Waarderend Auditen Waarderend
Auditen
Appreciative inquiry in de auditpraktijk
White paper Auteurs: Reno de Vette en Winfried Nanninga
Januari 2014
Finance
Avans+, dé specialist in het ontwikkelen van mensen en organisaties. www.avansplus.nl
Waarderend Auditen
De eisen en verwachtingen ten aanzien van het auditvak zijn volop in beweging en ze worden steeds hoger1. Om werkelijk effectief te kunnen zijn, zal de auditor niet alleen tot conclusies en aanbevelingen moeten komen, maar ook daadwerkelijk een bijdrage moeten leveren bij het aanpakken en verbeteren van de geconstateerde tekortkomingen. Een relatief nieuw instrument dat de auditor hierbij ter beschikking staat is Waarderend Auditen, een aanpak die gebaseerd is op de veranderkundige principes van Appreciative Inquiry (AI). Wat Waarderend Auditen nu precies inhoudt, hoe het zich verhoudt tot AI en welke voordelen en risico’s aan de toepassing ervan zijn verbonden, zal in dit artikel worden toegelicht. Aan auditors worden steeds hogere eisen gesteld. Naast het puur geven van assurance, wordt de auditor ook steeds meer gezien als een adviseur op het gebied van interne beheersing in brede zin. Van hem wordt dan ook verwacht dat hij een daadwerkelijke oplossing biedt voor de gevonden tekortkomingen. Naast het zuiver constateren van de feiten wordt van de auditor ook een actieve bijdrage in het verander- en verbeterproces verwacht. Binnen de NOREA-werkgroep Effect Based Auditing wordt - binnen de vaktechnische kaders van de audit professie - gekeken welke veranderkundige hulpmiddelen toegepast kunnen worden om tot resultaten te komen die beter aansluiten bij de klantwens. Een dergelijke resultaatgerichte ‘Effect Based Auditaanpak’ heeft een positieve uitwerking op alle betrokken partijen. Allereerst richting de opdrachtgever, omdat deze naast een overzicht van tekortkomingen ook een aanzet tot de oplossing daarvan krijgt. Daarnaast zijn er positieve effecten voor zowel de auditor, het auditproces, als de auditee, omdat gerichter en op een opbouwende wijze naar verbetering wordt gestreefd. Voor een nadere uitwerking van de ideeën inzake Effect Based Auditing verwijzen wij naar een artikel dat eerder in de IT Auditor is verschenen, onder de titel ‘Audit als Interventie’2. Eén van de onderwerpen waarop de werkgroep zich richt, is het fenomeen Waarderend Auditen en de interactie tussen de auditor en de gecontroleerde. Door het gebruik van de principes van Appreciative Inquiry (AI) die binnen Waarderend Auditen een belangrijke rol spelen, ontstaat tijdens het auditproces een meer positieve en diepgaande informatie-uitwisseling. Wanneer de auditor kiest voor toepassing van AI heeft dit een gunstig effect op het verminderen van weerstanden en het creëren van commitment bij de auditee. Omdat Waarderend Auditen voor een belangrijk deel is gebaseerd op de principes van Appreciative Inquiry (AI) zullen deze als eerste worden besproken. Principes van AI Appreciative Inquiry is een onderzoeksmethode die in de jaren tachtig van de vorige eeuw is ontstaan binnen de organisatiewetenschappen. Eén van de grondleggers is Cooperrider3 die deze theorie binnen een aantal praktijkcases gebruikte om de in een organisatie aanwezige ervaringen als bron voor positieve actie te gebruiken (zie kader Dr. David Cooperrider). Gebaseerd op zijn praktijkervaringen beschrijft hij in zijn dissertatie zowel een algemene onderzoeksbenadering als een concrete uitvoeringsmethode voor AI. De onderzoeksbenadering appelleert aan de intrinsieke motivatie die de meeste medewerkers binnen een organisatie bezitten. Het aanspreken en benutten van deze motivatie in plaats van een directieve aanpak, was voor Cooperrider een effectieve manier om een organisatie te veranderen.
1 2 3
2
Achterberg, H., Cursus Natuurwetenschappen: Duurzame ontwikkeling, Open Universiteit Nederland, 2008. Nanninga, W., Audit als interventie; Van controle naar concrete verbeteringen in: de IT-Auditor, nr. 2, 2010. Cooperrider D.L., Whitney D., Stavros J.S., Appreciative Inquiry Handbook- For Leaders of Change, 2nd Edition, 2008.
WHITE PAPER AVANS + FINANCE JANUARI 2014
Waarderend Auditen
Een onderzoeksaanpak conform AI kent een aantal fasen. De eerste fase bestaat uit het analyseren van de kwaliteiten van de organisatie (discover), die vervolgens worden gebruikt om de organisatie aan te zetten tot verbetering. Deze analyse van kwaliteiten komt in plaats van de gebruikelijke analyse van problemen en knelpunten van de organisatie. De tweede fase is bedoeld om een beeld te krijgen tot wat de nieuwe organisatie zich zou kunnen gaan ontwikkelen (dream). In plaats van een analyse van oorzaken en tekortkomingen richt de onderzoeker zich op de toekomstige mogelijkheden. In de derde fase wordt een gezamenlijke dialoog aangegaan, zowel van de onderzoeker met de betrokkenen, als tussen de betrokkenen onderling. Centraal daarbij staat de vraag: hoe zou de nieuwe situatie bereikt kunnen worden en wat moet daarvoor worden gedaan (design). Dit in plaats van de klassieke aanpak die bestaat uit een analyse van mogelijke oplossingen door een kleine kring van deskundigen. In de vierde fase ten slotte wordt daadwerkelijk vorm gegeven aan de realisatie (deliver). Tabel 1 bevat een overzicht van de verschillende fases van AI en een vergelijking met de traditionele probleembenadering. Waar de traditionele aanpak van problemen sterk retrospectief is en zich vooral richt op de geconstateerde tekortkomingen, is de aanpak van AI toekomstgericht en waardeert vooral de positieve krachten die reeds in de organisatie aanwezig zijn. Fase
Appreciative Inquiry
Traditionele probleembenadering
1. Discover
Waarderen van het beste dat er nu al is
Vaststellen van het probleem
2. Dream
Verbeelden hoe de gewenste organisatie zou kunnen zijn
Analyseren van oorzaken
3. Design
In dialoog bepalen hoe de organisatie zou moeten worden
Analyseren van mogelijke oplossingen
4. Deliver
Het creëren van de nieuwe innovatieve organisatie
Opstarten actie
Tabel 1: De vier fases van AI
Praktische toepassing van AI De toepassing van AI heeft impliciet tot gevolg dat er op een positieve wijze naar mensen, organisaties en situaties wordt gekeken. Om deze invalshoek tijdens het onderzoek ook te kunnen realiseren is er een drietal praktische uitgangspunten geformuleerd: 1. Hanteren van een ‘open blik’ Ten eerste vraagt AI van de onderzoeker dat hij het onderzoek met een ‘open blik’ uitvoert. Dat wil zeggen dat onderzoeksactiviteiten exploratief worden ingericht. AI-gebaseerde onderzoeken hebben gewoonlijk dan ook geen vooraf vastgesteld kader. Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen er ook aspecten worden meegenomen die buiten de initiële onderzoekscope liggen. Om dit proces vorm te geven, mag de onderzoeker uitdagen en stimuleren om na te denken over deze aspecten. Tijdens het onderzoek helpt de open blik om de relevante bevindingen te ontdekken die anders door de strikte afbakening mogelijk buiten beschouwing zouden zijn gebleven.
3
WHITE PAPER AVANS + FINANCE JANUARI 2014
Waarderend Auditen
2. Positief formuleren van onderzoeksvragen Ten tweede dienen onderzoeksvragen zoveel mogelijk positief te worden geformuleerd. Een belangrijk uitgangspunt van AI is een positieve houding en het stellen van positief geformuleerde vragen zal leiden tot het gaan denken in mogelijkheden. Een organisatie kan bovendien leren van eerdere successen en gebruikmaken van reeds aanwezige kwaliteiten om daarmee huidige knelpunten op te lossen. Een positieve grondhouding is dan ook een belangrijk aspect van AI. 3. Voeren van een gelijkwaardige dialoog Ten derde zal de onderzoeker tijdens het onderzoek de dialoog zoveel mogelijk bevorderen. Een dialoog is een gesprek tussen twee of meer mensen, organisaties of afdelingen. De dialoog die AI beoogt, zijn gesprekken met tweerichtingsverkeer, waarbij niet alleen de onderzoeker en de betrokkenen, maar ook de betrokkenen onderling naar elkaar luisteren, op elkaar reageren en zo gezamenlijk nieuwe inzichten verwerven. Deze praktische uitgangspunten van AI stimuleren zowel de motivatie en participatie van de betrokkenen als die van de opdrachtgever en vormen daarmee een goede basis voor een effectief onderzoeks- en veranderproces. Het mag daarom niet verwonderen dat AI niet alleen in de academische wereld maar ook in het bedrijfsleven steeds meer in de belangstelling komt te staan. Dr. David Cooperrider Dr. David Cooperrider heeft gewerkt als onderzoeker en adviseur bij een groot aantal verschillende organisaties, waaronder; Motorola, GTE, BP America, World Vision, Seattle Group Health, Teledesic, Imagine Chicago, Technoserve, the Mountain Forum, en United Way of America. Tegenwoordig zijn David en zijn collega’s betrokken bij ‘organizational learning’ projecten in 57 verschillende organisaties, verspreid over meer dan honderd landen in Afrika, Azië, Europa, en Noord- en Zuid-Amerika. De meeste van deze projecten zijn gebaseerd op de methodiek van Appreciative Inquiry waarmee David bekend is geworden. Waarderend auditen De toepassing van AI in verandertrajecten wordt ook wel ‘Waarderend Organiseren’ genoemd. Het gebruik van de term ‘Waarderend Auditen’ ligt in het verlengde daarvan en is in feite een reguliere auditaanpak, die is verrijkt met de principes van Appreciative Inquiry4. Inmiddels wordt Waarderend Auditen in de praktijk steeds vaker toegepast en wordt naar de effecten daarvan ook onderzoek gedaan (zie kader Een slagvaardiger overheid). Waarderend Auditen vermindert volgens Drent eventuele negatieve reacties binnen de onderzochte organisatie en vergroot de veranderbereidheid van medewerkers [DREN09]. Tevens blijkt de informatie die voortkomt uit een Waarderende Audit de interne communicatie positief te beïnvloeden en beter bruikbaar te zijn voor de ontwikkeling van verbeterplannen en -strategieën. Waarderend Auditen stimuleert de medewerkers om onderling en met de leiding in gesprek te gaan over verandering en verbetering. Haagsma concludeert bovendien dat het Waarderend Auditen de acceptatie van de internal auditfunctie in zijn geheel verhoogt [HAAG08]. De kenmerkende principes van AI vat hij samen als: zorg voor een open blik, ga uit van een positieve grondhouding en voer een stimulerende dialoog.
4
4
Kalker R., Zarrou L., Zeeuw M. de, Waarderend Auditen bij de RAD, katalysator voor verbetering, whitepaper Rijksauditdienst, 2010.
WHITE PAPER AVANS + FINANCE JANUARI 2014
Waarderend Auditen
Een slagvaardiger overheid In het kader van een slagvaardiger overheid is een reeks van kleinschalige efficiencyonderzoeken uitgevoerd bij een grote uitvoeringsorganisatie. Doel van deze deelonderzoeken was om zoveel mogelijk onbenutte restcapaciteit binnen de verschillende werkprocessen te identificeren en waar mogelijk deze te optimaliseren. Bij de uitvoering van dit onderzoek is nadrukkelijk gekozen voor de aanpak van Waarderend Auditen. Dit heeft geleid tot een resultaat dat door de organisatie werd herkend en gedragen, een resultaat ook dat direct tot verbeteringen heeft geleid en een resultaat dat uitnodigde tot verdere verbetering. Deze drie uitgangspunten van AI komen ook bij de uitvoering van een Waarderende Audit aanpak, nadrukkelijk naar voren. Hieronder lichten wij voor elk uitgangspunt de toepasbaarheid bij Waarderend Auditen toe. Uitgangspunt: ‘open blik’ Tijdens de Waarderende Audit kan de ‘open blik’ helpen bij het vaststellen van het onderzoekkader, de invalshoek, het object van onderzoek en het normenkader. De principes van AI, waarbij onderzoeken kunnen worden uitgevoerd zonder een vaststaand normenkader, lijken op het eerste gezicht moeilijk te verenigen met het werk van een auditor dat nu eenmaal wel zo’n normenkader vereist. Uiteraard is het ook goed mogelijk om te werken vanuit een vooraf vaststaand normkader dat gedurende het auditproces wordt aangepast. Hiervoor wordt tijdens de audit een onderzoeksactiviteit ingepland om het normenkader te construeren. Tijdens deze activiteit kunnen vermoedens en ideeën worden meegenomen. Op een waarderende manier auditen betekent dat de auditor zijn uitgangspunten en aannames laat bevestigen door de auditees (onderzoek betrokkenen). Dit geeft niet alleen een extra zekerheid, maar kan bij de auditor ook weer tot nieuwe inzichten leiden en daarmee uiteindelijk ook tot een beter auditresultaat. Dit bereikt de auditor door het inwinnen van inlichtingen, het observeren van activiteiten en het verkrijgen van bevestigingen van derden. Ook kan de auditor bij het werken met een ‘open blik’ gewoon gebruik blijven maken van vooraf vastgelegde normenkaders, mits hij maar zorgt voor een goede onderzoeks- methodologie en voor een transparante vastlegging van de verzamelde informatie en de geformuleerde conclusies5. De open blik zorgt juist voor een betere toepassing van het formele normenkader omdat daarmee ook ruimte wordt geboden aan situationele en specifieke omstandigheden die in een generiek normenstelsel nu eenmaal noodgedwongen ontbreken. Uitgangspunt: positieve onderzoeksvragen De auditor zal tijdens de Waarderende Audit doelstelling, onderzoeksvragen, interviewvragen en rapportages zoveel mogelijk positief formuleren. Ook in de auditrapportages zullen zoveel mogelijk positieve formuleringen worden gebruikt. Uit onderzoek van Cooperrider komt naar voren dat één van de kenmerken van goed functionerende organisaties is dat in de interne communicatie tweemaal zoveel positieve als negatieve beelden voorkomen6. Positieve communicatie leidt dus blijkbaar tot positieve actie. Het is dus aannemelijk dat positief geformuleerde auditrapportages ook een positief effect zullen hebben op de onderzochte organisatie.
5 6
5
Kalker R., Zarrou L., Zeeuw M. de, Waarderend Auditen bij de RAD, katalysator voor verbetering, whitepaper Rijksauditdienst, 2010. Cooperrider D.L., Whitney D., Stavros J.S., Appreciative Inquiry Handbook- For Leaders of Change, 2nd Edition, 2008.
WHITE PAPER AVANS + FINANCE JANUARI 2014
Waarderend Auditen
Tijdens de audit zal de positieve gesprekstoon tijdens het veldwerk ook doorwerken in de wederzijdse houding van de auditor en de auditee. Door vooral ook de nadruk te leggen op het gemeenschappelijk belang zullen weerstanden verminderen en zal het gemakkelijker worden om door te dringen tot de kern van de zaak. In een positieve omgeving zal nu eenmaal eerder een vertrouwensband ontstaan die het voor de auditee gemakkelijker maakt om eventuele tekortkomingen ter sprake te brengen. Uitgangspunt: gelijkwaardige dialoog Tijdens de Waarderende Audit dient niet alleen het onderzoek te worden uitgevoerd, de auditor heeft nog een extra rol te vervullen voor wat betreft het faciliteren van de (groeps)gesprekken. Omdat het succes van elke organisatieverandering en -verbetering afhankelijk is van de medewerkers, is het van belang om al tijdens de audit de dialoog tussen de medewerkers te bevorderen. Medewerkers zouden dan ook veel meer dan bij de traditionele audit betrokken moeten worden bij het ontwerp van de audit, het formuleren van het normenkader en het analyseren van de onderzoeksresultaten. Een goed passende communicatievorm is het groepsgesprek. Dit komt dan in de plaats van veel voorkomende een-op-een vraaggesprekken tijdens de uitvoeringsfase. Hoe meer de medewerkers zelf de belangrijkste thema’s zien en benoemen, hoe sneller zij de daaraan verbonden conclusies zullen accepteren en hoe groter het commitment zal zijn om de aanbevelingen te implementeren. Auditen in dialoog wordt door deze verbreding zeker niet minder vrijblijvend voor de auditor: hij is er nu immers voor verantwoordelijk dat er een gezamenlijk inzicht ontstaat dat ook bruikbaar is. Verificatie van de audit(tussen)resultaten vergroot de betrouwbaarheid en daarmee ook de bruikbaarheid van de auditresultaten. Uit onderzoek is gebleken dat de toepassing van één of meer van de bovengenoemde drie uitgangspunten de effectiviteit van de audit aanzienlijk kan vergroten7,8. Toepassing van deze uitgangspunten bij het Waarderend Auditen heeft een aantal evidente oordelen, maar daarnaast zijn er ook een aantal risico’s te onderkennen. Zowel voor- als nadelen zullen in het onderstaande worden besproken. Specifieke voordelen van Waarderend Auditen Het karakter van het traditionele auditproces verandert door de toepassing van de AI-principes Met de invoering van het Waarderend Auditen ontstaat een meer dynamisch, toekomstgericht en positief gericht auditproces. Hieronder worden een aantal van de meest in het oog springende voordelen van Waarderend Auditen besproken. Meer onderzoeksmogelijkheden Door binnen het Waarderend Auditen gebruik te maken van de principes van AI verruimt de auditor zijn onderzoeksmogelijkheden. De auditor krijgt de beschikking over instrumenten die uit het sociale wetenschapsdomein afkomstig zijn. We zien dit bijvoorbeeld in het AI-principe van gelijktijdigheid: onderzoek en verandering zijn geen verschillende trajecten, maar onderzoek is actief en interactief veranderen. De onderzoeksinstrumenten uit de organisatieveranderkunde bieden de auditor hierbij extra mogelijkheden om zijn onderzoek uit te voeren en tot betere resultaten te komen.
7 8
6
Drent E., The effect of appreciative auditing on audit outcomes and employee attitude towards change, master thesis Rijksuniversiteit Groningen, 2009. Haagsma A., Appreciative auditing, Referaat UvA, 2008.
WHITE PAPER AVANS + FINANCE JANUARI 2014
Waarderend Auditen
Bredere informatievergaring Het verzamelen en combineren van gegevens tot eindconclusies zijn met Waarderend Auditen niet meer het resultaat van één centraal oordelende persoon: de auditor. In overeenstemming met de principes van AI wordt juist meer uitgegaan van onderlinge discussie en een gezamenlijk proces van oordeelsvorming. Belangrijk onderdeel van het onderzoek is om zaken gezamenlijk ter discussie te stellen en elkaars afwegingen te begrijpen. Het eindproduct is de uitkomst van een gezamenlijk denktraject waarin de verschillende perspectieven worden meegenomen. Grotere veranderbereidheid Het aangaan van een dialoog en alle ‘spelers’ betrekken in het denk- en beoordelingsproces is een belangrijk onderdeel van Waarderend Auditen. Dit draagt bij tot actieve participatie en een aanzienlijke verhoging van de acceptatie van het auditresultaat. Een bredere acceptatie en een groter draagvlak voor de auditresultaten, zal voor de opdrachtgever leiden tot een beter toepasbaar auditproduct. Bij de opstart van eventuele vervolg- en verbeteracties, door de auditor of door andere deskundigen, zal er immers sprake zijn van een grotere veranderbereidheid. De verbetering van het imago van de auditor Auditors hechten veel waarde aan hun onafhankelijke positie binnen de organisatie en hun kritische imago. In extreme gevallen kan dit er toe leiden dat de auditor los komt te staan van de dagelijkse praktijk. Waarderend Auditen garandeert een blijvende verbinding tussen de auditor en de betrokken medewerkers op de werkvloer. Het handelen van de auditor tijdens het onderzoek is transparanter. De audit zal hierdoor zichtbaarder zijn voor de organisatie. De medewerkers zullen de auditor ook als begripvoller ervaren, wat weer bijdraagt aan een positieve houding ten opzichte van de audit. De verrijking van auditopdrachten Auditors krijgen de laatste jaren steeds meer oog voor factoren die ook het gedrag beïnvloeden. Met Waarderend Auditen krijgt de auditor de mogelijkheid om hieraan concreet invulling te geven. Daarnaast geeft Waarderend Auditen aan de auditees meer ruimte om via de weergave van percepties, het geven van meningen of door gedrag, hun inbreng te hebben en invloed uit te oefenen. Waarderend Auditen biedt aan interne auditdiensten de kans om hun dienstverlening te verbreden door een grotere verscheidenheid aan audits te verrichten9. Behalve het ´bekende´ toetsende onderzoek passend bij assurance, met een met de opdrachtgever overeengekomen normenkader en gericht op beslissen door de leiding van de organisatie, liggen er volgens hem kansen bij verkennend, beschrijvend en verklarend onderzoek. De AI-principes sluiten goed aan op deze onderzoeksoorten, dus de Waarderende auditor kan hier direct mee aan de slag. Aandachtspunten en risico’s Naast de genoemde voordelen die een Waarderende Audit met zich meebrengt zijn er ook een aantal beperkingen en mogelijk zelfs risico’s waarmee de auditor rekening moet houden. De bedrijfscultuur Een randvoorwaarde voor een succesvolle dialoog is een bedrijfscultuur die flexibiliteit en vrijheid van handelen nastreeft. Tijdens de contextanalyse moet de auditor zich een beeld vormen van de
9
7
Ockels G.F., De positionering van de Internal / Operational Audit als een toetsend onderzoek, column www.auditing.nl , 2011.
WHITE PAPER AVANS + FINANCE JANUARI 2014
Waarderend Auditen
bedrijfscultuur om de effectiviteit van de Waarderend Auditen-aanpak te overwegen. Een open, veilige omgeving is vereist om kwalitatieve reflecties van de auditees te kunnen verzamelen. Achtergehouden en onuitgesproken ideeën verminderen de kwaliteit van het eindproduct. De auditor moet de cultuureigenschappen kennen en hierop anticiperen tijdens de uitvoering van de audit. Niet elke opdracht is geschikt Niet elke opdracht is geschikt voor het toepassen van de AI-principes en het uitvoeren van een Waarderende Audit. Een auditopdracht waarbij het normenkader al is aangereikt en niet meer kan worden aangepast, laat weinig ruimte voor een onderzoek met een open blik. Er is dan geen noodzaak voor onderlinge discussie en een gezamenlijk leertraject. Daarom zal bij onderzoeken die alleen gericht zijn op een terugblik of die plaatsvinden in het kader van formele externe verantwoording de traditionele auditaanpak effectiever zijn. De competenties van de auditor Waarderend auditen vraagt om aanvullende en specifieke kennis en kunde van de auditor. Zo vraagt het toepassen van AI-principes veel vaardigheid van de auditor in het verkrijgen van draagvlak en medewerking van de auditees. Hiertoe zal de auditor naast zijn ‘standaard’ competenties als kritisch denken, analytisch vermogen en oordeelsvorming, ook moeten beschikken over competenties als coachingsvaardigheden, sensitiviteit en creativiteit. Indien deze onvoldoende aanwezig zijn vraagt dit een extra investering om ze te ontwikkelen. Schuivende normen In een reguliere audit toetst de auditor de door hem aangetroffen situatie aan een vooraf vastgestelde normset. Bij Waarderend Auditen wordt nadrukkelijk ook ruimte gegeven aan de inbreng van de auditee. Immers, waar de auditor expert is op het gebied van (generieke) controleen beheersmaatregelen, is de auditee juist expert in de (specifieke) toepassing van die maatregelen en de situationele omstandigheden die het effect daarvan bepalen. Deze beide zienswijzen zijn nodig voor een goed resultaat. Het is echter niet uitgesloten –en eerder zelfs te verwachten– dat de auditor in de gedachtewisseling met de auditee moet constateren dat zijn initiële normset op een aantal punten bijstelling of aanvulling behoeft. Als dat het geval is zal in het auditdossier aan de hand van de gespreksverslagen en de daarin genoemde argumenten een duidelijke afweging moeten worden gemaakt om welke normen het gaat en op welke wijze deze worden bijgesteld. Deze afweging is de eenduidige verantwoordelijkheid van de auditor zelf, maar zal wel uitdrukkelijk – en met argumenten – aan de auditee uitgelegd moeten worden. Resources De uitvoering van een Waarderende Audit vraagt gewoonlijk meer tijd en inspanning dan een reguliere auditopdracht. Er zullen meer mensen bij het onderzoek betrokken zijn, zodat de omvang en intensiteit van de communicatie en coördinatie omvangrijker zal zijn. Ook zal door het grotere aantal betrokkenen zowel de compleetheid van de uitvoering van het onderzoek (procesbewaking) als de volledigheid van de besproken en geïdentificeerde kansen (inhoudsbewaking) complexer worden. Deze taken kosten weliswaar meer tijd vergeleken met een traditionele audit, maar zullen later in het veranderproces in positieve zin weer worden gecompenseerd. Verplichting tot actie Bij het Waarderend Auditen wordt nadrukkelijk een brug geslagen naar de medewerkers binnen de organisatie. Hun inbreng wordt gevraagd en gebruikt in het onderzoek. Ook is het te verwachten dat deze aanpak er toe leidt dat een groter aantal medewerkers uit de organisatie (auditees) in het
8
WHITE PAPER AVANS + FINANCE JANUARI 2014
Waarderend Auditen
onderzoek zullen participeren. Dit alles schept verwachtingen en vergroot de druk op de opdrachtgever om na het gereedkomen van het auditresultaat daarmee ook daadwerkelijk ‘iets’ te doen. De kans dat een auditrapport ongezien in de la verdwijnt, zal bij een Waarderende Audit dan ook niet groot zijn. Conclusie Het uitvoeren van een Waarderende Audit en het toepassen van de AIprincipes die daarin liggen besloten, doen zeker geen afbreuk aan het methodische, onafhankelijke of objectieve karakter van een reguliere auditaanpak. Integendeel, het zorgt voor een verrijking. Niet alleen wordt de kwaliteit van het auditproces en auditproduct verhoogd, ook heeft de uitkomst van de audit een grotere impact en een groter draagvlak en biedt daarmee een beter uitgangspunt voor een opvolgend verander- en verbetertraject. De kwaliteit van een Waarderende Audit is bovendien breder gericht dan alleen een focus op de vaktechnische kwaliteit. De door de klant ervaren kwaliteit van het geleverde auditproduct en daarmee de geleverde toegevoegde waarde, zijn minstens zo belangrijk. Dus ook de ervaringen die tijdens het auditproces worden opgedaan, kunnen de uiteindelijke kwaliteit daarvan aanzienlijk verhogen. Met deze ervaring wordt het audit resultaat de uitkomst van een gezamenlijk proces van de hele organisatie. De opdrachtgever kan dit gezamenlijke product gebruiken als een eerste stap in een verandertraject naar verbetering. Een Waarderende Audit kan daarmee een positief en blijvend effect op de organisatie hebben. Daarnaast voelen de medewerkers van de organisatie zich meer betrokken bij het auditproces. Zij voelen zich meer gewaardeerd doordat er naar hen geluisterd wordt en zij zien hun inbreng direct terug in het auditresultaat. Overigens wordt de audit zelf, dankzij de principes van AI, een creatiever proces dat ook veel leuker is om te doen, omdat je als auditor actief betrokken bent bij het veranderproces van de organisatie. Kortom, Waarderend Auditen en de principes van AI bieden de auditor de mogelijkheid om het auditproces niet alleen creatiever en toegankelijker te maken, maar bovendien aan de auditresultaten meer impact en draagvlak te geven. Waarderend Auditen is dan ook een veelbelovende volgende stap in de verdere verrijking van het auditvakgebied. Auteurs Mr. W. (Winfried) R. Nanninga RE CMC is kerndocent van de opleiding IT-auditing van Avans+, Improving Professionals en lid van de NOREA werkgroep Effect Based Auditing. Hij is IT-auditor en daarnaast heeft hij ook een uitgebreide veranderkundige opleiding gedaan en is hij CMC gecertificeerd. In het dagelijks leven is hij werkzaam bij ACS in Driebergen, een organisatie die zich toelegt op het uitvoeren en optimaliseren van auditwerkzaamheden mede door deze te integreren met veranderkundige principes. Drs. R. (Reno) C. de Vette is lid van de NOREA-werkgroep Effect based Auditing en is werkzaam als Senior Auditor bij ministerie van V&J. Binnen het brede IT- en operational auditvakgebied heeft hij bijzondere belangstelling voor het realiseren van audits waarin een (inter)actieve rol voor de auditees nodig is.
9
WHITE PAPER AVANS + FINANCE JANUARI 2014
Avans+, Heerbaan 14-40, 4817 NL Breda, T 0900 110 10 10 (lokaal tarief)
[email protected] www.avansplus.nl
