'
.. " .. ':
..;
.I ..
..
:1
&~~~P.O~~
,.
I
~~
iI I
I..
PERATURAN GUBERNUR PROVINS'I DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
I I
"
NOMOR 74' TAHUN 2008
..
i ..
TENTANG
r
,
PEMBAK\JAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN DE.NGAN fwiMAT TUHAN YANG MAHA ESA' GUBERNUR PROVINSf DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA. Menimbang :
a: bahwa dalam rangka meningk~tkan efektlvitas dan. efisiensi pengelolaari administrasi kearsipan untuk menunjang pelaksahaan penyelanggaraan 'pemerlntahan dan 'pElmbangunan daerah yang b~rdnya guna dan berhasil gum\,. porlu adanya pembakuan prasarana dan sarana kearsipari; . b. bah~Na dengan adanya perkembangim di bidang teknologi .dan informasi maka keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khuslis Ibukota Jakarta Nomor 780 !
bahwa .berdasarkan pertimbangan sebagaimana dirnaksud dalam humf a: d.an huruf b. perlu menelapkan' PEi~atLiran Gubernllr lentang Pembal,uan Prasarari;l dan Sarana Kearsipan.
."J Mengif!:,J8t.
1. Undang-Undarig Nomor 7 Tahun .. 1971 ketentLian Pokok Kearsipan;
tentang Xetentuan-
2. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan; I. 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004. tentimg Pemerintah Dae(ah; . . •. 4. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2.007 tenta!lg Pemerinta,han Provinsl. Daerah Khusus Ibukota Jakarta sebagal'lbl,lKota Negan{ Kesatuan Republik·lndonesia; . .
.
,',
'.
\'.
.
5. Peraturan Pemerintah ~of!1or 6 Tahun 2006 tentang Pengerolaan Barang Milik NegaraIDaerah;
2 "
6: Kep'utusan "
I;'r~iden Nomor 80 Tahun 20.03 tentang' Pedoman Pengadaan BaranglJasB Pemeriritah sebagalmana letah beberapa kali <;liubah terakhlr dengan Peraturan Presiden Nomor 6:;i Tahun
'2006;
,
7, Keputusan Menteri Dalain NegerLNonior .7 Tahu~ 2006 ten~ng Standardisasi Sarana dan Prasarana Karja Pemerlritahan Daerah; 8, Peraturan Daer~h Nomor 3 Tahu~ 7601' tentang Bentuk SusiJna~ ,Orgar'lisasi dan Tata K~rja Penmgket 'DllIerah dan, Sekretariat Dewan Perwakllan Raf,:yat Daei'ah Pr~pinsl Da~rah Khusu;> Ibukota ' J,akarta; 9, Peraturan Daerah Nom~ 1 Tahun 2007 tentang' Pengelolaan Kearsipan; ,
1Q. Keputusan GUbernur Nomor 1 Tatiun ,1S76 tentang Pola Adm,irlistTasi 'KearSlp~n dan' Dokum,en' Pemerintahan Daerah Khusus Ibukota Jakarta; " , : " , ' ,
,
11. Keputusan Gubemur Nomor 56 'Tatuln -2001 tentang, Tata Cara, ' 'Penyel~saian Perbal' Naskah ',Dinas di L1ngkungari.. 'Pemerintah , Propinsi Daerah Khusus'lbukota, Jakarta;' , ,
.
1.2, , Keputusan Gubernur' Nomor 70. Tatiun 2002:ten~ng Organisasi dan Tata Karja Sekretariat Daerah Propinsi,Daerah Khuslis Ibukota, ' Jakarta;: ," , " " ' ",.. ,' " , 13, Keputusan GUbernu'r Nomor 45 Tahun 2003 'tentang Organisasl Kearsipan Dinamis pemerintall Propinsl Daerah Khu5US ltiukpta ' Jakarta; , ' .. ' .. ' ' 14, Keputusan 'Gubernu.r ~oinor 46 T~hun' 2003 tl;lntang, p,ro~edur ,Pengelolaan Surat Masuk, Pembuatan' N'askah ,Dinas dan' Pengelolaan Surat KeJuar' Pemerintah.' Propi~sl Qaerah Kt]~sus' , Ibukota Jakarta; , ,15. Keputusan Gubernur N~m0'r 352 Tahu~ ~OO4 tentang' Kode Klasifikasi dan,Tata C,a'ia Penyim'panan Arsip Pl;lmerlritah PropInsi , , Daei'~h Khusus Ibukota Jakarta; 16, Kepulusan Gubernur ,Nomor 1379 Tahu" 2004, tentang Tata Cara Penyusutan dan Daftiir JaqWai'Retensi Ar,;ip Pemerlritah Propin':oi Daerah Khusus ibukota Jakarta:', _ '
~
'3
BASI KETENTUAN UMUM Pasill ~ .Dalam peraturan Guberriur ini yang dimaksud dengan :
.
.
1. Daerah adalah Provinsi Daerah Khusu.s Ibukota Jakarta:;
2. Pemerintah daerah adalah PemerintahanProvinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
.
.
3. Gubemur adalah Gubemur Provinsi Daerah KhusiJs Ibukota Jakarta, 4. Lembaga ·kearslpan adahih satuan karja perangkat daerah yang berlanggung jawab dl,lIam bidang pengelolaan kearslpan daerah, 5. Ai'sip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh . penyelenggara kearsipan' dalam benfuk corak apapiJn baik dalam . keadaan tunggal maupun kelompok,; dalam' rangka pelllksanaan kegiatan pemerinlalian daerah dan masyaraka( , '
.
..
'.
6. Arsip aktif ~dalah 'arsip' dinamis yang secara langsung· dan terus menerus diperlukan' dan. ~ipergunakan dalam. penyelenggaraan administrasi. . 7. Arsip inaktif adala~ arSjp c1in!lmis yang' fr~kueiisi penggUnaannya untuk. penyelenggaraan ad.millistrasi sud~h menuru,n. 8. Arsip' statis adalah yang tidak dip~~gunakan'secata langsunguntuk perencanaan' penyelenggaraanke\iiQ\lpan, kebangsaan pada, urnumnya maupun. urituk;penyelenggaraan seharl-harl adminiStrasi Nagara:. . . . .' . , ". ',' . . ... , .
9. ' .. 1O.
Arsip vital adalah arsii> yang mam'iljld nlla1 .stra.tegis ,I:!agi eksistensi organisasilfembaga serte memiliki 'peran pentingbagi keJancaran operasional organlsasi. ,:., ,
PengeICiI~~n kea~iP~n
adalah rangkaial1 p~oses' ~anajerTlEm' ya~g befkesinambungan dalam penye/enggaraan. pengelolaan ai:sip' sebagai bukti pertanggungjawaban. pemerin~1J daerah dan 'memori kolektif bangsa. dim,ulai dar! penciptaart. perigolahal\ infofmasi, dan' penggunaan, pengaturan. penylmp~nan. pefay~an; pemeliharaan. . penyusutan,pelestari:m sar:n'p~i'denglln Pemblna!lnnya." .
. 11 ..
12.
sat~ria·~eatsiPar\:ada'ahse,galade~ls.pe~laia~.d~n,perlengkapan.
yang digunakal'l dallim Pl!!ngelolaal)~eatsip211;i,.'~· . '
..'
pembaku~n·sar~na:k~~rsipan· .ad~iab"~n!~tuari! dan. penetapan
. jenis,bentu\<. ula:lran,dilnp~n~gynll/iln~ S/ilran~ . .. , ..... ,. '-.' keap.~;.ean, .. ... .,
,
"
'
,
.
'
4
BAB II MAKSUD DAN TUJUAN Pasal2 . Pembakuan dimaksud sebagaipe
BAS III
.
RUANG L1NGKUP PEMBAKUAN. Pasal3
.
.
(1) Pembakuan prasarana dan sarana 'kearsipan dilakukan untuk menetapkan peralatan yang diperlukan dalam menunjarig pelaksanaan p"engelolaan arslp; "
(2) Pembakuan praSarann dan sarana' kearslpan ·yang menetapkan jenis barang. bentuk. ukuran dan sifat khusus darl setiap barang; (3) Jenis prasarana dan sarana kearsipan mengelola arsip meliputi : l!. Peralatan. arsip aktif; b. Peralatan" arsip Inaktif.; c. Peralatan arslp statis;·· d. Peralatan af$ip vital;
Yang. digunakan "
untuk
e. Peralatan arsip media baru; f. Gedung penylmpanan·arslp; g. Peralatan penyelamatan arslp; h. Pembudayaan arslpdi daerah.
Pasal4 Rincian dari masing-masing jenis prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dlmaksud pada ·passl 3 ayat (3) tercantum dalam lampiran Peraturari Gubemur ini. . "
BABIV KETENTUAN LAIN PasalS Prasarana d::u' sarana kearsipan yang telah ada tetapl memiliki bentuk, ukuran . atau ~ .,1 lain yang berbeda dengen yang· ditetapkan dalam peraturan ini dapat tetap dipertahankalY .sampai dengan pangadaan barang yang b a r u . " .
5
"
BABV
KETENTUA~PENUTUP . ,Pasal 6 .
..
-
. 'Keputu~an
.
Pada, saat be(lakunya. peraturan .GuDernur: Inl. Gubernur, 'Provinsl !?aerah Khusus Ibukota JakartD,Nomor'V8.0 tahun 1996 tentang Penibakuan SaralJa KearSlpa!l Dinamis' fleri)erlntah Daerah, 'Kh'usus Ibukota Jakarta, dicabut dan dinyatakan ,tidak berlaku." ',' .
Peraturan
.
.
"
"
.'
GUbernU~ inl mulai berlaku pada.tanggal diundangkan.
Agar, setiap orang meng~tahuir'lya. 'memeriri~hkan, pen'gu~dar\gan ' Peraturah Gubemur ,lnldengan penempatannya. 'dalam Serita' Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. . ". ,',
Ditetapkan di Jakarta .' pada tanggal ZlA~listUS lOOB,'
...
GUB,ERNUR.PRO NSI DAERAH KHUSUS 'ISUK! . JAKARTA.
,
Diundangkan di Jakarta padatang~~ 1 ~eptember 2008' SEKRETARIS bAERAH PROVINS'I DAERAH KHUSUS ' IBUKOTA JAKARTA. ' '
~-./~~' , '~AYAT' .NIP 050012362
BERITA DAERAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKAiHA TAHUN 200!NOMOR 72. '
.. . .' ','
Lampira" :. Peraturan Gubermu Provin'si Daerah khuS1l3 Ibuko~ Jakilrta Nomor 74 TAIlUH 2008 1anggal ...21 Agustus 2008
PEMBAKUAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN . 1,
PERAL'ATA,N UNTUK ARSIP AKTIF
A. Kertas 1. MacC!m Kertas
.
.
a Kertas tulis atau kertas HVS yang khuSlJS dlbuat dari pulpkim1il; .dapat mengandu!)g pulp mekanis maksimal15 °Al diguniliri untuk.keperluan tUlis menulis.· .. . . .,:-1, .. b, Kertas'·sekur.itas adalah kertas tulis atau ·c.stak· yang' dibuat ·secara . khusliS ,dan pulp kimia, awet, tahan Iipat dan kedap air, ··ro.empunyai · sirnt .tulisdan sifat. ,.etak yang ba~,
.
.
-'.'
c. Kertas cetakatilu kertas HVo"·adalllh Rertas "yang khus~s d.ibuat dari
plIlp'kimia, dapalmengandung'pulp mekanls'maksimal15% diguhakan··· · untuk ', . . keperluan ;cetak mehcetak.: . . . ~
d. Kertasp.erf!laner. ~~alahke,rtas yang me.miliki pH (tingkat kelembaban..
acid dan alkalin') netral:dinyatakan baik oleh Ausnlian Standard AS ' ' 4003 f'ermanefJ Pape;, kertiis'lnl d~piltdlgtirlakaris~bagalkertils. copy' 80 gram dan' juga dapat untuk"kertaslas~r;phC?tQcopy .dan faksimilf, . . . -,
e: Kertasfa.l<simlli m~rupakan setengah tldak peiman'en dan ~ialn pudar " · atau' oonar-beriar tld.ak akan mempiJnyal nilai hukum, karenajarigka' waktunya" pendek seklt3r6-16 bulan, .. .
f.
Kertas berWama.
~ertas
\.
.
ini mengandung t1ngkat tihggi acid,
2. Jenis dan Ukunin Kertas
HVS/Coricorde Putih '(80 gram) a, Produk peng"turan b. Produk administrasi
:'F4 (Folio) ..: A4 ,"
'.
..
'1
3. Spesifikasi:
a. Kertas tulis
U~_.i~~~.an I.
No. I
'-l
~ersyaratan Ip mekanis ma
I'
.
g/';-M5'~:'~OO (nllal nu~srik' m:gikuti SN114·
i Gramatur
3.
.
...
.. - .. ....... _." _... _.. _"Tq,43~~!!L_._
.'
_.__....
I Derajat Putih '. .;.' ISO I~' Min 75: putlh . J... . -.- --. .. ·1·· .... "·_:T~_T.!!!ak dlsyaratkan warna la1n_._.. .., .1 :-.lOpas}tas ceta..I:..--L- %.. . Min 76 '.' .... _... i
4.
~~~~
Cobb 60
.
f--._.
8. 9.
10.
glm"
pH' . Kelarutan dalam .air . Sifat tulis .
Max 30
>7
...,....
-:A
..
MaxO,3 .
%
.
Baik
Ketahanan hapus
Balk
.
.~
..
'
b. Kertas cetak .
.Satuan
Uraian
No. 1.
Komposisi
2.
Kadar air
'.
Persyaratar'l
Mengandung pulp mekanis maks. 15 %
~.
.
I
. gim
2
_ _.. ;...~::~;~~::ak. ~:O
. 5.': 6.
>-.-.
7. 8.
9.
Bulk'
-~.
+?
4. ........
..
. .
\ 3. Gramatur . '. ;.... .... -, ....... .. --_...-
_._
....
Maks 1 0/• .
%
-.
1
. pH Penetrasi minyak
IIGn
.
Kecepatan Cabut
. lion'
Ketahanan Cabut
L 10. ;IGn
Cm2/g
..
45 sid 100 (nllai numerlk mengikuti 8Nl ~."
1Ml439-89\
a. Min 75, putih '. '. ': b. TIdal< dlslIBratkan wama lain . Min 80
.
Max 1,5
>7
1000/mm . Max30 mmis
Min 715
pmls
Min 300 ..
.
.
__
3 ','
,,
4,Kegunaan a. Kertas untuk arslp sebagal pertanggungjawabilO'organisasi 1) bClhan kertas : dengan spesirika~i kertas tuns dan spc,sifikasi kertas ' , ,·cetak " " " , 2) ukuran kertas" : , , ' , .' A 4 (210 x 297 mm)' atau 8,27 x ,11,69 Inchl I!rituk sura~ ekstern " - C,5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x 9,021ncht untuk su~t'.intern yang' , , , " , informasinya p,endek ' , " - C 4 (229 x 324 mm) atau ~,o2'x 12,76 inchi'i.intuk surat keputusan, , ' ," , 3) j~niskertas: berwarna,putih 60170,gra,m ,
,
b, K.ertas untukarsip ~ebagai alat buktf hukum 1) bahan kertas : dengim spesifikasi kertastulls dan spesifikasi kertas , cetak , , 2) ukuran kertas : C 4'(229 x 324 'mm) atau 9,02 x 12,76'inchi , 3) janis kartas : berviama pirtih 70/60 gram .
\:, Kertas sebagai memorl dan identitas. 'organisasi 1)
bahan'kert~s : cien~an' spesifikasi kertas ttJlIs dan,spesinkasi kertas ' cetak
' ,
2) ukuran kertas : ' , -'A 4 (210 x297 mm) atau 8,27 11,99 inchl untuk surat ekstern - C 5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x 9.02lncht rmtuk suraNritern yang
x
informasinya p-endek "
" ,
• C 4 (229 x 324 min) atau 9,02 x ,12,76 inchi urituk $urat-keputus'an , 3) ienis kertas : berwama putih 7{)/80 gram
d. Kertas untukarsip taporan ,1) bahan kertCls :dengan spesifikasi kettas tulls'dan spesifikasi kertas cetak ' 2) uki.min kertas :.'1\ 4 (210 x 297 inm) atau 6,2ix'11,,69inchl ,3) Jenis kertas ' : berwarna putih 70/60 gi'l!m "
c.
kerta:; untuk arslp yang unili: 1) bahan kertas : dengan spesifikasi kertas tuns dan sp~sifikasr kertas' , cetak ' 2) ukuran kertas : ; - A 4,(210 x 297 Rim} atau 8,27ic 11,691nchi untuk S\ll!1t eksterh - C 5 ( 162'x 229 mm) atau 6,38 )(,9,02 Incht untuk surat intern y~ng inforJ')'l3siny;\ pendClk. ,"', ,.- C 4,(229 x 324 mm) atau 9.02 x' 12.7'6 Inchi untuk surat keputl:lsan 3) jenis kertas ': berWama putih'70/60 gram ','
, "
4
B. Kartu Kendali
1.5 em
1. Ukurah' : ~.panjang -Iebar··
2. Bahan
10cm
: k~rtqs NCR 60 gram·
3. Bentuk·: empat perSeg! panja~g'
.
4 .Warna. . : - putihuntuk 'Ieml:>ar ke 1 (asli) ~ hijau muda untuk tembuSan "lanibai' ke 2
'.
- merah muda untuk tembusan lember ke 3 -; :' dimuat dalam kolo~.k~lom·s~b·agai berlktit':
5. lsi
.
.
.
' .
a. Nomor.urut b: Kode klasifikasi Tanggal m~suk/l(eliJar (MIK) .·d. Indeks :. e. Oarilkepada f.. Hallisi·rlngkas. g; Tanggal $urat h.. Nom'or surat . i. Lamplran' · j. Pengolah' · k. Di1;eruskan .1. Disimpan m. Keterangan
·.c.
6. Keguriaan
,.
: untuk mengendalikan'sur~t penting
,.
'Bentuk .: KARTU KENDAll I·
I
~._Uru_~~ __ ~od,!~__ ~_.. ~ .
Indek..
.
.
_L.
..\ lal.M/K :. Dari/Kepada .,)
..
---=t-------
.~
·Hall1si ringkas :
. ---------'---"-1-:---'---"-'
_191. Srt : . ' No. Srt' .' ' . Pengolah . Diteruskan·· .
·
·
Ketera~gan :
. '
':'.
.
.
.. '
La~plran:' . .
Disimpan'
. ,
.
'-.
.. Lcmbar ~esatu .'.
*). Coret yang tidak Perlu
L.·
. '.
.
..
... '
..
'
,.
5 . . .
C. Lembar Pengantar 1. Ukuran : - panjang -Iebar 2 .. Bal1an
; 15 em : 10 em
; kertas HVS 60 gram
3. Sentuk : empat persegi panjang . 4. Warna
: - putihuntuk lembar' petlgantar yang dlgunakan .anlar satmink.al dan antar CTU • Kuning' untuk lembar pengantar yang digunakan untuk mengantar surat kepada GUbertlur dan Wakil Gubernur dar!. ITU/CTU dl lingkungan Sekretarlat Daerah. . • merah untuk lembar pengantar yang dlgunakan' untuk mengantarkan surat rahasia .
5. lsi
: dimuat dalam
kolom-kolorn sebagai:berikut :
a. Nomor"urut b.. Kode k1asifikasi c. Tanggal masuklkeluar (MIK) d..indeks . c. Darllkepada 1: PerihaVlsi ringkas g. Tanggal surat h. Nomor surat i. Lampiran j .. Pengolah k. Dlteruskan ·Dis.lmpan rn. Keterangan
i.
6: Kegunaan: sebagal alat ekspedlsl dan sGbagaJ"tanda'bukti peneiimaanj pengiriman surat Bentuk; . . .
.,
LEMBAR PENGANTAR
..
.
I No. SrtIkode : ..
Indek KepaG
..
I
HaVis,' ngkas:
Tol. Ma slik:
~engoial.
---_ ... Penerima:
: .- .1s!:~rt . . Dlteruskan.
~pengirim
'=.amplra~
..
--'------
__
_____
'_J
nic:in'\n!:lln
:
.
.
.__
..
G
• .'. .D. Lemb.ar Pengantar Kolektif : 15 em : 10 em
. 1. Ukuran. : - panjang -Iebar
...
. 2. Bahan .':. kertas HvS 60 gram .
"
3. Bentuk : empat persegi panjang 4. Warna
: putih
5. lsi
a. Tanggal masuklkeh,lar (MIl<) . b. Darilkepada . c.Tanggal suri;lt d. Nomor surat
e. .f. .g. h.
A!;al $'urat Diterima ,tanggal dan lam PenerilTla PenglJim.
. ..
.
6. Kegunaan ~ untuk mengantarkan surat dalam jumlah lebih diul satu kepada satu allilmat terte'ntu :. ' . '
Bentuk:
. LI;MBAR PENGANTAR KOLEKTIF OilritKepada : "
1. _.,
2
Tgl. Sumt: ' : :,
> : :.,'.: _.~ :..~~~:.~~. ;. ~: :: .': ::.:: : :: : .': :.': : :: :':.';:. . . ~ .:.
..
3:
.
4.' .. .'
·
,
.
. "I~: :::::::~::~::::::::::::::;: .7
:
.'
NomorSumt :.
.............................: _
~
.... .... ,',
".
~
.
~
. . .
..................................... ...................................... ~
:.
·Ollerlma.Tgi.:
: :,
:
: ..
···~I:·.
.
... . : . ..
. ..:
.
.
.
,
. :.
~.,~".:
:~
.
Jail.,
·."ogirim.
Penerima,
L,......:. . . . .:::.. . . . . ,:..:._.~..__.
................. .. '.
!=~ Lernbar Disposisi.·
.• '1 ..Ukuran : .. panjang : 21 em - lebar
.
: .14.cm
2. Bahan : kertas NCR . 60. gram . 3. Bentul< : empat persegl pa'njang
1
-l.
. '. .,
'1
4. Warna: kunirig
5. lsi
.;. a. Tanggal masuk ·b. Indeks ·c.· Kod~ .' d. Hal/lsi rlngkas . e. Tanggal dan Nomor surat ,. f. Asal'surat . ' . . 'g. Instruksi .atau informasi '. : ,,' .h. Diteruitkan atau ~epada. . i. Sesudah dipe~sunakan harapse~era dlke.mballkan ke'Pada
6'. KegunaaD: !Jntuk menuUs dlsposlslatau catatan. . . . " . . Bentuk: LfMBAR D!SPOS!SI Indek:
:
:..:
, ..
Tanggal masulc ..: Rode:
:
:
Halllsi ringj
............. .............. ,
.. :.:
..
;
.
:
:
/
II~~~:' ~~'~.~
: :
y_
; .
. . .: :.:.•.: •. :..:.:: :.:.: ::.::: :,.: : : : : : : : .: :. :::..:::: \
Instruksil1nformasi •
DiteruskanIKepada :
I
1. 2. 3.
4. ., 5. 6.
\
I
II
.'
I Sesudah digun". . : Kepada :
•ap segera dikembalikan . " ,
~
:
","
-.-Coret yang !ida: "
'.
'.'
,
.
g
t\ ' " F. Kartu Pelunjuk Silang 1. Ukuran : - panjang ,: 15cm -Iebar :.10 cm ,
2, Bahan : kertas HVS 60 gram
.
3. Bentuk: empat persegi panjang 4. Wama' : biru muda 5, lsi
.
: ,a. Masalah dan kode k1asifjkasi b. Lihat (Versus) 'c. Masalah dan kode Idasifikasi d. Tanggal ~urat . e. Nomor surat f. DarlJkepada,
6. Kegunaan: untuk melengkapl Ind~ks yang .berfungsi untuk menunjuk
,
b;lmpat penyimpanan ,arsip
Bentuk \
.
,
.
,~RTU PENU~JUK SILANG
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . : •••••••••••••••••••••• _
L1hal
................................... , Tgl. Sural
\0
. ' :
,
..........................................................................
. ......
No, Sural Darill~epada
I
l_~._._
••
._. __ ..••
._._ . __ •.
_~_._
'-~
.•"
G. Lembar Te'guran 1. Ukuran
: - panjang : 21,50 em , "lebar' : 16 em "
2. Bahan
: kertas HVS 60 gram
3. Bentuk
: empat persegi panjang
4. Warna
: putih
,
,
'.
9
5. lsi
:a.· Dari (Induk Tata Usaha) b. Keplldll '(Cabilrig Tilta U;;aha) . e. Kata-kata p,eringatan untuk dikjrimkan su~t-surilt yilng lelah habls jangka ·waktu. penyimpananl pengolahan/peminjaman d. Daftar surat-surat yang ber:lsl kolom·l
.
.
6. Kegunaan : untuk memberikan tegurarilperingatan kepada CTU tEmtang . adanya surat yang sudah habis jimgka waktu simpan atau pengol~han atau peminjaman arsip . . Bentuk:
Dan
[EM eAR TE~URAN
. ........ :
Kepada .:
:
.
...................•........................................,
:
. '
..
.
,
;:
I
.'
' f '
.
.
!"Q1lr segera diklnm ke IncUt Tala u~ ~anar surat-suiat yang t~aflar dI bawah .
-T . I~
! ::::::.1'
·.··1
'.'
.,
•...
'.
+---;-,--.- -..'- : 0 - .
::::::::::::::::::::::::::::
I
:::~:::::::::::::::::::::::::': .:::::::::::::::~~:::::.::~:: ..............................
............................. ........ . \
•
:':::: \ . ::::::::::::::::::::::::::::
.......:., .
............................... i.~
:
.......................,..... ,
r""" • . ,
::
:
/
.
,
...,
,.,
..
............................. ....... - . . . .
. =~=
...................... .....
,
Teng9aJ. '.
H. Lembar Pe~injaman .
-~-~
i
'
,
I . .'
\'.
.
'.'
: : :~.: ,: .: : ..:.::::: \
. ...
.
.
X::::::::::::::;::::;.. ·::::::
.'
1.. Ukuran
- 15 em x 10 em - 33 em 21.5·em untuk'pengganti arsij' ';)ng dipinjam·
2. Bahan
kertas HVS 60 gralT!
x
. 3. Bentuk:· emp'at persegi parijang
10 '
•
.
.
>
4. Warna :. putih . - merf,lh muda untlJk pengganti arsip yang dipinjam
.'
.
.
"
: a. Indeks b. Nomor kode c. Nomor urut d. Tanggal pinjam e. Perihallmasalah f. Ul:\it pemlnjam g.' Nama pejabat pe!Tlinjam. h. Tanggal kembali LTempat'dan tanggal pemlnjam .. j. Tanda tangan dan n~ma terang peminjam
5. isi
.
.
6. Kegunaan : sebagai bukti peminjaman dan atau pengganti arsip: yang . sedang dipinjam . . . ..
Bentuk:
1--- .. !Indek
.
LEMBAR PEMINJAMAN
.:
No. Kod&
I No. Uru\ :
I HaI/Mas~lah:
I
Unit P~mlnjam Nama P'ejabat
Tgl. K~"1bali
>
:
,
Tgi. Pinjam :
: ........... ,
:
.......
:.:
,'
,
: ,
~
, v
:
v
,
,
..
.
.
-
.............................. : ...................,
:.. .
.
:
,
.
.\
. ~
.. .
~
,
,
Jakarta,
20.....
Peminjam
\
.
I'
. .'
• Coret 'yang tidak perJu
(
,
:
:
,. )
Namaterang
I.
Map BerkaslFolder
1.. Ukuran
: • 36
em x 24,5 ~in (terlipaUfertutup)
. - 36 cn:t x 49'cm (terbuka)
..
2. Bahan
: kertas karton manila
3. .Bentuk.
: empat persegJ . panjang
4. Warna
: merah muda':
. 5. Kegunaan : untuk menempatkan berkas Oembaran-Iemt)aran suratl arsip) seSlJai dengan sUbjek/masalahnya
..
"
11 Bentuk :..
'.
em
J. Penul')juk(guic;fe) , .
1. Ukuran
. : -15 Cl'll x 10 cm--¥
t.tv J- \--10'
-21 cmx15cm~UI, . 2. B;3han
: Plastik '.
'
..
3, Bentuk
: Empat persegl panjang dengan (onjolan (tab)
4.Wama
: - Merah
- Biru - Kuning 5. lsi
: Subjek/masalah
6.K~gunilan
: untuk meminjukkan kumpulan subjeldpermasalahan dan .sekaligus penyekat antar berkaslfolder
12
Bentuk :
, •.•. 5 _--em II I , , m..,I
,'-r-:
11' qm
10 Cm.
II
I
i
b a ":"
I
..
, 21 On,
1-5 Cm
,
I
I
'.
15 em
K. Tab,
1. Ukuran
:·5cmx2cm - 5 em x 1,5 em untuk tab yang dapat dJge~er
2. Bahan
: Plastlk dan kQr1as karton manilli
3. Bentuk,
: Empat persegj .panjang
4. lsi
, : Subjeklmasalah
5. Kegunaan
: untuk mencaritumkari,koda dan Subjak!!'"8Salah
,
.
.'
.
;
. '
13:
Bentuk:
'f-' I
r-~------1 I
I
I
,I
: I
I
I
I
I
I
I
,
I
'
"
" .
S'
\.
'
'
'
,",
\ I
"
\I \1,
,i
dl
,', " .
II
.J1l' ",12~ , ,I '
,'
'
, \ I,
I I
,
'
\
I
Cu,
"
'
'
'
,
J
' ,I
' ~', I , : ' 'f
'
'J
...:----~-...,-.-'-----, . '
L. Ordner 1" Ukuran
: F4:A4
2, Bahan
;' karton, plastlk ,
3, Kegunaan
: untuk menYimpan s\Jra~arsip
I I j
,
' 'J
'
'
I
.,': "
' 1 2 On "
I
I
.'
I I
I I ,I
,
\r.."...---""-----'
I
I
---------'
\
---""
I
,
,,
r------ J
'
•
. ,-____
i
" I : I'
I
I
'I
.
I I I
I
I
501'
, J ,-_ .. ':'.
,
.
14
...
M. Filing Cabinet
\Jkl.Jran '; disesuaikan dengan folder arsip dah gUide ~rs.ip
Tabel1 : Ukuran Luar Filing Cabinet ,-------r-
I
'
\
,
UKURANLUAR LEBAR (L) DALAM 'mm ,(D) mm
I TINGGI . '(T) mm
TIP E
\
,
BERAT (B) . mm
.
I
A4- .
705 705 .
A4- 3' F-3
1005 1Q05
465, ' 465
1305 1305
465 465
I-I M-
-~
l
465 . . 465
. F-2
')
i
.
F-
625 625
31.500-32.000 ' 31.500-32.000
.
625· ' . 625
44.000-44·500 44.000-44.500
625 625
56.000-56.500 56.000-56.500
"
.----~.-
Tabel2 : Ukuran Dalam LaciFlling Cabinet
r TIPE
M-2/F-2
.
'
UKURAN DALAM LACI FILING'CABINET . d 'h ht . T B' F 245 35 330 ,550 150 ' 95 . ,
M-3/F-3
245
35
330
550
150 ' 9S
I,M-4/F-4 ,
245
35
330
550
150
95
Tabel 3 : Ukuran Tebal Plat Filing Cabinet
FILING CABINET BAGIAN TEBALMIN Plat Ata,s Plat $amping ,
...-
LACI FILING CABINET TEBALMiN' -:BAGIAN' . .-
0,8
.Plat Depan '
, 0,7.
Piat-Badan
0,7
'.
Plat Dasar
0,7
Plat Blliakang
Plat Belakang
0,7
Rei
Q,7 . -
0,7 1,4
. ~.
•'.
15
Tabel4 : Klasifi.kasj
'.
NO. . r-1. "
.
Filing Cabinet berdasarkah'kelas .". ."
~".
.
, . " KE\..AS
TIPE
'-
.. 2
,
2' (dua,) laci
.
.3
..
,
A4F . A4F .
3 (tiga) laci
.
.
4 (empat) laci .
..
SIMBOL
.'
.
.
,
A4F
=
:
MF-2
..
A4.F-3 . . .
.
.
. . A4 F-4 , .
.,
Catatan : F folio
'1. Bantuk: . . . _ a: bentuk efllpat Persegi panjang berdasiukan kolas, tipo, :timbol s~suai table 4, terbagi dalam .beberapa buah I~ei (2 liiei: ~ laei, 4 laci) dengan . . ukuran dan bentuk yang sama" ' . b. permukaan luar bebas dari caeat . c. b~ntUk I~ci harus sama, mudah digerakkan dengan' lanear, tidak . meni(llbulkan bunyi!kegaduhan. ..' '., -. d. penyekat arsip h~rus dapat dipinaah-pindahkan dan..merapatkan surat.' .. surat dengan padat. . ", .... '. , e. fllekanisme penghenti/pengunci harus mempunyai' konstruksi' yang kOkoh pada baglan-baglan kelengkapan yang lain pada' p'osisi yang .
~~
,
.. .
f. . setiap filing cabinet diperkuat dengan pe(lguat m~lintang pa!1a sisi depan' dan. penguat tegakpada slsi samph1g untUk mencegah terjadinya deformasi dan lenturan arallaterai· dari badan manl,lsia 9' setiap laci dilengkapi dengan .penyekat. . 2. Bahan: . Terbuat dari bahan dasar metal baja dengan .. speksifikasI menurut I<etentu~n yang berlaku, yaitu : . . a. SNI 07-0601-1.969 tentang Baja .Iembaran Canal,Panas b. SNI 005~~1987 tentang Batang Kawat Baja Karbon Rend:J. c. SNI 0040-1987 tentang Mutu dan Cara Uji Kawat Baja Kart·;·n Rendah d. SNI 2144-1989 tentang Caia Vji Ketahanari Lapis... Cat dan sejenisilya pada Lampeng Baja TerharfopPengaruh Cuacci e. SN10f,i-0415.1S8S. '.'
3. Kegunaan . - untuk m,'nyimpan arsip/dokumen didalam folder dan ditemukan. kemball - arsip n1' ,dah dislmpan . .. set: .
. ·'ktif dan efisien..
.N: Boks Arsip 1 .. Jenis bOI'
Arsip
a. Boks .•';,;ip Dinamis I· 1) lJJcuran. : 38 em x·l& em x 28 em . ~ Bahan'· : kart9n caro~ate:wama·coklat, grarnasl.300 gram
.. ".
16
3) Bentuk
: ~ kotak empat pe,rsegl panjang, pakai, penutup , - ata:; logo OKI, bawah logo'KAD,dari label, , '. kantong samplng dan kartu " ' - ter~apat h,lbang ventilasi udara ' , , ,
4) Kegunaan: untuk menyimpan berkas arSip in aktif , ,
'
b, Boks Arsip Oinamis II 1) Ukuran
: 2) Bahan
: 36 em x16 em )(26 em
: karton earogate dilapis plastik, wama'blru, gfam~si 200 gram
3)' Bentuk
,
.: ~ kotak empat persegi paO!ang.,pakSi penutup , -, atas logo OKI, bawah logo !
.'
,
4) KeQunaan: untuk menyimpan' tierkas, arslp In aktif 2, Rancang',barigun bo,ks arsip "
a, pemotongan dilakukan dengan alat pemotong , b. garis Iipatan menggunakan :'tatoO (gu~tan) tanpa in,atukai bahan dasar c, lubang ventila:;! udara dibuat dengan alat pelubang , , d. gesekan tutup dan bUka t)okS relatif.mudah dilakukan ' " e, 'kafton ~ergel-ombang (kertas medium bGrgelombang dan'kerlas (ainer sebagai,penyekat dan pe~plsnyalSNI14.0094-1.9961 Spesifi.kasl kartas, mediUM)
:
f. " keadaan lembaran
,
rata, tidak koto,r., tidak berlubang dan tidak kisut. ,
, Bentu.l< :
o "
cJ" 6
.
17 ,
O. RakArsip 1. UKuran
: -;3 rak .4 rak .. - Sasuai kebutuhan .
2.. Bahan
: logam·dengan tiang besisiku berlubang
3. SenIuk
: balok dengan beberapa rongga (ruangan)
4. Kegunaan: untuk menyimpan kotak 'arsip yang berisl berkas arsip in aktif
. P. Lemari Katalog 1. Ukuran :. 1 laei ·2laei
-4laci
2. Bahan 3.
~entuk
: logamlkayu .: balok
4. Kegunaan: untuk menylmpan kartu kendall; letnbar pengantar,lembar ,
peminjaman, kartu penunjuk $i1ang, dan lembar disposisi.
Q. LemariArsip
. . '. . . 1. Ukuian; bentuk dan bahan sesuai dengan kebutuh~n dan berkembangan . teknol09i · 2. Kegunaan: untuk rrrenyimpan arsip
R. Rotary 1. Ukuran . a. jenis lemari ini ada yang' bertlngl
18
I.
PERAJ..ATAN ARSIP INAKTIF
A. Formulir Penl;lataan' ArsiplCoku.men 1, UI
: A4
2, Bahan
: kertas
3. Kegunaan '
:
.
"
,;
a.. untuk mandata arslp/do!
'" untl;lk menge~hui jumlahlkuantitDs arsip" yang ada, ' .kiJrun wakttJ , kondlsldan tn9dla r9kamnya:' .. . , ,: c, untuk m~ligetiihul unit kerja. lokasl tempat pendataan' .
b..
,dila'kukan . , , d. :sebagai 'masukan (data) 'awal ~!llam p~!aksanaan . '. penyelamatan dan pembenahan arsipldokumen: " .
FORMULIR PENDATAAN ARSIPIDOKUMEN
I:
Nama Inst3risi
,
Alamat .
.
II
~_._~
Unit Kerla Lekasi Arsip Kendisi AlSip
I
----
'Fermat/Media relearn
II Jumlan
I
Tahun
'
.\
'l~:':ksana Pendataan
:
~ Tangg,,1 Pendataa~
l
':
IPenanggungjaw~b _Tanda !
, ",
.\ :.
,
.. ..;.;...1 ---''-.
B.Daftar Ikhtisar ArsiJ>
1. Ukuran
:A4
2. Bahan'
: Kertas ' .
3,Kegunaan
. : a. setelah arsip/~okumen 'y~ng ada di~!ltiap .,Ioit karjal ,
pengolah dislIrVei dan .~idata, .kemudi~n . ,iuangkan dalam daftar Ikhtisar arsip , b. untuk mengetahui 'keseluru~an jU!lll.ah/. kuantitas ariip yang ada,kurun waktu "kendisi dan m.edia rekamny3. c. sebagal masukan (d~ta) " ·d:llam ,menlndaklanjuti .....n ,pemb,enahan., pelaksanaan "penyehlmatar'l arslp/dokumon
19
DAFTAR IKHTISARARSIP , Nama Instansi ' Alamat \ Nomor, .- Asal"
Tahun, ,Jumlah
Arsip
2 "
L1
Media
Penataan Lokasi ' Ket." "
',4
3
i
'5
,
6'
,
"
'8
7
~
"
,
,
'
'
.. I
,
,
..
,
,
..
.'
'
1 :
:
C. Daftar 'Pertelaan Arsip Seme,ntara ,
1. Ukuran
"
: disesua)kan dengan kebiasllan' stanqar atau kebutuhan i~stansl.masing·maSlflg
DAFTAR INVENTARISAsl ARSIP " ·SKPD/UKPD· (YANG AKAN DISUSUTKANl :-N~;;:;Or! Masalah ~~' Noinor Dan I i Tangg,,1
\I'--~'---+I _ . ,~_.""'- I •
i
•
"'""-_1'""'-
L"-----1
Jumlah. ! Keteranga~
'Jenis.l Pejabat Na:>kah 'Pcnanda
Saw..n .
(Ber1(as).
I
"I
1.
I' \
I!
I
'l,_ _J'----'-----'--,---,-, . I,. I, \ Jakarta
,
'
,····.···· ..•••• .. ·I~ ..••••·.. ••••· .. ••• .. •.
Namajelas NIP
,
20
D. DAFTAR' PERTELAAN NASKAH DINAS/SURAT CABANG TATA USAHA , u
I1
II
Nomor
1.-
I,
Ma.;alah
Nomor Dan Tanggal
Pejabat ,Penanda Dina_~ , lenoen
' Jumlah, Satuan !Berkes)
I
' Kel~rangan
1
I
I
\
Jenis Na.;kah
Surat
---!-.
.
I
I
I._._l____ I ' L
'
.
,
\
I,, Jakarfa,
..
..........................................
........................... ,
.
Namajel'as NIP
E. DAFTAR ARSIP YANG AKAN DIPINDAHKAN DARI ,:..........•.~ KE :.••••.••..
! I
Namar '
,L.
Masalah
! NamQr Dan !
Pejabat Penanda tilngan
Jenis Naskah . Dlnas
Tanggal Surat
Jumlah satuan
Keterangan
(Serbs)
..
, .'
.
,
.
'
Jakarta,
.
.......................................... N~,·
NI:
las
21 , DAFTAR PERTELAAN ARSIP
F.
. SKPDIUKPD . YANG DIUSULKAN MUSNAH
..
t::t-
'ah
-
--
\ I l
~.
__
;
Namar,.Dan To(\ggal _. Surat
.Jenis Pejal)at Nilskah . Penanda . Dines : tangan
Jumlah . SaW"n IBctluisl
Kel!lrangan
-"-'..
I .
.I
I
L 1
----'---
I
..
:
..
,
I
.
._•.........J
Jakarta,
:
:
:
......................................... . . Namajelas .. 'NIP .
DAFT~R PERTELAAN'ARSIP
G.
YANG DIIJSUL,KAN UNjUK
L~omorl .
I
I
Masalah
J~~~~~~NKE,KANTOR'ARS,IP DAERAH- .
NomorDan. Tanggal SUllIt
Jenis Naskah . Dinas
Pejabat Penanda. tan.-an
Jumlah" , Keterangan .. .. SatuaD l~rkasl .
. ,
,
.
. ,
..
..
.
"
:
,
..
l-.
Jaka~, .'
..........
. ..................... ,'
Na,
,las
/\II[
,
. "
22'
DAFTAR PERTElAAN ARSIP. SKPOJUKPO ' . . :tANG DIMUSNAHKAN
H ..
I, Nomor
. Mesalah . ,
NomorDan Tanosal Surat . ..
.
,
Jimis Naskah Dinas
Pejabat . Jumlah . 'Kllterangan Penanda' . Satuan . ,' .. tlingan : '(Ber1
.
., ..
,
,
..
'.
.. J
I
.
.'
.' 1
:
Jakaltil
:
.' ..
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 ••••••
. Namajelas NIP ..
I.
MAP
1. Ukuran: 67 em x 57 em 2. Bahan: a. buffalo skin,gramasi 300 gram, Warna pink (untuk dinamis) b. kunsdrug gramasi ~OO gram, warna merah (untuk statis) e. kunsdrug gramasl300 gram, warna orange (untuk dosir) 3. Be.ntuk: ampat persegi panjang 4. Raneang Bangun : a. dibua! penutup alas 37 em i 2,~ em dengan kelerrib;;:'n' 3 em . . dipotong dengan sirip· .b. dibuat penutup samping Idn dan ::
~
23
Sentuk:' .
"
.:-":)' " """,' """»" --"';""'.""''j:'lR>1'" " ...~/. z,(::m:~(·%::'v. ·,w.. j"~~· .:.~~ ':'"1i':'~11;:
~"i(1i~;ii~~~1.~i;':M ,' ;~r: ,
..
,.'
::~~~l ':.!::~
;':.; AA~.\,)o,.y"l(,,".
.
.. _.
;', ",. .,' ''''',,' "m'",'\'Pi..·_s·""""'" ;""'~\i'""" .. "~1
i~!fJ~ .....'
..
J. Kartu Deskri.psi 1. Ukuran
:10cmx·15cm
2. Bahan
kertas
3. Kegunaan
a. untuk mendeskripslkan arsip yang akan diohih b. sebagai alatpengganti fisik arsip yang sedang diolah c.. alat untuk manuver .informasl a~lp yang sedang dlotah
-24
Bentuk : kartu deskripsi
AJ1
(b)
(a)
(<:)
(d)
(e) (f) (9)
,
,
"
, Cara pengisian kartu deskrlpsl
.
a, dituliskan nama kOleksi arslp/asal arslp , b. dituliskan nama irtisial dan nomor',urut barkas " c. ditullska'n bentuk redaksl dan isi masalah arsip tersebut ·ct. dituliskan taliggaldlbualnya arsipltang9al tereiptariya, ' " e. oituliskan b~ntuk luar fisik ar-slp , ' , ' f. ,dltuliskan berapa lumlah arsip!berkas g. ditl.J\jskan~e(ldaar:tiisik.arsil>
..
".
"
"
','
K. Daftar, PertEilaan Arsip 1, Ukuran.
2. ,Bah'an
: A'4 atau F 4
.
"
'.
,"
': kertas .
.
~niUk.m~nge~ahurjul)1lahdanmasalah.~uatv·kc:ile'ksi
3. Kegunaan:'a. arsip : '. b. sebaQai sarana jatan masuk atlll,( finding aids, ,arsip : .apabl\~,dlp.erIUl
.'
2S
...
OAFTAR PI;RTELAAN ARSIP SKPDlUKPO·
morr
No
.
Masalah .
-I. Nomor'Dan . Tanggal
.
,Sural
I
r
. Pejabal Penanda tanaan
Janis· Naskah Dinas
~."
Jumtah Saluan (Barkas}
..Kete.rangan
.. ..
.. . .
..
, .
.
...
\
...
r: Jakarta;
......
........
.,
I
,..... .. "
~
~
. .
, .:Namajelali . NIP
L. .Rotary/Karosel
1.· Ukuran
' ..
.: a. jenis lemar! ini·ada yang bertingkat.2 siWlpai 6 b.. piringannya dapat diatur dari tingkat 1 sampai derigan 6 tirigkat plrlngan" . .
2. Bahan: metal baja' -
. ..
.,
. 3. Kegunaan.: a. untuk menyimpan ber~s ukuran kwaito ~taupun ukuran •
.
.b.· ~.
, ..
folio ... . dapat menylmpan seidtar 2~OO map' pada 5 bUllh piririgan ·bertingkat yang dapat berputar menghema.t ruangan ..
26
.,,"-
M. lemari PeWGambar
a. H..89 em x 0.88 em XW.12Scm
1. Ukuran
ukuran kertas A1 Horizontal " b: H.89 cm'x 0.99: em x W.132 em, ulcuran kerta~ AO Horizontal , x O. 49 em x W.112.5 em c.' H.113 ukuran kortas A1 Verti~al d. H.123'emxD.49cmXW.140,5em ukuran kertas'AO Vertikal
em
, 2. 'Bahan
:metal baja
.
' •
,
3. Kegunaan : untuk menyimpan' bagan atau petafbagan, pada ujung atas dilengkapldengan kart~)O agar kertas peta lidak 'rusak.
N. 80ks Arsip, 1. Jenis boks arsip
.
,
a. Boks Ar'sip Oinamis.1 1) Ukuran
: 38 em x 18 em x 28 em
2) Bahan
: karton earogate, warna coklat,'grartlasi 300 gram
3) Bentuk
: -kotak empatpersegi panjang, pakai penutup - atas logo OKI, b~wah logo KAD dan label , - kantong samplng d~n kartu - terdapat,lubang ventilasi 'udara
,
•
o.
b. Boks Arslp Dinamis \I 1) Ukuran
: 38 em x 18 cm x 28'cm
,
2) Bahan
: karton earogate dilapis plastik, warna biru, gramasi'200 gram
3) Bentuk
: • kotak empa~ parsegl panjang, pakal penutup - atas logo OKI, bawah logo KAO dan label - kantong samping dan. kartu - terdapat IUbang vantila~i udara
c. Boks Arsip Pela/Gambar
1) Ukuran 2)' Bahan
'.; 140 em x 18 em x 110 em : karton carogate' dilapls plastik, wa;na putih bening, grama:;! 200 gram
"
17 .'
3) Bentuk
: - kotllk.empat persegi:panj~ng, pakai. penl.itUp , ~
atas logo OKI, bawah logo KAO dan label - karitc:ing samplng.dan ka~u ." - terdapat lubang 'ventilasi uQara
'
.
. d. 'Boks Arsip F:oto/Gambar' ,1} 'Ukuran
: a) 27 em
,
x· 8 em x 32 em
b) 32 c:mx 17cmx42 c;m
:- bufalo skin ,depali mengkllat~ dllam!n!lting - warna orange - g~amasj 300 gram .',
2) Bahan
3). Bentuk . :. kqtak empat persegl panJa!'lg. pakai penutup
- atas logo OKI, bawah logo KAO ~an label . - .kantongsamplng dan kartu - ,terdapat lubang ventilasl ud~ra
, e, Boks Arsip Repro Gambar/Foto . 1)'Ukuran : 70 em x 18 em x 28 em 2) Bahan
: - bllfulo skin depan' mengkllat, dilaminatlng - bagian delam memakai. kertas minyak - warna or.ange . . - gramasi 300 gram ,
.
. '
3) Bentuk
'
.
: - kotakempat persllgi pailjang, pakal penutup .. - atas logo OKI, bawah logo KAD dan label . ~ kantong samping dan,kartu '. - terdapat lubang venti'lasi udllra .. . , , ' " .
,
.
2, Raneang bangun boks'arslp a, pemotohgan dilakukan dengari alat pemotong, b, .garis lipatan'mengg,unakan "tatoO ,(guratan) taripa rrieluk~i bahan da.sar c, lubalJg vel'ltilasi udara dlbuatdengan alat pelubang d. gesekan tutup dan buka boks relatlf mudah dllakukan' . e. ukuran garis potongan dan garfs !ipamn d'apat Ilhat gambar' " f. kar:ton bergelombang (kertas medium bergeiombang dan kertas·lainer sebagili penyekat oan pellipisnY~SNI14-0094-1996/Speslfikasi Kertas Medium). , g. keadaan lembaran rata; tidak kotor, tidak berlubang dan tidak kisut
L'
, 28
3.
K~gunaan:
a. sebagai pengganti filing cabinet , b. ' untuk nienyimpao alSip (didalam folder/map) sehingga arsip, niudah disimpan'dan ditemukan kemball secara efekJjf dan efisien ' c. sebagai j'alah keluar penanggulangan rU3ngan 'yang,terbatas, agar. 'tampak rapl dan tertutlJp. ' Bentuk:
..
,~ ~
:Ii
----
~.
~
LABEl.
o ."
O. Label
, '
·1. Ukuran
: ~kur.ui latiel118 folio
2. Bahan
: kertas
"
3. Warna .: a. sesuai dengan' unitlsalminkal . . ' , b. tulistin hUruf ka,pi\al dan jetas , . c. alat tuli.s spldol paten wamahltamtbl~ 4.. Kegunaan : S" sebagal a.lat'untuk ~empercepat'Pene;nu~n keni~1i arsip , :bo. menjadiken ruan~ penyimp.anan raplh dan teiatUi'. ' , "
Bentuk : LABEL INAKTIF . Satminkal . 'Masalah
. No.
lrivent
M'Ip
.,
Box
Tahun
-.:.
,
..
,
"
','
.
29.
p, Rak Statis (Rak Tidak Bergerak)
,
,1, Ukuran : tinggi rak disesuaikan dEmgan fungsi kompartemen Ukuran rak statis' Ukuran Luar ' T x Px D (em) 183 x 100 x 38.5 213 x 100 x 38,5 213x 100x38,~
" Jumlah Arnbal '
5
6 '>6
•
Jarak Arnbal' (t;m) , 28,50 36
28,5,
--
2, Bentuk: a, berbentukenipat persegi panjang , b, badan rak berbentuk te,rbuka tanpa penutup disisi.kiri dan kanan atas c, beba'S dari deformasl. retak dan sambungan yang tidak sempurna ' d.bagian-bagian yang mudah tersentuh an996ta badan' harus bebas dari sudut dan permukaan yang tajam e, pemasangan baut harus kuat dan mudah dibongkar pasang f, permll1
:' terbuat darl metal baja, rangkci liang dan papan baja sesuai dengan S1I1116-84 (stell Slotted Angle)
4. Keguriaan: seb"g"i sarana 'penyimpanan arsip (boks arsip)
Q. Rak Bergerak (Roll O'Pack)
1, Ukuran : a. rak bergerak tipe tenaga dorong mariusia ukuran L (Iebar) , ,tidak lebih dari 300 e m ' b, rak tipe ,mekanis dan elektris untuk ukuran L (Iebar) dapat m.encapai 600 em
Ukuran'Luar , TxDxL{em) 214x40x 300 214x40x300 214 x 40 x'300
'Jumlah Ambal 4
-
5 6
Jarak Ambal (~m 29.'29.50 , 38,15 47
30
2, ..Bentuk
,
a, bentuk .empat Persegi panjang b. badan rQk arsip ini tertutup dan terbuka·..· .. . ". . c:' rak tertutup adalah raJ( yang mempunY!li penUNp ·sisi. kiri, kanan dan . atas " . , ". ·d. nik arsip bergerak' berbadan tertutup Qiperguna,kan lintuk menylmpah . r ....arsip yang tidak boleh terkena debu dan memerlukan pengii'nian' tinggi e. beba:;> dari tI.eformasi, retak dan saml>ungan yang tidak s,empurna f. bagian"bagian yang mudah tersentub anggota' badan harus bebas darf . 5udut.dan perm.ukaan yang taJam.· .' '. ' , ., g, pel'l'\asangan baut harus kuat dan 'mudah dlbongkar pas~ng .... , . h. permukaan 'Iapisan cat rati1. seflIgam ketebalahnya,'nada wama rata' .' i, ,jumlah papan baja'(jumlah amba!) disesuaikan dengan tinggi rak,arsip . '. .dan' tingsi ruangan yang tersedla ' ' " . .. . . .' j.. rakarsip tetap stabil clan seimbarig salama menahan beban, k.: dilengkapl ejengan' roda yang c1apat 'bergerak di 'a~s reJ sehingga mudah dan nngan (mtukdigera.k~n. , . ' . .'.' . I. dilengkapi dengan' plang pengamantalat. p'engon.trol yang terpasang .: 'pada tlap unit, , ,', " ·m. dilengkapi deng,m pengunciim sentral untuk keamanan n. keselamatan arslp. yang disimpan terjamiri 'karena menggunakan s,atu . pehgucia'n sentrat'untuk bebE;!rapalemal'i' ':' . .. (). mempertimbangkan keleluasaan atall kelancaran·kerja· p,' mempertimbangkan nilai estetika demi kenyatnanan karja. 3. 'Bahan
a.. r~k tertutup terbuat'dari lembaran baja canai panas sesuai dengan SNI '07·0601 19()" ' . ,. . " . b, rak terbuka '" !>uat dari besl siku·siku yang' berlubang-Iubang dengan ambal baja " . " . c. tidak mudah l,.. I<arat d, tahan terhar! .' rayap,dan serangga e. tidak mud'i. bakar' f.' I
,
4. Keguna •. l:
I
.
Sa,!" «r~1
·.. enylmpanan
.
arslP yang
.
d~pat I'':'''muat banyal('boks .
•
.
'
'.
.'
31 ' '
1II.
PJ;::RALATANARSIP STATIS A. Kertas Samson/Kraf/Kising
lemba~ ~i~otong me~jadi' 3,atau 4 (disesuaikan dtmgan
1., Ukuran ' ': 1 bentuk arslpnya) .' 2. Bahan,
,'
,
: kertas samson/kraf/~issing, "
3. Spesifikasi: a. kertas bebas asam b:' watna coklat C" permukaart Rert~s Iiein
.
,
4. Kegunaan : a. untuk membungkus arsip yang rapuh b. agar arsiptatap tarawat karena' bebas a5am .
,B., Ka/1u Deskripsi 1. Ukuran
: 10cmx15em
2.
: kertas
Bahan'
'3. Spesiftkasi : a. dibuat secara' ringkas tetapi jelas , ' b. berdasarkan sistematika pemilisan y'ang, . baku harus, merrtuat 7 tJlisur'yang harus diperhatikan, yaitu : - inisial pembLiat kartll dan norrior"urut kal't\J/fiebes - bantuk ~edaRsi; menyatal
p:
Bahasa.6elanda dan sebagairiya
·32
OESKRIPSI PAOA KARTU/FICHES --~---------,
! I
1
(a)
N1
1 (b) Surat Keputusan Gubernur OKI Jakarta No. 467/1988' (c) Tentang ganti fugi tanah yang lerkena proyek pembangunan jt. Tal CACING . .
i (d) tanggal10 Maret 1988 (e) l\sli . (f) 3 lembar (g) baik ---~---_.
. .
__ _._----_._-------
4. Kegunaan
..
'J
a. alai pengganti arsip b. memudahkan dalam menuver informasi dan pengaturan fisik arsip
C. Inventaris Arsip '.
1. Bentuk
2.
Bahan.
.: Quku . .: kertas
3. Spesifikasi: a. harus iela~"sejarah ar'sip dan organisasinya (penciptanya) . b. merupakan pemiridahan data yaf;lg. ada pada kartulfiehes c. meri1punyal slstematlka pemillsan'yang baku, yaknl harus memuat unsur-unsur sebagai berikut : • judul - daftar isi (diambil dar! skema)' .' . - pendahuluan ; 'berisi sejarah singkat pemilik arsip 'balk Instansl maupun pribadi: ~n .sejarah arsip mulal dari tahap penciptaan sampal tahap·(,liseral:lkan ka KAD - Inventarls : deskrlpsi yang dipindahkan dar! kartulfiches - lampiran terdiri dari : struktur organisasi, daftar 'slngkatan, istilah'aslng, indeks nama, geografl, ni'asalah yang tnengacu kepada no010r inventarls.. . .
4. Kegunaan : a.' sebagai samna ialan masuk/finding aid untuk ni'enemukan . kembali arsip b. mem~antu peneliti/pengguna informasi yang diperlukan.
·arsip. dalam
menearl
33
D. Boks Arsip
1, Jenisboks arSip a, ~oks Arsip Statis I 1) 'l)kuran .:'38 em x 11 em
, 2) Bahan 3), Sentuk .
.
.
,
x28 em
; karton earogate. warna, coklat; gramasi 30D,gram . ' .,
;- kotak empatpersegi p~njang, pakal penutup '. atas logo DKI, baViah.logo KAD dan label '. kantong samplng dan'kartl,l' " , - terdapal lu~ang ventilasi'udara
b. BoksArsip Dinamis II 1) Ukuran 2) Bahan
: 38 em x 11 c;m x 28 em . :. karto!) d'upleks dilapis p'lastik, warna biru, gra(l1asi 200 gram
3) Bentuk
; - kotak empat per.segi panjang: pakai penutup - atas logo OKI" bawah 1099 KAO dan label '" • kantong samping dan. kartl,l. ' , , '~ terdapat lubang v'lntilasi ud:ira
2. Rancimg bangun ': '
a. pemQiongah dilakukan dengan alat pemotong.·
.
b. garis lipatan menggunakan "tato" (guratan) tanpa melukai bahan.dasa!
,c: lubang ventilasl udara dibuat clengan alat p~l.Ubang d. gesekan tutllP dan bUka boks relatif,riludah dllakukan ,e:ukuran garis potongan ijan garis Upatan dapat Uhat gambar' . f, karton bergelombang o<ertas medium bergelombang,dan kertas,lainer . sebagai penyekat dan pelapisnyalSNI14-0094.1996/Spesifikasi Kertas Medium)' . g. keadaan lemharan .rata, tidal< kotoJ,. tidak berlubang dan tidak kisut. . . ,3. Kegunaan :
,a. sebagai penmianti filing cabinet , ' b. urituk menyimpan arslp'yang dibungkus' kertas kiSSing, map semngg8 arsip mudah disimpan dan ditemukan kembllii secara efektif, dan efisien . " . c. sebagal jalan keluar penanggulangan nJangan yal1g terbatas, agar tam'pal< rapi dan tertutup.· '. '. ' . '
.
,
; :J4
Bcmt\Jk;, '....
"
LAIlEl,
·0
E..l
1.
.
Ukuran'
2. Bahan··
3. ·W~rna
; 16,5 em ; kertas"
.
'.
x10,5em(%kert~sF4~
..
.'.
: a. putih , b. huruf kapital dan jelas' ..
., .
. c; alat tulls spldol warOlihitam .
.
4:
Spesifikasi: a, haf!Js' dibuat seder~an!l . b. jelas . , . . e. tid~k perh.i banyak penulisanlpencatatan mengenai identitas' . d. hanYa mencantumkan nama unit,' nomor berkas, .dan riomor boks. . . . 5, Kegunaan: a. sebagai alat untuk mempereepal penemu'an kembali arsip . b.· menjadikan ruang penYimpanan rapi (jan teratur .' e. peneatatan i~entita:s yang 'tidale terblJka/detall. dimaksuClkan dapat menylmpan r}ha~ia. .) Bentuk Label Arsil> Statis
I
S~~UAN KERJA PERANGKAT DAERAH .NO.BERKAS
••
NO. BOKS ..
·•
'
.. .. ,
"
.
.
35
F.Rak Statis (Tidak B~rger~k) .
.
.
.
.
1. Ukuran: ukuran, tinggl rak disesuaikan dengan. fung~i kompartemen: Ukuran rak statls: Ukuran Luar . T xP X 0 (em) 183 x 100 x 38,5 . 213x 1QO x 38,5 213 x 100 x'38,5
.. Jarak Ambal (em) 28,50 36 28,5
Jumlah Ambal .5 6
>6
2. Sentuk: a. berbentuk empat persegi panjang . b. badan.rak berbentukterbukatanpa penutup disisi kiri dan kanan atas e. bebas dari deformasi, retak dan sa!flbl,mgan yang tidak sempuma. d. bagian-bagian yang mudah tersentuh anggota badan harus bebasdari sudut dan permukaan yang tajam . e. pemasangari baut harus kuat dan mudah dibongkar pasang . f. permukaan lapisan cat rata, seragam .keteballinnya, nada-warna rata g. jumlah papan baja Oumlahambal} disesuaikan dengan tmggi ral< arsip dan tinggi ruangan.yang tel'llcdia. . h. rak arsip tetap stabll dan selmbang selama menahan.beban i. jarak minimal i1engan atapl1lmgit.langlt'klr;a-klra 60 em .j. jarak mInimal deng.cin tembokldinding geclung kira-klra 1 meter k.· mempertimbangkan jumlah area' yang eukup untuk korldor jala~ pengambilanarsipyang dis;mpan .
I. mempeltiml1angkannilai estetikademi kenyamanan kerja .. : " 't,s..
3
Bahan
.'
.
.
..
. : terbuat dari metal baja, rangka "liang dan papa.n baja sesuai d.eng\1n 8111116-84 (steel Slotted Angle)' .
4: Kegunaan: sarana penyimpanan arsip (boks'arsr~)
G. Rak Arsip Bergerak (Roll O'Pack) . 1. Ukuran: a. rak, bergera1< tip/Hemiga dor-ong manu.sia ukuranL Oebar) tidak lebih dari 300 em . b. rak tipe mekanis dan elektris \lntuk ukLiran L (labar) 'dapat mencapai 600 em . Ukuran rak arsip bergerak : Ukuran Luar . T x D x L (em) .. 214x40x300 214x40x300 f-._214 x 40 x 300 '--.
-
Jumlah Ambal
Jarak Ambal .(em
'\
5 .
..6
,
29,29,50 38,15 47
~
~.
36
2., Bentuk a. bentuk empat persegi panjang ' b, badan rak arsip ini tel'tutup dan ,t!lrbuka. t. rak tertutup adalah rak yang mempunyai'. penutup ,sisl kin, 'kanan dan atas ' , d. rak arsip bergerak berbadan tertutup dlpergunakan uhtuk menYimpan arsip yang tidak boleh terkena debu dan memerlukan .pengar:nanan tinggi' ,, e, bebas dari deformasi, retak dan sambunga" yang tidak sempurna f, bagian-bagian'yang mudah tersentuh anggota badan harus bebas, dari " sudut dan perrnukaan yang taJam g.pemasangim baut hal'lis kuat dan mudah dibongkar·pasang h. permukaan lapisan cat rata','ser,agam' ketebalanny'a. nada warna'rata i. 'Jumlah papan baja Oumlah ambal) disesualkan dengan tinggl rak arsip ", ,' dan tinggl, ruangan yang tersedia. ". j: , rak atsip tetap stabil dan seimbang selama menahan bebari,' , k. 'dilengkapi dengan roda yang da'pat bergeraJ< di atas rei :;ehingga , m'udah dan r.ingan ,untuk digerakkan , . l. dllengkapi' deng:m plang pengaman/alat pengontrol yang terpasang , ,pada trap unit ' ,. , ,,'. ' " . ' : m. dilengkapi dengan penguncian sentr;ll untuk keaman~n ',' ,,' , n. keselamatan arsip yang 'disimpan te.~amin'karena mengglinakan satu , penguncian sentral untuk beberapa lemari' ', ., , : 0.' r:nempertimbangkalJ keleluasaah ~taL/ kelancaran' kerja . , , p. mempertimpangRan nilal'estetika demi kenyamanan kerja., ,
....
.'
'.
.
3. Bahan . ' .' . ' a, rak tertutup te'rbuatdari lembaran baja canal, panas 'sesuai. dengan SNI' 07~0601. '1,989
' .' " , p. raR terbuka tet,buat dari besi ,siku~siku yang benubang-Iubang deng,an . c. d. e. f.
,arilbal Daja' .', . ' 'tidak mudah ,berkarat tahanterhadap rayap dan serangga ' tidak mlidah,terb~kar kuat m'eriahan beban
",: ' ,
.
4.' Kegu~aan : sacaria penyi~panan arsip. yang dapat mem4at banyak, boks arsip, , , . ' ,
,
..
,
.
.
"
37
N. PERALATAN ARSIPVITAL A. Lemari .Besi Taholn Api
1.
Ukuran: a. satu pintu dengan satu lad. dan satu shelf luar 890 (T) x700 (L) x 550 (0) m1m .. - dalam 620 (T) x 550 (L) x 360. (0) m1m - .be~t 220 kg .
c. satu pintu' dengan satU lad dan dua shelf luar 1270 (T) lC 700 (L) x 550 (0) m1m . dalam 1000 (T) x550.(L) x 360(0) .m1m .berat 320 kg 2. Bahan
: metal baja .
.
3 .. Kegunaan : untuk menyimpan arsip/dokumen yang bersifat rahasla atau .
yang memillld nilai informasl tinijij: .
a.
Kardex 1. Ukuran
: 235 em x 145 em x 300 em
2. Bahan
: metal baja
3. Spesifika •. : 120·1313/256013
4. Kegunaan
..
.
.
: untllk menyimpanarsip bemilaiguna tinggi dan rahasla
38
V.
PERAL;A"AN ARSIP MEDIA BARU '. . A. Mikrofilm " Salah satu alat elektroil'i~ iJ,ntuk ;,embuatan ;;aljna~ fotogratis dala~'bentuk lebih kecil ' , . . ,
.' ,
1, Ukur~n: H.90 cm x D.45 cm x W:67 em 2. ' Bahan' 3.
: metalbaja
Kegi.Jn~an: IJntuk menyimpan arsiPlalih media'
..
'
B. Mic.rofic.he· 1: Ukuran
': 6 inchi x 4 inchi atau 105, mm x 148 inm
2. Kegunaan:
a'. ~nt~k menyimpan dOkum'eivfiche'
,'. b.. dapat dibaca' dengan. kasat mata yang berisi" tentang ,informasi judul, yang rnel'!gidentifikaslkan'lsinya:' ,
C. Jacket 1,. Ukuran
.
,
'
:a. terdiri dari betbagai ukiJran b. untuk ukural'! film berisi, 16 mm atau 35 m'rn, ",
2. Kegun~an: a. u'ntuk menyimpan rnikrofilm
"\ '" b. mikrofilm yang dlsimpan dalar jacket dapat diduplik,asi . ,atau dlgandakan " , 'I' ' : c, . dublikasi dapat, berbentuk miorofiche' 'tetepi tidak dapat dlubah islnya' '. . "
D. Aperture Card (Kartu Berlubang)
- 7 3/8 inchi x 3,3 inchi - lembaran fil.m berfsi banyak minia'tur gambar atau citra ' dalam suatu polalkisis (frame).
1. Ukuran
E. Mitro' Opaque
1. Ukuran
,2. Bahan
secara luas diguilakan olehmicrofiche 'tunggal y~ng lebih· besar separti 'bh,le ,print. 'peta dan ,:ii:n-Iain yarig inenggunakan film ukuran 35 min 'atay 105 JT1m· ' .: plastik transparan' unb,Jk strip mi~rofilm
3. Kegunaan: untukmenyimpan fraine'microfllm
...
"
'
39
F. Catridge/Kaset ,
,
Lembaran kertas yang tidak tembus cahaya yang berlsi b,anYilk images berukuran mini dalam suatu pola'garis iltau frame yang sangat'sama dimgan microfiche. .' , ' 1. Bahan
.plastik
2. Kegunaan: 'a. ' untuk menyimpan images b. tidak bisa diduplikasi ' c. memerlukan intensitas pene'iangan yanQ sangat, tinggi untuk inellhatilya.
G. Can 1.,Ukuran
: 16m,35m
2: .Bahan'
: plastik
3. Kegunaan: untuk inenyimpan roll film , '
.
H: Lemari/Rak Video/Kasel , ,
1: Ukuran
: disesuaikan dengar, uku.ran kaseVvideo
2. ,bahan
: kayu aan metal baja,'
, ,
3, K€!g~naan: untuk telni:>at menyimpan/menata arslp kaset, vldeCi" :
,I. LemariFoto 1,Ukufan, .'
2. Bahan
.
'
: L. 110, T.130 .
.
.
"
: metal baja' ,
3.~egunaan :,untuk t~mpat'menyimpan/me~ata arsip foto "
'.
40
VI.
GEDUNG PENYIMPANAN ARSIP A. Standar Minimal Gedung Penyimpanan Arsip lriaktif
•
1.. Lok;:lsi a. Lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang ja~h dari' segala sesuatu yang dap&t membahayakan 'stau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip . b. Lokasi gedung penyimpanan arsip.,inaktif dapat beradadi Iing~ngan Kantor atau di luar IIngkungan Kantor c. 'Gedung pe'nyimpanan arsip lriaktif di luar Kantor perlu memperhatJkan : - tidak di daeraMingkungan yang memilikl' kandur;lgan polusi udara tlnggl tidak di daerah atau lokasi bekas hutan atau perkebunan titiak tii aaerah 8tau iok8~i rawan keDakaran - tidak di daerah atau IOkasi: yang, ber.dekatan dengan keramaian/pemukir:nan pendudt!k atau pabrik - lokasi mudah 'dljangkau untuk penglrtman. penggunaan maupun transportasi pegawai. dan mudah diakses. .
2. Konstruksi dan Bahan Baku
a. Konstruksigedung penyimpanan arsip inaktif dlbuat untuk dap;lt bertahan dan gangguan cuaca dan ti~ak mudah terbakar b.. MEmggunakan . bahan-bahan. bangunari yang t1dak mendatangkan rayap maupun binatahg perusak lainnya· .. c. Bangunan dapat bertlngkat, atau tldak bertingkat . d. Apabila bangunan bertingkat. masing-masing lantal ruang simpan arsip ... memiliki ketinggian 260·280 Cm e. Apabila bangunan tldak bertingkat, linggi ruangan disesu.aikan dengan tinggi rak.yang digunakan. Rak arsip dapat t1imodlfll
41
'.
d. Rua~g ~e.nyimpana~ arsip inaktif di.gunakan khusus'untuk menyiinpan" ". arsip sesuai dengan tipe dan medianya' ,' " . '. . ,e. Apao.lla.fasIljtas proieksi arsip ,vital dan arsip perrrianen ,suatu'instansi b~rada di gedu,:,g penyimpanan arsip, i!'laktif, mak;~ ruang periYimpanan ' dide~ain tahan api ·dan sl,lhu serti! kele~.baban, ~arus ,sesuai C1engan .' ketentuan' ", , ' , f., Kecuali ruang kerja dan ruangp¢nyimpanan arsip,jnaktif di",!ungkinkan' adanya ruangari-ruangan lain seperti cafetaria, 'toilet, mushcil~" unh,lk , memberi kenyam!lnan bagl pengguna ~rslp.,·· ."" ,
"
,
'
4. Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif a. Beban muatar'l ' 'Beban muatan ruang penyimp.anan 'arSip inaktlf dlQasarkan. pada rak, dan ar.sip yang disimpan., Kekuatan lantai. riJang ,simpa'n harus' mempertimban~kan. berat rak·da~.arsip. ' b. 'Kapasltas ruang simplln ,tuas ruang simpan arsip inaktif pada dasarrlYa ~angilt tergantung pada kondisi dan kemampuari ij';:;tansi .', :' 2 rata-rata setlap 200 M ruang simpan arsip,dengan ketinggian 260 em C1apat menYlmpan 1.000, meter l!irl arslp'dengan menggul')akan rak konvenslonal ,(rak statisJ stationary stacks) penyimpanan dengan rak yang padat dapat menyimpan 1,800 meter lari arsip. . c. Suhu dan kelembabail .
..
.
Suhu tidak boleh lebih 'dari 27"C dan kelembaban tidak ,boleh lebih dari 60%.
'
'd', Cahaya danpen'erangan Cahaya dan penerangan tidak mef\yilaukan, berbayang dan sangat kontras. Sinar mata.harl tidak boleh langsung mengenai,arsip. e, Angin
-
pandasi gedl)ng didesaln se~'lra,kuatuntuk mendukung dinding yang kuat sehinggll mampu menahan 'terpllan, angln kencang dan hujan dAr.as '. .. .' '' , Jendela-jendela dan p!ntu-pintu 'diperkuat'dengan metOda tertentu untuk mencegah terpaan hvjan deras d.anta,mpias~ya air. "
1"
42
B. G'edun{j Penyimpanan ArsipStatis Gedung 'Penyimpananarsip ~atis t~rbagi atas beberapa ruangan, yaitu : .
.
1.' Ruang Administrasi 2. Ruang Layanan, terdiri atas ruaFlg baca, perpustakaan,. ruang pameran arsip,.dan ruang kuliah/penelqngan. ..' . . Ruang layanan (i'u'arig baca) adalah 'area yang digllnakan untuk :' .
' .
.
-'
.
a.. membaca mikrofilm
b. menga~ses arsip audio visual, rekam suara . c. me'ngakses koleksi film . .' . d. m~ngakses arsip peta dan arsip kertas lain e. Mengakses arsip yang dikomputerisasikan f. Membaca bUIc.u.atau bahan p~dukung penelitian: . g. Konsultasi riset arsip genealogi, . Lekasi yang tepat untuk ruarig ini adalah : a. berada Cli 'ar~a terbuka 'untuk umuni mnpa. harus.me1atl,li area. yimg tertutup iJntuk publik '. . b.· jarak d.engan temi:>at penylmpanan arslp tidak jauh', untuk menghindari . kerusakan arsip ketlk;l. arsip dibawa··· . .. . c. terdapat ketentuan-ketentuan untuk nienjaga k~selamatan .. khasanah a~p. '. " .'
3. Ruang Penyimpanan Arsip (Strong Rooms) a. Lekasi -
'.,
.
.
terpisah dari gedung atau ruang lain untuk menjamin perl.indungan. terhadap api . . ruana arsjp sebaiknvatidak ditempatkan .pada·: audana bawah tanah 'yang .sangat iembab, lantai' atas, tempat ·berbahaya,· dan iokasi yang suiit diakses . . . . . ruang penyimpananarsip sebaiknya diisolasi dengan dinding, pintu 'ataupun lantai yang tahan api. .
b. .Struktur d:m daya milatan 'Iantai
Daya kel
per 'meter
I:
c. Ruang pengelolaan
1) 'ruang. penerimaan arsiplbongkar muat , Area ini termasuk tertutup untuk umum. rnerupakan, rU'ang untuk membongkar arsip. yang akan,dlsen\hkan sebagal arsip statls yang berasal dari semua j9nis lembagafinstansl, baik plll')'lluintah atau ~-
"
,
'
"
43
2) ruoilng fumigasi Area untuk menghilangk'an berbagai bahan (kuman, bakteri dan lain-lain) yang' mengancam keselamatan pengolah arsip dan arsip itu sendiri ' 3) ruang penyimpanan sementara ' , , Area tempat penyimpanan sementara,arslp yang telah dlfumlgasi sebelum diolah ' , '
•
4) ruang pengolahan Area tempat mengolah arsip sehingga' dapat digunakan oleh pengguna arsip 5) ruang penyirnpanan arsip a) ruangan untuk penylmpanan' arsip barbasis kertas, cards, print out computer,peta, bagan' dan, sebagalnya harus mem,enuhl kondisl sebagai berikut: , suhu 20 ·C, +- 2 ·C, relatff humld\tY (kelembaban relatlf), RH 35% + 5% , bebas deb'u, gas aS3m dan oksidasi pengaman heat/smoke detection, sprinkler sistem; extenguisher
b) arsip photo hitam putlh , suhu < 18'C +·,2 ·C, RH 359~ +. 5% - ,bebas dabu, gas asam dim oksidasi
c) arsip photo berwarna , , suh,: <: 5 'C, RH 35% +~ 5% beb,1:1 deb'u, gas 8sam dan ,oksida:ll pel:, ;.Jman heatlsm6ke detection, "
sprinkler' ..sistem,
ext·.!!gui~her
:
d) madiu ':lognetik, seperti : komputer, tape dan disket, video tape, , ' ' magn.' :.' optical disk sU::.' < 18·C +. 2 'C, RH 35% +. 5% bf!,' ,s debu, gas asam dan oksidasi - pei' '
e} medi.
,)tiI( seperti: kompoter dan mini disk, laser di~k
" 18 'C +- 2 'C,'RH 35% +. 5% ',~ debu, gas asam dan okslda~( - bo' , ,Jman heat/smoke detection, - P :guisher '
-
s ..
sprinkle~
sistem,
. 45
-' ,
"
VIiI. PEMBUOAYAAN-'ARSIP OI,OAERAH DesjJninasi ' atau ,penyeb,arluasan kearsipan d~pat' dllakuk~n ',dengan cam menyelenggal'cikan pameran; ap~esias\, seminar 'serta penerbitan, naskah sumber.' ' . '
."
"
Peraiatail'yan~ diperlukan u,ntuk kegi~tan'te~s'ebut adalah :,
A. Pameran 1. Panei fitrin 2, Boks fitrin '
3. Label'
"
,
4.' Buku pariduanlkalalog B. Apresiasi/Seminar
,1. ' Seminar kit C. Penerbitan 'naskah sumber 1. Daftar pertelaan arsip 2',' Invimtaris ~rsfp ," 3. 'Fisik dan'informasi arslpnya 4, Katalog' " '5,' ReferenSlpendu,l
,
,
GUBERNUR PR Y1NSI DAERAH KHUSUS .
leu
TAJAKARTA"
, '
i I
.
-
. '
,
