Windows Client
© 2005 P&A Group
I
Windows Client
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Windows Client
1
1.1 Werken ................................................................................................................................... met de Windows Client 1 Inloggen ........................................................................................................................................ 1 Het........................................................................................................................................ pakket 1 Het menu............................................................................................................................ 2 De Expert............................................................................................................................ of Normale mode? 7 De Management ............................................................................................................................ Console 11 Snelkoppelingsbalk ............................................................................................................................ 13 Schermen ........................................................................................................................................ 16 Sneltoetsen ............................................................................................................................ 20 De velden ............................................................................................................................ 22 Records............................................................................................................................ 23 Documenten ............................................................................................................................ aanhechten 23 Brieven ............................................................................................................................ / Rapporten 27 E-mailen ............................................................................................................................ 28 Matchen ........................................................................................................................................ 36 Voorbeeld ............................................................................................................................ 36 Nieuw match ............................................................................................................................ record 38 Bewerken ............................................................................................................................ match record 43 Zoeken ........................................................................................................................................ 43 Zoeken ............................................................................................................................ in documenten 51 Filters ........................................................................................................................................ 53 Nieuw Filter ............................................................................................................................ 54 Bewerk ............................................................................................................................ Filter 60 Exporteer ............................................................................................................................ Filter 67 Importeer ............................................................................................................................ Filter 68 Exporteren ........................................................................................................................................ van Data 69 Importeren ........................................................................................................................................ van Data 71 1.2 De Actielijst ................................................................................................................................... 80 1.3 Brieven ................................................................................................................................... 82 Nieuwe ........................................................................................................................................ brief 85 Open ........................................................................................................................................ Brief 89 Bewerk ........................................................................................................................................ Brief 92 Exporteer ........................................................................................................................................ Brief 96 Importeer ........................................................................................................................................ Brief 97
© 2005 P&A Group
Inhoudsopgave
II
Brief ........................................................................................................................................ hernoemen 98 1.4 Rapporten ................................................................................................................................... 100 Nieuw ........................................................................................................................................ Rapport 103 Query ........................................................................................................................................ Wizard 106 Query ........................................................................................................................................ Designer 114 Report ........................................................................................................................................ Builder 123 Het Data ............................................................................................................................ tabblad 124 Het Ontwerp ............................................................................................................................ tabblad 127 Het Voorbeeld ............................................................................................................................ tabblad 136 Exporteer ........................................................................................................................................ Rapport 137 Importeer ........................................................................................................................................ Rapport 138 Rapport ........................................................................................................................................ voorbeeld 139 1.5 Externe ................................................................................................................................... Applicatie Basis 145 Wizard ........................................................................................................................................ Basis 146 Plugin ........................................................................................................................................ Basis 146
© 2005 P&A Group
1
1
Windows Client
Windows Client In dit onderdeel zal het gebruik van de Windows versie van het pakket uitgelegd worden. In de Windows Client kunnen alle standaard handelingen met het pakket uitgevoerd worden. Het invoeren en bewerken van data, maar ook het aanmaken van brieven en rapporten. De verschillende onderdelen worden in aparte hoofdstukken besproken.
1.1
Werken met de Windows Client In dit onderdeel wordt de algemene werking van de Windows Client besproken. Het openen van schermen, de werking van de Management Console, de keuze tussen de Expert en de Normale mode, de zoekmogelijkheden en het invoeren en bewerken van data wordt onder andere besproken.
1.1.1
Inloggen Inloggen in de Windows Client gaat als volgt: · Kies via Start / Programma's / P&A Group / "Product naam" voor de Windos Client of dubbelklik op het bureaublad op het icoon
· Het inlogscherm wordt getoond
· Voer de gebruikersnaam en het wachtwoord in. · Kies de Applicatie server uit de lijst waartegen gewerkt moet worden. In de Client Configuratie Tool kunnen één of meerdere applicatie servers aangemaakt worden. · Kies een taal uit de lijst. · Klik op OK en het programma wordt opgestart.
1.1.2
Het pakket Algemeen ziet de Windows Client er als volgt uit:
© 2005 P&A Group
Windows Client
2
· Een menu en een container. In de container worden de schermen gepresenteerd · De Management Console met daarin het pakket, de applicatie met alle bijbehorende databases, brieven en rapporten. · Rechts in de Managent Console worden de voor een scherm aanwezige filters, rapporten en brieven getoond. Alle op een apart tabblad. Het tabblad Systeem bevat algemene pakket informatie.
· In de statusbalk wordt getoond welke gebruiker ingelogd is en tegen welke Applcatie Server deze gebruiker werkt.
1.1.2.1
Het menu Het menu bevat de volgende opties:
© 2005 P&A Group
3
Windows Client
Bestand
Afsluiten
Om het pakket te sluiten
Opties
Systeem Opties
Scherm
Schermen boven elkaar
Voor het maken van allerlei persoonlijke instellingen. Deze optie wordt hieronder verder toegelicht. Geopende schermen worden boven elkaar getoond De geopende schermen worden overlappend getoond De geopende schermen worden gesorteerd op icoon getoond. Toont een lijst met alle geopende schermen, de management console is bijvoorbeeld altijd geopend in de Expert mode. Gebruik deze optie om te switchen tussen de geopende schermen. Start de aanwezige handleiding
Schermen overlappen Iconen sorteren "Lijst"
Help
Inhoud Online ondersteuning Stuur commentaar Systeem informatie
Start de internet pagina van de P&A Group op (www.pasoftware.nl) Hiermee kunnen opmerkingen naar de P&A Group gestuurd worden. Toont onder andere met welke versie van het product gewerkt wordt
Systeem opties · In het tabblad Algemeen kan een keuze gemaakt worden tussen de Normale en de Expert mode. De Expert mode toont de Windows Client met de Management Console en eventueel de snelkoppelingsbalk. De Normale mode is een eenvoudigere versie van het pakket. De Management Console wordt niet getoond. Schermen kunnen alleen via de snelkoppelingsbalk geopend worden. Elk scherm kan slechts een keer geopend worden. Wordt nogmaals voor het scherm gekozen dan wordt het reeds geopende scherm (met record) wederom getoond. In de Expert mode kunnen schermen meerdere malen via de Management Console of de snelkoppelingsbalk geopend worden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
4
Als gekozen wordt voor de Expert mode kan aangegeven worden of ook de snelkoppelingsbalk getoond moet worden. · In het tabblad Gegevens kan aangegeven worden hoe een scherm geopend moet worden en bijvoorbeeld hoeveel records opgehaald moeten worden uit de database.
In onderstaande tabellen worden de verschillende opties uitgelegd. Bekijk mode Open mode
Max. records
Maak een keuze tussen overzicht - en detail mode. Hier kan aangegeven worden hoe het scherm geopend moet worden. Keuze uit de opties automatisch - en handmatig openen. Wordt gekozen voor handmatig dan zal de gebruiker eerst een zoekopdracht uit moeten voeren voordat gegevens (records) in het scherm getoond worden. Geef aan hoeveel records uit de database opgehaald moeten worden. Maximaal kunnen 500 records per overzicht opgehaald worden, dit omdat het systeem anders onnodig traag wordt. In het scherm kunnen eventueel de overige records opgehaald worden. Goed gebruik van filters zorgt er tevens voor dat geen onnodige records uit de database opgehaald worden.
Vervolgens zijn er nog een viertal opties: Toon zoekvenster Toon actielijst aantal
Aangevinkt wordt het zoekvenster meteen in het scherm getoond. Aangevinkt wordt op de punt van het tabblad Actielijst het aantal records in de actielijst getoond Toon documenten aantal Aangevinkt wordt het aantal documenten op de punt van het tabblad Documenten getoond Zoek automatisch in Aangevinkt wordt de optie zoeken in hoofdscherm standaard hoofdscherm geselecteerd in een subscherm. In een geopend scherm kunnen de punten van de drie tabbladen er als volgt uitzien:
© 2005 P&A Group
5
Windows Client
In het voorbeeld horen er bij het geselecteerde record op het tabblad Gegevens nul records in de Actielijst en zijn er twee documenten aangehecht. Het voordeel van "Handmatig openen" in combinatie met "Toon zoekvenster" is dat alleen de gewenste informatie opgehaald wordt. Dit bespaart tijd en maakt het werken overzichtelijker. · Op het derde tabblad Tekstverwerking kan aangegeven worden hoe samengevoegde brieven geopend moeten worden. Er kan gekozen worden tussen Automation en Shell. Automation Shell
De samengevoegde brief zal door het programma MS Word geopend worden. Alle aanwezige formules zullen voordat de brief getoond wordt bijgewerkt worden. Als MS Word niet aanwezig is op de computer kan voor deze optie gekozen worden. De aanwezige formules worden niet bijgewerkt. De brief zal in een programma geopend worden dat geassocieerd is met de extensie van het document. De tekst wordt bijvoorbeeld meteen getoond in Wordpad.
Verder kan op het derde tabblad aangegeven worden in welk formaat datum en tijd notaties weergegeven moeten worden in brieven.
© 2005 P&A Group
Windows Client
6
Gebruik de bijbehorende vaste keuzelijstjes om een voorkeur aan te geven. Als datum formaat kan gekozen worden voor jaar-maand-dag, dag-maand-jaar of maand-dag-jaar. Als tijd formaat kan gekozen worden tussen uren:minuten en uren:minuten:seconden. Tijdens de mail merge wordt met de gemaakte keuzes rekening gehouden. · Op het vierde tabblad E-mail kunnen de instellingen voor e-mail gebruik aangegeven worden.
De optie Applicatie Server zorgt ervoor dat de opdrachten voor het versturen van e-mailberichten direct door de applicatie server uitgevoerd worden. De gebruiker kan de berichten voor het versturen niet herlezen en/of aanpassen.
De optie MAPI maakt het mogelijk om met de e-mail client van de gebruiker e-mailberichten te © 2005 P&A Group
7
Windows Client
versturen. Alle MAPI e-mail applicaties kunnen gebruikt worden, bijvoorbeeld MS Outlook, Lotus Notes en Eudora. Daarnaast kan de optie "Voorbeeld tonen" aangevinkt worden. Deze optie maakt het mogelijk dat de e-mailberichten bekeken en eventueel bewerkt kunnen worden voordat ze verzonden worden. 1.1.2.2
De Expert of Normale mode? De Windows Client kan in de Expert of in de Normale mode gebruikt worden. De Normale mode is een uitgeklede versie van de Expert variant. In de Normale mode ontbreekt de Management Console en kunnen schermen alleen geopend worden via de iconen in de snelkoppelingsbalk. Aan deze balk is tevens een Brieven en Raporten Basis toegevoegd. Indien bireven en rapporten speciaal bij een scherm behoren zijn ze terug te vinden onder de menu opties in het scherm. De brieven en rapporten kunnen in de Normale mode alleen maar gebruikt worden, niet bewerkt. Switchen van de ene naar de andere mode kan via de in het voorbeeld aangegeven knop.
Het systeem ziet er in de Normale mode als volgt uit:
© 2005 P&A Group
Windows Client
8
Aan de linkerkant bevindt zich de snelkoppelingsbalk met alle hoofdschermen. Tevens is er de Brieven en Rapporten Basis in opgenomen. Open een scherm via een icoon of schermnaam. Kies bijvoorbeeld Produkten.
© 2005 P&A Group
9
Windows Client
De Brieven Basis wordt ook in een nieuw scherm geopend.
De brieven zijn via de boomstructuur te bereiken. Selecteer een brief, via dubbelklikken kan de mail merge opgestart worden. De Rapporten Basis werkt op dezelfde manier. Ook hier zijn de de rapporten via dubbelklikken te openen. Als voor de Expert mode gekozen wordt ziet het systeem er als volgt uit: © 2005 P&A Group
Windows Client
10
Eventueel kan de snelkoppelingsbalk ook getoond worden. In "Opties / Systeem opties" kan deze keuze aangevinkt worden. Open nu ook het Produktenscherm:
© 2005 P&A Group
11
Windows Client
Teruggaan naar de Management Console kan door het Produktenscherm te sluiten via het kruisje of door de Management Console te kiezen uit de lijst onder Scherm.
1.1.2.3
De Management Console In de Expert mode neemt de Management Console een centrale plaats in. De Management Console laat de structuur van het pakket zien. Tevens kunnen meteen uit de boom schermen geopend worden.
Bovenin de balk zijn een aantal iconen aanwezig, waarmee verschillende bewerkingen uitgevoerd kunnen worden. Bij een geselecteerd onderdeel in de Management Console worden alleen die iconen geactiveerd waarvan de bewerking uitgevoerd kan worden. Verversen
Zoek in documenten
Nieuw item
Weergave iconen Weergave iconen Weergave lijsten Weergave detail
Bewerken van item Open scherm Verwijderen van item
items rechterkant grote items rechterkant kleine items rechterkant in items rechterkant in
Zoek in gegevens
© 2005 P&A Group
Windows Client
12
De Nieuw, Bewerk en Verwijder opties hebben betrekking op het geselecteerde item in de Management Console, dat kan een brief, een rapport of een filter zijn. Links wordt de boomstructuur getoond met daarin alle mogelijke schermen en mappen. Klik op de plusjes (+) om de boom verder te openen.
Selecteer bijvoorbeeld het scherm Produkten. Rechts worden alle bij het scherm behorende filters getoond met de bijbehorende aanvullende informatie. Als bij een scherm bijvoorbeeld naast filters ook rapporten en brieven aanwezig zijn, worden deze op aparte tabbladen getoond. Zo worden voor de gebruiker de verschillende filters, rapporten en brieven altijd netjes geordend weergegeven. Onderin wordt de naam van het scherm getoond met een omschrijving. Bij de items aan de rechterkant kunnen snelmenu's opgeroepen worden. Afhankelijk van de plaats, item en de rechten bevat het menu verschillende opties. Het snelmenu is bereikbaar via de rechter muisknop. Bij een filter kunnen bijvoorbeeld de volgende mogelijkheden behoren:
© 2005 P&A Group
13
Windows Client
Een scherm kan niet geopend worden als er geen filter als standaard filter aangewezen is. Vanuit de boomstructuur in de Management Console kan ook een snelmenu opgeroepen worden.
Wederom zijn de opties afhankelijk van de plaats waar het menu opgeroepen wordt en de rechten die bij het profiel van de gebruiker horen. 1.1.2.4
Snelkoppelingsbalk Vanuit de snelkoppelingsbalk kunnen de hoofdschermen, de brieven en rapporten opgestart worden.
In het voorbeeld kunnen de schermen Actielijst, Opdrachtgevers, Orders en Resources opgestart worden. Tevens zijn de Rapporten en Brieven Basis beschikbaar. De snelkoppelingsbalk is eenvoudig aan te passen via de opties in de bijbehorende snelmenu's. Lijst · Voor een lijst zijn er 3 opties beschikbaar
© 2005 P&A Group
Windows Client
Nieuwe Lijst Hernoem Lijst Verwijder LIjst
14
Hiermee kan een nieuwe lijst toegevoegd worden aan de snelkoppelingsbalk. Met deze optie kan een bestaande lijst hernoemd worden. Een lijst kan verwijderd worden met behulp van deze optie.
Verwijderen snelkoppeling · Selecteer de snelkoppeling die verwijderd moet worden van de lijst. Open het snelmenu en kies de optie Verwijder Snelkoppeling.
Toevoegen snelkoppeling · Selecteer in de Management Console het scherm dat via lijst geopend moet kunnen worden. Als voorbeeld nemen we het scherm Knowledge Base.
· Sleep vervolgens het geselecteerde scherm naar de lijst.
© 2005 P&A Group
15
Windows Client
· Laat het scherm vervolgens los in de lijst.
· Het scherm wordt meteen toegevoegd aan de lijst
· Het scherm Knowledge Base is nu ook vanuit de snelkoppelingsbalk "Voorbeeld" te openen. Een scherm kan slechts eenmaal in de snelkoppelingsbalk geplaatst worden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
1.1.3
16
Schermen Een scherm kan op verschillende manieren geopend worden. De gebruiker kan ten eerste kiezen uit de Expert of de Normale mode. De Expert mode is de versie waarin de Management Console aanwezig is. Een scherm kan via de boomstructuur meerdere keren geopend worden. Als gekozen wordt voor de Normale mode kan een scherm alleen via de snelkoppelingsbalk geopend worden. Elk scherm kan in de Normale mode slechts eenmaal geopend worden. Ten tweede kan de gebruiker in het menu onder "Opties\ Systeem opties" op het tabblad Gegevens aangeven hoe een scherm standaard geopend moet worden. Automatisch of handmatig met of zonder Zoekscherm. De verschillende mogelijkheden worden besproken in het onderdeel "Menu". Voor het ophalen van de gegevens wordt altijd een filter gebruikt. In principe het filter dat bij de laatste zoekactie gebruikt is. Indien er nog geen zoekactie op het scherm uitgevoerd is wordt de standaard filter gebruikt. Let op: een scherm kan niet geopend worden als er geen filter aangewezen is als standaard filter. Aan de hand van een voorbeeld zullen alle opties van een scherm besproken worden. · Open een scherm, in het voorbeeld wordt het Produktenscherm geopend:
· Links wordt een verkorte boom getoond. Het scherm Produkten heeft een subscherm Versies. De pijlen in de kop kunnen gebruikt worden om van het ene naar het andere record in het hoofdscherm te gaan. Ook als de gebruiker zich in een subrecord van produkt 1 bevindt kan overgegaan worden naar produkt 2 met de bijbehorende versie records. Het scherm bestaat uit drie tabbladen. Gegevens In dit scherm kunnen de verschillende records ingevoerd worden Actielijst Dit scherm is bedoeld voor de bij dit record behorende acties Documenten Op dit tabblad kunnen voor een record documenten of snelkoppelingen naar documenten toegevoegd worden. In het Gegevens tabblad kunnen de eigenschappen van een record ingevoerd worden. In het onderdeel "De velden" worden de verschillende soorten invoervelden besproken. © 2005 P&A Group
17
Windows Client
Zoeken in/ naar
Volgende record
Lijst beschikbare rapporten
Laatste record
Lijst beschikbare brieven
Nieuw record
Lijst beschikbare brieven die via een e-mailbericht verstuurd kunnen worden. Detail
Verwijder record
Overzicht
Record opslaan
Eerste record
Annuleer bewerking
Vorige record
Vernieuwen
Bewerk record
Dit icoon wordt gebruikt om de volgende reeks records op te halen die aan het filter of de zoekopdracht voldoen. Soms is naast het laatste icoon nog een icoon zichtbaar. Als tijdens het invoeren van data een doorsteek is gemaakt naar een ander schern, kan het geselecteerde record via het hiernaast getoonde icoon gekoppeld worden aan het record dat de gebruiker aan het bewerken was. Voorbeeld hiervan is het koppelen van een eigen werknemer aan een opdrachtgever. In een subscherm op het eerste niveau is het volgende icoon beschikbaar: Hiermee kan een zoekopdracht in het bijbehorende hoofdscherm uitgevoerd worden. Via het "zoeken in/naar" icoon verandert de lay-out van het scherm. Er wordt een zoekgedeelte aan het scherm toegevoegd of als de ruimte beperkt is wordt alleen het zoekgedeelte getoond. Goed gebruik van dit scherm bevordert de snelheid van het systeem.
Zoek in: Zoek naar: Waarde: Optie: Max. records:
Selecteer een van de aanwezige filters uit het lijstje. Kies een van de (scherm)velden uit de lijst. Vul een zoekwaarde in, als een datumveld gekozen is kan bij waarde ook een datum ingevoerd worden. Kies tussen Gedeeltelijk of Exact Voer een maximum aantal records in. In het voorbeeld worden de eerste 25 records die voldoen aan de zoekvoorwaarden getoond. Kies ervoor om niet te veel records tegelijk op te laten halen, dit bevordert de snelheid van het systeem. Kies na invoeren van bovenstaande velden voor uitvoeren. Vervolgens zullen alleen die records getoond worden die aan de voorwaarden voldoen.
© 2005 P&A Group
Windows Client
18
Als het oorspronkelijke scherm niet getoond wordt, zal het scherm groter getrokken moeten worden. In bovenstaand plaatje worden de records in detail mode getoond en kunnen de pijltjes gebruikt worden om over te gaan naar een volgende record. In de balk onderaan het scherm wordt allerlei informatie over het scherm en het getoonde record getoond.
In het voorbeeld gaat het om het scherm Produkten. Er voldoen 56 records aan het filter default. Er worden er 50 getoond. Het 3de record uit deze reeks is nu geselecteerd. Als men ook de volgende 6 records wil zien dan kan dat heel eenvoudig via het icoon: In principe worden de volgende 25 records opgehaald, maar in dit geval zijn er nog maar 6 records die voldoen aan de zoekopdracht. Het gele gezichtje rechts onderin het scherm geeft een normale werkomgeving aan.
© 2005 P&A Group
19
Windows Client
Het gezichtje wordt rood als de gebruiker een record op wil slaan terwijl er gegevens ontbreken. Denk bijvoorbeeld aan informatie in verplichte velden. Alleen de optie Bewerk en Ververs/Vernieuwen zijn nu beschikbaar. Denk eraan dat de ingevoerde gegevens nog niet opgeslagen zijn. Als het om een nieuw record gaat zorgt Verversen ervoor dat alleen de opgeslagen records getoond worden in het overzicht. Het niet opgeslagen record is daar vanzelfsprekend niet bij. Via de Bewerk optie kan de ontbrekende informatie ingevoerd worden en kan nogmaals een poging gedaan worden om het record op te slaan. Een scherm kan in twee gedaanten getoond worden: · In detail, de lay-out van het scherm wordt getoond. Er wordt slechts één record tegelijkertijd getoond. · In overzicht, alle records behorende bij dit scherm worden in een overzicht getoond. De gebruiker kan aangeven welke velden getoond moeten worden. Overzicht mode aanpassen · Onderstaand voorbeeld toont het scherm Opdrachtgevers in overzicht mode.
· Het snelmenu bevat de optie Selecteer Kolommen.
© 2005 P&A Group
Windows Client
· De twee kolommen bevatten alle velden die aanwezig zijn in Opdrachtgevers. De velden in de rechter kolom worden getoond in de overzicht mode. · Gebruik de twee pijlen om velden van de een naar de andere kolom te verplaatsen. · Met behulp van de groene driehoekjes kan de volgorde van de velden aangepast worden. · Klik op OK om de gemaakte veranderingen op te slaan. 1.1.3.1
Sneltoetsen Elk datascherm heeft standaard een aantal sneltoetsen Tabbladen Sneltoets CTRL + 1 CTRL + 2 CTRL + 3
Omschrijving Gegevens tabblad Actielijst tabblad Documenten tabblad
Knop
Sneltoets F6
Omschrijving Detail modus
Knop
F6
Overzicht modus
Taakbalk
© 2005 P&A Group
20
21
Windows Client
CTRL + HOME
Eerste record
CTRL + PAGEUP Vorige record CTRL + PAGEDOWN CTRL + END
Volgende record
ALT + INS
Voor het toevoegen van een record.
ALT + DEL
Voor het verwijderen van een record.
ALT + S
Voor het bewaren van veranderingen.
ALT + BACKSPACE F5
Annuleer bewerking.
ALT + F12
Selecteer een record om te linken, bijvoorbeeld om een bestaande contactpersoon aan een Opdrachtgever te koppelen.
Laatste record
Vernieuw de gegevens.
Hoofdscherm navigatie Sneltoets CTRL + F
Omschrijving Eerste record
CTRL + P
Vorige record
CTRL + N
Volgende record
CTRL + L
Laatste record
Knop
Menubalk Sneltoets CTRL + ALT + R CTRL + ALT + L CTRL + ALT + E F3
Omschrijving Rapporten menu Brieven menu E-mail menu Zoek in gegevens
Knop
Omschrijving
Knop
Data elementen Sneltoets
© 2005 P&A Group
Windows Client
ALT + PIJL OMLAAG
22
Datum/tijd veld Als de toetscombinatie gebruikt wordt in een datumveld wordt de kalender getoond.
1.1.3.2
ENTER ALT + PIJL OMLAAG
Doorsteek veld / gelinkte keuzelijst Vaste keuzelijst
ENTER
Variabele keuzelijst
De velden In de schermen kunnen verschillende invoervelden gebruikt worden. De aparte handleiding voor de Schermontwerper gaat nader in op alle verschillende soorten velden die toegevoegd kunnen worden aan een scherm. In onderstaand overzicht wordt getoond waar de gebruikte velden in het algemeen voor bedoeld zijn. Standaard invoerveld, kan gebruikt worden voor numerieke en alfanumerieke waarden, afhankelijk van de gemaakte instellingen in de schermontwerper. Klik op de puntjes en de variabele keuzelijst verschijnt. Als de gewenste waarde niet in de lijst voorkomt kan de gebruiker zelf een waarde toevoegen. Mits de gebruiker daarvoor voldoende rechten heeft. Klik op het pijltje en vervolgens zal duidelijk worden welke informatie gewenst is. Er zijn drie mogelijkheden, een vaste keuzelijst, een datum of tijdstip. Bij de eerste mogelijkheid wordt een lijst met mogelijke waarden getoond waaruit een waarde gekozen moet worden. Als het pakket een datum verwacht, wordt een kalender getoond. Gaat het om een tijdstip dan wordt de klok getoond. Via het vergrootglas wordt de doorsteek gemaakt naar een ander scherm. Daar kan dan een record uitgekozen worden. De informatie van dit record wordt vervolgens meegenomen naar het eerste record. Het gaat hierbij vaak om werknemers die geknoopt worden aan taken. Dit is een memoveld en kan gebruikt worden voor het invoeren van korte aantekeningen. Bijvoorbeeld een verslag van een telefoongesprek.
© 2005 P&A Group
23
1.1.3.3
Windows Client
Records Een record is een regel in een tabel, waarin alle in een scherm ingevoerde informatie opgeslagen wordt. Er zijn een aantal basis acties die met records uitgevoerd kunnen worden. Bijvoorbeeld het aanmaken van een nieuw record of het bewerken van een bestaand. Nieuw record Open het scherm waarin een nieuw record aangemaakt moet worden. Gebruik de volgende knop om een nieuw record aan te maken: Er wordt een leeg scherm geopend, waarin de nieuwe informatie ingevoerd kan worden. Sla de informatie op met de volgende knop: Bewerken van een record Een bestaand record kan aangepast worden. Zoek het gewenste record op en kies voor de volgende knop: De informatie in het record kan nu aangepast worden. Sla de gegevens op met de volgende knop: Verwijder record Selecteer het record dat verwijderd moet worden. Gebruik de volgende knop om het te verwijderen: Het record zal nu verwijderd worden, er wordt overigens nog wel om een bevestiging gevraagd. Linken van een record In sommige gevallen wordt in een record informatie opgehaald uit een ander scherm. Tijdens het invoeren van de gegevens wordt een volgend veld getoond: Klik op het vergrootglas om de doorsteek naar een ander scherm te maken. Selecteer daar een record met de gewenste informatie. Denk bijvoorbeeld aan de koppeling van een werknemer aan een opdrachtrecord. Gebruik het volgende icoon om de gegevens te koppelen aan het record: Informatie uit het verbonden record wordt nu getoond in het scherm, bijvoorbeeld de naam van de werknemer. Bewerking annuleren Als men ingevoerde gegevens toch niet wil opslaan kan gekozen worden voor de volgende button om de veranderingen ongedaan te maken. Ververs gegevens Gebruik de volgende button om de getoonde informatie te verversen.
1.1.3.4
Documenten aanhechten Aan een record kunnen documenten toegevoegd worden. De documenten kunnen als snelkoppeling toegevoegd worden of in het geheel opgeslagen worden in de database. De mogelijkheden zullen aan de hand van een voorbeeld uitgelegd worden. · Open een scherm, in het voorbeeld wordt het Produkten scherm geopend.
© 2005 P&A Group
Windows Client
24
· Haal via de zoekopdracht de gewenste gegevens op. · Selecteer het record waaraan een document toegevoegd moet worden. · Open het tabblad Documenten
Het Documenten tabblad bestaat uit twee delen. Op het linker tabblad kunnen documenten toegevoegd worden. Deze documenten worden daadwerkelijk in de database opgeslagen. Op het rechter tabblad kunnen snelkoppelingen naar een document toegevoegd worden. Via "Opties / Systeem Opties" kan ingesteld worden dat het aantal aangehechte documenten getoond wordt op de punt van het tabblad Documenten. Documenten toevoegen en beheren Het linker tabblad van het scherm is bedoeld om documenten toe te voegen aan de database. De documenten kunnen geopend en bewerkt worden. Omdat ze daadwerkelijk opgeslagen worden in de database is het niet nodig de documenten apart te bewaren. Tijdens het openen zal toch alleen de versie in de database geopend worden. Het snelmenu bevat de volgende onderdelen: Open Opslaan Toevoegen Verwijder Ververs © 2005 P&A Group
Het geselecteerde document wordt geopend Het geselecteerde document kan eventueel op een andere plaats opgeslagen worden, bijvoorbeeld in de map "Mijn documenten". Via deze optie kan een document toegevoegd worden aan het record en wordt het dus daadwerkelijk opgeslagen in de database. Het geselecteerde document zal verwijderd worden. Met deze optie kan de scherminformatie ververst worden.
25
Windows Client
Woorden index toevoegen Woorden index verwijderen
De woorden in het geselecteerde document zullen geïndexeerd worden. In de Management Console is een optie waarmee in geïndexeerde documenten gezocht kan worden. Met deze optie kan de indexatie op de woorden in het geselecteerde document verwijderd worden.
Alleen documenten van het type doc, rtf en txt kunnen geïndexeerd worden. Documenten kunnen ook door middel van slepen toegevoegd worden aan het tabblad. Snelkoppelingen toevoegen en beheren Het rechter tabblad is bedoeld om snelkoppelingen naar documenten toe te voegen aan een record. Deze documenten kunnen geopend en bewerkt worden. Als het document verplaatst of verwijderd wordt, kan het document niet meer via de Windows Client geopend worden. Het snelmenu bevat de volgende onderdelen: Open Toevoegen Verwijder Ververs
Opent het document via de geselecteerde snelkoppeling. Via deze optie kan een snelkoppeling naar een document toegevoegd worden aan het record. De geselecteerde snelkoppeling wordt verwijderd. Met deze optie kan de scherminformatie vernieuwd worden.
Door een document te slepen naar dit tabblad kan ook een snelkoppeling toegevoegd worden. Bewerken van een document In onderstaand voorbeeld is "Invoegdocument 1.doc" gelinkt en " Invoegdocument 2.doc" toegevoegd aan het record.
© 2005 P&A Group
Windows Client
26
Open document 1 via de snelkoppeling en voer de gewenste wijziging door. Bij het sluiten wordt gevraagd of de veranderingen bewaard moeten worden.
Kies voor "Ja" en de veranderingen worden doorgevoerd. Vervolgens wordt automatisch teruggekeerd naar het record. Open vervolgens document 2 en voer ook daar de gewenste wijziging door. Bij het sluiten van MSWord wordt wederom gevraagd of de veranderingen bewaard moeten worden.
Kies werderom voor "Ja". Wat opvalt is dat het document nu een interne naam heeft, het wordt tijdelijk in een "temp"-map opgeslagen. Vervolgens komt de volgende melding in beeld.
© 2005 P&A Group
27
Windows Client
Het systeem heeft gezien dat het document aangepast is en er wordt gevraagd of de veranderingen ook in de database opgeslagen moeten worden.
1.1.3.5
Brieven / Rapporten Vanuit een scherm kunnen brieven en rapporten opgestart worden. Er zijn twee manieren om brieven en rapporten behorende bij een scherm op te starten: · Selecteer in de Management Console het scherm, aan de rechterkant worden nu de beschikbare brieven en rapporten getoond. Opstarten kan via een optie in het bijbehorende snelmenu.
© 2005 P&A Group
Windows Client
28
· Of open het scherm, klik bijvoorbeeld op de knop Rapporten. De menu optie klapt open en de beschikbare rapporten worden getoond. Selecteer nu het rapport dat gebruikt moet worden.
In de onderdelen Brieven en Rapporten wordt uitvoerig ingegaan op het aanmaken, onderhouden en gebruiken van zowel brieven als rapporten. 1.1.3.6
E-mailen Onder Systeem Opties kan aangegeven worden of e-mailberichten via de Applicatie Server of via de het e-mailprogramma op de locale machine verwerkt moeten worden. Als gekozen wordt voor de laatste optie kunnen de berichten voordat ze verzonden worden herlezen en eventueel bewerkt worden. Vanuit een scherm kunnen rapporten en brieven via e-mail verstuurd worden. Voorwaarde is dat het scherm een e-mailadres bevat. Onder de optie E-mailen zijn de beschikbare brieven te vinden. · Open een scherm waarin een e-mailadres aanwezig is en selecteer een record. · Kies voor de optie E-mailen.
· Selecteer een brief uit de lijst behorende bij de knop E-mail. · Vervolgens wordt onderstaand scherm getoond.
© 2005 P&A Group
29
Windows Client
Uitsluitend huidig gegeven Geschiedenis toevoegen aan actielijst
Gegenereerde documenten aanhechten
Aangevinkt wordt alleen een e-mail klaar gemaakt voor het geselecteerde record. Het is mogelijk om voor alle records in het geopende scherm een bericht op te zetten. Aangevinkt kan een record in de actielijst aangemaakt worden, zodat men later nog weet dat aan deze persoon een e-mail gestuurd is. Voeg vervolgactie toe Aangevinkt kan een vervolgactie ingevoerd worden, bijvoorbeeld om een reactie op de gestuurde informatie te krijgen. Gebruik deze optie als de documenten bewaard moeten worden. Documenten indexeren
Kies een scherm
Gebruik deze sub-optie om de aangehechte documenten te indexeren. Alleen geïndexeerde documenten kunnen met de "zoek in documenten" optie benaderd worden. Selecteer het scherm waaraan de documenten aangehecht moeten worden.
· Klik op Volgende en het tweede scherm van de wizard wordt getoond.
© 2005 P&A Group
Windows Client
E-mail E-mail veld E-mail informatie
30
Maak een keuze Selecteer het adres dat gebruikt moet worden voor de e-mail. Onderwerp Voer een onderwerp voor het e-mailbericht in. Kopie versturen Aangevinkt kan in het onderliggende veld een e-mailadres ingevoerd worden, een kopie van het bericht wordt naar dit adres gestuurd.
Als ervoor gekozen is dat de e-mailberichten via de Applicatie Server verstuurd moet worden kan de gebruiker het bericht niet terugvinden in de map verzonden items van de eigen versie van MSOutlook. Als gekozen is voor de MAPI methode kunnen de verstuurde berichten wel in de map verzonden items van het e-mail programma op de locale machine teruggevonden worden.
· Kies Volgende om door te gaan. · Indien gekozen is voor het toevoegen van geschiedenis aan de actielijst wordt het volgende scherm getoond.
© 2005 P&A Group
31
Windows Client
· Vul het scherm in en klik op Volgende.
© 2005 P&A Group
Windows Client
32
· Bovenstaand scherm wordt getoond. Vul het scherm, plaats bijvoorbeeld de melding dat het effect van de gestuurde e-mail nagegaan moet worden. · Kies voor Gereed om door te gaan. · De e-mail wordt verstuurd en indien aangevinkt wordt het document aangehecht op het tabblad Documenten en de (vervolg)actie aangemaakt in de Actielijst. Als onder Systeem Opties gekozen is voor de mogelijkheid MAPI kunnen vanuit de Windows Client naast de aanwezige brieven ook eenvoudige berichten via de het e-mail programma verstuurd worden. Bijvoorbeeld in het scherm Werknemers een korte mededeling aan de geselecteerde werknemer.
© 2005 P&A Group
33
Windows Client
Open een scherm en kies voor de optie E-mail. Er wordt een lijstje getoond met de voor het scherm beschikbare brieven die verstuurd kunnen worden via de e-mail. Omdat gekozen is voor de MAPI methode is nu ook de optie E-mail beschikbaar.
Het volgende scherm wordt getoond:
© 2005 P&A Group
Windows Client
Onderwerp Kopie versturen E-mail adres Voorbeeld tonen Bericht Een voorbeeld:
© 2005 P&A Group
34
Voer het onderwerp in. Vink deze optie aan als een kopie van het bericht gestuurd moet worden naar een andere persoon. Na het plaatsen van het vinkje kan het adres ingevoerd worden in het onderliggende veld. Het aanwezige lijstje bevat het e-mailadres uit het geopende scherm/record. Voer eventueel handmatig een ander adres in. Aangevinkt zorgt deze optie ervoor dat het bericht getoond wordt voor verzending. Het kan gelezen en aangepast worden en vervolgens handmatig verzonden worden. Voer hier de tekst in.
35
Windows Client
Kies voor Gereed om de opdracht uit te voeren.
© 2005 P&A Group
Windows Client
36
Het e-mailprogramma wordt opgestart. In dit voorbeeld is dat MS Outlook. Het bericht wordt getoond en kan nu nog aangepast worden. Het bericht moet handmatig verstuurd worden.
1.1.4
Matchen Om het zoeken in verschillende schermen mogelijk te maken is naast het gebruik van filters ook matching mogelijk. Matching komt in grote lijnen overeen met het gebruik van een samengestelde filter. Het is echter ook mogelijk om informatie uit verschillende hoofdschermen te doorzoeken. Daarnaast hangt het Match scherm onder het scherm waar het betrekking op heeft en kunnen aan het scherm verschillende records met zoekopdrachten gehangen worden. Een Match scherm wordt in tegenstelling tot een filter aangemaakt in de schermontwerper. De zoekvoorwaarden worden in de Windows Client toegevoegd.
1.1.4.1
Voorbeeld Onder het scherm Cursussen is een match scherm genaamd Matching aangemaakt.
© 2005 P&A Group
37
Windows Client
· Het match scherm gedraagt zich als een normaal subscherm. Om het te kunnen openen moet eerst het bovenliggende scherm Cursussen geopend worden. Vanzelfsprekend is ook een standaard filter op het match scherm een vereiste. · Het scherm ziet er als volgt uit:
· In het match scherm kunnen net als bij een normaal scherm verschillende records aangemaakt worden. · In het voorbeeld is een record aanwezig waarin gekeken moet worden welke MS Word cursisten nog geen MS Word cursus gevolgd hebben in het verleden. In het record is te zien dat in het scherm Resources (daar bevinden zich in dit voorbeeld de mogelijke cursisten in) gezocht wordt. De uitgebreide zoekvoorwaarden worden in het onderste kader van het record getoond.
© 2005 P&A Group
Windows Client
· Gebruik de Zoek-button om de opdracht uit te voeren. · Het resultaat wordt getoond in het scherm Resources.
· De getoonde personen voldoen aan de gestelde voorwaarden. 1.1.4.2
Nieuw match record · Maak nu een nieuw record aan in het match scherm. · Voer een omschrijving voor het nieuwe record in.
© 2005 P&A Group
38
39
Windows Client
· Kies vervolgens voor de Query knop.
© 2005 P&A Group
Windows Client
40
· De Query Designer wordt opgestart. Op de verschillende tabbladen kunnen de voorwaarden voor de zoekactie ingevoerd worden.
© 2005 P&A Group
41
Windows Client
· Voeg bijvoorbeeld de tabellen Resources (in deze tabel bevinden zich de mogelijke cursisten) en Opleidingen toe. · Op het tweede tabblad moet minimaal één veld geselecteerd worden. Wij kiezen voor het veld resourceid, het sleutelveld van de tabel Resources. · Voer op het derde tabblad de voorwaarden in. · De vele mogelijkheden worden uitgelegd in het onderdeel Query Designer. · Terug in het scherm ziet het record er als volgt uit:
© 2005 P&A Group
Windows Client
· Sla het record op. De Zoek button kan nu gebruikt worden.
· Het resultaat van de zoekactie wordt getoond in het scherm Resources.
© 2005 P&A Group
42
43
Windows Client
· Er voldoen 3 personen aan de gestelde opleidingsvoorwaarden. 1.1.4.3
Bewerken match record In een bestaand record kunnen de zoekvoorwaarden aangepast worden. · Open het match scherm. · Selecteer het record en kies de Wijzigen knop onderin het scherm. · Kies vervolgens voor de Query knop. · De Query Designer wordt geopend en de voorwaarden kunnen in de verschillende tabbladen aangepast worden. · Sla de veranderingen in het record op. · De aangepaste zoekopdracht kan nu uitgevoerd worden.
1.1.5
Zoeken Als in de Expert mode gewerkt wordt kan op 2 manieren in een datascherm gezocht worden. Via de zoekoptie in de Management Console of via de zoekoptie in het scherm. Als in de Normale mode gewerkt wordt kan alleen gezocht worden via de zoekoptie in het scherm. De Expert mode heeft dus een extra mogelijkheid, de zoekoptie in het scherm is voor beide gelijk. Zoekoptie in de Management Console · Selecteer in de Mangement Console een scherm en kies voor de zoekoptie.
· Of gebruik de optie "Zoeken (F3)" uit de bij het scherm behorende snelmenu. · Vervolgens wordt het volgende scherm opgestart:
© 2005 P&A Group
Windows Client
44
· De basisgegevens van het geselecteerde scherm worden getoond in de eerste drie velden. Vanzelfsprekend kan voor een ander scherm, filter of veld gekozen worden. Gebruik hiervoor de bijbehorende keuzelijsten. Alleen in de velden van het type string, integer, rowguid (systeemveld bevat unieke waarde), datum en datum/tijd kan gezocht worden. · In het veld achter de tekst "Met de waarde" kan een waarde ingevoerd worden die qua type afhankellijk is van het gekozen veld. · Kies uit de keuzelijst nog voor Gedeeltelijk of Exact. · Kies voor OK om de opdracht uit te voeren. Vervolgens wordt het Produkten scherm geopend. Alleen de gegevens die voldoen aan de ingevoerde voorwaarden worden getoond. Zoekoptie in het scherm In het scherm is ook een zoekoptie beschikbaar. Deze zoekoptie is uitgebreider, er kan namelijk aangegeven worden hoeveel records maximaal getoond mogen worden in het overzicht. Als gewerkt wordt in de Normale mode is alleen deze zoekoptie beschikbaar. · Open het scherm via de snelkoppelingsbalk. Gebruik de zoek button.
· Deze optie is bovenin het tabblad Gegevens te vinden.
© 2005 P&A Group
45
Windows Client
· Onderstaand zoekscherm wordt geopend.
· Voer de zoekopdracht in: · Kies een filter uit de lijst · Selecteer een veld uit de lijst, alleen velden van het type string, integer, rowguid, datum en datum/tijd worden getoond in de lijst. · Voer de zoekwaarde in. De waarde die ingevoerd kan worden hangt af van het type veld dat gekozen is. Is bijvoorbeeld een datumveld gekozen dan kan bij waarde geen tekst ingevoerd worden. · Kies voor Gedeeltelijk of Exact
© 2005 P&A Group
Windows Client
46
· Voer in hoeveel records maximaal getoond mogen worden in het scherm. · Kies tenslotte voor Uitvoeren · De resultaten worden getoond in het gedeelte onder het zoekscherm. Open als voorbeeld het scherm Opdrachtgevers en kies voor de zoekoptie. Gezocht worden alle opdrachtgevers waarvan de naam begint met "test". Voer de zoekopdracht uit en de bedrijven die aan de voorwaarde voldoen zullen getoond worden in het overzicht.
Zoekopties in het subscherm In het subscherm zijn een tweetal zoekopties aanwezig. Zoek icoon; deze optie is in elk scherm aanwezig. In een subscherm is deze optie uitgebreid met de mogelijkheid om aan de hand van voorwaarden op een veld uit het subscherm de bijbehorende records in het hoofdscherm op te sporen. Zoeken in hoofdscherm vanuit een subscherm; deze optie wordt in het volgende item besproken. Hiermee kunnen nieuwe records in het subscherm getoond worden aan de hand van voorwaarden die voor het hoofdscherm gesteld worden. · Als voorbeeld wordt het scherm Werknemers geopend. · Selecteer vervolgens het scherm Functies. · Kies voor de linker zoekoptie.
© 2005 P&A Group
47
Windows Client
· Voer een zoekactie in, kies bijvoorbeeld het veld Functie en voer de waarde Project Leider in. · Plaats een vinkje bij "Zoeken in hoofdscherm" en tijdens het uitvoeren van de opdracht zullen alle werknemers die in het functierecord de functie van Project Leider hebben opgehaald worden. · Er wordt tijdens de uitvoer overgesprongen naar het scherm Werknemers en die werknemers die voldoen aan de gestelde eisen worden getoond.
· Er kan ook een standaard zoekactie in de records van het subscherm uitgevoerd worden. Selecteer een bepaalde werknemer in het Werknemersscherm en open vervolgens het Functiesscherm. Er kan nu gezocht worden in de functierecords via de linker zoekoptie.
© 2005 P&A Group
Windows Client
48
· Gezocht wordt naar het record waarin de functie gelijk is aan Financieel manager. Let op: het vinkje bij de optie "Zoeken in hoofdscherm" moet weggehaald worden. Nu zal alleen gezocht worden in de records voor de geselecteerde werknemer.
Zoeken in hoofdscherm vanuit subscherm Vanuit een subscherm kan naar een nieuwe waarde in het hoofdscherm gezocht worden. De bijbehorende records voor het subscherm worden na uitvoeren van de opdracht meteen getoond. Deze optie werkt alleen in een eerste niveau scherm, dat betekent dat ze niet beschikbaar is voor subsubschermen. Een voorbeeld om de werking uit te leggen: · Open eerst het scherm Opdrachtgevers en voer een zoekopdracht in.
· In bovenstaand scherm worden de opdrachtgevers waarvan de naam met "test" begint getoond. Kies nu een opdrachtgever uit en open het subscherm Contactpersonen
© 2005 P&A Group
49
Windows Client
· Eventueel kunnen de details van de contactpersonen van de andere twee opdrachtgevers bekeken worden. Gebruik hiervoor de blauwe pijlen boven de boomstructuur. · In het scherm Contactpersonen is een nieuw zoek icoon zichtbaar. Dit icoon kan gebruikt worden om te zoeken in het bovenliggende hoofdscherm. In het voorbeeld kan dus gezocht worden in het scherm Opdrachtgevers. · Klik het icoon aan of kies voor F7 en de zoekoptie wordt toegevoegd aan het scherm.
· Zoek een veld uit de lijst, alleen velden uit het hoofdscherm van het type string, integer, rowguid, datum en datum/tijd zijn beschikbaar. · Vul de zoekwaarde in · Maak een keuze tussen exact of gedeeltelijk · Kies vervolgens voor uitvoeren.
© 2005 P&A Group
Windows Client
50
· In onderstaand plaatje is te zien dat nu de gegevens van de contactpersoon voor de opdrachtgever Overslagbedrijf worden getoond.
· Selecteer nu het scherm Opdrachtgevers.
· In het zoekscherm is te zien dat de zoekopdracht die in het subscherm Contactpersonen ingevoerd is, overgenomen is naar het hoofdscherm. © 2005 P&A Group
51
Windows Client
· De zoekopdracht voor het hoofdscherm die in het subscherm wordt ingevoerd, wordt dus achter de schermen in het hoofdscherm in het zoekscherm ingevoerd. Onthouden van zoekopdrachten Het systeem onthoudt per scherm en gekozen veld de laatste vijf zoekopdrachten, zodat u als gebruiker niet telkens de gehele zoekopdracht opnieuw in hoeft te voeren. 1.1.5.1
Zoeken in documenten Er kan in documenten gezocht worden naar een woord of woordgroep. Deze optie is te vinden in de Management Console en dus alleen beschikbaar in de Expert mode. Er kan alleen gezocht worden in geïndexeerde documenten. Het indexeren van documenten wordt besproken in het onderdeel " Documenten aanhechten". Zoeken gaat als volgt: · Selecteer de Expert mode. · Klik vervolgens in de Management Console op het "Zoek in documenten" icoon.
· Het volgende scherm wordt opgestart. · Voer één of meerdere woorden in en kies een van beide zoekopties. · Kies voor OK om de opdracht uit te voeren.
© 2005 P&A Group
Windows Client
52
Als voorbeeld wordt gezocht op "help", de resultaten worden getoond in onderstaand scherm. De documenten zijn te openen en kunnen eventueel toegevoegd worden aan de Actielijst.
© 2005 P&A Group
53
1.1.6
Windows Client
Filters Filters spelen een belangrijke rol in de Windows Client. Zij zorgen ervoor dat de data in de verschillende schermen snel en overzichtelijk getoond kan worden. Vooral als het systeem veel records bevat zal een correct gebruik van filters veel tijd en energie besparen. In een filter kan namelijk ingegeven worden uit welke tabel(len) en uit welke velden gegevens opgehaald moeten worden. Tevens kunnen één of meerdere zoekopdrachten op de gegevens geplaatst worden en kan de volgorde van de records aangepast worden. Voor een filter behorend bij een hoofdscherm kunnen naast de tabel behorende bij dit scherm ook de tabellen behorende bij de subschermen gebruikt worden. Voor een scherm moet altijd een standaard filter aanwezig zijn, anders kan het scherm niet geopend worden. Via de optie "Alle Taken / Toepassen als standaard filter" uit het snelmenu kan een filter de status van standaard filter krijgen. Per scherm kan er slechts één filter als standaard filter aangemerkt worden. Als de gebruiker een filter aanwijst als standaard filter verliest het vorige standaard filter automatisch deze status. De filters behorende bij een scherm worden in de Management Console op het tabblad Filter verzameld.
© 2005 P&A Group
Windows Client
54
Filters worden altijd met het volgende icoon weergegeven: Als het om een standaard filter gaat, verandert alleen de kleur
Het snelmenu behorende bij een filter bevat de volgende onderdelen: Nieuw filter Alle Taken
Hernoem Verwijder Filter
Start de wizard voor de aanmaak van een nieuw filter op. Toepassen als Standaard Met deze optie kan de geselecteerde filter Filter aangemerkt worden als standaard filter. Bewerk Filter Voor het bewerken van de geselecteerde filter Importeer Filter Met deze optie kan een filter geïmporteerd worden Exporteer Filter Met deze optie kan een filter geëxporteerd worden Kopieer Filter Met deze optie kan een filter gekopieerd worden. Zo'n kopie wordt vaak als basis gebruikt voor een nieuwe filter Voor het veranderen van de naam van de filter Voor het verwijderen van een Filter
Het aanmaken van een nieuw filter zal besproken worden in het onderdeel "Nieuw Filter". Het aanpassen van een filter in het onderdeel "Bewerk Filter".
1.1.6.1
Nieuw Filter In dit onderdeel wordt de werking van de Nieuw Filter Wizard toegelicht. · Open het scherm waarin de nieuwe filter aangemaakt moet worden. · Start de Nieuwe Filter Wizard op. Dit kan bijvoorbeeld via het snelmenu beschikbaar op het tabblad Filters.
© 2005 P&A Group
55
Windows Client
· Op het eerste scherm kan de naam van het nieuwe filter ingegeven worden. Tevens is er ruimte voor een omschrijving. · Klik op Gereed om door te gaan. · Nu wordt de Query Designer opgestart. Doorloop de tabbladen om de details voor het filter in te voeren. De mogelijkheden zullen in het kort besproken worden. In het onderdeel Query Designer wordt uitvoeriger ingegaan op de details. · In het eerste tabblad dient de tabel gekozen te worden waarop de filter betrekking heeft. Eventueel kunnen ook nog tabellen behorende bij subschermen gebruikt worden. Er zal dan een verbinding gemaakt moeten worden tussen de twee tabellen, gebruik hiervoor het sleutelveld van de hoofdtabel.
© 2005 P&A Group
Windows Client
· In het tweede tabblad worden de velden geselecteerd. Selecteren kan door middel van dubbelklikken.
© 2005 P&A Group
56
57
Windows Client
· Op het derde en vierde tabblad kunnen berekeningen en groeperingen toegevoegd worden. · Het vijfde tabblad is bestemd voor het opgeven van een zoekopdracht. Selecteer een veld, kies een bewerking en voer een zoekwaarde in.
© 2005 P&A Group
Windows Client
· Op het zesde tabblad kan een sortering voor de gegevens opgegeven worden.
© 2005 P&A Group
58
59
Windows Client
· In het voorbeeld wordt eerst op het type product gesorteerd en vervolgens op het id nummer. · Het laatste tabblad toont een overzicht van de ingevoerde voorwaarden. Hier kan tevens de interne naam van de filter ingevoerd worden. Standaard wordt de naam Default getoond.
© 2005 P&A Group
Windows Client
60
· Klik op Ok om de instellingen op te slaan. · Het filter is nu klaar voor gebruik. 1.1.6.2
Bewerk Filter Hieronder zullen de verschillende stappen tijdens het bewerken van een filter besproken worden. · Selecteer een filter en kies voor de optie Bewerk Filter. · Het volgende scherm wordt geopend. · Op het eerste tabblad kan een tabel geselecteerd worden. Als het scherm waarbij de filter gemaakt wordt subschermen bevat kunnen eventueel ook de tabellen behorende bij de subschermen geselecteerd worden.
© 2005 P&A Group
61
Windows Client
· In het tweede tabblad kunnen velden uit de geselecteerde tabel(len) gekozen worden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
62
· Het derde tabblad is bedoeld voor het toevoegen van berekeningen. De werking van dit tabbad komt aan de orde in het onderdeel rapporten.
© 2005 P&A Group
63
Windows Client
· Op het vierde tabblad kan de groepering aangegeven worden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
64
· Op het vijfde tabblad kunnen zoekopdrachten ingevoerd worden. Bijvoorbeeld het zoeken naar een bepaald type software pakket.
© 2005 P&A Group
65
Windows Client
· Het zesde tabblad is gereserveerd voor het aangeven van de sortering, bijvoorbeeld de weergave van de naam op alfabet.
© 2005 P&A Group
Windows Client
66
· Op het zevende tabblad worden de voorwaarden van de filter samengevat getoond. De naam van de filter kan eventueel nog aangepast worden.
© 2005 P&A Group
67
Windows Client
De Query Designer wordt ook gebruikt in rapporten en zal daar uitgebreid toegelicht worden. 1.1.6.3
Exporteer Filter · Een filter kan via de optie Alle Taken / Exporteer Filter geëxporteerd worden. Zo kan bijvoorbeeld een filter verstuurd worden naar de helpdesk. · Selecteer het filter en kies de optie uit het snelmenu.
· Vervolgens wordt het volgende scherm opgestart:
© 2005 P&A Group
Windows Client
68
· Geef de locatie aan en geef het filter een naam. 1.1.6.4
Importeer Filter · Selecteer het scherm in de Management Console waar het filter geïmporteerd moet worden. Kies vervolgens voor de optie Alle Taken / Importeer Filter uit het bijbehorende snelmenu.
· Het volgende scherm wordt geopend:
© 2005 P&A Group
69
Windows Client
· Zoek het te importeren filter op en geef het een naam. Eventueel kan een omschrijving ingevoerd worden. Kies voor Gereed en het filter wordt toegevoegd. Op deze manier kan bijvoorbeeld een door de helpdesk toegezonden filter toegevoegd worden aan het pakket.
1.1.7
Exporteren van Data Vanuit ieder scherm kunnen gegevens geëxporteerd worden naar spreadsheet of bestand, mits de gebruiker natuurlijk over voldoende rechten beschikt. · Selecteer in de Management Console het scherm waaruit gegevens geëxporteerd moeten worden. Kies uit het snelmenu de optie Alle Taken / Exporteer Gegevens.
© 2005 P&A Group
Windows Client
70
· In het voorbeeld is het scherm Opdrachten geselecteerd. Kies voor exporteren en het volgende scherm wordt opgestart.
· Hierin moeten een aantal (voor)waarden ingevoerd worden. Filter Kies een filter uit de lijst. Dit wordt gebruikt voor de filtering van de export data. Exporteer Keuze uit Naar Bestand of Naar Spreadsheet © 2005 P&A Group
71
Windows Client
Bestandstype Keuze uit Tab Gescheiden of Komma Gescheiden Bestandsnaam Voer een locatie in en een bestandsnaam · Kies voor Gereed als alle keuzes gemaakt zijn. Als gekozen is voor "exporteren naar bestand" wordt nu het export bestand aangemaakt en opgeslagen op de ingevoerde locatie. · Wordt gekozen voor "exporteren naar spreadsheet" bij de tweede optie dan verandert het scherm.
· Nu kan alleen het filter gekozen worden. · Kies voor Gereed en de data wordt geëxporteerd naar het spreadsheet programma (MSExcel). · Het resultaat wordt meteen getoond en moet door de gebruiker zelf opgeslagen worden.
1.1.8
Importeren van Data In ieder scherm kunnen gegevens geïmporteerd worden, mits de gebruiker over voldoende rechten beschikt. · Selecteer in de Management Console het scherm waarin men gegevens wil importeren.
© 2005 P&A Group
Windows Client
· Kies uit het bijbehorende snelmenu de optie "Importeer Gegevens". · De speciale wizard voor het importeren van data wordt opgestart.
© 2005 P&A Group
72
73
Windows Client
· Op het eerste scherm zijn een drietal opties aanwezig. Ik wil een nieuwe importdefinitie maken Met deze optie kan een nieuwe definitie aangemaakt en gebruiken worden, meteen kan data geïmporteerd worden. Ik wil een bestaande importdefinitie In de keuzelijst worden de bestaande definities getoond. gebruiken/ bewerken Kies er een uit voor de import van data. Ik wil een bestaande importdefinitie Met deze optie kan een bestaande definitie verwijderd verwijderen worden. De bestaande definities worden getoond in de bijbehorende keuzelijst. · Kies voor het maken van een nieuwe definitie en klik op Volgende om door te gaan.
© 2005 P&A Group
Windows Client
74
· In het tweede scherm van de wizard kunnen de details van het importbestand aangegeven worden. Importeer Bestand Voer hier de naam en het pad naar het importbestand in. Veld Scheidingsteken Geef aan welk scheidingsteken tussen de velden gebruikt wordt. Tekst Teken Geef aan welk teken gebruikt wordt om de tekstwaarden te omsluiten. Eerste regel bevat Aangevinkt houdt deze optie in dat de eerste regel in het importbestand koppen koppen bevat. Deze koppen worden niet geïmporteerd, ze maken het alleen makkelijker om de data aan de velden te koppelen. · Het importbestand kan er als volgt uitzien: ID Achternaam Voornaam Voorletters 1001 1002
Jansen Schoor
Jan Bea
J.J. B.R.M
Tussenvoegse Aanhef l heer van der mevrouw
etc
· Een datum kan ook geïmporteerd worden. De waarde moet als volgt in het importbestand opgenomen worden: "jjjjmmdd". Voor de datum 21 augustus 1980 betekent dit "19800821". Een tijdstip moet als volgt opgenomen worden in het importbestand: "uu:mm:ss". Voor het tijdstip kwart over tien betekent dit "10:15:00". Als tekstteken is de dubbele quote gebruikt, vanzelfsprekend mag ook een van de andere teksttekens uit de lijst gekozen worden. · Een importbestand moet een tekstbestand (txt) zijn. Aangemaakt in MSExcel kan de informatie dan bijvoorbeeld als csv bestand opgeslagen worden. · De volgende scheidingstekens zijn beschikbaar in de keuzelijst.
© 2005 P&A Group
75
Windows Client
· De volgende tekst tekens zijn aanwezig in de keuzelijst.
· Koppel het importbestand aan de definitie en geef de instellingen aan. Het scherm kan er als volgt uitzien:
· Kies voor Volgende om door te gaan met de import.
© 2005 P&A Group
Windows Client
76
· In het derde scherm van de wizard kan aangegeven worden hoe met dubbele gegevens omgegaan moet worden. Er zijn 3 mogelijkheden. Negeer dubbelen Deze optie zorgt ervoor dat eventuele dubbele gegevens overgeslagen worden. Gegevens met een al bestaande sleutelwaarde worden niet geïmporteerd. Vervang dubbelen - Alle Alle informatie in het bestand wordt geïmporteerd. Als in het importbestand velden een record voorkomt dat al in de database bestaat wordt dit bestaande record overschreven met de waardes uit het importbestand. Eventuele informatie in velden, die niet in het importbestand voorkomen, gaat verloren. Vervang dubbelen - Alleen Ook met deze optie wordt alle informatie uit het bestand geïmporteerd. Als van geïmporteerde velden in het importbestand een record voorkomt dat al in de database bestaat wordt in dit bestaande record alleen de informatie van de velden uit het importbestand overschreven. De inhoud van velden die niet in het importbestand voorkomen wordt niet gewijzigd. · Maak een keuze en klik op Volgende om door te gaan.
© 2005 P&A Group
77
Windows Client
· In deze stap van de import wizard wordt de informatie uit het exportbestand gekoppeld aan de velden behorende bij het scherm. · Het voorbeeld importbestand bevat koppen in de eerste regel. Deze worden in de linker kolom getoond. Als geen gebruik gemaakt wordt van koppen in het importbestand worden de regels in de linker kolom genummerd weergegeven.
© 2005 P&A Group
Windows Client
78
· In de tweede kolom kan de informatie uit de eerste kolom regel voor regel gekoppeld worden aan een veld in de database. De keuzelijst bevat alle velden die bij het scherm behoren waarin de data geïmporteerd moet worden.
© 2005 P&A Group
79
Windows Client
· Nadat import informatie gekoppeld is aan een veld verschijnt in de derde kolom de waarde "Zoals het is". Deze waarde kan veranderd worden via het bijbehorende keuzelijstje. Zo kan de informatie bijvoorbeeld in hoofdletters geïmporteerd worden of juist in allemaal kleine letters. · Gebruik de optie "Niet gemapt" als geen veld gekoppeld moet worden aan de informatie uit het importbestand. In het voorbeeld is de "geboortedatum" opgenomen. Voor deze informatie is in het scherm "Resources" geen veld beschikbaar. De geboortedatum wordt dus niet gekoppeld. · Kies voor Volgende om door te gaan.
© 2005 P&A Group
Windows Client
Sjabloon opslaan Gegevens importeren
80
Vink deze optie aan als het sjabloon bewaard moet worden, voer een naam in. Vink deze optie aan als de gegevens Geïmporteerd moeten worden.
· In het voorbeeld worden beide opties aangevinkt, het sjabloon wordt opgeslagen onder de naam "werknemers 2" en de data wordt geïmporteerd.
· Bovenstaande melding wordt getoond als de import voltooid is. Open eventueel het scherm en controleer een importgegeven.
1.2
De Actielijst De Actielijst is een apart scherm dat de functie van agenda vervult. Sommige records worden automatisch aangemaakt in de Actielijst, andere worden door een gebruiker zelf aangemaakt. Het is mogelijk acties (taken) in te voeren voor een andere gebruiker. De Actielijst kan in het geheel getoond worden maar wordt ook in gedeelten bij ieder geopend scherm getoond. Alleen in de Expert mode kan de Actielijst als apart scherm geopend worden. Icoon behorende bij de Actielijst
© 2005 P&A Group
81
Windows Client
Een record in de Actielijst kan er als volgt uitzien:
Dit record laat zien dat een brief gestuurd is aan firma "De Boer". Gebruiker Demonstratie heeft de opdracht uitgevoerd en had deze ook ingevoerd. De actie is op 11 februari 2005 uitgevoerd en heeft 15 minuten in beslag genomen. Het scherm Actielijst heeft vanzelfsprekend alleen een Gegevens en een Documenten tabblad.
© 2005 P&A Group
Windows Client
82
Via deze knop kan de doorsteek gemaakt worden naar het record waar de actie betrekking op heeft. In ons voorbeeld hoort de actie bij de klant "Kantoorcentrum" in het scherm Opdrachtgevers. In de statusbalk is te zien dat het 21ste record van een lijst van 250 is geselecteerd. Totaal zijn er 125159 records die aan het filter "Op uitvoerdatum" voldoen. Overzicht mode Open de Actielijst in overzicht mode. Het bijhorende snelmenu heeft één optie:
Selecteer kolommen
1.3
Met deze optie kan aangegeven worden welke informatie in het overzicht getoond moet worden. Komt overeen met de optie bij standaard schermen.
Brieven Brieven kunnen aan een scherm gekoppeld worden, maar kunnen ook in de aparte brievenmap geplaatst worden. Alleen in de Expert mode kunnen brieven beheerd worden. In de Normale mode kunnen alleen brieven gebruikt worden. Er kunnen geen nieuwe aangemaakt worden of wijzigingen in bestaande aangebracht worden. In de Expert mode zijn brieven te vinden in de Brieven Basis, ....
© 2005 P&A Group
83
Windows Client
.... onder de aparte schermen in de Applicatie op het speciale tabblad Brief en ....
.... in een scherm onder de optie Brieven (conform de Normale mode). Wordt in de Normale mode gewerkt dan kunnen de bij een scherm beschikbare brieven gebruikt worden via de menuoptie Brieven, zie onderstaand voorbeeld. In de snelkoppelingsbalk is ook een brievenmap aanwezig. Hierin zijn de losse brieven terug te vinden. Ook deze kunnen gebruikt worden in de Normale mode.
© 2005 P&A Group
Windows Client
84
De mogelijkheden In de Expert mode kunnen onder andere brieven toegevoegd, bestaande aangepast en verwijderd worden. Het snelmenu met alle opties is zowel voor een scherm op het tabblad brief als in de Brieven Basis beschikbaar. De aanwezigheid van alle opties is afhankelijk van de rechten van de gebruiker. Niet elke gebruiker zal bijvoorbeeld brieven mogen verwijderen.
Nieuwe Brief Voor het aanmaken van een nieuwe brief. De Nieuwe Brief wizard begeleidt de gebruiker. Open Brief Voor het openen en afdrukken van een brief. Start de Mail Merge wizard op, waarin tevens de mogelijkheid geboden wordt om (vervolg)acties aan te maken en de brief aan te hechten aan het record. Alle Taken Bewerk Brief Voor het toevoegen van bijvoorbeeld nieuwe velden aan de brief en het aanpassen van de tekst en lay-out van de brief. Importeer Brief Voor het importeren van een brief. Exporteer Brief Voor het exporteren van een brief. Kopieer Brief Met deze optie kan een kopie van de geselecteerde brief gemaakt worden. © 2005 P&A Group
85
Windows Client
Verwijder Brief Hernoem
Met deze optie kan de geselecteerde brief verwijderd worden uit de database. Voor het veranderen van de naam van de brief.
De opties "Open Brief" (Mail Merge), "Bewerk Brief" en "Hernoem" worden onder andere in de onderliggende tekst verder toegelicht. De Brieven Basis en alle losse brieven worden met hetzelfde icoon aangeduid. Keuze tekstverwerking Onder Systeem Opties kan aangegeven worden welke vorm van tekstverwerking gebruikt moet worden.
Voor de optie "Automation" is het noodzakelijk dat met MS Word gewerkt kan worden. Voordat de brieven gepresenteerd worden zullen de berekende waarden bijgewerkt worden. Voor de optie "Shell" is het niet nodig dat MS Word aanwezig is. De gegenereerde brieven worden in een beschikbaar tekstverwerkingsprogramma geopend. Dat kan bijvoorbeeld Wordpad zijn. De eventueel aanwezige berekeningen worden niet bijgewerkt.
1.3.1
Nieuwe brief Er kan een nieuwe brief aangemaakt worden bij een (sub)scherm of in een van de mappen onder Brieven Basis. · Kies uit het snelmenu de optie Nieuw/ Nieuwe Brief
© 2005 P&A Group
Windows Client
86
· De volgende wizard start op:
· Voer een naam en eventueel een omschrijving in. Klik op Gereed om door te gaan. · De Query Desiger wordt opgestart. Hierin kan onder andere aangegeven worden welke tabellen en velden er gebruikt mogen worden in de nieuwe brief. Zie het aparte onderdeel Query Designer voor de gebruiksaanwijzing van deze optie.
© 2005 P&A Group
87
Windows Client
· Doorloop de verschillende tabbladen van de Query Designer, voer alle instellingen in. Sluit af met OK. Vervolgens wordt automatisch MSWord gestart. Er wordt een leeg document getoond.
© 2005 P&A Group
Windows Client
88
· De databasevelden zijn te vinden onder de knop "Insert Merge Fields".
· Uit bovenstaand plaatje blijkt dat de er 6 databasevelden beschikbaar zijn. · Meteen na het openen van MSWord is het document toegevoegd aan de database behorende bij de applicatie. © 2005 P&A Group
89
Windows Client
· Voeg de tekst en de velden toe aan het document. Kies voor bewaren. Bij het afsluiten van MSWord controleert de applicatie zelf ook of het document gewijzigd is. Vervolgens wordt dan de gebruiker gevraagd of de wijzigingen opgeslagen moeten worden in de database.
1.3.2
Open Brief Deze optie zorgt ervoor dat de brief aangemaakt wordt voor bijvoorbeeld de bedrijven of opdrachtgevers die aan de gestelde voorwaarden voldoen. Tevens kunnen (vervolg)acties aangemaakt worden. De brieven worden voor het afdrukken getoond. Dit hele proces wordt ook wel de Mail Merge genoemd. · Het eerste scherm van de wizard ziet er als volgt uit:
© 2005 P&A Group
Windows Client
90
· Alleen als de brief gestart wordt vanuit een record dan is de optie "Uitsluitend naar huidig gegeven" beschikbaar. Indien voor een groep een brief aangemaakt moet worden, vindt de selectie van de groep plaats aan de hand van het filter in de brief. · Vervolgens kan aangegeven worden of een (vervolg)actie toegevoegd moet worden aan de Actielijst. · Tevens kunnen de gegenereerde documenten aangehecht en geïndexeerd worden. Indexeren maakt het mogelijk om op een later tijdstip te zoeken in deze documenten. · Kies vervolgens een scherm uit waaraan de documenten eventueel aangehecht moeten worden. De schermnamen van de in de brief gebruikte tabellen worden getoond in het overzicht. Selecteer een van de schermen. · Kies voor Volgende om door te gaan. In het voorbeeld zijn alle opties aangevinkt zodat alle mogelijkheden van de wizard besproken kunnen worden.
© 2005 P&A Group
91
Windows Client
· In het beginscherm is aangegeven dat een record aangemaakt moet worden in de Actielijst. Vul de details van de actie (het versturen van een brief) in. · Klik op Volgende om door te gaan.
© 2005 P&A Group
Windows Client
92
· In het beginscherm is ook een vinkje geplaatst voor het aanmaken van een vervolgactie. Voer nu de details van deze actie in, bijvoorbeeld het nabellen van klanten om interesse te peilen voor het nieuwe product. · Kies voor Gereed om door te gaan. De Mail Merge zal nu uitgevoerd worden en de aangegeven acties zullen uitgevoerd worden. · Als alle documenten gereed zijn kan de opdracht tot afdrukken gegeven worden.
1.3.3
Bewerk Brief Deze optie maakt het mogelijk om een bestaande brief aan te passen. Niet alleen de lay-out en de tekst kan veranderd worden, er kunnen ook tabellen en velden toegevoegd worden. · Selecteer de brief
© 2005 P&A Group
93
Windows Client
· Kies voor de optie Bewerk Brief uit het snelmenu. · De Query Designer zal opgestart worden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
94
· Op de verschillende tabbladen kunnen tabellen en bijbehorende velden toegevoegd of verwijderd worden, ook zoekopdrachten en sorteringen behoren tot de mogelijkheden. De Query Designer zal uitgebreid aan de orde komen in het onderdeel Query Designer onder Rapporten. · Klik op OK als alle wijzigingen doorgevoerd zijn. · Nu wordt de brief daadwerkelijk geopend en kunnen velden toegevoegd of verwijderd worden. Tevens kan de tekst aangepast worden.
© 2005 P&A Group
95
Windows Client
· Als na het doorvoeren van alle wijzigingen het MSWord document afgesloten wordt, komt de volgende vraag in beeld.
· Kies voor Ja als de veranderingen opgeslagen moeten worden. De brief wordt tijdelijk opgeslagen. · Vervolgens komt de volgende vraag:
© 2005 P&A Group
Windows Client
96
· Nu wordt gevraagd of deze veranderingen ook in de database opgeslagen moeten worden. · Kies voor Ja om de wijzigingen definitief op te slaan.
1.3.4
Exporteer Brief · Het exporteren van een brief kan via de optie Alle Taken /Exporteer Brief in het snelmenu uitgevoerd worden. · Selecteer de brief die geëxporteerd moet worden. Kies de optie uit het snelmenu.
· Het volgende scherm wordt opgestart:
© 2005 P&A Group
97
Windows Client
· Kies de locatie uit en geef de brief een naam. De brief kan nu bijvoorbeeld opgestuurd worden aan de helpdesk. Het bestand is gecodeerd en kan alleen geïmporteerd in het pakket worden gelezen.
1.3.5
Importeer Brief · Een ontvangen brief kan geïmporteerd worden. Open de Management Console en selecteer de map of het scherm waar de brief geïmporteerd moet worden. Kies vervolgens de optie Alle Taken / Importeer Brief uit het snelmenu.
· Het volgende scherm wordt geopend:
© 2005 P&A Group
Windows Client
98
· Geef de locatie van het bestand aan. Voer een naam en eventueel een omschrijving in. Kies voor Gereed en de brief wordt geïmporteerd.
1.3.6
Brief hernoemen Met de optie Hernoem kan de naam van een bestaande brief veranderd worden. Tevens kan de omschrijving aangepast worden. · Selecteer de brief en open het snelmenu
· Kies voor Hernoem en het volgende scherm wordt opgestart.
© 2005 P&A Group
99
Windows Client
· Pas de naam en eventueel de omschrijving aan.
· Kies voor Gereed om de veranderingen op te slaan. De brief zal nu onder de nieuwe naam getoond worden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
1.4
100
Rapporten Rapporten hebben een belangrijke functie binnen het pakket. Ze maken het mogelijk om allerlei gegevens uit de database op te halen en op een eenvoudige wijze te presenteren. De Query Designer bestaat uit zeven tabbladen waarin stap voor stap de voorwaarden ingegeven kunnen worden. De Query Designer wordt niet alleen in rapporten, maar ook in filters en brieven gebruikt. De werking van de module wordt in het onderdeel Query Designer uitgelegd. De Rapporten Basis en alle rapporten hebben hetzelfde icoon Rapporten kunnen evenals brieven geopend worden in een scherm, maar ook in de Management Console vanuit een scherm en vanuit de speciale rapporten mappen. In de Rapporten Basis worden al de rapporten opgeslagen die over het algemeen los staan van een speciaal scherm. In de Rapporten Basis kunnen door de gebruiker verschillende mappen aangemaakt worden zodat de rapporten geordend bewaard kunnen worden.
In de Management Console kan een scherm geselecteerd worden. Als er rapporten aan dit scherm verbonden zijn worden ze aan de rechterkant op het tabblad Rapport getoond.
© 2005 P&A Group
101
Windows Client
In een geopend scherm kunnen de rapporten gevonden worden onder de optie Rapporten in het menu. Als in de Normale mode gewerkt wordt is dit de enige manier waarop met rapporten die bij een scherm horen gewerkt kan worden. De losse rapporten in de Rapporten Basis kunnen in de Normale mode via de snelkoppelingsbalk benaderd worden. In de Normale mode kunnen de rapporten niet bewerkt worden, ook nieuwe kunnen niet toegevoegd worden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
102
In de Management Console is een snelmeu beschikbaar bij de rapporten. Dat maakt het mogelijk om allerlei taken met betrekking tot rapporten uit te voeren. Het snelmenu is beschikbaar via de rechtermuisknop en kan er als volgt uitzien:
Nieuw Rapport
Start de wizard op die de gebruiker begeleidt bij het maken van een nieuw rapport.
Open Rapport
Deze optie opent het geselecteerde rapport.
Alle Taken
Bewerk Rapport
Importeer Rapport Exporteer Rapport
© 2005 P&A Group
Voor het bewerken van een bestaand rapport. De Query Designer kan gebruikt worden om de instellingen van het rapport te veranderen. Met behulp van de Ontwerppagina van de Report Builder kan de layout aangepast worden. Met deze optie kan een rapportbestand geïmporteerd worden. Met deze optie kan het geselecteerde rapport geëxporteerd worden
103
Windows Client
Verwijder Rapport Hernoem
Kopieer Rapport Voor het kopiëren van een bestaand rapport Met deze optie kan een rapport uit de database verwijderd worden. Voor het aanpassen van de naam van het rapport.
De getoonde opties in het snelmenu zijn afhankelijk van de rechten van de gebruiker. Als een gebruiker bijvoorbeeld geen nieuw rapport mag maken zal deze optie niet getoond worden.
1.4.1
Nieuw Rapport Een nieuw rapport wordt of bij een scherm aangemaakt of in één van de rapportmappen. Selecteer in de Management Console de plaats waar het nieuwe rapport aangemaakt moet worden. Volg onderstaande stappen: · Kies voor de optie (Nieuw/) Nieuw Rapport in het snelmenu
· Voer een naam en eventueel een omschrijving in. · Klik op Gereed om door te gaan. · Vervolgens wordt de Report Builder getoond.
© 2005 P&A Group
Windows Client
104
· Kies voor het tabblad Data en de optie Nieuw:
· Er kan nu gekozen worden voor de Query Wizard of de Query Designer. In de Query Wizard wordt de gebruiker stap voor stap langs alle opties gevoerd. De Query Designer daarentegen biedt deze mogelijkheid niet. Tijdens het aanmaken van een nieuw rapport kan voor een van beide gekozen worden, als een rapport bewerkt wordt bestaat deze keuze niet en wordt automatisch de Query Designer gestart. · Start de Query Wizard op. Doorloop de stappen van de wizard. Kies een of meerdere tabellen en een aantal velden. Voeg eventueel zoekcriteria toe. In het onderdeel Query Wizard worden de verschillende stappen beschreven. · Open eenmaal terug in de ReportBuilder het Ontwerp tabblad. Plaats de velden op het scherm en © 2005 P&A Group
105
Windows Client
maak de lay-out in orde.
· De werkbalk van het Ontwerp tabblad kan er als volgt uitzien:
· De standaard componenten bevatten items waarmee de gebruiker zelf aan de slag kan. Er kan bijvoorbeeld tekst of een datum in het rapport ingevoegd worden door middel van deze componenten. · Met data componenten kan informatie uit de database in het rapport getoond worden · Onder beschikbare velden vinden we rechts de interne naam van het rapport. In het plaatje is dat "Voorbeeld". In de linkerlijst worden de bij dit rapport behorende velden getoond. Als bijvoorbeeld met subrapporten gewerkt wordt, worden in de rechterlijst meerdere rapportnamen getoond. Ieder rapport heeft een eigen lijst met beschikbare velden. · Plaats nu de datacomponenten op het scherm en koppel er de velden aan. Het veld Notitie is een memoveld kies voor dit veld een memo component.
© 2005 P&A Group
Windows Client
106
· Het resultaat kan er als volgt uit zien.
· Plaats eventueel nog een aantal labels op het scherm voor de titel en de veldnamen. · Bekijk het resultaat in het Voorbeeld tabblad. Maak eventueel een aantal aanpassingen. Sla vervolgens het rapport op en sluit de Report Builder.
1.4.2
Query Wizard De Query Wizard helpt de gebruiker bij het maken van een nieuw rapport. In de wizard worden onder andere de tabellen en de velden gekozen en worden zoekwaarden ingevoerd.
© 2005 P&A Group
107
Windows Client
· Kies op het Datatabblad voor Nieuw/ Nieuwe items. Selecteer de Query Wizard en kies voor OK.
· De Query Wizard start op.
· In het eerste scherm kunnen een of meerdere tabellen gekozen worden. · In het voorbeeld wordt de Produkten tabel gekozen en vervolgens de tabel Versies (subscherm van Produkten). · Als de tweede tabel gekozen wordt, wordt meteen het scherm "Verbind Tabel" geopend. Hierin kan aangegeven worden hoe de twee tabellen aan elkaar geknoopt moeten worden. Tevens kan het © 2005 P&A Group
Windows Client
108
"Verbind type" aangegeven worden. Zie "Verbind Types"(popup niet beschikbaar in pdf versie) of bekijk deze stap in het onderdeel Query Designer voor een uitgebreide toelichting.
· Kies OK om de verbinding tussen de twee tabellen toe te voegen.
© 2005 P&A Group
109
Windows Client
· De twee gekozen tabellen worden nu in de rechterkolom getoond. Klik Volgende om door te gaan.
· Via de optie Velden Kiezen kan de gebruiker die velden selecteren die noodzakelijk zijn voor het rapport, zie plaatje hierboven. Breng een aantal velden naar de rechterkolom. Verplaatsen kan via de pijltjes middenin. De volgorde van de velden kan met behulp van de pijlen aan de rechterkant veranderd worden. · Kies Volgend om door te gaan.
© 2005 P&A Group
Windows Client
· Voeg eventueel berekeningen toe. · Kies Volgende om door te gaan.
© 2005 P&A Group
110
111
Windows Client
· In deze stap kan een groeping aangegeven worden. · Kies Volgende om door te gaan.
· In deze stap kunnen zoekcriteria ingevoerd worden. Klik in het wit van het kader om het snelmenu, bereikbaar via rechter muisknop, op te starten. Invoegen Criteria
Er wordt een zoekscherm gestart waarin veld, formule en waarde ingevoerd kunnen worden. Invoegen OF Maakt het mogelijk om een OF toe te voegen. Hiermee kan aangegeven worden dat aan het ene of aan het andere zoekcriteria voldaan moet worden. Invoegen Niet Om aan te geven dat aan een criteria niet voldaan moet worden. Bewerk Citeria Zo kan een reeds ingevoegd criteria bewerkt worden. Verwijder Verwijdert de geselecteerde regel Aanhalingstekens Toevoegen Hiermee kunnen een "begin" en "eind" om criteria geplaatst worden die bij elkaar horen. Verwijder Aanhalingstekens Voor het verwijderen van een "begin" en "eind".
· Een zoekcriteria kan er als volgt uitzien:
© 2005 P&A Group
Windows Client
112
· Alle ProductTypes gelijk aan Software waarvoor de prijs is lager of gelijk aan € 5000 of alle PrdoductTypes gelijk aan Software waarvan het helpdeskcontract hoger of gelijk aan € 1000 is. Met het invoegen van de woorden "begin" en "eind" worden dus haakjes geplaatst om de 2 voorwaarden. · Met de pijltjes kan een geselecteerde regel verplaatst worden. · Een "begin" en "eind" worden altijd samen geplaatst. Gebruik de pijltjes toetsen om de regels tussen "begin" en "eind" te plaatsen. · Kies Volgende om door te gaan:
© 2005 P&A Group
113
Windows Client
· De volgorde waarin de gegevens getoond worden in het rapport kan in dit scherm ingegeven worden. · Kies Volgende om door te gaan. · Voer een naam in. Bij voorkeur niet te lang, omdat deze naam getoond wordt in combinatie met de veldnamen tijdens het ontwerpen van het rapport.
© 2005 P&A Group
Windows Client
114
· Kies voor Einde om de wizard te verlaten.
1.4.3
Query Designer Naast de Query Wizard is er ook de Query Designer. Als een nieuw rapport gemaakt wordt zijn beide aanwezig in de Report Builder. Als een rapport aangepast wordt dan is alleen de Query Designer beschikbaar. Deze optie wordt ook gebruikt voor het aanmaken en bewerken van brieven en filters. De Query Designer bestaat uit een aantal tabbladen waarin de voorwaarden voor het rapport, de brief of de filter ingesteld kunnen worden. · Selecteer een bestaand rapport · Kies voor de optie Alle Taken / Bewerk Rapport · De Report Builder wordt opgestart. Ga naar het tabblad Data.
© 2005 P&A Group
115
Windows Client
· Hier zijn de instellingen van het rapport terug te vinden in de Query Designer.
· Kies voor de optie tabellen (of een van de andere opties) en .....
© 2005 P&A Group
Windows Client
· .....de Query Designer wordt geopend..
· Op het eerste tabblad kunnen de tabellen geselecteerd worden. · Bovenin een lijst met beschikbare tabellen, onderin de geselecteerde tabellen. © 2005 P&A Group
116
117
Windows Client
· Toevoegen of verwijderen gaat heel eenvoudig via dubbelklikken. · Als men meer dan één tabel wil gebruiken in het rapport, de brief of het filter moeten deze tabellen aan elkaar geknoopt worden. De Query Designer doet zelf een voorstel welke velden aan elkaar geknoopt kunnen worden. De gebruiker kan zelf natuurlijk ook combinaties kiezen. Een veldcombinatie kan heel eenvoudig door gebruik van de knoppen in het middengedeelte toegevoegd of verwijderd worden. · In ons voorbeeld zijn 3 tabellen geselecteerd. Deze tabellen zijn met elkaar verbonden via een verbindtype genaamd "binnenste". · Selecteer de 2e tabel en achter het verbindtype verschijnen een aantal puntjes. Klik hierop en het volgende scherm wordt geopend.
· In dit overzicht wordt getoond met welke tabel een verbinding gemaakt moet worden. In het onderste gedeelte wordt getoond op welke velden de verbinding gemaakt wordt. · Standaard staat het "verbind type" op "binnenste". Dit type wordt meestal gebruikt. De overige types zijn meer voor de vergevorderde gebruiker. In totaal zijn er 4 typen beschikbaar, die hieronder uitgelegd zullen worden. Voor het voorbeeld gaan we uit van een verzameling A en een verzameling B. Een verzameling is een set van gegevens. Binnenste Opvullen omtrek Links omtrek Rechts omtrek
Alleen die gegevens worden getoond waarvoor geldt dat ze zowel in verzameling A als in verzameling B gegevens hebben. Alle gegevens uit verzameling A en verzameling B worden getoond. Alle gegevens uit verzameling A worden getoond en dus ook de gegevens van verzameling B die in A voorkomen. Alle gegevens uit verzameling B worden getoond en dus ook de gegevens van verzameling A die in B voorkomen.
© 2005 P&A Group
Windows Client
118
Worden er meer dan 2 tabellen gebruikt dan kan ook gekozen worden aan welke tabel de nieuwe tabel gekoppeld gaat worden. Dit kan rechtsboven aangegeven worden door middel van het keuzelijstje. · Het tweede tabblad bevat de beschikbare velden
· Alle velden behorende bij de geselecteerde tabellen worden getoond. Door middel van selecteren en dubbelklikken kunnen velden opgenomen worden in het rapport, de brief of het filter. · Met de pijltjes rechts kan de volgorde van de velden veranderd worden. Dit heeft effect op de getoonde lijst in de Ontwerp(Designer)pagina. · Op het derde tabblad kunnen berekeningen toegevoegd worden. Bijvoorbeeld gemiddelde berekening of sommatie
© 2005 P&A Group
119
Windows Client
· Hier kunnen berekeningen op velden aangemaakt worden. Bijvoorbeeld het gemiddelde van de kosten of de som van alle kosten. · Kies het veld waarop de berekening uitgevoerd moet worden uit de lijst en kies een van de functies · Er zijn zes mogelijkheden: Gemiddeld, Tellen, Max (maximum), Min (minimum), Som, Expressie (vrije expressie, de berekening kan achter de functie onder de kop expressie ingevoerd worden).
· Op het vierde tabblad kan een groep aangegeven worden. · Selecteer het veld waarvoor en groep aangemaakt moet worden uit de lijst en breng het naar het onderste gedeelte van het scherm.
© 2005 P&A Group
Windows Client
120
· Op het vijfde tabblad kunnen zoekopdrachten ingevoerd worden. · Selecteer het veld of de velden en breng ze naar de onderkant van het scherm. Voeg vervolgens de zoekvoorwaarde in.
© 2005 P&A Group
121
Windows Client
· Of laat deze waarde, zoals in bovenstaand voorbeeld leeg, na het opstarten van het rapport kan dan een zoekwaarde ingevoerd worden. Met behulp van de vinkvakjes kan aangegeven worden of het bijvoorbeeld verplicht is een zoekwaarde in te voeren. In het volgende plaatje is te zien dat verplciht een zoekwaarde voor het veld DevProjectID ingevoerd moet worden. Zonder deze waarde start het rapport niet op.
· In het vijfde tabblad kan de sortering van de gegevens aangegeven worden. · Wederom zijn alle velden beschikbaar. Breng de velden waarop een sortering aangebracht moet worden naar beneden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
122
· Standaard worden de gegevens per veld van "a naar z" gesorteerd weergegeven. Plaats een vinkje als ze van "z naar a" getoond moeten worden. · In het voorbeeld wordt eerst gesorteerd op het veld DevProjectId en vervolgens op Datum. · Het laatste tabblad geeft een overzicht van de ingevoerde informatie in de voorgaande 6 tabbladen. De samenvatting wordt in sql getoond.
© 2005 P&A Group
123
Windows Client
· Controleer de gemaakte instellingen. Ga eventueel terug naar een van de tabbladen om een verandering aan te brengen. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. Kies voor Annuleer als men de gemaakte wijzigingen ongedaan wil maken. · In het voorbeeld is vanuit een bestaand rapport de Query Designer gebruikt en keren we nu terug op het tabblad Data van de ReportBuilder. Er kunnen eventueel wijzigingen op de Ontwerppagina doorgevoerd worden voordat het rapport afgesloten wordt. Voor een filter ontbreekt deze pagina. Voor een brief kan het ontwerp in MSWord aangepast worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toevoegen van een nieuw veld aan de brief of het rapport.
1.4.4
Report Builder De Report Builder bestaat standaard uit een drietal tabbladen waarin de verschillende taken uitgevoerd kunnen worden. Stuk voor stuk zullen nu de tabbladen met de bijbehorende mogelijkheden besproken worden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
1.4.4.1
124
Het Data tabblad Het eerste tabblad in de Report Builder is het Data tabblad. Hier kunnen tabellen en velden gekozen worden. Ook bestaat de mogelijkheid om bijvoorbeeld rapporten te importeren. Als het Data tabblad geopend wordt voor een bestaand rapport dan zal het er ongeveer uitzien als in onderstaand plaatje.
De interne naam van het rapport wordt getoond samen met de lijst van geselecteerde velden. In ons voorbeeld is te zien dat de velden Naam, Product, Status en E-mailadres gebruikt worden. Het menu onder Bestand bevat de volgende mogelijkheden: Data Instellingen Deze optie opent een scherm met een tweetal tabbladen waarin onder andere een ander database type en een ander sessie type gekozen kan worden. Voor een standaard gebruiker zal het niet nodig zijn om de instellingen te wijzigen. Nieuw Voor het aanmaken van een nieuw rapport. Gebruik de Query Wizard of de Query Designer om tabellen en velden te kiezen en voorwaarden in te stellen. Sluiten Om de Report Builder te sluiten Importeren Voor het importeren van een rapport (report data file van het type dtm) Samenvoegen Voor het samenvoegen van rapporten. Via deze optie kan een rapport opgehaald worden. Het gaat wederom om een report data file van het type dtm. Exporteren Met deze optie kunnen de instellingen van het geopende rapport geëxporteerd worden. Het export type is wederom in dtm formaat. Voor het aanmaken van een nieuw rapport kies dan voor Bestand / Nieuw
© 2005 P&A Group
125
Windows Client
Er kan nu gekozen worden tussen de Query Wizard en de Query Designer
Met behulp van de Query Wizard of de Query Designer kunnen tabellen en velden geselecteerd worden voor het rapport. In de Query Wizard helpt een wizard de gebruiker om de verschillende stappen te doorlopen. In de Query Designer(Ontwerper) ontbreekt de wizard. De Query Designer is meer bedoeld voor de geoefende gebruiker. Als een bestaand rapport geopend wordt, kunnen de instellingen in de Query Designer gecontroleerd worden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
126
Via het vergrootglas wordt de data behorende bij de instellingen getoond. In het voorbeeld een lijst met opdrachtgevers die aan de instellingen voldoen. De volgende iconen komen overeen met de verschillende tabbladen in de Query Designer. Klik bijvoorbeeld op het Tabellen icoon om de Query Designer te openen.
De mogelijkheden op de verschillende tabbladen worden in het onderdeel Query Designer behandeld.
© 2005 P&A Group
127
1.4.4.2
Windows Client
Het Ontwerp tabblad Het volgende tabblad is het Ontwerp tabblad. Deze pagina kan gebruikt worden om de lay-out van een rapport te bepalen. Standaard worden drie banden op het rapport getoond, de Koptekst, Details en de Voettekst. Door het toevoegen van groepen kunnen meerdere banden op het rapport geplaatst worden. Vervolgens kunnen de velden op de lay-out geplaatst worden. Ook de keuze van het lettertype en -grootte en de kleur van de tekst kan op dit tabblad gemaakt worden. Onder Bestand zijn een aantal standaard opties aanwezig:
Nieuw
Geeft de mogelijkheden Rapport Wizard, Rapport en Label/Sjablonen. Met de bestaande velden kan een nieuw rapport gemaakt worden, er kan een lege ontwerp pagina aangemaakt worden en het is mogelijk om bijvoorbeeld een postlabel sjabloon te kiezen. Nieuw Rapport Voor het aanmaken van een heel nieuw rapport Open Voor het openen van een bestaand rapport Sluiten Om het geopende rapport te sluiten Opslaan Opslaan van de veranderingen Opslaan als Opslaan onder een andere naam Pagina Instellingen Met deze optie kunnen de algemene pagina instellingen voor het rapport gemaakt worden. Afdrukken Voor het printen van het rapport Afdrukken naar Handige optie, hiermee kan de inhoud van een rapport naar een bestand bestand instellingen afgedrukt worden. De gebruiker kan kiezen welke velden meegenomen moeten worden. 1 C:\ ..... Toont een lijst van beschikbare bestanden, in dit voorbeeld hebben we te maken met één rapport. Als er meerdere zijn kan zo overgeschakeld worden naar een ander rapport. Onder de optie Bewerken zijn de opties terug te vinden waarmee de gebruiker onderdelen in het rapport kan knippen en plakken of verwijderen. De opties Naar Voorgrond en Naar Achtergrond zijn vooral handig als met achtergrondplaatjes gewerkt wordt.
© 2005 P&A Group
Windows Client
128
Onder Weergave kunnen de verschillende werkbalken geselecteerd worden. Zij bepalen hoe het Ontwerp tabblad eruit zal zien. In onderstaand plaatje wordt een voorbeeld gegeven.
De knoppenbalk in het Ontwerp tabblad kan een groot aantal opties bevatten. Dit is afhankelijk van de gekozen werkbalken onder Weergave. De gebruiker kiest meestal maar voor een enkele werkbalk.
© 2005 P&A Group
129
Windows Client
De standaard componenten; labels, frames voor logo's of vaste memoblokken. Label; voor toevoegen van label tekst Memo; voor toevoegen meerdere regels Uitgebreide tekst; memo uitgebreid Systeem; voor toevoegen van datum of paginanummers Berekening; voor het toevoegen van een berekende waarde Plaatje; voor het toevoegen van bijvoorbeeld een bedrijfslogo
Vorm; voor het toevoegen van bijvoorbeeld een rechthoek of een cirkel Lijn: voor het toevoegen van een lijn, aangegeven kan worden waar de lijn geplaatst moet worden. Barcode; voor het toevoegen van een barcode. Grafiek: voor het toevoegen van een grafiek, keuze uit verschillende weergaves Checkbox; voor het toevoegen van een vinkvakje
Voeg bijvoorbeeld het component Vorm toe. Gebruik nu de knoppenbalk Bewerken om een vorm uit de lijst te kiezen. Deze knoppenbalk bestaat uit één component waarin afhankelijk van het gekozen standaard component de noodzakelijke informatie getoond wordt.
© 2005 P&A Group
Windows Client
130
Wordt voor een Label gekozen dan kan in het Bewerk component de tekst voor het label genoteerd worden. De Data componenten worden gebruikt om informatie uit de database te tonen. DB label; voor het tonen van databasegegevens op een label DB memo; voor het tonen van gegevens in een memo DB uitgebreide tekst; voor het tonen van veel tekst DB calculator; voor het uitvoeren van berekeningen op databasevelden
DB plaatje; voor het tonen van een plaatje uit de database DB barcode; zo kan een aanwezige barcode in de database getoond worden. DB grafiek; voor het tonen van een in de database aanwezige grafiek DB checkbox; voor het tonen van boolean informatie
Plaats bijvoorbeeld een DB label op het scherm. Meteen worden twee lijsten op het scherm getoond en gevuld. De linker stond al op het scherm, deze was opgeroepen via de Bewerk knoppenbalk. De rechter wordt automatisch getoond nadat een data component op het scherm is geplaatst. Hierin kan een datakanaal gekozen worden. Als met een enkelvoudig rapport gewerkt wordt zal slechts één datakanaal aanwezig zijn. Bij een datakanaal horen velden, deze worden in de linker lijst getoond. Kies een veld uit de lijst en de koppeling is gereed.
© 2005 P&A Group
131
Windows Client
Een datakanaal bevat de velden die bijvoorbeeld in de Query Wizard zijn geselecteerd. Er zijn een drietal Geavanceerde Componenten aanwezig. Regio; voor het plaatsen van een aantal gegevens binnen een kader. Het kader kan een naam gegeven worden. Sub-rapport; voor het toevoegen van een sub-rapport. Plaats het component in een van de banden op het rapport en koppel het sub-rapport eraan. Page break; hiermee kan een pagina einde ingevoegd worden in het rapport. De knoppenbalk Standaard bevat alle normale bewerkingen zoals openen, knippen en plakken. Nieuw; voor het toevoegen van een nieuw rapport Open; voor het openen van een rapportbestand Opslaan; om rapport & aanpassingen op te slaan Pagina instellingen; voor het invoeren van rapport instellingen, bijvoorbeeld het formaat, de opmaak en de marges. Printen; voor het printen van het rapport
Afdruk voorbeeld; hiermee wordt een voorbeeld van het rapport getoond. Knippen; hiermee kan een geselecteerd deel geknipt worden. Kopiëren; hiermee kan een geselecteerd deel gekopieerd worden. Plakken; een geknipt of gekopieerd object kan met deze optie geplakt worden op het rapport.
De knoppenbalk Formaat bevat allerlei mogelijkheden om het uiterlijk van het rapport te veranderen. Selecteer een component in het rapport en gebruik vervolgens een van de volgende knoppen om een verandering aan te brengen: Lettertype; voor het veranderen van het lettertype van het geselecteerde stuk tekst. Kies een type uit de lijst. Lettertype Grootte; hiermee kan de grootte van de letters bepaald worden. Vet; geeft de tekst vetgedrukt weer
Uitvullen; de tekst wordt uitgevuld weergegeven Letter type kleur; kies een kleur voor de tekst uit de lijst. Accent kleur; kies een achtergrondkleur voor de geselecteerde tekst uit de lijst
© 2005 P&A Group
Windows Client
Schuin; geeft de tekst schuingedrukt weer
Onderstreept; geeft de tekst onderstreept weer Links uitlijnen, de tekst wordt naar de linkerkant uitgelijnd Centrereren; de tekst wordt gecentreerd weergegeven
132
Verankeren; standaard zijn de velden in de linker bovenhoek verankerd. Dat betekent dat ze met deze hoek mee verschuiven. Verankeren met de onderrand betekent dat de velden meegaan met de onderkant van het rapport als deze verschoven wordt. etc. Border; voor het aanbrengen van randen om een veld Naar voorgrond brengen; het geselecteerde deel wordt naar de voorgrond gebracht Naar de achtergrond brengen; het geselecteerde deel wordt naar de achtergrond gebracht.
Rechts uitgelijnd; de tekst wordt rnaar rechts uitgelijnd Voor het Bewerken van labels en het koppelen van velden aan database componten is ook een knoppenbalk aanwezig. Deze bevat echter slechts één component. Set waarde / dataveld; als een label in het rapport geselecteerd is kan hier de tekst ingevoerd worden, is gekozen voor een database component dan wordt hierin het dataveld gepresenteerd. Het is niet nodig de grootte van de labels en velden op een rapport stuk voor stuk aan te passen. Via de mogelijkheden op de knoppenbalk Grootte kunnen alle geselecteerde onderdelen in een keer aangepast worden. Breedte aanpassen aan de smalste
Hoogte aanpassen aan de kleinste
Breedte aanpassen aan de breedste
Hoogte aanpassen aan de grootste
Met behulp van de opties op de knoppenbalk Stappen is het mogelijk om het geselecteerde deel stapsgewijs te verplaasten. Het is ook mogelijk om meerdere delen tegelijkertijd te verplaatsen. Stap omhoog; verplaatst het geselecteerde onderdeel één stap omhoog Stap omlaag; verplaatst het geselecteerde onderdeel één stap omlaag
Stap naar links; verplaatst het geslecteerde onderdeel ééns stap naar links Stap naar rechts; verplaatst het geselecteerde onderdeel één stap naar rechts
De knoppenbalk Tekenen bevat een viertal mogelijkheden om vormen en lijn qua kleur en lijndikte aan te passen. Opvul kleur; voor het inkleuren van vormen, kies een kleur uit de lijst Lijn kleur; voor het kleuren van een lijn of rand, kies een kleur uit de lijst
Lijn stijlen; kies de stijl van de lijn uit de lijst Lijn diktes; hiermee kan de dikte van een lijn aangegeven worden
De laatste knoppenbalk heet Uitlijnen op afstand. De opties maken het mogelijk om de lay-out van het rapport op een makkelijke en eenvoudige manier aan te passen. Selecteer de velden/ onderdelen in de lay-out en kies vervolgens een van de opties om de afstand tussen de delen aan te passen.
© 2005 P&A Group
133
Windows Client
Uitlijnen links; de geselecteerde delen worden naar links uitgelijnd Uitlijnen midden; het midden van de geselecteerde delen wordt op een verticale middenlijn uitgelijnd. Uitlijnen rechts; de geselecteerde delen worden naar rechts uitgelijnd Uitlijnen bovenkant; de geselecteerde delen worden naar de bovenkant uitgelijnd Uitlijnen center; het midden van de geselecteerde delen wordt op een horizontale middenlijn uitgelijnd
Uitlijnen onderkant; de geselecteerde delen worden naar de onderkant uitgelijnd Gelijke afstand horizontaal; de tussen afstand van de geselecteerde delen worden horizontaal gelijk verdeeld Gelijke afstand verticaal; de tussen afstand van de geselecteerde delen wordt verticaal gelijk verdeeld Horizontaal in band centreren; de geselecteerde delen worden horizontaal gelijkmatig verdeeld over de band Verticaal in band centreren; de geselecteerde delen worden verticaal gelijkmatig verdeeld over de band
In het menu van de Report Builder in het Ontwerp tabblad onder de optie Rapport bevinden zich een groot aantal mogelijkheden. Alleen de meest gebruikte zullen hier besproken worden. Zoals te zien is in onderstaand plaatje zijn de opties Koptekst, Voettekst en Portret aangevinkt. Dit betekent dat in de lay-out van het rapport een band voor de kop- en voettekst is geplaatst en dat het rapport in portret formaat aangemaakt wordt.
Eventueel kan bijvoorbeeld ook een Titel band geplaatst worden. Een belangrijke optie is Groepen. Voor het aanbrengen van speciale banden voor velden. Zodat bijvoorbeeld per werknemer in een band alle verzuimgegevens voor deze persoon weergegeven kunnen worden zonder dat de werknemergegevens dubbel getoond worden. Of om per opdrachtgever alle contactpersonen te tonen.
© 2005 P&A Group
Windows Client
134
Kies in het Groepen scherm een veld uit de lijst waarvoor men een groep aan wil maken. Bijvoorbeeld het sleutelveld van het scherm Opdrachtgevers. Voeg dit veld toe. Nu worden er in de lay-out een tweetal banden bijgemaakt, een kop- en een voettekst band voor OpdrachtgeverID. De velden die nu een maal getoond moeten worden, bijvoorbeeld de bedrijfsgegevens worden in de Groep koptekstband geplaatst. De gegevens van de contactpersoon in de detailband. Als er nu meerdere contactpersonen zijn voor een bedrijf zullen na de bedrijfsgegevens onder elkaar de contactpersonen gepresenteerd worden.
© 2005 P&A Group
135
Windows Client
Ieder component in het ontwerp beschikt over een snelmenu. De opties zijn afhankelijk van het gekozen object. Een snelmenu kan er als volgt uitzien:
Standaard staan "Transparent" en "Visible" vanzelfsprekend aangevinkt. "Autosize" wordt ook vaak gebruikt, hiermee krijgt de waarde altijd de nodige ruimte op het scherm. Met "DisplayFormat" kan het formaat, waarin de waarde getoond wordt, aangegeven worden. Denk bijvoorbeeld aan geldbedragen en het gebruik van komma's, punten en het valuta teken.
© 2005 P&A Group
Windows Client
1.4.4.3
136
Het Voorbeeld tabblad Het laatste tabblad is het tabblad Voorbeeld. Hier wordt het resultaat van het rapport getoond.
Onder Bestand zijn drie opties beschikbaar: Sluiten Om het rapport te sluiten Opslaan Voor het opslaan van de gemaakte wijzigingen Afdrukken Om het rapport te printen De Help optie geeft een verwijzing naar de helpfile behorende bij de report builder, deze file wordt niet bij het pakket geleverd, en informatie over het type report builder. Het tabbald Voorbeeld bevat een aantal iconen: Afdrukken, om de resultaten van het rapport te printen Zoek, er kunnen andere zoekwaarden ingevoerd worden Volledige pagina, de volledige pagina wordt getoond in het voorbeeld scherm Volledige pagina breedte, de volledige breedte wordt benut om de gegevens te tonen. 100%, de resultaten worden op ware grootte getoond. Percentage, geeft het percentage aan. In het voorbeeld wordt het rapport op 18 % getoond. Als het op ware grootte getoond wordt dan zal hier 100% staan. Geeft de pagina aan, in het voorbeeld bevat het rapport meerdere pagina's. Met de pijltjes kan door het rapport gelopen worden. Het zoekscherm maakt het mogelijk om voor het rapport verschillende zoekopdrachten in te voeren. In het voorbeeld kunnen waarden voor Plaats en Postcode ingevoerd worden.
© 2005 P&A Group
137
Windows Client
De zoekopdrachten kunnen in de Query Designer aangemaakt worden.
In het voorbeeld zien we dat voor de velden Plaats en Postcode zowel Automatisch Zoeken als Alles Weegeven is aangevinkt. Voor het veld Postcode wordt tevens een voorstel gedaan è alle postcodes die beginnen met 306. In het onderdeel Query Designer komt het aanmaken van zoekopties aan de orde.
1.4.5
Exporteer Rapport · Selecteer het rapport in de Management Console. Kies de optie Alle Taken / Exporteer Rapport in het snelmenu.
© 2005 P&A Group
Windows Client
138
· Het volgende scherm wordt getoond:
· Kies een locatie uit en geef het rapport een naam. Het rapport kan nu bijvoorbeeld aan de helpdesk opgestuurd worden. Het bestand wordt gecodeerd opgeslagen en kan alleen in het pakket bekeken worden.
1.4.6
Importeer Rapport · Selecteer in de Management Console het scherm of de map waarin het rapport geïmporteerd moet worden. Kies uit het snelmenu de optie Alle Taken / Importeer Rapport.
© 2005 P&A Group
139
Windows Client
· Het volgende scherm wordt geopend:
· Geef de locatie van het rapport aan. Voer een naam en eventueel een omschrijving in. Kies voor Gereed en het rapport wordt geïmporteerd.
1.4.7
Rapport voorbeeld In dit onderdeel wordt een voorbeeld rapport aangemaakt, waarin de gegevens van software producten getoond worden. Voorwaarde is dat de prijs helpdeskcontract
€ 5000 of waarvan de prijs van het
€ 1000.
· Kies voor de optie (Nieuw/) Nieuw Rapport in het snelmenu
© 2005 P&A Group
Windows Client
140
· Voer een naam en eventueel een omschrijving in. Klik op Gereed. · De Report Builder start op. Selecteer op het tabblad Data de optie Nieuw. Kies vervolgens voor de Query Wizard. · Selecteer in het eerste scherm de tabel Produkten.
© 2005 P&A Group
141
Windows Client
· Kies in het tweede scherm de velden uit, naast het IDnummer, het type, de prijs, de omschrijving en de notitie.
· Doorloop de volgende schermen, de standaard keuze is correct. Voer vervolgens in het vijfde scherm de criteria in.
© 2005 P&A Group
Windows Client
142
· Alle ProductTypes gelijk aan Software waarvoor de prijs is lager of gelijk aan € 5000 of alle PrdoductTypes gelijk aan Software waarvan het helpdeskcontract hoger of gelijk aan € 1000 is. Met het invoegen van de woorden "begin" en "eind" worden dus haakjes geplaatst om de 2 voorwaarden. · Met de pijltjes kan een geselecteerde regel verplaatst worden. · Een "begin" en "eind" worden altijd samen geplaatst. Gebruik de pijltjes toetsen om de regels tussen "begin" en "eind" te plaatsen. · Kies Volgende om door te gaan. Geef hier de volgorde aan:
© 2005 P&A Group
143
Windows Client
· Kies Volgende en geef in het laatste scherm van de wizard een naam in. Bij voorkeur niet te lang, omdat deze naam getoond wordt in combinatie met de veldnamen tijdens het ontwerpen van het rapport.
© 2005 P&A Group
Windows Client
144
· Kies voor Einde om de wizard te verlaten. · We zijn nu terug in de ReportBuilder. Open het Ontwerp tabblad om de zojuist geselecteerde velden toe te voegen aan de layout van het rapport.
· Plaats voor elk veld een data component op het scherm en knoop het veld eraan. Het veld Notitie is een memoveld, kies voor dit veld een memo component. Plaats eventueel labels met omschrijvingen in de koptekst (Header). Geef het rapport ook een titel mee.
© 2005 P&A Group
145
Windows Client
· Dit is een voorbeeld van een heel eenvoudig rapport.
1.5
Externe Applicatie Basis Onder externe applicaties worden programma's verstaan die veelal niet standaard bij het pakket aangeleverd worden. Denk hierbij aan wizards en plugins. Er kan bijvoorbeeld een meer-staps wizard ontwikkeld worden die aan de specifieke eisen van een klant voldoet. In de Systeembeheerder Module kunnen de wizards toegevoegd worden aan de Wizard Basis. Tevens wordt in deze module het gebruik van de aanwezige wizards geregeld. Hetzelfde geldt voor plugins. Voor het pakket zijn een aantal plugins ontwikkeld voor het doorgeven van ziek- en hersteldmeldingen aan verschillende arbodiensten. Deze plugins kunnen apart aangeschaft worden. De plugins kunnen in de Systeembeheerder Module via de Plugin Basis aan het pakket toegevoegd worden.
© 2005 P&A Group
Windows Client
146
De Windows Client versie bevat standaard een aantal wizards die bij de applicatie horen. Voor een personeelsinformatiesysteem zal dat bijvoorbeeld "De nieuwe werknemer" wizard zijn. In deze wizard wordt de gebruiker geholpen bij het invoeren van alle benodigde informatie voor een nieuwe werknemer. Ook deze apllicatie gerelateerde wizards zijn onder Externe Applicatie Basis te vinden.
1.5.1
Wizard Basis Wizards worden aangegeven met het volgende icoon: Wizards vergemakkelijken de werkzaamheden van de gebruiker. Een voorbeeld zou kunnen zijn het invoeren van een nieuwe werknemer. Er moeten tijdens dit invoerproces in verschillende schermen nieuwe records aangemaakt worden. Naast de algemene gegevens moet de werknemer onder andere verlofregelingen toegekend krijgen. Een aantal wizards zijn standaard beschikbaar in het pakket, maar de mogelijkheid bestaat om speciaal voor een klant wizards te ontwikkelen. De nieuwe wizards kunnen in de Systeembeheerder Module toegevoegd worden aan het pakket. Vervolgens zijn ze in de Windows Client beschikbaar voor de gebruikers. Opstarten gaat via de optie Open in het snelmenu of via dubbelklikken op de wizard.
1.5.2
Plugin Basis Het icoon voor een plugin ziet er als volgt uit: Een plugin is een apart programma waarmee bijvoorbeeld ziek- en hersteldmeldingen doorgegeven kunnen worden aan arbodiensten. Er zijn voor het pakket verschillende plugins ontwikkeld, deze kunnen apart aangeschaft worden. De plugins zijn onder Plugin Basis in de map Plugins te vinden. De Plugins worden ook vanuit deze map gebruikt. Kies uit het snelmenu de optie Open of dubbelklik op de plugin om deze op te starten.
© 2005 P&A Group
147
Windows Client
© 2005 P&A Group
