Werkoverleg in de groothandel in Levensmiddelen, Zoetwaren, Tabaksproducten en Bakkerijgrondstoffen
Maart 2002
INLEIDING Deze brochure is ontwikkeld door vertegenwoordigers van medewerkers en werkgevers van de Groothandels voor Zoetwaren, Tabak en Levensmiddelen. Het doel is om gebruikers in de branche een handreiking te bieden bij het houden van werkoverleg. Werkoverleg kan een middel zijn om een (nog) betere werksfeer te creëren en belangrijke zaken die het werk aangaan te bespreken, denk hierbij bijvoorbeeld aan de ervaren werkdruk. Het (in)voeren van werkoverleg komt zowel de werkgever als de medewerker ten goede.
3
Inhoudsopgave 1. Werkoverleg ............................................................................................................................................... 1.1 Wat is werkbespreking? ....................................................................................................... 1.2 Wat is werkoverleg? ................................................................................................................ 1.3 Waarom werkoverleg? ............................................................................................................ 1.4 Wat is de inhoud van werkoverleg? ........................................................................... 1.5 Wie nemen deel aan het werkoverleg? ................................................................... 1.6 Omvang van de groep medewerkers? ...................................................................... 1.7 Is werkoverleg van belang voor alle bedrijven? ...............................................
5 5 5 6 6 7 7 7
2. Praktijk ........................................................................................................................................................... 8 2.1 Voorbereidingen ......................................................................................................................... 8 2.2 Tijdens het overleg .................................................................................................................. 8 2.3 Na het overleg ............................................................................................................................ 9 2.4 Notulen ...............................................................................................................................................10 3. ‘8 Gouden Tips’ .........................................................................................................................................11
4
1.
We r kove r le g
Als men het heeft over werkoverleg, is het van belang oog te hebben voor het verschil tussen werkbespreking en werkoverleg. Beiden zijn vormen van overleg die het werk aangaan, maar wel van elkaar verschillen. Werkbespreking is overleg over het werk tussen leidinggevende en medewerkers, maar ook medewerkers onderling, over het te verrichten werk op korte termijn. Werkoverleg onderscheidt zich hiervan, omdat dit overleg zich vooral richt op de algemene ontwikkelingen binnen het bedrijf, en meer een lange termijn karakter heeft. In deze brochure komt aan de orde, wat werkoverleg is (hoofdstuk 1), hoe de praktijk van werkoverleg is (hoofdstuk2) én tips die belangrijk zijn bij werkoverleg (hoofdstuk 3).
1.1. Wat is werkbespreking? Werkbespreking is geen werkoverleg. In een werkbespreking komen zaken voor de korte termijn aan de orde. Een werkbespreking heeft een instructief karakter. Het doel van een werkbespreking is meer afstemming en planning van de werkzaamheden en problemen oplossen. Denk bijvoorbeeld aan werkplanning, taakverdeling, bestellen, aanpassen van prijzen, acties, aanbiedingen, nieuwe producten, vakanties en inwerken van nieuwe medewerkers. De frequentie van de werkbespreking is meestal hoger dan die van werkoverleg (dagelijks of wekelijks).
1.2. Wat is werkoverleg? Werkoverleg is regelmatig (bijvoorbeeld maandelijks of tweemaandelijks), gestructureerd overleg tussen werkgever (of leidinggevende) en medewerkers. In het werkoverleg worden informatie en meningen uitgewisseld over de organisatie van het werk en de omstandigheden waaronder het werk wordt uitgevoerd. Het gaat bij werkoverleg om wederzijds informeren. Hierbij kan bijvoorbeeld ook worden uitgegaan van kennisverdieping, regelingen vanuit Personeelszaken etc.
5
1.3
Waarom werkoverleg?
Het doel van werkoverleg is medewerkers te informeren, de mogelijkheid te geven invloed uit te oefenen op de werksituatie, te betrekken bij de bedrijfsvoering en te motiveren. Door werkoverleg krijgen alle medewerkers op dezelfde manier dezelfde informatie. Er is tijd om stil te staan bij bepaalde onderwerpen en rustig te overleggen, zonder gestoord te worden. Werkoverleg heeft enerzijds zakelijke redenen ( bijvoorbeeld besluiten over veranderingen en verbeteringen binnen het bedrijf ) en anderzijds sociale redenen (bijvoorbeeld tegemoet komen aan de behoefte aan informatie en het kunnen uiten van een mening).
1.4. Wat is de inhoud van werkoverleg? Werkoverleg gaat over veranderingen en/of verbeteringen of heeft een speciaal thema. In het werkoverleg worden zaken voor langere termijn besproken. Onderwerpen die aan de orde kunnen zijn in het werkoverleg zijn: Werkomstandigheden - Werksfeer en onderlinge verhoudingen - Verbouwing - Arbeidsomstandigheden - Ervaren werkdruk - Ziekteverzuimbeleid De inhoud van het werk - Functie en taakverdeling - Verantwoordelijkheden - Hoeveelheid werk en de kwaliteit van het werk De organisatie van het werk - Werkmethoden - Overwerk - Logistieke processen - Personeelsplanning - Regelingen, procedures, afspraken,... Technische middelen - Apparatuur - Machine onderhoud, machine opstelling
6
Belangrijke ontwikkelingen in het bedrijf - Informatie over bedrijfsresultaten en bedrijfsproblemen - Resultaten van de productie - Doelstelling van het bedrijf c.q. de afdeling - Bedrijfsresultaten c.q. afdelingsresultaten - Notulen van de OR vergaderingen Arbeidsvoorwaarden - Opleiding en training (nu en toekomst) - Personele consequenties van managementbeslissingen - Werktijden
1.5. Wie nemen deel aan het werkoverleg? Iedereen, alle medewerkers nemen deel aan het werkoverleg. Indien medewerkers in verschillende roosters werkzaam zijn is het raadzaam om bij het vaststellen van de data te zorgen dat eenieder eens per kwartaal aanwezig kan zijn bij het werkoverleg. Werkoverleg vindt plaats onder werktijd.
1.6. Omvang van de groep medewerkers Voorkeur heeft het om per afdeling een werkoverleg te organiseren. Werkoverleg wordt bij voorkeur gevoerd, met een niet al te grote groep medewerkers. Er is geen minimale omvang, wel zou je als stelregel kunnen hanteren dat 12 mensen de maximale omvang is voor een groep. Indien op een afdeling meer mensen werkzaam zijn, en blijkt dat de groep te groot is om goed te kunnen overleggen, kan gekozen worden om de groep medewerkers op te splitsen. Probeer bij het splitsen dan die medewerkers wiens werkzaamheden enigszins aan elkaar gerelateerd zijn bij elkaar te voegen.
1.7. Is werkoverleg van belang voor alle bedrijven? Betrokken worden bij beleidszaken, motivatie van medewerkers, ongestoord kunnen overleggen, ontvangen van dezelfde informatie, structureren van informatie, al deze zaken zijn van belang voor iedereen. Of je nu werkt in een klein bedrijf of op een afdeling van een groot bedrijf.
7
2.
Praktijk
2.1 Voorbereidingen • Spreek datum en tijdstip af; • Zorg voor een geschikte ruimte; • Voorzitter inventariseert onderwerpen en zorgt dat iedereen betrokken raakt; • Plan niet teveel onderwerpen voor één overleg; • Verspreidt de agenda vooraf; • Deel indien nodig extra informatie uit bij de agenda; • Zorg dat er tijdens het overleg niet onnodig gestoord wordt; • Nodig eventueel een gastspreker uit; • Verzorg eventuele hulpmiddelen, zoals een beamer of flip-over, en test deze van tevoren.
2.2 Tijdens het overleg • De voorzitter legt het doel van het overleg uit; • De voorzitter spreekt uit wat hij/zij van de deelnemers verwacht (respect voor elkaars mening, een bijdrage van iedereen en dergelijke); • Bij elk overleg dient er door één persoon genotuleerd te worden; • De voorzitter leidt het gesprek en behoudt de leiding; • De eventuele gastspreker wordt voorgesteld; • De notulen van het vorige overleg worden besproken (er wordt teruggekomen op vorige afspraken en ruimte gegeven voor opmerkingen);
8
• De agendapunten worden één voor één besproken; • Elk agendapunt wordt afgesloten door kort samen te vatten en afspraken te herhalen; • Iedereen moet de ruimte krijgen om een bijdrage te leveren (een actieve houding moet door iedereen gestimuleerd worden, men moet naar elkaar luisteren en niet persoonlijk elkaar aanvallen); • Ben concreet in afspraken: wie doet wat en wanneer? ; • Relevante zaken die buiten de agenda vallen worden als laatste punt van de bijeenkomst behandeld; • Houd een rondvraag; • Stel de datum van het volgende werkoverleg vast; • Duidelijke afsluiting door de voorzitter.
2.3 Na het overleg • De voorzitter bespreekt met de notulist wanneer de notulen klaar zijn; • De voorzitter controleert de inhoud van de notulen voor deze verspreid worden; • Verspreid de notulen zo snel mogelijk onder de medewerkers, denk ook aan diegenen die niet aanwezig konden zijn; • Kom zelf alle gemaakte afspraken na en spreek anderen aan op gemaakte afspraken; • Check wat iedereen van het overleg vond; • Voorzitter bedenkt welke onderwerpen de volgende keer terug moeten komen en bedenkt welke nieuwe onderwerpen (bijv. door medewerkers aangeleverde onderwerpen).
9
2.4 De notulen De notulen moeten zo snel mogelijk na het werkoverleg worden verspreid, omdat: • Het werkoverleg dan nog vers in het geheugen ligt; • Eventuele afwezigen snel op de hoogte moeten zijn van de inhoud van het werk; • Deelnemers die actie moeten ondernemen snel geïnformeerd worden en tijdens het overleg niet/weinig hoeven te schrijven. In de aanhef van de notulen staat vermeld: • Datum en plaats van overleg; • Namen van aanwezigen, eventueel ook gastspreker; • Namen van afwezigen; • Naam van de notulist; • Datum waarop notulen worden verzonden. Het moet duidelijk zijn aan wie de notulen (en eventueel besluitenlijst of afsprakenlijst) worden toegezonden. In de notulen moet worden opgenomen: • Welke punten er zijn besproken; • Wat daarover de verschillende standpunten zijn; • Welk besluit is genomen (besluitenlijst kan eventueel als aparte lijst worden toegevoegd); • Wie actie neemt, hoe en voor welke datum (afsprakenlijst kan eventueel als aparte lijst worden toegevoegd).
Voorbeeldagenda (streven moet zijn om een werkoverleg maximaal een uur te laten duren) 1. Welkom (door de voorzitter) 2. Notulen van vorig werkoverleg bespreken (± 10 min.) 3. Bespreken van resultaten (± 5 min.) 4. Bespreken van de onderwerpen (± 20 min.) 5. Rondvraag (± 10 min.)
10
6. Afsluiting Eventueel kan een gastspreker worden uitgenodigd,in de agenda moet hiermee rekening gehouden worden. Zorg dat de gastspreker zich kan voorstellen en zijn lezing, presentatie of waarvoor hij/zij is uitgenodigd kan houden)
3.
‘8 GOUDEN TIPS’
1. Behandel niet te veel onderwerpen in één werkoverleg. Beter vaker een kort overleg dan één keer een erg lang overleg. 2. Bespreek belangrijke onderwerpen eerst. Naarmate een overleg langer duurt, zijn mensen minder oplettend. 3. Vermijd moeilijke onderwerpen niet! 4. Ruim misverstanden uit de weg. 5. Besteed naast aandacht voor zaken die niet goed lopen, ook tijd aan zaken die wel goed lopen! 6. Indien het werkoverleg niet goed van de grond komt, is het mogelijk dat een medewerker van de afdeling Personeelszaken aanwezig is om tijdelijk het overleg te begeleiden. 7. Een deskundige kan worden uitgenodigd. De inbreng van een deskundige kan een nieuw en wellicht beter inzicht leveren op een bepaald onderwerp. 8. Luister naar elkaar en laat elkaar uitspreken!
11
FNV Bondgenoten Postbus 9208 3506 GE Utrecht tel: 030-2738222 fax: 030-2738225
Dienstenbond CNV Postbus 3135 2130 KC Hoofddorp tel: 023-5651052 fax: 023-5650150
De Unie Vakbond voor industrie en dienstverlening Postbus 200 3990 DE Houten tel: 030-6345000 fax: 030-6379811
Vereniging voor de groothandel in Zoetwaren, Tabak en/of Tabaksprodukten Postbus 55029 3008 EA Rotterdam tel: 010-4956455 fax: 010-4956454
Federatie van de Groothandel in Levensmiddelen Postbus 262 2260 AG Leidschendam tel: 070-3202141 fax: 070-3176887
