Sklady 1.0 - PLUS Program je určen k vedení skladů – můžete do skladů přidávat nové zboží, můžete navyšovat počty již existujícího zboží, a také můžete zboží vydávat klientům. Program dokáže tisknout výdejky, příjemky, velmi přehledné a přizpůsobivé sestavy i skladové karty. Umí provádět také stornování výdeje i nákupů a obsahuje vyhledávací mechanismus. Počet skladů není teoreticky omezen, a proto můžete v jediném programu udržovat informace o téměř neomezeném počtu diskrétních skladů. Prostředí programu je záměrně velmi intuitivní a podobné ostatním programům firmy PH-Software proto, aby jeho ovládání bylo tak jednoznačné a jednoduché, jak je to jen možné. Pro zpestření program také obsahuje jednoduchou hru “Had” známou například z telefonů Nokia. Dále je nápověda členěna do následujících kategorií:
·
Základy ovládání popisuje způsob práce s programem a některé rozšíření standardních menu.
· Zadávací pohled vysvětluje práci v zadávacím pohledu – tj. přidávání nového zboží, jeho výdeje, opravy a také jednoduché prohlížení.
·
Vyhledávací pohled vysvětluje, jak je možné vytvořit vlastní sestavu v případě, že předdefinované typy sestav nepostihují Vaše požadavky. Lze využívat částečných shod textových položek, rozsahů hodnot apod.
· Pohled na sestavy Uvádí přehled všech typů sestav a vysvětluje způsob jejich generování.
· Číselníky skladů a klientů vysvětluje činnosti číselníků
· Tisk a tiskový náhled popisuje způsob generování tiskových sestav, tisk seznamů číselníků, výdejek a příjemek. Popisuje také náhled před tiskem.
·
Nastavení programu a ochrana heslem popisuje možnosti nastavení programu a jeho možnosti uzamykání
·
Zálohování a obnova dat popisuje zálohování dat – export a import dat vybraných skladů nebo celé databáze
· Údržba programu vysvětluje, jak lze provádět stornování nákupu nebo výdeje zboží a optimalizaci databáze
·
Něco pro rozptýlení - hra Had vysvětluje pravidla jednoduché hry ”Had”, která je pro rozptýlení integrována do programu
·
Licence a kontakt na PH-Software zobrazuje informace o licenci a kontakt na výrobce a distributora.
Základy ovládání Ovládání programu splňuje standardy Windows, to znamená, že fungují klávesy ”TAB”, ”SHIFT + TAB” pro přesun mezi editačními poli, ”CTRL + KLIK MYŠÍ” pro výběr položek ze seznamu apod. Navíc byla přidána možnost přesunu zaměření mezi editačními poli i pomocí ”ENTER”, čemuž většina uživatelů, zvyklých na programy pro MS-DOS, dává stále přednost. Dále bylo rozšířeno standardní menu ”Úpravy”, a to přidáním položky ” Vložit historii pole”. Ta při zadávání nového zboží vloží do právě zaměřeného editačního pole naposledy zadanou hodnotu (při tomtéž spuštění programu). Tutéž volbu lze také vyvolat klávesovou zkratkou ”CTRL + MEZERNÍK”
Zadávací pohled Zadávací pohled je asi nejdůležitější částí programu. Provádí se zde veškeré editační operace – přidávání nového zboží do aktuálního (tj. právě otevřeného) skladu, výdeje klientům, vracení zboží, opravy a jednoduché prohlížení. Pro tyto akce existují speciální karty, mezi nimiž se lze přepínat kliknutím na jejich záhlaví. Příklad jedné z nich (přidávání nového zboží do skladu) je na následujícím obrázku:
Příjem zboží Každé zboží je v rámci skladu identifikováno svým jedinečným kódem. Tento kód může mít max. 32 znaků a jeho význam je plně ve vaší vůli. Můžete pro každé nakoupené zboží vždy použít jiný kód anebo také můžete zboží doplňovat ke stejnému zboží nakoupenému již dříve. V tom případě při jeho zadávání původní zboží nalistujte po stisku tlačítka ”Nalistovat” při zaškrtnuté volbě ”Pouze navýšení počtu”. Tento způsob má tu výhodu, že například pro ”linkovaný sešit A4” můžete mít jediný kód avšak v něm můžete udržovat informace o teoreticky neomezeném počtu nákupů tohoto stejného zboží. Nemusíte se přitom bát například zprůměrování cen apod., neboť při například každém výdeji takovétoho sešitu budete muset uvádět i jeho příslušný nákup (a tedy cenu) jednoduchým vybráním ze seznamu. Samozřejmě, že pokud nechcete sdružovat různé nákupy do jediného kódu, a raději byste měli pro každý z nich kód jiný, je to možné. Program zvládá obě tyto varianty. Zboží, které přijímáte, po zadání přesuňte zelenou šipkou (nebe klávesou ”ENTER”) do dolního seznamu ”Přidávané zboží”, zadejte datum nákupu a stiskněte ”Přidat”. To je vše. V závislosti na nastavení programu budete poté možná vyzváni k tisku příjemky. Položku ”doklad” je možné vyplnit pouze pro první přidávané zboží, neboť pro jeden příjem musí být doklad shodný (jedná se například o číslo faktury), ale tento údaj není povinný a nemusíte ho tedy vyplňovat. Stiskem ”Storno” stornujete právě započatý příjem zboží a vymažete všechny editační pole. Výdej zboží Výdej zboží je podobný příjmu. Musíte zadat kód zboží, které chcete vydat (můžete přitom použít tlačítko ”Nalistovat”). Potom musíte uvést také počet vydávaných kusů, datum výdeje a libovolně také poznámku. Musíte si vždy zvolit konkrétní nákup vydávaného zboží ze seznamu provedených nákupů. V závislosti na tom, jakou používáte strategii, zde bude uveden 1 anebo více záznamů. Stiskem šipky ”Přidat” vložíte zboží do seznamu ”Vydávané zboží”. Takto vložte vše, co si přejete vydat klientovi v rámci jediné výdejky, zvolte si klienta (stiskem tlačítka “Nový” můžete vytvořit nového a stiskem trojtečky můžete nalistovat již existujícího) a stiskem tlačítka ”Vydat” výdej dokončete. V závislosti na nastavení programu budete poté možná vyzváni k tisku výdejky. Vracení zboží Tato karta odlišuje program “Sklady – PLUS” od programu “Sklady”. Umožňuje Vám totiž již vydané zboží vrátit
zpět do skladu tak, jakoby k výdeji nikdy nedošlo. Program tak lze využívat mimo jiné i jako jakousi “půjčovnu”. Stačí zadat libovolné upřesňující údaje na kartě a vyhledat všechny odpovídající výdeje. Kliknutím na položky v horním seznamu nebo šipkou “Přidat” lze zvolit zboží pro vrácení. Můžete vrátit libovolný počet kusů každého zboží, to tedy znamená, že můžete tímto způsobem také pouze opravit výdej. Jakmile jednou provedete vrácení zboží, zrušíte všechny informace o tom, že toto zboží bylo někdy vydáno. Opravy v datech Na této kartě můžete opravovat údaje o zboží, které je již zadáno ve skladu. Zadejte jeho kód (nebo ho nalistujte). Po potvrzení vaší volby můžete opravovat. Lze opravit popisné údaje (kód, název) a také počty, doklad, poznámky a ceny a to po dvojkliku na zvolený nákup. Samozřejmě že není možné opravit počet na hodnotu která je nesmyslná z důvodu již provedeného výdeje. Pokud potřebujete provést něco takto nestandardního, musíte to řešit pomocí stornování příjmu nebo výdeje . Tlačítkem ”Původní” se můžete vrátit k původním hodnotám, pokud jste je ovšem již nepotvrdily tlačítkem ”Opravit”. Prohlížení skladu Na této kartě si můžete prohlížet obsah skladu. K navigaci lze použít šipek na panelu nástrojů anebo tlačítko ”Jdi na…”. Pokud chcete vidět podrobnosti o výdeji libovolného zboží, můžete použít tlačítek v oblasti ”Historie výdejů zboží”.
Vyhledávací pohled Úkolem vyhledávacího pohledu je umožnit Vám vytvoření vlastních sestav, které nejsou obsaženy mezi předdefinovanými typy sestav. Předdefinované typy byly navrženy tak, aby pokryly většinu požadavků, pokud ale potřebujete něco specifického, lze to vygenerovat právě zde. Do vyhledávacího pohledu se můžete kdykoliv přepnout volbou ”Zobrazení / Vyhledávání” anebo stiskem ikony s brýlemi na panelu nástrojů. Zobrazí se vám následující okno:
Vždy bude nalezeno to zboží, které splňuje všechna zadaná kritéria. Nejšikovnější je vyhledávací pohled pro nalezení například všech sešitů apod., čehož lze snadno dosáhnout zadáním textu (v tomto příkladě názvu) a zrušením zaškrtnutí ”Přesné shody”. Tento mechanismus vám dává možnost umístit si například do poznámky ke zboží při jeho zadávání nějaké specifické texty a potom podle nich vyhledávat. Máte také možnost zadání rozsahů cen, počtů apod. Mnoho z těchto variant je však možné realizovat i za použití standardních předdefinovaných sestav .
Pohled na sestavy Úkolem pohledu na sestavy je zobrazit požadovaná data a umožnit jejich tisk . Sestavy lze vygenerovat volbami z menu ”Zobrazení”, anebo může být sestava výsledkem vyhledávání . Existují tyto hlavní skupiny sestav: ·
Podrobné sestavy – rozepisují zboží velice detailně, neprovádí žádné sčítání v rámci stejného kódu zboží, ale každý jednotlivý nákup je uveden na samostatném řádku, kde jsou vypsány také další důležité informace pro konkrétní typ sestavy.
·
Standardní sestavy – tyto sestavy seskupují jednotlivé nákupy zboží se stejným kódem do jediného řádku tak, že se toto zboží nasčítá. Provádí se sčítání cen a samozřejmě i počtů, ale pouze v tom případě, že se shoduje také datum provedené transakce (výdej, příjem).
·
Stručné sestavy – tyto sestavy provádějí nasčítávání zboží se stejným kódem do jediného řádku sestavy a nezáleží přitom na datumu provedené transakce. Z toho důvodu datum není (a logicky nemůže být) v sestavě uveden.
Výběr konkrétní sestavy závisí na vašich aktuálních potřebách a také na použité strategii příjímání zboží do skladu (zda máte pod jedním kódem uloženo více nákupů stejného zboží nebo nikoli). Sestava ve své spodní části vždy obsahuje součtový řádek, kde je sečteno vše důležité pro celou sestavu – tato hodnota je vždy přesná, není ovlivněna jakýmkoliv průměrováním nebo zaokrouhlováním. Po volbě z menu ”Zobrazení” se vám ve většině případů zobrazí dialog, kde si můžete zadat další upřesňující údaje. Tento způsob vám dává opravdu velice široké možnosti filtrování zobrazeného obsahu v sestavě. Zde je příklad:
Pokud nezadáte v tomto dialogu nic, bude zobrazeno v sestavě všechno bez omezení (samozřejmě obsah bude odpovídat tomu, co jste si vybrali v menu). Můžete ale zadat jedno nebo více omezujících kritérií – uvedete-li například kód vydávaného zboží, bude pouze zboží s tímto kódem zobrazeno v sestavě apod. Takto máte mnoho možností jak filtrovat obsah – podle kódů zboží, klientů a také datumů. Pro každého klienta tak můžete snadno zobrazit (a vytisknout ) seznam vydaného zboží, můžete si zobrazit příjem konkrétního zboží za zadané období apod. Pohled na sestavu nakonec vypadá nějak takto:
Dvojklikem nebo stiskem ”ENTER” na libovolném řádku si můžete zobrazit podrobné informace o zboží (včetně všech nákupů), kde máte možnost dalším stiskem tlačítek v oblasti ”Historie výdejů” zobrazit historii výdejů tohoto zboží:
Z menu zobrazení máte možnost volby těchto sestav: ·
Aktuální stav skladu – zobrazí aktuální počty zboží přítomného ve skladu
·
Pohyb na skladě – zobrazí veškerý pohyb na skladě (příjmy, výdeje).
·
Příjem zboží – zobrazí přijaté zboží
·
Výdej zboží – zobrazí vydané zboží
·
Klienti s výdejem zboží – zobrazí klienty, kterým byl proveden nějaký výdej zboží.
Je velmi praktické vždy před vlastním vygenerováním sestavy zadat další upřesňující informace, aby sestava obsahovala pouze skutečně potřebné informace. Je potom také kratší, a samozřejmě i její vytvoření je rychlejší a nezatěžuje tolik váš počítač.
Číselníky skladů a klientů Číselníky slouží k vedení a údržbě seznamů skladů a klientů. V programu můžete mít teoreticky neomezený počet skladů. Každému skladu přísluší právě jeden číselník klientů, kde jsou uvedeni lidé, jimž lze z daného skladu vydávat zboží. Existence číselníku je nutná proto, že usnadňuje generování sestav a minimalizuje možnosti chyb při zadávání a zobrazování dat. Funkce pro práci s číselníky jsou dostupné přes menu ”Číselníky”. Můžete zde přidávat nové sklady, opravovat údaje o nich, a také můžete sklad kompletně zrušit. Můžete také z tohoto menu otevřít jiný sklad a tím ho učinit aktivním. Potom veškeré práce s programem se budou týkat tohoto aktivního skladu. (totéž lze provést stiskem ikony na panelu nástrojů). V číselníkách klientů můžete opravovat již existující údaje, můžete přidávat nové klienty, můžete je odstraňovat a také importovat z jiných skladů. Toto je obzvláště výhodné, pokud nechcete zadávat údaje o klientech dvakrát, jestliže je již máte zadané pro jiný sklad. Seznam číselníků lze zobrazit a vytisknout volbami ”Seznam klientů” a ”Seznam skladů”.
Tisk a tiskový náhled Program ”Sklady” má velice propracovaný tisk. Vše, co se týká tisku, platí také pro tiskový náhled. Rozdíl je pouze v tom, že náhled se zobrazí po volbě ”Náhled před tiskem” z menu ”Soubor”, zatímco tisk se spustí po volbě ”Tisk”. Program umožňuje tento tisk (a náhled): ·
Tisk sestav – spustí tisk právě zobrazené sestavy
·
Tisk příjemek a výdejek – spustí tisk příjemek a výdejek
·
Tisk skladových karet – spustí tisk skladových karet
·
Tisk obsahů číselníků – vytiskne obsah číselníků
Tisk sestav Lze aktivovat také stiskem ikony s tiskárnou v případě zobrazené sestavy. Zobrazí se tak následující dialog:
Zde máte možnost volby, které sloupce sestavy se mají vytisknout. Lze tak vyšetřit místo pro sloupce, kde se ho nedostává, anebo zakázat tisk sloupců, které vás nezajímají. Můžete si pozměnit titulek sestavy, a také si můžete zvolit písmo záhlaví i běžných řádků. Tisk příjemek a výdejek Pokud máte v nastavení programu povolen tisk těchto protokolů, bude se automaticky spouštět po provedení všech
příjmů nebo výdejů zboží. Máte ale samozřejmě možnost jejich tisku i kdykoliv později. Po zvolení tisku příjemek nebo výdejek z menu ”Soubor” uvidíte následující dialog, kde si jednoduše můžete nalistovat požadovaný protokol (o libovolném příjmu nebo výdeji co kdy byl proveden) a ten vytisknout.
Tisk skladových karet Pokud stále chcete vést informace o skladu také na kartách, můžete si tyto karty nechat programem vytisknout. Máte možnost tisku úplně prázdných karet – pro ruční doplnění údajů, karet s pouze vytištěným záhlavím (název zboží apod.), anebo karet kompletně vyplněných – tj. včetně všech výdejů. Karty se tisknou vždy 2 pod sebe, a proto vám doporučujeme nastavit si vždy tisk na papír formátu A4 na výšku (je to obvykle implicitní nastavení). Výběr zboží pro tisk karet je triviální a provádí se v dialogu, který se automaticky zobrazí. Tisk obsahů číselníků Je rovněž velni snadný – viz. Číselníky skladů a klientů Nastavení tisku V menu ”Soubor” je umístěna položka ”Nastavení tisku”, pomocí které se zobrazí standardní dialog Windows pro nastavení parametrů tisku – typ tiskárny, orientace papíru, počet výtisků apod.
Nastavení programu a ochrana heslem Program ”Sklady” si můžete trošku přizpůsobit vašim požadavkům. K tomu slouží dialog, který se zobrazí po volbě ”Nastavení programu” z menu ”Soubor”.
Zde si můžete zapnout nutnost zadání hesla při každém spuštění programu, a také možnost uzamknout program za jeho běhu (lze to provést stiskem ikony s klíči na panelu nástrojů). Pokud si zapnete zabezpečovací funkci, budete muset zadat heslo v délce 3-16 znaků. Dále si můžete zapnout tisk příjemek nebo výdejek ihned po provedení příjmu nebo výdeje. Lze buďto okamžitě spustit tisk, zobrazit výzvu k tisku, anebo nezobrazovat nic. Také zobrazování sestavy lze přizpůsobit. Můžete si zvolit, že její velikost je vždy stejná jako velikost zadávacího pohledu, anebo můžete zapnout automatickou maximalizaci okna se sestavou – to je docela výhodné, protože pak většinou vidíte na monitoru všechny sloupce sestavy najednou. Můžete také zvolit ”Předvolený sklad”, který se automaticky otevře při spuštění programu. V opačném případě, pokud máte zadáno více skladů, si budete muset při spuštění vždy vybrat ten, se kterým chcete pracovat.
Zálohování a obnova dat Zálohování je nezbytná a velice důležitá funkce každého programu. Velmi vám doporučujeme zálohování provádět poměrně často, protože nikdy nevíte, co se vám může s počítačem přihodit, a když pravidelně nezálohujete svá data, můžete se dostat do skutečně velmi nepříjemné situace. Export všech dat Lze spustit volbou ”Zálohování / Export všech dat” z menu ”Soubor”. Zobrazí se tak následující dialog, kde si můžete zvolit export na diskety anebo na pevný disk. Při exportu na diskety bude záloha automaticky rozdělena na větší počet médií, bude-li veliká. V případě exportu na disk si můžete zvolit cílové umístěni exportu. Po stisku ”Start” se spustí zálohovací proces. Během jeho průběhu ho můžete kdykoliv bez obav přerušit.
Import všech dat Slouží k obnově dat ze zálohy, která byla provedena ”exportem všech dat”. Import všech dat provede kompletní nahrazení stávající databáze novou.
Export vybraných skladů Vám umožní zálohovat pouze zvolené sklady. Tato operace je výhodná, když s programem pracuje více lidí, kde každý pracuje se svým skladem, a v nějakém centrálním počítači se všechna data akumulují. Stačí si jednoduše zvolit sklad pro export, a je to… Export a import vybraných skladů je však z technických důvodů výpočetně náročnější, a proto tyto operace trvají obvykle déle než export a import všech dat.
Import vybraných skladů Provede obnovení skladu ze zálohy provedené exportem vybraných skladů a to tak, že jestliže v programu existuje sklad s názvem shodným s názvem importovaného skladu, bude tento kompletně přepsán. Pokud neexistuje, bude importovaný sklad pouze přidán.
Něco pro rozptýlení - hra Had Pro odreagování od někdy nezáživné kancelářské práce jsme do programu začlenili také jednoduchou hru – Had – známou například z mobilních telefonů. Vaším úkolem v této hře je pojídat obrázky, které ze zobrazují v hrací ploše, a přitom nenabourat sami do sebe. Za ovoce jsou bonusové body 30, 60 a 100 bodů. V průběhu hry stoupá s nárůstem skóre také její rychlost. Pokud si přejete slyšet na pozadí při hraní melodii, stačí když stisknete tlačítko ”Hudba”. Hodně štěstí!
Údržba programu V menu ”Soubor / Údržba” můžete provádět některé nestandardní zásahy. Máte tyto možnosti: Stornování výdeje Provede stornování výdeje zboží. Po provedení této akce se jakoby zboží vrátí do skladu a situace bude stejná, jakoby zvolený výdej nikdy neproběhl. Je to potřebné tehdy, když se při výdeji spletete, neboť neexistuje žádný jiný způsob, jak chyby při výdeji opravit. Stornování nákupu Provede stornování vybraného nákupu, tj., uvede program do stavu, jako by zvolený nákup zboží nikdy nebyl proveden. Samozřejmě že je to možné pouze tehdy, nebyl-li ještě proveden žádný výdej zboží z tohoto nákupu. Pokud se to již stalo a chcete přesto nákup stornovat, musíte nejprve stornovat příslušný výdej. Optimalizace databáze Zejména při rušení celých skladů se databázový stroj chová tak, že sklad sice zruší, ale z datových souborů ho neodstraní. Je to tak zařízeno hlavně z výkonnostních důvodů. Proto taková databáze může na disku zabírat více místa. Chcete-li dosáhnout skutečně toho, že datové soubory obsahují pouze nezbytné údaje a mají minimální velikost, proveďte optimalizaci databáze. Optimalizace databáze není v žádném případě nutná a nemusíte ji vůbec nikdy provádět. Pokud se pro ni z nějakého důvodu rozhodnete, přesvědčete se, že máte dostatek diskového prostoru, protože je prostorově náročná, a proveďte si před ní zálohu všech dat.
Licence a kontakt na PH-Software Licence Programové vybavení je vlastnictvím firmy PH-Software. Vám, jakožto koncovému uživateli, je pouze ud ěleno právo k jeho využívání. Máte právo jej instalovat pouze na jeden počítač (pokud není v kupní smlouvě nebo na faktuře uvedeno jinak). Program můžete používat pouze ve Vaší organizaci. Jakékoliv jeho rozmnožování (jak softwaru tak i dokumentace) není povoleno (pokud není v licenčním ujednání uvedeno jinak). Nejsou povoleny ani žádné zásahy do zdrojového kódu aplikace ani dělení jejích součástí. Přesný výpis Vašich práv a povinností je popsán při instalaci v licenčním ujednání. Tím, že tento produkt používáte, potvrzujete, že jej berete na vědomí a souhlasíte s ním.
Kontakt na firmu PH-Software Adresa: Petr Hajný, Sídliště 571, Počátky, 394 64 TEL, FAX: 565 495 565 MOBIL: 608 032 311
