Raadsvergadering B&s!u!t:-
H E E R H U C 5 0
Agendanr. Voorstelnr. Onderwerp
W A
/\
R D
122APR2008 Nrv^W^A \^>
13 2008-041 vov.^ Raadsinformatiesysteem, pilot uitzenden raadsvergaderingen via internet
V-VX^VJ - ^^
Q,
Aan de raad, Heerhugowaard, 25 maart 2008
Beknopt voorstel In de raadsvergadering van 13 november 2007 heeft de raad een motie aangenomen om te komen tot een pilot uitzenden van raadsvergaderingen via internet. In het raadsconvent van 4 december jl. is de nadere precisering van de opdracht van de raad aan de orde geweest a.d.h.v. een drietal opties, t.w.: 1. pilot van 4 x uitzenden raadsvergaderingen op internet als proef zonder verder vervolg; 2. pilot plus daarna startnotitie hoe verder; 3. ontwikkelen lange termijn visie op Raadsinformatiesysteem (RIS) met korte termijn doelen. Na overleg binnen de fracties hebben de fractievoorzitters in het Raadsconvent van 8 januari jl. in meerderheid aangegeven te kiezen voor optie 1. Concreet wordt u dan ook het volgende voorgesteld: • 4 x uitzenden raadsvergaderingen via internet. Het betreft de volgende raadsvergaderingen: 27 mei 2008, 26 juni 2008 (behandeling voorjaarsnota 2008), 23 September 2008 en 6 november 2008 (begrotingsraad). kosten 20.000,- euro, eenmalig te dekken uit het onderzoeksbudget 2008 van de raad; doel: gewoon even uitproberen hoe het bevalt; onderliggende vragen voor de evaluatie van de proef: werkt de techniek? bei'nvloeden camera's sfeer en werkwijze raad? hoeveel mensen kijken er naar (live en op een ander tijdstip via archieffunctie) en wat vinden ze er van? Toelichtinq Onderstaand wordt ingegaan op: stand van zaken Raadsinformatiesysteem; keuzes bij verdere doorontwikkeling Raadsinformatiesysteem; de volgende stap: audiovisuele verslaglegging wat wil de raad? wat wil het college? de keuzes; het voorstel; communicatie Stand van zaken Raadsinformatiesysteem In 2003 is begonnen met het ontwikkelen van het Raadsinformatiesysteem op de gemeentelijke website. Begin 2004 is de vernieuwde website van de gemeente opgeleverd, inclusief een zogenaamd Raads Informatie Systeem (verder RIS). Tot medio 2005 is dit systeem rechtstreeks gevuld met bestuurlijke documenten. Met de komst van het Documentair Informatie Systeem (verder DIS) is er voor gekozen het RIS indirect te vullen vanuit het DIS.
H
Het RIS maakt het mogelijk om bestuuiiijke documenten van raad, college en commissies te doorzoeken via de gemeentelijke website. Documenten kunnen gezocht worden op basis van de inhoud (zoeken op een woord etc.) en/of de kenmerken (zoeken op bestuursorgaan etc.). Op basis van de toegekende kenmerken is het ook mogelijk om een deel van de documenten enkel voor de raadsleden ter beschikking te stellen via de verder openbare website. In eerste instantie zijn de documenten rechtstreeks opgevoerd in het Post en Archief systeem van de gemeente (verder P&A) en vervolgens in het RIS van de website. Voordeel van deze werkwijze is dat het RIS gecontroleerd gevuld werd. Dit was echter een behoorlijk tijdrovend proces. Met de vervanging van P&A in 2006 door het Documentair Informatie Systeem (DIS) ontstond de mogelijkheid om het RIS indirect te vullen. De documenten met de daarbij horende kenmerken worden automatisch doorgezonden naar het RIS. Dit betekent een aanzienlijke besparing van tijd. Nadeel is dat er minder controle is op het publicatieproces. In 2006 is gebleken dat de publicatie van documenten vanuit het DIS en het inlezen op de website de nodige knelpunten opleverde. De koppeling, die bestaat uit een dagelijks verlopende opeenvolging van stappen (a-synchroon), is niet betrouwbaar gebleken, met als gevolg onvolledige en geen up to date informatievoorziening op de gemeentelijke website voor wat betreft de bestuurlijke informatie. In januari 2007 heeft het Raadsconvent besloten niet verder te gaan met de doorontwikkeling van het RIS zolang de hiervoor beschreven problemen niet zijn opgelost. Vervolgens is in 2007 hard gewerkt aan een softwaretechnische oplossing door de leveranciers van DIS en de gemeentelijke website. Dit heeft geresulteerd in het creeren van een tussenlaag van documenten met hun kenmerken die altijd beschikbaar is voor de website (synchroon) om de betrouwbaarheid van de tijdige en juiste informatievoorziening op de gemeentelijke website te kunnen waarborgen. Na een uitvoerige testfase kon februari 2008 worden geconcludeerd dat de betrouwbaarheidsproblemen zijn opgelost. In vervolg hierop is in februari 2008 de informatie op het besloten deel van de website voor raadsleden gecorrigeerd, geschoond en up to date gemaakt. De volgende informatie staat nu op de website: Informatie over: bestuurlijke vernieuwing werkwijze raad en commissies samenstelling raad en commissies rekenkamercommissie raadsinformatiemarkten
Samenstelling politieke partijen plus link naar website politieke partijen
Vergaderschema's commissies en raad Agenda's commissies en raad Vergaderstukken raad Uitkomsten commissievergaderingen en raadsvergaderingen Notulen commissievergaderingen en raadsvergaderingen Raadsbesluiten Besloten deel website voor raadsleden met de volgende informatie: Handreiking raadsleden m.b.t. de instrumenten die de raad(sleden) ten dienste staan Overzicht stand van zaken afwikkeling moties Overzicht vragen gesteld door raadsleden aan college i.h.k.v. het schriftelijk vragenrecht raadsleden en de antwoorden daarop Informatie en documenten budgetcyclus Overzicht vragen en antwoorden voorjaarsnota en begrotingsraad Verslagen auditcommissie Overzicht bijeenkomsten waarvoor raads- en commissieleden zijn uitgenodigd
Met ingang van de maand april 2008 zullen, net zoals dat het geval is bij de raadsagenda's, aan de agenda's van de raadscommissies de vergaderstukken worden "gehangen", zodat belangstellenden de agenda en de commissiestukken van de gemeentelijke website kunnen halen. De volgende stap die nu gezet kan worden is invulling geven aan de wens van de raad om als proef raadsvergaderingen te gaan uitzenden via internet, waarover verderop in deze nota meer.
Keuzes bii verdere ontwikkeling van het Raadsinformatiesysteem Bij de verdere ontwikkeling van het RIS is het van belang vast te stellen wat met het RIS wordt beoogd, t.w.: - digitaal raadpleeginstrument voor raadsleden en inwoners in beeld, geluid en tekst; - interactief instrument om de dialoog aan te gaan met inwoners over tal van onderwerpen die betrekking hebben op de lokale gemeenschap. De spanning tussen publieksgerichtheid en formele verantwoordelijkheid - ofwel voorlichtingsfunctie versus archieffunctie - noodzaakt tot het maken van keuzes waarvoor audiovisuele verslaglegging wordt ingezet. Beide doelen kunnen niet in een en hetzelfde systeem worden verenigd. Keuzes zullen dan ook gemaakt moeten worden. De volgende stap: audio-visuele verslaglegging Audiovisuele verslaglegging is een volgende stap om raadsvergaderingen voor een breder publiek toegankelijker te maken, zowel "live" als via de archieffunctie. Het verhoogd zowel de toegankelijkheid als de begrijpelijkheid van de schriftelijke verslaglegging. Een ander belangrijk voordeel van audiovisuele verslaglegging is dat de resultaten van een vergadering nu veel sneller voor een breder publiek naar buiten kunnen worden gebracht dan voorheen het geval was. De inzet van audiovisuele verslaglegging vergroot dus ook de beschikbaarheid van bestuurlijke informatie. De markt voor audiovisuele verslaglegging bij gemeenten is relatief jong en kent een beperkt aantal aanbieder (vier). Er zijn zo'n 10 gemeenten die gebruik maken van audiovisuele verslaglegging. Dit biedt kansen om vemieuwend bezig te zijn (Heerhugowaard: Stad van kansen), maar dat betekent ook dat niet alles uitgekristalliseerd is. Voor uw beeldvorming is als bijlage bij dit voorstel een rapport gevoegd dat vorig jaar in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties is gemaakt naar audiovisuele verslaglegging bij provincies en gemeenten. Met de uitkomsten van dit rapport kunnen wij ons voordeel doen bij de verdere uitwerking van audiovisuele verslaglegging. Wat wil de raad? Wat de Raad wil is verwoord in de motie die door GroenLinks is ingediend in de raadsvergadering van 13 november 2007 en unaniem door de raad is aangenomen. De tekst van motie 6 (pilot internetuitzendingen raadsvergaderingen) luidt als volgt De raad van de gemeente Heerhugowaard in vergadering bijeen op 13 november 2007; Overwegende dat: het volgens de wethouder mogelijk is om ook zonder dat het informatiesysteem op orde is voor wat betreft de gemeentelijke website van start te kunnen gaan met een pilot van het uitzenden van raadsvergaderingen, roept het college op zich in te spannen om in het eerste kwartaal 2008 te starten met de pilot uitzenden raadsvergaderingen. En gaat over tot de orde van de dag. Ondertekend door de 2 fractieleden van GroenLinks Wat wil het college? Wat het college wil is verwoord in de Voorjaarsnota 2007. In de Voorjaarsnota 2007 is de volgende tekst opgenomen: in 2007 op orde krijgen van het Raadsinformatiesysteem en borgen; vervolgstap: uitzenden van raadsvergaderingen op internet. Of dit met geluid en/of beeldsignalen wordt is nog vaag. De keuzes Om de raad zo goed mogelijk te bedienen is in het raadsconvent van 4 december jl. de nadere precisering van de opdracht van de raad aan de orde geweest a.d.h.v. een drietal opties, t.w.: 1. pilot van 4x uitzenden raadsvergaderingen op internet als proef zonder verder vervolg; 2. pilot plus daarna startnotitie hoe verder; 3. ontwikkelen lange termijn visie op Raadsinformatiesysteem (RIS) met korte termijn doelen.
Optie 1: pilot van 4x uitzenden raadsverqaderinqen op internet als proef zonder verder vervolq De kernpunten van optie 1 zijn: 4 x uitzenden raadsvergaderingen via internet. kosten 20.000,- euro; doel: gewoon even uitproberen hoe het bevalt; onderliggende vragen voor de evaluatie van de proef: werkt de techniek? be'invloeden camera's sfeer en werkwijze raad? hoeveel mensen kijken er naar (live en op een ander tijdstip via archieffunctie) en wat vinden ze er van? Optie 2: pilot plus daarna startnotitie hoe verder De kernpunten van optie 2 zijn: Doel: koers bepalen voor de korte en middellange termijn; "state of art" informatievoorziening staat centraal; achterliggende gedachte: verbeteren huidige dienstverlening; gemeente als toegangspoort tot de gehele overheid; geen kostenbesparingen wel meer kosten, waaronder personele kosten; bereidheid om tenminste tussen de 50.000 en 100.000 euro structureel te investeren. Optie 3: ontwikkelen lange termijnvisie met korte termijn doelen (waaronder een pilot) De kernpunten van optie 3 zijn: doel: koers bepalen voor de korte, middellange en lange termijn; vanuit gedachte aan interactieve dialoog via het web over maatschappelijke vraagstukken gaat "state of art" informatievoorziening vooraf; geen kostenbesparingen wel meer kosten, waaronder personele kosten; bereidheid om tenminste tussen de 50.000 en 100.000 euro structureel te investeren. Na overleg binnen de fracties hebben de fractievoorzitters in het Raadsconvent van 8 januari jl. in meerderheid aangegeven te kiezen voor optie 1. Het voorstel Gelet op de voorkeur van de fractievoorzitters om in meerderheid te kiezen voor optie 1 stellen wij u dan ook concreet het volgende voor: 4 x uitzenden raadsvergaderingen via internet. Het betreft de volgende raadsvergaderingen: 27 mei 2008, 26 juni 2008 (behandeling voorjaarsnota 2008), 23 September 2008 en 6 november 2008 (begrotingsraad); kosten 20.000,- euro, eenmalig te dekken uit het onderzoeksbudget 2008 van de raad; doel: gewoon even uitproberen hoe het bevalt; onderliggende vragen voor de evaluatie van de proef: werkt de techniek? be'invloeden camera's sfeer en werkwijze raad? hoeveel mensen kijken er naar (live en op een ander tijdstip via archieffunctie) en wat vinden ze er van? In dit kader wordt nog opgemerkt, ten aanzien van de dekking van de kosten van de proef, dat met dit voorstel eenmalig beslag wordt gelegd op het beschikbare onderzoeksbudget van de raad, waardoor de raad geen budget meer beschikbaar heeft in 2008 voor (andere) onderzoeken.
Communicatie Om de pilot goed onder de aandacht te brengen van de inwoners en om achteraf de pilot te kunnen evalueren is een adequaat communicatieplan onontbeerlijk. Hiervoor zullen wij dan ook zorgen. Burgemeester en wethouders van Heerhugowaard, De secretaris, 1>
de burgemeester,
Advies commissie Middelen d.d. 7 apjtf'2007:,/ Bespreekstuk
E E R H U <3 O
\A/A A R D
Nr. 2008-041
de Raad van de gemeente Heerhugowaard; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25 maart 2008 gelet op het standpunt van het raadsconvent d.d. 8 januari 2008; gelet op het advies van de commissie Middelen d.d. 7 april 2008; gelet op het unaniem door de raad aangenomen amendement D (bijgevoegd); besl u it -
in te stemmen met optie 1, t.w.: het vier maal uitzenden van raadsvergaderingen via internet in 2008 bij wijze van proef; de raadsvergaderingen van 27 mei 2008, 26 juni 2008 (behandeling voorjaarsnota 2008), 23 September 2008 en 6 november 2008 (begrotingsraad) uit te zenden via internet; de aan de pilot verbonden kosten van 20.000 euro eenmalig te dekken uit het onderzoeksbudget 2008 van de raad; de proef te evalueren na afronding van de pilot, waarbij de volgende onderzoeksvragen centraal staan: werkt de techniek? be'invloeden camera's sfeer en werkwijze raad? hoeveel mensen kijken er naar (live en op een ander tijdstip via archieffunctie) en wat vinden ze er van?
Heerhugowaard, 22 april 2008 De Raad voornoemd, riffier,
de voorzitter,
H.
O.
Amendement
Agendapunt: 13 Voorstelnr.2008-041:
Heerhugowaardse Onafhankelijke
P.
H.
Partij
^ ^ cJS is.«y.v.^>>
O.
^-a
o
V) y
Raadsinformatiesysteem, pilot uitzenden raadsvergaderingen via internet De Raad van de gemeente Heerhugowaard in vergadering bijeen op 22 april 2008; Ondergetekenden stellen voor het besluit onder het derde aandachtstreepje; de aan het pilot verbonden kosten van 20.000 euro eenmalig te dekken uit het onderzoekbudget 2008 van de raad, als volgt te wijzigen: de aan het pilot verbonden kosten van 20.000 euro ten laste te brengen van de Algemene Middelen en dit via begrotingswijziging in 2008 te regelen.
Toelichting: Het jaarlijks voor de raad beschikbare onderzoeksbudget is in de afgelopen jaren niet door de raad besteed. Dit betekent dat de niet bestede gelden van de jaariijkse onderzoeksbudgetten, weer terugvloeide naar de Algemene Middelen. Dat door de pilot uitzenden van vier Raadsvergaderingen het onderzoeksbudget van de Raad voor 2008 in zijn geheel wordt besteed, waardoor de raad in 2008 geen nieuwe onderzoeken kan opstarten. Dit is naar onze mening onverteerbaar, ook gezien de controlerende taak van de raad, dat de raad wordt belemmerd in het opstarten van een eventueel onderzoek in 2008, omdat er geen budget meer zou zijn.
K ^ \ ^ «\<.o <& *<-»v*>
* ) Agenda nr. Voorstel nr. Onderwerp
13 2008 - 041 Raadsinformatiesysteem, pilot uitzenden raadsvergaderingen via internet
AMENDEMENT De ondergetekenden, leden van de raad van de gemeente Heerhugowaard, stellen voor het ontwerpbesluit van het College van Burgemeester en Wethouders aan te vullen met: Tijdens de pilot wordt na elke uitzending aan de inwoners uit Heerhugowaard gevraagd een kort vragenlijstje te beantwoorden. Inhoudelijk geeft deze enquete ons inzicht over: 1. De bevindingen over het AudioA/isueel archief en de indexering daarbij; 2. Is de techniek laagdrempelig om uitzendingen te kunnen volgen; 3. Is deze techniek additief op de huidige mogelijkheden om politieke afwegingen te kunnen inzien; 4. Is het additief ten opzichte van de huidige schriftelijke verslaglegging; 5. Het kunnen bepalen wat de minimale eisen met betrekking op beeld en geluid moeten zijn om te voldoen aan de verwachtingen van de inwoners. Toelichting: Met deze proef willen wij inzicht krijgen of het archiveren en uitzenden van raadsvergaderingen een grotere politieke betrokkenheid bevordert bij de inwoners van Heerhugowaard. De ervaringen in het land met het uitzenden van Raadsvergaderingen via internet zijn nog niet voldoende onderzocht. Er is nog geen 'Do en Don't' lijstje voor het toepassen van deze techniek. Voortzetten van het uitzenden van raadsvergaderingen via internet is afhankelijk van de ervaringen van deze pilot met 4 uitzendingen. Het instellen van een enquete is daarom een noodzakelijk meetinstrument. Gedaan in de openbare Raadsvergadering van 22 april 2008 Fractie Burgerbelang
Fractie CDA
Fractie Christen Unie
Fractie PvdA
Fractie W D
Fractie Groenlinks
OS
H E E R H U C 3 0
W
A A R D
P M o f t .o V^U BESTUURSDIENST / ADVIES AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Reg. nummer: Paraaf sectordirecteur Portefeuillehouder H. v.d. Heiligenberg Datum: 18-3-2008 Paraaf sectorcontroller Agenda Openbaar B&W d.d. 25-3-2008 Sector/afd.: stafmedewerker Actieve informatie$ gemeentesecretaris plicht . Nee Steller: J.M. Hoogland (445) Onderwerp: Raadsinformatiesysteem, pilot uitzenden raadsvergaderingen & via internet Probleemstellinq: In de raadsvergadering van 13 november 2007 heeft de raad een motie aangenomen om te komen tot een pilot uitzenden van raadsvergaderingen via internet. In het raadsconvent van 4 december jl. is de nadere precisering van de opdracht van de raad aan de orde geweest a.d.h.v. een drietal opties, t.w.: 1. pilot van 4 x uitzenden raadsvergaderingen op internet als proef zonder verder vervolg; 2. pilot plus daarna startnotitie hoe verder; 3. ontwikkelen lange termijn visie op Raadsinformatiesysteem (RIS) met korte termijn doelen. Na overleg binnen de fracties hebben de fractievoorzitters in het Raadsconvent van 8 januari jl. in meerderheid aangegeven te kiezen voor optie 1. Geadviseerde beslissing: In te stemmen met bijgaand raadsvoorstel, inhoudende: • 4 x uitzenden raadsvergaderingen via internet. Het betreft de volgende raadsvergaderingen: 27 mei 2008, 26 juni 2008 (behandeling voorjaarsnota 2008), 23 September 2008 en 6 november 2008 (begrotingsraad). kosten 20.000,- euro, eenmaiig te dekken uit het onderzoeksbudget 2008 van de raad; doel: gewoon even uitproberen hoe het bevalt; onderliggende vragen voor de evaluatie van de proef: werkt de techniek? be'fnvloeden camera's sfeer en werkwijze raad? hoeveel mensen kijken er naar (live en op een ander tijdstip via archieffunctie) en wat vinden ze er van.
S Akkoord/Vka
B
W
W
w
1,v f /
(
V
w
B&wd.d.2 5MRTM)8
Embargo tot:
Nummer: Q Opmerking:
Beslissing:
Conform advies Commfesle: m i d c k ^ Datum : 3 /o M / 6 ( S
Bestuit
Advies van commissie: Middelen d.d. 7-4-2008 Ter inzage voor: Kopie voorstel/besluit naar:
:ks££^H
Raadsbehandeling d.d. 22-4-2008 Begrotingswijziging: nee Na afhandeling naar Centraal archief nee
(BESTUURSDIENST / ADVIES AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Onderwerp:
Raadsinformatiesysteem, pilot uitzenden raadsvergaderingen via internet
Bevat het advies alle elementen? Raadpleeg hiervoor de checklist voor B&W-adviezen Toelichting: Kortheidshalve wordt verwezen naar bijgaand raadsvoorstel.
J.M. Hoogland, stafmedewerkergemeentesecretaris
o6
H E E R H U C S O
Agendanr. Voorstelnr. Onderwerp
W
A A R D
Voorstelnummer Raadsinformatiesysteem, pilot uitzenden raadsvergaderingen via internet
Aan de raad, Heerhugowaard, 25 maart 2008
Beknopt voorstel In de raadsvergadering van 13 november 2007 heeft de raad een motie aangenomen om te komen tot een pilot uitzenden van raadsvergaderingen via internet. In het raadsconvent van 4 december jl. is de nadere precisering van de opdracht van de raad aan de orde geweest a.d.h.v. een drietal opties, t.w.: 1. pilot van 4 x uitzenden raadsvergaderingen op internet als proef zonder verder vervolg; 2. pilot plus daarna startnotitie hoe verder; 3. ontwikkelen lange termijn visie op Raadsinformatiesysteem (RIS) met korte termijn doelen. Na overleg binnen de fracties hebben de fractievoorzitters in het Raadsconvent van 8 januari jl. in meerderheid aangegeven te kiezen voor optie 1. Concreet wordt u dan ook het volgende voorgesteld: • 4 x uitzenden raadsvergaderingen via internet. Het betreft de volgende raadsvergaderingen: 27 mei 2008, 26 juni 2008 (behandeling voorjaarsnota 2008), 23 September 2008 en 6 november 2008 (begrotingsraad). kosten 20.000,- euro, eenmalig te dekken uit het onderzoeksbudget 2008 van de raad; doel: gewoon even uitproberen hoe het bevalt; onderliggende vragen voor de evaluatie van de proef: werkt de techniek? be'invloeden camera's sfeer en werkwijze raad? hoeveel mensen kijken er naar (live en op een ander tijdstip via archieffunctie) en wat vinden ze er van? Toelichtinq Onderstaand wordt ingegaan op: stand van zaken Raadsinformatiesysteem; keuzes bij verdere doorontwikkeling Raadsinformatiesysteem; de volgende stap: audiovisuele verslaglegging wat wil de raad? wat wil het college? de keuzes; het voorstel; communicatie Stand van zaken Raadsinformatiesysteem In 2003 is begonnen met het ontwikkelen van het Raadsinformatiesysteem op de gemeentelijke website. Begin 2004 is de vernieuwde website van de gemeente opgeleverd, inclusief een zogenaamd Raads Informatie Systeem (verder RIS). Tot medio 2005 is dit systeem rechtstreeks gevuld met bestuurlijke documenten. Met de komst van het Documentair Informatie Systeem (verder DIS) is er voor gekozen het RIS indirect te vullen vanuit het DIS.
Het RIS maakt het mogelijk om bestuurlijke documenten van raad, college en commissies te doorzoeken via de gemeentelijke website. Documenten kunnen gezocht worden op basis van de inhoud (zoeken op een woord etc.) en/of de kenmerken (zoeken op bestuursorgaan etc.). Op basis van de toegekende kenmerken is het ook mogelijk om een deel van de documenten enkel voor de raadsleden ter beschikking te stellen via de verder openbare website. In eerste instantie zijn de documenten rechtstreeks opgevoerd in het Post en Archief systeem van de gemeente (verder P&A) en vervolgens in het RIS van de website. Voordeel van deze werkwijze is dat het RIS gecontroleerd gevuld werd. Dit was echter een behoorlijk tijdrovend proces. Met de vervanging van P&A in 2006 door het Documentair Informatie Systeem (DIS) ontstond de mogelijkheid om het RIS indirect te vullen. De documenten met de daarbij horende kenmerken worden automatisch doorgezonden naar het RIS. Dit betekent een aanzienlijke besparing van tijd. Nadeel is dat er minder controle is op het publicatieproces. In 2006 is gebleken dat de publicatie van documenten vanuit het DIS en het inlezen op de website de nodige knelpunten opleverde. De koppeling, die bestaat uit een dagelijks verlopende opeenvolging van stappen (a-synchroon), is niet betrouwbaar gebleken, met als gevolg onvolledige en geen up to date informatievoorziening op de gemeentelijke website voor wat betreft de bestuurlijke informatie. In januari 2007 heeft het Raadsconvent besloten niet verder te gaan met de doorontwikkeling van het RIS zolang de hiervoor beschreven problemen niet zijn opgelost. Vervolgens is in 2007 hard gewerkt aan een softwaretechnische oplossing door de leveranciers van DIS en de gemeentelijke website. Dit heeft geresulteerd in het creeren van een tussenlaag van documenten met hun kenmerken die altijd beschikbaar is voor de website (synchroon) om de betrouwbaarheid van de tijdige en juiste informatievoorziening op de gemeentelijke website te kunnen waarborgen. Na een uitvoerige testfase kon februari 2008 worden geconcludeerd dat de betrouwbaarheidsproblemen zijn opgelost. In vervolg hierop is in februari 2008 de informatie op het besloten deel van de website voor raadsleden gecorrigeerd, geschoond en up to date gemaakt. De volgende informatie staat nu op de website: Informatie over: bestuurlijke vernieuwing werkwijze raad en commissies samenstelling raad en commissies rekenkamercommissie raadsinformatiemarkten
Samenstelling politieke partijen plus link naar website politieke partijen
Vergaderschema's commissies en raad Agenda's commissies en raad Vergaderstukken raad Uitkomsten commissievergaderingen en raadsvergaderingen Notulen commissievergaderingen en raadsvergaderingen Raadsbesluiten Besloten deel website voor raadsleden met de volgende informatie: Handreiking raadsleden m.b.t. de instrumenten die de raad(sleden) ten dienste staan Overzicht stand van zaken afwikkeling moties Overzicht vragen gesteld door raadsleden aan college i.h.k.v. het schriftelijk vragenrecht raadsleden en de antwoorden daarop Informatie en documenten budgetcyclus Overzicht vragen en antwoorden voorjaarsnota en begrotingsraad Verslagen auditcommissie Overzicht bijeenkomsten waarvoor raads- en commissieleden zijn uitgenodigd
Met ingang van de maand april 2008 zullen, net zoals dat het geval is bij de raadsagenda's, aan de agenda's van de raadscommissies de vergaderstukken worden "gehangen", zodat belangstellenden de agenda en de commissiestukken van de gemeentelijke website kunnen nalen. De volgende stap die nu gezet kan worden is invulling geven aan de wens van de raad om als proef raadsvergaderingen te gaan uitzenden via internet, waarover verderop in deze nota meer.
3 Keuzes bii verdere ontwikkeling van het Raadsinformatiesysteem Bij de verdere ontwikkeling van het RIS is het van belang vast te stellen wat met het RIS wordt beoogd, t.w.: - digitaal raadpleeginstrument voor raadsleden en inwoners in beeld, geluid en tekst; - interactief instrument om de dialoog aan te gaan met inwoners over tal van onderwerpen die betrekking hebben op de lokale gemeenschap. De spanning tussen publieksgerichtheid en formele verantwoordelijkheid - ofwel vooriichtingsfunctie versus archieffunctie - noodzaakt tot het maken van keuzes waarvoor audiovisuele verslaglegging wordt ingezet. Beide doelen kunnen niet in een en hetzelfde systeem worden verenigd. Keuzes zullen dan ook gemaakt moeten worden. De volqende stap: audio-visuele verslaglegging Audiovisuele verslaglegging is een volgende stap om raadsvergaderingen voor een breder publiek toegankelijker te maken, zowel "live" als via de archieffunctie. Het verhoogd zowel de toegankelijkheid als de begrijpelijkheid van de schriftelijke verslaglegging. Een ander belangrijk voordeel van audiovisuele verslaglegging is dat de resultaten van een vergadering nu veel sneller voor een breder publiek naar buiten kunnen worden gebracht dan voorheen het geval was. De inzet van audiovisuele verslaglegging vergroot dus ook de beschikbaarheid van bestuurlijke informatie. De markt voor audiovisuele verslaglegging bij gemeenten is relatief jong en kent een beperkt aantal aanbieder (vier). Erzijn zo'n 10 gemeenten die gebruik maken van audiovisuele verslaglegging. Dit biedt kansen om vernieuwend bezig te zijn (Heerhugowaard: Stad van kansen), maar dat betekent ook dat niet alles uitgekristalliseerd is. Voor uw beeldvorming is als bijlage bij dit voorstel een rapport gevoegd dat vorig jaar in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties is gemaakt naar audiovisuele verslaglegging bij provincies en gemeenten. Met de uitkomsten van dit rapport kunnen wij ons voordeel doen bij de verdere uitwerking van audiovisuele verslaglegging. Wat wil de raad? Wat de Raad wil is verwoord in de motie die door GroenLinks is ingediend in de raadsvergadering van 13 november 2007 en unaniem door de raad is aangenomen. De tekst van motie 6 (pilot internetuitzendingen raadsvergaderingen) luidt als volgt De raad van de gemeente Heerhugowaard in vergadering bijeen op 13 november 2007; Overwegende dat: het volgens de wethouder mogelijk is om ook zonderdat het informatiesysteem op orde is voor wat betreft de gemeentelijke website van start te kunnen gaan met een pilot van het uitzenden van raadsvergaderingen, roept het college op zich in te spannen om in het eerste kwartaal 2008 te starten met de pilot uitzenden raadsvergaderingen. En gaat over tot de orde van de dag. Ondertekend door de 2 fractieleden van GroenLinks Wat wil het college? Wat het college wil is verwoord in de Voorjaarsnota 2007. In de Voorjaarsnota 2007 is de volgende tekst opgenomen: in 2007 op orde krijgen van het Raadsinformatiesysteem en borgen; vervolgstap: uitzenden van raadsvergaderingen op internet. Of dit met geluid en/of beeldsignalen wordt is nog vaag. De keuzes Om de raad zo goed mogelijk te bedienen is in het raadsconvent van 4 december jl. de nadere precisering van de opdracht van de raad aan de orde geweest a.d.h.v. een drietal opties, t.w.: 1. pilot van 4x uitzenden raadsvergaderingen op internet als proef zonder verder vervolg; 2. pilot plus daama startnotitie hoe verder; 3. ontwikkelen lange termijn visie op Raadsinformatiesysteem (RIS) met korte termijn doelen.
4 Optie 1: pilot van 4x uitzenden raadsvergaderingen op internet als proef zonder verder vervolq De kernpunten van optie 1 zijn: 4 x uitzenden raadsvergaderingen via internet. kosten 20.000,- euro; doel: gewoon even uitproberen hoe het bevalt; onderliggende vragen voor de evaluatie van de proef: werkt de techniek? beTnvloeden camera's sfeer en werkwijze raad? hoeveel mensen kijken er naar (live en op een ander tijdstip via archieffunctie) en wat vinden ze er van? Optie 2: pilot plus daarna startnotitie hoe verder De kernpunten van optie 2 zijn: Doel: koers bepalen voor de korte en middellange termijn; "state of art" informatievoorziening staat centraal; achterliggende gedachte: verbeteren huidige dienstverlening; gemeente als toegangspoort tot de gehele overheid; geen kostenbesparingen wel meer kosten, waaronder personele kosten; bereidheid om tenminste tussen de 50.000 en 100.000 euro structureel te investeren. Optie 3: ontwikkelen lanqe termiinvisie met korte termijn doelen (waaronder een pilot) De kernpunten van optie 3 zijn: doel: koers bepalen voor de korte, middellange en lange termijn; vanuit gedachte aan interactieve dialoog via het web over maatschappelijke vraagstukken gaat "state of art" informatievoorziening vooraf; geen kostenbesparingen wel meer kosten, waaronder personele kosten; bereidheid om tenminste tussen de 50.000 en 100.000 euro structureel te investeren. Na overleg binnen de fracties hebben de fractievoorzitters in het Raadsconvent van 8 januari jl. in meerderheid aangegeven te kiezen voor optie 1. Het voorstel Gelet op de voorkeur van de fractievoorzitters om in meerderheid te kiezen voor optie 1 stellen wij u dan ook concreet het volgende voor: 4 x uitzenden raadsvergaderingen via internet. Het betreft de volgende raadsvergaderingen: 27 mei 2008, 26 juni 2008 (behandeling voorjaarsnota 2008), 23 September 2008 en 6 november 2008 (begrotingsraad); kosten 20.000,- euro, eenmalig te dekken uit het onderzoeksbudget 2008 van de raad; doel: gewoon even uitproberen hoe het bevalt; onderliggende vragen voor de evaluatie van de proef: werkt de techniek? beTnvloeden camera's sfeer en werkwijze raad? hoeveel mensen kijken er naar (live en op een ander tijdstip via archieffunctie) en wat vinden ze er van? In dit kader wordt nog opgemerkt, ten aanzien van de dekking van de kosten van de proef, dat met dit voorstel eenmalig beslag wordt gelegd op het beschikbare onderzoeksbudget van de raad, waardoor de raad geen budget meer beschikbaar heeft in 2008 voor (andere) onderzoeken. Communicatie Om de pilot goed onder de aandacht te brengen van de inwoners en om achteraf de pilot te kunnen evalueren is een adequaat communicatieplan onontbeerlijk. Hiervoor zullen wij dan ook zorgen. Burgemeester en wethouders van Heerhugowaard, De secretaris,
de burgemeester,
Advies commissie Middelen d.d. 7 april 2007:
H E E R H U C3 O \A/ /\ A R D
Nr. Voorstelnummer
de Raad van de gemeente Heerhugowaard; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25 maart 2008 gelet op het standpunt van het raadsconvent d.d. 8 januari 2008; gelet op het advies van de commissie Middelen d.d. 7 april 2008; b e s t u it -
-
in te stemmen met optie 1, t.w.: het vier maal uitzenden van raadsvergaderingen via internet in 2008 bij wijze van proef; de raadsvergaderingen van 27 mei 2008, 26 juni 2008 (behandeling voorjaarsnota 2008), 23 September 2008 en 6 november 2008 (begrotingsraad) uit te zenden via internet; de aan de pilot verbonden kosten van 20.000 euro eenmalig te dekken uit het onderzoeksbudget 2008 van de raad; de proef te evalueren na afronding van de pilot, waarbij de volgende onderzoeksvragen centraal staan: werkt de techniek? be'invloeden camera's sfeer en werkwijze raad? hoeveel mensen kijken er naar (live en op een ander tijdstip via archieffunctie) en wat vinden ze er van?
Heerhugowaard, 22 april 2008 De Raad voornoemd, de griffier,
de voorzitter,
2 BIJLAGE BIJ RAADSVOORSTEL PILOT UITZENDEN RAADSVERGADERINGEN VIA INTERNET Uitkomsten. trends en aartbevelingen die naar voren zijn gekomen uit het onderzoek dat in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties heeft plaatsgevonden naar audiovisuele verslagleqging van vertegenwoordiqende organen (provincies en gemeenten). De belangriikste uitkomsten van het onderzoek • Tien gemeenten in Nederiand maken gebruik van audiovisuele verslaglegging (situatie medio 2007). De groep van gemeenten die aan audioverslaglegging doen en dit ook uitzenden is aanzienlijk groter (67 gemeenten van de in totaal 443 gemeenten in Nederiand). Verder is opvallend dat als gekeken wordt naar gemeenten die ook live online videobeelden uitzenden het gaat om gemeenten die gemiddeld meer dan 290.000 inwoners hebben, met als grootste uitzondering de gemeente Oostzaan met 9200 inwoners. • Audiovisuele verslaglegging heeft een (beperkte) aanvullende waarde ten opzichte van schriftelijke verslaglegging. Die meerwaarde zit vooral in het bieden van een rijkere context voor de vaak nogal formele en saaie schriftelijke stukken. Het verhoogt zowel de toegankelijkheid als de begrijpelijkheid van de schriftelijke verslaglegging. Een ander belangrijk voordeel van audiovisuele verslaglegging is dat de resultaten van een vergadering nu veel sneller voor een breder publiek naar buiten kunnen worden gebracht dan voorheen het geval was. De inzet van audiovisuele verslaglegging vergroot in dat geval ook de beschikbaarheid van bestuuriijke informatie • Audiovisuele verslaglegging is voor haar toegankelijkheid in hoge mate afhankelijk van de aanwezigheid van (gedetailleerde) schriftelijke verslaglegging. Audio- en videoverslagen zijn in zichzelf slechts in beperkte mate op logische wijze te indexeren. Daarvoor is een koppeling wenselijk tussen de fragmenten en de index van de schriftelijke verslaglegging. Als de kwaliteit van de schriftelijke verslaglegging achteruit gaat, werkt dat onvermijdelijk door in de doorzoekbaarheid van de audiovisuele verslaglegging. Het probleem dat zich hierbij voordoet is dat in de meeste gevallen de systemen voor de twee soorten verslaglegging volledig gescheiden zijn. • Vanwege het beperkt aantal aanbieders op de markt voor audiovisuele verslaglegging bij vertegenwoordigende organen, t.w. 4, waarvan de grootste % van de markt in handen heeft, is het gebruik van video door Nederlandse vertegenwoordigende organen (nog) veel beperkter dan aanvankelijk was aangenomen. • Democratische toegankelijkheid van overheidsinformatie heeft vier dimensies in zich, te weten: beschikbaarheid, toegankelijkheid, begrijpelijkheid en verantwoordelijkheid. De laatste dimensie (verantwoordelijkheid) is een heikel punt in de relatie tussen audiovisuele en schriftelijke verslaglegging. Audiovisuele verslaglegging heeft geen enkele juridische status. Het is slechts een middel om de schriftelijke verslaglegging te kunnen maken ('geluidsdrager") of hooguit een contextuele aanvulling op die schriftelijke verslaglegging (de historische functie: het laat zien hoe een bepaald formeel besluit tot stand is gekomen). • als gemeenten zich strikt aan de webrichtlijnen houden is de functionaliteit van audiovisuele applicaties op de website voor niet-Microsoft browsers beperkt. Het is dan bijvoorbeeld niet mogelijk om een directe koppeling te maken tussen een bepaalde frame in een beeldfragment en de indexering van het back-end systeem. • Het lijkt in dit digitale tijdsgewricht, met de explosieve groei van toepassingen zoals Uitzendinggemist.nl en YouTube vrijwel onmogelijk om het (her)gebruik van digitaal gepubliceerde informatie of beelden te kunnen tegengaan. Controle willen uitoefenen op het gebruik van dergelijke informatie leidt volgens de onderzoekers vooral tot schijnzekerheden. De trends • Wanneer we kijken naar de verzadigingsgraad van de markt voor audiovisuele verslaglegging dan zien we dat slechts een beperkt (16%) gedeelte van de gemeenten op dit moment gebruik maakt van audio of audiovisuele verslaglegging. Als het gaat om de provincies dan is er een grotere verzadiging van de markt aanwezig. Tweederde van de provincies maakt reeds gebruik van audiovisuele verslaglegging. • Het merendeel (80%) van de afnemers (gemeenten, provincies) kiest voor een systeem waarin er alleen audio uit een archief wordt aangeboden. Twintig procent van de afnemers kiest voor video archiefbestanden; de helft hiervan biedt naast
•
archiefbeelden ook live-uitzendingen aan. Hieruit blijkt dat de marktontwikkeling nog in een relatief beginstadium verkeert. De grate vraag is uiteraard in welk tempo en in welke vorm de verdere ontwikkelingen de komende jaren zullen plaatshebben. De markt is nu nog sterk aanbod gedreven. De technische ontwikkelingen op het gebied van indexering spelen een rol in de relatie tussen schriftelijke en audiovisuele verslaglegging. Op het moment is de indexering van het audiovisuele materiaal grotendeels afhankelijk van de schriftelijke verslaglegging. Deze rollen kunnen in de toekomst worden omgedraaid; de schriftelijke verslaglegging kan uit de audiovisuele verslaglegging worden afgeleid. Het is niet waarschijnlijk dat overheidsinstanties snel op deze techniek zullen overschakelen. De techniek voor spraakherkenning is namelijk nog onvoldoende goed ontwikkeld en de schriftelijke verslaglegging blijft, in juridisch opzicht leidend. Wei is stemherkenning mogelijk, waardoor audiovisueel materiaal automatisch kan worden ge'mdexeerd op spreker. Deze techniek kan het proces van schriftelijke verslaglegging ondersteunen.
De aanbevelinqen 1. Het ministerie van BZK, gemeenten (bijvoorbeeld vertegenwoordigd door de VNG) en de producenten van webcastingsystemen zouden met elkaar in overleg moeten treden om gezamenlijke richtlijnen op te stellen. Concreet kan gedacht worden aan een handreiking naar gemeenten en provincies die overwegen een AV-systeem voor verslaglegging in te voeren. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een minimumset aan kwaliteitseisen voor beeld- en geluidregistratie (relatie met webrichtlijnen). Ook zijn minimumvoorschriften of nadrukkelijke aanbevelingen denkbaar op het gebied van behoud van schriftelijke verslaglegging. Tot slot kunnen handreikingen worden opgenomen met betrekking tot de doorzoekbaarheid van AV-bestanden, integratie van oude met nieuwe systemen en tal van mogelijke uitbreidingsopties. Verder is het toevoegen van ondertiteling aan videoverslagen, c.q. het vergroten van toegankelijkheid voor doven & slechthorenden, relatief makkelijk en biedt duidelijke toegevoegde waarde. 2. Het ministerie van BZK zou herzieningen van de Webrichtlijnen - onder andere in relatie tot webcasting - nadrukkelijk moeten overwegen. Momenteel lopen de Webrichtlijnen achter de muziek aan en zijn inmiddels op een aantal punten achterhaald. Voor AV hebben de webrichtlijnen een averechts effect: juist door discriminatie tegen te gaan discrimineren de richtlijnen tussen de browsers. 3. Het ministerie van BZK, de gemeenten en provincies zouden een inhoudelijke discussie kunnen voeren over de spanning die er bestaat tussen de voorlichtingsfunctie versus de archieffunctie bij de ontwikkeling of invoering van een nieuw systeem voor AV-registratie en -verslaglegging van raads- en commissievergaderingen. 4. Aangezien er weinig informatie beschikbaar is over de behoeften van burgers voor webcasting en het feitelijk gebruikersgedrag van burgers, is nader gebruikersonderzoek nodig. Het is bijvoorbeeld onduidelijk of burgers een voorkeur hebben voor live uitzendingen of juist het gebruik van de archieffunctie waarderen. Ook over het feitelijke gebruik is verder onderzoek nodig. Een specifiek punt van aandacht is de feitelijke meerwaarde die burgers ervaren bij video in vergelijking met audioverslagen. Daamaast is verder inzicht gewenst in de ervaren knelpunten zoals slechte vindbaarheid, moeizame doorzoekbaarheid, bandbreedte belemmeringen, browser incomptabiliteit, etcetera. 5. Om het gebruik van webcasting en netcasting te stimuleren, heeft het weinig zin om direct het grate publiek (de burger) te benaderen. Een bezoeker van een gemeentewebsite weet vaak niet welke informatie het systeem bevat, welke informatie voor hem relevant kan zijn en hoe deze (relevante) informatie te vinden is. Door webcasting via een olievlekmodel te introduceren, komt een breed publiek via interne gebruikers (ambtenaren), vervolgens via professionele gebruikers (journalisten) in aanraking met de informatie uit het systeem. De (video)informatie, bijvoorbeeld op blogs van journalisten (of raadsleden zelf) vergroot de bekendheid met het de mogelijkheden van het systeem en daarmee het mogelijke gebruik bij een bredere doelgroep. 6. Besteed aandacht het verhogen van de toegankelijkheid van AV-toepassingen. Te veel AV-toepassingen zijn momenteel moeilijk vindbaar en vaak 'weggestopt' op websites. Verder bestaat er op desbetreffende websites weinig eenheid in stijl wat
zich vertaald in verschillende labels, onverwachte locaties op de site en verschillende navigatiestructuren. lets meer eenheid van vormgeving zou de gebruiker aanzienlijk helpen bij zijn of haar zoektocht. Als referentievoorbeeld verwijzen de onderzoekers naar het Government Online (GOL) initiatief in Canada. Het onderwerp aggregatie van data verdient ons inziens serieuze aandacht van het ministerie van BZK. Uniforme indexering en centrale opslag van data bij een marktpartij verhoogt de doorzoekbaarheid enorm, maar leidt wel tot grote marktconcentratie en mogelijk tot privacyproblemen. Databankrechten vormen daarbij een extra aandachtspunt. Verder zou de verhoging van doorzoekbaarheid en het slim volgen van uitspraken van politici mogelijk tot ander gedrag van politici kunnen leiden, omdat zij voortdurend met hun vroegere uitspraken geconfronteerd kunnen worden (vergelijk presidentscampagnes in US). Meer weten? Het volledige rapport ligt voor u ter inzage in de Raadskamer.
Uitkomsten, trends en aanbevelinqen die naar voren zijn gekomen uit het onderzoek dat in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties heeft plaatsgevonden naar audiovisuele verslaglegging van vertegenwoordigende orqanen (provincies en gemeenten). De belangrijkste uitkomsten van het onderzoek • Tien gemeenten in Nederland maken gebruik van audiovisuele verslaglegging (situatie medio 2007). De groep van gemeenten die aan audioverslaglegging doen en dit ook uitzenden is aanzienlijk groter (67 gemeenten van de in totaal 443 gemeenten in Nederland). Verder is opvallend dat als gekeken wordt naar gemeenten die ook live online videobeelden uitzenden het gaat om gemeenten die gemiddeld meer dan 290.000 inwoners hebben, met als grootste uitzondering de gemeente Oostzaan met 9200 inwoners. • Audiovisuele verslaglegging heeft een (beperkte) aanvullende waarde ten opzichte van schriftelijke verslaglegging. Die meerwaarde zit vooral in het bieden van een rijkere context voor de vaak nogal formele en saaie schriftelijke stukken. Het verhoogt zowel de toegankelijkheid als de begrijpelijkheid van de schriftelijke verslaglegging. Een ander belangrijk voordeel van audiovisuele verslaglegging is dat de resultaten van een vergadering nu veel sneller voor een breder publiek naar buiten kunnen worden gebracht dan voorheen het geval was. De inzet van audiovisuele verslaglegging vergroot in dat geval ook de beschikbaarheid van bestuurlijke informatie • Audiovisuele verslaglegging is voor haar toegankelijkheid in hoge mate afhankelijk van de aanwezigheid van (gedetailleerde) schriftelijke verslaglegging. Audio- en videoverslagen zijn in zichzelf slechts in beperkte mate op logische wijze te indexeren. Daarvoor is een koppeling wenselijk tussen de fragmenten en de index van de schriftelijke verslaglegging. Als de kwaliteit van de schriftelijke verslaglegging achteruit gaat, werkt dat onvermijdelijk door in de doorzoekbaarheid van de audiovisuele verslaglegging. Het probleem dat zich hierbij voordoet is dat in de meeste gevallen de systemen voor de twee soorten verslaglegging volledig gescheiden zijn. • Vanwege het beperkt aantal aanbieders op de markt voor audiovisuele verslaglegging bij vertegenwoordigende organen, t.w. 4, waarvan de grootste 3A van de markt in handen heeft, is het gebruik van video door Nederlandse vertegenwoordigende organen (nog) veel beperkter dan aanvankelijk was aangenomen. • Democratische toegankelijkheid van overheidsinformatie heeft vier dimensies in zich, te weten: beschikbaarheid, toegankelijkheid, begrijpelijkheid en verantwoordelijkheid. De laatste dimensie (verantwoordelijkheid) is een heikel punt in de relatie tussen audiovisuele en schriftelijke verslaglegging. Audiovisuele verslaglegging heeft geen enkele juridische status. Het is slechts een middel om de schriftelijke verslaglegging te kunnen maken ('geluidsdrager') of hooguit een contextuele aanvulling op die schriftelijke verslaglegging (de historische functie: het laat zien hoe een bepaald formeel besluit tot stand is gekomen). • als gemeenten zich strikt aan de webrichtlijnen houden is de functionaliteit van audiovisuele applicaties op de website voor niet-Microsoft browsers beperkt. Het is dan bijvoorbeeld niet mogelijk om een directe koppeling te maken tussen een bepaalde frame in een beeldfragment en de indexering van het back-end systeem. • Het lijkt in dit digitale tijdsgewricht, met de explosieve groei van toepassingen zoals Uitzendinggemist.nl en YouTube vrijwel onmogelijk om het (her)gebruik van digitaal gepubliceerde informatie of beelden te kunnen tegengaan. Controle willen uitoefenen op het gebruik van dergelijke informatie leidt volgens de onderzoekers vooral tot schijnzekerheden. De trends • Wanneer we kijken naar de verzadigingsgraad van de markt voor audiovisuele verslaglegging dan zien we dat slechts een beperkt (16%) gedeelte van de gemeenten op dit moment gebruik maakt van audio of audiovisuele verslaglegging. Als het gaat om de provincies dan is er een grotere verzadiging van de markt aanwezig. Tweederde van de provincies maakt reeds gebruik van audiovisuele verslaglegging. • Het merendeel (80%) van de afnemers (gemeenten, provincies) kiest voor een systeem waarin er alleen audio uit een archief wordt aangeboden. Twintig procent van de afnemers kiest voor video archiefbestanden; de helft hiervan biedt naast archiefbeelden ook live-uitzendingen aan. Hieruit blijkt dat de marktontwikkeling
•
nog in een relatief beginstadium verkeert. De grote vraag is uiteraard in welk tempo en in welke vorm de verdere ontwikkelingen de komende jaren zullen plaatshebben. De markt is nu nog sterk aanbod gedreven. De technische ontwikkelingen op het gebied van indexering spelen een rol in de relatie tussen schriftelijke en audiovisuele verslaglegging. Op het moment is de indexering van het audiovisuele materiaal grotendeels afhankelijk van de schriftelijke verslaglegging. Deze rollen kunnen in de toekomst worden omgedraaid; de schriftelijke verslaglegging kan uit de audiovisuele verslaglegging worden afgeleid. Het is niet waarschijnlijk dat overheidsinstanties snel op deze techniek zullen overschakelen. De techniek voor spraakherkenning is namelijk nog onvoldoende goed ontwikkeld en de schriftelijke verslaglegging blijft, in juridisch opzicht leidend. Wei is stemherkenning mogelijk, waardoor audiovisueel materiaal automatisch kan worden geindexeerd op spreker. Deze techniek kan het proces van schriftelijke verslaglegging ondersteunen.
De aanbevelingen 1. Het ministerie van BZK, gemeenten (bijvoorbeeld vertegenwoordigd door de VNG) en de producenten van webcastingsystemen zouden met elkaar in overleg moeten treden om gezamenlijke richtlijnen op te stellen. Concreet kan gedacht worden aan een handreiking naar gemeenten en provincies die overwegen een AV-systeem voor verslaglegging in te voeren. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een minimumset aan kwaliteitseisen voor beeld- en geluidregistratie (relatie met webrichtlijnen). Ook zijn minimumvoorschriften of nadrukkelijke aanbevelingen denkbaar op het gebied van behoud van schriftelijke verslaglegging. Tot slot kunnen handreikingen worden opgenomen met betrekking tot de doorzoekbaarheid van AV-bestanden, integratie van oude met nieuwe systemen en tal van mogelijke uitbreidingsopties. Verder is het toevoegen van ondertiteling aan videoverslagen, c.q. het vergroten van toegankelijkheid voor doven & slechthorenden, relatief makkelijk en biedt duidelijke toegevoegde waarde. 2. Het ministerie van BZK zou herzieningen van de Webrichtlijnen - onder andere in relatie tot webcasting - nadrukkelijk moeten overwegen. Momenteel lopen de Webrichtlijnen achter de muziek aan en zijn inmiddels op een aantal punten achterhaald. Voor AV hebben de webrichtlijnen een averechts effect: juist door discriminatie tegen te gaan discrimineren de richtlijnen tussen de browsers. 3. Het ministerie van BZK, de gemeenten en provincies zouden een inhoudelijke discussie kunnen voeren over de spanning die er bestaat tussen de voorlichtingsfunctie versus de archieffunctie bij de ontwikkeling of invoering van een nieuw systeem voor AV-registratie en -verslaglegging van raads- en commissievergaderingen. 4. Aangezien er weinig informatie beschikbaar is over de behoeften van burgers voor webcasting en het feitelijk gebruikersgedrag van burgers, is nader gebruikersonderzoek nodig. Het is bijvoorbeeld onduidelijk of burgers een voorkeur hebben voor live uitzendingen of juist het gebruik van de archieffunctie waarderen. Ook over het feitelijke gebruik is verder onderzoek nodig. Een specifiek punt van aandacht is de feitelijke meerwaarde die burgers ervaren bij video in vergelijking met audioverslagen. Daamaast is verder inzicht gewenst in de ervaren knelpunten zoals slechte vindbaarheid, moeizame doorzoekbaarheid, bandbreedte belemmeringen, browser incomptabiliteit, etcetera. 5. Om het gebruik van webcasting en netcasting te stimuleren, heeft het weinig zin om direct het grote publiek (de burger) te benaderen. Een bezoeker van een gemeentewebsite weet vaak niet welke informatie het systeem bevat, welke informatie voor hem relevant kan zijn en hoe deze (relevante) informatie te vinden is. Door webcasting via een olievlekmodel te introduceren, komt een breed publiek via interne gebruikers (ambtenaren), vervolgens via professionele gebruikers (joumalisten) in aanraking met de informatie uit het systeem. De (video)informatie, bijvoorbeeld op blogs van joumalisten (of raadsleden zelf) vergroot de bekendheid met het de mogelijkheden van het systeem en daarmee het mogelijke gebruik bij een bredere doelgroep. 6. Besteed aandacht het verhogen van de toegankelijkheid van AV-toepassingen. Te veel AV-toepassingen zijn momenteel moeilijk vindbaar en vaak 'weggestopt' op websites. Verder bestaat er op desbetreffende websites weinig eenheid in stijl wat zich vertaald in verschillende labels, onverwachte locaties op de site en verschillende
navigatiestructuren. lets meer eenheid van vormgeving zou de gebruiker aanzienlijk helpen bij zijn of haar zoektocht. Als referentievoorbeeld verwijzen de onderzoekers naar het Government Online (GOL) initiatief in Canada. Het onderwerp aggregatie van data verdient ons inziens serieuze aandacht van het ministerie van BZK. Uniforme indexering en centrale opslag van data bij een marktpartij verhoogt de doorzoekbaarheid enorm, maar leidt wel tot grote marktconcentratie en mogelijk tot privacyproblemen. Databankrechten vormen daarbij een extra aandachtspunt. Verder zou de verhoging van doorzoekbaarheid en het slim volgen van uitspraken van politici mogelijk tot ander gedrag van politici kunnen leiden, omdat zij voortdurend met hun vroegere uitspraken geconfronteerd kunnen worden (vergelijk presidentscampagnes in US). Meer weten? Het volledige rapport ligt voor u ter inzage in de Raadskamer.
