Whitepaper HR2day Control Framework

Whitepaper HR2day Control Framework Deze Whitepaper is vooral bedoeld voor klanten en gebruikers van HR2day. Achtereenvolgens worden de volgende onderwerpen beschreven:  Wat zijn de doelstelling van het Control Framework?  Welk type maatregelen zijn er?  Welke controlemaatregelen zijn binnen HR2day allemaal mogelijk?  Welke standaardrapporten bevat HR2day en bij welke controle maatregel kunnen ze ondersteuning bieden?

Doelstellingen van het Control Framework Welk systeem je ook gebruikt en op welke wijze je dat ook gebruikt: je voelt altijd de behoefte om in meerdere of mindere mate vast te kunnen stellen of de medewerkers die met het systeem werken, of het systeem zelf, doen wat ze moeten doen. Dan is het handig om een raamwerk te hebben waarin je zelf kunt kiezen welke controles je uit wilt voeren en welke niet. En op welke wijze je deze controles kunt uitvoeren. Daar is het Control Framework voor bedoeld. Het Control Framework omvat een set van maatregelen waardoor je als werkgever kunt vaststellen dat:  Transacties juist en volledig worden vastgelegd  Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen muteren  Salarisverwerking juist en volledig is  Alle uitgaande interne en externe aanleveringen juist en volledig zijn  Wijzigingen in CAO, weten regelgeving juist en volledig worden doorgevoerd

Type maatregelen Er zijn veel maatregelen mogelijk die in samenhang zorgen dat je als werkgever kunt vast stellen dat de verwerking juist en volledig (betrouwbaar) plaats vindt. Maar de ene werkgever is de andere niet. Daarom zijn er binnen HR2day verschillende typen maatregelen. Deze maatregelen variëren van invoercontroles tot procesbeheersing. In grote lijnen zijn ze in onderstaande categorieën in te delen:

HR2day Control Framework

© HR2DAY 1

Afgedwongen door HR2day Mutatierapport Controle rapport Aansluitrapport Certificering

11-proef, schalen en tredes, defaultwaardes, etc. Wie heeft wat wanneer waarin veranderd? Signaleren van gegevens die niet aan bepaalde eisen voldoen Vergelijken van resultaten met behulp van vierkantscontroles ISAE3402 Type 2 op werking HR2day

Met deze vijf verschillende soorten maatregelen kun je de invoer, verwerking en uitvoer van HR2day zelfstandig controleren.

Welke controlemaatregelen zijn er in HR2day allemaal mogelijk? Op de navolgende pagina’s vind je een overzicht van alle controle mogelijkheden die er allemaal mogelijk zijn. Ter vergroting van de leesbaarheid hebben we die uitgebreide lijst gestructureerd opgezet. Zo hebben we ze allereerst opgedeeld in de categorieën:  Invoer van gegevens  Verwerking van gegevens  Uitvoer van gegevens  Jaarwerk  Change Management  General IT Controls Per categorie hebben we dan steeds opgenomen welke onderliggende controls dan nodig zijn. Per control hebben we vervolgens controle maatregelen opgenomen. Per controle maatregel hebben we dan vervolgens vastgelegd:  Wat voor soort maatregel het betreft ( geautomatiseerd, controle rapport, handmatig)  Wat de frequentie van de maatregel is of zou moeten zijn  Hoe HR2day de maatregel ondersteund (afgedwongen, mutatie rapport, controle rapport, functie in HR2day, aansluitrapport, certificering)  Welke procedure wordt gevolgd of zou moeten worden gevolgd om de controle maatregel uit te voeren  Welk standaardrapport binnen HR2day de controle maatregel ondersteunt

Standaardrapporten HR2day HR2day bevat veel standaard rapporten alsmede de mogelijkheid voor gebruikers zelf rapporten te ontwikkelen of aan te passen. Om gebruikers maximaal te ondersteunen hebben we in deze white paper ook een tabel opgenomen van de standaard beschikbare controlerapporten. Per rapport hebben we achtereenvolgens opgenomen:  Naam van het controlerapport  Index, die aangeeft op welke plaatsen in het Control Framework het rapport wordt genoemd  Controle, welke controle kun je met het rapport uitvoeren  Route naar opstart: waar in HR2day vind je het rapport  Gegevensobjecten die in het rapport worden gebruikt zodat je zelf kunt beslissen of en hoe je het rapport wilt aanpassen naar jouw behoefte  Opmerkingen


© HR2DAY 2

Beschrijving maatregel

1

Soort maatregel

Frequentie maatregel

Ondersteund door middel van

Procedure

Controlerapportage(s)

Invoer van gegevens 1.1

Controls die zeker stellen dat transacties juist en volledig worden vastgelegd 1.1.1

Logische en waarschijnlijkheidscontroles worden online uitgevoerd op ingevoerde gegevens, zoals bijvoorbeeld de 11-proef voor bankrekeningnummers (IBAN) en BSN (Burgerservicenummer). Waardes die niet aan de eisen voldoen worden niet vastgelegd, de gebruiker krijgt een foutmelding op het scherm met het verzoek deze eerst te corrigeren. Vastlegging van wijzigingen gebeurt alleen indien de ingevoerde gegevens aan alle systeemcontroles voldoen.

Geautomatiseerd

Continu

Afgedwongen door HR2day

- Invoercontroles (IBAN, BSN) vinden plaats bij invoer van de gegevens - Controle op aanwezigheid BSN danwel anoniementarief vindt plaats in de verloning - Controle op volledigheid van gegevens (adres, bsn, …) vindt plaats bij aanmaak van de aangiftes - Signaleringen vooraf of extra controles kunnen worden uitgevoerd met rapportages

Controle MW basisgegevens gevuld

1.1.2

Invoer vindt plaats in voorgedefinieerde schermen op basis van toegestane waarden, die selecteerbaar zijn uit zogenoemde dropdown lijsten. De samenstelling van de invoerschermen vindt bij oproep van het scherm plaats op basis van stuurgegevens die zijn vastgelegd in het relevante arbeidsvoorwaardencluster en bijbehorende parameters (bijvoorbeeld de beschikbare looncomponenten, het actuele salarisgebouw, de afdeling of de kostenplaats). Parametersets behorend bij een arbeidsvoorvaardencluster hebben een begin- en een einddatum geldigheid.

Geautomatiseerd

Bij wijziging CAO of aanpassing arbeidsvoorwaarden


- Per werkgever is tenminste één arbeidsvoorwaardencluster van toepassing, die via overerving is afgeleid van het centrale arbeidsvoorwaardencluster, waarin de algemene Nederlandse weten regelgeving is vastgelegd. De voor de betrokken werkgever of arbeidsvoorwaarden specifiek geldende regelgeving (bijvoorbeeld vanuit een CAO) is vastgelegd in bij de werkgever behorende werkgevercluster(s), voorkomende waardes vormen de basis voor invoercontroles (toegestane waarden). De samenstelling van arbeidsvoorwaardencluster(s) en parametersets zijn opvraagbaar via het tabblad Setup HR2day. De inhoud van een arbeidsvoorwaardencluster is opvraagbaar via het tabblad 'arbeidsvoorwaardencluster', parameters via het tabblad 'parameters'.

Tabblad Arb. Voorw. Clusters, Tabblad Parameters, Tabblad Looncomponenten, Tabblad Kostenplaatsen, Afdelingen, Functies

1.1.3

Invoer is ook mogelijk via voorgedefinieerde workflow(s) met één of meerdere goedkeurders. Bij eerste invoer (bijvoorbeeld door medewerker of manager) en uiteindelijke verwerking van de mutaties worden alle gedefinieerde systeemcontroles op de invoervelden uitgevoerd.

Geautomatiseerd

Steekproef en na wijziging


- Per invoerproces worden alle actieve invoercontroles uitgevoerd, na vastlegging worden de gegevens ter goedkeuring aangeboden aan een goedkeurder (veelal de leidinggevende) of budgethouder - Nadat de goedkeuringsstappen zijn doorlopen, wordt het resultaat verwerkt in de actuele verloning - na een laatste controle door degene die verantwoordelijk is voor de salarisadministratie

Tabblad Setup HR2day, tab Processen

1.1.4

Wijzigingen in vaste gegevens van medewerkers en bijbehorende arbeidsrelatie kunnen op basis van het mutatieverslag worden vergeleken met de aangeleverde brongegevens. Dit mutatieverslag is als standaard overzicht opvraagbaar.

Controle rapport

Door klant te bepalen

Mutatieverslag

- Het mutatieverslag bevat alle ingevoerde gegevens, die aangesloten kunnen worden op de aangeleverde gegevens

Mutatieverslag

1.1.5

Ingevoerde wijzigingen op een arbeidsrelatie worden alleen door het HR2day geaccepteerd indien een begindatum (verplicht) en/of einddatum (optioneel) is opgevoerd. Op basis van het aangegeven tijdvak wordt door het systeem op het scherm gesignaleerd in welk(e) loontijdvak(ken) de verloning voor de gekozen arbeidsrelatie door moet worden berekend of herberekend. Wijzigingen in een bepaald loontijdvak (Verloning) worden concreet doorgevoerd door opdracht te geven tot bewerking van de desbetreffende Verloningperiode(s). Controle van de ingevoerde en verwerkte wijzigingen kan plaats vinden via voorgedefinieerde controle rapporten.

Controle rapporten


Controlerapport

- Op basis van de vaste gegevens (aanwezig bij de arbeidsrelatie) vindt aan het begin van een loontijdvak een initiële Verloning voor de gekozen werkgever plaats, waarbij voor elke aanwezige arbeidsrelatie een Verloning wordt aangemaakt. De aangemaakte gegevens zijn te herkennen aan de herkomst (standaard of berekend). Gegevens in de verloning, die een afwijkende herkomst hebben (anders dan de waarde standaard of berekend) zijn na de initiële verloning aangepast, opgevoerd of geïmporteerd.

Controle Verloning Mutaties


© HR2DAY

3

1.1.6

1.2

Controle rapport


Mutatieverslag

- Per verloning of set van verloningen kan een rapport worden aangemaakt van alle voorkomende looncomponenten, die in één of meerdere tijdvakken zijn aangemaakt in de aanwezige verloningen. HR2day biedt de mogelijkheid CAO- of klantspecifieke looncomponenten toe te passen, universele basiscontrolerapporten kunnen daarop aangesloten worden waardoor klantspecifieke controlerapportages kunnen worden samengesteld en uitgevoerd.

Controle Toegepaste Looncomponenten, Klantspecifieke Controlerapporten

Controls die zeker stellen dat alleen geautoriseerde gebruikers salarismutaties kunnen invoeren HR2day wordt uitgeleverd met een standaard profiel dat het muteren van Medewerkers, Arbeidsrelaties en Verloningen mogelijk maakt. Aanpassing van profielen en het toewijzen of blokkeren van gebruikers aan profielen kan alleen in opdracht van daartoe geautoriseerde gebruikers. Deze verzoeken en aanpassingen worden vastgelegd. Toegang tot Arbeidsrelaties en Verloningen van individuele Medewerkers krijgen alleen Gebruikers die daartoe geautoriseerd zijn. Autorisatie vindt in overleg met opdrachtgever plaats en wordt als zodanig vastgelegd. Uitgifte van nieuwe gebruikersprofielen of aanpassing van gebruikersprofielen vindt alleen plaats na toetsing van het verzoek tegen de overeengekomen procesafspraken omtrent de toegangsrechten van gebruikers tot HR2day (inclusief bijbehorende bevoegdheden). Alleen geautoriseerde gebruikers krijgen toegang tot de noodzakelijke objecten waar salarismutaties kunnen worden ingevoerd. De General IT controls stellen zeker dat niet geautoriseerde gebruikers geen toegang hebben.

Handmatig

Op aanvraag

Controlerapport

- Controle op actieve gebruikers, wanneer en met welke frequentie aangelogd is

Controle Actieve Gebruikers

Handmatig

Op aanvraag

Button "Delen" bij Medew/HR gegevens

- Controle wie toegang heeft tot de gegevens van de betrokken medewerker

Tabblad Medew/HR gegevens, Button Delen, Lijst Uitvouwen

Handmatig

Op aanvraag

Controlerapport

- Controle op actieve gebruikers, inclusief de toegangsrechten


Geautomatiseerd

Continu


- Controle op actieve gebruikers, inclusief rollen en profielen


1.2.5

Mutaties in de vaste gegevens (w.o bankrekeningnummer, salaris, etc.) alsmede in de variabele gegevens worden via een auditfile gelogd en voorzien van een datum en tijdstempel alsmede de gebruikersnaam van diegene die de mutatie heeft ingevoerd.

Geautomatiseerd

Continu

Mutatieverslag

- Controle herkomst van gegevens en voor welke tijdvakken deze gelden

Mutatieverslag

1.2.6

Het mutatieverslag per medewerker en het mutatieverslag per werkgever kan worden geëxporteerd naar MS-Excel. Binnen Excel kan een controlelijst worden samengesteld per tijdvak, soort mutatie, herkomst mutatie, etc.

Controle rapport


Mutatieverslag

- Controle specifieke mutatiesoorten

Mutatieverslag

1.2.7

Indien een geautoriseerde medewerker van functie verandert of uit dienst gaat worden zijn rechten op HR2day op de aangegeven datum aangepast of geblokkeerd. Bij uitdiensttreding wordt de toegang geblokkeerd voor de gebruiker met ingang de ontslagdatum, de werkgever moet in dat geval de loonstroken en jaaropgave na die datum naar het privé-mailadres toesturen.

Controle rapport

Door klant te bepalen, standaard tenminste éénmaal per salarisperiode

Controlerapport

- Controle bij welke medewerkers de toegang tot HR2day (nog) moet worden geblokkeerd in verband met uitdiensttreding bij werkgever

Controle MW uit Dienst Gebruikers

Vierkantscontrole

- Controle of voor alle aanwezige medewerkers een verloning is aangemaakt: Bezettingsoverzicht aansluiten met aantal verloonde medewerkers (uit rapport Verloonde Medewerkers)

Controle Verloning MW actueel

1.2.1

1.2.2

1.2.3

1.2.4

2

Eenmalige mutaties (bijvoorbeeld declaraties van bedragen of inzeturen) worden direct vastgelegd in de Verloning van het actuele loontijdvak. Wanneer meerdere mutatie via dezelfde looncomponent moeten worden opgevoerd, kan gebruik gemaakt worden van de button Snelinvoer. HR2day registreert de gebruiker die de mutatie(s) opvoert, samen met de mutatiedatum. Mutaties in salarisgegevens kunnen via het mutatie verslag worden opgevraagd en gecontroleerd. Via controle rapporten kan worden beoordeeld of wijzigingen van of na een bepaalde datum ook daadwerkelijk zijn ingevoerd. Tevens is het mogelijk om vast te stellen door wie of via welk alternatieve bron de mutatie is geïmporteerd (herkomst mutatie).

Salarisverwerking 2.1

Controls die zeker stellen dat voor iedere medewerker die er recht op heeft een salaris wordt berekend 2.1.1

Het rapport: "Controle Verloning MW actueel" toont per periode per werkgever het aantal medewerker waarvoor een salaris is berekend. Dit aantal kan worden aangesloten met het aantal medewerkers in dienst in HR2day (rapport bezettingsoverzicht), alsmede met iedere andere vastlegging van het aantal medewerkers in een ander systeem.

Controle rapport



© HR2DAY

4

Zodra een arbeidsrelatie wordt gewijzigd of een nieuwe arbeidsrelatie wordt ingevoerd kan een Verloning direct worden doorgerekend resp. aangemaakt. Indien deze handeling niet direct door een gebruiker wordt uitgevoerd, kan met de functies "Controle Doorrekenen Verloningen" en "Controle nieuwe arbeidsrelaties" in het Tabblad Verloningen op het scherm een overzicht worden getoond van arbeidsrelaties die nog niet doorgerekend resp. verloond zijn. Voor arbeidsrelaties met een contract voor bepaalde tijd is het van belang tijdig een keuze te maken tussen beëindiging of verlenging van het lopende contract. Bij beëindiging moet de arbeidsrelatie van een einddatum worden voorzien, alsmede de reden beëindiging en de salarisperiode waarin wordt afgerekend (laatste maand in dienst of juist daarna).

Controle functie


Controlerapport

- Controle of verloningen zijn doorgerekend resp. voor nieuwe medewerkers een verloning is aangemaakt

Controlefuncties in tabblad Verloningen

Controle rapport

Door klant te bepalen, aanbevolen frequentie eenmaal per salarisperiode

Controlerapport

- Controle of arbeidsrelaties met een contract voor bepaalde tijd voorzien zijn van een einddatum contract of een datum einde contract die valt in de voorgaande, de actuele of de volgende salarisperiode

Controle MW AR Contract Bepaalde tijd

2.1.4

Zodra een einddatum van een arbeidsrelatie wordt ingevoerd is het van belang dat de afrekening op basis van de gemaakte afspraken plaats vindt. Indien deze handeling niet direct door een gebruiker wordt uitgevoerd, kan met her rapport "Verloning MW einde AR" een overzicht aangemaakt worden van actuele ontslaggevallen. HR2day biedt de mogelijkheid om de afrekening van ontslag in de laatste actieve maand te doen, een periode daarna of te kiezen voor geen afrekening (van bijvoorbeeld vakantiegeld of eindejaarsuitkering).

Controle functie


Controlerapport

- Controle of voor medewerkers met een afgesloten arbeidsrelatie een verloning is aangemaakt en zo, ja voor welk bedrag

Controle Verloning MW einde AR

2.1.5

Voordat het actuele loontijdvak wordt afgesloten (met de salarisbetaling aan de medewerkers) moet worden gecontroleerd of alle tot op heden uitgevoerde wijzigingen volledig zijn doorgevoerd in de Verloning. Vanuit het tabblad Verloningen kan daarvoor een controleoverzicht worden aangemaakt (button Controle Doorrekenen Verloningen). Verloningen die nog niet volledig zijn bijgewerkt, moeten alsnog eerst worden bijgewerkt voordat de afrondende betaalopdracht wordt aangemaakt. Voordat het actuele loontijdvak wordt afgesloten (met een salarisbetaling voor nieuwe arbeidsrelaties) moet worden gecontroleerd of voor alle (nieuwe) arbeidsrelaties een Verloning is aangemaakt. Vanuit het tabblad Verloningen kan daarvoor een controleoverzicht worden aangemaakt (button Controle Nieuwe Arbeidsrelaties). Verloningen die nog niet zijn aangemaakt, moeten alsnog eerst worden aangemaakt voordat de afrondende betaalopdracht wordt aangemaakt. Vanuit eerdere periodes kunnen TWK-verschillen voortkomen, voorafgaande aan de uitvoering van het betaalproces moet gecontroleerd worden om welke bedragen het gaat en vanuit welke voorgaande periodes deze verschillen zijn ontstaan.

Controle rapport


Controlerapport

- Voor de uiteindelijke afronding van het loontijdvak kan online worden gecontroleerd of alle ingevoerde mutaties zijn doorgevoerd in de verloningen behorend bij het geselecteerde tijdvak.

Controle Doorrekenen Verloningen, button op tabblad Verloningen

Controle rapport


Controlerapport

- Voor de uiteindelijke afronding van het loontijdvak kan online worden gecontroleerd of alle ingevoerde mutaties zijn doorgevoerd in de verloningen behorend bij het geselecteerde tijdvak.

Controle Nieuwe Arbeidsrelaties, button op tabblad Verloningen

Controle rapport


Controlerapport

- Controle welke voorafgaande periodes in de actuele periode zijn herrekend met als resultaat een TWK-verschil - Het TWK-verschil uit voorgaande periodes wordt in de verloning over de actuele periode verwerkt (extra betaling of inhouding).

Controle TWK uit voorgaande periodes

2.1.2

2.1.3

2.1.6

2.1.7

2.2

Controls die zeker stellen dat salarisberekeningen juist en volledig plaats vinden 2.2.1

Met behulp van het Standenregister kan de actuele salarisperiode worden vergeleken met de vorige salarisperiode. Verschillen in bruto, netto, uitbetalen of deeltijdfactor kunnen op basis van een zelf in te geven tolerantiedrempel worden gerapporteerd (inclusief de onderliggende looncomponenten). Hierdoor kunnen de effecten van doorgevoerde wijzigingen worden gecontroleerd.

Controle functie


Controlerapport

- Controle of geconstateerde verschillen te herleiden zijn tot correcte mutaties

Standenregister op Payroll Console

2.2.2

Individuele aansluitingsrapportages opsommen per regel. Korting ziek; vervangers, etc.

Controle rapport


Controlerapport

- Signalering van voorkomende aan- of afwezigheidssoorten, die aanleiding kunnen zijn voor kortingen of extra uitbetalingen

Controle Arbeidsverzuim


© HR2DAY

5

3

Salarisuitvoer 3.1

3.2

Controls die zeker stellen dat alle uitgaande berichten binnen de werkgever juist en volledig plaats vinden 3.1.1

In het Werkgevers-object wordt per periode (VerloningWG_periode) vastgelegd of en zo ja, welke berichten zijn verstuurd. De datum van versturen alsmede de verzendlijst van de verstuurde loonstroken worden vastgelegd in een bestand.

Geautomatiseerd

Automatisch

VerloningWG

- Controle of de set loonstroken van het betrokken tijdvak verzonden is, of de loonaangifte verzonden is, of de berichten aan het pensioenfonds verzonden zijn, etc.

Tabblad Werkgever, VerloningWG

3.1.2

Het rapport "Controle na te sturen Loonstroken" geeft een overzicht van medewerkers die wel een loonstrook maar geen e-mail adres hebben. N.B. Loonstroken kunnen ook worden toegevoegd aan het digitale dossier en medewerkers kunnen die ook zelf opvragen via het Employee Interaction Center binnen HR2day opvragen.

Controle rapport


Controlerapport

- Controle of loonstroken op alternatieve wijze verzonden moeten worden (bijvoorbeeld per post via de salarisadministratie)

Controle na te sturen Loonstroken

Controls die zeker stellen dat externe berichten (Belastingdienst, Pensioenfonds, Vervangingsfonds, etc.) juist en volledig plaats vinden 3.2.1

3.2.2

3.3

Alle verzonden berichten aan externe partijen worden met tijdstempel vastgelegd in het VerloningWG bestand. Pensioenfondsen (zoals bijvoorbeeld APG) met een XML koppeling sturen bij ontvangst een XML-bericht retour aan HR2day. Deze ontvangstbevestiging (van APG) wordt vastgelegd in HR2day. Met het controlerapport "Controle Werkgever Reguliere Verloning" kan de status van de externe aanleveringen worden gecontroleerd (verslagperiode, datum meest recente aanlevering). Indien externe partijen een foutmelding sturen wordt deze geregistreerd door de service desk van HR2day en wordt contact opgenomen met de opdrachtgever. Bij de te verzenden berichten zit een controle rapport met relevante gegevens per medewerker of werkgever (afhankelijk instantie). Aansluiting met de journaalpost is nader beschreven bij 3.4.2.

Geautomatiseerd


Controlerapport

- Controle ontvangst externe berichten

Tabblad Werkgever, VerloningWG - notities en bijlagen, Controle Werkgever Reguliere Verloning

Geautomatiseerd

Periodiek per aanlevering (veelal maandelijks)

Vierkantscontrole

- Controle afdrachten en aansluiting op journaalpost/financiële administratie

Verslag batchjob, totaalbedragen sluiten aan op Journaalpost

Controls die zeker stellen dat de opdrachten voor uitgaande betalingen (salaris en externe partijen) juist en volledig wordt samengesteld 3.3.1

Incidenteel is het wenselijk om de betaling aan een medewerker te blokkeren, via de arbeidsrelatie (tabblad Betaling/Lnbeslag/Blok) kan dit via een mutatie worden gerealiseerd. Via het rapport 'IBAN niet gevuld of Blokkade' kan een rapport gemaakt worden van medewerkers met geblokkeerde betalingen en/of ontbrekende Bankrekeningnummers. Wanneer een blokkering van de betaling aan de medewerker wordt aan- of uitgezet moet de Verloning over het actuele loontijdvak voor die medewerker opnieuw worden verwerkt voordat het betaalbestand wordt aangemaakt.

Controle rapport


Betalingsopdracht Verslag

- Controle niet te verwerken betalingen

Controle IBAN gevuld of Blokkade

3.3.2

Het bankbetaalbestand (SEPA) wordt gelijktijdig aangemaakt met de Betalingsopdracht.

Geautomatiseerd

Automatisch

Vierkantscontrole

- Export betaalgegevens t.b.v. bankapplicatie

Aansluiting Totaalbedrag op Betalingsopdracht Verslag versus Bankafschrift uit Bankapplicatie

3.3.3

De Betalingsopdracht bevat een totaaltelling van de betalen bedragen, alsmede niet uitbetaalde bedragen a.g.v. een ontbrekend bankrekeningnummer of blokkade van de betaling. Dit totaal kan worden aangesloten met het totaal aan te betalen bedragen uit de Verloningen (rapport: Verloningen periode) en het totaal uitbetalen in de Journaalpost. Het bankbetaalbestand (SEPA) wordt door HR2day verzonden naar de verantwoordelijke persoon voor de betalingen. Een digitaal afschrift van dit bestand en het Verslag van de Betalingsopdracht wordt vastgelegd in het werkgevers-object per periode

Controle rapporten en journaalpost

Handmatig

Vierkantscontrole

- Controle detailbetalingen aan medewerkers en/of derden, alsmede niet verwerkte betalingen (geen IBAN-nummer gevuld of over te maken bedrag kleiner of gelijk aan € 0,00)

Controle Betalingen Periode

Geautomatiseerd

Automatisch

Bestand VerloningWG

- Controle gegevens aanmaak SEPA-bestand salarisbetaling aan medewerkers

Verslag batchjob, totaalbedragen sluiten aan op Journaalpost

3.3.4


© HR2DAY

6

(VerloningWG_periode) evenals de datum van het aanmaken van het bankbetaalbestand.

3.3.5

3.4

Handmatig

Per betaalperiode

Vierkantscontrole

- Controle aansluiting Payroll versus Financieel Systeem

Aansluiting Totaalbedrag op Betalingsopdracht Verslag versus Bankafschrift uit Bankapplicatie

Controls die zeker stellen dat journaalposten juist en volledig worden samengesteld 3.4.1

Door HR2day vervaardigde journaalposten hebben een Debet en Credit zijde. Indien de totalen niet in evenwicht zijn geeft HR2day een foutmelding.

Controle rapport

Automatisch

Journaalpost

- Controle samenstelling journaalpost en aansluiting looncomponenten/grootboekrekeningschema

Aanmaakverslag, melding Debet/Credit

3.4.2

Journaalposten kunnen naar wens op werkgever, afdeling of zelfs op medewerker niveau worden gemaakt en aangesloten. Aansluiting kan plaats vinden op in ieder geval de bedragen: uitbetalen, te betalen loonheffingen en premies en te betalen pensioen- en andere premies. Deze bedragen kunnen worden aangesloten met de respectieve totalen en individuele bedragen van de respectievelijke uitvoerverslagen. Met behulp van de gedetailleerde postenlijst kunnen detail analyses worden uitgevoerd op verschillende aggregatieniveaus, w.o per looncomponent, medewerker, kostenplaats, kostensoort.

Controle rapport

Handmatig

Journaalpost en overzicht per instantie

- Controle loonkosten op aggregatieniveau

Gedetailleerde postenlijst, via download naar Draaitabel EXCEL

Controle rapport

Geautomatiseerd

Gedetailleerde postenlijst in 3 varianten (1. Uitgesplitst één bedrag, 2. Uitgesplitst debet/credit kolom, 3. Compact (één regel per Rubricering))

- Controle meest gedetailleerde journaalposten actueel tijdvak


Het controleren van het effect van TWK mutaties kan via de gedetailleerde postenlijst en de selectie van periode-in. Hierdoor kan het effect van TWK mutaties worden beoordeeld,

Controle rapport

Handmatig

Gedetailleerde postenlijst in 3 varianten (1. uitgesplitst één bedrag, 2. Uitgesplitst debet/credit kolom, 3. Compact (één regel per Rubricering))

- Controle meest gedetailleerde journaalposten actuele en voorgaande loontijdvakken op basis van periode waarin meest recente berekening is uitgevoerd


Externe audit

Jaarlijks

ISAE3402 Type 2

- Basis voor controlewerkzaamheden accountants

Verslag laatst uitgevoerde Audit

Geautomatiseerd

Jaarlijks

(Verzamel) Loonstaat

- Controle grondslagen en premies in voorgeschreven formaat

Geautomatiseerd

Jaarlijks

Journaalpost over volledig fiscaal jaar

- Controle jaargegevens op basis van alle aangemaakte journaalposten

Loonstaat en Verzamelloonstaat Gedetailleerde postenlijst, via download naar Draaitabel EXCEL

3.4.3

3.4.4

4

Na uitvoering van de opdracht tot betalen aan de Bank kan de Betalingsopdracht worden aangesloten op het bankafschrift van de Banktoepassing.

Jaarwerk 4.1

Controls ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 4.1.1 4.1.2 4.1.3

Accountants van grotere werkgevers verlangen vaak een ISAE3402 Type 2 audit; zij kunnen dan volstaan met minder controle werkzaamheden Accountants verlangen ten behoeve van de jaarrekeningcontrole een (verzamel)loonstaat Accountants willen ter controle een journaalpost over het gehele jaar


© HR2DAY

7

4.1.4

5

Geautomatiseerd

Jaarlijks

Gedetailleerde postenlijst per fiscaal jaar

- Controle mutaties op detailniveau


Change Management 5.1

Controls die zeker stellen dat wijzigingen in wetgeving, relevante cao of arbeidsvoorwaarden juist en volledig worden verwerkt 5.1.1

Wijzigingen in wetgeving en cao worden bijgehouden door expertise centrum HR2day via signaal abonnementen. Indien dit tot wijzigingen in de inrichting van parameter sets leidt worden deze met ingangsdatum verwerkt door medewerkers expertise centrum. Dit proces is onderdeel van eMerus' certificering

Externe audit

Jaarlijks

ISAE3402 Type 2


5.1.2

Wekelijks vindt overleg plaats tussen expertise centrum en development over geplande wijzigingen in wetgeving en cao. Wetgeving die leidt tot aanpassingen in software in plaats van parameters worden tijdig ingepland. Wekelijks vindt voortgangsoverleg plaats. Dit proces is onderdeel van eMerus' certificering Op verzoek van klanten kan de Service Desk van HR2day bepaalde wijzigingen doorvoeren. Deze wijzigingen worden alleen doorgevoerd na ontvangst van formele opdracht door een geautoriseerde gebruiker.

Externe audit

Jaarlijks

ISAE3402 Type 2


Controle rapport

Op aanvraag

Wijzigingen door eMerus (Arbeidsrelatie en Verloning)

5.1.3

5.2

5.3

- Controle import mutaties, controle collectieve mutaties door HR2day uitgevoerd

Mutatieverslag (filter op HR2day)

Controls die zeker stellen dat programma wijzigingen worden gedocumenteerd, geautoriseerd, getest en goedgekeurd voordat zij in productie worden genomen 5.2.1

6

Accountants willen ter controle een overzicht van alle detailmutaties

Programmawijzigingen vinden plaats in de centrale ontwikkelomgeving van HR2day. Dit proces is onderdeel van eMerus' certificering

Externe audit

Jaarlijks

ISAE3402 Type 2


Controls die zeker stellen dat alleen geautoriseerde gebruikers programma wijzigingen in produktie mogen doorvoeren 5.3.1

De HR2day omgeving bevat een uitgebreid audit trail op wie welke wijzigingen in de productie omgeving heeft doorgevoerd. Is ook onderdeel van ISAE3402 verklaring.

Externe audit

Jaarlijks

ISAE3402 Type 2


5.3.2

Programmawijzigingen kunnen via logische toegangscontrole en beveiligingsmechanisme alleen worden doorgevoerd door medewerkers met het desbetreffende systeemprofiel. De uitgifte van deze profielen wordt beperkt tot daartoe geautoriseerde medewerkers. Wekelijks vindt controle plaats van deze uitgereikte profielen. Dit proces is onderdeel van eMerus' certificering.

Externe audit

Jaarlijks

ISAE3402 Type 2


General IT Controls 6.1

Controls die zeker stellen dat de IT-omgeving veilig en betrouwbaar is en gegevensverwerking continu kan plaatsvinden gedurende contractperiode 6.1.1

Onderdeel van ISAE3402 Type 2 certificering

Externe audit

Jaarlijks

ISAE3402 Type 2



© HR2DAY

8

Beschikbare controlerapporten met verwijzing naar controlemaatregel Naam rapport/bestand

Index Controle

Route naar opstart in HR2day

Gegevensobjecten

Betalingsopdracht Verslag Periode

3.3.2

Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Betaalopdracht (Vervolgprocessen)


1.2.1, Controle welke medewerkers recent hebben aangelogd en met welke 1.2.3, frequentie 1.2.4 2.2.2 Controle op soorten afwezigheid (kan aanleiding zijn voor korting op salaris) en/of vervanging (aanleiding zijn voor extra betaling en/of declaratie) 3.3.3 Controle van uitbetalingen die tijdens de geselecteerde periode vanuit de verloning zijn of worden uitbetaald aan de medewerkers zelf of derden (bijvoorbeeld in geval van loonbeslag) 2.1.5 Controle of er nog mutaties zijn ingevoerd, die nog niet verwerkt zijn in de Verloning*

Tabblad Rapporten, map HR2day Control

Totaalbedrag + Lijst Netto Betalingen Medewerkers en Derden o.b.v. Verloningen (incl. netto loonverdeling) User

3.3.1

Controle Arbeidsverzuim

Controle Betalingen Periode

Controle Doorrekenen Verloningen

Controle IBAN gevuld of Blokkade

Controle MW AR Contract Bepaalde 2.1.3 tijd Controle MW basisgegevens gevuld

1.1.1

Controle MW uit Dienst Gebruikers

1.2.7

Totaalbedrag gelijk aan: 1. Kolom 'Uitbetalen' op rapport 'Verloningen actuele periode' en 2. totaal 'Uitbetalen' in de Journaalpost

Medewerkers waarvan het IBAN nummer niet gevuld is of waarbij de betaling geblokkeerd is, deze gaan niet mee in het betaalbestand over de geselecteerde salarisperiode Controle van nieuwe medewerker/arbeidsrelatie met een contract voor bepaalde tijd, waarvan de einddatum arbeidsrelatie of de einddatum contract actueel is (of niet gevuld) BSN-nummer, geboortedatum, woonadres niet of niet volledig gevuld + opgevoerde datum-in-dienst en datum-uit-dienst Medewerkers uit dienst in vorige of actuele salarisperiode, op basis daarvan moet de toegang tot HR2day geblokkeerd worden met ingang van een door de klant bepaalde datum*

Opmerkingen


Verzuim, Vervanging, Verloning

Hangt direct samen met de toegepaste functionaliteit

Map HR2day Control

Verloning

Rapport is initieel gebaseerd op de actuele periode

Tabblad Verloningen, Button: Controle Doorrekenen Verloningen

Arbeidsrelatie, Verloning

* Als er regels in het verslag verschijnen, dan moet de verloning voor de betrokken medewerker(s) worden aangemaakt of ververst


Medewerker, Arbeidsrelatie, Verloning


Medewerker, Arbeidsrelatie, Verloning

Tabblad Rapporten, map HR2day Control Tabblad Rapporten, map HR2day Control

Medewerker, Werkgever


Werkgever, Medewerker, User

* Opvoeren en blokkeren van gebruikers wordt specifiek toegewezen aan een beheerder bij de klant of de servicedesk HR2day - klant bepaalt daarbij in hoeverre een medewerker die uit dienst is (of gaat) nog toegang heeft tot HR2day

© HR2DAY

9

Controle na te sturen Loonstroken

3.1.2

Controle op niet ingevulde e-mailadressen (privé en zakelijk), dan wordt geen toezending loonstrook via mail uitgevoerd*


Werkgever en Medewerker

* Indien bij een medewerker mailadressen ontbreken wordt geadviseerd het centrale emailadres van HR in te vullen, de specificaties die kunnen vanaf dat centrale emailadres verzonden worden (per post bijvoorbeeld)

Controle Nieuwe Arbeidsrelaties

2.1.6

Controle of er arbeidsrelaties zijn toegevoegd, waarvoor nog geen verloningen zijn aangemaakt *

Tabblad Verloningen, Button: Controle Nieuwe Arbeidsrelaties

Arbeidsrelatie, Verloning

* Als er regels in het verslag verschijnen, dan moet de verloning voor de betrokken medewerker(s) worden aangemaakt

Controle Toegepaste Looncomponenten Controle TWK uit voorgaande periodes Controle Verloning Mutaties

1.1.6

Controle Verloning MW actueel

2.1.1

Controle Verloning MW einde AR

2.1.4

Controle Verloning MW nieuwe AR

2.1.2

Controle Werkgever Reguliere Verloning

3.2.1

Controle welke looncomponenten tijdens de verslagperiode in de Verloningen zijn gebruikt Controle omvang van TWK voorgaande maanden ten opzichte van actuele maand Looncomponenten in de Verloning, die na de initiële Verloning zijn bewerkt of als incidentele/aanvullende mutatie zijn opgevoerd Controle van aanwezige medewerker/arbeidsrelatie die een betaling ontvangen vanuit de salarisadministratie Controle van afgesloten arbeidsrelaties waarvoor in de actuele maand een verloning is aangemaakt Controle van nieuwe medewerker/arbeidsrelatie die een betaling ontvangen vanuit de salarisadministratie Per salarisperiode kunnen loonstroken via e-mail geleverd worden aan de betrokken medewerkers en berichten aan externe instanties of de (eigen) financiële administratie via de journaalpost, via dit overzicht kan worden gecontroleerd of en zo ja op welke datum de gegevens het meest recent zijn verzonden (per salarisperiode).

Tabblad Rapporten, map HR2day Control Tabblad Rapporten, map HR2day Control Tabblad Rapporten, map HR2day Control Tabblad Rapporten, map HR2day Control Tabblad Rapporten, map HR2day Control Tabblad Rapporten, map HR2day Control Tabblad Rapporten, map HR2day Control

Verloning, Looncomponenten (output) Verloning, Looncomponenten (output) Verloning, Looncomponenten (output) Medewerker, Arbeidsrelatie, Verloning Medewerker, Arbeidsrelatie, Verloning Medewerker, Arbeidsrelatie, Verloning Werkgever

Dagelijkse controlejob (PM)

1.1.1

Check op consistentie, specifiek op verzoek individuele klant (maatwerk)

Journaalpost Periode

3.4.2

Journaalpost per volledig jaar (of deel daarvan)

4.1.3

Controle Debet-Credit in evenwicht, Controle Debet-Credit Totaalbedrag, Verdeling op aggregatieniveau - detail in Journaalpost Postenuitsplitsing Controle Debet-Credit in evenwicht, Controle Debet-Credit Totaalbedrag, Verdeling op aggregatieniveau - detail in Journaalpost Postenuitsplitsing

Automatische systeemjob controle consistentie, bij meldingen signaal naar gebruiker via Servicedesk HR2day Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Journaalpost (Vervolgprocessen) Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Journaalpost (Vervolgprocessen)

Journaalpost Postenuitsplitsing Periode

3.4.2

Gedetailleerd periodeverslag journaalposten, sluit aan op aangemaakte journaalpost t.b.v. financieel systeem - rapportages vervolgens mogelijk via MS-EXCEL / Draaitabel

Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Journaalpost (Vervolgprocessen)

2.1.7 1.1.5


Uitvoering o.b.v. aanvulling in geldende overeenkomst Journaalposten o.b.v. Verloningen (incl. Looncomponenten Output) Journaalposten o.b.v. Verloningen volledig jaar (incl. Looncomponenten Output) Journaalposten o.b.v. Verloningen (incl. Looncomponenten Output)

In verband met de omvang van het bestand wordt het bestand in ZIP-formaat aangemaakt

© HR2DAY

10

Journaalpost Postenuitsplitsing per volledig jaar (of deel daarvan)

3.4.3

Gedetailleerd jaarverslag journaalposten, sluit aan op aangemaakte journaalpost t.b.v. financieel systeem - rapportages in MS-EXCEL / Draaitabel

Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Journaalpost (Vervolgprocessen)

Klantspecifieke controlerapporten

1.1.6

Klant- of CAO-specifieke regelingen, eigen controlerapporten

Loonaangifte Periode

3.2.1

Digitale gegevenslevering aan de Belastingdienst

Loonaangifte Overzicht Periode

3.2.2

Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost Postenuitsplitsing

Tabblad Rapporten, map HR2day Control Framework en/of map Control Tabbladen Verloningen, Payroll Console, Loonaangifte (Vervolgprocessen) Tabbladen Verloningen, Payroll Console, Loonaangifte (Vervolgprocessen)

Loonaangifte SEPA Betaalopdracht Periode

3.2.1

Bedragen conform Loonaangifteverslag, VerloningWG en Journaalpost

Loonaangifte Verslag Periode

3.2.2


Loonstaat

4.1.2

Salarisperiodes- en Jaarcumulatieven

Loonstaat (uitgebreid)

4.1.2

Mutatieverslag (bij Medewerker)

Mutatieverslag (bij Werkgever)

Online Arbeidsvoorwaardencluster(s), Parameter(s), Looncomponenten Participatiefonds Premiebestand

PensAangifte SEPA Periode

Salarisperiodes- en Jaarcumulatieven plus extra kolommen (onder meer SV-premie, Opbouw Vakantiegeld, Onbelaste Vergoedingen, Reiskosten, Pensioenpremie, Opbouw Eindejaarsuitkering) 1.1.4, Ingevoerde mutaties met begin- en/of einddatum 1.2.5, 1.2.6 1.1.4, Ingevoerde mutaties met begin- en/of einddatum 1.2.5, 1.2.6 1.1.2 Controle stuurgevens, basis voor berekening (inclusief ingangs- en einddatum geldigheid over periode). 3.2.1


3.2.1

Bedragen conform Pensioenaangifteverslag, VerloningWG en Journaalpost

Tabbladen Verloningen, Payroll Console, Loonaangifte (Vervolgprocessen) Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Loonaangifte (Vervolgprocessen) Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Loonstaten (Controlerapporten/loonstaten) Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Loonstaten (Controlerapporten/loonstaten) Tabblad: Medewerker/arbeidsrelaties (button mutatieverslag) Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Mutatieverslag (Controlerapporten/loonstaten) Tabblad Arbeidsvoorwaardenclusters, Tabblad Parameters of Tabblad Looncomponenten Tabbladen Verloningen, Payroll Console, VF/PF, RF en DUO (Vervangingen) Tabbladen Verloningen, Payroll Console, Pensioenaangifte (Vervolgprocessen)


Journaalposten obv Verloningen volledig jaar (incl. Looncomponenten Output) Medewerker, Arbeidsrelatie, Verloning, Looncomponent Rapportage aan Belastingdienst d.m.v. XMLbericht Rapportage per arbeidsrelatie, per periode Grondslag SV, Grondslag LH, Premie SV, ZVW, Loonheffing en TWKaanduiding Reguliere betaling aan Belastingdienst via Financiële Administratie Rapportage SV Premies, ZVW en Loonheffing o.b.v. Verloningen + status WKR Verloningen incl. Looncomponenten output Verloningen incl. Looncomponenten output Medewerker, Arbeidsrelatie, Looncomponent Medewerker, Arbeidsrelatie, Looncomponent Arbeidsvoorwaardecluster, Parameters, Looncomponenten Medewerker, Arbeidsrelatie

Reguliere betaling aan Pensioenfonds via Financiële Administratie

© HR2DAY

11

Pensioenaangifte Gegevenslevering

3.2.1

Door pensioenfonds voorgeschreven gegevenslevering

Pensioenaangifte Overzicht Periode

3.2.2


Pensioenaangifte Verslag Periode

3.2.2


SEPA Periode (Bijvoorbeeld SEPA 12-2015 voor het betaalbestand van periode 12 van 2015)

3.3.2

Totaalbedrag betaalbestand moet overeen komen met de kolom 'Uitbetalen' op rapport 'Controle Verloning MW actueel' en ook met het totaal van het looncomponent 'Uitbetalen' in de Journaalpost *

SEPA RF (Risicofonds, Primair Onderwijs - indien verzekerd)

3.2.1


SEPA VF-PF (Vervangingsfonds, Primair Onderwijs - indien verzekerd) Signalering D-C Verschil

3.2.1


3.4.1

Jobverslag Journaalpost

Standenregister

2.2.1

Vergelijking actuele en voorgaande maand: 1. Bruto, Netto, Uitbetalen of Deeltijdfactor; 2. Bedrag of Percentage

Verslag Batchjob Verslag Batchjob Vervangingsfonds Declaratiebestand

3.2.1 3.3.4 3.2.2

Controle verslag aanmaak digitale bestanden tbv derden Controle aanmaak digitale bestanden tbv derden Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost Postenuitsplitsing

Vervangingsfonds Premiebestand

3.2.2


Tabbladen Verloningen, Payroll Console, Pensioenaangifte (Vervolgprocessen) Tabbladen Verloningen, Payroll Console, Pensioenaangifte (Vervolgprocessen)

Tabbladen Verloningen, Payroll Console, Pensioenaangifte (Vervolgprocessen) Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Betaalopdracht (Vervolgprocessen)

Rapportage aan Pensioenfonds d.m.v. XMLberichten Rapportage per arbeidsrelatie, per periode werkgever- en werknemerspremies relevante pensioenregeling 1 t/m 5 Rapportage Pensioenpremies 1 t/m 5 (werkgever/werknemer) Netto betalingen Medewerkers en Derden o.b.v. Verloningen (incl. netto loonverdeling)

Tabbladen Verloningen, Payroll Console, VF/PF, RF en DUO (Vervangingen) Tabbladen Verloningen, Payroll Console, VF/PF, RF en DUO (Vervangingen) Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Journaalpost (Vervolgprocessen) Tabbladen Verloningen, Payroll Console, Standenregister (Controlerapporten/loonstaten)

Medewerker, Arbeidsrelatie

Tabbladen Verloningen, Payroll Console, VF/PF, RF en DUO (Vervangingen) Tabbladen Verloningen, Payroll Console, VF/PF, RF en DUO (Vervangingen)

Medewerker, Arbeidsrelatie, Verzuim, Vervanging


* Als het grootboekrekeningschema (behorend bij de werkgever) is ingericht zodat er separaat een totaal 'uitbetalen' in de journaalpost wordt geproduceerd, dan werkt dit. Anders moet het grootboekrekeningschema daarop worden aangepast

Medewerker, Arbeidsrelatie, Verzuim, Vervanging Verschil debet-credit

Verloningen incl. Looncomponenten output


© HR2DAY

12

Vervangingsfonds Premiebestand Detail

3.2.2


Tabbladen Verloningen, Payroll Console, VF/PF, RF en DUO (Vervangingen) Tabbladen Verloningen, Payroll Console, VF/PF, RF en DUO (Vervangingen)

Vervangingsfonds/ Participatiefonds Totaaloverzicht

3.2.1

Aantal records Declaratiebestand + Totaalbedrag Declaraties, Aantal records Premiebestand Vervangingsfonds + Premiegrondslag + Premiebedrag VF Verplicht + Premiebedrag VF Vrijwillig, Aantal records Premiebestand Participatiefonds + Premiegrondslag + Premiebedrag totaal + Contactpersoon incl. telefoonnummer contactpersoon

Vervangingsfonds/ Participatiefonds Verslag

3.2.1

Aantal records Declaratiebestand + Totaalbedrag Declaraties, Aantal records Premiebestand Vervangingsfonds + Premiegrondslag + Premiebedrag VF Verplicht + Premiebedrag VF Vrijwillig, Aantal records Premiebestand Participatiefonds + Premiegrondslag + Premiebedrag totaal

Tabbladen Verloningen, Payroll Console, VF/PF, RF en DUO (Vervangingen)

Verzamelloonstaat

4.1.2

Jaarcumulatieven in kolommen

Tabbladen: Verloningen, Payroll Console, Loonstaten (Controlerapporten/loonstaten)



Verloningen incl. Looncomponenten output

© HR2DAY

13

Whitepaper HR2day Control Framework

Recommend Documents