ABSTRAK ANALISIS PERAMALAN PENJUALAN SEBAGAI DASAR PENETAPAN KEBIJAKAN PRODUCTION PLANNING UNTUK MEMINIMALISIR SUPPLY AND DEMAND MISMATCH (STUDI KASUS PADA UNIT BISNIS AMDK ASA DI MALANG) Oleh Herdian Khusna Nurani Pembimbing Prof. Surachman, SE., MSIE Penelitian ini bertujuan mengetahui peramalan penjualan produk AMDK ASA Cup 120 ml tahun 2016 sebagai dasar menatapkan kebijakan productio planning meliputi menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, jumlah bahan baku yang diperlukan, perencanaan kapasitas mesin dan perlatan, analisis chasflow operasi dan jumlah biaya operasi yang harus ditanggung perusahaan berdasarkan peramalan penjualan produk Cup 120 ml tahun 2016.Metode peramalan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode time series dengan memperhatian variasi musiman pada data. Peramalan didasarkan pada data emapat tahun yaitu tahun 2012-2015. Metode perencanaan kapasitas yang digunakan dalam penelitian ini adalah regresi least square. Penjualan produk setiap tahunnya cenderung naik pada musim Hari Raya Umat Islam dan menurun drastis setelah musim Hari Raya Umat Islam. Berdasarkan hasil peramalan diperoleh peramalan penjualan tahun 2016 pada bulan Januari-November 2016 jumlah produksi sebesar 230.001 box. Jumlah buffer stock dalam satu bulan berdasarkan peramalan penjualan adalah sebesar 15.781 box. Total hasil perencanaan produksi Januari-November tahun 2016, yaitu 231.436 box. Berdasarkan peramalan penjualan perusahaan memerlukan tambahan tenaga kerja langsung sebanyak satu orang pada bulan Maret-Mei dan bukan AgustusNovember. Pada bulan Juni perusahaan memerlukan tambahan dua orang tenaga kerja langsung, dan bulan Juli perusahaan memerlukan tambahan tiga orang tenaga kerja langsung. Kapasitas mesin full automatic cup sealer dan cup sealer masih dapat memenuhi permintaan, tetapi perusahaan perlu menambah peralatan dan mesin lain yaitu carton sealer, tangki produk setengah jadi, tangki produk jadi, mesi filtrasi, dan armada untuk distribusi. Biaya produksi yang dibutuhkan perusahaan sebesar Rp 2.008.738.665. Proyeksi laba yang akan didapatkan perusahaan adalah sebesar Rp 963.381.712. Proyeksi arus kas secara berturut-turut dari bulan Januari-November 2016 yaitu Rp 7.630.984, Rp 505.700, Rp 31.324.897, Rp 31.726.345, Rp 66.320.321, Rp 119.034.712, Rp 171.688.674, Rp 76.384.071, Rp 86.714.246, Rp 41.775.479, dan Rp 17.008.649. Kata Kunci: Peramalan Penjualan, Perencanaan Produksi, Laba, Kapaistas, Biaya Produksi, Cash Flow.
PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Perencanaan produksi merupakan sebuah
aktivitas menentukan
jumlah produksi dan menentukan beberapa kebijakan lain yang berkaitan dengan produksi pada periode tertentu. Menentukan jumlah produksi penting bagi perusahaan, agar perusahaan dapat melakukan perkiraan produksi setiap periode, sehingga perusahaan tidak dirugikan dengan terjadinya kelebihan produksi atau kekurangan produksi. Menurut Diana Khairani (2013) perencanaan produksi merupakan kegiatan untuk mendapatkan produk sesuai dengan yang ditetapkan. Perencaaan produksi berkaitan dengan berapa jumlah produk yang akan diproduksi, sumber daya apa yang dibutuhkan dan kapan harus diproduksi. Perencanaan produksi didasarkan pada data masa lalu dan perencaan produksi ini berkaitan dengan penyusunan rencana untuk masa yang akan datang. Kelebihan
produksi
berakibat
pada
tingginya
investasi
yang
ditanggung perusahaan. Terlebih lagi untuk produk yang mudah rusak atau produk yang memiliki tren, kelebihan produksi dapat menjadi faktor kerugian bagi perusahaan. Kekurangan produksi juga dapat merugikan perusahaan. Perusahaan akan kehilangan kesempatan sebab tidak dapat memenuhi permintaan pasar. Kekurangan produksi disebabkan oleh tingkat permintaan yang tidak diramalkan dengan baik. Perusahaan harus dapat meramalakan penjualan pada periode selanjutnya agar perusahaan dapat menentukan kuantitas produksi pada periode tertentu. Sehingga perusahaan juga dapat menentukan berapa investasi yang akan ditanggung yang berkaitan dengan pemenuhan sumber daya untuk mendukung
produksi. Sumber daya yang dimaksudkan adalah persediaan bahan baku, tenaga kerja, mesin dan peralatan. Penyusunan perencanaan produksi menjadi sangat penting bagi perusahaan yang menghadapi fluktuasi permintaan yang tidak pasti. Penyusunan perencanaan produksi didasarkan pada peramalan penjualan di masa yang akan datang. Dengan meramalkan penjualan produk terlebih dahulu, perusahaan dapat memperkirakan jumlah penjualan pada periode tertentu, sehingga dapat disusun perencanaan lebih lanjut. Menurut Heizer Render (2010) peramalan merupakan seni dan ilmu memprediksi peristiwa-peristiwa masa depan. Peramalan dilakukan dengan melakukan pengambilan data historis dan memproyeksikannya ke masa depan dengan beberapa bentuk model matematis. Perencanaan ini menjadi sangat penting sebagai acuan dalam berbagai kebijakan, seperti kebijakan penentuan jumlah tenaga kerja, kebijakan pembiayaan, dan kebutuhan bahan baku. Perencanaan produksi perlu dilakukan oleh perusahaan agar perusahaan memiliki dasar dalam melakukan produksi. Dengan perencanaan produksi tersebut, perusahaan dapat menghindari terjadinya inefisiensi pada produksi. Kelebihan
maupun
kekurangan
tenaga
kerja
dapat
merugikan
perusahaan. Tenaga kerja yang terlalu banyak akan merugikan perusahaan sebab pembayaran upah yang semestinya dapat minimum menjadi pemborosan pembiayaan. Dengan melakukan perencanaan, perusahaan dapat memperkirakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Selain itu, kekurangan tenaga kerja juga dapat merugikan perusahaan. Dengan jumlah
tenaga kerja yang kurang perusahaan dapat dirugikan apabila kehilangan pelanggan karena tidak mampu memenuhi permintaan atau kehilangan kepercayaan pelanggan karena pesanan yang tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan. Perencaaan jumlah tenaga kerja juga diperlukan untuk mengantisipasi saat perusahaan memerlukan penambahan tenaga kerja dari luar. Perencanaan kebutuhan bahan baku juga merupakan bagian penting dalam perencanaan produksi. Dengan memperkirakan kebutuhan bahan baku lebih awal, perusahaan dapat memiliki acuan jumlah bahan baku yang harus dibeli oleh perusahaan, bahan baku apa saja dan kapan harus dipesan. Dengan demikian selain perusahaan dapat lebih efisien dalam menentukan
jumlah
bahan
baku
lebih
awal,
perusahaan
dapat
meminimalisir adanya keterlambatan dalam pengiriman bahan baku. Persediaan dalam jumlah banyak yang tidak diimbangi dengan permintaan pasar akan merugikan perusahaan, karena barang yang lama di gudang bisa saja rusak, ketinggalan mode atau menghentikan investasi pada persediaan. Kondisi tersebut dapat meningkatkan biaya persediaan. Contohnya perusahaan dagang yang mempunyai persediaan mode pakaian tertentu yang terlalu banyak. Perusahaan akan merugi apabila persediaan tersebut tidak habis disaat mode pakaian tersebut sedang tren. Karena apabila persediaan tidak habis dan menumpuk di gudang, pada akhirnya perusahaan harus melakukan cuci gudang apabila mode produk tersebut sudah tidak lagi diminati sebab pergantian mode fashion yang cukup cepat. Bagi perusahaan manufaktur yang memiliki persediaan bahan baku
yang tidak bersifat mudah rusak atau pun berkaitan erat dengan mode, juga dapat dirugikan karena penumpukan persediaan yang menjadikan terhentinya investasi pada persediaan. Kondisi tersebut akan menyulitkan apabila perusahaan dihadapkan dengan dana investasi yang tidak terlalu banyak. Kekurangan persediaan bahan baku dapat merugikan perusahaan apabila pada suatu periode saat permintaan melonjak tinggi perusahaan melakukan
pembelian
bahan
baku
mendadak.
Perusahaan
dapat
dihadapkan dengan tingginya biaya bahan baku apabila melakukan pembelian bahan baku secara mendadak. Selain pengendalian persediaan bahan baku, perusahaan juga harus memperhatikan
tentang
pengendalian
persediaan
produk
jadi.
Pengendalian persediaan produk jadi digunakan perusahaan manufaktur untuk memprediksi volume produk yang harus dibuat untuk memuaskan keinginan pasar. Perencanaan kapasitas mesin dan peralatan perlu dilakukan untuk mengetahui dengan sejumlah perkiraan permintaan yang ada apakah perusahaan dapat memenuhi permintaan tersebut dengan baik, atau berapakah jumlah produksi yang bisa dilakukan pada masing-masing mesin apabila perusahaan memiliki mesin lebih dari satu. Kapasitas produksi mesin perusahaan saat ini, untuk kemasan botol adalah 7200 pc /shift, kemasan galon 300 pc/shift dan mesin cup sealer 126.000 pc/shift. Dalam 1 sift karyawan bekerja sekitar 8 jam. Kapasitas
mesin dan jumlah tenaga kerja belum dapat memaksimalkan produksi saat permintaan naik. Perencanaan produksi secara keseluruhan akan memberikan gambaran arus kas perusahaan dan gambaran jumlah investasi yang harus dibayar oleh perusahaan. Dalam hal ini perusahaan akan mengetahui tingkat laba/ rugi yang pada masa mendatang. Perencaaan menjadi sangat penting ketika perusahaan menghadapi kondisi yang tidak pasti seperti fluktuasi permintaan, terbatasnya sumber daya yaitu keterbatasan dana, jumlah mesin dan jumlah tenaga kerja. Perusahaan manufaktur baru seringkali disulitkan dengan peramalan volume produksi untuk memuaskan permintaan konsumen. Perusahaan yang terbilang baru yang belum memiliki cukup pengalaman dalam bisnis manufaktur menjadikan perusahaan kualahan dalam menghadapi fluktuasi permintaan. Kondisi tersebut semakin sulit ketika perusahaan tidak menyadari bahwa produknya laku di pasar. Produksi yang dilakukan secara dadakan dapat meingkatkan biaya pada pos-pos tertentu. Unit bisnis Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) merek ASA merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bisnis Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) yang belum lama beroperasi. Perusahaan dihadapkan dengan permasalahan permintaan pasar yang fluktuatif. Seringkali perusahaan dihadapkan dengan pesanan khusus dari pelanggan dan kondisi tersebut mengakibatkan harus dilakukannya pembuatan ulang schedule
distribusi
produk.
Perusahaan
juga
dihadapkan
dengan
permasalahan tingginya permintaan pada periode tertentu seperti saat Hari
raya umat Islam, dan turun drastisnya permintaan pada beberapa periode. Manajemen persediaan produk jadi masih sulit dilakukan perusahaan, karena perusahaan harus meramalkan jumlah volume persediaan masingmasing jenis produk yang harus dimiliki untuk menghadapi fluktuasi permintaan dan sebisa mungkin perusahaan harus mempertimbangkan efisiensi. Permasalahan juga terletak pada produk perusahaan yaitu air minum dalam kemasan yang merupakan produk yang mudah rusak apabila disimpan dalam waktu yang cukup lama. Sehingga perusahaan harus berhati-hati dalam kebijakan pengendalian persediaan, agar kualitas produk tetap terjaga. Jenis produk yang ditawarkan perusahaan adalah produk air minum dalam kemasan cup 120 ml, cup 240 ml, botol 500 ml dan kemasan galon 19 liter. Unit bisnis AMDK ASA merupakan perusahaan AMDK pertama kali yang melakukan inovasi kemasan cup 120 ml yang dipasarkan untuk umum. Inovasi tersebut dapat dikatakan berhasil, terbukti dari rata-rata setiap tahunnya produk yang memiliki tingkat penjualan paling tinggi adalah produk cup 120 ml. Bahkan konsumen memberikan sebutan pada produk cup 120 ml dengan sebutan ASA “mini” yang artinya produk amdk dengan kemasanan 120 ml yang paling dikenal oleh masyarakat adalah merek ASA. Produk cup 120 ml dapat dikatakan sebagai produk unggulan perusahaan dan merupakan produk yang paling diminati dipasar. Pencatatan permintaan produk saat ini masih belum dilakukan dengan baik oleh perusahaan. Data permintaan dituliskan dengan manual dan belum tercatat dengan baik. Pencatatan yang dilakukan berdasarkan
produk yang terjual. Informasi tentang jumlah permintaan dari tahun ke tahun belum terdokumentasi dengan baik, sehingga perusahaan sulit mengukur perkembangan permintaan pasar dari tahun ke tahun dan perencanaan produksi menjadi terhambat. Saat ini perusahaan juga belum menggunakan metode khusus dalam meramalkan penjualan dan membuat perencanaan produksi. Sebagai antisipasi kondisi yang tidak menentu, perusahaan harus melakukan perencanaan produksi dengan baik. Perusahaan perlu melakukan peramalan penjualan sehingga dapat memperkirakan berapa sumber daya yang dibutuhkan. Peramalan dapat memberikan perusahaan gambaran kondisi di masa yang akan datang, sehingga perusahaan dapat mengantisipasi beberapa hal yang dapat merugikan perusahaan atau perusahaan dapat meningkatkan keuntungan dengan mengetahui kondisi pada periode selanjutnya. Peramalan penjualan dapat memberikan perusahaan gambaran jumlah bahan baku yang nantinya akan diperlukan, jumlah tenaga kerja yang diperlukan, biaya yang akan dikeluarkan dan menggambarkan apakah fasilitas dan mesin yang ada dapat memenuhi permintaan pada periode selanjutnya, sehingga peramalan penjualan dapat menjadi dasar dalam melakukan perencanaan produksi atau production planning. Menurut Diana Khairani Sofyan (2013) peramalan penjualan ini merupakan dasar penetapan tujuan atau arah perusahaan secara keseluruhan dalam perencanaan dan pengendalian produksi. Aktivitas peramalan penjualan merupakan aktivitas
front
end
pada skema perencanaan dan
pengendalian produksi, di mana dengan melakukan peramalan penjualan
perusahaan dapat menentukan perencanaan kebutuhan dan perencanaan produksi. Perencanaan kebutuhan dan perencanaan produksi nantinya dapat menjadi dasar dalam pembuatan jadwal induk produksi, perencanaan material, rencana kapasitas rinci dan perencanaan kebutuhan kapasitas atau dikenal dengan aktivitas engine dalam perencanaan dan pengendalian produksi. Menurut Aang Munawar (2003) Peramalan penjulanan memberikan manfaat bagi perusahaan agar perusahaan tidak kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang lebih besar dari pada periode-periode sebelumnya. Peramalan penjualan akan memberikan gambaran penjualan secara akurat pada periode selanjutnya, sehingga dapat dibuat perencanaan produksi yang sesuai dengan perkiraan penjualan. Peramalan penjualan menjadi sangat penting dalam rencana produksi, sebab rencanan produksi tidak dapat disusun tanpa permalan penjualan. Perencanaan produksi tanpa meramalkan penjualan akan menyebabkan terjadinya inefisiensi pada periode mendatang. Dengan melakukan peramalan penjualan dan perencanaan produksi pada periode selanjutnya, perusahaan dapat menghindari tingkat kerugian yang lebih besar, melakukan efisiensi dan meminimalisir kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang lebih besar. Peramalan penjualan pada periode mendatang juga dapat memberikan gambaran tentang perkembangkan permintaan pasar. Peramalan penjualan pada tahap awal ini dapat dijadikan acuan bagi perusahaan untuk melakukan peramalan penjualan yang lebih baik pada tahap selanjutnya.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Kurrota Akyun (2013) menunjukan bahwa aktivitas nilai kritis yang paling berpengaruh pada profitabilitas perusahaan AMDK ASA merupakan aktivitas operation yang mencapai persentase sebesar 78,369 % dari volume penjualan dan berdasarkan
analisis
secara
keseluuhan
biaya
aktivitas
primer
menunjukkan persentase 91,482 %. Berdasarkan data Januari-Oktober tahun 2015 produk cup sempat mengalami kerugian pada bulan Januari, Maret, Mei dan Oktober dikarenakan tingginya biaya sumber daya meliputi biaya tenaga kerja langsung, biaya penggunaan bahan baku serta biaya lain yaitu biaya penyusutan, persediaan, distribusi, dan biaya umum. Pada Januari 2015 perusahaan mencapai kerugian sebesar 27,812 % dari tingkat penjualan. Kerugian turun pada Maret 2015 yaitu 23,670 % dari tingkat penjualan, turun lagi pada Mei 2015 menjadi 0,287 % dan pada Oktober 2015 kerugian mencapai persentase 14,903 %. Perusahaan harus dapat mengoptimalkan pengelolaan biaya dan sumber daya yang ada untuk terus meminimalisir tingkat kerugian. Pengelolaan biaya dan sumber daya tersebut dapat dilakukan melalui perencanaan produksi dengan baik dan perencanaan
produksi
dapat
dilakukan
dengan
baik
dengan
memperkirakan tingkat penjualan melalui peramalan penjualan. TINJAUAN PUSTAKA Peramalan Peramalan adalah memperkirakan kondisi pada periode mendatang. Peramalan penjualan dapat diartikan sebagai perkiraan tingkat penjualan perusahaan pada periode tertentu. Menurut Heizer dan Render (2010) peramalan (forecasting) diartikan sebagai sebuah seni dan ilmu memperkirakan kejadian dimasa depan. Peramalan dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Peramalan dapat dilakukan dengan menggunakan data masa lalu atau dapat pula dilakukan dengan hanya menggunakan prediksi intuisi.
Peramalan menjadi sangat penting bagi segala macam bisnis, karena peramalan dapat memberikan gambaran tentang kondisi yang akan dihadapi oleh pengusaha. Peramalan permintaan dan penjualan sebagai contohnya, dapat memberikan informasi bagi manajer untuk menentukan jumlah produksi optimal. Sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan untuk meminimalisir pemborosan investasi dan meminimalisir terjadinya stock out
yang berakibat pada tidak
terpenuhinya permintaan konsumen. Permalan menjadi sebuah perencaan bagi perusahaan untuk mengantisipasi ketidakpastian yang akan dihadapi, seperti fluktuasi permintaan. Pada dasarnya peramalan dapat diklasifikasikan dalam horizon waktu, diantaranya: a. Peramalan Jangka Pendek Peramalan jangka pendek mencakup jangka waktu hingga 1 tahun. Tetapi pada umumnya kurang dari 3 bulan. Peramalan jangka pendek biasanya digunakan untuk merencanakan pembelian dan tingkat produksi. b. Peramalan Jangka Menengah Peramalan jangka menengah atau intermediate adalah peramalan yang berjangka waktu bulanan hingga 3 tahun. Perencanaan ini biasanya digunakan untuk meramalkan penjualan, perencanaan dan anggaran produksi. c. Peramalan Jangka Panjang Perencanaan jangka panjang merupakan perencanaan masa 3 tahun atau lebh. Peramalan ini biasanya digunakan untuk merencanakan produk baru dan pembelanjaan modal. Variasi Musiman Pada Data Variasi musiman (seasonal variation) pada data adalah pergerakan yang reguler baik meningkat maupun menurun dalam kurun waktu tertentu, yang terkait dengan kejadian berulang seperti cuaca atau liburan (Heizer dan Render, 2010). Variasi musiman menggambarkan
konidisi tertentu di mana produk
mencapai tingakat permintaan atau penjualan tinggi atau rendah. Contohnya produk AMDK Cup 120 ml memiliki kecenderungan permintaan atau penjualan naik saat musim Hari Raya Umat Islam.
Musim diaplikasikan dalam jam, hari, minggu, bulan atau pola berulang yang lain. Melakukan analisis data dalam bualanan atau kuartal memudahkan peramalan untuk mengetahui pola musiman dari produk. Model Peramalan Serial Waktu (Time – Series) Time series merupakan tekik peramalan yang menggunakan data masa lalu untuk menggambarkan peramalan periode selanjutnya. Menurut Heizer dan Render (2010) ), model time series adalah suatu teknik peramalan yang menggunakan sekumpulan data masa lalu untuk melakukan peramalan. Model time series membuat prediksi dengan asumsi bahwa masa depan merupakan fungsi masa lalu. Data masa lalu yang digunakan sebagai dasar peramalan digunakan untuk menggambarkan kondisi yang akan ditemui pada masa selanjutnya. Perencanaan dan Pengendalian Produksi Production, Planning and Control berkaitan erat dengan proses mengubah bahan baku menjadi produk jadi. Produk jadi yang dimaksudkan dalma hal ini merupakan pruduk tangible. Perencanaan dan pengendalian perusahaan berkaitan erat dengan proses produksi dan pengendalian pada perusahaan manufaktur. Menurut Diana Khairani (2013)
manufacturing merupakan suatu proses
mengkonversikan bahan baku menjadi produk jadi melalui serangkaian proses produksi yang terintegrasi dengan pemasok, proses dan konsumen. Perencanaan dan pengendalian produksi merupakan salah satu kegiatan yang dibutuhkan dalam kegitan produksi, dimana definisi secara umum adalah pernyataan rencana produksi dalam bentuk keseluruhan yang merupakan alat komunikasi antara manajemen atas dan manufaktur. Perencanaan dan pengendalian produksi merupakan proses untuk merencanakan dan mengendalikan input, melakuka proses dan menghasilkan output dari suatu sistem produksi sehingga permintaan konsumen dapat dipenuhi dengan jumlah dan waktu penyerahan yang tepat serta biaya produksi yang minimum (Diana Khairani, 2013:1). Kegiatan Perencanaan dan Pengendalian Produksi Tahapan
perencanaan
dan
pengendalian
produksi
biasanya
disusun
berdasarkan kebutuhan dengan penyesuaian kondisi dan keterbatasan perusahaan. Hal tersebut dilakukan untuk melancarkan input, proces dan output perusahaan
agar berjalan lancar sesuai dengan jadwal produksi. Berikut uraian kegiatan perencanaan dan pengendalian produksi: a. Melakukan peramalan permintaan Peramalan permintaan dilakukan dengan cara menghitung data masa lalu. Peramaln juga dihitung untuk data produksi sehingga dapat disebut peramalan produksi. b. Perncanaan pembelian atau pengadaan Perencanaan pembelian ini berkaitan erat dengan jenis bahan baku, material dan sumber daya lain yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam proses produksi. c. Perencanaan persediaan Perencanaan persediaan yang dimaksudkan adalah merencanakan berapa jumlah persediaan, jenis persediaan, lamanya waktu penyimpanan persediaan, bahan penolong serta seluruh input yang digunakan dalam produksi. d. Perencanaan kapasitas Perencanaan kapasitas adalah menentukan tingkat kapasitas yang diperlukan untuk melakukan produksi, dibandingkan dengan kapasitas yang tersedia dan tindakan yang harus dilakukan. e. Perencanaan produksi dan tenaga kerja Perencanaan produksi dan tenaga kerja erat kaitannya dengan perencanaan produksi secara sistematis sesuai kebutuhan produksi dan melakukan penjadwalan tenaga kerja untuk mengendalikan jadwal tenaga kerja berdasarkan jumlah tenaga kerja. f. Penjaminan kualitas Pada tahapan ini dilakukan analisis dalam pengendalian kualitas produk. Penjaminan kualitas diawali dari bahan baku, proses produksi, campuran produk, kualitas mesin dan peralatan. g. Monitoring aktivitas produksi Monitoring aktivitas produksi dilakukan dengan menganalisis seluruh kegiatan dan melakukan evaluasi apakah terjadi penyimpangan atau tidak. h. Pengendalian produksi
Tahapan ini berkaitan dengan implementasi terhadap rencana yang telah disusun. Tahapan ini dilakukan dengan cara pengawasan dan evaluasi. i. Pelaporan dan pendataan Pelaporan dan pendapatan berkaitan dengan pendapatan dana pelaoran atas input, process dan output. Manajemen Kapasitas Perencanaan kapasitas merupakan salah satu aspek penting dalam perencanaan produksi. Kapasitas harus diukur apakah dapat memenuhi permintaan atau tidak. Manajemen kapasitas juga menentukan kapan perusahaan harus menambah peralatan atau mesin untuk memenuhi permintaan yang ada. Menurut Heizer Render (2010) kapasitas adalah hasil produksi maksimal dari sistem pada periode tertentu. Perencanaan kapaistas berkaitan dengan perencanaan kemampuan sumber daya dalam menghasilkan output. Sumber daya yang dimaksudkan disini dapat berupa mesin, fasilitas maupun tenaga kerja. Ada beberapa konsep dalam perencanaan kapasitas, yaitu pemanfaatan efektif, efisiensi dan kapasitas yang dijadikan patokan. Menurut Heize Render (2010) kapasitas efektif adalah persentase desain yang diharapkan mampu secara operasional. Efisiensi berkaitan dengan bagaimanan fasilitas digunakan dan dikelola. Efisiensdi diewujudkan sebagai persentase kapasitas efektif. Sedangkan kapasitas yang dijadikan patokan, merupakan ukuran kapasitas di mana fasilitas terntentu sudah digunakan denga maksimaL. Persediaan Menurut Ristono (2013) persediaan adalah barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang kan datang. Persediaaan (Inventory) merupakan stok atau simpanan
barang-barang.
Persediaan dapat diartikan sebagai sumber daya ekonomi yang perlu diadakan dan disimpan untuk menunjang penyelesaian pengerjaan suatu produk. Sumber daya ekonomi tersebut dapat berupa kapasitas produksi, tenaga kerja, tenaga ahli, modal kerja, waktu yang tersedia, bahan baku dan bahan penolong. Persediaan juga dapat diartikan sebagai sumber daya ekonomi fisik yang dipergunakan untuk menunjang kelancaran produksi.
Berdasarkan proses manufaktur persediaan dapat dibedakan Menjadi persediaan bahan baku, barang setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan barang setengah jadimerupakan sumber daya ekonomi fisik yang digunakan untuk menunjang proses produksi. Persediaan barang jadi merupakan sumber daya fisik yang diadakan untuk menunjang fluktuasi permintaan konsumen sehingga tidak terjadi lost sales (permintaan pelanggan tidak terpenuhi). Analisis Titik Impas Titik impas merupakan titik sejumlah penjuualan dalam rupiah atau pun unit di mana perusahaan tidak untung atau pun rugi. Menurut Heizer Render (2010) Tujuan analisis titik impas ini adalah menemukan titik, di mana biaya sama dengan pendapatan. Biaya-biaya yang termasuk dalam komponen analisis titik impas meliputi biaya variabel dan biaya tetap. Biaya tetap adalah biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan meskipun tidak ada satu unit pun yang diproduksi oleh perusahaan. Biaya-biaya tetap ini seperti biaya penyusutan dan biaya pajak. Sedangkan biaya variabel adalah sejumlah biaya yang kenaikan atau penurunannya setara dengan jumlah produksi. Dalam produksi, biaya variabel terpenting adalah biaya tenaga kerja dan biaya bahan baku. Selain biaya variabel dan tetap, komponen lain yang diperhitungkan dalam analisis titik impas adalah fungsi pendapatan. Menurut Heizer Render (2010) fungsi pendapatan ini dimulai dari titik origin dan terus bergerak naik ke kanan atas dan titik di mana fungsi pendapatan memotong garis biaya total itulah yang di sebut titik impas. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus, yang mana menurut Misbahuddin dan Hasan (2013) penelitian studi kasus mengenai status subjek penelitian yang berkenaan dengan suatu fase spesifik atau khas dari keseluruhan personalitas. Berdasarkan tingkat eksplanasinya penelitian ini merupakan penelitian deskriptif. Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini data yang digunakan adalah sebagai berikut: a. Data Primer
Data primer adalah data yang secara langsung diambil dari lapangan atau dari objek penelitian. b. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang didapat dari sumber-sumber yang telah ada. Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Observasi Pengamatan atau observasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara terjun langsung mengamati objek penelitian. 2. Wawancara Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab langsung kepada objek penelitian atau perantara yang mengetahui tentang persoalan dari penelitian. 3. Dokumentasi Perusahaan Dokumentasi perusahaan merupakan metode pengumpulan data yang berasal dari arsip, dokumen, catatan yang dimiliki perusahaan. 4. Penelusuran Literatur Penelusuran literatur merupakan metode pengumpulan data dengan menggunakan sebagian atau seluruh data yang telah ada atau laporan data dari penelitian sebelumnya Definisi Operasional dan Pengukuran Variabel 1. Indeks musiman Indeks musiman adalah angka yang menunjukkan nilai relatif fluktuasi musim yang digunakan untuk keperluan analisis. 2. Buffer stock Buffer stock adalah persediaan pengaman yang harus dimiliki untuk menghadapi berbagai macam kemungkinan yang terjadi. Dalam konteks persediaan produk jadi adanya buffer stock digunakan untuk menghadapi flutuasi permintaan. 3. Standar deviasi Standar deviasi adalah varians. Deviasi standar populasi didefinisikan sebagai akar kuadrat positif dari varian populasi. Dalam hal ini yang
dimaksudkan adalah standar deviasi dari penjualan yang berfluktuasi, digunakan untuk menghitung besarnya persediaan cadangan. 4. Penjualan Penjualan adalah aktivitas penyampaian atau pemindahan hak milik produk dari produsen kepada konsumen. Metode Analisis Data Metode analisis data dalam penelitian ini adalah metode analisis kuantitatif, yaitu menggunakan model-model seperti model matematika, model statistik dan ekonometrik. Hasil analisis berbentuk angka dan kemudian dijelaskan dan diintepretasikan
dalam
suatu
uraian.
Dalam
penelitian
ini
peneliti
menggunakan metode analisis time series dengan variasi musiman. Berikut formula matematika yang digunakan untuk melakukan analisis data: 1.
Penjualan Bulanan Rata-Rata Penjualan bulanan rata-rata menunjukkan rata-rata penjualan dalam bulanan pada periode tahun tertentu. Penjualan bualanan rata-rata dirumuskan sebagai berikut: Penjualan bulanan rata-rata =
2.
Indeks Musiman Indeks musiman menunjukkan nilai relatif dari fluktuasi musim. Indeks musiman dirumuskan sebagai berikut: Indeks musiman =
3.
Buffer Stock atau Safety Stock Buffer stock menunjukkan jumlah persediaan pengaman produk jadi yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menghadapi fluktuasi pasar. Adanya buffer stock bertujuan agar perusahaan tidak kehilangan transaksi
dengan
konsumen.
Rumus
matematis
ditunjukkan sebagai berikut:
SS = Z σ
Service Level = 1 ˗ probability stock out
buffer
stock
Katerangan: u : rata-rata σ : standar deviasi X : rata-rata permintaan + persediaan pengaman Z :
=
SS : safety stock / persediaan pengaman = X - u 4.
Rencana Produksi Rencana produksi bulanan periode selanjutnya menunjukkan jumlah kuantitas produksi yang dapat dilakukan oleh perusahaan. Berikut rumus matematis rencana produksi bulanan : Rencana Produksi Bulan t = Peramalan Penjualan Bulan t + Buffer Stock Rencana produksi bulan t-1 dirumuskan sebagai berikut: RencanaKebutuhan Produksi Bulan t+1 = Peramalan Penjualan Bulan t+1 - Buffer Stock Penentuan Kapasitas
Dalam mengukur kebutuhan kapasitas, metode yang digunakan adalah metode regresi least square, yang dirumukan sebagai berikut: y = a + bx di mana
y : nilai variabel tidak bebas yaitu penjualan a : perpotongan sumbu y b : kelandaian garis regresi x : variabel bebas
Analisis keuangan dan cash flow a. Analisis keuangan Rumus untuk menetapkan titik impas dalam unit dan dolar: Keterangan: BEP (x)
: titik impas dalam unit
BEP ($)
: titik impas dalam dolar
P
: harga per unit
x
: jumlah unit uang diproduksi
TR
: pendapata total = Px
F
: biaya tetap
V
: biaya variabel
TC
: biaya total = F+Vx
Dengan menetapkan TR sama dengan TC, maka: TR = TC Atau Px= F+Vx Untuk mencari nilai x: BEP (x)= dan BEP ($)=BEP(x)P =
P=
= Laba = TR-TC = Px-(F+Vx) = Px-F-Vx = (P-Vx)-F Titik impas dalam unit = Titik impas dalam unit = b. Cash flow Terdapat tiga pos utama dalam penyusunan laporan arus kas operasi, yaitu: 1) Saldo awal 2) Penerimaan yang diharapkan 3) Pembayaran yang diharapkan Menurut Brigham Houston (2011) arus kas operasi dapat dihitung dengan menggunakan rumus matematika sebagai berikut: Arus kas dari operasi = pendapatan – beban kas – pajak
PEMBAHASAN Terdapat beberapa aktivitas dalam perencanaan produksi, diantaranya yaitu front end, engine, dan back end. Front end merupaka aktivitas dasar di mana perusahaan menentukan arah dan tujuan perusahaan. Pada fase tersebut perusahaan perlu membeuat peramalan penjualan atau pun peramalan permintaan sebagai dasar dalam perencanaan produksi. Dalam hal ini perusahaan memiliki tujuan untuk meminimalisir supply and demand mismatch, di mana perusahaan harus menentukan jumlah produksi untuk memuaskan pasar dan meminimalisir inefisiensi. Berdasarkan penjualan yang dilakukan diperoleh total penjualan produk Cup 120 ml pada bulan Januari-November 2016 sejumlah 230.001 box. Dengan peramalan penjualan tersebut perusahaan dapat menentukan jumlah buffer stock produk jadi. Kebijakan buffer stock
ini dibuat untuk
mempermudah perusahaan dalam menghadapi fluktuasi permintaan dan permintaan sejumlah produk dengan varian yang berbeda pada waktu yang bersamaan. Jumlah buffer stock
untuk periode Januari-November 2016
adanyal sebesar 15.781 box dengan rata-rata buffer stock per bulan sebesar 1.435 box. Berdasarkan hasil peramalan penjualan dan jumlah buffer sock yang ada perusahaan dapat menentukan kebijalan perencanaan produksi. Tahap ini merupakan tahap engine, di mana dengan menentukan perencanaan produksi per periode (per bulan) perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan sumber daya. Total perencanaan produksi cup 120 ml pada bualan Januari-November 2016 adanya sebesar 231.436 box. Berdasarkan total produksi tersebut
perusahaan dapat menentukan perkiraan kebutuhan sumber daya, diantaranya kebutuhan bahan baku, tenaga kerja langsung, mesin dan peralatan. Bahan baku yang dibutuhkan dalam melakukan produksi produk cup 120 ml yaitu, cup, sedotan, led cup dan kardus. Dengan perencanaan produksi sejumlah 231.436 box perusahaan memerlukan bahan baku cup sebanyak 10.414.620 pcs, bahan baku kardus 231436 pcs, led cup 261 rol dan sedotan 231436 pcs. Berdasarkan perencanaan produksi yang telah dibuat, dengan jumlah tenaga kerja langsung saat ini sebanyak 9 orang perusahaan memerlukan tenaga kerja langsung tambahan pada beberapa periode produksi. Perusahaan memerlukan tambahan tenaga kerja langsung sebanyak 1 orang pada bulan Maret-Mei dan Agustus-November. Sedangkan pada bulan Juni perusahaan dapat menambahkan tenaga kerja langsung sebanyak 2 orang, dan 3 orang untuk Juli. Kapasitas mesin dan peralatan perusahaan saat ini masih dapat memenuhi permintaan yang ada. Kebijakan penambahan peralatan dan mesin dengan kapasitas yang lebih banyak rata-rat aperlu dilakukan setelah 12-13 bulan. Berdasarkan peramalan penjualan perusahaan dapat menentukan jumlah buffer stock, berikutnya perusahaan dapat menentukan kuantitas produksi dalam perencanaan produksi per periode (per bulan), dengan perencanaan produksi tersebut perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan sumber daya, sehingga perusahaan dapat memperkirakan biaya operasi pada periode Januari-November 2016. Proyeksi total biaya biaya operasi yang akan ditanggung perusahaan adalah sebesar Rp 2.098.174.853. Dengan melakukan
proyeksi pendapatan dan biaya perusahaan dapat menentukan proyeksi laba yang akan didapatkan pada periode Januari-November 2016. Proyeksi laba yang akan didapatkan perusahaan adalah sebesar Rp 963.381.712. Berdasarkan permalan penjualan yang rencana produksi yang dilakukan, perusahaan dapat mereduksi kerugian sebesar Rp Rp 92.473.522. Perusahaan perlu melakukan proyeksi biaya dengan lebih teliti agar perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kerugian dan inefisiensi. Bulan Februari merupakan periode yang diperkirakan memiliki tingkat penjualan paling rendah dibandingkan dengan periode lainnya. Oleh karenanya, perusahaan harus melakukan perencanaan biaya dengan lebih teliti agar pada periode tersebut tidak terjadi inefisiensi. Pada dasarnya prerusahaan merupakan pionir dalam inovasi kemasan produk amdk cup 120 ml. Tetapi perusahaan harus menyadari bahwa perusahaan dihadapkan dengan persaingan yang cukup ketat pada industri amdk. Banyak follower yang akan mengikuti inovasi perusahaan. Oleh karenanya perusahaan perlu memperhatikan startegi inovasi produk dan pemasaran dengan lebih baik lagi. Sehingga eksistensi produk di pasar dapat dipertahankan. Menurut Kurota Akyun (2013) strategi bersaing merupakan penentu posisi relatif perusahaan di dalam industrinya. Penempatan posisi reltif tersebut menentukan besaran profitabilitas yang dihasilkan. Terdapat tiga strategi bersaing generik yang mampu memberikan keunggulan bersaing untuk perusahaan, diantaranyya adalah strategi keunggulan biaya, strategi diferensiasi dan strategi fokus. Dalam hal ini perusahaan harus meningkatkan posisi bersaing produk dalam industri. Menurut Wheelen dan Hunger (2003) strategi bisnis menimbulkan beberapa pertanyaan diantaranya:
a. Haruskah perusahaan bersaing berdasarkan biaya rendah, atau melakukan diferensiasi berdasar hal selain biaya, misalkan kualitas atau layanan? b. Haruskah perusahaan bersaing langsung dengan pesaing utama untuk pangsa pasar yang terbesar tetapi palig diminati banyak pesaing, atau berfokus pada ceruk pasar yang kurang diminati tetapi tetap menguntungkan? Menurut Michael Porter dalam Wheelen dan Hunger (2003) strategi generic untuk mengungguli perusahaan lain dalam industri tertentu adalah melalui biaya rendah dan diferensiasi. Dalam strategi biaya rendah, perusahaan harus lebih efisien pada biaya produksi sehingga harga jual produk dapat bersaing dipasar. Strategi diferensiasi merupakan kemampuan untuk menyediakan nilai unik dan superior kepada pembeli melalui kualitas, keistimewaan, layanan purna jual. Menurut Michael Porter dalam Wheelen dan Hunger (2003) strategi tersebut dapat diterapkan perusahaan dengan jenis apapun bahkan organisasi non profit. Menurut Michael Porter dalam Wheelen dan Hunger (2003) dalam industri terfragmentasi, di mana banyak perusahaan berskala kecil dan menengah bersaing untuk mendapatkan pangsa pasar yang relatif kecil, perusahaan dapat menerapkan strategi fokus. Menurut Michael Porter dalam Wheelen dan Hunger (2003) ada beberapa persyaratan agar perusahaan dapat menerapkan stratetegi bersaing generic, diantaranya:
Persyaratan untuk Strategi Bersaing Generic Strategi Generic
Ketrampilan dan Sumber Daya yang Disyaratkan
Persyaratan Umum Organisasional
Kepemimpin an Biaya Keseluruhan
1. Investasi modal bertahan dan akses kepada modal 2. Ketrampilan teknik proses 3. Pengawasan intensif tenaga kerja 4. Produk yang dirancang untuk kemudahan pembuatannya 5. Sistem distribusi rendah biaya
Diferensiasi
1. Kemampuan pemasaran yang kuat 2. Keahlian teknik produksi 3. Kemampuan kuat dalam penelitian dasar 4. Reputasi perusahaan dalam kepemimpinan kualitas atau teknologi 5. Tradisi lama industri atau kombinasi unik ketrampilan yang diambil dari bisnis lain 6. Kerjasama yang kuat dari saluran distribusi Kombinasi dari kebijakan tersebut diarahkan pada target trategis tertentu
1. Pengendalian biaya ketat 2. Laporan pengawasan yang sering dan rinci 3. Tanggung jawab dan organisasi yang tersruktur 4. Insentif didasarkan pada pemenuhan target kuantitatif 1. Koordinasi yang kuat di antara fungsifungsi dalam R & D, pengembangan produk dan pemasaran 2. Pengukuran subyektif dan insentif daripada ukuran kuantitatif Fasilitas-fasilitas untuk menarik tenaga kerja trampil, ilmuan atau orang-orang kreatif Kombinasi dari kebijakan tersebut diarahkan pada target strategis tertentu
Fokus
Sumber: J. David Hunger dan Thomas L. Wheelen 2003
Perusahaan dapat menerapakan strategi generic dan fokus untuk mempertahankan eksistensi produk di pasar, mengingat mulai banyak pesaing yang memproduksi produk sejenis. Dengan melakukan peramalan dan perencanaan produksi perusahaan dapat berupaya melakukan efisiensi untuk menerpakan strategi generic, sehingga harga produk di pasar dapat bersaing. Strategi diferensiasi dapat dilakukan dengan memberikan
keistimewaan dengan distributor, serta layanan purna jual. Namun demikian strategi diferensiasi ini lama kelamaan akan menambah biaya sehingga efisiensi tidak dapat terus dilakukan. Oleh karenanya sebagai langkah selanjutnya perusahaan dapat menerapkan strategi fokus, di mana strategi tersebut cocok dengan kondisi yang dihadapi perusahaan saat ini. Strategi fokus yang tepat untuk kondisi perusahaan saat ini adalah fokus pengenalan produk untuk perluasan pasar. Kesimpulan 1. Berdasarkan peramalan yang
dilakukan dengan menggunakan metode
time series dengan variasi musiman didapatkan total penjualan produk Cup 120 ml sejumlah 230.001 box. 2. Jumlah buffer stock berdasarkan peramalan penjualan produk Cup 120 ml tahun 2016 adalah sebesar 15.781 box dengan rata-rata buffer stock per bulan sebesar 1.435 box. 3. Berdasarkan hasil peramalan penjualan produk Cup 120 ml dan penghitungan buffer stock, didapatkan perencanaan produksi produk cup 120 ml dengan total produksi sebesar 231.436 box. 4. Total kebutuhan bahan baku cup pada Januari-November 2016 adalah 10.414.620 pcs. 5. Total kebutuhan bahan baku kardus pada Januari-November 2016 sebesar 231436 pcs. 6. Total kebutuhan led cup pada Januari-November 2016 sebanyak 261 rol. 7. Total kebutuhan bahan baku strow
pada Januari-November 2016
sebanyak 231436 pcs. 8. Perencanaan tenaga kerja langsung yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah dengan menambah tenaga kerja langsung dari luar sebanya 1 orang pada bulan Maret-Mei dan Agustus-November. Sedangkan pada bulan Juni perusahaan dapat menambahkan tenaga kerja langsung sebanyak 2 orang, dan 3 orang untuk Juli.
9. Dengan kapasitas mesin
dan peralatan yang saat ini dimiliki oleh
perusahaan, perusahaan masih dapat memenuhi permintaan yang ada. 10. Berdasarkan perhitungan keuangan BEP per unit dan BEP rupiah pada bulan Januari-November 2016, perusahaan harus dapat memenuhi jumlah minimal penjualan tersebut agar perusahaan tidak mengalami kerugian. 11. Total biaya produksi yang akan dikeluarkan perusahaan pada JanuariNovember 2016 adalah sebesar Rp 2.098.174.853. 12. Proyeksi total laba perusahaan pada Januari-November 2016 adalah sebesar Rp 963.381.712. 13. Berdasarkan peramalan penjualan pada bulan Januari-November 2016 perusahaan dapat mereduksi kerugian sebesar Rp 92.473.522. Saran 1. Agar perusahaan dapat mengukur perkembangan permintaan dan melakukan peramalan permintaan dengan lebih akurat, perusahaan perlu membuat prosedur baku pengajuan permintaan produk dari pihak pemasaran ke pihak produksi, melakukan pencatatan permintaan dengan baik dan mendokumentasikan data permintaan setiap bulan. 2. Dalam mengambil keputusan menambah tenaga kerja langsung perusahaan sebaiknya memperhatikan jumlah waktu mengganggur dan biaya yang harus dikeluarkan untuk menambah tenaga kerja langsung. 3. Dalam pembelian bahan baku perusahaan harus mempertimbangkan diskon dan biaya penumpukan penyimpanan persediaan bahan baku.yang diterima apabila melakukan pembelian dengan jumlah banyak, agar tidak terjadi inefisiensi biaya bahan baku. 4. Secara keseluruhan kapasitas mesin dan peralatan saat ini masih dapat memenuhi permintaan. Oleh karenanya dengan kapasitas saat ini
perusahaan harus lebih agresif dalam melakukan pemasaran dan memperhatikan kebijakan diskon untuk menarik minat konsumen. 5. Menerapkan strategi generic dan strategi fokus pengenalan produk untuk perluasan pasar. 6. Apabila permintaan terus menurun, perusahaan dapat melakukan PHK atau pun likuidasi.
