1
Handleiding
Total Cards Online
Handleiding
2
Handleiding Inleiding Indien uw antwoord niet in deze handleiding staat, dan kunt u ons bereiken op ons e-mailadres:
[email protected]. De Cards Customer Service zal uw vraag dan zo snel mogelijk beantwoorden! Veel plezier met het ontdekken van Total Cards Online! Afdeling Total Cards
3
Handleiding
Inhoudsopgave Mijn kaarten en badges
pagina 4
Tankkaarten Hoe kan ik een nieuwe tankkaart aanmaken? Hoe kan ik meerdere kaarten gelijktijdig aanmaken? (afhankelijk van uw pakket beschikbaar) Hoe kan ik een tankkaart wijzigen? Hoe kan ik de status van mijn wagenpark bekijken? Hoe kan ik een tankkaart blokkeren? Wanneer wordt mijn tankkaart vernieuwd? Nieuw! PASSango-badges Hoe kan ik een PASSango-badge aanmaken? Hoe kan ik een PASSango-badge wijzigen? Hoe kan ik een PASSango-badge blokkeren?
Mijn chauffeurscodes
Hoe kan ik een chauffeurscode opzoeken, wijzigen en/of blokkeren? Hoe kan ik een chauffeurscode aanmaken?
Mijn dagelijkse opvolging
pagina 30
Hoe kan ik een budgetrapportage maken? Hoe kan ik een verbruiksrapportage maken? Hoe kan ik een overzicht per tankkaart maken?
Mijn facturen
pagina 26
Hoe kan ik afwijkingen opzoeken? Hoe kan ik de dagelijkse transacties opzoeken?
Mijn maandelijkse rapporten
pagina 24
Hoe kan ik online mijn facturen bekijken? Hoe kan ik een TID file downloaden?
pagina 35
4
Handleiding Mijn kaarten en badges Hoe kan ik een nieuwe tankkaart aanmaken?
1. Ga naar ‘Mijn kaarten en badges’. 2. Klik op ‘Aanmaken nieuwe kaart/badge’.
3. Kies het type kaart bij ‘Kaart/badgetype’. En klik op
4. Vul het tabblad ‘Algemene informatie’ in. En klik op
5
Handleiding 5. Vul het tabblad ‘Limiet instellingen’ in. En klik op
6. Controleer de gegevens op tabblad ‘Adressen’. En klik op
7. Bevestig uw aanvraag door te klikken op
TIP! Wilt u een nieuwe tankkaart aanvragen met dezelfde instellingen als een bestaande tankkaart?
1. Ga naar ‘Mijn kaarten en badges’. 2. Ga naar ‘Zoek kaart/badge’. 3. Zoek een kaart op. 4. Kies bij de kolom ‘Acties’ de optie ‘Kopie aanmaken’.
Handleiding
6
Hoe kan ik meerdere tankkaarten gelijktijdig aanmaken? 1. Ga naar ‘Mijn kaarten en badges’. 2. Klik op ‘Massaverzoek aanmaken kaarten/badges’.
3. Vul de volgende gegevens in:
Kaart/badgetype Aantal Klantnummer Divisie (indien van toepassing)
En klik op
3. Vul de gegevens van het tabblad ‘Algemene informatie’ in . Vink de vakjes aan van de gegevens die gewijzigd dienen te worden.
En klik op
7
Handleiding 4. Vul ook het tabblad ’Limiet instellingen’ in. En klik op
5. Vul ook het tabblad ‘Controleer instellingen’ in. En klik op
6. Op het tabblad ‘Adressen’ staan de adresgegevens. En klik op
8
Handleiding 7. Download het Excel bestand.
8. In dit bestand vindt u het overzicht van de gevraagde kaarten. Hierin kunt u per kaart een kenteken/naam toekennen en de specifieke opties kiezen.
9. Sla het bestand op. U kunt zelf een naam kiezen. Let op! Kies bij type: ‘Excel 97-2003 workbook’
9
Handleiding 9. Klik op
10. Ga naar ‘Mijn kaarten en badges’. 11. Klik op ‘Massaverzoek aanmaken kaarten/badges’.
12. Klik op ‘Upload opgeslagen Excel bestand’.
13. Klik op ‘Bestand kiezen’.
10
Handleiding 14. Selecteer het bestand en klik op ‘Open’.
15. Klik op
16. Uw kaarten zijn aangevraagd. Hier vindt u ook al uw verzoeken van de afgelopen tijd terug.
Let op! Uw kunt het bestand maar één keer gebruiken.
Tip! Wilt u deze optie ook gebruiken, neem dan contact met ons op!
11
Handleiding Hoe kan ik mijn tankkaart wijzigen?
1. Ga naar ‘Mijn kaarten en badges’. 2. Klik op ‘Zoek kaart/badge.
3. Zoek een kaart op. En klik op
Als u geen gegevens invult en direct op ‘Zoek’ drukt, krijgt u u een totaaloverzicht van uw kaarten te zien.
4. Kies bij de kolom ‘Acties’ voor de optie ‘Wijzigen’.
5. U kunt op de verschillende tabbladen uw wijzigingen doorvoeren. Klik steeds op ‘Volgende’ om naar het volgende tabblad te gaan.
12
Handleiding
Let op! Het wijzigen van een kaart kan verschillende gevolgen hebben. Zie onderstaand overzicht voor de gevolgen. Tabblad ‘Algemene informatie’ Wijziging
Gevolg
Kentekennummer/naam Extra factuurinformatie Type code Info ingevoerd bij tankstation Type voertuig Brandstof Services
Nieuwe kaart Geen nieuwe kaart / info alleen zichtbaar op factuur Nieuwe kaart Nieuwe kaart Geen nieuwe kaart / info alleen zichtbaar op factuur Nieuwe kaart Nieuwe kaart
Tabblad ‘Limiet instellingen’ Wijziging
Gevolg
Controle brandstoflimiet
Geen nieuwe kaart / wijzigingen vóór 18.00 uur ingevoerd zijn volgende dag actief Geen nieuwe kaart / wijzigingen vóór 18.00 uur ingevoerd zijn volgende dag actief
Controle limiet services
Tabblad ‘Controleer instellingen’ Wijziging
Gevolg
Technische controle
Geen nieuwe kaart / wijzigingen vóór 18.00 uur ingevoerd zijn volgende dag actief Geen nieuwe kaart / wijzigingen vóór 18.00 uur ingevoerd zijn volgende dag actief
Tijdsgebonden controle
Indien het wijzigen van een kaart ertoe leidt dat er een nieuwe kaart aangemaakt wordt: Uw aanvraag wordt binnen 24 uur behandeld. Uw kaart wordt binnen 5 werkdagen toegestuurd. Vernietig uw oude kaart zodra u uw nieuwe kaart ontvangt, want de oude kaart blijft tot de geldigheidsdatum bruikbaar.
13
Handleiding Hoe kan ik de status van mijn wagenpark bekijken?
1. Ga naar ‘Mijn kaarten en badges’. 2. Klik op ‘Zoek kaart/badge’.
3. Klik op het tabblad ‘Gedetailleerde zoekopdracht’.
4. U kunt uw zoekopdracht verfijnen aan de hand van type kaart, de datum waarop de kaart voor het laatst is gebruikt, de status van de kaart enz. Klik daarna op
5. Op het scherm verschijnt een overzicht waarin alle algemene informatie van uw kaarten is opgenomen (afdeling, kaartnummer, kenteken/naam, extra factuurinformatie, type kaart, brandstof, service, status).
14
Handleiding
6. Door het drop down menu te veranderen naar ‘Instellingen kaart/badge’ krijgt u een overzicht van de instellingen van uw kaarten (type code, aanmaakdatum enz).
7. Wilt u dit overzicht exporteren als een Excel bestand of PDF bestand? Klik dan op het pictogram.
Op het Excel werkblad ziet u per kaart een overzicht van: De algemene gegevens (kentekennummer, type code, afdeling, naam van de bestuurder, koppeling met een andere kaart enz.) De instellingen van de maximale waarden (brandstoffen en services) De controle-instellingen (technische en tijdsgebonden)
15
Handleiding Hoe kan ik een tankkaart blokkeren? 1. Ga naar ‘Mijn kaarten en badges’. 2. Klik op ‘Zoek kaart/badge’.
3. Zoek een kaart op. En klik op
Als u geen gegevens invult en direct op ‘Zoek’ drukt, krijgt u u een totaaloverzicht van uw kaarten te zien.
4. Kies bij de kolom ‘Acties’ voor de optie ‘Blokkeren’.
5. Selecteer de reden van blokkade: Diefstal, Verlies, Niet ontvangen of Defect. En klik op
16
Handleiding
6. Geef aan of u een duplicaat van de geblokkeerde kaart wilt ontvangen. Bevestig uw aanvraag door te klikken op
Let op! Een geblokkeerde kaart is niet hetzelfde als een geannuleerde kaart! Als u een kaart verloren hebt of als een kaart gestolen is, dan dient u deze te blokkeren. U annuleert alleen een kaart indien u deze kaart niet wilt verlengen. Geannuleerde kaarten blijven geldig tot aan de geldigheidsdatum. Ter info: Als de status van de kaart ‘Nieuw’ is, dan is uw kaart nog niet aangemaakt. Indien u deze kaart wilt blokkeren, dan kunt u deze kaart ‘Verwijderen’, om te voorkomen dat de kaart aangemaakt wordt. U hoeft deze kaart dus niet te blokkeren.
17
Handleiding Hoe kan ik een nieuwe PASSango aanmaken?
1. Ga naar ‘Mijn kaarten en badges’. 2. Klik op ‘Aanmaken nieuwe kaart/badge’.
3. Kies bij type kaart voor ‘PASSango’ en klik op
4. Vul het tabblad ‘Algemene informatie’ in en klik op
TIP! Wilt u de badge koppelen aan een kaart? Klik dan op ‘Zoek’ en selecteer de kaart.
18
Handleiding
4. Vul het tabblad ‘Badge instellingen’ in. Vul hier de klasse, het gewicht en de technische gegevens van het betreffende voertuig in. Klik op
4. Vul het tabblad ‘chauffeurscode aanmaken’ in. Klik op
6. Controleer de gegevens op tabblad ‘Adressen’. Klik op
19
Handleiding
6. Bevestig uw aanvraag en klik op
20
Handleiding Hoe kan ik de instellingen van mijn PASSango wijzigen?
1. Ga naar ‘Mijn kaarten en badges’. 2. Klik op ‘Zoek kaart/badge.
3. Zoek een kaart en klik op
4. Kies bij de kolom ‘Acties’ voor de optie ‘Wijzigen’. TIP! Check de status van de badge indien deze op ‘Geblokkeerd’ staat, kunt geen wijzigingen aanbrengen.
4. U kunt op de verschillende tabbladen uw wijzigingen doorvoeren.
21
Handleiding Let op! Het wijzigen van een kaart kan verschillende gevolgen hebben. Zie onderstaand overzicht voor de gevolgen. Tabblad ‘Algemene informatie’ Wijziging
Gevolg
Kaart/ badge info Extra factuurinformatie Toewijzing kaart/badge
Nieuwe kaart Geen nieuwe kaart / info alleen zichtbaar op factuur Geen nieuwe kaart
Tabblad ‘Badge instellingen’ Wijziging
Gevolg
Klasse Afmetingen Assen Gewicht Technische eigenschappen
Nieuwe kaart Nieuwe kaart Nieuwe kaart Nieuwe kaart Nieuwe kaart
Tabblad ‘Bijzondere commerciële voorwaarden’ Wijziging
Gevolg
Bijzondere commerciële voorwaarden zonder inschrijfkosten Bijzondere commerciële voorwaarden met inschrijfkosten
Geen nieuwe kaart Geen nieuwe kaart
5. Bevestig uw wijziging en klik op
Indien uw aanvraag ertoe leidt dat er een nieuwe kaart aangemaakt wordt: U dient een kopie van uw kentekenbewijs te sturen naar onze Customer Service.
22
Handleiding Hoe kan ik een PASSango badge blokkeren? 1. Ga naar ‘Mijn kaarten en badges’. 2. Klik op ‘Zoek kaart/badge’.
3. Zoek een kaart en klik op
4. Kies bij de kolom ‘Acties’ voor de optie ‘Blokkeren’.
5. Selecteer de reden van blokkering: Diefstal, Verlies, Niet ontvangen of Defect. Klik op
23
Handleiding
6. Geef aan of u een duplicaat van de geblokkeerde kaart wilt ontvangen. Bevestig uw aanvraag door te klikken op
Let op! Een geblokkeerde kaart is niet hetzelfde als een geannuleerde kaart! Als u een kaart verloren hebt of als een kaart gestolen is, dan dient u deze te blokkeren. U annuleert alleen een kaart indien u deze kaart niet wilt verlengen. Geannuleerde kaarten blijven geldig tot aan de geldigheidsdatum. Ter info: Als de status van de kaart ‘Nieuw’ is, dan is uw kaart nog niet aangemaakt. Indien u deze kaart wilt blokkeren, dan kunt u deze kaart ‘Verwijderen’, om te voorkomen dat de kaart aangemaakt wordt. U hoeft deze kaart dus niet te blokkeren.
24
Handleiding Mijn chauffeurscodes Hoe kan ik een chauffeurscode opzoeken? 1. Ga naar ‘Mijn chauffeurscodes’. 2. Klik op ‘Zoek chauffeurscodes’.
3. Voer uw zoekcriteria in. Wanneer u niets invult en direct op ‘Zoek’ klikt, krijgt een overzicht van alle chauffeurscodes.
4. U krijgt een overzicht van alle chauffeurscodes. U kunt dit overzicht downloaden naar een Excel bestand, een PDF bestand of direct printen.
5. In de kolom ‘Acties’ kunt u direct uw chauffeurscode ‘Wijzigen’ of ‘Blokkeren’.
25
Handleiding Hoe kan ik een chauffeurscode aanmaken? 1.Ga naar ‘Mijn chauffeurscodes’. 2. Klik op ‘Zoek chauffeurscodes’.
3. Vul de gewenste ‘Chauffeurscode’ en ‘Naam’ aan de linkerkant van het veld in. TIP! Wilt u meerdere codes gelijktijdig aanvragen, vul dan rechts de 2 velden in!
4. Bevestig uw aanvraag door te klikken op
4. Uw verzoek wordt verwerkt.
Let op! U ontvangt binnen een week een bevestiging per brief. Hierin staat de nieuwe pincode en de nieuwe chauffeurscode.
Handleiding
26
Mijn dagelijkse opvolging Hoe kan ik afwijkingen opzoeken? 1.Ga naar ‘Mijn dagelijkse opvolging’. 2. Klik op ‘Afwijkingen gevonden’.
3. Verfijn uw zoekopdracht door een begin- en einddatum in te vullen. U kunt ook een specifieke kaart kiezen. Wanneer u niets invult en direct op ‘Zoek’ klikt, krijgt een overzicht van alle afwijkingen.
4. U krijgt nu een overzicht met de opgevraagde gegevens. Hierin vindt u terug:
Klantnummer Divisie (indien van toepassing) Kaartnummer Kenteken / naam Datum Instellingen controle afwijkingen Vastgestelde afwijking
27
Handleiding
5. U kunt dit overzicht: exporteren naar Excel als PDF bestand opslaan printen in een grafiek plaatsen
6. Wanneer u in de kolom ‘Acties’ op ‘Details’ klikt, krijgt u alle specifieke informatie van deze afwijking.
U kunt deze informatie printen door op het printicoon rechtsboven te klikken.
Handleiding
28
Hoe kan ik de dagelijkse transacties opzoeken? 1.Ga naar ‘Mijn dagelijkse opvolging’. 2. Klik op ‘Afwijkingen gevonden’.
3. Verfijn uw zoekopdracht door de velden ‘Algemene informatie’, ‘Informatie transacties’, ‘Producten’ en ‘Overige informatie’ in te vullen. Wanneer u niets invult en direct op ‘Zoek’ klikt, krijgt een overzicht van alle afwijkingen.
4. U krijgt nu een overzicht met de opgevraagde gegevens. Hierin vindt u terug:
Transactienummer Kenteken / naam Datum Tijd Product Plaats Hoeveelheid Bedrag incl. btw Gefactureerd
29
Handleiding 5. U kunt dit overzicht: exporteren naar Excel als PDF bestand opslaan printen
6. Wanneer u in de kolom ‘Transactienummer’ op ‘Transactie’ klikt, krijgt u alle specifieke informatie van deze transactie.
U kunt deze informatie printen door op het printicoon rechtsboven te klikken.
Handleiding
30
Mijn maandelijkse rapporten Hoe kan ik een budgetrapportage maken? 1. Ga naar ‘Mijn maandelijkse rapporten’. 2. Klik op ‘Budgetrapportage’.
3. Verfijn uw zoekopdracht door de velden ‘Van tot’ en ‘Kaartgegevens’ in te vullen. Wanneer u niets invult en direct op ‘Zoek’ klikt, krijgt een overzicht van alle afwijkingen.
4. U krijgt nu een overzicht met de opgevraagde gegevens. Hierin vindt u terug:
Product Gegevens per maand Bedrag excl. BTW Bedrag BTW Bedrag incl. BTW
31
Handleiding 5. Door op ‘Klik hier’ te klikken krijgt u het volledige overzicht te zien.
Wanneer u op het icoontje ‘Grafiek’ klikt, krijgt u een weergave van de data in een grafiek.
6. U kunt dit overzicht: als PDF bestand opslaan exporteren naar Excel printen
32
Handleiding Hoe kan ik een verbruiksrapportage maken? 1. Ga naar ‘Mijn maandelijkse rapporten’. 2. Klik op ‘Budgetrapportage’.
3. Verfijn uw zoekopdracht door de velden ‘Van tot’ en ‘Kaartgegevens’ in te vullen. U kunt per
Wanneer u niets invult en direct op ‘zoek’ klikt, krijgt een overzicht van alle afwijkingen.
4. U krijgt nu een overzicht met de opgevraagde gegevens. Hierin vindt u terug: Kaartinfo Gegevens per maand Data o Km o Liter o Verbruik o Bekende km-stand
33
Handleiding 5. Door op ‘Klik hier’ te klikken krijgt u het volledige overzicht te zien.
Wanneer u op het icoontje ‘Grafiek’ klikt, krijgt u een weergave van de data in een grafiek.
6. U kunt dit overzicht: als PDF bestand opslaan exporteren naar Excel printen
34
Handleiding Hoe kan ik een overzicht per tankkaart maken? 1. Ga naar ‘Mijn maandelijkse rapporten’. 2. Klik op ‘Overzicht per tankkaart’.
3. Verfijn uw zoekopdracht door de velden ‘Van tot’, ‘Kaartgegevens’ en ‘Producttype’ in te vullen.
Wanneer u niets invult en direct op ‘Zoek’ klikt, krijgt een overzicht van alle afwijkingen.
4. U krijgt nu een overzicht met de opgevraagde gegevens. Hierin vindt u terug: Kaartinfo Gegevens per maand Data o Km o Liter o Verbruik o Bekende km-stand
35
Handleiding Mijn facturen Hoe kan ik online mijn facturen bekijken? 1. Ga naar ‘Mijn facturen’. 2. Klik op ‘Factuur zoeken’.
3. Voer de criteria in waarmee u de factuur die u zoekt kunt terugvinden. En klik op
4. Selecteer de betreffende factuur. Indien dit een originele factuur betreft kunt u de factuur downloaden door op ‘Download’ te klikken.
5. Op het scherm ziet u de eigenschappen van de factuur die u wilt downloaden. Controleer deze informatie en klik op ‘Download’.
36
Handleiding
6. Bevestig de opdracht door op ‘Ja’ te klikken.
7. U kunt nu het PDF bestand openen. De status van de factuur verandert nu in kopie. U kunt de factuur zo vaak downloaden als u wilt.
LET OP! Het PDF bestand dient in de originele staat bewaard te worden om deze later, indien nodig, aan de overheidsinstellingen te kunnen overleggen.
TIP! Bewaar uw originele factuur op uw eigen computer!
TIP! Lukt het niet om de factuur te downloaden? Download de gratis applicaties.
