Een nieuwe afwezigheid aanmaken.
1. De Loonkoppeling Alvorens dat we de afwezigheid gaan aanmaken gaan we eerst de looncode en een gedeelte van de koppeling klaar zetten. Ga in de linker hoofdmenu naar de rubriek “Onderhoud”. Als je dit item niet ziet staan dan moet je eens onderaan recht kijken bij de iconen.
Eens je de menu van onderhoud open hebt moet je het onderdeel verloning ook terug vinden.
We beginnen met de Loonsetcodes aan te maken.
1.1 Loonsetcodes
Selecteer “Loonsetcodes”
Klik bovenaan op “Nieuw” om een nieuwe loonsetcode te genereren.
In het veld “Loonsetcode” ga je de afkorting kunnen plaatsen van de afwezigheid, langs “Label” mag je dan de omschrijving van de looncode/afwezigheid schrijven. Dit alles mag je opslaan met “Opslaan en sluiten” bovenaan.
1.2 Looncodes Ga nu naar “Looncodes” in de menu aan de rechterkant.
Selecteer boven aan het sociaal secretariaat waar dat je naar wil verlonen.
Eens dit gekozen is kan je weer boven aan op “Nieuw” klikken om de looncode aan te maken.
Achter “Sociaal Secretariaat” staat de naam van het sociaal secretariaat dat je gekozen hebt. In het veld “Looncode” ga je de looncode aanmaken zoals door gekregen is van het sociaal secretariaat. Kijk even naar de opbouw van de andere looncodes van andere afwezigheden om te weten of er soms geen voorloop letters moeten instaan. Klik hier na op “Opslaan en sluiten”.
1.3 Overzicht looncodes Terug in de rechter menu ga je nu kiezen voor “Overzicht looncodes”
Boven aan moet je weer je sociaal secretariaat selecteren.
Hier krijg je dan een overzicht van de Loonsetcodes gekoppeld aan de looncodes. Hier ga je ook je nieuw aangemaakte loonsetcode (zie punt 1.1) terug vinden in de lijst aan de rechterkant. Zie je de nieuwe code niet? Klik eens boven aan op “Venster” – “Sluit alle vensters”, en probeer opnieuw.
Ga nu naar de nieuw aangemaakte loonsetcode en dubbel klik in het gebied onder de omschrijving “Looncode”.
Je zou het volgende scherm moeten krijgen.
Klik je dan achter aan op het vierkantje dan moet je de lijst krijgen van de bestaande looncodes, dus ook de nieuwe looncode die je in punt 1.2 zelf gemaakt hebt. Selecteer deze en 2x op ok klikken.
Als dit gelukt is dan moet je ongeveer onderstaand beeld te zien krijgen. Klik nu boven aan op “Opslaan” om je aanpassing weg te schrijven naar de database.
2. De afwezigheid aanmaken. Om een nieuwe afwezigheid code bij aan te maken moet je onder het item “Tijdsregistratie” gaan. Daar kan je bronbestanden – Afwezigheden selecteren.
Nu krijg je de lijst van de al bestaande afwezigheden aan de rechterkant. Om nu een nieuwe afwezigheid aan te maken moet je bovenaan op “Nieuw” klikken.
Hierna krijgt je onderstaand invul scherm zichtbaar.
2.1 Algemeen. We beginnen met het tabblad “Algemeen”. Bij de Code ga je je nieuwe afwezigheid code ingeven. Het veld omschrijving bevat dan de volledig naam van de afwezigheidscode.
Achter de Code ga je het “dropdown” pijltje kunnen gebruiken om een kleur aan de afwezigheid te koppelen.
In het veld Compensatietype ga je je afwezigheid eventueel koppelen aan de bestaande compensatieteller, OU (Overuren teller). Hierdoor gaan de uren die je dan met deze afwezigheid gaat inplannen ook van je compensatie teller afgetrokken worden.
-
Het vinkje feestdag ga je enkel mogen opzetten als de afwezigheid moet gezien worden als een feestdag. Afwijking indien gerechtvaardigd afwezig, bepaald of deze afwezigheid een telt als een rechtvaardiging indien je een dag afwezig bent. Verschijnt op lijst, bepaald of deze afwezigheid op de rapporten mag komen staan of niet.
Bij de toegestane types ga je bepalen hoe dat de nieuwe afwezigheidscode kan opgenomen worden. Gelijkgesteld voor saldotype(s) stel je voor normale afwezigheden op “Evaluerend”. Onder normale afwezigheden verstaan we, afwezigheden die er voor zorgen dat je glijsaldo niet zakt indien je afwezig bent. Laat je dit op
staan dan zal je zien dat indien je de afwezigheid op een dag zet, op deze dag het glijsaldo zal gaan zakken.
Bij Prioriteit ga je het niveau van de afwezigheid bepalen, 9 is de hoogste prioriteit, 0 is het laagste. Afwezigheden met een lagere of gelijke prioriteit worden overschreven bij het plannen* van deze afwezigheid. Indien je manueel een afwezigheid inzet gaat er geen rekening gehouden worden met de prioriteit! * Let op bij plannen bedoelen we - werken met Onderhoud planning en het vinkje “Rekening houden met de prioriteit van de afwezigheid” moet opstaan. - Afwezigheden die via gps-net geplaatst worden gaan ook rekening houden met deze prioriteit.
2.2 Saldo Instellingen Als we van deze afwezigheid een saldo per persoon willen gaan bijhouden dan gaan we naar de het volgende tabblad “Saldoinstellingen”.
Afwezigheid van vorig jaar overdragen => Altijd aanzetten! Vink dit aan als je volgend jaar terug een saldo wil bijhouden. Als je dit aanvinkt wordt er bij de saldotellers een afwezigheid aangemaakt, zonder dat er iets van uren wordt overgezet naar het vorig jaar.
Standaardwaarde van vorig jaar overdragen Deze waarde wordt overgedragen naar volgend jaar als deze parameter wordt aangevinkt. Bv. men heeft recht op 20 dagen verlof, dan worden deze 20 dagen overgedragen als standaardwaarde het volgend jaar.
Gebruik maximum transfereerbaar van vorig jaar Deze waarde wordt als maximum gebruikt voor de overdacht van de dagen/uren. Deze waarde kan je meegeven per saldo bij de saldotellers onder personeelsbeheer. Vink dit alleen aan als je bij iedereen deze waarde hebt meegegeven!
Saldo van vorig jaar overdragen naar Indien het resterend saldo van vorig jaar moet overdragen worden naar het saldo van het nieuwe jaar. Hierbij moet je ook de afwezigheid opgeven naar waar het saldo moet overgedragen worden. : Verlof wordt overgedragen naar Verlof, dezelfde code dus. bv. dan wordt het resterende verlof overgezet naar Verlof vorig jaar.
2.3 Verloning Onder het tabblad verloning gaan we het laatste deel van de koppeling naar het sociaal secretariaat instellen. Onder het item “Looncode” kan je via de menu de Loonsetcode die je in punt 1.1 aangemaakt hebt selecteren. Verder kan je ook nog meegeven via het vinkje “Ploegcode exporteren voor deze afwezigheid” of dus de standaard ploegcode van het dagmodel moet mee gegeven worden bij het verlonen van deze afwezigheid.
Klik nu op “Opslaan en sluiten”, de afwezigheid is nu klaar voor gebruik.
