TARTALOMJEGYZÉK: 1. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 3. 3.1. 4. 5. 5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.2. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4. 5.3.5 6. 6.1. 6.2. 6.3. 7. 8. 9.
A SZABÁLYZAT CÉLJA............................................................................................................ 3 A SZABÁLYZAT HATÁLYA.................................................................................................... 3 Személyi hatály.................................................................................................................3 Tárgyi hatály.....................................................................................................................3 A szabályzat kidolgozásáért, karbantartásáért felelısök megnevezése ...............................3 ALAPFOGALMAK MEGHATÁROZÁSA ............................................................................ 4 Értelmezı rendelkezések..................................................................................................4 BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK...................................................................................................... 5 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK........................................................................................ 7 KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK TERVEZÉSE, ÉVES STATISZTIKAI ÖSSZEGEZÉS .............................................................................................................................. 7 Közbeszerzési terv: ........................................................................................................................ 7 Éves statisztikai összegezés:.......................................................................................................... 8 A közbeszerzési eljárás lefolytatásának általános rendje:.......................................................... 8 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE .....................8 Közbeszerzési eljárás kezdeményezése: ............................................................................8 Közbeszerzési eljárás elıkészítése: ...................................................................................9 Közbeszerzési eljárás lebonyolítása: .......................................................................................... 10 Amennyiben az eljárás teljes körő lebonyolítását lebonyolító végzi, a lebonyolító feladatai: ......................................................................................................................................12 A közbeszerzési eljárás dokumentálása..................................................................................... 13 A KÖZBESZERZÉSEKKEL KAPCSOLATOS FELELİSSÉGI REND..................... 14 Összeférhetetlenség .......................................................................................................14 A bizottsági tagok felelısségi köre..................................................................................15 A Gazdasági Igazgató felelısségi köre ............................................................................15 ELLENİRZÉS ........................................................................................................................... 16 HATÁLYBA LÉPTETÉS ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ............................................. 16 MELLÉKLETEK........................................................................................................................ 16
1.
A SZABÁLYZAT CÉLJA
A jelen beszerzési- és közbeszerzési szabályzat (a továbbiakban: szabályzat) célja, hogy a vonatkozó jogszabályokkal, így különösen a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvénnyel (a továbbiakban: Kbt.) összhangban meghatározza a Magyar Mezıgazdasági Múzeumnál (a továbbiakban: Múzeum), mint ajánlatkérı beszerzési - és közbeszerzési eljárásai elıkészítésének és lefolytatásának, belsı ellenırzésének felelısségi rendjét, a Múzeum nevében eljáró, illetıleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelısségi körét, és a közbeszerzési-, illetve a beszerzési eljárásai dokumentálási rendjét. A szabályzat célja továbbá annak biztosítása, hogy ha a Múzeum a törvény szerint köteles közbeszerzési eljárást lefolytatni, az eljárás során maradéktalanul érvényesüljenek a Kbt., az egyéb hatályos jogszabályok [különösen de nem kizárólagosan a közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési mőszaki leírás meghatározásának módjáról szóló 310/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet, valamint az építési beruházások közbeszerzésének részletes szabályairól szóló 306/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet], és a Múzeum belsı szabályzatainak rendelkezései. A szabályzat célja továbbá, hogy tisztázza a közbeszerzési értékhatárt el nem érı beszerzésekkel kapcsolatos alapfogalmakat, felelısségi köröket, feladatokat és hatásköröket, valamint az azok megvalósításánál követendı eljárási szabályokat. A szabályzattal a Múzeum eleget tesz a Kbt. 22. §. (1) bekezdésében elıírt, általános jellegő közbeszerzési szabályzat elkészítésére vonatkozó kötelezettségének is. 2. 2.1.
A SZABÁLYZAT HATÁLYA
Személyi hatály A szabályzat hatálya kiterjed a Múzeum valamennyi szervezeti egységére, valamint a közbeszerzési, illetve a beszerzési eljárások vonatkozásában a Múzeumnál munkaviszonyban, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban, illetve más, polgári jogi jogviszonyban álló összes személyre.
2.2.
Tárgyi hatály A szabályzat tárgyi hatálya alá tartozik a Múzeum valamennyi visszterhes beszerzése, a beszerzési értéktıl függetlenül, különösen amennyiben az a Kbt. alapján közbeszerzésnek minısül. A szabályzat tárgyi hatálya alá tartozik továbbá a Múzeum valamennyi közbeszerzési értékhatárt el nem érı beszerzése is.
2.3.
A szabályzat kidolgozásáért, karbantartásáért felelısök megnevezése A szabályzat elıkészítéséért és aktualizálásáért a Fıigazgató, illetve az általa adott esetben megbízott személy (a továbbiakban: Igazgató) felelıs.
3. 3.1.
ALAPFOGALMAK MEGHATÁROZÁSA
Értelmezı rendelkezések
a) Közbeszerzés:
A Kbt. hatálya alá tartozó beszerzés, melyet az ott ajánlatkérıként meghatározott szervezetek visszterhes szerzıdés megkötése céljából kötelesek lefolytatni megadott tárgyú és értékő beszerzések megvalósítása érdekében
b) Beszerzés:
A közbeszerzési értékhatárt el nem érı visszterhes építési beruházás, árubeszerzés és szolgáltatás megrendelés.
c) Becsült érték:
A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért vagy kínált – általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt. 12–18. § -ában foglaltakra tekintettel megállapított – legmagasabb összegő teljes ellenszolgáltatást kell érteni.
d) Döntéshozó:
A közbeszerzési eljárás során a közbensı és az eljárást lezáró döntés meghozatalára jogosult személy aki a Múzeum Alapító Okirata és Szervezeti és Mőködési Szabályzata (SZMSZ) alapján az ott meghatározottak szerint – Fıigazgató – az általa meghatalmazott személy(ek).
e) Közremőködı:
A közbeszerzési eljárások elıkészítésében és lefolytatásában egyes jogok gyakorlására és kötelezettségek teljesítésére bevont más, külsı személy vagy szervezet, így elsısorban a hivatalos közbeszerzési tanácsadó, jogi és egyéb szakértı (vagy szakember), lebonyolító.
f) Forrásgazda:
A Múzeum azon szervezeti egysége, amely a közbeszerzés útján beszerzett áru/szolgáltatás/építési beruházás pénzügyi forrása felett rendelkezik.
g) A közbeszerzési eljárás lefolytatására jogosult szervezeti egység: A Múzeumnál a közbeszerzések lefolytatásáért felelıs személy a Gazdasági Igazgató. A Fıigazgató egyedi döntése alapján ettıl eltérıen is rendelkezhet, a Gazdasági Igazgatónak a jelen szabályzatban rögzített feladatainak ellátására egyéb szervet/személyt is kijelölhet.
4.
BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK
A beszerzés fogalma: A közbeszerzési értékhatárt el nem érı visszterhes építési beruházás, árubeszerzés és szolgáltatás megrendelés. (A közbeszerzési értékhatárokat a szabályzat 4. sz. melléklete tartalmazza.) A beszerzések elıkészítése, jóváhagyása: A beszerzések szükségességérıl és azok elıirányzatairól a forrásgazda igénybejelentése alapján a Fıigazgató dönt. A beszerzések lebonyolítása: A nettó kettıszázezer forintot meghaladó beszerzések esetén legalább három ajánlattevıtıl kell egyidejőleg, írásban ajánlatot kérni. Nem kell három árajánlatot kérni: a. b. c. d. e. f. g. h. i.
ha a szerzıdést mőszaki-technikai sajátosságok, mővészeti szempontok vagy kizárólagos jogok védelme miatt kizárólag egy meghatározott szervezet, személy képes teljesíteni, az ajánlatkérı által elıre nem látható okból elıállt rendkívüli sürgısség esetén, az ügyvédekrıl szóló 1998. évi XI. törvény 5. § -ának (1)-(2) bekezdésében meghatározott tevékenység, mint szolgáltatás megrendelése esetén, szakértıi tevékenység megrendelése esetén, azon megismételt beszerzések esetén, amelynél az elsı körben lefolytatott eljárás eredménytelenül zárult, amennyiben a beszerzés becsült értéke nem éri el a nettó kettıszázezer forintot, ha a Múzeum érdekeit figyelembe véve a Fıigazgató így döntött, az ingatlan tulajdonjogának vagy használatára, illetıleg hasznosítására vonatkozó jognak a megszerzésére irányuló beszerzés esetén, a 2011. évi CVIII. törvény által kivételi körbe sorolt esetekben.
A beszerzési eljárás ajánlattételi felhívásának a következıket kell tartalmaznia: a) b) c) d) e) f) g) h) i)
A Múzeum megnevezését, címét, telefon- és telefax számát, valamint elektronikus levélcímét, a beszerzés tárgyát, mennyiségét, a részletes mőszaki követelmények meghatározását, az ajánlatok bírálati szempontjait, a teljesítés idejét és helyét, a pénzügyi teljesítés feltételeit, a hiánypótlás lehetıségét vagy annak kizárását, az ajánlattételi határidıt, az ajánlat benyújtásának címét.
Az ajánlatot az ajánlattételi határidıig személyesen, postai kézbesítéssel, telefaxon és e-mailen lehet eljuttatni a Múzeumhoz. Ha a megadott határidıig nem nyújtott be legalább három ajánlattevı ajánlatot, a beérkezett ajánlat(ok) – a Fıigazgató döntése alapján - elbírálható(k) vagy
újabb ajánlatokat lehet kérni. Ennek során azt az ajánlattevıt, aki ajánlatot nyújtott be, ismételten fel kell hívni ajánlattételre azzal, hogy a benyújtott ajánlata fenntartható. Az ajánlatokat a lehetı legrövidebb idın belül, de legfeljebb a benyújtási határidıt követı 30 napon belül el kell bírálni, indokolt esetben egy alkalommal további 30 nappal meg lehet hosszabbítani Ha az ajánlatok elbírálása során bizonyos kérdések tisztázása szükséges, a Múzeum az ajánlattevıtıl felvilágosítást, illetve az ajánlatok pontosítását kérheti. Az ajánlatkérı valamennyi ajánlattevı bevonásával tárgyalást tarthat, ha a tárgyalást a beszerzés gazdaságossága, valamint az alkalmazott mőszaki megoldás indokolja. Tájékoztató az eljárás eredményérıl: Az ajánlattevıt a döntést követı öt munkanapon belül írásban kell tájékoztatni az eljárás során hozott döntésérıl. Eredményes eljárás esetén a nyertes ajánlattevıvel kell szerzıdést kötni. A nyertes ajánlattevı visszalépése esetén a következı legkedvezıbb ajánlattevıvel köthetı meg a szerzıdés, amennyiben ez az ajánlattételi felhívásban meghatározásra került. Az eljárást eredménytelennek kell nyilvánítani, ha: -
nem érkezett ajánlat, kizárólag érvénytelen ajánlat érkezett, egyik ajánlattevı sem tett a rendelkezésre álló anyagi fedezet mértékére tekintettel megfelelı ajánlatot.
Szerzıdéskötés: Azon árubeszerzés, építési beruházás, szolgáltatás igénybevétele esetén, ahol az ellenérték nem haladja meg a nettó kettıszázezer forintot, a kötelezettségvállalás megrendelı és szerzıdés formájában is történhet. Nettó kettıszázezer forintot meghaladó beszerzés kizárólag írásos szerzıdéses formában vállalható. A megvalósításra irányuló szerzıdéseket megkötni, illetve egyéb kötelezettséget vállalni, kifizetéseket teljesíteni, csak a megvalósításhoz szükséges pénzügyi fedezet birtokában lehet.
5. 5.1.
A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK
KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK TERVEZÉSE, ÉVES STATISZTIKAI ÖSSZEGEZÉS
5.1.1. Közbeszerzési terv: A Múzeum minden évben legkésıbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) köteles készíteni, melyben szerepelnie kell az adott évre tervezett összes közbeszerzésnek. A terv összeállítása a közbeszerzés tárgyai és eljárási rendjei szerinti bontásban történik. A Múzeum Éves Közbeszerzési Tervét a Gazdasági Igazgató készíti el: A közbeszerzési terv jóváhagyása a Fıigazgató hatáskörébe tartozik. A közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) a Múzeumnak a honlapján, ha (éppen) nem rendelkezik honlappal a Közbeszerzések Tanácsa honlapján – a közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás elkészítésétıl számított öt munkanapon belül – közzé kell tennie. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követı évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történı közzétételéig kell elérhetınek lennie. A közbeszerzési tervet öt évig kell megırizni. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban szereplı közbeszerzési eljárás lefolytatásának kötelezettségét, és annak elkészülte elıtt is van mód közbeszerzési eljárás indítására, de azt utána a tervben megfelelıen szerepeltetni és jelölni kell. A Múzeum, továbbá a közbeszerzési tervben nem szereplı közbeszerzésre, vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa elıre nem látható okból elıállt közbeszerzési igény, vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény, vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. A közbeszerzési terv összeállítása, módosítása, megırzése, valamint erre irányuló kérés esetén, a Közbeszerzések Tanácsának, illetve az illetékes ellenırzı szerveknek történı megküldése a Gazdasági Igazgató feladata. A Gazdasági Igazgató a közbeszerzési tervet a forrásgazdák adatszolgáltatásai és a Múzeum éves vállalkozási terve alapján állítja össze. A forrásgazdák a közbeszerzési igényeiket a tárgyévet megelızı év október 31-ig kötelesek jelezni. A forrásgazdáknak az adott évre tervezett közbeszerzési igényeikkel kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségüknek szervezeti egységenként és a közbeszerzés tárgyai szerinti bontásban kell eleget tenniük. A forrásgazdák adatszolgáltatásának – közbeszerzésenként – legalább az alábbi adatokat kell tartalmaznia ahhoz, hogy a Gazdasági Igazgató elfogadja az igényt:
– – – –
a szervezeti egység megnevezését, a tervezett közbeszerzés tárgyát, mennyiségét, mőszaki jellemzıit; a közbeszerzés becsült értékét; az eljárás lefolytatásának tervezett kezdését, a befejezés, teljesítés tervezett dátumát;
A közbeszerzési terv javasolt módosítása, illetve kiegészítése esetén is a fenti adatokat kell közölni, megjelölve a módosítás, illetve kiegészítés indokát is. Az adatszolgáltatáshoz szükséges nyomtatványt a 3. számú melléklet tartalmazza. A Gazdasági Igazgatónak a beérkezett adatok alapján a végleges közbeszerzési terv elıtt, tárgyév március 1. napjáig elızetes közbeszerzési tervet kell készítenie, majd tárgyév március 31. napjáig össze kell állítania a közbeszerzési tervet. 5.1.2. Éves statisztikai összegezés: A Múzeum az éves beszerzéseirıl külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegezést köteles készíteni, amelyet legkésıbb a tárgyévet követı év május 31. napjáig kell megküldenie a Közbeszerzési Hatóságnak. Az éves statisztikai összegezés megküldésérıl a Gazdasági Igazgató gondoskodik. 5.2.
A közbeszerzési eljárás lefolytatásának általános rendje: A közbeszerzési eljárás során az egyes eljárási cselekmények, az értékelés során hozott döntések és a szerzıdések megkötése tekintetében – a Múzeum és az eljárás valamennyi résztvevıje köteles betartani a szabályzat rendelkezéseit, attól csak annyiban térhet el, amennyiben azt a Kbt. és az egyéb jogszabályok, valamint jelen szabályzat rendelkezései megengedik. Elıre nem látható okból elıállott rendkívüli sürgısség esetén Döntéshozó felmentést adhat a szabályzat rendelkezései alkalmazása alól, a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek figyelembe vétele mellett. A közbeszerzési eljárás lebonyolítása következı módon történhet:
5.3.
a)
A Múzeum bonyolítja le az eljárást a szabályzatban foglaltak szerint. Ebben az esetben a közbeszerzési eljárásokat a Gazdasági Igazgató a jelen szabályzatban foglaltak szerint készíti elı, koordinálja és bonyolítja le.
b)
A Fıigazgató kezdeményezésére, a teljes körő lebonyolítást az általa meghatározott, vagy megbízott személy, vagy szervezet (a továbbiakban: lebonyolító) végzi. Amennyiben az eljárás teljes körő lebonyolítását lebonyolító végzi, és ha a lebonyolítóval megkötött szerzıdésben a felek másként nem rendelkeznek, a szabályzat 5. fejezetének 5.3.4. pontja az irányadó.
A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE
5.3.1. Közbeszerzési eljárás kezdeményezése:
Közbeszerzési eljárás megindításának feltétele, hogy a Múzeum igazolja azt, hogy a beszerzés során kötendı szerzıdés teljesítését biztosító anyagi fedezet rendelkezésre áll, illetıleg, hogy a teljesítés idıpontjában a fedezet rendelkezésre fog állni Közbeszerzési igény felmerülése esetén a forrásgazda a Gazdasági Igazgatónál írásban kezdeményezi a közbeszerzési eljárás megindítását, amennyiben az adott közbeszerzés anyagi fedezete rendelkezésre áll, a forrás a Múzeum költségtervében, illetve a beszerzés a közbeszerzési tervben szerepel. Ellenkezı esetben a közbeszerzést a Fıigazgatónál kell kezdeményezni, aki azt a közbeszerzés tárgyától és értékétıl függıen jóváhagyja. A jóváhagyást követıen a Gazdasági Igazgató gondoskodik a közbeszerzési terv módosításával kapcsolatos feladatok ellátásáról. A forrásgazda felelıssége, hogy a közbeszerzési eljárást olyan idıpontban kezdeményezze, amely lehetıvé teszi az eljárás megfelelı idıben való indítását és a közbeszerzés alapján létrejövı szerzıdés teljesítését. A forrásgazda írásbeli nyilatkozatában meghatározza a beszerzés tárgyát, mennyiségét, az eljárás becsült értékét, illetve a közbeszerzési mőszaki leíráshoz megadja a szükséges adatokat. A közbeszerzési eljárások megindítását a Döntéshozó rendeli el írásban. 5.3.2. Közbeszerzési eljárás elıkészítése: Az eljárás elıkészítésérıl a Gazdasági Igazgató gondoskodik, ennek keretében az alábbi feladatokat látja el: a) b) c) d)
e)
az egybeszámítási kötelezettség ellenırzése az éves közbeszerzési terv összevetésével, a fentiek figyelembevételével és a Kbt. 20. § rendelkezéseinek megfelelıen a beszerzési igény tárgya, célja és értéke alapján meghatározza az alkalmazandó eljárásrendet és az eljárás típusát, hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás kezdeményezése esetében a jogalap ellenırzése, illetve helyes megválasztása, az eljárást indító hirdetmény, vagy közvetlenül megküldendı felhívás, kísérılevél, továbbá amennyiben kötelezı, vagy szükségesnek látszik, dokumentáció elıkészítése, melyeken belül elsısorban: – az alkalmassági szempontok meghatározása, ezek igazolási módjának meghatározása, – esetlegesen alternatív ajánlat, illetve részajánlattétel feltételeinek meghatározása, – kizáró okok meghatározása, – bírálati szempontok, súlyszámok, pontszámok meghatározása, – szerzıdéstervezet elkészítése, jóváhagyásra való továbbküldése, – a közbeszerzési mőszaki leírás elkészítése a Forrásgazda által megadott tartalommal, – ajánlati biztosíték meghatározása, amennyiben az szükséges. Az eljárás megindítására vonatkozó döntést követıen a Gazdasági Igazgató javaslatot tesz a bíráló bizottság létrehozására, tagjaira és elnökére a Múzeum vagyonnyilatkozatot tett, szakmailag érintett munkavállalói közül. A javaslatot a Fıigazgató részére megküldi. A Bíráló Bizottság elnökét és tagjait közbeszerzési
eljárásonként a Fıigazgató jelöli ki megbízólevél formájában. A Bíráló Bizottságot legkésıbb az ajánlatok/részvételi jelentkezések felbontásának idıpontjáig létre kell hozni. A Bíráló Bizottság tagjainak száma az adott közbeszerzés jellemzıi alapján kerül meghatározásra, de legalább három fı. A Bíráló Bizottságba szavazati joggal nem rendelkezı tagok is kijelölésre kerülhetnek, akik azonban javaslattételi és véleményezési joggal rendelkeznek. A Bíráló Bizottság tagjainak, illetve az eljárásba bevont személyeknek - a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi - szakértelemmel kell rendelkezniük. A megbízást és az annak elfogadásakor teendı nyilatkozat szövegét az 1. számú melléklet tartalmazza. A bizottság elnöke, és tagja köteles a 2. számú melléklet szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tenni. A Döntéshozó a kijelölt Bíráló Bizottságban szavazati joggal nem, kizárólag tanácskozási joggal vehet részt. 5.3.3. Közbeszerzési eljárás lebonyolítása: Közbeszerzési eljárás megindítása: A közbeszerzési eljárás megindítását a Gazdasági Igazgató végzi az alábbiak szerint: a)
b) c) d) e) f) g)
gondoskodik az eljárás megindító hirdetmény útján történı közzétételérıl, hirdetmény közzététele nélküli nemzeti eljárásban az ajánlattételi felhívás közvetlen megküldésérıl, illetıleg a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásban az ajánlattételi felhívás közvetlen megküldésérıl, indokolt esetben dönt az eljárás megindító hirdetmény (ajánlati/ajánlattételi/részvételi) felhívás), illetıleg a dokumentáció módosításáról, illetve feladja az ehhez szükséges hirdetményt, amennyiben a feladott hirdetmény hirdetményellenırzése kötelezı a 92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet 9. § alapján, intézkedik az ellenırzési díj átutalásáról, elkészíti a dokumentációt, átadja a dokumentációt az ajánlattevık/részvételre jelentkezık részére, regisztrálja a dokumentáció pénzügyi ellenértékének befizetését, szükség szerint szervezi a helyszíni bejárást és konzultációt a Kbt. 45. §-a szerint, szükség esetén szóban is és írásban is válaszol a konzultáción, illetve a helyszíni bejáráson felvetett kérdésekre és mindezekrıl jegyzıkönyvet készít, melyeket valamennyi ajánlattevı/részvételre jelentkezı részére megküld; az írásban beérkezett kérdésekre írásban kiegészítı tájékoztatást ad,
Az ajánlatok/részvételi jelentkezések benyújtása és felbontása: A Gazdasági Igazgató ennek keretében az alábbi feladatokat látja el: a) b)
átveszi a Kbt. szabályai szerint az ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket, a Kbt. 62.§ (4) bekezdése alapján az ajánlatok bontásának megkezdésekor, az ajánlatok felbontása elıtt közvetlenül ismerteti a szerzıdés teljesítéséhez rendelkezésre álló anyagi fedezet összegét, lebonyolítja az ajánlatok/részvételi jelentkezések felbontását, a felvett jegyzıkönyvet átadja, illetve továbbítja az ajánlattevık/részvételre jelentkezık részére.
Az ajánlatok/részvételi jelentkezések elbírálása: a)
b)
c)
d)
e) f)
a Bíráló Bizottság állást foglal az ajánlattevık/részvételre jelentkezık alkalmassága, az ajánlat/részvételi jelentkezés érvényessége tárgyában, és abban a kérdésben, hogy fennáll-e ajánlattevı/részvételre jelentkezı vonatkozásában valamely kizáró ok. A Bíráló Bizottság valamennyi döntést igénylı kérdést részletesen, minden körülményre kiterjedıen köteles vizsgálni. A Bíráló Bizottság az érvényesnek tartott részvételi jelentkezéseket/ajánlatokat a felhívásban megadott szempontok szerint értékeli. Ennek során felelıs az objektív, a Kbt-ben meghatározott alapelvek szerinti értékelés biztosításáért. Az értékelı anyagnak táblázatos formában tartalmaznia kell a részvételre jelentkezık/ajánlattevık pénzügyi, gazdasági és mőszaki alkalmasságának, továbbá a részvételi jelentkezések/ajánlatok érvényességének megítéléséhez a felhívásban és a kapcsolódó dokumentációban kért – az összehasonlíthatóság alapjául szolgáló – adatokat, tényeket. Amennyiben az ajánlat érvényességének megállapításához olyan szempont (pl. az ajánlat mőszaki dokumentációjának megfelelı ellenırzése) vagy értékelési részszempont szerepel, melynek elbírálásához speciális szaktudás szükséges a Bíráló Bizottság munkájába speciális szakértelemmel rendelkezı személy vagy szervezet is bevonható. A külsı szakértı eljárásba történı bevonásáról a Döntéshozó gondoskodik. A Bíráló Bizottság az ajánlatok elbírálásáról írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot (bírálóbizottsági és döntéshozatali jegyzıkönyv) készít, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott külön-külön bírálati lapjai, illetve az összességében legelınyösebb ajánlat kiválasztása esetén értékelı bírálati lapjai, továbbá a döntéshozó döntését tartalmazó döntéshozatali záradék. Az eljárást lezáró döntést a Döntéshozó a Bíráló Bizottság javaslata figyelembe vételével hozza meg. A Gazdasági Igazgató közremőködik a Bíráló Bizottság munkájában, ellátja az ezzel kapcsolatos adminisztratív feladatokat, a bizottságok üléseire közbeszerzési gyakorlattal rendelkezı asszisztens delegál.
Tájékoztatás az ajánlatkérı döntéseirıl, szerzıdéskötés: A Gazdasági Igazgató ennek keretében az alábbi feladatokat látja el: a) b)
az ajánlatok elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minta szerint írásbeli összegezést készít az ajánlatokról/részvételi jelentkezésekrıl. Az ajánlattevıt vagy részvételre jelentkezıt írásban tájékoztatja az eljárás vagy az eljárás részvételi szakaszának eredményérıl, az eljárás eredménytelenségérıl, az ajánlattevı vagy részvételre jelentkezı kizárásáról, a szerzıdés teljesítésére való alkalmatlanságának megállapításáról, ajánlatának, illetve részvételi jelentkezésének a Kbt. 74. § szerinti egyéb okból történt érvénytelenné nyilvánításáról, valamint ezek részletes indokáról, az errıl hozott döntést követıen a lehetı leghamarabb, de legkésıbb három munkanapon belül. Az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elbírálásának befejezésekor a döntésrıl való tájékoztatást az írásbeli összegezésnek minden ajánlattevı, a részvételi szakasz lezárása esetén részvételre jelentkezı részére egyidejőleg, telefaxon vagy elektronikus úton történı megküldésével teljesíti.
c)
d) e)
intézkedik a közbeszerzési eljárás eredményének hirdetmény útján történı közzétételérıl a Kbt. 30. § (1) e) pontja alapján. A tájékoztatót közzétételre a szerzıdéskötést, vagy ennek hiányában az eljárás eredménytelenné nyilvánításáról vagy a szerzıdés megkötésének megtagadásáról [Kbt. 124. § (9) bekezdés] szóló ajánlatkérıi döntést követı tíz munkanapon belül kell megküldeni. ellátja a nyertes ajánlattevıvel történı szerzıdéskötéssel, illetve a szerzıdésmódosítással kapcsolatos adminisztratív feladatokat, gondoskodik a szerzıdés módosításáról szóló hirdetmény megküldésérıl a Közbeszerzési Értesítı Szerkesztıségének,
5.3.4. Amennyiben az eljárás teljes körő lebonyolítását lebonyolító végzi, a lebonyolító feladatai: a) b)
c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p)
Javaslatot tesz az alkalmazandó eljárásrendre és az eljárásfajtára, Ajánlatkérıvel együttmőködve biztosítja a felhívás és dokumentáció végleges szövegéhez szükséges szakmai tartalmat (azon adatok, információk szövegszerő leírását, amelyek a beszerzés tárgyának pontos és részletes meghatározásához, az alkalmassági követelmények és az értékelési szempontok kialakításához szükségesek), valamint összeállítja a részvételi /ajánlati/ ajánlattételi felhívást és a dokumentációt, Az Európai Uniós támogatások felhasználásával kapcsolatos jogszabályok által elıírt szükséges egyeztetéseket elvégzi, a dokumentumokat összeállítja, A jóváhagyott felhívást megküldi közzétételre, illetve az ajánlattevık részére, Gondoskodik a dokumentáció Kbt. szerinti rendelkezésre bocsátásáról, illetve megküldésérıl, Gondoskodik - együttmőködve a Gazdasági Igazgatóval - az ajánlattevıi kérdések megválaszolásáról, Indokolt esetben javaslatot tesz a hirdetmény vagy a dokumentáció módosítására, a hirdetmény visszavonására, a részvételi határidı, illetve az ajánlattételi határidı meghosszabbítására, Átveszi és felbontja a beérkezı jelentkezéseket, illetve ajánlatokat, jegyzıkönyvet készít a bontásról, és gondoskodik a jegyzıkönyv megküldésérıl, Gondoskodik a Kbt. 67. §-ának megfelelıen a hiánypótlásról és felvilágosítás kérésérıl, Szükség esetén megszervezi a tárgyalásokat, továbbá ellátja az ezzel összefüggı egyéb szervezési feladatokat, jegyzıkönyvet készít, Megszervezi a bizottsági üléseket, továbbá a közbeszerzési eljárás lefolytatásával összefüggı valamennyi egyéb szervezési feladat ellátja, a bírálati lapokat elıkészíti, Közremőködik az ajánlatok érvényességének megállapításában a Gazdasági Igazgató közremőködésével A döntési javaslatot (elıterjesztés) készít és azt a döntéshozóhoz felterjeszti, Elkészíti a külön jogszabályban meghatározottak szerint az összegezést, elvégzi a Kbt. 77. § szerinti tájékoztatási cselekményeket, Elkészíti a tájékoztatókat az eljárás eredményérıl és gondoskodik annak a Közbeszerzési Értesítıben/ EU Hivatalos Lapjában határidıben való közzétételérıl, Gondoskodik az eljárás dokumentálásáról, valamint a keletkezett összes dokumentumot, az eljárás lezárását követın átadja Ajánlatkérınek.
5.3.5
A közbeszerzési eljárás dokumentálása A közbeszerzési eljárás dokumentálásával kapcsolatos feladatokat a Gazdasági Igazgató koordinálja és látja el. A Múzeum az összes közbeszerzési eljárását - annak elıkészítésétıl az eljárás alapján kötött szerzıdés teljesítéséig terjedıen - írásban köteles dokumentálni. A keletkezett iratokat, szerzıdéseket, azzal kapcsolatos jelentéseket, összegzéseket stb. lehetıség szerint elektronikus úton rögzített (CD, DVD, stb.) formában is meg kell ırizni. A közbeszerzési eljárások lefolytatása során rögzíteni kell az eljárás során keletkezett dokumentumok áramlását, elısegítve ezzel azok utólagos visszakereshetıségét. A közbeszerzési eljárás elıkészítésével, lefolytatásával és a szerzıdés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetıleg a szerzıdés teljesítésétıl számított öt évig meg kell ırizni. Ha a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerıs befejezéséig, de legalább a közbeszerzési eljárás lezárásától illetve a szerzıdés teljesítésétıl számított öt évig kell megırizni. A Múzeum köteles a Közbeszerzési Hatóság, vagy jogszabályban feljogosított más szervek kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni vagy részükre elektronikus úton hozzáférést biztosítani. A közbeszerzési eljárások során keletkezett iratokat a Gazdasági Igazgató köteles megırizni, betartva a Múzeum vonatkozó szabályzatát. A közbeszerzési eljárással kapcsolatos, a Ptk. 81. §-ban meghatározott, közérdekő nyilvános adatnak nem minısülı adatot mindenki köteles üzleti titokként kezelni, és megırizni. Amennyiben a Múzeum közremőködıvel (külsı szakértıvel, lebonyolítóval) szerzıdést köt, úgy a szerzıdésnek kötelezıen tartalmaznia kell az alábbiakat: „A Közremőködı az eljárás lezárultát követıen haladéktalanul köteles a Múzeum részére az eljárás eredeti dokumentumait (ideértve különösen a beérkezett ajánlatok eredeti példányait) hiánytalanul átadni. A Közremőködı felelısséggel tartozik azért, hogy az eljárás során keletkezett dokumentumokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá, az arra jogosultaknak azonban biztosítania kell a betekintést.”
6. A KÖZBESZERZÉSEKKEL KAPCSOLATOS FELELİSSÉGI REND 6.1.
Összeférhetetlenség Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás elıkészítésében és lefolytatásában a Múzeum nevében olyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevı gazdasági szereplıvel fennálló más közös érdek miatt nem képes. A Múzeum nevében eljáró és az az eljárással vagy annak elıkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e a Kbt. 24. § meghatározott összeférhetetlenség. Az eljárással vagy annak elıkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet, nem vehet részt – különösen az általa megszerzett többlet-információkra tekintettel – az eljárásban ajánlattevıként, részvételre jelentkezıként, alvállalkozóként vagy az alkalmasság igazolásában részt vevı szervezetként. Nem eredményezi a verseny tisztaságának sérelmét és nem összeférhetetlen az olyan személy (szervezet) részvétele az eljárásban, akitıl, illetıleg amelytıl a Múzeum az eljárás elıkészítése során: a)
b)
az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetıleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése érdekében a közbeszerzés megkezdése idıpontjának megjelölése nélkül, kizárólag a felmérés érdekében szükséges adatokat közölve kért tájékoztatást, vagy a támogatásra irányuló igény (pályázat) benyújtásához szükséges árajánlatot kapott
feltéve, hogy az a) vagy a b) pont alkalmazása kapcsán nem jutott a közbeszerzési eljárás során az összes ajánlattevı (részvételre jelentkezı) részére rendelkezésre bocsátott adatok körét meghaladó információt. A közbeszerzési eljárásban a Múzeum részérıl résztvevık mindegyike felelıs a jogszabályokban és a jelen szabályzatban elıírt feladatai, kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért, a jogszabályokban és a jelen szabályzatban foglaltak betartásáért. A közbeszerzési eljárásban a Múzeum munkavállalói munkajogi felelısséggel tartoznak az eljárás megfelelı elıkészítésért, lefolytatásáért és a döntéshozatalhoz kapcsolódó javaslatok szakszerőségéért. A közbeszerzési eljárás során az ajánlattevıknek (részvételre jelentkezıknek) tájékoztatás kizárólag írásban adható. Az eljárással kapcsolatban szóbeli információ (pl.: telefonon) adása szigorúan tilos. A titoktartási kötelezettség megszegése miatt minden, az eljárásban részt vevı személy, szervezet felelısséggel tartozik.
6.2.
A bizottsági tagok felelısségi köre A bizottsági tagok a feladatukat az elvárható szakértelemmel és gondossággal, a közbeszerzésre, a közbeszerzés tárgyára vonatkozó jogszabályok, elıírások és utasítások, valamint a jelen szabályzatban foglaltak szerint kötelesek ellátni. A bizottságok tagjainak felelıssége ezzel összefüggésben kiterjed minden olyan tevékenységre, mely az adott bizottság által elvégzendı feladatokhoz kapcsolódik. A Bíráló Bizottság tagjai különösen felelnek a közbensı és az eljárást lezáró döntést megelızı javaslatban és az eljárás értékelését tartalmazó szakvéleményben foglaltakért. Bizottsági tag az ajánlattevıkkel/részvételre jelentkezıkkel az ajánlatkérés tárgyában, illetve alvállalkozóikkal az eredmény kihirdetéséig sem szóban, sem írásban, sem közvetve, sem közvetlenül nem tarthat kapcsolatot, kivéve az adott közbeszerzéssel kapcsolatosan elengedhetetlen kapcsolattartást. Az adott közbeszerzéssel összefüggı megkeresés tényét haladéktalanul jelenteni kell. A bizottság tagja a bizottság elnöke felé, a bizottság elnöke pedig a döntéshozó felé tartozik bejelentési kötelezettséggel. Abban az esetben, amikor a bizottsági tag egyéb munkaköri kötelezettségébıl adódóan bármelyik ajánlattevıvel/részvételre jelentkezıvel, illetve alvállalkozóikkal munkakapcsolatban áll, és a személyes kapcsolattartás elkerülhetetlen a közbeszerzési eljárás alatt, akkor errıl a körülményrıl a fentieknek megfelelıen köteles tájékoztatni a bizottság elnökét, illetıleg a döntéshozót.
6.3.
A Gazdasági Igazgató felelısségi köre A Gazdasági Igazgató felelıs a jelen szabályzatban meghatározott feladataiknak határidıben és a jogszabályoknak, egyéb szabályzatoknak és jelen szabályzatnak megfelelıen történı elvégzéséért. A Gazdasági Igazgató tevékenysége során köteles betartani a Kbt -ben elıírt határidıket, valamint felhívni az egyéb résztvevık figyelmét is a vonatkozó határidıkre. A Gazdasági Igazgató részérıl a bizottságokhoz rendelt asszisztens köteles a határidık betartására, a határidık elmulasztásának következményeire a bizottság tagjainak és a döntéshozóknak a figyelmét felhívni. Emellett a bizottság elnökével rendszeresen tartja a kapcsolatot, s bármely, a bizottság mőködését érintı körülményrıl tájékoztatja. Az elnök útmutatásai alapján gondoskodik a bizottság üléseinek összehívásáról, a tagok értesítésérıl. Biztosítja a bontáshoz és az eredményhirdetéshez a helyszínt.
7.
ELLENİRZÉS
Amennyiben az adott közbeszerzési eljárásban a külön jogszabályban meghatározott illetékes ellenırzı szervek, hatóságok ellenırzése alapján feltárt jogsértés esetén eljárást, intézkedést kezdeményeznek, valamint ha valószínősíthetı, hogy a szerzıdés módosítása a Kbt. 132. §-ba ütközı módon történt, illetıleg a szerzıdésszegés jelentıs és olyan körülményre vezethetı vissza, amelyért valamelyik fél felel, úgy a Múzeum függetlenített belsı ellenırzését ellátó szervezeti egysége munkaterven felüli, soron kívüli vizsgálatot folytat le. 8.
HATÁLYBA LÉPTETÉS ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
A szabályzat a Fıigazgató errıl szóló határozata napján lép hatályba. A szabályzatot a hatálybalépését követıen megkezdett eljárásokra kell alkalmazni. Jelen szabályzatban nem szabályozottak vonatkozásában a Közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény és a vonatkozó jogszabályok rendelkezései megfelelıen irányadóak. 9.
MELLÉKLETEK
1. számú melléklet: Bizottsági tag megbízása 2. számú melléklet: Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat 3. számú melléklet: Adatközlés az éves közbeszerzési terv összeállításához 4. számú melléklet: Közbeszerzési értékhatárok
Kelt: Budapest, 2012. ………… hónap … nap
________________ Magyar Mezıgazdasági Múzeum Dr. Fehér György Fıigazgató
1. számú melléklet Bizottsági tag megbízása Megbízott neve: ………………………… Beosztás, szervezeti egység (külsı szakértı esetén székhely/lakcím) megnevezése: A Múzeum a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII.. törvény (a továbbiakban: Kbt.) alapján közbeszerzési eljárást kíván lefolytatni, melynek tárgya: ………………………………………………………………………………………………… ………… A Múzeummal fennálló munkaviszonya/szerzıdéses kapcsolata∗ keretében megbízom, hogy legyen a fenti eljárásban az bíráló bizottság tagja/elnöke* A döntéshozó személy: ………………………… A Bíráló Bizottság tagjaként, elnökeként a Kbt-ben, és a Múzeum közbeszerzési szabályzatában meghatározott feladatok, kötelezettségek, és felelısségek terhelik. Amennyiben jelen megbízólevélben foglalt feladatokkal kapcsolatban személyére nézve összeférhetetlenségi ok áll fenn, úgy köteles ezt a tényt azonnal jelezni a Bíráló Bizottság elnökének, illetıleg a döntéshozónak. ………………………… (hely) …… (év) …………… (hónap) … (nap) ………………………… - Fejlesztés és Beszerzés Vezetı A megbízást elfogadom, továbbá a Kbt. 24. § (4) bekezdése értelmében kijelentem, hogy velem szemben a megfogalmazott összeférhetetlenség nem áll fenn. ………………………… (hely) …… (év) …………… (hónap) … (nap) ………………………… megbízott aláírása ∗
A nem megfelelı rész törlendı
2. számú melléklet Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat Alulírott …………………(Lakcím: ……………………………………………………………) mint, a ………………………………………………………………………… tárgyú közbeszerzési eljárásban a Magyar Mezıgazdasági Múzeum nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személy, a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 10.§ (7) bekezdése alapján k i j e l e n t e m, hogy velem szemben a Kbt. 24. § -ában meghatározott összeférhetetlenségi ok, mint kizáró körülmény nem áll fenn. A jelen nyilatkozattal kötelezettséget vállalok arra, hogy a fenti tárgyú közbeszerzési eljárással kapcsolatban tudomásomra jutott a Ptk. 81.§ (3) bekezdésében meghatározott, közérdekő nyilvános adatnak nem minısülı adatot üzleti titokként kezelem, a közbeszerzési eljárással kapcsolatos tudomásomra jutott adatokat, tényeket, titkokat megırzöm, azt sem az eljárás befejezése elıtt, sem pedig azt követıen jogosulatlan személy tudomására nem hozom. Kijelentem, hogy bizalmasan kezelem az ajánlatok (részvételre jelentkezés) tartalmát. Tudomásul veszem, hogy csak az ajánlattevı elızetes hozzájárulásával közölhetı harmadik személlyel az ajánlati dokumentáció egésze, vagy részletei, kivéve, ha erre a Kbt. felhatalmazást ad. Kijelentem továbbá, hogy szigorúan bizalmasan kezelek minden, az értékeléssel kapcsolatos, illetve ennek során tudomásomra jutott adatot, tényt és információt. Tudomással bírok az összeférhetetlenség fennállásának, és a titoktartási kötelezettségem megszegésének jogkövetkezményeirıl. Kijelentem, hogy a közbeszerzéssel kapcsolatos feladataimat, kötelezettségeimet, és a felelısségemet ismerem, és kijelentem, hogy a feladataimnak a legjobb tudásom és képességem szerint eleget teszek. Kijelentem továbbá, hogy a Múzeum közbeszerzési szabályzatát ismerem, az azokban foglaltakat magamra nézve kötelezınek és hatályosnak elismerem. Elismerem és tudomásul veszem, hogy a feladataim, kötelezettségeim vétkes megszegésével okozott károkért kártérítési felelısséggel tartozom. Jelen nyilatkozatot a jogkövetkezmények ismeretében, minden befolyástól mentesen teszem. Kelt: Budapest, …… (év) …………… (hónap) … (nap) ………………………… aláírás
3. számú melléklet Adatközlés az éves közbeszerzési terv összeállításához Árubeszerzés Szolgáltatás megrendelés Építési beruházás Építési koncesszió Szolgáltatási koncesszió 1. Az adatközlı szervezeti egység …………………………………………………… 2. Az adatközlés fajtája Eredeti adatközlés Az éves közbeszerzési terv módosítására irányul Az éves közbeszerzési terv kiegészítésére irányul 3. Ha az éves közbeszerzési terv módosítására irányul, mely tételt érinti? A közbeszerzés tárgya: …………………………………………………… Az érintett tétel száma: …………………………………………………… 4. A tervezett közbeszerzés -
tárgya:
-
mennyisége:
-
mőszaki jellemzıi: 5. A közbeszerzés becsült értéke:
6. Az eljárás lefolytatásának tervezett - kezdete: - befejezése: - teljesítés tervezett dátuma: 7. Egyéb, a közbeszerzéssel kapcsolatos fontosnak ítélt információk: 8. Mellékletek felsorolása: Dátum Aláírás
4. számú melléklet 2012. évi közbeszerzési értékhatárok1
I. Közösségi értékhatárok 2012. január 1-jétıl 2012. december 31-ig a közösségi eljárásrendben irányadó közbeszerzési értékhatárok a 2011/C 353/01 számú bizottsági közleményt is figyelembe véve a következık: A Kbt. II. részének – a Kbt. XIV. fejezetének kivételével történı – alkalmazásakor: - árubeszerzés, szolgáltatás megrendelése és tervpályázati eljárás esetében: 200 000 euró 54 560 000 forint - építési beruházás és építési koncesszió esetében: 5 000 000 euró 1 364 000 000 forint A Kbt. II. részének a Kbt. XIV. fejezetével történı együttes alkalmazásakor: - árubeszerzés, szolgáltatás megrendelése és tervpályázati eljárás esetében: 400 000 euró 109 120 000 forint - építési beruházás esetében: 5 000 000 euró 1 364 000 000 forint II. Nemzeti értékhatárok 2012. január 1-jétıl 2012. december 31-ig a nemzeti értékhatárok az egyszerő közbeszerzési eljárásokra a következık: •
A Kbt. III. részének – a Kbt. XIV. fejezetének kivételével történı – alkalmazásakor: - árubeszerzés esetében: - építési beruházás esetében: - építési koncesszió esetében: - szolgáltatás megrendelése esetében: - szolgáltatási koncesszió esetében:
•
8 millió forint; 15 millió forint; 100 millió forint; 8 millió forint; 25 millió forint;
A Kbt. III. részének a Kbt. XIV. fejezetével történı együttes alkalmazásakor: - árubeszerzés esetében: 50 millió forint; - építési beruházás esetében: 100 millió forint; - szolgáltatás megrendelése esetében: 50 millió forint.
1
a Gazdasági Igazgató a szabályzat 4.sz. mellékletét köteles aktualizálni az éves költségvetési törvény elfogadását követı 15 munkanapon belül.
