ZÁSADY PRO UVEŘEJŇOVÁNÍ SMLUV UZAVÍRANÝCH MĚSTEM NOVÉ MĚSTO NAD METUJÍ (dále jen „Zásady“)
Účinnost:
5. července 2016
Zpracovala:
Mgr. Lucie Šímová
Schválil:
Rada města Nové Město nad Metují usnesením č. RM 351-15009/16 ze dne 4. července 2016
Obsah str. Článek 1
Úvodní ustanovení
č. 3
Článek 2
Výjimky z povinnosti uveřejnění
č. 3
Článek 3
Způsob uveřejnění
č. 4
Článek 4
Společná ustanovení
č. 5
Článek 5
Závěrečná ustanovení
č. 6
Příloha č. 1 Anonymizace osobních údajů
2
Čl. 1
Úvodní ustanovení (1) Tyto Zásady upravují postup při uveřejňování smluv uzavíraných městem Nové Město nad Metují v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). (2) Smlouvy budou uveřejňovány v registru smluv, jehož správcem je Ministerstvo vnitra. (3) Prostřednictvím registru smluv se povinně uveřejňují soukromoprávní smlouvy a smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci, jejichž smluvní stranou je město Nové Město nad Metují a jejichž hodnota předmětu plnění přesahuje 50.000 Kč bez DPH a dále objednávky s hodnotou předmětu plnění přesahující 50.000 Kč. (4) Smlouva a objednávka, na niž se vztahuje povinnost uveřejnění, musí být uzavřena písemně. Pro zachování písemné formy smlouvy je u objednávek nutné, aby nabídka i její akceptace byly písemné, přičemž postačí, např. odpověď mailem, že zaslaná nabídka je akceptována. V registru smluv se uveřejní objednávka i toto její potvrzení. Další možností je podepsání objednávky ze strany toho, komu byla učiněna. V registru smluv se pak uveřejní objednávka v otevřeném a strojově čitelném formátu, tedy ta bez podpisu toho, komu byla učiněna. (5) Výjimky z povinnosti uveřejnění jsou uvedeny v čl. 2 těchto Zásad. (6) Uveřejněním smlouvy se rozumí vložení elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném strojově čitelném formátu a rovněž metadat obsahujících údaje uvedené v čl. 1 odst. 7 těchto Zásad do registru smluv. Způsob uveřejnění smlouvy je upraven v čl. 3 těchto Zásad. (7) Metadata uveřejňované smlouvy povinně obsahují: a) identifikaci smluvních stran b) vymezení předmětu smlouvy c) cenu, a pokud ji smlouva neobsahuje, hodnotu předmětu smlouvy, lze-li ji určit d) datum uzavření smlouvy. (8) Smlouva, která nebyla uveřejněna způsobem uvedeným v čl. 1 odst. 6 nebo jejíž metadata neobsahují údaje uvedené v čl. 1 odst. 7 těchto Zásad, se nepovažuje za uveřejněnou prostřednictvím registru smluv. (9) Za uveřejnění smlouvy odpovídá zpracovatel smlouvy (u smluv vyhotovených městem) nebo předkladatel smlouvy do RM či ZM (u smluv vyhotovených druhou smluvní stranou), který je povinen smlouvu zveřejnit nejpozději do 30 dnů ode dne jejího uzavření. Čl. 2
Výjimky z povinnosti uveřejnění (1) Prostřednictvím registru smluv se neuveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím. Jedná se zejména o: a) utajované informace 3
b) c) d) e) f)
osobní údaje informace chráněné právem k nehmotným statkům informace o majetkových poměrech obchodní tajemství informace, které se neposkytují podle § 11 zákona o svobodném přístupu k informacím
(2) Povinnost uveřejnit prostřednictvím registru smluv se nevztahuje na: a) smlouvu vzniklou v rámci právního jednání s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti, s výjimkou, kdy je na fyzickou osobu převáděno vlastnického práva města k hmotné nemovité věci b) technickou předlohu, návod, výkres, projektovou dokumentaci, způsob výpočtu jednotkových cen, vzor a výpočet c) smlouvu, jejíž plnění je prováděno mimo území České republiky d) smlouvu, jestliže výše hodnoty jejího předmětu je 50.000 Kč bez daně z přidané hodnoty nebo nižší e) smlouvu, která je uzavřena s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s autorským dílem nebo uměleckým výkonem Čl. 3
Způsob uveřejnění (1) Smlouva bude uveřejněna odesláním do datové schránky Registru smluv (identifikátor datové schránky – whbt3kp) s příslušnými metadaty dle čl. 1 odst. 7 těchto Zásad. (2) Smlouvy budou zveřejňovány v otevřeném strojově čitelném formátu PDF (Portable Document Format) převedeném z formátu DOCX. (3) Společně se smlouvou se v registru smluv uveřejní v otevřeném strojově čitelném formátu i její přílohy. Příloha může být zveřejněna v jednom dokumentu se smlouvou nebo jako samostatný dokument. Grafická část přílohy nemusí být zveřejněna ve strojově čitelném formátu. (4) Dodatky a přílohy smlouvy, která je již v registru uveřejněna, se uveřejňují s metadaty původní smlouvy a musí být provázány s ID záznamem původní smlouvy. (5) Konkrétní postupy při uveřejnění smlouvy a při anonymizaci nezveřejňovaných údajů budou upraveny v návodu zveřejněném na Intranetu. (6) Základní přehled údajů, které budou anonymizovány, je uveden v Příloze č. 1 těchto zásad. V případě smlouvy uzavírané s fyzickou osobou jednající mimo rámec její podnikatelské činnosti, na základě které dochází k převodu vlastnického práva města k hmotné nemovité věci na tuto fyzickou osobu, se osobní údaje této osoby vyplní v rozsahu jméno, příjmení a bydliště. (7) Uveřejněná smlouva nebo metadata mohou být po uveřejnění opraveny. Při takovém opravování se postupuje obdobně jako při uveřejňování smlouvy. Původní smlouva nebo metadata zůstávají v registru smluv uchovány. Opravou nelze napravit situaci, kdy došlo k uveřejnění jiného dokumentu, než uzavřené smlouvy (omylem byl odeslán jiný dokument než smlouva). V takovém případě je nezbytné smlouvu uveřejnit znovu s účinky uveřejnění k času nového uveřejnění.
4
Čl. 4
Společná ustanovení (1) V případě, že se ke smlouvám uzavřeným před 1. červencem 2016, na které se vztahuje povinnost uveřejnění dle zákona o registru smluv a těchto Zásad, po 1. červenci 2016 uzavírá dohoda, kterou se taková smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší (dále jen „dodatek“), uveřejní se prostřednictvím registru spolu s tímto dodatkem i původní smlouva. Dodatek se uveřejní společně se svými metadaty, nikoli s metadaty původní smlouvy. Původní smlouva nemusí být uveřejněna v otevřeném strojově čitelném formátu. (2) V registru se uveřejňují veškeré dodatky uzavřené ke smlouvám, které jsou již v registru smluv uveřejněny. Tyto dodatky se spárují s ID příslušné smlouvy vyplněním příslušné položky ve formuláři. (3) V registru smluv se uveřejňuje i dodatek ke smlouvě, která v registru smluv uveřejněna není, pokud tento dodatek splňuje podmínku pro uveřejnění v registru smluv, spolu s tímto dodatkem se uveřejní i původní smlouva (opět nemusí být v otevřeném strojově čitelném formátu). (4) Uveřejněním v registru smluv je splněna i povinnost uveřejnění smlouvy podle § 10d zákona č. 250/200 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění (uveřejnění smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci). (5) U smluv s opakovaným plněním uzavíraných na dobu neurčitou se výše hodnoty předmětu plnění stanoví jako čtyřnásobek sjednávaného ročního plnění. Čl. 5 Závěrečná ustanovení (1) Tyto Zásady jsou závazné pro všechny zaměstnance města zařazené do Městského úřadu Nové Město nad Metují, do Městské policie Nové Město nad Metují a do organizačních složek města - Centra prevence Mandl a Jednotky sboru dobrovolných hasičů. (2) Těmito Zásadami se ruší Zásady pro zveřejňování smluv uzavíraných městem Nové Město nad Metují schválené Radou města Nové Město nad Metují usnesením č. RM 316 - 13319/15 ze dne 2. března 2015. (3) Tyto Zásady nabývají účinnosti dnem 5. července 2016.
V Novém Městě nad Metují dne 5. července 2016
Petr Hable v.r. starosta
5
