ZÁKLADNÍ PRAVIDLA PRO ELEKTRONICKÉ VYKAZOVÁNÍ DEKLARACÍ INTRASTAT POMOCÍ PROGRAMU IDES
Způsoby vykazování, registrace a zastupování ve vztahu k elektronickému vykazování. 1.1. Zpravodajská jednotka . Je právnická nebo fyzická osoba-podnikatel, která je povinna podávat hlášení. Hlášení může podávat sama za sebe nebo prostřednictvím deklaranta / třetí strany. 1.1.1. Hlášení odesílá zpravodajská jednotka sama za sebe. V tomto případě plní zároveň roli deklaranta / třetí strany (odesílatele). Postupuje následujícím způsobem. 1.1.1.1.Zaregistruje se u svého místně příslušného celního úřadu. (dle sídla firmy uvedeného ve výpisu z OR nebo živnostenského listu) Může být zaregistrována pouze u jednoho úřadu. Pokud má pobočky, tyto se neregistrují zvlášť, registruje se pouze firma mateřská, podle sídla firmy uvedeného ve výpisu z OR. 1.1.1.2.Celnímu úřadu při registraci sdělí, že plní rovněž funkci Deklaranta (odesílatele) . Pokud bude odesílat data způsobem uvedeným v kapitole 2.1 (Odesílání dat pomocí aplikace IDES), celní úřad jí vytiskne protokol kde bude uvedeno ID stanice a přístupové heslo. Data je možno posílat přímo i z poboček, v tom případě požádá celní úřad o přidělení tolika ID stanice a hesel z kolika počítačů (poboček) se bude posílat. Každá odesílající stanice musí mít jiné „ID stanice“. (více o ID stanice v kapitole 5.3). 1.1.2. Hlášení odesílá za zpravodajskou jednotku třetí strana. 1.1.2.1.Zpravodajská jednotka se zaregistruje u svého místně příslušného celního úřadu, žádné ID stanice ani přístupové hesla nepotřebuje. V případě, že by chtěla data pořizovat v IDESu a potom data předávala třetí straně k odeslání, v kmenových datech IDESu uvede jako ID stanice čtyřmístný kód úřadu + 9999 například 13619999. 1.1.2.2.Deklarantovi / třetí straně poskytne zplnomocnění k vykazování dat pro celní úřad. Na celním úřadě se pak registruje zmocněná strana, která obdrží potřebné přístupové kódy. Za jednu firmu, včetně poboček, může vykazovat pouze jeden deklarant / třetí strana! 1.2. Deklarant / třetí strana zastupující zpravodajskou jednotku. Fyzická nebo právnická osoba vykazující za zpravodajskou jednotku. 1.2.1. Registrace.registruje se vždy pouze u jednoho, a to jemu místně příslušného CÚ. (dle sídla firmy uvedeného ve výpisu z OR nebo živnostenského listu, popř. místa trvalého pobytu) Při registraci předloží zplnomocnění k vykazování za zpravodajskou jednotku na základě kterého jí bude zpravodajská jednotka přidělena. 1.2.2. Pravidla vykazování.
1.2.2.1.Může vykazovat za více zpravodajských jednotek. V tomto případě jí celní úřad přidělí na základě plné moci více zpravodajských jednotek. Zpravodajské jednotky však už musí být zaregistrovány u místně příslušných úřadů. 1.2.2.2.Musí vykazovat za celou zpravodajskou jednotku. Nesmí tedy nastat případ, že by za jednu zpravodajskou jednotku vykazovalo více deklarantů .Z opačného pohledu tedy zpravodajská jednotka nemůže pověřit k vykazování více třetích stran, například pro různé pobočky. 1.2.2.3.Může odesílat z více stanic tedy i míst. V tomto případě požádá místně příslušný celní úřad o přidělení více „ID stanic“. Opět platí důležité pravidlo, že každá stanice musí mít odlišné ID. Při odeslání přes IDES je jedno z kterého místa (míněno geograficky) je zásilka odesílána, samozřejmě při podání na médiu, musí být toto předáno místně příslušnému úřadu.
2. Odesílání hlášení v elektronické podobě (viz příloha 1): 2.1. Odesílání dat pomocí aplikace IDES 2.1.1. Ruční pořízení dat v IDESu a přímé odeslání. Zpravodajská jednotka nebo deklarant / třetí strana (dále odesílatel) si stáhne z internetových stránek bezplatně poskytovaný program IDES pro ruční pořízení dat. Po pořízení data pošle přímo přes Internet pomocí programu IDES. Přístupový kód a ID stanice obdrží při registraci na celním úřadě. Při přímém odeslání z IDESu jsou soubory šifrovány, je použit protokol http s vrstvou SSL se 128 bitovým kódováním a odesílatel je autentizován na straně serveru. 2.1.2. Ruční pořízení pomocí komerční aplikace. Odesílatel data pořídí pomocí programu jiného než IDES. Poté data exportuje do textového formátu, který je nadefinován pro IDES. Data naimportuje do IDESu a postupuje jako v případě 2.1.1 po pořízení dat tj. přímým odesláním. IDES se tedy používá pouze jako komunikační prostředek. 2.1.3. Načtení dat z vlastního informačního systému. Odesílatel exportuje data do textového formátu, který je nadefinován pro IDES automaticky ze svého informačního systému. Data naimportuje do IDESu a postupuje jako v případě 2.1.1 po pořízení dat, tj. přímým odesláním. IDES se tedy používá pouze jako komunikační prostředek. Pozn: Výhodou odeslání dat z IDESu je úroveň zabezpečení při přenosu, autentizace uživatelů, jednoduchost, ověření správnosti dat programem hned u uživatele. Jako nevýhodu může někdo spatřovat nutnost mít počítač s OS Windows a na nich nainstalován IDES. V případě použití pouze jako komunikačního prostředku však stačí pokud je nainstalován na jedné stanici. 2.2. Předávání souborů v textovém formátu – paměťové médium
2.2.1. Pomocí IDESu. Odesílatel data pořídí v IDESu a soubor pojmenuje podle stanovených konvencí. (viz 4) Textový soubor doručí na celní úřad na paměťovém médiu. 2.2.2. Pomocí komerční aplikace. V tomto případě odesílatel data pořídí v komerční aplikaci a soubor pojmenuje podle stanovených konvencí.(viz. 4) . Textový soubor doručí na celní úřad na paměťovém médiu. Pozn: Celní úřad bude vyžadovat předání sumarizovaného papírového kontrolního protokolu ve dvojím vyhotovení z důvodu zajištění integrity a neodmítnutelnosti odpovědnosti. 3.
Popis struktury textových souborů.
IDES umožňuje příjem nebo odeslání textových souborů a to ve formátech ASCII a CSV (comma separated values). Program rovněž povoluje nastavit vlastní formu struktury dat, což se nazývá v terminologii IDESu přidání importních nebo exportních filtrů. (viz příručka k programu) Tohoto je možno využít pouze interně při komunikaci mezi Vaším informačním systémem a vlastním IDESem. IDES je dodáván s dvěma přednastavenými – implicitními filtry a pouze tyto budou akceptovat celní úřady.
3.1. Implicitní formát ASCII povinnost vyplňovat2 Označení pole
Pozice Délka Typ1 ST ZV ZL ZK ZP
ZZ ZT MZ ZR
ZI ZO
Měsíc hlášení Rok hlášení ICO 4 Dovoz/Vývoz 5 Země odeslání/přijetí Kraj odeslání/přijetí Země původu Druh obchodu 6 Druh dopravy Dodací podmínky Zvláštní pohyb Sazebníkové číslo Statistický znak Název zboží Vlastní hmotnost 8 Množství v MJ Hodnota fakturovaná Statistická hodnota 9 Interní údaje 1
1 3 7 17 18 20 22 24 26 27 30 32 40 42 122 131 140 154 168
2 4 10 1 2 2 2 2 1 3 2 8 2 80 9 9 14 14 40
CH CH CH CH CH CH CH CH CH CH CH CH CH CH N N N N CH
A A A A A A A7 A A A A A A N A A A N
A A A A A N N N N N A A A N A N N N
A A A A A A A A A A A A A N A A A N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
Interní údaje 2
208
40
CH
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
A A A A A N N N N N A A A N A A N N
A A A A A N N N N N A A A N A A N N
A A A A A N N N N N A A A N A A N N
A A A A A N N N N N A A A N N A N N
A A A A A N N N N N A A A N A A N N
A A A A A N N N N N A A A N N N A N
A A A A A A A A A A A A A N A A A N
A A A A A A A A A A A A A N A A A N
číselník3
Cis_smer.txt Cis_zeme.txt Cis_nuts.txt Cis_zeme.txt Cis_trans.txt Cis_drudo.txt Cis_dodp.txt Cis_kodpohybu.txt Cis_kn8.txt Cis_statznak.txt
Cis_merj.txt
Vysvětlivky: 1 Typ: CH - textový řetězec, N - celé číslo bez znaménka 2 Povinné: Povinnost vykazovat vzhledem ke druhu speciálního pohybu podle číselníku 5585. U standardního pohybu je nutno uvést ST, který není v číselníku. Číselník: Kódy číselníků, které publikuje ČSÚ 4 ICO: Daňové číslo bez prefixu CZ 5 Dovoz/Vývoz: 1-dovoz, 2 vývoz 6 Druh obchodu - odpovídá kódu povaha transakce 7 Uvádí se pouze u přijetí 8 Pokud Množství v MJ nemá měrnou jednotku UNS (neurčeno) není nutno vyplňovat,musí však být uvedena „0“ 9 Vykazování zrušeno v roce 2005 3
3.2. Implicitní formát CSV povinnost vyplňovat2 Označení pole
Pozice Délka Typ1 ST ZV ZL ZK ZP ZZ ZT MZ ZR ZI ZO číselník3
Měsíc hlášení Rok hlášení ICO 4 Dovoz/Vývoz 5 Země odeslání/přijetí Kraj odeslání/přijetí Země původu Druh obchodu 6 Druh dopravy Dodací podmínky Zvláštní pohyb Sazebníkové číslo Statistický znak Název zboží Vlastní hmotnost 8 Množství v MJ Hodnota fakturovaná Statistická hodnota 9 Interní údaje 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
2 4 10 1 2 2 2 2 1 3 2 8 2 80 9 9 14 14 40
CH CH CH CH CH CH CH CH CH CH CH CH CH CH N N N N CH
A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A N N N N N N N A7 N N N N N N N A N N N N N N N A N N N N N N N A N N N N N N N A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A N N N N N N N N A A A A N A A N A A A A A N A N A N N N N N N A N N N N N N N N
A A A A A A A A A A A A A N A A A N
A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A N N A A A A A A N N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
Interní údaje 2
20
40
CH
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
Cis_smer.txt Cis_zeme.txt Cis_nuts.txt Cis_zeme.txt Cis_trans.txt Cis_drudo.txt Cis_dodp.txt Cis_kodpohybu.txt Cis_kn8.txt Cis_statznak.txt
Cis_merj.txt
Vysvětlivky: 1 Typ: CH - textový řetězec (uvést v uvozovkách), N - celé číslo bez znaménka 2 Povinné: Povinnost vykazovat vzhledem ke druhu speciálního pohybu podle číselníku 5585. U standardního pohybu je nutno uvést ST, který není v číselníku. 3 Číselník: Označení číselníků, které publikuje ČSÚ 4 ICO: Daňové číslo bez prefixu CZ 5 Dovoz/Vývoz: 1-dovoz, 2 vývoz 6 Druh obchodu - odpovídá kódu povaha transakce 7 Uvádí se pouze u přijetí 8 Pokud Množství v MJ nemá měrnou jednotku UNS (neurčeno) není nutno vyplňovat,musí však být uvedena „0“ 9 Vykazování zrušeno v roce 2005
4.
Konvence pro pojmenování textových souborů.
V případě, že budou data odesílána podle bodů v kapitole 2.2. (odesílání souborů v textovém formátu na paměťovém médiu) nutné zajistit následující pravidla pro pojmenování souborů: UUUUXXXXRABCDNNN.STA UUUUXXXXRABCDNNN.STB
- statistická data v ASCII souboru - statistická data - CSV soubor
nebo (rozšířené ID stanice): UUUUXXXXXXXXRABCDNNN.STA UUUUXXXXXXXXRABCDNNN.STB
- statistická data v ASCII souboru - statistická data - CSV soubor
Význam jednotlivých řetězců: UUUUXXXX UUUUXXXXXXXX R ABCD NNN
ID stanice na celním úřadě, na které bude soubor načítán (základní) ID stanice na celním úřadě, na které bude soubor načítán (rozšířené) poslední číslice roku za který se vykazuje kód firmy, který bude firmě přidělen na úřadě, v rámci úřadu musí být jedinečný pořadové číslo souboru za dané období (rok), deklarant si hlídá číslování sám
Příklad: Soubor od fiktivní firmy Kovodílo a.s., která posílá třetí soubor pro CÚ 1301 za rok 2004. Úřad jí přidělil kód „KOVO“ . Soubor bude načten na počítači s ID stanice 13610028,kde je firma v IDESu zaregistrována ve zpravodajských jednotkách :
136100284KOVO003.sta
5. Pravidla pro odeslání souborů, opravy 5.1. Odeslání dat z více míst (ID stanice). Odesílat z více míst (stanic) může jak zpravodajská jednotka vykazující za sebe sama, tak i deklarant/třetí strana, v principu stejným způsobem – požádá o přidělení více „ID stanic“ . Pro všechny případy odeslání platí, každá odesílající stanice musí mít odlišné „ID“, ke kterému přísluší heslo, neboli že pro dva a více počítačů s IDESem nebude použito stejné ID stanice. Pouze v případě odesílání textových souborů, sehrávání dat nebo ze zkušebních důvodů použije univerzální ID (viz 5.3). Odesílatel si musí požádat na úřadě o tolik ID stanic, kolik stanic bude k odesílání používat. Je jedno, kde jsou počítače „geograficky“ umístěny, zdali v jedné firmě nebo jejich pobočkách. I když tedy může mít firma více ID stanic ze kterých odesílá, doporučujeme v případě nutnosti pořizování na více pracovištích používat sehrání dat (viz 5.2). Vyhneme se tím problémům při opravách. (viz 5.5. – Opravy) 5.2. Sehrání dat. Tento způsob použijeme jestliže chceme data z více stanic shromáždit na jednom počítači a odtud odeslat. Na stanicích si nastavíme univerzální ID stanice
(viz 5.3). Po pořízení data exportujeme funkcí IDESu například na paměťové médium nebo sdílený síťový disk, popřípadě pošleme e-mailem do centrálního bodu. Je nutno zajistit, aby obsluha soubory vhodně pojmenovala a nedošlo k přepisování souborů. V centrálním počítači data ze všech podřízených stanic naimportujeme pomocí funkce IDESu. V případě, že firma odesílá data za více zpravodajských jednotek, je nutné, aby tyto zprav. jednotky byly již v době importu zavedeny v IDESu, na kartě zpravodajské jednotky, jinak program data nepřijme a zahlásí chybu. Pozor!!! Po úspěšném přenosu na odesílající počítač je nutné pořízené věty vymazat z menu hlášení > přehled, tak aby při dalším odeslání nedošlo ke kumulaci již odeslaných a nových údajů. 5.3. ID stanice. ID stanice je číslo jedinečné v celé republice, nutné při odesílání dat přes IDES. Toto číslo přiděluje celní úřad při registraci, je možno přidělit i více těchto čísel. ID stanice je zároveň přihlašovacím jménem, které je vyžadováno při odesílání dat IDESem přes Internet. Pomocí ID stanice je zajištěna identifikace zpravodajské jednotky a jedinečnost souborů, proto je nutné mít na paměti, že každá odesílající stanice musí mít různé ID. Musí být povinně zadáno v každé instalaci IDESu v kmenových datech na kartě deklarant/třetí strana. Pokud počítač nepoužíváme k odesílání dat přes Internet, ale pouze pro pořizování a odeslání na jiný počítač (viz 5.2 - sehrání dat), k odesílání textových souborů, nebo jen zkušebně, zadáme univerzální ID jako čtyřmístný kód úřadu + 9999 například 13619999 . 5.4. Frekvence odesílání souborů. Doporučujeme odesílání výkazu z každé stanice za daný měsíc pouze jednou ve stanoveném termínu, tj. nejpozději do 12. pracovního dne následujícího měsíce. Data se mohou tedy průběžně zapisovat do IDESu a až je měsíc uzavřen, provede se jedno odeslání. V odůvodněných případech lze poslat více souborů z jedné stanice.(např. jeden soubor by neměl obsahovat více než 10 000 položek, v případě oprav nebo v případě, že přijde faktura až po odeslání souboru) 5.5. Opravy. Princip oprav spočívá v tom, že se do odesílajícího IDESu načte již odeslaný archivovaný soubor, provedou se patřičné opravy a soubor znovu odešle. Znovunačtení se provádí v menu „Soubory hlášení > Přehled > Načíst“. Samotné opravy popřípadě zrušení se pak provedou v menu „Hlášení > Přehled“ u jednotlivých položek. V případě, že byl celý soubor chybný (např. omylem poslané hlášení) , pošle se znovu prázdné hlášení, tj. všechny položky se zruší a provede se opakované odeslání. Opakované odeslání se provádí v menu „Soubory hlášení > Přehled“ , označí se opravovaný soubor a tlačítkem „znovu“ provedete opakované odeslání. Z nastíněného principu je patrné, že opravu je možno provádět pouze na počítači, z kterého bylo hlášení odesláno přes IDES do centra. Pokud tedy posíláme textové soubory nebo provádíme sehrání dat, neposíláme je opakovaně, ale opravu musíme provést na počítači ze kterého se v konečné fázi odesílalo IDESem. V případě, že textové soubory posíláme na celní úřad, je tedy nutno o opravě informovat úřad, který opravu provede v IDESu.
Příloha 1:
