AUDIT 02/04 VNITRNÍHO KONTROLNÍHO SYSTÉMU
CESKÁ CENTRÁLA CESTOVNÍHO RUCHU
CZECHTOURISM Praha, 30. srpna 2004
Ceská centrála cestovního ruchu - CzechTourism
Výtisk c. 3
Zpráva o zjišteních z vykonaného auditu, podání vysvetlení a prijatá opatrení ke dni 14. ríjna 2004 Evidencní c. interního auditu: 02/04 Predmet interního auditu: Vnitrní kontrolní systém Ceské centrály cestovního ruchu Czechtourism (dále jen CzechTourism) Název útvaru, jehož cinnost byla auditována : všechny útvary CzechTourism Audit byl vykonán v termínu : od 1. 8. 2004 do 30.8.2004 Období, za které byl interní audit proveden: 2003 - 2004
Vedoucí auditorského týmu: Mgr. Bohdan Dvorák, Ceský a moravský úcetní dvur,s.r.o. Clen auditorského týmu:
Ing. Jana Dvoráková, Ceský a moravský úcetní dvur,s.r.o.
Jména zpracovatelu zprávy: Mgr. Bohdan Dvorák Ing. Jana Dvoráková Datum vypracování: 14. ríjna 2004 Pocet stran: 7 Pocet príloh : 4 (Návrh nové smernice o financní kontrole, zpracovaných reditelkou sekce financne-provozní) Pocet výtisku: 3 Rozdelovník: výtisk c. 1 - Ing. David Gladiš, reditel CzechTourism výtisk c. 2 - Ing. Olga Pokorná, reditelka sekce výtisk c. 3 - Vladimír Komárek, vedoucí SOIA MMR CR A. Úvod Audit vnitrního kontrolního systému CzechTourism byl zarazen do strednedobého plánu a plánu interního auditu CzechTourism na rok 2004 na základe zpracované analýzy rizik. Úcelem auditu bylo prezkoumání funkcnosti a úcinnosti vnitrního kontrolního systému CzechTourism a zkvalitnení rídících a kontrolních mechanismu vcetne odstranení jejich eventuelního nesouladu s obecne platnými právními predpisy predevším v návaznosti na príslušná ustanovení zákona c. 320/2001 Sb. o financní kontrole. 2
B. Cíle auditu 1. Proverit a vyhodnotit stav v auditované oblasti z hlediska vnitrních predpisu CzechTourism, které nastavují fungování a úcinnost vnitrního kontrolního systému a jejich souladu s platnou legislativou, zejména príslušnými ustanoveními zákona c. 320/2001 Sb. o financní kontrole ( dále jen zákona o financní kontrole ) a nové provádecí vyhlášky c. 416/2004 Sb. 2. Proverit a vyhodnotit zpusobilost vnitrního kontrolního systému CzechTourism vcas zjištovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, financní, právní a další rizika, vznikající v souvislosti s plnením schválených zámeru a cílu CzechTourism. (§ 25, odst. 1, písm. b) zákona o financní kontrole). 3. Proverit spolehlivost fungování postupu pro vcasné podávání informací príslušným úrovním rízení o vzniku závažných nedostatku a o prijímaných a plnených opatreních k náprave. (§ 25, odst. 1, písm. c) zákona o financní kontrole). 4. Navrhnout doporucení k náprave zjištených nedostatku a k odstranení možných rizik s ohledem na specifické prostredí CzechTourism, v nemž je dominantní konstantou kreativní cinnost jednotlivých útvaru. I pro tento typ cinností je nutné stanovit pravidla a závazné postupy platné ve verejné správe, jejichž dodržování však nebude prekážkou hlavní cinnosti CzechTourism. C. Predmet interního auditu Predmetem auditu bylo predevším dodržování obecne platných predpisu a interních predpisu a overení úcinnosti vnitrního kontrolního systému vcetne soucinnosti mezi jednotlivými útvary CzechTourism. Dále také vyhodnocení externích kontrolních zjištení v oblasti fungování vnitrního kontrolního systému. Rozsah proverování vrámci auditu byl stanoven schváleným programem jako audit za období let 2003 - 2004. D. Zjištení z vykonaného auditu Ad B.1. Stav v auditované oblasti z hlediska vnitrních predpisu CzechTourism, které nastavují fungování a úcinnost vnitrního kontrolního systému a jejich souladu s platnou legislativou, zejména se zákonem c. 320/2001 Sb. o financní kontrole a nové provádecí vyhlášky 416/2004 Sb. B.1.1. Popis situace Systém vnitrních predpisu v oblasti vnitrního kontrolního s ohledem na rozsah a strukturu realizovaných cinností tvoren :
systému
CzechTourism
je
a)
Organizacním rádem
b)
dokumenty a normami, které v rámci organizace zavádí systém financní kontroly, upravují úcetní postupy, obeh úcetních dokladu a hospodarení s majetkem. Tyto
3
smernice vychází predevším ze zákona c. 563/1991 Sb. o úcetnictví a reflektují aktuální predpisy MF CR, jako úctovou osnovu a postupy úctování pro rozpoctové a príspevkové organizace. c)
smernicemi, které v rámci organizace upravují postupy pri realizaci pracovních cest a vyúctování cestovních náhrad. Tyto smernice vychází z príslušných ustanovení zákona c. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách a konkretizují jej v podmínkách CzechTourism.
Vnitrní kontrolní systém CzechTourism byl zaveden Smernicí o financní kontrole z roku 2002. Z vyhodnocení analýzy rizik i z rozhovoru se zamestnanci CzechTourism v prubehu predchozího auditu vnitrních predpisu i tohoto auditu však vyplývá, že praktické naplnování uvedené smernice je spíše formální a postupy rídící kontroly, stanovené zákonem o financní kontrole a predevším novou provádecí vyhláškou c. 416/2004 Sb. nejsou v organizaci naplnovány. Úcetní operace jsou realizovány prostrednictvím úcetního systému LCS HELIOS IQ vsouladu se zákonem c. 563/1991 Sb. o úcetnictví, nejsou však vždy aplikovány principy rídící kontroly jako nedílné soucásti vnitrního kontrolního systému ( na dokladech napr. chybí oznacení funkcí príkazce operace, správce rozpoctu a hlavní úcetní, nekteré faktury jsou podepsány pouze jednou osobou). Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ihned po skoncení auditu byl tento formální nedostatek odstranen - ve spolupráci se spolecností LCS International je vytvorena nová „košilka“ na prijaté faktury a v podpisové fázi jsou nyní používány predepsané funkce „Príkazce operace“, „Správce rozpoctu“ a „Hlavní úcetní“. Upravené „Košilky“ na ostatní úcetní doklady vstoupí v platnost 15.10.2004. Reakce a doporucení interního auditora Predložená „košilka“ odpovídá požadavkum zákona o financní kontrole Nová provádecí vyhláška c. 416/2004 Sb., která byla vydána vcervenci 2004 a do znacné míry mení postupy rídící kontroly v orgánech verejné správy, z casových a organizacních duvodu nebyla doposud do vnitrního kontrolního systému implementována. V prubehu auditu byla však již reditelkou sekce provozne-ekonomické pripravena odpovídající úprava návrhu nové smernice o financní kontrole Czechtourism B.1.2. Záver: Vnitrní predpisy CzechTourism jsou z hlediska vnitrního kontrolního systému v souladu se zákonem o financní kontrole, ale v praxi neplní úlohu, kterou zákon o financní kontrole stanoví a ukládá v oblasti vnitrního kontrolního systému. Prosíme o konkretizaci, nebot takovýto prípad není výše zmínen. Reakce a doporucení interního auditora V praxi nebyly jednoznacne ustanoveny funkce príkazcu operací, správce rozpoctu a hlavní úcetní podle zákona o financní kontrole a existující smernice o financní kontrole byla v praxi realizována pouze formálne. Doporucujeme prijetí nové smernice ke dni 1.11. 2004, tedy k termínu, do kterého je nutno realizovat zmeny, vyplývající z provádecí vyhlášky 416/2004.
4
Nová provádecí vyhláška c. 416/2004 nebyla z casových a organizacních duvodu zapracována do systému vnitrních predpisu CzechTourism. Vnitrní kontrolní systém tak vykazuje nedostatky, z nichž nekteré již byly v prubehu auditu odstraneny - napr. zabezpecením výkonu interního auditu, v oblasti rídící kontroly byl ješte v prubehu auditu zpracován návrh smernice o financní kontrole, který bude predložen ke schválení v nejbližším vhodném termínu, stejne jako navazující úprava Organizacního rádu CzechTourism. Doporucení Ad B.1.2 V souladu s výsledky auditu konstatujeme nutnost zmenit stávající systém vnitrních predpisu a prijmout urychlene novou Smernici o financní kontrole jako základní vnitrní predpis, kterým by byl v prostredí CzechTourism aplikován zákon o financní kontrole a kterým by byl zaveden vnitrní kontrolní systém CzechTourism. Upravený návrh Smernice c. 3/2004 o financní kontrole, zpracovaný reditelkou sekce financne -provozní, je prílohou této zprávy jako podkladový materiál pro prípravu príslušného vnitrního predpisu CzechTourism. Vzhledem k tomu, že vydaná novela provádecí vyhlášky c. 416/2004 Sb. stanoví v oblasti rídící kontroly nové postupy, je nutné zapracovat tyto postupy do již pripravené vnitrní smernice a následne vyžadovat jejich duslednou aplikaci. Nesplnení tohoto doporucení muže být pro organizaci znacným rizikem do budoucnosti, kdy bude CzechTourism pravdepodobne príjemcem prostredku ze strukturálních fondu EU.
Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Vzhledem k tomu, že k 1.11.2004 bude vydaná nová vyhláška k zákonu c.320/2004 Sb. O financní kontrole, bude nová Smernice o financní kontrole jako základní vnitrní predpis, kterým bude v prostredí CzT aplikován zákon o financní kontrole a kterým bude zaveden efektivní vnitrní kontrolní systém CzT, zpracovaná v jejím souladu a vydaná k datu její úcinnosti. Reakce a doporucení interního auditora Navržené rešení odpovídá doporucením IA Ad B. 2. Stav v auditované oblasti z hlediska zpusobilosti vnitrního kontrolního systému CzechTourism vcas zjištovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, financní, právní a další rizika, vznikající v souvislosti s plnením schválených zámeru a cílu CzechTourism. B.2.1. Popis situace Testování vnitrního kontrolního systému CzechTourism bylo provedeno prezkoumáním a overováním správnosti na následujícím vzorku operací, realizovaných v roce 2004: Položka 020 022 030 010 044
typ operace (dokladu) faktury prijaté tuzemsko faktury prijaté zahranicí faktury vydané tuzemsko pokladna v korunách vyúctování zahranic. služebních cest 5
pocet operací testováno tj. v % za rok 2004 1589 99 6,23 % 222 23 10,36 % 190 18 9,47 % 915 49 5,36 % 90 11 12,22 %
041 043
vyúctování mimorádných záloh interní doklady Bankovní výpisy
120 83 140
12 10 14
10,00 % 12,05 % 10,00 %
Uvedený vzorek byl vybrán náhodným výberem s prihlédnutím k vyhodnocení analýzy rizik a dále externích kontrolních zjištení Nejvyššího kontrolního úradu a Záznamu z provedení metodického dohledu Ministerstva pro místní rozvoj jako zrizovatele. Výsledek testování – zjištení : Obecná zjištení: a) Úcetní systém LCS HELIOS IQ, který CzechTourism používá, doposud nereflektuje zmeny, které nastaly ve verejné správe po prijetí zákona o financní kontrole; na úcetních dokladech jsou tak v podpisové fázi používány nesprávné funkce - „ODPOVEDNÁ OSOBA“ a „NADRÍZENÝ“ namísto aktuálních a zákonem predepsaných funkcí „Príkazce operace“, „Správce rozpoctu“ a „Hlavní úcetní“.
Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ihned po skoncení auditu byl tento formální nedostatek odstranen - ve spolupráci se spolecností LCS International je vytvorena nová „košilka“ na prijaté faktury a v podpisové fázi jsou nyní používány predepsané funkce „Príkazce operace“, „Správce rozpoctu“ a „Hlavní úcetní“. Upravené „Košilky“ na ostatní úcetní doklady vstoupí v platnost 15.10.2004. Reakce a doporucení interního auditora Predložená „košilka“ odpovídá požadavkum zákona o financní kontrole
b) celý systém zaúctování zahranicních služebních cest a souvisejících nákladu je neprehledný a probíhá ve ctyrech úrovních : ??vyúctování služební cesty zamestnancu ( položka 044) ??vyúctování mimorádných záloh ( položka 041) ??faktury prijaté ze zahranicí ( položka 022) ??bankovní výpisy – úhrady platební kartou Popsaný postup zvyšuje riziko možného nehospodárného a neefektivního nakládání s verejnými prostredky a možného zneužití prostredku státního rozpoctu. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Prosíme o informaci, ve kterých konkrétních prípadech podle Vašeho názoru došlo k neefektivnímu vynakládání verejných prostredku nebo zda se jedná pouze o potenciální riziko. Od 1.10.2004 bylo sjednoceno zaúctování zahranicních služebních cest. Nove jsou jednotne a prehledne úctovány v císelné rade 044. Reakce a doporucení interního auditora …vzhledem k tomu, že puvodne navrhovaný rozsah auditu byl zkrácen o 1/3, nebylo možno kontrolovat vecný soulad predložených dokladu se skutecností. Audit proto pouze konstatoval potencionální riziko, které vyplývá krome výše uvedených zjištení i z toho, že
6
v rámci CzT nebyla dodržována vnitrní smernice c.9/2003, která upravuje postupy pri realizaci zahranicních služebních cest odlišne od popsané skutecnosti. Další zjištení: a) v auditovaném vzorku 99 tuzemských prijatých faktur se opakovane objevují nekteré formální závady, které však zvyšují rizika nesprávných a neefektivních postupu v rámci jednotlivých financních operací CzechTourism: ??v 27 prípadech chybí objednávky, na jejichž základe dochází k plnení, z toho v sedmi prípadech je na fakture císlo objednávky uvedeno, avšak objednávka priložena není Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Povinnost vystavení objednávky není stanovena žádným predpisem a pri praktickém provádení nekterých našich cinností není ani možné písemné objednávky vystavovat. Napríklad pri organizaci press tripu nebo pri organizaci propagacních akcí je nutné objednávat dodatecné služby prímo v terénu. Ve zmínených 7 prípadech byla objednávka nebo smlouva dohledána v odborných útvarech. Reakce a doporucení interního auditora Povinnost vystavit objednávku nebo smlouvu stanoví mj. i vnitrní smernice 3/2003 o financní kontrole.
??ve ctyrech prípadech neobsahují faktury vecné plnení, ci rozpis dodaného materiálu a služeb (c. 020400 – 569, 528, 509, 556) Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ve všech výše uvedených prípadech byly všechny smlouvy prokazující vecné plnení dohledány v odborných útvarech a kopie doloženy do úctárny. Reakce a doporucení interního auditora Fa 509 – dohledána smlouva, fa 556 - (údržba pocítacu paušál a výcet – bez rozpisu vecného plnení, fa 569 – dohledána smlouva (Analýza + realizace projektu 2040 respondentu), fa 528 – zatím nedohledána ??ve ctyrech prípadech byla na príkazu k úhrade podepsána pouze jedna osoba - druhý podpis chybí (c. 020400 – 584, 591,556, 522) Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ihned po skoncení auditu byl tento formální nedostatek odstranen - ve spolupráci se spolecností LCS International je vytvorena nová „košilka“ na prijaté faktury a v podpisové fázi jsou nyní používány predepsané funkce „Príkazce operace“, „Správce rozpoctu“ a „Hlavní úcetní“. Upravené „Košilky“ na ostatní úcetní doklady vstoupí v platnost 15.10.2004. Reakce a doporucení interního auditora O.K.
??v peti prípadech chybí na fakturách za stravování ( obedy, vecere), resp. obcerstvení seznam zúcastnených osob, které se akce zúcastnily ( c.500, 537, 578, 579,562) . V jednom prípade byla objednávka na cástku 3.600,- Kc, úcet je však ve výši 5.560,Kc. (579) 7
Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ve všech prípadech byly seznamy osob zpetne doplneny. Navíc dne 29.9.2004 probehlo jako predbežné opatrení interní školení všech zamestnancu o povinnosti dokládání seznamu zúcastnených osob u každé akce (obedy, vecere, spolecenské akce – viz. Príloha). Reakce a doporucení interního auditora Na míste bylo overeno a konstatujeme, že autentické seznamy úcastníku byly zpetne doloženy, jedná se tedy o formální pochybení vrežimu dokumentace a archivace, které by se v budoucnosti již nemelo opakovat. ??u faktury c. 529 (MARWEST Print, s.r.o.), vystavené na cástku 2,562.000,- Kc nebylo vypsáno výberové rízení na zakázku, není priložena ani objednávka. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Výberové rízení nebylo vypsáno, protože to v tomto prípade zákon nevyžadoval. Reakce a doporucení interního auditora …vzhledem k nesouladu mezi auditorem a auditovaným ohledne nutnosti vypsat výberové rízení bude vyžádáno výkladové stanovisko UOHS ??v jednom prípade byly z prostredku státního rozpoctu hrazeny zdravotní služby zamestnancum CzechTourism (c. 520) Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Chybné zaúctování položky bylo opraveno – prevedeno do FKSP. Reakce a doporucení interního auditora Oprava odpovídá doporucení b) v auditovaném vzorku 23 faktur prijatých ze zahranicí se objevují obdobné formální závady, které však zvyšují rizika nesprávných a neefektivních postupu v rámci jednotlivých financních operací CzechTourism ??v šesti prípadech nejsou priloženy objednávky, na jejichž základe dochází k plnení Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Povinnost vystavení objednávky není stanovena žádným predpisem a v pri praktickém provádení nekterých našich cinností není ani možné písemné objednávky vystavovat. Napríklad pri organizaci press tripu nebo pri organizaci propagacních akcí je nutné objednávat dodatecné služby prímo v terénu. Reakce a doporucení interního auditora Doporucujeme do budoucnosti využívat tzv. limitovaného príslibu, který umožnuje v podmínkách CzT uvedené situace rešit v souladu s novou vyhláškou 416/2004 ??ve dvou prípadech byly bez objednávky náklady za organizaci práce a prípravu postupem k porušení ustanovení zákona státního rozpoctu hrazena cinnost, která CzechTourism ( c. 001 a 002) Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu
8
a rozpisu prací hrazeny neidentifikovatelné akce, pricemž není zrejmé, zda takovým o zamestnanosti a není tak z prostredku má být zajištována vlastními zamestnanci
Náklady na organizaci práce a prípravu akce u výše uvedených faktur byly predmetem plnení smlouvy o poskytnutí služeb, která mimo jiné zahrnuji i další aktivity – byla dohledaná v odborném útvaru, kopie doložená v úctárne. Nejedná se v žádném prípade o porušení ustanovení zákona o zamestnanosti. Reakce a doporucení interního auditora Z dodatecne doložených smluv vyplývá, že se jedná o cinnosti zabezpecované spolecností INCHEBA prímo na výstavišti mimo pracovní povinnosti zamestnancu CzT a nedošlo tedy k porušení zákona o zamestnanosti . Doporucujeme venovat této oblasti pozornost již ve fázi uzavírání smluv. ??v jednom prípade (c. 084) jsou na úcetním dokladu nesouhlasná, resp. cástecne nesouhlasná stanoviska odpovedných zamestnancu, presto však došlo k proplacení faktury (TV spot) Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Fakturu podepsaly tri osoby, vcetne osoby odpovedné za projekt; ctvrtá osoba (jejíž podpis není k proplacení požadován) fakturu nepodepsala, avšak nepripojila žádné své stanovisko. Asi tedy nelze hovorit o nesouhlasném stanovisku. Faktura byla vystavena na základe smlouvy a výberového rízení. Co presne je nám vytýkáno? Reakce a doporucení interního auditora V prubehu auditu ani následne nebylo dosaženo shody v otázce vypsání výberového rízení a váhy vyjádrení podepsaných osob; bude proto vyžádáno výkladové stanovisko UOHS ??u plateb faktur, vystavených na základe objednávky zahranicních zastoupení se objevují opakovane nedostatky v nedostatecné identifikaci operace (napr. „poplatky“) - faktury tak musí být vraceny, nebo zpetne identifikován duvod plnení. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Jedná se o formální nedostatek, smlouvy nebo objednávky, které identifikují operaci, jsou uloženy u jednotlivých zahranicních zástupcu, od 1.10. 2004 budou prikládány prímo k fakturám. Reakce a doporucení interního auditora Nebylo možno overit. Navržené rešení je v souladu s doporucením
c) v auditovaném vzorku 18 vydaných tuzemských faktur bylo zjišteno devet prípadu prefakturace na jiný subjekt, aniž by byl uveden vecný duvod (napr. smlouva, dohoda) . Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ani jedna vydaná faktura není bez podkladu, z kterého je patrné plnení (nájemní smlouvy, …). O který konkrétní prípad se jedná? Reakce a doporucení interního auditora Jedná se o prefakturace a rozúctování nájmu a plateb souvisejících - podkladem je interní sdelení reditelky hospodárské správy vypracovávané na základe smluv uložených v hospodárské správe - smlouvy byly predloženy dodatecne
d) v auditovaném vzorku 49 hotovostních operací v pokladne bylo prezkoumáno také devet vyúctování cestovních nákladu u tuzemských služebních cest. Bylo zjišteno, že ani
9
na jednom kontrolovaném formulári nebyly vyplneny casy pracovního výkonu, prestože tuto povinnost ukládá zamestnancum CzechTourism mj. Smernice c. 9/2003 o zajištování pracovních cest. Z uvedených dokladu nelze reálne odvodit dobu pracovního výkonu, tedy ani skutecnou dobu pracovní cesty.
Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Predbežné opatrení: Interní školení všech zamestnancu CzT (Viz Prezencní listina) Opatrení: Aktualizace interního predpisu Smernice o zajištování pracovních cest zamestnancu CzT s novým formulárem obsahujícím všechny povinné náležitosti. Reakce a doporucení interního auditora Navržené rešení je v souladu s doporucením IA e) v auditovaném vzorku 18 vyúctování zahranicních služebních cest bylo zjišteno: ??devet prípadu, kdy jednotlivé náklady v rámci služebních cest byly soubežne zúctovány v jiných úcetních položkách, tedy v rámci vyúctování mimorádných záloh, faktur prijatých ze zahranicí a na bankovních výpisech – úhrady platební kartou. ??stejne jako u ostatních plateb v rámci služebních cest se objevují opakovane nedostatky v nedostatecné identifikaci operace - v rámci vedlejších nákladu jsou propláceny náklady na ubytování a stravování dalších osob, aniž by byl priložen seznam osob, kterým byly tyto služby poskytnuty z prostredku státního rozpoctu. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ve všech prípadech budou seznamy osob zpetne doplneny. Navíc dne 29.9.2004 probehlo jako predbežné opatrení interní školení všech zamestnancu o povinnosti dokládání seznamu zúcastnených osob u každé akce (obedy, vecere, spolecenské akce – viz. Príloha). Reakce a doporucení interního auditora Na míste bylo overeno, že z casových duvodu jsou chybející doklady doplnovány postupne. Do budoucnosti je navržené rešení v souladu s doporucením IA
??ve dvou prípadech úctovali zamestnanci CzechTourism náklady na stravné v plné výši, ackoli je na hotelovém úctu jednoznacne uvedeno, že s ubytováním byla poskytnuta bezplatne i snídane Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ihned bylo prijato opatrení, aby se podobné veci nemohly opakovat. Kontrolu bude provádet financní sekce. Dne 29.9.2004 probehlo interní školení všech zamestnancu CzT o správném postupu pri vyúctování služebních cest jak zahranicních tak tuzemských. Reakce a doporucení interního auditora Do budoucnosti je navržené rešení v souladu s doporucením IA
f) v auditovaném vzorku 12 vyúctování mimorádných záloh bylo zjišteno: ??šest prípadu, kdy jednotlivé náklady v rámci aktivit a cinností CzechTourism nebyly dostatecne identifikovány – náklady na nákup vstupenek pro zahranicní úcastníky, vecere a jiné formy obcerstvení nejsou doloženy príslušným seznamem úcastníku. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu
10
Ve všech prípadech budou seznamy osob zpetne doplneny. Navíc dne 29.9.2004 probehlo jako predbežné opatrení interní školení všech zamestnancu o povinnosti dokládání seznamu zúcastnených osob u každé akce (obedy, vecere, spolecenské akce – viz. Príloha). Reakce a doporucení interního auditora Na míste bylo overeno, že z casových duvodu jsou chybející doklady doplnovány postupne. Do budoucnosti je navržené rešení v souladu s doporucením IA
??v rámci vyúctování mimorádných záloh jsou zúctovány náklady, které by mely být vyúctovány v rámci vyúctování príslušných služebních cest, jako jízdenky a další vedlejší cestovní náklady ( parkovište, poplatky, vstupenky a pod .) Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Behem výše zmíneného školení byli zamestnanci upozornení, aby tento formální nedostatek propríšte neopakovali. 15.10. vstupuje v platnost aktualizace Smernice o zajištování pracovních cest. Reakce a doporucení interního auditora Navržené rešení je v souladu s doporucením IA ??stejne jako u ostatních plateb v rámci služebních cest se objevují opakovane nedostatky v nedostatecné identifikaci operace - v rámci mimorádných záloh jsou propláceny náklady na obcerstvení a stravování dalších osob, aniž by byl priložen seznam osob, kterým byly tyto služby poskytnuty. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ve všech prípadech budou seznamy osob zpetne doplneny. Navíc dne 29.9.2004 probehlo jako predbežné opatrení interní školení všech zamestnancu o povinnosti dokládání seznamu zúcastnených osob u každé akce (obedy, vecere, spolecenské akce – viz. Príloha). Reakce a doporucení interního auditora Na míste bylo overeno, že z casových duvodu jsou chybející doklady doplnovány postupne. Do budoucnosti je navržené rešení v souladu s doporucením IA
??z prostredku státního rozpoctu jsou hrazeny i náklady, jejichž úhradu kvalifikuje zákon c. 218/2000 Sb., o rozpoctových pravidlech jako porušení rozpoctové kázne napr. fotografie do pasu zamestnance, používání taxislužby bez predchozího schválení odpovedným nadrízeným, služeb Messenger k dorucování bežných zásilek a další prípady neefektivního a nehospodárného nakládání s prostredky státního rozpoctu. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Podle našeho názoru jsou všechny výdaje oprávnené. Prosíme o konkrétní uvedení výdaju, které podle vašeho názoru nebyly oprávnené. Pokud takové konkrétní prípady nejsou, prosíme o odvolání výroku o „neefektivním a nehospodárném nakládání s prostredky státního rozpoctu“. (Výjimkou je fotografie do pasu, kterou jsme nechali zpetne zamestnanci uhradit.) Reakce a doporucení interního auditora Zákon c. 218/2000 Sb. uvádí v § 45, odst. 2) „Organizacní složka státu je povinna dbát, aby …. plnila urcené úkoly nejhospodárnejším zpusobem. Prostredky, kterými disponuje, muže používat na krytí nezbytných potreb a na opatrení zakládající se na právních predpisech
V podmínkách CzT považujeme za takové výdaje napríklad práve výše uvedené náklady na používání taxislužby – tyto výdaje jsou casto úctovány mimo režim služebních cest, tudíž 11
bez souhlasu nadrízeného, který by mel rozhodnout o použití príslušného dopravního prostredku. Obdobný názor máme i na používání služeb Messenger namísto hospodárnejšího zasílání prostrednictvím poštovní služby, nebo Expres mail service (EMS). Doporucujeme proto stanovit vnitrním pokynem, za jakých podmínek lze tyto služby používat, kdo je oprávnen jejich použití schvalovat a dodržovat i pri „krátkých“ služebních cestách, pri kterých vznikají úctovatelné náklady príslušná ustanovení zákona o cestovních náhradách. Shodou okolností bylo pri zpetném overování zjišteno, že práve výdaj na služební foto byl oprávnený, nebot se jednalo o fotografie, které byly soucástí víz ke služební ceste zamestnance CzT do Saudské Arábie.
§ 67 Poskytování záloh zamestnancum (1) Organizacní složky státu a príspevkové organizace poskytují vlastním zamestnancum v oduvodnených prípadech na drobné a neodkladné výdaje vynakládané v zájmu organizacní složky státu nebo príspevkové organizace v hotovosti zálohy k vyúctování a) v predpokládané výši výdaju jako zálohy jednorázové, které musí být vyúctovány nejpozdeji do 10 pracovních dnu po splnení úcelu, na který byly poskytnuty, nebo b) ve výši odpovídající predpokládané mesícní potrebe jako zálohy stálé, které musí být vyúctovány nejpozdeji do 10 pracovních dnu po uplynutí kalendárního mesíce. (2) Zamestnanci, jimž byly jednorázové nebo stálé zálohy poskytnuty, musí vyúctování predložit tak, aby výdaje uskutecnené ze zálohy mohly být zahrnuty ješte do nákladu roku, v nemž byly zálohy poskytnuty; zamestnanci organizacních složek státu musí zálohy vyúctovat tak, aby nepoužité prostredky nezatežovaly rozpocet roku, v nemž byly zálohy poskytnu-ty. (3) Nelze-li uskutecnit výdaj, na který byla jednorázová záloha poskytnuta, musí zamestnanec vrátit zálohu nejpozdeji príští pracovní den po zjištení této skutecnosti. Vydat zamestnanci pro týž úcel jednorázovou zálohu lze jen po vyúctování predchozí zálohy. Dodatecné zvýšení jednorázové zálohy se za další zálohu nepovažuje. (4) Zálohy podle odstavce 1 lze poskytovat pouze zamestnancum, se kterými zamestnavatel uzavrel písemnou dohodu o hmotné odpovednosti podle zvláštního právního predpisu.27 ) (5) Odstavce 1 a 4 se nevztahují na poskytování záloh na cestovní náhrady podle zvláštního právního predpisu.30 )
g) v auditovaném vzorku 14 operací, kdy byla provedena úhrada platební kartou bylo zjišteno sedm prípadu, kdy bylo platební kartou uhrazeno stravování, resp. obcerstvení tuzemských i zahranicních úcastníku akcí CzechTourism, aniž by byl doložen seznam a pocet osob, kterí se akce úcastnili. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ve všech prípadech budou seznamy osob zpetne doplneny. Navíc dne 29.9.2004 probehlo jako predbežné opatrení interní školení všech zamestnancu o povinnosti dokládání seznamu zúcastnených osob u každé akce (obedy, vecere, spolecenské akce – viz. Príloha). Reakce a doporucení interního auditora Podle zpetného overení na míste byl již vydán príslušný príkaz odpovednému zamestnanci h) Pri platbách platební kartou jsou hrazeny i náklady v tuzemsku. Doporucujeme získat závazné stanovisko Ministerstva financí v otázce zpusobu používání platebních karet v CzT. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ano, souhlasíme. Nevedeli jsme o tom. Reakce a doporucení interního auditora : Rešení odpovídá doporucení IA 12
i) V souvislosti se skutecností, že se CzechTourism stal vroce 2003 plátcem dane zpríjmu, byl vyžádán príslušným financním úradem seznam fyzických osob, kterým CzechTourism vyplatil cástky ve výši nad 40.000,- . Na tomto seznamu je mezi takto definovanými osobami mj. i Dagmar Friedlanderová, které CzechTourism vyplatil v roce 2003 za edici publikací cástku 3,040.240,- Kc a Josefu Hubálkovi (EXPRO) cástku 2,834.726,- Kc. Vzhledem ke skutecnosti, že zákon c. 40/2004 o verejných zakázkách definuje a vymezuje verejnou zakázku plnením nad 2,000.000,- Kc, bude nutno v roce 2004 a dalších letech venovat zvýšenou pozornost souladu zadávaných zakázek s novým zákonem c. 40/2004 o verejných zakázkách. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Platby obema zmíneným osobám byly v souladu se zákonem o zadávání verejných zakázek (jednalo se mimo jiné o reedice, specializované zakázky a rozdílná plnení, která nelze z hlediska tohoto zákona scítat). Podle zákona c. 40/2004 platného od 1.5. 2004 však i na tyto veci výberové rízení vypisujeme. Reakce a doporucení interního auditora Doporucení bylo koncipováno predevším smerem do budoucnosti vzhledem k platnosti nového zákona o verejných zakázkách. Konstatujeme, že v soucasné dobe je CzT pravdepodobne nejcastejším zadavatelem verejných zakázek, zverejnovaných na centrální adrese.
B.2.2. Záver: Stav v auditované oblasti z hlediska zpusobilosti vnitrního kontrolního systému CzechTourism vcas zjištovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, financní, právní a další rizika, vznikající v souvislosti s plnením schválených zámeru a cílu CzechTourism je podle názoru auditoru kritický a znamená pro organizaci znacná rizika predevším v oblasti sledování a dodržování kritérií hospodárnosti, úcelnosti a efektivnosti vynakládaných prostredku státního rozpoctu. Jak bylo již uvedeno v bodu B.2.1., jako nejzávažnejší rizika se v daném okamžiku jeví : a) Úcetní systém CzechTourism LCS HELIOS IQ nereflektuje zmeny, které nastaly ve verejné správe po prijetí zákona o financní kontrole. )
Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ihned po skoncení auditu byl tento formální nedostatek odstranen - ve spolupráci se spolecností LCS International je vytvorena nová „košilka“ na prijaté faktury a v podpisové fázi jsou nyní používány predepsané funkce „Príkazce operace“, „Správce rozpoctu“ a „Hlavní úcetní“. Upravené „Košilky“ na ostatní úcetní doklady vstoupí v platnost 15.10.2004. Reakce a doporucení interního auditora Rešení odpovídá doporucení IA b) Systém vyúctování zahranicních, ale v menší míre i tuzemských služebních cest a s nimi souvisejících nákladu je neprehledný a zvyšuje riziko možného nehospodárného a neefektivního nakládání s verejnými prostredky a možného zneužití prostredku státního rozpoctu
13
Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ihned bylo prijato opatrení, aby se podobné veci nemohly opakovat. Kontrolu bude provádet financní sekce. Dne 29.9.2004 probehlo interní školení všech zamestnancu CzT o správném postupu pri vyúctování služebních cest jak zahranicních tak tuzemských. Reakce a doporucení interního auditora Rešení odpovídá doporucení IA
c) Mimorádné zálohy jsou poskytovány a následne vyúctovávány bez dostatecného posouzení hospodárnosti, efektivnosti a úcelnosti vynakládaných prostredku a v nekterých prípadech i v rozporu se zákonem c. 218/2000 Sb. o rozpoctových pravidlech (§ 45, odst. 2) „Organizacní složka státu je povinna dbát, aby …. plnila urcené úkoly nejhospodárnejším zpusobem. Prostredky, kterými disponuje, muže používat na krytí nezbytných potreb a na opatrení zakládající se na právních predpisech“).
Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Prosíme o bližší specifikaci prípadu, kde dochází k rozporu se zákonem. Každá mimorádná záloha je doložena príslušnými doklady. Reakce a doporucení interního auditora Vysvetlení uvedeno výše pod bodem B.2.1. Doporucení Ad B.2.2 Ad a) Vsouladu s výsledky auditu vyžádat od dodavatele úcetního systému LCS HELIOS úpravu systému tak, aby reflektovala aktuální zákony a predpisy v oblasti financní kontroly. Splneno.
Ad b) Vyhodnotit na úrovni vedení CzechTourism situaci v oblasti úctování o služebních cestách a stanovit vnitrním predpisem jednoznacnou povinnost úctovatele zahrnout veškeré náklady, související se služebními cestami tuzemskými i zahranicními do vyúctování služební cesty a do budoucnosti vyžadovat dodržování jednotné úpravy realizace a vyúctování služebních cest. Splneno.
Ad c) V rámci vnitrních predpisu vypracovat metodický pokyn, který upraví nakládání s rozpoctovými prostredky v souladu s poslední novelizací zákona o rozpoctových pravidlech a stanoví jednoznacne náklady, které lze hradit z rozpoctových prostredku a zpusob jejich dokladování. Pripravujeme a prosíme o konzultace.
Ad B. 3 14
Proverit spolehlivost fungování postupu pro vcasné podávání informací príslušným úrovním rízení o vzniku závažných nedostatku a o prijímaných a plnených opatreních k náprave. B. 3.1. Popis situace Pri rozhovorech s auditovanými osobami i v rámci zpracování analýzy rizik byl konstatován nejednotný prístup v rámci jednotlivých útvaru CzechTourism pri seznamování s aktuálními vnitrními predpisy i s výsledky porad na úrovni vedení CzechTourism. V prubehu auditu byly oficiálne položeny dotazy vedoucím zamestnancum na zpusob provedení a vyhodnocování analýzy rizik, jakož i na zpusob seznamování s výsledky porad. Z odpovedí vyplývá, že postupy pro vcasné podávání informací príslušným úrovním rízení nejsou v rámci CzechTourism jednotne stanoveny a seznamování zamestnancu se závery porad tak nemá kvalitativne stejnou úroven. Konstatujeme, že vetšina vedoucích zamestnancu spoléhá na zázemí a odborné znalosti pracovníku financne – provozní sekce, zatímco odpovední pracovníci sekce podepisují operace, o jejichž vadách sice vedí, ale spoléhají se na deklarovanou odpovednost príslušných vedoucích zamestnancu. Výsledkem je riziková situace z hlediska neprovázané a nesdílené odpovednosti kompetentních pracovníku. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ano, uvedomujeme si tuto situaci i potrebu ji rešit. Zatím však zvažujeme, jakým organizacním opatrením a jakým zlepšením vnitrní komunikace je možné situaci zlepšit. Reakce a doporucení interního auditora Nová provádecí vyhláška 416/2004 dává znacný duraz na správné provádení analýzy rizik a jejich následné rízení; dále stanoví výrazne vyšší spoluodpovednost hlavní úcetní za vecnou správnost operací a lze proto predpokládat, že pri dodržování postupu aplikovaných v nové smernici CzT o financní kontrole se stav v této oblasti muže výrazne zlepšit
B.3.2. Záver: Stav v auditované oblasti neodpovídá bežným standardum v orgánech verejné správy. Konstatujeme, že vetšina vedoucích zamestnancu spoléhá na zázemí a odborné znalosti pracovníku financne - provozní sekce, zatímco odpovední pracovníci této sekce podepisují operace, o jejichž vadách sice vedí, ale spoléhají se na deklarovanou odpovednost príslušných vedoucích zamestnancu. Výsledkem je riziková situace zhlediska neprovázané a nesdílené odpovednosti kompetentních pracovníku. V organizaci není uspokojivý stav z hlediska vyhodnocování analýzy rizik, jejíž systematické provádení ukládá § 9 provádecí vyhlášky c. 416/2004 Sb. Vysvetlení a opatrení prijatá po interním auditu Ano, uvedomujeme si tuto situaci i potrebu ji rešit. Zatím však zvažujeme, jakým organizacním opatrením a jakým zlepšením vnitrní komunikace je možné situaci zlepšit. Vzhledem k tomu, že k 1.11.2004 bude vydaná nová vyhláška k zákonu c.320/2004 Sb. O financní kontrole, bude nová Smernice o financní kontrole jako základní vnitrní predpis, kterým bude v prostredí CzT aplikován zákon o financní kontrole a kterým bude zaveden efektivní vnitrní kontrolní systém CzT, zpracovaná v jejím souladu a vydaná k datu její úcinnosti. Zároven byl vzhledem k podmínkám CzT a v souladu s metodikou CHJ jmenován
15
koordinátor rizik CzT (p.Gregorová) jehož úlohou bude systematické provádení a vyhodnocování analýzy rizik v podmínkách CzT. Reakce a doporucení interního auditora Navržené rešení je zcela v souladu s doporucením IA. Doporucení Ad B.3.2 V souladu s výsledky auditu doporucujeme zavedení systému prukazného seznamování všech zamestnancu CzechTourism s vnitrními predpisy organizace i se závery porad vedení. V oblasti zpetného zabezpecení vcasného podávání informací príslušným úrovním rízení o vzniku závažných nedostatku a o prijímaných a plnených opatreních k náprave doporucujeme prijetí nové smernice o financní kontrole, která bude vhodným zpusobem aplikovat aktuální právní predpisy v oblasti financní kontroly do specifického prostredí CzechTourism. I pri výrazne kreativním charakteru vetšiny cinností CzechTourism je nezbytné zabezpecit standardní prostredí príspevkové organizace státní správy a vymahatelnost dodržování vnitrních predpisu vcetne stanovení odpovednosti konkrétních zamestnancu.
E. Závazná doporucení vyplývající z auditu 1) Uvést príslušné vnitrní predpisy CzechTourism ( Organizacní rád, Smernice o financní kontrole a Smernice c.9/2003 o zabezpecení pracovních cest) do souladu se zákonem o financní kontrole a provádecí vyhláškou c. 416/2004 Sb. a dalšími souvisejícími predpisy: Zpracovat a prijmout novou Smernici o financní kontrole jako základní vnitrní predpis, kterým by byl v prostredí CzechTourism aplikován zákon o financní kontrole a kterým by byl zaveden efektivní vnitrní kontrolní systém CzechTourism. Toto doporucení konstatuje a jeho realizaci predpokládá na základe obdobných zjištení i záver z provedeného metodického dozoru ze strany MMR. Zodpovídá: reditel CzechTourism, reditel financne - provozní sekce Termín : do 30.9. 2004 Opatrení prijatá po interním auditu Vzhledem k tomu, že k 1.11.2004 bude vydaná nová vyhláška k zákonu c.320/2004 Sb. O financní kontrole, bude nová Smernice o financní kontrole jako základní vnitrní predpis, kterým bude v prostredí CzT aplikován zákon o financní kontrole a kterým bude zaveden efektivní vnitrní kontrolní systém CzT, zpracovaná v jejím souladu a vydaná k datu její úcinnosti. Reakce a doporucení interního auditora Navržené rešení je zcela v souladu s doporucením IA.
2) Zapracovat do systému vnitrních predpisu návrh úpravy smernice 9/2003 o zajištování pracovních cest, který stanoví jednoznacné postupy pri vyúctování tuzemských i zahranicních pracovních cest. Vzhledem k aktuální novele zákona o rozpoctových pravidlech zpracovat metodický pokyn, který upraví nakládání s rozpoctovými prostredky a stanoví jednoznacne náklady, které lze hradit z rozpoctových prostredku a zpusob jejich dokladování. 16
Zodpovídá: reditel CzechTourism, reditel financne - provozní sekce Termín : do 31.10. 2004 Probíhá.
3) Znovu vyhodnotit reálnost plnení záveru a úkolu, vyplývajících z kontroly Nejvyššího kontrolního úradu a záveru z provedeného metodického dozoru MMR z cervence 2004 v porovnání s výsledky tohoto auditu. Zodpovídá: reditel CzechTourism, reditelka sekce financne provozní Termín : do 30.9. 2004 Splneno.
V Praze, dne 30. srpna 2004 Vedoucí auditorského týmu: Mgr. Bohdan Dvorák
………………..……………….
Clen auditorského týmu : Ing. Jana Dvoráková
………………………………...
Se zprávou, výsledky overování, záverem a doporuceními interního auditu se dne…. 2004 seznámil reditel Ceské centrály cestovního ruchu - CzechTourism Ing. David Gladiš, který byl jako auditovaný poucen o možnosti písemného vyjádrení prípadných námitek k obsahu auditní zprávy. S obsahem zprávy souhlasím - nesouhlasím ( predám písemné námitky) Ing. David Gladiš, reditel CzechTourism
…………………………………………………… ( podpis)
17
