WHITEPAPER KOSTENBEWUST PLANNEN
10 L1NDA Tips voor kostenbesparende personeelsplanning
december 2013
Pagina 1 van 6
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave .......................................................................................................................... 2 10 L1NDA Tips voor kostenbesparende personeelsplanning .................................................... 3 1.
Kies jouw kengetallen...................................................................................................... 3
2.
Bereken de loonkosten altijd inclusief omrekenfactor...................................................... 3
3.
Wordt bewust van de verschillende omrekenfactoren. .................................................... 4
4.
Bereken jouw verwachte omzet exclusief BTW. .............................................................. 4
5.
Stuur nooit op alleen loonkostenpercentage. .................................................................. 4
6.
Kijk niet alleen naar de week of maand totalen. .............................................................. 5
7.
Spreid je duurdere krachten............................................................................................ 5
8.
Bekijk halverwege de maand ‘de tussenstand’ en stuur bij. ............................................ 5
9.
Loonkosten en omzet scheiden per afdeling. .................................................................. 5
10.
Focus op totale én operationele loonkosten................................................................. 6
Over L1NDA .............................................................................................................................. 6
Pagina 2 van 6
10 L1NDA TIPS VOOR KOSTENBESPARENDE PERSONEELSPLANNING Als personeelsplanner of bedrijfsleider behoort het maken van een optimaal werkrooster tot een van de vele verantwoordelijkheden. Een optimaal werkrooster is pas af als je ook hebt gekeken naar de impact van je roosters op je verwachte omzet. Immers: je wilt toch weten of je het rooster wel op een verantwoorde manier kan betalen met de omzet die je verwacht? Hoe bereken je wat je rooster kost? Waar moet je op letten? Hoe vergelijk je het met de omzet? Wat zijn veelgemaakte denkfouten? Hieronder volgen tips van L1NDA die je verder op weg helpen. 1. Kies jouw kengetallen. Weet welke kengetallen voor jou belangrijk zijn om te weten en meet ze in vastgezette tijdsintervallen (bijvoorbeeld per dag of per week) en zorg dat ze kloppen. Er zijn verschillende kengetallen, of KPI’s (Key Performance Indicators), te bedenken. Ook voor bijvoorbeeld je inkoop, of de impact van je gasten. Op gebied van personeelsplanning raden wij aan dat je de volgende kengetallen meet:
Aantal gewerkte uren
Loonkosten
Omzet
Loonkostenpercentage: dit zijn de loonkosten, gedeeld door de gedraaide omzet. Draai je op een dag €4000 omzet met een loonsom van €1500, dan is het loonkostenpercentage 37,5%. Loonkostenpercentage wordt ook wel de ‘personeelsimpact’ genoemd.
Arbeidsproductiviteit (AP): de omzet per gewerkt uur, oftewel: hoe veel heeft ieder gewerkt uur opgeleverd aan omzet? Draai je op een dag €4000 omzet en je hebt hier 100 werkuren tegenover gezet? Dan is de arbeidsproductiviteit €40.
2. Bereken de loonkosten altijd inclusief omrekenfactor. Bereken je de loonkosten van je rooster aan de hand van het bruto uurloon van je werknemers? Wil je weten of je het met je verwachte omzet wel verantwoord kan betalen? Vergeet je dan niet dat je aan het eind van de maand daar gemakkelijk 30% bovenop kwijt bent! Dit noemen wij de omrekenfactor. Dit is de factor die het loon ‘bruto-bruto’ maakt. Hieronder vallen bijvoorbeeld vakantiegeld, pensioenregeling en premies die je aan de fiscus Pagina 3 van 6
afdraagt. Voor personeel dat in eigen dienst is, is dit al gauw 30% bovenop het bruto loon. Natuurlijk verschilt de omrekenfactor per medewerker, want het is van meerdere factoren afhankelijk. Je kan je loonadministrateur vragen wat ongeveer, over het personeelsbestand, de omrekenfactor is. Dan kan je jouw totale loonsom hiermee vermenigvuldigen om een eerlijk beeld te krijgen van wat je verwacht te besteden aan jouw personeel.
3. Wordt bewust van de verschillende omrekenfactoren. Begrijp goed dat verschillende soorten werknemers verschillende omrekenfactoren hebben. De wat oudere medewerkers hebben vaak een lagere omrekenfactor. Heb je mensen via een payroll bedrijf? De omrekenfactor is daar typisch rond de 60%. Voor de medewerkers die op factuurbasis werken moet je aan het eind van de maand het uurloon inclusief BTW betalen. We weten allemaal dat we deze BTW terug kunnen vragen, maar aan het einde van de maand zal je het wel eerst moeten kunnen betalen. Houdt dit laatste in de gaten als je sterk stuurt op jouw banksaldo. Wordt bewust van de impact van jouw keuzes van de gekozen mix van verschillende dienstbetrekkingen. Denk na over hoe je ze inzet om jouw rooster rond te krijgen.
4. Bereken jouw verwachte omzet exclusief BTW. Eerst de BMW en dan de BTW, toch? Het is verleidelijk om in jouw prognoses de omzet inclusief de BTW op te nemen. Als je zeer actief op je inkomsten en uitgaven stuurt en op het banksaldo op het eind van de maand, dan kan je de omzet inclusief BTW gebruiken. Maar over het algemeen raadt L1NDA aan om de BTW er van af te trekken.
5. Stuur nooit op alleen loonkostenpercentage. Stuur je op loonkostenpercentage (loonkosten / omzet)? Is een lager percentage altijd beter? Wat gebeurt er als je percentage te laag wordt? Dan ga je omzet mislopen. En met minder omzet ga je bij het betalen van de andere bedrijfskosten in de knel komen. Stel dat je in januari een percentage hebt van 30% en je weet jouw percentage in februari te drukken naar 20%. Dit kan je bijvoorbeeld doen door goedkopere / minder ervaren krachten in te zetten, door minder uren in te zetten, of je vaste krachten te laten overwerken. Als je de omzet en loonkosten er bij pakt zie je bijvoorbeeld dat in januari de omzet €100.000 was (met €30.000 loonkosten), met een februari omzet van €60.000 (met loonkosten €12.000). Je percentage is misschien beter (20% in plaats van 30%), maar je gaat liquiditeitsproblemen krijgen door de omzet die je mis bent gelopen (In januari zal je minus je loonkosten €22.000 meer omzet binnen halen). Plus, vergeet niet dat door onderbezetting de werkdruk onder je personeel stijgt, dus dat is nooit de oplossing.
Pagina 4 van 6
6. Kijk niet alleen naar de week of maand totalen. Je ziet je weekprestaties van vorige week. En je hebt goed gedraaid? Misschien heb je eigenlijk vier dagen verlies gedraaid, één dag quitte gedraaid en slechts twee dagen met winst afgesloten. Leer begrijpen welke dagen goed draaien en waarom. Dit is voor ieder bedrijf anders. Draai je eigenlijk op maandag verlies? Misschien geen gek idee om de maandag gesloten te zijn, of om later te openen, om met een ‘maandag actie’ je bedrijf een klandizie boost te geven. Je kan met het plannen van je werkroosters dus ook proberen je personeel zo in te delen dat je de dagen positief afsluit. Maar het begint in het inzicht krijgen in deze statistieken per dag.
7. Spreid je duurdere krachten. Wees bewust welke medewerkers van jouw team ouder of meer ervaren zijn en daarom een hoger uurloon hebben. Zoek je juiste mix van bekwaamheid op de werkvloer. Waarom laat je de vrijdag avond sluiten door twee bedrijfsleiders? Je kan dit misschien ook met één bedrijfsleider en één jongere (lees: goedkopere) kracht. Door een slimme mix te maken van jouw medewerkers ga je snel op de loonkosten besparen en train je automatisch de jonkies door ze mee te laten lopen met jouw meer ervaren talenten.
8. Bekijk halverwege de maand ‘de tussenstand’ en stuur bij. Je hebt een halve maand aan kosten gemaakt en omzetten gedraaid. Je hebt nog een halve maand te gaan. Hoe sta je er nu voor? Kom je, gecombineerd met je verwachte cijfers voor de rest van de maand goed uit onder de streep? Nee? Nu kan je nog bijsturen! Maak er een sport van om je maand in de plus te eindigen.
9. Loonkosten en omzet scheiden per afdeling. Als je jouw totale loonkosten van de dag vergelijkt met de totale omzet van die dag, dan weet je al een hoop. L1NDA gaat graag nog een stap verder. Door de loonkosten en omzet per afdeling uit te rekenen zie je duidelijker hoe de prestaties verdeeld zijn. Misschien haalt je bediening met minder kosten veel meer omzet op dan de keuken. Dan weet je welke afdeling je meer kostenbewust zou kunnen gaan plannen. Een ander voordeel van deze aanpak is dat je makkelijker een positieve of negatieve trend signaleert op dit vlak in een van jouw afdelingen. Misschien denk je dat je de laatste maanden constant gepresteerd hebt, terwijl in feite de bediening steeds slechter draait en de keuken steeds beter.
Pagina 5 van 6
10. Focus op totale én operationele loonkosten. In het bedrijf worden er verschillende soorten uren gemaakt. Operationele uren (op de werkvloer), overhead uren (door het management) en improductieve uren (zoals ziektedagen en verlofdagen). Uiteindelijk zijn het de operationele uren de ‘handen’ die de omzet voor je die dag binnen halen. Als je de loonkosten over alle uren samen uitrekent kan het lastig zijn te zien waarom je op de ene dag beter presteert dan op de ander. Door niet alleen op de totale loonkosten te focussen, maar ook alleen de operationele loonkosten met de omzet te vergelijken krijg je een eerlijker beeld van hoe je draait.
OVER L1NDA L1NDA is online personeelssoftware (planning en urenregistratie), gemaakt voor mensen. Door plannen weer leuk te maken zorgt L1NDA niet alleen voor een efficiëntere bedrijfsvoering, maar ze creëert een betere sfeer binnen het team. Wij geloven dat horeca mensenwerk is en dat het personeel daarom een van de belangrijkste onderdelen van een horecaonderneming is. L1NDA zorgt er voor dat het aansturen, controleren en verlonen van personeel optimaal verloopt. Het idee voor L1NDA is in 2009 ontstaan in Amsterdam. Oprichter Wouter Suren werkte jaren als beheerder in de horeca en werd dagelijks geconfronteerd met de frustraties rond het roosteren en bijhouden van de uren. Inmiddels is L1NDA uitgegroeid tot marktleider op gebied van online horeca personeelsplanning. Nieuwsgierig geworden naar L1NDA’s mogelijkheden voor kostenbesparend roosteren? Kijk dan op www.l1nda.nl
L1NDA B.V. Nieuwezijds Voorburgwal 101 1012 RG Amsterdam T 020-7526690 E
[email protected] I www.l1nda.nl Finance: Wouter Suren E
[email protected] www.facebook.com/L1NDA.NL twitter.com/l1nda_nl
Pagina 6 van 6
