Wat het Alcatel-arrest kan betekenen voor aanbestedingsprocedures

Wat het Alcatel-arrest kan betekenen voor aanbestedingsprocedures Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen lijkt in het Alcatel-arrest (Alcatel-Austria A.G. [zaak C-81-98], op 28 oktober 1999), door middel van interpretatie van artikel 2 van de Rechtsbeschermingsrichtlijn 89/665, een handreiking te hebben willen geven voor wat betreft de optimalisering van de thans gemankeerde rechtsbescherming bij aanbestedingsprocedures. De crux van het Alcatel-arrest is dat de aanbieders/inschrijvers die niet voor de gunning in aanmerking komen, de mogelijkheid moeten hebben om de gunningsbeslissing voorafgaand aan de overeenkomst opzij te zetten c.q. nietig te laten verklaren. Procesrechtelijk betekent dit dat er een bepaalde periode tussen de gunning en het sluiten van de overeenkomst in acht dient te worden genomen teneinde de aanbieders/inschrijvers de gelegenheid te bieden het gunningsbesluit nietig te kunnen laten verklaren. Het is derhalve van practisch belang dat er met de aanbieder van de beste aanbieding, ofwel een overeenkomst tot stand komt onder ontbindende voorwaarde (de rechtshandeling verkrijgt direct haar werking, maar vervalt op het moment waarop beroep wordt ingesteld door andere belanghebbenden tegen het gunningsbesluit), dan wel een overeenkomst tot stand komt onder opschortende voorwaarde. De opschortende voorwaarde zou inhouden dat gedurende een bepaalde periode door (andere) belanghebbenden geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid beroep in te stellen tegen het gunningsbesluit. Er bestaat verder nog een derde weg, en dat is de mo-

MANTELCONTRACTEN Er zijn twee nieuwe mantelcontracten afgesloten: 1 'Systeembouw' of te wel tijdelijke noodgebouwen, hiervoor is een contract afgesloten met drie firma’s. Indien een dienst een noodgebouw wil plaatsen kan hij bij deze drie leveranciers een prijs daarvoor te vragen. De andere condities voor de levering liggen vast in het mantelcontract. 2 'Elektrische energie'. Voor de levering van elektrische energie in 2003 is een contract afgesloten met de REMU. De aanbesteding is tevens uitgevoerd voor de gemeenten IJsselstein en Wijk bij Duurstede. Het betreft de zogenaamde ‘vrije aansluitingen’, zijnde de aansluitingen groter dan …..Kwh. Met de aanbesteding is voor het jaar 2003 ca € 170.000,00 bespaard terwijl tevens ca 10% groene energie zal worden geleverd door de REMU voor dezelfde prijs. Voor meer informatie over deze of andere mantelcontracten kunt u contact opnemen met Bureau Aanbestedingen op 030 - 286 47 71.

gelijkheid om het gunningsbesluit in het geheel uit te stellen; de feitelijke gunning uit te stellen tot het moment waarop de termijn is verstreken waarbinnen de mogelijkheid bestaat voor andere belanghebbenden om beroep in te stellen tegen het gunningsbesluit. Maar hoe lang mag deze zogenoemde standstill-termijn nu eigenlijk duren? We moeten immers ook de rechtszekerheid van de potentieel gegunde aanbieder in het oog blijven houden, alsmede de rechten van de aanbesteder en de maatschappelijke belangen die deze behoort te dienen. Indien er aansluiting wordt gezocht bij de arbitrageprocedure toegepast door de Raad van Arbitrage voor de Bouwbedrijven in Nederland, geldt een termijn van 3 maanden vanaf de datum waarop het gunningsbesluit schriftelijk aan de aanbieders/inschrijvers wordt medegedeeld (ex Uniforme Aanbestedingreglementen 2001 (artikel 44, lid 3) en 1991-EG (artikel 67 lid 3)). Deze termijn zou immers specifiek voor aanbestedingsgeschillen geschreven zijn; ◆ In het geval er aansluiting wordt gezocht bij de gebruikelijke termijn in het bestuursrecht, 6 weken ná het kenbaar maken van de gunningsbeslissing. Een dergelijke termijn biedt voor de inschrijver voldoende gelegenheid zijn positie te bepalen en zich te beraden over eventueel te nemen gerechtelijke stappen; ◆ In het geval er wordt uitgegaan van de privaatrechtelijke contractuele vrijheid en een navenante redelijke termijn, een contractuele beroepstermijn van om en nabij de 15 werkdagen ná dagtekening van de schriftelijke gunningsbeslissing. Naar de mening van het Interdepartementaal Overlegorgaan Europese Aanbestedingsvoorschriften (IOEA) kan, afhankelijk van de opdracht en de gevolgde procedure, de aanbestedende dienst voor een langere of kortere termijn kiezen. ◆

Reeks:

Blunders bij aanbesteden De artikelen in deze reeks zijn geschreven door een werkgroep van het Nederlands Platform voor Public Procurement (NPPP) onder voorzitterschap van Ruud Plu (PWC Consulting BV). Deze artikelen zijn gebaseerd op waargebeurde verhalen uit de inkooppraktijk. De verhalen laten zien ‘hoe het niet moet’ en gaan in alle gevallen gepaard met ‘wijze lessen voor de toekomst’.

Als je niet weet wat je wilt, krijg je per definitie het verkeerde! Thuis gebeurt het ons allemaal wel eens een keer: je koopt iets wat je achteraf toch minder gebruikt dan je vantevoren had verwacht. Loop een willekeurige zolder op en je treft wel ergens een fitnessapparaat aan wat destijds met de beste bedoelingen is gekocht, maar intussen al lang geen dienst meer doet. En dat terwijl bij de aanschaf bewust is gekeken naar een aantal opties die het apparaat in ieder geval moest hebben. In onze werkomgeving gebeurt dit ook. Neem het voorbeeld van een middelgrote gemeente die op een gegeven moment overging tot de aanschaf van een vrachtwagen. Omdat de vrachtwagen zware goederen moest kunnen vervoeren, werd de wagen voorzien van een kraan. Ook moest de wagen zich kunnen bewegen op moeilijk begaanbaar terrein. Vierwielaandrijving werd daarom in de specificatie opgenomen evenals een verwarmde zitting voor de bijrijder. Uiteindelijk werd de wagen aangeschaft voor een bedrag van € 112000. Hiermee bleef men zelfs binnen het beschikbare budget van € 118000. Ook deze gemeente ontkwam er niet aan om te gaan bezuinigen. Het nieuwe afdelingshoofd stelde daarom de vraag waarvoor de vrachtwagen werd gebruikt. Hij kreeg als antwoord dat het wel eens handig was wanneer er zware spullen moesten worden vervoerd. Laatst nog had men een aantal kantoren verhuisd en had de kraan met het verplaatsen van de zware dossierkasten zijn diensten meer dan bewezen. Geprikkeld door dit antwoord vroeg het afdelingshoofd naar de rittenstaten van de afgelopen jaren. Uit de analyse bleek dat de vrachtwagen in een periode van drie jaar niet meer dan 16.000 kilometer had gereden. Nu zegt dit op zich niet zoveel voor gemeentelijke voertuigen, zodat het afdelingshoofd ook eens ging analyseren WAARVOOR het voertuig werd gebruikt. Een aantal zaken kwamen hierbij naar voren:

Probeer niet te specificeren vanuit het budget. Op deze manier ontstaat er de neiging om naar het budget toe te specificeren. Uiteindelijk gaat het beschikbare geld dan altijd op; ◆ Betrek professionals bij het specificatietraject. Zij kunnen helpen om tot een goede, functionele specificatie te komen en kunnen u behoeden voor over-specificatie. ◆

De kraan werd nauwelijks gebruikt. In de meeste gevallen was het sneller en handiger om zelf te tillen dan hiervoor de kraan te gebruiken. In een aantal gevallen werd de laadruimte zelfs beperkt door de aanwezigheid van de kraan; ◆ Er was slechts één chauffeur voor deze vrachtwagen beschikbaar. Van een bijrijder was eigenlijk geen sprake. De verwarmde zitting van de bijrijder werd niet of nauwelijks gebruikt; ◆ Voor zover men zich kon herinneren had men de vrachtwagen twee keer gebruikt voor moeilijk begaanbaar terrein. Op basis van deze bevindingen is het voertuig uiteindelijk verkocht voor een bedrag van € 47000. ◆

Wat kan hier nu van geleerd worden? Probeer waar mogelijk minder technisch (“ik heb een klopboormachine merk X, type Y nodig”) en meer functioneel (“ik heb een gat in de muur nodig”) te specificeren? Wat heb ik nu echt nodig? Aan welke eisen moet het in te kopen product of dienst voldoen? Denk ook aan de logistieke en administratieve eisen; ◆ Besteed voldoende aandacht aan het specificatietraject. Alhoewel het vaak een moeilijk traject is, wordt in deze fase wel bepaald of er uiteindelijk een wegwerppen of een gouden vulpen wordt besteld;

De gemeente heeft nog regelmatig een vrachtwagen met kraan nodig gehad, soms zelfs voor moeilijk begaanbaar terrein. Hiervoor heeft men een leverancier gecontracteerd die deze voertuigen verhuurt. Afhankelijk van de klus wordt het in te zetten voertuig bepaald.

Colofon

Bureau Aanbestedingen Rachmaninoffplantsoen 61 Gebouw 2 6e etage, kamer 605 Postbus 8375 3503 RJ Utrecht telefoon: 030 - 286 47 71 fax: 030 - 286 48 11 e-mail: [email protected]

◆

Aan dit nummer werkten mee: Medewerkers Bureau Aanbestedingen Groep Communicatie Dienst Stadsbeheer Grafisch ontwerp: Ellen Bakker, Utrecht Drukwerk: Grafisch Centrum Utrecht Oplage: 800

d e e t s e b We l

Informatie Bureau gen Aanbestedin Nummer 15 02 November 20

Rapportage uitvoering aanbestedingsbeleid over 2001 in gemeenteraad behandeld Op 31 oktober 2002 is de rapportage van Bureau Aanbestedingen over de uitvoering van het aanbestedingsbeleid en vastgesteld in de raad. Vooruitlopend op de conclusies van de commissie Vos die bouwfraude-enquête behandeld heeft Bureau Aanbestedingen enkele procedure-aanpassingen voorgesteld. Deze zijn integraal overgenomen door de gemeenteraad. Verderop in deze nieuwsbrief meer daarover.

Gemeente Utrecht

In dit nummer Rapportage 2001 & verbetervoorstellen Informatieverstrekking Alcatel-arrest

Verder wordt in dit nummer behandeld de aanpassing van het zogenaamde formulier van informatieverstrekking. Dit formulier moet bij iedere voorgenomen aankoop van enige omvang aan het Bureau Aanbestedingen worden voorgelegd ter beoordeling of de wijze van koop/aanbesteden conform het beleid is. Ter verbetering zijn er enkele vakjes aangebracht die het de direc-

teur makkelijker maken haar of zijn beslissing kenbaar te maken aan het Bureau Aanbestedingen. Daarnaast een artikel over het zogenaamde Alcatel-arrest dat de gemoederen in aanbestedend Nederland momenteel bezighoudt. Door dit arrest wordt de aanbestedingsprocedure verlengd omdat men afgewezen inschrijvers in de gelegen-

heid moet stellen in beroep te gaan voordat de gunning plaatsvindt. En natuurlijk weer een artikel uit de praktijk waar we met z’n allen van kunnen leren.

Ton Rath, Hoofd Bureau Aanbestedingen

Verder: ‘Blunders bij Aanbesteden’, door Ruud Plu (PwC Consulting BV)

Verbeter voorstellen naar aanleiding van de rapportage uitvoering aanbestedingbeleid 2001 De rapportage inzake de uitvoering van het aanbestedingsbeleid 2001 is op 31 oktober 2002 goedgekeurd door de Raad. In de rapportage wordt het aanbestedingsbeleid en de resultaten over dat jaar beschouwd. In het kader van het voorkómen van bouwfraude heeft Bureau Aanbestedingen een aantal verbeterpunten voorgesteld voor de aanbestedingen van ‘werken’:

Het houden van schriftelijke informatieronden in plaats van mondelinge Het is gebruikelijk bij aanbestedingen dat gegadigden vragen kunnen stellen naar aanleiding van een bestek. In de bouwwereld is het conform het geregelde in de UAR - gebruikelijk dit mondeling in een bijeenkomst te doen. Aangezien de verschillende gegadigden elkaar bij deze bijeenkomst tegenkomen, wordt het hierdoor gemakkelijk gemaakt aan de gegadigden de concurrenten te leren kennen en wordt wellicht de mogelijkheid geschapen om prijsafspraken te maken. Een schriftelijke informatieronde waarbij de gegadigden in de gelegenheid worden gesteld schriftelijk vragen te stellen kan dit risico verkleinen. Dit alles onder voorbehoud dat alle vragen met bijbehorend antwoord aan alle gegadigden kenbaar worden gemaakt. Deze procedure past Bureau Aanbestedingen overigens al toe op alle door het Bureau uitgevoerde aanbestedingen op het gebied van diensten en leveringen.

Toepassen van gunning aan de economische meest voordelige aanbieding Op dit moment wordt er bij aanbesteding van werken voornamelijk gegund aan de inschrijver met de laagste prijs. Hierdoor is het voor aannemers die dat willen makkelijk prijsafspraken te maken. Immers slechts de prijzen behoeven te worden vergeleken. Bij de gunning aan de aanbieder met de economisch meest voordelige aanbieding wordt echter niet alleen gekeken naar de prijs maar ook naar planning levertijd, garanties, kwaliteit, milieuaspecten etc. Wanneer op een dergelijke wijze wordt gegund is het voor de inschrijvers moeilijker zo niet onmogelijk onderlinge afspraken te maken. Nadelen zijn, dat er aan de aanbestedingsprocedure meer kosten zijn verbonden. Bij simpele werken verdient dit dan ook niet de voorkeur. Een ander nadeel is dat, bij tot in detail beschreven bestekken, dit gunningcriterium niet toepasbaar is. Bij grotere reconstructies of nieuwe werken echter moet deze mogelijkheid overwogen worden. Het Ingenieursbureau van de gemeente Utrecht (IBU) heeft opdracht gekregen in overleg met Bureau Aanbestedingen te onderzoeken of het gunningcriterium van ‘de economisch meest voordelige aanbieding’ is toe te passen bij aanbestedingen die zij voorbereidt.

Bundelen kleine werken Uit de cijfers blijkt dat met openbaar aanbesteden meer voordeel is te behalen dan bij onderhandse aanbestedingen. Kleine werken lenen zich echter niet goed voor openbaar aanbesteden gezien de procedurekosten die dit met zich mee brengt. Bundelen van kleine werken tot grotere projecten die in een keer aan te besteden zijn moet daarom in overweging worden genomen. Als voorbeeld kan dienen

het aanbesteden van alle onderhoudswerkzaamheden per wijk of het bundelen van een aantal kleine gelijksoortige werkzaamheden.

Uitnodigen van aannemers voor onderhandse aanbestedingen Op dit moment worden bij een voorgenomen onderhandse aanbesteding de uit te nodigen aannemers geselecteerd door de projectleider, die deze aannemers tevens uitnodigt, bestekken opstuurt en in de inlichtingenronde informeert. Uit de gegevens blijkt dat vaak dezelfde aannemers worden uitgenodigd. Deze procedure kan als volgt worden verbeterd: Nadat de projectleider enkele gegadigden heeft voorgesteld aan Bureau Aanbestedingen, worden deze door Bureau Aanbestedingen uitgenodigd om een aanbieding te doen. Het Bureau voert tevens alle verdere correspondentie. Door tevens een schriftelijke inlichtingenronde te houden worden de procedures om mogelijke (bouw-)fraude te voorkomen verbeterd. Deze procedures zullen in de komende tijd in de A.O.’s van de Diensten moeten worden geïmplementeerd.

NIEUW FORMULIER VOOR INFORMATIEVERSTREKKING Bij het starten van een aanbesteding dient er een ingevuld formulier van informatieverstrekking, ingediend te worden bij Bureau Aanbestedingen. Dit is dan, volgens het Utrecht Aanbestedingsbeleid de melding en tevens start van de aanbestedingsprocedure. In deze nieuwsbrief aandacht voor de nieuwe, aangepaste versie van dit formulier, waarmee wij hopen te bewerkstelligen dat het voor de directeuren overzichtelijker wordt hoe de aanvraag te beoordelen, en hierover te oordelen. FASE 1: VOORSTEL EN MOTIVATIE AANBESTEDINGSVORM Opdrachtgevende Dienst: Afdeling: Projectleider: Projectnummer: Omschrijving: Raming van de opdracht: _ Raming procedurekosten: _ Aanbesteder:

_ Dienst ……………………………

afdeling: ………………………………………………………….

_ Anders t.w.: Deelnemers aanbestedingsteam: ……………………………………………………………………………………………………………………………………..…..………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………… Datum van Aanbesteding: …………………….. Aanwezigheid van BA vereist: JA / NEE* ( * doorhalen wat niet van toepassing is ) Plaats van Aanbesteding (gebouw en kamernr.): Voorgenomen vorm van de aanbesteding: _ Europees openbaar / niet openbaar _ Nationaal openbaar / met voorselectie _ onderhands meervoudig _ onderhands enkelvoudig _ anders:

Aanbestedingsbeleid Gemeente Utrecht: ( Bedrag vanaf _ 91.000 ) ( Bedrag vanaf _ 11.500 tot _ 91.000) ( Bedrag tot _ 11.500 )

Motivatie keuze aanbestedingsvorm:

Ingeval van onderhands aanbesteden aangeven bij welke onderneming offerte zal worden gevraagd: 1………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… 2 …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….. 3 …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….. Paraaf projectleider: …………………………………………..

Datum: ……………………………………………

Advies Bureau Aanbestedingen:

Paraaf Bureau Aanbestedingen: …………………………………..

Datum: …………………………………………….

Retourzenden naar projectleider indien voorstel conform aanbestedingsbeleid is. Doorsturen naar directeur indien voorstel afwijkt van het aanbestedingsbeleid.

Beslissing Directeur:

Uit

uitvoeren conform het advies van Bureau Aanbestedingen.

In afwijking van het advies van Bureau Aanbestedingen uitvoeren zoals door de projectleider aangegeven. Anders: ……………………………………………………… Handtekening Directeur: ……………………………………………………………… D a t u m : …………………………………………. (Formulier na ondertekening door directeur retour naar Bureau Aanbesteding, deze zorgt voor verzending van het formulier naar de projectleider)

Uitleg bij Model formulier voor informatieverstrekking, Fase 1 A: Algemene gegevens U wordt verzocht een voor u herkenbaar projectnummer en projectnaam in te vullen. Deze worden dan voor alle drie de formulieren gehandhaafd. Indien een dienst gedelegeerd opdrachtgever is, wordt het advies verstuurd naar de directeur van de verantwoordelijke opdrachtgevende dienst. De directeur van deze dienst blijft verantwoordelijk voor de uitvoering van het aanbestedingsbeleid. B: Motivatie aanbestedingsvorm U gelieve op een duidelijke doch beknopte wijze aan te geven: - hoe en op basis waarvan de keuze voor een bepaalde aanbestedingsvorm anders dan die van "openbaar" tot stand is gekomen. - de verwachte doelmatigheid van de gekozen aanbestedingsvorm; men dient minimaal aan te geven wat de verwachte financiële consequenties hiervan zijn in relatie tot de reguliere aanbestedingsvorm (b.v. minder- of meerkosten, minder- of meeropbrengsten zoals te innen subsidies of overige bijdragen). C: Het motiveren van de gekozen leverancier In geval van een (enkele of meervoudig) onderhandse aanbesteding dient aangegeven te worden op een duidelijke doch beknopte wijze welke, en op basis van welke criteria, de gegadigden zijn geselecteerd. D: Advies Bureau Aanbestedingen - Ingeval het voorstel conform het geformuleerde aanbestedingsbeleid is, wordt het formulier door Bureau Aanbestedingen getekend en geretourneerd aan de projectleider. - Ingeval van voorstellen die afwijken van het principe van openbaar aanbesteden geeft Bureau Aanbestedingen een objectief advies inzake de voorgestelde afwijking aan de directeur van de opdrachtgevende dienst. Het Bureau stuurt het formulier dan ter beslissing aan de directeur van de dienst. N.B. In fase 2, het moment van aanbesteden zelf, moet formulier fase 2, oftewel het proces-verbaal van Aanbesteding worden opgemaakt. Formulier fase 3 is de analyse van de aanbesteding met het uiteindelijke gunningsbedrag.