JURNAL ILMIAH GO INFOTECH Volume 21 No. 2, Desember 2015
ISSN : 1693-590x
WEBSITE DESA JETIS UNTUK MEMBANTU MENGELOLA DATA PENDUDUK DAN DANA DESA Desi Susilowati, Paryanta STMIK AUB Surakarta ABSTRACT Jetis is a village that need information systems population administration that can perform data processing related to the process of providing information about the Jetis village, demographic information, registration of population data, family data, date of birth, mortality data, the data transfer, printing a cover letter citizens, reports Budgets and other demographic reports. Data processing which is currently running at this time still recorded onto books demographic data. In the services and information to the public is still done manually, all data are recorded into a book. For the manufacture of identity cards, family cards, birth certificates, death certificates and mutation residents should look for the data in advance in the books of the parent population., While to know the information society should take the time to come to the office. Constraints faced by the process is time-consuming activity and the risk of errors in recording data. This can be overcome by establishing a new, more effective system. Rural Information System Population Administration Jetis Village Based Websites built using descriptive case study Jetis Village. Engineering analysis of weaknesses in the system using PIECES analysis (Performance, Information, Economy, cotrol, Efficiency and Service). For system development techniques using the waterfall method, whereas to describe the flow of data using DFD (Data Flow Diagram). Software used to build this system is PHP (Hyertext Preprocessor) and XAMPP as a connection to the MySQL database. Based on the testing that was done using a blackbox testing, a system built to help the problems facing the Jetis Village. Keywords: Desa Jetis, Information System Population Administration, Village Fund, Web
I. PENDAHULUAN Penggunaan sistem informasi untuk membantu kinerja pemerintah desa menjadi lebih baik, lebih efisien dan lebih mudah. Dengan didukung oleh kemajuan teknologi informasi, telah memungkinkan pengembangan sistem informasi yang semakin handal. Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam menajemen modern. Banyak keputusan strategis bergantung kepada informasi. Penataan informasi yang dilakukan secara teratur, jelas, tepat dan cepat serta dapat disajikan dalam aplikasi dan laporan tentunya sangat mendukung kelancaran kegiatan operasional pemerintah desa. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, pemerintah desa bisa berinteraksi dan bertukar informasi dengan warga, sehingga mampu memperlancar jalannya pemerintah desa didalam memberikan pelayanan dan informasi kepada masyarakat. Menurut UU No. 32 Tahun 2004, Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas-batas wilayah yurisdiksi, berwenang untuk mengatur dan mengurus tugas kepentingan masyarakat setempat berdasarkan asal usul dan adat istiadat
setempat yang diakui dan/atau dibentuk dalam sistem pemerintahan nasional dan berada di kabupaten/kota. Desa-desa yang ada di Jawa Tengah khususnya Kabupaten Boyolali mempunyai potensi yang dimiliki baik dari SDM maupun SDAnya. Desa Jetis terletak di ujung timur Kabupaten Boyolali. Desa Jetis secara administratif pemerintah terdapat 60 RT dan 10 RW dengan jumlah Kepala Keluarga 3.903, Jumlah penduduk laki-laki 4.885 jiwa dan 4.898 jiwa jumlah penduduk perempuan. Pengolahan kependudukan yang sedang berjalan saat ini masih dicatat kedalam buku data kependudukan. Dalam memberikan pelayanan dan informasi kepada masyarakat masih dilakukan secara manual, semua data dicatat kedalam buku data kependudukan. Untuk pembuatan kartu tanda penduduk, kartu keluarga dan mutasi penduduk harus mencari data terlebih dahulu didalam buku induk kependudukan, sedangkan mengetahui informasi masyarakat harus meluangkan waktu untuk datang ke kelurahan. Dengan proses seperti itu tentu saja membutuhkan waktu yang lama sehingga akan menghambat pelayanan kepada masyarakat. Melihat masalah yang terdapat pada Kantor Halaman-42
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH Volume 21 No. 2, Desember 2015
ISSN : 1693-590x
Kelurahan Desa Jetis, perlu dibuat suatu sistem informasi berbasis web baru yang mampu memberikan pelayanan dan informasi kepada masyarakat dengan lebih efektif dan efisien. Sehingga pengolahan informasi Desa Jetis dan pengolahan data kependudukan bisa mudah diakses oleh masyarakat. Berdasarkan permasalahan yang ada di Desa Jetis, mendorong penulis untuk menyusun penelitian guna membantu memberikan solusi terhadap masalah yang saat ini dihadapi Desa Jetis. Untuk selanjutnya dalam penelitian ini penulis menyajikan judul “Website Desa Jetis Untuk Membantu Mengelola Data Penduduk Dan Dana Desa”. II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Penelitian Terdahulu a. Penelitian Yunita Fujiyati (2012) dalam Jurnal Penelitian, yang berjudul “Sistem Informasi Pengolahan Data Kependudukan di Desa Purwoasri”. 1) Kelemahan: Dalam sistem tersebut hanya mengolah data kependudukan. Sistem hanya bisa dikelola oleh admin, tidak menampilkan informasi untuk user. 2) Kelebihan: Semua data penduduk sudah di input ke dalam satu sistem sehingga proses pencarian data dan terdapat fasilitas pencetakan surat leges bisa dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Kesimpulan: Sistem informasi pengolahan data penduduk ini tentu membantu perangkat Desa Purwoasri dalam melakukan pelayanan terhadap masyarakat Desa Purwoasri. Pengolahan data menggunakan bahasa pemrograman Dreamwever dan PHP, sedangkan untuk Database MySQL. b. Penelitian Arif Nur Hidayat (2010) dalam Skripsi, yang berjudul “Rancang Bangun dan Desain Sistem Informasi Geografis Profil Daerah Kota Blitar Berbasis Web”. 1) Kelemahan: Sistem tersebut hanya membahas informasi mengenai kota Blitar. Semua data yang diolah hanya berupa informasi dan hanya ditampilkan pada website saja. 2) Kelebihan: Sistem ini tentu saja dapat membantu masyarakat mengetahui informasi mengenai Kota Blitar dengan lebih cepat karena bisa diakses melalui internet.
3) Kesimpulan: Dalam segi informasi tentu saja sistem ini sangat bermanfaat bagi masyarakat kota Blitar. Ditambah pengolahan informasi geografis Kota Blitar berbasis web sehingga akan memudahkan masyarakat Kota Blitar dalam mengakses informasi tersebut. Pengembangan sistem menggunakan Bahasa pemrograman PHP dan MySQL. c. Penelitian Pipit Nurdiana (2012) dalam Skripsi, yang berjudul “Pengolahan Data Penduduk Desa Mentoro”. 1) Kelemahan: Sistem tersebut hanya mengolah data kependudukan. Belum terdapat fasilitas pencetakan surat leges secara otomatis. Pengelolaan hanya dapat dilakukan oleh admin karena hanya berupa aplikasi desktop. 2) Kelebihan: Sistem ini tentu dapat membantu staff kependudukan Desa Mentoro mengingat proses yang lama menggunakan buku besar dan setiap data dikerjakan pada buku yang berbeda sekarang sudah mempunyai sistem yang mampu mengolah data kependudukan dan proses pencarian data penduduk dengan lebih efektif dan efisien. 3) Kesimpulan: Sistem tersebut hanya mengolah data kependudukan, belum terdapat fasilitas pencetakan surat leges secara otomatis. Untuk pengolahan data masih berbasis Dekstop menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 2.2. Pengertian Desa Menurut UU No. 32 Tahun 2004, Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas-batas wilayah yurisdiksi, berwenang untuk mengatur dan mengurus tugas kepentingan masyarakat setempat berdasarkan asal usul dan adat istiadat setempat yang diakui dan/atau dibentuk dalam sistem pemerintahan nasional dan berada di kabupaten/kota. Pemerintahan Desa merupakan lembaga perpanjangan pemerintah pusat memiliki peran yang strategis dalam pengaturan masyarakat desa/kelurahan dan keberhasilan pembangunan nasional. Karena perannya yang besar, maka perlu adanya Peraturanperaturan atau Undang-Undang yang berkaitan dengan pemerintahan desa yang mengatur tentang pemerintahan desa,
Halaman-43
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH Volume 21 No. 2, Desember 2015
ISSN : 1693-590x
sehingga roda pemerintahan berjalan dengan optimal. Pemerintah desa terdiri dari Kepala Desa dan Perangkat Desa, yakni terdiri atas sekretaris desa dan perangkat lainnya. a. Kepala Desa pada dasarnya bertanggungjawab kepada rakyat desa, yang dalam tata cara dan prosedur pertanggung jawabannya disampaikan kepada Bupati atau Walikota, melalui Camat. Kepada BPD, kepala desa wajib memberikan keterangan laporan pertanggungjawabannya dan kepada rakyat menyampaikan informasi pokok-pokok pertanggungjawabannya, namun tetap harus memberi peluang kepada masyarakat melalui BPD untuk menanyakan dan/atau meminta keterangan lebih lanjut terhadap hal-hal yang bertalian dengan pertanggungjawaban yang dimaksud. b. Sekartaris desa adalah salah satu perangkat desa bertugas mengurus administrasi di desa. Misalnya, membuat surat akta kelahiran atau surat keterangan. Sekretaris desa merupakan Pegawai Negeri Sipil (PNS). 2.3. Keuangan Desa Keuangan desa adalah semua hak dan kewajiban yang dapat dinilai dengan uang, serta segala sesuatu baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan milik desa berhubung dengan pelaksanaan hak dan kewajiban. Keuangan desa tersebut terdiri atas: a. Pendapatan asli desa b. Bagi hasil pajak daerah dan retribusi daerah kabupaten/kota; c. Bagian dari dana perimbangan keuangan pusat dan daerah yang diterima kabupaten/kota (desentralisasi); d. Bantuan lain dari pemerintah, pemerintah provinsi, dan pemerintah kabupaten/kota, termasuk pula hibah dan sumbangan dari pihak ketiga. Yang dimaksud dengan sumbangan dari pihak ketiga, dapat berbentuk hadiah, donasi, wakaf, dan/atau sumbangan lain serta pemberian sumbangan yang dimaksud tidak mengurangi kewajiban-kewajiban pihak penyumbang belanja desa digunakan untuk mendanai penyelenggaraan pemerintahan desa dan pemberdayaan masyarakat desa. Pengelolaan keuangan desa dilakukan oleh kepala desa yang dituangan dalam peraturan
desa tentang anngaran pendapatan dan belanja desa. Desa dapat mendirikan Badan Usaha Milik Desa, sesuai dengan kebutuhan dan potensi desa, disamping itu desa dapat mengadakan kerjasama untuk kepentingan desa dan untuk kerja sama dengan pihak ketiga dapat dibentuk badan kerja sama desa. Dalam pembangunan kawasan pedesaan dilakukan oleh kabupaten/kota dan/atau pihak ketiga harus diikutsertakan pemerinta desa dan BPD, dengan memperhatikan kepentingan masyarakat desa, kewenangan desa, kelancaran pelaksanaan investasi, kelestarian lingkungan hidup, keserasian kepentingan antar kawasan dan kepentingan umum. Sumber pendapatan desa dikelola melalui Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa (APBD). Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa ditetapkan oleh kepala desa bersama BPD dengan berpedoman pada APBD yang ditetapkan Bupati/Walikota. Dengan demikian, pada dasarnya, kepala desa bertanggung jawab kepada rakyat desa. Kepala desa harus menyampaikan pokokpokok pertanggungjawabannya. Oleh karena itu, wewenangnya tidak boleh disalahgunakan. III. METODE PENELITIAN 3.1. Analisis kelemahan sistem Tabel 3.1 analisa PIECES Analisa Perfomance (Kinerja)
Hasil Analisis Pengolahan data penduduk yang terlalu panjang dan kurang terstruktur, penyimpanan data hanya dicatat pada buku data kependudukan. Serta belum menggunakan aplikasi yang bisa membantu proses pengolahan data kependudukan. Information Informasi mengenai Desa Jetis (Informasi) ditempel pada papan pengumuman yang terdapat di kantor kelurahan. Untuk mendapatkan informasi, warga harus meluangkan waktu untuk datang ke kantor kelurahan. Economy Biaya yang dibutuhkan relatif (Ekonomi) tinggi. Pengeluaran untuk membeli buku kependudukan, kertas, tinta mesin ketik dan bolpoin yang digunakan untuk pelayanan dan informasi kepada masyarakat. Control Keamanan sangat kurang, karena (Keamanan) seluruh pengerjaan masih dilakukan
Halaman-44
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH Volume 21 No. 2, Desember 2015
Efficiency (Efisiensi)
Service (Layanan)
ISSN : 1693-590x
secara manual. Data kependudukan hanya dicatat kedalam buku kependudukan. Apabila terjadi bencana alam, tentu data kependudukan tersebut akan rusak bahkan hilang. Dalam pelayanan dan informasi kepada masyarakat masih dilakukan secara manual, data kependudukan dicatat kedalam buku kependudukan. Untuk proses pencarian data juga harus mencarinya dalam buku induk kependudukan sehingga akan membutuhkan waktu yang lama. Belum memberikan pelayanan yang maksimal karena didalam pelayanan dan informasi kepada masyarakat, perangkat desa harus menjelaskan kepada warga yang datang ke kantor dan pasti akan berulang-ulang, mengingat banyaknya warga yang datang ke kantor kelurahan.
Gambar 2. DAD Level 0
3.2. Diagram Konteks
Gambar 1 Diagram Konteks 3.3. Diagram Arus Data Level 0 Dalam sistem yang dibuat terdapat tiga entitas luar, 11 tabel dan tigas proses utama yang tampak pada DAD level 0 yang ada pada gambar 2 Gambar 3 Relasi Antar Tabel
Halaman-45
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH Volume 21 No. 2, Desember 2015
ISSN : 1693-590x
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Implementasi Sistem Komputer yang akan digunakan membutuhkan perangkat lunak web server dan browser yang digunakan memanggil sistem yang telah dibuat. Setelah memasang web server dan browser langkah berikutnya adalah melakukan impor basis data melalui halaman localhost/phpmyadmin. Dalam pembuatan aplikasi ini dibutuhkan suatu implementasi untuk menguraikan program dan analisis dari hasil program yang telah dibuat. Tujuan pembahasan ini adalah untuk mengetahui apakah program yang dibuat sudah bekerja seperti yang diharapkan atau belum.
Gambar 6 Halaman Input APBD
4.2. Tampilan Program
Gambar 7 Data APBD
Gambar 4 Halaman Warga Baru
Gambar 8 Laporan Realisasi APBD
V. KESIMPULAN
Gambar 5 Halaman Surat Pengantar
Adapun kesimpulan yang diperoleh adalah sebagai berikut : a. Hasil perancangan sistem informasi administrasi kependudukan Desa Jetis terdiri dari flowchart, diagram konteks dan DAD level 0, DAD level 1 dan DAD level 2 serta desain database. b. Pengembangan sistem menggunakan Bahasa pemrograman PHP, XAMPP sebagai localhost MySQL database dan Notepad++ untuk mengedit teks dan
Halaman-46
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH Volume 21 No. 2, Desember 2015
c.
d.
ISSN : 1693-590x
skrip kode pemrograman. Sistem ini bisa melakukan pengolahan data penduduk, mencetak surat pengantar, menampilkan informasi profil Desa Jetis, laporan APBD dan laporan kependudukan. Adanya Website Desa Jetis Untuk Membantu Mengelola Data Penduduk Dan Dana Desa, dalam memberikan pelayanan dan informasi kepada masyarakat antara lain mengurus pembuatan KTP, surat kelahiran, surat kematian maupun surat mutasi akan lebih menghemat waktu, laporan kependudukan akan lebih mudah dan efisien karena data-data yang diperlukan dalam proses peyimpananan dengan database dan terdapat fasilitas cetak surat pengantar bagi warga Jetis. Sistem yang dibuat juga dapat mengelola keuangan daerah dalam bentuk APBD. Pembuatan nomor dan nama rekening atau perkiraan untuk akun pembukuan, pencatatan pemasukan dan pengeluaran dana desa serta menghasilkan laporan realisasi APBD.
DAFTAR PUSTAKA Hidayat, Nur Arif. 2010. Rancang Bangun Dan Desain Sistem Informasi Geografis Profil Daerah Kota Blitar Berbasis Web. Skripsi: Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang. Fujiyati, Yunita. 2014. Pengolahan Data Desa Purwoasri. Sentra Penelitian Edukasi.
Sistem Informasi Kependudukan di Jurnal Penlitian: Engineering dan
Nurdiana, Pipit. 2012. Pengolahan Data Penduduk Desa Mentoro. Skripsi: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Malang. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tentang Kependudukan Pedoman Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk. Rahayu, Minto. 2007. Bahasa Indonesia Di Perguruan Tinggi. Jakarta : Grafindo. Sutabri,
Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah.
Halaman-47
