Working at the Selection Office of the Federal Government

Ghent University Faculty of Arts and Philosophy

Working at the Selection Office of the Federal Government

Supervisor: Dr. E. Vanpraet

July 2009

Paper submitted in partial fulfilment of the requirements for the degree of “Master in de Meertalige Bedrijfscommunicatie” by Aagje Verbogen

TABEL MET BESCHRIJVING VAN DE STAGE: bedrijf

stagebegeleider

afdeling

taken

Naam : Selor

Stefanie Billiet

Externe communicatie

- Een handleiding over professioneel schrijven opstellen (technical writing).

Straat : Bischoffsheimlaan 15

- Een SWOT-analyse van de PR-aanpak maken.

Postnummer + Gemeente : 1000 Brussel

- De nieuwe teksten voor de diversiteitswebsite aanpassen (Web writing).

Telefoon : 02/788.67.07

- Andere taken: opstellen van een persbericht, samenvatten van een onderzoek en bijeenzoeken van krantenartikels.

talen tijdens de stage Nederlands en Frans

stageperiode 27 april tot 29 mei 2009

2

Word of thanks I would like to thank the following people:

Luc De Bie for his advice and guidance.

Stefanie Billiet for her help, support, supervision, and for pointing me in the right direction.

Michaël Fontaine and Alexander Vicca for their cooperation, help and support.

Lieve Nys, Ann Godts and Hélène Décarpentrie for their help and support.

The other employees at Selor with whom I worked.

3

Table of contents

Preface ........................................................................................................................................ 6 1. Selor: a presentation ............................................................................................................... 9 1.1 Introduction ...................................................................................................................... 9 1.2 Selor ................................................................................................................................. 9 1.3 History .............................................................................................................................. 9 1.4 Company structure ......................................................................................................... 10 1.5 Corporate identity ........................................................................................................... 12 1.5.1 Mission statement .................................................................................................... 12 1.5.2 Vision ...................................................................................................................... 12 1.5.3 Strategy.................................................................................................................... 13 1.6 PR-approach ................................................................................................................... 14 1.7 Products and services ..................................................................................................... 16 1.8 Clients............................................................................................................................. 18 1.9 Competition .................................................................................................................... 18 1.10 SWOT-analysis ............................................................................................................ 19 1.10.1 Topics .................................................................................................................... 19 1.10.2 Elaboration ............................................................................................................ 20 1.10.3 Conclusion ............................................................................................................. 25 2. Working at Selor: the tasks .................................................................................................. 27 2.1 Introduction .................................................................................................................... 27 2.2 Primary tasks .................................................................................................................. 27 2.2.1 Technical writing..................................................................................................... 27 2.2.1.1 Writing a manual for Selor ............................................................................... 27 2.2.1.2 How to write a manual ..................................................................................... 28 2.2.1.3 Evaluation of the project .................................................................................. 36 2.2.2 Web writing ............................................................................................................. 37 2.2.2.1 Web writing for Selor ....................................................................................... 37 2.2.2.2 How to write for the Web ................................................................................. 37 2.2.2.3 Evaluation of the project .................................................................................. 45 2.3 Secondary tasks .............................................................................................................. 45 2.3.1. SWOT-analysis ...................................................................................................... 46 2.3.2 Project „outgoing communication‟ .......................................................................... 46 2.3.3 Summary ................................................................................................................. 47 2.3.4 Press release ............................................................................................................ 48 3. Conclusion ............................................................................................................................ 50

4

List of abbreviations ................................................................................................................. 51 Works Cited.............................................................................................................................. 52 Appendix .................................................................................................................................. 55

5

Preface I had been looking for a work placement at one of the big companies in the vicinity of my hometown and at one of Brussels‟ prestigious companies such as the VRT and the Swedish and English embassies for some months, but due to the financial crisis my search was proving to be futile. At that point I read Luc De Bie‟s forwarded e-mail about a work placement at Selor, the selection office of the federal government. Selor‟s external communication services were looking for a student to complete their team. In the e-mail, they introduced their service and mentioned that the tasks the candidate would be carrying out depended on the current projects. Possible tasks were conducting an investigation or drawing up a complete recruitment action. The candidate had to have an interest in recruitment communication, copywriting and project management.

I thought the job offer was intriguing and challenging, and as I was looking for an enriching working experience, I decided I wanted to find out more about it. I also knew that the government is the fairest employer for women, which is the reason why I was already thinking of finding a job in the civil service. Thus Selor being a government service was another incentive for me. On 3 February, I therefore sent my resume to Stefanie Billiet, the supervisor of the trainee and former MTB student. Meanwhile, I continued to look for other work placements.

Stefanie invited me for an interview on 11 February. She asked me what I knew about Selor and its external communication service, what I expected from the internship, and she assessed my personality and working skills. I in turn asked what the work placement would entail exactly. Stefanie said she would get into touch with me at the end of the month in order to let me know whether I was accepted.

On 25 February, Stefanie sent me an e-mail in which she wrote that I could come and work at Selor. My main tasks would include collaborating on the project „outgoing communication‟ and writing a new brochure. I would also be involved in other projects, such as writing advertisements and press releases and collaborating on a campaign. As this meant that I could further develop the skills I had learned in the MTB programme, put the

6

information from the guest lectures into practice, and learn new skills, I accepted the work placement.

When I finally went to work at Selor, some of the assignments had changed. The main tasks included writing a manual as part of the project „outgoing communication‟, adapting texts about diversity to the website, and drawing up a SWOT-analysis of Selor‟s PR approach. Additional tasks were writing a summary of and a press release about a survey.

In this paper, I give a full overview of my work placement at Selor. In the first chapter, I present the organization and the service I worked in. I first provide a description of Selor‟s history, its structure and its corporate identity. Then I take a closer look at its PRapproach, products, clients and competitors. On the basis of this information, I finally create a SWOT-analysis and provide a conclusion. In the second chapter, I discuss the tasks I have carried out. I do this by dividing the discussion in two parts, namely primary and secondary tasks. In the first section I give an overview of the process of writing the manual and adapting the texts to the screen. The second section contains the SWOT-analysis of the PR-approach, parts of the project „outgoing communication‟, the summary, and the press release. In the third chapter I first discuss the professional experience I have gained and how I was influenced by it. Then I link this experience to the MTB programme. Finally, I provide a list of abbreviations, a bibliography, and an appendix in which I include the assignments.

7

1. Selor: a presentation

8

1. Selor: a presentation 1.1 Introduction In this first chapter, I present the selection office of the federal government. In order to give you an idea of what Selor is about, I firstly introduce the organization and give an overview of its history. Secondly, I take a more detailed look at its workings by discussing the company structure, the corporate identity, the PR-approach, the products and services, the clients and the competition. Finally, I incorporate all the information into a SWOT-analysis, on the basis of which I also provide a conclusion.

1.2 Selor Selor is short for selection and orientation” (Selor Jaarverslag 2008; ch. Van een Industrieel Logo). It selects staff for different clients, such as the civil service, the communities and the regions (Hermans 10). The selection office receives an annual budget of € 13 million from the federal government and it earns € 1 million by organizing selections for third parties. It employs about 150 people (Dgs).

1.3 History The selection office was founded on 22 February 1938 by means of a royal decree. It was called “Vast Wervingssecretariaat” (VWS) and was led by Halewyck de Heusch (Selor Jaarverslag 2008; ch. Voor 2002). Until the beginning of February 2000, it was responsible for both selecting and recruiting candidates. The procedure took up to twenty-four months and the applicants were only tested on their knowledge. Applicants who wanted to find out which jobs were vacant, had to subscribe to the examination diary. If they then were interested in a vacancy and wanted to participate in the selection, they had to pay a registration fee. Officials who wanted to apply for another job in the civil service had to write a registered letter to the department they wanted to work for (Verreet).

From 2000 onwards, a reorganization has taken place as part of the Copernicus reform. In 1999, Prime Minister Verhofstadt and his government wanted to modernize the federal administration by renewing the structure, the management culture, the staffing policy

9

and the method of working. These four pillars were laid down in the so-called Copernicus Reform and were also applied to the VWS (Belgische Senaat 2005). As a result, the VWS changed its name to Selor and experienced several changes under Marc Van Hemelrijck‟s leadership. To name but a few: new roles were created, an internal communication structure and a quality control system were set up, new life was injected into the advisory committee, the website was renewed and e-recruiting was established (Selor Jaarverslag 2008; ch. 2002 een Turbulent Jaar). Most importantly, Selor‟s tasks were narrowed down to selecting candidates, as the clients now recruit candidates themselves (Verreet). Moreover, the selection procedure underwent a change: Selor now tests the candidates on the strengths they possess or can develop instead of on their knowledge (Hermans 4).

As a consequence, the selection procedure only takes three months (Verreet) and Selor works more efficiently as it organizes selections for specific jobs instead of general selections. This approach results in an increase in the total number of selections and a decrease in the number of candidates. However, there are more competent candidates for each selection (Dgs). It has also become easier for applicants to find the job offers: they appear in magazines, in newspapers and on websites. The applicants do not have to pay a registration fee anymore. Civil servants who are looking for another job have also benefited from the reorganization: they only have to upload their profile in a database (Verreet).

1.4 Company structure Selor is part of the Federal Public Service Personnel and Organization (FPS P&O). Still, it enjoys a certain form of self-government, as it is a service with a separate management (Nys Scriptie Vragen). The following organogram illustrates Selor‟s position within this public service:

10

Fig. 1. Organogram FPS P&O. Fedweb: Portaal van het Federale Personeel. 3 July 2009 .

Selor is lead by Marc Van Hemelrijck, who has started a second mandate as CEO in 2008. Since his first mandate in 2002, important changes have occurred in the organization‟s structure: the hierarchical structure has become flat, departments and services have become processes, and the top down approach has been replaced by a culture of empowerment (Nys Scriptie Vragen). This results in the following organogram:

11

Fig. 2. Organogram Selor. Electronic. Cosmos. (Internal document).

1.5 Corporate identity

1.5.1 Mission statement Selor‟s mission is threefold: it aims to “perform question and competence oriented tasks involving selection, orientation and certification for its clients”, “contribute actively to the policymaking within the FPS P&O‟s integrated functioning for the federal government”, and “reinforce the government‟s image of employer”. In carrying out this mission, Selor takes its five values into account: room for talent, customer-orientation, transparency, professionalism, and independence (Selor Jaarverslag 2007 2-3; ch. 21).

1.5.2 Vision Selor aims to become the pre-eminent authority on selecting. However, it can only obtain this position if it enjoys the public‟s confidence and if it has a great public support. So Selor wants to achieve the following objectives:

being a proactive partner that develops tailored solutions for responsible clients;

12

being a unique “job partner” that offers a surplus value on the labour market by lowering the threshold for talented profiles; being a centre of expertise, by means of business excellence, that is the preeminent employer for talent; being a pioneer of good governance in the public sector, who develops the principle of stakeholder relation management.

(Selor Jaarverslag 2008; ch. Over het Programmateam 2014 en de Aanpak)

1.5.3 Strategy During his first mandate (2002-2008), Marc Van Hemelrijck established a structure of open communication. He created consultative bodies, saw to it that agreements could be reached both formally and informally, and transformed departments and services into processes (Nys Scriptie Vragen). According to Van Hemelrijck, transparency is “a sacred concept” at Selor: “everybody has the right to get feedback, is allowed to have a perception of the internal operations functioning and to share in our expertise,” he says. As a result, Selor shares its expertise in recruiting and selecting with l‟OSAF, the selection office of the Congolese federal government, and makes its database of adapted selection procedures for the disabled public. But the organization also strives for clarity for itself: it conducts surveys and benchmarks its selection procedure (Selor Jaarverslag 2007 1; ch. 1, 1; ch. 7). Innovation is another strategy Van Hemelrijck set great store by during this period. He aimed “to advance both our external products and the tools we work with internally […] because we want to do pioneering work [and] […] look to the future” (Selor Jaarverslag 2007 1; ch. 1).

At the start of his second mandate (2008-2014), Van Hemelrijck introduced a new management plan called “Selor 2014”, which builds on the previous changes. The plan‟s corner stone is customer-orientation: Selor has to offer its clients tailored solutions. In order to achieve this, the organization reviews its performance after every task and checks whether it has met the clients‟ demands. This second phase of the renewal process is led by the “programme team 2014” that collects all proposals about improvement (Nys Scriptie Vragen). The way in which they set to work is by employing the principle “get the basics right”: they

13

concentrate on the basic tools that Selor needs before they work on the extras. This includes reforming the total workings, but also dealing with smaller projects. In the latter case, a PO (project owner) is put in charge of a project. Together with the programme team, he identifies the quick wins and the fundamental changes that have to be made (Selor Jaarverslag 2008; ch. Over het Programmateam 2014 en de Aanpak). In addition, Van Hemelrijck will develop the concept of EVC: “competences obtained earlier” (eerder verworven competenties). In view of the labour shortage that will occur in 2020 when 40% of the civil servants belonging to the baby boom generation will have retired, he wants to be able to expand the entry conditions (Dgs). Candidates who do not have the right degree to participate in a selection test, but who think they qualify for the job because they have the right skills, will be tested on the competences the job requires1. If they pass the test, they will be given a card that allows them to participate in the selection procedure -which they would otherwise not be admitted to. During the second half of 2009, Selor will start a trial project for jobs in IT that makes use of these “competences obtained earlier” (Selor Jaarverslag 2008; ch. Van Diploma’s naar eerder Verworven Competenties). This is not the only strategy that will resolve the labour shortage, however. Van Hemelrijck also sets great store by promotion opportunities for civil servants: their civil service should offer them new vacancies and challenges. In his opinion, this would prevent them from leaving the civil service they are working for (Selor Jaarverslag 2008; ch. Aanbevelingen voor 2009).

1.6 PR-approach One of my tasks during my work placement was to draw up a SWOT-analysis of Selor‟s PR-approach. I have decided to summarize the results of this analysis in this section as this both gives a picture of the organization and allows me to incorporate the results in the SWOT-analysis of the organization as a whole at the end of this chapter. As I fully discuss the results from the PR-analysis there, I only present the topics of the analysis in this paragraph. I refer to the SWOT-analysis again in chapter two on page 46 where I discuss my tasks. The full original version can be found in the appendix on pages 121-129.

1

The candidates are tested on their skills, knowledge, values and attitude in order to measure the following five competences: dealing with information, dealing with tasks, leading, treating people, and functioning. Selor sometimes also measures technical competences. The tests themselves are carried out by using the federal government‟s competence dictionary, interviewing the candidates by means of the STAR-principles, and measuring their competences with an interactive role play (Selor Jaarverslag 2007 1-2; ch. 14).

14

Strengths

Weaknesses

access to PR-tools

insufficient use of PR-tools

top of mind as reliable selection office

reactive PR-policy lack of crisis communication management weak campaign in March 2008

Opportunities

Threats

pursuing an active PR-policy establishing a crisis communication

getting a bad press

management continuing to take care of its image

dissatisfied applicants

increasing familiarity increasing online presence and

Francophones and low-qualified

recruitment

persons‟ inhibition

continuing to promote the civil

myths about working in the civil

service as an attractive employer

service

taking into account that Selor‟s applicants know them though various channels drawing attention to the diversity policy drawing attention to collaborations with companies

15

1.7 Products and services Selor offers its clients a wide range of products and services, which are all represented in its brochure “Producten en Diensten”. The most known service is of course selecting applicants. Different types of selections are possible, depending on the profile the client is looking for:

statutory employees; contractual employees; management profiles; civil servants who are looking for a new job (via the “internal market” system) (2).

Other services include: helping a civil service‟s employees with a new job or getting to grips with a new job content in case of a reorganization  by mapping their competences;  by guiding them;  by organizing promotion selections (2).

organizing tests in order to certify bilingual employees  in Dutch, French, German and English;  by means of written, computer-controlled and oral tests;  by adapting the tests to the degree‟s level or the target group;  by providing an online practice environment (3).

helping civil services with handling diversity  by providing training;  by providing consultancy about adapting selection procedures to the disabled; 16

 by supporting diversity initiatives;  by checking tests for discriminating elements (3).

helping civil services with recruitment communication  by providing consultancy about the choice of media and the target groups;  by publishing the vacancy, mailing candidates and keeping an online database of CVs;  by collaborating with VDAB/Forem, Actiris, Belgian law gazette, VRT-teletext/RTBF-teletext (3).

helping civil services with employer branding  by letting them join Selor‟s communication actions;  by letting them participate in Selor‟s job fairs;  by providing a small employer branding website on www.selor.be in order to profile them;  by providing consultancy (3).

providing HR-tools  for assessing competences;  for assessing skills and abilities;  for mapping personalities;  for measuring knowledge (4).

providing infrastructure  430 computers for testing applicants simultaneously;  550 seats for written tests (780 seats during the weekend);  26 rooms for oral tests;  adapted rooms for the disabled;

17

 Business Center;  by putting Selor‟s experience in organizing mass selections at a civil service‟s disposal (4).

helping civil services with selecting applicants themselves  by certifying their procedures;  by certifying their methodology;  by certifying their employees (5).

1.8 Clients Selor‟s principal clients are civil services, communities and regions. The civil services include the FPS2 (Federal Public Service), and other federal institutions depending on or collaborating with the FPS (Voor Wie Werkt Selor). Other organizations, such as Belgacom and the postal service, can also submit an application (Nys Scriptie Vragen). Selor only accepts these applications if the organizations belong to the public sector or the semi-public sector and if Selor has the means to meet the organizations‟ demand. However, Selor‟s official tasks are given priority over serving third parties. Selor is not allowed to organize selections for the private sector because that would lead to unfair competition (Belgische Senaat 2006).

1.9 Competition At first sight, Selor is not in competition with the private sector‟s agencies, as it only works for the civil services. However, companies such as Hudson still are indirect competitors. With regard to the job content, there is little or no difference between the public and the private sector. A communication assistant, for example, takes care of an organization‟s communication towards its stakeholders. Whether that organization is a private company or a civil service is of no importance with respect to the tasks that employee has to carry out. The reason that people prefer working for private companies instead of civil services or vice versa has to do with factors such as the atmosphere, the image, the

2

In Dutch: FODs and PODs (Federale Overheidsdiensten and Programmatorische Overheidsdiensten).

18

remuneration, or the job security. It is at this level then that Selor, as a civil service, competes with the private sector‟s agencies. Regarding the public sector, a distinction has to be made between statutory and contractual jobs. Selor has no competitors for most of the statutory jobs as the FPS and other public services are obliged to recruit candidates via Selor. However, third parties are free to choose an agency, which means that Selor competes with all other agencies or with the third parties if they organize selections themselves. With respect to contractual jobs, the obliged clients have to consult Selor‟s database. If they do not find an eligible candidate, Selor puts their vacancy on its website. Third parties again take the agency of their choice, which means that Selor also competes with those for contractual jobs. They often put their vacancy on the VDAB website. Finally, Selor is also in competition with Jobpunt Vlaanderen for contractual jobs in Flanders (Nys Vraagjes Scriptie).

1.10 SWOT-analysis On the basis of the information in this first chapter and other sources, I create a SWOT-analysis below. I first present the topics of the analysis, then I discuss each topic and finally, I draw a conclusion.

1.10.1 Topics Strengths

Weaknesses

keeping up with the times

long selection procedures

separate management

lack of crisis communication management

top of mind as reliable selection office

insufficient use of PR-tools

expertise

reactive PR-policy

stakeholders

inability to forecast selections

Opportunities

attracting more applicants

Threats

Francophones and low-qualified

19

persons‟ inhibition economic crisis preparing for the baby boomers‟ departure establishing a crisis communication

getting a bad press

management pursuing an active PR-policy continuing to take care of the image

dissatisfied applicants

increasing familiarity

myths about working in the civil service

increasing online presence and recruitment continuing to promote the civil

competition

service as an attractive employer taking into account that Selor‟s applicants know them though various channels drawing attention to the diversity policy drawing attention to collaborations with companies

1.10.2 Elaboration Strengths: Due to the reorganization within the framework of the Copernicus Reform, Selor keeps up with the times. This both contributes to its image as it lends a modern look to the organization and it increases its efficiency. These effects in their turn enhance Selor‟s competitiveness. Thanks to its separate management, it can both react quicker to changing tendencies and take advantage of a need.

20

An examination by Van Goethem, Meerschaert and Vergult by order of Selor has shown that Selor has a top of mind position as reliable selection office (3). This is of course a strength, but it also constitutes an opportunity: Selor should aim to keep this position. Selor has built up a lot of expertise in selecting applicants, as is shown by its wide range of services and its top of mind position as reliable selection office. In addition, an investigation conducted by Rodim Consult in 2007, that compared Selor to similar institutions, has shown that e-recruitment, the selection procedure‟s computerization, innovation, the diversity policy, the customer-orientation, and living up to the charter constitute Selor‟s qualitative strengths (Selor Jaarverslag 2007 1-2; ch. 3). Since 2008, Selor has established a board of stakeholders. It is made up of people with different expertise that act as a sounding board: they provide feedback on Selor‟s workings and the plans for “Selor 2014” (Selor Jaarverslag 2008 ch. Over het Programmateam 2014 en de Aanpak).

Weaknesses: Even though Selor has managed to narrow down the selection procedure‟s length from twenty-four to three months (Verreet), it is still criticized for the time the procedure takes. The investigation conducted by Rodim Consult also indicates that the time the selection procedure takes is a weakness, even more so as Selor cannot speed up the process because of legal impediments. Still, Rodim Consult is convinced that simplifying selection procedures, using recruitment reserves more flexibly, and establishing quasi-permanent selection procedures will help in the long run. Moreover, the consultancy claims that if Selor‟s expertise in selecting is acknowledged, it can simplify the rules itself and convert them into useful guidelines (Selor Jaarverslag 2007 2; ch. 3). Selor lacks a crisis communication management. This is a very important weakness as a crisis can easily destroy its image. Establishing a crisis communication management is an opportunity that definitely has to be taken. Selor disposes of the necessary PR-tools such as press reports databases, data about journalists, a CD-rom called “journalists database”, and advertising and media marketing instruments. Yet Stefanie Billiet has told me that these tools are not used enough. Selor‟s PR-policy is reactive: the organization only reacts to events. Even though Stefanie Billiet has told me that Selor is working on it, the situation is not ideal yet, which is

21

why this point constitutes a weakness. Selor should manage its image and should be able to anticipate events. Rodim Consult thinks that Selor‟s inability to forecast coming recruitments and selections on the basis of staff plans constitutes another weakness. Actually, Selor‟s clients cause this problem, as they do not deliver enough forecasts (Selor Jaarverslag 2007 2; ch. 3).

Opportunities: Selor can attract more applicants by competing with the private sector. It is already preparing to do so by opening selection procedures to those who do not have the required degree. In the meantime, it could, for example, launch a campaign to stress the advantages that the civil services have to offer. Contrary to other organizations, the economic crisis does not pose a threat to Selor. Van Hemelrijck claims that the government was already becoming more popular a few years ago, but thanks the economic crisis 40% more applicants participate in the selection procedures (Selor Jaarverslag 2008; ch. Aanbevelingen voor 2009). Selor should prepare for the labour shortage that will manifest itself once the baby boomers, who make up 40% of the civil servants, will have retired by 2020 (Dgs). In its annual report of 2007, Selor proposes to cooperate with its clients in measuring the effect of the baby boomers‟ departure on the staff plans. This will allow them to optimise the government‟s staffing policy and to face up to the coming labour shortage in a proactive way (Selor 2; ch. 3). It is also in this context that competence management is crucial: as the “war for talent” will become more intense by 2020, Selor wants to be able to select candidates on the basis of their competences instead of on their degrees (Dgs). Establishing a crisis communication management has to become one of Selor‟s first priorities. Not only would it show Selor‟s concern about its image, it would also increase the organization‟s ability to compete with other agencies as it then could efficiently counter and anticipate a bad press. Pursuing an active PR-policy means that Selor should anticipate events or questions from journalists instead of waiting until a journalist asks for a statement. Being on top of events would result in a positive image and a more efficient PR. For example, it could draw attention to the fact that Selor does no longer organize mass selections at the Heizel. This is due to their organizing specific selections with fewer applicants. The candidates benefit from

22

this approach: they are no longer surrounded by thousands of competitors and feel more at ease (Selor Jaarverslag 2008; ch. Van Algemene Selecties naar Specifieke Selecties). Selor‟s image is everything: it has to attract both applicants and clients. The only way that Selor can guarantee a sufficient inflow is by constantly taking care of its image. Clients and applicants have to be convinced that Selor is their best choice. When they are dissatisfied, Selor should find out why they are and do something about it. The selection office is already doing a great job in this respect, as it is top of mind. However, it should be its aim to keep this position. A survey has shown that 44% of the respondents is familiar with the name Selor and that Dutch-speaking people are less familiar with it than Francophones (Van Goethem, Meerschaert, and Vergult 9). It is thus wise to continue investing in familiarity, especially among the Dutch-speaking people. The same survey also reveals that the majority of applicants are looking for a job online. Selor occupies 6% of the online recruitment market. Jobsites and the VDAB/Actiris website are its main online competitors (9). Increasing its online presence is an opportunity, as it will enhance Selor‟s contact with applicants on the one hand and the population on the other hand. Right now, 1/5 of the employed population has had contact with Selor (10). Selor should continue to promote the federal government as an attractive employer. The candidates who apply for a job in the civil service are already aware of such benefits as the establishment, the job content, the job security, the pension scheme, and the holiday staggering (Van Goethem, Meerschaert, and Vergult 9). Next to that, the federal government is also popular: half of the Belgian employed population would certainly consider applying for a job at the government if they would be looking for a job. This number is even higher among the unemployed: 61% is interested in a job in the civil service (10). As beginners and highly qualified persons are the most familiar with Selor and as young employees have the most contact with it, Selor should focus on promoting the federal government among other target groups (12, 15). On the other hand, young employees are an important target group in view of the proportional increase of the ageing population. Applicants know Selor via different channels of communication, depending on their seniority or degrees. People who have high seniority know Selor from the papers and the news on the radio and the television. People who have low seniority come into contact with Selor via family or job fairs. Highly qualified persons know the selection office from the papers, university or school, whereas lowly qualified persons know it from jobcentres, family, an add or banner on the internet (Van Goethem, Meerschaert, and Vergult 14). Selor should 23

take this into account and use the channels depending on the target groups it wants to reach. However, it would be unfair not to mention that is already using specific channels for computer scientists, physicians, HR-profiles and communication profiles (Selor, Communicatieacties 3). Still, thanks to the information above, it can segment its communication actions even more. As journalists write about the government‟s diversity policy, Selor could make use of their interest in this topic and promote its diversity policy in order to attract more candidates. This policy was created in 2004 and since then, Vincent Van Malderen, the process responsible, has noticed that the demand for presentations and advice is rapidly increasing. (Selor Jaarverslag 2008; ch. Diversiteit: van Hype naar Volwaardig Proces). Finally, Selor could draw attention to its collaborations with companies such as Wheelit. This would improve its image, increase familiarity, and reinforce the top of mind awareness.

Threats: Francophones and lowly qualified persons think that the selection procedure is a barrier that prevents them from applying (Van Goethem, Meerschaert, and Vergult 9). This means that it is difficult for Selor to attract these target groups. The selection office should thus remove this barrier by giving more information about the tests in their communication to these people. Negative press reports damage Selor‟s image. For example, in 2008 the media covered Selor‟s inability to select a top-ranking official for the Treasury Department. None of the candidates had passed the test and Selor was accused of bias. Marc Van Hemelrijck consequently had to defend the selection process (A.M.). In my opinion, Selor should always react to such press reports in order to show that it is a strong organization that is in control of its policy or its workings. This is of course linked to crisis communication, which Selor lacks. Applicants are not totally satisfied. They think that Selor is not customer-friendly, innovative, or transparent and they have doubts about its independence and equal opportunities. Furthermore, they think that it lacks a personal approach and that the positions that are offered do not match their profile (Van Goethem, Meerschaert, and Vergult 9). The solution to this problem is investing in a stronger CRM policy: the customer relationship has to be improved. Selor can achieve this by investigating when applicants are not satisfied and

24

by providing solutions. Next to that, by keeping up and reinforcing its image, it can influence the applicants‟ perception in a positive way. When I was composing the SWOT-analysis of the PR-approach, I found that applicants are sometimes misled by myths about working in the civil service. I therefore advised to deal with these myths in Selor‟s communication towards the applicants. Selor could, for example, create funny advertisements in which these myths are enfeebled. I also mentioned that this threat should not be dealt with firstly, as the applicants are aware of the benefits of working in the civil service. Now it seems that Selor has already found a way to tackle this problem: the selection office wants to organize a “Tour of Belgium” in 2010. It will present itself to target groups in different cities and “demystify” its selection process (Dgs). Finally, Selor is in competition with private and public agencies and third parties. This competition will become fiercer when a labour shortage occurs in 2020. Luckily, Selor is already preparing for that event.

1.10.3 Conclusion In my opinion, Selor has benefited from the Copernicus Reform: it is becoming a stronger and more efficient organization that looks to the future. Its expertise and top of mind position are exemplary, as is its preparation for the baby boomers‟ departure. However, it still experiences some weaknesses and is exposed to threats. The most urgent task that it has to set itself is developing a crisis communication management. In addition, it has to try to shorten the length of its selection procedures. Overall, I think that Selor is on the right track, but it has still a long way to go.

25

2. Working at Selor: the tasks

26

2. Working at Selor: the tasks 2.1 Introduction In this chapter, I present the tasks I had to carry out. I make a distinction between primary and secondary tasks on the basis of their importance. Primary tasks are those that I have been given when I started my internship and to which Stefanie Billiet accorded clear levels of importance in the form of percentages of the time I should spend on them. They include the manual that I had to write for the project „outgoing communication‟ (50%) and the texts that I had to adapt for the diversity website (25%). Secondary tasks are additional tasks that I have been given. They include parts of the project „outgoing communication‟, a summary of a survey and a press release. I also discuss the SWOT-analysis of the PRapproach in this section because I have already gone into it on page 14-15. This was a primary task to which I had to accord 25% of my time.

2.2 Primary tasks I first present each task so that it becomes clear why I had to carry it out and how I set about it. Then I discuss the process of writing in order to show how I have created the manual and adapted the texts. I do this from a theoretical point of view, as the theory was important during the preparatory stages: I first had to read up on it before I could start writing. In order to show how I used the theory to shape my texts, I provide illustrations from the manual and the Web written document. Finally, I evaluate the projects and their execution.

2.2.1 Technical writing 2.2.1.1 Writing a manual for Selor As part of the project „outgoing communication‟, I composed a manual about professional writing. The topics it contained were writing a professional letter, a professional e-mail and a job description. Stefanie and Michael provided the necessary sources and guided me through the project. I set to work by selecting the relevant theory to incorporate into the manual. Then I provided examples from letters and e-mails that the employees had written

27

and drew up models for responding to e-mails. In this way, I created a manual that was adjusted to the working context of Selor. In addition to this, the manual had to contain a list of “approved Selorian words”. The employees at Selor use several synonyms for words that have to do with selecting and recruiting (e.g. “proef”, “selectieproef”, “selectietest”). My task was to read all the letters and the e-mails that had been sent and to compile a list of the synonyms I found. Then Stefanie and her team would decide on one word for each concept. The employees would have to use this word instead of its synonyms. Stefanie was happy with the manual I had written and told me that she would ask her team to take a look at it as well. If they approved of it, the manual would be printed as a booklet.  You can find the manual on pages 57-94, and the list of synonyms on pages 95-99. (This list is not integrated into the manual as the external communication services still had to decide on it.)  See also 2.3.2 Project „outgoing communication‟ where I situate this task in the project.

2.2.1.2 How to write a manual As one author puts it, technical writing is “the process of researching specialized topics and writing about them in an accessible and easy-to-understand manner for an audience of experts, technicians, executives, or non-specialists” (What Is Technical Writing). Actually, writing in an accessible way mostly means “editing” existing material. After all, technical writers usually already have different texts at their disposal (Lamers 15). It was the same with me: I disposed of different sources, which I integrated into a new manual. I kept everything easy and clear by taking the writing principles into account that I discuss in this chapter. In addition, technical writing requires skills from different disciplines (Maes, Ummelen, and Hoeken 15). This is why I base the discussion below on different sources: they include books on technical writing, but also guides to style and writing. In this way, I recreate the exact process I went through, which is slightly different from pure technical writing. After all, I composed a manual on writing professionally, not on how to operate a computer or a

28

washing machine. So below I discuss the process in three stages: the preparation, the writing which includes style, structure, and layout- and the rounding off.

Getting started Before you can start writing a manual, you should give thought to three aspects: your sources, your audience and the procedure you write about. Firstly, you have to research and get an understanding of the topic you write about. Secondly, you have to “put yourself in the place of the reader[s]” and think about how familiar they are with the subject (McMurrey; ch. Instructions). This includes finding out what they want to read, what they think about the subject and whether they can read long texts and complicated diagrams (Burger and de Jong 128). In other words, you should write from their point of view (de Jong 17). Finally, you should think about the number of steps the readers will have to go through, “group similar and related steps into phases,” and “start renumbering the steps at each new phase”. Furthermore, you should introduce the instructions carefully by presenting the “tasks to be explained” and the “scope of coverage”, giving “a general idea of the procedure”, and indicating which prior knowledge the readers are supposed to have (McMurrey; ch. Instructions). I started out reading Stefanie‟s textbooks and the letters and the e-mails Michael had given me in order to familiarize myself with the topic. At the same time, I thought about my target group. The employees would be familiar with the subject as Stefanie had already given presentations of professional writing and had written a short manual about the topic. So they would probably be looking for clear instructions on separate topics that they could look up easily. Visualizing the procedure of writing letters, e-mails and job descriptions was not that hard as I had such texts at my disposal. The steps the employees would go through depended on what they would be writing. Therefore, I split my manual into four chapters (phases): the basic principles of writing professionally, writing e-mails and letters, writing a job description, and an appendix with models and rules that the readers would already be familiar with or that were less important. Then I grouped a number of topics (steps) together in each chapter. In the introductory chapter, they included the reader, the message, the structure, the sentences and the layout in general. The second chapter contained information about the layout of letters and e-mails, the title, the address, the beginning of the text, the body, the closing formula, data about the contact, the writer‟s and the reader‟s rank, and the spelling of the word Selor. In the

29

third chapter I presented writing principles and tests, and in the appendix I included a model of a letter, models of e-mails, the house rules, the BIN-norms, and the sources that I had based the manual on. I wrote an introduction for each chapter in which I presented the topics that would be covered.

Writing: using the right style Once you have gone through the preparatory phase of technical writing, you can set out to do some real work. First of all, you should master the direct and concise style that is typical of this kind of writing. You can write in a direct manner by using five techniques: the imperative, the positive form, the active voice, the second person, and specific words. The imperative is the pre-eminent technique to express instructions: “Zet de tekst in Arial, 10”. Maes, Ummelen, and Hoeken advice to always use the positive form as research has shown that readers are more likely to misinterpret instructions in the negative form (48). Still, I think that sometimes you cannot avoid using the negative form. For example, try to rewrite this sentence: “Gebruik geen bloemetjes, smileys en andere persoonlijke opmaakelementen.” If you do not use the imperative, you should formulate the instructions in the active voice and use the second person instead of the third, as in this sentence: “Je kunt ook de templates op cosmos nemen”

(McMurrey; ch. Instructions). If you compare it to “De templates op

cosmos kunnen ook door de lezer genomen worden,”

it becomes clear that the active voice is

“more direct and vigorous than the passive” (Strunk and White 33), and that the third person only renders it unclear. Finally, use specific words to describe the instructions. As Strunk and White note, “the surest way to arouse and hold the reader‟s attention is by being specific, definite, and concrete” (37). This also includes avoiding nominalization (naamwoordstijl). Nominalization involves using a noun that “hides” a verb, such as “the use” in “the use of computers has increased in education” (Lamers 96). Instead, you should make the text active by using the verb: “more pupils are now using computers” (de Jong 18). In order to write concisely, you should avoid the “tangconstructie” and unnecessary words, and use abbreviations. “Tangconstructies” are complicated and long sentences that have other sentences in between. The way to deal with them is to split them into two or three separate sentences (de Jong 18). Also omit “needless” words such as “the fact that”. However, as Strunk and White put it: “This requires not that the writer make all sentences short, or avoid all detail and treat subjects only in outline, but that every word tell.” (39) Finally, abbreviations also keep the text concise. However, de Jong claims that it is better to write

30

them in full, as the ones you know might be incomprehensible for your readers. Still, you can avoid writing them in full every time by introducing the abbreviation between brackets (de Jong 20).

Writing: structuring the text at macro-level In technical writing, not only the style matters, but also the structure. Burger and de Jong state that the structure should be meticulous and clear because the readers want to find information as quickly as possible (278). At macro-level, you can achieve this by writing a good table of contents, using the right classification principles, and taking care of the paragraphs‟ arrangement.

A table of contents presents all the headings and indicates on which pages they can be found. It is best to number them with Arabic numerals. Lamers suggests restricting the headings to four levels (30) and van der Spek encourages using only two to three levels, but allows unnumbered headings (109). However, I used five levels, as I do not agree with these two authors. I think it is easier for the reader to quickly look something up in the table of contents if it covers more information. The table of contents‟ structure depends on the classification principle you apply to the manual. You can use either one or a combination of the following principles: the chronological principle, the thematic principle, and the didactic principle. The chronological principle structures the text according to the order in which the actions have to be performed. If the actions‟ order is not fixed, it is better to classify them according to different themes. The didactic principle classifies steps that range from easy to hard. In this case, the manual‟s aim is to teach the readers something, instead of offering references (van der Spek 216). My manual on writing professionally mainly makes use of the thematic principle so that the employees could quickly look up something under a thematic heading. Still, the chronological principle is also present in the sense that I describe the rules on writing a letter according to the order of the actions you go through: first you write the title, then the address, then the body, and so on. In the first chapter I combine the thematic and the didactic principle as I summarize the basic rules of writing professionally in order to refresh the employees‟ memory.

31

Finally, the structure‟s clarity depends on the paragraphs‟ arrangement and the extra space between the lines. Using short paragraphs that are clearly separated from each other – with or without indentation- as I have done, enhances the legibility (van der Horst 214). In this way, it is easier to gain an overview of the text‟s structure.

Writing: structuring the text at micro-level At micro-level, there are a couple of tricks you can use to make the text more accessible. They include headings, advance organizers, the information‟s presentation, lists, and highlighting.

Headings help to structure the text so that the readers can easily find the information they are looking for. Their effectiveness depends on the indication of their level, their content and their length. Firstly, the readers should be able to recognize quickly which level the headings belong to on the basis of the numeral and the “type size, type style, color, bold, italics, [and] alignment” (McMurrey; ch. Common Page Design). In the example below, it is clear that the first heading is at chapter level, whereas the second one is at paragraph level:

2.

HOE SCHRIJF JE EEN PROFESSIONELE E-MAIL OF

BRIEF?

2.1.

INLEIDING

Secondly, the headings should also clearly state what they are about, such as “writing professionally: the basics” (McMurrey; ch. Common Page Design). Still, they should not exceed one line and chapter and paragraph headings had better contain a maximum of five words (van der Spek 107). I stuck to this rule, with the exception of the chapter headings and a couple of subparagraph ones that exceed the five-word limit. Finally, it is also a good idea to use more or less the same phrasing for similar headings as “parallelism sends readers important clues as to whether the section in [sic] similar in nature to the preceding ones” (McMurrey; ch. Common Page Design). Therefore, I used infinitives for the headings about

32

the reader: “aandacht trekken, aanspreken, effect bepalen, instructies geven”, whereas I made use of nouns for the headings about the structure: “schema, titels, body, verbindingwoorden”.

At the start of each chapter, you should include an introduction about the topics you discuss and the order in which they appear. In this way, readers can anticipate what follows, which helps them to understand the text. This is why fragments that make readers have the right expectations are called advance organizers (van der Spek 117-18). For examples, see the introductions in my manual.

In the following paragraphs, information about the goal and the beginning of a procedure should precede information about the actions and the consequences. The best way to do this is by including each type of information in a separate sentence and using the right formulation. Provide information about the goal in a title, in the imperative or in an interrogative sentence. Information about the beginning should be formulated in a declarative sentence or an interrogative sentence. Give information about the actions in the imperative and information about the consequences in a declarative sentence (Maes, Ummelen, and Hoeken 78-79). This way of organizing the text is typical of pure technical writing, such as describing how to set an alarm clock. In my manual, I could not apply these rules as strictly. However, I made use of all the types of information and (mostly) the appropriate formulations: Goal: “Aandacht trekken.” Beginning: “Als je een e-mail of brief wilt schrijven, kun je daarvoor de modelbrief of de model e-mails in de bijlage gebruiken.”

Action: “Beperk het aantal contactpersonen of verantwoordelijken in de brief.” Consequence: “Anders is het voor de lezer niet duidelijk bij wie hij terecht kan.”

You can also organize steps by making use of lists. I have done this in the manual in several chapters, for example in chapter one, where I discussed what the first paragraph should look like. You can also use them to enumerate other information, such as all the right ways to address the recipient, as they are “useful tools for emphasizing important points, enabling rapid scanning of text, and providing more white space.” However, you have to take

33

care not to overuse them or to include too many items. One page of text should not contain more than two or three lists of seven to ten items. In addition, you should always introduce the lists by a sentence with a colon. This sentence has not to be a full one; the items in the list can complete it (McMurrey; ch. Common Page Design).

Structure at micro-level also derives from the words you use. Referral words (this, that), connection words (for, because), and signal words (firstly, secondly) are known as structural indicators because they connect sentences and make the text coherent (van der Horst 194-98). Finally, you can highlight words to make them stand out and to draw the readers‟ attention to important paragraphs. I also used this technique to make a distinction between two or more actions or principles as in the example below: In gepersonaliseerde communicatie via de post of via e-mail, gebruik je de aanspreekvorm “u”. [...] Als je het publiek in de ruimere zin aanspreekt, bijvoorbeeld in brochures, op de website of in algemene richtlijnen, gebruik je “je”.

I put the text in bold, but you can also make use of “italics, alternate fonts, caps, [and] quotation marks”. If you use this device too much, however, this technique “can lose […] [its] ability to emphasize and become busy and distracting”, which “cause[s] readers to be reluctant to read a text, if not avoid it altogether” (McMurrey; ch. Common Page Design).

Writing: doing the layout In the writing phase, you should also take care of the text‟s layout. I have already discussed certain layout elements, such as extra space, lists, and highlighting. There are still three other elements to take into account: font, font size, and illustrations. According to van der Horst, the font determines the text‟s legibility and attractiveness. What font you should use depends on the kind of text. He notes that a sans serif font such as Verdana looks more businesslike, but is harder to read (209-10). When it comes to the font size, he claims that it does not really influence the legibility. Still, he warns that a

34

very small size and a very large one are not appropriate for businesslike texts. Therefore, he advises to use a font size of 9 to 10 (211). In the manual, I used Times New Roman 12, as I think that this font and size are the most legible.

It goes without saying that illustrations are very common in technical writing as they help the readers to visualize the procedure. According to McMurrey, they should appear just at the point when they are needed, although this is sometimes difficult because of the pagination, the picture‟s size, and the margins. He also advises to make sure that they “contain labels with pointers to the parts of the things being depicted” and to discuss and refer to them in the text (ch. Graphics and Tables). I could not really apply this last piece of advice to the manual, as I included mostly linguistic examples. I selected excerpts from the texts the employees had written and showed how they should be transformed according to the rules of writing professionally. Still, in the chapter about job descriptions, I provided pictures that Stefanie had created. However, there was no need to use pointers, as the illustrations were pretty straightforward. Take the one of the pyramid structure, for example. When writing job descriptions, the employees should always put the most important information at the beginning, which makes the structure resemble an inverted pyramid. In order to show them how this is done, I included the following illustration:

• •

WERKGEVER De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg waarborgt het evenwicht tussen werknemers en werkgevers in hun arbeidsverhouding. De FOD zorgt voor de bescherming en de bevordering van het welzijn op het werk en werkt actief mee aan de ontwikkeling van de sociale wetgeving, zowel nationaal als internationaal.

• •

De FOD bestaat uit zes directoraten-generaal en meerdere stafdiensten (zie www.werk.belgie.be). De Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk heeft als doel het welzijn op het werk van de werknemers op permanente wijze te verbeteren en ervoor te zorgen dat de uitvoering van de beleidslijnen inzake welzijn worden nageleefd, door een raadgevende, preventieve en repressieve rol te vervullen. De Algemene Directie bestaat uit drie afdelingen: Regionaal Toezicht, Toezicht op de Chemische risico’s en Kennisbeheer. De afdeling Regionaal Toezicht bestaat uit 8 regionale directies belast met het toezicht op alle bedrijven in de regio uitgezonderd de Sevesoondernemingen. De afdeling toezicht op de chemische risico’s bestaat uit een directie toezicht, beleid en een laboratorium voor industriële toxicologie. De afdeling kennisbeheer is meer virtueel georganiseerd en groepeert de deskundigen en experts van de verschillende directies in “communities of practice” (expertgemeenschappen). Momenteel zijn er 5 vacante functies als Attaché inspecteur arbeidshygiëne in het laboratorium voor industriële toxicologie. De specifieke opdrachten van het laboratorium zijn: • Ondersteuning van het toezicht op de bepalingen inzake chemische arbeidshygiëne zoals die onder meer opgenomen zijn in de Codex voor het Welzijn op het Werk, het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming en andere reglementeringen die van belang zijn voor het welzijn van de werknemers. Deze ondersteuning gebeurt onder meer door het verrichten van metingen van de blootstelling en analyses van materialen en producten ten behoeve van het Regionaal Toezicht Welzijn op het Werk en de Directie van de Chemische Risico’s. • De kwaliteitsbewaking van werkplaatsmetingen verricht in de bedrijven. • Het laboratorium coördineert binnen de algemene directie het kenniscentrum voor chemische arbeidshygiëne. Deze kennis wordt ter beschikking gesteld voor alle actoren actief binnen het vakgebied.

WERKGEVER Momenteel zijn er 5 vacante functies als attaché inspecteur arbeidshygiëne in het laboratorium voor industriële toxicologie. Dit laboratorium maakt deel uit van de Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk/afdeling Regionaal Toezicht. De specifieke opdrachten van het laboratorium zijn: ondersteuning van het toezicht op de bepalingen inzake chemische arbeidshygiëne zoals die onder meer opgenomen zijn in de Codex voor het Welzijn op het Werk, het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming en andere reglementeringen die van belang zijn voor het welzijn van de werknemers.

•

• •

•

Deze ondersteuning gebeurt onder meer door het verrichten van metingen van de blootstelling en analyses van materialen en producten ten behoeve van het Regionaal Toezicht Welzijn op het Werk en de Directie van de Chemische Risico’s. kwaliteitsbewaking van werkplaatsmetingen verricht in de bedrijven het laboratorium coördineert binnen de algemene directie het kenniscentrum voor chemische arbeidshygiëne. Deze kennis wordt ter beschikking gesteld voor alle actoren actief binnen het vakgebied. De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg waarborgt het evenwicht tussen werknemers en werkgevers in hun arbeidsverhouding. De FOD zorgt voor de bescherming en de bevordering van het welzijn op het werk en werkt actief mee aan de ontwikkeling van de sociale wetgeving, zowel nationaal als internationaal.

The one on the left shows a job description employees usually write: the information that the applicants are most interested in, namely the number of vacancies and their content, appears at the bottom. In order to catch the applicants‟ attention immediately, they should use

35

the inverted pyramid structure and put this information at the top, as in the picture on the right. Illustrations like this are thus understandable and certainly at the “right technical level” for the employees (McMurrey, ch. Graphics and Tables).

Other layout techniques that you can use, but which I have not, are notices to draw the readers‟ attention to problems (“note”, “warning”, “caution”, “danger”), tables, indenting the text to make the headings stand out, and an index at the back of the document (McMurrey; ch. Common Page Design; ch. Indexing).

Rounding off When you have finished writing the text, you should reread it and check it for writing errors. Delete difficult words, jargon, inflated language, abstract words, metaphors, and superfluous words. Superfluous words include modal verbs and vague words such as “perhaps” and “rather” (de Jong 19-20). Finally, the proof of the pudding is in the eating: you should ask somebody from the target group to test your manual (McMurrey; ch. Instructions). Unfortunately, I had no experience of this phase during my work placement. When the tester approves of the manual, it goes into production. This might look like the final stage in the process, but it is not. You have to take into account that the manual has to be updated after some time (Maes, Ummelen, and Hoeken 115).

2.2.1.3 Evaluation of the project One of the things I have learned is that writing a manual requires a lot of time and effort. Especially creating the list of synonyms, for which I had to read a lot of letters and emails, was very time-consuming. No wonder that Stefanie regarded this task as the most important one. When I could finally start writing the manual, I took pleasure in doing so, particularly in creating and adapting the examples, as it was a chance to both be creative and to test whether I had grasped the theory myself. I also know now that it is important to listen to and make use of feedback in order to remain on the right track, especially if the topic is new to you. What I set most store by is having learned both how to write professionally and how to write a manual. I will be able to use this knowledge and experience in other working contexts and it might give me an advantage over other applicants during a job interview.

36

Finally, I am happy with the manual I wrote and I am proud that it will appear in print and be used by the employees at Selor.

2.2.2 Web writing 2.2.2.1 Web writing for Selor This task involved adapting texts written by Vincent Van Malderen to the new website about diversity. The original site http://diversity.selor.be/nl/index.html will be abolished and the information about Selor‟s diversity policy will be added to the general website https://www.selor.be/selordiversity.aspx. For this occasion, Vincent had written new texts. Under Alexander Vicca‟s guidance and with Stefanie‟s help, I adapted the principles of Web writing to them, so that it would be easy for the Net surfer to read them on the screen. I also collaborated with Vincent and Silvia Akif, the diversity responsibles: Vincent corrected my version and completed lacking information, while Silvia provided some pictures.  I have included both Vincent‟s original texts and my new version in the appendix so that you can compare them. See pages 100-108 and 109-120 respectively.

2.2.2.2 How to write for the Web According to Willem Hendrikx, the texts on governmental websites are often badly written. This is due to a number of reasons: they are written for a large audience, stem from paper originals, and do not make use of all the possibilities the World Wide Web offers. In addition, the websites are often first generation ones, offer little interaction, and lack a clear presentation of the different departments (109). Luckily, this does not apply to Selor‟s website. Since 2002, the Selorians have started to improve it and increase its interactivity. They have, among other things, polished up the website, added a mailing list and the possibility to apply for a job online, and established a Selor Community (Selor Een Unieke Know-How 2-3). In the context of this innovation process, they are also updating the diversity website, a project I contributed to by Web writing some texts.

37

Below, I explain what Web writing involves by dividing the process into different stages: the preparation, the writing, and the rounding off. I illustrate the theory with examples from my own text in order to show how I have applied the theory. You will notice that some writing techniques I discuss in the chapter on technical writing also apply to Web writing.

Getting started Web writing demands some preparation: you have to determine the target group you write for, your objective and the text‟s structure. When you write for an organization, you have to find out what its target group is. This allows you to decide whether you write for some segments or for the group in total and whether the group is homogeneous or heterogeneous. It is important to know this, as you have to write from their perspective (Hageman 24-25). Whatever your target group turns out to be, they all have some characteristics in common when it comes to reading a text on a screen. Actually, “reading” is not the right word: Net surfers scan the text as reading an online document is more tiring and 25% slower than reading on paper. In effect, they do not like reading on the screen at all, especially if it is filled with a long text. They impatiently search for site maps, striking visual aspects and interaction. If loading your website takes too long, they simple click on “close” (Hendrikx 26). So if you literally only get three seconds to catch your readers‟ attention, you had better make sure that you both provide the information they are looking for and present it as clearly as possible (de Jong 67). You can offer information in three ways, depending on whether you need to archive information, inform your readers or motivate them. If you want to offer your readers an online archive, you should write a good introduction and provide the right version of the documents via hyperlinks. If your goal is to inform them, you cannot just put the original text on your website as you would for a database. Instead, you have to adapt it to the screen. Finally, if you set out to motivate your readers, you have to provide reasons and arguments in order to convince them. Which approach you choose depends both on your audience and the objectives you have in mind (Hageman 28-30). You provide clarity by structuring what you write at text level and at screen level. At text level, you can use the writing techniques I discuss below. At screen level, you have to create an inverted tree diagram made up of windows. A Net surfer does not want to scroll, so you have to divide the text into windows. The top of the inverted tree consists of the homepage (the trunk) and contains both information and links to the underlying windows. The

38

windows (the leaves) are connected to each other via links (the branches). Try to limit the number of vertically underlying windows to three or four layers. For if you create a long vertical tree, the Net Surfer will have to click his way through the windows in order to arrive at the one he needs. Instead, he should be able to reach important information by clicking twice. For other, less important information, you can use a longer click flow (Hendrikx 2741).

I went through the same preparatory stages for my task. The first step, determining the target group, was fairly easy. After all, the text contained information for both organizations that wish to make use of Selor‟s expertise in selecting disabled candidates and the disabled who want to benefit from the adapted selection procedure. So the objective was to inform Selor‟s clients and applicants about the diversity policy. With regard to the structure, I only had to worry about the text level as the screen level was already fixed. The tree diagram looked like this:

STARTPAGINA DIVERSITY@SELOR “Gelijke kansen voor elke kandidaat in de praktijk”

Info voor kandidaten

Expertisecentrum Diversiteit PRODUCTEN

Diversiteit binnen Selor

_ _ _ _ _ Diversiteitsnieuws – telex _ _ _ _

TIJDSLIJN

Writing: using the right style Once you have gone through the preparation, you can start writing. But you cannot just write in whatever way: you have to use Web writing style, which is concise and clear. There are two tricks to make your text concise. The first one is giving only one message per

39

sentence. For example, the sentence below contains two messages: 1) Selor has a pro diversity logo to indicate equal opportunities for everyone and 2) it always uses this logo in its communication. In alle communicatie wordt steeds het PRO DIVERSITEIT logo opgenomen zodat kandidaten weten dat gelijke kansen gegarandeerd worden binnen onze selectieprocedures.

It is easier to read this sentence if it is split into two separate ones: Je herkent het gelijke kansenbeleid binnen de selectieprocedures aan het PRO DIVERSITEIT logo. Dit logo vind je in alle communicatie van Selor.

If splitting your sentences makes them too short, you can combine two messages, as long as you give the most important one first (Hageman 32-34). The following sentence contains four messages: 1) even though you do not have the right documents at hand, 2) you can still get an adaptation, 3) if you upload either one of two documents, 4) at number 12. Kandidaten die enkel aanpassingen wensen maar niet beschikken over één van de ‘officiële’ attesten kunnen een attest van een specialist of universitaire instelling opladen (puntje 12.), bv. een attest dyslexie.

It is easier to split this sentence into three separate ones and to combine two messages in the first sentence: Beschik je niet over één van de ‘officiële’ attesten, maar wil je wel een aanpassing? Dan laad je een attest van een specialist of universitaire instelling op, bijvoorbeeld een attest dyslexie. Vink hiervoor puntje 12 aan.

The second trick is writing sentences of about fifteen words, but still trying to vary their length (Hageman 34-36). In the above example, the original text contains one sentence of thirty words. After reworking it, the first sentence contains fifteen words, the second sixteen and the third five.

The clarity of your text depends on using the right voice and vocabulary, and addressing the reader. A Web writer always uses the active voice. In the phrase “In alle

40

communicatie wordt steeds het PRO DIVERSITEIT logo opgenomen”

there is no actor and the

linking verb “worden” lengthens it. It sounds much better in the active voice: “Dit logo vind je in alle communicatie van Selor.”

Also leave out old-fashioned words and jargon as much as possible. For example, “voor” has the same meaning as the old-fashioned word “inzake”, but sounds better. Finally, address the reader (Hageman 36-41). Every Net surfer prefers reading Je wilt je personeel in staat stellen selecties aan te passen aan de hand van de diversiteitsexpertise van Selor.

to Een organisatie wenst de diversiteitsexpertise van SELOR op een meer gestructureerde manier gebruiken om het eigen personeel in staat te stellen selecties aan te passen.

The policy at Selor is to use “je” to address the general public and “u” to address somebody personally. Therefore, “je” appears on the website and “u” in letters to the applicants.

Writing: structuring the text at macro-level A Net surfer wants to understand a webpage‟s structure at a single glance. So it is up to you to provide the clearest one you can think of, both at the text‟s macro- and micro-level. At macro-level, you have to divide the text into the head, the lead and the body. The head and the lead have the same function: they attract attention (Hageman 92). Therefore, the head has to be short and sweet, such as “TIJDSLIJN”. Use clear, revealing words and avoid metaphors. You will notice that the text I edited also contains longer heads and subheads. This is because the titles were fixed in advance. The lead summarizes the information given in the body in fifty words at most. It does this by answering the w-questions: who, what, where, when, why [and how] (de Jong 70-71). The body consists of paragraphs of about a hundred to a hundred and fifty words (de Jong 71). You can also count the lines: five lines is the absolute maximum. Use line spacing 1,5 and align left so that the reader does not have to scroll horizontally (Hageman 122-26). Do not indent the text: according to Hageman, it is out of date to do this in the era of the Internet (130). Provide the information according to the “rolling up principle”: the most important information is at the top, followed by increasingly less important information. In the example

41

below, the most important information occurs before the first break. The sentences after that contain more details. Kanalen Om de acties rond diversiteit en gelijke kansen te promoten bij de doelgroepen investeert Selor sterk in diversiteitscommunicatie. Daarvoor creëerde ze twee diversiteitskanalen: kanaal ‘tewerkstelling etnisch-culturele minderheden’ kanaal ‘tewerkstelling personen met handicap’

Elk kanaal bevat de contactgegevens van verschillende organisaties. Hiertoe behoren ook de diversiteitspartners van Selor.

Deze organisaties kunnen de vacatures naar hun doelgroep verspreiden. dragen op een kwalitatieve manier bij aan het Selor diversiteitsmanagement. (bijvoorbeeld insteek en feedback op projecten). zijn gegroepeerd in de Selor expertennetwerken ‘tewerkstelling personen met handicap’ en ‘tewerkstelling etnisch-culturele minderheden’. stellen zich voor op de expertenpagina’s.

This allows the Net surfer to stop reading whenever he wants, without missing out on the basic message (Hageman 92-93). By dividing the text into head, lead and body, and by applying the “rolling up principle”, you adopt the inverted pyramid structure I discuss in the chapter about technical writing.

Still at this level, you have to determine which of the following methods you will use to shape the text‟s content: FAQ, measure, problem or help. FAQ is the most popular method. It is ideal for offering specific information the Net surfer is wondering about, such as in the example below: Hoe ontvang je je resultaten? Je ontvangt een brief met je resultaten. Als je geslaagd bent voor een statutaire selectie kom je ook je rangschikking in de reservelijst te weten. Als je aangaf gerangschikt te willen worden op een specifieke reservelijst krijg je ook deze rangschikking.

Actually, I should have formulated the question with “I” instead of “you”: “How do I receive the results?” This fits in more with the reader‟s perspective. I have met the other

42

requirements, though: the question is short and belongs to the list of “w-questions” (de Jong 69). If you have to describe the implementation of measures, you should provide an answer to the following questions: what is it, why do you need it, how will it be implemented, and how will it be checked. An even better way to provide the same information is by using the problem-method. Then you answer the questions: what is the problem (head), what is the solution (lead), why is it a problem, what are its causes, and why is the solution you propose the best one. Finally, you can also decide to help the reader. In this case, several structures are possible. One is: function (head), procedure (bulleted list), alternatives, and references (Hendrikx 47).

Writing: structuring the text at micro-level At micro-level, you can use different techniques to make parts of your text stand out and catch the Net surfer‟s attention. For example, you can use headings to summarize the content of a paragraph and to draw attention to it (Hageman 51-53). At first glance, this text does not clearly reveal its content: Filosofie Expertisecentrum Diversity@Selor Van in het begin is er steeds geopteerd om het diversiteitsbeleid niet louter tot Selor te beperken maar haar een actieve, participerende rol toe te bedelen buiten de organisatie (netwerken, wetenschappelijke wereld, internationale context). Deze aanpak en de realisatie van de hieronder geformuleerde diversiteitsproducten leidde tot de oprichting van een Expertisecentrum Diversiteit, dat nationaal en internationaal erkend wordt. Met verschillende partners werden samenwerkingen opgestart en SELOR werd ook ingeschakeld om de partners bij te staan bij de uitwerking van hun diversiteitsbeleid. Enkele partners die reeds beroep deden op Diversity@Selor: Europees Parlement, Hudson, OCMW, FEDERGON, VDAB, Belgacom, Federale Politie, … Geïnteresseerden die verder willen netwerken en/of best practices willen uitwisselen kunnen steeds terecht op onze LinkedIn Group: Diversity @ Selor (logo LinkedIn). Klik hier voor enkele cijfers/verwezenlijkingen van de diversiteitsunit Diversity@Selor. (linken naar Diversiteit in cijfers 2006 + 2007 + 2008

It is much clearer and structured with the help of headings: Filosofie De filosofie dat het diversiteitsbeleid van Selor ook buiten de organisatie een rol moet spelen, bijvoorbeeld door toepassingen in netwerken, de wetenschappelijke wereld en internationale contexten, leidde tot de oprichting van het Expertisecentrum Diversiteit. Hoe geeft Selor nu zijn kennis door? Heel eenvoudig: Selor start samenwerkingen op met zijn partners en helpt hen bij de uitwerking van hun diversiteitsbeleid. Dit gebeurt onder andere aan de hand van de

43

diversiteitsproducten die je hieronder terugvindt. Het Expertisecentrum Diversiteit geniet van een nationale en internationale erkenning. Partners Enkele partners die al beroep deden op Diversity@Selor: Europees Parlement Hudson OCMW FEDERGON VDAB Belgacom Federale Politie Neem deel Geïnteresseerd? Netwerk verder en/of wissel best practices uit op de LinkedIn Group: Diversity @ Selor (logo LinkedIn). Klik hier voor enkele cijfers of verwezenlijkingen van de diversiteitsunit Diversity@Selor. (linken naar Diversiteit in cijfers 2006 + 2007 + 2008)

In the latter example, I have also used extra space between the paragraphs and after the headings. This is more comfortable for the reader (de Jong 69). The text itself starts with a “basic pronouncement”: “De filosofie dat het diversiteitsbeleid van Selor ook buiten de organisatie een rol moet spelen

[...] leidde tot de oprichting van het Expertisecentrum Diversiteit.”

This is another way to structure the text: after this “stating pronouncement” the reader expects an explanation. Another basic pronouncement is the “structuring pronouncement” as in “Enkele partners die al beroep deden op Diversity@Selor” (Hageman 45-48). After reading this, the reader expects an enumeration. This you can provide by using a bulleted list, as I have done in the text above to list the partners. However, you should limit it to seven items (de Jong 69). In addition, you can highlight words, use symbols such as , , or , and provide hyperlinks (de Jong 69). A good hyperlink says what it is about: interview met Vincent Van Malderen over de samenwerking met Wheelit.

(de Jong 73). You can also choose to include

headwords next to the text (Hendrikx 72). Some words automatically provide structure: on the one hand, on the other hand, but, however, because, … (Hendrikx 61).

Writing: doing the layout Finally, it is important to choose the right colours for the screen. A dark text on a uniform light background works best (Hageman 128). So black or blue text on a white background and black text on a light grey background are fine. According to de Jong, white text on a black background works as well (72), but Hageman advises against it (128). In any case, you should never use purple text on a blue background and red text on a green

44

background. In addition, use a font that is easy to read on a screen: Verdana (as in my text), Tahoma or Arial. You can provide illustrations if you decrease their resolution to 72-96 dpi (de Jong 72-73). Still, Hageman advises to only use them if they support the text (130).

Rounding off Before publishing the text, you should check whether you have met all the requirements. Make sure you have corrected all spelling mistakes and check whether the hyperlinks work (Hendrikx 22). Most of the rules of writing I discuss in the previous chapter can also be applied to Web writing, so check whether you have done so. Furthermore, Hageman advises to delete at least 20% of the text as reading on the screen takes longer and Net surfers therefore prefer short texts (41-43). I have only deleted 1,15% of Vincent‟s text. Still, I believe it is a good text. Finally, when you set about publishing your text on the Internet, you should make sure your target group can easily find it. They will if you put the right headwords at the beginning of the text so that a search engine can find it, and if you link to the texts on other sites such as index sites and Internet guides (Hendrikx 22).

2.2.2.3 Evaluation of the project Web writing is not as easy as it seems. It is not about tossing in a few lists and highlighting some words, but about considering how your audience behaves, what it wants, and offering them a text in which they find both the information they are looking for and the message you want to get across. Still, Web writing is fun to do as it prompts you to look at the text in another way and wonder how you can write exactly what you need to say, but as economically as possible. As was the case with writing the manual, I learned that feedback is important because it helped me to find out how well I had applied the rules of Web writing. Finally, I think that I can safely say that I have mastered the technique.

2.3 Secondary tasks In this third part of the chapter, I present the other tasks I performed. As they are less important, it is of no use to provide any theoretical background. I therefore only discuss the briefings and summarize how I carried out the tasks.

45

2.3.1. SWOT-analysis As I have already pointed out in the introduction, the SWOT-analysis I drew up of Selor‟s PR-approach actually is a primary task. However, as I have already included all its topics in the general analysis at the end of the first chapter, I do not want to repeat them in this section. I therefore only discuss what my supervisor wanted me to do and how I set to work.

Stefanie told me that Samuel, another student on work placement, had started on a SWOT-analysis. She wanted me to take a closer look at it and to complete the opportunities and the threats. However, if I did not agree with Samuel‟s analysis, I could make a new one. I also had to include a description of the situation “as is”. The sources I had at my disposal were Samuel‟s SWOT-analysis, e-mails that Stefanie had sent him, press reports, surveys, and other documents. Stefanie also told me to adopt the position of a PR-agency. I started reading Samuel‟s analysis first and then went through the other documents. As I was reading the surveys, I thought that I had better create a new SWOT-analysis, as I did not completely agree with some of Samuel‟s interpretations and proposals. So I set to work and described what Selor‟s PR-approach looked like, drew up a new analysis, discussed all the topics in detail, and rounded off by making recommendations. Then I handed over my analysis to Stefanie. After having read it, she told me that I had written a good analysis. She especially liked my recommendation to set up a campaign using the slogan “Durf solliciteren bij de overheid” by analogy with the slogan “Durf denken” used by Ghent University.  Read the SWOT-analysis on pages 121-129.

2.3.2 Project ‘outgoing communication’ Under Michael Fontaine‟s guidance, I collaborated on the project „outgoing communication‟. My first task consisted of taking a look at all the letters and the e-mails that Selor sends to the applicants and of writing down my impressions of them. In this way, I created two documents that I could use when writing the manual as they contained examples of unclear phrasing. In addition, the external communication service was interested in finding out what part of the selection procedure and which wordings were unclear to a layman.

46

After having written the manual, I adapted its rules to the templates of the letters and the e-mails. Using track changes, I commented on their wording or layout. For example, Selor‟s letters often start with a reference to a royal decree. Such references should not occur in the title. If they are incorporated into the text, they should appear between brackets, in footnotes or in annexes. The Selorians should also pay attention to the structure of their texts. They often start with stating the rules, and the information that the reader actually is interested in appears at the end. In this case, the employees should apply the inverted pyramid structure, and start by giving the information that the reader is looking for.  You can find the document with my remarks on the letters on pages 130-141, and the one about the e-mails on pages 142-144.  As I wrote my comments on the templates, I cannot include them in the appendix.

2.3.3 Summary Another task I had to carry out was summarizing the results from a survey conducted by Trendwolves. This European Youth Trends Bureau investigated the recruitment preferences of young high potentials so that Selor could set up a strategy to spread its job offers among them. Trendwolves therefore questioned these young people about the channels they use to find vacancies and the factors that convince them to apply for a job. As Stefanie would be giving an interview to a reporter of De Standaard about the results and Selor‟s approach, she asked me to prepare a summary that she could give to him. Some of the findings I noted down were that young people still rely on the traditional recruitment channels, such as magazines, newspapers, websites and jobmagazines. However, Trendwolves predicted that they would start to use social networks such as Facebook more in order to find a job. This is due to the connectivity trend that characterizes this generation: they spend most of their time on line. If Selor wants to reach this target group, it should create a profile on different social networks. In addition, I found out that young people apply for a job on the basis of the position.  You can find my summary on pages 145-150.

47

 Read the interview with Stefanie on http://www.standaard.be/Artikel/Detail.aspx?artikelId=BK2AGR4V&word= selor

2.3.4 Press release Even though the reporter from De Standaard got the scoop about Trendwolves‟ survey, Stefanie also wanted the other media to publish the results. Therefore, she asked me to write a press release on the basis of my summary. I had already written a press release for the English language course, but it turned out to be harder to write one for real: I did not get the focus right in the first version. Stefanie then told me what results journalists would be looking for especially and gave me some more advice. My second attempt was more successful.  You can find the press release on pages 151-153.

48

3. Conclusion

49

3. Conclusion As a result of this experience, I have grown both professionally and personally. In the professional sphere, I have mastered technical writing, professional writing, and Web writing. I will be able to use this knowledge at my job and it will enhance my personal “selling proposition” on the labour market. In addition, I have experienced the working‟s of a communication services and I now know what having a job in the communication sector really entails. Finally, working at the government no longer holds any secrets (or myths) for me and in my opinion it can definitely stand comparison with the private sector. In the personal sphere, I have learned to appreciate feedback and collaboration. Thanks to the work placement I value the MTB programme even more. It lays the foundations for working life by touching upon many professional subjects and offering a work placement. In this case, I was introduced to technical writing and Web writing during the guest lectures of Tom Melis and Chris Huylebroeck respectively. However, the subjects still remained somewhat abstract to me, even though the lecturers gave a good presentation. It was not until I actually wrote a manual and adapted texts to the screen that I learned how to put the theory into practice. I therefore think that the MTB programme would benefit from reducing the number of guest lectures and offering workshops with the remaining ones. Another possibility is linking the guest lectures‟ content to the teamwork. As a result of a guest lecture on Web writing, a group of students could take a look at a company‟s website and rewrite the texts. Yet another possibility is linking the guest lectures to a company visit. Students could be introduced to a new machine at Janssens Pharmaceutica and collaborate on writing (part of) a manual for it or a technical writer could explain to them how hard it was to write the manual. In the latter case, the writer could ask the students how they would set about it and point out where they would go wrong. In any case, providing exercises would bring the guest lectures‟ subjects to life.

50

List of abbreviations

Actiris

Actief en Iris Previously known as Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling (BGDA)

CEO

Chief Executive Officer

CRM

Customer Relationship Management

dpi

dots per inch

EVC

Eerder Verworven Competenties

FAQ

Frequently Asked Questions

Forem

Le service public wallon de l‟emploi et de la formation

FPS

Federal Public Service

(Dutch: FOD and POD)

(Dutch: Federale Overheidsdienst and Programmatorische Overheidsdienst)

FPS P&O

Federal Public Service Personnel and Organization

HR

Human Resources

OSAF

Office des agents et fonctionnaires de l„Etat

PO

Project Owner

PR

Public Relations

RTBF

Radio Télévision belge de la Communauté française

Selor

Selectie en orientatie

SWOT

Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

VDAB

Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding

VRT

Vlaamse Radio- en Televisieomroep

VWS

Vast Wervingssecretariaat

51

Works Cited A.M. “Selor-topman Verdedigt zich: „Geen Fouten bij Selecties door Selor‟.” Trends 21 May 2008. 8 July 2009 .

Belgische Senaat. Vragen en Antwoorden. S. Rept. 3-57 n.p., 19 Dec. 2005. 3 July 2009 .

---. Vragen en Antwoorden. S. Rept. 3-72 n.p., 27 June 2006. 29 June 2009 .

Burger, Peter, and Jaap de Jong. Handboek Stijl: Adviezen voor Aantrekkelijk Schrijven. Groningen: Nijhoff, 1997.

de Jong, Marijke. Communicatie Toolkit: Vakgereedschap voor een Professionele Aanpak. Den Haag: Sdu, 2007. Dgs. “Recordaantal selecties bij Selor.” Het Nieuwsblad 30 June 2009. 3 July 2009 < http://www.nieuwsblad.be/Article/Detail.aspx?ArticleID=DMF20090630_022>.

Hageman, Stans. Schrijven voor het Net: een Praktische Handleiding. Den Haag: Sdu, 2004.

Hendrikx, Willem. Schrijven voor het Beeldscherm: Internet, Intranet, Helpsystemen. Den Haag: Sdu, 1999.

Hermans, Ron. Aan de Slag bij de Overheid. Brussel: Selor, n.d.

Lamers, H.A.J.M. Handleiding voor Technisch Schrijven. Muiderberg: Coutinho, 1988.

Maes, Fons, Nicole Ummelen, and Hans Hoeken. Instructieve Teksten: Analyse, Ontwerp en Evaluatie. Bussum: Coutinho, 1996.

52

McMurrey, David A. Power Tools for Technical Communication. N.p.: Thomson Learning/Heinle Publishers, n.d. Online Technical Writing: Online Textbook. 3 July 2009 . Nys, Lieve. “FW: Scriptie Vragen.” E-mail to the author. 11 June 2009. ---. “FW: Vraagjes Scriptie.” E-mail to the author. 6 July 2009.

Selor. Communicatieacties 2007-2008: de meest Directe Weg naar Nieuw Talent. N.p.: n.p., n.d. ---. Een Unieke Know-How inzake Personeelsselectie en –Oriëntatie ten Dienste van de Overheid. N.d. 29 June 2009 .

---. Jaarverslag 2007. N.d. 3 July 2009 .

---. Jaarverslag 2008. 30 June 2009. 3 July 2009 < http://annualreport2008.selor.be/nlbe/ >.

---. Producten en Diensten: de meest Directe Weg naar Nieuw Talent. N.p.: n.p., n.d.

Strunk, William, Jr., and E. B. White. The Elements of Style. New York: Penguin, 2005.

van der Horst, Peter. Stijlwijzer: Praktische Handleiding voor Leesbaar Schrijven. 1999 ed. Den Haag: Sdu, 1996.

van der Spek, Erik. Schrijven met Perspectief: Structuuradviezen voor Schrijvers. Groningen: Nijhoff, 1996.

Van Goethem, Meerschaert, and Vergult. Selor.be: imago. Onderzoeksrapport. N.p.: n.p., 19 March 2008. Electronic. Cosmos. May 2009. 53

Verreet, Erik. “Niemand nog Expert voor het Leven.” Vacature. 11 Feb. 2000. Jobs & Careers CV. 29 June 2009 < http://www.vacature.com/scripts/Actueel/displayarticle.asp?ID=3088&artCount=2&startPos=1&artsLoaded=1>. “Voor Wie Werkt Selor?” Selor: Selectiebureau van de Overheid. 2006-2008. 29 June 2009 < http://www.selor.be/clients.aspx >. “What Is Technical Writing?” Technical Writing Zone. 2009. 3 July 2009 < http://www.technicalwritingzone.com/what_is_technical_writing.htm >.

54

Appendix

55

Table of contents 1. Technical writing: manual………………………………………………………………... 57 2. Technical writing: list of synonyms………………………………………………………. 95 3. Web writing: original texts by Vincent………………………………………………….. 100 4. Web writing: new version……………………………………………………………….. 109 5. SWOT-analysis…………………………………………………………………………...121 6. Remarks letters……………………………………………………………………………130 7. Remarks e-mails…………………………………………………………………………..142 8. Summary………………………………………………………………………………….145 9. Press release………………………………………………………………………………151

56

1. Technical writing: manual

57

HANDLEIDING PROFESSIONEEL SCHRIJVEN SELOR

0.

WAT VIND JE IN DEZE HANDLEIDING?

Handleiding professioneel schrijven Selor ........................................................................ 58 0. Wat vind je in deze handleiding? ......................................................................... 58 1. Hoe schrijf je professioneel: de basis .................................................................... 60 1.1. Inleiding ........................................................................................................ 60 1.2. Lezer .............................................................................................................. 60 1.2.1. Aandacht trekken ................................................................................... 62 1.2.2. Aanspreken ............................................................................................ 62 1.2.3. Effect bepalen ........................................................................................ 63 1.2.4. Instructies geven .................................................................................... 63 1.2.5. Schrijven vanuit de logica van de lezer ................................................. 63 1.3. Boodschap ..................................................................................................... 65 1.4. Structuur ........................................................................................................ 66 1.4.1. Schema .................................................................................................. 66 1.4.2. Titels ...................................................................................................... 66 1.4.3. Body ...................................................................................................... 66 1.4.4. Verbindingswoorden ............................................................................. 67 1.5. Zinnen............................................................................................................ 67 1.5.1. Taal ........................................................................................................ 67 1.5.2. Lange zinnen ......................................................................................... 68 1.5.3. Voorzetseluitdrukkingen ....................................................................... 68 1.5.4. Verwijzingen ......................................................................................... 69 1.5.5. Opsomming ........................................................................................... 69 1.5.6. Tangconstructie ..................................................................................... 69 1.5.7. Ontkenning ............................................................................................ 69 1.5.8. Passieve zinnen ..................................................................................... 70 1.5.9. Onpersoonlijke zinnen ........................................................................... 70 1.5.10. Moeilijke woorden ................................................................................ 70 1.5.11. Samenstellingen .................................................................................... 72 1.5.12. Begrippen .............................................................................................. 72 1.5.13. Afkortingen ........................................................................................... 72 1.6. Lay-out .......................................................................................................... 72 1.6.1. Bladspiegel ............................................................................................ 72 1.6.2. Voetnoten .............................................................................................. 72 1.6.3. Tabellen ................................................................................................. 73 1.6.4. Diagrammen .......................................................................................... 73 1.6.5. Wiskundige formules ............................................................................ 73 2. Hoe schrijf je een professionele e-mail of brief? .................................................. 73 2.1. Inleiding ........................................................................................................ 73 2.2. Lay-out .......................................................................................................... 73 2.3. Titel ............................................................................................................... 74 58

2.4. Aanspreking .................................................................................................. 74 2.5. Begin van de tekst ......................................................................................... 75 2.6. Body .............................................................................................................. 75 2.7. Slotformule .................................................................................................... 76 2.8. Gegevens van een contactpersoon vermelden ............................................... 76 2.9. Graad ............................................................................................................. 77 2.10. Selor .......................................................................................................... 77 3. Waar moet je op letten in een functiebeschrijving? .............................................. 77 3.1. Inleiding ........................................................................................................ 77 3.2. Principes ........................................................................................................ 77 3.2.1. Omgekeerde piramide ........................................................................... 77 3.2.2. Scannen ................................................................................................. 78 3.2.3. Schrappen .............................................................................................. 79 3.2.4. Verrassen ............................................................................................... 80 3.3. Testen ............................................................................................................ 80 3.3.1. Egotest ................................................................................................... 80 3.3.2. Nouentest ............................................................................................... 81 3.3.3. Kijktest .................................................................................................. 81 3.3.4. Wenkbrauwtest ...................................................................................... 82 3.3.5. Spreektest .............................................................................................. 82 4. Bijlagen ................................................................................................................. 82 4.1. Modelbrief ..................................................................................................... 82 4.2. Model e-mails ................................................................................................ 83 4.2.1. Model e-mail: ander diploma ................................................................ 83 4.2.2. Model e-mail: geen ervaring ................................................................. 84 4.2.3. Model e-mail: sollicitatie per mail ........................................................ 84 4.3. Huisregels en BIN-normen............................................................................ 85 4.3.1. Templates .............................................................................................. 85 4.3.2. Huisstijl ................................................................................................. 85 4.3.3. Gebruik van origineel briefpapier met Selor logo ................................. 86 4.3.4. Lay-out .................................................................................................. 86 4.3.4.1. Bladspiegel ........................................................................................ 86 4.3.4.1.1. Marges ............................................................................................ 86 4.3.4.1.2. Markeringen ................................................................................... 86 4.3.4.1.3. Alinea‟s .......................................................................................... 86 4.3.4.1.4. Paginanummers .............................................................................. 86 4.3.4.1.5. Pagina-indeling............................................................................... 87 4.3.5. Letterype, lettergrote en regelafstand .................................................... 87 4.3.6. Indeling van de brief ............................................................................. 88 4.3.6.1. Briefhoofd ......................................................................................... 88 4.3.6.2. Adres .................................................................................................... 89 4.3.6.2.1. Adresveld ....................................................................................... 89 4.3.6.2.2. Afzender ......................................................................................... 89 4.3.6.2.3. Ontvanger ....................................................................................... 89 4.3.6.2.4. Internationaal adres .......................................................................... 90 4.3.7. Referentieregels ..................................................................................... 90 4.3.8. Aanspreking ................................................................................................ 91 4.3.9. Slotformule ............................................................................................ 91 4.3.10. Ondertekenen voor een andere persoon ................................................ 91 4.3.11. Handtekening ........................................................................................ 92

59

4.3.12. Kopiegerechtigden ................................................................................ 92 4.3.13. Voettekst................................................................................................ 92 4.3.14. Logo.be .................................................................................................. 93 4.3.15. Bijlagen ................................................................................................. 93 4.3.15.1. Verwijzing ....................................................................................... 93 4.3.15.2. Logo ................................................................................................ 93 4.3.15.3. Filosofie van de huisstijl ................................................................. 94 4.4. Bronnen ......................................................................................................... 94

1. 1.1.

HOE SCHRIJF JE PROFESSIONEEL: DE BASIS INLEIDING

Voordat je gaat schrijven, moet je eerst nadenken over enkele aspecten. Je moet je afvragen of je voor één of voor een groep lezers schrijft, wat de lezer precies moet weten of doen, of de tekst logisch is voor de lezer, hoe je alles verwoordt en tenslotte hoe de lay-out er uitziet.

1.2.

LEZER

Als je wilt dat de lezer je tekst begrijpt, moet je vanuit zijn perspectief schrijven. Voordat je dit kunt doen, moet je je eerst de volgende vragen stellen: Wie is de lezer?  Probeer je een zo goed mogelijk beeld van je lezer te vormen. Hij is niet „een klager‟, maar wel „meneer Janssens‟. Schrijf je naar één lezer?  Schrijf vanuit zijn situatie en vermeld alleen de gevallen die voor hem relevant zijn. Voorbeeld: Bij nazicht van het “attest contractuelen” blijkt dat u aan één/of beide van de gestelde voorwaarden niet voldoet: Op «uiterste inschrijvingsdatum» minstens 3 jaar als contractueel (in niveau @) met een arbeidscontract in dienst zijn binnen een federale overheidsdienst (onderbroken of aanéénsluitend). Het “attest contractuelen” volledig, correct en naar waarheid ingevuld door uw personeelsdienst (o.a. data contract, stempel van de dienst, niveau, …) en door u voor “gelezen en goedgekeurd” ondertekend.

60

Als één van deze gevallen niet op de lezer van toepassing is, heeft het ook geen zin het te vermelden. Ga dus na wat jouw lezer moet of wil weten.  Pas je taal aan het kennisniveau van de lezer aan: voor leken moet de boodschap eenvoudiger zijn dan voor professionelen. Vermijd woorden zoals “de onderhavige functie” en “de tenuitvoerlegging”. Een voorbeeld van hoe het niet moet: Ik deel u mee, dat conform het artikel 16 van het Besluit van 1 maart 2003 van de Afgevaardigd Bestuurder van Selor tot vaststelling van het reglement van orde betreffende de vergelijkende selecties en de selecties, de kandidaat die de orde verstoort, bedrog pleegt of poogt te plegen wordt uitgesloten.  Houd rekening met wat bij je lezer gevoelig ligt. Dit is niet goed: COMPETENTIE 1 is volgens de selectiecommissie XXX ontwikkeld. U wordt echter wel bestraft voor de huidige jobaanbiedingen.  Verwijs naar eerdere contacten. Schrijf je naar meerdere lezers?  Baken je lezersgroep zo goed mogelijk af om zo je tekst te kunnen aanpassen aan hun profiel.  Kies de meest geschikte tekstsoort zodat de lezer zich individueel aangesproken voelt: in een modelbrief kun je gegevens opnemen van elke individuele lezer, in een brochure blijf je algemener, een formulier helpt je aan gegevens.  Je lezer mag niet de indruk hebben dat hij een modelbrief leest. Hier loopt het bij Selor wel eens fout: Geachte, Uw vraag tot goedkeuring kan niet worden uitgevoerd om wille van de volgende reden: Tim, je mag geen uitsluitende voorselectie organiseren. Je kan wel meerder proeven organiseren, maar dan wel met 1 algemeen resultaat. U heeft de mogelijkheid om uw zoekprofiel aan te passen en opnieuw een aanvraag om goedkeuring te vragen. Met vriendelijke groeten,

Als je een antwoord op deze vragen hebt, kun je de onderstaande regels toepassen.

61

1.2.1.

AANDACHT TREKKEN

Trek de aandacht van de lezer door naar voor te laten komen wat voor hem belangrijk is. Dit is niet goed:

Selectie van «functie» voor «de FOD» «naam van de FOD». Mevrouw, Ik heb uw aanvraag tot deelname (per brief) aan de hierboven vermelde selectie ontvangen op «datum». «De datum (datum) van de poststempel geldt als bewijs.» De uiterste inschrijvingsdatum was reglementair vastgesteld op «uiterste inschrijvingsdatum». Ik kan bijgevolg uw aanvraag tot deelname niet meer in aanmerking nemen. De lezer moet helemaal tot het einde lezen om de boodschap te begrijpen. Deze informatie zou vanaf het begin al duidelijk moeten zijn. Bijvoorbeeld op deze manier:

Uw aanvraag heeft ons niet tijdig bereikt. Geachte mevrouw, We kunnen uw aanvraag tot deelname aan de selectie XXX niet meer in aanmerking nemen omdat deze ons te laat bereikt heeft. De uiterste inschrijvingsdatum was immers reglementair vastgesteld op XXX. We hebben uw aanvraag pas op XXX ontvangen (de datum van de poststempel geldt als bewijs). 1.2.2.

AANSPREKEN

Spreek de lezer direct aan. Daarvoor gebruik je vraagzinnen of zinnen met „u‟. Naar de auteur verwijzen doe je met “wij”. In gepersonaliseerde communicatie via de post of via e-mail, gebruik je de aanspreekvorm “u”. Dus niet: Mevrouw, mijnheer, Je account is nog niet geactiveerd. Van zodra je ons de hieronder gevraagde gegevens opstuurt, zullen wij je account activeren.

62

Als je het publiek in de ruimere zin aanspreekt, bijvoorbeeld in brochures, op de website of in algemene richtlijnen, gebruik je “je”. Zo vermijd je dat de tekst te stroef klinkt. Vermijd woorden zoals “de kandidaat”, “de sollicitant” en “de persoon”. Dus niet: Ik wil er uw aandacht op vestigen dat de kandidaten die hun diploma behaalden in een andere taal… Maar wel: Ik wil er uw aandacht op vestigen dat als u uw diploma behaalde in een andere taal… 1.2.3.

EFFECT BEPALEN

Bepaal het effect dat je tekst zal hebben door je in de plaats van de lezer te stellen. Hoe zou jij reageren op de tekst? Dit is vooral belangrijk voor het geven van resultaten of feedback. Het effect van de tekst hangt ook af van de toon die je gebruikt. Met je eerste woorden zet je de toon. Zorg ervoor dat je in je eerste alinea correct en vriendelijk klinkt bondig het belangrijkste formuleert eenvoudig schrijft nauwkeurig bent Hoe zou jij hierop reageren: COMPETENTIE 1 is volgens de selectiecommissie onvoldoende ontwikkeld. Of hierop: U wordt echter wel bestraft voor de huidige jobaanbiedingen.

1.2.4.

INSTRUCTIES GEVEN

Gebruik de imperatief om instructies te geven. Niet: U dient in het bezit te zijn van deze uitnodiging, uw identiteitskaart en een blauwe of zwarte vul- of balpen. Maar wel: Breng deze uitnodiging, uw identiteitskaart en een blauwe of zwarte vul- of balpen mee. 1.2.5.

SCHRIJVEN VANUIT DE LOGICA VAN DE LEZER

63

De medewerkers van Selor hanteren een businesslogica en kennen de KB‟s en de regelgeving. Daarom schrijven ze brieven en mails vanuit deze regelgeving. Maar de sollicitanten of degenen die zich inschrijven voor de taaltesten kennen die regels niet. Een titel zoals “toepassing van het KB van xx/xx/xxxx zegt hen dus niets. Daarom gebruik je zo‟n titel beter niet. Vraag je daarentegen af wat de lezer precies wil te weten komen en schrijf dan vanuit zijn perspectief. Vaak wil de lezer zo snel mogelijk de informatie die voor hem belangrijk is lezen. Zorg er dus voor dat hij dit als eerste te zien krijgt, en niet de regelgeving waaruit die informatie resulteert. Om vanuit de logica van de lezer te kunnen schrijven, moet je onderstaande principes toepassen. Ga na of je tekst rechtstreeks inspeelt op de situatie van de lezer. Daarvoor moet je vanuit zijn perspectief schrijven. Een voorbeeld: Perspectief van de dienst: eerst de argumenten opsommen om de beslissing te motiveren en daarna de beslissing geven. Op datum van “datum” hebt u deelgenomen aan “proef” van bovenvermelde selectie. Volgens de instructie(s) die u werd(en) gegeven voor deze selectie, was het niet toegestaan om “reden van uitsluiting”. (nemen van notities, gebruiken van GSM/rekenmachine, raadplegen van boeken/aantekeningen, communiceren met andere kandidaten, doorwerken nadat de sessie beëindigd is, …) Wij hebben vastgesteld dat u deze instructie(s) niet heeft opgevolgd. Ik deel u mee, dat conform het artikel 16 van het Besluit van 1 maart 2003 van de Afgevaardigd Bestuurder van Selor tot vaststelling van het reglement van orde betreffende de vergelijkende selecties en de selecties, de kandidaat die de orde verstoort, bedrog pleegt of poogt te plegen wordt uitgesloten. Rekeninghoudend met bovenvermelde elementen, wordt u uitgesloten van deze selectie.

Perspectief van de lezer: eerst de beslissing meedelen en daarna uitleggen waarom je ze genomen hebt. U wordt uitgesloten van de selectie XXX. Wij hebben namelijk vastgesteld dat u tijdens de proef van deze selectie XXX hebt. Dit was volgens de instructies die u gekregen hebt niet toegestaan.

Formuleer voorwaarden zo: als X dan Y.

64

Niet: U gebruikt formulier X en dient het bij uw werkgever in als u tijdskrediet wil aanvragen, u gebruikt formulier Y en stuurt het op naar A als u … wil aanvragen. Wel: Als u tijdskrediet wilt aanvragen, vult u formulier X in. Verwijzingen naar wetsartikelen zijn voor de meeste lezers randinformatie. Ze mogen dus geen belangrijke plaats in de tekst innemen. Formuleer daarom de voorwaarde eenvoudig en vermeld het wetsartikel tussen haakjes, in voetnoten of in bijlagen. Geef voorbeelden bij algemene regels en geef duidelijk aan dat het voorbeelden zijn. Houd rekening met de leesstrategie van de ontvanger en: Zet informatie die samen hoort in één tekstblok (alinea). Noteer adressen op verschillende regels. Breek geen regel af in het midden van een cijfer, datum, telefoonnummer of adres. Laat je tekst zo weinig mogelijk inspringen. Lijn de tekst links uit. Zet de delen van een opsomming onder elkaar. Verplicht je lezer niet om terug te keren in de tekst of om ergens anders informatie op te zoeken om verder te kunnen lezen. Vermeld altijd een contactpersoon, op een goed zichtbare plaats in de tekst en direct Als u vragen hebt kunt u terecht bij X.

1.3.

BOODSCHAP

Het moet voor de lezer duidelijk zijn wat hij moet doen of weten. Als hij bijvoorbeeld een uitnodiging krijgt, moet hij komen en X, Y en Z meebrengen. Je moet de lezer daarom voldoende informatie geven, zonder hem er mee te overstelpen. Beantwoord alle vragen die de lezer zich kan stellen. Geef de lezer maar één boodschap per communicatie. Houd bij het schrijven het doel van de tekst voor ogen en schrap alle overbodige informatie. Zet de kern van je boodschap in het begin van je tekst en ga na of je in één oogopslag kunt zien waar de tekst over gaat. Zinnen in vet of onderlijnd moeten de kernboodschap weergeven.

65

1.4.

STRUCTUUR 1.4.1.

SCHEMA

Maak voor je begint te schrijven een schema. Volg daarbij de logica van de lezer en beantwoord onmiddellijk zijn vragen. 1.4.2.

TITELS

Maak je titels en ondertitels precies en concreet. Dit is vooral belangrijk bij mails. De titel is het eerste wat de ontvanger ziet, en op basis daarvan beslist hij of en wanneer hij de mail zal lezen. Schrijf dus geen titels die enkel duidelijk zijn voor de dienst. Niet: Selectie van «functie» voor «de FOD» «naam van de FOD». Wel: Kopie van uw diploma ontbreekt. Niet geslaagd voor het taalexamen. In dit opzicht zijn de titels van de mails beter gekozen: Uw aanvraag tot goedkeuring 0427 : Vertaler (A1) dient herzien te worden Uw aanvraag tot afsluiting 0368 : Projectmedewerker CODA werd aanvaard door SELOR Maar toch kunnen ze nog iets korter: Goedkeuring vertaler te herzien Afsluiting projectmedewerker CODA aanvaard Maak je titels uitnodigend: een aanspreking met “u” of een vraag helpen. Zorg ook dat ze een onderwerp bevatten, maar houd ze zo beknopt mogelijk. Vermijd “betreft” of “onderwerp”. Houd je titels gelijkvormig en wees logisch en consequent in het lettertype, de kleur, enz. 1.4.3.

BODY

Plaats belangrijke informatie in het begin van de tekst, een alinea of een zin. Als je lange teksten schrijft, gebruik dan een samenvattende alinea om je tekst in te leiden. Niet:

Ik heb uw online cv in het kader van bovenvermelde selectie, met aandacht doorgenomen. Ik stel evenwel vast dat u niet beschikt over de in de

66

functiebeschrijving vereiste « aantal » jaar nuttige ervaring inzake het gevraagde domein. Gezien u niet aan deze formele deelnemingsvoorwaarde voldoet, kan ik bijgevolg uw kandidatuur niet weerhouden voor deelname aan deze selectieprocedure. Ik dank u voor de interesse die u betoond hebt voor deze selectie. Wel: U kunt niet aan de selectieprocedure deelnemen omdat u niet beschikt over de nodige ervaring. De functiebeschrijving vermeldt dat u over X aantal jaar nuttige ervaring in het gevraagde domein moet beschikken. We hebben vastgesteld dat u hier niet aan voldoet. Daarom kunnen we uw kandidatuur niet weerhouden voor deze selectie. Zet alle informatie over één thema samen. Eén kerngedachte voor één alinea.

1.4.4.

VERBINDINGSWOORDEN

Gebruik verbindingswoorden om het verband tussen de alinea‟s en de zinnen te tonen. Kies de meest precieze verbindingswoorden en gebruik diegene die iedereen begrijpt. als omdat dus dan en, ook maar daarom

1.5.

(niet: indien) (niet: vermits, aangezien) (niet: bijgevolg, aldus) (niet: desgevallend) (niet: tevens, alsook, eveneens) (niet: desalniettemin) (niet: desgevallend, om die reden)

ZINNEN 1.5.1.

TAAL

Schrijf nette spreektaal: die is duidelijk en direct. Maar blijf neutraal en correct. Gebruik Standaardnederlands. Gebruik voor “u” de vormen die je ook gebruikt met “je”: 67

u bent u hebt u kunt u wilt u zou u zult Gebruik de hij-vormen liever niet, want ze komen stijf over. (u heeft, u kan, u wil, u zal) Let er op dat je geen letterlijke vertalingen van het Frans overneemt. Voorbeeld: een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking 1.5.2.

LANGE ZINNEN

Schrijf geen te lange zinnen: schrap overbodige woorden en splits te lange zinnen zodat je één idee per zin overhoudt. Dit is dus niet goed: Daarenboven, ten gevolge uw aanvraag om opgenomen te worden in de bijzondere wervingslijst voor personen met handicap (KB 6 oktober 2005) en u voldeed aan de hiertoe noodzakelijke vereisten, bekomt u … 1.5.3.

VOORZETSELUITDRUKKINGEN

Vermijd voorzetseluitdrukkingen. Dit zijn drie of meer woorden die samen de functie van een voorzetsel hebben. als gevolg van door middel van met behulp van aan de hand van met betrekking tot ten aanzien van op grond van om deze reden wegens het feit dat ter gelegenheid van in de nabijheid van voor het geval dat bij wijze van in de hoedanigheid van ten behoeve van

→ door → door, met → door, met → met → over → over → daarom → daarom → omdat → bij → bij → als → als → als → voor

68

met het resultaat dat met de bedoeling dat met het oog op met weglating van ondanks het feit dat 1.5.4.

→ zodat → om → om → zonder → hoewel

VERWIJZINGEN

Haal verwijzingen naar regelgeving uit de zin. Ze verzwaren de zin. Als je toch naar de regelgeving moet verwijzen, doe dat dan tussen haakjes op het einde van de zin of in een voetnoot. 1.5.5.

OPSOMMING

Zet de elementen van een opsomming onder elkaar, maar let erop dat de zin grammaticaal correct blijft. 1.5.6.

TANGCONSTRUCTIE

Zet woorden die bij elkaar horen niet te ver uit elkaar. Als er tussen elementen die grammaticaal samenhoren te veel andere elementen staan, geraakt de tangconstructie overspannen. Bij overspannen tangconstructies kan de lezer de delen van de tangconstructie moeilijk of niet meer met elkaar in verband brengen. Zulke constructies zorgen ervoor dat de tekst onnatuurlijk en stroef wordt. Hier staan te veel elementen tussen de verschillende delen van het werkwoord: De politie heeft op het spoedig nemen van maatregelen ter voorkoming van onlusten in de binnenstad aangedrongen. Dit is al beter: De politie heeft aangedrongen op het spoedig nemen van maatregelen ter voorkoming van onlusten in de binnenstad. 1.5.7.

ONTKENNING

Formuleer een ontkennende zin positief als hij dubbelzinnig is. Voorbeeld: Deze maatregel werd niet genomen om … op te lossen. Betekent dit dat de maatregel niet genomen werd en dat men zo het probleem wou oplossen? Of betekent dit dat de maatregel wel genomen werd, maar om een andere reden? Er zijn verschillende ontkenningen:

69

niet geen evenmin behalve tenzij onverminderd uitsluiten vermijden

1.5.8.

PASSIEVE ZINNEN

Vermijd passieve zinnen of maak ze actief. Als je toch passieve zinnen behoudt, ga dan na of ze niet tot misverstanden leiden. Vergelijk: Er dient bovendien aan herinnerd te worden… We willen u eraan herinneren… 1.5.9.

ONPERSOONLIJKE ZINNEN

Vermijd onpersoonlijke zinnen met bijvoorbeeld “hij”, “men” en “de kandidaat”. Gebruik “u”, “ik” of “wij”. Niet: Onder managementervaring dient men te begrijpen… Wel: Managementervaring houdt in… Onder managementervaring begrijpen wij… 1.5.10. MOEILIJKE WOORDEN

Gebruik geen moeilijke woorden. Dit geldt zowel voor intellectuelenwoorden (implementeren toepassen), schrijftaalwoorden (achten denken) en vaktermen. Vervang vaktermen door gewone woorden of leg ze uit. Als je voor verschillende doelgroepen schrijft (specialisten en leken), maak dan twee versies van de tekst. met betrekking tot in ogenschouw nemen bij wijze van derhalve onderhavig dientengevolge reeds mede

over bekijken als dus dit daardoor al ook 70

indien slechts teneinde

als alleen/enkel om

Schrap abstracte woorden of vervang ze door concrete woorden. Gebruik nooit vage woorden in instructies. Niet te vaak: in het kader van … Niet te vaak: ten aanzien van… Vermijd naamwoordstijl. Vervang de naamwoorden door vervoegde werkwoorden. Geef duidelijk aan voor de lezer wie wat doet. Niet: Het gebruik van een GSM is niet toegelaten in de gebouwen van Selor. Wel: U mag uw gsm niet gebruiken in de gebouwen van Selor. Vermijd omslachtige formuleringen: Niet: Persoonlijk denk ik… Mag ik u vragen om… Gelieve te aanvaarden... We zijn de mening toegedaan... Wij delen u mede… Flexibele en innoverende geestesingesteldheid De onderrichtingen voor het beantwoorden van de vragen Vermijd te veel relativerende woorden. Ze maken je uitspraken vaag en onzeker: hoofdzakelijk meestal gedeeltelijk nogal min of meer af en toe enige enkele misschien wellicht enigszins eventueel waarschijnlijk wel eens

71

1.5.11. SAMENSTELLINGEN

Splits lange samenstellingen. Voorbeeld: Veiligheidsbeïnvloedend

dat de veiligheid beïnvloedt

1.5.12. BEGRIPPEN

Gebruik voor één begrip altijd hetzelfde woord. Zie hiervoor het lexicon met typische Selor woordenschat. 1.5.13. AFKORTINGEN

Gebruik enkel afkortingen die je als afkorting uitspreekt: Wel: cv, btw, cd, pc, pr-functionaris, CD&V, tv, DNA Niet: a.h.w., bijv., e.d., enz., i.t.t., o.m., o.i.d., m.a.w., m.u.v., nl. Kort namen van instellingen en bepaalde vaktermen af. Maar gebruik voor één begrip altijd exact dezelfde afkorting. Introduceer afkortingen van namen of van termen die de lezer misschien niet kent.

1.6.

LAY-OUT 1.6.1.

BLADSPIEGEL

Gebruik voldoende interlinie en scheid de alinea‟s duidelijk van elkaar met één of twee witregels. Laat de titels en de ondertitels goed uitkomen. Vetgedrukte letters gebruik je om te accentueren, cursief gebruik je vooral voor titels, citaten en voorbeelden. Maar een te frequente toepassing van de opmaak „vet‟ en „onderlijnd‟ kan soms agressief overkomen. Gebruik dit dus niet te veel. In mails onderstreep je niet, maar link je meteen naar de webpagina. 1.6.2.

VOETNOTEN

Gebruik voetnoten alleen voor informatie die niet echt noodzakelijk is voor een goed begrip van de tekst. Veel lezers bekijken ze niet.

72

1.6.3.

TABELLEN

Zet een titel boven de tabel. Zorg ervoor dar de tabel in twee richtingen leesbaar is. Kies een ander presentatiemiddel als dit niet lukt. De categorieën mogen elkaar niet overlappen: 0-5 jaar

5-10 jaar

10-… jaar

 In welke kolom kijk je voor 5 jaar? 1.6.4.

DIAGRAMMEN

Kies het diagram dat het beste weergeeft wat je wilt tonen. Een cirkeldiagram toont de delen van een geheel, een staafdiagram vergelijkt waarden, en een lijndiagram toont een chronologische evolutie. Houd het diagram eenvoudig. 1.6.5.

WISKUNDIGE FORMULES

Houd de formules eenvoudig en laat de lezer zo weinig mogelijk zelf berekenen.

2. HOE SCHRIJF JE EEN PROFESSIONELE E-MAIL OF BRIEF? 2.1.

INLEIDING

Als je een e-mail of brief wilt schrijven, kun je daarvoor de modelbrief of de model e-mails in de bijlage gebruiken (zie 4.1. en 4.2.). Je kunt ook de templates op cosmos nemen. Meer informatie daarover vind je in de bijlage onder 4.3.1. Als je zelf aan de slag wilt, lees dan de BIN-normen in de bijlage na (4.3.). Kijk zeker ook naar de principes en de tests van de functiebeschrijving in hoofdstuk drie. Deze zijn ook op brieven en e-mails toepasbaar. Hieronder volgen algemene richtlijnen om een goede brief of mailt te schrijven.

2.2.

LAY-OUT

Specifieke informatie over de lay-out vind je in de bijlage (4.2). Als je templates gebruikt, moet je enkel nog op het volgende letten: Voor mails:

73

Zet de tekst in Arial, 10. Gebruik geen bloemetjes, smileys en andere persoonlijke opmaakelementen. Voeg geen “groene” boodschap toegevoegd onderaan de mail, want dit verlengt de boodschap. Daardoor verbruik je meer papier bij het afdrukken. Voor brieven: Zet de tekst in Arial of Helvetica, 10.

2.3.

TITEL

Mails geef je een titel in het vak “onderwerp”. Zorg ook voor een verhelderende onderwerpregel, eventueel met een referentienummer van een selectie. Brieven krijgen een titel boven de aanspreking en staan in vet.

2.4.

AANSPREKING

Voor de aanspreking zijn er vier mogelijkheden: Je weet naar wie je schrijft: Geachte heer De Smedt Geachte mevrouw Gijsen Je weet niet naar wie je schrijft: Geachte heer of mevrouw Geachte heer Geachte mevrouw Geachte abonnee Geachte commissie Geachte commissieleden Soms is een functie belangrijk: Geachte heer voorzitter Mevrouw de minister, Mijnheer de rector Bij informelere brieven of e-mails: 74

Beste X Dit betekent dat je de volgende formules NIET meer mag gebruiken: Mijnheer, Mevrouw, dit duidt op ongenoegen L.S. (lectori salutem) Geachte dames en heren PETER HEYVAERT,

2.5.

BEGIN VAN DE TEKST

Begin je tekst met een korte verwijzing naar de vraag, de klacht of de situatie van de lezer. Voorbeeld: Wij hebben uw klacht tegen … onderzocht. Vermijd lege clichés zoals: We hebben uw sollicitatie goed ontvangen. Ik heb uw online cv … met aandacht doorgenomen.

2.6.

BODY

Algemeen: In de body vermeld je zo bondig mogelijk waarover het gaat. Gebruik een zakelijke toon en wees to the point. Bouw je redenering logisch op en sla geen stappen over. Denk aan de lezer: zorg dat het duidelijk is wat hij moet doen of wat hij nu kan verwachten. Korte opsommingen of checklijstjes kunnen daarbij helpen. Geef de lezer enkel die informatie die van toepassing is op zijn situatie. Laat het belangrijkste goed naar voor komen. Gebruik een titel, tussentitels, structuuraanduiders (en, ook, kortom, maar), opsommingen of vette letters. Probeer je boodschap altijd positief te formuleren. Vergelijk zelf deze voorbeelden: U begrijpt dat we de kosten niet kunnen vergoeden als de levering niet op tijd is uitgevoerd. U begrijpt dat deze kosten alleen kunnen worden vergoed als de levering op tijd is uitgevoerd. Het uitstel geldt slechts tot 14 mei. Graag verlenen wij uitstel tot 14 mei. E-mails:

75

Een e-mailbericht is kort en to the point: Val met de deur in huis en zet het belangrijkste eerst Beperk je tot één kernboodschap per bericht Bouw reactiemogelijkheden in voor de ontvanger bijvoorbeeld “Meer info op …”, “Voor vragen omtrent dit onderwerp kunt u terecht bij …” , “U kunt uw gegevens aanpassen door…”, “Uitschrijven kunt u via …” Schrijf e-mails die volledig op het scherm verschijnen. Lezers haken namelijk af bij teksten waarin ze moeten scrollen. Voeg daarom langere documenten toe in een attachment zodat de lezer ze kan afdrukken. Brieven: Probeer een brief op één pagina te krijgen maar schrap nooit belangrijke informatie. Als je meer dan één of twee bladzijden hebt, overweeg dan andere vormen (meerdere brieven, tussentitels, bijlagen, brochure).

2.7.

SLOTFORMULE

Als er een sociale of psychologische afstand is tussen jou en de ontvanger, schrijf je “Hoogachtend”. In andere gevallen schrijft je: “Met vriendelijke groet” of “Met vriendelijke groeten”. Als de slotformule geen vervoegd werkwoord bevat, zet er dan geen leesteken achter. Met vriendelijke groet Als je na de aanspreking een komma gezet hebt, zet je ook na de slotformule een komma. Zet een punt achter de slotformule als die een vervoegd werkwoord bevat. We verwachten u in onze toonzaal. Voor e-mails die je vanuit je Selor-account ([email protected]) verstuurt, gebruik je altijd de standaard elektronische handtekening zoals die voorzien is. http://cosmos.selor.be/C6/IT/Documenten%20IT/Handtekening%20outlook.doc

2.8.

GEGEVENS VAN EEN CONTACTPERSOON VERMELDEN

Beperk het aantal contactpersonen of verantwoordelijken in de brief. Anders is het voor de lezer niet duidelijk bij wie hij terecht kan.

76

Opmerking [M1]: Nog te updaten – meeting met Jean

Onderteken de brief met maximaal twee personen: de contactpersoon voor de lezer en de eindverantwoordelijke voor de brief. De handtekeningen staan naast elkaar, de meest belangrijke ondertekenaar tekent rechts. In elke brief vermeld je een contactpersoon met zijn gegevens: naam, telefoonnummer en email. De contactpersoon vermeld je twee keer: in de referentieregel onder “uw contactpersoon” en voor het slot. Voor het slot schrijf je een zin zoals “Als u nog vragen hebt kunt u terecht bij”.

2.9.

GRAAD

Spreek je lezer niet aan met zijn graad. Vermeld je eigen graad niet als die irrelevant is voor de lezer of als het een moeilijke term is. Als je toch wilt duidelijk maken wat je functie is, gebruik dan een term die de lezer kan interpreteren of beschrijf je functie vanuit het standpunt van de lezer.

2.10.

SELOR

Schrijf “Selor” in plaats van “SELOR”. Een schrijfwijze van het woord “SELOR” in hoofdletters zou betekenen dat Selor een afkorting is, waarvoor elke letter staat voor een ander woord. Dit is niet het geval.

3.

3.1.

WAAR MOET JE OP LETTEN IN EEN FUNCTIEBESCHRIJVING? INLEIDING

Je tekst moet goed leesbaar zijn en de lezer moet er meteen de informatie die hij nodig heeft in kunnen terugvinden. Daarom moet je de principes en de testen die hieronder beschreven zijn toepassen.

3.2.

PRINCIPES

De onderstaande principes gelden voor alle webteksten. Je kunt ze ook op functiebeschrijvingen toepassen, aangezien deze teksten vooral online webteksten zijn. 3.2.1.

OMGEKEERDE PIRAMIDE

77

Je leest anders op een scherm dan op papier: je scant, het gaat 50% trager en het is vermoeiender. Op de foto hieronder kun je zien dat de lezer vooral aandacht heeft voor het bovenste gedeelte van de tekst en in een F-vorm leest.

Als je wilt dat iemand je tekst op het web leest, moet je er dus voor zorgen dat je de aandacht van de lezer meteen vasthebt. Dit doe je door de belangrijkste informatie bovenaan te zetten, in de eerste vijf regels van de tekst. Haal daarvoor de essentie uit je tekst en zet die in enkele puntjes of zinnetjes bovenaan de pagina. Wat de lezer moet weten, moet hij meteen kunnen zien. Wat wel leuk is voor de lezer om te weten, maar niet zo belangrijk, zet je lager in de tekst. Je tekst moet dus de vorm hebben van een omgekeerde piramide. Hieronder vind je een voorbeeld van een “omgekeerde” tekst: • •

WERKGEVER De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg waarborgt het evenwicht tussen werknemers en werkgevers in hun arbeidsverhouding. De FOD zorgt voor de bescherming en de bevordering van het welzijn op het werk en werkt actief mee aan de ontwikkeling van de sociale wetgeving, zowel nationaal als internationaal.

• •

De FOD bestaat uit zes directoraten-generaal en meerdere stafdiensten (zie www.werk.belgie.be). De Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk heeft als doel het welzijn op het werk van de werknemers op permanente wijze te verbeteren en ervoor te zorgen dat de uitvoering van de beleidslijnen inzake welzijn worden nageleefd, door een raadgevende, preventieve en repressieve rol te vervullen. De Algemene Directie bestaat uit drie afdelingen: Regionaal Toezicht, Toezicht op de Chemische risico‟s en Kennisbeheer. De afdeling Regionaal Toezicht bestaat uit 8 regionale directies belast met het toezicht op alle bedrijven in de regio uitgezonderd de Sevesoondernemingen. De afdeling toezicht op de chemische risico‟s bestaat uit een directie toezicht, beleid en een laboratorium voor industriële toxicologie. De afdeling kennisbeheer is meer virtueel georganiseerd en groepeert de deskundigen en experts van de verschillende directies in “communities of practice” (expertgemeenschappen). Momenteel zijn er 5 vacante functies als Attaché inspecteur arbeidshygiëne in het laboratorium voor industriële toxicologie. De specifieke opdrachten van het laboratorium zijn: • Ondersteuning van het toezicht op de bepalingen inzake chemische arbeidshygiëne zoals die onder meer opgenomen zijn in de Codex voor het Welzijn op het Werk, het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming en andere reglementeringen die van belang zijn voor het welzijn van de werknemers. Deze ondersteuning gebeurt onder meer door het verrichten van metingen van de blootstelling en analyses van materialen en producten ten behoeve van het Regionaal Toezicht Welzijn op het Werk en de Directie van de Chemische Risico‟s. • De kwaliteitsbewaking van werkplaatsmetingen verricht in de bedrijven. • Het laboratorium coördineert binnen de algemene directie het kenniscentrum voor chemische arbeidshygiëne. Deze kennis wordt ter beschikking gesteld voor alle actoren actief binnen het vakgebied.

3.2.2.

WERKGEVER Momenteel zijn er 5 vacante functies als attaché inspecteur arbeidshygiëne in het laboratorium voor industriële toxicologie. Dit laboratorium maakt deel uit van de Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk/afdeling Regionaal Toezicht. De specifieke opdrachten van het laboratorium zijn: ondersteuning van het toezicht op de bepalingen inzake chemische arbeidshygiëne zoals die onder meer opgenomen zijn in de Codex voor het Welzijn op het Werk, het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming en andere reglementeringen die van belang zijn voor het welzijn van de werknemers.

•

• •

•

Deze ondersteuning gebeurt onder meer door het verrichten van metingen van de blootstelling en analyses van materialen en producten ten behoeve van het Regionaal Toezicht Welzijn op het Werk en de Directie van de Chemische Risico‟s. kwaliteitsbewaking van werkplaatsmetingen verricht in de bedrijven het laboratorium coördineert binnen de algemene directie het kenniscentrum voor chemische arbeidshygiëne. Deze kennis wordt ter beschikking gesteld voor alle actoren actief binnen het vakgebied. De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg waarborgt het evenwicht tussen werknemers en werkgevers in hun arbeidsverhouding. De FOD zorgt voor de bescherming en de bevordering van het welzijn op het werk en werkt actief mee aan de ontwikkeling van de sociale wetgeving, zowel nationaal als internationaal.

SCANNEN

De lezer moet je tekst kunnen scannen; hij wil niet alles lezen, maar wil instant info. Daarnaast brengt een goede indeling ook structuur in je tekst. Splits je tekst daarom in korte alinea‟s: zeven zinnen, zeventig woorden. De openingsalinea moet nog korter. Elke alinea behandelt één stap uit het betoog en wordt van de andere gescheiden door een witregel.

78

Gebruik tussentitels om de essentie van de alinea‟s aan te duiden. Houd het op één tot vijf woorden en maak ze krachtig door een voordeel te vermelden. Zet ook sleutelwoorden in vet. Een voorbeeld van een scanbare tekst: • •

•

•

•

•

De opdracht van het Ministerie van Defensie reikt veel verder dan uitsluitend het verdedigen van ons land. Defensie neemt steeds meer deel aan humanitaire missies in het buitenland, dikwijls in het kader van een internationale samenwerking. En natuurlijk kunnen steden en gemeenten een beroep doen op Defensie bij rampen of andere situaties die dit vragen. Met respect voor de principes en de waarden van de democratie, bevordert Defensie de vrede, veiligheid en de stabiliteit binnen onze samenleving. Het burgerpersoneel vormt dan ook een onontbeerlijke schakel in het uitvoeren van de diverse taken van Defensie. Op dit ogenblik zijn we opzoek naar een Nederlandstalige audioloog om tewerkgesteld te worden binnen de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. Deze dienst staat in voor de sensibilisatie van de werknemers (Militairen en burgerpersoneel) voor de risico‟s verbonden aan professionele activiteiten. Deze dienst staat de chef van Defensie en de militaire- en burgerwerknemers van het Departement van Defensie bij in de toepassing van de welzijnswet tijdens de uitvoering van het werk. Daarvoor is het personeel van van IDPW samengesteld uit preventieadviseurs, militairen of burgers, gespecialiseerd in de voorkoming van risico‟s verbonden aan professionele activiteiten en uit arbeidsgeneesheren, gespecialiseerd in de bescherming van de gezondheid van de werknemers van het Departement die aan die risico‟s blootgesteld worden.

Een „stille‟ werkkracht die gehoord wordt ... Je zal tewerkgesteld worden in de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (SIPPT), een divisie van het Departement Welzijn. Het Departement Welzijn is de raadgever van de bevelhebber van Defensie in het domein van de gezondheid en preventie en bescherming op het werk. In de materie gezondheid en welzijn op het werk:

• • •

• • •

sensibiliseren we het leidinggevende personeel formuleren we preventieve aanbevelingen bepalen we het beleid en de uitvoeringsregels op het vlak van arbeidsgeneeskunde en de (para)medische zorg en formuleren we de aanbevelingen inzake de organisatie van de medische opvolging van het personeel breiden we onze deskundigheid uit en stellen die ter beschikking bij het uitwerken van praktische voorschriften en oplossingen waken we over de toepassing van de regelgeving en de verbintenissen van Defensie. … in een omgeving met veel lawaai. Het “Militair Hospitaal” te Neder Overheembeek is de uitvalsbasis van waaruit je als audioloog naar alle eenheden van Defensie gaat om je informatie- en onderzoeksopdrachten uit te voeren. Je wordt een belangrijke schakel in de preventie van professionele doofheid bij Defensie. Ontdek Defensie als werkgever.

3.2.3.

SCHRAPPEN

Schrap alles wat geen noodzakelijke informatie geeft: overbodige adjectieven, zinnen langer dan 15 woorden en woorden die je lezer niet zou gebruiken. Voorbeeld: geïndexeerd aan de index Doe per zin één mededeling en gebruik één bijzin. Maak je tekst eenvoudiger door het taalniveau van een 12-jarige te gebruiken voor een algemeen publiek, en dat van een 18-jarige voor een hoger opgeleid publiek. Schrap twijfelwoorden en vermijd hulpwerkwoorden, voorwaardelijke wijs, bijwoorden en tussenwerpsels. Niet: gebruik zou wensen te maken Voorbeeld van een getrimde tekst: Voor: 27 woorden Activiteitengebieden Als dienstverantwoordelijke de activiteiten en/of de dienst organiseren en leiden om de operationele doelstellingen die in de bestuursovereenkomst en in het bestuursplan vervat zijn, te realiseren. Na: 7/5/14 woorden

79

Carte blanche U organiseert uw dienst en zijn aanpak. Daarvoor krijgt u carte blanche. Tenminste, als u de operationele doelstellingen uit de bestuursovereenkomst en het bestuursplan efficiënt realiseert:

3.2.4.

VERRASSEN

Verras je lezer of gebruik humor. Gebruik korte zinnen, vraag en antwoord, een interview, een citaat, een simulatie van een discussie, of een brief. Je kunt ook zorgen voor een originele invalshoek, een metafoor, een eigenaardige vraagstelling, zinsritme, woordgebruik of emotie. Zinnen zonder werkwoord mogen. “En” aan het begin van een zin mag. Voorbeeld: Webarchitecten voor het Nationaal Geografisch Instituut Webarchitecten voor het Nationaal Geografisch Instituut Het Nationaal Geografisch Instituut stelt topografische kaarten van België op en levert digitale geografische informatie die Beeld je in. Jij wordt de man/vrouw achter www.ngi.be. Want geef toe, hij steeds vaker wordt gebruikt voor professionele toepassingen (door openbare instellingen, openbare kan een update gebruiken. Nu we een voorlopersrol spelen in het nutsbedrijven,...). Verder verwerkt het NGI ook satellietwaarnemingen van de aarde en stelt het een digitaliseren van topografische kaarten, mag ons eigen uithangbordje planimetrisch net en een precisiewaterpassingsnet op. niet achterblijven. Je werkt een hele nieuwe structuur uit met

Het NGI wil momenteel derden in staat stellen om informatie via de website te verkrijgen. Er is een vacante betrekking binnen het Web Team van het CIV (Centrum voor Informatieverwerking).

interactieve toeters en bellen. Je maakt hierbij graag gebruik van de nieuwste technologieën.

Je taken: Think client, je bent opgegroeid met usability principes en testen is één van – Het dagelijks beheer van de informatiepagina‟s van de je grootste bezigheden. Het oog wil ook wat, dus heb je oog voor site. – Het ontwikkelen van nieuwe pagina‟s, het voorstellen desing en vormgeving. Je komt terecht in ons Web Team van het van bijwerkingen op basis van de evolutie van de communicatie en technologie. Centrum voor Informatieverwerking en je zal ook iets van – Het ontwerpen van interactieve toepassingen die systeembeheer moeten afweten. Soms werk je van thuis. Maar toegankelijk zijn vanaf de site (web services) en de gebruiker in staat stelt efficiënt en comfortabel zijn gewapend met een beest van een computer, vind je dat geen taak te voltooien. probleem zeker? – Elementaire taken met betrekking tot het systeembeheer van de servers die verbonden zijn met de website. – Het uitvoeren van performantie-gebruikerstests. – Je zal deelnemen aan een beurtrolsysteem waarbij je soms van thuis uit zal moeten werken.

3.3.

TESTEN 3.3.1.

EGOTEST

Tel het aantal keer dat ik/wij/we/ons/onze voorkomt. Tel daarna het aantal keer dat u/uw/je/jouw voorkomt. Is het eerste getal groter dan het tweede? Herschrijf dan je tekst totdat je vaker “u” dan “wij” gebruikt. Dit is meer uitnodigend. Voorbeeld:

80

Ik / Wij • •

Jij / U

WERKGEVER De Pensioendienst voor de Overheidssector (PDOS) staat in voor de toekenning, de berekening en het beheer van de meeste rust- en overlevingspensioenen van de overheidssector (federale overheidsdiensten, gemeenschappen, gewesten, gemeenten, militairen, geïntegreerde politie, onderwijs,…) en de vergoedingspensioenen voor de militairen. De PDOS informeert het publiek en de geïnteresseerde socioeconomische en professionele middens over de inhoud van de wetgeving en de reglementering inzake de pensioenen van de overheidssector. De PDOS is een autonome overheidsinstelling die ruim 500 medewerkers tewerkstelt en voor heel België actief is vanuit één centrale vestiging in Brussel. Om de kwaliteit van de dienstverlening aan de (toekomstig) gepensioneerden te waarborgen en te verbeteren, wil de PDOS haar operationele diensten versterken met nieuwe medewerkers die interesse hebben om zich in te werken in de specifieke materie van de overheidspensioenen. Administratieve standplaats: Brussel-Hoofdstad.

Wij verzorgen de toekenning, de berekening en het beheer van de meeste rust- en overlevingspensioenen van de overheidssector (bijv. federale overheidsdiensten, gemeenschappen, gewesten, gemeenten, militairen, geïntegreerde politie, onderwijs). En de vergoedingspensioenen voor de militairen.

Uw uitleg verduidelijkt Komt u bij ons werken? Dan wordt u een van de vijfhonderd PDOSmedewerkers die het publiek, de socio-economische partners en de professionele contacten uitleg geeft. Met uw hulp raken ze wegwijs in de wetgeving en de reglementering rond overheidspensioenen.

Uw expertise = betere PDOS-service Bent u een gedreven dossierbeheerder die zich wil vastbijten in de specifieke materie van overheidspensioenen? Solliciteer dan meteen. Want de PDOS zoekt gedreven experts om zijn service aan (toekomstig) gepensioneerden nog te verbeteren.

Uw Brusselse werkplek

Aantal vacante betrekkingen : 9.

3.3.2.

Weet u wat de Pensioendienst voor de Overheidssector (PDOS) precies doet?

Bent u de PDOS-versterking die we zoeken? Dan bieden we u graag een werkplek in onze centrale Brusselse vestiging: BrusselHoofdstad is meteen ook onze administratieve standplaats. Van daaruit zijn we als autonome overheidsinstelling in heel België actief.

NOUENTEST

Kruip in de huid van de lezer en ontleed elk argument. Haal je er je schouders voor op of kun je reageren met “nou en”? Dan is je lezer ook niet overtuigd. Zoek naar het ultieme voordeel en herschrijf het argument. Voordelen waar de lezer op let zijn bijvoorbeeld extralegale voordelen. Ook de overheid heeft er: restaurants met voordelige prijzen, gsm‟s en laptops. Vervang eigenschappen van een product of dienst door voordelen voor de lezer. Voorbeeld: Dossierbeheerder Pensioenen voor de Pensioendienst voor de overheidsector.

NOU EN?

Omwille van de specificiteit van de wetgeving inzake overheidspensioenen volg je eerst gedurende een tweetal maanden een basisopleiding in het interne trainingscentrum. Nadien word je tewerkgesteld in één van de ééntalige toekennings- of beheerdiensten die elk de pensioenen voor een bepaald segment van de overheidssector behandelen. • • • • • • • •

Je staat in voor het beheer van pensioendossiers vanaf de aanvraag tot de toekenning van de pensioenuitkering. Je stelt de dossiers samen door de nodige inlichtingen en documenten te verzamelen die nodig zijn voor de afhandeling. Je controleert en verifieert de elementen die deel uitmaken van het dossier. Je stelt de pensioenrechten vast en past hierbij de geldende wetgeving en reglementering toe. Je codeert de pensioengegevens uit het dossier in de berekeningssoftware. Je zorgt voor de administratieve opvolging van de dossiers. Je treedt op als eerste contactpersoon voor rechthebbenden en derden en verstrekt informatie over de dossiers aan de betrokkenen. Je volgt regelmatig interne en/of externe opleidingen om op de hoogte te blijven van de pensioenwetgeving.

3.3.3.

Dossierbeheerder pensioenen voor de Pensioendienst voor de Overheidssector Alle begin is moeilijk… De wetgeving rond overheidspensioenen is geen makkie. Daarom start je carrière met twee maand opleiding bij ons. Daarna ga je je inzetten voor een specifieke groep pensioengerechtigden in één van onze diensten. Het worden precies je kinderen. Je beheert hun dossiers van A tot Z. Bij vragen of onduidelijkheden ben je niet te verlegen om je te informeren en alles tot een goed einde te brengen. Je klanten zullen je oneindig dankbaar zijn.

WHAT‟S IN IT FOR ME ?

Na een tijdje ben je een expert…

In je job hou je altijd rekening met de huidige wetgeving. Wij veroorzaken liever geen fraudezaken. Hierbij ben je nauwgezet genoeg om alle details uit te pluizen. Gezien we in een digitaal tijdperk leven, geef je je dossiers ook in in het informaticasysteem. Je bent het aanspreekpunt bij uitstek voor je klanten en geeft hen alle nodige uitleg met een glimlach. De tijd zal vliegen en je zal er alles aandoen om expert te worden in de pensioenwetgeving.

KIJKTEST

81

Bekijk je tekst gedurende vijf seconden. Formuleer daarna de essentie ervan. Lukt het je niet? Dan zal ook je lezer het moeilijk hebben om de essentie te achterhalen. Gebruik daarom steeds alinea‟s met tussenkopjes en woorden in vet of in kleur. 3.3.4.

WENKBRAUWTEST

Laat je tekst lezen door iemand die de materie niet kent. Trekt hij zijn wenkbrauwen op? Dan is het stuk dat hij leest niet duidelijk. Je kunt de proeflezer ook vragen de passages die hij niet begrijpt aan te duiden. Herwerk je tekst: vereenvoudig woorden en zinsconstructies en vermijd vakjargon. 3.3.5.

SPREEKTEST

Lees je tekst hardop. Klinken sommige dingen onnatuurlijk of haper je? Herschrijf dan de tekst: vervang “schrijfwoorden” door “spreekwoorden”, herschik de woordvolgorde van de passages waar je haperde en knip lange zinnen in stukken (tien tot vijftien woorden per zin).

4. 4.1.

BIJLAGEN MODELBRIEF

Plaats en datum

Brussel, « datum »

«CA_NAME» «CA_FIRSTNA» «CA_ADRESSE»

Adresgegevens

«CA_CP» «CA_CITY»

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Uw contactpersoon « contactpersoon » « functietitel »  02-788.xx.xx -  02-788.xx.xx  « voornaam.naam »@selor.be

Titel.

Titel/onderwerp van de brief

Aanspreking 82

Hoofding

«CA_SEXE»,

Tekst

Body

Hoogachtend,

Handtekening

Voor de Afgevaardigd Bestuurder,

(get.) « Voornaam NAAM » « Functietitel »

SELECTIEBUREAU VAN DE FEDERALE OVERHEID

Gebouw «Centre Etoile» • Bischoffsheimlaan 15 • B-1000 BRUSSEL Infolijn kandidaten 0800-505.54 • Fax +32 (0)2-788.68.44 • E-mail [email protected] • www.selor.be

4.2.

Adresgegevens Selor en .be-logo

MODEL E-MAILS 4.2.1.

MODEL E-MAIL: ANDER DIPLOMA

Geachte heer … alinea 1: U vraagt of u kunt deelnemen aan de selectie … met een ander diploma dan dat wordt opgegeven in de deelnemingsvoorwaarden. alinea 2: Dit is … mogelijk. [Het diploma en de ervaring die gevraagd worden in de deelnemingsvoorwaarden bepalen of u kunt solliciteren of niet.]

83

alinea 3: [De overheid rekruteert nog altijd op basis van het diploma. In de toekomst willen we wel rekening houden met eerder verworven competenties.] alinea 4: Voor verdere informatie of vragen kunt u terecht bij … . Met vriendelijke groeten

4.2.2.

MODEL E-MAIL: GEEN ERVARING

Geachte mevrouw … alinea 1: U vraagt of u over voldoende ervaring beschikt om te solliciteren voor de functie van … . alinea 2: [Hiervoor richt u zich het best tot … op het nummer … . U kunt ook mailen naar … of schrijven naar het adres … .] [Uw ervaring is … .] [Jammer genoeg is uw ervaring … waardoor u niet beantwoordt aan de deelnemingsvoorwaarden. Daardoor kunt u niet solliciteren voor deze functie.] Met vriendelijke groeten

4.2.3.

MODEL E-MAIL: SOLLICITATIE PER MAIL

Geachte heer … alinea 1: U wilt solliciteren voor de functie van … . Solliciteren kan enkel via Mijn Selor op www.selor.be Vul uw CV in en klik daarna op de knop „solliciteren‟ bij de functiebeschrijving … . alinea 2: [Let er op dat het diploma en de ervaring die gevraagd worden in de deelnemingsvoorwaarden bepalen of u kunt solliciteren of niet.] Alinea 3:

84

Voor verdere informatie of vragen kunt u terecht bij … Met vriendelijke groeten

4.3.

HUISREGELS EN BIN-NORMEN 4.3.1.

TEMPLATES

Er staan heel wat kant-en-klaar templates op Cosmos voor de briefwisseling met kandidaten in het kader van de kernopdrachten van Selor. Deze templates worden steeds up to date gehouden door enkele verantwoordelijken, als belangrijke wijzigingen nodig zijn. Als je deze templates niet wilt gebruiken en je een eigen brief moet opstellen, kun je een modelbrief gebruiken. Daarop zijn alle noodzakelijke elementen al voorzien, maar er is nog geen body geschreven. Je vindt deze modelbrief terug op Cosmos in de rubriek “START/All Selor Documenten/Templates”. http://cosmos.selor.be/C4/All%20Selor%20Documenten/Templates/Forms/AllItems.aspx In de bijlage vind je een voorbeeld van een dergelijke modelbrief. 4.3.2.

HUISSTIJL

In de overvloed aan informatie die ons allen overspoelt is het noodzakelijk dat een boodschap herkenbaar (“wie is de afzender?”) en duidelijk (“wat betekent dit voor mij?”) is. Een huisstijl en een daaruit voortvloeiende lay-out zijn daarbij essentiële elementen. Het is dus veel meer dan kleurtjes en wat versiering. De huisstijl maakt de boodschap herkenbaar en omvat het logo, maar ook de toepassing ervan op documenten en het beeldgebruik in advertenties, op de website, enz. Brieven, e-mails, faxen, enz. die je verstuurt vanuit je functie, zijn telkens opnieuw een officiële boodschap vanuit de organisatie. Om de herkenbaarheid en vooral de betrouwbaarheid van de informatie te ondersteunen dient alle uitgaande communicatie aan de regels van de huisstijl te voldoen.  Tip: Op Cosmos vind je verschillende templates: Word-document, vergaderverslag, fax, brief voor niet-kandidaten, Powerpoint-presentatie Templates in het kader van Rekrutering & Selectie: standaardbrieven voor kandidaten Outlook-handtekening De lay-out helpt de boodschap te structureren. Hier gaat het om bladschikking, gebruik van illustraties, kleuren, tekstkaders enzovoort. In een goed gelay-out document is het meteen

85

duidelijk wat belangrijk is, waar de contactgegevens staan en wat er van de persoon verwacht wordt. 4.3.3.

GEBRUIK VAN ORIGINEEL BRIEFPAPIER MET SELOR LOGO

Gebruik steeds het originele briefpapier met Selor logo voor uitgaande geschreven communicatie. 4.3.4.

LAY-OUT 4.3.4.1.

BLADSPIEGEL

4.3.4.1.1. MARGES

De minimumafstanden voor de marges zijn: Linkermarge: 20 mm Rechtermarge: 10 mm Bovenmarge: 13 mm Ondermarge: 5 mm 4.3.4.1.2. MARKERINGEN

Je moet twee markeringen aanduiden: de vouwlijn en de middenstreep. De vouwlijn markeert de plaats van de eerste vouw. Ze staat in de rechtermarge op een vaste afstand van de bovenkant van het blad: op 105 mm voor enveloppen van 110 mm hoog op 108 mm voor enveloppen van 114 mm hoog De middenstreep staat in de linkermarge op de helft van de hoogte. Ze wordt gebruikt om de perforator te centreren. 4.3.4.1.3. ALINEA’S

Elke alinea begin je tegen de linkermarge, zonder inspringing. Gebruik enkele regelafstand. Zet een witregel tussen opeenvolgende alinea‟s. 4.3.4.1.4. PAGINANUMMERS

86

Als je brief langer is dan één pagina, geef je de paginanummers aan op de volgende manier: op de eerste pagina, rechts onder de laatste tekstregel, zet je drie punten: “. . .” op de tweede pagina, bovenaan rechts, zet je het paginanummer: “2” blijf dit systeem toepassen op de volgende pagina‟s 4.3.4.1.5. PAGINA-INDELING

Verdeel je blad in drie zones: 1. Bovenaan staan het logo de adressen van de lezer en van de dienst (links uitgelijnd en onder elkaar) de referentieregel Ze beslaan samen niet meer dan ¼ van de bladzijde. 2. In het midden staan de titel van de brief (vetgedrukt en zonder vermelding “onderwerp” of “betreft”). de aanspreking de tekst (ingedeeld in alinea‟s, links uitgelijnd, met één witregel tussen de alinea‟s). eventueel een kleine tabel (die mag inspringen) de slotformule Ze beslaan samen ongeveer ½ van de bladzijde. 3. Onderaan staan de handtekening(en) de bijlagen de voetnoten Ze beslaan samen niet meer dan ¼ van de bladzijde.

4.3.5.

LETTERYPE, LETTERGROTE EN REGELAFSTAND

Algemeen Gebruik voor brieven, documenten, enz. de volgende karakteristieken: Lettertype

Arial (Windows) of Helvetica (Macintosh)

87

Lettergrootte Regelafstand

10 1

Uitzonderingen Om de leesbaarheid te bevorderen gelden volgende uitzonderingen: -

Voor selectiereglementen: Arial 9 met regelafstand 1,2 Voor vragenlijsten: Arial 11 met regelafstand 1

4.3.6.

INDELING VAN DE BRIEF 4.3.6.1.

BRIEFHOOFD

Het briefhoofd staat tegen de linkermarge. Het bevat de naam en het logo van Selor. De volgende elementen kun je ofwel in het briefhoofd ofwel in de voetruimte zetten: adres telefoonnummer faxnummer e-mailadres internetadres nummer van de bank- en/of de postrekening statutaire naam en vestigingsplaats van Selor plaats en nummer van inschrijving in het handelsregister btw-nummer De hoofding bevat altijd een “Contactpersoon”. Gebruik “uw contactpersoon” in plaats van “uw correspondent(e)”. Dit is moderner taalgebruik en bovendien sexe neutraal. De vermelde contactpersoon is steeds een individu (geen team). Vermeld een naam, functie, een telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres van de contactpersoon. Gebruik de volgende symbolen bij de gegevens van de contactpersoon:  (invoegen symbool - wingdings)  (invoegen symbool - wingdings 2)  (invoegen symbool – webdings) Het telefoonnummer schrijf je zo: 053/25 68 92 Het e-mailadres schrijf je zo veel mogelijk met kleine letters. In het internetadres hoef je http:// niet te vermelden

88

Het nummer van inschrijving in het handelsregister en het btw-nummer worden in groepjes van drie cijfers verdeeld: 122 678 589 644 105 4.3.6.2. ADRES

4.3.6.2.1. ADRESVELD

In de voorziene templates staat het adresveld in een “vast kadertje”. Erbuiten kun je geen adresgegevens vermelden. Het adresveld bevindt zich op 50 mm van de bovenkant van het blad en beslaat een rechthoek van 83 bij 35 mm. Deze ruimte is zichtbaar in het venster van een vensterenvelop. Je kunt in het adresveld zowel het adres van de afzender als dat van de ontvanger (geadresseerde) opnemen.

4.3.6.2.2. AFZENDER

Het adres van de afzender is facultatief. Je schrijft het zo: Zet het adres in de bovenste 3 mm van het adresveld. Gebruik letters van maximaal 2,5 mm hoogte. Om de onderdelen van het adres (naam, straat, gemeente) te scheiden, kun je een middenstip gebruiken. Onder het adres mag je een lijn trekken, bij voorkeur over de hele breedte. Tuincentrum • Bloemendreef 14 • 8500 KORTRIJK 4.3.6.2.3. ONTVANGER

Het adres van de ontvanger is verplicht. Hiervoor gelden de volgende regels: Zet geen witregel tussen de adresregels. Je schrijft naar een organisatie: vermeld eerst de naam van de medewerker voor wie de brief bestemd is als je die kent, en daaronder de naam van de organisatie. Gebruik niet “t.a.v.” (ter attentie van). Schrijf een hoofdletter aan het begin van de aanspreking. De rest van de titel schrijf je met kleine letters. Voorbeeld: “De heer”. Kort “De heer” en “Mevrouw” niet af. Zet de voornaam vóór de familienaam. Schrijf voornaam en familienaam met kleine letters, behalve waar een beginhoofdletter vereist is.

89

Mies Van den Berge In een adres met een letter na het huisnummer schrijft u achter het nummer een spatie en een kleine letter. Langestraat 27 c In een adres met een busnummer schrijft u het woord “bus” voluit. Kortestraat 32 bus 14 Zet één spatie tussen het postnummer en de plaatsnaam. Schrijf de plaatsnaam met hoofdletters. De heer Frans Van den Broeke Organisatie voor Boomverzorging Acacialaan 15 b 3500 HASSELT 4.3.6.2.4. INTERNATIONAAL ADRES

Voor een internationaal adres gelden ook nog de volgende regels: Schrijf het adres zo veel mogelijk in de taal van de geadresseerde, met uitzondering van de landnaam. Zet vóór de postcode de internationale landcode, die uit twee letters bestaat, gevolgd door een koppelteken zonder spatie. AT-1040 Schrijf de plaatsnaam met hoofdletters in de landstaal van de geadresseerde. Vermeld op de laatste regel het land van bestemming met hoofdletters. Schrijf de landnaam in het Nederlands, want hij wordt gelezen door een Belgische postbeambte. Frau H. Müller Internationales Handelszentrum Ringstrasse 34 AT-1040 WIEN OOSTENRIJK 4.3.7.

REFERENTIEREGELS

Zet informatie die voor de dienst bestemd is in de referentieregel. Zet de referentieregels ten minste 90 mm van de bovenkant van het blad (ze mogen niet zichtbaar zijn in het venster van de envelop). . Om de datum te vermelden kun je kiezen tussen drie notatiesystemen:

90

De traditionele notatie in cijfers en woorden: nummer van de dag, naam van de maand, jaartal. 3 juni 2003 De traditionele notatie in cijfers voor binnenlands gebruik: nummer van de dag, punt, nummer van de maand, punt, jaartal. 03.06.2003. De internationale code in cijfers: jaartal, streepje, tweecijferig nummer van de maand, streepje, tweecijferig nummer van de dag. 2003-06-03 Je kunt het bijlagenonderdeel weglaten en de eventuele bijlagen onderaan in de brief, in de bijlagenvermelding, opnemen. De referentieregels bevatten dan vier onderdelen. uw bericht van 5 februari 2003

uw kenmerk 123

ons kenmerk 567

Antwerpen 15 februari 2003

Wil je meer gegevens vermelden, dan neem je een tweede stel referentieregels op onder het eerste. In Selor gebruikt men doorgaans de rubrieken “uw Rijksregisternummer” en “Selectienummer”. Probeer de vermelde code te benoemen met de naam waarvoor deze staat, dit komt de transparantie en verstaanbaarheid ten goede voor de kandidaten. uw bericht van 5 februari 2003

uw kenmerk 123

ons kenmerk 567

Antwerpen 15 februari 2003

Bijlagen 2

contactpersoon Greet Dierickx

toestelnummer 81

e-mailadres [email protected]

4.3.8. AANSPREKING

Boven de aanspreking horen twee witregels. Zet achter de aanspreking geen leesteken, of eventueel een komma. Onder de aanspreking hoort een witregel. 4.3.9.

SLOTFORMULE

Zet boven de slotformule een witregel.

4.3.10. ONDERTEKENEN VOOR EEN ANDERE PERSOON

Zet onder de slotformule: “Namens” + naam van de opdrachtgever of “namens” + naam van de groep.

91

Met vriendelijke groet Namens Gerrit Lang Met vriendelijke groet Namens het bestuur 4.3.11. HANDTEKENING

Laat zes regels vrij voor de handtekening. Onder de handtekening schrijft je je naam: eerst je voornaam en daarna je achternaam. Gebruik enkel een beginhoofdletter waar dat nodig is en schrijf je naam verder met kleine letters. Sabine Van de Laere Aan sommige voornamen kun je niet zien of ze van een man of een vrouw zijn, bijvoorbeeld Chris, Jo, Kim of Dominique. Zet dan de aanschrijftitel voor de naam: Mevrouw Dominique De Clerck. Is er meer dan een ondertekenaar, dan komt de handtekening van de belangrijkste persoon rechts. Onder je naam schrijf je je functie met enkel een hoofdletter aan het begin. 4.3.12. KOPIEGERECHTIGDEN

Als je een kopie aan derden stuurt, schrijf dan “Kopie” gevolgd door een dubbelpunt en de namen van de kopiegerechtigden. Kopie: An Smets, Barend Burger In een brief zonder bijlagenvermelding zet je de kopiegerechtigden links, na twee witregels onder de functiebenaming rechts, op dezelfde regel als de geprinte of getypte naam van de ondertekenaar Staat er een bijlagenvermelding aan de linkerkant, zet dan de kopiegerechtigden na een witregel onder de bijlagenvermelding. Staat er een bijlagenvermelding aan de rechterkant, zet dan de kopiegerechtigden links, na twee witregels onder de functiebenaming. 4.3.13. VOETTEKST

92

De adresgegevens van Selor worden steeds opgenomen in de voetnoot van het document. Op die manier staat het adres steeds op dezelfde plaats, los van de lengte van de brief. Daarnaast kun je gegevens die niet in het briefhoofd voorkomen hier vermelden. Je zet ze tegen de linker marge. adres telefoonnummer faxnummer e-mailadres internetadres nummer van de bank- en/of de postrekening statutaire naam en vestigingsplaats van Selor plaats en nummer van inschrijving in het handelsregister btw-nummer 4.3.14. LOGO.BE

In alle externe communicatie dient het logo “.be” gebruikt te worden. Het gebruik van dat logo valt onder de Huisstijl Federale overheid en is beschreven in het “Charter voor het gebruik van het logo .be”. Het logo moet rechts onderaan het document geplaatst worden. 4.3.15. BIJLAGEN 4.3.15.1.

VERWIJZING

Verwijs in je brief naar de documenten die je in de bijlage meestuurt. Doe dit ofwel als onderdeel van de referentieregel ofwel in een afzonderlijke bijlagenvermelding onderaan. Zet in het laatste geval de vermelding links en twee witregels onder de functiebenaming of rechts en op dezelfde regel als je getypte naam. De vermelding zelf ziet er zo uit: Bijlagen: 2 Bijlagen: bestelbon, factuur 4.3.15.2.

LOGO

Voor intern gebruik kun je de formaten gebruiken die beschikbaar zijn op Cosmos. (Zie: http://cosmos.selor.be/C9/FotoPhotos/Huisstijl%20%20Identit%20graphique/Forms/AllItems. aspx) Logo in kleurversie Op een witte of lichtgrijze achtergrond wordt het logo in kleur gebruikt. De kleurspecificaties zijn:

93

Pantone

- BLAUW:

647

- Paars:

5135

Quadri (Cyan-Magenta-YellowBlack) 94 C- 43M- 0Y- 38K 51 C- 65M- 30Y- 0K

RGB* (Red-Green-Blue)

HEX Html

R 38 – G 48 – B 158 R 126 – G 72 – B 116

# 265787 # 8L5C7A

* RGB is een veelgebruikt systeem om zelf de kleur van tekst in digitale documenten in te stellen.

Logo in monochrome versie Op een gekleurde achtergrond wordt het logo in het wit of zwart gebruikt.

4.3.15.3.

FILOSOFIE VAN DE HUISSTIJL

“Het logo staat voor transparantie en openheid. Dankzij de sobere lay-out laat het logo een moderne, en bovendien tijdloze indruk na en straalt het een zeker vorm van ernst en professionalisme uit. Door middel van de warme kleuren en de losse pijl draagt het logo de impressie van vernieuwing in zich. Selor wil op deze manier flexibiliteit en dynamiek tentoon spreiden, met inbreng van de kandidaat.”

“Selectiebureau van de Federale Overheid” wordt niet opgenomen in het logo om het accent te leggen op de autonomie van Selor en op het feit dat ons werkterrein ruimer is dan de federale overheid alleen.

4.4.

BRONNEN

Billiet, Stefanie. Teksten die werken: efficiënte rekruteringscommunicatie. 10 handige tips/best practices. ---. Uitgaande communicatie, ons visitekaartje. Callewaert, Paul en Caluwé Dirk. De Belgische briefnormen. Permentier, Ludo. Stijlboek voor wie helder wil schrijven. Roeselaere: Roularta Books, 2008. Porteman, Annelies en Teughels Tania. Professioneel schrijven: gecertificeerde opleiding CAERCO08XNT. Brussel: OFO, februari 2009.

94

2. Technical writing: list of synonyms

95

Typische Selor woordenschat mails Solliciteren/selectie vacature, selectie, selectieprocedure, selectieproef, proef, selectietest, voorselectie, wervingsselectie statutaire selectieprocedure, federale statutaire selectieprocedure deelnemen aan de selectie, inschrijven voor de selectie postuleren, kandidatuur stellen, solliciteren selecteren, een selectie maken laureaat, kandidaat, sollicitant, persoon job, betrekking, functie, aanbieding, jobaanbieding, werving, aanstelling Mijn Selor Je account is nog niet geactiveerd, We zullen je account activeren Selor heeft uw profiel in „Mijn Selor‟ op niet-actief gezet, Uw profiel wordt niet meer geraadpleegd, uw profiel wordt niet meer geselecteerd/ geraadpleegd aanmaken, creatie, activatie een zoekopdracht starten, een zoekopdracht organiseren zonder RRN, zonder rrn, rijksregisternummer onder de rubriek, bij de optie bevestiging, ter bevestiging van werk uw cv regelmatig bij/ houd uw cv up to date Wijzig/verander uw voorkeuren Technische en generieke competenties, bureauticacompetenties, competenties Algemeen mail, e-mail, e-mailadres overheidsdienst, de wervende overheidsdienst, Federale Overheidsdienst aanduiden, aanvinken evalueren, beoordelen ingeven, opladen, invoeren aanvraag doen, aanvragen proces-verbaal, PV cv, CV, eRecruiting cv proces, procedure inactief zetten, op niet-actief zetten, op niet-actief plaatsen, deactiveren, niet meer actief opgenomen uiterste inschrijvingsdatum, uiterste sollicitatiedatum zoekopdracht, een sleutelwoord ingeven competenties, vaardigheden, bekwaamheden beste, geachte, Geachte Mevrouw, geachte Heer, Mevrouw, Meneer, Mijnheer met de meeste hoogachting, hoogachtend u kan, u kunt u heeft, u hebt Registratiegegevens

96

paswoord, wachtwoord Contractuele selecties contractuele betrekking, contractuele job, contractuele functie, contractuele selectie, selectie voor de contractuele functie niet aangeworven voor de contractuele functie, niet aangenomen voor de functie aanwerven, aannemen, job aanbieden, contract aanbieden selecteren, weerhouden vraag tot goedkeuring, aanvraag tot goedkeuring Interne markt vraag tot afsluiten, aanvraag tot afsluiting vraag tot goedkeuring, aanvraag tot goedkeuring vraag tot tekenen van het PV, de ondertekening van het proces-verbaal aanvragen syndicaten, syndicale organisaties, overheidsinstellingen, openbare dienst cv terug op actief zetten/ plaatsen aanwerving voor de functie, aangenomen voor de functie niet aangeworven voor de functie, niet aangenomen voor de functie uw profiel komt in aanmerking voor de functie, een job voor uw profiel Brieven algemeen Selor, SELOR Tengevolge, ten gevolge Beheer wervingsreserves deze uitnodiging dient u voor te leggen, deze uitnodiging dient getoond te worden. ongewettigd afwezig, onwettige afwezigheid bij drie maal onwettige afwezigheid, u heeft zich minstens 3 keer niet aangeboden namens, voor bijkomende proef, bijkomend mondeling gedeelte reserve van geslaagden, lijst van geslaagden inschrijven in onze eRecruiting databank via onze website, inschrijven in onze databank via de website van Selor correspondent, contactpersoon Topfuncties instelling, organisatie benaming, naam doel van de functie, bestaansreden van de functie interne relaties binnen de instelling, interne betrekkingen binnen de organisatie externe relaties bij de federale overheid, externe betrekkingen buiten de federale overheid permanente resultaatsgebieden, bestendige resultaatsgebieden functievereisten en functiespecifieke competenties, functievereisten: voorwaarden om deel te nemen + functiespecifieke (of functietechnische) competenties

97

generieke management- en leidinggevende competenties, generieke competenties inzake management en leiding manier van denken, denkwijze manier van omgaan binnen de HR-omgeving, manier van omgang binnen de HR-Omgeving, beheerwijze van human resources omgeving, interactie met de omgeving objectieven, doelstellingen varia, allerlei organogram, organigram bijzondere aanstellingsvoorwaarden, bijzondere aanwijzingsvoorwaarden bijkomende informatie, aanvullende informatie rapporteren, verslag uitbrengen aantal medewerkers van de totale organisatie, verantwoordelijk voor de leiding van 21 medewerkers budget, begroting creëren van een motiverende werkomgeving, motiveren minimum, ten minste onder … wordt verstaan, onder … dient men te begrijpen begrip van, inzicht in, kennis van, aanleg voor, bekwaamheid flexibel en vernieuwend denken, flexibele en innoverende geestesingesteldheid ontwikkelen van personeel, personeelsontwikkeling aansturen van groepen, leiding over groepen samenwerken en uitbouwen van netwerken, samenwerking en ontwikkeling van netwerken gerichtheid op de burger, de interne klant en de maatschappij, focus op de burger, de interne klant en het bedrijf realiseren van de doelstellingen, verwezenlijking van de doelstellingen overtuigen, overtuigingskracht mondeling en schriftelijk communiceren, schriftelijke en mondelinge communicatie salarisband, salarisniveau gewenste datum van indiensttreding, aanvang van de functie werkplaats, werkplek, plaats van tewerkstelling eerste openstelling van de betrekking, eerste opening van de post aantal vacante betrekkingen: 1, een vacante betrekking functiebenaming, functiebeschrijving voorzitter, zit voor vertegenwoordigt, verzekert de vertegenwoordiging €, EUR, euro Binnen, in van de privésector, uit de privésector, die tot de privésector behoort een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, zich gedragen naar de vereisten van de functie burgerlijke en politieke rechten genieten, genot van burgerlijke en politieke rechten leiden, aansturen samenwerken en uitbouwen van netwerken, meewerken aan en uitbouwen van netwerken deel ik u mee, moet ik u meedelen weerhouden, in aanmerking nemen, in overweging nemen, in aanmerking komen Contractuelen

98

Wij willen u verder nog veel succes wensen in mogelijke toekomstige selecties, nog veel succes!! noties, elementair kennisniveau wedde, salaris Statutaire selecties arbeidsongeschiktheid, ongeschiktheid het is van het grootste belang dat u uw uitnodigingsbrief niet vergeet, het is belangrijk dat u uw uitnodigingsbrief niet vergeet vorensgenoemde, bovenvermelde, bovenvernoemde, bovengenoemde, voormelde erecruiting, eRecruiting toelaatbaarheidsvereisten, toelaatbaarheidsvoorwaarden, deelnemingsvoorwaarden, sollicitatievoorwaarden Kwaliteit uitgaande correspondentie Vermits ik op deze datum niet in het bezit was van, heeft mij echter niet tijdig bereikt Ik houd u eraan te danken voor de belangstelling die u hebt betoond, ik dank u voor de getoonde belangstelling Taalexamens Mededelen, meedelen Statutaire selecties e.a. Ik verklaar op erewoord dat, ik, ondergetekende, verklaar Ik kan bijgevolg uw aanvraag tot deelname niet meer in aanmerking nemen, Bijgevolg deel ik u mee dat u …uitgesloten wordt van verdere deelname aan de hierboven vermelde selectie, kan ik bijgevolg uw kandidatuur niet weerhouden voor deelname aan deze selectieprocedure, kan ik geen rekening houden met uw sollicitatie Uitgesloten van deze selectie, uitgesloten voor deze selectie Mondeling gedeelte, interview Verantwoordelijke selectie, verantwoordelijke van de selectie, selectieverantwoordelijke, selectiedeskundige Interne Markt voorwaarden voor de functie, functievereisten in goede orde ontvangen, goed ontvangen selecteren, uitverkoren genoodzaakt te moeten stellen dat, deel ik u mee

99

3. Web writing: original texts by Vincent

100

NIEUWE TEKSTEN DIVERSITEIT SELOR.BE STARTPAGINA DIVERSITY@SELOR “Gelijke kansen voor elke kandidaat in de praktijk”

Info voor kandidaten

Expertisece Diversiteit ntrum binnen Selor Diversiteit PRODUCTE _ _ _ _N_ Diversiteitsnieuws – telex _ _ _ _

TIJDSLIJN

TIJDSLIJN Eind 2003 - start Diversiteitsbeleid Selor - Procedure Redelijke Aanpassingen voor kandidaten met handicap Competentiemetingen - Eerste screening testen (Viona-onderzoek) Begin 2004 - Procedure Redelijke Aanpassingen voor kandidaten met handicap in alle Selor selectieprocedures - Diversiteitsacties ook voor doelgroepen „etnisch-culturele minderheden‟ (allochtonen: communicatie) en gender (o.a. rekrutering vrouwen voor topselecties & jury) Midden 2004 - Lancering Diversiteitsplan Federale Overheid: Actieplan 2005-2007 voor het bevorderen van de diversiteit (Selor neemt instroom voor haar rekening) - Start diversiteitskanalen (handicap / allochtoon) Eind 2004 - Diversiteitsstand op Talent@Public I - Procedure Redelijke Aanpassingen voor kandidaten met handicap in Competentiemetingen genomineerd als goede praktijk op evenement „Diversiteit in de overheidsdiensten‟ Begin 2005 - Start opleidingen Diversiteit & Selectie voor selectiepersoneel Midden 2005 - creatie + samenkomst Selor netwerken „experten arbeidshandicap‟ en „tewerkstelling allochtonen‟ - start Expertisecentrum Diversiteit Selor (voor externe partners) Eind 2005 - deelname Openbedrijvendag met Diversiteit als centraal thema Begin 2006 - Diversiteit wordt een ondersteunend proces binnen Selor Midden 2006 - Uitbreiding team Diversity@Selor (2 medewerkers) - Screening gender topselecties

101

- Diversiteit wordt standaard als criterium meegenomen bij aankoop nieuwe tests - voorstelling Diversity@Selor te Maastricht Eind 2006 - ontwikkeling video Diversiteit & Selectie - diversiteitsstand op Talent@Public II - Selor helpt mee FELINK te lanceren - voorstelling Diversity@Selor te Mallorca Begin 2007 - Start projecten „test de test‟ en „test de aangepaste test‟ - Project selectieproeven afnemen voor slechtziende en blinde telefoontappers voor de federale politie Midden 2007 - voorstelling Diversity@Selor te Québec - samenwerking POD Maatschappelijke integratie rond project Ervaringsdeskundigen Eind 2007 - week van de diversiteit te Selor (workshops, forums, netwerking) - voorstelling Diversity@Selor te Rome - testzaal Pallas uniek voor kandidaten met handicap Begin 2008 - Nieuwe opleidingen Diversiteit & Selectie voor externe organisaties Midden 2008 - voorstelling Diversity@Selor te Montréal - start project EVC - project certificering gebarentaal Eind 2008 - Uitbreiding team Diversity@Selor (3 medewerkers) - start project Topskills - 1700 kandidaten met handicap in databank redelijke aanpassingen - Selor helpt mee Wheelit opstarten (stichtende partner) Begin 2009 - Uitbreiding team Diversity@Selor (6 medewerkers) - Start „test de test‟ in alle selectieprocedures

EXPERTISECENTRUM DIVERSITEIT SELOR “Diversity@Selor” Filosofie Expertisecentrum Diversity@Selor Van in het begin is er steeds geopteerd om het diversiteitsbeleid niet louter tot Selor te beperken maar haar een actieve, participerende rol toe te bedelen buiten de organisatie (netwerken, wetenschappelijke wereld, internationale context). Deze aanpak en de realisatie van de hieronder geformuleerde diversiteitsproducten leidde tot de oprichting van een Expertisecentrum Diversiteit, dat nationaal en internationaal erkend wordt. Met verschillende partners werden samenwerkingen opgestart en SELOR werd ook ingeschakeld om de partners bij te staan bij de uitwerking van hun diversiteitsbeleid. Enkele partners die reeds beroep deden op Diversity@Selor: Europees Parlement, Hudson, OCMW, FEDERGON, VDAB, Belgacom, Federale Politie, … Geïnteresseerden die verder willen netwerken en/of best practices willen uitwisselen kunnen steeds terecht op onze LinkedIn Group: Diversity @ Selor (logo LinkedIn). Klik hier voor enkele cijfers/verwezenlijkingen van de diversiteitsunit Diversity@Selor. (linken naar Diversiteit in cijfers 2006 + 2007 + 2008 FOTO‟S VAN Diversity@Selor + functies TEAMFOTO + apart Vincent Silvia Maggy

102

Koen Kim Valentine

PRODUCTEN Procedure Redelijke Aanpassingen voor personen met handicap Selor heeft een jarenlange ervaring in het aanpassen van selectietests en het doorvoeren van redelijke aanpassingen aan selectieprocedures. Sinds begin 2004 doorliepen al meer dan 1800 kandidaten met handicap de procedure Redelijke Aanpassingen. Alle aanpassingen worden nauwkeurig bijgehouden in een databank waarop kwalitatieve analyses worden toegepast (teneinde de procedure te perfectioneren). Een expertennetwerk „personen met handicap‟ (linken naar expertnennetwerk op Selor.be) werd eveneens opgericht zodat Selor zich steeds kan laten bijstaan door dé deskundigen in deze materie. Selor is bereid deze ervaring te delen en biedt deze kennis extern aan voor: presentaties, opleidingen en consultancy rond redelijke aanpassingen. Enkele pistes kunnen worden onderscheiden: 1.

Een organisatie organiseert een selectie en heeft expertise nodig inzake het redelijk aanpassen van een selectietest. Er kan contact opgenomen worden met SELOR die de organisatie zal ondersteunen om tot de beste aanpassing te komen zich baserend op: verworven expertise, databank redelijke aanpassingen (waarin alle aanpassingen gekoppeld worden aan relevante gegevens (type handicap, type test, resultaat), databank Aangepaste Selectietests.

2.

Een organisatie wenst de diversiteitsexpertise van SELOR op een meer gestructureerde manier gebruiken om het eigen personeel in staat te stellen selecties aan te passen. Een opleiding ter plaatse kan voorzien worden.

3.

Een organisatie wenst dat een procedure echt voor hen aangepast wordt „in house‟. Ook hier kan Selor tussenkomen: een diversiteitsexpert kan een analyse maken van het gehanteerd testinstrumentarium en vervolgens de instrumenten redelijk aanpassen en mogelijks afnemen.

4.

Een organisatie wenst dat SELOR aangepaste selectietests voor hen organiseert waarbij gebruik kan gemaakt kan worden van aangepaste testcondities en –tests. Selor beschikt over aangepast testfaciliteiten (o.a. 2 brailleleesregels, 8 aangepaste PC-posten met grote schermen en met de nieuwste toegankelijkheidssoftware voor visuele handicap en leerstoornissen).

5.

Andere oplossingen meer op maat van de organisatie kunnen ook besproken worden.

U kunt contact opnemen met [email protected] voor extra info (beschikbaarheden, prijzen, …). Klik hier voor de procedure die kandidaten met een handicap kunnen volgen. (link naar info voor kandidaten  )

Opleidingen Diversiteit & Selectie Om niet-discriminatie te kunnen garanderen in haar selectieprocedures heeft Selor opleidingen Diversiteit & Selectie ontwikkeld die verplicht zijn voor alle selectiepersoneel. Deze opleidingen focussen zich op volgende thema‟s: Diversiteit Diversiteitsmanagement Kennis van relevante wetgeving ((inter)nationale antidiscriminatiewetgeving) Praktische tools om met diversiteit in de praktijk rekening te houden … Naast deze opleidingen Diversiteit & Selectie werden ook opleidingen rond Redelijke Aanpassingen en rond Loopbaanbegeleiding en Vorming ontwikkeld. Bij elke opleiding horen ook specifieke postbakoefeningen die toelaten de opgedane materie om te zetten in de praktijk. Alle opleiders hebben een jarenlange ervaring in diversiteitsmanagement of doorliepen een door Selor georganiseerde certificatieprocedure.

103

Externe organisaties kunnen gebruik maken van dit opleidingsaanbod. Wenst u meer info betreffende prijzen en beschikbaarheden contacteer dan [email protected]

Diversiteitscommunicatie / Diversiteitskanalen Om haar acties rond diversiteit en gelijke kansen te kunnen promoten bij de verschillende doelgroepen investeert Selor sterk in diversiteitscommunicatie. Twee diversiteitskanalen werden gecreëerd: kanaal „tewerkstelling etnisch-culturele minderheden‟ kanaal „tewerkstelling personen met handicap‟ Elk kanaal bevat de contactgegevens van verschillende relevante organisaties die onze vacatures verder kunnen verspreiden naar hun doelgroep. Onder deze organisaties bevinden zich ook Selor diversiteitspartners die – naast communicatie – ook op een kwalitatieve manier bijdragen aan het Selor diversiteitsmanagement (bijvoorbeeld insteek en feedback op projecten). Deze bijzondere diversiteitspartners zijn gegroepeerd in de Selor expertennetwerken „tewerkstelling personen met handicap‟ en „tewerkstelling etnisch-culturele minderheden‟. Deze organisaties stellen zich voor op de respectievelijke expertenpagina‟s. Voor meer informatie betreffende deze diversiteitskanalen en expertennetwerken contacteer [email protected]

INFO VOOR KANDIDATEN Procedure kandidaten met handicap Selor organiseert geen aparte selecties voor personen met een handicap. Wij voorzien redelijke aanpassingen en aparte begeleiding binnen de gewone selecties zodat je handicap je deelname aan de test niet verhindert. Je kan ook aanpassingen verkrijgen voor de taaltesten, top- en bevorderingsselecties. Hieronder wordt deze procedure beschreven in 6 stappen:

STAP 1: communiceren Selor gebruikt naast de gebruikelijke communicatiemedia ook specifieke diversiteitskanalen om de vacatures naar de doelgroep te verspreiden. [link naar diversiteitskanalen] In alle communicatie wordt steeds het PRO DIVERSITEIT logo opgenomen zodat kandidaten weten dat gelijke kansen gegarandeerd worden binnen onze selectieprocedures. Alle vacatures staan ook steeds op de Selor website: http://www.selor.be/List/Jobs.aspx. In elke functieomschrijving is een luik „kandidaten met een handicap‟ opgenomen waarin ook kort de te volgen procedure staat beschreven.

STAP 2: inschrijven (Mijn Selor) Kandidaten kunnen zich inschrijven door een online CV in te vullen en een kopie van het diploma op te laden op de Selor website www.selor.be (Mijn Selor). Kandidaten met handicap dienen bij het ingeven van hun “Persoonlijke gegevens” “Procedure voor kandidaten met handicap” aan te vinken. Een extra invulblad bovenaan, genaamd “Handicap” zal zich openen.

104

Binnen het tabblad “Handicap” kan de kandidaat twee maatregelen aankruisen: nl. de mogelijkheid om gebruik te maken van aanpassingen én de mogelijkheid voorrang te verkrijgen bij aanwerving.

Wanneer een kandidaat enkel gebruik wenst te maken van de voorrangsmaatregel maar geen aanpassingen wenst kruist hij enkel het tweede vakje aan (en vice versa). Wanneer de kandidaat én aanpassingen wenst én voorrang bij aanwerving wenst kruist hij beide vakjes aan. Voorrang kan verleend worden als de kandidaat slaagt op de (eventueel aangepaste) selectie en zijn attest werd gevalideerd. Er bestaan twee types voorrangsmaatregelen: Wanneer een kandidaat slaagt op een statutaire selectie zal er voor hem een specifieke reservelijst aangemaakt worden waarin hij (naast eventuele andere kandidaten met handicap zal gerangschikt worden). Deze reservelijst blijft „eeuwig‟ geldig. De kandidaat blijft daarnaast ook gerangschikt op de reguliere reserve (die meestal 2 jaar geldig is). De rekruterende

105

-

overheidsdienst (die geen 3% personeel met handicap tewerkstelt) kan deze bijzondere reserve eerst aanspreken (vooraleer de reguliere reserve lijst te raadplegen). Wanneer de kandidaat zich inschrijft voor een contractuele selectie kan hij bij slagen op de selectieproef (meestal interview) voorrang krijgen bij aanwerving op andere geslaagden.

Vervolgens dient de kandidaat een attest van handicap op te laden in zijn online CV Mijn Selor (één geldig attest volstaat):

Door één van de attesten aan te kruisen zal het systeem de kandidaat vragen een kopie van zijn attest op te laden (zodat dit gevalideerd kan worden door de diversiteitsverantwoordelijken van Selor). Gezien de voorrangsmaatregelen bij Koninklijk besluit zijn geregeld is één van de „officiële‟ attesten tot en met 11 vereist. Kandidaten die enkel aanpassingen wensen maar niet beschikken over één van de „officiële‟ attesten kunnen een attest van een specialist of universitaire instelling opladen (puntje 12.), bv. een attest dyslexie.

Onder het luik „handicap‟ kan de kandidaat ten slotte zijn handicap omschrijven en aangeven welke aanpassingen hij precies nodig heeft (en dit voor de verschillende selectietypes: mondeling, schriftelijk, PC). Het is van belang dat de kandidaat deze aanpassing zo nauwkeurig mogelijk omschrijft gezien de diversiteitsverantwoordelijken zich hierop gaan baseren bij het toekennen van de aanpassing.

Voorbeeld van aanpassingen bij Visuele handicap:

106

Klik steeds op „bewaren‟ rechtsbovenaan! Eens je cv en persoonlijke gegevens bij ons gekend zijn, zijn ze geregistreerd voor andere functies waarvoor je in de toekomst wenst te solliciteren. Een kandidaat met handicap dient dit dossier dus slechts eenmaal in te vullen. Handig en tijdbesparend.

STAP 3: analyseren De diversiteitsverantwoordelijken van Selor worden per selectie verwittigd welke kandidaten de „procedure kandidaten met handicap‟ hebben aangevinkt en krijgen toegang tot de individuele dossiers. Eerst valideren zij de opgeladen attesten en vervolgens bepalen ze per kandidaat de eventuele aanpassing noodzakelijk binnen de selectie. Aan het selectieteam wordt vervolgens ook meegedeeld voor welke kandidaten (bij slagen) een specifieke reservelijst dient aangemaakt te worden of wie voorrang krijgt bij een contractuele selectie. Wat betreft het bepalen van de aanpassingen kan het diversiteitsteam van Selor bogen op een jarenlange, erkende ervaring. Meer dan 1800 kandidaten hebben deze procedure al doorlopen. Ook het expertennetwerk (link) kan ingeschakeld worden bij het bepalen van de aanpassingen.

STAP 4: uitnodigen Een uitnodiging wordt naar de kandidaat gestuurd met volgende vermelding: “Als gevolg van uw aanvraag tot (redelijke) aanpassing van de selectieprocedure, nodigen wij u graag uit op de onderstaande proef die zal plaatsvinden in aangepaste omstandigheden (aan uw handicap).” Kandidaten met handicap die geen aanpassingen hadden aangegeven krijgen een gewone uitnodiging. Voor meer info betreffende de aanpassing kan de kandidaat contact opnemen met de contactpersoon in de brief.

STAP 5: aanpassen van selectie

107

Op de selectiedag zelf worden de aanpassingen doorgevoerd door de diversiteitsverantwoordelijken en het selectieteam. Selor beschikt over een aangepaste testruimte met specifieke soft- en hardware die de toegankelijkheid verhoogt: -

8 2 2 4 2

x x x x x

PC‟s met grote monitors brailleleesregels (ALVA Satellite 584 Pro - 80 cellen) Jaws Zoomtext 9.0 Kurzweil 3000

Veel voorkomende aanpassingen zijn:

      

testen afleggen op pc's met vergroot- of voorleessoftware, pc's met brailleleesregel of pc's met software voor dyslectici vragenformulieren aanpassen (A3 formaat in plaats van A4, op PC in plaats van schriftelijk) tolk gebarentaal inschakelen mondelinge begeleiding van schriftelijke testen en pc-testen individuele begeleiding extra tijd verlenen aan de kandidaat tekst laten analyseren/verbeteren door expert in dyslexie

Achteraf wordt aan elke kandidaat die een aangepaste sessie doorlopen heeft gevraagd om een feedbackformulier in te vullen waarin gepeild wordt naar zijn tevredenheid met de verleende aanpassing.

STAP 6: resultaten doorgeven De kandidaat wordt per brief op de hoogte gebracht van de behaalde resultaten. Indien de kandidaat slaagt op een statutaire selectie wordt ook de rangschikking in de reservelijst meegedeeld. Als de kandidaat aangaf gerangschikt te willen worden op een specifieke reservelijst wordt ook deze rangschikking vermeld.

108

4. Web writing: new version

109

NIEUWE TEKSTEN DIVERSITEIT SELOR.BE STARTPAGINA DIVERSITY@SELOR “Gelijke kansen voor elke kandidaat in de praktijk”

Info voor kandidaten

Expertisecentrum Diversiteit PRODUCTEN

Diversiteit binnen Selor

_ _ _ _ _ Diversiteitsnieuws – telex _ _ _ _

TIJDSLIJN

TIJDSLIJN Eind 2003 Start diversiteitsbeleid Selor Procedure redelijke aanpassingen voor kandidaten met handicap competentiemetingen Eerste screening testen (Viona-onderzoek) Begin 2004 Procedure redelijke aanpassingen voor kandidaten met handicap in alle Selor selectieprocedures Diversiteitsacties ook voor doelgroepen „etnisch-culturele minderheden‟ (allochtonen: communicatie) en gender (o.a. rekrutering vrouwen voor topselecties & jury) Midden 2004 Lancering diversiteitsplan Federale Overheid: actieplan 2005-2007 voor het bevorderen van de diversiteit (Selor neemt instroom voor haar rekening) Start diversiteitskanalen (handicap / allochtoon) Eind 2004

110

Diversiteitsstand op Talent@Public I Procedure redelijke aanpassingen voor kandidaten met handicap in competentiemetingen genomineerd als goede praktijk op evenement „diversiteit in de overheidsdiensten‟ Begin 2005 Start opleidingen diversiteit & selectie voor selectiepersoneel Midden 2005 Creatie en samenkomst Selor netwerken „experten arbeidshandicap‟ en „tewerkstelling allochtonen‟ Start expertisecentrum diversiteit Selor (voor externe partners) Eind 2005 Deelname openbedrijvendag met diversiteit als centraal thema Begin 2006 Diversiteit wordt een ondersteunend proces binnen Selor Midden 2006 Uitbreiding team Diversity@Selor (2 medewerkers) Screening gender topselecties Diversiteit wordt standaard als criterium meegenomen bij aankoop nieuwe tests Voorstelling Diversity@Selor te Maastricht Eind 2006 Ontwikkeling video diversiteit & selectie Diversiteitsstand op Talent@Public II Selor helpt mee FELINK te lanceren Voorstelling Diversity@Selor te Mallorca Begin 2007 Start projecten „test de test‟ en „test de aangepaste test‟ Project selectieproeven afnemen voor slechtziende en blinde telefoontappers voor de federale politie Midden 2007 Voorstelling Diversity@Selor te Québec Samenwerking POD maatschappelijke integratie rond project ervaringsdeskundigen Eind 2007 Week van de diversiteit te Selor (workshops, forums, netwerking) Voorstelling Diversity@Selor te Rome Testzaal Pallas uniek voor kandidaten met handicap Begin 2008 Nieuwe opleidingen diversiteit & selectie voor externe organisaties Midden 2008 Voorstelling Diversity@Selor te Montréal Start project EVC Project certificering gebarentaal

111

Eind 2008 Uitbreiding team Diversity@Selor (3 medewerkers) Start project topskills

1700 kandidaten met handicap in databank redelijke aanpassingen Selor helpt mee Wheelit opstarten (stichtende partner) Begin 2009 Uitbreiding team Diversity@Selor (6 medewerkers) Start „test de test‟ in alle selectieprocedures

EXPERTISECENTRUM DIVERSITEIT SELOR “Diversity@Selor” Filosofie De filosofie dat het diversiteitsbeleid van Selor ook buiten de organisatie een rol moet spelen, bijvoorbeeld door toepassingen in netwerken, de wetenschappelijke wereld en internationale contexten, leidde tot de oprichting van het Expertisecentrum Diversiteit. Hoe geeft Selor nu zijn kennis door? Heel eenvoudig: Selor start samenwerkingen op met zijn partners en helpt hen bij de uitwerking van hun diversiteitsbeleid. Dit gebeurt onder andere aan de hand van de diversiteitsproducten die je hieronder terugvindt. Het Expertisecentrum Diversiteit geniet van een nationale en internationale erkenning. Partners Enkele partners die al beroep deden op Diversity@Selor: Europees Parlement Hudson OCMW FEDERGON VDAB Belgacom Federale Politie Neem deel Geïnteresseerd? Netwerk verder en/of wissel best practices uit op de LinkedIn Group: Diversity @ Selor (logo LinkedIn). Klik hier voor enkele cijfers of verwezenlijkingen van de diversiteitsunit Diversity@Selor. (linken naar Diversiteit in cijfers 2006 + 2007 + 2008) Selor op YouTube: interview met Vincent Van Malderen over de samenwerking met Wheelit. Kijk voor andere filmpjes over en van Selor op de Selor website of op YouTube.

112

Het diversiteitsteam. Van links naar rechts: ?, ?, Vincent Van Malderen, Silvia Akif, ?, ? FOTO‟S VAN Diversity@Selor + functies TEAMFOTO + apart Vincent Silvia Maggy Koen Kim Valentine

PRODUCTEN Procedure redelijke aanpassingen voor personen met handicap

Jarenlange ervaring Selor heeft een jarenlange ervaring in het aanpassen van selectietests en het doorvoeren van redelijke aanpassingen aan selectieprocedures. Het bewijs: Sinds begin 2004 doorliepen al meer dan 1800 kandidaten met een handicap de procedure redelijke aanpassingen. Selor houdt alle aanpassingen nauwkeurig bij in een databank en past er kwalitatieve analyses op toe. Dit is nodig om de procedure te perfectioneren.

113

Het expertennetwerk „personen met handicap‟ (linken naar expertnennetwerk op Selor.be) zorgt ervoor dat Selor zich steeds kan laten bijstaan door dé deskundigen in deze materie.

Hoe helpt Selor jouw organisatie? Selor biedt deze ervaring aan organisaties aan voor presentaties, opleidingen en consultancy rond redelijke aanpassingen. Hoe maak je hiervan gebruik? Je bedrijf organiseert een selectie en je hebt expertise nodig voor het redelijk aanpassen van een selectietest. Selor ondersteunt je organisatie om tot de beste aanpassing te komen. Daarvoor baseert zij zich op de verworven expertise, de databank aangepaste selectietests, en de databank redelijke aanpassingen. In deze laatste databank worden alle aanpassingen gekoppeld aan relevante gegevens, bijvoorbeeld het type handicap, het type test en het resultaat. Je wilt je personeel in staat stellen selecties aan te passen aan de hand van de diversiteitsexpertise van Selor. Selor voorziet een opleiding ter plaatse. Je wilt dat een procedure echt voor jouw organisatie aangepast wordt „in house‟. Een diversiteitsexpert van Selor maakt een analyse van het testinstrumentarium dat je gebruikt, past vervolgens de instrumenten aan en neemt ze af. Je wilt dat Selor aangepaste selectietests voor je organiseert met aangepaste testcondities. Selor beschikt over aangepaste testfaciliteiten: onder andere twee brailleleesregels, acht aangepaste PC-posten met grote schermen en met de nieuwste toegankelijkheidssoftware voor visuele handicap en leerstoornissen.

Maak gebruik van Selors ervaring Je kan andere oplossingen meer op maat van je organisatie ook bespreken. Daarvoor neem je contact op met [email protected] Hier verkrijg je ook extra info over onder andere beschikbaarheden en prijzen. Klik hier voor de procedure die kandidaten met een handicap kunnen volgen. (link naar info voor kandidaten  )

Opleidingen diversiteit & selectie

114

Opleidingen Bij elke opleiding horen postbakoefeningen waarmee je de kennis die je hebt opgedaan omzet in de praktijk. Alle opleiders hebben een jarenlange ervaring in diversiteitsmanagement of doorliepen een door Selor georganiseerde certificatieprocedure. Je organisatie kan gebruik maken van de volgende opleidingen: 1. Diversiteit & selectie Deze opleidingen garanderen niet-discriminatie in de selectieprocedures van Selor. Ze zijn verplicht voor alle selectiepersoneel. De volgende thema‟s komen erin aan bod: Diversiteit Diversiteitsmanagement Kennis van relevante wetgeving ((inter)nationale antidiscriminatiewetgeving) Praktische tools om met diversiteit in de praktijk rekening te houden 2. Redelijke aanpassingen en loopbaanbegeleiding en vorming 3. Opleidingen op maat Neem deel Contacteer [email protected] om gebruik maken van dit opleidingsaanbod. Hier kan je ook terecht voor prijzen en beschikbaarheden.

Diversiteitscommunicatie / diversiteitskanalen Kanalen Om de acties rond diversiteit en gelijke kansen te promoten bij de doelgroepen investeert Selor sterk in diversiteitscommunicatie. Daarvoor creëerde ze twee diversiteitskanalen: kanaal „tewerkstelling etnisch-culturele minderheden‟ kanaal „tewerkstelling personen met handicap‟ Elk kanaal bevat de contactgegevens van verschillende organisaties. Hiertoe behoren ook de diversiteitspartners van Selor. Deze organisaties kunnen de vacatures naar hun doelgroep verspreiden. dragen op een kwalitatieve manier bij aan het Selor diversiteitsmanagement. (bijvoorbeeld insteek en feedback op projecten). zijn gegroepeerd in de Selor expertennetwerken „tewerkstelling personen met handicap‟ en „tewerkstelling etnisch-culturele minderheden‟. stellen zich voor op de expertenpagina‟s. Neem contact op Contacteer [email protected] voor meer informatie over deze diversiteitskanalen en expertennetwerken.

115

Silvia Akif stelt het diversiteitsmanagement van Selor voor op de conferentie van de MR (3 maart 2009).

INFO VOOR KANDIDATEN Procedure kandidaten met handicap Selor organiseert geen aparte selecties voor personen met een handicap. Je neemt dus deel aan de gewone selecties, maar Selor biedt je wel redelijke aanpassingen en aparte begeleiding aan. Daardoor verhindert je handicap je deelname aan de test niet. Ook de taaltesten en de top- en bevorderingsselecties zijn aangepast. De procedure bestaat uit 6 stappen.

STAP 1: Vacatures Waar de Selor vacatures vinden? Selor website: http://www.selor.be/List/Jobs.aspx. Hier staan alle vacatures. In de functieomschrijving vind je onder „kandidaten met een handicap‟ een korte beschrijving van de te volgen procedure. Je herkent het gelijke kansenbeleid binnen de selectieprocedures aan het PRO DIVERSITEIT logo. Dit logo vind je in alle communicatie van Selor.

STAP 2: Inschrijven (Mijn Selor) Hoe inschrijven? Ga naar Mijn Selor op www.selor.be. Vul een online CV in en laad een kopie van je diploma op. Vink “Procedure voor kandidaten met handicap” aan bij het ingeven van je “Persoonlijke gegevens”.

116

Het extra invulblad “Handicap” opent zich bovenaan. Kruis in dit invulblad de gewenste maatregel(en) aan: de mogelijkheid om gebruik te maken van aanpassingen de mogelijkheid om voorrang te verkrijgen bij aanwerving

Je krijgt voorrang als je slaagt op de (eventueel aangepaste) selectie en als je attest werd gevalideerd. Er bestaan twee types voorrangsmaatregelen: 1.

Je slaagt op een statutaire selectie: Je wordt gerangschikt in een specifieke reservelijst naast eventuele andere kandidaten met een handicap. Deze reservelijst blijft „eeuwig‟ geldig. De rekruterende overheidsdienst kan deze bijzondere reserve eerst aanspreken vooraleer de reguliere reserve lijst te raadplegen.

117

Je wordt ook gerangschikt op de reguliere reserve (meestal 2 jaar geldig), als de dienst geen 3% personeel met handicap tewerk stelt. 2.

Je schrijft je in voor een contractuele selectie: Als je slaagt op de selectieproef (meestal een interview) krijg je voorrang bij aanwerving op andere geslaagden.

Kruis één van de attesten van handicap aan in je online CV Mijn Selor. Eén geldig attest volstaat.

Laad een kopie van je attest op. De diversiteitsverantwoordelijken van Selor valideren dit attest. Gezien de voorrangsmaatregelen bij Koninklijk besluit zijn geregeld is één van de „officiële‟ attesten tot en met 11 vereist. Beschik je niet over één van de „officiële‟ attesten, maar wil je wel een aanpassing? Dan laad je een attest van een specialist of universitaire instelling op, bijvoorbeeld een attest dyslexie. Vink hiervoor puntje 12 aan. Omschrijf je handicap en geef aan welke aanpassingen je nodig hebt voor de selectietypes (mondeling, schriftelijk, PC) onder „handicap‟. Omschrijf deze aanpassingen zo nauwkeurig mogelijk. De diversiteitsverantwoordelijken baseren zich hierop bij het toekennen van de aanpassing.

118

Voorbeeld van aanpassingen bij visuele handicap. Klik steeds op „bewaren‟ rechtsbovenaan! Vul dit dossier slechts eenmaal in. Eens je CV en persoonlijke gegevens bij ons gekend zijn, zijn ze geregistreerd voor andere functies waarvoor je in de toekomst wenst te solliciteren. Je hoeft het dossier dus maar één keer in te vullen. Handig en tijdbesparend.

STAP 3: Analyse van je aanvraag Wat gebeurt er met je aanvraag „procedure kandidaten met handicap‟? De diversiteitsverantwoordelijken van Selor worden per selectie verwittigd welke kandidaten de „procedure kandidaten met handicap‟ hebben aangevinkt en krijgen toegang tot de individuele dossiers. Eerst valideren zij de opgeladen attesten en vervolgens bepalen ze per kandidaat de aanpassing binnen de selectie. Het selectieteam weet ook voor welke kandidaten (bij slagen) ze een specifieke reservelijst moeten aanmaken of wie voorrang krijgt bij een contractuele selectie. Voor het bepalen van de aanpassingen boogt het diversiteitsteam van Selor op een jarenlange, erkende ervaring. Meer dan 1800 kandidaten hebben deze procedure al doorlopen. Ook het expertennetwerk (link) kan ingeschakeld worden bij het bepalen van de aanpassingen.

STAP 4: Uitnodiging Hoe laat Selor je iets weten? Je ontvangt een uitnodiging met de volgende vermelding:

119

“Als gevolg van uw aanvraag tot (redelijke) aanpassing van de selectieprocedure, nodigen wij u graag uit op de onderstaande proef die zal plaatsvinden in aangepaste omstandigheden (aan uw handicap).” Kandidaten met een handicap die geen aanpassingen hadden aangegeven krijgen een gewone uitnodiging. Als je meer info wenst over de aanpassing, neem dan contact op met de contactpersoon in de brief.

STAP 5: Selectieaanpassing Hoe past Selor de selectie voor jou aan? Op de selectiedag zelf voeren de diversiteitsverantwoordelijken en het selectieteam de aanpassingen door. Selor beschikt over een aangepaste testruimte met specifieke soft- en hardware die de toegankelijkheid verhoogt: 8 2 2 4 2

x x x x x

PC‟s met grote monitors brailleleesregels (ALVA Satellite 584 Pro - 80 cellen) Jaws Zoomtext 9.0 Kurzweil 3000

Veel voorkomende aanpassingen zijn: Testen afleggen op pc's met vergroot- of voorleessoftware, pc's met brailleleesregel of pc's met software voor dyslectici Vragenformulieren aanpassen (A3 formaat in plaats van A4, op PC in plaats van schriftelijk) Tolk gebarentaal inschakelen Mondelinge begeleiding van schriftelijke testen en pc-testen Individuele begeleiding Extra tijd verlenen aan de kandidaat Tekst laten analyseren/verbeteren door expert in dyslexie Achteraf kan je een feedbackformulier invullen waarin je je tevredenheid met de verleende aanpassing aangeeft.

STAP 6: Resultaten doorgeven Hoe ontvang je je resultaten? Je ontvangt een brief met je resultaten. Als je geslaagd bent voor een statutaire selectie kom je ook je rangschikking in de reservelijst te weten. Als je aangaf gerangschikt te willen worden op een specifieke reservelijst krijg je ook deze rangschikking.

120

5. SWOT-analysis

121

Swot-analyse Selor PR

1.1 Beschrijving situatie (as is) Tot hiertoe heeft Selor niet veel aandacht besteed aan PR. Ze schakelt ook geen externe firma in om deze functie over te nemen. Toch is het potentieel voor een goed PR-beleid aanwezig. Maar om dit volledig te kunnen benutten, moeten eerst de volgende drie problemen worden opgelost. Ten eerste is de PR-aanpak reactief. Enkele voorbeelden: als er een (negatief) artikel in de pers verschijnt, stelt Selor ofwel een perscommuniqué op dat naar Belga of naar de auteur van het artikel wordt gestuurd, ofwel wordt er contact opgenomen met een journalist. Als een journalist met een bepaalde vraag belt, noteert de dienst externe communicatie de vraag. Zij zoeken dan de juiste persoon binnen Selor die op de vraag kan antwoorden. Als Selor op tv komt, verzorgt een externe persoon de communicatie (bv een minister) of komt Selor in de belangstelling te staan met minder interessante events, zoals de massaexamens. Voor deze examens werd altijd een perscommuniqué opgesteld, maar Selor wil niet dat het grote publiek haar enkel kent van deze examens. Daarom wordt dit soort examens vermeden en worden de testen in kleinere groepen afgenomen. Dit komt echter niet in de pers. Nieuwtjes worden niet spontaan verstuurd. Ten tweede worden de beschikbare PR-instrumenten niet voldoende benut. De databanken Mediargus, Pressbanking en Ammco worden gebruikt om te zoeken naar artikels over Selor, maar het aantal zoekwoorden waarmee wordt gewerkt is beperkt. Dit maakt een thematische opvolging van wat er in de pers over Selor verschijnt onmogelijk. Andere PR middelen die ter beschikking staan maar niet voldoende benut worden zijn een map met journalisten op cosmos, een cd-rom “journalistendatabank”, en Reclame- en Media Marketing-instrumenten. Daarnaast komt Selor wel in de gespecialiseerde pers aan bod, dankzij de contacten die de medewerkers met deze journalisten hebben. Toch kan men Selor en haar PR hier nog meer in betrekken. Ook het gebruik van conversation tracking kan nog verder uitgebouwd worden. (Conversation tracking houdt in dat medewerkers van Selor volgen wat er over Selor wordt gezegd in de pers.) Het laatste initiatief dat verder kan benut worden is de persconferentie. Die wordt één keer per jaar georganiseerd om het jaarrapport voor te stellen. De thema‟s die voorgesteld worden houden niet noodzakelijk verband met het rapport, maar kunnen “hot topics” zijn. Tenslotte is er geen voorbereiding voor crisiscommunicatie voor handen: niet alle mogelijke crisisscenario‟s zijn opgenomen.

1.2 Swot-analyse STERKTES Toegang tot PR-tools Top of mind als betrouwbaar selectiebureau

ZWAKTES PR-tools onvoldoende benut Reactieve PR-aanpak Geen crisiscommunicatie

122

OPPORTUNITEITEN Actief PR-beleid voeren Crisicommunicatiebeleid opstellen Imago blijven verzorgen Naamsbekendheid vergroten Online aanwezigheid en rekrutering verhogen. De Federale Overheid als aantrekkelijke werkgever verder promoten. Rekening houden met de verschillen in bekendheid van de communicatiekanalen Diversiteitsbeleid in de kijker zetten Samenwerkingen met bedrijven in de kijker zetten

Zwakke campagne BEDREIGINGEN Negatieve artikels Onvoldoende tevredenheid over Selor Drempelvrees bij Franstaligen en lager gediplomeerden Mythes over werken bij de overheid

1.3 Uitwerking Swot-analyse Sterktes: Selor beschikt over de nodige tools om aan PR te kunnen doen: databanken Mediargus, Pressbanking en Ammco, map met journalisten op cosmos, een cd-rom “journalistendatabank”, Reclame en Media Marketing, Conversation tracking, toegang tot gespecialiseerde pers door contacten met journalisten en de jaarlijkse persconferentie. Toch worden deze middelen niet voldoende benut in het PR-beleid, waardoor ze ook in de zwakten worden opgenomen. Daarnaast is uit onderzoek gebleken dat Selor door haar mediacampagnes geniet van top of mind awareness als betrouwbaar selectiebureau.1 Dit is een belangrijk voordeel dat Selor verder kan uitbouwen en benutten. Daarom wordt dit ook bij de opportuniteiten opgenomen. Zwaktes: De beschikbare PR-tools worden niet voldoende benut. Ze moeten verder uitgebouwd en meer gebruikt worden om deel te kunnen uitmaken van een goed PR-beleid. Selor voert geen actief PR-beleid: ze reageert op gebeurtenissen of vragen. Het PR-beleid moet proactief worden: zelf naar buiten komen met goed nieuws en reageren op kritiek. Aangezien een nieuw PR-beleid voordelig zal zijn voor Selor, wordt dit ook nog eens in de opportuniteiten opgenomen.

1

Van Goethem, Meerschaert en Vergult. Selor.be: imago. Onderzoeksrapport. P 3. 19 maart 2008.

123

Er is geen crisiscommunicatie voor handen. Dit is wel essentieel want een zorgvuldig opgebouwd imago kan door een crisis in enkele minuten vernietigd worden. Het duurt jaren om je imago weer op te bouwen en het vertrouwen van je klanten weer terug te winnen. Voorbereid zijn op een crisis zal Selor voordeel opleveren, daarom behoort een crisisbeleid ook tot de opportuniteiten. De campagne van maart 2008 was niet zo succesvol. Slechts 12% van de Belgische beroepsbevolking heeft de advertentie gezien. De advertentie is aantrekkelijk en duidelijk, maar niet origineel. Opportuniteiten: Het PR-beleid moet actief worden. Niet wachten tot je moet reageren of je gevraagd wordt te reageren, maar al anticiperen (bv voorbereid zijn als iets negatief kan uitvallen). Laat weten wat je bedrijf doet. Een crisiscommunicatiebeleid voorzien is een van de dringendste taken die Selor moet aanpakken. Niet omdat het nu nodig is, maar om voorbereid te zijn als het misgaat. Iedereen moet weten wat ze in zo‟n geval mogen zeggen en wat niet, en hoe ze het moeten zeggen. Op tv wordt vaak in de interviews geknipt, dus je moet voorzichtig zijn bij het maken van een statement. Selor geniet van top of mind awareness als betrouwbaar selectiebureau. Daarnaast beschikt ze ook over een goed imago. Zo is gebleken dat degenen die Selor kennen, vinden dat zij een professionele, ethische en betrouwbare organisatie is. Toch zijn ze minder enthousiast over de klantvriendelijkheid, de innovatie, de transparantie, de onafhankelijkheid bij het rekruteren en selecteren en het garanderen van gelijke kansen. Daarnaast vinden sommige kandidaten dat de aanpak niet persoonlijk genoeg is en dat de aangeboden jobs niet bij hun profiel passen.2 Selor moet haar top of mind positie als betrouwbaar selectiebureau blijven behouden. Blijf in reclame investeren (bv radiospots en affiches), zodat de mensen met Selor in contact blijven komen. Daarnaast moeten ook de klanten tevreden blijven. Een tevreden klant staat immers meer open voor contact. CRM (customer relationship management) is dus ook belangrijk in dit opzicht. Blijf het imago verzorgen en behoud de punten waar Selor goed op scoort. Daarnaast moet je werken aan de punten waar de kandidaten minder enthousiast over zijn. Het investeren in reclame is ook belangrijk voor de naamsbekendheid. Die kan immers nog worden vergroot. Nu is 44% van de respondenten vertrouwd met de naam Selor. De Nederlandstaligen kennen Selor minder goed dan de Franstaligen.3 Als je wil werken op de naamsbekendheid, kan je eerst op de Nederlandstaligen focussen. Selor moet meer online aanwezig zijn als rekruteringskanaal. De meerderheid van de sollicitanten zoekt immers een job online. Selor bezit 6% van de online rekruteringsmarkt. Jobsites en de website van VDAB/Actiris zijn hier de voornaamste concurrenten.4 Als Selor via deze weg meer sollicitanten kan aantrekken, zal ze ook het contact met de bevolking vergroten. Momenteel is 1/5 van de beroepsbevolking al in contact geweest met Selor5. 2

Idem P 9 Idem P 9 Idem P 10 5 Idem P 9. 3 4

124

De Federale overheid moet als aantrekkelijke werkgever verder gepromoot worden. De kandidaten die bij de federale overheid willen werken, zijn zich bewust van de voordelen met betrekking tot de jobomkadering, de jobinhoud, de werkzekerheid en de pensioen/vakantieregeling.6 De overheid als werkgever is dan ook in trek. Zo zou de helft van de Belgische beroepsbevolking zeker de overheid overwegen als ze op zoek zouden zijn naar een job. Van de werkzoekenden is dit zelfs 61%.7 Aangezien starters en hoger opgeleiden het best bekend zijn met Selor en jonge werknemers er het meest mee in contact komen, kan je je meer gaan concentreren op de andere doelgroepen.8 (De promotie van de overheid als werkgever kadert in de doelstellingen van Selor. Daarnaast wil zij zich ook positioneren als unieke toegangspoort tot werken bij de overheid, de kandidaten alle informatie verstrekken over de mogelijkheden tot een carrière bij de overheid en de klanten een forum bieden om zich bij de kandidaat bekend te maken.9) Daarnaast moet er ook voldoende rekening gehouden worden met de bekendheid van de kanalen bij de verschillende doelgroepen. Selor is via andere kanalen gekend, afhankelijk van de anciënniteit of het diploma van de sollicitanten. Via de krant en het nieuws op radio en tv bereikt men degenen met een hoge anciënniteit. Mensen met een lagere anciënniteit komen vooral via familie of een jobbeurs met Selor in contact. Degenen die een hoger diploma hebben, kennen Selor vooral via de krant of informatie op de school of universiteit. Mensen met een lager diploma kennen Selor dan weer via een jobcentrum, familie en een advertentie of banner op het internet.10 Het is dus mogelijk om enkel bepaalde kanalen in te zetten om een kandidaat van een specifieke doelgroep te bereiken. In de persartikels op cosmos wordt af en toe verwezen naar het diversiteitsbeleid van de overheid. Aangezien de journalisten hier aandacht voor hebben, kan Selor het diversiteitsbeleid nog eens extra in de kijker zetten. Daarnaast kunnen ook de samenwerkingen met (prestigieuze) bedrijven extra in de kijker worden gezet. Dit helpt zowel om het imago te verbeteren, de naamsbekendheid te vergroten als de top of mind awareness te versterken.

Bedreigingen: Negatieve artikels die in de pers verschijnen over onder andere de taalexamens bij Selor doen afbreuk aan haar imago. Op negatieve berichten moet altijd gereageerd worden. Zo toon je dat Selor een sterke organisatie is die controle bezit over haar beleid of organen. Dit kadert in de crisiscommunicatie (waar Selor ook aan moet werken). In de crisiscommunicatie geldt dat “Het initiatief tot het beheersen en oplossen van een crisis begint met het nemen van het initiatief in de communicatie.” Gepast reageren heeft zo zijn voordelen: “Onderzoek toont aan dat het publiek een goede afhandeling van een crisis, waarbij efficiënte communicatie dus cruciaal is, erg waardeert. Zodat een doeltreffende reactie zelfs tot een koersstijging en een versteviging van het imago kan leiden.” Daarnaast is niet communiceren ook gevaarlijk: “Hoe

6

Idem p 9. Idem p 10. Idem P 12, 15. 9 Idem P 3. 10 Idem P 14 7 8

125

minder informatie de media en het publiek krijgen, hoe groter de kans op speculatie.”11 De voorwaarde is dat Selor niet langer reactief communiceert, maar naast de positieve informatie ook de negatieve informatie zelf naar buiten brengt. Hoe Selor gepast kan communiceren, vind je terug bij de aanbevelingen. In het geval van deze negatieve pers is het ook belangrijk om te weten dat je de communicatie niet op een aanval mag afstemmen, maar je zelf het kader van de discussie moet bepalen. Je moet de crisis kaderen binnen een bredere problematiek en ze ombuigen naar een oplossingenkwestie. De sollicitanten zijn niet volledig tevreden over Selor. Ze vinden Selor niet meteen een klantvriendelijke of innovatieve organisatie, ze is ook niet transparant genoeg, en ze hebben hun twijfels over onafhankelijkheid en gelijke kansen. Daarnaast vinden ze dat een persoonlijke aanpak bij het solliciteren ontbreekt en dat de aangeboden functies niet bij hun profiel passen.12 Een oplossing hiervoor is een sterker CRM beleid: de klantervaring moet worden verbeterd. Het is nuttig om na te gaan in welke context klanten ontevreden zijn over Selor en daarvoor oplossingen te voorzien. (Bv wie vindt Selor niet klantvriendelijk en waarom? Hebben ze zelf slechte ervaringen met Selor of gaan ze daar gewoon van uit?) Daarnaast kan ook het hooghouden en versterken van het imago (zoals aanbevolen bij de opportuniteiten) de perceptie van de klant beïnvloeden in gunstige zin. Vervolgens zien vooral Franstaligen en lager gediplomeerden de selectieprocedure als drempel om te solliciteren.13 In de communicatie naar deze groepen toe zou je dus er moeten voor zorgen dat deze drempel wordt weggenomen. Om dit te bereiken, kan je in de communicatie al meer informatie over de proeven en hun organisatie meegeven. Daarnaast heersen er ook nog een aantal mythes over werken bij de overheid. Ook deze kunnen in de communicatie worden aangepakt, onder andere door grappige reclame waarin de mythes worden ontkracht. Deze bedreiging moet niet als eerste worden aangepakt aangezien de mensen zich ook goed bewust zijn van de voordelen van werken bij de overheid.

1.4 Aanbevelingen Om een goed PR-beleid te kunnen voeren, moet voldaan worden aan de volgende voorwaarden: Een actief PR-beleid voeren. Probeer de perceptie van Selor actief te sturen. Kom naar buiten met positieve nieuwtjes, eventueel in de vorm van een persbericht. Wees voorbereid op kritiek. Zo bouw je ook aan het imago van Selor. Richt eventueel een PR-cel op die zowel contacten heeft bij de interne als de externe communicatie.

De PR-tools uitbouwen en meer benutten:

11

Calliope: http://www.calliope.be/dutch/html/topic_3189CE33-6216-4206-A44B-8491AE7CFA06_68A04F14CB03-4ACF-87D3-730F880960A3_1.htm 12 Idem P 9 13 Idem P 9

126

Zoeken naar meer trefwoorden om het aantal Selor-hits in Mediargus en Pressbanking te verhogen. De map met journalisten op cosmos, de cd-rom “journalistendatabank”, en de Reclame- en Media Marketing-instrumenten gerichter gebruiken. De contacten met de journalisten meer benutten zodat Selor en haar PR meer aan bod komen in de gespecialiseerde pers. Hiervoor kan je bijvoorbeeld spontane persberichten sturen, de journalisten uitnodigen voor een gesprek over een bepaald thema, enz. Het project conversation tracking verder uitbouwen. Meerdere persconferenties per jaar organiseren zodat de mensen in contact blijven met Selor. Dit zorgt voor een verhoogde top of mind awareness. De onderwerpen kunnen, zoals nu, hot topics zijn, reacties op persberichten, nieuwe samenwerkingen (bv Wheelit), evenementen (jobbeurzen), nieuwe opleidingen voor externe organisaties, enz. Spontaan laten weten dat je een interview wil geven over een bepaalde kwestie (bv over de vernieuwing van de diversiteitswebsite). Een crisiscommunicatie voorzien. Negatieve informatie die over Selor in de pers komt anticiperen en zelf een persbericht opstellen. Het persbericht voorformuleren zodat de journalist de bewoordingen letterlijk kan overnemen. In het persbericht moet kort de situatie worden geschetst en moet aangegeven worden wat Selor aan de situatie doet of wat haar standpunt is. Naar het einde van het persbericht toe moeten citaten worden vermeld en komen de details aan bod (omgekeerde piramide). De basis voor een crisiscommunicatie, die ook kan gebruikt worden om te reageren op negatieve persberichten, bestaat uit de volgende stappen14:  Communiceer proactief in plaats van reactief.  Toon medeleven.  Doe enkel uitspraken met kennis van zaken.  Onderbouw je beweringen met harde argumenten en feiten.  Zorg voor een duidelijke en consistente boodschap.  Spreek in positieve zin, ook in antwoord op negatieve vragen.  Zorg voor een persoonlijke benadering van de verschillende doelgroepen.  Zoek geen polemiek en communiceer constructief.  Zorg voor een continue communicatie.  Voorkom een cascade of vervolgverhaal en rond af. Imago verzorgen: Top of mind positie behouden door te blijven investeren in reclame (bv radiospots en affiches), waardoor het grote publiek met Selor in contact blijft komen. Versterken CRM: de sollicitanten zijn niet volledig tevreden over Selor. Je moet dus een tevredenheidsanalyse voeren. Aan de hand daarvan kan je nagaan in welke context de mensen ontevreden zijn. Je kan bijvoorbeeld na elk contact de klanten om feedback vragen. Zo kom je te weten waar de (meeste) problemen zich voordoen en kan je daarvoor oplossingen bedenken. 14

Calliope: http://www.calliope.be/dutch/html/topic_B7901DA2-1954-470A-A236BE04E7F4F6D5_94F46FEB-1351-44AB-8CBF-5A63D45737B1_1.htm

127

Behouden van de positieve punten in het imago. Naamsbekendheid verhogen: Door reclame te maken, vergroot je de kans dat nieuwe kandidaten en organisaties Selor leren kennen. Pas de reclame ook aan aan de doelgroep (sollicitanten en organisaties). Voor sollicitanten volstaan affiches, internet, radiospots, enz. Om Selor bij bedrijven te promoten, is direct marketing nodig. Je moet ze persoonlijk contacteren en jezelf op een originele manier voorstellen. Wacht niet tot bedrijven bij je komen aankloppen, maar bewijs dat je zelf ook het initiatief kan nemen. In de reclame naar sollicitanten, focus je best in de eerste plaats op de Nederlandstaligen, aangezien zij Selor minder goed kennen dan de Franstaligen. In dit opzicht is het misschien een goed idee om te focussen op Nederlandstalige studenten aangezien zij dan al meteen met Selor bekend zijn als ze afstuderen. Dit kan door: uitdelen van folders aan laatstejaars aan de universiteit, aanwezigheid op afstudeerbeurzen, doorgeven introductiebrief aan de universiteiten zodat zij deze in print of via intranet verspreiden, advertenties in studentenbladen zoals Schamper, Veto en Guido of aanwezigheid op studentenevenementen zoals de Dies Natalis Fuif.. Online aanwezigheid als rekruteringsbureau vergroten: Dit mag niet ten koste gaan van de andere rekruteringskanalen, aangezien de segmenten Selor via specifieke kanalen kennen. Mogelijkheden zijn: campagne voeren om de website van Selor te promoten (misschien naar analogie met de “Durf Denken” campagnes van de Ugent. In dit geval dan “Durf solliciteren bij de overheid”.), de partners vragen je te linken op hun website en hetzelfde voor hen doen (voor zover dit mogelijk is), of studentenfora contacteren en hen vragen de link naar de Selor website in een banner te zetten (daar zal dan wel een tegenprestatie voor moeten gedaan worden. Maar misschien kan dit ook nog voordeel opleveren. Als je als tegenprestatie de studentenevenementen sponsort, levert je dit opnieuw voordeel op omdat je daarmee ook studenten van andere richtingen of instellingen bereikt.). De Federale overheid als aantrekkelijke werkgever verder promoten: Nu moet er vooral gewerkt worden op de doelgroepen die minder in contact komen met de overheid en er minder bekend mee zijn. Aangezien de kandidaten zich bewust zijn van de voordelen van een job bij de overheid, kunnen deze extra uitgespeeld worden. Mogelijkheid om specifieke kanalen in te zetten per doelgroep Naargelang van de doelgroep die je wil bereiken, kan je specifieke kanalen inzetten.  Hoge anciënniteit: krant en nieuws op radio of tv  Lage anciënniteit: jobbeurs (en familie)  Hoger diploma: krant of informatie op school en universiteit  Lager diploma: jobcentrum, advertentie of banner op internet (en familie)

Drempelvrees van de kandidaten aanpakken 128

Vooral Franstaligen en lager gediplomeerden laten zich door de selectieproeven tegenhouden om bij Selor te solliciteren. Daarom moet er in de communicatie naar deze doelgroepen op hun vrees worden geanticipeerd. Dit kan door voldoende informatie te geven over de proeven en hun verloop aan de hand van een fiche, brochure of reclamekaartje. Ontkrachten van mythes Er leven nog een aantal mythes over werken bij de overheid die moeten ontkracht worden. Dit kan je bereiken aan de hand van grappige reclamecampagnes. Je kan bijvoorbeeld het idee dat je om een job bij de overheid te bekomen een lange arm moet hebben, visueel voorstellen op een reclameaffiche. De mythes moeten nochtans niet als eerste worden aangepakt omdat men zich ook bewust is van de voordelen van werken bij de overheid. Divesiteitsbeleid in de kijker zetten. In de pers wordt af en toe verwezen naar het diversiteitsbeleid van Selor. Je kan van die aandacht extra gebruik maken door het diversiteitsbeleid in detail voor te stellen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren naar aanleiding van de vernieuwde diversiteitssite. Er kan een persbericht worden verstuurd waarin wordt gemeld dat de nieuwe site online is, er kan een persconferentie over gehouden worden, eventueel kunnen gehandicapten en organisaties uitgenodigd worden om tijdens de persconferentie de vernieuwde site te testen om aan te tonen dat hij gemakkelijker in gebruik, relevanter, enz. is. Samenwerkingen met bedrijven in de kijker zetten: Als je selecties voor een bepaald bedrijf organiseert, kan je dit aan de pers laten weten. Daarnaast kan je het bedrijf ook vragen een link naar Selor met of zonder tekst op hun website te plaatsen voor de duur van de selectieperiode. Sollicitanten die dan naar de website van het bedrijf surfen om daar te solliciteren, kunnen dan ook op de site van Selor terecht komen. Als bedrijven bij jou een opleiding volgen, kan je vragen dat ze, als ze tevreden zijn over de opleiding, een feedback schrijven. Deze testimonials kunnen dan onder andere op de website van Selor worden geplaatst en trekken andere bedrijven over de streep. Berichten over andere vormen van samenwerking.

129

6. Remarks letters

130

Opmerkingen brieven 1. Gestion des réserves/ beheer wervingsreserves Geslaagd voor bijkomend mondeling gedeelte Template In de Franse brief ontbreekt “Er is x vacature voor deze functie” en wordt er geen succes gewenst. “voor de werving van” vervangen of schrappen “Hiermee bekomt u het nr. x in de rangschikking”  wat houdt de rangschikking verder in? Als je niet nr. 1 bent, en er is maar één vacature, kom je dan sowieso niet meer in aanmerking voor de job? “Zodra u in aanmerking komt voor deze vacature”  kan je dit zelf al inschatten? Bv a.d.h.v. je rangschikking. “Indien u interesse hebt in een contractuele betrekking, kunt u zich inschrijven in onze databank”  Is dit geen overbodige informatie? Aangezien de lezer al aan een mondeling gedeelte van een selectietest toe is, weet hij toch al hoe hij zich moet inschrijven voor andere vacatures? Oude template De aanspreking verschilt: “Mijnheer” (oude versie) vs. “Geachte Gender” (nieuwe versie). Verschillend gebruik werkwoord hebben: “u heeft” (oud) vs. “u hebt” (nieuw). “Bijkomende proef” (oude) vs. “bijkomend mondeling gedeelte” (nieuw). “Reserve van geslaagden” (oud) vs. “lijst van geslaagden” (nieuw). In nieuwe template toevoeging in de derde paragraaf over aantal vacatures. Verschil: “inschrijven in onze eRecruiting databank via onze website” (oud) vs. “Inschrijven in onze databank via de website van Selor” (nieuw). “Voor” (oud) vs. “Namens” (nieuw).

Niet geslaagd voor bijkomend mondeling gedeelte Template In de Franse brief ontbreekt de paragraaf over het oordeel over de capaciteiten. “Indien u interesse hebt in een contractuele betrekking, kunt u zich inschrijven in onze databank”  idem opmerking blz. 1 Vergelijking met brief 131

ICT-deskundige De aanspreking “geachte” ontbreekt. De derde paragraaf is weggelaten: enkel de laatste zin is geherformuleerd en staat na de volgende paragraaf. De vijfde paragraaf is ook lichtjes veranderd: “inschrijven in onze databank via de website van Selor” vs. “inschrijven in onze eRecruiting databank via onze website”. Deze paragraaf bevat in de brief dus een klein beetje meer informatie dan in de template. Systeembeheerder Volgt de template volledig. Oude template Aanspreking zonder geachte. In de derde paragraaf moet de tweede zin voor de eerste komen. Veschillend gebruik “u kan” (oud) – “u kunt” (nieuw). Ontbreken paragraaf oordeel over capaciteiten in oude versie. Oude versie: “inschrijven in onze eRecruiting databank via onze website”, nieuwe versie: “inschrijven in onze databank via de website van selor”. Verschillend gebruik “namens” (nieuw)- “voor” (oud). Aanwezigheidsattest Template In de Nederlandse brief ontbreekt het onderscheid tussen de duur van het examen en de voorbereiding. In de Franse brief ontbreekt “Vereist minimum: 12 punten op 20” bij Epreuve orale. In de Franse brief staat de opmerking “Wanneer u ongewettigd afwezig bent…” in het vet, in de Nederlandse versie niet. “U dient in het bezit te zijn van deze uitnodiging, uw identiteitskaart en een blauwe of zwarte vul- of balpen:”  vervangen door “Vergeet zeker niet … mee te brengen” of “breng zeker … mee”  schrap de dubbele punt op het einde van de zin. “Om organisatorische redenen is het mogelijk dat u enige wachttijd zal doormaken”  vervangen door “dat u even zal moeten wachten” “Indien u ongewettigd afwezig bent voor deze proef dan zal dit worden gezien als een weigering.”  Beschouwd/ dan beschouwen we dit als In de Nederlandse brief komen er drie telefoon- en faxnummers voor. Zijn die allemaal nodig? Oude template

132

“uw correspondent” (oud) vs. “uw contactpersoon” (nieuw). “Mevrouw” (oud) vs. “Geachte heer, geachte mevrouw” (nieuw). Vereist minimum ingevuld in de nieuwe versie. Verschil: “Wanneer u ongewettigd afwezig bent op dit interview, zal” (oud) vs. “Wanneer u ongewettigd afwezig bent voor deze proef dan zal” (nieuw). Toevoeging opmerking aangepaste procedure in nieuwe versie. “Namens” (nieuw) vs.”Voor” (oud). Brief aan een jurylid Template In de Nederlandse versie is het meteen duidelijk dat de lezer moet functioneren als jurylid. In de Franse versie wordt dit niet in de paragraaf boven het raster vermeld. Dit zou beter ook nog eens in de titel van de brief staan (in beide versies). Nu lijkt het alsof de lezer zelf aan de proef moet deelnemen. In de Nederlandse brief wordt de duur van de mondelinge proef niet vermeld in het raster. Oude template Verschil: “uw correspondent” (oud) vs. “uw contactpersoon” (nieuw). Aanspreking: “Mijnheer, Mevrouw,” (oud) vs. “Geachte heer, Geachte mevrouw” (nieuw). “vorensgenoemde selectie” (oud) vs. “bovengenoemde selectie” (nieuw). “Voor” (oud) vs. “Namens” (nieuw). Uitnodiging voor mondelinge proef Template “Ik deel u mede dat het mondelinge gedeelte van de bovenvermelde selectie zal doorgaan bij”  schrappen: Het mondelinge gedeelte van de bovenvermelde selectie zal doorgaan bij “Deze uitnodiging dient aan de ingang van het gebouw aan het bewakingspersoneel getoond te worden.”  vervangen door: Toon deze uitnodiging… of Gelieve deze uitnodiging te tonen… Oude template Verschil: “uw correspondent” (oud) vs. “uw contactpersoon” (nieuw). Aanspreking verschilt: “Geachte heer/mevrouw” (oud) vs. Geachte heer, geachte mevrouw,” (nieuw). “Voor” (oud) vs. “namens (nieuw). Toepassing van artikel 11, §2, eerste lid Template

133

“Deze jobaanbiedingen zijn afgestemd op uw rangschikking in de selectiereserve…”  wat houdt dit in? “(cijfer 1 draagt de hoogste voorkeur, 2, 3, …)”  schrappen 2, 3, … “U moet ook rekening houden met het feit dat…”  hou er ook rekening mee dat “Als u instemt om deel te nemen aan een bijkomende proef en er komt iets tussen…”  “en er komt iets tussen” vervangen? “Opgelet elke jobaanbieding in deze brief die niet gekozen wordt…”  dubbele punt tussen opgelet en elke “U wordt echter wel bestraft voor de huidige jobaanbiedingen.”  Waarom en hoe? Kan titel niet eenvoudiger? Het is niet duidelijk waar het over gaat. Vergelijking met brief Heidi Wauters Ondertitel uit template is weg. Liefst behouden want het maakt duidelijk waar het over gaat. De eerste drie paragrafen ontbreken. De andere paragrafen zijn geherformuleerd en sommigen zijn opgesplitst en van plaats veranderd. Op de eerste vacature in de bijlage is een stuk van het e-mail adres van de contactpersoon weggevallen. David Nollet Idem. De derde paragraaf uit de template, die zegt wat je moet doen als je maar één jobaanbieding krijgt, ontbreekt! (in brief maar één aanbieding) De info over hoe je moet kiezen bij meerdere aanbiedingen is dus niet relevant in deze brief. Mattias Segers, Lisbeth Van Eeckhoudt Idem opmerking David Nollet.

Toepassing artikel 11 §2, alinea 2 Template Wat moet of kan de lezer doen nadat hij geschrapt is uit de reserve? Schrapping wervingsreserve Uw kandidatuur voor de betrekking van “functie” voor “FOD”

134

Template “Met de door u geopteerde betrekkingen op het keuzeformulier”  met de betrekkingen die u aanduidde / die u verkiest Witregel te veel na eerste deel eerste zin. Vergelijking met brief Olivia De Smet Lay-out bovenaan verschilt. De aanspreking is “Mevrouw” i.p.v. “Geachte mevrouw”. Tweede en derde zin uit template geherformuleerd. Namens vervangen door voor. Andere Opmerkingen De grootte van de titel verschilt (NL vs. FR). In de Franse brieven varieert de manier waarop de brieven worden afgesloten: Veuillez agréer, … , l‟assurance de ma considération très distinguée Veuillez agréer mes salutations distinguées Van de volgende templates ontbreken de Franse versies: Toepassing van artikel 11, §2, eerste lid Toepassing artikel 11 §2, alinea 2 Schrapping wervingsreserve Uw kandidatuur voor de betrekking van “functie” voor “FOD” Van deze oude templates zijn er geen geüpdate versies: Werving van een XXXXXXx Toepassing van het K.B. van 22 december 2000 (2x met verschillen) Databank Selor Toepassing van artikel 11, §2, derde lid, van het koninklijk besluit van 11 april 2005 houdende diverse bepalingen inzake selectie van statutair personeel Typebrieven in subprocessen (2x) Selectie: ANGxxxxx/ “rangschikking”

2. Topfuncies Functiebenaming: directeur Template “wordt paritair beheerd”  eenvoudiger Doel van de functie  veel te lange zin. Opsplitsen.  “teneinde”: vervangen

135

Permanente resultaatsgebieden  “legistieke” vervangen door “logistieke”  Te moeilijke en complexe zinnen Tijdelijke resultaatsgebieden  “thans” vervangen Functiebenaming: voorzitter van de POD DO Template “binnen de zes maanden van zijn aanstelling”  vervangen door “de aanstelling” of “zijn/haar aanstelling” “onder managementervaring dient men te begrijpen”  vervangen “flexibele en innoverende geestesingesteldheid”  vervangen: instelling, houding Organogram moeilijk te lezen Managementfunctiebeschrijving: administrateur-generaal Template “teneinde” -< vervangen “geïndexeerd aan index”  geïndexeerd “een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking”  moet eenvoudiger Inschrijving voor de selectie van Template “We vragen u uitdrukkelijk het formaat van het cv te respecteren bij het invullen van uw gegevens. Anders wordt uw kandidatuur niet in aanmerking genomen. Een andere presentatie of een aanpassing van het huidige document wordt niet aanvaard.”  laatste zin misschien overbodig Waarin voelt u zich gespecialiseerd/ in welke domeinen heeft u een bijzondere kennis?  Waarin bent u gespecialiseerd “de onderhavige functie”  eenvoudiger

136

“de tenuitvoerlegging”, “nadat je schriftelijk in kennis werd gesteld van” Brieven Hatzkevich David, De Maesschalck Yona, Froeyman Paul Selectie van XXXX Vervangen: “heden”, “tevens”. Heb de indruk dat het ook eenvoudiger kan worden uitgelegd. Algemene opmerkingen Bij sommige teksten kan de ruimte op het blad beter worden benut. Er is te veel wit. Lay-out kan beter. Grijze vs. Zwarte kaders Doorlopende tekst vs. bulletpoints Functiecontext: herhalen functietitel vs. omissie Bij “omvang”: met of zonder lidwoorden Verschillende lettertypes. De naam van de hoofdingen verschilt (zie synoniemenlijst) De Nederlandse versie van de template ontbreekt van: demande d‟attestation relative à la sélection d‟Inspecteur pour les Services du Recouvrement du Secteur fiscal du Ministère des Finances épreuve orale de la sélection de intitulé de la fonction (M/F) du nom du Département pour SPF/SPP nom de l‟institution sélection du Président du Comité de Direction (m/f) du SPF Chancellerie du Permier Ministre

3. Contractuelen

Functiebeschrijvingen en overheidsdiensten staat tussen aanhalingstekens.  Weg Aanspreking verschilt SELOR gebruikt. Amber Thys “Nog veel sucess!!”  weglaten of één uitroepingsteken gebruiken Kathleen Delcroix Komma teveel in: “brengt de betrokken overheidsdienst, SELOR op de hoogte”. 4. Statutaire selecties

137

0.1 Aanvraag en voorbereiding Inlichtingenformulier betreffende de handicap van een kandidaat bij de selectie Voetnoot 1: “gebruik zou wensen te maken”  korter “(EN/OF) Ik kom tengevolge mijn handicap, in aanmerking om”  Ik kom ten gevolge van mijn handicap in aanmerking om” “voorheen al opgestuurd”  al eerder opgestuurd P2: Vlaams Agentschap staat niet tussen aanhalingstekens, in tegenstelling tot de andere. “da kandidaat” vs. “de persoon”  vervangen door: ik ben in het bezit van enz. p 4: A1 zonder vraagteken p 8: 4. “Gebruikt u specifieke soft- en en/of hardware”  te veel “en” Samenwerkingsovereenkomst P3/3: “Opgesteld te Brussel en 2 exemplaren”  “Opgesteld te Brussel en in twee exemplaren” 0.2 Afwijzingen Attest contractuelen Bij nazicht van het “attest contractuelen” blijkt dat u aan één/of beide van de gestelde voorwaarden niet voldoet  aan één of beide Taalexamen  Meteen zeggen dat ze niet geslaagd zijn voor het taalexamen. Eerste paragraaf verkorten of schrappen. “Wij delen u mede”  schrappen Online cv “Ik heb uw online cv … met aandacht doorgenomen.”  mag weg. Uitsluitng

138

“bedrog pleegt of poogt te plegen”  probeert 03. organisatie van de proeven 0.1 Convocations Bijkomende inlichtingen meerkeuzevragenlijst “de onderrichtingen voor het beantwoorden van de vragen”  vervangen door: de richtlijnen Aanwezigheidsattest “Deze uitnodiging geldt onder voorbehoud dat u voldoet aan”  deze uitnodiging geldt onder voorbehoud: u moet voldoen aan / deze uitnodiging geldt slechts als “u” vs. “je” in eenzelfde brief Selectie van “functie” voor “de FOD” “naam van de FOD” “ik” vs. “wij” 0.2 Commission de sélection 0.3 Syndicats “Hierbij deel ik mee dat”  vervangen of schrappen 0.4 Formulaires et listes Instructies aan de assessoren schriftelijke proef 1.2.1 Algemeen: geen punt tussen laatste twee zinnen zetten. 1.2.3 Puntenlijst: ieder assessor  iedere 0.4 Résultats et PV Selectie: “code” “Controledienst voor de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondse” Aflsuiting selectie “Ik heb de eer u op de hoogte te brengen dat bovenstaande selectie afgesloten is.”  vervangen

139

Selectie met succes afgelegd “Daarenboven, ten gevolge uw aanvraag om opgenomen te worden in de bijzondere wervingslijst voor personen met handicap (KB 6 oktober 2005) en u voldeed aan de hiertoe noodzakelijke vereisten, bekomt u”  ten gevolge van uw  met een handicap  en aangezien u voldeed aan Proces verbaal schriftelijke proef “het verschil der punten”  van de 5. Kwaliteit uitgaande correspondentie Verschillende lay-out en lettertype Aanwezigheidsattest (bevorderingen) Achten Willy Fout in functietitel: kwartiefchef -> kwartierchef Federaal Claes Elke “Gedaan te … op …”  getekend te/ ingevuld te/ … Selectie van financieel deskundige Achten Herman “onder omslag gestoken”  meegestuurd  mee verzonden Selectie van opvoeder “Interview duur: ongeveer 45 uur” “krijgt de oudste geslaagde de voorrang”  de schrappen Bevestiging inschrijving Maleka Gassa Je vs. U Selectie van directeur-generaal Lambeens David “Ik houd u eraan te danken voor de belangstelling die u hebt betoond”  vervangen

140

Aanwezigheidsattest selectie van analisten Je vs. U 6. Taalexamens Anthierens Wilhelmina, Fatoux Harry, Decroos Lucien, Alart Nicky “Hierbij kan ik u meedelen dat u niet geslaagd is” “Na de betekening van het resultaat”  vervangen Coene Lena “Er dient bovendien aan herinnerd te worden”  vervangen 7. Statutaire selecties 0.1 Aanvraag en voorbereiding ANGO selectie van (functietitel) (m/v) voor (overheidsdienst) Waarin voel je je gespecialiseerd?/ in welke domeinen heb je een bijzondere kennis/ervaring?  vervangen: waarin ben je gespecialiseerd Gedaan te … op …  getekend te, opgesteld te 0.2 Inschrijving, bevestiging en afwezigheid “Bedrog pleegt of poogt te plegen”  probeert

141

7. Remarks e-mails

142

Opmerkingen mails 1 Huisstijl Bij hoofdstuk mail vermelden: Welk logo wanneer moet gebruikt worden -> verschillende logo‟s worden enkel vermeld bij intern gebruik (p 10) Waar het logo moet staan (links of centraal) Of er zowel bovenaan als onderaan een logo moet, of enkel bovenaan 2 Lay-out Bij hoofdstuk mail vermelden: Wanneer witregels moeten worden gebruikt -> in sommige mails is alles aaneengeplakt, in andere is de informatie netjes gescheiden. Wat de regels zijn voor het afsluiten van mails.  zijn dat dezelfde als voor brieven?  Nu worden er verschillende formules gebruikt: enkel adres naam + adres logo voor adres (get.) + adres 3 Algemene regels Herhalen in hoofdstuk mail: Schrijfwijze Selor: nu wordt dit zowel groot als klein geschreven Lettertype verschilt soms -> algemene richtlijn volgen of standaard lettertype uit mailprogramma gebruiken? Vet en onderlijnd -> aangeven wat in mails vet mag staan, bv nu wordt “Selor” in het adres, “functiebeschrijving” en “Mijn Selor” in het vet gezet. Mogen kernwoorden in het vet staan? -> zodat je weet wat belangrijk is of in één oogopslag kan zien waarover het gaat. Vet en onderlijnd -> mag er nog iets anders onderlijnd worden dan de hyperlinks? 4 Specifieke regels Herhalen in hoofdstuk mail: Aanspreking: welke vorm moet worden gebruikt? Nu worden er geen of verschillende formules gebruikt: gestuurd door… NAAM, Mevrouw, Meneer, Meneer NAAM, Mevrouw NAAM, Geachte, Beste klant, Tips uit het hoofdstuk over de brief herhalen (welke woorden wel en niet gebruiken, enz.)

143

Adresgegevens: welke lay-out moet worden gebruikt voor het adres van Selor? Nu wordt Selor groot of klein geschreven, met of zonder witregel na Selor, op één lijn of onder elkaar, link naar Selor groot of klein  best voorbeeld geven van hoe adres moet 5 Regels e-mail Het onderwerp staat in het onderwerp van de mail, maar niet nog eens in de tekst zelf. -> moet dit nog eens vermeld worden? Bv: “Betreffende:…” Nadruk leggen op de aansprekingsvorm -> nu wordt zowel “U” als “JE” gebruikt.

144

8. Summary

145

Samenvatting onderzoek Trendwolves: rekruteringsvoorkeuren bij jonge high potentials Inleiding In opdracht van Selor voerde Trendwolves een onderzoek naar de kanalen die jonge high potentials –hoog opgeleide starters en studenten tussen 21 en 26 jaar- gebruiken in hun zoektocht naar een job. Daarnaast onderzocht het bureau ook welke factoren deze jongeren overtuigen om te solliciteren en welke trends er bij hen leven. Hiervoor ondervroeg Trendwolves zowel Nederlandstaligen als Franstaligen, en evenveel mannen als vrouwen. De resultaten uit het onderzoek kunnen Selor helpen om gerichter met de jongeren te communiceren.

Archetypes Jongeren kunnen worden onderverdeeld in vier categorieën: de uitdager, de sociale netwerker, de zekerheidszoeker en de carrièremaker. Uit een eerder onderzoek dat Selor liet uitvoeren, bleek al dat vooral zekerheidszoekers geïnteresseerd zijn in een baan bij de overheid. Nederlandstalige zekerheidszoekers komen voornamelijk uit een economische studierichting, maar aan Franstalige zijde zijn ze vooral terug te vinden in studierichtingen die te maken hebben met geschiedenis, talen of cultuur. In het huidige onderzoek vinden de meeste respondenten van zichzelf dat ze eerder uitdagers zijn. 53,4% van de Nederlandstaligen vindt dat ze een uitdagerstype zijn, terwijl Franstaligen met telkens 31% denken zowel uitdagers als netwerkers te zijn. In vergelijking met zekerheidszoekers, komen ze ook uit andere studierichtingen: Nederlandstalige uitdagers volgen politieke, sociale, psychologische of economische studies, terwijl Franstalige uitdagers vooral economie en handelswetenschappen of -administratie studeren. Wat de werkende jongeren betreft, zien we zowel aan Nederlandstalige als Franstalige zijde dat bedienden in alle archetypes de meerderheid uitmaken. Daarnaast komen kaderleden vaak voor onder de carrièremakers.

De resultaten

Kanalen die jongeren gebruiken om werk te zoeken Magazines en kranten om jobaanbiedingen te zoeken Vacature en Jobat worden door alle Nederlandstalige jongeren gelezen. Wat de kranten betreft, is Metro de favoriet onder de zekerheidszoekers (40%), maar verkiezen uitdagers De Standaard (33%). Franstalige jongeren lezen Références, Metro en Le Soir. De zekerheidszoekers verkiezen Metro (62%) en Le Soir (61%), terwijl de uitdagers een voorkeur hebben voor Références (73%).

146

Websites om jobaanbiedingen te zoeken Nederlandstalige jongeren surfen vooral naar de websites van de VDAB, Vacature en Jobat. Zekerheidszoekers gaan eerst naar de site van de VDAB (81%) en daarna naar die van Vacature (70%). Uitdagers verkiezen dan weer Vacature (81%) boven Jobat (74%). Zij lezen ook liever een mix van online en print vacatures. Aan Franstalige kant verkiezen de zekerheidszoekers (91%) de site van Forem/Actiris, terwijl deze bij de uitdagers op de tweede plaats staat (64%). De uitdagers surfen het liefst naar de site van Vacature (71%). Speciale edities jobmagazines Over het algemeen worden speciale edities van jobmagazines wel gelezen: 58% van de Nederlandstaligen en 64% van de Franstaligen lezen erin. Maar voor de twee belangrijkste Nederlandstalige archetypes liggen de resultaten lager: jobmagazines kunnen slechts 41% van de zekerheidszoekers en 51% van de uitdagers bekoren. Aan Franstalige kant zijn de jongeren meer overtuigd met 64% voor de zekerheidszoekers en 53% voor de uitdagers. Media die aanzetten tot het zoeken van online informatie Vooral printmedia, kranten en magazines zetten alle Nederlandstalige en Franstalige archetypes ertoe aan bijkomende informatie over een vacature online te zoeken. Daarnaast werken radio (35%) en TV (35%) beter bij de Nederlandstalige zekerheidszoekers, en TV (48%) en affiches (47%) bij hun Franstalige tegenhangers.

Ander gebruik van media en hun attitude om daar jobs te zoeken Sociale netwerksites Social networks worden niet massaal gebruikt om naar werk te zoeken. Van degenen die het toch gebruiken, verkiezen Nederlandstalige zekerheidszoekers en uitdagers LinkedIn (60% en 84% respectievelijk). De Franstalige zekerheidszoekers en uitdagers zoeken dan weer liever vacatures op Facebook (79% en 59% respectievelijk). Daarmee bevestigen beide categorieën de algemene trend: Nederlandstaligen surfen naar LinkedIn en Franstaligen naar Facebook. Adèle: "Facebook ça peut dire tellement de choses et tellement peu de choses sur une personne, c'est pas l'endroit pour aller recruter." Jobsites Beide taalgroepen registreren zich op jobsites (NL 57% en FR 68%). Promo-mail 78% van alle jongeren opent een e-mail voor een jobbeurs, Franstaligen iets meer dan Nederlandstaligen (84% tegenover 73% respectievelijk).

147

Banner Banners met reclame voor een jobbeurs werken niet: 73% van alle respondenten klikken er niet op. Radio Adverteren op de radio doe je het best op Studio Brussel (67%) en eventueel op Q-music (36%) en Radio 1 (31%) voor Nederlandstalige jongeren. Franstalige jongeren bereik je via Pure Fm en Nrj (beiden 36%). Maar spotjes zend je het best tijdens de blok uit, want tijdens andere periodes luisteren jongeren niet veel naar de radio. Werkende jongeren luisteren vooral „s ochtends naar de radio. Radiospots doen het wel beter dan tv-spots, maar de jongeren verkiezen toch vacatures in de krant. TV Nederlandstalige jongeren kijken het meest naar Eén (79%), Canvas (69%) en VT4 (52%). Franstalige jongeren kijken naar La Une (58%), RTL-TVI (48%) en La Deux (32%). Evelyne: “Jobs aanbieden op tv vind ik raar.” Jobbeurzen Iets meer dan de helft van alle jongeren (55%) bezocht al eens een jobbeurs. Toch gelooft 24% van elke taalgroep er niet in: ze bekijken beurzen eerder als barometers van de jobmarkt waar er vooral kapitaalkrachtige sectoren vertegenwoordigd zijn. Parties gekoppeld aan jobbeurzen hoeven dan ook niet voor beide taalgroepen. Magazines Humo (45%) en Knack (33%) worden het meest gelezen door Nederlandstaligen. Bij Franstalige jongeren is Le Vif/ L‟Express de absolute topper (29%). Op de tweede plaats staat Télé Moustique met 9%. 23,8% van de Franstalige respondenten leest echter nog andere tijdschrijften, waaronder vooral Franstalige Franse tijdschriften zoals Paris Match.

Manier waarop de jongeren een job kiezen Motivatie In het algemeen overtuigt vooral de functie beide taalgroepen om te solliciteren voor een job (NL 89% en FR 88%). Vooral de Nederlandstalige archetypes vinden dit belangrijk. Daarnaast hecht de uitdager ook meer belang aan de carrièremogelijkheden (64%) dan de zekerheidszoekers (24%). Loonsvoorwaarden overtuigen vooral de andere archetypes. 10% van de zekerheidszoekers zegt zelfs dat het loon hen helemaal niet kan overtuigen. Franstalige zekerheidszoekers laten zich dan wel weer helemaal overtuigen door de loonsvoorwaarden (48%), en ook voor de uitdagers is het een belangrijk argument (56%). Maar onder degenen die het loon niet zo belangrijk vinden, is ook hier de groep van de

148

zekerheidszoekers het grootst (13%). Uitdagers vinden de carrièremogelijkheden het belangrijkst, iets wat de zekerheidszoekers het minst interesseert Beïnvloeders Daarnaast worden beide taalgroepen vooral door vrienden (84%) overtuigd om te solliciteren voor een job. Familieleden (70%) volgen op de tweede plaats, en alumni (40%) op de derde.

Conclusie De klassieke media scoren nog altijd goed als rekruteringskanalen. Nieuwe media doen hun intrede, maar niet zo snel dat de oudere kanalen moeten worden afgeschreven. Selor moet dus een goede mix van rekruteringskanalen gebruiken.

De trends Connectivity Jongeren zijn 24/7 online en houden hun gsm, mp3 en IPod bij de hand. Op deze manier onderhouden ze hun sociale contacten en zijn ze altijd bereikbaar. Het gevoel van verbondenheid is zeer belangrijk voor de generation Y. Voor rekruteringsbureaus liggen hier dan ook de mogelijkheden voor het grijpen: regelmatig duiken er namelijk nieuwe jobkanalen en jobplatforms op. Aangezien de high potentials vooral Facebook en LinkedIn gebruiken, ligt hier de toekomst voor de rekruteerders. Op Facebook kunnen selectiebureaus een groepspagina aanmaken, een advertentie plaatsen of een applicatie ontwerpen. Op LinkedIn kunnen ze een company pagina aanmaken, werknemers het bureau laten profileren, groepen vormen, advertenties plaatsen en applicaties gebruiken. Daarnaast zijn er ook enkele gelijkaardige maar nieuwe trends aan het opkomen: VisualCV en Zumeo. Met VisualCV kan je een professioneel en vooral visueel CV creëren aan de hand van foto‟s, video‟s en presentaties. Bij Zumeo kan je nagaan wat je sterkten en je zwakten zijn, waarna je gematcht wordt met geschikte bedrijven of jobs. Daarnaast kan je op deze site ook sociale contacten leggen. Gert: “Mijn mailbox is meer privé dan mijn Facebook.”

Hop, Skip & Jump Jongeren plannen niet langer een volledige carrière: ze maken eerder plannen op korte termijn. Levenslang voor dezelfde werkgever werken spreekt hen niet aan. Dat wil niet zeggen dat ze niet loyaal zijn, maar het past gewoonweg niet in hun levenswijze. Ze nemen namelijk hun lot in eigen handen, switchen regelmatig, en leren door trail and error. Deze jongeren zoeken naar verandering en uitdagingen. Werkgevers kunnen ze het best aanspreken met doorgroeimogelijkheden (intern jobhoppen), mentoring en een eerlijke communicatie.

149

Olivier: “Het eerste jaar zou ik een jobrotatie willen. Om op de werkvloer contacten uit te kunnen bouwen. Na een aantal jaren weet je dan wat je bedrijf inhoudt.”

150

9. Press release

151

Bisschofsheimlaan 15 1000 Brussel www.selor.be

Persbericht Brussel, 14 mei 2009

Jonge high potentials kiezen voor klassieke rekruteringskanalen Zowel in Vlaanderen als in Wallonië verkiezen jonge hoog opgeleiden nog altijd klassieke media zoals kranten en magazines in hun zoektocht naar een job. Ze laten zich vooral verleiden door de functie. Maar toch zijn ze niet van plan om lang voor hetzelfde bedrijf te werken: ze hoppen, skippen en jumpen van de ene werkgever naar de andere. Trendwolves onderzocht het sollicitatiegedrag van deze jongeren en kon Selor enkele verrassende resultaten voorleggen. Kanalen die jongeren gebruiken in hun zoektocht naar een job Recruteringsmagazines zoals Jobat, Vacature en Références zijn voor vele jongeren nog altijd dé referentie. Ook Metro, De Standaard en Le Soir scoren goed. Ze lezen speciale edities van jobmagazines, maar Nederlandstalige zekerheidszoekers en uitdagers hechten er minder belang aan dan hun Franstalige tegenhangers. Deze kanalen sporen de jongeren er ook toe aan om op het internet verder informatie over een vacature te zoeken. De online versies van rekruteringsmagazines en de websites van de VDAB en Forem/Actiris worden druk bezocht. Andere media en hun gebruik 78% van de jongeren openen promo-mails voor een jobbeurs, maar banners hebben dan weer geen effect: 73% klikt er niet op. Iets meer dan de helft (55%) gaat wel naar een dergelijke beurs. Toch zijn ze niet overtuigd dat ze er een job zullen vinden: ze beschouwen ze vooral als barometers van de jobmarkt waar de kapitaalkrachtige sectoren vertegenwoordigd zijn. Op jobsites beperken ze zich tot registreren en slechts een minderheid zoekt een job via sociale netwerksites. Als ze het toch doen, zoeken Vlamingen vooral op LinkedIn en Walen op Facebook. Spotjes op de radio horen ze alleen tijdens de blok, en spotjes op TV vinden ze eerder vreemd. Alles bij elkaar komen jongeren toch op verschillende manieren met vacatures in contact, waardoor Trendwolves Selor aanraadt een goede mix van deze kanalen te gebruiken. Vervolg persbericht Selor 14 mei 2009 2/2 Wat of wie de jongeren overtuigt

152

89% van de Vlaamse en 88% van de Waalse jongeren solliciteren voor een job op basis van de functie. Carrièremogelijkheden vinden uitdagers ook belangrijk, maar Franstalige zekerheidszoekers kijken vooral naar de loonsvoorwaarden. In Vlaanderen is het loon voor de carrièremakers belangrijk. Daarnaast overtuigen vooral de vrienden van deze jongeren hen om te solliciteren voor een bepaalde job. Familie komt pas op de tweede plaats en alumni oefenen de minste invloed uit. De trends Hop, Skip & Jump Jonge hoog opgeleide starters en studenten plannen hun carrière enkel nog op korte termijn: ze zoeken naar verandering en uitdagingen. Een baas is niet langer een baas maar een mentor, en doorgroeien doen ze door intern te “jobhoppen”. Een eerlijke communicatie vult het plaatje verder aan. Connectivity Hoe kan je deze jongeren nu nog rekruteren? Het antwoord is: online. Ze hechten veel belang aan verbondenheid en zijn daarom 24/7 bereikbaar. Facebook en LinkedIn zullen aan belang winnen als rekruteringskanalen. Selectiebureaus zoals Selor doen er goed aan ook de nieuwe trends op het net te volgen en er zo snel mogelijk op in te spelen.

Informatie over Selor en Trendwolves Selor is het selectiebureau van de overheid. De 148 medewerkers zorgen ervoor dat jaarlijks 150.000 sollicitanten hun weg vinden naar een job bij de overheid. Daarnaast helpt Selor ook ambtenaren een nieuwe wending aan hun carrière te geven en zorgt ze voor officiële bewijzen van talenkennis. Het Gentse Trendwolves peilt naar de trends en het consumentengedrag van kinderen, jongeren en jongvolwassenen in binnen- en buitenland. De tien werknemers voeren communicatie, journalisitek, marketing en sociologisch onderzoek. Aan de hand van de trendrapporten die daaruit resulteren, adviseren ze zowel private als publieke ondernemingen in hun communicatie en marketing naar jongeren. Noot voor de redactie Contact: STEFANIE BILLIET - Communication and Recruitment manager [email protected] Tel: 02/788.67.07 GSM: 0485/ 95 99 47

153