Zorgaanbieder Standaard

Zorgaanbieder Standaard ZA-Standaard

Naam afdeling of projectteam: Datum: Naam auteur: Versie:

Afdeling Dataverkeer Ketenpartners -2012 Camille Versteegh Versie 7

Inleiding In deze handleidingen leggen wij uit hoe de elektronische bestandsuitwisseling volgens de zorgaanbieders Standaard (ZA-Standaard) in zijn werk gaat. Vragen? Wij willen u bij de aanlevering van de zorguren zo goed mogelijk van dienst zijn en voorzien u graag van informatie ’op maat’. 1. U kunt met al uw vragen en het aanleveren van bestanden terecht bij de Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners. uurServicedesk Dataverkeer Ketenpartners

Telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur Telefoonnummer Faxnummer Email

: 088 – 711 4888 : 088 – 711 4001 : [email protected]

2. Met al uw vragen over een individuele klant kunt u contact opnemen met ons Klant Contact Centrum. Contactcentrum CAK Telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08.00 tot 18.00 uur. Telefoonnummer : 0800 – 1925 Internet : www.hetcak.nl Voor het antwoord op algemene klantvragen kunt u ook terecht op onze website. Op www.hetcak.nl kunt u onder ‘Vragen?’ zoeken of het antwoord op uw vraag bekend is. De ’Veelgestelde vragen‘ worden regelmatig geüpdatet. Staat het antwoord er niet tussen, dan kunt u contact met ons opnemen via de pagina ‘Contact’.

pagina 2 van 24

Wijzigingslog In het wijzigingslog vindt u alle wijzigingen die zijn doorgevoerd als de ZA-Standaard is aangepast naar een nieuwe versie. Bent u een bestaande gebruiker van de ZA-Standaard? Dan kunt u in dit wijzigingslog in één oogopslag zien wat er gewijzigd is en wat u in uw programmatuur moet aanpassen. Bent u een nieuwe gebruiker van de ZA-Standaard? Dan is het wijzigingslog niet direct voor u van toepassing. Neem dan de gehele ZA-Standaard aandachtig door en bouw uw programmatuur strikt volgens de ZA-Standaard op.

Huidige versie = Versienummer 7 Releasedatum = 22-06-2012 Algemene wijzigingen - Tekstuele wijzigingen

pagina 3 van 24

Inhoudsopgave Inleiding Wijzigingslog 1. Digitale aanlevering klantgegevens en zorguren 1.1 AGB- en/of WZA-code 1.2 Bestandsaanlevering 1.2.1 Opbouw wachtwoord 1.2.2 Aanlevering klantgegevens en zorguren 1.2.3 Uitval klantgegevens en zorguren 1.2.4 Gebruik cliëntnummer 1.3 Bestandsopbouw 1.3.1 Bestandsnaam 1.3.2 Testbestanden 2. Beknopte recordlay-out met toelichting 2.1 Hoofdrecord (verplicht) 2.1.1 Recordtype 2.1.2 AGB-code 2.1.3 Bestandsnummer 2.1.4 Verwerkingsdatum 2.1.5 Systeemomgeving 2.1.6 Versienummer 2.1.7 Filler 2.2 Cliënt stamrecord 2.2.1 Jaartal ingangsdatum 2.2.2 Weeknummer ingangsdatum 2.2.3 Cliëntnummer 2.2.4 Persoonstype 2.2.5 Achternaam 2.2.6 Voorvoegsels 2.2.7 Voorletters 2.2.8 Geboortedatum 2.2.9 Burgerservicenummer 2.3 Cliënt aanvullend record 2.3.1 Geslacht 2.3.2 Postcode + huisnummer (toevoeging) 2.3.3 Burgerlijke staat 2.3.4 Leefeenheid 2.3.5 In AWBZ 2.3.6 Automatische incasso 2.3.7 Banknummer 2.3.8 Telefoonnummer 2.3.9 Overlijdensdatum 2.4 Cliënt verzendadresrecord 2.4.1 Actiecode 2.4Cliënt incassoadresrecord 2.5 Aanvullend incassorecord 2.6 Cliënt zorgrecord 2.6.1 Actiecode 2.6.2 Jaartal afgenomen product 2.6.3 Week afgenomen product 2.6.4 Afgenomen product 2.6.5 Financieringsstroom 2.6.6 Aantal uren 2.6.7 Medewerkernummer 2.6.8 Deskundigheid 2.7 Sluitrecord 2.7.1 Aantal records 2.7.2 Aantal uren 3. Bijlagen ZA-Standaard pagina 4 van 24

2 3 5 5 5 5 5 6 6 7 8 8 9 10 10 10 10 10 10 10 10 11 11 12 12 12 12 13 13 13 13 14 15 15 15 15 15 15 15 15 15 16 16 17 18 19 19 20 20 21 21 21 21 22 23 23 23 24

3.1 3.2

1.

Bijlage I Voorbeeld van een bestand Bijlage II Voorbeeld van een uitvallijst

24 24

Digitale aanlevering klantgegevens en zorguren 1.1

AGB- en/of WZA-code

Om klantgegevens en zorguren bij ons aan te leveren, moet u in het bezit te zijn van een Algemene Gegevens Beheer Code (AGB-code) om extramurale AWBZ-zorg te kunnen aanleveren en/of Wmo Zorg Aanbieder Code (WZA-code) om Wmo-zorg te kunnen aanleveren. Vektis geeft de AGB-code uit. Wij geven de WZA-code uit. Voorbeeld AGB-code (vb.750000) klant- en zorgaanleveringen betreffende Zorg zonder Verblijf (ZzV) WZA-code (vb.690000) klant- en zorgaanleveringen betreffende Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) Meer informatie over deze codes leest u op www.hetcak.nl. Ga naar CAK zakelijk > Ik werk bij een zorgaanbieder. Wanneer u zorg levert bij een klant voor de regelingen Zorg zonder Verblijf én Wmo, dan moet de zorgaanbieder de klantgegevens en zorguren gescheiden, dus op beide codes, aanleveren. De bestandsnaam van deze bestanden is voorzien van de AGB- of de WZA-code, een referentie naar het huidige jaar en een volgnummer. Hier wordt later in de handleiding verder op ingegaan.

1.2

Bestandsaanlevering

De ZA-Standaard ondersteunt op dit moment aanleveringen van gezipte bestanden via de e-mail. De bestanden moet u wel van een wachtwoord voorzien. Stuur de bestanden naar [email protected]. De medewerkers van de afdeling Dataverwerking handelen de e-mail binnen drie werkdagen af. Een e-mail met een vraag over de aanlevering of uitval van gegevens behandelen we binnen vijf werkdagen.

1.2.1

Opbouw wachtwoord

Ieder bestand moet een wachtwoord hebben. Bouw het wachtwoord op de volgende manier op: AGB/WZA-code, week van aanlevering bestand, jaartal Voorbeeld: 750000372014 wanneer de aanleverdatum 14 september 2014 is. Levert u twee bestanden tegelijk aan (Bijvoorbeeld één voor Zorg zonder Verblijf en één voor Wet maatschappelijke ondersteuning)? Dan kunnen de wachtwoorden op de gezipte bestanden niet identiek zijn, omdat de één begint met de AGB-code en de andere met de WZA-code.

1.2.2

Aanlevering klantgegevens en zorguren

Een zorgjaar bestaat voor de regelingen Zorg zonder Verblijf en Wmo uit 13 perioden van 4 weken. Wij brengen jaarlijks een periodetabel uit waar deze zorgperioden op staan. In deze tabel kunt u zien tot wanneer een periode loopt en wanneer u de zorguren uiterlijk bij ons moet aanleveren. De periodetabel kunt u downloaden op www.hetcak.nl. Ga naar CAK zakelijk > Ik werk bij een zorgaanbieder > Downloads. Let op: Om de klant tijdig te kunnen factureren is het belangrijk dat u een bestand binnen vier weken na het verlopen van de periode aanlevert. NAW-gegevens mag u niet verdeeld over meerdere bestanden aanleveren. Het cliënt stamrecord (10 record), het cliënt aanvullend record (12 record) en het zorgrecord (51 record) moeten in één bestand staan pagina 5 van 24

met vermelding van het burgerservicenummer. Wanneer de klantgegevens bij ons zijn aangeleverd, controleren wij deze gegevens bij de GBA. Wij ontvangen automatisch eventuele mutaties van deze klant. Voorbeelden van deze mutaties: • Verhuisdata • Overlijdensdata

1.2.3

• Trouw- of scheidingsdata • Geboortes

Uitval klantgegevens en zorguren

Tijdens de verwerking van de aangeleverde bestanden met klantgegevens en zorguren kunnen er problemen ontstaan waardoor het hele bestand of delen van het bestand niet te verwerken zijn. Dit wordt uitval genoemd. U ontvangt na iedere aanlevering een uitvallijst. Op deze lijst kunt u terugvinden of er wel of geen uitval is. In het document ‘Toelichting op de uitvallijsten’ (zie www.hetcak.nl > CAK Zakelijk > Ik werk bij een zorgaanbieder > Downloads) worden redenen van uitval genoemd. Ook vindt u een korte toelichting en de te ondernemen actie bij de verschillende uitvalcodes. Bij vragen over de uitvallijst kunt u ook terecht bij de Servicedesk Ketenpartners. Lever bij eventuele uitval zo spoedig mogelijk een correctie aan. Wanneer een bestand in zijn geheel niet te verwerken is, moet u het herstelde bestand opnieuw aanleveren. Dit moet u uiterlijk binnen drie werkdagen na ontvangst van de uitvallijst verzenden. Bij gedeeltelijke uitval van een bestand, moet u de gewijzigde klantgegevens en/of zorguren uiterlijk vier weken na het verloop van een periode aanleveren.

1.2.4

Gebruik cliëntnummer

Met de ZA-standaard is het mogelijk om eigen cliëntnummers door te geven. Hierdoor is de bestandsuitwisseling transparant en is er gemakkelijk te communiceren over de aanlevering. Het is niet toegestaan om een cliëntnummer opnieuw te gebruiken.

pagina 6 van 24

1.3

Bestandsopbouw

De bestandsuitwisseling gaat volgens een bepaald formaat. In dit hoofdstuk gaan wij dieper in op de voorwaarden waar de verschillende recordtypen aan horen te voldoen en welke combinaties noodzakelijk zijn om de klantgegevens en zorguren goed aan te leveren. Een bestand heeft altijd één hoofdrecord, één sluitrecord en kan één of meerdere cliëntrecords (NAWgegevens) en zorgrecords (zorguren) bevatten. Deze gegevens worden in deze volgorde geplaatst in een bestand: • • • •

Hoofdrecord Cliëntrecord Zorgrecord Sluitrecord

Elk bestand bevat verschillende recordtypes. Met uitzondering van het hoofd- en sluitrecord kunnen de overige recordtypes in het bestand in een wisselende samenstelling worden aangeleverd De volgende recordtypen worden door de interface ondersteund: • • • • • • • •

Hoofdrecord Cliënt stamrecord Cliënt aanvullend record Cliënt verzendadresrecord Cliënt incassoadresrecord Aanvullend incassorecord Cliënt zorgrecord Sluitrecord

(01-record) (10-record) (12-record) (20-record) (30-record) (32-record) (51-record) (90-record)

In bijlage I staat een voorbeeld van de opbouw van een bestand.

pagina 7 van 24

1.3.1

Bestandsnaam

De bestandsnaam van een TZI-bestand is een 8-cijferige combinatie gevolgd door een 3-cijferig volgnummer en zijn van elkaar gescheiden door een punt. Bijvoorbeeld 75000013.001 of 69000013.001. De eerste zes cijfers is de AGB- of WZA-code van uw organisatie. De volgende twee cijfers zijn de laatste twee cijfers van het huidige jaar (dus voor 2012 geldt 12 en voor 2011, 11). De laatste drie cijfers is het volgnummer. Dit volgnummer moet per nieuw bestand een opvolgend nummer hebben. Wij adviseren om bij 001 te beginnen. Zoals gezegd moeten deze opvolgend zijn, dus als u een bestand aanlevert met volgnummer 001 en daarna een bestand met volgnummer 003, dan parkeren wij het bestand met volgnummer 003, totdat u het bestand met volgnummer 002 aanlevert. U bent zelf verantwoordelijk voor de administratie zodat de bestanden opvolgend worden aangeleverd.

1.3.2

Testbestanden

Gaat u voor de eerste keer zorg aanleveren? Dan kunt u eerst een aantal testbestanden naar ons sturen. Met deze testbestanden controleren wij of de aangeleverde bestanden technisch kunnen verwerken. Wanneer de testbestanden correct zijn, kunt u overgaan tot het aanleveren van het daadwerkelijke zorggegevens. Ook als u aanpassingen in uw softwarepakket heeft gedaan, is het wenselijk om opnieuw een testbestand aan te leveren. Wij controleren of de bestanden technisch correct zijn, zodat er geen onnodige uitval en vertraging wordt veroorzaakt in de aanlevering van de klantgegevens en zorguren.

pagina 8 van 24

2.

Beknopte recordlay-out met toelichting

In dit hoofdstuk lichten wij de verschillende recordtypen toe. Wij behandelen de verschillende velden in de recordtypen en geven de belangrijkste aandachtspunten aan. Let op! De voorbeelden in dit hoofdstuk zijn fictief en komen uit een testomgeving. U ziet per recordtype de structuur van het bericht. Van elk gegeven wordt de naam beschreven, het soort, de veldlengte, het formaat en of het veld verplicht is. Een aantal velden komen in meerdere records voor. De toelichting op het veld wordt echter maar één keer in dit document vermeld. Wij behandelen de records op chronologische volgorde, beginnend bij het laagste record nummer. Recordspecificatie Soort

Hiermee wordt aangegeven of het veld numeriek of alfanumeriek is:

Lengte Formaat Eindpositie Verplicht

A = Alfanumeriek, kan alle ondersteunde lettertekens bevatten N = Numeriek, dit kan alleen cijfers bevatten. Wanneer niet alle posities gebruikt worden, moet u voorloopnullen in het veld invullen. Is een numeriek veld, waarmee het maximaal aantal karakters aangegeven wordt. Dit is de juiste weergave van het record om goed verwerkt te kunnen worden. De optelling van de verschillende lengtevelden. Hiermee wordt aangegeven of een veld verplicht of optioneel is: V= verplicht O = optioneel

Toelichting

NB: Wanneer een veld optioneel en numeriek is, moet u het veld volledig met spaties invullen, als u die niet met een numerieke waarde wilt invullen. Eventueel kunt u hier een korte toelichting op het veld geven, bijvoorbeeld bij keuzemogelijkheden

• Elk record heeft een vaste recordlengte van 80 posities. • Elk verplicht veld moet een waarde hebben. • Als aangegeven is dat een beperkt aantal waarden wordt toegestaan, dan mag er geen andere waarde in het veld staan.

pagina 9 van 24

2.1

Hoofdrecord (verplicht)

Elk bestand waarin u klantgegevens en zorguren aanlevert, is voorzien van een hoofdrecord. Het hoofdrecord bevat een groot deel van de bestandsnaam. Voor de verwerking van het bestand is dit noodzakelijk. Tabel 1

Toelichting hoofdrecord

Veld

Soort

Lengte

Recordtype AGB-code Bestandsnummer Verwerkingsdatum

N N N N

2 6 7 8

Systeemomgeving

A

Versienummer Filler

N A

Formaat

Eind positie

Verplicht

Toelichting

2 8 15 23

V V V V

=01 AGB of WZA code +volgnummer

1

24

V

2 54

26 80

V V

JJJJ999 JJJJMMDD

P= productie T = test =20 Spaties

Voorbeeld van een hoofdrecord

2.1.1

Recordtype

Het recordtype is het unieke identificatienummer om de verschillende records te identificeren en te herkennen.

2.1.2

AGB-code

Vul hier uw AGB-code of WZA-code in. Deze code bestaat uit zes posities.

2.1.3

Bestandsnummer

Het bestandsnummer is uniek per zorgaanbieder. Houd er rekening mee dat het volgnummer in de bestandsnaam opvolgend moet zijn aan voorgaande volgnummers. De AGB/WZA-code, het jaartal en het volgnummer in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan de AGB/WZAcode, het jaartal en het volgnummer in het hoofdrecord.

2.1.4

Verwerkingsdatum

De verwerkingsdatum mag niet in de toekomst liggen.

2.1.5

Systeemomgeving

In dit veld geeft u aan of het bestand een test- of een productiebestand betreft.

2.1.6

Versienummer

Het versienummer is momenteel 20. Wij informeren u wanneer deze versie wijzigt. Andere versienummers ondersteunen we momenteel niet.

2.1.7

Filler

De filler is bedoeld om het hoofdrecord aan te vullen naar 80 posities, zodat alle records van het bestand dezelfde lengte hebben.

pagina 10 van 24

2.2

Cliënt stamrecord

Het cliënt stamrecord bevat de identificerende gegevens van een klant die zorg ontvangt. Belangrijk is dat u hierin altijd het burgerservicenummer van de betreffende klant vermeld. Het cliënt stamrecord moet u altijd in combinatie met de adresgegevens aanleveren in het cliënt aanvullend record. Lever deze gegevens voor alle klanten in elk bestand aan. Dat is namelijk wettelijk verplicht.

Tabel 2

Toelichting cliënt stamrecord

Veld

Soort

Lengte

Recordtype Jaartal ingangsdatum Weeknummer ingangsdatum

N

2

N

4

N

2

Cliëntnummer

Formaat

JJJJ

Eind positie

Verplicht

Toelichting

2

V

6

V

=10 Jaartal ≥ 2000

8

V

N

10

18

V

N

1

19

V

A

25

44

V

A

8

52

O

Voorletters Geboortedatum BSN

A N

5 8

57 65

V V

N

9

74

V

Filler

A

6

80

Persoonstype Achternaam Voorvoegsels

JJJMMDD

Conform periodetabel Uniek nummer per zorgaanbieder, altijd 10 cijfers (eventueel aanvullen met voorloop nullen) 1=Klant 2=Partner Conform NEN-norm Conform NEN-norm. Niet hoofdlettergevoelig, voluit geschreven Conform NEN-norm Moet voldoen aan 11 proef Spaties

Voorbeeld van een cliënt stamrecord

2.2.1

Jaartal ingangsdatum

Vul hier het jaartal in dat de klant voor het eerst zorg bij uw organisatie heeft ontvangen. Wisselt een klant van zorgaanbieder? Dan moet de nieuwe zorgaanbieder het jaar aanhouden dat zij zelf voor het eerst zorg aanleveren wij de klant. Het jaartal mag echter niet voor jaar 2000 liggen.

pagina 11 van 24

2.2.2

Weeknummer ingangsdatum

De ingangsdatum van de weeknummers begint op maandag en eindigt op zondag. Dit kunt u terugzien op onze periodekalender. De periodekalender kunt u downloaden op www.hetcak.nl. Ga naar CAK zakelijk > Ik werk bij een zorgaanbieder > Downloads.

2.2.3

Cliëntnummer

Het cliëntnummer is het unieke identificatienummer van de zorgaanbieder. Wij combineren dit cliëntnummer met de AGB en/of WZA-code waarop u de klantgegevens aanlevert. Deze unieke combinatie wordt vastgelegd in de leefeenheid waarin wij de klant registreren. Let op: Het is niet toegestaan om een eerder gebruikt cliëntnummer opnieuw te gebruiken.

2.2.4

Persoonstype

Wij adviseren u alleen het cliënt stamrecord aan te leveren van de klant. De gegevens van een eventuele partner ontvangen wij namelijk automatisch van de Gemeentelijk Basisadministratie. Hierdoor kunnen wij eventuele vertragingen door foutieve gegevens voorkomen.

2.2.5

Achternaam

Vul hier de achternaam zoals bekend bij de GBA in. Deze mag maximaal 25 posities innemen. Bij het invullen hoeft u geen rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. U kunt leestekens gebruiken (bijvoorbeeld Jörgens). Spaties kunt u invullen, deze tellen wel mee als positie. Heeft een achternaam meer dan 25 posities? Let dan goed op hoe de naam juist afgebroken moet worden. De voorwaarde is dat de eerste naam volledig wordt weergegeven in het cliënt stamrecord. Voorbeeld: Goed: Fout:

Croiset van Ugchelen-Wouters Croiset van Ugchelen-Wout Cr. van Ug.-Wouters

Bij personen met een buitenlandse afkomst verdient het afbreken van de achternaam extra aandacht. In een aantal landen is het de gewoonte dat de geboortenaam van een persoon bestaat uit de achternaam van de vader en de achternaam van de moeder. Het is daarom raadzaam om te controleren op welke wijze deze persoon bij de burgerlijke stand staat ingeschreven (bijvoorbeeld via het paspoort of rijbewijs). Als het afbreken van de achternaam noodzakelijk is, neem dan een deel van de geboortenaam op. Voorbeeld: Goed: Fout:

Sabramohammed Pastahannessi (naam vader/ naam moeder) Sabramohammed Pastahannes Sabramohammed

De achternaam van gehuwde klanten kunt u op vier verschillende manieren aanleveren. Ook hierbij is het van belang dat u de combinatie aanhoudt zoals bekend is bij de burgerlijke stand. • • • •

Alleen geboortenaam Alleen gehuwde naam Gehuwdenaam-geboortenaam Geboortenaam-gehuwde naam

In het geval van een combinatie moet u de namen scheiden door middel van een “-“ (koppelteken). U hoeft geen spaties voor of na het koppelteken te plaatsen.

pagina 12 van 24

2.2.6

Voorvoegsels

Gebruik in het cliënt stamrecord voorvoegsels op de volgende manier: Voorbeeld: Goed: Fout:

2.2.7

Van Dijk-De Bruin Achternaam Dijk-De Bruin Voorvoegsel Van Achternaam Dijk-Bruin Voorvoegsel DeVan

Voorletters

Het aantal te vullen posities is minimaal één en maximaal vijf. Eventuele punten vult u niet in. Spaties kunnen ook worden meegeleverd, deze tellen wel mee als positie. Voorbeeld: Goed: Fout:

2.2.8

Eric Johannes Jacobus Jansen EJJ E.J.J

Geboortedatum

In dit veld vult u de geboortedatum van de klant in. Bij personen van buitenlandse afkomst is soms alleen het geboortejaar bekend. Vul in dergelijke gevallen de geboortedatum als volgt in: 19JJ0000 (JJ= in het bestand moet deze vervangen worden door het geboortejaar) Als het niet mogelijk is de geboortedatum zo aan te leveren, moet u deze handmatig aanleveren (bij voorkeur met een kopie van de uitvallijst waar deze klanten op voorkomen). Voorbeeld: Goed: Fout:

2.2.9

31 december 1960 19601231 31121960

Burgerservicenummer

U bent verplicht om het burgerservicenummer van een klant in te vullen. Dit gebruiken wij voor de identificatie van de klant. Hierdoor kunnen wij verkeerde identificatie voorkomen. De GBA koppelt de gegevens terug die geregistreerd staan bij dit BSN. Voorbeeld: De heer Voorbeeld ontvangt zorg, maar mevrouw Voorbeeld heeft per ongeluk haar eigen BSN doorgegeven aan de zorgaanbieder. De zorgaanbieder heeft dit niet geverifieerd en in het cliënt stamrecord worden de NAW-gegevens van heer Voorbeeld aangeleverd in combinatie met het BSN van zijn vrouw. Wanneer wij deze gegevens van de GBA ontvangen, wordt er een positieve match gevonden op het BSN en ontvangen we de gegevens van mevrouw Voorbeeld. Hierdoor koppelen wij het cliëntnummer van de heer Voorbeeld aan mevrouw Voorbeeld. Wanneer bovenstaande situatie van toepassing is, waarbij er NAW-gegevens aangeleverd worden met een afwijkend BSN, dan kunnen wij deze koppeling niet ongedaan maken. De zorgaanbieder zal eventueel aangeleverde uren moeten corrigeren naar 0 en voor de klant die de zorg wel heeft ontvangen een nieuw cliëntnummer aanmaken. Daardoor kan er opnieuw een verificatie plaatsvinden en kunnen we de uren bij de juiste persoon registreren. Let op! Per 1 september 2012 is het aanleveren van het burgerservicenummer verplicht.

pagina 13 van 24

2.3

Cliënt aanvullend record

In dit record vult u de aanvullende NAW-gegevens van de klant in. Het cliënt aanvullend record (12-record) levert u altijd aan in combinatie met het cliënt stamrecord (10-record). Tabel 3

Toelichting cliënt aanvullend record

Veld

Soort

Lengte

Recordtype Jaartal ingangsdatum Weeknummer ingangsdatum

N

2

N

4

N

Cliëntnummer Persoonstype

Formaat

Eind positie

Verplicht

Toelichting

2

V

6

V

=12 Jaartal ≥ 2000

2

8

V

N

10

18

V

N

1

19

V

A

1

20

O

A

6

26

V

N

5

31

V

A

4

35

O

N

1

36

O

N

1

37

O

A

1

38

O

A

1

39

O

A

1

40

O

N

10

50

O

N

10

60

O

N

8

68

O

A

12

80

O

JJJJ

Geslacht

Postcode

Huisnummer Huisnummer toevoeging Burgerlijke staat

Leefeenheid In AWBZ

Inkomensopvraag

Automatische incasso Banknummer Telefoonnumm er Overlijdensdatu m Filler

JJJJMMDD

pagina 14 van 24

Conform de periodekalender van het CAK Uniek nummer per zorgaanbieder, altijd 10 cijfers (eventueel aanvullen met voorloop nullen) 1=Klant 2=Partner M=Man V=Vrouw =Onbekend (spatie) Aanleveren met hoofdletters, postcode moet staan in postcodetabel van Post NL Verplicht bij aanwezigheid van toevoeging 0=Onbekend 1=Ongehuwd, nooit gehuwd 2=Gehuwd 3=Gescheiden 4Weduwe/weduwnaar 1=Eenpersoonshuishouden 2=Meerpersoonshuishouden N=Nee J=Ja Niet gevuld is gelijk aan nee N=Geen toestemming voor inkomensopvraag J=Toestemming voor inkomensopvraag Niet gevuld is gelijk aan J N=Acceptgiro J=Automatische incasso Niet gevuld is gelijk aan nee Net- en abonneenummer

Spaties

Voorbeeld van een cliënt aanvullend record

2.3.1

Geslacht

Dit veld mag gevuld worden met het geslacht zoals geregistreerd staat bij de burgerlijke stand. Als het geslacht niet bekend is, vult u het veld in met een spatie.

2.3.2

Postcode + huisnummer (toevoeging)

Hier worden de gegevens gevuld zoals de klant geregistreerd staat bij het GBA. Het aanleveren van de gegevens van een tijdelijke verblijfplaats, bijvoorbeeld een vakantiehuisje, kan als correspondentieadres aangeleverd worden. Wanneer er geen huisnummer bekend is (zoals het geval is bij bijvoorbeeld woonboten) moet een nul gevuld worden in het veld huisnummer. Als dit niet door u zelf gedaan kan worden, dan moeten deze de gegevens schriftelijk bij ons aangeleverd worden.

2.3.3

Burgerlijke staat

In de tabel met toelichting op het cliënt aanvullend record staan de vijf verschillende mogelijkheden vermeld.

2.3.4

Leefeenheid

Het veld leefeenheid mag worden voorzien van een spatie omdat de leefeenheid door de GBA wordt bepaald.

2.3.5

In AWBZ

In de tabel met toelichting op het cliënt aanvullend record staan de drie verschillende mogelijkheden vermeld. Deze mag worden gevuld met ‘J’ als de klant verblijft in een intramurale instelling.

2.3.6

Automatische incasso Vul bij het veld automatische incasso een spatie in. Alleen een klant zelf mag toestemming voor automatische incasso geven. Als u hier ‘J’ invult, wordt dit daarom niet verwerkt.

2.3.7

Banknummer Het bankrekeningnummer moet voldoen aan de 11-proef. Voormalige gironummers hebben 7 posities.

2.3.8

Telefoonnummer Het telefoonnummer bestaat uit 10 cijfers, het eerste cijfer is een 0. Gebruik geen koppelteken.

2.3.9

Overlijdensdatum In het veld ‘overlijdensdatum’ kunt u spaties invullen omdat de overlijdensdatum door het GBA wordt aangeleverd. Wanneer u het veld gevuld aanlevert, verwerken we dit niet.

pagina 15 van 24

2.4

Cliënt verzendadresrecord

De klant heeft de mogelijkheid om een correspondentieadres aan ons door te geven als de klant de correspondentie niet op het adres die in de GBA staat wil ontvangen. Let op! Een cliënt verzendadresrecord (20-record) wordt niet geaccepteerd, als er in het record een cliëntnummer wordt aangeleverd dat nog niet bij ons bekend is. Er is dus nog geen 10 en 12 record aangeleverd of de aangeleverde records zijn niet door ons geaccepteerd. Na overlijden van een klant verwerken wij geen verzendadresrecords. De nabestaanden kunnen dit adres doorgeven via ons gratis telefoonnummer (0800-1925). Tabel 4

Toelichting cliënt correspondentieadres

Veld

Soort

Lengte

Recordtype Actiecode

N

Formaat

Eind positie

Verplicht

Toelichting

2

2

V

N

1

3

V

N

10

13

V

A

6

19

V

=20 1=Nieuw 2=Wijzigen 3=Verwijderen Uniek nummer per zorgaanbieder, altijd 10 cijfers (eventueel aanvullen met voorloopnullen) Aanleveren met hoofdletters, postcode moet staan in postcodetabel van Post Nl

N

5

24

V

A

4

28

O

N

10

38

O

A

42

80

O

Cliëntnummer

Postcode

Huisnummer Huisnummer toevoeging Telefoonnum mer Filler

Verplicht bij aanwezigheid van toevoeging Net- en abonneenummer Spaties

Voorbeeld van een cliënt verzendadresrecord

2.4.1

Actiecode

Er zijn drie mogelijkheden voor het aanleveren van een correspondentieadres. De actiecode geeft aan wat u met het correspondentieadres moet doen. Actiecode 1 Actiecode 2 Actiecode 3 verwijderen.

Nieuw, er wordt voor de eerste keer een correspondentieadres aangeleverd Wijzigen, bij ons is een correspondentieadres bekend, maar de klant wil dit adres wijzigen. Verwijderen, er is bij ons een correspondentieadres bekend, maar de klant wil dit adres

Hieronder staan nog drie aandachtspunten voor het gebruik van het cliënt verzendadresrecord • • •

Wanneer het 20 record met actie 1 wordt aangeleverd, dan moet het adres in dit cliënt verzendadres record NIET voorkomen in ons bronsysteem. Als de actiecode gelijk is aan 2 of 3, dan moet er een correspondentieadres aanwezig zijn in ons systeem. Wanneer de actiecode gelijk is aan 3, dan moeten de velden postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging (indien van toepassing) gevuld worden met de gegevens van het correspondentieadres dat afgesloten moet worden.

pagina 16 van 24

2.4Cliënt incassoadresrecord Als een derde (bijvoorbeeld een familielid of een administratiekantoor) zorgt draagt voor de financiële administratie van de klant, kan er een factuuradres worden doorgegeven. Let op! Een cliënt incassoadresrecord (30/32-record) wordt niet geaccepteerd wanneer er in het record een cliëntnummer wordt aangeleverd dat nog niet bij ons bekend is. Er is dus nog geen 10 en 12 record aangeleverd of de aangeleverde records zijn niet door ons geaccepteerd. Of de klant is overleden. Een factuuradres kan in geval van overlijden schriftelijk aan ons worden doorgegeven. Tabel 5

Toelichting cliënt factuuradres

Veld

Soort

Lengte

Recordtype Actiecode

N

Formaat

Eind positie

Verplicht

Toelichting

2

2

V

N

1

3

V

N

10

13

V

A

6

19

V

=30 1=Nieuw 2=Wijzigen 3=Verwijderen Uniek nummer per zorgaanbieder, altijd 10 cijfer (eventueel aanvullen met voorloop nullen) Aanleveren met hoofdletters, postcode moet staan in postcodetabel TNT

N

5

24

A

4

28

O

N

10

38

O

A

42

80

O

Cliëntnummer

Postcode

Huisnummer Huisnummer toevoeging Telefoonnummer Filler

Voorbeeld van een cliënt incassoadresrecord

pagina 17 van 24

Verplicht bij aanwezigheid van toevoeging Net- en abonneenummer Spaties

2.5

Aanvullend incassorecord

Om een compleet factuuradres te kunnen registreren moet altijd bij het cliënt incassoadresrecord het aanvullend incassorecord aangeleverd worden. Let op! De velden achternaam, voorvoegsels en voorletters moet gevuld te worden met de gegevens van de persoon aan wie de facturen gericht wordt. Tabel 6

Toelichting aanvullend incassorecord

Veld

Soort

Lengte

Recordtype Cliëntnummer

N

Eind positie

Verplicht

Toelichting

2

2

V

N

10

12

V

A

25

37

V

A

8

45

O

A

5

50

V

N

10

60

O

Automatische incasso

A

1

61

O

Filler

A

19

80

O

=32 Uniek nummer per zorgaanbieder, altijd 10 cijfers (eventueel aanvullen met voorloop nullen) Conform NEN-norm Conform NEN-norm. Niet hoofdlettergevoelig, volluit geschreven Conform NEN-norm Bankrekeningnummer moet voldoen aan 11 proef, voormalige gironummers hebben 7 posities N=Acceptgiro J=Automatische incasso Niet gevuld = nee Spaties

Achternaam Voorvoegsels

Voorletters Banknummer

Formaat

Voorbeeld van een aanvullend incassorecord

pagina 18 van 24

2.6

Cliënt zorgrecord

Vul bij het cliënt zorgrecord de uren en minuten of dagdelen in die u aan de klant heeft geleverd. De klant ontvangt op basis van deze gegevens een factuur wanneer de geleverde zorg bijdrageplichtig is. Tabel 7

Toelichting cliënt zorgrecord

Veld

Soort

Lengte

Recordtype Actiecode

N

Jaartal afgenomen product Week afgenomen product Cliëntnummer

Afgenomen product Financierings stroom Aantal uren/ dagdelen

Medewerkernummer Deskundigheid Filler

Formaat

Eind positie

Verplicht

Toelichting

2

2

V

N

1

3

V

=51 1=Nieuw 2=Wijzigen Jaartal ≥ 2000

N

4

7

V

N

2

9

V

JJJJ

N

10

19

V

N

3

22

V

N

2

24

V

N

5

29

V

N

10

39

V

N

2

41

O

A

39

39

O

Conform de periodekalender van het CAK Uniek nummer per zorgaanbieder, altijd 10 cijfer (eventueel aanvullen met voorloop nullen) Zie de conversietabel op www.hetcak.nl 01 t/m 09 zie paragraaf 7.5 voor toelichting Het aantal zorguren, uitgedrukt in uren en minuten of in dagdelen. De eerste 3 spaties staan voor het aantal uren en in de laatste twee spaties wordt het aantal minuten weergegeven. Nummer waaronder medewerker van zorgaanbieder geregistreerd is Functieniveau van medewerker zorgaanbieder Spaties

Voorbeeld van een cliënt zorgrecord

2.6.1

Actiecode

Er zijn twee mogelijkheden voor het aanleveren van de zorguren. De actiecode geeft aan wat er met de zorguren moet gebeuren. Actiecode 1

Actiecode 2

Nieuw, er wordt een nieuw uniek record aangeleverd. Er zijn niet eerder zorguren doorgegeven voor de betreffende combinatie van het cliëntnummer, jaar, week, productcode, financieringsstroom en medewerkernummer. Bij deze actiecode mag het aantal uren niet nul zijn. Wijzigen, betekent dat het een wijziging betreft op al eerder aangeleverde uren. Er zijn al eerder zorguren doorgegeven voor de betreffende combinatie van het cliëntnummer, jaar, week, productcode, financieringsstroom en medewerkernummer.

pagina 19 van 24

Wanneer actiecode 1 (nieuw) wordt aangeleverd mag dit zelfde record niet bestaan in ons systeem. Het betreft de combinatie cliëntnummer, jaar, week, productcode, financieringsstroom en medewerkernummer. Als de uren aangeleverd met actiecode 1 gewijzigd moeten worden, lever dan hetzelfde zorgrecord aan voor het juiste aantal uren, met actiecode 2. Voorbeeld:

Riet de Vries (1234567890) heeft bij de heer Voorbeeld (0000123456) in week 41 van 2009 voor totaal 4 uur aan zorg geleverd. De zorgaanbieder heeft echter 5 uur bij ons aangeleverd. Dit moet dus gecorrigeerd worden:

Goed:

511200941000012345602001005001234567890 512200941000012345602001004001234567890 511200941000012345602001005001234567890 511200941000012345602001005001234567890 Resultaat: correctie valt uit in verband met de tweede aanlevering actiecode 1, voor dezelfde combinatie.

Fout:

Goed:

511200941000012345602001005001234567890 512200941000012345602001001001234567890 Resultaat: aantal uren is gecorrigeerd naar 1 uur, geleverd door Riet de Vries

Fout:

511200941000012345602001005001234567890 5122009410000123456020010-1001234567890 Resultaat: correctie valt uit in verband met niet numerieke waarde, in numeriek veld

Het is niet mogelijk om met het veld ‘actiecode’ een verkeerd aangeleverde productcode te wijzigen. Om dit te wijzigen moet u eerst de uren corrigeren van de verkeerde productcode naar 0 uur en 0 minuten, vervolgens moeten de uren op de juiste productcode aangeleverd worden. Voorbeeld: . Goed:

Fout:

2.6.2

De heer de Vries heeft in week 41 van 2009 ook nog hulp in het huishouden ontvangen van een alfahulp. Zij is in totaal 3 uurtjes langs geweest. De zorgaanbieder heeft in plaats van HH1, HH2 bij ons aangeleverd 511200941000012345600608003001212121212 512200941000012345600608000001212121212 511200941000012345600708003001212121212 511200941000012345600608003001212121212 512200941000012345600708003001212121212

Jaartal afgenomen product

Hier moet u het jaartal invullen waarin de zorg is geleverd. Dit jaartal mag niet in de toekomst liggen.

2.6.3

Week afgenomen product

Vul hier het weeknummer in waarin de zorg is geleverd. Dit weeknummer mag niet in de toekomst liggen. Een week begint op maandag en eindigt op zondag. Dit kunt u terugzien op onze periodekalender. De periodekalender kunt u downloaden op www.hetcak.nl. Ga naar CAK zakelijk > Ik werk bij een zorgaanbieder > Downloads.

pagina 20 van 24

2.6.4

Afgenomen product

In onze conversietabel zijn de CTG-codes die door de NZa zijn vastgesteld vertaald naar productcodes. Wij accepteren alleen de productcodes zoals deze staan vermeld in de conversietabel van het betreffende zorgjaar. Let op! Als niet kan worden vastgesteld hoeveel uur zorg er is geleverd (bijvoorbeeld bij dagactiviteit) wordt de geleverde zorg per dagdeel aangeleverd als één uur zorg. In de conversietabel kunt u zien of u de geleverde zorg in uren of in dagdelen moet aanleveren.

2.6.5

Financieringsstroom

De financieringsstroom geeft aan uit welke wettelijke regeling het product gefinancierd wordt. Tabel 9

Financieringsstroomcode tabel

Nr.

Financieringsstroom

1 2 3 4 5 6 7 8 9

AWBZ Reikwijdteverbreding PGB (AWBZ) Ex-AAW Intensieve thuiszorg (t/m 01-01-2002) 2de compartiment 3de compartiment Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) Overig

2.6.6

Aantal uren

Het aantal geleverde uren wordt uitgedrukt in uren en minuten of in dagdelen. Bij het doorgeven van het zorgrecord, wordt het daadwerkelijk aantal geleverde zorguren doorgegeven. De laatste twee posities van het veld aantal uren betreft het aantal minuten, de eerste drie posities betreft het aantal uren. Voorbeeld:

De heer Voorbeeld heeft in totaal 6 uur en 45 minuten (dus 405 minuten) zorg ontvangen van zijn huishoudelijke hulp Riet in week 40

Goed:

511200940000012345602001006451234567890

Fout:

511200940000012345602001004051234567890 Resultaat: het CAK factureert voor week 40, 4 uur en 5 minuten

Let op! In het veld aantal uren kan maximaal 168 uur per klant per week aangeleverd worden. Of bij het aanleveren van afgenomen dagdelen maximaal 9 dagdelen per week. Aanlevering van dagdelen kan alleen in hele, afgeronde aantallen worden aangeleverd. Er kan dus geen anderhalf dagdeel gedeclareerd worden. Dit zou dan 1 dagdeel of twee dagdelen moeten zijn. Een dagdeel is een aaneengesloten periode zorg van 0-4 uur.

2.6.7

Medewerkernummer

Het veld ‘medewerkernummer’ is verplicht.

pagina 21 van 24

2.6.8

Deskundigheid

Het veld ‘deskundigheid’ mag leeg zijn. Vult u deze wel in, houd dan de codes van het model productregistratie aan: Tabel 10

Model productieregistratie

Nr.

Deskundigheid

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Thuishulp A Verzorgingshulp B Verzorgende C Verzorgende D Gespecialiseerde verzorgende E Wijkziekenverzorgende Verpleegkundige Wijkverpleegkundige thuiszorg Wijkverpleegkundige thuiszorg met aandachtsgebieden Alfahulp/helpende

pagina 22 van 24

2.7

Sluitrecord

Elk bestand is voorzien van een sluitrecord. Het sluitrecord is een opsomming van de gegevens die in het aangeleverde bestand worden aangeboden. Tabel 11

Toelichting sluitrecord

Veld

Soort

Lengte

Recordtype Aantal records Aantal uren

N

Filler

Formaat

Eind positie

Verplicht

Toelichting

2

2

V

N

7

9

V

N

12

21

V

=90 Totaal regels in het bestand -2 (hoofd- en sluitrecord) De eerste 10 spaties staan voor het aantal uren en in de laatste twee spaties wordt het aantal minuten weergegeven.

A

59

80

O

Voorbeeld van een sluitrecord

Als er fouten zijn gevonden in het sluitrecord, dan verwerken we het bestand niet en sturen we het bestand terug. Het gecorrigeerde bestand moet u onder dezelfde bestandsnaam opnieuw aanleveren, met een duidelijke toelichting dat het een correctiebestand betreft.

2.7.1

Aantal records

Het totaal aantal records in het bestand (exclusief hoofd- en sluitrecord) moet gelijk zijn aan het opgegeven aantal records in het sluitrecord.

2.7.2

Aantal uren

Het totaal aantal uren en minuten in de cliënt zorgrecords van het bestand moet gelijk zijn aan het aantal uren en minuten dat u opgeeft in het sluitrecord.

pagina 23 van 24

3.

Bijlagen ZA-Standaard 3.1

Bijlage I Voorbeeld van een bestand

Toelichting De eerste regel van het bestand is het hoofdrecord. De tweede en derde regel van het bestand zijn de cliëntrecords. De vierde tot en met de tiende regel van het bestand zijn de zorgrecords. De drieëntwintigste regel van het bestand is het sluitrecord.

3.2

Bijlage II Voorbeeld van een uitvallijst

Thuiszorginstelling: 000000

Naam: CAK

Bestandsnaam: 00000000.000

Omgeving: Productie

Verwerking: 23-06-2004

Totaal aantal uren: 110:00

Hoofdrecord: 01000000200490320040623P20

Versie: 20

Aantal records: 37

Sluitrecord: 900000037000000011000

Cliënt

Oorspronkelijke record

Foutreden

0

01000000200490320040621P20

FOUTLOOS, ter verduidelijking meegenomen

924031929

51120041709240319290250000200000000000100

Zorguren zijn wachtende i.v.m. niet-bestaande cliënt (924031929)

0

900000037000000011000

FOUTLOOS, ter verduidelijking meegenomen

De toelichting van de uitvallijst met bijbehorende foutcodes vindt u op www.hetcak.nl. Ga naar CAK zakelijk > Ik werk bij een zorgaanbieder > Downloads.

pagina 24 van 24