Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra matematiky, statistiky a informačních technologií
Využití cloud technologií ve školním prostředí Diplomová práce
Autor:
Bc. David Soukup, DiS. Informační technologie a management
Vedoucí práce:
Praha
Ing. Lukáš Herout
Duben, 2013
Prohlášení: Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracoval samostatně a v seznamu uvedl veškerou použitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, že odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámen se skutečností, že se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací.
V Jindřichově Hradci dne 30.4.2013
Bc. David Soukup, DiS.
Poděkování: Na tomto místě bych chtěl poděkovat mému vedoucímu práce Ing. Lukášovi Heroutovi za pomoc a odborné vedení při psaní této práce. Chtěl bych též poděkovat všem, kteří mi pomáhali při testování aplikací. Dále bych chtěl poděkovat své rodině, hlavně manželce za trpělivost a pochopení.
Anotace práce Cílem práce je implementace cloud technologií do školního prostředí analýza výhod a nevýhod daného řešení. Práce je rozdělena do šesti kapitol. První kapitola pojednává o cloudu jako takovém, ve druhé rozebírám stav na jedné škole. Třetí kapitola obsahuje možné technologie a volbu nasazení. Čtvrtá pojednává nasazení dané technologie. V páté se popisují dotazníky k vyhodnocení. A v závěrečné kapitole je vyhodnocení dotazníků. Klíčová slova: Office 365, Google Apps, cloud, škola,
Annotation The aim of this work is the implementation of cloud technology in the school environment analysis of the advantages and disadvantages of each solution. The work is divided into six chapters. The first chapter discusses the cloud itself, the second state to analyze one school. The third chapter contains the possible technologies and deployment options. The fourth deals with the deployment of the technology. The fifth describes the questionnaires for evaluation. In the final chapter is of the evaluation questionnaires. Key words: Office 365, Google Apps, cloud, school,
Obsah Obsah .................................................................................................................................... 5 1.
Úvod do problematiky ................................................................................................. 7
2.
Analýza současného stavu ........................................................................................... 9
3.
2.1.
Střední odborná škola ........................................................................................... 9
2.2.
Střední odborné učiliště ...................................................................................... 11
Výběr vhodné technologie ......................................................................................... 13 3.1.
4.
Google Apps ....................................................................................................... 13
3.1.1.
Gmail ........................................................................................................... 13
3.1.2.
Kalendář ...................................................................................................... 15
3.1.3.
Disk ............................................................................................................. 18
3.1.4.
Weby ........................................................................................................... 20
3.1.5.
Sejf .............................................................................................................. 22
3.1.6.
Další ............................................................................................................ 25
3.2.
Microsoft Office 365 .......................................................................................... 27
3.3.
Rozhodnutí ......................................................................................................... 31
Implementace cloud technologie ............................................................................... 36 4.1.
Základní správa Microsoft Office 365................................................................ 39
4.1.1. 4.2.
Pořízení a správa licencí.............................................................................. 40
Synchronizace s Active Direktory ...................................................................... 44
Konfigurace jednotlivých služeb ................................................................................ 46 5.
6.
Dotazníkové řešení .................................................................................................... 48 5.1.
Dotazník pro Administrátory .............................................................................. 48
5.2.
Dotazník pro učitele ........................................................................................... 50
5.3.
Dotazník pro studenty......................................................................................... 52
Vyhodnocení realizovaného projektu ........................................................................ 54 5
Dotazník pro Administrátory ...................................................................................... 54 Dotazník pro učitele.................................................................................................... 56 Dotazník pro studenty................................................................................................. 58 Seznam použité literatury ................................................................................................... 61
6
1. Úvod do problematiky Cloud – technologie, která je dnes využívána v každém odvětví. Cloudové služby jsou takové služby, ve kterých jsou data a aplikace „přeneseny“ do prostředí Internetu. Jsou to tedy služby, které jsou provozovány pro zákazníky v datových centrech poskytovatelů těchto služeb, nikoliv přímo u zákazníků. Termín cloud vznikl z nákresových diagramů telekomunikačních společností, které pro grafickou interpretaci rozhraní mezi tím, co je vlastnictvím zákazníka, a tím, co operátora, používali symbol mraku. Říkáte si, že svá data nikam do Internetu nedáte, že je chcete mít u sebe na počítači a nikde jinde. Je zapotřebí si ale uvědomit, že i každodenní práce dnešního běžného učitele v sobě již prvky cloudových řešení nese. Všechny emaily, které dostáváte a posíláte, nebo příspěvky a fotky na Facebooku nejsou uloženy u vás, ale na serverech poskytovatelů těchto služeb. Proč si tedy k nim neuložit i ostatní data a nepoužívat aplikace online, bez nutnosti instalací a aktualizací…? Využívání cloudových služeb s sebou přináší především výhody. Mezi největší výhody patří: - Záloha a archiv dokumentů, fotek a ostatních dat je bezpečná a vždy dostupná online. - Přístup ke svým datům máte z jakéhokoliv zařízení připojeného na Internet. - Odpadá vám nutnost ručních instalací vybraných aplikací a jejich následné správy a aktualizací. Rovněž automaticky získáváte nové verze aplikací. - Finanční a časová úspora za pořízení a správu softwarových produktů, včetně hardware (servery, záložní zdroje apod.), na kterých by tyto produkty byly provozovány Pro cloudové služby je nejdůležitější aplikací internetový prohlížeč, který vám zprostředkovává přístup k vašim datům a online aplikacím. Z počítačů se tak stávají pouhé terminály pro přístup k datům, čímž se vlastně vracíme do počátku vzniku počítačů… Dnešní doba, kdy školy nemají peníze na investice do nových verzí kancelářských balíků. Tudíž vyučování probíhá na různých platformách a verzích. Učitelé používají taktéž různé programy pro komunikaci a práci s dokumenty. V této situaci se jeví použití cloud technologií jako možné řešení této situace. V této práci bych chtěl analyzovat stav na jedné Střední odborné škole a středním odborném učilišti. Vybrat vhodnou technologii, která by se nasadila a poté by se vyhodnotily výhody a nevýhody daného řešení. Využitím těchto technologií by 7
vyučování probíhalo na stejném prostředí, učitelé by používali jednotné poštovní klienty a i stejné programy pro dokumenty. Od tohoto si slibuji zjednodušení školení učitelů - jednotné prostředí – ne jako dnes, kdy každý používá jinou verzi. Tím pádem je oprava problémů a vysvětlování složitější a náročnější na administraci. Zlepšení komunikace mezi uživateli, kdy bude jednotný systém jak u studentů tak i učitelů.
8
2. Analýza současného stavu V současné době se škola skládá z dvou budov, které jsou každá na jiné straně města. Budovy jsou spojeny k internetu připojeny optickým vláknem o symetrické rychlosti 30Mb na 30Mb. Celkem je zde 7 učeben výpočetní techniky a 40 učitelských stanic. Z toho se 2 učebny a 15 stanic se nachází na budově odborného učiliště. Každá budova má svůj vlastní file server s OS Windows 2003, na kterém běží Active Direktory pro uživatele dané domény. Každý učitel i student má svůj vlastní účet a oprávnění k určitým složkám. Pro účel této práce je potřeba zjistit softwarové vybavení školy. Začneme budovou SOŠ.
2.1.
Střední odborná škola
Zde se nachází celkem 5 učeben a 25 učitelských stanic. Jako uložiště dat jsou zde použity dva servery s os Windows 2003, na kterých běží Active Direktory, kde jsou uloženy uživatelské účty všech uživatelů domény. Učebna 1: Počet PC – 17 Operační systém – Windows 8 Kancelářský sw – MS Office 2010 Starter Učebna 2: Počet PC – 33 Operační systém – Windows 7 Kancelářský sw – MS Office 2003 Professional Učebna 3: Počet PC – 17 Operační systém – Windows 7 Kancelářský sw – MS Office 2010 Starter
9
Učebna 4: Počet PC – 23 Operační systém – Windows XP Kancelářský sw – MS Office 2003 Professional Učebna 5: Počet PC – 17 Operační systém – Windows 7 Kancelářský sw – MS Office 2010 Starter Učitelské stanice: Operační systém: Windows XP – 12 Windows 7 – 13 Kancelářský sw: MS Office 2003 Profesional MS Office 2007 MS Office 2010 Starter MS Office 2010 Poštovní klient: Outlook express Outlook 2007 Outlook 2010 Mozilla Thunderbird
10
2.2.
Střední odborné učiliště
Jak již bylo řečeno, tak zde jsou dvě učebny a 15 stanic učitelů. Jeden server, který slouží pro ukládání dat. Učebna 1: Počet PC – 17 Operační systém – Windows XP Kancelářský sw – MS Office 2003 Professional Učebna 2: Počet PC – 17 Operační systém – Windows XP Kancelářský sw – MS Office 2003 Professional Učitelské stanice: Operační systém: Windows XP – 11 Windows 7 – 4 Kancelářský sw: MS Office 2003 Profesional – 15 Poštovní klient: Mozilla Thunderbird – 15 Z přehledu nám vyplývá, že na učebně učiliště není tolik roztříštěný software, ale je už zastaralý. Na budově odborné školy je rozmanitost a roztříštěnost jak kancelářského tak i emailového software velká. Je to dáno tím, jak se postupně vybavuje škola tak se nasazují nové operační systémy a i nové kancelářské aplikace. Z hlediska vývoje je to určitě výborné, že se neučí na archaickém software, ale problémem je nesourodost učeben a tím vznikající problémy při přesunu mezi učebnami, které mají každá jiný kancelářský software. Zde 11
dochází k tomu, že cesta k vytvoření požadovaného úkolu je v každé verzi jiná a tím pádem je to pro studenty i učitele složitější. Ohledně emailových klientů – tak zde je to spíš problém pro správce sítě, kteří musejí vše nastavovat, nelze použít univerzální návod, kterým by poučily uživatele. Celkově je velký problém v tom, že se používá letitá verze kancelářského software MS Office 2003, který je už 10 let starý a jako vše i tento software prošel řadou úprav a modernizací. Samozřejmě je možné oponovat, že když se naučí ve starší verzi tak v nové to už není problém dohledat. Ano s tím se dá i souhlasit, pokud bychom to brali v tom smyslu, že je to jen informace o tom co je možné v daném software dělat. Chceme-li mít uživatele schopného v OIS pracovat tak je potřeba ho seznámit s novou versí. Na obrázku č. 1 máme nabídku Office 2003, obrázek č. 2 nabídku Office 2010 Starter a obrázek č. 3 Office 2010.
Obrázek 1: Menu Office 2003
Obrázek 2: Menu Office 2010
Obrázek 3: Menu Office 2010 Starter
Na obrázku 1 až 3 vydíme rozdíl mezi jednotlivými versemi Office, které jsou ve škole použity. Rozdíl mezi Office 2010 a Starter je v omezení některých funkcí.
12
3. Výběr vhodné technologie V dnešní době máme na výběr z dvou nejrozšířenějších technologií. Jednu nabízí firma Google a jsou to její Google Apps, a druhou nabízí samotný Microsoft a ten jí nazývá Office 365. Pro školství jsou oba produkty nabízeny v základní verzi zdarma a v následujících řádcích si rozebereme jejich možnosti a dále vybereme technologii, která by lépe vyhovovala našemu prostředí.
3.1.
Google Apps
Cloudové aplikace společnosti Google nabízí e-mail, Kalendář, Disk a aplikace pro vytváření dokumentů, tabulek a prezentací. Dále tu jsou možnosti tvorby webů tříd, projektů a aplikace sejf k archivaci a vyhledávání dokumentů. Začneme emailem, který nazývají Gmail.
3.1.1. Gmail Email nabízí plno pokročilých technologií a proto je v marketingovém označení Gmail Víc než e-mail. Gmail seskupuje odpovědi na zprávu, takže sledování konverzace je snadnější.(obr. č.4) Chat, hlasový chat nebo videochat můžete zahájit přímo ze své schránky. (obr. č.5) Pomocí svého mobilního telefonu nebo tabletu uživatelé zůstanou v obraze i na cestách. (obr. č.6) Google Apps nabízí 25 GB úložného prostoru na uživatele, výkonné filtrování spamu, integraci hlasových konferencí a videokonferencí a záruku 99,9% dostupnosti. To vše je hostováno Googlem – tedy žádné náklady ani reklamy určené studentům, pedagogům nebo zaměstnancům. Rychlá práce, úspora času Gmail je navržen tak, aby byli všichni jeho uživatelé produktivnější. 25 GB úložného prostoru znamená, že není nutné nic mazat, díky výkonnému vyhledávání máte všechno na dosah a štítky a filtry pomáhají zajistit, aby uspořádání uživatelů zůstalo zachováno. Gmail používá bezpečné webové technologie, a studenti i pedagogové tak mohou produktivně pracovat doma, na cestách i prostřednictvím mobilních zařízení. 13
Spojení s lidmi podle pravidel Schránka není určena jen pro zprávy, ale umožňuje také kontakt s lidmi. Díky textovému chatu, hlasovému chatu a videochatu studenti a učitelé vidí, kdo je online a mohou se ihned spojit. Administrátor může nastavit pravidla pro každého uživatele, co smí používat a s kým smí komunikovat. Vše je možné nastavit.
Obrázek 4 : Seskupení odpovědí zdroj: Google
Obrázek 5: Použití chatu. Zdroj: Google
14
Obrázek 6: Použití na mobilním zařízení. Zdroj: Google
3.1.2. Kalendář Pomocí kalendáře je možné pomoci svým studentům a pedagogům uspořádat si čas. Snadné plánování výuky a schůzek Porovnáním většího počtu kalendářů získáte informaci, kdy mají lidé čas – toho lze skvěle využít například při sestavování rozvrhů. Služba Kalendář Google odešle pozvánky a bude sledovat odpovědi. Integrace se školním e-mailem Kalendář Google je integrovaný do Gmailu a lze jej používat společně s oblíbenými kalendářovými aplikacemi. Sdílení s třídou, týmem a klubem Kalendáře lze sdílet v rámci celé školy, nebo jen s vybranými kolegy. Řada kontrolních mechanismů pro přidělování oprávnění k sdílení pomáhá zajistit bezpečí a soukromí uživatelů.
15
Synchronizace s mobilním zařízením. Možnost synchronizovat vestavěný kalendář v oblíbených mobilních telefonech (například Android nebo iPhone) s Kalendářem Google, nebo přistupovat do svého kalendáře z libovolného zařízení s webovým prohlížečem. Připomenutí událostí Do mobilního telefonu nebo do poštovní schránky možnost dostávat vlastní připomenutí obsahující všechny podrobnosti o nadcházejících vyučovacích hodinách a schůzkách právě v době, kdy je potřeba.
Obrázek 7: Společný kalendář. Zdroj: Google
Pomocí sdílených kalendářů můžete snadno zobrazit, kdy mají vaši studenti nebo kolegové čas.
16
Obrázek 8: Vytvoření události. Zdroj: Google
Vytvoření nové události je stejně snadné jako napsání věty.
Obrázek 9: Výběr vhodného termínu schůzky. Zdroj: Google
V případě problémů s naplánováním schůzky navrhne Kalendář čas, který vyhovuje všem.
17
3.1.3. Disk Ukládejte vše. Sdílejte cokoli. Všechny vaše soubory jsou přístupné z libovolného webového prohlížeče. Přístup k souborům, ať jste kdekoli Disk Google ve vašem počítači Mac, PC, v zařízení se systémem Android nebo iOS můžete použít jako jediné místo, kam budete ukládat aktuální verze souborů, ať budete kdekoli. Vdechněte svým souborům život Sdílejte jednotlivé soubory nebo celé složky s konkrétními jednotlivci, s celým týmem nebo dokonce se smluvními dodavateli, partnery nebo voliči. Chcete-li přidat své názory a získat zpětnou vazbu, můžete soubory komentovat a odpovídat na komentáře. Ukládat můžete bez problémů téměř vše Základ je 5 GB volného místa pro každého uživatele. Za příplatek je možno rozšiřovat. Dokumenty Můžete vytvářet bohaté dokumenty s obrázky, tabulkami, rovnicemi, kresbami, odkazy a dalšími objekty. Pomocí komentářů sociálních sítí můžete shromažďovat vstupy a spravovat připomínky. Tabulky Pomocí našeho výkonného editoru tabulek můžete udržovat a sdílet seznamy, sledovat projekty, analyzovat data a sledovat výsledky. Díky nástrojům, jako jsou pokročilé vzorce, vložené grafy, filtry a kontingenční tabulky, získáte nové náhledy na svá data. Prezentace Pomocí našeho editoru prezentací, který podporuje například vložená videa, animace a dynamické přechody snímků, můžete vytvářet krásné snímky. Publikujte své prezentace na web, aby je mohl vidět každý, nebo je sdílejte soukromě.
18
Otevření jakéhokoli souboru Přímo v prohlížeči možno zobrazit přes 20 typů souborů, včetně videí, souborů aplikací Adobe Illustrator a Photoshop, a to i tehdy, když v zařízení není spuštěný původní software souboru. Přímo na Disk Google můžete ukládat soubory z webových aplikací Aviary, Animoto, Balsamiq apod. Aplikace můžete spustit otevřením těchto typů souborů z Disku Google.
Obrázek 10: Disk. Zdroj: Google
Obrázek 11: Dokumenty. Zdroj: Google
19
Studenti mohou společně vytvářet úžasné dokumenty a na stejném dokumentu mohou pracovat současně.
Obrázek 12: Tabulky a grafy. Zdroj: Google
Pomocí výkonných tabulek můžete sdílet seznamy, sledovat projekty a analyzovat data.
3.1.4. Weby Sdílené pracovní prostředí pro třídy, fakulty a kluby Možnost vytvářet vlastní projektové weby, které obsahují videa, kalendáře, dokumenty a další položky. Snadné vytváření Studenti mohou vytvářet projektové weby bez nutnosti napsat jediný řádek kódu. Je to stejně snadné jako psaní dokumentu. A aby ušetřili ještě více času, můžete jim nabídnout stovky předem připravených šablon. Kontrolní mechanismy na úrovni systému a webu Administrátoři mohou spravovat oprávnění ke sdílení webu v rámci celé školy a autoři mohou kdykoli povolit nebo zakázat sdílení a přístup k souborům. 20
Obrázek 13: Weby. Zdroj: Google
Obrázek 14:Vytvoření projektového webu je stejně snadné jako psaní dokumentu, znalost kódování není potřeba. Zdroj: Google
21
Obrázek 15: Projektové weby můžete sdílet se správnými lidmi v rámci vaší firmy i mimo ni. Zdroj: Google
3.1.5. Sejf Volitelná aplikace Google Apps pro vzdělávání služby archivace a vyhledávání v elektronických dokumentech Zásady uchovávání Definujte zásady uchovávání, které budou na základě vámi zvolených pravidel automaticky používány u e-mailových a chatových zpráv. Archivace e-mailu a chatu Vaše e-maily a chatové zprávy jsou archivovány a uchovávány podle vašich zásad, takže nedochází k nechtěným smazáním. Vyhledávání v elektronických dokumentech Buďte připraveni na interní vyšetřování, soudní spory a audity shody a vybavte se výkonnými vyhledávacími nástroji, které vám pomohou najít a získat příslušné e-maily a chatové zprávy.
22
Blokování z důvodu soudního sporu Můžete u uživatelů podle potřeby nastavit blokování z důvodu soudního sporu. Jestliže je nastaveno blokování, nemohou uživatelé mazat e-maily a chatové zprávy. Export Můžete určité e-maily a chatové zprávy exportovat do standardních formátů pro další zpracování a kontrolu. Audity Vytvářejte sestavy o aktivitách a akcích uživatelů v archívu. V sestavách jsou uvedeny údaje o vyhledáváních, zobrazeních zpráv, exportech a dalších akcích.
Obrázek 16: Sejf. Zdroj: Google
Sejf Google Apps pomáhá vaši školu chránit před právními riziky.
23
Obrázek 17: Vyhledávání. Zdroj: Google
Můžete v archivu vyhledávat relevantní e-maily a chatové zprávy.
Obrázek 18: Uchovávání. Zdroj: Google
Uchovávejte zprávy i po uplynutí jejich standardních období ukládání.
24
Obrázek 19: Export. Zdroj: Google
Zprávy můžete exportovat za účelem další kontroly a analýzy.
3.1.6. Další Služba Apps má i další užitečné funkce a nástroje
Obrázek 20: Aplikace v cloudu. Zdroj: Google
Moderátor Google Moderátor Google umožňuje vytvořit sérii týkající se něčeho, co byste chtěli ve vyučování nebo ve škole probrat, a otevřít ji pro lidi, aby mohli odesílat případné dotazy, nápady nebo připomínky. 25
YouTube pro školy Vzdělávejte, zaujměte a inspirujte své studenty pomocí videa. YouTube pro školy přináší do výuky možnost bezplatného videa. V kontrolovaném prostředí budete mít přístup k tisícům vysoce kvalitních vzdělávacích videí na YouTube. [1]
26
3.2.
Microsoft Office 365
Microsoft nabízí v produktu Office 365 tyto aplikace. E-mail a kalendáře - Aplikace Outlook pracující v prohlížeči a odpovídající firemním standardům včetně poštovní schránky o kapacitě 25 GB na každého uživatele, sdílených kalendářů a nástrojů pro správu úkolů.
Obrázek 21: Microsoft outlook. Zdroj: microsoft
Webové konference - Uspořádat online schůzky s podporou zvuku a videa, konferenčních hovorů ve vysokém rozlišení, sdílení obrazovky pomocí jednoho kliknutí a virtuální tabule. Ideální pro dálkové studium. Součástí služby Microsoft Office 365 je i profesionální online komunikační řešení Lync Online, které umožňuje komunikovat prostřednictvím chatu, či hlasového nebo video hovoru přes internet.
27
Obrázek 22: MS Lync. Zdroj: MIcrosoft
Jeho, pro školy velmi zajímavou, funkcí je možnost vytváření online videokonferencí s možností sdílení obrazovky nebo vzdáleného vysílání prezentací. Možnost si tak s kolegy vytvořit svojí vlastní poradu založenou na prezentaci z aplikace PowerPoint a přitom být všichni doma na svých počítačích. Nebo použít aplikaci Microsoft Lync i pro online výuku žáků, kteří jsou momentálně mimo školu nebo naopak takto pozvat do výuky externí osobu, která bude žákům přednášet z pohodlí svého domova či z práce. Zasílání rychlých zpráv - Komunikujte s ostatními pomocí rychlých zpráv a signalizujte svou dostupnost pomocí stavu online. Ukládání a sdílení souborů - SkyDrive Pro poskytuje uživatelům 7 GB osobního úložného prostoru, který se synchronizuje s jejich počítači PC a Mac pro offline přístup. Dokumenty můžete snadno sdílet s ostatními prostřednictvím služeb Office nebo SharePoint. Týmové weby - Spolupracujte na projektech, ve studijních skupinách nebo v klubech pomocí týmových webů, které umožňují uchovávat související dokumenty, poznámky, úkoly a konverzace pohromadě. Až 300 podřízených webů. Sharepoint Online byl navržen tak, aby se mohli snadno vytvářet webové portály, přidělovat k nim příslušná oprávnění pro konkrétní uživatele i jednoduše vkládat a měnit jejich obsah. Každý webový portál, např. výchozí Týmový web, se skládá z několika různých komponent. Základním stavebním kamenem jsou webové stránky, jednoduché dokumenty ve formátu HTML, které lze poskládat do libovolných hierarchických struktur. Jejich snadnou editaci umožňuje online editor. 28
Vytvořit na stránce nadpisy, vložit do ní obrázek nebo tabulku pak dovede každý uživatel, který zvládne editovat dokumenty v aplikaci Microsoft Word, jelikož prostředí SharePoint Online používá podobný systém nabídek jako aplikace sady Microsoft Office – pásy karet.
Obrázek 23: Pás karet. Zdroj: Microsoft.
Office Web Apps - Možnost vytvářet a upravovat dokumenty aplikací Word, OneNote, PowerPoint a Excel z libovolného moderního prohlížeče. Práce s webovými variantami aplikací Word, Excel, PowerPoint nebo OneNote není nijak odlišná od práce v jejich lokálních ekvivalentech, webové aplikace však obsahují méně funkcí.
Obrázek 24: Office Web Apps. Zdroj: Microsoft
Mobilita - Synchronizace e-mailu, kalendáře a kontaktů, přístup k webům SharePoint, zobrazení a úprava dokumentů Office pomocí sady Office Web Apps a prohlížeče v zařízeních Windows Phone, iOS a Android.
29
Aplikace pro Microsoft Office a SharePoint - Nové aplikace jiných výrobců i vlastní zákazníkem vyvinuté aplikace mohou pracovat se službami Office a SharePoint. Webové služby můžete integrovat do svých dokumentů a webů. Správa – Portál správy nabízí IT podrobné možnosti konfigurace služeb buď prostřednictvím online portálu, nebo pomocí automatické správy a příkazů prostředí PowerShell. A tyto výhody: Synchronizace služby Active Directory – slouží pro automatickou synchronizaci uživatelů, skupin a kontaktů v rámci Active Directory prostředí s uživatelskými účty, skupinami a kontakty v prostředí Microsoft Office 365. Po konfiguraci této funkce tak odpadá nutné dvojí vytváření uživatelských účtů – v Active Directory a v Microsoft Office 365. Spolehlivost - Smlouva SLA s 99,9% dostupností služeb od předního poskytovatele v oboru zbaví obav z výpadků služby. Zabezpečení - Špičkové metody zabezpečení s pěti úrovněmi zabezpečení a proaktivním sledováním zajišťují bezpečí dat. Ochrana osobních údajů - Vaše data patří vám. Společnost Microsoft nijak neprochází e-maily ani dokumenty pro účely inzerce. Aktuální – Nemusí se platit za upgrady na nové verze – jsou součástí předplatného. Nové funkce jsou zákazníkům služeb Office 365 přidávány způsobem, který mohou pracovníci IT nakonfigurovat. Podpora - Telefonická podpora 24 hodin denně pro všechny IT problémy. V případě méně závažných problémů lze pomocí portálu správy zadat servisní požadavek. [2]
30
3.3.
Rozhodnutí
V předešlých kapitolách jsem představil dvě možnosti, které se nabízejí k použití cloud technologie ve školství. Dalo by se i říci že obě nabízejí stejné možnosti. Samozřejmě Office 365 nabízejí lepší podporu MS formátů a totožné uživatelské rozhraní. Dále možnost napojení na Active Directory naší domény, čímž by odpadlo dvojité zadávání uživatelů. Google kontruje možností otevírání a zobrazení více než 30 typů souborů, včetně obrázků, videí dalších aplikací. Dovolím si citovat časopis Computerworld č.20/2012, kde je 10 důvodů pro Office 365 a Google apps. Začneme Office 365 1. Maximální kompatibilita s MS Office – Má téměř totožné uživatelské rozjranní jako Office. Pomocí aplikace Sharepoint online je možnost spolupráce na sdílených dokumentech v reálném čase na desktopových programech MS Office 2. Videokonference pomocí Lync online. Lze pořádat on-line schůzky, školení atd. a při tom využívat sdílení dokumentů nebo spouštění prezentace. 3. Vytvoření kvalitní webové prezentace. S pomocí Office 365 vytvoří kvalitní webovou prezentaci každý, a to s velkou škálou možností přizpůsobení vzhledu i rozvržení. 4. Snadný přechod z Exchange serveru. 5. Telefonická podpora v češtině 6. Tarify rozlišené podle potřeb a velikosti firmy – zde je pro školství výhoda že základní tarif je zcela zdarma 7. Práce off-line díky oboustranné synchronizaci. Automatická synchronizace při připojení k Internetu. 8. Možnosti získat licenci desktopového MS Office 2010. V akademickém prostředí varianta A3. 9. Možnost zůstat u starší verse Office 365 10. Finanční kompenzace při nedodržení deklarované dostupnosti služeb
31
Google Apps 1. Nízká cena – pro akademickou obec zdarma 2. Všechny funkce jsou dostupné v rámci jednoho tarifu 3. Velký úložný prostor na disku Google – 5GB na uživatele s možností rozšíření a prohlížení souborů mnoha typů v režimu on-line. 4. Integrace aplikací třetích stran – Stovky nástrojů k propojení (CRM, řízení projektů a řada dalších) 5. Google talk pro externí komunikaci – textový chat i pro ty kteří nepoužívají google apps. 6. Snadné vytváření a sdílení dokumentů v Google Docs včetně tvorby on-line formulářů 7. Telefonická podpora v angličtině 8. Kompatibilita i s jinými desktopovými kancelářskými programy 9. Jsou dostupné nástroje pro integraci s často používanými produkty (MS Outlook, MS Office) 10. Možnost propojit služby na více doménách. V rámci spolupracujících organizací, dodavatelů, externích spolupracovníků [4] O pár řádků výše jsou výhody obou produktů posazené do podnikového prostředí. Toto lze přebrat i do akademického. Jediná odlišnost je v ceně, ta je v základu pro zdarma pro oba produkty. Pokud bychom chtěli něco navíc, jako jsou třeba desktopové verse MS Office tak je potřeba si zaplatit potřebný počet licencí a zvolit si příslušný program. V našem případě zvažujeme pouze variantu zdarma. Globálně vzato nabízejí oba produkty ty samé služby a tak vzniká potřeba vybrat jen jednu a tak použiji SWOT analýzu a s její pomocí vyberu tu pro nás nejvhodnější. Podle Wikipedie je: SWOT analýza je metoda, jejíž pomocí je možno identifikovat silné (ang: Strengths) a slabé (ang: Weaknesses) stránky, příležitosti (ang: Opportunities) a hrozby (ang: Threats), spojené s určitým projektem, typem podnikání, podnikatelským záměrem, politikou (ve smyslu 32
opatření) apod. Jedná se o metodu analýzy užívanou především v marketingu, ale také např. při analýze a tvorbě politik (policy analysis). Díky tomu je možné komplexně vyhodnotit fungování firmy, nalézt problémy nebo nové možnosti růstu. Je součástí strategického (dlouhodobého) plánování společnosti. Tato analýza byla vyvinuta Albertem Humphreym, který vedl v 60. a 70. letech 20. století výzkumný projekt na Stanfordově univerzitě, při němž byla využita data od 500 nejvýznamnějších amerických společností. Základ metody spočívá v klasifikaci a ohodnocení jednotlivých faktorů, které jsou rozděleny do 4 výše uvedených základních skupin. Vzájemnou interakcí faktorů silných a slabých stránek na jedné straně vůči příležitostem a nebezpečím na straně druhé lze získat nové kvalitativní informace, které charakterizují a hodnotí úroveň jejich vzájemného střetu. SWOT analýzu je dále možno členit pomocí mřížky:
SWOTanalýza
Interní analýza S: Silné stránky
W: Slabé stránky
S-O-Strategie: W-O-Strategie: Vývoj nových metod, e Odstranění slabin pro O: které jsou vhodné pro x vznik nových Příležitosti rozvoj silných stránek t příležitostí. společnosti (projektu). e r n í E
a n a l ý z a
T: Hrozby
W-T-Strategie: S-T-Strategie: Vývoj strategií, díky Použití silných stránek nimž je možné omezit pro zamezení hrozeb. hrozby, ohrožující naše slabé stránky.
[3] V tomto případě budu dělat SWOT analýzu v tabulce, kde si definuji silné, slabé stránky, příležitosti a hrozby technologie, těmto přiřadím určitou váhu a samozřejmě hodnotu. Hodnota bude od 1 do 5, kdy 5 znamená největší spokojenost a 1 nejmenší. Váha se nastavuje 33
tak, aby součet všech vah v dané kategorii byl roven 1. Výsledek určí, která technologie je lepší. Nejprve si určím silné stránky 1. Dokumenty – zde hodnotím, jak se vyrovná daná aplikace s otevíráním základních dokumentů 2. Pošta – možnosti e-mailu 3. Sdílení – možnosti sdílení dat Slabé stránky: 1. Administrace uživatelů – správa uživatelů a oprávnění Příležitosti: 1. Mobilita – možnost využít kdekoli. Hrozby: 1. Nedostupnost – možnost výpadku služby Google Apps Silné stránky Dokumenty Pošta Sdílení Součet Slabé stránky Administrace uživatelů Součet Příležitosti mobilita Součet Hrozby Nedostupnost služby Součet Interní Externí Součet
Váha Hodnocení 0,34 4 0,33 5 0,33 5
1
-3
1,36 1,65 1,65 4,66 -3 -3
1
5
5 5
1
-5
1,66 0 1,66
34
-5 -5
Office 365 Silné stránky Dokumenty Pošta Sdílení Součet Slabé stránky Administrace uživatelů Součet Příležitosti mobilita Součet Hrozby Nedostupnost služby Součet Interní Externí Součet
Váha Hodnocení 0,34 5 0,33 5 0,33 5
1
-1
1,7 1,65 1,65 5 -1 -1
1
5
5 5
1
-5
-5 -5
4 0 4
Pomocí této analýzy jsme zjistili, že nejvhodnější pro nás bude Office 365. Hlavní výhoda je synchronizace s Active direktory, čímž nám odpadá dvojité zadávání uživatelů. A také stejný layout jako u MS Office.
35
4. Implementace cloud technologie Základním předpokladem pro úspěšnou implementaci služeb Microsoft Office 365 je vlastnictví internetové domény, na které chceme tyto služby provozovat a mít k nim přístup, resp. oprávnění pro změnu příslušných DNS záznamů u této domény. V našem případě použijeme doménu třetího řádu o365.sosu.cz, kterou musíme za školu zaregistrovat
na
stránce
http://www.microsoft.com/cs-cz/office365/education/compare-
plans.aspx a získat zkušební 30-ti denní verzi služby Microsoft Office 365 pro vzdělávací organizace. Tuto zkušební verzi lze následně převést na vybrané plnohodnotné licenční plány pro vzdělávací organizace, po splnění všech nutných podmínek, tzn. po ověření oprávněnosti vašeho nároku na akademické licence Microsoft Office 365. Na stejné stránce si můžeme prohlédnout aktuálně nabízené plány pro akademické instituce a rozmyslet se, který je pro nás nejvhodnější. Po klepnutí na zelené tlačítko „ZAREGISTRUJTE SE A ZÍSKEJTE 30DENNÍ ZKUŠEBNÍ VERZI“ (viz. Obr.22) budeme požádáni o vyplnění kontaktních údajů školy. V pravé části okna je vidět, že na dobu zkušební 30-ti denní lhůty získáme licence plánu A3. Po úspěšném dokončení procesu registrace a ověření oprávněnosti nároku na akademické licence Microsoft Office 365 však můžeme pořídit libovolné licence, podle požadavků, včetně bezplatných, jako je plán A2, který budeme nasazovat. Registraci provedeme vyplněním základních údajů: - Jméno a příjmení - Email adresa - Název a adresa školy - ID a heslo - Captha kód Při registraci je potřeba si vytvořit ID u Microsoftu. Nabízí nám svojí doménu onmicrosoft.com. Zde zadáme něco@něco.onmicrosoft.com v našem případě použijeme
[email protected]. Toto nám slouží jako administrátorský účet. [8], [9]
36
Obrázek 25: Registrace Office 365. Zdroj: Microsoft.
Po úspěšném dokončení registrace budeme přihlášeni s výchozím administrátorským účtem do prostředí administračního portálu služby Microsoft Office 365, který se nachází na adrese http://portal.microsoftonline.com/. Toto je výchozí bod pro veškerou administraci služby Microsoft Office 365. Ověření domény vlastněné školou v rámci služeb Microsoft Office 365 je nezbytnou podmínkou pro využívání těchto hostovaných služeb. Ověření domény je možné odložit na později a provést kdykoliv během 30-ti denní zkušební doby v části Správa -> Domény -> Přidání domény. Ve druhém kroku průvodce ověřením domény je tedy nutné zadat adresu domény, kterou škola vlastní a má oprávnění k její administraci. V našem případě doménu o365.sosu.cz. Doménu, kterou zde uvedeme, budete moci následně využít v rámci služeb Microsoft Office 37
365 – např. pro přidělování přihlašovacích jmen a emailových adres uživatelům (
[email protected] apod.) nebo vytváření webových portálů (www.o365.sosu.cz, intranet.o365.sosu.cz apod.). [8], [9]
Obrázek 26: Ověření oprávnění 1. Zdroj: Microsoft.
Třetí, velmi důležitý krok průvodce pro ověření vlastní domény nám poskytne DNS záznamy, které je nutné nastavit u domény. Důležitý je DNS záznam typu TXT. Záznam typu MX zatím nenastavujeme, toto provedete později. Nastavení DNS záznamů se provádí v administračním rozhraní poskytovatele domény, případně je možné požádat technickou podporu správce domény o přidání těchto záznamů k vaší doméně. Pomocí těchto DNS záznamů se ověří, že jste vlastníky zmíněné domény, resp. že k ní máte administrátorský přístup. Ověření těchto údajů může trvat i několik hodin, proto je vhodné vyčkat. Maximální doba pro provedení změn DNS záznamů bývá zhruba 3 dny, většinou je však výrazně kratší, v řádu několika hodin, v závislosti na konkrétním registrátorovi domény.
38
Obrázek 27: Ověření oprávnění 2. Zdroj: Microsoft.
Po dokončení ověření se ukončí průvodce ověřením domény a budete přesměrováni na domovskou stránku administračního rozhraní služby Microsoft Office 365, která nyní obsahuje všechny prvky a položky, se kterými se budeme v rámci administrace služeb setkávat. Po registraci zkušební verze Microsoft Office 365 pro vzdělávací organizace, dochází k ověření nároku na akademické licence Microsoft Office 365. Do doby, než tento proces skončí, nebudete moci pořídit plnohodnotné akademické licence Microsoft Office 365, a máme k dispozici pouze zkušební verzi licenčního plánu A3. Proces ověření nároku na akademické licence může trvat i několik dní. [8], [9], [10]
4.1.
Základní správa Microsoft Office 365
Při prvním přístupu k administračnímu rozhraní služby Microsoft Office 365 je nutné nejprve zadat kontaktní údaje pro případný reset hesla administrátorského účtu. V případě, že ztratíme heslo k administrátorskému účtu, mohl by to být pro vaši školu velký problém. Proto je zde nutné zadat kontaktní údaje nezávislé na službě Microsoft Office 365, jako jsou telefonní číslo a další emailová adresa (mimo Microsoft Office 365, např. soukromá).[8]
39
Po zadání kontaktních údajů se již zobrazí administrátorské prostředí služby Microsoft Office 365, které má v levé části menu s položkami představujícími jednotlivé sekce pro správu, vpravo okno pro vyhledávání v nápovědě, odkazy na oficiální i komunitní zdroje informací a uprostřed hlavní prostor pro administraci služby.
4.1.1. Pořízení a správa licencí Jedním z prvních kroků po registraci služeb Microsoft Office 365 pro vzdělávací organizace a po ověření vlastnictví domény by mělo být pořízení potřebných licencí pro zaměstnance a studenty školy. V rámci 30-ti denní zkušební doby získáme omezené množství licencí v licenčním plánu A3, které po uplynutí této doby vyprší. V našem případě budeme používat licenční plán A2, který je zdarma a počet licencí si zajistíme v části předplatná, zde si samozřejmě můžem zakoupit i jiné licence. V části Předplatná v levém menu je možné zobrazit přehled pořízených služeb a jejich varianty, počet dostupných licencí, jejich cenu a konec platnosti. Tato část je rozdělena na tři sekce: Správa – zde máme přehled aktivních předplatných licencí, počet licencí, cenu a období jejich platnosti. Po klepnutí na název některého ze zobrazených předplatných se zobrazí další podrobné informace o zvolené položce.
Obrázek 28: Správa předplatného.
Licence – v rámci každého předplatného máme k dispozici pořízený počet licencí, které můžeme přidělovat vašim žákům a učitelům. V této položce pak vidíte podrobný přehled počtu dostupných a přiřazených licencí. [8], [9]
40
Obrázek 29: Správa licencí.
Nákup – tato položka slouží k pořízení dalších licenčních plánů služby Microsoft Office 365 pro školu. Stačí si jen vybrat z nabídky dostupných plánů, zvolit potřebný počet požadovaných licencí tohoto plánu a dále postupovat dle průvodce. V rámci každého plánu jsou dostupné varianty jak pro akademický sbor (učitelé, zaměstnanci), tak pro studenty. Chceme-li nabídnout služby Microsoft Office 365 jak zaměstnancům, tak studentům, je zapotřebí zvolit/pořídit obě varianty a následně učitelům a studentům přiřazovat licence z odpovídajícího plánu. V našem případě to bude 800 licencí pro studenty a 50 licencí pro pedagogický sbor. Postup jak nakoupit licence v plánu A2 pro studenty pro sbor je to totožné. 1. V nabídce Předplatná – Nákup si najdeme plán Microsoft Office 365 (Plán A2) pro studenty a klikněte u něj na odkaz Přidat. (Pokud budeme kdykoliv v budoucnu potřebovat přidat další licence v rámci již pořízeného plánu, je zobrazena položka nazvaná Přidat další)
Obrázek 30: Nákup licencí
2. V nově zobrazeném okně vybereme, kolik licencí chcete přidat. Po zadání požadovaného čísla ihned vidíte aktuální výslednou cenu. Pokud máme vše zadáno tak, jak 41
potřebujeme, klikněme na tlačítko Přidat do košíku, který je následně zobrazen vpravo od nabízených plánů. Podobným způsobem si tedy kromě plánu pro studenty přidáme do košíku i plán A2 pro akademický sbor. Jakmile máte tyto dva plány (a případně i dle potřeby další) přidány, stačí kliknout na tlačítko Pokladna.
Obrázek 31: Přidávání licencí.
3. V dalším okně je zobrazen souhrn objednávky, ve kterém je vidět zvolený plán, počet licencí a jejich cena. Po kliknutí na tlačítko Další máme možnost vybrat, jakou frekvencí a typem platby si přejete objednávku zaplatit. V rámci zdarma dostupných plánů je vhodné si nastavit jednoroční frekvenci pomocí faktury. Po kontrole fakturačních údajů, klepněme na tlačítko Další a objednávku potvrďte stiskem tlačítka Odeslání objednávky. Následně je zobrazeno potvrzovací okno o dokončení objednávky, potvrzení a podrobnosti o objednávce následně přijdou i emailovou zprávou. Součástí některých, již zpoplatněných plánů (A3 a A4) jsou i licence na desktopové aplikace sady Microsoft Office. Toto jsme v našem případě nepoužily, ale nemohu to tu nezmínit. Instalace sady Microsoft Office ze služby Microsoft Office 365 probíhá velice obdobně jako běžná instalace tohoto kancelářského balíku. Jen je potřeba naistalovat několik aktualizací, které najdeme v nastavení služby a uživatel software. 42
Správa domén Chceme-li zkontrolovat stav ověření, případně znovu zobrazit požadované DNS záznamy, můžete tak učinit v nabídce Správa – Domény. Zde nalezneme seznam domén a jejich stav, po kliknutí na název domény se zobrazí další možnosti týkající se jejího nastavení. Kromě ověření domén je zde pochopitelně i možné přidávat domény nové, včetně subdomén, které je možné využít pro své webové služby (např. intranet.skola.cz) nebo emailová řešení (např. emailové adresy pro studenty ve tvaru @student.skola.cz). [10] Správa uživatelských účtů Poté, co přidáme a ověříme vlastní doménu/domény a pořídíme potřebný počet konkrétních licencí, můžete přistoupit k vytváření uživatelských účtů v rámci služby Microsoft Office 365. K tomu slouží položka Správa – Uživatelé v administračním rozhraní. Účty zde můžete vytvářet, měnit jejich atributy či hesla, přiřazovat jim licence služeb Microsoft Office 365 a pochopitelně je i mazat či obnovovat po smazání. Vytvoření uživatelů může probíhat několika způsoby. Tím prvním je ruční způsob v administračním rozhraní, kde zadáte jméno a příjmení uživatele, zobrazované jméno (pod tímto jménem ho budou vidět ostatní uživatelé), uživatelské/přihlašovací jméno a případně další atributy. V dalším kroku průvodce vytvořením nového účtu přiřadíte uživateli licence na jednotlivé služby. A to je vše, účet je vytvořen, je vygenerováno bezpečné heslo, které si následně můžete nechat zaslat na emailovou adresu správce. Uživatel je nucen při prvním přihlášení toto heslo změnit na jiné, při zachování komplexnosti hesla (minimálně 8 znaků, malá a velká písmena a číslice nebo speciální znaky). Druhým způsobem je použití automatické synchronizace uživatelských účtů, skupin a kontaktů s vaší lokální službou Active Directory pomocí bezplatně dodávaného nástroje DirSync. Změny u účtů, skupin a kontaktů prováděné v Active Directory (přidávání, úpravy, mazání, zneplatnění atd.) jsou automaticky replikovány i do prostředí služby Microsoft Office 365. Tímto způsobem nemusíme explicitně provádět tyto změny v prostředí Microsoft Office 365 a stačí, že je provede v lokální Active Directory. Služba Microsoft Office 365 se tak stane v podstatě rozšířením lokální infrastruktury. Nově vytvořeným uživatelským účtům pak stačí přidat licence na konkrétní služby Microsoft Office 365, které mají mít možnost využívat. Toto má ale i své stinné stránky, že správa uživatelů připadne řadiči Active Directory. [7], [8], [9] 43
4.2.
Synchronizace s Active Direktory
Instalace synchronizace se provede na samostatný počítač, který musí splňovat následující požadavky: Musí být spojen se službou Active Directory. Tento počítač musí být spojen s doménovou strukturou služby Active Directory, kterou chcete synchronizovat. Počítač musí být také schopen se připojit ke všem ostatním řadičům domény všech domén v doménové struktuře. Doménová struktura představuje jednu či více domén služby Active Directory, které sdílejí stejné definice třídy a atributů, informace o webu a replikaci, jakož i schopnost vyhledávání v celé doménové struktuře. Nesmí být řadičem domény. Synchronizační nástroj adresářů nemůže být nainstalován v řadičích domény služby Active Directory. Musí v něm být spuštěno rozhraní Microsoft .NET Framework 3.0 nebo 3.5. V počítači musí být spuštěno prostředí Windows PowerShell. V systému Windows Server 2008, je nutné povolit prostředí Windows PowerShell. Musí být umístěn v prostředí s řízeným přístupem: Přístup k počítači se spuštěným nástrojem Synchronizační nástroj adresářů by měl být omezen na uživatele, kteří mají přístup k řadičům domény služby Active Directory a dalším citlivým součástem sítě. Přístup k tomuto počítači by měly mít pouze uživatelé nebo správci s oprávněními potřebnými k provádění změn řadičů domény ve službě Active Directory. Aktivace synchronizace adresáře: Nejprve musíme ve správci Office 365 provést Aktivaci synchronizace adresáře. Toto provedeme před instalací nástroje Synchronizační nástroj adresářů. Na připraveném stroji, nastaveném podle požadavků, které jsou zmíněny o pár řádků výše, nyní spustíme Nástroj připravenosti na nasazení služeb Microsoft Office 365. Tento nástroj zkontroluje prostředí služby Active Directory a zobrazí sestavu zahrnující kontrolu požadavků a vyhodnocení atributů specifických pro požadavky pro Synchronizační nástroj adresářů. Pokud jsou nějaké nesrovnalosti a nějaké požadavky nesplňuje, uvádí nástroj Synchronizační nástroj adresářů, jaké změny je potřeba provést, aby bylo možné 44
synchronizaci adresáře spustit. Je daleko snazší provést změny adresáře před aktivací a instalací nástroje Synchronizační nástroj adresářů, než řešit chyby konfigurace po aktivaci synchronizace adresáře. Důležitou statistikou, kterou vytvořil nástroj připravenosti na nasazení služeb Office 365 je odhadovaný celkový počet objektů. Toto číslo je uvedené Nástroji připravenosti na nasazení služeb Office 365 v části se statistickými údaji. Pokud je celkový počet objektů v místní doméně vyšší než 50 000, je potřeba před aktivací synchronizace adresáře kontaktovat oddělení podpory služeb Office 365, které nám navýší počet licencí. Pokud nebude počet navýšen, nebude synchronizace adresáře dokončena. Aktivace synchronizaci adresáře, probíhá podle následujících kroků: -
Nainstalovat a spustit Nástroj připravenosti na nasazení služeb Microsoft Office 365.
-
Na počítači musí být přihlášen pod účtem, který má práva správce domény.
-
V záhlaví Office 365 kliknout na položku Správce.
-
Na stránce Správce klikněte v levém podokně na možnost Uživatelé.
-
V horní části stránky kliknout na odkaz vedle položky Synchronizace služby Active Directory.
-
Na stránce Nastavení a správa synchronizace služby Active Directory kliknout pod položkou Aktivace synchronizace služby Active Directory na tlačítko Aktivovat. Viz. Obr.32.
V nabídce Nastavení se v položce Přehled nachází informace o pokročilých nastaveních služby Office 365 jako jsou: Modul pro prostředí PowerShell – skriptovací prostředí PowerShell slouží pro pokročilé nastavení a konfiguraci služeb Microsoft Office 365, využívá se např. pro hromadné provádění různých operací, spouštění skriptů apod. Jednotné přihlašování – umožňuje ověřovat uživatele při přístupu ke službám Microsoft Office 365 vůči lokálním autentizačním serverům, např. Active Directory. Hesla uživatelů tedy nejsou uložena v prostředí cloudu a uživatelé používají své jméno a heslo z Active Directory. 45
Synchronizace služby Active Directory – slouží pro automatickou synchronizaci uživatelů, skupin a kontaktů v rámci vašeho Active Directory prostředí s uživatelskými účty, skupinami a kontakty v prostředí Microsoft Office 365. Po konfiguraci této funkce tak odpadá nutné dvojí vytváření uživatelských účtů – v Active Directory a v Microsoft Office 365. [6], [7]
Obrázek 32: Správa synchronizace AD. Zdroj: Microsoft
Konfigurace jednotlivých služeb Pokud je potřeba nakonfigurovat konkrétní nastavení např. služby Exchange Online nebo služby SharePoint Online. Pak je nutné vstoupit do vlastního administračního rozhraní těchto jednotlivých služeb. To můžeme provést ze základního administračního rozhraní služby Microsoft Office 365 a to hned z první položky nazvané Přehled správce. Zde se v části nazvané Microsoft Office 365 nachází seznam jednotlivých služeb, vždy s odkazem nazvaným Správa. Po klepnutí na daný odkaz se dostaneme do administračního rozhraní příslušné služby. 46
Nastavení počítačů uživatelů pro služby Microsoft Office 365 Pokud jsou v rámci pořízených plánů Microsoft Office 365 dostupné i licence pro desktopové aplikace Microsoft Office 2010 či nižší verze nebo jsme tyto aplikace zakoupili jinou
cestou,
je
po
jejich
instalaci
zapotřebí
je
nastavit
tak,
aby
správně
komunikovaly/fungovaly s prostředím hostovaných služeb Microsoft Office 365. Na administrátorské stránce Office 365 tedy můžete po jejich instalaci a klepnutí na tlačítko Nastavit zkonfigurovat aplikace Microsoft Office tak, aby bylo možné bezproblémově využívat aplikaci Microsoft Outlook pro přístup k poštovní schránce v Exchange Online či ukládat/otevírat soubory z aplikací Microsoft Office přímo do/z úložiště SharePoint Online. Na výše uvedené stránce je rovněž možnost stáhnout si aplikaci Microsoft Lync pro online komunikaci s kolegy či žáky pomocí instant messaging zpráv, audio/video hovorů či videokonferencí s možností sdílení plochy či vzdáleného prezentování. [5]
Obrázek 33: Nastavení PC. Zdroj:Microsoft.
Toto je poslední věc v implementaci cloud technologií.
47
5. Dotazníkové řešení 5.1.
Dotazník pro Administrátory
Prosím o vyplnění dotazníku, kde se porovnává stav před implementací Office365 a po implementaci. 1. Správa uživatelů je po nasazení Office 365. a) Výborná a jednoduchá b) Jednodušší c) Bez změny d) Složitější e) Špatná 2. Spokojenost s cloudovým řešením a) Spokojen – odpadly starosti se zálohováním a přemýšlením nad novým serverem. b) Spokojen – obavy před výpadkem. c) Spokojen – nepociťuji žádné změny. d) Spokojen méně – nemám to pod plnou kontrolou e) Nespokojen – strach o bezpečnost a je to někde mimo. 3. Správa poštovních schránek uživatelů je pro Vás? a) Jednoduší díky synchronizaci s AD, kdy stačí vytvořit jednoho uživatele a hned je vše vytvořeno b) Stejná jako před nasazením c) Obtížnější – musím každému vytvářet schránku
48
4. Nastavování sdílených dokumentů a) Zlepšení – předáno do rukou uživatele b) Mírné zlepšení c) Beze změny d) Zhoršení e) Špatné nemám nad tím dohled - bezpečnost 5. Bezpečnostní otázka a) Zlepšení – zálohy jsou prováděny automaticky a co potřebuji si nastavím b) Mírné zlepšení – vyřešeno zálohování c) Beze změny d) Zhoršení – uživatelé jsou slabý článek e) Špatná – nemám nad tím kontrolu a uživatelé si mohou sdílet i citlivá data
49
5.2.
Dotazník pro učitele
Prosím o vyplnění dotazníku, kde se porovnává stav před implementací Office365 a po implementaci. 1. Distribuce učebních materiálů se a) Zlepšila – studenti mají k dispozici hned všechny materiály, co jim poskytnu i když nejsou na školní síti b) Je to lepší – distribuce se zlepšila – trošku složitější c) Nepociťuji změnu d) Je to horší e) Nespokojen – je to složité a nechápu to 2. Komunikace se studenty a) Je výborná – díky tomu že má každý školní email b) Zlepšila se – každý má email ale ne všichni ho používají c) Beze změny – d) Zhoršila se – většina studentů nepoužívá školní email e) Je špatná – studenti změny ignorují a nepoužívají 3. Možnost využití webových verzí Office 365 při výuce a) Je výborná – splňuje vše, co potřebuji a i odevzdávání domácích prací je jednoduší b) Dobrá využitelnost při výuce – má to drobné omezení, c) Nepociťuji žádnou změnu d) Lze to použít – na základní operace to dostačuje, bohužel tam chybí některé funkce, které potřebuji e) Nelze to použít – nejsem spokojen(a)
50
4. Spokojenost s administrací a) Výborná – vše si nastavím sám b) Dobrá – většinu si nastavím, ale potřebuji administrátora c) Stejná jako dřív d) Vyhovující – základy si nastavím, zbytek administrátor e) Nevyhovující – vše musí dělat administrator 5. Komunikace s pedagogickým sborem a) Výborná – zlepšení b) Dobrá – c) Stejná jako dřív d) Vyhovující – e) Nevyhovující – kolegové ignorují školní tento způsob komunikace
51
5.3.
Dotazník pro studenty
Prosím o vyplnění dotazníku, kde se porovnává stav před implementací Office365 a po implementaci. 1. Dostupnost školních materiálů a) Výborná – vše je k dispozici, i když nejsme ve škole b) Dobrá – je možné si najít, co potřebuji c) Beze změny d) Horší – e) Nevyhovuje – nemohu nic najít 2. Komunikace s pedagogy a) Výborná b) Dobrá c) Beze změny d) Horší e) Nevyhovuje 3. Komunikace se spolužáky a) Výborná – používáme celá třída b) Dobrá – většina používá c) Beze změny – d) Horší – e) Nevyhovuje – nepoužíváme školní email
52
4. Spokojenost s administrací a) Výborná – vše si nastavím sám b) Dobrá – většinu si nastavím, ale potřebuji administrátora c) Stejná jako dřív d) Vyhovující – základy si nastavím, zbytek administrátor e) Nevyhovující – vše musí dělat administrator
53
6. Vyhodnocení realizovaného projektu K vyhodnocení nasazení cloudové technologie Office365 ve školním prostředí bylo použito dotazníků, které jsou zmíněny v předchozí kapitole. Dotazníky jsou rozděleny na tři kategorie a to pro administrátory, učitele a studenty a byly anonymní. Administrátorům byly dány tři kusy dotazníků a všechny se vrátily vyplněné. Učitelských dotazníků bylo distribuováno 22 ks a vrátilo se 18 vyplněných. Studentských dotazníků se distribuovalo 220ks a vrátilo se jich 195 ks. Zde jsou jejich odpovědi:
Dotazník pro Administrátory 1. Správa uživatelů je po nasazení Office 365. a) Výborná a jednoduchá - 3 b) Jednodušší c) Bez změny d) Složitější e) Špatná 2. Spokojenost s cloudovým řešením a) Spokojen – odpadly starosti se zálohováním a přemýšlením nad novým serverem. 1 b) Spokojen – obavy před výpadkem. -2 c) Spokojen – nepociťuji žádné změny. d) Spokojen méně – nemám to pod plnou kontrolou e) Nespokojen – strach o bezpečnost a je to někde mimo.
54
3. Správa poštovních schránek uživatelů je pro Vás? a) Jednoduší díky synchronizaci s AD, kdy stačí vytvořit jednoho uživatele a hned je vše vytvořeno -3 b) Stejná jako před nasazením d) Obtížnější – musím každému vytvářet schránku 4. Nastavování sdílených dokumentů a) Zlepšení – předáno do rukou uživatele b) Mírné zlepšení c) Beze změny d) Zhoršení e) Špatné nemám nad tím dohled - bezpečnost 5. Bezpečnostní otázka a) Zlepšení – zálohy jsou prováděny automaticky a co potřebuji si nastavím -1 b) Mírné zlepšení – vyřešeno zálohování - 2 c) Beze změny d) Zhoršení – uživatelé jsou slabý článek e) Špatná – nemám nad tím kontrolu a uživatelé si mohou sdílet i citlivá data
55
Dotazník pro učitele 1. Distribuce učebních materiálů se a) Zlepšila – studenti mají k dispozici hned všechny materiály, co jim poskytnu i když nejsou na školní síti -3 b) Je to lepší – distribuce se zlepšila – trošku složitější - 10 c) Nepociťuji změnu - 5 d) Je to horší e) Nespokojen – je to složité a nechápu to 2. Komunikace se studenty a) Je výborná – díky tomu že má každý školní email -8 b) Zlepšila se – každý má email ale ne všichni ho používají - 6 c) Beze změny -4 d) Zhoršila se – většina studentů nepoužívá školní email e) Je špatná – studenti změny ignorují a nepoužívají 3. Možnost využití webových verzí Office 365 při výuce a) Je výborná – splňuje vše, co potřebuji a i odevzdávání domácích prací je jednoduší b) Dobrá využitelnost při výuce – má to drobné omezení, - 3 c) Nepociťuji žádnou změnu - 2 d) Lze to použít – na základní operace to dostačuje, bohužel tam chybí některé funkce, které potřebuji - 8 e) Nelze to použít – nejsem spokojen(a) - 5
56
4. Spokojenost s administrací a) Výborná – vše si nastavím sám - 2 b) Dobrá – většinu si nastavím, ale potřebuji administrátora - 4 c) Stejná jako dřív - 5 d) Vyhovující – základy si nastavím, zbytek administrátor - 5 e) Nevyhovující – vše musí dělat administrator - 2 5. Komunikace s pedagogickým sborem a) Výborná – zlepšení -4 b) Dobrá - 4 c) Stejná jako dřív - 10 d) Vyhovující – e) Nevyhovující – kolegové ignorují školní tento způsob komunikace
57
Dotazník pro studenty 1. Dostupnost školních materiálů a) Výborná – vše je k dispozici, i když nejsme ve škole - 153 b) Dobrá – je možné si najít, co potřebuji - 27 c) Beze změny -10 d) Horší – e) Nevyhovuje – nemohu nic najít -5 2. Komunikace s pedagogy a) Výborná - 147 b) Dobrá - 26 c) Beze změny -12 d) Horší -5 e) Nevyhovuje - 5 3. Komunikace se spolužáky a) Výborná – používáme celá třída - 83 b) Dobrá – většina používá - 74 c) Beze změny – 32 d) Horší – e) Nevyhovuje – nepoužíváme školní email -6
58
4. Spokojenost s administrací a) Výborná – vše si nastavím sám - 54 b) Dobrá – většinu si nastavím, ale potřebuji administrátora - 52 c) Stejná jako dřív - 46 d) Vyhovující – základy si nastavím, zbytek administrátor - 36 e) Nevyhovující – vše musí dělat administrator - 7
Z daných výsledků lze usoudit několik závěrů. Pokud bychom brali jako úspěch splnění všech požadavků, tak zde bychom museli konstatovat, že jsme neuspěli. Pokud výsledek rozdělíme na několik dílčích cílů, zjistíme úspěch v několika z nich. Využití cloud technologií v podobě Office 365 nám přineslo úspěch v podobě přístupnosti dat studentům v kteroukoliv dobu a z jakéhokoliv místa. Další velkou výhodou jsou účty provázané s naší Active Directory, kdy vytvořením uživatele zároveň vytvoříme uživatele v systému Office 365 a emailový účet. Jednotlivými a přesně danými účty se zjednodušila komunikace mezi uživateli a to hlavně mezi studenty a pedagogy. Bohužel co jsem očekával, že by mohlo přinést zlepšení a hlavně by to utřídilo výuku tak bylo použití webových versí Office. Dalo se očekávat, že zadarmo nemohu chtít nahradit plnohodnotně MS Office. Zde je použitelnost omezená některými funkcemi – obzvláště v tabulkovém procesoru je to znát. Použitelnost je daná tak pro první a část druhého ročníku, kdy se studenti seznamují s MS Office. Toto by mělo své řešení v podobě jiného plánu, kdy bychom místo plánu A2, který je zadarmo použily A3. Zde je cena za jednoho studenta 2,4 Eura na měsíc a za pedagoga je to 4,25 Eura měsíčně. Při požadavku 50 pedagogických a cca 800 studentských licencí se dostáváme na cenu, která je nepřiměřeně vysoká. Ono, i kdybychom omezily a nechali část na free versi a jen některým bychom přiřadily licenci z plánu A3 tak, při počtu cca 25 pedagogu a 200 studentů tak se dostaneme na 600, Eura bez DPH. Při kurzu cca 25 Kč je to 15000, Kč bez DPH měsíčně. Samozřejmě získáme výhody v podobě bezplatných aktualizací. Bohužel školství je dnes financováno trochu šalamounsky a IT se spíše nakupuje z projektů EU. Z tohoto se zde nabízí možnost nakoupit licence na stanice v síti, které se zapojí do systému MS Office 365, kde by se synchronizovali dokumenty. Z daných výsledků nám vyplívá, že nasazení cloud technologií do škol má své opodstatnění. Když jsem už zmínil ceny MS Office tak se také 59
musí zmínit, že není potřeba investovat do nových serverů a starat se o zálohování dat. Nezískáváme jen kancelářské aplikace, ale i nástroj pro tvorbu webu a tak se zde nabízí možnost, aby každá třída měla svůj vlastní web. Možnost přesunout hostování webu do “vlastního“ prostředí. Toto vše se děje na serverech Microsoftu. Administrátoři sice mají ze začátku plno práce s proškolením uživatelů, ale ve finále se jim to vrátí, neboť se pojede na jednotném systému a jakýkoliv problém se dá řešit globálně – např. pomocí webu, který se dá také v Office 365 vytvořit a tam mít sekci Otázky a Odpovědi. Já osobně v této technologii vidím pozitiva a dá se říci budoucnost. Krásná parafráze by byla, že centrální počítač byl na začátku a po různých zkoušeních a pokusech se k němu vracíme. Jediné negativum je podle mého hledisko bezpečnosti. Ztrátu dat z hlediska pádu HW máme ošetřenou u poskytovatele. Z hlediska přístupu MS splňuje poslední certifikáty bezpečnosti a dál se vyvíjí. Pokud bychom byly, ale opravdu paranoidní to bychom nemohli mít, počítač vůbec připojen k Internetu – neboť nám zde hrozí plno nebezpečí – od virů přes sniffing až po vynášení informací přes jiný komunikační kanál. Z hlediska bezpečnosti ještě můžeme definovat jaké dokumenty se smí na cloud poslat a jaké nám zůstanou zamknuté na našem serveru, který slouží jako řadič domény a i file server.
60
Seznam použité literatury [1]
Google
Apps
[online].
2013.
[cit.
2013-04-03].
Dostupný
z
WWW:
z
WWW:
z
WWW:
[2]
Office
365
[online].
2013.
[cit.
2013-04-03].
Dostupný
[3]
SWOT
analýza
[online].
2013.
[cit.
2013-04-03].
Dostupný
[4] M. Martoch, Virtuální kanceláře zažívají boom. Computerworld, 2012, č.20, p. 26-28. [5] Nastavení PC pro služby Office 365 [online]. 2013. [cit. 2013-04-03]. Dostupný z WWW: [6] Synchronizace Office 365 s AD [online]. 2013. [cit. 2013-04-03]. Dostupný z WWW: [7]
Pověření
AD
[online].
2013.
[cit.
2013-04-03].
Dostupný
z
WWW:
[8] Office 365 průvodce nasazením služeb [online]. 2013. [cit. 2013-04-03]. Dostupný z WWW: [9] Prohlídka Microsoft Office 365 pro správce - videa [online]. 2013. [cit. 2013-04-03]. Dostupný
z
WWW:
prohlidka-pro-spravce-HA102654955.aspx> [10] Práce s názvy domén v rámci Office 365 [online]. 2013. [cit. 2013-04-03]. Dostupný z WWW:
61
