Voorstel vanuit de werkgroep samenwerking Sint Joris/Zeddam Al enkele jaren spelen jeugdleden van Sint Joris en Zeddam samen in teams die bij de KNVB zijn aangemeld als SJT (samenwerkende jeugdteams). Dit betekent dat we nu per team of leeftijdscategorie (van B-junioren t/m D-pupillen) samenwerken. Kijkend naar de opdracht van beide besturen waarin de verregaande samenwerking van jeugd en vrouwen dient te worden onderzocht, is het advies van de werkgroep om voor komend seizoen voor de jeugd (A-junioren t/m F-pupillen) en de vrouwen samen te werken in de vorm van een SJO/SVO. Dit is de meest praktische samenwerkingsvorm die de KNVB biedt. Deze overeenkomst wordt voor een periode van minimaal 3 jaar afgesloten. Betekenis SJO volgens de KNVB "Optie 3: Samenwerking met de gehele jeugd In dit geval worden alle jeugdteams van twee verenigingen samengevoegd, van de F-pupillen tot en met de A-junioren. Hiervoor moet fictief een nieuwe entiteit worden ingeschreven, die een eigen sportlink-adres krijgt. Vóór de naam van de nieuwe entiteit moet de afkorting SJO (samenwerkende jeugdopleiding) komen te staan. De verenigingen moeten een samenwerkingsovereenkomst ondertekenen en uiterlijk 1 mei ter goedkeuring voorleggen aan het districtskantoor. De samenwerking moet voor minimaal drie jaar worden aangegaan." Voordelen: -
-
De Vrouwen voetballen onder dezelfde constructie; Niet onherroepelijk (geen financiële of juridische consequenties); Geen fusie, maar een samenwerkingsverband tussen twee verenigingen; De samenwerking kan een waarborg zijn voor de continuïteit van kwalitatief en kwantitatief goed jeugd- en vrouwenvoetbal; Door de samenwerking krijgen jeugd- en vrouwelijke leden grotere mogelijkheden om te voetballen met en tegen kwalitatief gelijkwaardige spelers, waardoor hun ontwikkeling positief zal worden beïnvloed. Door deze constructie hebben beide verenigingen goede fundering gelegd om leden te werven te behouden.
Voorwaarden: -
Een SJO/SVO is geen nieuwe vereniging, spelers blijven lid van de moedervereniging en het samenwerkingsverband blijft onder de moederverenigingen vallen (juridisch en financieel); Een SJO/SVO wordt voor een periode van minimaal 3 jaar aangegaan; Voor de naam van de nieuwe entiteit moet de naam SJO komen; SJO/SVO heeft een eigen sportlink toegang; Bestuursverantwoordelijkheid (minimaal 3 personen, mogen zittende bestuursleden van de moederverenigingen zijn);
-
Aanmelding voor 1 mei voor het komend seizoen; Beide formulieren (SJO & SVO) moeten worden ingevuld en ingediend te worden bij de KNVB Beide besturen hebben ingestemd met de gekozen weg, het aangaan van een SJO/SVO per 1 mei 2014.
De besturen van Zeddam en Sint Joris hebben het advies van de werkgroep overgenomen en zullen per 9 mei 2014 een samenwerking in de vorm van een SJO/SVO onder de naam van beide gezamenlijke verenigingen op starten. De voorziene naam van de samenwerking is SJO Zeddam/Sint Joris. De elftallen die gaan spelen onder de SJO/SVO zullen gebruik maken van de aanwezige kleding van beide verenigingen. T.a.v. de organisatiestructuur en financiën zijn de volgende aanvullende afspraken gemaakt, weergegeven in bijlage 1 en 2.
Bijlage 1: Organisatie structuur Om de verschillende organisatiestructuren binnen beide verenigingen niet teveel te wijzigen zal er een commissie SVO/ SJO worden gevormd. Een drietal commissieleden in de verhouding 67/33 (als financieel) met een voorzitter, wedstrijdsecretaris en een technisch commissielid Een commissie met 3 leden in de verhouding 67/33 zien we als een goede keuze voor de SVO/SJO Zeddam Sint Joris. Er zal veelal samengewerkt worden met de bestaande commissies binnen beide verenigingen. In de praktijk zal dit ertoe leiden dat huidige medewerkers binnen beide clubs betrokken raken bij de werkzaamheden binnen de SVO/ SJO (bijvoorbeeld de sponsor- en activiteitencommissie).
Taakverdeling Commissie SVO/ SJO per functie: Voorzitter/ Coördinator - Contactpersoon voor leiders, trainers, ouders, hoofdbesturen etc. - Organiseren vergaderingen - Contactpersoon richting activiteitencommissies in beide verenigingen Wedstrijdsecretariaat - Opgave teams - Doorvoeren wijzigingen - Opgave toernooien - Contact secretariaat hoofdbesturen - Contact veldbeheer/ kantine - Afgelastingen Technisch commissielid - Teamindelingen + kader - Organisatie scheidsrechters (in afstemming met commissie scheidsrechters beide verenigingen) - Contactpersoon v.w.b. materiaal/ materieel (incl. kleding) - Contactpersoon richting sponsorcommissies beide verenigingen
Verantwoordelijkheden SVO/ SJO -
Eindverantwoordelijk voor de samenstelling van de leeftijdscategorieën en teams in de SVO/ SJO; Verantwoordelijk voor het aanstellen en begeleiden van jeugdtrainers, leiders en scheidsrechters; Verantwoordelijk voor de informatieverstrekking aan de leden, ouders/ verzorgers en andere belanghebbenden; Verantwoordelijk voor het vaststellen van trainingsschema’s, veldverdeling en kantinebezetting in afstemming met beide moederverenigingen;
De SVO/SJO zal bij het opzetten van trainingen en begeleiding van trainers en leiders gebruik maken van de informatie en begeleiding uit de trainerscommissies.
De Commissie SVO/ SJO kan met beleidsvoorstellen komen, maar voert geen eigen beleid op zich. Besluiten worden vervolgens op de eerstvolgende vergaderingen van de afzonderlijke hoofdbesturen aan de orde gesteld. Eenmaal per jaar zal er een vergadering met beide hoofdbesturen, ter evaluatie belegd worden. De Commissie SVO/ SJO werkt met haar eigen vergaderagenda. De commissie kan haar vergaderingen, afhankelijk van het onderwerp, één of meerdere bestuursleden, of commissieleden uitnodigen.
Bijlage 2: Financiën
Verhoudingen De financiële consequenties van een verregaande samenwerking van de jeugdafdelingen van Sint Joris en Zeddam zijn onlosmakelijk verbonden met de organisatorische en praktische verhoudingen tussen de twee jeugdafdelingen. Er is uitgegaan van objectieve verhoudingen. Het aantal spelers is gebaseerd op de prognose van de jeugdspelers, zoals door Sint Joris en Zeddam is opgesteld 2014-2015. Helaas ontbreken hier de dames, die gegevens kunnen we nog toevoegen voor de volledigheid. Aantal jeugdspelers Voor het seizoen 2014-2015 wordt een aantal jeugdspelers van Sint Joris verwacht van 60, verdeeld over de verschillende elftallen (K t/m A). Voor Zeddam is dit aantal 135. Dat betekent een verhouding van 31% (Sint Joris) versus 69% (Zeddam). Aantal velden Sint Joris heeft 1 wedstrijdveld, Zeddam heeft er 2. Voor de velden/accommodatie geldt dus een verhouding van 33% (Sint Joris) versus 67% (Zeddam). Deze twee verhoudingsgetallen lijken ons maatgevend te zijn voor de mate waarin de twee verenigingen deelnemen in de samenwerking. Deze verhoudingsgetallen (67%/33%) worden gehanteerd voor de gehele duur (3 jaar) van de SJO/SVO. Een realistische afspiegeling van de verhoudingen zou zijn dat een derde van de wedstrijden in Braamt wordt gespeeld, in het tenue van Sint Joris. Twee derde van de wedstrijden worden dan logischerwijze in Zeddam gespeeld, met Zeddamse tenues. Ook de trainingen worden in die verhouding in Braamt en Zeddam gehouden. Deze verhouding geldt voor de jeugdafdeling als geheel. Dat betekent dat een team, waarvan (vrijwel) alle spelers van één vereniging afkomstig zijn, het gehele seizoen op de accommodatie van die vereniging hun wedstrijden en trainingen kunnen afwerken. Dit lijkt niet bezwaarlijk, zolang het totaal aan wedstrijden en trainingen maar volgens de een derde/twee derde verdeling plaatsvindt.
Financiële verrekening Indien aan deze verhouding praktisch invulling gegeven kan worden, zijn de financiële consequenties van de samenwerking beperkt. Er hoeft ons inziens dan namelijk niets verrekend te worden. Iedere vereniging draagt namelijk bij naar verhouding van aantal spelers en beschikbare accommodatie. Anders gesteld: mocht er in het geheel geen samenwerking geweest zijn, dan zou de jeugd ook volgens deze verhoudingen op de accommodaties spelen, en de verenigingen daarvan de financiële consequenties dragen (zowel qua opbrengsten als kosten). Met andere woorden, in een daadwerkelijke twee derde/een derde verhouding kan de
samenwerking voor wat betreft het gebruik van de accommodaties voor wedstrijden en trainingen met gesloten beurs plaatsvinden. Mocht blijken dat het gebruik van de accommodaties in de praktijk toch volgens een andere verhouding is geschied, dan heeft dat wel consequenties. Het gebruik maken van een accommodatie brengt kosten met zich mee, met name die van gas, water en elektriciteit. De vereniging waar naar verhouding meer gebruik is gemaakt van de accommodatie, ontvangt dan van de andere vereniging een tegemoetkoming in de energiekosten voor die extra wedstrijden/trainingen. Wij stellen voor dat de penningmeesters van Sint Joris en Zeddam in overleg een redelijk en kostendekkend tarief voor een wedstrijd/training vaststellen. Een dergelijke verrekening kan aan het einde van het seizoen plaatsvinden, wanneer de afwijking van het werkelijke aantal wedstrijden/trainingen t.o.v. het voorgenomen aantal kan worden bepaald. Uiteraard gaat het hierbij niet om een training meer of minder, maar om een tegemoetkoming in de kosten voor significant meer gebruik van een accommodatie.
Activiteiten Activiteiten buiten de wedstrijden en trainingen zoals een feestavond, kerstkamp, zomerkamp etcetera brengen ook kosten (en opbrengsten) met zich mee. Wij stellen voor om de kosten en opbrengsten te verrekenen naar rato van het aantal deelnemers per vereniging. Om de activiteiten en kosten inzichtelijk te maken, stellen de activiteitencommissies van beide verenigingen aan het begin van het seizoen een overzicht van alle activiteiten op, met de daarbij horende kostenbudgetteringen.
Overig Enkele overige zaken waarover nog nagedacht moet worden en waar besluiten over genomen moeten worden: Welke sponsorinkomsten zijn er voor de jeugd en wat zijn de looptijden van de sponsorcontracten? Welke overige acties zijn er (bijv. flessenactie) en hoe gaan we hierin samenwerken? De penningmeesters wordt aangeraden de begrotingen voor de jeugd naast elkaar te leggen en synergieën te zoeken m.b.t. investeringen, inkoop materialen et cetera. Hoe en waar worden de presentatiepakken van Zeddam gebruikt of zijn er mogelijkheden om de spelers/ speelsters onder de samenwerking allen te voorzien van hetzelfde presentatiepak. Delen van informatie over contributiegelden, sponsorgelden en overige inkomsten m.b.t. de jeugd. Dit om eventuele grote verschillen te identificeren en om transparantie te creëren.
