Vzor citace: ŽUFAN, J. Informační systémy v moderním personálním řízení. Praha: Wolters Kluwer ČR, s

Informacni systemy.indd 1

12.10.2012 15:39:37


12.10.2012 15:39:50


12.10.2012 15:39:50

Vzor citace: ŽUFAN, J. Informační systémy v moderním personálním řízení. Praha: Wolters Kluwer ČR, 2012. 120 s.

Lektorovali: doc. RNDr. Vladimír Krajčík, Ph.D. prof. Ing. Růžena Petříková, CSc. doc. PhDr. Milada Šmejcová, CSc. prof. Ing. Milan Turčáni, CSc. © RNDr. Jan Žufan, Ph.D., MBA, 2012 ISBN 978-80-7357-955-5 (brož.) ISBN 978-80-7357-761-2 (e-pub)


12.10.2012 15:39:50

Obsah

Úvod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1 Organizace a informace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.1 Organizace a její okolí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.2 Řízení organizace a jeho podpora IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.3 Význam informací v řízení organizace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.4 Příjemci informací . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 1.5 Ochrana informací . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 1.6 Data, informace, znalosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2 Koncepce informační podpory personalistiky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 2.1 Architektura personálního informačního systému . . . . . . . . . . . 25 2.2 Od expertních programů k ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3 Podpora administrativních prací a komunikace – prostředky osobní informatiky . . 3.1 Komunikační software a groupware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Kancelářské systémy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Další nástroje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32 32 34 35

4 Personální procesy podporované PIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 Organizace a řízení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Personální administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Formování personálu organizace (staffing) . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Mzdy a platy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5 Rozvoj lidských zdrojů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6 Pracovní doba . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7 PIS jako podpora vedoucích zaměstnanců . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.8 Personální controlling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.9 Další procesy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37 42 44 48 54 62 71 73 74 75

5 Implementace a provoz PIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80


12.10.2012 15:39:50

Informační systémy v moderním personálním řízení

5.1 5.2 5.3 5.4

Implementace PIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rizika implementace PIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Provoz PIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dopad implementace na personální útvar . . . . . . . . . . . . . . . . .

80 87 93 96

6 Bezpečnost a ochrana informací v PIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 6.1 Zásady ochrany informací . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 6.2 Ochrana osobních údajů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 7 Trendy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seznam obrázků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seznam tabulek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Použitá literatura a prameny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rejstřík . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O autorovi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

112 113 113 114 116 119

6


12.10.2012 15:39:50

Úvod

Informační systémy jsou dnes samozřejmou součástí každodenní praxe ve většině organizací podnikatelského i nepodnikatelského sektoru. Od počátků spojených především s ekonomickými a technickými aplikacemi se vyvinuly v nástroj, který pokrývá celé spektrum činností organizací. Patří do něj i personalistika, resp. řízení lidských zdrojů, jakožto jeden z hlavních procesů řízení organizace. Již v „dřevních“ dobách vzniku podnikové informatiky bylo zpracování platů a mezd pomocí výpočetní techniky jedním z významných úkolů, kterými se podniková výpočetní střediska zabývala, protože se jednalo o zřetelné zefektivnění činnosti založené na opakovaných mechanických výpočtech. Starší čtenáři si jistě vzpomenou na výplatní lístky tištěné na „traktorovém“ papíře, bez diakritiky a distribuované zpravidla tři týdny po ukončení období, za které byla mzda vyplácena. V dobách zadávání vstupů pomocí děrných štítků nebo pásek a přísného přidělování strojového času to ani nebylo jinak možné. Od těchto dob – za posledních 20 let – došlo k významnému posunu. Zpracování mezd v informačním systému v reálném čase je samozřejmostí, výplatní termíny kolem pátého pracovního dne v měsíci také. Většina mezd a platů je prostřednictvím platebních bran zasílána elektronickými příkazy na bankovní účty zaměstnanců a mzdové účetní spravují několikanásobně větší počty zaměstnanců než v minulosti. Nejdůležitější na tomto vývoji je však skutečnost, že informační systémy nepoužíváme jen k mechanickým výpočtům ve mzdové oblasti, ale že se staly běžným nástrojem pro podporu téměř všech personálních procesů. V některých případech převzaly velkou část práce personalistů (personální administrativa, statistika, poskytování dat pro jiné procesy…), v jiných případech jim významně ulehčují práci tím, že umožňují rychle a spolehlivě vyhledávat informace potřebné pro řízení a výkon personálních činností – recruitment, vzdělávání, hodnocení zaměstnanců, tvorba a udržování mzdových systémů aj. Rozsáhlá implementace personálních informačních systémů (resp. personálních modulů systémů plánování podnikových zdrojů ERP) umožnila zapo7


12.10.2012 15:39:50


jit do personálního řízení jak vedoucí zaměstnance, kterým poskytla on-line přístup k datům jejich podřízených a k funkcím potřebným pro jejich řízení, tak i samotné zaměstnance v podobě přístupu k nejrůznějším samoobslužným aplikacím zaměřeným na osobní rozvoj, čerpání benefitů, plánování kapacit atd. Každý pokrok, kterým nesporně rozvoj informační podpory personálního řízení je, s sebou přináší i negativa. Tím zřejmě největším v daném kontextu je vysoká koncentrace dat o zaměstnancích, případně jiných osobách spojených s organizací, v databázi personálního informačního systému. Riziko cíleného nebo náhodného prozrazení, ztráty nebo neřízené modifikace ve velkém rozsahu je samozřejmě nepoměrně větší než v dobách „papírové“ personální administrativy. Proto je velká pozornost věnována problematice ochrany a zabezpečení osobních údajů. Tato kniha se pokouší shrnout vývoj a současný stav podpory personálního řízení personálními informačními systémy, ukázat jejich roli v kontextu informačního systému organizace jako celku a naznačit možnosti dalšího rozvoje. Životní cyklus informačního systému v organizaci se v posledních 20 letech pohyboval mezi pěti až šesti lety, po kterých docházelo k zásadní obměně nebo úplné náhradě systému. Zdá se, že se toto tempo v posledních několika letech zpomalilo, nicméně zejména v nepodnikatelském sektoru (státní a veřejné instituce) lze očekávat v nejbližších několika letech zásadní generační obměnu informačních systémů, jelikož stav jeho podpory těmito systémy je ve srovnání s podnikatelskou sférou opožděn asi tak o deset let. Podnikatelská sféra pak stojí před výzvou nazvanou „pronájem služeb informačních systémů“ nebo také „clouding“, což s sebou nese nové výzvy a problémy k řešení jak v podnikové informatice, tak v personálních útvarech. Proto jsme do této knihy zařadili i kapitolu týkající se implementace (personálního) informačního systému a rizik s tím spojených.

8


12.10.2012 15:39:50

1

Organizace a informace

1.1

Organizace a její okolí

Žádná organizace nežije samostatně, ve vzduchoprázdnu, ale její existence a fungování je podmíněno společenskými podmínkami, ve kterých je zapojena a do kterých řadíme společenské vztahy, legislativu, infrastrukturu státu, resp. území apod., a přírodními podmínkami, ve kterých je situována a do kterých řadíme zdroje surovin, klima, geografickou polohu, přístup ke komunikacím atd. Informace o přírodních a společenských podmínkách existence organizace patří mezi základní informace využívané v její činnosti. Tyto informace jsou poměrně stabilní a nepodléhají rychlým změnám (s výjimkou některých obecně závazných předpisů, jejichž změny jsou v podmínkách České republiky častější než by bylo vhodné). Jsou obvykle veřejně známé a jejich sdílení s jinými subjekty je běžné, nepatří do obchodního tajemství (obchodní zákoník, § 17–20) nebo mezi jiné chráněné informace. Organizace podnikatelského sektoru a příspěvkové a rozpočtové organizace státu, územních samosprávných celků, obcí a neziskové organizace vyvíjející aktivity v oblasti poskytování nejrůznějších služeb ve své činnosti vstupují do mnoha vztahů s okolním prostředím, které můžeme rozdělit do čtyř základních skupin.

▪ ▪ ▪ ▪

Jsou to zejména: vztahy s dodavateli, vztahy se zákazníky, vztahy s finančními trhy, vztahy s trhem práce.

Vztahy organizací v nepodnikatelském sektoru (zejména organizační složky státu, úřady samosprávných celků, obcí aj.) lze charakterizovat obdobně, přičemž za „dodavatele“ lze považovat jiné organizace (nadřízené nebo spolupracující), „zákazníky“ jsou fyzické osoby (občané) nebo podnikatelské

9


12.10.2012 15:39:50


subjekty či jiné spolupracující nebo podřízené organizace. A jakožto subjekty vykonávající činnost v reálném prostředí musejí řešit problematiku financování a zaměstnávání zaměstnanců. Informace o vztazích organizace s okolním prostředím jsou velmi rozmanité a proměnné v čase. Zpravidla jde o velké objemy dat z různých zdrojů, s různým stupněm důležitosti a dobou exspirace. Z toho se pak odvíjí požadované přístupy k jejich zpracovávání a uchovávání. Tyto informace mají pro organizaci různou hodnotu a u podnikatelských subjektů tvoří součást jejich konkurenční výhody na trhu. Jejich ztráta, prozrazení nebo neřízená modifikace mohou být tedy zdrojem ohrožení. Vedle toho některé z těchto informací podléhají zvláštnímu způsobu zacházení, který vyplývá z obecně platné legislativy (osobní údaje, utajované informace…). Schéma vztahů podniku s jeho okolím a dalšími subjekty je znázorněno na obrázku 1. Spoleēenské podmínky (legislativa, infrastruktura, aj.)

Zdroje financování

PODNIK

Dodavatelé

Procesy

Zákazníci

innosti

PƎírodní podmínky (zdroje, klima, komunikace)

Obr. 1

Trh práce

Schéma vztahů podniku (zdroj – vlastní zpracování)

10


12.10.2012 15:39:50


1.2

Řízení organizace a jeho podpora IS

Základem efektivního a úspěšného řízení organizace jsou správné informace, které jsou ve správný čas k dispozici správným lidem. K shromažďování, třídění a zpřístupňování informací využíváme informační systém. Pod pojmem „informační systém“ v současné době nejčastěji rozumíme soubor metod a technických prostředků zajišťujících sběr, přenos, uchovávání, zpracovávání a prezentaci dat s cílem tvorby a poskytování informací příjemcům zúčastněným na řízení a realizaci procesů v organizaci. V užším smyslu jde o hardware (počítače) a software (databáze, aplikace, programy), které slouží k shromažďování, zpracovávání a zpřístupňování dat potřebných k řízení a provádění procesů a činností. V jistém smyslu sem patří i lidé, kteří zajišťují vývoj, provoz, správu, rozvoj a využívání uvedených prostředků. Z komplexního pohledu je třeba pod pojmem „informační systém“ vidět soubor všech metod a prostředků (a také lidí) sloužících ke zpracovávání všech formalizovaných informací, tj. takových, které jsou nějakým způsobem zaznamenány na jakémkoliv médiu. Systémy uvedené v předchozím odstavci jsou plným názvem označovány jako „automatizované informační systémy“. A aby používaná terminologie nebyla příliš jednotvárná, tak se můžeme setkat s tím, že pojem „informační systém“ se používá jak pro soubor veškerého hardware a software využívaného v organizaci, tak i pro jednotlivé aplikace, které podporují ucelený proces nebo skupinu činností. Pro naši potřebu tedy budeme pracovat s představou, že veškeré formalizované informace jsou uloženy a zpracovávány převážně v elektronické podobě; pokud se vyskytují na jiných nosičích, jedná se o jejich sekundární výskyt. Informačním systémem tedy rozumíme „automatizovaný informační systém“. Informační systém organizace je pak tvořen (v ideálním případě) jediným integrovaným automatizovaným informačním systémem na bázi ERP/ERP II nebo souborem dílčích automatizovaných informačních systémů (subsystémy informačního systému organizace), které podporují jednotlivé činnosti, procesy nebo skupiny procesů, které v organizaci probíhají (tzv. procesní nebo komplexní informační systémy).

11


12.10.2012 15:39:51


1.2.1 ERP – Enterprise Resource Planning (systémy plánování podnikových zdrojů) Integrované informační systémy mají nejčastěji základ v původních systémech plánování výroby, označovanými MRP (Manufactured Resources Planning). Zahrnutím dalších procesů a vazeb (financování, účetnictví, controlling, podpora řízení dodavatelských vztahů a vztahů se zákazníky a v neposlední řadě řízení lidských zdrojů organizace) vytvořilo ze systému podporujícího řízení výroby nepostradatelný systém pro podporu všech hlavních procesů organizace. Zahrnutím manažerské nadstavby pracující i s informacemi mimo organizaci a mimo běžné transakce (data z finančních trhů, veřejných registrů, rešerší ekonomického a politického zpravodajství aj.), která vedle podpory rozhodování na operativní a taktické úrovni zahrnuje i podporu strategického řízení (BI = Business Intelligence), vznikla nová generace těchto systémů, pracovně označovaná ERP II. Jak je z výše uvedeného zřejmé, používané označení není zcela přesné. ERP systémy zahrnovaly v minulosti především podporu hlavního procesu od řízení dodávek materiálů a polotovarů, přes vlastní výrobu až po expedici (odbyt). Požadavky na maximální přizpůsobení výroby požadavkům zákazníků, zkrácení výrobních cyklů, zavedení sledování cash-flow jakožto jednoho z nejvýznamnějších ukazatelů úspěšnosti organizace, zvýraznění vlivu lidského faktoru na výsledky organizace atd. vedlo k tomu, že do původního, čistě technicko – ekonomického řešení byly přidávány prvky, které podporují i vedlejší procesy a pomáhají je řešit právě s ohledem na hlavní předmět činnosti organizace. Nicméně zkratka ERP je natolik vžitá, že ji nelze dost dobře jednoduše změnit. Což ovšem znamená, že v případě, kdy pracujeme se sdělením, že „organizace využívá systém ERP“, musíme si nutně položit otázku, v jakém rozsahu a které procesy jsou takto pojmenovaným systémem podporovány. Základním znakem integrovaných IS je jedna společná (i když často velmi rozsáhlá a vnitřně složitě strukturovaná) databáze. To znamená, že v rámci organizace nedochází (resp. nemusí docházet) k předávání dat ven ze systému. Pro uživatele pracující ve více oblastech (např. účetnictví a správa majetku) nevzniká stresující nutnost znalosti ovládání dvou nebo i více systémů a jejich často úplně odlišného uživatelského prostředí. Nezanedbatelným efektem integrovaného řešení je pak jednodušší a tím pádem lacinější správa systému, především z hlediska lidských zdrojů (počty administrátorů a správců systému a jejich nutná školení a certifikace). V případě poruchy na úrovni hardware,

12


12.10.2012 15:39:51


operační nebo databázové vrstvy informačního systému však pochopitelně nefunguje žádná dílčí oblast, tzn., že integrované řešení vyžaduje obvykle robustní systém zálohování systému a rychlou reakci na případně vzniklé problémy. ERP systémy jsou konstruovány jako modulární tak, aby bylo možné prodávat kromě celkového řešení i jednotlivé části, byla usnadněna správa a řízení přístupů u rozsáhlých systémů. Schematicky je pokrytí procesů informačním systémem na bázi ERP znázorněno na obrázku 2.

Zdroje financování

PODNIK Dodavatelé

ERP Procesy

Zákazníci

innosti

Trh práce

Obr. 2

Schéma pokrytí procesů a vztahů systémem ERP (zdroj – vlastní zpracování)

Mezi ERP systémy najdeme jak unikátní řešení, která si organizace vyvíjí samostatně (vlastními silami nebo prostřednictvím najatých SW firem), tak i standardizovaná řešení počínající „krabicovým“ software1 a končící „na míru“ přizpůsobeným klonem komerčního produktu, přičemž jsou známy případy, kdy toto přizpůsobení („customizace produktu“) dosahuje desítek procent původního řešení. 1

Tedy software, který je nainstalován tak, jak byl zakoupen, bez možnosti dalších úprav podle potřeb zákazníka.

13


12.10.2012 15:39:51


1.2.2 Procesní (komplexní) informační systémy Tyto informační systémy slouží obvykle k podpoře jednoho hlavního procesu (účetnictví, personalistika, správa majetku…) nebo skupiny blízkých procesů. Jejich výhodou je možnost vyšší úrovně rozlišení problémů a přizpůsobení se potřebám vlastníků jednotlivých procesů v organizaci a v návaznosti na to vyšší kvalita poskytovaných služeb a uživatelský komfort. Rozčlenění dat do více systémů umožňuje lépe organizovat přístupy k nim a dosáhnout zabezpečení proti neoprávněným přístupům k datům. Dodavateli procesních systémů jsou obvykle firmy specializované na určitou problematiku, tzn. s hlubokou mírou poznání řešených problémů, což je jistě pozitivním přínosem pro zákazníka – organizaci, která si takovýto systém pořizuje nebo jej provozuje. Na druhou stranu vychází obvykle každý z dodavatelů z jiného technologického základu a velkým problémem takto sestavovaného informačního systému organizace je vzájemné propojení jednotlivých subsystémů. Nevýhodou vícesystémového uspořádání je především nutnost budování datových přechodů mezi systémy (tzv. interface) a dále pak potřeba správců a administrátorů specializovaných na jednotlivé systémy. To s sebou přináší vyšší nároky na organizaci práce útvaru ICT a zvyšuje náklady na provoz a správu informačních systémů organizace. a) b) c) d) e) f)

V praxi se setkáváme s několika skupinami komplexních IS2: SCM – Supply Chain Management (řízení zásobování), CRM – Customer Relationship Management (řízení vztahů se zákazníky), MIS – Management Information System (manažerský informační systém), PIS – Personal Information System (personální informační systém), FIS – Financial Information System (finanční informační systém), MRP – Manufacturing Resource Planning (plánování výrobních zdrojů).

Schematicky lze znázornit oblasti nasazení jednotlivých IS např. tak, jak je uvedeno na obrázku 3.

2

Uvedené rozdělení není nikterak závazné a v různé literatuře se můžeme setkat i s dalšími názvy a zkratkami. Pro účely této publikace byly vybrány nejfrekventovanější zkratky a názvy tak, aby byly pokryty všechny významné procesy podniku.

14


12.10.2012 15:39:51


Zdroje financování FIS

PODNIK

Dodavatelé

SRM

MRP Procesy

CIS

Zákazníci

innosti

PIS

Trh práce

Obr. 3 Schéma pokrytí hlavních procesů a vztahů informačními systémy (zdroj – vlastní zpracování)

Uvedená označení označují možné typy IS využívaných v organizacích, nikoliv konkrétní produkty. Uvedené typy mohou být ve skutečnosti tvořeny jedním nebo více software od jednoho i více dodavatelů. Je samozřejmě žádoucí, aby jednotlivé systémy měly maximum společného, tj. především, aby byly postaveny nad stejnými operačním a databázovými systémy a využívaly stejné komunikační nástroje (protokoly). Charakteristickým rysem je skutečnost, že každý z uvedených systémů je schopen autonomní práce i v případě výpadku jiného (netýká se pochopitelně výpadků na společných vrstvách, tj. sítích, společných serverech, napájeních atd.). Na trhu se vyskytuje naprosto nepřeberné množství řešení pro jednotlivé procesy, přičemž velmi často jde o řešení národní nebo místní, vytvořená přímo v podnicích nebo na jejich objednávku lokálními SW firmami. Většího stupně zobecnění se dostává zejména účetním systémům v souvislosti s přijímáním mezinárodních účetních standardů IFRS a systémům řízení financování, které bývají spjaty s tou či onou bankou. Specificky národní řešení jsou

15


12.10.2012 15:39:51


nejrozšířenější především v oblasti personalistiky, což souvisí se zásadními odlišnostmi v pracovněprávní a mzdové legislativě jednotlivých států.

1.3

Význam informací v řízení organizace

Dostatek kvalitních informací je základem pro správné a včasné rozhodování na všech stupních řízení. Současnost je charakterizována tím, že jednak roste objem informací, které musejí pracovníci na všech úrovních brát v úvahu při řízení i výkonu jednotlivých procesů a činností, a jednak roste rychlost, s jakou dochází k jejich modifikacím a zastarávání. Pro rozhodování na strategické úrovni pak hrají čím dál větší roli informace z externího prostředí a z prostředí nebo oborů, které s hlavním předmětem organizace nemají zdánlivě nic společného. Informace, se kterými v každodenní praxi pracujeme, mají tedy dvojí původ: ▪ vnitřní informace – vznikají při činnosti organizace, většinou jako její důsledek ve formě zpětné vazby nebo jako vedlejší produkt, ▪ vnější informace – získává organizace v důsledku přímých interakcí s okolním prostředím v rámci svojí činnosti (marketing, prodej, obstarávání, financování) a také buď cíleným vyhledáváním, nebo náhodně mimo okruh svého působení. Tím, že umožňují přijímat rozhodnutí vedoucí k realizaci hlavních procesů organizace, stávají se samy zdrojem přidané hodnoty organizací vytvářené (stejně jako materiál, peníze, lidé). Zároveň jsou produktem, zbožím, které organizace zpeněžuje, ať jako součást svých výrobků a služeb, nebo přímo. To znamená, že informace mají svoji hodnotu, která se promítá buď nepřímo, v ceně produktů nebo služeb, eventuálně přímo v ceně informace, kterou organizace poskytuje jinému subjektu. V produktivní činnosti organizace mají informace dva hlavní významy – snižují náklady na produkci a zvyšují příjmy.

▪ ▪ ▪

V oblasti nákladové umožňují správné a včasné informace zejména: efektivně řídit logistiku, tj. především snižovat nebo zcela odstraňovat skladové zásoby, nakupovat co nejoptimálněji požadované komodity, operativně řídit procesy z hlediska času (odstraňovat zbytečné časové prodlevy a rezervy),

16


12.10.2012 15:39:51


▪ ▪ ▪ ▪ ▪

efektivně plánovat, připravovat a provádět údržbu a obnovu zařízení s co nejmenšími ztrátami vyplývajícími z odstavení zařízení. V oblasti příjmové umožňují: vyhledávat příležitosti na trhu (jak z hlediska produktů, tak z hlediska lokalizace), nacházet co nejlepší uplatnění vlastní produkce, získávat co nejlepší ceny za svoje zboží a služby, predikovat vývoj trhu.

1.4

Příjemci informací

V každé organizaci lze z hlediska příjemců informací identifikovat čtyři základní skupiny pracovníků. Ty se od sebe liší množstvím a agregací informací a také jejich zdroji a způsobem přístupu k nim a jejich zpracovávání. Je to: ▪ vrcholový (strategický) management, ▪ střední a liniový management, ▪ specialisté, ▪ výkonní pracovníci. V první řadě jde o vrcholový management organizace, který odpovídá za strategické řízení organizace a její rozvoj v zájmu a podle zadání vlastníků nebo zřizovatele. K tomu potřebuje informace o okolí organizace i o jejích vnitřních procesech, avšak tyto informace požaduje v přehledné podobě a ve vysoké míře agregace a zobecnění. Až na výjimky nepotřebují manažeři na vrcholové úrovni pracovat s transakčními daty v reálném čase. Pro jejich potřebu jsou určeny aplikace označované jako manažerské informační systémy, které jsou buď samostatnými aplikacemi pracujícími nad datovými sklady (data warehouses), nebo nadstavbami integrovaných systémů ERP. Jedná se o nástroje, které jsou součástí tzv. Business Intelligence, označované obvykle jako EIS (Executive Information Systems). Střední a liniový management zajišťující organizaci řízení procesů ve svojí působnosti, tj. především řízení personálu, technologií a nákladů, ke své činnosti potřebuje především interní informace o těchto procesech uspořádané jako výstupy z transakčních systémů (TPS – Transaction Processing Systems, tj. systémy určené pro mechanizaci a automatizaci agend v organizaci, tedy CIS, FIS, PIS, CRM, MRP…). V menší míře využívají pak i informace z vnějšího okolí organizace, a to selektivně podle své oborové odpovědnosti.

17


12.10.2012 15:39:51


Specifickým nástrojem pro tuto skupinu pracovníků jsou systémy pro podporu rozhodování (DSS – Decision Support Systems), které jsou schopny prostřednictvím uživatelsky přívětivého rozhraní (dnes typicky internetového prohlížeče) poskytovat data pro rozhodovací analýzy a vytvářet modely vývoje problému pro různé varianty rozhodnutí. V případě, že v organizaci je zaveden funkční knowledge management, jsou výsledky rozhodnutí i okolnosti, za kterých byla učiněna, ukládány do informačního systému organizace pro zpětné analýzy i opakované využití. Pracovníci v pozicích specialistů (metodici, technologové, plánovači, auditoři aj.), jejichž úkolem je vytvářet podklady pro rozhodování strategického managementu, modelovat procesy, zjišťovat zpětnou vazbu, navrhovat plány a rozpočty a další tvůrčí činnost, potřebují ke své činnosti jednak detailní informace o fungování organizace, a to až na úrovni jednotlivých transakcí, a stejně tak i detailní informace o stavu vnějšího prostředí, konkurence atd. Jsou tedy v obdobné situaci jako vrcholový management, ovšem s tím rozdílem, že pracují s detailními informacemi, a nejčastěji jsou to právě oni, kdo tyto informace agregují pro potřeby strategického řízení a rozhodování. Jsou uživateli veškerých transakčních systémů (TPS) organizace a prostřednictvím analytických aplikací využívají i nejrůznější datové sklady, ať již interní, v majetku organizace, nebo externí, spravované třetími stranami, do kterých si organizace kupuje přístup nebo které jsou veřejně přístupné (obchodní a insolventní rejstřík, databáze plátců DPH, monitoring tisku a médií…). Specifickou skupinou systémů užívaných touto skupinou jsou pak technologické a řídicí systémy, které mají charakter transakčních systémů, avšak jsou od ostatních aplikací oddělené a data z nich jsou do řídicích a ekonomických systémů předávána dávkově. Svojí činností zároveň tito pracovníci tvoří data, která vstupují do užívaných systémů a slouží následně všem skupinám pracovníků. Výkonní pracovníci potřebují pro svoji práci nejčastěji transakční systém (systémy), které podporují činnosti, jejichž výkonem jsou pověřeni (výrobní operace, účetní transakce, finanční operace, správní rozhodnutí, nákupy…). Při výkonu těchto činností zároveň pořizují data (manuálně i automaticky, vědomě i nevědomě), která jsou využívána v navazujících nebo souvisejících činnostech, v analytické, kontrolní a řídicí činnosti. Souhrnný přehled příjemců informací, míry agregace a nejvíce používaných informačních systémů uvádíme v tabulce 1. Jak uvádí Tvrdíková, s rostoucí úrovní řízení roste míra agregace informací a jejich účelové selekce a také míra jejich neurčitosti (Tvrdíková 2008).

18


12.10.2012 15:39:51

Organizace a informace Vrcholový management (strategické řízení) strategie podniku informování vlastníků

přehledné a agregované informace informace o podniku a jeho okolí

manažerský informační systém / EIS nadstavby ERP apod.

Střední a liniový management (výkonné řízení) zajištění procesů v okruhu působnosti řízení lidí řízení nákladů útvarů

informace pro operativní a střednědobé řízení informace o lidských zdrojích informace o nákladech a výnosech

integrovaný informační systém ERP specializované informační systémy (PIS, FIS…)

Specialisté (tvorby koncepcí, projekce, uzavírání obchodů…) návrhy procesů a činností analýzy kontroly

specializované informace o zdrojích, technologiích… informace o zásobách, kapacitách… informace o průběhu procesů a činností

integrovaný informační systém ERP specializované informační systémy (PIS, FIS…) technologický SW (CAD, PDM…)

Výkonní zaměstnanci (výrobní a obslužné činnosti) realizace činností sběr dat z průběhu činností

Tab. 1

1.5

informace pro vlastní práci (technologie, logistika, účtování…)

specializované informační systémy (PIS, FIS…) technologický SW (CAD, PDM…) provozní terminály NC systémy

Přehled příjemců a zdrojů informací (zdroj – vlastní zpracování s využitím Tvrdíkové, 2008)

Ochrana informací

Informace, se kterými v organizacích pracujeme, ať už jde o informace zde vytvářené nebo získané z jiných zdrojů, mají svoji hodnotu. Ta je dána především jejich exkluzivitou, přesností, vypovídací hodnotou nebo určitou zvláštností jejich povahy. Stanovení hodnoty (ceny) konkrétní informace není jednoduché, protože její výše je závislá na konkrétní situaci a kontextu a tudíž je i (někdy poměrně rychle) proměnná. V praxi se proto používají dva základní způsoby stanovení hodnoty (ceny) informace.

19


12.10.2012 15:39:52


V prvním případě jde o nákladovou metodu (cenu), která vychází ze stanovení objemu výdajů vynaložených na obstarání (zjištění, shromáždění, zpracování, uchování) informací. Ve druhém případě se hodnota informace odvozuje od dopadů, které by mělo (má) případné zcizení nebo zneužití informace, v podobě hrozící nebo způsobené škody. Je pochopitelné, že obě metody pracují s řadou variabilních faktorů a kvalifikovanými odhady. Problematika stanovení hodnoty informací je však stále důležitější s tím, jak roste počet případů úmyslných nebo neúmyslných škod způsobených krádežemi, ztrátou nebo prozrazením informací neoprávněným subjektům. Krádeže informací (ať už v podobě politické, vojenské nebo průmyslové špionáže) jsou samozřejmě staré jako civilizace. Nicméně rozvoj informačních technologií s sebou přinesl značné zjednodušení možností, jak se k požadovaným informacím dostat a jak je především přemístit z jednoho místa na druhé. Digitálním fotoaparátem, který umožňuje získání snímků dokumentů ve stejné kvalitě, jako by byly naskenovány, je vybaven každý druhý mobilní telefon a veškerá data o zákaznících, produktech nebo ekonomice organizace v objemu odpovídajícím milionům stránek textu lze vynést na flash memory, jejíž největší součástí je USB konektor, nebo odeslat jediným kliknutím… Je tedy v zájmu každé organizace svoje informace chránit a přijímat a realizovat opatření, která mají za cíl zabránit úmyslnému nebo neúmyslnému jednání, které by vedlo k poškození organizace. Výše škod způsobených „počítačovou“ kriminalitou se velmi obtížně odhaduje a skutečný rozsah nezákonné činnosti v této oblasti se dá těžko odhalit. Jedná se totiž o problematiku nadmíru citlivou – vedle přímých škod, které tato kriminalita způsobuje, je zde ještě často silnější efekt poškození jména organizace a ztráty důvěry zákazníků, partnerů nebo veřejnosti obecně. Z tohoto důvodu jsou případné incidenty utajovány a řešeny tak, aby nedošlo k publicitě, i když to pro organizaci znamená často značné ztráty. Vedle toho stát deklaruje svůj zájem na ochraně určitých informací, které se dotýkají jeho zájmů nebo zájmů jednotlivých občanů tím, že formou zákonů ukládá povinnosti související s ochranou určitých informací, případně stanovuje možné způsoby nakládání s nimi a podmínky, za kterých k tomu může docházet. Z pohledu zákonem chráněných informací můžeme rozlišit zejména tyto kategorie:

20


12.10.2012 15:39:52


▪ ▪ ▪ ▪ ▪

utajované informace podle zákona č. 512/2004 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, osobní údaje podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, obchodní tajemství podle zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, vynálezy a průmyslové vzory podle zákona č. 527/1990 Sb., o vynálezech, průmyslových vzorech a zlepšovacích návrzích a zákona č. 207/2000 Sb., o ochraně průmyslových vzorů, autorská díla a autorská práva podle zákonů č. 35/1965 Sb. a č. 121/2000 Sb., autorský zákon – do této skupiny patří i počítačové programy a databáze jakožto autorská díla.

V uvedených případech existuje veřejný zájem na ochraně daného druhu informací a jsou stanovena pravidla, jak s těmito informacemi zacházet. Porušení je pak sankcionováno trestněprávně nebo lze ochranu vymáhat soudně v rámci civilního práva. Ochrana jiných informací spadá pod interní opatření a pravidla organizace a přesahuje rámec této publikace. V oblasti personálního řízení se setkáváme nejčastěji s povinností zajistit ochranu osobních údajů zaměstnanců a dalších osob v obdobném poměru. Povinnostem v této oblasti a formám a metodám ochrany osobních údajů se budeme věnovat v samostatné kapitole.

1.6

Data, informace, znalosti

V běžné praxi se obvykle poměrně volně zachází s pojmy data a informace, případně znalosti (zejména v souvislosti se zaváděním systémů znalostního managementu v organizacích). Nicméně mezi těmito pojmy existují významné kvalitativní rozdíly, přičemž jsou na sobě vzájemně závislé a fakticky tvoří triádu, kde vyšší úroveň pojmu nutně vychází z úrovně nižší. Data jsou výrazem, který označuje jakékoliv údaje zpracovávané programem (Oborová encyklopedie Výpočetní a řídicí technika, 1982, s. 34). V širším pojetí jsou dohodnuté symboly (číslice, písmena, obrázky …), které lze uložit nezávisle na člověku a jeho vědomí. Vzhledem k tomu, že naprostá většina dat je dnes primárně zpracovávána v automatizovaných informačních systémech, mají data podobu fyzikálních stavů mikroprocesorů nebo paměťových médií (magnetických či polovodičových), případně elektrických nebo optických impulzů při jejich přenosu. Uživateli jsou data zpřístupněna prostřednictvím zobrazovacích zařízení (displeje, monitory apod.), v hmotné podobě (tisky)

21


12.10.2012 15:39:52


nebo prostřednictvím stavu nějakého zařízení (povolují-li data na přístupové kartě zaměstnance vstup do objektu, otevře se turniket nebo závora). Informací rozumíme interpretaci dat, tedy význam, který je jim přiřazen (Oborová encyklopedie Výpočetní a řídicí technika, 1982, s. 74). Vzniká na základě dohody nebo osobní (skupinové) zkušenosti. Skutečnost, že teplotu vzduchu, při které se voda vyskytuje ve všech skupenstvích, interpretujeme jako „chladno“, je dána naším fyziologickým uspořádáním. To, že uvedený stav je označen právě 0° C (data získaná objektivním měřením), je dán společenskou konvencí, dohodou. Tím z opačného pohledu zajišťujeme srozumitelnost ve vzájemných sděleních, protože pokud někomu, kdo se nachází na jiném místě, sdělíme, že „u nás je 0 °C“, nemusíme složitě vysvětlovat, o jakou teplotu se jedná, jak se projevuje. Znalost je potom schopnost řešit konkrétní úlohu na základě informací, kterými disponujeme. Data jsou tedy základem pro to, abychom věděli a uměli řešit problémy a situace, před které nás staví každodenní praxe v organizacích. Je zjevné, že data, kterými organizace disponují, mají různý charakter. Pro jejich posuzování a třídění můžeme zvolit různá kritéria, přičemž nejvýznamnějšími budou zřejmě dlouho- nebo krátkodobost využití, obecnost nebo specifičnost a jejich vztah k hlavnímu předmětu činnosti (tedy to, zda jde o data týkající se procesů organizace nebo o data související s provozem informačního systému, tedy metadata). Data používaná v informačních systémech organizací lze z těchto hledisek rozdělit na pět základních skupin: ▪ číselníky a katalogy, ▪ kmenová data – obsahují údaje o zaměstnancích, zákaznících, dodavatelích, bankách…, ▪ transakční data – údaje potřebné pro realizaci konkrétních činností; obvykle vycházejí z kmenových dat, která jsou doplněna nebo modifikována ve vztahu ke konkrétní řešené transakci; číselníky, kmenová data a transakční data jsou předmětem zálohování, ▪ archivní data – vybraná data dokumentující historii organizace a jednotlivých ucelených situací (obchodních případů, přípravy rozhodnutí, tvorby plánů apod.); archivní data nejsou totožná se záložními daty! ▪ parametry – pro nastavení optimálního fungování informačního systému v konkrétních podmínkách (definice finančních období, vazeb na externí systémy, pravidelných plateb apod.),

22


12.10.2012 15:39:52


▪

metadata – především logy, tj. záznamy o provozu informačního systému a o činnosti uživatelů v nich; slouží především k zjištění skutečného stavu při deklarovaných chybách a podezřeních na nekorektní funkce systému nebo chování uživatelů.

Pro strojové zpracovávání dat je žádoucí, aby táž informace byla vždy zaznamenána stejnými daty. Proto se snažíme obdobné informace zadávat prostřednictvím číselníků (katalogů). Cílem je zjednodušit obsluhu (není nutné stejná data zapisovat opakovaně), zrychlit práci (výběrem symbolu nebo zápisem prvního znaku/znaků se vloží celý řetězec) a snížit chybovost (typicky se z pohledu databáze překlepy, dvojité mezery, záměna velkého a malého písmene nebo znaků 0 a O interpretují jako naprosto odlišné řetězce – „26.6.2011“ není totéž jako „26._6._2011“). „Číselník představuje vzestupně či sestupně uspořádanou řadu číselných znaků, písmen či jejich kombinací. Tyto znaky jsou přiřazeny k určitému verbálnímu popisu jevů či procesů se základní společnou charakteristikou. Mezi jednotlivými prvky číselníku neexistuje (ve většině případů) jejich nadřazenost či podřízenost. Číselníkem se rozumí uspořádaný seznam kódů a jim přiřazených významů. Číselníky jsou součástí automatizovaného informačního systému. Číselníky se průběžně aktualizují.“ (Český statistický úřad, Co je statistická klasifikace?, 2012) „Klasifikace (katalog) představuje hierarchicky uspořádané třídění určitých ekonomických, sociálních nebo demografických jevů či procesů. Klasifikační třídění sleduje návaznost jevů a procesů od obecnějšího k detailnějšímu. Jevy a procesy jsou v klasifikacích rozčleněny zpravidla do tříd a podtříd, skupin a podskupin, oddílů a pododdílů, kdy vyšší stupeň struktury se rozkládá na detailnější nižší stupně a existuje hierarchické logické uspořádání podřízení a nadřízení jednotlivých stupňů klasifikace“. (Český statistický úřad, Co je statistická klasifikace?, 2012)

Shrnutí kapitoly Informace jsou v současnosti klíčovou hodnotou, která rozhoduje o úspěšnosti organizace. Výměna informací s okolím a jejich správné a včasné zpracovávání pro různé úrovně řízení a účely umožňuje organizaci efektivně plnit její funkce. Soustava informací relevantních k předmětu činnosti tvoří informační systém organizace v širším slova smyslu. Z výše uvedeného je patrné, že

23


12.10.2012 15:39:52

Toto je pouze náhled elektronické knihy. Zakoupení její plné verze je možné v elektronickém obchodě společnosti eReading.

Vzor citace: ŽUFAN, J. Informační systémy v moderním personálním řízení. Praha: Wolters Kluwer ČR, s

Recommend Documents