Zá pis ze schů zky vý boru Společ enstvı́ Bratislavská , Riž ská 1527, Praha 10 a společ nosti BPServis, s.r.o. jež se konalo dne 08. 02. 2011 od 14:30 v pobočce spol. BPServis, s.r.o., Budapešťská 1491/3, Praha 10 - Hostivař
Účastníci jednání Přítomní členové výboru Václav Korotvička, Martin Ďoubalík Zástupci spol. BPServis, s.r.o. (BPS) Jiří Šefl, Lenka Janoušová, Stanislava. Jahodová
Program jednání 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Smlouvy na služby a média Proces fakturace a úhrady služeb Vyúčtování Společenství x developer Připomínky k plnění předmětu smlouvy o správě Opravy související s pojistnou událostí ze dne 15.8.2010 Ostatní
K bodu č. 1 programu - Smlouvy na služby a média
• Zástupci Společenství Bratislavská, Rižská 1527, Praha 10 (SVJ) společně se společností BPServis, s.r.o. (BPS, správce) provedli kontrolu existujících smluv na služby a média a konstatovali že: • SVJ má kopie od těchto smluv: o PRE – dodávky el. Energie o KONE – výtahy o M-Connection – výtahy Správa a zajištění korektního provozu předmětu plnění smouvy je ve fázi pilotního testování. Předání do ostrého provozu včetně revize smluvních ujednání musí dotáhnout do konce developer. o Telefonica O2 – linky k výtahům o PTAS – dodávka tepla o • SVJ nemá kopie těchto smluv: o Smart Facility – úklid P. Šefl sežene během zítřka a kopii předá do schránky SVJ o Smlouva o správě SVJ nemá k dispozici novější verzi smlouvy o správě než tu, která na něj přešla převodem ze smlouvy mezi BPS a developerem. Zajištění správy se tedy řídí touto smlouvou bez výjimek. o Smlouva o zajištění technického servisu SVJ nemá k dispozici novější verzi smlouvy o zajištění technického servisu než tu, která na něj přešla převodem ze smlouvy mezi BPS a developerem. Zajištění technického servisu se tedy řídí touto smlouvou bez výjimek. o Odvoz komunálního odpadu • BPS zajistí aby u všech smluv na správu a média byla uvedena jako korespondenční adresa adresa pobočky správce. Fakturační adresa zůstává na adrese sídla SVJ. • Zástupci SVJ předali správci upomínky k nezaplaceným fakturám – 2xPRE, 1xPTAS + fakturu na provedení revize garážových vrat. • SVJ požaduje předložení seznamu faktur za úhradu služeb a médií za období 12/2010 a 01/2011
Závěry a úkoly k tomuto bodu programu: 1.1 BPS (Šefl) doručí kopii smlouvy o úklidu dne 9.2. do schránky SVJ, Termín: 9.2.2011 1.2 BPS doručí kopie smluv s PTAS na dodávku tepla a s Pražskými službami na svoz komunálního odpadu, Termín: 11.2.2011
1.3 BPS předloží návrh nové smlouvy na zajištění správy a technického servisu, Termín: 17.2.2011 1.4 BPS (Šefl) zajistí aby u všech smluv na správu a média byla uvedena jako korespondenční adresa adresa pobočky správce. Termín 17.2.2011 1.5 BPS předloží seznam faktur za úhradu služeb a médií za období 12/2010 a 01/2011. Termín 17.2.2011
K bodu č. 2 programu - Proces fakturace a úhrady služeb
•
• •
•
SVJ poukázalo na skutečnost, že některé platby nejsou realizovány z důvodu špatného plnění domluveného procesu na validaci platebních příkazů ze strany BPS (PRE, Veolia, BP Servis, O2, Smart Facility, Kone,…) Platební příkaz může na účtu Společenství vystavit zástupce správce nebo oprávněný disponent výboru SVJ. Každý platební příkaz musí být certifikován, tedy dodatečně schválen oprávněným zástupcem SVJ (v současnosti V.Korotvička nebo M. Ďoubalík). V případě, že platební příkaz zadává jeden z uvedených zástupců - disponentů SVJ, musí být tento certifikován druhým disponentem. Byl nastaven znovu proces jakým SVJ požaduje aby bylo postupováno: o Pokud bude třeba realizovat jakoukoliv úhradu z účtu společenství, ať již pravidelnou nebo mimořádnou, budou podklady zaslány nejdřív zástupcům SVJ, kteří pokyn k úhradě odsouhlasí. Podklady zašle BPS na adresu
[email protected] ! o BPS vyčká na potvrzení (emailovou formou) od oprávněného zástupce SVJ a teprve po tomto souhlasu s úhradou může postoupit pokyn k vystavení příkazu k úhradě na centrální účtárnu. o Pokud nebudou podklady kompletní nebo zřejmé, nebude platba schválena. o Jakmile obdrží centrální účtárna pokyn k vystavení platebního příkazu, zadá jej do bankovního systému účtu SVJ a SVJ informuje o tom, že je potřeba platbu autorizovat. To provede emailovou formou na adresu
[email protected] ! o Platnost příkazu bude nastavena na minimálně 5 dní ! (oproti defaultním 2 dnům) o Po delší době, až bude ověřeno, že platby odcházejí v pořádku a v transparentním rozkladu, bude možno přistoupit k tomu, že některé pravidelné platby mohou být hrazeny trvalým příkazem, prostřednictvím souhlasu s inkasem
nebo na základě jsného prediktivního platebního kalendáře nebudou muset být ověřovány dopředně SVJ. Závěry a úkoly k tomuto bodu programu: 2.1 Všechny následující platby se budou řídit s okamžitou platností výše uvedeným postupem. Termín ihned
K bodu č. 3 programu - Vyúčtování Společenství x developer
•
•
Zástupci SVJ konstatovali, že stále není dokončeno vyúčtování a vyrovnání závazků mezi SVJ a developerem (neobjasněné fakturační podklady PRE a vypořádání přeplatků) BPS zjistí aktuální stav a předloží do 17.2.2010
Závěry a úkoly k tomuto bodu programu: 3.1 BPS předloží kompletní vyúčtování do 17.2.2010. Termín 17.2.2011
K bodu č. 4 programu - Připomínky k plnění smlouvy o správě
• Výbor společenství navázal v tomto bodě na usnesení Shromáždění Společenství Bratislavská, rižská 1527 uvedené v zápise v bodě 4. • I přes opakované urgence stále trvá nespokojenost s plněním služeb BPServis zejména v těchto bodech: o Není provedeno transparentní vyúčtování přijatých záloh oproti platbám o Není provedeno vyrovnání závazků developera vůči SVJ – je zatím vyřešeno pouze rozdělení na 2 fáze (viz. zápis z minulého jednání) o Vlastník SV Fáze II neplatí v rozporu s ustanovením Shromáždění příspěvek do fondu oprav (respektive nebyly předloženy průkazné materiály o tom, že se tak děje) • BPS nevede v souladu s právními předpisy účetnictví SVJ, nepředložilo SVJ čtvrtletní ani roční účetní závěrku, přiznání k dani z příjmu právnických osob za r. 2010, od října 2010
nekontroluje platební morálku zálohových plateb vlastníků Společenství a nevymáhá případné nedoplatky. Přítomní zástupci Společenství Bratislavská, Rižská žádají o odstranění těchto nedostatku do 21.2.2011
•
Závěry a úkoly k tomuto bodu programu: 4.1 BPS zjistí důvody proč SV Fáze II neplatí příspěvek do fondu oprav, bude jej vymáhat a neplnění sankciovat. Termín 17.2.2011 4.2 BPS zašle SVJ prediktivní platební kalendář – přehled očekávaných výdajů a plateb s rozkladem na jednotlivé měsíce. Termín 17.2.2011 4.3 BPS předloží SVJ Bratislavská , Rižská 1527 čtvrtletní účetní závěrky, výsledky kontroly platební morálky členů SVJ včetně závěrů a informaci o stavu zpracování přiznání k dani z příjmu právnických osob za r.2010 do 21.2.2011
K bodu č. 5 programu - Opravy související s pojistnou událostí dne 15.8.2010
• •
• •
SVJ vyzvalo BPS k poskytnutí aktuálních informací o řešení oprav souvisejícíh s pojistnou událostí ke které došlo dne 15.8.2010 Opravy byly rozděleny do 4 oblastí: o Slunolamy - neřešeno o Fasáda - neřešeno o Parapety a okna - neřešeno o Veřejné osvětlení – řešeno částečně Veškeré opravy musí být hrazeny z pojistného plnění likvidace škodní události SVJ požaduje dodání přesného harmonogramu oprav
Závěry a úkoly k tomuto bodu programu: 5.1 BPS předloží orientační harmonogram oprav. Termín 17.2.2011 5.2 BPS předloží detailní harmonogram oprav. Termín: 28.2.2011
K bodu č. 6 programu - Ostatní
•
Personální změny v BPServis ?
•
•
•
• • •
o SVJ konstatovalo, že není informováno o jakékoliv změně kompetencí a odpovědných osob v rámci plnění servisní a technické činnosti. o Kontaktní osobou zůstává tedy až do formálního sdělení změn p. Ocknecht a p. Šefl o Na žádost BPS bude komunikace v kopii směrována i na pracovníky CENTRA, a.s. sl. Jahodovou (technická oblast) a sl. Janoušovou (ekonomická oblast) Revize garážových vrat o Při pravidelné revizi garážových vrat bylo zjištěno nesprávné osazení rámu vjezdových dveří do 1PP. o Rám bude demontován a osazen správně. BPS předloží SVJ termín opravy. o Jedná se o záruční opravu, náklady musí uhradit developer. Správa hřišť o SVJ bude v dohledné době řešit revizi současného modelu správy hřišť o Nutno zajistit flexibilnější provozní řád a režim o Nutno zajistit správu hřišť – SVJ zváží tuto možnost se současným správcem poté co obdrží kopii současné smlouvy na úklid Technické místnosti o Zástupce SVJ obdržel 2 kopie univerzálních klíčů od technických místností o Zběžnou prohlídkou bylo zjištěno že místnosti jsou plné předmětů ještě z doby stavby a věcí, které zde nemohou být skladovány (láhve od piva, pneumatiky…) o BPS zajistí vyklizení tech. místností tak aby odpovídaly bezp. Požadavkům Klika od garážových vrat 2PP je k dispozici na pohotovosti BPS. V případě výpadku proudu může kdokoliv požádat o manuální otevření vrat. Roční vyúčtování záloh jednotlivých vlastníků za rok 2010 o Bude provedeno do 06/2011 Zálohy a odečty PRE o Na základě roční spotřeby byl PRE stanoven nový předpis záloh o PRE vrátilo přeplatky na účet developera – ten je však na účet společenství nepřevedl ani nevyúčtoval o BPS provede odečet stavu elektroměrů spol. prostor a předloží srovnávací tabulku vůči stavům při převzetí objektu
Závěry a úkoly k tomuto bodu programu: 6.1 BPS vyjasní kompetentní zástupce jednající na základě v současnosti platné smlouvě o Správě. Termín 17.2.2011 6.2 BPS zajistí návrh termínu pro opravu garážových vrat a projedná s developerem úhradu. Termín: 17.2.2011 6.3 BPS zajistí vyklizení tech. místností tak aby odpovídaly bezp. Požadavkům. Termín 17.2.2011 6.4 BPS provede odečet stavu elektroměrů spol. prostor a předloží srovnávací tabulku vůči stavům při převzetí objektu
Sumarizace úkolů: Bod
Úkol
Odpovídá
Termín
1.1
BPS doručí kopii smlouvy o úklidu dne 9.2. do schránky SVJ.
Šefl
9.2.2011
1.2
BPS doručí kopie smluv s PTAS na dodávku tepla a s Pražskými službami na svoz komunálního odpadu.
Janoušová
11.2.2011
1.3
BPS předloží návrh nové smlouvy na zajištění správy a technického servisu.
Ocknecht / Piskáček
17.2.2011
1.4
BPS zajistí aby u všech smluv na správu a média byla uvedena jako korespondenční adresa adresa pobočky správce.
Šefl
17.2.2011
1.5
BPS předloží seznam faktur za úhradu služeb a médií za období 12/2010 a 01/2011.
Janoušová
17.2.2011
2.1
Všechny následující platby se budou řídit s okamžitou platností výše uvedeným postupem
BPS
ihned
3.1
BPS předloží kompletní vyúčtování do 17.2.2010.
Janoušová
17.2.2011
4.1
BPS zjistí důvody proč SV Fáze II neplatí příspěvek do fondu Janoušová oprav, bude jej vymáhat a neplnění sankciovat.
17.2.2011
4.2
BPS zašle SVJ prediktivní platební kalendář – přehled Janoušová očekávaných výdajů a plateb s rozkladem na jednotlivé měsíce.
17.2.2011
4.3
BPS předloží SVJ Bratislavská , Rižská 1527 čtvrtletní účetní závěrky, výsledky kontroly platební morálky členů SVJ včetně závěrů a informaci o stavu zpracování přiznání k dani z příjmu právnických osob za r.2010 do 21.2.2011
Janoušová
21.2.2011
5.1
BPS předloží orientační harmonogram oprav.
Šefl
17.2.2011
5.2
BPS předloží detailní harmonogram oprav. Termín: 28.2.2011.
Šefl / Jahodová
28.2.2011
6.1
BPS vyjasní kompetentní zástupce jednající na základě Ocknecht / v současnosti platné smlouvě o Správě. Piskáček
17.2.2011
6.2
BPS zajistí návrh termínu pro opravu garážových vrat a Šefl / projedná s developerem úhradu. Jahodová
17.2.2011
6.3
BPS zajistí vyklizení tech. místností tak aby odpovídaly bezp. Šefl požadavkům.
17.2.2011
6.4
BPS provede odečet stavu elektroměrů spol. prostor a předloží srovnávací tabulku vůči stavům při převzetí objekt.
tbd.
Šefl
Závěr schůze Po projednání bodu 6. programu bylo jednání ukončeno v 15:45 hod.
V Praze dne 9. února 2011
Zapsal:
Ověřili:
Martin Ďoubalík
Václav Korotvička
Jiří šefl
