Welkom in het Protestants Landelijk Dienstencentrum!

Welkom in het Protestants Landelijk Dienstencentrum!

1

Welkom door Bert Woltinge namens gastorganisatie PKN

2

Opening en toelichting op het programma door Peter van Beek (dagvoorzitter)

3

Presentatie pilot 1 door Timo van Houdt (GoedeOrde) en Truus Klerk (Hervormde Gemeente Nieuw-Vennep/Burgerveen): ‘Digitaal informatiebeheer met Kerkgeheugen’ 4

Informatiebeheer met Kerkgeheugen Utrecht, 20 september 2014 Timo van Houdt & Truus Klerk

Even kennismaken  Timo van Houdt – initiatiefnemer van GoedeOrde  Truus Klerk – medewerker Kerkelijk bureau Hervormde Gemeente Nieuw-Vennep / Burgerveen

Digitaal rentmeesterschap  Wij dromen van kerken die op koninklijke wijze omgaan met informatie over het Koninkrijk  Wij helpen kerken onthouden door het beschikbaar stellen van het digitaal en online Kerkgeheugen

Kerkgeheugen (1) Informatie die in uw kerk of gemeente gebruikt wordt eenvoudig en veilig:  rondsturen  bewaren  afschermen  gebruiken Kerkgeheugen is beschikbaar op PC, laptop en tablet

Kerkgeheugen (2) Gebaseerd op raadsinformatiesysteem Gekoppeld aan e-depot (Data Matters) Te gebruiken als of i.c.m. archiefbeheersysteem Permanent in ontwikkeling Maatschappelijke spin-off van commerciële organisatie (betrokkenheid koepels/stichting)  Compleet totaal-concept (€ 968 incl btw per jaar)  Zoekt community en collectiviteitsvoordelen     

Genoeg aanleiding – uit de praktijk       

Gecrashte harddisk thuis met tien jaar historie Zwervende informatie op usb-sticks Ontbrekende stukken in dossiers Onduidelijke status van informatie Geen overdracht of vernietiging bij vertrek E-mail naar bedrijfs- of echtpaaradressen Digitale dementie: over 100 jaar gat in historie

Genoeg aanleiding - kijkplaatje Uniformiteit – Standaardisatie – Continuïteit – Vertrouwelijkheid – Opvolging – Toegankelijkheid – Terugvindbaarheid – Selectie – Geheimhouding – Werkprocessen – Rollen – Privacy – Vernietiging – Eigendom – Bewaartermijnen – Overdracht – Interesse – Kosten – Amateurisme – Authenticiteit – Zorgvuldigheid – Raadpleging – Lange termijn – Primaire processen – Tijdverspilling – Overlijden - …

Pilot Informatiebeheer met Kerkgeheugen  Tijdens de pilot in 6 gemeenten getest  Veel feedback op diverse facetten (proces, interface, functionaliteit)  Pilots worden verlengd  Eén van de pilotgemeenten aanwezig om ervaringen te delen

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

Reflectie uit de praktijk  Belangrijk: terugvindbaarheid en compleetheid  Probleem: overdracht en overzicht  Uitdaging: afscherming, privacy, continuïteit  Voordeel: ondersteuning hybride situatie  Handig: flexibiliteit, maatwerk, thuis in de kerk  Nodig: lokale voortrekker, draagvlak, tijd

Bedankt voor de aandacht!

Meer informatie op onze website: www.goedeorde.nl

Keynote-lezing door Ad van Heijst: ‘De kracht van mappen bij archiefbeheer’

25

+

Een mappenstructuur als basis voor een digitaal archief

80% van de informatie in grote bedrijven • Bevindt zich in desktops en op de G-schijven: dit maakt wel deel uit van de intellectuele kennis van een organisatie, bedrijf of instelling! • Er is geen systematisch beheer van deze informatie. • Veel bewijsinformatie zit op talloze plaatsen in een organisatie, in “persoonlijke” bestanden.

Digitaal informatiebeheer loopt uit de hand, als je het niet organiseert • • • •

Complete dossiers bestaan niet meer Besluiten zijn gefragmenteerd Geen vaste procedures Geen archiefdiscipline, geen duidelijke structuur met als doel om terug te vinden.

Toch is digitaal beheer dé oplossing voor het delen van informatie • • • • •

Principekeuze: alle informatie digitaal, tenzij Hoe richten we het in? Wat is nodig aan afspraken en procedures? Welke middelen zijn nodig? Hoe betrouwbaar is het?

De i-schijf als informatiedomein Wat is de i-schijf? Structuur aanbrengen, pilot Dossierbeheer vanuit procesverantwoordelijke Standaardinrichting mappenbeheer Alle documenten digitaal bewaren en – archiveren • Centraal overzicht behouden • • • • •

Dossier = zaak • Documenten dienen als zaak, in samenhang, te kunnen worden opgevraagd en gebruikt • Óf documenten worden als reeks geplaatst • Dossiers of delen daarvan in een autorisatiestructuur • Dossiers in hun geheel behandelen voor B/V

Vereisten voor een uniek dossier • Elke zaak is een dossier. Zaken mogen niet met elkaar worden vermengd • Zaakmappen met een gemeenschappelijk kenmerk verzamelen in een map – Persoon – Object – Onderwerp

• Zo mogelijk vaste map- en documentnamen hanteren

Uniformiteit map- en documentnamen Naamgeving documenten Mapnamen Selectie/bewaarcriteria Formatenkeuze werkformaat/archiveringsformaat • Richtlijnen e-mailgebruik • Keep it as simple as possible • • • •

Een ordeningsstructuur • • • • • •

Is samen met gebruikers afgestemd Bevat volledige en unieke digitale dossiers Is logisch en helder gestructureerd Is voorzien van autorisaties Bevat bewaartermijnen Bevat geen dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken

NIET DOEN- De mailbox als archief

WEL DOEN- een modelmappenstructuur gebruiken

Voordelen mappensysteem Iedereen kent het “van thuis” Daardoor efficiënt, geen leercurve Continuïteit: mensen werken zaken af Structuur: herhaling maakt snel vertrouwd Bij complete mappen: reconstructie gevoerd beleid mogelijk • Uitvoering en verantwoording beslissingen ligt vast “als in een boek/film” • Context documenten is duidelijk • Context zaken wordt duidelijk in fileplan/ordeningsschema • • • • •

Inhoud personeelsdossier

Mappen op persoonsnaam

42

• Vlakke, logische structuur • Duidelijke, betekenisvolle en korte mapnamen • Procesgerelateerd • ‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’ • Geen herhaling • Beperkt aantal tekens

43

(Mapnamen) •

Duidelijk en betekenisvol •

Procesgerelateerd

•

‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’, ‘varia’

•

Kort •

Beperk de naam tot max. 61 tekens

•

Vermijd herhaling

•

44

Beperkt aantal tekens: gebruik enkel A-Z, a-z, 0-9 en het underscoreteken (_) •

NIET: spatie \ / : * ? " < > | ! % & ‘ - ; = () ¨ + , .

Vermijd herhaling Openbaar_Domein

Openbaar_Domein_Tekenzaal

Teamvergadering

Teamvergadering_verslagen

Teamvergadering_agenda’s

45

Versiebeheer alfabetisch 1) digitaal_naar_de_toekomst_een digitaal_naar_de_toekomst_drie digitaal_naar_de_toekomst_twee digitaal_naar_de_toekomst_vier 2) digitaal_naar_de_toekomst_v1 digitaal_naar_de_toekomst_v2 digitaal_naar_de_toekomst_v3

Geen definitieve status

46

3) digitaal_naar_de_toekomst_V0_1 digitaal_naar_de_toekomst_V0_2 digitaal_naar_de_toekomst_V0_3 digitaal_naar_de_toekomst_V1_0 4) digitaal_naar_ de_toekomst_V0_1_ONTW digitaal_naar_ de_toekomst_V0_2_HERZ digitaal_naar_ de_toekomst_V1_0_DEF

Klassement opbouwen … stap voor stap • Stap 1: identificeer taken en reeksen

o Welke taken voeren jullie uit? • Overkoepelende, ondersteunende, primaire processen • Hulpmiddel: procesmodellering o Welke reeksen creëren jullie bij de uitvoering van die taken? • Documenten en dossiers • Hulpmiddel: informatiebeheersplan (IBP)

• Stap 2: koppel de reeksen aan de taken • Stap 3: werk op basis daarvan een klassementsstructuur uit • Stap 4: overleg 47

Hoe komen we tot keuzes binnen het digitaal dossierbeheer? • Functionele eisen: maak een informatiebeheersplan • De gebruiksvriendelijkheid: structuur én zoekmachine • De zelfredzaamheid: snel te snappen • De kosten: bereken de TCO, w.o. exitkosten, licentiekosten, switching

Wie doet wat • Zaakverantwoordelijke houdt zaak/dossier bij • Dossiers in een begrijpelijke, organisatiebrede structuur ondergebracht • Formeel moment: het afsluiten en archiveren van de zaak/het dossier • Na afhandeling: de informatiebeheerder schoont en herordent het dossier met specifieke tools

Casus • Rollen

– (Centrale) beheerder:

• ontwikkelen en beheren van mappenstructuren (met rechten) • beheren van mappen en documenten

– Beheerders op onderdelen:

• Beheers- en controle acties uitvoeren op mappen en documenten

– Archivaris:

• inspectie • verwerking / controle digitale overdracht

Actief zijn • Stel regels vast waaraan de archivering moet voldoen • Ontwerp een mappenstructuur, voer deze in, verbeter deze • Zorg voor centraal beheer van de mappenstructuur • Koppel V-termijnen aan elke zaak • Voer audits uit, rapporteer afwijkingen en controleer of de verbetering wordt aangebracht

Hoe organiseer je dit? • Secretariaat maakt scan van ingekomen stuk • Scan opnemen in de map waarin deze hoort • Mailtje naar betrokkenen met link naar document • Betrokkene kan document ophalen en aan de hand daarvan verder gaan, maar niet weghalen • Plaatst nieuw document bij in de map.

Muzikaal intermezzo ‘La Banda Barchetta’ 53

Lunch met ontmoeting en informele informatievoorziening Het programma vervolgt om 13.30 uur 54

Keynote-lezing door Jan van der Male: ‘Informatieverlies of informatieverrijking – Veranderingen in particuliere archiefvorming en de gevolgen daarvan voor duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid’ 55

Informatieverlies of informatieverrijking? Veranderingen in particuliere archiefvorming en de gevolgen daarvan voor duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid

Jan van der Male, 20 september 2014, Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 te Utrecht

56

Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 – Keynotelezing Jan van der Male

Voorstellen


Aanleiding “Van fysiek naar virtueel. Veranderingen in archiefvorming bij private personen en organisaties en de gevolgen daarvan voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein”


Inhoud 

Afbakening



Veranderingen



Gevolgen



Oplossingen



Samenvatting


Afbakening 

Particulier archief



Archiefvorming en -beheer


Veranderingen - onderzoeksopzet   

Hypothese Er zijn veranderingen bij de vorming van particulier archief als gevolg van de “digital turn” Acht particuliere personen en organisaties Vier personen, vier organisaties (twee verenigingen, één groot bedrijf en één zzp-er Terreinverkenning


Veranderingen – uitkomsten (1) 

Meer gedocumenteerd en gearchiveerd



Minder centrale archiefvorming c.q. vermening



Grotere en professionele organisaties: selectiever in archiefvorming



Personen en kleine en informele organisaties: minder selectief



Geen archivering van social media



Nauwelijks archivering van websites



Hybride archief



Inperking taken en bevoegdheden bij organisaties



Nauwelijks preventief frequente conversie



Minimale metadata



Minimale ordening



Wisselende opvattingen over de mate van toegankelijkheid



Toegang verlenen bestaat uit toesturen van informatie



Minder beschikbaarstelling aan derden



Beïnvloeding door: Mate van professionaliteit Grootte van de organisatie

 


Gevolgen 

Methoden van historisch onderzoek veranderen



Bemoeilijking van de interpretatie door het gebrek aan context



Verminderde controle over het langdurig behoud


Oplossingen – samenwerking   

 

Archivarissen betrekken bij digitaal archiefvormingsproces Driehoeksverhouding archiefvormer – leverancier/ontwikkelaar edepotvoorziening – archivaris van archiefinstelling Samen nadenken over: Waardering en selectie Duurzaamheidsaspecten Contextaspecten

  

Draagvlak creëren bij anderen die voor archiefvorming verantwoordelijk zijn Archiefvormer blijft verantwoordelijk


Oplossingen – blijvende bewaking duurzaamheid 

Bewaarstrategie


Samenvatting   



Veranderingen als gevolg van de “digital turn” Bestaande fenomenen die in een digitale omgeving ingrijpender gevolgen hebben Samen te vatten tot: Gebrek aan contextinformatie (vastgelegd in metadata) Minimale ordening Geen preventieve waarborging van de duurzaamheid Hybride archief

   

Zonder vroegtijdige acties voor langdurig behoud groot risico op verlies van informatie, terwijl informatieverrijking juist mogelijk is!

BEDANKT! Vragen of opmerkingen? Neem gerust contact op via [email protected]

Presentatie pilot 2 door Annette Allaart (Data Matters) en Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam): ‘Digitalisering in de praktijk’ 70

Kwaliteitswaarborging In digitaliseringstrajecten Marc Holtman Stadarchief Amsterdam

Toogdag 2014, Marc Holtman

Digitaliseren = meer dan produceren van scans


Digitaliseren = meer dan produceren van scans


Digitaliseringstrajecten Projectinrichting

Logistiek

Scannen

Verwerken

Distribueren

Technische infrastructuur


Controleren

Herstellen

De doelstelling Hoe weten we in hoeverre die is gehaald? En wat was de norm? Maw, wanneer is het goed?


Marc zegt: Projecten digitalisering zijn vaak een succes omdat er niet gecontroleerd is


Kunnen we er op vertrouwen dat het vanzelf wel goed gaat?

nee Toogdag 2014, Marc Holtman

Moeten we aandacht besteden aan kwaliteitswaarborging ook al werken we kleinschalig / in eigen beheer

ja Toogdag 2014, Marc Holtman

Belangrijk Beter meteen goed dan herstel achteraf (herstel is meest complexe onderdeel)


Goed nieuws! Ook eenvoudige oplossingen kunnen grote impact hebben


Minder goed nieuws Er is geen “de methode”


De basisdoelstelling Scan als Kopie of Vervanging van het origineel In een open dossier? Of een gesloten dossier? Toogdag 2014, Marc Holtman

Ook wanneer de scan een kopie is Zal dit waarschijnlijk hetgeen zijn dat in de praktijk gebruikt wordt als raadpleegmedium

En dan kan het maar beter goed zijn Dan dat het niet klopt En de gebruiker het niet in de gaten heeft….


Wat bepaalt kwaliteit? Volledigheid

Beeldkwaliteit

A00215.jpg

A00213.jpg

Koppeling met metadata

Is het bestand te openen?

En wanneer is het goed? Toogdag 2014, Marc Holtman

Meest kwetsbaar Volledigheid Koppeling met metadata Beeldkwaliteit


Procesinrichting Meest effectieve manier van kwaliteitswaarborging

Gedegen proces Met zo weinig mogelijk overdrachtsmomenten En waar mogelijk geautomatiseerd


Praat met je softwareleverancier!


Volledigheid Beste methode is 1:1 controle na scannen Anders steekproef Op basis van AQL principes


Koppeling met metadata Een scan zonder (juist) gekoppelde metadata Is zo goed als betekenisloos

Ervaring SAA: creëren, corrigeren en / of standaardiseren van metadata kan 80% van de totale tijd in beslag nemen


Koppeling met metadata Twee mogelijke situaties: Er zijn al metadata Er zijn nog geen metadata Geen gouden recept Maar wezenlijk onderdeel waar vooraf over nagedacht moet zijn


Koppeling met metadata Centraal aspect Bestandsnaamgeving


Beeldkwaliteit Controleren kan van moeilijk tot makkelijk Moeilijk:


Beeldkwaliteit Controleren kan van moeilijk tot makkelijk


Ervaringen uit de praktijk

Presentatie Toogdag Utrecht, 20 september 2014

Annette Allaart – Data Matters

Logistiek - Fysiek archief - Digitaliseerder - Collectief - Zorg voor zo min mogelijk overdachtsmomenten. - Weet wie er verantwoordelijk zijn op welk moment.

Scannen • Afhankelijk van het doel, opstellen van kwaliteitseisen. • Bespreek met de leverancier wat de mogelijkheden zijn. Materiaal kan erg divers zijn, bijvoorbeeld bros, doorschijnend en/of gescheurd. Kan al het materiaal door een doorvoerscanner of is het hier niet geschikt voor? Moeten er extra handelingen vooraf worden gedaan om het materiaal scanklaar te maken. • Maak afspraken over de verantwoordelijkheid bij bijvoorbeeld schade aan het archiefstuk. • Keuze maken voor het bestandsformaat. • Per archiefstuk scannen of per dossier? • Welke metadata wordt meegenomen in de scans? • Belangrijk: van te voren overleggen met de leverancier wat er mogelijk is.

Verwerken • Teruggave fysiek archief & scans. • Fysiek archief opbergen in het depot. Iedereen op de hoogte brengen van de teruggave. • Scans ordenen en opslaan in een e-depot.

Distribueren • Opslaan , e-depot ja/nee? • Presentatie  Archief Beheer Systeem

Controleren • Steekproefsgewijs. • Vergelijking origineel met de scan. Denk hierbij aan het doel van het digitaliseren. • Fouten die hier aan het licht komen kunnen nu nog kenbaar worden gemaakt aan de digitaliseerder en kan eventueel opnieuw worden gescand.

Herstellen • Is het aantal fouten meer dan toegestaan volgens de steekproef, terug naar de digitaliseerder. • Maak hier afspraken over! • Blijven samenwerken.

Vragen?


Presentatie pilot 3 door Annette Allaart (Data Matters) en Wim Koole (ADC): ‘Archiefbeheer met scopeArchiv’ 103

Pilot: digitaal archiefbeheer

Uitgangspunten • Langdurig bewaren • Toegankelijk bewaren • Veilig bewaren

Langdurig bewaren • Gaat om informatie die voor de “eeuwigheid” moeten worden bewaard • Aandachtspunten:

– Technische aspecten: Geen doe-het-zelf! Professioneel datacentre/e-depot: meerdere geografische locaties, voldoende middelen en professionaliteit, platformonafhankelijk (open source en cloud-oplossing) – Juridische aspecten: (bijv. escrow-overeenkomsten, eigendomsrechten)

Toegankelijk bewaren • Informatie moet niet alleen bewaard worden, maar ook toegankelijk zijn. D.w.z. bereikbaar en te raadplegen. • Aandachtspunten:

– Ordening (metadata, hiërarchische structuren (ISAAR,ISAD)) – Bestandsformaat (open formaten, standaardformaten)

Veilig bewaren • Vanwege vertrouwelijkheid en belang voor specifieke gemeente moet informatie veilig bewaard kunnen worden. • Aandachtspunten:

– Veilig voor calamiteiten: geografische spreiding informatie – Veilig voor ongewenste blikken/gebruik (autorisatiesysteem, wetgeving lokale overheid, hackers, beheerders e-depot) – Veilig voor ongewenste wijzigingen (authenticiteit informatie, niet per ongeluk weggooien, wijzigen etc.)

Nu concreet • Voor de kerken gelden specifieke problemen/uitdagingen

– Een systeem moet enerzijds voldoende in huis hebben om aan de eisen voor goed archiefbeheer te kunnen voldoen – Anderzijds is er in de kerken sprake van beperkte middelen en menskracht

Keuze: depot via Datamatters met archiefbeheer via scopeArchiv

Pilot in de praktijk • Van verschillende kerken zijn allerlei documenten gescand • Deze documenten zijn ingevoerd via scopeArchiv en zo opgeslagen in het depot • Documenten zijn via scopeArchiv te beheren (demonstratie)

Conclusies en plenaire afsluiting door Peter van Beek

111

Informele borrel met gelegenheid tot napraten Dank voor uw komst! U ontvangt per e-mail een online enquete voor reflectie en vervolg! 112

Welkom in het Protestants Landelijk Dienstencentrum!

Recommend Documents