Terugkoppeling naar aanleiding van de reacties op het schetsontwerp Bijgaand de opmerkingen ten aanzien van het schetsontwerp. Hierbij zij ook de mailtjes meegenomen van de medewerkers die niet bij één van de presentaties aanwezig konden zijn. Er is gekozen voor een indeling op thema. Zo is het eenvoudige om de vragen te adresseren en voor geïnteresseerden makkelijker om de vragen per thema te bekijken. Bricks
Wageningen meegenomen in schetsontwerp? Hoe zien we dit terug? Dit is niet specifiek terug te zien omdat het een integrale aanpak betreft.
Komt er schaarste? Metingen tijdens begin onderwijsweken zijn deze wel representatief? Er komt geen schaarste. Er wordt ruim boven de gemeten bezetting ingericht.
Hoeveel mensen zijn er zullen er gehuisvest worden? (hoeveel personen en hoeveel FTE). Totaal Wageningen en Velp gaat het om: Animals en Business 26 med, 16,75 fte Delta Areas en Recoures, 116 med, 86,76 fte Food en Dairy 29 med, 22,95 fte Staff 92 med, 73,28 fte Totaal:
263 med, 199,74 fte
66 medewerkers van het totaal zitten in Wageningen
Ontbreekt de personeelskamer? En waarom? Binnen de AGW vloeren zijn er werkcafés c.q. loungeruimten waar men informeel kan overleggen. Gezien de wens toch een personeelskamer op te nemen wordt deze in het ontwerp meegenomen.
Piek en dal qua lesgeven. In begin periode meer lessen dan in einde periode. Meegenomen t.a.v. AGW concept? In het begin van een lesperiode is er altijd meer ruimte nodig. Volgens de metingen is er voldoende ruimte om de lessen te faciliteren en worden er ruim voldoende medewerkersplekken gerealiseerd. Daarbij is niet uitgegaan van de metingen in de dal periode/
Klimaat technisch wordt daar rekening mee gehouden? Ja, er wordt geïnvesteerd in de klimaatinstallatie.
Wordt er genoeg rekening gehouden met de type werkvorm van verschillende onderdelen? AGW is juist de een werkplekconcept dat verschillende werkvormen faciliteert.
In hoeverre is er rekening gehouden met de groei? Hier is rekening mee gehouden in de plannen, er is bewust meer ruimte ingepland dan minimaal nodig is zodat er rekening gehouden wordt met groei. Coare zal berekenen wat de maximale capaciteit van het gebouw is.
Hoe is de verbinding met kennislandgoed Larenstein? De verbinding zal voortkomen door het landgoed meer naar binnen te halen dan nu het geval is middels het openbreken van de zichtlijnen.
Hoe zien we identiteit van de verschillende opleidingen terug in gebouw? De identiteit wordt aan de hand van een kleur en materiaal plan gerealiseerd.
Hoe gaan we om met functionaliteit borden? Wordt dit in nieuwe situatie meegenomen? Te denken valt aan white/krijtborden t.a.v. beamerscherm. We gaan de vraag voorleggen aan het onderwijs welk Programma van Eisen voor de diverse lokalen wenselijk is. Dit ligt breder dan alleen de borden. Daarbij moeten we opmerken dat niet alles state of the art is ingevuld bij de start van het schooljaar. Uitgangspunt is de huidige voorzieningen in de lokalen. In de komende jaren wordt er wel naar het gedefinieerde niveau toegewerkt. Inrichting collegezalen wordt als krap ervaren door studenten. Komt ook naar voren in studenten enquêtes. De huidige collegezalen zullen blijven bestaan en worden niet aangepast.
Praktijk medewerkers zien de ruimte naast de kapel als ideale plek voor plantenttoetsen. De opmerking wordt ter kennisname aangenomen. Tegelijkertijd zijn er al vele andere bestemmingen aan deze ruimten toegedeeld door diverse andere groepen.
‘Vroeger’ zaten lab’s aan rechterzijde, aansluitingen zijn hier nog aanwezig. Is hier rekening mee gehouden? Ja, dit is bekend. Er wordt nu aansluiting gezocht bij de bestaande labs.
Zaken die meer koeling nodig hebben (bijvoorbeeld pc ruimtes) niet handiger om juist aan andere zijde te zetten? Deze opmerking wordt voor kennisgeving meegenomen.
Ter inspiratie trap, bekijk Helicon. Gaan we doen.
Allergieën t.a.v. materialen meenemen in het ontwerp. Een opgeruimde omgeving die schoongemaakt kan worden, is het meest belangrijk voor mensen met allergieën.
Hoe komt duurzaamheid naar voren in het gebouw? Bij alle keuzes die er gemaakt moeten worden vormt duurzaamheid een heel belangrijk element.
Krijgen we lockers? Ja, we krijgen lockers.
Is er wel genoeg focusruimte? Het aantal focusruimten wordt bepaalt aan de hand van de activiteiten inventarisatie.
Onder de kapel zit een bar. Leuk om te weten. Bij nader inzien blijkt het om een werkplaats van de FD te gaan.
De schuine daken worden die groen? Er is een voorstel waarbij de daken groen zijn. Het ligt aan de financiële ruimte of dit inderdaad uitgevoerd kan worden.
Er komen 500 mensen bij en 50 medewerkers. Is het meegenomen dat er units op het terrein geplaatst kunnen worden? De huidige m2 zijn voldoende om de mensen vanuit Wageningen in te passen. Hieraan ligt de studie die in een eerder fase door BOAG uitgevoerd is ten grondslag.
Gaan de buizen op de derde weg? De buizen op de 3e etage blijven zitten.
Er is er een rookzone meegenomen? De huidige voorziening blijft bestaan.
Waar staan de pijlen voor? Het open maken van zichtlijnen naar buiten toe.
Hoe wordt er aandacht gegeven aan akoestiek? De invulling van dit onderdeel kan op diverse manieren. Verder in het ontwerptraject wordt dit meegenomen. Denk aan plafonds, vloerbedekking, kasten met isolatiemateriaal en wandafwerking.
Veel plekken waar je met studenten/docenten moet kunnen zitten, wordt dit meegenomen? Ja, er worden diverse ontmoetingszones gecreëerd.
Hoe breng je kenmerken aan in je gebouw? Dat doen we met kleur, materiaal, tekst en met bijvoorbeeld een specifieke object.
Blijft de balie bestaan in de toekomstige situatie? Vooralsnog wel. Daarnaast is het ook afhankelijk van de wijze waarop we het toegekende budget in kunnen zetten.
Nu ingetekend als 1e verdieping docenten en 2e verdiepding staf, hoe zorg je dan toch voor de ontmoeting? Er worden diverse ontmoetingsruimten gecreëerd op elke etage zodat ontmoeting gefaciliteerd wordt. Dit kan zowel in meer formele zin als informeel.
Wordt er rekening gehouden met de kluis (financiën)? Als deze voor het werk nodig is moet deze geplaatst worden. Het gewicht van de kluis bepaalt waar hij in het gebouw kan staan. Dit is een gegeven waar we rekening mee moeten houden.
Hoe ga je om ruimtes waar vertrouwelijke zaken plaats vinden? (bijvoorbeeld decanen) Die positioneren we in de periferie van de drukte.
Wordt er iets met de liften gedaan? Nu niet met beide liften niet alle etages te bereiken. De liften blijven in principe waar ze zijn. Er worden geen aanpassingen aan de liften gedaan.
Hoe zie je de transparantie? Met glazenwanden werken? Deels en zoveel mogelijk met het zicht naar buiten. Coare gaat daarbij op zoek naar de juiste verhouding van privacy en interactie.
Hoe om te gaan met allergieën bijvoorbeeld ook t.a.v. begeleidingshonden. Omdat we met een clean desk principe gaan werken is de omgeving veel schoner en kan er ook beter schoongemaakt worden. Voor het tweede punt. De begeleidingshond kunnen we de toegang tot het gebouw niet ontzeggen, daarom is het zaak een plek te vinden bij de hond uit de buurt.
Wordt er rekening gehouden met afwijkende werkplekken in de zin van sta plekken? Een diversiteit van plekken wordt aangeboden. De mate waarin wordt besproken in de gebruikersgroep.
Ik heb nog eens zitten denken over het "probleem" met de boeken, studentrapporten etc. die we graag bij de hand willen hebben. Is het niet een idee om in de klankbordgroep voor de verbouwing het volgende voorstel in te brengen: Creëer 1 of twee afsluitbare "spreekkamers" worden en zorg dat daar ook het "archief" ligt zodat het direct tijdens het gesprek geraadpleegd kan worden. In deze ruimte moet dan ook een computer zijn om digitale gegevens te kunnen raadplegen. In deze ruimtes kunnen geen persoonlijke gesprekken gevoerd worden omdat het archief ten allen tijde voor alle leden van het team beschikbaar moet zijn. Over het gebruik van de kamer en het archief moeten dan met de gebruikers wel duidelijke afspraken gemaakt worden zoals: - Boeken van anderen niet uitlenen - Opgeruimd achterlaten - "Afschrijven" en niet gebruiken is een doodzonde Een goede oplossingsrichting! Wanneer de RVT bekend zijn kunnen we naar de specifieke zones gaan kijken en dit soort oplossing inpassen. Uiteraard in afstemming met de andere gebruikers van de betreffende zone.
Bij de nieuwe situatie kantoorruimte (p. 3) staat er 'waarvan gang...'. Wat betekent dit? Dit betekent dat de gangzone als verblijfsruimte wordt meegenomen.
Mooi dat er begeleidingslokalen op begane grond komen. Op de derde verdieping lijken ze me erg ver van alles af.. ik ga geen drie trappen op voor een gesprek met studenten. Dit voorliggende schetsontwerp is een studie geweest of alle ruimten in het gebouw zouden passen. Bij het VO (voorlopig ontwerp) zal veel meer alles op zijn plek komen.
Waar gaat de deur op slot? Stel, ik ben de laatste in de 'tuin', moet naar college, wil wat spullen laten liggen en anderen hebben dat ook gedaan - hoe zorg ik er voor dat die spullen daar veilig kunnen blijven liggen? We gaan gebruik maken van lockers, zodat persoonlijke spullen door een ieder opgeborgen kunnen worden.
Look and feel (p9): het gebouw krijgt een facelift: fijn! Ik hoop echter dat het niet een eenheids-worst wordt met alle andere nieuwe kantoorgebouwen van NL. Waar ik op hoop is een ECHTE gedurfde verandering waar het karakter & de missie (Groen voor mens & dier) gewoon vanaf spat. Dus niet alleen maar groene bankjes en 'eilanden', maar een werkomgeving waar groen (levend!) in hoge mate wordt ingezet ter verhoging van de productiviteit... genoeg empirisch onderzoek over te vinden en de resultaten spreken voor zich.. gezondheid/welzijn..... En dat is pas Larenstein zou ik zeggen. Dank voor je input. Deze terugkoppeling gaat naar COARE (architect).
Moet ál het personeel in de gele zones komen te werken? Ouch: er vervalt dus veel ruimte op 3e verd. en begane grond voor ondersteunende diensten... dat wordt proppen. Ik ben benieuwd hoe dat in planvorm er uit komt te zien. Een detail van het plan is als voorbeeld al opgenomen in het schetsontwerp. Dit zal steeds verder uitgewerkt worden aan de hand de input van het team dat op de bepaalde zones zal komen.
Binnen VHL kennen we een bedrijfsarts, BMW’ers en vertrouwenspersonen. Tevens is er een ombudsman. Bij ruimte allocatie moet hier vanuit privacy-oogpunt rekening mee worden gehouden. Tevens moeten gekozen oplossingen drempelverlagend zijn en niet drempelverhogend. Dank voor je input. Deze terugkoppeling gaat naar COARE (architect).
Vanuit de HRM optiek moeten er een paar ruimtes zijn waar jonge moeders borstvoeding kunnen geven (= een arbo vereiste) alsook ruimtes waar mensen zich vanuit hun geloofsovertuiging kunnen terugtrekken om te bidden. Dank voor je input. Deze terugkoppeling gaat naar COARE (architect), zij zullen de ruimten een plek geven in het gebouw.
Binnen VHL zijn er meerdere medewerkers verspreid over de onderwijs- en stafdirecties die zeer gevoelig zijn voor prikkels, gehoorproblemen hebben, etc. Deze personen gaan minder presteren op het moment dat zij een ruimte moeten delen met andere personen. Namen zijn maar beperkt bekend, meestal willen mensen het niet voor anderen weten. Dit soort “specials” zijn via de enquête geïnventariseerd, zodat we er rekening mee kunnen houden.
Bytes
Wordt er rekening gehouden met opname mogelijkheden (les opnemen)? Dit zal meegenomen in de werkgroep ICT.
Hoe is er qua IT nagedacht? Er is een werkgroep IT die zich bezig houdt met de IT faciliteiten t.a.v. het AGW. Hier worden zaken als Wi-Fi, computerfaciliteiten maar ook bereikbaarheid in meegenomen.
Computerzaal in nieuwe vorm ook functioneel genoeg voor tentamens? Hier zal rekening mee gehouden worden in het ontwerp.
Nu computers te kort. Hoe gaan we hiermee om? Deze opmerking leggen we bij ICT neer om na te gaan of hier sprake van een uitbreiding kan zijn.
Ring computerzalen? Kunnen we dit behouden? Deze vraag leggen we bij ICT neer.
Wordt er rekening gehouden met een ICT investering dat je van elk programma gebruik kan maken? Datgene wat je voor je werk nodig hebt zal voor jouw beschikbaar zijn.
In toenemende mate vindt VC-overleg plaats tussen de locaties Hogeschool VHL. De twee VCruimtes in Velp en Leeuwarden zijn vaak bezet. Op welke wijze wordt hier in de plannen voor de herinrichting Velp rekening mee gehouden aan besteed? Bijvoorbeeld uitbreiding naar 3 ruimtes op elke locatie? We houden in principe de ruimten die er zijn. Uitbreiding tot op heden is niet aangekaart. De opmerking wordt meegenomen naar de stuurgroep, daar wordt bepaalt of er een uitbreiding moet komen. NB er komt geen uitbreiding in ruimte. Als blijkt dat er meer VC voorzieningen moeten komen zal dit gerealiseerd worden met mobiele apparatuur.
Communicatie
Geen inspraak gehad bij besluitvorming AGW. “Omgekeerde wereld” onderliggende strategie is niet besproken. AGW toetsing ontbreekt en is vooraf niet gedeeld en besproken. Peter van Dongen heeft in elke workshop een inleiding gehouden waarbij hij het waarom heeft toegelicht.
Groot deel mensen zijn niet aanwezig geweest bij workshops. Men geeft aan dat dit niet past binnen hun onderwijsrooster. Er is teveel gaande op het moment. We hebben deze geluiden gehoord. Veel kunnen we er niet aan doen en voor wat betreft de verbouwing moet deze in deze zomer uitgevoerd worden omdat we uit Wageningen moeten vertrekken.
Organisatie
Gewogen gemiddelden, gaan we niet heel veel geld uitgeven om een kleine groep (‘studenten Wageningen’) tevreden te stellen? Dit geldt met name voor de Internationale studenten. Dit is een van de strategische uitgangspunten is, om meer internationaal georiënteerd te zijn vanwege de aantrekkingskracht voor de internationale student.
Waarom niet mogelijk om deze mensen in huidige setting onder te brengen? Omdat er dan een situatie ontstaat die niet wenselijk is. In een AGW omgeving is het prettiger werken dan met vele mensen op een kamer, daarnaast ondersteunt een AGWwijze van werken de werkvorm van de RVT.
Wie komt er in welk domein. Dat is nog niet duidelijk omdat de RVT nog niet allemaal gevormd zijn en we daardoor niet weten welk ruimte beslag er nodig is.
Wat is de reden dat de CvB kiest voor deze werkplekken? Anders met elkaar samenwerken (aanspreekbaarheid), keuzes bieden (privacy, rust) werkomgeving passender maken, makkelijker verbindingen maken. Efficiëntere vierkante meterbezetting.
Zijn de workshops volledig geweest om een goed beeld te krijgen? Ja, de workshops hebben een goed beeld gegeven van de huidige situatie en de gewenste toekomstige situatie.
Wordt AGW ook in andere onderwijsomgevingen toegepast? Ja, AGW wordt met succes in andere onderwijsomgevingen toegepast. Coare zal een op maat AGW omgeving ontwerpen voor VHL dus deze omgevingen bij andere onderwijsinstellingen zullen niet als blauwdruk gebruikt worden voor VHL. In de nabije toekomst worden excursies aangeboden naar andere AGW omgevingen.
Is er ruimte voor start up ondernemingen? Mogelijk is er in de toekomst ruimte voor start up ondernemingen. In de huidige situatie kijken we eerst alleen naar de huisvesting voor de eigen onderdelen.
In hoeverre is dit dienstverlenend aan het onderwijs? AGW biedt optimaal de mogelijkheid om de werkfaciliteit te kiezen die bij je werk past. Daarnaast wordt er ingezet op meer interactie en ontmoeting van student-docent middels faciliteiten (ontmoetingsruimtes, overlegruimtes etc.).
Wordt beheer meegenomen? Na oplevering wordt het concept van de projectorganisatie naar de staande organisatie overgedragen. Op dat moment wordt het beheer over het concept door de staande organisatie ingevuld. In aanloop naar de oplevering worden beheerzaken meegenomen in de ontwikkeling van het concept.
Schikt het AGW met resultaat verantwoordelijk teams? De AGW omgeving faciliteert het werken binnen RVT beter dan traditionele huisvesting.
Hoe is de relatie tussen AGW, RVT en expertgroepen? AGW moet de werkwijze van RVT’s en expertgroepen ondersteunen.
Hoe wordt er omgegaan met voorbereidingstijd voor 1 september en ook tentamens in deze laatste weken van augustus? Hier zal een zone voor ingericht worden of we huren voor deze specifieke weken, ruimte bij Helicon. De zone voor medewerkers zal 24 augustus gereed zijn.
Is er rekening gehouden met de tijd met betrekking tot de verhuizing. Uitpakken etc. Dat uitpakken tijd kost, daar zijn we ons van bewust. We moeten de detailplanning nog maken en natuurlijk wordt deze voorgelegd aan het proces
Behaviour
Wie ontmoeten elkaar op ontmoetingsplekken? Ontmoet ik dan ook nog andere collega’s van de andere teams? Hoe dan? Studenten, docenten en staf medewerkers. Door spontane ontmoeting en door elkaar op te zoeken. Vindbaarheid nu juist kracht (o.a. komt dit voort uit studentenenquêtes). Hoe blijft dit behouden? Hoe kunnen studenten ons vinden? Er zal binnen het gebouw aandacht gegeven worden aan de bewegwijzering en ontmoeting. De wijze waarop zal nog nader uitgewerkt worden in afstemming met de gebruikers.
AGW ook voor stafafdelingen en directie? Stafafdelingen en directie zullen ook binnen het AGW concept gaan werken.
Is er een proefdag? Nee, er komt geen proefdag. Wel zullen er excursies gepland worden om een soortgelijke omgeving te bezoeken. Verder zal er middels een behoefte toets geïnventariseerd worden waar er behoefte aan ondersteuning ligt om in een dergelijke omgeving te kunnen werken.
Waar zit de vergelijking qua student en medewerker (onderwijs) met betrekking tot het gebouw? Deze zijn terug te vinden in het terugkoppeldocument op de website. De vergelijking zit vooral op de gebieden meer samenwerken, verbinding en internationalisering.
Qua verschillende taken (bijvoorbeeld 10). Hoe geef ik dat vorm? Elke keer een andere ruimte/voorziening? Hoe hier mee om te gaan? Door op basis van je werkaanbod een planning voor de invulling van de dag te maken en soorten werkzaamheden te clusteren. Er zijn ook plekken binnen de omgeving te vinden waar je meerdere soorten taken kunt uitvoeren.
Hoe ga je om met reserveren ruimtes? Voorkeur om informeel karakter te behouden en niet alles ruimtes eerst te moeten reserveren. Dit is ter invulling aan de groep die de AGW plek gaat bewonen. Er kan een keuze gemaakt worden om een bepaald percentage van de vergaderruimte te kunnen plannen en een ander deel niet.
Hoe ga je om met 1 strekkende meter kastruimte? Zoveel mogelijk digitaal werken en regelmatig opruimen.
Soms kan je ad hoc uitwijken naar een ander lokaal, hoe zal dat in nieuwe situatie zijn? In de nieuwe situatie zal een meer efficiëntere inzet van de ruimtes noodzakelijk zijn.
Hoe ga je om met de secretariaten? De ervaring leert dat de secretariaten vanwege hun functie een functioneel toegeruste plek krijgen binnen de AGW omgeving. Wel maken ze deel uit van het geheel, dus ook voor deze groep geldt het clean desk principe.
Komen er ook vaste vergaderruimtes? Er komen vergaderruimtes. Aan de groep die gebruik maakt van de omgeving te bepalen of deze vergaderruimten geboekt kunnen worden of juist niet of deels. In het overleg met de gebruikersgroep wordt dit bepaald.
Hoe wordt het begeleid om te werken in zo’n omgeving? Er wordt een behoeftetoets gedaan binnen gebruikersgroep. De begeleidingsvraag die daar uit voort komt wordt aangeboden. Verschillende richtingen zijn hierin aan te geven,
als omgaan met verandering, meer digitaal werken, elkaar leren aanspreken, werkplanningen maken.
Hoe ga je om met naslagwerk? Niet dat het in de mediatheek komt en het uitgeleend is. Hoe om te gaan met dit soort middelen wordt nog nader besproken. Heb je naslagwerk echt dagelijks nodig, zorg dan voor een eigen exemplaar. Heb je het minder frequent nodig dan in het afdelingsarchief / bibliotheek binnen je eigen werk zone.
Ons werk leent zich beter voor kleinere eenheden van bijv. maximaal 4 (flex)bureaus die een stempel krijgen van 'stilte werkplek', of 'werkplek waar ook bij overlegd mag worden'. Nu zijn daar de kleine hokjes voor gemaakt, maar door continue aanloop van studenten + collega's zullen die óf vol zijn (als je consequent er gebruik van wil maken) óf iedereen in de 'tuin' gestoord worden door het binnen lopen van wie dan ook. Deze kleine hokjes zijn focus ruimten. Er zullen afspraken gemaakt worden over het gebruik van de omgeving.
Bij zowel HRM-adviseurs als HRM-beheerders lopen meerdere keren per dag medewerkers naar binnen met heel gerichte vragen over hun aanstelling, functie, arbeidscontract, etc. etc. etc. In veruit de meeste gevallen is er dan sprake van privacy en vertrouwelijkheid. Dit is een aspect wat binnen de gebruikersgroep en met de medegebruikers van de zone besproken moet worden, zodat er een werkbare omgeving ontstaat. .
