Rotaryclub Emmen
I WANT
YOU FOR
ROTARY Rotary International
De Rotaryclub Emmen maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van Rotary International
Service above Self
Proeve update procedures nieuwe leden Inhoud 1
Waarom verjongen? .......................................................................................................3
2
Het vinden van nieuwe leden .........................................................................................5
3
Criteria voor het lidmaatschap ........................................................................................7
4
De classificatie- en ledencommissie ................................................................................8
5
Procedure ledenwerving.................................................................................................9
6
Schema procedure aspirant-leden .................................................................................11
7
Begeleiding van een nieuw lid......................................................................................12 7.1
Taakomschrijving mentor
13
Bijlagen ................................................................................................................................14 1
Uitnodigingsgesprek met een aspirant-lid ......................................................................15
2
Gesprek met de informatiecommissie............................................................................17
3
Belangstelling voor het lidmaatschap van een Rotaryclub ..............................................20
4
5
3.1
Hoe kan ik lid worden van een Rotaryclub?
20
3.2
Formulier Belangstelling lidmaatschap
21
Manual of procedure 2010 ...........................................................................................22 4.1
Article 5 Membership
22
4.2
Article 13 Method of Electing Members
23
Verschillen van oude procedures nieuwe leden met het Manual of Pocedure .................24
2
Waarom verjongen? Gezien ons verouderende ledenbestand dreigt het begrip “fellowship” een nogal macabere inhoud te krijgen. Een verjongingsactie lijkt dus wenselijk. De huidige situatie staat in grafiek 2. Maar om te begrijpen hoe die piek van krasse knarren is ontstaan, moeten we ook naar grafiek 3 kijken. Daar zien we hoe het probleem in aanleg al bestaat in 1987, nl. een piek van jongeren. De volgende zes jaar wordt die piek nog versterkt door iets oudere jongeren te werven, waarna deze jaar na jaar doorrolt tot hij de grijze golf van nu is geworden. Ondoordachte ledenwerfacties kunnen dus na 20 jaar grote gevolgen hebben! Het zou aanbeveling verdienen om bij de procedures vast te leggen, dat het aantal leden per leeftijdscategorie beperkt blijft tot 8 á 10.
Gemiddelde leeftijd RC Emmen 65
60 Leeftijd
1
55
50 1985
1990
1995
2000
2005
2010
2015
Jaar Gem. Leeftijd
3
Leeftijdsopbouw RC Emmen vergeleken met District per 1-1-2011 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%
<30
31-35
36-40
RC Emmen D1590
0,1%
1,0%
3,9%
41-45
46-50
51-55
56-60
61-65
66-70
71-75
76-80
5,9%
11,8%
7,8%
9,8%
21,6%
25,5%
15,7%
2,0%
9,2%
12,6%
17,3%
16,0% 18,7%
12,3%
4,8%
2,4%
>80
1,7%
De leeftijdsopbouw van RC Emmen in 1987, 1993, 2003 en 2011, vergeleken met District 1590 in 2011 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% D1590
<=30
31-35
36-40
41-45
46-50
51-55
56-60
61-65
66-70
71-75
76-80
>80
0,1%
1,0%
3,9%
9,2%
12,6%
17,3%
16,0%
18,7%
12,3%
4,8%
2,4%
1,7%
7,8%
19,6%
7,8%
11,8%
15,7%
13,7%
11,8%
7,8%
2,0%
2,0%
2,2%
15,2%
30,4%
15,2%
13,0%
8,7%
4,3%
6,5%
4,3%
1,9%
5,8%
11,5%
15,4%
28,8%
17,3%
11,5%
3,8%
1,9%
5,9%
11,8%
7,8%
9,8%
21,6%
25,5%
15,7%
2,0%
RCE 1987 RCE 1993 RCE 2003 RCE 2011
1,9%
4
2
Het vinden van nieuwe leden Hoe vindt een Rotaryclub nieuwe leden? Hiervoor is een actief beleid nodig, waarin het bestuur en de ledencommissie met regelmaat initiatief nemen en de leden wijzen op hun verantwoordelijkheid in deze: Ledenwerving is een taak van alle leden! Hieronder wordt een aantal mogelijkheden genoemd. Ervaringen van allerlei Rotaryclubs wijzen uit dat al deze aanbevelingen tot een goed resultaat kunnen leiden. Maak gebruik van contacten via het werk, ook binnen de eigen classificatie (maximaal 5 leden per classificatie mag tegenwoordig) Spoor clubleden met een groot netwerk of grote klantenkring aan met kandidaten te komen (b.v. de huisarts, de tandarts, de schoolleider, de predikant in de club) Let op namen en beroepen in de gemeentegids, in tijdschriften en kranten: meestal kennen een of meer leden wel enkele van deze personen, maar hebben er nooit aan gedacht hen voor te stellen In de rapportage van de K.v.K. staan vaak nieuwe vestigingen, soms ook interessante artikelen over bijzondere of uitblinkende ondernemers Het bestuur kan opvallend ontbrekende classificaties openstellen zonder kandidaatstelling vooraf; sommige leden gaan er dan over nadenken en komen zo maar met een naam Vraag oudere leden (vm. SAM-leden) en leden die de club verlaten naar namen van mogelijke kandidaten in dezelfde classificatie Nodig uittreders van de Junior Kamer en de Round Table uit voor een kennismaking (voordat ze 40 jaar zijn!) Heb aandacht voor alumni en (voormalige) Rotaracters Laat alle leden, na een week bedenktijd, vijf namen van mogelijk voor een Rotaryclub in aanmerking komende personen noteren met de bijbehorende classificaties; herinner de leden tussentijds per e-mail aan dit “huiswerk” Vraag nieuwe leden binnen zes maanden met namen van mogelijke kandidaten te komen Geef de clubjes van zes opdracht om met minstens één kandidaat te komen; de aanwezigheid van de partners bij zo’n overleg kan van belang zijn: zij zitten i.h.a. in een ander circuit Heb aandacht voor verhuizende Rotarians Houd eenmaal per jaar een open dag: ieder lid neemt een buur, een vriend, een familielid, een collega o.i.d. mee, zonder de directe intentie een nieuw lid te werven; het bestuur zorgt voor een “sprankelende” bijeenkomst, waarin ook een en ander over Rotary verteld wordt Laat spreekbeurten verzorgen door vertegenwoordigers van buitenaf van de gewenste doelgroepen
5
Zorg voor een representatieve en uitnodigende clubwebsite: geef openheid en duidelijkheid over het programma, de activiteiten en de achtergronden van de club Luister goed naar mensen die zelf aangeven interesse te hebben voor Rotary. Mensen kunnen op de website van Rotary Nederland kenbaar maken dat zij belangstelling hebben voor het lidmaatschap van Rotary. Men vult dan een formulier online in, dat naar de desbetreffende gouverneur wordt gemaild, ofwel men downloadt dit formulier, vult het in en stuurt het naar Rotary Nederland, die het weer doorstuurt naar de desbetreffende gouverneur. De gouverneur zorgt er dan voor dat zo’n verzoek bij de goede club(s) terecht komt. Het formulier met het bijbehorende verhaal staat in de bijlagen.
6
3
Criteria voor het lidmaatschap Aan welke eisen moet een kandidaat-lid voor een Rotaryclub voldoen? Iedere club stelt zijn eigen criteria, o.a. afhankelijk van de clubcultuur en van de wensen en misschien ook van de noodzaak op dat moment. In het algemeen kan worden gesteld dat de clubs er naar streven leden te vinden die zoveel mogelijk aan het volgende voldoen: Hij/zij vervult een classificatie die nog niet in de club vertegenwoordigd is of die ondervertegenwoordigd is1 Hij/zij bekleedt in zijn/haar bedrijf of beroep een zelfstandige positie met beslissingsbevoegdheid en/of met uitvoerende verantwoordelijkheid, kan redelijk over zijn/haar eigen tijd beschikken Hij/zij voldoet aan de door de club gestelde leeftijdseisen Hij/zij heeft een brede maatschappelijke belangstelling (ook actieve participatie) Hij/zij is bereid vanuit zijn beroep of professie dienstbaar te zijn aan de samenleving Qua levenshouding zal hij/zij zich thuis voelen in een serviceclub Hij/zij geniet een goede reputatie (beroepsethiek!) Hij/zij kan redelijkerwijze voldoen aan de attendance-verplichtingen Hij/zij is bereid meer tijd in Rotary te steken dan alleen het bezoeken van de clubbijeenkomsten (functies in het bestuur en in de commissies, spreekbeurten, projecten) Het gaat hierbij steeds om objectieve criteria. Subjectieve argumenten om een kandidaat af te wijzen moeten zoveel mogelijk worden genegeerd.
NB Onno wees me erop dat wat betreft de “regeltjes” RI niet erkent wat afwijkt van het Manual of Procedure. De relevante artikelen zijn opgenomen in de bijlagen.
1
Niet meer dan vijf leden per classificatie, niet-werkenden daarbij niet meegeteld. Bij verandering van classificatie kan het lidmaatschap worden gecontinueerd ongeacht deze beperking.
7
4
De classificatie- en ledencommissie Het bestuur zorgt ervoor dat de taakomschrijving royaal voor de aanvang van het clubjaar met de commissieleden wordt besproken en dat de te nemen stappen worden vastgelegd. De commissie: stelt bij het begin van elk clubjaar een classificatieoverzicht op van het adherentiegebied van de club, en op grond daarvan een lijst met vervulde en niet-vervulde classificaties binnen de club. adviseert het bestuur per 1 juli over de omvang en de gewenste samenstelling van het ledenbestand, rekening houdend met: o de leeftijdsopbouw, o de classificaties, o het aantal werkende en niet-werkende leden, o de verdeling mannen-vrouwen en doet op grond daarvan een aanbeveling om een aantal met name genoemde classificaties open te stellen. organiseert in september een schriftelijke inventarisatie onder de leden: namen opgeven van potentiële kandidaten heeft aandacht voor de regelgeving van R.I. over het ledenbeleid en voor de veranderingen die daarin optreden bewaakt de procedures bij het kandidaatstellen van nieuwe leden, toetst of kandidaat-leden aan de statutaire criteria voldoen, stelt een onderzoek in naar hun zakelijke en maatschappelijke reputatie, en legt het resultaat daarvan in een met redenen omkleed schriftelijk advies ter besluitvorming voor aan het bestuur draagt zorg voor de voorlichting van kandidaat-leden (zowel mondeling als door het verstrekken van schriftelijke informatie) reageert alert op het uittreden van leden van Rotaract, Round Table en Junior Kamer stelt zich op de hoogte van plaatselijke en regionale ontwikkelingen bij bedrijven en instellingen om mogelijke kandidaten voor het lidmaatschap van de club te traceren formuleert kwaliteitsadviezen die bijdragen aan het behoud van leden (b.v. over het programma, de communicatie, de criteria van het lidmaatschap, de begeleiding van nieuwe leden) stimuleert het deelnemen aan een ledentevredenheidsonderzoek neemt zonodig actie n.a.v. het attendance-overzicht woont seminars en workshops over ledenbeleid bij die plaatsvinden op districts- en regioniveau (N.B. Het verdient aanbeveling de drie laatste oud-voorzitters in de commissie op te nemen.)
8
5
Procedure ledenwerving Alle leden hebben het recht om individueel of in groepsverband kandidaten voor te dragen. 1. Indien een actief lid van de club een kandidaat-lid wenst voor te stellen, dient hij de naam van dat kandidaat-lid, zijn/haar adres en woonplaats, leeftijd, classificatie, werkkring en functie, maatschappelijke betrokkenheid en naam van de voorsteller(s) schriftelijk en vertrouwelijk aan de secretaris bekend te maken. 2. Het bestuur stelt vast of het voorstel in overeenstemming is met de statutaire vereisten voor wat betreft de classificatie en het lidmaatschap. Het laat zich daarbij adviseren door de classificatie- en ledencommissie. Dit advies dient met redenen omkleed te zijn. Tevens meldt de voorzitter van de classificatie- en ledencommissie direct aan de dochterclubs, dat deze kandidaat voor deze classificatie is voorgedragen. 3. Het bestuur neemt het advies van de classificatie- en ledencommissie in overweging. Het kan dit advies overnemen of verwerpen, dan wel terugwijzen voor nader beraad of onderzoek. Het bestuur is gehouden om binnen dertig dagen na het indienen van het voorstel een besluit te nemen of de kandidaat in principe wordt aanvaard, dan wel afgewezen, en de voorsteller van die beslissing schriftelijk te berichten . 4. Bij goedkeuring beslissen de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de ledencommissie in onderling overleg of het kandidaat-lid vóór of pas ná ballotage in de club wordt benaderd. N.B.: R.I. beveelt aan dat de kandidaten vóór de ballotage in de club (zie lid 4) worden benaderd. Het is eigentijds om openheid in de procedure te bevorderen. De ledencommissie is in dit geval verplicht om tijdig voldoende informatie over de kandidaat in te winnen. Indien dit positief is, wordt de betrokkene uitgenodigd voor een oriënterend en vrijblijvend gesprek. Pas daarna volgt de gebruikelijke ballotage door de club. Deze moderne benadering komt bij kandidaten positief over. Het blijkt dat zij zich i.h.a. (b.v. via de websites) goed voorbereiden op het gesprek. Een ander voordeel is dat leden gemakkelijker (vrijblijvend) met eventuele kandidaten over een mogelijk lidmaatschap praten. Dit komt het werven van leden ten goede. 5. Kandidaat-leden die het bestuur aan de club heeft voorgedragen, worden in de eerstvolgende wekelijkse bijeenkomst afgeroepen, met vermelding van de eerder genoemde personalia. N.B. Indien een gast aanwezig is, deelt de voorzitter mee dat het bestuur kandidaat-leden voorstelt en dat de leden de namen na afloop van de bijeenkomst aan de voorzitter of secretaris kunnen vragen. 6. Deze gegevens worden ook, separaat van het weekbericht, toegezonden aan alle leden, waarna zij zeven dagen de tijd hebben om bezwaren in te dienen bij het bestuur. Het bezwaar kan zich alleen richten tegen de persoon van de kandidaat, en wordt met redenen omkleed, schriftelijk kenbaar gemaakt aan het bestuur.
9
7. Indien de secretaris binnen een termijn van één week na de afroep geen schriftelijke bezwaren van een lid heeft ontvangen, is het kandidaatlid verkozen als lid. Is er wel sprake van zodanige bezwaren, dan beslist het bestuur op grond van objectieve criteria bij meerderheid van stemmen of deze redenen vormen om de verkiezingsprocedure te beëindigen. 8. Bij afwijzing van de ingebrachte bezwaren, kunnen de bezwaarden nog in appèl gaan bij de club om het bestuursbesluit te herroepen. Dit kan op een reguliere, dan wel buitengewone clubbijeenkomst, waarvan het doel tenminste vijf dagen tevoren aan de clubleden is bekendgemaakt. Om het bestuursbesluit te herroepen, is een meerderheid van tweederde van de aanwezige leden nodig, mits een quorum (eenderde van het ledental) aanwezig is. 9. Na de verkiezing nemen de voorsteller en de secretaris het initiatief om de kandidaat namens de club uit te nodigen om lid te worden van Rotary. Hij/zij wordt mondeling geïnformeerd over Rotary en onze club, en uitgenodigd onze club te bezoeken op drie, liefst opeenvolgende, bijeenkomsten. De kosten worden door de club gedragen. Aan het einde van de derde bijeenkomst vraagt de voorzitter aan de kandidaat of hij wil toetreden. Indien er positief wordt gereageerd, zal de installatie de volgende bijeenkomst plaatsvinden. De secretaris verstrekt hem/haar een lidmaatschapskaart en meldt het nieuwe lid aan bij Rotary International en de RAN. De voorzitter draagt zorg dat het nieuwe lid tijdens de installatie de daarbij behorende boeken en bescheiden ontvangt en wijst een lid aan om het nieuwe lid terzijde te staan in zijn/haar assimilatieproces. 10. Een andere club kan het voorstel doen het lidmaatschap van een lid van deze club over te doen gaan naar een andere club. De procedure tot toelating van dat lid tot die andere club verloopt op soortgelijke wijze.
10
6
Schema procedure aspirant-leden VOORSTEL ASP-LID BERICHT POS OF NEG BINNEN 30 DAGEN
BESTUUR BESLIST
ADVIES CL/LL-CIE
BERICHT CLUB
BALLOTAGE CLUB 7 DAGEN
BERICHT CLUB NEG.
BESTUUR BESLIST
BERICHT CLUB POS.
APPÉL OP CLUB
STOP
2/3 ?
GESPREK ASP-LID
3X GAST
INSTALLATIE
11
7
Begeleiding van een nieuw lid Het bestuur wijst een mentor aan. Meestal is dit de aanbrenger van het kandidaat-lid, in ieder geval een lid dat voldoende gelegenheid heeft om het nieuwe lid van informatie te voorzien en zodanig te begeleiden dat deze zich snel in de club thuis voelt. Het bestuur belast een van de seniorleden met het bewaken van de voortgang van de onderstaande punten van begeleiding. Kennismaking De aanbrenger of iemand anders maakt voor het eerste clubbezoek een afspraak met het kandidaat-lid om samen naar de plaats van bijeenkomst te gaan of wacht hem/haar ter plaatse op en stelt de gast aldaar aan de leden voor. De voorzitter heet in het officiële gedeelte het kandidaat-lid welkom en deelt hem/haar nog eens mede dat hij/zij in principe drie keer op bezoek kan komen en daarna geacht wordt een besluit te nemen over het wel of niet toetreden. Er vindt een roll-call plaats. Informatie De secretaris zorgt ervoor (via de mentor) dat het kandidaat-lid een club-informatieboekje uitgereikt krijgt. Introductie De leden-/informatiecommissie nodigt het kandidaat-lid uit voor een nadere introductie. Installatie Zodra de kandidaat heeft aangegeven lid te willen worden, wordt een datum voor de installatie geprikt. Bij deze gelegenheid vertelt de voorzitter nog eens wat het lidmaatschap van een Rotaryclub inhoudt. Hij/zij speldt de Rotary-pin op en overhandigt het nieuwe lid een lidmaatschapskaartje, een ledenlijst (evt. ledenboekje of smoelenboek) en een jaarboek. Vervolgens vertelt het pas geïnstalleerde lid iets over zichzelf en wat hij/zij van het lidmaatschap verwacht. Er is gelegenheid het nieuwe lid te feliciteren. Commissies e.d. Het bestuur deelt het nieuwe lid direct in bij een of meer clubcommissies en bij een clubje van zes. In een van de eerste weken krijgt hij/zij gelegenheid tot het houden van een beroepspraatje. Mentor De mentor staat het nieuwe lid met raad en daad terzijde, betrekt hem/haar bij activiteiten en stimuleert deelneming aan regio- en districtsbijeenkomsten, informeert regelmatig naar zijn/haar welbevinden in de club. Hij/zij neemt contact op bij achterblijvende attendance.
12
Voorlichting in regio of District Het nieuwe lid krijgt een uitnodiging voor de kennismakings-/introductiebijeenkomst die georganiseerd wordt voor de nieuwe leden in de regio. De voorzitter en de mentor wordt gevraagd deelneming daaraan te stimuleren. Evaluatie Een keer per jaar regelen de voorzitter, de inkomend voorzitter en de mentoren een informele meeting met de nieuwe leden. Er wordt dan teruggeblikt op de eerste periode van het lidmaatschap, op verwachtingen en resultaten. Het is van groot belang dat het bestuur kennisneemt van de ervaringen van de jonge leden en voor nieuwe gedachten openstaat.
7.1 Taakomschrijving mentor Een nieuw lid krijgt een mentor toegewezen. Deze speelt een belangrijke rol bij het proces van opvang en begeleiding. De mentor fungeert niet alleen als vraagbaak, maar doet al het mogelijke om ervoor te zorgen dat het nieuwe lid een actief clublid wordt en er plezier in heeft. Zijn inbreng draagt bij aan het ledenbehoud in de club. de mentor maakt voor het eerste clubbezoek een afspraak met het kandidaat-lid om samen naar de bijeenkomst te gaan of wacht hem/haar ter plaatse op en stelt de gast aldaar aan de leden voor hij zorgt ervoor dat het kandidaat-lid een club-informatieboekje krijgt bij de aanvang van de maaltijd neemt hij het kandidaat-lid mee naar tafel na de installatie van het nieuwe lid ziet de mentor erop toe dat de betrokkene z.s.m. een plek krijgt in een van de clubjes van zes en dat hij opgenomen wordt in een of meer clubcommissies hij staat het nieuwe lid zoveel mogelijk met raad en daad terzijde hij informeert regelmatig bij het nieuwe lid naar zijn/haar welbevinden in de club de mentor stimuleert het deelnemen aan regio- en districtsbijeenkomsten hij stimuleert het deelnemen aan de nieuwe ledenbijeenkomst die door het district wordt georganiseerd bij een te geringe attendance neemt hij contact op met het nieuwe lid de mentor is aanwezig bij de evaluatiebijeenkomst voor nieuwe leden die een of twee keer per jaar door het bestuur georganiseerd wordt
N.B. Het behoort niet tot de taak van de mentor voorlichting te geven over Rotary. Daarvoor kent vrijwel elke club een leden-/informatiecommissie. Als deze commissie het nieuwe lid ontvangt, dan kan de mentor daar wel bij aanwezig zijn.
13
Bijlagen
Rotary International
De Rotaryclub Emmen maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van Rotary International
Service above Self
1
Uitnodigingsgesprek met een aspirant-lid Uit te voeren door de aanbrenger en een of meer leden van de classificatie- en ledencommissie, bij het kandidaat-lid thuis, bij voorkeur in aanwezigheid van de partner. De volgende onderwerpen komen aan de orde: Ontstaan, doel en organisatie opgericht door Paul Harris in 1905 tegenwicht tegen misdaad, corruptie en sociale misstanden; ethische, sociale en morele aspecten van de samenleving benadrukken geen geheim genootschap wereldorganisatie met districten en clubs (niet over uitwijden) Avenues of service Rotary Foundation Lidmaatschap vertegenwoordigers uit het zakenleven, de overheid en de vrije beroepen, veelal maatschappelijk actief diversiteit: classificaties, leeftijd, mannen/vrouwen, ras, nationaliteit, godsdienst, politiek voordelen lidmaatschap: a. vriendschap; b. netwerk (Rotarians helpen elkaar en samen de gemeenschap); c. persoonlijke ontwikkeling in sociale relaties; d. ontwikkeling in kennis door wekelijkse voordrachten; e. ontmoeting van andere beroepsgroepen; f. spreekvaardigheid; g. aansporing tot ethische beroepsuitoefening; h. Rotary geeft de kans tot dienen; i. een Rotarybijeenkomst is een ideale onderbreking van de werkweek; j. plezier: Rotary is plezier De eigen club wie zijn er lid wekelijkse bijeenkomst programma, activiteiten, projecten bestuur en commissies; roulatie 1x per jaar handelen op basis van fellowship betrokkenheid partners
15
Actieve bijdrage attendance spreekbeurten commissiewerk
Financiën contributie maaltijden evenementen
Indien de kandidaat belangstelling toont voor een verdere kennismaking met Rotary, ontvangt hij/zij de brochure “Wat is Rotary?” De kandidaat wordt uitgenodigd voor de clubbijeenkomst. De verdere procedure voor een eventuele toetreding wordt toegelicht. N.B. Indien de club kiest voor een ballotage na het eerste gesprek met het kandidaat-lid, dan komt de bovenstaande informatie in slechts beperkte mate aan de orde. In dat geval wordt de betrokkene uiteraard nog niet uitgenodigd voor de clubbijeenkomst. De verdere procedure wordt wel in alle openheid toegelicht.
16
2
Gesprek met de informatiecommissie Uitvoerders: clubleden die voldoende van Rotary afweten om goede voorlichting te geven. Het gesprek vindt plaats op informele wijze, bij voorkeur bij een van de leden thuis, zo mogelijk met een aantal (kandidaat-)leden gezamenlijk Ook de mentor(en) van de nieuwe leden kunnen erbij aanwezig zijn. N.B.: Indien het behandelen van de onderstaande punten te veel tijd kost, dan kan een aantal van deze punten desgewenst worden besproken in het directe contact tussen de mentor en het nieuwe lid. In ieder geval ziet de mentor erop toe dat alle punten op enig moment aan de orde komen. Organisatie Rotary International; Districten: zeven in Nederland (bij ons District 1580); Gouverneur is vertegenwoordiger van president; Regio’s met regiovoorzitters; Bijna 80 clubs in District; RAN = Administratiekantoor voor geheel Nederland Doelstellingen Rotary is serviceorganisatie: leden stellen vakkennis, enz. ten dienste van de samenleving; ook andere serviceclubs: o.a. Lions, Round Table, Soroptimisten, Inner Wheel, rotaract; Avenues of Service en toepassing ervan in de club; Four Way Test Verdere informatie De Rotarian: magazine 8x per jaar; website: www.rotary.nl; ook websites van district en club; jaarboek; ledenboekje met clubinformatie Districts- en regio-activiteiten regiovergaderingen voor bestuursleden; kennismakingsbijeenkomst voor nieuwe leden in regio; Intercity Meeting;
17
Pets/Assembly; Districtsconferentie; RYLA; GSE; Jobrotary Club geschiedenis; samenstelling; bestuursfuncties + inhoud; commissies en hun werkzaamheden; week- of maandbericht Programma wekelijkse samenkomst; spreekbeurten, bedrijfsbezoeken, levensberichten, clubzaken; projecten; fundraising; evenementen (soms met partners); clubjes van zes; contactclub(s); jeugduitwisseling Lidmaatschap niet vrijblijvend, maar je krijgt er veel voor terug; lidmaatschap kost tijd; procedure ledenwerving; zelf kandidaten voorstellen!; Past Rotary Financiën afdracht voor R.I. en voor District; afdracht voor Rotary Foundation; uitgaven club
18
Tenslotte korte presentatie bij installatie (gezin, beroep); speldje dragen; begeleiding door mentor; vragen stellen
19
3
Belangstelling voor het lidmaatschap van een Rotaryclub
3.1 Hoe kan ik lid worden van een Rotaryclub? Het kantoor van de Stichting Rotary Administratie Nederland en de gouverneur, maar ook anderen binnen de Rotaryorganisatie, krijgen deze vraag regelmatig voorgelegd. Een dergelijke belangstelling stellen we zeer op prijs. Hoewel Rotary diverse regels kent voor het uitnodigen van kandidaat-leden en het toetreden tot een club, is het zeker mogelijk dat belangstellenden zelf kenbaar maken lid te willen worden van een Rotaryclub. Dat kan d.m.v. het geven van de gevraagde informatie op het formulier. Zowel mannen als vrouwen, bij voorkeur in de leeftijdsgroep 30-50 jaar, kunnen hiervan gebruikmaken. De gegevens die Rotary langs deze weg ontvangt, worden door de gouverneur van het district, mits er reële kans van slagen is, besproken met de meest in aanmerking komende clubs. Indien vervolgens het bestuur van een club een nadere kennismaking op prijs stelt, zal met de betrokkene contact worden opgenomen. Het besluit voor een vervolg hierop ligt te allen tijde bij deze club. Als de gouverneur en de clubs geen mogelijkheden zien voor verdere contacten, krijgt de betrokkene hiervan bericht. Het zal duidelijk zijn dat met de toegezonden informatie vertrouwelijk wordt omgegaan. Het is altijd verstandig vooraf mondelinge of schriftelijke informatie over Rotary op te vragen bij het hier genoemde kantoor (tel. 020-6232405, e-mail) Ook de landelijke website geeft ongetwijfeld antwoord op veel vragen. Een ieder die langs deze weg aan wil geven dat hij of zij belangstelling heeft voor het lidmaatschap van een Rotaryclub, wordt verzocht het onderstaande webformulier in te vullen Dit formulier wordt dan afgeleverd in de mailbox van de districtsgouverneur. U kunt het formulier hier ook downloaden en u wordt verzocht het ingevulde formulier dan op te sturen naar het Rotaryhuis, Amstel 266, 1017 AM Amsterdam. Dit formulier wordt dan in handen gegeven van de gouverneur van het district.
20
3.2 Formulier Belangstelling lidmaatschap Uw gegevens Achternaam* Voorletters* Roepnaam:* Woonadres (volledig):* Telefoon:* Emailadres:* Geboortedatum:* - Burgerlijke staat:* Uw functies Beroep / bedrijf (duidelijk omschrijven)* Werkadres:* Activiteiten Andere activiteiten, maatschappelijke functies:* Hoe heeft u over Rotary gehoord?* Motiveer, waarom u belangstelling hebt voor het lidmaatschap:* S.v.p. een CV toevoegen* Referenties Opgave van personen die uw lidmaatschap van een club willen aanbevelen waaronder bij voorkeur een of meerderen die reeds lid zijn van een Rotaryclub onder vermelding van hun naam en die van hun club: * De vragen aangegeven met een asterisk zijn verplicht.
21
4
Manual of procedure 2010
4.1 Article 5 Membership Section 1 — How Constituted. The membership of RI shall consist of clubs which continue to perform the obligations as set forth in this constitution and the bylaws. Section 2 — Composition of Clubs. (a) A club shall be composed of active members each of whom shall be an adult person of good character and good business, professional and/or community reputation, (1) engaged as a proprietor, partner, corporate officer, or manager of any worthy and recognized business or profession; or (2) holding any important position in any worthy and recognized business or profession or any branch or agency thereof and have executive capacity with discretionary authority; or (3) having retired from any position listed in sub-subsection (1) or (2) of this subsection; or (4) being a community leader who has demonstrated through personal involvement in community affairs a commitment to service and the Object of Rotary; or (5) having the status of Rotary Foundation alumnus as defined by the board and having his or her place of business or residence located in the locality of the club or the surrounding area. An active member moving from the locality of the club or the surrounding area may retain membership in the club where the member’s board grants such permission and said active member continues to meet all conditions of club membership. (b) Each club shall have a well-balanced membership in which no one business, profession or type of community service predominates. The club shall not elect a person to active membership from a classification if the club already has five or more members from that classification, unless the club has more than 50 members, in which case the club may elect a person to active membership in a classification so long as it will not result in the classification making up more than 10 percent of the club’s active membership. Members who are retired shall not be included in the total number of members in a classification. The classification of a transferring or former member of a club, or a Rotary Foundation alumnus as defined by the board, shall not preclude election to active membership even if the election results in club membership temporarily exceeding the above limitations. If a member changes classification, the club may continue the member’s membership under the new classification notwithstanding these limitations. (c) The bylaws of RI may provide for active membership and honorary membership in clubs and shall prescribe the qualifications for each.
22
(d) In countries where the word “club” has an inappropriate connotation, Rotary clubs, with the approval of the board, will not be obliged to use it in their names.
4.2 Article 13 Method of Electing Members Section 1 — The name of a prospective member, proposed by an active member of the club, shall be submitted to the board in writing, through the club secretary. A transferring or former member of another club may be proposed to active membership by the former club. The proposal shall be kept confidential except as otherwise provided in this procedure. Section 2 — The board shall ensure that the proposal meets all the classification and membership requirements of the standard Rotary club constitution. Section 3 — The board shall approve or disapprove the proposal within 30 days of its submission and shall notify the proposer, through the club secretary, of its decision. Section 4 — If the decision of the board is favorable, the prospective member shall be informed of the purposes of Rotary and of the privileges and responsibilities of membership, following which the prospective member shall be requested to sign the membership proposal form and to permit his or her name and proposed classification to be published to the club. Section 5 — If no written objection to the proposal, stating reasons, is received by the board from any member (other than honorary) of the club within seven (7) days following publication of information about the prospective member, that person, upon payment of the admission fee (if not honorary membership), as prescribed in these bylaws, shall be considered to be elected to membership. If any such objection has been filed with the board, it shall vote on this matter at its next meeting. If approved despite the objection, the proposed member, upon payment of the admission fee (if not honorary membership), shall be considered to be elected to membership. Section 6 — Following the election, the president shall arrange for the new member’s induction, membership card, and new member Rotary literature. In addition, the president or secretary will report the new member information to RI and the president will assign a member to assist with the new member’s assimilation to the club as well as assign the new member to a club project or function. Section 7 — The club may elect, in accordance with the standard Rotary club constitution, honorary members proposed by the board.
23
5
Verschillen van oude procedures nieuwe leden met het Manual of Pocedure verschilpunt
onze procedures
Manual of Procedure
Wie toetst en besluit?
1988, 1997 en 2003: de C&L-cie toetst, het bestuur weegt en besluit. 2003: expliciet bepaald dat het bestuur het advies van de C&L-cie naast zich neer kan leggen, dan wel terugwijzen voor nader onderzoek.
Het bestuur toetst en besluit
Hoeveel tijd is er beschikbaar voor deze toetsingsprocedure?
1988, 1997 en 2003: onbepaald, kan eeuwig duren
30 dagen
Wanneer hoort de voorsteller wat er met de kandidaat gaat gebeuren?
1988, 1997 en 2003: na de toetsingsprocedure, misschien wel nooit…
Uiterlijk 30 dagen na het indienen van het voorstel.
Mag er vóór de ballotage door de club met de kandidaat worden gesproken?
1988, 1997 en 2003: Nee, is zelfs reden voor deballotage!
Ja, de kandidaat moet toestemming geven dat zijn privé-gegevens bekend worden gemaakt aan de club.
Hoeveel tijd is er om bezwaren tegen een kandidaat in te brengen?
vóór 1988: 3 weken 1988 en 1997: 2 weken 2003: 10 dagen
7 dagen
Hoe moeten bezwaren worden ingebracht?
1988, 1997 en 2003: schriftelijk en met redenen omkleed
schriftelijk en met redenen omkleed
Is er beroep mogelijk tegen een eenmaal genomen bestuursbesluit?
1988, 1997 en 2003: niet expliciet bepaald
Ja, de club kan met een tweederde meerderheid het bestuur opdragen een genomen besluit te herroepen.
algemeen:
art. 16, modelstatuten (kort samengevat): een club zal geen huishoudelijke- of andere reglementen opstellen die strijdig zijn met het Manual of Procedure.
24
25
