Zpráva o kontrolní činnosti Kontrolní komise (dále jen KK) Společenství vlastníků jednotek Federova 1605 za rok 2011 Oblast kontrolní činnosti Účetní uzávěrka SVJ za rok 2010
Dokumenty výboru pro shromáždění členů SVJ
Termín splnění dle plánu kontrolní činnosti 31.3. 2011
Před schůzí Shromáţdění SVJ (předpokládáme – duben 2011 – v návaznosti na revizi smluv SVJ)
Stav plnění kontrolní činnosti k 12.12.2011 Na jednání s výborem SVJ dne 17.8.2011 KK kritizovala pozdní a neúplné předání účetní uzávěrky SVJ za období 2010 (byly obdrţeny 28.7. aţ po opakované urgenci, tj. 4 měsíce od stanoveného termínu). Výbor zdůvodnil pozdní předání pozdním obdrţením ze strany SBD a zájmem předat KK dokumentaci co nejúplnější poté, co opakovaně ţádal od SBD dopracování a doplnění dokumentů účetní uzávěrky. Po vyžádaném doplnění podkladů k UZ, zaslala KK výboru SVJ vyjádření a doporučení k UZ dne 24.9.2011 Schůze SVJ se koná teprve 20.12.2011. KK získala program schůze a doplňující podklady ve stejném termínu jako všichni členové SVJ. K dokumentům předaným před schůzí výborem SVJ KK konstatuje, ţe v tištěné nebo el. podobě nebyly k 11.12.2011 předány členům SVJ tyto podklady: a) Zpráva o správě objektu správcem b) Zpráva o hospodaření SVJ c) Zpráva o činnosti výboru SVJ za období od 14.10.2010
Kontrola činnosti výboru SVJ
Pravidelně (zejména v návaznosti na schůze výboru SVJ)
Na ţádost KK proběhly tyto schůzky s výborem SVJ v termínech 16.12.2010, 31.3.2011 a 17.8.2011. Hlavní body z jednání s výborem SVJ dne 16.12.2010: a) KK vyjádřila nespokojenost s časovou prodlevou vzniklou mezi datem shromáţdění SVJ dne 14.10.2010 a vyhotovením zápisu ze shromáţdění. KK navrhla pro odeslání zápisu ze shromáţdění SVJ (příp. jednání výboru SVJ a KK) stanovení pevného časového limitu do max. 14 kalendářních dnů od data konání shromáţdění b) Závazek výboru SVJ prověřit případy neschválených zásahů do fasády objektu některými členy SVJ c) Návrhy KK na zlepšení bezpečnostní situace v objektu (evidence ovladačů ke garáţovým vratům, úprava ovládání garáţových vrat, duplikáty klíčů, výměna vloţek apod.)
d) Návrh KK o doplnění Stanov SVJ o ustanovení Domovního řádu e) Řešení poţární bezpečnosti v objektu Federova 1605 Hlavní body z jednání s výborem SVJ ze dne 21.3. 2011: 1) Projednán aktuální stav pohledávek SVJ po splatnosti a posun v řešení jejich vymáhání od 12/2010 2) Diskutováno řešení poţární bezpečnosti objektu (druhý nezávislýposudek, poţární zkouška apod) 3) Dotázán aktuální stav a řešení stíţností/reklamací členů SVJ 4) Diskutováno dodrţování procesu schvalování zasklívání lodţií/montáţí naspolečnou fasádu v objektu členy SVJ 5) Dotázán přehled aktivit na objektu, na kterých se podílejí zástupci firmy Ekospol - zda existuje přehled termínů a činností, které jsou prováděny v součinnosti s Ekospolem Hlavní body z jednání s výborem SVJ ze dne 17.8.2011:
Stav pohledávek SVJ Federova po splatnosti
31.1.2011
a) výbor SVJ se v plném složení nesešel k jednání od 12/2010 b) KK konstatuje průběţně nedostatečnou komunikaci výboru o prováděných činnostech směrem k členům SVJ a KK (viz chybějící zápisy z jednání výboru na webu SVJ) KK prováděla po celou dobu roku 2011 zběţnou kontrolu pravidelného placení záloha všemi členy SVJ. Následně na všech jednáních s výborem SVJ dotazovala objem, vývoj a řešení pohledávek po splatnosti, vč. nedostatků v evidenci pohledávek SVJ v účetní evidenci. Na společném jednání dne 17.8.2011 vzala KK na vědomí plánovaný postup výboru SVJ při vymáhání pohledávek. Dle tohoto postupu bude se stávajícími dluţníky SVJ
v případě nesplacení dluţných záloh (na základě urgentní výzvy) zahájeno soudní jednání. Ţalobní návrh na neplatiče bude podán výborem SVJ po obdrţení vyúčtování úroků z prodlení za nesplacení dluţných záloh.
Požární bezpečnost v objektu Federova
28.2.2011
KK celoročně sledovala stav řešení problematiky poţární bezpečnosti objektu Federova, který povaţoval za vysoce prioritní. Dne 17.8.2011 KK během schůze s výborem SVJ dotazovala stav řešení poţární bezpečnosti s moţnostmi vyuţití alternativního posudku k této problematice. KK vzala na vědomí, ţe alternativní posudek nebude vypracován z důvodu sporného vyuţití při řešení problému v našem objektu. Výbor SVJ sdělil, ţe poţádá o provedení poţární revize s tím, ţe v případě neposkytnutí účinné spolupráce jakéhokoliv z členů SVJ, bude vymáhání řešení pokračovat soudní cestou. KK byla informována o zapojení úřadu MČ Praha 14 do řešení problému poţární bezpečnosti. K 11.12.2011 nemá KK k dispozici informace o tom, že problematika požární bezpečnosti byla v objektu Federova 1605 v roce 2011 úspěšně vyřešena.
Všeobecná bezpečnost objektu Federova 1605 Prověření smlouvy s SBD Praha o správě společných částí domu Federova 1605
31.3.2011
KK projednala s výborem SVJ a navrhla sadu opatření k zvýšení úrovně zabezpečení objektu, viz materiál ke shromáţdění SVJ
30.3.2011
KK prověřila textaci smlouvy s SBD Praha se závěrem, ţe obsahuje významné obsahové nejasnosti a tyto přednesla výboru SVJ. KK oslovila v 3/2011 4 další subjekty s ţádostí o nabídku správcovských sluţeb. Výsledek průzkumu ukázal, ţe naše
SVJ není svojí polohou a velikostí „zajímavé“ pro správcovské firmy. Jediná obdrţená nabídka nebyla výhodnější neţ stávající smlouva s SBD. Pojištění objektu Federova
31.5.2011
KK předala v 12/2010 výboru SVJ analýzu stavu a popis rizik vyplývajících z existující pojistné smlouvy s pojistitelem Kooperativa. KK zároveň předala v 1/2011 výboru SVJ indikativní nabídku od konkurenční pojišťovny (ČP) s doporučením dalšího postupu
Prověření smluv uzavřenými SVJ Federova 1605 se třetími stranami (mimo SBD Praha)
30.3.2011
Během jednání s výborem SVJ dne 17.8.2011 se KK dotázala na stav plnění relevantního usnesení shromáţdění SVJ z října 2010 s tím, ţe následně projednala s výborem SVJ stav revize všech uzavřených smluv SVJ (s UPS CZ – servisní zabezpečení , SBD – Smlouva o domovním asistentovi; Hasil a.s. – Servisní smlouva; DV Systems – Servis a opravy automatických vrat. Dle vyjádření V SVJ byly všechny smlouvy revidovány.
KK sama uvedené smlouvy neprověřila, jelikož je od výboru SVJ nedostala k dispozici. Zásahy do fasády objektu Federova
30.9.2011
KK byla informována, ţe zásahy do fasády probíhají průběţně s vědomím a souhlasem výboru SVJ.
Návrh změn ve Stanovách SVJ Federova 1605
30.11.2011
Na základě kontrolní činnosti KK navrhuje následující změny Stanov SVJ: 1) V článku IX, odst 1 nově upravit pravomocí KK při výkonu kontrolní činnost tak, ţe KK okamţikem zvolení získává automaticky (nikoliv na základě vyţádání a v součinnosti se členy výboru SVJ) přístup k veškerým datům, smlouvám a dalším důleţitým dokumentům společenství. 2) Rozšířit čl. XIII, bod 2 Stanov o povinnost členů SVJ dodrţovat ustanovení Domovního řádu (např. formou odkazu). 3) Stanovy společenství SVJ Federova čl. VI, bod 17 mají být doplněny o povinnost výboru SVJ zajistit vyhotovení a rozeslání zápisu ze shromáţdění SVJ nejpozději do 14 kalendářních dnů od data konání. Ověřovatel zápisu shromáţdění SVJ ověří tento dokument nejpozději do 7 kalendářních dnů ode dne obdrţení. Struktura zápisu musí umoţňovat přehlednou, jednoznačnou a nezpochybnitelnou identifikaci všech poloţek/témat projednávaných během shromáţdění členů SVJ 4) Do čl. VII, odst 9 doplnit povinnost výboru SVJ zveřejnit výsledky jednání schůzí výboru (obsah jednání, místo a čas jednání, výsledky hlasování atd.), a to nejpozději do kalendářních 14 dnů od data konání. Zveřejnění proběhne následovně: a) na internetových stránkách společenství b) vyvěšením na nástěnkách
Řešení běžných reklamací
Průběţně po celý rok 2011
KK během jednání s výborem SVJ zjistila, ţe: 1) Neexistuje jednotná evidence všech reklamací podaných přes výbor SVJ nebo přímo členy SVJ na Ekospol. 2) Při řešení reklamací nemá ve všech případech výbor SVJ přehled o průběhu odstraňování závad na objektu Federova 1605.
3) Při řešení reklamace zvýšené vlhkosti objektu (únik tepla) nebyly práce dodavatele Ekospol řádně a včas výborem oznámeny členům SVJ a práce nejsou výborem koordinovány. Reklamace závad na střeše objektu Federova 1605
Průběţně po celý rok 2011 a dále dle potřeby aţ do vyřešení
Na základě jednání s výborem SVJ dne 17.8.2011 byla KK informována, ţe byla dodavatelem střechy provedena oprava povrchových závad střechy. Výbor a KK se shodli na účelnosti provedení důkladné revize střešního pláště objektu, a to ještě před skončením záruční doby na objekt Federova 1605, tzn. do 31.8.2011. K 11.12. neobdržela KK od výboru SVJ vyžádané písemné podklady o dosavadním průběhu reklamace závad, ani žádné vyjádření o tom, zda revize proběhla a jaký byl její výsledek.
Tato Zpráva o kontrolní činnosti byla vypracována v souladu s čl. IX, odst 3, písm c) Stanov společenství vlastníků jednotek Federova 1605
V Praze dne 12.12.2011 Za Kontrolní komisi: Tomáš Heczko Miroslav Fuchs Petr Štrait
