Azië, lokale gemeenten helpt om aan de taak om bij zending betrokken te zijn vorm te geven. Daarbij kan niet van een gemeente verwacht worden dat ze zich volledig vereenzelvigt met OMF International. Echter van de TFC van de zendeling, kan dat wel omdat ze via de zendeling op het OMF veld betrokken is. De TFC zien we als met een been staan in het midden van de zendende gemeente(n) en met de andere been staat ze in OMF en maakt ze deel uit van de “fellowship”. Het doel van deze handleiding is praktische informatie aan te reiken aan de TFC. De opzet is eerst wat algemene informatie over de TFC te geven: Hoofdstuk 1 gaat over de doelstelling van de TFC. Hoofdstuk 2 over haar kerntaken, samenstelling en relatie naar andere betrokkenen. Hoofdstuk 3 gaat over de zendeling en de TFC. Hoofdstuk 4 over OMF international en de TFC. Hoofdstuk 5 over de zendende gemeente en de TFC. Hoofdstuk 6 over de achterban en de TFC. Deze relaties worden belicht vanuit vier invalshoeken, t.w. communicatie, financiën, geestelijke en morel steun, en praktische zaken. Elk hoofdstuk heeft eenzelfde struktuur zoals inhoudslijst, uitgangspunten en uitwerking. Tenslotte worden ‘bijzondere onderwerpen’ in de verschillende bijlagen toegelicht. Deze hoofdstukken geven wat uitgewerkte informatie over de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de TFC gedurende verschillende perioden en situaties van de zendelingen.
1
HANDLEIDING VOOR THUISFRONTCOMMISSIES 2. DOELSTELLING THUISFRONTCOMMISE ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Uitgangspunt Doelstelling Sleutelrelaties Verantwoording Grenzen Werkwijze
Uitgangspunt: De TFC kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de geestelijke, emotionele, fysieke en/of materiële welzijn van de zendeling. Wel is zij, samen met de andere betrokken partijen, mede-verantwoordelijk voor deze zaken. Zending is geen eenmanszaak. De zendeling kan het niet alleen doen – en zeker als je op het veld eenmaal bezig bent, is het belangrijk dat er in Nederland een team jouw zaken behartigt. Zowel naar de gemeente als naar de organisatie en de achterban (families, vrienden). De TFC is hoofdzakelijk een zakelijk gebeuren, waarbij het ook kan gebeuren dat de zendeling gecorrigeerd moet worden. ‘Plannen mislukken bij gebrek aan overleg, maar door de veelheid van raadgevers komt iets tot stand.’ (Spreuken 15:22) Doelstelling: Mede namens en/of in samenwerking met de uitzendende gemeente(n) ondersteuning geven aan de zendelingen, de OMF en de achterban in het algemeen bij de uitvoering van de zendingsopdracht. Sleutelrelaties: De TFC werkt niet alleen. Nauw kontakt moet worden onderhouden met andere betrokkenen. De voornaamste relaties zijn met: • • • •
de zendeling de zendende gemeente OMF International te Heverlee de achterban in het algemeen
Het karakter van het kontakt verschilt van groep tot groep, afhankelijk van het te behandelende onderwerp. Verdere informatie is te vinden in de hierna volgende hoofdstukken. Verantwoording: De TFC legt verantwoording af over haar bezigheden naar de zendende gemeente, de zendeling en OMF International. Hoe dit zou kunnen is in de hierna volgende hoofdstukken beschreven. Tegelijk heeft de zendeling via de TFC een wervende taak naar de gemeente en kan de TFC/Gemeente de zendeling ter verantwoording roepen. Grenzen: De TFC kan geen opdrachten geven met betrekking tot de werkwijze van zijn gesprekspartners; wel mogen zij raad geven. De kosten van door de TFC ondernomen akties, zijn voor eigen rekening, tenzij anders overeengekomen. Werkwijze: De TFC maakt een jaarplanning en vergaderrooster voor één kalenderjaar. De TFC vergadert wanneer nodig en streeft dit geregeld per jaar te doen (4 tot 6 keer). Zie voor een voorbeeld agenda, notulen etc. appendix 7 ‘de TFC vergadering’.
2
HANDLEIDING VOOR THUISFRONTCOMMISSIES 3. DE KERNTAKEN EN SAMENSTELLING VAN DE THUISFRONTCOMMISSIE ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Uitgangspunt Kerntaken Communicatie Financiën Morele en geestelijke steun Praktische zaken Functies binnen de TFC Samenstelling
Uitgangspunt: • De werkzaamheden van de TFC spelen een belangrijke rol bij de uitvoering van het werk van de zendeling en de zendende organisatie(s) als gemeente en OMF. Een sleutelbegrip hierbij is ‘samenwerking’, waarbij het mede-verantwoordelijk zijn voor Gods verlossende werk uitdrukking krijgt in een bepaald projekt. • Het is een vereiste dat de deelnemers bereid zijn om zich te verdiepen in de situatie van het desbetreffende land en de bediening van de zendeling. Ook is het nodig dat zij bereid zijn de uitgangspunten en werkwijzen van de OMF te leren kennen, om zo ook deel uit te kunnen maken van de “fellowship”. • Verwacht wordt dat de TFC leden trouw deelnemen aan de TFC vergaderingen en bereid zijn om aktief mee te werken, met inzet van eigen gaven en ervaring. • Taken worden verdeeld al naar gelang de bewaamheid van de TFC leden. (“Wij nu hebben gaven, onderscheiden naar de genade, die ons gegeven is.” Rom. 12:6) • Om overbelasting van de TFC te voorkomen, kan voor bijzondere gelegenheden (b.v. een rommelmarkt) tijdelijk een werkgroep samengesteld worden. Kerntaken: Er zijn vier terreinen waarop de TFC zich bezighoudt. 1. communicatie 2. financiën 3. morele en geestelijke steun 4. praktische zaken Hieronder vindt men een beknopte omschrijving van elk terrein. Voor de praktische tips, de hoe-wat-waar vragen, vindt men de antwoorden in de hierna volgende hoofdstukken. Communicatie: • Nauw kontakt houden met de zendeling. • Het bevorderen van een goede informatiestroom tussen de plaatselijke gemeente, de wijdere achterban, de werker en de zendingsorganisatie(s). • Het vertegenwoordigen van de zendeling, OMF en de zendende gemeente naar buiten toe. • Het meewerken aan het onderhouden van een adressenbestand van alle belangstellenden (denk aan gebedspartners, gevers, familie, vriendenkring en andere betrokkenen), waarbij de adressenbestanden uiteindelijk beheert worden door OMF BE en de TFC uitdraaien kan krijgen van adreslabels voor verzendingen. Financiën: • Financiële noden bekendmaken en het financieel steunen van projecten aanmoedigen. • Akties voor fondswerving op gang brengen indien nodig. • Advies geven in administratieve zaken zoals verzekeringen, belastingen etc. • Meewerken aan het registreren en rapporteren van gevers / giften.
3
HANDLEIDING VOOR THUISFRONTCOMMISSIES •
Meewerken aan het overboeken van giften naar OMF.
Morele en geestelijke steun: • Het begeleiden en ondersteunen van de zendeling tijdens de verschillende fases van zijn bediening. • Het gebed voor de werkers aanmoedigen. • Betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel onder de achterban stimuleren. Praktische zaken: • Het bieden van hulp op allerlei gebied (zorgen voor huisvesting, verzending van brieven e.d.). Functies: voorzitter secreatris
leiden van vergadering, samenstellen van agenda officiële correspondentie naar buiten toe en notulen van vergaderingen. Is contact adres naar buiten. penningmeester budgeteren, begrotingsbewaking, fondswerving PR taken zoeken naar mogelijkheden om het werk bekendheid te geven verstrekken van informatie voor publicatie / website beheer vertegenwoordigen van TFC naar buiten toe praktische zaken logistieke taken en administratieve taken voorbereiding verlofperioden pastorale zaken geestelijke en emotionele steun voor de zending (Er zijn andere functies te bedenken maar die zouden per tourbeurt geleid kunnen worden, als: het leiden van een gebedsmoment, het leiden van een bijbelstudie, bespreken van een hoofdstuk van boek over zending; schrijven van een persoonlijke brief aan de zendeling; of functies die je met z’n allen doet als: verhuizen, schoonmaken van huisje voor verlof; versturen van rondzendbrieven etc. ) Samenstelling van de commissie Advies ten aanzien van de grootte van de TFC is 4 tot 8 personen. Een kleinere commissie betekent dat slechts enkelen al het werk moeten doen en een veel grotere commissie dreigt wat log te worden. De struktuur en samenstelling van een plaatselijke gemeente kan invloed hebben op de samenstelling van een TFC. Houd bij het samenstellen van een commissie rekening met de gehele zendende gemeente. Denk hierbij aan verschillende leeftijdsgroepen, mannen, vrouwen, vertegenwoordigers verenigingen etc. • •
•
•
Zorg in ieder geval dat de posities van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn bekleed. Verscheidenheid aan gaven en talenten in de commissie zorgt voor een evenwichtige samenstelling waardoor alle taken kunnen kunnen worden vervuld. Denk aan mensen met verschillende gaven zoals: 9 zij die de werkers persoonlijk goed kennen 9 zij die leidinggevende en organisatorische capaciteiten hebben 9 zij die de gave van het dienen hebben en praktisch bezig kunnen zijn 9 zij die de gave van gebed hebben 9 zij de goed zijn met PR De TFC kan gezien worden als een ‘bijzondere werkgroep’ van de zendingscommissie of van de kerkenraad/oudstenraad. In de praktijk betekent dit dat de TFC een afgevaardigde heeft in de zendingscommissie/oudsten- of kerkenraad of andersom. Het is aan te bevelen dat de leden van een TFC benoemd worden door, of in overleg met de kerkenraad, oudsten van de gemeente of andere verantwoordelijken.
4
HANDLEIDING VOOR THUISFRONTCOMMISSIES • •
•
Het is raadzaam om mensen uit de wijdere vriendenkring te zoeken voor de TFC, maar de basis ligt bij voorkeur in de zendende gemeente. Het kan goed zijn een familielid in de TFC op te nemen, maar meerdere familieleden is niet raadzaam. Voor het familielid kan het ook een loyaliteitsconflict brengen als er b.v. als het funktioneren beoordeeld wordt van het familielid. De taak van het familie lid is om bijv. familie nieuws aan de TFC mee te delen. Het kan zijn dat dit familie lid ook de persoonlijke zaakwaarnemer (van privé financiën en zaken) is. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Persoonlijke zaken van de zendeling moeten bij voorkeur niet door de TFC behandeld worden, om de verstrengeling niet te groot te hebben. Als de zendeling in België is (voor het uitsturen naar het veld of tijdens verlof) is de zendeling zelf aanwezig op de TFC vergaderingen en rapporteert hij/zij aan de TFC.
5
