Werking ouderportal: De afgelopen maanden zijn we druk bezig geweest met het ontwikkelen en in gebruik nemen van een nieuw computersysteem. In dit systeem gaan veel zaken automatisch en hoeven er minder zaken handmatig erin gezet of gemaakt te worden, waardoor er minder fouten gemaakt kunnen worden. Ook zit er een stuk ouderportal in. Hiermee hebt u vanuit huis een stukje inzicht in ons systeem, wat betreft de planning en financiële gegevens van uw kind. Het is de bedoeling om het ouderportal nog verder uit te breiden door hier ook het kind dossier met oa observaties aan te koppelen. We zijn nog steeds met het ontwikkelen bezig. Mocht u vragen, opmerkingen of ideeën hebben, horen we het heel graag. We gaan dan kijken of de ideeën haalbaar en mogelijk zijn om te verwerken in het programma. U kunt uw vragen mailen naar:
[email protected] Indien u telefonisch contact met ons wilt, kunt u via de mail uw nummer achterlaten. We nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op. Inloggen U gaat naar het volgende adres: http://ouderportal.drieballonnen.nl U kunt hier inloggen met de gegevens die u van ons ontvangen. Het wachtwoord is hoofdletter gevoelig. Zodra u ingelogd bent, kunt u het wachtwoord wijzigen. Houdt u er rekening mee dat de wachtwoorden in onze administratie altijd te zien zijn. Als u meerdere kinderen heeft dan kunt u in het eerste scherm één van de kinderen selecteren. Zodra u één van uw kinderen geselecteerd heeft en u wilt het portal van uw andere kind zien, kunt u rechtsboven op “kies kind” klikken om uw andere kind te selecteren. U krijgt in de bovenste balk de volgende kopjes te zien: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Contract Fakturen Opvang Kind dossier Uw gegevens Contact
Als uw kind op de BSO zit, ziet u nog een extra tabje: 7. Vakantie BSO Op de volgende pagina’s beschrijven we per kopje wat u hier kunt zien.
1.
Contract
U kunt kiezen uit de volgende tabjes: -Contract bekijken Hier kunt u de contracten van uw kind zien. Zowel de lopende, als de toekomstige contracten. Deze kunt u openen door op het contactnummer te klikken.
Op het contract ziet zowel de naw gegevens, planning en financiële gegevens staan. Om het contract goed te keuren, moet u de volgende stappen uitvoeren:Vul de rekeninggegevens in, of giro of bankrekening en vul de bijbehorende gegevens in. Vink het vakje “ik geef toestemming voor automatische incasso” aan. U kunt vervolgens kiezen voor “ik ga akkoord met de algemene voorwaarde”, om de algemene voorwaarden te kunnen openen klikt u op de link. Mocht u nog een opmerking willen plaatsen, kunt u dit doen in het witte vakje. Zodra u op versturen klikt, is het contract bevestigd. Om het contract af te keuren, moet u de volgende stappen uitvoeren: Vink het vakje “ik ga niet akkoord, ik heb nog aanmerkingen over dit contract” aan. Uw opmerking kunt u plaatsen in het witte vakje. Zodra u op versturen klikt, is hij verzonden. -Contract wijzigen Dit is de vervanging van het oude wijzigingsformulier. Hier kunt u een wijziging aanvragen voor dagen, groep, locatie, datum en uw kind aanmelden voor de BSO. Onder planninggegevens ziet u de huidige en toekomstige planningen die we voor uw kind hebben staan. De gegevens die zijn ingevuld zijn van de huidige planning. Deze kunt u aanpassen door op de tabjes te klikken. Eventuele opmerkingen kunt u plaatsen in het daarvoor bestemde witte vakje. De ingangsdatum voor de wijziging start altijd per de eerste van de maand en dan 2 maanden verder. Klik op verzenden en het formulier komt bij ons in het systeem terecht. Wilt u uw kind opgeven voor de BSO dan klikt u op de blauwe tekst “Ik wil een wijziging of nieuwe inschrijving voor de BSO doen.” Deze staat bovenaan het gele kader. -Contract Opzeggen Als u de volledige plek voor uw kind wilt opzeggen kunt u dit hier doen. Opzeggen kan per het einde van de maand. U hebt 2 maanden opzegtermijn. Vul de einddatum in en klik op versturen, dan komt het formulier in ons systeem terecht. 2.
Fakturen
U kunt kiezen uit de volgende tabjes: -Fakturen bekijken Hier kunt u alle facturen inzien. Ook voor eventuele extra opvang. U kunt de facturen als pdf open en vervolgens indien gewenst printen. De facturen blijven op het portal staan, u hoeft ze dus niet op te slaan. -Openstaande posten Dit stukje is nog in ontwikkeling.
3. Opvang U kunt kiezen uit de volgende tabjes: -Overzicht sluitingsdata Een overzicht van onze sluitingsdagen vind u hier.
-Reseveren Hier kunt extra opvang dagen aanvragen. Deze aanvraag komt dan binnen bij planning. Vervolgens gaan zij navragen bij de leidinggevende van de vestiging of de extra dag mogelijk is. Ook kunt u hier de dagen opgegeven voor de kinderen die een wisselende diensten contract hebben. Deze moeten voor de 26ste van de maand binnen zijn voor de volgende maand. -Overzicht U kunt hier de dagen die u heeft aangevraagd terug vinden. 4.
Kinddossier
U kunt kiezen uit de volgende tabjes: -Gegevens kind Dit zijn de persoonlijke gegevens van uw kind. Hier kunt u gegevens wijzigen of de onbrekende gegevens invullen. Zodra u op opslaan klikt worden de gegevens overgezet in ons systeem. Zou u ervoor willen zorgen dat de gegevens zo compleet mogelijk zijn? -Observaties Dit stukje is nog in ontwikkeling - Voedingslijst Op iedere groep hebben we een voedingslijst. Dit is een lijst waarop staat wat u kind op welk tijdstip mag eten. Of welke allergieën u kind heeft en wat het juist niet mag eten. U kunt aangeven vanaf en tot welke datum de voedingslijst geldt. Zodra u dit heeft ingevuld komt het direct op de voedingslijst van de groep te staan. Mocht er een wijziging komen in het voedingsschema van uw kind, kunt u deze ook weer bewerken. 5. Uw gegevens U kunt kiezen uit de volgende tabjes: -Gegevens ouders Ieder ouder heeft een aparte pagina. De bovenste ouder is ouder 1, van deze ouder wordt gefactureerd. Om de gegevens in te kijken kunt u op de naam klikken. Hier ziet u alle gegevens van de ouder staan. U kunt de gegevens wijzigen en/of aanvullen. Zou u ervoor willen zorgen dat de gegevens zo compleet mogelijk zijn? Op het moment dat u op opslaan klikt, worden de gegevens over gezet in ons systeem. -Ander kind inschrijven KDV Hier kunt u een inschrijving doen indien u nog een kindje heeft of verwacht die nog niet op ons kinderdagverblijf zit. Op deze manier hoeft u niet meer alle gegevens opnieuw in te voeren. -Ander kind inschrijven BSO
Mocht u nog een kindje hebben en u hem/haar wil inschrijven voor de BSO kunt u dit hier doen.
6.
Contact
U kunt kiezen uit de volgende tabjes: -Contact groep U kunt hier de contact gegevens van de groep vinden. -Contact administratie Onze administratie is gesplitst in twee afdelingen. De planning en de financiële administratie. De contact gegevens kunt u hier vinden. -Reactieformulier De verwijzing naar het reactieformulier op onze site. Hier kunt u zowel positieve als negatieve punten aangeven. Dit formulier komt direct bij de directie aan.
7. Vakantie BSO U kunt kiezen uit de volgende tabjes: - Vakantiedag plannen Hier kunt u zien hoeveel vakantiedagen u gebruikt/ingepland heeft en hoeveel er nog over zijn. Ook kunt u hier de data invoeren van de dagen dat u graag vakantieopvang zou willen afnemen. - Overzicht vakanties en studiedagen Bij dit tabje vindt u het overzicht van de vakantiedagen en studiedagen voor de school waarop uw kind zit. - Overzicht vakantiereserveringen Alle vakantiedagen die u heeft aangevraagd kunt u hier terug vinden. - Vakantiekaart kopen/uitbreiden Mocht u nog een vakantiepakket willen kopen, kunt u hier de vakantiekaart kopen. De vakantiepakketten gaan in pakketten van 4,5 dag (9 halve dagen). Wilt u uw vakantiekaart verhogen of een vakantiekaart aanvragen kan dit per de 1ste of 15de van de maand. De vakantiekaart is een jaar geldig. U heeft een jaar lang de tijd gehad om de dagen op te maken. Mochten er nog dagen over zijn wordt aan het eind van dat jaar de vakantiekaart afgerekend. De dagen die over zijn worden dan uitbetaald. Als u bij de belastingdienst kinderopvangtoeslag heeft aangevraagd, dan heeft u wel teruggave gehad over het gehele vakantiepakket. Dus ook over de dagen die u niet gebruikt heeft. U loopt hiermee het risico dat u van ons geld terug krijgt en u aan de belasting terug moet betalen. - Vakantiekaart opzeggen/verminderen. Heeft u geen of minder vakantieopvang nodig, dan kunt u hier de kaart opzeggen of verminderen. Dit kan per de laatste van de maand. U heeft 2 maanden opzegtermijn. Ook vindt u hier een uitleg van de vakantie kaart. De vakantiekaart is een jaar geldig. U heeft een jaar lang de tijd gehad om de dagen op te maken. Mochten er nog dagen over zijn wordt aan het eind van dat jaar de vakantiekaart afgerekend. De dagen die over zijn worden dan uitbetaald.
Als u bij de belastingdienst kinderopvangtoeslag heeft aangevraagd, dan heeft u wel teruggave gehad over het gehele vakantiepakket. Dus ook over de dagen die u niet gebruikt heeft. U loopt hiermee het risico dat u van ons geld terug krijgt en u aan de belasting terug moet betalen.
. -
Werkinstructie wisselende diensten doorgeven via het ouderportal.
U kunt met de gebruikersnaam en het wachtwoord inloggen op het ouderportal. Indien u meerdere kinderen heeft bij onze organisatie kunt u het kind selecteren voor wie u de dagen aan wil geven. Bovenaan ziet u staan Contract Facturen Opvang U klikt op Opvang, vervolgens op Reserveren. Hier kunt u de datum invullen van de dag dat u opvang wilt aanvragen. Indien het een hele dag betreft kunt u zowel ochtend als middag aanvinken. Als het een ochtend of middag is, klikt u één van deze keuzes aan. Zodra u op controleer klikt bekijkt het systeem of deze datum niet in het weekend valt en of dat de datum buiten de dagen die in uw contract vallen zijn (Bv. als u 2 dagen afneemt, verdeeld over de maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en u graag een keer opvang op vrijdag wil). Dit moet eerst door de leidinggevende van de locatie worden goedgekeurd. Iedere dag dat u aanvraagt moet u apart doen.
