09. Oktober 2009

Delta Lloyd Groep Beleid

_____________ Klokkenluiderregeling Regeling Melding Misstanden

RB 655/09

Oktober 2009

Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

1

Delta Lloyd Groep Beleid Klokkenluiderregeling – Regeling Melding Misstanden 1.

Doelstelling Regeling Delta Lloyd groep kan geconfronteerd worden met activiteiten van (rechts)personen, die op enigerlei wijze schade (financieel en/of imago) kunnen toebrengen aan Delta Lloyd Groep, haar medewerkers of cliënten. In het ‘Fraude Beleid’ is beleid geformuleerd over het beheersen van risico’s van niet integer handelen. In het ‘Incidenten Beleid’ is beleid opgenomen over het melden, behandelen en afhandelen van incidenten. Het kan echter voorkomen dat een medewerker van mening is dat deze een misstand niet via de ‘reguliere weg’ (zoals omschreven in het Incidenten Beleid) aan de orde kan stellen. Als hiervan sprake is, kan een medewerker gebruik maken van deze Klokkenluiderregeling (Regeling Melding Misstanden). Delta Lloyd Groep acht het van belang zodanige condities te scheppen dat medewerkers eventuele misstanden ‘veilig’ aan de orde kunnen stellen. Delta Lloyd Groep streeft naar een open en integer klimaat, waarbinnen elke medewerker (een vermoeden van) een misstand kan melden zonder angst te hebben voor gevolgen daarvan voor zijn/haar (rechts)eigen positie. Delta Lloyd Groep acht het van belang dat vermoedens van misstanden worden gemeld zodat adequaat optreden mogelijk is en eventuele schade, zowel ten aanzien van de reputatie van Delta Lloyd Groep als in financiële zin, tijdig kan worden beperkt of voorkomen. Daarnaast kunnen belangrijke lessen voor de toekomst worden geleerd uit misstanden, zodat adequate preventieve maatregelen kunnen worden geformuleerd. Om een bijdrage te leveren aan het verbeteren van het functioneren van de onderneming, moedigt Delta Lloyd Groep dan ook haar medewerkers aan om (vermoedens van) misstanden te melden. Doelstelling van deze regeling is enerzijds om inzicht te geven in de wijze waarop misstanden gemeld en behandeld worden (de procedure) en anderzijds om duidelijkheid te verschaffen over de (rechts)bescherming van de medewerker die een misstand meldt.

2.

Beleidseigenaar De beleidseigenaar van deze Regeling is de directeur Group Integrity.

3.

Reikwijdte Deze Regeling is van toepassing op Delta Lloyd Groep en alle aan haar gelieerde bedrijven en bedrijfsonderdelen in en buiten Nederland (hierna verder aangeduid als: Delta Lloyd Groep). Deze Regeling is ook van toepassing op joint ventures en deelnemingen van Delta Lloyd Groep, waarover zij zeggenschap heeft en/of het management voert. Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

2

Deze Regeling is bedoeld voor medewerkers, die van mening zijn dat een misstand niet via de ‘reguliere weg’ (zoals omschreven in het Incidenten Beleid) aan de orde kan worden gesteld. De Klokkenluiderregeling is uitdrukkelijk niet bedoeld voor persoonlijke klachten van medewerkers over hen persoonlijk betreffende (rechtspositionele) aangelegenheden. Deze Klokkenluiderregeling is ook niet bedoeld om te klagen over de stijl van leidinggeven van een leidinggevende of voor het doen van een klacht die betrekking heeft op ongewenst gedrag.

4.

Verantwoordelijkheid Medewerkers van Delta Lloyd Groep zijn mede verantwoordelijk voor het scheppen van een open en integer klimaat binnen Delta Lloyd Groep en voor het (onder meer daardoor) verbeteren van het functioneren van Delta Lloyd Groep. Het tijdig melden van mogelijke misstanden draagt hiertoe bij. De Raad van Bestuur creëert en respecteert deze randvoorwaarden van de Klokkenluiderregeling, vooral daar waar het de bescherming van de medewerker betreft, die een misstand meldt.

5.

Begripsbepaling Klokkenluiden Klokkenluiden is het al dan niet anoniem door een medewerker, de klokkenluider, bekendmaken van vermoedens van misstanden, die plaatsvinden binnen de organisatie van Delta Lloyd Groep. Misstand Misstanden zijn gebeurtenissen of onoorbare gedragingen van (rechts)personen, die een gevaar kunnen vormen voor de integere uitoefening van het bedrijf van Delta Lloyd Groep en/of op enigerlei (andere) wijze schade kunnen toebrengen aan Delta Lloyd Groep. Van een misstand kan sprake zijn als het gaat om (een vermoeden van, een poging tot en/of het verlenen van medewerking aan): • Fraude Fraude wordt gedefinieerd als het onregelmatig handelen met een misleidend karakter, waarbij sprake is van misbruik van vertrouwen en waarbij één of meerdere personen, alleen of tezamen, onder valse voorwendselen zichzelf of een ander verrijken, terwijl het slachtoffer daarvan schade ondervindt. Enkele vormen van fraude zijn verduistering, valsheid in geschrift en oplichting. • (Andere vormen van) criminaliteit en/of niet integer gedrag Andere vormen van criminaliteit (dan fraude) en/of niet integer gedrag, die onder de reikwijdte van dit beleid vallen zijn: Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

3

-

Diefstal Corruptie Witwassen/Terrorisme financiering Misbruik of oneigenlijk gebruik van (bedrijfs)informatie Misbruik of oneigenlijk gebruik van (bedrijfs)eigendommen en/of bevoegdheden Overige vormen van normoverschrijdend gedrag

Voor een nadere uitleg van voornoemde begrippen wordt verwezen naar het ‘Incidenten Beleid’. Medewerker Onder medewerkers van Delta Lloyd Groep worden ook verstaan tijdelijke medewerkers, gedetacheerde medewerkers en personen die op contractbasis werkzaamheden verrichten in opdracht van Delta Lloyd Groep (waaronder uitzendkrachten en ZZP-ers). In deze Regeling worden onder medewerkers ook ex-medewerkers van Delta Lloyd Groep verstaan. Anoniem melden Het doen van een melding van een misstand door een medewerker zonder zijn/haar identiteit prijs te geven. Betrokkene(n) De perso(o)n(en) op wie het onderzoek naar een gemelde misstand zich richt(en) en/of die onderwerp van voornoemd onderzoek is/zijn.

6.

Achtergrond Regeling Bij klokkenluiden worden vaak externe instanties of de media gebruikt om gehoor te vinden. Klokkenluiden kan daardoor grote gevolgen hebben voor een onderneming (zoals imago- of financiële schade). Maar ook de (rechts)positie van de klokkenluider kan onder druk komen te staan door het extern bekend maken van een vermoeden van een misstand. Delta Lloyd Groep heeft deze Klokkenluiderregeling geformuleerd om condities te scheppen om eventuele misstanden intern aan de orde te stellen. Delta Lloyd Groep ziet het melden van een misstand als het leveren van een bijdrage aan het verbeteren van het functioneren van de onderneming. Dit betekent dat een melding serieus en onafhankelijk wordt onderzocht, dat zonodig maatregelen zullen worden getroffen en dat de medewerker, die te goeder trouw een melding doet, (rechts)bescherming wordt geboden.

7.

Melden van een misstand 7.1

Melder

Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

4

Een misstand kan worden gemeld door medewerkers van Delta Lloyd Groep. 7.2

Anoniem melden Uitgangspunt bij het melden van misstanden is dat in beginsel de identiteit van de melder kan worden vastgesteld. Delta Lloyd Groep is echter van mening dat het mogelijk moet zijn om anoniem te melden als de melder daarvoor gegronde redenen heeft. Een medewerker kan een misstand anoniem melden bij het Meldpunt Integriteit van Group Integrity/afdeling Fraude & Criminaliteit Bestrijding van Delta Lloyd Groep (zie onder 7.3). Om een gedegen onderzoek naar misstanden mogelijk te maken, geeft de afdeling Fraude & Criminaliteit Bestrijding er de voorkeur aan dat de medewerker die een misstand meldt zowel zijn/haar identiteit als contactgegevens verstrekt aan het Meldpunt Integriteit. Dit onder meer om nadere gegevens over de (melding van de) misstand te kunnen krijgen. Daarnaast is het Meldpunt Integriteit alleen maar in staat om op adequate wijze bescherming te bieden aan de melder van een misstand als diens identiteit bekend is. Vanzelfsprekend mag zijn dat het Meldpunt Integriteit niet in staat is om de melder van een misstand op de hoogte te stellen van (de resultaten van) het onderzoek als zijn/haar identiteit niet bekend is. Om de nadelen van het anoniem melden van een misstand voor de melder te ondervangen, kan een melder van een misstand een anoniem emailadres openen. Hierdoor is het Meldpunt Integriteit in staat om contact op te nemen met de melder zonder dat deze zijn/haar identiteit hoeft prijs te geven.

7.3

Melden bij Meldpunt Integriteit Van een ‘goed werknemer’ mag worden verwacht dat deze een (vermoeden van een) misstand binnen Delta Lloyd Groep intern aan de orde stelt. Daartoe is mede een onafhankelijk Meldpunt Integriteit ingericht. Daarnaast moet Delta Lloyd Groep de mogelijkheid hebben om zelf orde op zaken te stellen naar aanleiding van een verrichte melding. Een (vermoeden van een) misstand kan worden gemeld aan: •

Het Meldpunt Integriteit van de afdeling Fraude & Criminaliteit Bestrijding (email: [email protected] of telefoonnummer: 020-5943366). Bij het Meldpunt Integriteit bestaat de mogelijkheid tot het anoniem doen van een melding van een misstand (zie onder 7.2).

Het Meldpunt Integriteit is verantwoordelijk voor de behandeling (en verdere begeleiding) van gemelde misstanden. Zie hierover onder 8 ‘Meldpunt Integriteit’ en onder 9 ‘Behandelen melding van een misstand’. 7.4

Gegevensverstrekking bij melding De melder van een misstand verstrekt bij zijn melding: • •

De wijze waarop het Meldpunt Integriteit met hem contact kan opnemen en/of zijn contactgegevens (uitgezonderd 7.2 ‘Anoniem melden’). Alle gegevens die nodig zijn om de melding te kunnen beoordelen en een onderzoek naar een misstand te kunnen verrichten. Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

5

De melder van een misstand moet in staat zijn een vermoeden van een misstand uit te leggen, maar hoeft dit vermoeden niet te kunnen bewijzen.

8.

Meldpunt Integriteit 8.1

Doel Het Meldpunt Integriteit heeft een klankbord functie voor vraagstukken op het gebied van integriteitskwesties. Daarnaast kunnen schendingen van integriteit worden gemeld aan dit meldpunt. Dit geldt ook voor al dan niet anonieme meldingen van misstanden die onder de Klokkenluiderregeling vallen.

8.2

Inrichting Het Meldpunt Integriteit is ondergebracht bij Group Integrity/de afdeling Fraude & Criminaliteit Bestrijding. Group Integrity is een stafafdeling en is onafhankelijk gepositioneerd van de directies van Delta Lloyd Groep. Group Integrity rapporteert rechtstreeks aan de CEO van Delta Lloyd Groep. De afdeling Fraude & Criminaliteit Bestrijding garandeert (onder meer door haar werkwijze) een onpartijdig en onafhankelijk onderzoek naar een gemelde misstand.

9.

Behandelen melding van een misstand 9.1

Ontvangst melding Na ontvangst van de melding van de misstand, stuurt het Meldpunt Integriteit een ontvangstbevestiging aan de melder. Daarnaast informeert het Meldpunt Integriteit de melder over de start van het onderzoek. Het Meldpunt Integriteit beoordeelt of de gemelde misstand onder het bereik van de Klokkenluiderregeling valt (ontvankelijkheidtoets). Een melding van een misstand valt bijvoorbeeld niet onder het bereik van deze Klokkenluiderregeling als deze is bedoeld om individuele (rechtspositionele) belangen aan de orde te stellen, te klagen over de stijl van leidinggeven van een leidinggevende of indien een klacht betrekking heeft op ongewenst gedrag. Als de gemelde misstand niet onder het bereik van de Klokkenluiderregeling valt, wordt de melder daarvan op de hoogte gesteld en zo goed mogelijk doorverwezen naar de geëigende persoon of instantie. Als het Meldpunt Integriteit besluit de melding nader te onderzoeken, neemt zij zo spoedig mogelijk een aanvang met het onderzoeken van de gemelde misstand en informeert de melder daarover. Het Meldpunt Integriteit stelt de Raad van Bestuur op de hoogte van een gestart onderzoek naar aanleiding van een melding van een misstand. Als een melding van een misstand betrekking heeft op het bestuur van de onderneming, wordt de Raad van Commissarissen Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

6

geïnformeerd. 9.2

Onderzoek melding Door het Meldpunt Integriteit wordt een onderzoek naar een verrichte melding van een misstand zorgvuldig, vertrouwelijk, met de vereiste voortvarendheid, onpartijdig, onafhankelijk en deskundig uitgevoerd. Bij het verrichten van een onderzoek worden enkele uitgangspunten gehanteerd. Hierbij worden onder meer de beginselen van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) in acht genomen. Deze uitgangspunten zijn: • • • • • •

Onafhankelijkheid. Rechtmatig vergaren van gegevens en geen gebruik van onrechtmatig vergaarde gegevens. Proportionaliteit en subsidiariteit. Vrijwilligheid. Informeren betrokkene(n). Vastleggen van gegevens en mogelijkheid tot corrigeren van gegevens (toepassen hoor- en wederhoor).

Voor een nadere toelichting op voornoemde uitgangspunten wordt verwezen naar het ‘Incidenten Beleid’ van Delta Lloyd Groep. Ook voor overige informatie over het verrichten van een onderzoek (zoals onder meer de wijze en methode van onderzoek, het bewaren en beveiligen van onderzoeksgegevens) wordt verwezen naar het ‘Incidenten Beleid’. 9.3

Informeren melder Ontvangstbevestiging Het Meldpunt Integriteit stuurt een ontvangstbevestiging aan de medewerker die een misstand meldt (zie onder 9.1). Standpunt Het Meldpunt Integriteit informeert de melder over wat met de melding wordt gedaan. Zo geeft het Meldpunt Integriteit in ieder geval aan of al dan niet een onderzoek wordt gestart of dat sprake is van een melding van een misstand die niet onder het bereik van de Klokkenluiderregeling valt. Daarnaast informeert het Meldpunt Integriteit de melder tot welke stappen de melding (voorlopig) heeft geleid. Deze informatie tezamen wordt het ‘standpunt’ genoemd. Het standpunt wordt na ontvangst van de melding bij het Meldpunt Integriteit zo spoedig mogelijk verstrekt aan de melder. Onderzoek(sbevindingen) Het Meldpunt Integriteit houdt de melder van de misstand op de hoogte van de voortgang van het onderzoek en de verwachte tijdlijn van afronding van het onderzoek. Gedurende het onderzoek informeert het Meldpunt Integriteit de melder over de (voorlopige) resultaten van het onderzoek. Om onderzoek technische en/of –tactische redenen kan hiervan worden afgezien, een en ander ter beoordeling van het Meldpunt Integriteit.

Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

7

Na afronding van het onderzoek (inbegrepen na afronding van een eventueel strafrechtelijk onderzoek) informeert het Meldpunt Integriteit de melder over de bevindingen van het onderzoek en de eventuele maatregelen waartoe het onderzoek naar de misstand heeft geleid. 10.

Registreren en Rapporteren van meldingen Het Meldpunt Integriteit registreert gegevens over een melding van een misstand in een intern incidentenregister. Alleen specifiek daartoe geautoriseerde medewerkers van het Meldpunt Integriteit (en/of de afdeling Fraude & Criminaliteit Bestrijding) hebben toegang tot dat gedeelte van het incidentenregister waarin meldingen van misstanden uit hoofde van deze Klokkenluiderregeling worden geregistreerd. Het Meldpunt Integriteit deelt de bevindingen van het onderzoek mee aan de Raad van Bestuur (of indien aan de orde, aan de Raad van Commissarissen). Het verstrekken van informatie over gemelde misstanden vindt plaats onder geheimhouding van de identiteit van de melder. Het Audit Commitee van de Raad van Commissarissen van Delta Lloyd Groep wordt per kwartaal geïnformeerd over lopende en afgewikkelde onderzoeken naar gemelde misstanden. Ook wordt het Audit Committee geïnformeerd over het aantal verrichte meldingen in dat kwartaal. Dit om het comité in staat te stellen de hen opgedragen taak van gedegen risico management naar behoren uit te kunnen voeren. Bij het verstrekken van deze informatie wordt de identiteit van de melder niet vermeld. Het Meldpunt Integriteit meldt (meldingen van) misstanden aan de instanties waartoe zij dit verplicht is op basis van wettelijke voorschriften en/of waartoe zij zichzelf verplicht heeft op basis van gemaakte afspraken (zoals aan de toezichthouder en/of het Verbond van Verzekeraars). Melding aan deze instanties geschiedt onder geheimhouding van de identiteit van de melder.

11.

Bescherming van de melder 11.1

Rechtsbescherming en andere vormen van bescherming De bescherming die Delta Lloyd Groep aan medewerkers biedt, die te goeder trouw een misstand melden, is: • • • •

Het niet prijsgeven van de identiteit van de melder (zie onder 11.2). Het vertrouwelijk behandelen van de melding (zie onder 11.3). Het bieden van ondersteuning (het treffen van speciale maatregelen) als dit noodzakelijk is om de melder te beschermen (zie onder 11.4). Het bieden van rechtspositionele bescherming (zie onder 11.5).

Door Delta Lloyd Groep wordt alleen (rechts)bescherming geboden als sprake is van een medewerker die een misstand ‘te goeder trouw’ meldt (zie onder 11.6). Als de melder van een misstand zelf verwijtbaar betrokken is (geweest) bij de vermeende Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

8

(gemelde) onregelmatigheid of als een melder misbruik maakt van de mogelijkheid misstanden te melden of anderszins niet in overeenstemming met deze regeling handelt, is geen sprake van (rechts)bescherming (zie onder 11.7). 11.2

Niet prijsgeven identiteit melder Het Meldpunt Integriteit geeft de identiteit van de melder van een misstand niet prijs (zie ook onder 10 ‘Registreren en rapporteren van meldingen’). Een uitzondering hierop bestaat als: • • •

De melder met het bekend maken van zijn identiteit akkoord gaat. Delta Lloyd Groep de identiteit van de melder bekend moet maken uit hoofde van wet- en regelgeving. In de gevallen omschreven in 11.7.

Als Delta Lloyd Groep wordt gedwongen de identiteit van de melder prijs te geven, zoals hiervoor bedoeld, treedt het Meldpunt Integriteit direct in contact met de melder van de misstand en deelt deze mee dat zijn identiteit bekend moet worden gemaakt. Als de melder een verhoogd risico loopt op nadelige gevolgen als gevolg van het bekend maken van zijn identiteit, kan Delta Lloyd Groep speciale maatregelen treffen (zie onder 11.4). 11.3

Vertrouwelijk behandelen melding Een onderzoek naar een gemelde misstand kan impact hebben op (en/of potentieel schade toebrengen aan) zowel de melder van een misstand, de betrokkene in het onderzoek als Delta Lloyd Groep. Daarom zijn alle bij het onderzoek betrokken personen (waaronder onderzoekers van het Meldpunt Integriteit/de afdeling Fraude & Criminaliteit Bestrijding) verplicht tot geheimhouding. Over een onderzoek naar een misstand mogen alleen mededelingen worden gedaan aan derden, voor zover het noodzakelijk is dat deze op de hoogte worden gesteld in het kader van een functionele bijdrage aan het onderzoek (zoals juristen en/of directies). De mededelingen beperken zich tot datgene wat minimaal noodzakelijk is voor het op juiste wijze invulling kunnen geven aan de te leveren bijdrage. Ook van de medewerker die een misstand meldt, wordt verwacht dat deze zich zorgvuldig gedraagt gedurende en na afloop van de behandeling van de gemelde misstand. Hieronder wordt onder meer verstaan dat de melder van een misstand geheimhouding betracht over het feit dat een melding van een misstand is gedaan, over het feit dat een onderzoek naar deze misstand loopt of heeft gelopen, alsmede over al hetgeen aan de melder is medegedeeld over de behandeling en afhandeling van het onderzoek naar de gemelde misstand en de resultaten daarvan.

11.4

Speciale maatregelen Als Delta Lloyd Groep wordt gedwongen de identiteit van de melder prijs te geven (zie onder 11.2) en de melder een verhoogd risico loopt op nadelige gevolgen als gevolg van het bekend maken van zijn identiteit of er sprake is van een andere, zeer ernstige situatie (zie onder 11.1) kan Delta Lloyd Groep besluiten de melder van een misstand extra en/of specifieke ondersteuning te bieden. Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

9

Of en zo ja welke ondersteuning in een dergelijk geval noodzakelijk is, is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Per geval wordt een beoordeling gemaakt door de afdeling Fraude & Criminaliteit Bestrijding. Als speciale maatregelen noodzakelijk zijn, brengt de afdeling Fraude & Criminaliteit Bestrijding hierover een advies uit aan de Raad van Bestuur (of aan de Raad van Commissarissen als sprake is van een melding die betrekking heeft op het bestuur van Delta Lloyd Groep). De Raad van Bestuur neemt een beslissing hierover. 11.5

Bescherming rechtspositie Delta Lloyd Groep draagt er zorg voor dat een medewerker die een misstand te goeder trouw heeft gemeld op geen enkele wijze in zijn rechtspositie zal worden benadeeld als gevolg van de melding. Dit ongeacht of later blijkt of het vermoeden van de misstand terecht is geweest. Onder een benadeling van de rechtspositie wordt onder meer verstaan; ontslag, overplaatsing, het geven van een ongunstige beoordeling en het weigeren van verlof. Als een medewerker die een misstand heeft gemeld van mening is dat hij toch in zijn rechtspositie is benadeeld, kan hij daarover een klacht indienen bij het Meldpunt Integriteit. Het Meldpunt Integriteit onderzoekt deze klacht.

11.6

Voorwaarden verkrijgen (rechts)bescherming Delta Lloyd Groep biedt alleen (rechts)bescherming aan een medewerker die een misstand ‘te goeder trouw’ meldt. Daarvan is sprake als de melder formeel en materieel zorgvuldig juist handelt. Van formeel (procedureel) zorgvuldig handelen is sprake als de melder een misstand op de voorgeschreven wijze intern aan de orde stelt bij het Meldpunt Integriteit. Van materieel zorgvuldig handelen is sprake als de melding is gedaan over een misstand, waarvan de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn.

11.7

Geen (rechts)bescherming De melder van een misstand kan geen beroep doen op (rechts)bescherming als blijkt dat deze zelf verwijtbaar betrokken is (geweest) bij de vermeende (gemelde) onregelmatigheid. Daarnaast is geen sprake van (rechts)bescherming als een medewerker misbruik maakt van de mogelijkheid om misstanden te melden of als deze anderszins niet in overeenstemming met deze Klokkenluiderregeling handelt.

12.

Verwijzing naar andere documenten Relevante documentatie: • • •

Fraude Beleid. Incidenten Beleid. Maatregelen Beleid. Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

10

13.

Contact gegevens Voor (nadere) vragen over het beleid van de afdeling Fraude & Criminaliteit Bestrijding kunt u terecht bij Hanneke Rossino, manager Group Integrity/Fraude & Criminaliteit Bestrijding, telefoonnummer 020-5944037, [email protected].

14.

Versie beheer Deze versie is laatstelijk herzien op 23 oktober 2009 en vervangt de eerdere versie, daterend van maart 2005. De Klokkenluiderregeling is door de Raad van Bestuur goedgekeurd op 27 oktober 2009.

Delta Lloyd Groep – Klokkenluiderregeling

11