Departement AZF
afkorting administratie
Algemene opmerkingen: “?” betekent: niet te achterhalen “/” betekent: niet van toepassing
AFDELING 1.
Taakgebied
1.1.
Taak
1.1.1. Handeling
= betrokken afdeling van de administratie (de sjablonen worden per administratie gebundeld) = de cel waartoe u behoort. = de verschillende taken die u uitvoert = indien één taak uit verschillende stappen bestaat en er bij elk van deze stappen een document wordt gevormd, dan wordt taak verder opgedeeld in verschillende handelingen.
BESCHRIJVING
Bestaat uit 2 delen: a) Het soort document: één dossier, één onderwerpsmap of een serie van dossiers, onderwerpsmappen of zelfde formulieren b) De naam die aan het document gegeven wordt Vb.: brieven, facturen, aankoopdossiers, …
DRAGER
Onder welke vorm wordt het document bewaard? De mogelijkheden zijn: - papier - digitaal - papier en digitaal
INHOUD
Wat zit er in dit dossier, onderwerpsmap of serie? Vaak zal dit overeenkomen met de beschrijving, maar indien het om een dossier gaat, kan het vaak nuttig zijn om extra informatie over de inhoud mee te delen.
ORDENING
Hierbij maken we de onderverdeling tussen papier en digitaal. Indien het document zowel op papier als digitaal bestaat, worden beide ingevuld. Papier Bovendien onderscheiden we verschillende niveau’s in de ordening. Het 1ste niveau heeft betrekking op de serie zelf: hoe zijn de dossiers, onderwerpsmappen of formulieren geordend. Het 2de niveau heeft betrekking op de documenten binnen de dossiers, onderwerpsmappen Vb.: u ordent uw personeelsdossiers alfabetisch op naam van de persoon en binnen elk dossier ordent u de documenten chronologisch, dan noteren we dit als 1ste Digitaal niveau: persoonsnaam, 2de niveau: chronologisch. Het aantal niveau’s kan dus variëren van één tot meerdere, afhankelijk van uw eigen ordening. .
De ordening kan alfabetisch, chronologisch of volgens code, volgnummer, , trefwoord of persoonsnaam zijn.
De ordening kan alfabetisch, code, volgnummer, chronologisch, trefwoord of persoonsnaam zijn.
1
Departement AZF
DATERING
BEWAARNIVEAU
WETTELIJKE BEWAARTERMIJN
ADMINISTRATIEVE BEWAARTERMIJN
afkorting administratie
Oudste tot recentste stuk.: “…. - ….” Oudste: Indien niet geweten is tot hoe lang de stukken teruggaan (vaak omdat ze al in een archiefbewaarplaats zitten), wordt er een “?” genoteerd. Indien de datum van het oudste stuk wel gekend is, noteert men een jaartal. Recentste stuk: Indien de stukken nu nog altijd aangemaakt worden, wordt er “….” genoteerd. Indien de stukken niet meer aangemaakt worden, wordt het jaartal van het jongste stuk genoteerd. Bewaarniveau is van belang indien er meerdere kopieën op verschillende plaatsen worden bewaard. Het bewaarniveau duidt aan wie het stuk moet bewaren. Indien u het originele document bezit, zal uw entiteit genoteerd worden als bewaarniveau, indien u een kopie bezit, zal de naam van een andere entiteit vermeld worden. Indien een wet bepaalt wat de exacte bewaartermijn voor deze documenten is, staat dit hier genoteerd. Men noteert de referentie van de wet en het aantal jaren dat het bewaard moet worden. Opgelet: wettelijke bewaartermijnen gelden enkel voor originelen en niet voor kopieën! Hier wordt genoteerd hoe lang het stuk nu bewaard wordt (zowel op papier als Papier Digitaal digitaal). Dynamisch: hoe lang wordt er aan dit dossier / map / deze serie gewerkt? Dynamisch Dit is de periode dat u documenten in het dossier / map / de serie aanvult. Semi-statisch: er wordt niet meer aan dit dossier / map / serie gewerkt, maar u gebruikt het nog wel om dingen in op te Semi-statisch zoeken. Vb.: er moet nog een borg teruggestort worden. Definitieve bestemming: Als het dossier / map / serie helemaal afgesloten is, moet er Definitieve beslist worden of het bewaard wordt (B) of Bestemming vernietigd wordt (V)
2
Departement AZF
VERANTWOORDING
afkorting administratie
Waarom bewaart u het document? Dit kan om verschillende redenen: - Wettelijke termijn: u handelt volgens een bepaalde wet (zie ook wettelijke bewaartermijn) - Administratief nut: u bewaart het omdat u het gebruikt voor de uitvoering van uw taken - Historisch belang: u bewaart het omdat het voor de geschiedschrijving belangrijke informatie bevat.
Dit is de bewaartermijn voorgesteld door het projectteam. Deze kan korter of langer zijn dan de door u gehanteerde termijn. ADVIESBEWAARTERMIJN Met de term “bewaartermijn” bedoelen we de periode vanaf de semi-statische fase van het document tot de vernietiging ervan. Als er “permanent” staat genoteerd, betekent dit dat de stukken permanent moeten worden bewaard. Bij verantwoording wordt een toelichting gegeven waarom deze bepaalde adviestermijn voorgesteld wordt. Indien onze bewaartermijn verschilt van de uwe, wordt hier vermeld waarom wij een andere termijn voorstellen. De mogelijkheden zijn: - De serie heeft geen administratief nut meer - Het origineel wordt elders bewaard - De wettelijke termijn is verstreken. Eventueel kan hier nog een extra toelichting vermeld worden. VERANTWOORDING
Een speciaal geval is het zogenaamde schaduwarchief: Het schaduwarchief is archiefmateriaal, waarvan het origineel op een andere administratie of departement wordt bijgehouden, maar die ook in kopie op de bestudeerde administratie terug te vinden is ter ondersteuning van de werkzaamheden. Deze archieven zijn dubbelarchieven. Hiervoor zal er dus een kortere termijn voorgesteld worden dan voor de originele documenten.
HUIDIGE LOCATIE
OPMERKING
Zowel voor papier als digitaal worden de volgende elementen genoteerd Papier - De naam van de map plaats - Waar het bewaard wordt in de dynamische, semi-statische en statische fase: is het een eigen of een groepsklassement (van een deel van de cel of de hele cel), de Digitaal locatie (werkplek of plaats archiefruimte), en in welke soort mappen wordt het bewaard (ringmappen, hangklassement)?
Dynamisch Semi-statisch Statisch Dynamisch Semi-statisch Statisch
Nuttige extra informatie in verband met dit document wordt hier genoteerd.
3
Departement AZF
afkorting administratie
TERUGVINDEN VAN DOCUMENTEN
Indien dit niet van toepassing is, wordt er “neen” genoteerd. Indien er een classificatiecode gebruikt wordt, is deze hier vermeld. Codering Vb.: FOR 01.01, AZF-ALOMA-AB-jaartal.nr produktgroep Is er een verder toegang gemaakt op de serie? Toegang Vb.: een index, een lijst van personen, …. Zijn er soms problemen om dit document terug te vinden? Zo ja,waaraan ligt dit? Problemen TOEGANKELIJKHEID VAN DE SERIE
Voor papier (P) en digitaal (D), wordt er een kruisje gezet bij het aantal personen die toegang heeft. Vb.: papieren documenten zullen meestal voor de hele cel toegankelijk zijn. Vb.: digitale documenten op de gemeenschappelijk server bevinden zich meestal onder afdeling of administratie, tenzij ze met een wachtwoord beschermd zijn.
Archiefvormer
P
Beperkt aantal pers. van de cel
D
P
D
Alle
Beperkt aantal
medewerkers
pers. van de
van de cel
afd.
P
D
P
D
De afdeling of
Geen
administratie
beperking
P
D
P
D
NAAMGEVING VERSUS INHOUD
Naamgeving/Inhoud Afspraken
-
Het etiket identificeert de inhoud. Het etiket identificeert de inhoud niet. - Het etiket verduidelijkt de inhoud. Zijn er afspraken gemaakt rond de naamgeving van de documenten Vb.: binnen de cel / administratie heeft men een code aan de documenten toegekend?
WORKFLOW
Samenwerking
Originelen of kopieën
Werkproces
Werkt u alleen aan deze taak of zijn er andere cellen of afdelingen waarmee u samenwerkt? Houdt u het origineel bij, dan wel één of meerdere kopieën? - Indien u het origineel bijhoudt, wordt er genoteerd waar eventuele kopieën zitten. - Indien u een kopie bijhoudt, wordt aangegeven waar het originele document zich bevindt. Zowel voor papieren als digitale documenten wordt genoteerd Papier welk traject het in de administratie aflegt. Dit wordt onder volgende vorm genoteerd: .. -> .. ->.. Uw entiteit staat altijd in het midden. Eerste plaats: indien er een andere entiteit op de eerste plaats staat, is dat de entiteit die u het document toestuurt, Indien hier uw eigen entiteit wordt vermeld, hebt u het zelf Digitaal aangemaakt. Laatste plaats: indien er een andere entiteit op de laatste plaats staat, is dat de entiteit aan wie u het document doorstuurt. Indien hier uw eigen entiteit wordt vermeld, dan blijft het document bij u berusten.
BEWAREN
Wat hoort samen?
Indien er documenten zijn die samenhoren staan ze hier genoteerd. Vb.: begroting en rekening horen samen. Het kan ook gaan om opvolgingstabellen waarin u bepaalde gegevens uit het document noteert. Vb.: allerlei Accesbestanden waarmee u een rapportering maakt voor uw eigen werking of een bepaalde vergadering.
4
Departement AZF
afkorting administratie
SCHONING EN SELECTIE
Jaarlijkse aangroei
Vernietigen
Schoning
Indien het document op papier bewaard wordt, noteert men hier hoeveel meter er op één jaar bijkomt. Indien het minder dan één meter is, kan een andere indicatie worden gebruikt. Vb.: één ringmap. Zowel voor papier als digitaal noteren we of het document vernietigd wordt en zo ja wanneer.
Papier Digitaal
Zowel voor papieren als digitale series noteren we of die Papier geschoond worden en zo ja wanneer. Schoning wil zeggen dat blanco documenten, kladversies, dubbels, enz. verwijderd Digitaal worden.
DIGITAAL ARCHIEF
Automatisering dossier
Toepassingen/ programma’s Scanning
Hier wordt gescbat hoeveel % van de documenten uit de beschreven serie digitaal wordt bewaard. Indien u een document digitaal aanmaakt, maar onmiddellijk wist nadat u het hebt afgeprint, komt dit op 0%¨. Het percentage kan dus variëren van 0 tot 100%. Indien er specifieke programma’s gebruikt worden voor het aanmaken en bewerken van het document, wordt dit hier genoteerd. Standaard Officeprogramma’s (Word, Excel, Access, PowerPoint) worden niet vermeld. Hier wordt genoteerd of de papieren versie van het document ingescand wordt.
5
