Werkkostenregeling (WKR) 9 december 2014 Gijs van der Voet
Programma •
Achtergrond en historie WKR
•
WKR in hoofdlijnen
•
WKR in de praktijk
•
WKR stappenplan voor invoering
•
Tips en advies
Achtergrond en historie WKR •
Oude regime van personeelsvergoedingen, -verstrekkingen en - beloningen • • •
Te omvangrijk Te ingewikkeld Te ….. lastig te controleren door de fiscus
•
Oude regime gold tot einde jaar 2010 - overgangsregeling tot einde 2014!
•
Inmiddels 20% van de werkgevers overgestapt…. op de WKR
Achtergrond en historie WKR •
Loonbegrip tot eind 2010
• Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of vroegere dienstbetrekking is genoten
Achtergrond en historie WKR •
Loonbegrip vanaf 2011
• Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of vroegere dienstbetrekking is genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking.
WKR in hoofdlijnen géén loon = • Voordeel buiten dienstbetrekking géén loon = • intermediaire kosten
WKR in hoofdlijnen •
Alle vergoedingen/verstrekkingen vormen belast loon tenzij….. • • •
gerichte vrijstellingen nihilwaarderingen vrije ruimte (1,2% van de loonsom)
WKR in hoofdlijnen – gerichte vrijstellingen •
Gerichte vrijstellingen - vormen geen belast loon voor werknemers en nemen géén vrije ruimte in
Gerichte vrijstelling
Norm / Vereisten
Branche-eigen producten
Max. 20% korting, tot € 500 p.j.
Tijdelijk verblijf buitenland
Aannemelijk maken
Maaltijden
Zakelijk karakter (overwerk/dienstreis/ambulante wn)
Cursussen/vakliteratuur
Nodig voor het werk
Opleiding/studies
Ontwikkeling waardoor meer inkomen kan genereren
Tijdelijk verblijf
Zakelijk karakter (overwerk/dienstreis/ambulante wn)
Verhuizingen
Om zakelijke redenen, Max. € 7.750
Vervoer
€ 0,19 per km of OV-kaartje
Werkplekvoorzieningen
Voldoende zakelijk gebruik
WKR in hoofdlijnen – gerichte vrijstellingen •
vormen geen belast loon voor werknemers en nemen géén vrije ruimte in
•
U mag per 1 januari 2015 gereedschappen, smartphones, ipads en laptops volledig onbelast aan werknemers vergoeden of verstrekken, op voorwaarde dat zij de voorziening nodig hebben om hun werk efficiënt te doen Gerichte vrijstelling
Beperking
Noodzakelijkheidscriterium
Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen
WKR in hoofdlijnen - Nihilwaarderingen •
Nihilwaarderingen zijn voorzieningen op de werkplek, die u op € 0 mag waarderen en daarom feitelijk onbelast loon voor werknemers vormen
Nihilwaardering
Norm / Vereisten
Arbovoorzieningen
Op de werkplek, samenhang met verplichtingen Arbowet
Bedrijfsfitness
Op de werkplek
Consumpties
Op de werkplek, zolang geen deel uit maakt van de maaltijd
Consumpties personeelsfeest
Op de werkplek
OV-abonnement
Reizen voor het werk
Rentevoordeel Personeelslening
-Aanschaf (elektrische) fiets -Kopen/verbeteren/verbouwen eigen woning
Vaste telefoon/pc/internet
Ter beschikking stelling op de werkplek
Werkkleding
- Op werkplek achterblijven, of min. Logo van 70cm2
WKR in hoofdlijnen – vrije ruimte •
Vrije ruimte is de speelruimte binnen de WKR
•
Vrije ruimte is 1,2% van totale loonsom
•
Bij overschrijding van 1,2% van totale loonsom: 80% eindheffing!
•
voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte Vrije ruimte Personeelsvereniging Bedrijfsfitness elders Vakbond (cao) Fiets Geschenken (kerstpakket!) Internet (vergoed of verstrekt) Personeelsactiviteiten
WKR in hoofdlijnen Altijd belast loon werknemer • Auto van de zaak • Woning • Boetes • Vergoedingen/verstrekkingen voor criminele activiteiten • Overige ongebruikelijke zaken…
WKR in hoofdlijnen
WKR in de praktijk - voorbeelden (1) •
Koffie, thee en fris • •
Koffie, thee en fris op de werkplek: onbelast (nihilwaardering) Verstrekken van koffiegeld: eindheffingsloon (vrije ruimte)
WKR in de praktijk – voorbeelden (2) •
De lunch op de zaak • •
De normale lunch: eindheffingsloon (vrije ruimte), normbedrag is € 3,15 per lunch per persoon Lunch gecombineerd met werkoverleg: onbelast!
•
Tip: leg bijvoorbeeld vast - maandagmiddaglunch met werkoverleg!
WKR in de praktijk – voorbeelden (3) •
De vrijdagmiddagborrel • •
Op de zaak (incl. bittergarnituur): onbelast (nihilwaardering) In de kroeg: eindheffingsloon (vrije ruimte)
•
Idem voor het Sinterklaasfeest op de zaak (m.u.v. de cadeautjes, die vallen weer onder het eindheffingsloon (vrije ruimte))
WKR in de praktijk – voorbeelden (4) •
Mobiele telefoon / abonnement • •
Noodzakelijk voor de werkzaamheden? Onbelast (gerichte vrijstelling) Niet noodzakelijk voor de werkzaamheden? Eindheffingsloon (vrije ruimte)
WKR in de praktijk – voorbeelden (5) •
Werkkleding • • • • •
Kleding blijft op het werk achter, óf Alleen geschikt om tijdens het werk te dragen, óf Sprake van een uniform (piloot, kassière), óf Kleding is voorschrift op basis van Arbowet en Arboplan, óf De kleding heeft een beeldmerk van minstens 70cm2
• •
Dan: onbelast (nihilwaardering) Indien er sprake is van genoemde werkkleding, mogen reinigingskosten onbelast vergoed worden (intermediaire kosten)
WKR in de praktijk – voorbeelden (6) •
Vaste vergoedingen in 2015 • • •
Onbelast voor gerichte vrijstellingen, mits onderbouwd Onbelast voor intermediaire kosten, mits onderbouwd Niet onderbouwd? Dan belast in de eindheffing (vrije ruimte)
•
Voorwaarden • Specificatie naar aard en omvang • Vooraf met steekproef onderbouwd
WKR in de praktijk – vrije ruimte (vb 1) •
Voorbeeld: verstrekking van een fiets in 2015!
•
Stel: loonsom € 200.000 p.j. (5 FTE). Vrije ruimte is € 200.000 x 1,2% = € 2.400
•
Er van uitgaande dat vrije ruimte nog niet is verbruikt: • • •
Werkgever verstrekt fiets van € 800 Werknemer ontvangt fiets van € 800 (belastingvrij) Geen extra kosten werkgever
WKR in de praktijk – vrije ruimte (vb 2) •
Voorbeeld: verstrekking van een fiets in 2015!
•
Stel: loonsom € 200.000 p.j. (5 FTE). Vrije ruimte is € 200.000 x 1,2% = € 2.400
•
Er van uitgaande dat er geen vrije ruimte meer is: • • •
Werkgever verstrekt fiets van € 800 Werknemer ontvangt fiets van € 800 (belastingvrij) Werkgever betaalt 80% eindheffing = 80% x € 800 = € 640 extra wg lasten!
WKR in de praktijk •
Hoe toetst de werkgever nu de vrije ruimte?
•
Één keer per jaar afrekenen
•
Dus 1x per jaar berekenen - na einde kalenderjaar
•
Uiterlijk tegelijk met aangifte loonheffingen over het eerste tijdvak v.h. nieuwe kalenderjaar – dus medio/eind februari 2016 voor het eerst!
WKR stappenplan voor invoering 1. Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers die op dit moment bij u voorkomen 2. Maak een indeling van vergoedingen en verstrekkingen: • • • • •
Loon buiten het loonbegrip Intermediaire kosten Gerichte vrijstellingen Voorzieningen op de werkplek/nihilwaarderingen Brutoloon en eindheffingsloon
3. Bereken loonsom en bepaal vrije ruimte 4. Maak een keuze voor de vergoedingen en verstrekkingen mbt eindheffing 5. Pas eventueel arbeidsvoorwaarden aan
Tips en advies (1) •
Richt uw financiële administratie goed in! • • •
Voeg grootboek Werkkosten toe (vrije ruimte) Al het eindheffingsloon hierop boeken (= tevens de vereiste aanwijzing) Berekening van Werkkosten is incl. btw!
Tips en advies (2) •
Beleid belastingdienst: • •
•
resterende vrije ruimte benutten mag altijd Vergoedingen en verstrekkingen tot € 2.400 p.p. per jaar zijn niet ongebruikelijk
Bonussen/eindejaarsuitkering onderbrengen in de vrije ruimte? • •
Vorig jaar nog vaak afgekeurd door belastinginspecteurs Gebruikelijkheidscriterium!
Tips en advies (3) •
Houdt de vrije ruimte in de gaten!
•
Controleer uw arbeidsvoorwaarden / cao
•
Samenspel salarisadministratie en financiële administratie
•
Ga samen met uw relatiebeheerder de inrichting van uw financiële administratie na!
