www.arsip.ipb.ac.id) Oleh: Wahyu Dwi Suryanto

TUTORIAL PENGGUNAAN SISTEM ARSIP IPB (http://www.arsip.ipb.ac.id)

Oleh: Wahyu Dwi Suryanto

SISTEM INFORMASI ARSIP INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................................ i DAFTAR GAMBAR................................................................................................................ ii 1. Instalasi Xampp ............................................................................................................... 1 2. Upload SimArsip Offline .................................................................................................. 6 3. Menjalankan SimArsip secara Offline ............................................................................. 8 3.1 Home ......................................................................................................................... 9 3.2 Surat .......................................................................................................................... 9 3.3 JRA ........................................................................................................................... 12 3.4 Instansi .................................................................................................................... 12 3.5 Klasifikasi ................................................................................................................. 13 3.6 Tembusan................................................................................................................ 14 3.7 Penyimpanan .......................................................................................................... 14 3.8 Operator.................................................................................................................. 15 3.9 Isi Home .................................................................................................................. 15 3.10 Logout ................................................................................................................... 16

[email protected]

http://arsip.ipb.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 pesan pertama dari Xampp ................................................................................ 1 Gambar 2 Welcome Screen saat instal xampp ................................................................... 1 Gambar 3 Pemilihan direktori untuk menyimpan folder xampp ........................................ 2 Gambar 4 Aktifasi webserver dan MySQL .......................................................................... 2 Gambar 5 Instalasi mulai di proses ..................................................................................... 3 Gambar 6 Instalasi selesai ................................................................................................... 4 Gambar 7 pesan untuk menampilkan xampp control panel .............................................. 4 Gambar 8 Xampp control panel .......................................................................................... 5 Gambar 9 Lokasi penyimpanan foldel simarsip .................................................................. 6 Gambar 10 Lokasi penyimpanan folder dbarsip ................................................................. 7 Gambar 11 Halaman login webarsip ................................................................................... 8 Gambar 12 tampilan halaman utama webarsip ................................................................. 9 Gambar 13 Tampilan halaman surat................................................................................. 10 Gambar 14 Tampilan tambah surat baru.......................................................................... 10 Gambar 15 tampilan halaman tembusan untuk surat...................................................... 11 Gambar 16 tampilan halaman retensi surat ..................................................................... 12 Gambar 17 Tampilan halaman instansi ............................................................................ 13 Gambar 18 tampilan klasifikasi surat ................................................................................ 13 Gambar 19 tampilan tambah data klasifikasi ................................................................... 13 Gambar 20 tampilan daftar tembusan ............................................................................. 14 Gambar 21 tampilan tembusan surat ............................................................................... 14 Gambar 22 Tampilan halaman penyimpanan................................................................... 15 Gambar 23 Tampilan halaman operator........................................................................... 15 Gambar 24 Tampilah halaman isi home ........................................................................... 16 Gambar 25 menu logout ................................................................................................... 16

[email protected]


1. Instalasi Xampp Xampp adalah webserver yang paling populer digunakan dalam menjalankan website secara offline. Berikut arutan instalasi Xampp. 1.

Buka

Aplikasi

(Mentahan)

Xampp

yang

ada

di

CD.

double klik  tunggu sampai keluar windows berikut.

Gambar 1 pesan pertama dari Xampp

2.

Pilih OK, kemudian akan muncul windws seperti berikut.

Gambar 2 Welcome Screen saat instal xampp

3.

Pilih Next, selanjutnya Anda akan masuk ke direktori untuk instalasi. Seperti gambar berikut.

[email protected]


1

Gambar 3 Pemilihan direktori untuk menyimpan folder xampp

4.

Direktori default dari Xampp adalah C:/Xampp, kita bisa seting sesual dengan keinginan kita. Jika ingin memindahkan ke direktori lain, pilih Browse  pilih direktori yang diinginkan  OK. Jika sudah selesai, pilih Next. Selanjutnya akan masuk ke halaman berikut.

Gambar 4 Aktifasi webserver dan MySQL

[email protected]


2

5.

Pilih Next, kemudian Xampp akan melakukan instalasi. Seperti gambar berikut.

6.

Tunggu sampai proses instalasi selesai, jika sudah selesai akan muncul tampilan seperti berikut.

Gambar 5 Instalasi mulai di proses

[email protected]


3

7.

Biarkan kotak hitam hilang dengan sendirinya. Jika sudah, maka akan muncul tampilan berikut.

Gambar 6 Instalasi selesai

8.

Tekan Finish, selanjunya akan muncul pop-up windows seperti berikut

Gambar 7 pesan untuk menampilkan xampp control panel

[email protected]


4

9.

Pilih Yas, Kemudian akan masuk ke halaman Control Panel Xampp.

Gambar 8 Xampp control panel

10. Pada halaman Control Panel, centang (√) pada kolom Apache, kemudian tekan tombol start yang ada disamping kanan. Kemudian lakukan hal serupa untuk MySql. Kemudian keluar melalui

[email protected]

.


5

2. Upload SimArsip Offline Setelah selesai melakukan instalasi, selanjutnya upload website ke server offline. Langkah untuk upload website offline: 1. 2. 3. 4. 5.

Buka kembali CD Klik kanan pada folder simarsip  copy Kemudian buka path direktori di C:/Xampp/htdocs/ Paste folder simarsip di dalam folder htdocs Selesai

Gambar 9 Lokasi penyimpanan foldel simarsip

[email protected]


6

Setelah selesai upload file website, selajutnya upload database (basis data) ke server offline. Langkah untuk upload database offline: 1. 2. 3. 4. 5.

Buka kembali CD Klik kanan pada folder dbsimarsip Kemudian buka path direktori di C:/Xampp/mysql/data/ Paste folder dbsimarsip di dalam folder htdocs Selesai

Gambar 10 Lokasi penyimpanan folder dbarsip

[email protected]


7

Untuk menjalankan website dengan baik, disarankan untuk menggunakan browser Mozilla Firefox 3.5, Opera 9.6, atau Flock 2.5 yang sudah tersedia di dalam CD (di dalam folder Browser). 3. Menjalankan SimArsip secara Offline Setelah terinstal, jalankan browser kesayangan Anda. Pada halaman browser bagian Addres, diisi dengan http://localhost/simarsip/. Kemudian enter. Kemudian akan tampil halaman utama dari website simarsip.

Gambar 11 Halaman login webarsip

[email protected]


8

Gambar 12 tampilan halaman utama webarsip

3.1 Home Home berisi informasi singkat, disini pengelola bisa mengisi visi-misi, peraturan dan sebagainya. Untuk mengubah halamanan home, melalui menu

.

3.2 Surat Menu untuk mengisi, melihat, mengubah, dan menghapus daftar surat masuk maupun surat keluar. Dalam menu ini terdapat tiga sub manu, yaitu: Semua Surat, Surat Masuk, dan Surat Keluar. Menu Semua Surat berisi daftar semua surat, yaitu surat masuk dan surat keluar. Untuk menu Surat Masuk, hanya berisi daftar surat masuk saja. Dan untuk menu Surat Keluar, berisi daftar surat keluar saja.

[email protected]


9

Menu Surat

Tambah surat

Gambar 13 Tampilan halaman surat

Untuk menambahkan surat baru, melalui tombol Tambah Surat ( kemudian akan masuk ke halaman tambah data:

),

Gambar 14 Tampilan tambah surat baru

Keterangan: Nomor Surat

: Berisi nomor surat yang tertera pada lembar surat

Tanggal Surat

: Tanggal yang tertera pada surat

Tanggal Diterima

: Tanggal surat diterima oleh instansi tujuan

Tanggal Diteruskan

: Tanggal surat diteruskan

Perihal

: Perihal Surat

Lampiran

: Jumlah lampiran (berkas/lembar)

[email protected]


10

Isi Ringkas

: isian ringkas dari isi surat

Catatan Tambahan

: catatan tambahan pada surat (jika ada)

File Naskah

: Berisi file naskah yang sudah di scan

Kode Klasifikasi

: kode/indeks surat untuk menentukan JRA

Penyimpanan

: Lokasi penyimpanan surat

Instansi pencipta surat

: berisi nama instansi pencipta/pembuat surat

Instansi tujuan surat

: berisi nama instansi tujuan surat

Status surat

: berisi status surat(surat masuk/surat keluar)

Tembusan

: berisi daftar tembusan surat

Setelah semua diisi (sesuai keperluan), maka takan tombol simpan untuk menyimpan data surat. Jika menambahkan surat di menu Surat Masuk atau Surat Keluar, maka status surat otomatis akan diisi sesuai menu tanpa harus mengubah statusnya. Untuk mengedit data surat (jika diperlukan/data salah), tekan icon edit ( ) pada bagian surat yang ingin di edit. Kemudian isi sesuai keperluan (seperti tambah data), kemudian tekan tombol update untuk menyimpan hasil revisi ke dalam database. Untuk melihat detail surat, tekan icon detail ( ) pada bagian surat yang ingin dilihat detailnya. Jika ada yang salah, tekan tombol edit untuk mengubah, dan jika ingin kembali ke halaman sebelumnya, tekan tombol kembali. Untuk menambahkan tembusan, tekan icon ( ditambahkan tembusannya.

) pada bagian surat yang ingin

Gambar 15 tampilan halaman tembusan untuk surat

Jika tembusan lebih dari 1, bisa dilakukan penambahan tembusan berikutnya dengan cara yang sama.

[email protected]


11

Untuk menghapus surat, tekan icon hapus ( dihapus.

) pada bagian surat yang ingin

Untuk pencarian bisa dilakukan secara spesifik berdasarkan kategori, kemudian baru mengisikan keyword yang ingin dicari, selanjutnya tekan tombol cari untuk mengeksekusi pencarian.

3.3 JRA JRA akan terisi secara otomatis dari surat, menu yang terdapat di JRA sama dengan menu yang ada di Surat yaitu, Retensi Surat (semua Retensi), Retensi Surat Masuk (hanya berisi retensi surat masuk), dan Retensi Surat Keluar (hanya berisi retensi surat keluar). Pencarian pada JRA tidak di spesifikasi, sehingga pencarian bisa dilakukan tanpa perlu mengisi kategori pencarian.

Gambar 16 tampilan halaman retensi surat

3.4 Instansi Instansi berisi daftar instansi yang terkait. Instansi digunakan untuk mengisi instansi pencipta dan instansi tujuan surat. Proses tambah, edit, cari, lihat detail, dan hapus sama seperti pada menu surat.

[email protected]


12

Gambar 17 Tampilan halaman instansi

3.5 Klasifikasi Menu ini berisi masa aktif dan in-aktif surat, status retensi sebuah surat ditentukan oleh klasifikasinya. Pada menu ini bisa diisi keterangan sesuai ketentuan, jika masa in-aktif habis.

Gambar 18 tampilan klasifikasi surat

Proses edit, hapus, dan cari sama halnya dengan surat. Tapi pada proses tambah data, ada sedikit perbedaan, berikut tampilan tambah data klasifikasi.

Gambar 19 tampilan tambah data klasifikasi

[email protected]


13

Keterangan: Kode Klasifikasi

: kode dari indeks dan klasifikasi

Indeks/Subjek

: nama dari klasifikasi

Masa Aktif

: lama masa aktif arsip (tahun)

Maha in-Aktif

: lama maha in-Aktif arsip(tahun)

Nilai guna

: nilai guna dari arsip (misal: administrasi)

Keterangan

: Keterangan surat jika masa in-aktif telah habis. Ada dua pilihan keterangan, jika keterangan tidak tersedia di list, maka bisa diisi secara manual di textbox.

3.6 Tembusan Pada tembusan terdapat dua menu, yaitu menu Daftar Tembusan (berisi jabatan, nama, dan masa jabatan dari penerima tembusan dan Tembusan Surat (berisi daftar surat beserta tembusannya). Proses tembah, edit, cari, dan hapus sama seperti pada surat.

Gambar 20 tampilan daftar tembusan

Gambar 21 tampilan tembusan surat

3.7 Penyimpanan Halaman ini menyimpan data tempat penyimpanan arsip, baik boks, sampul, lemari atau rak. Lokasi penyimpanan surat disimpan secara otomatis oleh sistem berdasarkan nomor rak, boks, sampul, dan lemari yang dimasukkan pengolah.

[email protected]


14

Untuk proses tambah, edit, cari dan hapus sama seperti pada surat.

Gambar 22 Tampilan halaman penyimpanan

3.8 Operator Halaman ini adalah halaman yang paling penting dalam pengelolaan simarsip. Pada halaman inilah hak akses superadmin/admin/operator diberikan. Pada halaman ini super admin dapat memberika hakakses kepada admin dan operator, admin dapat memberikan hakakses kepada operator. Pada halaman ini juga admin dapat mengganti username dan atau password admin sendiri. Pada halaman ini, setiap user yang login, tidak dapat menghapus dirinya sendiri. Termasuk admin juga tidak dapat menghapus dirinya sendiri. Karena ini adalah halaman yang sangat penting dalam pengelolaan website, maka ketika penambahan da update data, semua form harus diisi dengan ketentuan yang benar. Berikut tampilan halaman pengolah.

Gambar 23 Tampilan halaman operator

3.9 Isi Home Menu ini mengubah isi dari halaman home (halaman waktu pertama setelah login). Pada halaman ini hanya bisa dilakaukan pengubahan (update) data.

[email protected]


15

Gambar 24 Tampilah halaman isi home

3.10 Logout Menu Logout digunakan untuk keluar dari halaman sistem. Jika menu ini di klik, akan langsung masuk ke halaman login.

Gambar 25 menu logout

[email protected]


16

www.arsip.ipb.ac.id) Oleh: Wahyu Dwi Suryanto

Recommend Documents