Gambar 3.1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (http://www.dikti.go.id)
73
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Sejarah Organisasi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi mulai dibentuk tahun 1975 dengan tugas pokok menangani dan membina bidang akademik, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, perguruan tinggi negeri dan swasta serta kemahasiswaan. Sesuai perkembangan, Direktorat Jenderal ditata kembali menjadi Direktorat Pembinaan Sarana Akademik, Direktorat Pembinaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dan Direktorat Kemahasiswaan dan Sekretariatan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Dengan berpedoman pada keputusan dari Menteri P dan K, Nomor 0140/U/1975 tanggal 12 juli 1975 ditetapkan tugas pokok Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi yang disingkat DIKTI untuk melaksanakan sebagian dari tugas-tugas pokok Departemen P dan K di bidang Pendidikan tinggi. Pada 1969 Pemerintah mengubah pola kebijakan pembangunan nasional dari Pembangunan Semesta Berencana ke pola Rencana Pembangunan Lima Tahun (Repelita) yang dilaksanakan secara bertahap, jangka pendek (satu tahun), jangka menengah (lima tahun), dan jangaka panjang (dua puluh lima tahun). Kebijakan pembangunan ini ditingkatkan agar anggaran pembangunan nasional yang jumlahnya terbatas digunakan secara efisien dan efektif. Berdasarkan kebijakan tersebut anggaran yang diinvestasikan dalam pembangunan pendidikan tinggi harus direncanakan secara terprogram untuk mencapai sasaran Tridarma Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dalam jangka pendek, jangka 74
menengah, dan jangka panjang. Untuk melaksanakan kebijakan tersebut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membentuk Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Perubahan
Dari
PTIP
Ke
Ditjen
DIKTI
Perjalanan Penanganan Pendidikan Tingggi, Sejalan dengan irama perjuangan, organisasi yang menangani pendidikan tinggi dalam kurun waktu sekitar setengah abad (1949-2000) telah mengalami empat kali perubahan. Sejak 1949 organisasi yang mengurus pendidikan dasar, menengah dan pendidikan tinggi adalah: •
Departemen Pendidikan, Pengajaran, dan Kebudayaan, disingkat Departemen PP dan K. dengan lahirnya Undang-Undang Perguruan Tinggi Nomor 22 Tahun 1961,
•
Pada April 1961 dibentuk Departemen Perguruan tinggi dan Ilmu Pengetahuan disinkat Departemen PTIP. Organisasi yang khusus menangani pendidikan tinggi terpisah dari urusan pendidikan dasar dan menengah,
•
Kemudian pada tahun 1974 menyatu kembali dalam Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
•
Pada tahun 1999 berubah nama menjadi Departemen Pendidikan Nasional.
3.2. Hakekat dan Tujuan 3.2.1. Hakekat Pendidikan Tinggi Pendidikan tinggi pada hakekatnya merupakan upaya sadar untuk meningkatkan kadar ilmu pengetahuan dan pengamalan bagi mahasiswa dan lembaga dimana upaya itu bergulir menuju sasaran - sasaran pada tujuan yang
75
ditetapkan. Dalam sejarah perjalanan pendidikan tinggi, upaya tersebut tidak berjalan diatas lajur - lajur yang licin yang bebas hambatan dan rintangan. Perguruan tinggi sebagai lembaga merupakan komunitas hidup dinamik dalam perannya menumbuh-dewasakan kadar intelektual , emosional dan spirirtual para mahasiswa , bergumul dengan nilai - nilai kehidupan kemasyarakatan , mengejar dan mendiseminasikan pengetahuan sebagai pengabdian bagi kemajuan masyarakat. dalam posisi dan perannya ini lembaga pendidikan tinggi merupakan mercu suar kebajikan dan kemaslahatan , tidak seperti menara gading yang merupakan monumen mati sebagai simbol belaka. Lembaga pendidikan tinggi menjadi benteng kebenaran dan kejujuran ilmiah yang memancarkan potensi prestasinya kepada lingkunan masyarakt di sekitarnya bahkan bagi umat manusia. 3.2.2. Tujuan Pendidikan Tinggi Tujuan pendidikan tinggi pada dasarnya hendak turut memelihara keseimbangan wacana kehidupan sistem kelembagaan masyarakat yang hakekatnya berarah ganda menuju kadar intelektual meningkat dan kedewasaan moral dimana diperlukan pendekatan khusus untuk penyelesaian permasalahannya. Penyelesaian tersebut memerlukan pendekatan kommpromistis.
76
Dalam menghadapi permasalah pembangunan, pendidikan tinggi tidak sekedar proaktif berpartisipasi dalam pembangunan meterial jangka pendek, harus berpegang teguh pada berbagai keyakinan yang secara fundamental memberikan watak pada misi pendidikan tinggi, yaitu perhatian yang mendalam pada etika dan moral yang luhur. Didalam keterpurukan yang berlarut hingga dewasa ini , disadari bahwa permasalah utamanya adalah moral dan tatanan moral masyarakat. Ini dapat di lihat dari ketidaktaatan terhadap aturan baku yang telah disepakati bersama, aturan sering dikesampingkan demi kepentingan sesaat. Oleh karena itu urgensi misi pendidikan tinggi kedepan adalah memperbaiki tatanan moral masyarakt, pendidikan tinggi harus memandang tatanan moral sebagai bagian dari mata rantai usaha pendidiakn bagsa , pada hakekatnya merupakan proses regenerasi moral yang luhur. 3.3. Struktur Organisasi Semua organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional membutuhkan suatu struktur organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.
77
3.4. Kamus Data
STRUKTUR DATA Fakultas Deskripsi :
Data master fakultas pada suatu perguruan tinggi tertentu Elemen Data
Deskripsi
Catatan
Kode Perguruan Tinggi
Kode Perguruan Tinggi
Wajib Diisi
Kode Fakultas
Wajib Diisi
Singkatan
Kode fakultas yang diisi oleh Universitas dan Institut Singkatan nama fakultas
Nama fakultas
Nama lengkap fakultas
Wajib Diisi
Alamat
Alamat PT
Wajib Diisi
Kode pos
Kode pos PT
Wajib Diisi
Kode Kota
Kode kabupaten/kotamadya/kota asal PT
Wajib Diisi
Kode provinsi
Kode provinsi
Wajib Diisi
Tanggal mulai efektif
Tanggal data mulai efektif
Wajib Diisi
Tanggal akhir efektif
Tanggal akhir data efektif
Wajib Diisi
Status validasi
Status validasi oleh DIKTI
Wajib Diisi
Wajib Diisi
Jenis Perguruan Tinggi
78
Deskripsi :
Data master jenis perguruan tinggi Elemen Data
Deskripsi
Kode jenis PT
Kode unik jenis perguruan tinggi
Wajib Diisi
Nama jenis PT
Nama jenis perguruan tinggi
Wajib Diisi
Tanggal mulai efektif
Tanggal data mulai efektif
Wajib Diisi
Tanggal akhir efektif
Tanggal akhir data efektif
Wajib Diisi
Jenjang Pendidikan Deskripsi :
Data master jenjang pendidikan/studi, seperti S1, S2, dan lain sebagainya Elemen Data
Deskripsi
Kode jenjang pendidikan
Kode unik jenjang pendidikan/studi
Wajib Diisi
Deskripsi
Deskripsi jenjang pendidikan seperti S‐3, S‐2, S‐1, D‐4, D‐3, D‐2, D‐1, Sp‐1, Sp‐2, Profesi, Non‐akademik Waktu pelaksanaan jenjang pendidikan
Wajib Diisi
Group jenjang studi
Group jenjang studi seperti sarjana, master, dll
Wajib Diisi
Tanggal mulai efektif
Tanggal data mulai efektif
Wajib Diisi
Tanggal akhir efektif
Tanggal akhir data efektif
Wajib Diisi
Waktu pelaksanaan pendidikan
jenjang
Wajib Diisi
Jurusan Deskripsi :
Data master jurusan yang dimiliki oleh perguruan tinggi Elemen Data
Deskripsi
Catatan
79
Kode jurusan
Kode unik jurusan
Wajib Diisi
Nama jurusan
Nama jurusan
Wajib Diisi
Kode fakultas
Kode unik fakultas
Wajib Diisi
Kode perguruan tinggi
Kode perguruan tinggi
Wajib Diisi
Program studi yang diasuh
Kode program studi yang diasuh
Wajib Diisi
Tanggal awal berdiri
Tanggal awal berdiri
Wajib Diisi
Nomor SK Penyelenggara
Nomor SK badan penyelenggara
Wajib Diisi
Tanggal SK penyelenggara
Tanggal SK badan penyelenggara
Wajib Diisi
Status validasi
Status validasi oleh DIKTI
Wajib Diisi
Perguruan Tinggi Deskripsi :
Data master dan detil perguruan tinggi Elemen Data
Deskripsi
Catatan
80
Wajib Diisi
Kode badan hukum
KODE PT berupa kode 6 (enam) digit yang ditentukan oleh Kopertis, atau Ditjen Dikti untuk PTN. Kode PT memiliki pengertian sebagai berikut: 1. Dua digit pertama menyatakan kode wilayah Kopertis, 01, 02 ... 12, untuk PTN dipakai “00”; 2. Digit ketiga menyatakan jenis perguruan tinggi (1‐universitas, 2‐ institut, 3‐sekolah tinggi, 4‐akademi, 5‐ politeknik); 3. Tiga digit terakhir menyatakan nomor urut pada masing‐masing jenis perguruan tinggi yang selalu mulai dari 001, 002, dst.. Kode Badan Hukum Perguruan Tinggi
Nama PT
Nama Perguruan Tinggi
Wajib Diisi
Singkatan Jenis PT
Dapat kosong Wajib Diisi
Status PT
Singkatan nama Perguruan Tinggi Jenis PT yang dapat dikelompokkan menjadi Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Akademi dan Politeknik Kategori perguruan tinggi yaitu negeri (1) dan swasta (2) Status aktif/tutup perguruan tinggi
Tanggal awal berdiri
Tanggal awal berdiri PT
Wajib Diisi
Alamat
Alamat PT
Wajib Diisi
Kode pos
Kode pos PT
Wajib Diisi
Kode Kota
Kode kabupaten/kotamadya/kota asal PT
Wajib Diisi
Kode provinsi
Kode provinsi
Wajib Diisi
Kode negara
Kode negara
Wajib Diisi
Telepon
Telepon PT
Dapat kosong
Fax
Fax PT
Dapat kosong
Kode perguruan tinggi
Kategori PT
Dapat kosong
Wajib Diisi Wajib Diisi
81
Email
Email yang dimiliki PT
Dapat kosong
Website
Website dari PT
Dapat kosong
No. Akta/SK Pendirian
Nomor Akta/SK Yayasan yang terakhir
Wajib Diisi
Tanggal akta
Tanggal Akta/SK yang terakhir
Wajib Diisi
Kode akreditasi
Kode akreditasi
Wajib Diisi
Nomor SK BAN‐PT
Nomor SK BAN‐PT
Wajib Diisi
Tanggal SK BAN‐PT
Tanggal SK BAN‐PT
Wajib Diisi
Visi
Visi PT
Dapat kosong
Misi
Misi PT
Dapat kosong
Tujuan
Tujuan PT
Dapat kosong
Sasaran
Sasaran PT
Dapat kosong
Kode kopertis
Kode kopertis yang hanya Perguruan Tinggi Swasta
Kode wilayah
Kode wilayah kopertis
Dapat kosong
Seleksi Penerimaan
Seleksi penerimaan yang dilakukan untuk menyaring calon mahasiswa, dosen, pegawai, dll
Dapat kosong
Pola Kepemimpinan
Uraian pola kepemimpinan yang efektif untuk mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi, mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama, serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup planning, organizing, staffing, leading, controlling, operasi internal dan eksternal, serta ketersediaan renstra Sistem dan standar mutu dalam PT
Dapat kosong
Alasan/pertimbangan Fakultas/Sekolah Tinggi dalam menerima mahasiswa transfer
Dapat kosong
Sistem Pengelolaan
Sistem Penjaminan Mutu Alasan Transfer Mahasiswa
diisi
untuk
Dapat kosong
Dapat kosong
Dapat kosong
82
Peran PT dalam Pembelajaran
Peran Fakultas/Sekolah Tinggi dalam memonitor dan mengevaluasi pembelajaran
Dapat kosong
Peran PT dalam Penyusunan Kurikulum
Peran Fakultas/Sekolah Tinggi dalam penyusunan dan pengembangan kurikulum untuk program studi yang dikelola
Dapat kosong
Peran PT Akademik
dalam
Suasana Peran Fakultas/Sekolah Tinggi dalam mendorong suasana akademik yang kondusif, terutama dalam: (1) Kebijakan tentang suasana akademik, (2) penyediaan prasarana dan sarana, (3) dukungan dana, dan (4) kegiatan di dalamsistem dan di luar kelas Pemanfaatan TIK Uraian akademik pemanfaatan informasi manajemen dan fasilitas ICT (Information and Communication Technology) yang digunakan Fakultas/Sekolah Tinggi untuk proses penyelenggaraan akademik dan administrasi (misalkan SIAKAD, SIMKEU, SIMAWA, SIMFA, SIMPEG dan sejenisnya), termasuk distance‐ learning Penyebaran informasi Upaya penyebaran informasi/kebijakan untuk sivitas akademika di Fakultas/ Sekolah Tinggi (misalnya melalui surat, faksimili, mailing list, e‐mail,sms, buletin) Rencana Pengembangan SI Rencana pengembangan sistem informasi jangka panjang dan upaya pencapaiannya beserta kendala‐kendala yang dihadapi Evaluasi lulusan Evaluasi Kinerja lulusan oleh Pihak Pengguna Lulusan Mekanisme evaluasi lulusan Metode, proses dan mekanisme kegiatan studi pelacakan tersebut
Dapat kosong
Kode kementrian
Kementrian pengelola
Wajib Diisi
Tanggal mulai efektif
Tanggal data mulai efektif
Wajib Diisi
Tanggal akhir efektif
Tanggal akhir data efektif
Wajib Diisi
Status validasi
Status validasi oleh DIKTI
Wajib Diisi
Dapat kosong
Dapat kosong
Dapat kosong
Dapat kosong Dapat kosong
83
Program Studi Deskripsi :
Data master program studi di perguruan tinggi Elemen Data
Deskripsi
Catatan
Kode program studi
Kode Program Studi
Wajib Diisi
Kode perguruan tinggi
Kode perguruan tinggi
Wajib Diisi
Kode fakultas
Kode fakultas
Dapat kosong
Kode jurusan
Kode jurusan
Dapat kosong
Nama program studi
Nama program studi
Wajib Diisi
Kode jenjang pendidikan
Kode jenjang studi/pendidikan
Wajib Diisi
Alamat
Alamat PS
Wajib Diisi
Kode Kota
Kode kabupaten/kotamadya/kota program studi berada
Wajib Diisi
Kode provinsi
Kode provinsi
Wajib Diisi
Kode negara
Kode negara
Wajib Diisi
Kode pos
Kode pos
Dapat kosong
Tanggal berdiri
Tanggal awal pendirian program studi
Wajib Diisi
Email
Email yang dimiliki program studi
Dapat kosong
Bidang ilmu
Bidang ilmu
Wajib Diisi
SKS lulus
Total SKS lulus untuk menamatkan studi
Wajib Diisi
Status Program Studi
Kode Status Program Studi yang diisi dengan status aktif (A) atau status hapus (H)
Wajib Diisi
84
Mulai semester
Nomor SK DIKTI
Tahun Semester Mulai H‐hapus, diisi bila Wajib Diisi status H‐hapus, diisi dengan format yyyys, dimana yyyy = tahun dan S = Semester dan S diisi 1 = Semester Ganjil dan 2 = Semester Genap Nomor SK DIKTI Wajib Diisi
Tanggal SK DIKTI
Tanggal SK DIKTI
Wajib Diisi
Tanggal akhir SK DIKTI
Tanggal akhir SK DIKTI
Wajib Diisi
NIDN
NIDN ketua program studi
Dapat kosong
HP
Nomor HP dari Ketua Program Studi
Dapat kosong
Telepon Kantor
Nomor telepon kantor dari Program Studi
Dapat kosong
Fax
Nomor Fax dari Program Studi
Dapat kosong
Nama operator
Nama pegawai operator
Dapat kosong
Frekuensi Kurikulum
Pemutakhiran
yang
bertugas sebagai
Frekuensi Pemutakhiran Kurikulum
Dapat kosong
Pelaksanaan Pemutakhiran Kurikulum Kode akreditasi
Pelaksanaan Pemutakhiran Kurikulum
Dapat kosong
Kode akreditasi
Wajib Diisi
Nomor SK BAN
Wajib Diisi
Tanggal SK BAN
Nomor SK Akreditasi dari BAN‐PT (yang terakhir, bila ada) Tanggal SK BAN‐PT
Tanggal akhir SK BAN
Tanggal (akhir) berlakunya SK
Wajib Diisi
Kapasitas mahasiswa
Kapasitas/daya tampung mahasiswa
Dapat kosong
Visi
Pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh program studi
Dapat kosong
Akreditasi
Wajib Diisi
85
Misi
Deskripsi mengenai tugas, kewajiban, Dapat kosong tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi program studi yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma
Tujuan
Tujuan program studi yang berisi rumusan Dapat kosong tentang hasil khusus program studi dalam bentuk profil kompetensi yang diharapkan dari lulusan sesuai dengan kebutuhan dan standar yang dituntutoleh stakeholders internal dan eksternal, termasuk tuntutan pasar kerja
Sasaran
Sasaran program studi sebagai target yang Dapat kosong terukur, sebagai indikator tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan Upaya penyebaran/sosialisasi, serta tingkat Dapat kosong pemahaman sivitas akademika (dosen dan mahasiswa) dan tenaga kependidikan tentang visi, misi dan tujuan Fakultas/Sekolah Tinggi
Upaya penyebaran
Keberlanjutan
Upaya untuk menjamin keberlanjutan Dapat kosong (sustainability) program studi ini, khususnya dalam hal: a. Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa b. Upaya peningkatan mutu manajemen c. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan d. Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan e. Upaya dan prestasi memperoleh dana hibah kompetitif
86
Himpunan alumni
Himpunan alumni program studi
Dapat kosong
Tanggal mulai efektif
Tanggal data mulai efektif
Wajib Diisi
Tanggal akhir efektif
Tanggal akhir data efektif
Wajib Diisi
Status validasi
Status validasi oleh DIKTI
Wajib Diisi
Wilayah Deskripsi :
Data referensi wilayah
Elemen Data
Deskripsi
Catatan
Kode wilayah Nama wilayah Deskripsi
Kode unik tabel wilayah Nama wilayah Deskripsi wilayah
Wajib Diisi Wajib Diisi Wajib Diisi
Tanggal mulai efektif
Tanggal data mulai efektif
Wajib Diisi
Tanggal akhir efektif
Tanggal akhir data efektif
Wajib Diisi
87
3.5. Analisis Sistem Berjalan
88
Staff Data
melakukan akuisisi data
membuat database
mengupdate database
Gambar 3.2 Activity Diagram Staff Data
89
Gambar 3.3 Sequence Diagram Acquisition Data
90
Gambar 3.4 Sequence Diagram Create Database
91
92
Gambar 3.5 Sequence Diagram Update Database
Gambar 3.6 SWOT DIKTI
3.6. Permasalahan Adapun permasalahan yang dihadapi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi adalah:
93
•
Pimpinan memerlukan sistem yang dapat menampilkan informasi yang dapat digunakan untuk membantu analisis dalam pengambilan kebijakan, seperti masalah kelulusan dan masalah pendidikan lainnya.
•
Perlunya sistem yang cerdas untuk memprediksi jumlah kelulusan dan tingkat ketersediaan tenaga kerja.
3.7. Usulan Pemecahan Masalah Setelah melakukan berbagai cara memperoleh informasi dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi kami menemukan solusi yang akan membantu Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dalam menggali informasi dari kumpulan data. Berikut ini adalah solusi yang kami berikan : •
Merancang Business Intelligence yang menampilkan informasi pengelompokan kelulusan mahasiswa berdasarkan wilayah, untuk membantu pengambilan kebijakan, contoh: kebijakan penambahan universitas berdasarkan jumlah kelulusan diwilayah yang terlalu padat mahasiswanya.
•
Merancang Business intelligence yang menampilkan informasi forecasting data kelulusan mahasiswa dan perbandingan informasi kelulusan dengan informasi kebutuhan tenaga kerja.
94
