Hoe kies ik de juiste HR2day oplossing ?
Met HR2day krijgen je administratieve medewerkers, managers en medewerkers een plek om alle HR- en salariswerkzaamheden te verrichten. Dat betekent dat ze minder tijd bezig zijn met gegevens opzoeken, synchroniseren en afstemmen. Via HR2day heeft iedereen real-time online inzicht in de meest actuele verlof- en verzuim gegevens, de beoordelingen en natuurlijk de salarissen. Het beste is nog dat HR2day uiterst gebruiksvriendelijk is, makkelijk in het gebruik en administreren mogelijk maakt zonder gedoe. Je kunt “Iedere keer dat ik inlog vind ik HR2day daarom ook aanpassen op jouw werkprocessen, het weer een feest. Terwijl ik in plaats van andersom. administreren eigenlijk Omdat HR2day in de cloud werkt, kan iedereen met een helemaal niet zo leuk vind.” internet verbinding er mee werken. Je hebt geen dure Renée Vink, HR-manager The Dutch hardware of software meer nodig. Je betaalt bij HR2day gewoon voor het gebruik van de editie, gebaseerd op het aantal medewerkers dat je actueel in dienst hebt. Als je bedrijf groeit of krimpt, verandert HR2day vanzelf met je mee. Zonder gedoe. Overstappen naar een andere set van functionaliteit is daarom ook geen enkel probleem. Dat is binnen een paar seconden geregeld.
Edities, functies en modules: hoe zit dat nu precies? HR2day is een geïntegreerd HR-systeem. Dat betekent dat alle gegevens, processen en functies op één plek bij elkaar zitten. Maar de ene werkgever is de andere niet. De een wil alleen een personeel- en salarissysteem met digitaal dossier. De ander wil een totaaloplossing voor alle talent management processen, met toegang voor alle medewerkers en managers. HR2day kan al die verschillende soorten werkgevers ondersteunen, maar je hoeft alleen te betalen voor functionaliteit die je ook echt gebruikt. Die functionaliteit is modulair opgebouwd, maar sommige modules hebben behoorlijk wat raakvlakken met andere modules. Dat komt omdat een alomvattend geïntegreerd HR-systeem eigenlijk drie soorten processen ondersteunt: 1. Operationele processen, nodig om alle administratieve handelingen van aanname tot pensionering of uit-dienst te ondersteunen. 2. Empowerment processen, gericht op betrekken van en communiceren met medewerkers en managers 3. Ontwikkelingsprocessen, gericht op het ontwikkelen van de organisatie en de individuele medewerkers. Ieder van die hoofdprocessen bevat een veelvoud aan functies en taken die je zou willen uitvoeren. In figuur 1 hebben wij al deze processen en hun onderlinge samenhang weergegeven.
HR2day edities, versie 2.0 d.d. 1 juli 2015
Figuur 1. Functionaliteit van HR2day Op basis van onze ervaring hebben we veel voorkomende combinaties van functies bij elkaar gebracht in iets wat wij een editie noemen. Zo hoef je niet te kiezen uit een lange lijst van modules en functies, maar stap je in op een editie, waar je makkelijk functies aan toe kunt voegen of van af kunt halen. Want niet alle werkgevers willen declareren via hun HR-systeem, maar de meesten willen wel ESS & MSS op verlofaanvragen. Zo kan iedereen die combinatie maken die het beste past. En groeit HR2day gewoon met je mee.
Welke edities zijn er dan? Onze edities sluiten in hoofdlijnen goed aan op de drie verschillende HR-processen die we onderscheiden: van operationele tot ontwikkelingsprocessen: • Back-office editie –Zelf je personeel- en salarisadministratie voeren zonder gedoe. De HR2day Back-Office editie bevat bijna alle (Werving & Selectie en declareren niet) blauw/paarse blokjes uit Figuur 1. Met de HR2day Back-Office editie heb je alle personeelsdossiers onder handbereik. Je kunt documenten uploaden en toevoegen. Verlof en verzuim kun je eenvoudig registeren. Alle salarisfunctionaliteit inclusief cao-beheer door onze experts. Voorzien van geïntegreerde rapportage tool met standaard vele handige rapporten en dashboards. Voor wie niks wil vergeten, kun je ook taken en signalen gebruiken. • Enterprise editie – Voor wie naast alle HR- en Salarisfunctionaliteit van de BackOffice editie ook ESS en MSS processen voor medewerkers en manager wil is er de Enterprise Editie. De HR2day Enterprise editie bevat bovenop de Back-Office editie ook de oranje blokjes uit Figuur 1. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld verlof HR2day edities, versie 2.0 d.d. 1 juli 2015
•
aanvragen; De workflow zorgt dan dat de verantwoordelijk manager deze aanvragen moeten goedkeuren waarna ze worden verwerkt. Professional editie – Voor wie behoefte heeft aan meer professionalisering van de HR-functie is er de Professional editie. De HR2day Professional editie bevat alle blokjes uit Figuur 1. In deze editie ondersteunt HR2day je managers en medewerkers stap voor stap bij het doorlopen van bijvoorbeeld jouw eigen performance management cyclus. Ook andere HR-processen zoals talent management helpen je bij het verder professionaliseren van je organisatie.
Maar die edities passen niet helemaal bij wat ik wil: wat nu? Dat is geen enkel probleem. HR2day is een geïntegreerd systeem en je betaalt alleen voor functionaliteit die je ook echt gebruikt. De edities zijn er alleen om het keuze proces te vergemakkelijken; niet om het moeilijker te maken. Je kunt dus altijd gewoon losse modules aan- of uitzetten. Dat betekent dat je ook in de loop van de tijd meer of minder functionaliteit kunt gebruiken. Zo groeit HR2day mee met je behoeften. Want die kunnen ook veranderen in de loop van de tijd. Waarschijnlijk past een van de edities het beste bij wat je precies zoekt. Vanuit die editie zet je dan modules uit, of juist extra aan. Dat is tenslotte de grote kracht van een geïntegreerde applicatie als HR2day. Je hoeft niks te installeren of de-installeren. Je krijgt gewoon de rechten om de functionaliteit te gebruiken. Zo makkelijk kan het zijn.
Hoe werkt dat met nieuwe functionaliteit die jullie toevoegen? Een paar keer jaar brengen we een nieuwe release uit van HR2day. Naast aanpassingen en verbeteringen in bestaande functionaliteit bevat die ook vaak nieuwe functionaliteit. Alle klanten hebben met het uitbrengen van die nieuwe versie direct de beschikking over die nieuwe functies. Afhankelijk van je abonnement kun je de functionaliteit wel of niet gebruiken. Dit communiceren we steeds vooraf via de release notes HR2day.
De edities in meer detail vergeleken Op de volgende pagina’s vind je een kort overzicht van de belangrijkste verschillen tussen onze edities. Aarzel niet contact met ons op te nemen voor een persoonlijke toelichting of demonstratie van HR2day. Ongeacht welke editie je kiest, je sluit je aan bij honderden werkgevers die tevreden gebruik maken van HR2day.
HR2day edities, versie 2.0 d.d. 1 juli 2015
Vergelijking HR2day - edities Functionaliteit Personeelsadministratie Aanleggen digitaal personeelsdossier Registreren meerdere typen werknemers (bv. externen) Registreren arbeidsovereenkomsten en documenten Registreren van bedrijfseigendommen Invoercontroles (o.a. BSN) Vastleggen persoonlijke relaties en noodnummers Registeren van identiteitsdocumenten met geldigheidsdatum Digitaal dossier Genereren standaard documenten en toevoegen aan digitaal dossier Toevoegen externe documenten Eigen rubrieken toevoegen Toevoegen alle door HR2day gegenereerde documenten Bewerken eerder toegevoegde documenten Toegang tot eigen dossier Toevoegen persoonlijke (privé) notities Organisatie Management Organisatie structuur inrichten met afdelingen (onbeperkt aantal) Koppelen van leidinggevenden aan organisatiestructuur Kostenplaatsen structuur en deze koppelen aan organisatiestructuur Concernwerkgever structuur, met instellingen voor meerdere werkgevers Detacheren van medewerkers binnen concern structuur Salarisadministratie Vastleggen arbeidsvoorwaarden CAO beheer door experts (schalen, pensioenen, etc.) Online real-time salarisverwerking Terug werkende kracht mechanisme (TWK) Eigen arbeidsvoorwaarden en loonregelingen definiëren Bruto-netto en netto-bruto Loonkostenverdeling Digitale salarisstrook (flexibel in te delen) Meerdere werkgevers Verlofadministratie Meerdere verlofrechten, ook naar eigen keuze in te richten Tijd voor Tijd Automatische verlofrechten naar rato dienstverband Wettelijk en Bovenwettelijk Verlof Afwezigheidskalender Verlof aanvragen door medewerker Verlof goedkeuren door manager(s) Verzuimadministratie Meerdere verzuimtypen, ook naar eigen keuze in te richten Complete registratie van ziekte en gedeeltelijk hersteld Afwezigheidskalender Verzuimrapportages op diverse criteria Verzuimstatistieken Verzuimregistratie en case management door managers (of derden) Automatische signalen Wet Verbetering Poortwachter
HR2day edities, versie 2.0 d.d. 1 juli 2015
BackOffice
Enterprise
Professional
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
€ €
✓ ✓ ✓ ✓ € € €
Functionaliteit
BackOffice
€ Eigen signalen en taken aan verzuimproces toevoegen € Webservices met Arbodienst Employee Self Service € Medewerker Interaction Center als startplaats voor alle activiteiten € Rol in workflow op wijzigingen in medewerker dossier € Rol in workflow op wijzigingen in salaris dossier € Documenten aan eigen dossier toevoegen € Toegang tot alle ontsloten HR-processen en gegevens ✓ Toegang via alle digitale platformen € Toegang via HR2day-app Manager Self Service € Manager Interaction Center als startplaats voor alle activiteiten € Rol in workflow op wijzigingen in medewerker dossier € Rol in workflow op wijzigingen in salaris dossier € (gedelegeerde) Toegang tot medewerker dossiers € Documenten aan eigen dossier toevoegen € Toegang tot alle ontsloten HR-processen en gegevens ✓ Toegang via alle digitale platformen € Toegang via HR2day-app Plannen en Begroten € Meerjaren Formatieplan in FTE (WTF) opstellen € Meerjaren Formatieplan in geld opstellen € Meerdere varianten van formatieplan opstellen € Realisatie afzetten tegen formatieplan € Formatieplan actualiseren op basis van realisatie € Indeling en variabelen op formatieplan zelf instellen Performance Management € Vrij inrichtbare beoordelingsmodellen ✓ Vastleggen beoordelings- en functioneringsgesprekken in digitaal dossier € Voorbereiden functioneringsgesprekken door medewerkers en managers Workflow ondersteuning (vrij in te richten) performance management cyclus € € Automatisch verwerken beoordelingsresultaten in salarisadministratie Opleidingen & Competenties, Bevoegdheden en Bekwaamheden Eigen tabellen voor opleidingen, competenties, bevoegd- en bekwaamheden € € Eigen classificaties registreren (verplicht / aantal sterren/etc) ✓ Vastleggen Opleidingen, Competenties, Ervaringsniveau’s, etc. € Koppelen opleidingen aan bekwaam- en bevoegdheidsniveau’s € Aanvullende afspraken vastleggen € Tijdvakken registreren en op kunnen rapporteren Declaraties € Eigen inrichting type declaraties € Declaraties verwerken in salarisadministratie € Medewerkers kunnen declaraties (incl. scannen bonnen) invoeren € Managers/budgethouders kunnen declaraties goed of afkeuren € Eigen inrichting workflow declaratie afhandelingsproces Salarisadministratie kan goedgekeurde declaraties automatisch verwerken € Rapportages en Dashboards ✓ Onbeperkt rapporteren over alle data in HR2day ✓ Selecties maken met filters (datum, velden, etc.)
HR2day edities, versie 2.0 d.d. 1 juli 2015
Enterprise
Professional
✓ €
✓ €
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
€
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
€ € € € €
✓ ✓
€
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
€ €
€
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓
✓ ✓
€ € € € €
Functionaliteit
BackOffice
Rapportagestructuur vrij te kiezen Export mogelijkheden naar o.a. Excel Dashboard met stuurgetallen Ad-hoc rapporten samenstellen Formules en eigen velden toevoegen aan rapporten Werving & Selectie Actueel overzicht van kandidaten, vacatures, sollicitanten en status Eenmalige invoer van gegevens Integratie met eigen website Doorplaatsen vacatures naar jobboards Sociale Media Integratie Workflow & Signalen Standaard workflows en signalen Eigen signalen inrichten inclusief takenlijst e-mail notificatie Workflows en signalen toekennen aan medewerkers en managers Dashboard met taken en goedkeuringen Ondersteuning en beheer Gratis support en ondersteuning Online help en training Communicatie en koppelingen Loon- en pensioenaangifte Betaalopdrachten salaris, loonheffingen, pensioenpremies, etc. Loonjournaalposten naar financieel systeem Standaard API’s voor webservices Integratie kantoor automatisering (mail, Word, Excel) Integratie met Social Media Eigen ontwikkel omgeving Zelf velden, schermen en maatwerk toevoegen Eigen workflows samenstellen Salesforce Chatter Collaboration Online chatten met collega’s Groepen en documenten kunnen delen Wijzigingen via feed kunnen volgen en delen ✓ = inbegrepen in editie
€ = verkrijgbaar als module tegen meerprijs
Voor meer informatie HR2day Vincent van Goghlaan 17 1412 DD Naarden 088 0300 900 www.HR2day.com
HR2day edities, versie 2.0 d.d. 1 juli 2015
✓ ✓
Enterprise
Professional
✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
€
€
€
€
✓ ✓
€
€
€
€
€
€
€
€
€
✓ ✓ ✓ €
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓
✓ ✓
✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
✓ ✓ ✓
€
€