Zorgformulier Schooljaar

Inhoud Overdracht van zorg 2009 – 2010 Inleiding

2

Digitaal Zorgformulier Algemene informatie over het Zorgformulier

2

Inhoud van het Zorgformulier: Blad Blad Blad Blad

Zorgformulier Schooljaar 2009 – 2010

1 2 3 4

3 3 4 4

Overdracht van zorg, door wie?

5

Afspraken voor 2009 – 2010

6

Privacy Zorgvuldig gegevens uitwisselen

7

Routing Hoe komt het Zorgformulier vanuit het vmbo/vso/Pro?

7

Overdracht van zorg 2009 - 2010

Digitaal Zorgformulier

Inleiding

In samenwerking met vertegenwoordigers van de diverse schoolsoorten in de Stedendriehoek is vorig jaar een ander en digitaal Zorgformulier ontwikkeld. Het blijkt dat dit formulier voldoende mogelijkheden biedt om zorg voor leerlingen over te dragen, zowel voor leerlingen uit het vmbo als uit het vso- of PrO-onderwijs. Vandaar dat dit Zorgformulier ook voor dit schooljaar weer als belangrijk instrument ingezet wordt om zorg over te dragen vanuit de toeleverende school naar: o Hoornbeeck College (Apeldoorn) o Helicon (Apeldoorn) o AOC Oost (Twello) o ROC Aventus

vmbo/mavo Aan het eind van dit schooljaar gaan de gediplomeerde vmbo leerlingen voor een vervolgopleiding naar het mbo. Een aantal van deze leerlingen heeft extra aandacht of ondersteuning gekregen. Er was bijvoorbeeld sprake van leerproblematiek of van persoonlijke problemen, die een goed functioneren op school moeilijk maakte. vso (Voortgezet Speciaal Onderwijs) Ook leerlingen van een vso-school kiezen na hun diplomering, en soms zelfs daarvoor al, voor een mbo – vervolgopleiding. Al deze leerlingen hebben op het vso specifieke begeleiding gehad, waardoor zij het onderwijs goed konden volgen.

Het digitale Zorgformulier is een separaat instrument en zit dus niet in het portfolio van de leerling en is te vinden op de site van de beroepskolom (www.beroepskolom- stedendriehoek.nl)

PrO (Praktijkschool) Soms gaan leerlingen van een praktijkschool naar een niveau 1 vervolgopleiding van het mbo. Ook deze leerlingen hebben op hun school veel begeleiding gehad om zo goed mogelijk te kunnen functioneren.

Onder “downloads” treft u een voorbeeldformulier aan. VOOR MELDING VAN ZORG IS HET OVERIGENS DE BEDOELING DAT U GEBRUIK MAAKT VAN HET DIGITAAL ZORGFORMULIER.

Bij de overgang naar een andere school zijn de problemen doorgaans niet zomaar opgelost. Voor veel leerlingen is het nodig, om in de nieuwe schoolsituatie die hulp en begeleiding te krijgen die in de vmbo-, vso- of PrO-school is gestart.

Het Zorgformulier kunt u via de site invullen. Er zijn verplichte velden, aangemerkt met een rood sterretje. Indien het formulier niet juist of volledig is ingevuld, is downloaden niet mogelijk. Bij controle van de ingevulde bladen zult u – door middel van een rood gekleurde opmerking – zien welke informatie aangevuld of gewijzigd moet worden.

Deze brochure is bedoeld om de afspraken rond de overdracht van zorg, van de vmbo-, vso- of PrO-school naar de mbo-school nader toe te lichten. Ook wordt in deze brochure beschreven wie actie moet ondernemen om een goede overdracht van zorg te garanderen.

Op het formulier zelf treft u verdere instructies voor invullen en verzenden aan.

2

Inhoud van het Zorgformulier

Blad 2: “Gegevens in verband met begeleiding” Dit blad kan gebruikt worden door scholen, wanneer zij specifiek maar beknopt informatie willen verstrekken over een leerling in verband met begeleiding.

Het formulier bestaat uit vier bladen: Blad 1: ”algemene gegevens” Dit blad is een verplicht blad voor alle vmbo-/ vso/ PrO – scholen, omdat hier algemene informatie gevraagd wordt van de leerling en de toeleverende school.

□ U kunt aankruisen welke verklaring/beschikking de leerling heeft. □ Als er sprake is van een LGF (Leerling gebonden Financiering – ook wel rugzakje genoemd), dan dient u de indicatiegegevens te noteren 1 .

□ A en B: “Gegevens van de leerling” en “Gegevens over de aanmelding”. Bij een correcte invulling beschikt het mbo over adequate informatie, waardoor de leerling goed en snel binnen het mbo te traceren is.

□ U kunt aangeven welke vorm(en) van extra begeleiding de leerling kreeg. □ U kunt aangeven of de leerling één of meerdere malen in het lopende schooljaar besproken is in het ZAT (Zorg- en adviesteam). Eventueel kunt u dit verder toelichten.

□ C: “Gegevens van de toeleverende” vmbo-/ vso/ PrO – school De zakelijke contactgegevens van de toeleverende school maken een “warme overdracht”, indien wenselijk, goed realiseerbaar. In dit kopje wordt gevraagd naar de naam van de zorgcoördinator. Niet iedere vmbo-/ vso/ PrO – school gebruikt dezelfde functienaam. Waar het om gaat is, dat hier de naam vermeld wordt van de persoon die - op hoofdlijnen - zicht heeft op het functioneren van de betreffende leerling. In eerste instantie zal met deze persoon contact opgenomen worden, indien dit aangegeven is.

□ Speelt verzuim een rol bij de zorg die u hebt over een leerling, dan kunt u het aantal uren (ongeoorloofd schoolverzuim) van het lopende schooljaar noteren en, desgewenst, toelichten. □ Mocht u een algemene schriftelijke toelichting betreffende de overdracht willen geven, dan kunt u dit op het formulier vermelden.

Voor iedere vmbo-/ vso-/ Pro- school is er dus slechts één persoon waar contact mee opgenomen wordt door het mbo! Ook als er voor meerdere leerlingen, door verschillende mentoren, Zorgformulieren naar het mbo gezonden worden, blijft de zorgcoördinator de eerste persoon van de school waar contact mee opgenomen wordt. In een later stadium kan, indien dit op het formulier is aangegeven, contact opgenomen worden met de mentor van de betreffende leerling.

Blad 3: “Informatie en advies van de vso- school” Dit blad kan gebruikt worden door vmbo– scholen, wanneer er bij een leerling sprake is van een LGF (Leerling gebonden Financiering – ook wel rugzakje genoemd) of wanneer de leerling (meerdere malen) besproken is in het ZAT. Verder is blad 3 vooral bestemd voor vso/Pro - scholen. 1

Deze gegevens worden automatisch overgenomen op blad 3. U dient vervolgens blad 3 verder in te vullen! 3

□ Bij het veld: “Om wie gaat het?” en “Behoort de leerling tot cluster 4” komen automatisch de gegevens te staan, die u op blad 1 en 2 al heeft ingevuld.

□ U dient aan te geven welke bladen ingevuld zijn. Als u kiest voor het opsturen van de papieren versie kan het formulier, voorzien van een handtekening, in een envelop verzonden worden o.v.v. “Vertrouwelijk” naar:

□ Verder staat er per veld een korte aanduiding van de informatie die het mbo nodig heeft. Aan de hand hiervan volgt “warme overdracht”. □ Bij het veld “Advies” wil het mbo weten, of de toeleverende school instemt met de vervolgstudie/richting van betreffende leerling.

Beroepskolom Stedendriehoek t.a.v. mevr. D.Snippert Postbus 10467 7301 GL Apeldoorn Indien u kiest voor digitale verzending, drukt u op de knop “Verzenden”. Het formulier komt dan automatisch bij het bureau zorgformulier terecht en is daarmee de snelste route.

□ Indien een leerling van een cluster 4 school aangemeld wordt bij het mbo, is LGF verplicht! De indicatiegegevens dienen in dat geval ook op dit blad aangegeven te worden. □ Leerlingen van het Praktijkonderwijs en van een cluster 4 vso school, worden alleen op het mbo toegelaten, indien er sprake is van instemming van de Praktijk-, cluster 4/ vso- school! Blad 4: “Controle en downloaden” Dit is een verplicht blad voor alle toeleverende scholen! □ Allereerst wordt op dit blad gegevens gevraagd van degene, die verantwoordelijk is voor de overdracht van zorg. □ Er kan aangegeven worden of er, in verband met het uitwisselen van leerling-gegevens, contact is geweest met de ouders/ wettelijk vertegenwoordigers en ook of zij het hiermee eens zijn. □ Indien contact opnemen met de toeleverende school wenselijk is, kan men dit aangeven. Dit is een verplicht veld! Er zal in eerste instantie contact opgenomen worden met de zorgcoördinator van de toeleverende school. Indien gewenst kan er aansluitend contact gezocht worden met bijvoorbeeld de ouders van de leerling of met de mentor.

4

Overdracht van zorg, door wie? Wanneer wordt het Zorgformulier toegepast? De keuze om het digitale Zorgformulier te gebruiken is aan het vmbo-, vso- of PrO-onderwijs. Zij kunnen dit doen indien er sprake is van bijvoorbeeld: o extra begeleiding voor de leerling op het vmbo; o bespreking van de leerling in het ZAT; o verzuim; o sociaal emotionele en/of gedragsproblematiek; o LGF indicatie; o Praktijkonderwijs; o Speciaal onderwijs.

De leerling zelf De leerling kan zelf besluiten specifieke informatie over zichzelf door te geven aan de mbo- school waar hij of zij naar toegaat. Een leerling, die met het portfolio van de beroepskolom werkt, kan hiervoor de zelfinvulversie gebruiken. Deze zelfinvulversie is een integraal onderdeel van het portfolio (tabblad 9) dat nagenoeg door alle vmbo-scholen gebruikt wordt. Samen met de mentor vult de leerling het formulier in. Tijdens het intakegesprek, waarbij het portfolio gebruikt wordt, kan de intaker van de mbo-school het formulier innemen. Hij/zij zorgt er dan voor dat dit formulier, bij de start van het nieuwe schooljaar, terecht komt bij de leertrajectbegeleider of mentor van de leerling. De toeleverende school De toeleverende school kan het Zorgformulier gebruiken om zorg voor een leerling over te dragen aan de mbo-school. De zorgcoördinator 2 van de school draagt zorg voor toelevering van het Zorgformulier. Hij/zij moet van mening zijn dat de leerling er baat bij heeft als het mbo adequate informatie ontvangt.

2

Zorgcoördinator is een benaming die niet op iedere school van toepassing is. Wij bedoelen hier degene die verantwoordelijk is voor het invullen en verzenden van het Zorgformulier. Dit is tevens de eerste contactpersoon die een bericht van ontvangst krijgt van het bureau Zorgformulier. 5

Afspraken voor de zorgoverdracht van het schooljaar 2009 – 2010 Uit de ervaringen van afgelopen schooljaar komen drie aspecten naar voren die een nadere toelichting vragen en bijstelling en/of aanscherping van de gemaakte afspraken: 1) Digitaal invullen Er zijn nog relatief veel scholen die het Zorgformulier niet digitaal invullen. Zij printen de digitale versie uit en gaan vervolgens handmatig dit formulier invullen. Dit komt de leesbaarheid niet altijd ten goede. Gevolg is bijvoorbeeld, dat het mailadres onleesbaar is en terugkoppeling niet kan plaatsvinden (of pas na veel moeite). Kwalijker nog, dat bepaalde zinnen of namen niet goed leesbaar zijn waardoor de informatie niet adequaat overgedragen wordt. Om de toepassing van het Zorgformulier te optimaliseren is het van belang dat - ieder die het Zorgformulier gaat toepassen – het formulier op een digitale wijze ingevuld wordt. Afspraak: Handmatig ingevulde formulieren worden niet (meer) in behandeling genomen!

Vanaf half april is het ook mogelijk om het formulier digitaal te versturen. Dit kunt u doen door, als het formulier helemaal ingevuld is, op de button “Verzenden” te klikken. Het formulier komt dan automatisch in de postbus van Aventus Servicecentrum. 3) Uiterste inleverdatum Het blijkt dat een aantal scholen graag weten tot welke datum zij een Zorgformulier kunnen insturen, waar ook concreet voor de zomervakantie “nog iets mee gedaan wordt”. Ook voor het MBO is het van belang om zo tijdig mogelijk te kunnen beschikken over adequate informatie over een leerling. Afspraak: Uiterste inleverdatum voor een (digitaal ingevuld) Zorgformulier is 31 mei 2010! Zorgformulieren die na 31 mei binnenkomen worden wel in het register opgenomen maar er wordt geen garantie gegeven dat er op dat moment feitelijke acties op ondernomen gaan worden.

2) Versturen Veel toeleverende scholen zouden graag zien, dat het formulier niet alleen digitaal ingevuld kan worden, maar ook verstuurd. De handeling van versturen is hierdoor eenvoudiger, de aanlevering sneller en garanties voor de postbesteller naar het postbusnummer zijn niet meer relevant. Afspraak: Het Zorgformulier kan nog steeds, net als het afgelopen jaar, per post verzonden worden (zie hiertoe pagina 7).

6

Privacy

Routing

Het uitwisselen van vertrouwelijke gegevens is een proces dat zorgvuldigheid vereist. Bij het hanteren van het Zorgformulier geeft de privacywetgeving duidelijke kaders aan.

Om een efficiënte overdracht van zorg te garanderen, is het van belang om het traject van het Zorgformulier – en de personen die daarbij een rol spelen – in beeld te hebben ofwel: de routing! Toeleverende school

De “wet bescherming persoonsgegevens” (WBP) geeft aan dat, voor het uitwisselen van informatie over leerlingen naar een andere school, schriftelijke toestemming noodzakelijk is van de leerling, vanaf 12 tot 16 jaar oud, en van de ouders of wettelijk vertegenwoordigers. Een leerling vanaf 16 jaar en ouder geeft zelf schriftelijke toestemming.

De zorgcoördinator van de vmbo-, vso- of Pro - school levert een Zorgformulier aan, als dit in het belang van een leerling is. Deze functionaris is in het voorkomende geval verantwoordelijk voor het digitaal invullen en verzenden van het formulier of digitaal invullen, uitprinten en per post verzenden van het formulier.

Verantwoordelijkheid toeleverende school

Bureau Zorgformulier

Soms maakt een school zich zorgen wanneer een leerling de overstap naar een vervolgopleiding gaat maken. De extra begeleiding of zorg die gegeven is blijft wellicht noodzakelijk, ook bij een vervolgopleiding. Dat de vervolgopleiding daarbij over de terzake doende informatie moet beschikken spreekt voor zich. In de meest ideale situatie kan de school, in overleg met de leerling en de ouders, bepaalde informatie overdragen naar de vervolgopleiding (mbo).

Bij Aventus Servicecentrum is het “Bureau Zorgformulier” gehuisvest. Alle Zorgformulieren, die vanuit de vmbo-, vso- en PrO-scholen verzonden worden, per post of digitaal, komen bij dit bureau binnen. Dit bureau heeft zowel een administratieve- als signalerende taak en is verantwoordelijk voor de registratie, verzenden van de ontvangstbevestiging en bezorging van het Zorgformulier bij de mbo contactpersoon. Registratie Voor de registratie gaat het bureau Zorgformulier volgens onderstaand protocol te werk. De Zorgformulieren worden ingeschreven in het “register Zorgformulieren”. In dit register wordt in ieder geval genoteerd: o naam van betreffende leerling; o gekozen mbo-school; o indien bij ROC Aventus: - naam opleiding; - niveau; - BOL of BBL; - Plaatsnaam.

Wat te doen als ouders en/of de leerling geen toestemming geven voor informatieoverdracht? In dat geval heeft de school ook een eigen verantwoordelijkheid. Het afleveren van een leerling met een diploma is niet voldoende. De school zal voor de leerling ook moeten zorgdragen voor een verantwoorde overstap. Als de school in dit verband concrete argumenten heeft, mag op basis hiervan informatie naar het mbo overgedragen worden. In ieder geval is het van belang te bepalen waar de betreffende leerling het meeste baat bij heeft.

7

o naam toeleverende school; o naam zorgcoördinator/intern begeleider; o datum van ontvangst en van verwerking. Bovenstaande gegevens dienen in ieder geval op het Zorgformulier aangegeven te zijn (zie Blad 1 van het formulier). Andere zaken die in het register genoteerd kunnen worden: o LWOO beschikking o Praktijkonderwijsbeschikking o Dyslexieverklaring o LGF-indicatie o Korte omschrijving van de zorg; o Persoonlijk contact gewenst ja/nee?

Ontvangende school/sector De mbo-contactpersoon is verantwoordelijk voor het neerleggen van het zorgformulier bij de juiste persoon in de school. Meestal zal het gaan om een leertrajectbegeleider of mentor. Deze wordt, van het begin van het schooljaar maar bij voorkeur eerder, geïnformeerd over de leerling waar een zorgformulier is aangeleverd. Indien contact gewenst De leertrajectbegeleider of mentor kan, indien wenselijk, bij de start van het opleidingstraject contact opnemen met de betreffende zorgcoördinator. Hierdoor kunnen desgewenst afspraken gemaakt worden t.b.v. warme overdracht.

Ontvangstbevestiging De zorgcoördinator krijgt van het Bureau een bevestiging van ontvangst. Het bureau kan, indien van toepassing, contact opnemen met de zorgcoördinator voor verdere informatie. Bezorging naar juiste school en sector Het bureau verzendt het Zorgformulier – in gesloten envelop wanneer het een papieren formulier betreft en per mail indien het om de digitale versie gaat o.v.v. “Vertrouwelijk”- naar de contactpersoon van de betreffende mbo school/sector. Het bureau kan de contactpersoon verder informeren over mogelijke problematiek van een leerling en, indien nodig, ondersteunen. De contactpersoon van het mbo stuurt per ommegaande (per mail) een ontvangstbevestiging naar de betreffende zorgcoördinator van de vmbo-,vso- of PrO-school en een kopie hiervan naar het bureau Zorgformulier. Als er binnen 10 werkdagen nog geen ontvangstbevestiging binnen is, neemt het bureau contact op met de contactpersoon van de mbo school/sector.

8

Colofon: Dit is een uitgave van het project “Beroepskolom-Stedendriehoek” Tekst en opmaak: Dorothé Snippert Redactie: Tineke Greutink Hannah de Jong Rienk van der Werff Dorothé Snippert Ontwerp: Arnoud Snippert Druk: [email protected] ©2010 project beroepskolom-stedendriehoek www.beroepskolom-stedendriehoek.nl

9