1. Doel van de toepassing RISK ............................................................................................... 2 Inleiding ................................................................................................................................ 2 2. Basisprincipes ....................................................................................................................... 3 Inleiding ................................................................................................................................ 3 3. Voorbeelden.......................................................................................................................... 5 Inleiding ................................................................................................................................ 5 3.1 Voorbeeld : risicoanalyse van een kantoorgebouw ........................................................ 5 3.2 Voorbeeld 'Werkpostfiche voor interimaris' ................................................................... 6 3.2.1 Preventiemaatregelen voor interimaris .................................................................... 6 3.2.2 Drukknop 'Werkpostfiche interimaris' ..................................................................... 8 3.3 Voorbeeld 'Methode van Kinney' ................................................................................... 8 4. Uw eigen risicoinventaris opmaken.................................................................................... 10 Inleiding .............................................................................................................................. 10 5. Afdrukken van rapporten .................................................................................................... 12 Inleiding .............................................................................................................................. 12 5.1 Rapporten 'Globaal preventieplan' en 'Algemeen overzicht' ........................................ 12 5.1.1 Voorbeeld: Globaal preventieplan ......................................................................... 12 5.1.2 Voorbeeld: Algemeen overzicht ............................................................................ 13 5.2 Voorbeeld 'Rapport per werkpost'................................................................................. 13 5.2.1 Voorbeeld: Per werkpost........................................................................................ 14 5.2.2 Voorbeeld: Werkpostfiche voor interimaris .......................................................... 14 5.2.3 Voorbeeld: Indienststellingsverslag....................................................................... 15 5.2.4 Voorbeeld: Instructiefiche ..................................................................................... 15 6. Instellingen.......................................................................................................................... 16 Inleiding .............................................................................................................................. 16 6.1 Afrollijsten: ‘Verantwoordelijke’, ‘Planning’ en ‘Type risico’.................................... 16 6.2 Instellingen van Kinney ................................................................................................ 16 6.2.1 Tabblad ‘Kinney: Type risico’............................................................................... 16 6.2.2 Tabblad ‘Kinney: betekenis resultaat’ ................................................................... 17 6.3 Beheer standaard risico’s .............................................................................................. 17 6.4 Werkpostfiche ............................................................................................................... 18 7. Arbeidsongevallen .............................................................................................................. 19 8. Extra opties ......................................................................................................................... 20 8.1 Exporteren naar Excel................................................................................................... 20 8.2 Opties op het RISK Startscherm ................................................................................... 20 8.3 Bijstand door middel van vragen en voorgeprogrammeerde risico’s ........................... 20 8.4 Kopiëren en plakken van werkposten ........................................................................... 20 8.5 Licentie verwijderen ..................................................................................................... 20 9. Disclaimer ........................................................................................................................... 21 Disclaimer ........................................................................................................................... 21 Appendix A: Wie is AtomiRisk.............................................................................................. 22 AtomiRisk ........................................................................................................................... 22 Appendix B: Installatie ........................................................................................................... 23 Inleiding .............................................................................................................................. 23 B.1 Installeren van de software........................................................................................... 23 B.2 Ingeven van de unprotect key....................................................................................... 24 Appendix C: Multi User.......................................................................................................... 26 Multi User ........................................................................................................................... 26
Blz 1 van 26
1. Doel van de toepassing RISK Inleiding De toepassing “RISK Risico Inventarisatie Systeem ” is bestemd voor de verantwoordelijken en voor de interne preventieadviseurs van ondernemingen, ongeacht de grootte van de onderneming. “RISK Risico Inventarisatie Systeem ” is een krachtig programma dat toelaat op een eenvoudige wijze alle risico’s in een onderneming te inventariseren, te evalueren en voorkomingsmaatregelen en acties te programmeren en op te volgen. Bepaalde documenten worden daarbij automatisch gegenereerd, zoals het jaarlijks actieplan, het globaal preventieplan, en de indienststellingsverslagen. U kunt eveneens de werkpostfiches voor de interimarissen afdrukken. Alle data kunnen naar MS Excel geexporteerd worden. Sterke punten van deze toepassing zijn zijn gebruiksgemak, eenvoud, en lage kostprijs. Het wordt dus veel eenvoudiger om te voldoen aan uw wettelijke verplichtingen.
Blz 2 van 26
2. Basisprincipes Inleiding De basisprincipes en de werking van het programma RISK werden zo eenvoudig mogelijk gehouden. Basisprincipes: De toepassing laat toe een onbeperkt aantal werkposten te definiëren (machines, beeldschermwerkposten, vorkheftrucks,...). Per werkpost kunnen de risico’s opgesomd worden, waarbij het natuurlijk mogelijk is meerdere risico’s te definieren per werkpost. Per risico tenslotte kunnen meerdere preventiemaatregelen geregistreerd worden. We werken dus met drie niveaus: het niveau “werkpost”, het niveau “risico’s” en het niveau “preventiemaatregelen”. Een voorbeeld: Veronderstel dat u in uw onderneming een twintigtal werkposten hebt: een beeldschermwerkpost, twee draaibanken, een vorkheftruck, drie freesmachines, een laspost, enz... De risico’s van de draaibank zijn onder meer “wegvliegen van spanen in de ogen”, “tillen van zware werkstukken bij het inspannen in de draaibank”, “geklemd raken tussen een onafgeschermde riemaandrijving”, enz... Per risico kunnen we één of meerdere preventiemaatregelen voorzien. Nemen we het risico “geklemd raken tussen een onafgeschermde riemaandrijving”, dan is de preventiemaatregel “plaatsen van een afscherming”. De toepassing laat verder toe om per preventiemaatregel een budget te voorzien, een verantwoordelijke aan te duiden, een jaar van uivoering te programmeren, enz... Het voorgaande is eigenlijk een beheersprogramma. De meerwaarde van de toepassing zit, naast het eenvoudige concept, in twee aspecten: -de toepassing omvat een vragenlijst die u toelaat op een systematische wijze risico’s op te sporen -de toepassing laat toe, op een heel eenvoudige wijze, andere geplande acties op te nemen die niet rechtstreeks gelinkt zijn aan een bepaalde werkpost of risico. Dit laatste kan doordat de omschrijving van bepaalde velden uitgebreid werd. Zo spreken we van: - “werkpost of activiteit” ipv “werkpost” - “risico of aandachtspunt” ipv “risico” - “acties of preventiemaatregelen” ipv “preventiemaatregelen” Een voorbeeld ter verduidelijking: Veronderstel dat de interne preventieadviseur volgend jaar een cursus veiligheid niveau II zal volgen. Dit is duidelijk een actiepunt, dat echter niet gelinkt kan worden aan een of andere werkpost. In het veld “werkpost of activiteit” vullen we dan in “volledig bedrijf” of “allerlei” of “algemeen welzijnsbeleid”, in het veld “risico of aandachtspunt” vullen we in “vorming van de interne preventieadviseur” en in het veld “acties of preventiemaatregelen” kunnen we de geplande actie omschrijven, in dit geval “volgen van een cursus niveau II”. Een ander voorbeeld is het voorzien van een EHBO doos (verbandtrommel). Blz 3 van 26
Het domein is hier “algemeen welzijnsbeleid”, het aandachtspunt “EHBO voorzieningen”, en de acties “voorzien van een EHBO doos (verbandtrommel)” en “periodiek nazicht van de verbandtrommel”. Voor elke actie kunt u tot slot verantwoordelijken aanduiden voor de uitvoering. Deze strakke logica (namelijk steeds werken met drie niveaus: (1) bovenaan het beleidsdomein of de werkpost of activiteit, (2) daaronder aandachtspunten of risico’s en (3) daaronder acties of preventiemaatregelen) laat toe de meest diverse activiteiten op te nemen in uw globaal preventieplan. In het softwarepakket zijn twee voorbeelden opgenomen: de risicoanalyse van een garage, en van een kantoorgebouw. In elk voorbeeld kunt U eveneens voorbeeldrapporten zien, de werkpostfiches voor interimarissen enz...
Blz 4 van 26
3. Voorbeelden Inleiding De applicatie beschikt over twee voorbeelden 'Kantoorgebouw' en 'Garage'. Deze voorbeelden zijn 'read-only'. Wij raden u aan voldoende tijd te voorzien om deze voorbeelden grondig te bestuderen, tot de principes en de werking U geheel duidelijk worden.
3.1 Voorbeeld : risicoanalyse van een kantoorgebouw Start het programma. U krijgt nu het volgende scherm te zien:
Dubbelklik op het veld “voorbeeld risicoinventaris: kantoorgebouw” op het startscherm. U krijgt nu volgende scherm te zien:
Blz 5 van 26
Op dit scherm zie U de lijst met alle ingebrachte werkposten of activiteiten. Indien U een werkpost/activiteit selecteert, dan ziet U onderaan het scherm de bijhorende opmerkingen en besluiten. Dubbelklik nu op een van de werkposten, bijvoorbeeld “bureel verzending” U krijgt dan volgend scherm met alle ingebrachte risico’s te zien:
Telkens U een van de risico’s of aandachtspunten aanklikt, krijgt U onderaan een overzicht van de bijbehorende preventiemaatregelen. Naast bovenvernoemd voorbeeld bevat de CD ook een voorbeeld “garage”. Het principe is geheel hetzelfde voor beide voorbeelden. U kunt deze voorbeelden in het geheel Kopiëren en vervolgens wijzigen, zie 8.2, ofwel afzonderlijke werkposten/activiteiten van de voorbeelden Kopiëren naar uw eigen risico inventaris, zie 8.4.
3.2 Voorbeeld 'Werkpostfiche voor interimaris' In het rapport 'werkpostfiche voor interimaris' worden alleen die preventiemaatregelen getoond waarvan de checkbox 'Opname in werkpostfiche' is aangecheckt. Zie 3.2.1. Eveneens kunt U de medische onderzoeken ingeven die verbonden zijn aan een bepaalde werkpost. Indien U deze niet ingeeft, dan wordt de lijst blanco afgedrukt. Zie 3.2.2.
3.2.1 Preventiemaatregelen voor interimaris Bijvoorbeeld: De preventiemaatregel 'Dragen van veiligheidsschoenen verplicht' moet getoond worden op de werkpostfiche. De interimaris moet dit namelijk weten. Daarentegen de preventiemaatregel 'Aanbrengen van bord: toegang onder de hefbrug verboden voor onbevoegden' moet niet getoond worden aan de interimaris, maar moet wel in het globaal preventieplan worden opgenomen. Blz 6 van 26
Blz 7 van 26
3.2.2 Drukknop 'Werkpostfiche interimaris' Wanneer U op de drukknop 'Werkpostfiche interimaris’ drukt, dan verschijnt het volgende scherm. In dit scherm kunt de werkpostfiche invullen.
3.3 Voorbeeld 'Methode van Kinney' Indien U in het scherm 'Acties en preventiemaatregelen' op de knop 'Kinney' drukt, dan verschijnt het volgende scherm:
Blz 8 van 26
Waar in het normale gebruik van het programma gekozen werd voor een zeer eenvoudige risicoevaluatie (namelijk klein, groot, zeer groot,...), kan in deze optie een meer onderbouwde evaluatie gebeuren. Het volstaat hiervoor een cijfer in de drie velden in te vullen (kans, ernst, en blootstelling) en de computer berekent het risico. Dit risico wordt weergegeven in een cijfer. Beide methoden kunnen naast elkaar gebruikt worden: men zou bijvoorbeeld kunnen overwegen om de meeste risico’s op eenvoudige wijze te evalueren, en bij specifieke grotere risico’s de methode van Kinney te gebruiken.
Blz 9 van 26
4. Uw eigen risicoinventaris opmaken Inleiding Lees eerst hoofdstuk 2 en 3: dit zal veel verduidelijken. Eventueel kunt U een voorbeeld Kopiëren en vervolgens aanpassen aan uw situatie, zie 8.2 en 8.4. Nadien klikt u op het “RISK Startscherm” de toepassing “uw eigen risico inventaris” aan en U drukt op OK. Op het scherm “Werkposten en activiteiten“ dat dan geopend wordt, kunt u de lijst met alle werkposten beginnen invullen. Het is niet nodig onmiddellijk alle werkposten te vermelden: U kan eventueel beginnen met de “probleemwerkposten”. Het is uiteraard steeds mogelijk deze lijst aan te vullen en te wijzigen. Voor elke werkpost of activiteit die U wilt completeren met de bijbehorende risico’s en preventiemaatregelen, volstaat het de werkpost aan te klikken (dubbelklik): het scherm “Risico’s en preventiemaatregelen“ wordt dan geopend. Op dit scherm kunt u alle gegevens verder invullen. Het is daarbij aangeraden eerst de risico’s en aandachtspunten in te vullen, en dan per risico de preventiemaatregelen of acties. Het is belangrijk steeds de boomstructuur van de database in drie niveaus in gedachten te houden: per beleidsdomein of werkpost of activiteit, zijn meerdere aandachtspunten of risico’s mogelijk, per aandachtspunt of risico zijn meerdere acties of preventiemaatregelen mogelijk Schematisch voorgesteld: Risicoanalyse Activiteit 1 Risico A Actie 1
Preventiemaatregel 2
Werkpost 2 Aandachtspunt B Actie 3
Risico C Actie 4
Preventiemaatregel 5
Enkele specifieke opmerkingen bij bepaalde velden: Het veld “werkpost of activiteit” mag niet meermaals dezelfde werkpost omvatten. Indien u bijvoorbeeld 2 draaibanken bezit, dient u deze te omschrijven als “draaibank 1” en “draaibank 2”, of “draaibank nummer CJB3004” en “draaibank nummer LDP1961”. Immers, de risico’s en vooral de preventiemaatregelen kunnen totaal verschillend zijn voor beide draaibanken. De software is zo gemaakt dat tweemaal dezelfde tekst in dit veld niet aanvaard wordt. In het veld “planning” kunt U een jaartal invullen, maar ook een vrije tekst of periodiciteit, bijvoorbeeld een van volgende vermeldingen: jaarlijks, trimestrieel, maandelijks, reeds uitgevoerd, in orde, wordt niet uitgevoerd, vijfjaarlijks, ...
Blz 10 van 26
In het veld “evaluatie risico” kunt U een eenvoudige evaluatie noteren (groot risico, zeer groot risico, klein risico...). Desgewenst kan deze risico-evaluatie verfijnd worden met de methode van Kinney.
Blz 11 van 26
5. Afdrukken van rapporten Inleiding Onder meer volgende rapporten zijn mogelijk: -'Globaal Preventieplan' en 'Algemeen Overzicht', zie 5.1 -Jaaractieplan van een bepaald jaar -Rapport per werkpost, zie 5.2 -Werkpostfiche voor interimaris
5.1 Rapporten 'Globaal preventieplan' en 'Algemeen overzicht' Selecteer eerst een risicoinventaris in het opstartscherm van RISK, en vervolgens de menuoptie 'Rapport-Globaal prentieplan' of 'Rapport-Algemeen overzicht'.
5.1.1 Voorbeeld: Globaal preventieplan
Blz 12 van 26
5.1.2 Voorbeeld: Algemeen overzicht
5.2 Voorbeeld 'Rapport per werkpost' Selecteer eerst een risicoinventaris in het opstartscherm van RISK, en vervolgens de menuoptie 'Rapport-Per werkpost'. Vervolgens wordt het volgende scherm getoond:
U kunt de werkpost selecteren en vervolgens de rapporten ‘Per werkpost’, ‘Werkpostfiche voor interimaris’, ‘Indienststellingsverslag’ en ‘Instructiefiche’ openen.
Blz 13 van 26
5.2.1 Voorbeeld: Per werkpost
5.2.2 Voorbeeld: Werkpostfiche voor interimaris
Blz 14 van 26
5.2.3 Voorbeeld: Indienststellingsverslag
5.2.4 Voorbeeld: Instructiefiche
Blz 15 van 26
6. Instellingen Inleiding Voor het beheer van de afrollijsten, de instellingen van Kinney, de standaard risico’s en de werkpostfiche
6.1 Afrollijsten: ‘Verantwoordelijke’, ‘Planning’ en ‘Type risico’ Voor het beheer van de afrollijsten ‘verantwoordelijke’ en ‘planning’ in het scherm met de preventiemaatregelen. Verantwoordelijke
Planning
Type risico Het ‘type risico’ wordt alleen gebruikt indien met werkt zonder de methode van Kinney.
6.2 Instellingen van Kinney Het Kinney resultaat is het product van de ernst, de kans en de blootstelling. Vb. Ernst: 7; Kans: 3; Blootstelling: 2 geeft als Kinney resultaat 42 nl. 7*3*2
6.2.1 Tabblad ‘Kinney: Type risico’ Toont de drie componenten van Kinney nl. Ernst, Kans en Blootstelling. Voor iedere component worden de verschillende waarden getoond. Blz 16 van 26
6.2.2 Tabblad ‘Kinney: betekenis resultaat’ ‘Kinney: betekenis resultaat’ Toont de interpretatie van het bekomen resultaat. Vb. Een resultaat van 42 betekent ‘Maatregelen vereist’.
6.3 Beheer standaard risico’s Geeft een overzicht van risico’s. De risico’s worden opgedeeld per type. Voor ieder risico kunt U een vraag ingeven. Deze vraag wordt automatisch getoond bij het selecteren van het risico.
Blz 17 van 26
6.4 Werkpostfiche Voor het editeren van de naam en het faxnummer van uw onderneming. Deze gegevens worden afgedrukt op de werkpostfiche voor de interimaris.
Blz 18 van 26
7. Arbeidsongevallen In dit scherm kunt U de arbeidsongevallen ingeven. Voor de arbeidsongevallen over een bepaalde periode kunt U de relatieve cijfers berekenen: de frekwentiegraad fg, de werkelijke ernstgraad Egw en de global ernstgraad Egl. Ook kunt een rapport per maand en per jaar afdrukken.
Blz 19 van 26
8. Extra opties 8.1 Exporteren naar Excel Het is mogelijk een volledige risicoinventaris te exporteren naar MS Excel. Op deze wijze kunt U berekingen uitvoeren of de gegevens op een andere wijze bewerken. Hiervoor dient U de risicoinventaris te selecteren en vervolgens de menuoptie: Rapport-Export naar MS ExcelRisico inventaris.
8.2 Opties op het RISK Startscherm Wanneer U de knop 'Opties' indrukt, dan verschijnen onderaan het scherm extra mogelijkheden: Nieuwe risicoinventaris, Risicoinventaris kopiëren als, Naam risicoinventaris wijzigen, Risicoinventaris wissen. Vb. Met behulp van de optie ‘Risico inventaris kopiëren als’, kunt U de risicoinventaris van het vorige jaar kopiëren en plakken als de risicoinventaris van het huidige jaar.
8.3 Bijstand door middel van vragen en voorgeprogrammeerde risico’s Indien U de cursor positioneert op het typerisico dan verschijnt er een 'tooltip' met de bijhorende vraag. Deze vragen kunt U ingeven in de instellingen
8.4 Kopiëren en plakken van werkposten U kunt een werkpost Kopiëren en plakken met de menuopties 'Werkpost-Kopiëren' en 'Werkpost-Plakken'. Bijvoorbeeld U kopieert de werkpost 'grote slijpschijf' in het voorbeeld 'garage' en plakt deze werkpost vervolgens in uw eigen risicoinventaris.
8.5 Licentie verwijderen Uw licentie is verbonden aan de PC waarop U de applicatie heeft geinstalleerd. Indien U de software op een andere PC wenst te installeren, dan moet U ons hiervoor contacteren.
Blz 20 van 26
9. Disclaimer Disclaimer Atomisoft kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het gebruik door derden van de toepassing RISK. De gegeven voorbeelden (kantoorgebouw en garage) zijn fictief en onvolledig: zij kunnen dus niet zonder meer gecopieerd worden voor een bestaand kantoorgebouw of garage. De risicoanalyse moet door terzake bevoegd personeel uitgevoerd worden. Het gebruik van onze vragenlijst door onbevoegd personeel houdt steeds de kans in dat bepaalde risico’s over het hoofd worden gezien, ondanks het feit dat de vragenlijst tamelijk volledig is. Bij twijfel raden wij U aan U te laten bijstaan door andere deskundigen inzake preventie. Het globaal preventieplan zoals het wordt afgedrukt door de toepassing “RISK” wordt pas een geldig globaal preventieplan indien aan de 3 volgende voorwaarden voldaan werd: (1) het plan werd aangevuld met een aantal administratieve gegevens (naam van uw onderneming, een beschrijving van de wijze waarop het plan zal aangepast worden, de criteria die uw onderneming hanteert om het beleid inzake welzijn te evalueren,...) (2) het plan werd besproken in het Comité voor Preventie en Bescherming van uw onderneming (indien bestaande), (3) het plan werd goedgekeurd door de werkgever Wij wensen U veel succes bij het uitbouwen van uw preventiebeleid en hopen met deze toepassing hieraan een bijdrage te kunnen leveren. Copyright AtomiSoft BVBA © St Lambertusplein 6 1020 Brussel
Blz 21 van 26
Appendix A: Wie is AtomiRisk AtomiRisk AtomiRisk is een afdeling van AtomiSoft, www.AtomiSoft.be, een in MS Access gespecialiseerd informaticabedrijf. Buiten maatsoftware in MS Access en MS SQL Server, ontwikkelen ze ook softwarepakketten: - RISK - STOP Pesten op het werk Voor de risicoanalyse ‘Pesten, ongewenst seksueel gedrag en geweld’ - BatiExcel Beheersprogramma voor de Belgische bouwsector: www.BatiExcel.be - Andere diensten MS Access programmatietrainingen MS Access opleidingen voor eindgebruikers MS Access trainingmanuals Verhuur van ICT traininglokalen in Brussel
Blz 22 van 26
Appendix B: Installatie Inleiding De installatie bestaat uit twee stappen: 'Installeren van de software', zie B.1, en 'Ingeven van de unprotect key', zie B.2.
B.1 Installeren van de software Sluit alle open applicaties en plaats vervolgens de CD in de CD Rom lezer. De installatieprocedure zal automatisch starten. Het volgende scherm wordt getoond:
Om de voorwaarden van de licentieovereenkomst te aanvaarden, moet U op de knop ‘I agree’ drukken.
In het volgende scherm kunt U het pad ingeven.
Blz 23 van 26
Een overzicht van de installatieparameters:
U kunt RISK nu starten, maar nog niet gebruiken! Zie hiervoor 'B.2 Ingeven van de unprotect key'.
B.2 Ingeven van de unprotect key De eerste maal dat U het programma start, wordt er een random key gegenereerd.
Deze key dient U per email op te sturen naar
[email protected]. Vervolgens kunt U het programma afsluiten. Binnen de drie werkdagen ontvangt U van ons een 'Unprotect key'. De volgende keer dat U het programma opstart wordt dezelfde key getoond. Wanneer U eenmaal de 'unprotect key' heeft ingegeven, dan wordt dit venster nooit meer getoond.
Blz 24 van 26
Uw licentie is verbonden aan de PC waarop U de software heeft geinstalleerd. Het is mogelijk om de licentie te verplaatsen naar een andere PC, maar daarvoor moet U ons contacteren.
Blz 25 van 26
Appendix C: Multi User Multi User Het is mogelijk om met meerdere gebruikers tegelijkertijd met dezelfde data te werken. Alle data van RISK worden bewaard in het bestand ‘risk_dat.mdb’. Bij de standaard installatie, de ‘stand-alone installatie’, bevindt dit bestand zich in de directory: C:\Program Files\RISK. Indien U met meerdere gebruikers met dezelfde ‘risk_dat.mdb’ wilt werken, dan dient U dit bestand te kopiëren naar een ‘server’ PC, die toegankelijk is voor alle gebruikers. Het pad vanuit iedere RISK installatie moet wijzen naar deze ‘risk_dat.mdb’. U kunt het pad naar ‘risk_dat.mdb’ instellen mbv. de menuoptie: Opties-Locatie Risk_Dat...
Iedere PC waarop RISK wordt gebruikt moet beschikken over een key of over een ‘dongle’. De ‘server’ PC daarentegen hoeft er echter geen.
Blz 26 van 26
