Zelos informeert! Variabel Data Printen Photoshop, Indesign, Databestanden
Inleiding Variabel Data Printen (VDP) Variabel Data Publishing is een geweldige nieuwe technologie. Het maakt het mogelijk om, volledig automatisch, de uitingen aan te passen aan de ontvanger. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat je productbrochures print waarbij voor de vestiging (of dealer / winkel) het logo en adres wordt meegeprint. Of een andere visual op de cover wordt gebruikt. Of een andere inleiding wordt geprint. Het is niet langer nodig om elk verschillend document apart op te maken. De mogelijkheden zijn eindeloos. Want je kunt VDP gebruiken voor verregaande personalisatie van uw documenten. Deze technologie is ook in te zetten om een effectieve responsecampagne te voeren. Bijvoorbeeld door klanten of prospects een gepersonaliseerde mailing te sturen die uitnodigt om naar een persoonlijke internetpagina te gaan. Klanten geven daar feedback en bepalen op die manier de inhoud, vorm en timing van de volgende uiting. Multi-channel en multi-wave communicatie dus, waarbij 5 opeenvolgende ‘waves’ geen uitzondering zijn en tot een optimale response leiden.
Programmatuur Om VDP-printwerk goed op te kunnen maken en later zonder problemen te kunnen verwerken moet gebruik worden gemaakt van Adobe Indesign CS4. Documenten hieruit zijn het best uitwisselbaar. Nog beter zou het zijn als een document is opgemaakt op een PC. Dit in verband met het uitwisselen van de gebruikte fonts. De server/programmatuur die de documenten verwerkt is op PC platform gebaseerd. Naast Indesign kunnen de reguliere programma’s gebruikt worden om illustraties te maken die gebruikt worden in het variabele document. Afbeeldingen uit Photoshop kunnen zoals gebruikelijk op alle manieren die Indesign toestaat geplaatst worden. Daarbij dient in verband met kwaliteitsnormen gebruik worden gemaakt van kleurprofiel (voorbeeld rechts). Dit is een standaard kleurprofiel welke je kunt vinden onder -> Edit (bewerken) -> Colour Settings (kleur instellingen).
Zelos Direct Mail Services B.V.
Hazenkoog 4 1822 BS Alkmaar
Tel: +31(0)72-5641189
Fax: +31(0)72-5640756
e-mail:
[email protected]
www.zelos.nl
Zelos informeert! Variabele beelden en teksten Afbeeldingen dienen bij voorkeur 1/1 geplaatst te worden in Indesign. Het is dus zaak om na de definitieve opmaak de beelden te schalen naar de uiteindelijke afmetingen. Dit om overbodige lange riptijden te voorkomen. Lange riptijden kunnen ten koste gaan van de tijdige levering. Een andere veroorzaker van lange riptijden is slagschaduw. Bij ‘normale’ teksten en kaders is dit geen enkel probleem. Wel bij variable teksten over een achtergrond. De rip zal de tekst (of box/frame) en de gehele achtergrond moeten berekenen. Is een tekst (of box/frame) gewoon statisch dan is er geen enkel probleem. Indien het opmaak of vormgeef -technisch niet anders kan dan moet je er voor zorgen dat de onderliggende achtergrond even groot is als het betreffende kader. Hij mag iets groter zijn maar dit gaat uiteraard ten koste van de riptijd. Het mag duidelijk zijn dat een uitsnede van de achtergrond maken hier de beste oplossing is.
De rode lijne duiden het snijgebied aan waar de variabelen zich bevinden.
Sterker nog: Een uitsnede maken van een variabel gedeelte is altijd de beste keus. Ongeacht hoe groot de afbeelding zelf is. Op het voorbeeld hierboven kun je zien welke uitsnede is gebruikt om het nummerbord variabel te maken. Let wel op dat de variabele teksten niet buiten de uitsnede vallen. Het is verstandig van te voren te bepalen wat de langste benaming zal zijn van het variabele veld. Als hier problemen ontstaan kunnen wij voor een oplossing zorgen. Wij hebben namelijk de mogelijkheid om teksten te schalen. (optie in Indesign) Hier moet je natuurlijk wel bepaalde marges aan meegeven. Zo kun je bijvoorbeeld een tekst van 10 punten laten schalen naar een tekst van 5 punten. Een reductie van 50%. Dit is in de meeste gevallen veel maar de mogelijkheid is er. Andersom is ook mogelijk.
Zelos Direct Mail Services B.V.
Hazenkoog 4 1822 BS Alkmaar
Tel: +31(0)72-5641189
Fax: +31(0)72-5640756
e-mail:
[email protected]
www.zelos.nl
Zelos informeert! Variabele teksten in Photoshop zijn anders van opzet. Hier geef je in de gevectoriseerde tekst aan tot “waar” hij mag gaan. (zie voorbeeld hieronder.)
De variabel “
“ staat voor het aantal karakters dat mogelijk is voor de tekst. Is de input uit de database langer dan de benaming, dan zal Photoshop gaan schalen.
De benaming van de variabele staat hier. Deze moet precies overeenkomen met de benaming van de kolom uit de database. Onderkast en bovenkast dus ook!
Deze haken “< >” dienen voor en achter de variabele tekst geplaatst te worden. Niet alleen in Photoshop maar ook in Indesign. Dit laatste alleen voor de duidelijkheid waar de variabelen zich bevinden.
Een aantal vuistregels om een goed variabel (Photoshop) beeld op papier te krijgen zijn: • • • • •
Een tekst dient altijd gevectoriseerd te zijn Warp mag, pad met tekst niet Ruis mag, maar boven tekstlaag Zo min mogelijk lagen Benamingen moeten overal gelijk zijn.
Voor Indesign geldt hetzelfde. Hier zijn ook een aantal regels om tot een goed resultaat te komen. Benamingen moeten overal gelijk zijn. Dit geldt voor database, lagen en benaming van de variabelen. Daarnaast moet je er voor zorgen dat ligaturen uit staan om geen vreemde lettercombinaties te krijgen. Afbrekingen uitzetten waar variabele teksten in staan. Het beste is om regels met tekst los in de opmaak te zetten zodat de rest van de regels niet worden meegenomen in het schalen.
Zelos Direct Mail Services B.V.
Hazenkoog 4 1822 BS Alkmaar
Tel: +31(0)72-5641189
Fax: +31(0)72-5640756
e-mail: [email protected]
www.zelos.nl
Zelos informeert! Slagschaduw en/of transparatie Indien een pagina diverse slagschaduw items bevat en deze niet variabel zijn moet je de betreffende pagina bewaren als EPS. Aansluitend kun je hem openen in Photoshop en converteren naar één laag. De pagina is dan eenvoudig te importeren in Indesign. ‘Niet-variabele’ teksten dienen in een aparte laag geplaatst te worden zodat deze los staan van de variabele teksten. Variabele teksten/velden los van elkaar opmaken. Teksten die in één (tekst)kolom staan lopen mogelijk uit het tekstblok of gaan vreemd afbreken. Indien deze los van elkaar staan zal “copy-fitting” per regel plaatsvinden en voorkom je verloop.
Nu met gratis Navigatie, park
pilOt &
Climate CONtrOl t.W.v. € 795, slagschaduw
Ligaturen en afbrekingen Zeer belangrijk is om het document te ontdoen van ligaturen. In de opmaak zie je ze niet, maar een variabel stukje tekst (bijvoorbeeld een naam) zou een lettercombinatie kunnen bevatten die liguturen kan weergeven. Hetzelfde geldt ook voor afbrekingen. Zorg ervoor dat variabele teksten (tekstblokken) geen afbrekingen bevatten. Afbrekingen in een naam zijn “goedkoop” en het leest vreemd.
Veel (overbodige) lagen in een .PSD
Zoals je hebt kunnen lezen zijn er een behoorlijk aantal zaken waar je rekening mee moet houden.
Omcirkelde lagen moeten samengevoegd worden tot één laag. Dit voorkomt lange processtijden.
Er is al
dé Opel deal
Fred Janssen gebruikt uw gegevens om u op de hoogte te houden van diverse aanbiedingen. Indien u geen prijs stelt op het ontvangen van inform Fred Janssen, Machineweg 1, 1271 EG Huizen. Onder voorbehoud van goedkeuring directie. Druk- en zetfouten voorbehouden, afbeeldingen kunnen
Zelos Direct Mail Services B.V.
Hazenkoog 4 1822 BS Alkmaar
Tel: +31(0)72-5641189
Fax: +31(0)72-5640756
e-mail: [email protected]
www.zelos.nl
Zelos informeert! Legenda meest gebruikte “VDP taal” (Variabel Data Printen) ADOR Er zijn 5 soorten ADORS. Tekst en beeld -adors zijn de hoofdgroepen. Deze kun je onderverdelen in een variabel beeld en “laag” beeld -ador. De tekst ador is onder te verdelen in een “plain” tekst ador, beeld-tekst ador en laag tekst ador. Dynamic Print Het woord zegt eigenlijk al genoeg. Statisch print kennen we allemaal. Dynamisch wil niet meer zeggen dan een variabele opdracht. Supress trailing spaces Variabele documenten worden aangestuurd vanuit een database. Een eenvoudige bestaat uit bijvoorbeeld 3 kolommen. Naam, tussenvoegsel en achternaam. Stel dat een volledige naam geen tussenvoegsel heeft dan zorgt deze optie voor het “weghalen” van dit lege veld. Dynamic story lenght handling Indien een tekstvlak te klein of te groot is kun je met de optie de tekst met zelf in te vullen percentages laten verkleinen of vergroten. De tekst past zich automatisch aan in het tekstvlak met een vooraf aangegeven minimum of maximum. Planfile Dit bestand omvat de programmering van alle variabelen hoe zij moeten reageren. Proofset “Testfile” afkomstig uit combinatie van database en planfile. Als deze eenmaal ingeladen is in Indesign kun je zien of het variabele document juist is opgezet.
‘De do’s en don’ts van Variabel Data Printen’
Referentie : ‘De do’s en don’ts van Variabel Data Printen‘ door M. van der Meulen M. van der Meulen
Zelos Direct Mail Services B.V.
Hazenkoog 4 1822 BS Alkmaar
Tel: +31(0)72-5641189
Fax: +31(0)72-5640756
e-mail: [email protected]
www.zelos.nl
