MEMO
Aan: Van: Datum: Onderwerp:
de leden van de raad Burgemeester Hamming 5 januari 2016 Financieel toezicht Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
U heeft een brief ontvangen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties waarin u ervan in kennis wordt gesteld dat de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB) onder preventief toezicht is geplaatst. Door het ontbreken van een begroting en een te verwachten tekort van ruim € 3 miljoen is de situatie volgens het ministerie ernstig. Omdat de prognose in oktober al slecht was is in de tweede Berap al het volgende gemeld: De verwachting is dat de Omgevingsdienst 2015 zal gaan afsluiten met een negatief resultaat. De financiële prognose voor het eind van 2015 is slecht. Op dit moment is de verwachting dat het tekort kan oplopen tot € 2,5 miljoen. Dit tekort zal conform de gemeenschappelijke regeling aangevuld moeten worden door de leden. Voor de gemeente Heusden betekent dit een mogelijke extra financiële bijdrage van ongeveer € 30.000. Het exacte bedrag is nog niet bekend en wordt berekend als het eindresultaat voor 2015 bekend is. Het komend jaar zal door de OMWB hard gewerkt worden om het “actieplan huis op orde” uit te voeren en zo een gezonde organisatie neer te zetten. Hiervoor is een interim-directeur aangesteld. Indien blijkt dat er ook in 2016 een tekort is dan zal dit tijdig gemeld worden in de Berap.
.
Ministerievan Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
> Retouradres
Postbus 20011 2500 EA Den Haag
Aan de gemeenteraadvan
Heusden
Postbus 41 5250 AA VLIJMEN
,INGEKOMEN
Z 9 DEC 2015 Gemeente Heusden
DGBK/Bestuur, Democratie en Financien Financieel en Informatiestelsel Turfmarkt .147 Den Haag Postbus 20011 2590 EA Den Haag www.rijksoverheid.nl wy./y;. facebook.corn/rrunbzj;
www.twitter.com/rntnbzk Cont.!lctperso~m R,. Nederpelt
Patum
17 decernber 2015
Betreft
Financieel
toezicht
T 0.6-50.7 38469
2016
Ron:
[email protected]
Kenmerk 20.15-0000.744484
Uw gemeente neemt deel in de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden-West Brabant. Aangezien de ornqevlnqsdlenst geen begroting bij mij heeft inqedlend zai ik de omgevingsdienst onder preventlef toezicht plaa.tsen.
.uw kenmerk
Gezlen de ernst van de ftnanctelesltuatte zend ik u bij ,uitzoridering een afschrift van de brief die ik hlerover heden aan het Daqelljks Bestuur van de omgevingsdienst zond, Zo is het verwachte tekort over 2015 bijna€ 3 miljoen. Onder andere hieruit blijkt dat de beqrotlnq over 2015 niet reeel was. Ikheb daarorn het dagelijks bestuur verzocht mij Liiterlijl< 15 rnaart een door hen vastqestelde conceptbeqrotlnq toe te sturen.
namens·
deze,
'olfA Drs. S. Galje Hoofd.Financi.
Pagina 1 van 1 Pagina 1 van 1
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
~ Retouradres
Postbus 20011 2500 EA Den Haag
Dagelijks Bestuur Omgevingsdienst Midden en WestBrabant Postbus 75 5000 AB Tilburg
DGBK/Bestuur, Democratle enFlnanclen Financieelen Informatlestelsel Turfmarkt 147 Den Haag Postbus 20011 25,00 EA Den Haag www.rijksoyerheid.nl www.facebcok.corn/rntnbzk www.twitter.comjminbzk Contactpersoon R, Nederpelt
Datum Betreft
T 06-507 38469 Ron.
[email protected]
17 december 2015 Firiancleel toezicht 2016
Kenmerk 2015-0000704810 UWkenmerk
U heeft mijgeen begroting 20.16 doen toekornen conforrn art. 58 Wet qerneenschappelljke reqelinqen. Confcrrn art. 207 Provinclewet plaats ik de ornqevinqsdlenst daarom onder preveritlef toezicht. Dit betekent dat de beqrotmq 2016 alsmede de daarop betrekking hebbende begrotingswijzigingen mijn qoedkeurlnq behoeven. . .
.
De ftnanctele situatie waarin u zich bevindt i,?ernstig. Zo is het verwachte tekort over 2015 bljna € 3 rnlljoeri. Hieruit blijkt dat uw begroting over 2015 niet reeel Wa's. Ik verzoek u, gezien de ernst van de situatie, u vastqestelde reeel sluitende begroting 2016 nlet door het Algemeeh Bestuur is vastqesteld afkeuren. Ik-zal deze begr6ting qebruiken om preventieve toezlcht vorm te geven.
mij uiterlijk 15 maart 2016 een door toe te zenden, Aanqezien deze nog kan ik deze niet qoed-, danwel het verdere traject van het
Aangezien er nog geen vastgestelde begroting is geef ik u toestemming om in deze periode toten met 1 april 2016 uitgaven te doen tot een hcoqte van 25% van de beqrotinq 2015 op het niveau waarop het Algemeen Bestuur de beqrotinq 2015 geautoi:iseerd heeft. Ik verzoek u mij met de begroting 2016 ulterlijk 15, maart tevens een firianciele verantwoording over de eerstetwee maanden toe te zenden. Vanwege h_etinstellen van het preyehtieve toezicht zend ik een afschrift van deze brief f1iet alleenpan het Algemeeri Bestuur maar ook aan de gerneenteraden en Provinciale staten van de deelnemers.
n~::det,
De minister van
Infotmatieste/se/
Pagina 1 van 1
Bestuursinformatie 22 december 2015
De OMWB is volop in beweging. Met de vaststelling van het actieplan Huis op Orde 2015-2017 heeft het algemeen bestuur de basis voor een betere dienst(verlening) gelegd. We bijten door de zure appel heen, zetten een streep onder het verleden en werken aan een dienst die de verwachtingen waar kan maken. In deze nieuwsbrief leest u daar meer over Interim-directeur Het algemeen bestuur heeft Yvonne van Delft benoemd tot interim-directeur. Yvonne stapt over vanuit de gemeente Delft, waar zij hoofd is van het cluster veiligheid en van het cluster samenleving. Ze start op 1 januari en zal vanuit haar verantwoordelijkheid de organisatie leiden en daarmee een stevige bijdrage leveren aan de uitvoering van het actieplan Huis op Orde. Een belangrijk onderdeel hiervan is het versterken van de verbinding met de deelnemers, met het bestuur en met de interne organisatie. Yvonne van Delft en Remco Verschoor geven samen invulling aan het op orde brengen van de OMWB. In de loop van het eerste kwartaal starten we de werving van een directeur in vast dienst. We verwachten dat hij/zij start rond september 2016 Financieel onderzoek Policy Research Corporation rondt nog vóór 1 januari de analyse van de financiële situatie van de OMWB af. PRC analyseert niet alleen, maar formuleert ook aanbevelingen voor het bestuur om de OMWB blijvend financieel gezond te krijgen. Duidelijk is dat er doelgerichte maatregelen genomen moeten worden, zodat de dienst een sluitende begroting op kan stellen
bestuur later vaststelt. Om tot die sluitende begroting te komen zullen de leden van het DB in januari/februari de leden van het AB individueel bezoeken. Deze rondgang vindt plaats vóór een extra vergadering van het AB in februari, waarin het AB de oplossingsrichtingen om te komen tot een sluitende begroting dan plenair zal bespreken. De leden hebben dan de mogelijkheid zienswijzen in te dienen. In deze vergadering vindt geen definitieve besluitvorming plaats. Eind maart krijgen gemeenteraden en Provinciale Staten de conceptbegrotingen 2016 en 2017 toegezonden. Zij hebben dan de mogelijkheid zienswijzen voor beide in te dienen. Het algemeen bestuur zal volgens planning beide begrotingen (2016 en 2017) op 13 juli 2016 definitief vaststellen. In de huidige situatie, zonder vastgestelde begroting, mag de OMWB formeel per 1 januari 2016 geen kosten meer maken. Om het stilvallen van de bedrijfsvoering te voorkomen, heeft de OMWB van BZK echter toestemming om tot en met 1 april 2016 uitgaven te doen tot een hoogte van 25% van de begroting 2015 op het niveau waarop het algemeen bestuur de begroting 2015 geautoriseerd heeft. De OMWB houdt gedurende de gehele periode nauw contact met BZK en zal begin maart rapporteren over de financiële resultaten van januari en februari 2016, in relatie tot die maanden uit de begroting 2015, en brengt eventuele knelpunten in kaart voor het volgende kwartaal. Het preventief toezicht houdt verder in dat de begroting en alle begrotingswijzigingen niet alleen de goedkeuring behoeven van het algemeen bestuur, maar ook goedkeuring van de Minister
Begroting 2016
Begrotingswijziging en eindejaarsverwachting 2015
Zoals we hebben afgesproken, presenteren we de begroting 2016 en de begroting 2017 tegelijkertijd. Voor wat betreft de begroting 2016 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) bepaald dat het dagelijks bestuur uiterlijk 15 maart 2016 een sluitende begroting moet opleveren. BZK gebruikt die om het preventieve toezicht voor het 2de kwartaal van 2016 in te richten. Deze begroting mag afwijken van de begroting die het algemeen
Het algemeen bestuur heeft ingestemd met een begrotingswijziging. Door deze begrotingswijziging verwachten we over 2015 een negatief resultaat van bijna € 3 miljoen, waarbij nog enkele risico's definitief afgehecht moeten worden. Denk daarbij aan de besluitvorming over de VVGB-middelen, die door drie deelnemers wordt bestreden, de kosten van de nog niet betaalde SBK-gelden over 2013, 2014,
Bestuursinformatie 22 december 2015
en 2015, en de toerekening van de nog in rekening te brengen kosten voor coördinatie en werkverdeling bij gemeenten. Ook de gevolgen van het wel/niet schrappen van de vergoeding van de decentrale werkplekken moet nog definitief afgehecht worden. Mede daarom besloot het algemeen bestuur nu nog niet in de dekking van dit tekort te voorzien en geen voorschotbijdragen aan de deelnemers in rekening te brengen. Een andere reden om dat niet te doen was dat er binnen het algemeen bestuur geen overeenstemming bestond over hoe dit tekort over de deelnemers verdeeld zou moeten worden. Amendementen ter zake op het voorstel van het dagelijks bestuur haalden geen meerderheid. Daarom zal bij het vaststellen van de jaarrekening 2015 van de OMWB bepaald worden hoe het tekort over de deelnemers verdeeld wordt. Uitgangspunt daarbij is een wijze die geen averechtse prikkel in zich heeft: deelnemers die extra werk in de omgevingsdienst inbrengen, moeten daardoor niet ook extra bijdragen in het tekort. Vanwege deze situatie handhaven wij het eerder gegeven advies aan gemeenten en provincie om in de (risicoparagraaf van de) eigen financiële huishouding rekening te houden met een bijdrage in het tekort van de omgevingsdienst over 2015 Extra vergadering AB in januari De vergadering van 9 december heeft een aantal agendapunten wegens tijdgebrek niet behandeld en doorgeschoven. In januari is er een extra vergadering van het algemeen bestuur, waar onder meer de volgende onderwerpen op de agenda staan: Collectieve-takenpakket Het budget voor uitvoering van collectieve taken bedraagt ca. 1,2 miljoen. Hiervan kwam bij de start van de OMWB 60% voor rekening van de gemeenten en 40% voor rekening van de provincie. Door een verschuiving van taken is deze verhouding sterk gewijzigd (24% provincie, 76% gemeenten). Die wijziging is wel doorgevoerd bij het financieren van de collectieve taken over 2014, maar er is verzuimd om die duidelijkheid ook te verschaffen als het gaat om de financiering van de collectieve taken over 2015 en volgende jaren.
SSIB De regio Midden- en West-Brabant kent, in tegenstelling tot de rest van Brabant, voor het project Samen Sterk in het Buitengebied nog niet-deelnemers, waardoor niet wordt voldaan aan de voorwaarde voor financiële bijdrage van de provincie aan dit project. Het voorstel om te besluiten SSIB op te nemen in de collectieve taken, wordt in de extra vergadering van medio januari besproken. Het tweede deel van deze extra vergadering krijgt een informeel karakter. Daarin gaat het om ieders rol en positie en de wijze waarop we gezamenlijk optimaal kunnen werken aan een dienst die de verwachtingen waar kan maken VVGB-gelden Het algemeen bestuur is niet tot een eensluidende conclusie gekomen over de inbreng van de zogenaamde VVGB-middelen voor taken bij de OMWB. Na verschillende gesprekken hierover is besloten dat we op basis van ‘agree to disagree’ deze zaak voorleggen aan de Minister. Wat het AB betreft mag de Minister een bindend oordeel vellen en moeten de drie deelnemers waarmee het formele geschil bestaat nog besluiten of zij dat oordeel als bindend accepteren Voortgang actieplan Huis op Orde Zoals bekend moet in de eerste fase van het Huis op Orde vooral de basis in de bedrijfsvoering op orde worden gebracht. Afgelopen maanden hebben we dan ook vooral gewerkt aan de bedrijfsvoering met betrekking tot de financiële situatie en de afspraken die zijn gemaakt bij de start van de OMWB. Hieronder kort enkele andere ontwikkelingen: ICT: het aantal incidenten en verstoringen binnen de organisatie is door gerichte inzet op het oplossen van de structurele problemen fors afgenomen. ICT: de systemen van de OMWB zijn aangesloten op landelijke basisregistraties, waaronder BAG en NHR. ICT/Kwaliteit: binnen de organisatie wordt met behulp van zogenaamde scrumsessies met eindgebruikers gewerkt aan het direct verbeteren van de processen en inrichting van de systemen. Standaardbrieven zijn in de systemen opgevoerd.
Bestuursinformatie 22 december 2015
ICT: we hebben een aantal deelnemers gevraagd kennis en ervaring over subsidiemogelijkheden in te zetten ten behoeve van de doorontwikkeling van de ICT in de 2de en 3de fase van Huis op Orde. HRM: we hebben, uitgaande van de ‘kracht’ van de medewerkers, ingezet op verlaging van het ziekteverzuim. Begin 2016 houden we sessies met leidinggevenden, gericht op vroegtijdige signalering en aanpak van het hoge ziekteverzuim. HRM: er ligt een stappenplan om te komen tot een adequate organisatiestructuur. Die structuur moet de organisatie-inrichting helder en eenvoudig laten aansluiten op de wensen van de omgeving en de procesgang van onze uitvoeringsdienst. Het is de bedoeling dat de herinrichting voor de zomer 2016 plaatsvindt.
Governance: de voorstellen tot aanpassing van de dienstverleningsovereenkomsten -opgesteld door een werkgroep van medewerkers van deelnemers en OMWBzijn in een vergevorderd stadium. Begin 2016 vindt ambtelijke consultatie plaats, waarna de aanpassingen ter besluitvorming aan het bestuur worden voorgelegd Gespreksronde DB: in januari/februari bezoeken de DB-leden met de directie de aan hen toegewezen deelnemers om te komen tot eenduidigheid over de startafspraken en de financiële consequenties ervan
Bestuur en directie van de OMWB wensen u fijne feestdagen en een gezond 2016. Tilburg, 22 december 2015
