Web Order Entry: klantvriendelijke orderinvoer via beveiligd internetportal

Whitepaper Web Order Entry

Web Order Entry: klantvriendelijke orderinvoer via beveiligd internetportal Minder fouten en lagere werkdruk bij logistieke dienstverleners Klanten zelf hun orders laten invoeren waardoor ze de status van hun order digitaal kunnen volgen, alle relevante documenten kunnen downloaden en barcodes kunnen printen. Web order entry heeft veel voordelen. Minder kans op fouten en lagere werkdruk voor het transportbedrijf én tegelijkertijd meer tevreden klanten. In deze whitepaper gaan we nader in op dit betrekkelijk jonge fenomeen en de voordelen hiervan voor de logistieke dienstverleners.

Wat is web order entry? Met web order entry (letterlijk: orderinvoer via het web) kunnen opdrachtgevers zelf via

INHOUD

een beveiligd internetportal hun transportorders invoeren. Na het invoeren kan de klant

- Wat is web order entry?

van zijn order bekijken en alle relevante digitale documenten inzien en uitdraaien. Web

- Minder kans op fouten

order entry is een module die kan worden aangesloten op een ERP (Enterprise Resource

- Lagere werkdruk

Planning) systeem, zoals het specifiek voor de logistieke sector ontwikkelde Transport

- Meer service voor de klant - Track & trace - Webportal naar eigen behoefte instellen - Web order entry als onderdeel integrale automatisering - Uit de praktijk: Knap TransportGroep - GMT Logistic Solutions

in het web portal toegang tot verschillende functionaliteiten krijgen. Zo kan hij de status

Management Systeem Parsis Logistics van GMT. Alle rechtstreeks via het web ingevoerde orders worden automatisch toegevoegd aan de overige functionaliteiten van het Transport Management Systeem.

Minder kans op fouten Nadat de bestelling elektronisch is ingevoerd, ontvangt de klant automatisch een bevestiging van de order. Doordat de klant alles zelf invoert, neemt de kans op fouten af. De klanten zijn immers zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens en hebben daar ook de controle over.


Lagere werkdruk Met web order entry voert de klant zelf zijn bestellingen in. Dit betekent dat bestellingen niet meer telefonisch hoeven te worden opgenomen of van een e-mail of fax te worden overgetikt. Hierdoor wordt de werkdruk bij het transportbedrijf drastisch verlaagd. Vooral bij bedrijven met veel kleinere klanten of ad-hoc-opdrachten levert dit vaak zoveel tijdsbesparing op dat de kosten voor de aanschaf van de module binnen een jaar zijn terugverdiend.

Meer service voor de klant Met behulp van web order entry krijgt de klant een zeer uitgebreide informatievoorziening, zoals laad- en verzendlijsten en informatie over track & trace. Ook kunnen rechtstreeks barcodestickers en vrachtbrieven met alle CMR-gegevens worden gedownload en geprint. Hierdoor kunt u het serviceniveau naar uw klanten aanzienlijk verhogen. Voordeel is ook dat de klant volledig zelfstandig kan bestellen op het tijdstip dat het hem of haar uitkomt.

Track & trace De opdrachtgever die zijn order digitaal heeft ingevoerd, kan het verdere verloop van de order 24 uur per dag via het web volgen. Telefoontjes van klanten die willen weten hoe het met de zending staat, behoren hiermee tot het verleden. De klant ziet in een oogopslag de

INHOUD

status van de bestelling. Zodra de zending is ingepland, staat het ook op het web. Zo kan


files of andere gebeurtenissen die het moment van aflevering vertragen (of juist


versnellen) kunnen direct op de portal vermeld worden.

- Lagere werkdruk - Meer service voor de klant - Track & trace - Webportal naar eigen behoefte instellen - Web order entry als onderdeel integrale automatisering - Uit de praktijk: Knap TransportGroep - GMT Logistic Solutions

de opdrachtgever direct zien wanneer hij de zending kan verwachten. Ook onverwachte

Desgewenst kunnen web portals van klanten van klanten aan elkaar worden gekoppeld om zodoende track & trace mogelijk te maken voor de klant van de klant. Daarnaast zijn er door middel van web order entry nog veel meer mogelijkheden. Zo kunnen digitaal gescande vrachtbrieven, palletbonnen en barcodestickers direct aan een zending worden gekoppeld. Ook is het mogelijk nog dezelfde dag een PDF-bestand van de voor ontvangst ondertekende vrachtbrief te downloaden.


Webportal naar eigen behoefte instellen Voordeel van de web portal entry is dat de portal voor regelmatige afnemers zeer klantspecifiek kan worden ingericht. Zo kunnen gegevens als gebruik van colli, bulk, tanktransport etc. standaard worden ingevoerd in de invoervelden. Hierdoor hoeft de opdrachtgever geen verdere gegevens in te vullen, wat veel extra handelingen en dus tijd bespaart.

Web order entry als onderdeel integrale automatisering Steeds meer logistieke bedrijven kiezen voor een integrale automatisering op basis van een ERP (Enterprise Resource Planning) systeem. Hiermee worden alle bedrijfsprocessen gebundeld in een bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem. Specifiek voor logistieke dienstverleners die zich bezighouden met transport, warehousing, expeditie, etc. ontwikkelde GMT Logistic Solutions het Transport Management Systeem Parsis Logistics. Pijler van dit systeem is dat alle gegevens eenmalig worden ingegeven zodat het aantal handelingen tot het minimum wordt beperkt, wat de kans op fouten aanzienlijk vermindert. In het systeem zijn alle financiële, operationele- en warehouse-administraties geïntegreerd. Daarnaast zijn er interfaces met onder andere routeplanners, routeoptimalisatiesystemen en boordcomputers. Met behulp van de web order entry module kunnen klanten van gebruikers van Parsis Logistics via het internet in een beveiligde omgeving zelf hun orders ingeven. De web order entry module van GMT Logistic Solustions is ook

INHOUD - Wat is web order entry? - Minder kans op fouten - Lagere werkdruk - Meer service voor de klant - Track & trace - Webportal naar eigen behoefte instellen - Web order entry als onderdeel integrale automatisering - Uit de praktijk: Knap TransportGroep - GMT Logistic Solutions

Uit de praktijk

toepasbaar op diverse andere ERP softwaresystemen.

Tevreden klanten en tijdsbesparing Een van de bedrijven die enkele jaren geleden is gestart met web order entry is de Knap TransportGroep. Vanuit het distributiecentrum op het Noorderveld in Wormerveer verzorgt het bedrijf het transport, de opslag en de uitlevering van goederen en levensmiddelen binnen 24 uur in de Benelux, Frankrijk en Duitsland. Dagelijks worden er door Knap TransportGroep zo’n 1000 zendingen vervoerd waarvoor 90 auto’s zijn ingepland. In 2009 startte Knap TransportGroep met de implementatie van de webmodule web order entry van Parsis Logistics van GMT.

vervolg Uit de praktijk


“Met de invoering hiervan hebben wij een grote stap gezet in zowel de professionalisering van onze serviceverlening als kostenverlaging”, zegt Jack van Duijvenbode, Financieel Directeur bij Knap TransportGroep. De reden om twee jaar geleden voor de web order entry module van GMT te kiezen was tweeledig. “Wij willen onze klant een hoog serviceniveau blijven bieden en we moeten binnen de huidige marktsituatie steeds scherper calculeren.”

Gebruiksvriendelijk De web order entry module werd door GMT op maat gesneden voor Knap. “Wij hebben de praktische kennis met hen gedeeld en GMT heeft daadwerkelijk de oplossing ontwikkeld”, vertelt Ron Ranzijn, applicatiemanager bij Knap. Intussen kiest ruim 50 procent van de klanten voor web order entry. “Het zijn vooral de kleinere klanten die gretig gebruik maken van deze functionaliteit. De grootste van hen voert 30 orders per dag in. Normaliter werden deze orders telefonisch of per mail doorgegeven, waarbij de gegevens vaak te onvolledig waren om goed in te plannen.” De applicatiemanager vindt het een voordeel dat de module ook beheersmatig zeer gebruiksvriendelijk is, doordat de portal klantspecifiek (gebruik colli, bulk, tanktransport etc.) kan worden ingericht. “In eerste instantie waren de klanten sceptisch ten aanzien van de veranderingen, maar dat sloeg al gauw over in enthousiasme toen ze zich realiseerden dat ze veel zelfstandiger konden werken. Op tijden dat het hen uitkomt.”

INHOUD

Tijdsbesparing Het in gebruik nemen van web order entry levert Knap een fikse tijdsbesparing op. “Wij


besparen ruim zes uur per dag aan arbeidstijd die we normaal kwijt zouden zijn aan de


telefonische aannames en handmatige orderinvoer”, zegt Jack van Duivenbode. “En dat ter-

- Lagere werkdruk - Meer service voor de klant - Track & trace - Webportal naar eigen behoefte instellen - Web order entry als onderdeel integrale automatisering - Uit de praktijk: Knap TransportGroep - GMT Logistic Solutions

wijl ‘slechts’ 50 procent van de orders via de web portal binnenkomt. Voor de grote klanten zijn we bezig om de bestandsoverdracht ook via de portal te laten lopen. De besparing kan dus nog groter worden wanneer straks alle klanten ervoor kiezen via het internet de orders

“

door te geven.”

We hebben onze investering in web order entry binnen één jaar terug verdiend!” Jack van Duijvenbode, Financieel Directeur

”


10 voordelen van web order entry

INHOUD - Wat is web order entry? - Minder kans op fouten - Lagere werkdruk - Meer service voor de klant - Track & trace - Webportal naar eigen behoefte

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

24/7: Opdrachtgever kan 24 uur per dag zijn orders plaatsen. Gemakkelijk: Opdrachtgever kan barcodes en/of stickers voor verzending en alle informatie voor de CRM vrachtbrieven direct downloaden en printen. Track & trace: Opdrachtstatus is geheel via het web te volgen. Door het koppelen van webportals is track & trace desgewenst ook mogelijk voor de klanten van klanten. Integratie: Web order entry is volledig geïntegreerd met het ERP-systeem. Automatisch ingevulde invoervelden: Klantspecifieke gegevens zoals gebruik colli-, bulk- en/of emballage-eenheden worden automatisch standaard ingevoerd. Dit bespaart handelingen en dus tijd. Minder kans op fouten: De kans op mogelijke fouten wordt sterk gereduceerd doordat de opdrachtgever alles zelf invoert. Snelle orderbevestiging: De opdrachtgever krijgt direct een automatische bevestiging van de ingevoerde order. Grote tijdsbesparing: Bestellingen hoeven niet meer telefonisch te worden opgenomen of te worden overgetikt van fax of e-mail. Dit levert veel tijdwinst op. Minder vragen: Het aantal telefonische vragen over de status van de order wordt geminimaliseerd. De klant heeft direct inzicht in deze status. Getekende vrachtbrief direct downloaden: De opdrachtgever kan de voor ontvangst ondertekende vrachtbrief direct downloaden.

Deze whitepaper wordt u aangeboden door: GMT Logistic Solutions is al meer dan 20 jaar nauw betrokken bij de actuele ontwikkelingen in de logistieke dienstverlening. De specialistische kennis wordt vertaald in het door GMT ontwikkelde softwareprogramma Parsis Logistics. In dit gebruiksvriendelijke Transport Management Systeem (TMS) zijn alle logistieke, financiële en administratieve processen samengevoegd tot één pakket.

instellen - Web order entry als onderdeel integrale automatisering - Uit de praktijk: Knap TransportGroep - GMT Logistic Solutions

GMT Logistic Solutions B.V. Ratio 24

www.gmt.nl

6921 RW Duiven

www.parsis.nl

+31 (0)88 002 18 04 [email protected]

Web Order Entry: klantvriendelijke orderinvoer via beveiligd internetportal

Recommend Documents