Welkom
Back to the roots of op nieuwe sporen?
Aanleidingen voor de oprich:ng van KOVON in 2003 • Objec:vering van kwaliteit • Zuiver berekenen van uurloon en kosten • Toepassen van automa:sering KOVON is een dienstverlenende organisa2e die door zijn producten en diensten beoogt bij te dragen aan (het verbeteren van) de effec2viteit, efficiency, de bedrijfsvoering, de kwaliteit, de professionaliteit, de transparan2e en daarmee aan kostenreduc2e ten behoeve van vastgoedeigenaren, onderhoudsafdelingen en –bedrijven en comakers. 2
KOVON 10 jaar! Doelen • Op:malisa:e van de bedrijfsinforma:e • Op:malisa:e van de bedrijfsvoering • Transparan:e met betrekking tot en vergelijking van bedrijfsresultaten • Kwaliteit(sontwikkeling) Het realiseren van deze doelen leidt tot kostenreduc:e 3
KOVON 10 jaar! De doelgroeporganisa:es zijn inmiddels: • Vastgoedeigenaren, zoals woningcorpora:es, overheden, onderwijs-‐ zorginstellingen, • Onderhoudsafdelingen en –bedrijven en • comakers. 4
KOVON 10 jaar! Doelgroepfunc:onarissen • Directeuren – bestuurders • Directeuren Vastgoed en directeuren Onderhoud • Managers Vastgoed, managers Onderhoud, managers Planma:g Onderhoud, managers Niet-‐ Planma:g Onderhoud, Managers Uitvoering, managers KCC, managers Intake/Planning, Managers Bedrijfsbureau • KAM func:onarissen • Directeuren en managers van comakers 5
Producten-‐ en dienstenpakket Tien standaardproducten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
MQM Academy (opleidingen) Nulme:ng MQM OHSB MQM OnderhoudServiceBedrijf Nulme:ng MQM UDO MQM UDO voor Comakers Nulme:ng MQM Opdrachtgevers MQM Opdrachtgever voor Vastgoedeigenaren zoals Woningcorpora:es Benchmark Bedrijfspresta:es Onderhoudsbedrijven Benchmark Onderhouds-‐ en Verbeteringsuitgaven Een heldere kostenstructuur met betrekking tot Vastgoed-‐ en Onderhoud
..
6
Producten-‐ en dienstenpakket Tien (+ twee) maatwerkproducten
1. Formuleren Strategisch Voorraad Beleid 2. Beoordelen cq opstellen van een realis:sche MeerjarenOnderhoudsBegro:ng 3. Formuleren Onderhoudsbeleid 4. Resultaatgericht Vastgoed Onderhoud 5. Bezuiniging van 20% op de Onderhoudsuitgaven, met behoud van kwaliteit 6. Posi:onering NPO en PO 7. Business Case Onderhoud: zelf doen of uitbesteden. Wat zelf doen en wat uitbesteden? 8. Evalua:e besluit tot instandhouding eigen ‘Onderhoudsafdeling of –bedrijf’ 9. Posi:onering Intake en Planning 10. Opstellen procesbeschrijvingen en werkinstruc:es Intake, Planning en Onderhoud -‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐ 11. Coaching management en medewerkers Vastgoed, Onderhoud, KCC, Intake en Planning 12. Interimmanagement
..
7
Kennis delen doet kennis groeien KOVON heei Kennisnetwerken voor: • Directeuren/Managers Vastgoed • Directeuren/Managers Onderhoud • Bedrijfsvoering en Kwaliteit • KAM func:onarissen • Directeuren/Managers van Comakers
8
Kennis delen doet kennis groeien 2
KOVON’s strategische netwerk KOVON’s strateg ische netwerk
Aedes
Platform Innovatie en Ketensamenwerking
KOVON
Woonbond Kennis en Adviescentrum
VTW Kenniscentrum
Bouwend Nederland
Veiligheid Kwaliteit
ICT
Algemeen
KOVRA
Corporatie VastgoedOnderhoud Ref. Arch
NetwIT
Woonbond
Benchmarks
KWH
Maatwerk diensten
Opleiding
MQM
Academy I –II - III
Certificatie
FOSAG
MQM
Vastgoedonderhoud
NVDO
NNK
9
KOVON: kenniscentrum KOVON: het kenniscentrum voor vastgoed-‐ en onderhoudsvraagstukken en partner in kwaliteit(sontwikkeling) voor vastgoedeigenaren, onderhoudsafdelingen en – bedrijven en comakers op strategisch, tac:sch en opera:oneel niveau. Deze producten en diensten zijn van ook van nut voor het beantwoorden van de vraag die is gesteld in het thema van ons congres.
10
Corpora:e, Vastgoed en Onderhoud(sbedrijf): Back to the roots of op nieuwe sporen?
Goede bedrijfsinforma:e: noodzakelijk voor het maken van keuzes en voor het terugdringen van de lasten De corpora:esector in het algemeen en Vastgoed/Onderhoud in het bijzonder heei nog wat te winnen
11
Kri:ek Woningcorpora:es > volop in de belangstelling – Er is van veel kanten kri:ek op (het func:oneren van) woningcorpora:es – De doelma:gheid, de bedrijfsvoering, de bedrijfs-‐ en beheerskosten en mogelijke c.q. noodzakelijke bezuinigingen daarop voeren daarbij de boventoon – Aandachtspunt: s:jging van de bedrijfslasten. Minister heei geen bevoegdheid er regels voor te maken – Aedes gevraagd om met een Plan van Aanpak te komen – De heer Calon: daling met 20% is haalbaar / moet haalbaar zijn
12
Hoe kijkt KOVON hier tegen aan? • Onder het begrip bedrijfslasten wordt door verschillende betrokkenen niet hetzelfde verstaan • Eenduidige defini:es, manier van boeken en registreren en heldere benchmarks zijn van belang > transparan:e en de vergelijkbaarheid binnen de sector neemt toe / leren van elkaars best prac:ces. • Grosso modo 20% haalbaar • Aedes ontwikkelt een Corpora:e Benchmark Centrum. Een goede zaak! • KOVON heei 2 goede benchmarks: Bedrijfspresta:es en Onderhoudsuitgaven
13
Benchmark Bedrijfspresta:es Onderhoudsafdelingen en –bedrijven Kostenstructuur
n De kostenstructuur is opgedeeld in een drietal hoofdgroepen (Intake & Planning, Uitvoering en
Overhead) waaronder een aantal activiteiten zijn gedefinieerd. n De kosten worden gerapporteerd, waar mogelijk, op activiteit. n We rapporteren de werkelijk gerealiseerde kosten exclusief BTW. n In de benchmark worden in principe de inkomsten buiten beschouwing gelaten, tenzij expliciet benoemd
Benchmark Bedrijfspresta:es Onderhoudsafdelingen en –bedrijven
Kengetallen Uitgangspunten n Kosten kunnen worden weergegeven in verhouding tot de binnengekomen calls, meldingen, de
afgeronde werkorders, het aantal VHE’s en de interne FTE’s. n In dit rapport zullen de kosten per hoofdgroep worden weergegeven in verhouding tot de onderstaande vet gedrukte kengetallen
Benchmark Bedrijfspresta:es Onderhoudsafdelingen en –bedrijven
Kwaliteit
n Op basis van de MQM methodiek is de kwaliteit gemeten. Voor organisaties die via KOVON een
assessment hebben laten uitvoeren, worden de gegevens aangeleverd door KOVON n Deze resultaten hiervan zijn gekoppeld aan de kosten, zodat er inzicht ontstaat in de prijs-kwaliteit verhouding
Benchmark Bedrijfspresta:es Onderhoudsafdelingen en –bedrijven Klanttevredenheid n Op basis van de KWH vragenlijst zijn er een aantal vragen opgenomen gericht op de planning en de
uitvoering. n Deze resultaten hiervan zullen worden gekoppeld aan de kosten, zodat er inzicht ontstaat in de
verhouding tussen de kosten en de klanttevredenheid.
Benchmark Onderhouds- en Verbeteringsuitgaven
Portefeuille samenstelling Verdeling naar segmenten
100% 90% 80% 70% 60%
Maatschappelijk vastgoed BOG
50%
Overige woningen Meergezinswoningen
40%
Eengezinswoningen
30% 20% 10% 0% A
B
C
D
E
F Woonbedrijf
G
Benchmark Onderhouds- en Verbeteringsuitgaven
Portefeuille samenstelling Ouderdom woningportefeuille 100% 90% 80% 70% na 1990
60%
1975-1990
50%
1960-1974
40%
1945-1959
30%
voor 1945
20% 10% 0% A
1972
B
1951
C
1979
D
1973
E
1975
F
1971
G
1976
Gemiddeld gewogen leeftijd o.b.v. m²
Benchmark Onderhouds- en Verbeteringsuitgaven
Portefeuille samenstelling Woninggrootte op basis van WWS 90 80 70 60 50
Totaal Eengezinswoningen
40
Meergezinswoningen
30 20 10 0 A
B
C
D
E
F
G
Aanbod aan Aedes KOVON biedt aan om met Aedes mee te denken en mee te werken aan het opera:onaliseren van het CBC met betrekking tot Vastgoed en Onderhoud. KOVON kan bijdragen aan: • Hoofdstuk 1, Huisves:ng primaire doelgroep • Hoofdstuk 3, Kwaliteit woningen en woningbeheer • Hoofdstuk 4, Kwaliteit wijken en buurten Maar….benchmarken mag, in het belang van de sector, de samenleving en de huurders, geen vrijblijvend verhaal worden cq blijven.
21
Waarom corpora:es niet willen / kunnen benchmarken? • Beleid onvergelijkbaar • Vastgoedportefeuille wijkt af van andere corpora:es • Bestaande benchmarks sluiten niet aan bij visie controller en accountant • Keer op keer benchmark verhoogt de administra:eve lasten • Het gaat er om wat de huurder ermee opschiet
22
Voordelen benchmarken • • • • • •
Extern meten of dat wat voorgenomen is ook bereikt is Inzicht in wat beter kan Disciplineren administra:e en vermindering administra:eve lasten Hoe kunnen we het beter doen? Bijdragen aan grotere transparan:e Bijdragen aan betere bedrijfsvoering
23
Oproep aan Aedes Aedes zou het voortouw mogen nemen om deelname aan benchmarks cq aan het CBC, als verplich:ng in de Aedes-‐code op te nemen!
24
Goede bedrijfsvoering • Goede bedrijfsvoering: (ook) noodzakelijk om bezuinigingen te realiseren • Dat vraagt er met open vizier naar te kijken en te zoeken naar oplossingen • Auteurs van de Regiecorpora:e en de Nieuwe Corpora:e deden dat De Regiecorpora:e • De schrijvers beogen discussie aan te wakkeren • Belang van eenduidige defini:es binnen de sector • KOVON sluit zich hier graag bij aan Dan gaan de wegen van de schrijvers en KOVON echter uiteen…..
25
Wat vindt KOVON van de Regiecorpora:e • Open vizier alleen niet voldoende > ook plaats voor nuance • Nuance onvoldoende in het concept van de Regiecorpora:e • Vraagtekens bij de stelling dat externe par:jen taken kostenefficiënter kunnen uitvoeren • Vraagtekens bij de gebruikte cijfers voor wat betrei Onderhoud en Verbeteringen • Toelich:ng aan de hand van tabellen op de volgende sheets
26
27
28
vervolg de Regiecorpora:e • De Regiecorpora:e verwacht kostenbesparingen van outsourcen van Onderhoud > vaak heei dit niet tot een structureel kwalita:ef goed en kostenbesparend succes geleid • Leren van ervaringen in andere branches/sectoren? Kanrekeningen bij marktwerking • Ook priva:sering blijkt geen oplossing te zijn voor problemen
29
De Nieuwe Corpora:e • De schrijvers van de Nieuwe Corpora:e zijn van mening dat zelf doen of uitbesteden eerder een kwes:e is van prijs en service dan dat er principiële bezwaren zijn. • Structureel uitbesteden vraagt andere competen:es dan zelf • Van belang: zijn van een goed opdrachtgever, formuleren van heldere eisen en wensen • Uitgangspunt: kerncompeten:es van de corpora:e worden niet uitbesteed. Deze zelf goed uitvoeren is volgens de schrijvers de legi:ma:e van het bestaan van een woningcorpora:e. • Vastgoedsturing: 1ste kerncompeten:e en ruggengraat van de corpora:e ..
30
De Nieuwe Corpora:e • Dat vraagt kennis van de markt en de vertaling daarvan naar een passend assor:ment aan woningen • Vastgoed is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, transformeren en planma:g onderhouden van vastgoed, te weten nieuwbouw, woningverbetering en planma:g onderhoud • Ook Muta:e-‐ en Dagelijks Onderhoud kan hier ondergebracht worden. • Bij de Nieuwe Corpora:e > onderbrengen bij Klant & Service. In dit concept ziet KOVON duidelijk meer aanknopingspunten • De Nieuwe Corpora:e onderscheidt zich vooral in de visie op de kerntaken van de corpora:e van de Regiecorpora:e • In hoeverre staan corpora:es open voor nieuwe gedachten en bedrijfsma:ge concepten? ..
31
Wat vindt KOVON van de Nieuwe Corpora:e • De voorstellen van de Nieuwe Corpora:e > meer instemming van KOVON • Er zijn ook situa:es die leiden tot een situa:oneel bepaalde (lichte, maar duidelijke) voorkeur voor het onderbrengen van Repara:e-‐, Muta:e-‐ en Planma:g Onderhoud in één organisa:eonderdeel • KOVON heei alle tools die dit concept, onderbouwd met feiten en cijfers, invulling kunnen geven ..
32
Visie van KOVON KOVON is niet van mening: • dat elke woningcorpora:e per defini:e alle Onderhoud zelf moet willen uitvoeren. • dat elke woningcorpora:e per defini:e alle Onderhoud moet uitbesteden KOVON is wel van mening: • dat woningcorpora:es met een eigen Onderhoudsafdeling er goed aan doen, op basis van de juiste feiten en cijfers tot conclusies komen wat betrei zelf doen/ uitbesteden op het gebied van Onderhoud Eigen Onderhoudsafdeling of –bedrijf is aantrekkelijk bij een interne produc:viteit van 70 tot 80% op het gebied van Klachten-‐/Repara:eOnderhoud en delen van het Muta:eOnderhoud. Ook voor woningcorpora:es zonder eigen Onderhoudsafdeling kan de door KOVON ontwikkelde Business Case met betrekking tot kosten en presta:es van de externe Onderhoudspar:j overigens zinvol zijn 33
Hoe kan KOVON bijdragen aan keuzes en oplossing KOVON kiest voor een andere insteek en benadering. Realiseren dat de steun voor het corpora:estelsel is afgenomen. Mogelijk gevolg > vrijblijvendheid neemt af als het gaat om daadwerkelijk uniformeren, vergelijken, transparant maken (ook van kosten) en verantwoording. Een vrijblijvend instrument als visita:e heei niet of onvoldoende gewerkt. KOVON wil er aan bijdragen dat keuzes die gemaakt worden en beslissingen genomen worden op basis van de juiste feite en cijfers (goede bedrijfsinforma:e). Kies KOVON als uw adviseur voor Resultaatgericht VastgoedOnderhoud!
34
Belang van goede automa:sering / ICT • • •
ICT als hulpmiddel om te komen tot efficiënter werken en om bij te dragen aan verlagen van de bedrijfskosten ICT kan een hulpmiddel zijn bij meerdere knelpunten en vraagstukken KOVON leden hebben de volgende knelpunten genoemd: – – – – –
•
Onduidelijkheid over begrippen en defini:es Koppelen van informa:esystemen wordt steeds complexer Klantgericht c.q. klantgestuurd werken leidt tot veranderingen in de organisa:e Informa:e-‐uitwisseling rich:ng huurders en comakers/leveranciers wordt moeilijker Bestaande ICT voorzieningen ontberen mogelijkheden om dit op te vangen
KOVON heei, mede naar aanleiding van deze vragen van leden het ini:a:ef genomen om te komen tot
KOVON Vastgoed(onderhouds)Referen5eArchitectuur. (KOVRA) Referen:earchitectuur : het geheel van een gemeenschappelijk begrippenkader, methodieken, modellen en richtlijnen. In en na overleg met NetwIT en CORA en gebruikmakend van CORA 3.0 is KOVRA ontwikkeld.
..
35
Referen:earchitectuur ondersteunt bij • • • • • • • • • •
Eenduidig definiëren van diensten/producten Op basis hiervan ondersteunen bij inrichten van processen Inzichtelijk maken van relevante presta:e indicatoren Vaststellen van informa:everwerkingsfunc:es Scheppen van eenduidige terminologie en defini:es Aanreiken van prak:sche handvaren en middelen KOVRA gaat over de inrich:ng van de bedrijfs-‐ en informa:earchitectuur voor zover het vastgoed en vastgoedonderhoud betrei. KOVON kan van dienst zijn en faciliteren op het gebied van Vastgoed en Onderhoud wat betrei bedrijfs-‐ en ICT-‐architectuur van A tot Z KOVRA helpt om de standaarden voor gegevensuitwisseling vast te leggen. Vervolg op KOVRA > verbindingen met VERA en S@les in de Bouw In nauwe samenwerking met anderen wordt bevorderd dat ook ICT leveranciers in zien dat het noodzakelijk is om tot beter bruikbare oplossingen te komen
..
36
Het antwoord van KOVON op het thema van het jubileumcongres • Wat betrei kerntaken > back to the roots • Qua bedrijfsinforma:e, bedrijfsvoering, organisa:e, transparan:e en omgaan met medewerkers, huurders en stakeholders > op nieuwe sporen • KOVON nodigt u uit om zelf de regie te nemen.
37
CONTACTGEGEVENS KOVON Markenlaan 1 1355 BA Almere www.kovon.nl
[email protected] [email protected] 036-‐5391988 06-‐23130004
