'E-mail Dieet' (meer tijd maken voor kernactiviteiten door effectiever te e-mailen)
waarom zou u deze power-workshop organiseren ?
•
1
de continue e-mail stroom zorgt er voor dat :
•
veel medewerkers en managers hun dag niet meer proaktief, maar reaktief beheren ...
•
... omdat hun inbox (en mailbox tout-court) 'overloopt' van todo's, vragen, te lezen, ...
•
daardoor dreigen 'klantgericht denken en handelen' en effectiviteit in prioriteit te dalen 'want ik heb nog ... dringende e-mails behandelen'
•
de 'e-mail dieetworkshop' zal deze evolutie stoppen en omkeren
aanpak & 'deliverables'
2
•
de sessies en/of workshops duren van 1 tot 3 uur (afhankelijk van het aantal deelnemers en de gewenste mate van interactie)
• •
u mag groepen vormen 'van 5 tot 50 deelnemers'
•
het is de bedoeling (op voorhand met u afgestemd) te komen tot 5 à 10 'houserules' die het e-mail etiquette voor de komende jaren stroomlijnt
de sessies worden 'gestoffeerd' door zeer herkenbare (minder geslaagde) e-mails - we geven uiteraard ook voorbeelden van correcte mails & de échte best practices
komen ondermeer aan bod ...
• • • •
hoe organiseer ik mijn mailbox ?
• • • • •
wanneer zeker niet e-mailen ?
het processen van e-mails in 'blokken' dè optimale 'onderwerpregel' ... wanneer is een ander communicatiemiddel beter geschikt (en welk communicatiemiddel) ? hoe geef ik reliëf aan mijn e-mail ? 'in de beperking toont zich de meester' : korter en minder ... 'deadlines in e-mails' hier is nog een voorbeeld van 'voor en na' (onze workshop) ...
3
DRINGEND !!! -‐ voorbereiding Strategisch Plan 2013 Beste Allemaal, Wij verwijzen graag naar het onderwerp in rubriek. Jullie input is hiervoor dringend gewenst, gezien de noodzaak dit af te hebben voor de grote vakan>e eraan komt en de komende maanden nog heel druk bezet zijn met diverse projecten (voor de meesten onder u). Ik ga dan ook direct van start met de vragen die ik terzake heb, waarvan een aantal al waren vermeld in de laatste werkvergadering die we terzake hadden maar die we moesten aCreken wegens het crisismoment te wijten aan de nieuwe fiscale maatregelen van de nieuwe regering, en dat zullen waarschijnlijk niet de laatste zijn gezien de nieuwe besparingsronde ! Ik wil vooral jullie visie op de volgende zaken, te beginnen met de ac>veringsmaatregelen die we moeten treffen om klanten te s>muleren van de tradi>onele spaarrekeningen over te stappen naar andere producten. Wellicht is het aangewezen hier ook extern advies te vragen maar ik wil dat wij eerst onderling onze strategie vastleggen, het kader als het ware waarbinnen dit extern advies zijn plaats kan vinden, al was het maar om extra kosten te vermijden. Dus graag jullie input terzake en dit vrij dringend, want wij moeten dit nog in een document samenvaIen zodat we het in het eerstvolgende dircom kunnen voorleggen en zodat we er snel verder kunnen aan werken. Dan is er het belangrijke element van de variabele verloning van de medewerkers in de kantoren. Door de fiscale maatregelen (de nieuwe fiscale maatregelen) van onze recente regering is het van belang deze aan te passen zodat een commercieel medewerker niet minder verdient maar ook niet meer, zodat de opera>e voor de bank kostenneutraal is. Dit zal een moeilijke oefening zijn en vereist vooral van de cijferaars onder jullie een grondige denkoefening. Graag zie ik jullie voorstellen terzake tegemoet, en gezien dit ook een belangrijk item is, graag per kerende laten weten of je een idee terzake hebt of niet, zodat ik snel weet van wie ik terzake input mag verwachten. Een laatste punt van aandacht is het toepassen van de clean-‐desk policy. Deze lijkt misschien minder belangrijk in deze economisch moeilijke >jden maar verdient toch onze volle aandacht. Ik zou willen vragen dat elkeen binnen zijn afdeling een extra inspanning doet om dit te s>muleren. Uit enquetes blijkt dat de aandacht voor dit punt quasi is weggeëbt en we lopen het risico vanwege de direc>e hiervoor berispt te worden. Ik ben het er ook niet echt mee eens, maar we hebben ons engagement gegeven (middels de ak>eplannen die per team werden gemaakt, en nu ik er aan denk : gelieve voor deze ak>eplannen ook het tweede luik binnen te sturen binnen de kortste keren, ik merk dat sommigen onder u, vooral in regio-‐noord, dat vergeten zijn :-‐) Ik kom hier later wel op terug, we moeten tensloIe nog een volgende werkvergadering hierrond vastleggen, maar gezien >jdens de paasvakan>e niemand kon en de meimaand er aan komt met veel vakan>edagen en bruggen, doen we dat daarna wel (wordt opgevolgd !) Ik vat dus even kort samen : gelieve me per kerende jullie ideëen over deze diverse punten te willen geven, zodat ik een en ander op de rails kan zeIen. Hopende dat dit het nodige gevolg zal krijgen, en ik weet dat iedereen het superdruk heeS ! Jean Van Uitstel Division Head SaMaDir aIachements : 2
for ac>on : Strategisch Plan 2013 -‐ voorbereiding, jullie input gevraagd Julie, Angie, Caroline, Jean, Aart, gelieve volgende ak#e te ondernemen op 4 domeinen : 1) ac>veringsmaatregelen om klanten te s>muleren van de tradi>onele spaarrekeningen over te stappen naar andere producten -‐ to do : max. 1 email/one-‐pager met je voorstel, met vermelding van 'wat -‐ wie -‐ wanneer' -‐ deadline : 30 mei 2012 -‐ next steps : presenta>e van onze voorstellen in dircom + eventueel extern advies 2) variabele verloning van de medewerkers in de kantoren -‐ context : door de nieuwe fiscale maatregelen moeten we ervoor zorgen dat die medewerkers niet meer, maar ook niet minder verdienen -‐ to do : max. 1 email/one-‐pager met je cijferma>g voorstel, met vermelding van 'wat -‐ wie -‐ wanneer' -‐ deadline : 15 juni 2012 3) clean-‐desk policy -‐ context : het project is op stervan na dood -‐ de redenen zijn uitlegbaar -‐ toch moeten we dit reboosten -‐ to do : s>muleer je team voor de toepassing van de in ak>eplan/luik 1 besliste ak>es -‐ deadline : 30 juni 2012 4) clean-‐desk policy / ak>eplan 'luik 2' -‐ context : voor de 2e helS van 2012 moet een ak>eplan ('luik 2') worden gemaakt per department -‐ to do voor jan & cécile : neem als template 'luik 1' en maak je ak>eplan met je team aub -‐ deadline : 30 juni 2012 dank jullie en predge werkweek verder, Jean Van Uitstel Division Head SaMaDir
