Werkinstructies aanvraag eerste of tweede parkeervergunning bewoners Inhoud Algemeen ............................................................................................................................. 1 Aanvraag online via DigiD .................................................................................................... 2 Aanvraag via post ................................................................................................................ 2 Aanvraag via balie ................................................................................................................ 2 Afhandeling aanvraag .......................................................................................................... 3 1. Key2burgerzaken.......................................................................................................... 3 Check inschrijving GBA en check wooneenheden op het adres........................................ 3 2. Key2parkeren: .............................................................................................................. 3 Controleer gegevens kenteken ......................................................................................... 3 3. Key2parkeren: .............................................................................................................. 3 Controleer aantal vergunningen in het huishouden ........................................................... 3 4. Stukken zijn niet compleet ............................................................................................ 4 5. Geen recht .................................................................................................................... 4 6. Wel recht ..................................................................................................................... 5 Key2parkeren: Afhandelen aanvraag parkeerdocument (UOAB) ...................................... 5
Algemeen WIE Deze werkinstructies zijn bedoeld voor de senioren en medewerkers van de unit Parkeren, Markt en Water. PROCES De wijze van afhandeling van de aanvraag is voor eerste en tweede parkeervergunning grotendeels gelijk. Op de afwijkende punten worden in deze instructie beide opties beschreven. Kies de optie die van toepassing is. AANVRAAG • digitaal (online met DigiD) → ontvangen in Webnext → direct ontvangstbevestiging per e-mail • via de post • via de balie Het aanvraagformulier is te downloaden via internet of af te halen aan de balie. VOORWAARDEN: • aanvrager woont in parkeerrestrictiegebied • maximaal 2 vergunningen per (zelfstandig) huishouden • kenteken(s) staat(n) op naam of in geval van leaseauto in contract / verklaring werkgever • tweede parkeervergunning: alleen toekennen als er geen wachtlijst voor de betreffende parkeerzone is
versie 19-02-2013
Werkinstructies aanvraag eerste of tweede parkeervergunning bewoners
1
Aanvraag online via DigiD Afhandelingsduur is 2 werkdagen. WebNext wordt minimaal 2 maal daags gecontroleerd op nieuwe aanvragen. Aanvraag ophalen uit WebNext • Log in op naam medewerker • Selecteer Werkvoorraad → Algemene werkvoorraad → lijst met aanvragen • Selecteer aanvraag • Print aanvraag en alle bijlagen • Zet aanvraagstatus om van “acceptatie” naar “afgehandeld” door dit aan te vinken • Vervolg met Afhandeling aanvraag
Aanvraag via post Afhandelingsduur is 5 werkdagen. Aanvraag komt via de post binnen via team Documenten en krijgt een ST-nummer. Team documenten stuurt een ontvangstbevestiging aan de aanvrager en legt de stukken “beneden” in het postvak voor PMW. Daar worden ze tweemaal daags opgehaald en verspreid ter afhandeling onder de medewerkers PMW.
Aanvraag via balie Afhandelingsduur is 5 werkdagen. • •
•
•
Klant komt aan de balie en (vult en) levert aanvraagformulier in. Controleer: - of formulier volledig is ingevuld en handtekening is gezet - of in geval van een leaseauto deel 1B én leasecontract of verklaring werkgever zijn bijgevoegd - of in geval van een buitenlands kenteken deel 1B én kopie legitimatiebewijs zijn bijgevoegd - of in geval van meerdere zelfstandige wooneenheden kopie van de geldige huur/koopoverkomst, met kamer- of etage-aanduiding is bijgevoegd Bewijs is compleet. - Plaats een dagstempel (ontvangstdatum) op het aanvraagformulier - Stuur het aanvraagformulier en bijbehorende stukken naar Team documenten Bewijs is niet compleet: Verzoek aanvrager terug te komen met het ingevulde aanvraagformulier en alle bewijsstukken
versie 19-02-2013
Werkinstructies aanvraag eerste of tweede parkeervergunning bewoners
2
Afhandeling aanvraag 1. Key2burgerzaken Check inschrijving GBA en check wooneenheden op het adres • •
Voer BSN in om persoon te selecteren Check GBA gegevens: Woont aanvrager op opgegeven adres in Leiden? - Ja: ga verder met Check wooneenheden - Nee: geen recht op een parkeervergunning: ga verder met 5 Check wooneenheden: Betreft het één zelfstandig huishouden (bijvoorbeeld partners of gezin met kinderen)? - Ja: ga verder met 2 - Nee: Het betreft het meerdere zelfstandige huishoudens (bijvoorbeeld studentenhuis). • Is koop/huurovereenkomst bijgevoegd waaruit blijkt dat er sprake is van een zelfstandige wooneenheid? - Ja: ga verder met 2 - Nee: Maak herstelbrief aan klant om koop/huurovereenkomst op te vragen (zie 4) en ga verder met 2
2. Key2parkeren: Controleer gegevens kenteken Het betreft een privé auto (Nederlands kenteken) • Is kopie kentekenbewijs deel 1B is bijgesloten? - Ja: controleer kenteken (naam + voorletters en geboortedatum) - Nee: raadpleeg en controleer gegevens RDW (PORO) • Voer in: PORO (online RDW bevraging) • Voer in: kenteken en zoek met F8 of icoon “zoeken” (vergrootglas) • Controleer naam + voorletters en geboortedatum • Kenteken staat op naam? - Ja: ga verder met 3 - Nee: er is geen recht ga verder met 5 Het betreft een privé auto (Buitenlands kenteken) • Is kopie kentekenbewijs en kopie legitimatiebewijs bijgesloten? - Ja: controleer kenteken aan het legitimatiebewijs (naam + voorletters en geboortedatum) Kenteken staat op naam? - Ja: ga verder met 3 - Nee: er is geen recht ga verder met 5 - Nee: Maak herstelbrief aan klant om kentekenbewijs en/of legitimatiebewijs op te vragen (zie 4) en ga verder met 3 Het betreft het een leaseauto • Zijn kopieën deel 1B én contract of verklaring van de werkgever bijgesloten? - Ja: controleer kenteken (naam leasemaatschappij) en contract / verklaring werkgever Kenteken en contract / verklaring staan op naam? - Ja: ga verder met 3 - Nee: er is geen recht ga verder met 5 - Nee: Maak herstelbrief aan klant om kentekenbewijs en/of contract of verklaring van de werkgever op te vragen (zie 4) en ga verder met 3
3. Key2parkeren: Controleer aantal vergunningen in het huishouden 3.1 Subject bekend in Key2parkeren? • Voer in: UONP (Onderhouden natuurlijke persoon) • Haal subject op; zie: werkinstructies opvoeren subject
versie 19-02-2013
Werkinstructies aanvraag eerste of tweede parkeervergunning bewoners
3
3.2 Check aantal vergunningen op adres • Voer in: UOAB (Aanvragen product) enter → gegevens aanvrager automatisch in UOAB scherm • Controleer aantal vergunningen bij “aantal per adres” (laatste kolom van middelste cluster) • Er zijn 3 mogelijkheden 1. Er zijn al 2 parkeervergunningen op dit adres. Er is geen recht op een derde parkeervergunning: ga verder met 5 2. Er is al 1 parkeervergunning op dit adres. Mogelijk is er recht op een tweede parkeervergunning: vervolg de aanvraag 3. Er is nog geen parkeervergunning op dit adres: vervolg de aanvraag 3.3. Is bewijs compleet? • Zijn alle bewijsstukken bijgesloten? - Ja: ga verder met 6 - Nee: ga verder met 4
4. Stukken zijn niet compleet Er ontbreken nog stukken om de aanvraag te kunnen afhandelen. Dit betreft meestal gegevens over de woonsituatie of leaseauto. • • • •
•
Maak herstelbrief ‘Onvolledige bewonersaanvraag parkeervergunning’ om gegevens op te vragen bij de aanvrager. Omschrijf hierin de op te vragen stukken. Mail deze brief aan de aanvrager vanuit individuele @Leiden e-mail adres Print de e-mail en voeg deze bij de andere stukken van de aanvraag (ingevuld (WebNext) formulier en eventuele bewijsstukken) in de BuZa-map op de afdeling. Alleen bij Aanvraag Webnext In WebNext: - Status bij ‘Acceptatie’ → kies optie ‘Wacht op info’ - Sluit aanvraag in WebNext af Als de stukken niet binnen 14 dagen binnen zijn, vervalt de aanvraag (dat staat ook vermeld in de herstelbrief). Eenmaal per week wordt de BuZa-map hierop gecheckt door de “koppels”.
5. Geen recht Er bestaat geen recht op een parkeervergunning. 5.1 Maak afwijzingsbeschikking • Maak afwijzingsbeschikking voor de klant (‘Afwijzing parkeervergunning’). • Selecteer de juiste reden voor de afwijzing (niet ingeschreven in GBA; kenteken staat niet op e naam, geen zelfstandige wooneenheid, leasecontract staat niet op naam, aanvraag 3 parkeervergunningen) • Verwijder de passages die niet van toepassing zijn 5.2 Controlelijst aanvraagformulier en afboeken • Doorloop alle punten van de controlelijst op het (papieren) aanvraagformulier onder “In te vullen door unit PMW” • Boek aanvraag uit in postregistratiesysteem (Coltalk) voor aanvragen die niet via Webnext zijn ingekomen. • Bied setje met afwijzingsbeschikking, aanvraagformulier en de bijbehorende stukken aan ter toetsing (bakje senioren) 5.3 Seniormedewerker • Toetst alle afwijzingen • Stuurt per post afwijzingsbeschikking naar aanvrager
versie 19-02-2013
Werkinstructies aanvraag eerste of tweede parkeervergunning bewoners
4
6. Wel recht Key2parkeren: Afhandelen aanvraag parkeerdocument (UOAB) 6.1 Invoer aanvraag • In UOAB (staat nog open) • Kies optie 1 (links onderaan in het scherm): Aanvragen product • Voer in: - Kentekens : kenteken in het eerst beschikbare vakje Bij twee kentekens op één vergunning: kentekens in eerste en tweede beschikbare vakje Buitenlands kenteken altijd in vullen op dezelfde regel na “Tekst / land” - Prod / sector = vergunning; zone staat al ingevuld (is gekoppeld aan adres) of voor eerste parkeervergunning - Prod. soort = bewonersvergunning - Prioriteit: 1 = eerste vergunning; - Notitie: Bijv Lease auto of mz werkgevers auto. of voor tweede parkeervergunning e - Prod. soort = 2 bewonersvergunning zone “X” - Prioriteit: 2 = tweede vergunning (uitzondering: 65-plusser → prioriteit 1) - Notitie: Bijv Lease auto of mz werkgevers auto. •
Sla gegevens op met F10 of icoon “diskette”
Alleen als er wachtlijst is voor betreffende parkeerzone verschijnt pop up: “Vraag: Aantal beschikbare plekken wordt overschreden. Aanvraag toch verwerken?” - Kies “NEE”. Hiermee komt de aanvraag automatisch in de “Aanvragen” op de wachtlijst in UOWL e e - Verstuur wachtlijstbrief aan aanvrager (‘Wachtlijstbrief 1 aanvraag’ of ‘Wachtlijstbrief 2 aanvraag’). - Berg setje met aanvraag in Wachtlijst-map achter de balie. - Als er een plek beschikbaar komt in deze zone: ga verder met Werkinstructies verwerken wachtlijst parkeervergunning • • • • •
•
Kies icoon “Docserver” Zoek afhaalbrief met AFH% → F8 of icoon “vergrootglas” Selecteer “AFH_WACHTL” (afhaalbrief na wachtlijst) → sla op met F10 of icoon “OK”(diskette) Vul tekstblokken in → OK Print afhaalbrief. Met deze brief óf legitimatiebewijs kan de aanvrager binnen 30 dagen de parkeervergunning ophalen. Klik op icoon “aanbieden”(stoplicht). Hiermee komt de aanvraag automatisch in de “Aanbiedingen” op de wachtlijst in UOWL.
6.2 Controlelijst aanvraagformulier en afboeken • Doorloop alle punten van de controlelijst op het aanvraagformulier onder “In te vullen door unit PMW” • Boek aanvraag uit in postregistratiesysteem (Coltalk) voor aanvragen die niet via Webnext zijn ingekomen. • Stuur afhaalbrief aan de aanvrager (indien mogelijk per e-mail) • Berg stukken op in de “Afhaalmap” achter de balie 6.3 Seniormedewerker • Controleert steekproefsgewijs (5% van de aanvragen)
versie 19-02-2013
Werkinstructies aanvraag eerste of tweede parkeervergunning bewoners
5
