‘Zo gaat dat in Uithoorn!’
Gedragscode van de gemeente Uithoorn
Voorwoord Iedere medewerker bij de gemeente Uithoorn is uniek. Maar een aantal kernwaarden delen wij met elkaar. Daarmee krijgt onze organisatie een eigen identiteit. Een identiteit die gedragen wordt door alle medewerkers binnen onze organisatie. Hierdoor opereren we als een team. Een team dat zijn steentje wil bijdragen aan het welzijn van de inwoners van de gemeente Uithoorn. Maar ook een team waarin medewerkers graag met elkaar samenwerken. Voor alle medewerkers van de gemeente Uithoorn gelden vijf kernwaarden: Flexibiliteit, Integriteit, Loyaliteit, Collegialiteit, Klant- en kwaliteitsgerichtheid. Deze folder wil verduidelijken wat deze kernwaarden betekenen. Het zijn nogal grote begrippen. Wat bedoelen we er nu precies mee? Om de kernwaarden te ondersteunen is een aantal regels samengevat in een gedragscode. Deze gedragscode is bedoeld als richtsnoer voor de medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden. De gedragscode is niet alleen voor intern gebruik, maar biedt ook duidelijkheid aan externen. De code laat zien wat zij van de gemeente Uithoorn mogen verwachten. Eigenlijk spreken we liever over een bedrijfscode. Deze is uitdrukkelijk niet bedoeld als een dwingend korset dat overal een antwoord op geeft. Veel belangrijker is het dat medewerkers met elkaar over de invulling van de regels praten en eventuele dilemma’s bespreekbaar maken. De invulling van de gedragsregels is niet vrijblijvend. Alle medewerkers van de gemeente Uithoorn leggen daarom ook een verklaring of een eed af, waarin zij beloven (of zweren) zich te zullen gedragen zoals in de gedragscode bedoeld. Medewerkers die een duidelijk andere koers varen, worden aangesproken op hun gedrag. De gemeente Uithoorn wil als organisatie vanuit dezelfde uitgangspunten werken: herkenbaarheid, transparantie en vertrouwen. Uitgangspunten die vooral bijdragen aan een overheid die betrouwbaar is. Inwoners en andere relaties van de gemeente moeten de gemeente hierop kunnen aanspreken. Deze folder laat zien waar de gemeente en zijn medewerkers voor staan en waarop zij kunnen worden aangesproken. 1
Algemeen Professioneel, respectvol, dienstverlenend, loyaal, collegiaal Professioneel Medewerkers bij de gemeente Uithoorn nemen hun werk serieus. Voorwaarde voor een hoogwaardige dienstverlening is een professionele houding van medewerkers. Uiteraard zijn de wettelijke regels en de ‘algemeen aanvaarde’ gedragsregels hierbij uitgangspunt. Regelgeving en maatschappelijke inzichten zijn in ontwikkeling. Het is van belang dat de vakkennis deze ontwikkelingen volgt. Uithoorn investeert daarom in het kennisniveau. Medewerkers staan open voor kennisontwikkelingen via onder meer opleidingen, cursussen en regiovergaderingen. Alle klanten worden op dezelfde professionele en verantwoorde manier behandeld. Er vindt geen voorkeursbehandeling plaats. De gemeente Uithoorn heeft daarom veel processen beschreven en werkafspraken gemaakt. Dit biedt duidelijkheid aan zowel de klant als de medewerkers. In het belang van de klant kan wel worden afgeweken van procedures en werkafspraken. Uiteraard gebeurt dit op heldere en gemotiveerde wijze. Respectvol Medewerkers bij Uithoorn behandelen elkaar met respect. Dit wil zeggen dat zij respect hebben voor ieders ras, sekse, levensbeschouwing, heteroof homoseksuele geaardheid, burgerlijke staat, handicap en leeftijd. Agressief of pestgedrag wordt niet geaccepteerd. Een organisatie waar de medewerkers respectvol met elkaar omgaan, handelt ook zo naar buiten toe. Klanten worden vanzelfsprekend ook met respect behandeld. Medewerkers mogen van klanten ook een respectvolle opstelling verwachten. Dienstverlenend en flexibel Medewerkers van de gemeente Uithoorn zijn dienstverlenend. Dit vraagt een duidelijke klanten servicegerichtheid. Dit betekent ook creatief en communicatief zijn en bereid om zo nodig een extra stap te zetten!
2
Algemeen
Loyaal en collegiaal Het is voor de gemeente Uithoorn van groot belang dat medewerkers als team opereren. Medewerkers zijn loyaal naar de organisatie maar ook naar elkaar. Eerlijkheid en openheid staan hoog in het vaandel. Dit houdt in dat afspraken en toezeggingen nagekomen worden. Als het niet lukt dit tijdig te doen, dan krijgt de klant of collega dit zo snel mogelijk te horen.
3
Afspraken De gemeente Uithoorn heeft een aantal specifieke afspraken op papier gezet. De invulling van de hiervoor genoemde ‘kernwaarden’ kunnen een medewerker ook voor moeilijke keuzes plaatsen. Zo wordt van hem verwacht dat hij klantvriendelijk is, maar terughoudend bij het accepteren van cadeaus. De volgende afspraken bieden houvast. Vertrouwelijke Informatie Medewerkers gaan zorgvuldig om met de persoonlijke gegevens van klanten. Ze zijn zich bewust van ‘politiek gevoelige’ informatie. Er geldt een geheimhoudingsplicht voor vertrouwelijke informatie die in verband met de functie is verkregen. Niet op alle stukken staat ‘vertrouwelijk’. Toch zijn veel zaken wèl vertrouwelijk, ook al worden ze niet zo aangeduid. Denk maar aan persoonlijke en financiële gegevens van burgers en relaties van de gemeente. Ook voorkennis over beleidsplannen, en interne problemen van een afdeling horen niet op straat te liggen. Vertrouwelijke gegevens worden veilig opgeborgen en computerbestanden zijn op verantwoorde wijze beveiligd. Dit houdt bijvoorbeeld ook in dat dossiers niet rondslingeren en computers goed afgesloten zijn als medewerkers de werkplek verlaten. Gevoelige kwesties worden niet tijdens ‘borrelpraat’ behandeld. Het verstrekken van informatie aan de media gebeurt altijd in overleg met het cluster Bestuur, Communicatie en Juridische zaken.
4
Afspraken Nevenwerkzaamheden & belangenverstrengeling Sommige activiteiten die medewerkers naast hun werk verrichten (nevenwerkzaamheden), kunnen de gemeente op een of andere wijze schaden. Voorbeelden van nevenwerkzaamheden zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje, een vennoot- of aandeelhouderschap. Maar ook op andere wijze kunnen werk en privé in elkaar overlopen. Bijvoorbeeld: een medewerker krijgt te maken met de bouwaanvraag van familie of vrienden. Om ‘vriendjespolitiek’ te voorkomen moeten medewerkers bij dit soort gevallen altijd open kaart spelen. Zij melden de privé-relatie bij hun leidinggevende en nemen de aanvraag uiteraard niet zelf in behandeling. De gemeente Uithoorn houdt een registratie bij van de nevenwerkzaamheden van zijn medewerkers. Niet alle nevenwerkzaamheden hoeven overigens gemeld te worden. Alleen die werkzaamheden of activiteiten die raakvlakken hebben met de functie-uitoefening. Bijvoorbeeld: een medewerker zit in het bestuur van de muziekvereniging en werkt op de afdeling Ontwikkeling die een subsidieverzoek van deze vereniging behandelt. Ander voorbeeld: een medewerker zit in het actiecomité ‘Géén uitbreiding Schiphol’, terwijl hij werkzaam is op de afdeling Vergunningen en Handhaving . Openheid en transparantie zijn sleutelwoorden bij het beoordelen of sprake is van belangenverstrengeling.
Om de schijn van belangenverstrengeling te voorkomen, wordt een ex-collega de eerste twee jaar nadat hij uit dienst is niet ingehuurd. Ook niet via het bedrijf waarvoor hij eventueel werkzaam is. Dit ook om andere marktpartijen een eerlijke kans te geven.
5
Afspraken Geschenken Medewerkers zijn terughoudend bij het aannemen van geschenken. Toch is het niet zo dat ze nooit iets mogen accepteren. Relatiegeschenken zijn nu eenmaal een normaal maatschappelijk verschijnsel. Standaard relatiegeschenken mogen dan ook aanvaard worden. Dit zijn geschenken die een (winkel)waarde van maximaal € 50 vertegenwoordigen. Duurdere geschenken worden teruggestuurd met een bedankbrief. Geschenken die worden aangeboden tijdens een onderhandelingsfase, worden nooit geaccepteerd. Dit om elke schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. Geschenken zitten overigens niet alleen in cadeauverpakking. Kortingen, gunsten, diensten, of cadeaubonnen zijn vormen van geschenken die nooit geaccepteerd mogen worden. Het aannemen van een geschenk op het huisadres is ook niet toegestaan. Dat moet worden teruggestuurd. Alle aangeboden geschenken worden geregistreerd en jaarlijks gerapporteerd. Kleine hebbedingetjes (gadgets) zoals pennen, gummen, kalenders en dergelijke hoeven niet geregistreerd te worden. Dit wordt gezien als gebruikelijk reclamemateriaal. Dit geldt ook voor een bosje bloemen of een fles wijn die aangeboden worden voor een presentatie of een speech. Dergelijke cadeaus kunnen worden gezien als een beleefdheidsgebaar.
6
Afspraken Uitnodigingen voor reizen, evenementen, diners, recepties Uitnodigingen voor diners, lunches en recepties zijn vrij gebruikelijk in het zakelijk verkeer. Vanwege de informele sfeer kunnen afspraken zo gemakkelijker tot stand komen. Toch is het zinvol om bij iedere uitnodiging te bedenken wat het belang kan zijn van een dergelijk informeel contact. Er mag geen situatie ontstaan waardoor men niet meer onafhankelijk beslissingen kan nemen. Daarom mag een uitnodiging voor een etentje nooit geaccepteerd worden tijdens de onderhandelingsfase. Maar ook buiten de onderhandelingsfase moet een medewerker zorgvuldig met dergelijke uitnodigingen omgaan. Openheid is heel belangrijk. Alle uitnodigingen worden met de leidinggevende besproken. Is de uitnodiging voor de leidinggevende of directeur, dan overleggen zij met elkaar hierover. Voor uitnodiging voor reizen gelden dezelfde regels als voor dienstreizen: de reis moet functioneel zijn. Er is toestemming nodig van de leidinggevende en de kosten zijn voor de gemeente. Gebruik gemeente-eigendommen Medewerkers gebruiken gemeentelijke eigendommen voor privédoeleinden niet zonder toestemming van hun leidinggevende. Onder gemeentelijke eigendommen vallen kantoorartikelen, gereedschappen, auto’s, aanhangwagens en materialen van de gemeente. Voor een privé-telefoontje of een mailtje tijdens werktijd, of het maken van een kopietje van het werkstuk van een kind, hoeft geen toestemming te worden verkregen. Maar het moet inderdaad blijven bij deze op ‘zich zelf staande’ gevallen. De eigen verantwoordelijkheid van de medewerker speelt hierbij een grote rol. Van medewerkers wordt openheid en eerlijkheid verwacht.
7
Afspraken Naleven De gedragscode van de gemeente Uithoorn is niet bedoeld als wetboek, waarin opgesomd staat hoe medewerkers zich moeten gedragen. De code dient als een richtsnoer, waarmee leidinggevende en medewerkers aan de slag kunnen. Streven is om een ‘open’ en respectvol werkklimaat te creëren, waarin medewerkers en leidinggevenden elkaar durven aan te spreken op gedrag.
Toch kunnen er situaties ontstaan, waarbij een medewerker of leidinggevende de fout ingaat. Als er een vermoeden bestaat van iets dat absoluut niet kan, dan zal de gemeente Uithoorn dit ook aanpakken. Hiervoor is een ‘handhavingprotocol’ opgesteld. Een meldende ambtenaar kan op bescherming rekenen. Zijn melding wordt serieus en in vertrouwen behandeld. Medewerkers kunnen ook bij een vertrouwenspersoon terecht. Bovendien kent de gemeente een klokkenluiderregeling. 8
Deze folder is een samenvatting van de gedragscode zoals die voor de gemeente Uithoorn geldt. De gedragscode is onderdeel van het integriteitbeleid. Om de integriteit van de gemeente te waarborgen, zijn verschillende regels opgesteld. Deze zijn te vinden op de website van de gemeente.
Voor meer informatie: Bel, mail of schrijf naar: Gemeente Uithoorn Cluster P&O Postbus 8 1420 AA UITHOORN tel: 0297 - 513 111 fax: 0297 – 513 222 www.uithoorn.nl
[email protected] Colofon: Tekst: gemeente Uithoorn Illustraties: Minka Souren Vormgeving & Drukwerk: Amstel Print BV Oplage: 500 Uitgave: mei 2007
