•III
fCUMSP00GETÉA
SMLOUVA
na provedení Analýzy outsourcingu tiskových služeb IMOKÁVSÍVOSŠ r/3KY K-.RAJ • K.RAJSK.Y ÚŘAD *•
Smluvní strany 1. Moravskoslezský kraj se sídlem: zastoupen: IČ: DIČ: bankovní spojení: číslo účtu: (dáiejen „objednatel")
]
;'
d S i . ť , S\i*,'JUVV (DODATKU}
'/";
i Blíh
:
v ~~
-y—,-—-
/Wf i ffr
\ "otéku. ' rok 28. října 117, 702 18 Ostrava ' ~ ~ Ing, Tomášem Kotyzou, ředitelem krajského úřadu 70890692 CZ70890692 Česká spořitelna, a.s. 274650676349/0800
-;-i
-j
;
| " "žkr.'odb." J
2. Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r. o. se sídlem: Brno - Židenice, Žarošická 4395/13, PSČ 62800 zastoupena: Michalem Vyjídákem, obchodním ředitelem oblasti IČ: 00176150 DIČ: CZ00176150 bankovní spojení: číslo účtu: Zapsána v obchodním rejstříku vedeným Krajským soudem v Brně, oddíí C, vložka 21999 (dále jen „zhotovitel") II. Základní ustanovení 1. Tato smlouvaje uzavřena dle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012, občanský zákoník (dále jen „občanský zákoník"); práva a povinnosti stran touto smlouvou neupravená se řídí přiměřeně ust. § 2586 a násl. občanského zákoníku. 2. Smluvní strany prohlašují, že údaje uvedené v čl. I této smlouvy jsou v souladu s právní skutečností v době uzavření smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů oznámí bez prodlení písemně druhé smluvní straně. Při změně identifikačních údajů smluvních stran včetně změny účtu není nutné uzavírat ke smlouvě dodatek. 3. Smluvní strany prohlašují, že osoby podepisující tuto smlouvu jsou k tomuto jednání oprávněny. 4. Zhotovitel prohlašuje, že je odborně způsobilý k zajištění předmětu plnění podle této smlouvy. III. Předmět a účel smlouvy 1*. Předmětem této smlouvy je zpracování Analýzy outsourcingu tiskových služeb Krajského úřadu Moravskoslezského kraje, dále též dílo.
2. Účelem této smlouvy je zajistit provedení díla dle specifikace uvedené v příloze č. 1 této smlouvy, a to tak, aby dílo mohlo sloužit jako podklad pro zpracování a vyhlášení následné veřejné zakázky na realizaci Outsourcingu tiskových služeb. 3. Zhotovitel se zavazuje dílo realizovat na svůj náklad a nebezpečí. 4. Objednatel se zavazuje dílo převzít. IV. Místo plnění, místo předání a doba plnění 1. Místem plnění dle této smlouvy je budova Krajského úřadu Moravskoslezského kraje, 28. října 117, 702 18 Ostrava. 2. Zhotovitel je povinen předat objednateli dílo v místě předání, kterým je místo plnění. 3. Zhotovitel je povinen dílo provést a předat objednateli ve lhůtě do 30. 6. 2015. 4. Dílo je provedeno, je-li dokončeno a předáno objednateli. Smluvní strany se dohodly, že objednatel není povinen dílo převzít, pokud toto vykazuje vady či nedodělky. V. Cena 1. Smluvní strany se dohodly, že zhotovitel provede a předá dílo objednateli bezúplatně. VI. Předání díla, vlastnické právo k předmětu díla a nebezpečí škody 1. Dílo přebírá objednatel prostřednictvím vedoucího odboru informatiky. 2. O předání a převzetí díla bude sepsán zhotovitelem Předávací protokol, který musí obsahovat minimálně tyto náležitosti: a) číslo Předávacího protokolu a datum jeho vyhotovení, b) číslo smlouvy a datum jejího uzavření, označení předmětu díla, c) název, sídlo, IČ a DIČ objednatele a zhotovitele, d) datum předání díla, e) prohlášení objednatele, že část dílo jako celek přejímá či nikoliv; pokud dílo nebude objednatelem převzato, bude uvedena specifikace vad díla, f) jméno, vlastnoruční podpis, kontaktní telefon a e-mail zástupců objednatele a zástupců zhotovitele. 3. Aby dílo bylo bez vad a nedodělků, musí být v souladu s požadavky této smlouvy, zejména pak s požadavky přílohy č. 1 této smlouvy. Pokud objednatel dílo nepřevezme, protože dílo obsahuje vady, je povinen specifikovat tyto vady v předávacím protokolu. 4. Zhotovitel a objednatel jsou oprávněni uvést v předávacím protokolu cokoliv, co budou považovat za nutné. 5. Vlastnické právo kvěci, která je předmětem díla, a nebezpečí škody na ní přechází na objednatele dnem převzetí díla objednatelem. VII. Práva a povinnosti smluvních stran 1. Objednatel je zejména povinen, poskytnout zhotoviteli součinnost nutnou k provedení díla.
&
2. Objednatel je oprávněn poskytnout výsledek díla třetím stranám. 3. Zhotovitel není oprávněn poskytnout výsledek díla ani jeho jakoukoliv část či údaj z něho jiným osobám než objednateli. 4. Zhotovitel je zejména povinen zachovávat mlčenlivost o plnění díla, tj. o postupu, průběhu a výsledcích plnění díla. Podklady, záznamy a informace získané či poskytnuté objednatelem v rámci plnění díla, bez ohledu na formu, v níž se nacházejí, je zhotovitel povinen zabezpečit a utajovat tak, aby se s nimi neseznámila a ani nemohla seznámit či přijít do styku třetí osoba. 5. Zhotovitel se zavazuje respektovat provozní řád budovy Krajského úřadu MSK a řídit se při poskytování plnění pokyny objednatele. Zhotovitel zajistí, aby jeho pracovníci, kteří budou přítomni v prostorách objednatele, dodržovali všechny bezpečnostní předpisy objednatele tak, jak s nimi byli seznámeni objednatelem. 6. Zhotovitel je povinen dbát při poskytování plnění dle této smlouvy na ochranu životního prostředí a dodržovat platné technické, bezpečnostní, zdravotní, hygienické a jiné předpisy včetně předpisů týkajících se ochrany životního prostředí. 7. Zhotovitel je povinen uhradit objednateli škodu, která mu vznikla porušením ustanovení této smlouvy. 8. Objednatel je oprávněn předmět smlouvy užít ve smyslu ustanovení § 2371 a násl. občanského zákoníku (dále též „licence"), a to: •
v původní nebo zpracované či jinak změněné podobě,
•
všemi způsoby užití,
9
v územně a množstevně neomezeném rozsahu, po dobu trvání majetkových práv kdílu.
Objednatel není povinen udělenou licenci využít. Licence se poskytuje bezúplatně. VIII. Zánik smlouvy 1. Smluvní strany se dohodly, že smlouva zaniká: a) Dohodou smluvních stran. b) Jednostranným odstoupením od smlouvy, a to i bez udání důvodů. IX. Závěrečná ustanovení 1. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti dnem, kdy vyjádření souhlasu s obsahem návrhu smlouvy dojde druhé smluvní straně. 2. Doplňování nebo změnu této smlouvy lze provádět jen se souhlasem obou smluvních stran, a to pouze formou písemných, vzestupně číslovaných a takto označených dodatků. 3. Zhotovitel nemůže bez souhlasu objednatele postoupit svá práva a povinnosti plynoucí z této smlouvy třetí straně. 4. Tato smlouva je vyhotovena ve 4 stejnopisech s platností originálu, přičemž objednatel obdrží 3 a zhotovitel 1 její vyhotovení. 5. Zhotovitel bere na vědomí a výslovně souhlasí s tím, že smlouva včetně příloh a případných dodatků bude zveřejněna na oficiálních webových stránkách Moravskoslezského kraje. Je-li zhotovitel fyzickou osobou, bude smlouva zveřejněna
po anonymizaci provedené vsouladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 6. Nedílnou součástí této smlouvy je příloha č. 1 - „Technická specifikace předmětu smlouvy na provedení Analýzy outsourcingu tiskových služeb". V Ostravě dne:
03. 06. 2015
V
ftt~&
dne: ť -'~Z*J~
za objednatele Ing. Tomáš Kotyza ředitel krajského úřadu •ONICAMINOLTA -
-^OVSISQ
•ť > Í 3 3 1 5 1 1 1
//,
%I
Příloha č. 1:
Technická specifikace předmětu smlouvy na provedení analýzy "Outsourcingu tiskových služeb" Předmětem smlouvy je zpracování „Analýzy outsourcingu tiskových služeb" Krajského úřadu Moravskoslezského kraje, dále též „Analýza".
1) Požadavky pro zpracování „Analýzy", očekávání „Analýza" bude řešit outsourcing tisku pouze pro Krajský úřad Moravskoslezského kraje, dále též „Kraje", tj. lokalitu sídla „Kraje" 28. října 117, 702 18 Ostrava. Analýza se nebude týkat „Kraje" jako korporace, tj. nebude se týkat organizací „Krajem" vlastněných nebo zřizovaných. Objednatel se však chystá v horizontu dvou let na „Kraj" jako korporaci., tj. na organizace krajem vlastněné či zřizované, outsourcing tiskových služeb rozšířit. Návrhová část „Analýzy" musí tento záměr objednatele respektovat a zohlednit. a) Výstupy analýzy budou optimalizovat tiskové prostředí objednatele způsobem: o
V cílovém stavu jsou veškerá tisková zařízení ve vlastnictví externího dodavatele tiskových služeb, který garantuje jejich optimalizované nasazení, profylaxi a servis, dodávky spotřebního materiálu, včetně personálního zajištění obsluhy a provozu tiskových zařízení a služeb.
o
Objednatel se v cílovém stavu nestará o technologie a nákup používaných zařízení, jejich údržbu, profylaxi, servis, nesleduje životnost zařízení, jejich vytížení, odpisy apod.
o
Objednatel se v cílovém stavu nestará o spotřební materiál a logistiku jeho dodávek, včetně objednání, skladování a likvidace náplní.
o
Náklady za tisk jsou nastaveny jako variabilní v závislosti na počtu skutečně vytištěných či nakopírovaných stran objednatelem v daném období, přičemž je lhostejno, na jakém zařízení k tisku dochází. Zohlednit různé cenové hladiny tištěných či kopírovaných stran lze pouze z hlediska barevnosti tisku a jeho formátu, případně kvality použitého papíru (bílý, recyklovaný, fotografický apod.).
o
Objednatel očekává snížení nákladů na přímý tisk a služby spojené sjeho provozem a zvýšení přesnosti plánování nákladů na tisk v porovnání se stávajícím stavem (tj. se stavem, kdy si tyto dále zajišťuje vlastními silami).
b) „Analýza" bude řešit outsourcing ve třech základních oblastech: o
Hardware (tiskárny, multifunkční zařízení, kopírky ...) -
Návrh vhodných parametrů tiskových zařízení, včetně formátové velkosti a barevnosti, návrh jejich optimálního počtu a rozmístění návrh jejich vhodné konfigurace a kvality.
°
Software (aplikace dohledových, monitorovacích a evidenčních systémů...) - Návrh vhodných funkcionalit a aplikací, jejich konfigurací a výstupů.
o
Služby (zajištění provozu tiskových systémů a dodávek spotřebního materiálu ...) - Návrh způsobu zajištění údržby, oprav a profylaxí tiskových zařízení (včetně zprovoznění vadných zařízení v intervalu několika hodin od vzniku závady interval musí odrážet reálný stav a potřeby objednatele versus výše nákladů, -
Návrh způsobu zajištění plynulých dodávek tonerů a papíru (předpoklad nepřetržitých dodávek),
-
návrh způsobu vedení evidence tisků a kopií dle jednotlivých uživatelů a organizačních jednotek, identifikace nákladů dle uživatele či jednotky, monitoringu systému.
c) „Analýza" bude obsahovat přílohy: o
Příloha c. 1: Postup rozšíření outsourcingu tiskových služeb na „Kraj" jako korporaci. „Analýza" dle této smlouvy řeší pouze Krajský úřad „Kraje". Objednatel se však chystá v horizontu dvou let rozšířit outsourcing tiskových služeb na „Kraj" jako korporaci, tj. na organizace krajem vlastněné či zřizované. Zpracovatel uvede v příloze č. 1 „Analýzy" postup realizace tohoto rozšíření tak, aby Objednatel nebyl pri rozšiřování outsourcingu tiskových služeb v kolizi s předchozí realizací outsourcingu tiskových služeb Krajského úřadu „Kraje" dle „Analýzy". Cílovým stavem postupu dle návrhu v příloze č. 1 bude outsourcing tiskových služeb realizovaný na Krajském úřadu a všech organizacích „Kraje", poskytovaným jedním externím subjektem. Pozn.: Obsahem přílohy č. I „Analýzy" nebude analýza stavu tiskových služeb jednotlivých krajských organizací ani návrh způsobu realizace outsourcingu tiskových služeb na jednotlivých konkrétních krajských organizacích. Toto bude řešit analýza, která bude rozšíření outsourcingu na organizace „Kraje" předcházet a která bude jedním z kroků postupu, který zpracovatel v příloze č. I „Analýzy" navrhne.
o
Příloha č. 2: Návrh technické specifikace veřejné zakázky na outsourcing tiskových služeb. „Analýza" díe této smlouvy bude pro objednatele podkladem pro vyhlášení veřejné zakázky na realizaci outsourcingu tiskových služeb dle návrhů „Analýzy". Zpracovatel uvede v příloze č. 2 „Analýzy" návrh věcné a technické specifikace připravované veřejné zakázky, respektující závěry „Analýzy".
2) Požadavky na strukturu „Analýzy" „Analýza" musí obsahovat ve své struktuře minimálně tyto části: a)
Úvod Popis účelu a předmětu Analýzy, způsobu jejího zpracování a použité metodiky
b)
Popis stávajícího stavu Popis aktuálního stavu zajištění tiskových služeb objednatele z hlediska věcného (používaná zařízení a jejich rozmístění, software, služby, logistika zajištění spotřebního materiálu apod.) i finančního (dílčí i celkové náklady na jednotlivé komponenty tiskových zařízení a služeb). Podklady pro zpracování této části dodá objednatel dle požadavků zpracovatele. Zpracovatel bude mít rovněž možnost seznámit se s aktuálním stavem přímo v sídle objednatele.
c)
Návrhová část Návrh cílového stavu řešení tiskových služeb objednatele dle článku 1 této technické specifikace předmětu smlouvy, včetně předpokládaných nákladů vjednotlivých letech.
d)
Analytická část Finanční i věcná analýza výhod či nevýhod cílového stavu řešení v porovnání se současným stavem.
e)
ZávĚr / manažerské shrnutí Stručné shrnutí výstupů, závěrů a doporučení „Analýzy", včetně finanční stránky řešení.
f)
Příloha č. 1 Postupu rozšíření outsourcingu tiskových služeb na „Kraj" jako korporaci
g)
Příloha č. 2: Návrh technické specifikace veřejné zakázky na outsourcing tiskových služeb
.
V Ostravě dne:
03. 06. 2015
v
A,
i^CJ*
dne:
£f-r-U>r
'zhotovitele-:
za objednatele KONICA MINO! A
Ing. Tomáš Kotyza
Miehále/Vyjídák
obchodní ředitel oblasti
ředitel krajského úřadu / c%yj ::-Lř> •:
' -Aby
A7j
A'
