Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta
Výběr vhodného softwaru pro vedení účetnictví firmy Bakalářská práce
Vedoucí práce: Ing. Pavel Haluza, Ph.D. Konzultantka práce: Ing. Veronika Sobotková, Ph.D.
Zpracoval: Jiří Konopáč
Na tomto místě bych rád poděkoval vedoucímu Ing. Pavlu Haluzovi a konzultantce Ing. Veronice Sobotkové za vedení bakalářské práce a cenné rady při její tvorbě.
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma „Výběr vhodného softwaru pro vedení účetnictví firmy“ vypracoval samostatně pod odborným vedením vedoucího Ing. Pavla Haluzy a konzultantky Ing. Veroniky Sobotkové a že v práci uvádím veškerou použitou literaturu a zdroje, ze kterých jsem čerpal. V Brně dne 20. května 2013
___________________
Abstract Konopáč, J. Collection of suitable software for accounting firm. Bachelor thesis. Brno: 2013 This thesis deals with the selection of the most appropriate business information software (ERP) for the accounts in the selected companies. The first part of the thesis discusses the theoretical plane, describes the creation and history of the development of accounting and business information systems. In addition, the first part of the thesis deals how to select the most appropriate procedure in a general company information system. The second practical part of the thesis examines the current offer on the market in the Czech Republic. The selected systems are analyzed in more detail here and ranked according to defined criteria. On the basis of an analysis of the available information on the programmes and in accordance with the criteria and requirements of KORA-VODOSTAVING s.r.o. is selected and recommended a corporate information system for the implementation of this business. Keywords accounting, accounting software, information system, information technology, economic software, selection, implementation, modules, operation system, ERP, market of accounting software
Abstrakt Konopáč, J. Výběr vhodného softwaru pro vedení účetnictví firmy. Bakalářská práce. Brno: 2013 Tato bakalářská práce se zabývá výběrem nejvhodnějšího podnikového informačního softwaru (ERP) pro vedení účetnictví ve vybrané společnosti. První část práce rozebírá teoretickou rovinu, popisuje vznik a historii vývoje účetnictví a podnikových informačních systémů. Dále se první část práce zaobírá obecným postupem jak vybrat nejvhodnější podnikový informační systém. Druhá praktická část práce zkoumá aktuální nabídku na trhu v ČR. Vybrané systémy jsou zde podrobněji analyzovány a hodnoceny dle stanovených kritérií. Na základě analýzy dostupných informací o programech a podle stanovených kritérií a požadavků společnosti KORA-VODOSTAVING s.r.o. je vybrán a doporučen jeden podnikový informační systém pro implementaci v rámci tohoto podniku. Klíčová slova účetnictví, účetní software, informační systém, informační technologie, ekonomický software, výběr, implementace, moduly, operační systém, ERP, trh účetního software
Obsah 1 Úvod a cíl práce..............................................................................9 1.1 Úvod.................................................................................................................9 1.2 Cíl práce..........................................................................................................9 2 Přehled literatury.........................................................................10 2.1 Vymezení a podstata účetnictví....................................................................10 2.2 Historie a vývoj účetních forem a technik...................................................10 2.3 Základní kritéria efektivního vedení účetnictví...........................................16 2.4 Prvky účetního systému................................................................................17 2.5 Přehled základních pojmů z oblasti software a licencí................................18 2.6 Podnikové informační systémy typu ERP ..................................................20 2.7 Požadavky na ekonomický software a postup při jeho výběru a implementaci...............................................................................................................24 2.8 Výběr účetního softwaru..............................................................................33 2.9 Implementace...............................................................................................34 3 Představení společnosti...............................................................36 4 Výsledky práce.............................................................................38 4.1 Analýza hardwarového a soft. vybavení společnosti...................................38 4.2 Analýza kritérií a potřeb na nový účetní software......................................39 4.3 Identifikace vhodných produktů na trhu – hrubý výběr............................43 4.4 Hodnocení vybraných softwarových řešení................................................44 4.5 Výsledky hodnocení potencionálních programů........................................55 4.6 Doporučení pro spol. KORA-VODOSTAVING s.r.o...................................61 5 Diskuze a závěr.............................................................................62 6 Literatura.....................................................................................63 A Výpočet váženého aritmetického průměru kritérií......................68 B Seznam zkratek a pojmů..............................................................69
Seznam obrázků Obr. 1 Časová osa zásadních změn v technologii vedení účetnictví..................12 Obr. 2 Základní kritéria efektivnosti vedení účetnictví.....................................16 Obr. 3 Schéma účetního systému.......................................................................17 Obr. 4 Kategorie svobodného a nesvobodného softwaru..................................19 Obr. 5 Symbolické schéma rozšířeného ERP....................................................23 Obr. 6 Ovlivnění účetnictví právním systémem ...............................................26 Obr. 7 Logo společnosti KORA-VODOSTAVING s.r.o.....................................36 Obr. 8 Uživatelské rozhraní systému ABRA G2................................................57 Obr. 9 Uživatelské rozhraní systému Flexibee..................................................58 Obr. 10 Uživatelské rozhraní systému Pohoda 2013........................................59 Obr. 11 Uživatelské rozhraní systému MRP-K/S..............................................60
Seznam tabulek Tab. 1 Vývojové etapy nasazení výpočetní techniky a informačních technologií v podnicích a ukazatele výkonnosti....................................................................15 Tab. 2 Klasifikace ERP systémů podle oborového a funkčního zaměření.......23 Tab. 3 Popis aktuálního hardwarového a softwarového vybavení...................38 Tab. 4 Hodnocení kritérií..................................................................................42 Tab. 5 Seznam potencionálně vhodných účetních programů..........................44 Tab. 6 Hodnocení modularity 1.........................................................................45 Tab. 7 Hodnocení modularity 2.........................................................................46 Tab. 8 Hodnocení technologie...........................................................................48 Tab. 9 Hodnocení programu z hlediska účetnictví 1........................................49 Tab. 10 Hodnocení programu z hlediska účetnictví 2......................................50 Tab. 11 Hodnocení dalších funkcí programu 1...................................................51 Tab. 12 Hodnocení dalších funkcí programu 2.................................................52 Tab. 13 Hodnocení dodavatele programu 1.......................................................53 Tab. 14 Hodnocení dodavatele programu ........................................................54 Tab. 15 Hodnocení dodavatele programu ........................................................55
Úvod a cíl práce
9
1 Úvod a cíl práce 1.1
Úvod
Účetnictví a s ním související techniky jeho vedení jsou staré jako lidská civilizace. Jeho vývoj se odráží v samotném vývoji ekonomiky, podnikání a politiky. Učetnictví sice mohlo vzniknout až při určitém hospodářském stupni vývoje společnosti, ovšem ruku v ruce tento vývoj významně podpořilo. S postupným vývojem a znalostí písma, matematiky, propisovacího papíru a mechanických strojů se techniky vedení účetnictví stále zdokonalovaly a urychlovaly. Společně s tímto vývojem se měnila i obsahová stránka, tedy typ a množství dat do něj vkládaných a informací, které poskytovalo. Významným milníkem v historii účetnictví bylo zavedení používání počítačové techniky. Existence automatických algoritmů, které byly schopny zpracovávat velké množství dat v relativně krátkém čase, odstartovala prudký vývoj tohoto oboru. Tento vývoj změnil i samotné postavení účetních pracovníků, jejichž hlavní pracovní náplní bylo zapisování, opakující se přepisování a relativně jednoduché počty. Tento vývoj pokračuje až do současnosti. Díky dostupnosti výpočetní techniky, podnikových sítí a existenci internetu se účetnictví dále integruje a decentralizuje až do podoby dnešních ERP (Enterprise Resource Planning) systémů. Ty již neposkytují pouze základní účetní informace, ale aktivně se podílí na řízení podnikových zdrojů a procesů. Nabízejí důležité informace pro manažerské rozhodování a řízení podniku. V dnešní informační společnosti je pro podnik často klíčovým faktorem dostupnost přesných a komplexních informací ve velice krátkém čase a s nízkými provozními náklady. Správný výběr a implementace ekonomicko-informačního software je natolik významným krokem, že může ovlivnit chod i samotnou existenci podniku. Jedná se o víceoborovou problematiku, která si žádá komplexní a odpovědný přístup.
1.2 Cíl práce Cílem této práce je poskytnutí srozumitelného přehledu o vývoji i aktuální nabídce ekonomických informačních systému pro vedení účetnictví v ČR. Práce bude sloužit jako doporučený postup pro hodnocení, výběr a implementaci podnikového informačního systému. Cílem praktické části práce pak bude pomocí analýzy nabídky na trhu v návaznosti na analýzu požadavků na účetní software vytvořeno konkrétní doporučení aplikovatelné pro společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. Práce by tak měla být prakticky využitelná pro rozhodování managementu malých a středních firem při volbě vhodného účetního programu.
Přehled literatury
10
2 Přehled literatury Úvodní část této kapitoly stručně popisuje důvod vzniku, historii a vývoj účetních forem, technik a podstaty účetnictví, od etapy ručně vedeného účetnictví, přes mechanizaci a automatizaci účetnictví až po etapu interaktivních systémů. V další části této kapitoly je probrána problematika efektivity účetnictví, prvků účetních systémů, ekonomického software, členění systémů a problematika podnikových informačních systémů typu Enterprise Resource Planning (ERP). V závěru této kapitoly jsou uvedeny legislativní požadavky na ekonomický software, kritéria pro jeho hodnocení a doporučený postup při jeho výběru a implementaci.
2.1 Vymezení a podstata účetnictví Účetnictví vzniklo až při dosažení určitého hospodářského stupně ve společnosti. Existuje více v podstatě podobných definic, jak můžeme pojem účetnictví chápat. Březinová (2003, s. 20) uvádí, že „Účetnictví je informační systém, jehož cílem je poskytovat informace“ za vymezený subjekt, za určité období, k určitému okamžiku, o stavu či pohybu majetku v různých jeho podobách a osobám, které tyto informace potřebují“. Louša (2011, s. 7) chápe postavení účetnictví jako „systém, jehož hlavním cílem je podat hospodářskému vedení účtujícího subjektu a jeho vlastníkům co nejpřesnější informace o tom, jaký je stav majetku, závazků a výsledek hospodaření příslušné účetní jednotky a díky čemu bylo dosaženo vykazovaného stavu.“ Uživatelé informací z účetnictví však nejsou pouze vlastníci a vedoucí, ale tyto informace využívají též potencionální investoři a věřitelé, zaměstnanci, orgány státní správy, veřejnost a podobně. Účetnictví vzniklo z věcné potřeby majitelů a vedoucích jako nezbytný prostředek pro získávání informací o průběhu hospodaření. Účetnictví je objemný vzájemně provázaný systém informací, který má vazby na další informační systémy a evidence. Sám o sobě neexistuje samostatně, ale naopak je součástí ekonomického procesu. Ze svého okolí čerpá relevantní informace a sám je také poskytuje k využití jiným uživatelům a navazujícím informačním systémům. (Skálová, 2013, s. 18–19) Další významnou funkci pak plní účetnictví při zjišťování informací pro daňové účely. V samotném obchodním (živnostenském) zákoníku je zákonodárci zakotvena povinnost vést řádně účetní knihy. Je tedy zřejmé, že učetnictví plní nejen více různých úloh a funkcí, ale zároveň slouží i více uživatelům s často rozdílnými požadavky.
2.2 Historie a vývoj účetních forem a technik Historie a vývoj účetnictví se odráží ve samotném vývoji ekonomiky, podnikání a politiky. Podmínkou vzniku účetnictví byla znalost matematiky a písma, ale i dosažení určitého hospodářského stupně ve společnosti. Březinová (2003, s. 19) uvádí 4 prvotní ekonomické podmínky, které vedly ke vzniku a rozvoji
Přehled literatury
11
účetnictví. Jedná se o existenci soukromého vlastnictví, které umožnilo provozovat výrobní, obchodní a jinou hospodářskou činnost, dále existenci rozvinutých směnných vztahů, existenci a používání peněz jako obecné míry hodnot a nakonec existenci úvěrů. Účetnictví však zároveň současně významně přispělo k vývoji hospodářského stupně společnosti například tím, že umožnilo zjistit míru zhodnocení kapitálu, který byl vložen do podnikání. Stejně jako je vývoj ekonomiky, podnikání a politiky proces neustálých změn, tak i vývoj účetnictví zaznamenal množství proměn, avšak ve své podstatě si zachovává své základní principy a charakteristiky. Těmi jsou jeho systémovost a systematičnost provádění zápisů (Křížová, 2005, s. 7). Z časového hlediska nelze vznik účetnictví přesně datovat, ale podmínky pro jeho vznik se objevují již v samotných počátcích lidské civilizace více jak 4500 let př. n. letopočtem. Již v jedné z nejstarších písemností, kterou je Epos o Gilgamešovi, se píše o existenci měst a náznacích ekonomických témat jako je například produktivita, která musela být logicky nějak zaznamenávána a měřena (Sedláček, 2009, s. 23–38). Nejstarší dochované exempláře hospodářských záznamů pochází ze starého Sumeru a Babylónie, kde se zapisovaly dluhy, pohledávky, úroky a podobné hospodářské záznamy na hliněné destičky. Tyto destičky se buď uchovávaly do doby splnění závazku a následně byly rozbity nebo sloužily v tehdejších bankách jako účetní záznamy o příjmech a výdajích (Pokorná, 2009, s. 12). Další náznaky a zmínky jsou obsaženy i v Bibli ve Starém zákoně, který například mimo jiné přísně zakazoval půjčování na úrok (Sedláček, 2009, s. 23–38), ale například i v Koránu, který tuto problematiku řeší v některých aspektech podrobněji. S postupem času se účetnictví déle vyvíjelo a dochované záznamy o něm jsou i v Egyptské civilizaci a Antice. Od dob starého Říma až do 12. století dochází k úpadku vedení účetnictví, což souviselo s celkovým poklesem gramotnosti, ale zřejmě také i s postojem tehdejší křesťanské církve, která odsuzovala půjčování peněz na úrok a odsuzovala tedy i bankovnictví jako takové (Jacques, 1986). Jako jedním z historických milníků by se dal označit rok 1494, kdy italský mnich a matematik Luca Picioli vydal v Benátkách první tištěné pojednání o podvojném účetnictví s názvem Vše o aritmetice, geometrii, poměrech a úměrách. Od této doby zůstalo podvojné účetnictví ve své podstatě stejné až na určité formální úpravy (Březinová, 2003, s. 22). Od 15 století prošlo účetnictví a účetní systémy dramatickým vývojem, který se snažil zdokonalit rychlost zpracovávání účetních informací, jejich přesnost a náklady na jejich zpracování, tedy tři základní kritéria pro efektivní účetní systémy, viz kapitola níže. Účetní systémy se vyvíjely a zdokonalovaly do té míry, do které to dovolovala tehdejší technologie. Jakmile nebyla dostupná technologie zpracování schopna nabídnou optimální řešení výše zmíněných tří kritérií, tedy kvality zpracování účetních záznamů, rychlosti a nízkých nákladů na agendu, došlo k zásadní změně technologie. Mejzlík (2006, s. 18) rozlišuje následující etapy vývoje účetnictví:
Přehled literatury
12
Automatizace účetnictví
Mechanizace účetnictví Elektronický účetní doklad Účetnictví
Ruční účetnictví
vedené v Stroje na
počítači
děrné štítky Propisovací Přepisovací
formy
formy
1500
Obr. 1 Zdroj:
1850
1920
1970
2000
Časová osa zásadních změn v technologii vedení účetnictví (Mejzlík, 2006, s. 18), vlastní zpracování
S příchodem osobních počítačů, rozšíření sítí a dostupnosti internetu rozlišuje Křížová (2005, s.16) kromě již tří výše uvedených etap vývoje účetnictví ještě etapu interaktivních systémů. Je zřejmé, že zavádění nových technologií a pak zejména používání počítačů v minulosti značně ovlivnilo a dále bude ovlivňovat vývoj, chápání, formu a používání informačních systémů. 2.2.1
Ručně vedené účetnictví
Jedná se o historicky nejstarší techniku zpracování účetnictví, které, jak název napovídá, bylo vedeno ručně. Z počátku bylo účetnictví vedeno přepisovací formou, ze které se následně vyvinula forma propisovací. Etapa ručně vedeného účetnictví byla z historického hlediska nahrazena mechanizací účetnictví. Přepisovací forma V počátcích se používala velmi triviální stará italská forma, která byla založena na systému přepisování záznamů z memoriálu přes žurnál až po následný zápis
Přehled literatury
13
do hlavní knihy (Mejzlík, 2006, s.19). Memoriál je druh deníku, který slouží pro prvotní zapsání v postupném chronologickém pořádku a který je doplněn dalšími relevantními informacemi, které se týkají daného obchodního případu. Žurnál je druh deníku, ve kterém jsou obchodní případy z memoriálu přepsány na debetní a kreditní operace (Fuksa, 1932, s.287). Starý Italský model se stal výchozím pro další a byl následně zdokonalován (Mejzlík, 2006, s.19).: • Memoriál byl nahrazen jednotlivými účetními doklady. Ty mohly efektivněji zaznamenávat uskutečněné obchodní operace. Memoriál totiž mimo jiné obsahoval i řadu poznámek či pro účetnictví nerelevantních údajů. Účetní údaje se tak musely nejprve v memoriálech vyhledat a přepsat do žurnálu, což při rostoucím množství operací činilo tento systém nadále neúnosným. • Byly zavedeny samostatné deníky pro stejné skupiny operací, např. pro nákupy, prodeje, hotovostní operace atd.). Díky nim bylo možné rozdělit práci mezi více účetními. Zápisy tak bylo možné pořizovat nezávisle na sobě. Tímto se sice vyřešil problém, kdy účetní potřebovali deník fyzicky ve stejný okamžik, avšak znamenalo to pouze odsunutí problému (úzkého místa) do okamžiku zapisování do hlavní knihy. • Vznikly sborníky, které agregovaly položky z deníku se stejnou předkontací. Následně byly zaúčtovány jedním zápisem do hlavní knihy. Touto inovací se snížilo množství zápisů do hlavní knihy a zároveň se tím zvýšila přehlednost a rychlost účtování. Hlavními nedostatky přepisovací formy byla časová náročnost ale zejména také chybovost. Tyto nahodilé chyby vznikaly při několikanásobném přepisování mezi účetními knihami a agregací účetních údajů. To vedlo k nedodržení základních principů integrity účetnictví (úplnost, podvojnost, atd.). Následkem toho byl vznik některých kontrolních mechanismů, pomocí kterých bylo sice možné zjistit porušení vnitřních vazeb, ale nebylo již možné pomocí nich lokalizovat, kde k chybě došlo. Tyto kontrolní mechanismy pak dále zvyšovaly náročnost vedení účetnictví. Zde přepisovací forma narazila na hranici svých technologických možností, což vyústilo k nutné evoluci, kterou byla propisovací forma. Propisovací forma Další ručně vedenou technikou která vychází z přepisování je propisovací forma. Ta vychází z relativně jednoduché myšlenky, která je založena na průpisu účetních zápisů najednou, například přes karbonový (uhlový) papír. Touto technikou nejenže urychlíme celý postup, ale zároveň tím zajistíme přesnou shodu všech zápisů. Při původním přepisování záznamů do účetních knih se totiž v podstatě dokola přepisoval stejný obsah. Jako vedlejší efekt této techniky můžeme chápat to, že bylo nutné opustit účetní knihy ve vázané podobě a přejít na účetní knihy s volnými listy. V konečném důsledku umožnil tento krok, jako vedlejší efekt, provádění zápisů mechanicky psacím strojem. (Mejzlík, 2006, s. 20)
Přehled literatury
2.2.2
14
Mechanizace účetnictví
Jako počátek mechanizace účetnictví můžeme chápat okamžik, kdy samotné zhotovení zápisu nebylo prováděno ručně ale prostřednictvím stroje. Z počátku bylo využíváno účtovacích a fakturovacích strojů, které znamenaly spojení stroje psacího a mechanického počítadla, které počítalo a tisklo kumulativní součet. Časem byly tyto stroje nahrazovány technologií na zpracovávání děrných štítků. Děrné štítky byly v podstatě zakódované účetní data, zaznamenaná (vysekaná) do karet, které mohly být mechanicky, opticky či elektronicky strojově přečteny. Pomocí této technologie bylo možné část výpočtů ponechat na zpracování děrnoštítkovým strojům, avšak tato metoda vyžadovala další zdlouhavou práci, jelikož bylo nutné nejdříve vstupní data převést na děrné štítky. Ani tento postup však neodstranil nutnost výstupy detailně kontrolovat. Aby zpracovaná data byla opět člověkem snadno čitelná, musela být převedena a vytisknuta zpět na papír. (Křížová, 2005, s. 15; Mejzlík, 2006, s. 21–22) Z výše uvedeného vyplývá, že i když mechanizace účetnictví usnadnila vlastní zpracování určitých výpočtů, tak i tak stále vyžadovala značné zapojení lidské obsluhy, která řídila postup zpracovávání. Tuto etapu tak můžeme chápat jako mezistupeň techniky vedoucí k automatizaci účetnictví. 2.2.3
Automatizace účetnictví
Etapa automatizace účetnictví se od předcházející odlišuje zejména existencí programů, které podle předem stanoveného algoritmu automaticky prováděly sled operací. Automatizace účetnictví tak představuje významný posun ve vedení efektivního účetnictví a zároveň se také mění role a nároky na osobu účetního. Z počátku byly používány takzvané sálové počítače, které byly rozměrné a často zabíraly i více jak jednu místnost. Z toho důvodu nesou označení sálové. Zavedení automatizace účetnictví a využívání počítačů se dotýká samotných metodik a postupů při vedení účetnictví. Na rozdíl od předchozích metod již nejsou vstupní data zapisována vícekrát do různých knih, ale účetní záznam je zapsán jen jednou v rámci databáze. Různé druhy výstupů z účetnictví se od sebe liší pouze způsobem setřídění dat a mírou agregace. O kontrolní funkci se stará sám algoritmus programu na rozdíl od předchozích etap, kde musely být všechny výpočty kontrolovány člověkem. Samotná náplň účetních se tak z oblasti zpracovávání a kontrolování účetních údajů přesouvá na stanovování pravidel, jak budou tato data zpracována a na volbu vhodných výstupů.(Křížová, 2005, s. 15–16; Mejzlík, 2006, s. 22–25) 2.2.4
Etapa interaktivních systémů
Křížová (2005, s. 16–17) uvádí, že dostupnost osobních počítačů a rozšíření počítačových sítí byl dalším impulsem ke změně v chápání informačních systémů. S vývojem techniky se IS přesunuly z velkých sálových počítačů v klimatizovaných místnostech do relativně dostupných personálních počítačů. Díky dostupnosti počítačů se z účetních stali nejen zadavatelé informací, ale i uživatelé z jejich výstupů. Výstupy jsou běžně k dispozici během zlomků sekundy.
Přehled literatury
15
Integrovaný přístup a decentralizace se staly hlavními rysy podnikových informačních systémů. Systém řešení MRP II (Manufacturing Resource Planning), na který následně navázal systém ERP (Enterprise Resource Planning). Tyto Systémy znamenaly největší změny v podnikových IS. Od 90. let probíhala integrace v rámci vnitřního prostředí podniku, tedy mezi jednotlivci a odděleními. IS obsahují nástroje pro řízení zakázek a vnitropodnikové logistiky. Počátkem nového tisíciletí se začíná rozvíjet integrace v rámci vnějšího prostředí podniků, tedy v rámci zákazníků, dodavatelů a obchodních partnerů. ERP systémy tak integrují výrobu, finance, lidské zdroje a logistiku do jednoho IS. Tím poskytují ucelený pohled na fungování a běh společnosti. (Basl, 2012, s. 58–59) Díky decentralizaci IS mohou vstupní data zadávat pracovníci v různých odděleních, kteří mají na starosti danou agendu. Účetní plně zodpovídá za postup zpracování informací, počínaje sběrem prvotních dokladů, tříděním, přezkoušením a předkontováním dokladů až po zadání údajů do informačního sytému. (Křížová, 2005, s. 16) Informační systémy v posledních několika dekádách prošly značným vývojem, na který mělo vliv zejména nasazení výpočetní techniky a při kterém se měnila jak klíčová oblast nasazení tak i hlavní ukazatele. V následující tabulce je uveden tento vývoj i s výhledem do budoucna. Tab. 1
Vývojové etapy nasazení výpočetní techniky a informačních technologií v podnicích a ukazatele výkonnosti
Klíčová oblast nasazení ICT
50–60. léta 70–80. léta
90. léta
2000–2010
2010+
vědeckotechnické výpočty
automatizace návrhu výrobku, jeho výroby a podpora plánování výroby
podpora vnitřní integrace podniku s cílem zvýšení prodejů, ERP řešení
podpora vnější integrace sítí podniků a procesů, e-Business
mobilní aplikace, smart aplikace, e-Security, cloud computing, …
zvýšení produktivity výroby, automatizace, robotizace
zvýšení prodejů podniku
zlepšení vybraných ekonomických ukazatelů organizace
zlepšení ukazatelů podpory udržitelnosti
Hlavní zrychlení ukazatele výpočtů užití ICT
Zdroj: Basl, 2012, s.36, upraveno
Na vývoj informačních systémů v posledních 10–15 letech nahlíží někteří autoři poněkud rozdílně. Na další členění etap vývoje tak zatím neexistuje konsenzus, jak tuto nedávnou historii popisovat. (Basl, 2012, s. 63) Dá se však tvrdit, že hlavním rysem vývoje IS v posledních letech je integrace jednotlivých aplikací do jediného komplexního IS a zejména nástup používání internetu. Počítače již nejsou nákladnou záležitostí a podstatně se zvýšil jejich výkon. Jedním z posledních trendů IT řešení, které se v poslední době uplatňuje v podnikových informačních systémech je Cloud computing. Při tomto řešení není nabízen
Přehled literatury
16
softwarový produkt jako takový, ale je nabízena služba. Uživatel se pouze připojí například prostřednictvím webového prohlížeče nebo klienta aplikace.
2.3 Základní kritéria efektivního vedení účetnictví Při definici efektivního účetního systému musíme odpovědět na otázku, jaké jsou základní kritéria a požadavky na konstrukci takového systému. Mejzlík (2006, s. 16) vymezuje následující tři základní kritéria, mezi kterými má být optimální poměr: • čas • náklady • kvalita
Obr. 2 Zdroj:
Základní kritéria efektivnosti vedení účetnictví Mejzlík, 2006, s. 16, vlastní zpracování
Proces stanovení efektivního modelu vedení účetnictví lze popsat jako hledání optimálního poměru mezi těmito kritérii. Nelze však dosáhnout takového efektivního bodu aby byla zcela splněna všechna tyto kritéria, jde tedy o kompromis. Z tohoto vyplývá, že by nemělo docházet k upřednostňování žádného ze tří výše uvedených kritérií. V případě extrémního odchýlení od tohoto optimálního poměru dochází k následujícím extrémům (Mejzlík, 2006, s. 17): • Bod A znázorňuje účetní systém, který je velmi přesný, ale za cenu dlouhé časové prodlevy na jeho zpracování, případně vysokých nákladů na jeho vedení • Bod B znázorňuje účetní systém, který je zpracován velmi rychle, ale za cenu chyb nebo vysokých nákladů • Bod C znázorňuje účetní systém, který je velmi levný, nákladově nenáročný, ale za cenu dlouhé doby odezvy nebo snížení kvality (chybovosti)
Přehled literatury
17
Náklady Každá společnost se logicky snaží mít co nejmenší náklady spojené s provozem, a tedy i s vedením účetního systému. Zde vystupuje účetní systém jako významný náklad, a to ať už na jeho samotné pořízení a implementaci nebo na jeho následující provoz, tedy jeho údržbu, prodlužování licence, aktualizace a podobně. Další položkou jsou pak mzdové náklady zaměstnanců na jeho obsluhu. Čas Tímto kritériem je myšlen čas potřebný na zhotovení konečných výstupů z informačního systému. Je logické, že účetní systém, který dokáže pojmout a zpracovat informace do finálních výstupů s využitím minimálního času je efektivnější než systém, který obdobný výstup zpracovává zdlouhavě. Kvalita Nepravdivé a neúplné informace mající nízkou vypovídací hodnotu nejsou známkou efektivního systému vedení účetnictví. Jako efektivní systém chápeme takový, který poskytuje bezchybné, úplné, použitelné, relevantní a pravdivé informace.
2.4 Prvky účetního systému Jako základní znak účetního systému můžeme uvést jeho systémovost a systematičnost při provádění účetních záznamů. Účetnictví je objemný vzájemně provázaný systém informací s vazbami na další interní a externí informační systémy a evidence. Sám o sobě neexistuje samostatně, ale naopak je součástí ekonomického procesu. Je tedy potřeba ho používat a chápat jako provázaný systém který je ovlivňován vnitřním i vnějším prostředím. (Křížová, 2005, s. 7–9; Skálová, 2013, s. 18–19) Tuto provázanost znázorňuje následující schéma: ÚČETNÍ SYSTÉM Externí vlivy Legislativa Požadavky na výstupy Hospodářské procesy Technické prostředky Obr. 3 Zdroj:
Interní prvky systému Účetní procesy
Účetní záznamy
Účetní metody a postupy
Účetní nástroje
Účetní (lidé)
Schéma účetního systému Křížová, 2005, s. 7, vlastní zpracování
Vnější uživatelé Majitelé Stát Věřitelé Dodavatelé Zaměstnanci Vnitřní uživatelé Management podniku
Přehled literatury
18
Z výše uvedeného schématu účetního systému jsou zřejmé následující prvky, ze kterých je tento systém tvořen (Křížová, 2005, s. 7–9): • Externí vlivy – účetní systém je ovlivňován externími vlivy. Tyto vlivy přichází z vnitřního i vnějšího prostředí podniku. Z vnějšího prostředí můžeme jmenovat například legislativní úpravu účetnictví a různé další formy regulace. Jako příklady vlivů z vnitřního prostředí podniku lze uvést velikost a právní formu podniku, požadavky managementu na výstupy a využití techniky a ekonomického softwaru v podniku. • Účetní procesy – jednotlivé hospodářské operace a funkce v rámci podniku. Jako příklad můžeme uvést nákup materiálu, prodej zboží a výrobků, zaplacení daně, závazků a podobně. • Účetní záznamy – nositelé a poskytovatelé informací o účetních procesech. Jedná se o účetní doklady, účetní knihy,zápisy, inventurní soupisy a další. • Účetní metody a postupy – upravují procesy vytváření některých účetních informací. Tyto metody nejčastěji upravují například způsob oceňování majetku, odpisování, tvorby a využití rezerv apod. • Účetní nástroje – postupy, techniky a nástroje pro vedení, sumarizaci a prezentaci informací. Patří sem například soubor jednotlivých účtů, způsob provádění zápisů, postupy při věcné kontrole účetních dokladů a další. • Účetní – lidé, zaměstnanci účastnící se celého účetního procesu. Zjišťují účetní informace, provádějí záznamy, postupují dle legislativních metod a standardů, používají účetní nástroje, postupy a techniky a nakonec se podílí na interpretaci a předávání účetních informací jejich uživatelům. • Vnější uživatelé – externí uživatelé účetních informací a výstupů. Jsou to osoby, které stojí mimo prostředí podniku, například: akcionáři, majitelé, státní orgány, věřitelé, dodavatelé, odběratelé, zaměstnanci a podobně. • Vnitřní uživatelé – interní uživatelé účetních informací a výstupů. Zde můžeme uvést osoby ve vedení podniku a managementu, které potřebují pro svou práci a rozhodování informace o stavu a fungování společnosti.
2.5 Přehled základních pojmů z oblasti software a licencí Při výběru nového ekonomického software je vhodné umět se orientovat v základních pojmech z oblasti programového vybavení a softwarových licencí. Softwarová licence je dokument, který určuje jakým způsobem lze právně nakládat s programem (softwarem). V softwarové licenci jsou uvedeny práva a povinnosti smluvních stran. Podle druhu licence lze rozdělit software do několika kategorií. Jedním ze základních druhů členění může být dělení na opensource (free software) a proprietární software. Kde open-source je takový software, kde je k dispozici maximální množství práv a také zdrojový kód. Proprietární software je takový, který omezuje některé možnosti užívání a je zpravidla k dispozici pouze ve formě binárního kódu. (Štědroň, 2009, s. 17–18)
Přehled literatury
19
Softwarová licence a podmínky v ní uvedené výrazně ovlivňují možnosti používání a upravování programu. Uživatel by jí tedy měl věnovat zvýšenou pozornost a ne, jak je tomu často v praxi, že pouze odklikne podmínky při instalaci. V případě kontroly (softwarového auditu) může být nesprávné či neoprávněné používání softwarového vybavení pokutováno i v násobcích ceny takového programu. V praxi existuje velké množství licencí, které se prolínají a lze je jen obtížně zařadit. Problematika licencí je tedy značně obsáhlá, a proto je zde uveden jen stručný výčet: (Pech, 2008, s.7–9) • Free software – v češtině překládán jako svobodný software. Někdy je uváděn jako synonymum open source. Jedná se o software, ke kterému jsou k dispozici zdrojové kódy a je možné jej libovolně užívat, šířit a modifikovat. • Public domain – je software, který dává jeho autor k dispozici bez jakýchkoliv nároků na autorská práva. • Freeware – je možné volně šířit, ale není povolena jeho modifikace. • Shareware – software, který lze volně šířit a vyzkoušet. Takový program může mít omezené funkce nebo dobu použití. Slouží nejčastěji k vyzkoušení daného programu. Pro plnohodnotné používání je pak nutná registrace nebo zaplacení • Proprietární software – jedná se o takové dílo, ke kterému si autor zanechává vlastnická práva. Za takovýto software je obvykle nutné platit. Vzájemný vztah softwarových licencí přehledně znázorňuje následující ilustrace. svobodný software
proprietární software
public domain software software s laxně permisivní licencí
public domain soft. (bez zdroje)
Copyleftovaný software software s GPL licencí volně stažitelný software
otevřený software (open source)
shareware Obr. 4 Zdroj:
Kategorie svobodného a nesvobodného softwaru www.gnu.org, vlastní zpracování
Přehled literatury
20
2.6 Podnikové informační systémy typu ERP Bylo by jen obtížně představitelné zajistit efektivní fungování dnešních podniků bez existence účetnictví a informací, které poskytuje, bez ekonomického softwaru a dalších ICT nástrojů. Posledních cca 20 let probíhá vývoj podnikových informačních systémů ve znamení zavádění komplexních a integrovaných řešení, která složí jako prostředek řízení podnikových zdrojů a procesů probíhajících v rámci podniku. Tento trend tak navazuje na vývoj uvedený v kapitole 2.2 Historie a vývoj účetních forem a technik a ve světě se tyto komplexní systémy označují jako Enterprise Resource Planning (ERP). ERP systémy v sobě integrují množství dříve samostatných nástrojů a agend a stojí na vrcholu vývoje ekonomických softwarů. ERP aplikace výrazně ovlivňují dění ve firemním podnikání a stávají se jeho stále důležitější součástí. Za zmínku stojí fakt, že systémy ERP v současnosti používá více jak 90% podniků v rámci TOP 100. (Mejzlík, 2006, s. 103; Basl, 2012, s. 52–57) V současnosti klade stále více firem důraz na to, jak efektivně dokážou v celosvětovém měřítku aplikovat svůj obchodní model a tím posilovat a udržovat svou konkurenceschopnost. Mezi klíčové trendy, které se v poslední době uplatňují patří efektivita podnikových procesů, kdy se společnosti snaží o co nejefektivnější systém řízení podnikových procesů. Dalším trendem je přístup k datům v reálném čase. Ten umožňuje podnikům v oživujícím se a zatím stále nestabilním ekonomickém prostředí okamžitý přístup k informacím týkajících se například obchodních partnerů a zákazníků. Firmy tak mohou identifikovat vznikající problém v reálném čase a ihned na něj reagovat. Jedním z posledních trendů je možnost chodu aplikací v cloudu či instalace v režimu on-demand. Firmy se tak snaží minimalizovat náklady a rizika spojené s provozem ERP systémů. (Systemyonline, 2012a) 2.6.1
Ekonomický software
Ekonomický software je pojem, pod který můžeme zařadit širší skupinu aplikací a programových řešení. Jedná se například o software na vedení účetnictví, financí, personalistiky, skladového hospodářství, výroby, prodeje ale i řízení logistiky a procesů. Je to tedy software určený pro správu různých podnikových agend. Z počátku byly tyto aplikace často vytvářeny jako specializované samostatné moduly, pomocí kterých se dala vést celá agenda. Nevýhodou tohoto odděleného řešení byl problém se sdílením dat mezi různými agendami. S rozvojem ICT a postupnou integrací vznikly komplexní systémy, které v sobě integrují tyto dříve samostatné nástroje a agendy a stojí na vrcholu vývoje ekonomických softwarů. Tyto systémy označujeme pod pojmem Enterprise Resource Planning (ERP) (Křížová, 2005, s. 19). Mezi základní moduly ekonomických systémů řadí Grásgruber (2001) zejména pokladnu, banku, fakturaci, evidenci zásob, investiční majetek, mzdy a personalistiku a účetnictví. Ekonomický software lze dělit do několika následujících kategorií (Bagranoff, 2010, s. 288): • Entry-Level – účetní software určený pro začínající firmy
Přehled literatury
21
• Small-Medium Bussines (SMB) – systémy určené pro malé a středně velké podnikatele • Small-Medium Enterprise (SME) – systémy ERP určené pro malé a středně velké společnosti. • High End ERP – Systémy ERP té nejvyšší úrovně určené pro velké podniky • Special Industry – Software zabývající se speciálními požadavky určitého průmyslu, odvětví, podniku nebo organizace. • Custom Built – Software vytvořený přesně podle požadavků a potřeb konkrétního objednatele na základě poptávky. 2.6.2
Enterprise Resource Planning (ERP) systémy
Pojem ERP nemá přesné ohraničení, a můžeme se setkat s více definicemi, které se jej snaží popsat. Většina těchto definic chápe ERP jako určitou koncepci či nástroj řešení podnikového informačního systému. Například Mejzlík (2006, s. 103) chápe ERP jako „účinný nástroj plánování a řízení klíčových interních podnikových procesů, který využívá jednotnou datovou základnu a umožňuje přístup k jeho funkcím v reálném čase pro všechny úrovně řízení podniku, čímž umožňuje podniku co nejefektivnější transformaci vstupů na výstupy prostřednictvím dostupných zdrojů“. Sodomka (2010, s. 148) definuje systémy kategorie ERP o něco obecněji, jako „účinný nástroj, který je schopen pokrýt plánování a řízení hlavních interních podnikových procesů a to na všech úrovních od operativní až po strategickou“. Interními procesy je myšlena výroba, nákup, prodej, vnitřní logistika, lidské zdroje a ekonomika. Podnikové informační systémy typu ERP navazují z historického hlediska na systémy MRP II resp. PSS tím, že obě tyto koncepce spojily do sebe a integrovaly jak plánování procesů, tak i úlohu finančního řízení, zejména účetnictví. Podstatu ERP systémů vymezuje pět základních vlastností (Sodomka, 2010, s. 148–149; Mejzlík, 2006, s. 104–105): • Automatizace a integrace klíčových podnikových procesů – ERP systémy nejsou zaměřeny pouze na zpracovávání dat, ale slouží k obsluze a řízení procesů. • Sdílení dat, postupů a jejich standardizace v rámci celého podniku – existence jediného datového modelu, který umožňuje přístup k požadovaným datům všem funkcím systému. • Vytváření a zpřístupňování informací v reálném čase (real-time) – snaha o odstranění dávkového zpracování a maximální zpřístupnění a sdílení dat mezi jednotlivými uživateli v reálném čase. • Schopnost zpracovávat a zpřístupňovat historická data – ERP systémy zpracovávají a ukládají historická data, která nemusí být určena k bezprostřednímu použití, ale mohou být využita například pro číselné řady umožňující predikci vývoje určité veličiny.
Přehled literatury
22
• Celostní přístup k prosazování koncepce ERP – podnik je chápán jako jeden ucelený systém, který nemá oddělené a nepropojené agendy. Funkce ERP systému na sebe navazují a jsou navzájem propojeny. ERP systémy v sobě integrují dvě hlavní funkční oblasti, logistiku a finance. Pod funkcí logistiky je myšleno například skladové hospodářství, plánování zdrojů, technologické postupy, objednávky, plánování zakázek a další. Jako příklady funkce finanční můžeme uvést finanční, nákladové a investiční účetnictví, podnikový controlling, mzdy, řízení hotovosti a další.(Basl, 2012, s. 68–71) Koncepce ERP systémů v sobě tedy integruje prostředí a procesy uvnitř podniku. Jako nástupce této koncepce se dá označit systém ERP II, který se do sebe snaží začlenit i procesy probíhající vně podniku. 2.6.3
ERP II systémy
Systémy ERP, které v sobě integrují nejen vnitřní procesy podniku ale také některé vnější procesy, můžeme označit jako ERP II, nebo extended ERP (rozšířené ERP). Přesnou hranici mezi těmito dvěma systémy však nemusí být jednoduché stanovit, jelikož dnešní moderní systémy ERP jsou schopny pokrýt velice rozmanitou škálu podnikových procesů. Jednu z největších zásluh na vzniku integrovaného ERP systému mělo zavedení společné databáze v rámci podniku. U systému ERP II to pak byla existence internetu, která umožnila integraci podniku ve vnějším prostředí. (Sodomka, 2010, s.151), (Basl, 2012, s. 87) Basl a Blažíček (2012, s. 87) uvádí 3 hlavní oblasti, ve kterých lze vysledovat rozšíření: • Řízení dodavatelského řetězce – SCM (Supply Chain Mnanagement), tedy soubor procesů a nástrojů, které mají za úkol optimalizovat a zefektivnit celý dodavatelský řetězec. V rámci tohoto řetězce mohou jednotliví partneři spolupracovat a koordinovat postup celého řetězce s ohledem na zákazníka. • Řízení vztahu se zákazníkem – CRM (Customer Relationship Management), tedy soubor procesů, nástrojů, lidských zdrojů a technologií, pomocí kterých se podniky snaží o podporu v oblastech prodeje, marketingu a podpory zákazníka s cílem vytváření a zlepšování vztahů se zákazníkem. • Manažerský informační systém – BI (Business Inteligence), data uložená v interním systému ERP a interních transakčních aplikací SCM a CRM je možné využít pro analýzu a zlepšování rozhodování managementu podniku. Manažerům je poskytnuta možnost zpracovávat a porovnávat velké množství dat pocházejících z různých agend s možností podívat se hlouběji na požadovaný detail. Vzájemný vztah těchto 3 hlavních oblastí a externího okolí, které charakterizují rozšířený ERP systém, je možné znázornit ve zjednodušeném schématu:
Přehled literatury
23
BI
dodavatelé Obr. 5 Zdroj:
SCM
ERP
zákazníci
CRM
Symbolické schéma rozšířeného ERP Basl, 2012, s.88, vlastní zpracování
Rozšířený ERP model do sebe integruje nástroje a procesy, pomocí kterých je možné analyzovat a ovlivňovat i vnější okolí podniku. Díky této orientaci navenek tak mají manažeři účinný nástroj, který napomáhá k rozhodování a prosazování firemní strategie. 2.6.4
Klasifikace ERP systémů
Členění podnikových informačních systémů můžeme na základě jejich schopnosti začlenit a pokrýt čtyři výše zmíněné vnitřní procesy, tedy výrobu, vnitřní logistiku, lidské zdroje a ekonomiku podniku. Sodomka, Klčová (2010, s. 150) rozlišují 3 klasifikace ERP systémů podle oborového a funkčního zaměření, které jsou uvedeny v následující tabulce: Tab. 2
Klasifikace ERP systémů podle oborového a funkčního zaměření
ERP systém Charakteristika
Výhody
Nevýhody
All-in-One
Vysoká úroveň integrace, dostačující pro většinu organizací
Nižší detailní funkcionalita, nákladná customizace
Best-of-Breed Orientace na specifické procesy nebo obory, nemusí pokrývat všechny klíčové procesy
Špičková detailní funkcionalita, nebo specifická oborová řešení
Obtížnější koordinace procesů, nekonzistentnosti v informacích, nutnost řešení více IT projektů
Lite ERP
Nižší cena, orientace na rychlou implementaci
Omezení ve funkcionalitě, počtu uživatelů, možnostech rozšíření atd.
Schopnost pokrýt všechny klíčové interní podnikové procesy (řízení lidských zdrojů, výroba, logistika, ekonomika)
Odlehčená verze standardního ERP zaměřená na trh malých a středně velkých firem
Zdroj: Sodomka, Klčková, 2010, s.150, upraveno
Přehled literatury
24
Do kategorie All-in-One můžeme zařadit univerzální ERP řešení. Volbou systému z této kategorie firma řeší realizaci pouze jednoho projektu, který implementuje všechny vnitřní procesy. Jako typické představitele můžeme uvést například systém Helios, Green, Microsoft Dynamics NAV a další. Systémy, které buď neintegrují všechny čtyři vnitřní procesy nebo jsou orientovány výhradně na určitý obor, řadíme do kategorie Best-of-Breed. Tyto ERP systémy jsou nasazovány společně s dalším ekonomickým a informačním softwarem nebo jsou nasazovány samostatně v oborových odvětvích. Jako příklad můžeme uvést Info ERP Expert v automobilobém průmyslu nebo sytém Vema v oblasti řízení lidských zdrojů. Poslední kategorií jsou systémy Lite ERP. Tyto IS představují nabídku určenou pro malé a střední podniky. Jejich znakem bývá nižší cena, ale také nejrůznější omezení funkčnosti. Typickým představitelem této kategorie je systém Vision 32 LE, který má limitovaný počet položek některých agend, Money S4 který, má omezení zákaznických modulů a funkcí a další. (Sodomka, 2010, s.150–151; Systemyonline, 2012b)
2.7 Požadavky na ekonomický software a postup při jeho výběru a implementaci Každý ekonomický (účetní) software by měl splňovat určité základní obecné požadavky. Je zcela logické, aby účetní software splňoval legislativní úpravu účetnictví dané země, aby účtoval podle obecných účetních zásad, ale také aby jeho provoz byl stabilní, aby byl uživatelsky přívětiví a odpovídal konkrétním požadavkům společnosti. Nákup, implementace a údržba IS může být pro společnost značně složitou a nákladnou záležitostí. Správný výběr IS pro vedení účetnictví a řízení podnikových procesů je klíčovým rozhodnutím, které bude ovlivňovat chod i konkurenceschopnost společnosti. Následující kapitola se obsahuje stručný popis obecných požadavků na účetní software a způsob jeho výběru a implementace. 2.7.1
Legislativní požadavky na účetní software
Obecně uznávané účetní zásady Všeobecně uznávané účetní zásady představují určitý soubor pravidel a principů účetního myšlení. Tato „pravidla“ vycházejí z historie účetnictví a většinou nejsou legislativně upravena, i když část z níže uvedených oblastí zákon upravuje. Za zmínku stojí fakt, že v rámci Evropské unie je snaha o harmonizaci účetních metod a lze nalézt směrnice, které obsahují tyto všeobecné účetní zásady. (Skálová, 2013, s. 15; Březinová, 2003, s. 38–40, 135) Obecně uznávané účetní principy nejsou přesně stanoveny a je možné se setkat s různým výčtem těchto pravidel. Skálová a kolektiv (2013, s. 15–17) uvádí následující: Zásada účetní jednotky – toto pravidlo spočívá ve stanovení ekonomického celku, k němuž se vztahují účetní operace, a za který je účetnictví vedeno. V pří-
Přehled literatury
25
padě existence dceřiných společností, poboček a jinak oddělených provozoven je nutné stanovit, zda jde o samostatnou účetní jednotku či ne. Toto vymezení stanovuje zákon o účetnictví. Zásada neomezeného trvání účetní jednotky – tento princip je uplatňován zejména při oceňování aktiv při běžném fungování podniku. Například při oceňování dlouhodobých hmotných aktiv (majetku) se používají historické pořizovací náklady. Zásada zjišťování výsledku hospodaření v pravidelných intervalech – dle předchozí zásady je doba trvání účetní jednotky neomezená. Aby bylo možné zjistit výsledek hospodaření, rozděluje se trvání účetní jednotky na pravidelné intervaly. Díky tomu je možné zjistit efektivnost podniku a provádět řízení dalších činností. Zásada objektivity účetních informací – veškeré hospodářské operace vstupující do účetnictví mají podléhat objektivnímu zjištění. Jedná se tedy o hospodářské operace doložené dokladem nebo aktiva podniku oceněné na základě inventarizace. Tato zásada je zakotvena i v zákoně o účetnictví. Zásada účtování operací v kupní síle peněžní jednotky v době uskutečnění transakce – tato účetní zásada zabraňuje časovému zohlednění inflace, nebo přeceňování majetku. Platí, že všechny hospodářské operace se účtují v částkách uvedených na dokladu o transakci. V momentě inflace či deflace se totiž mohou lišit částky za stejné hospodářské operace realizované v různém období. Zásada konzistentnosti, srovnatelnosti mezi účetními obdobími – aby bylo možné srovnávat účetní výkazy za jednotlivá období, je nutné, aby použité metody při účtování operací, oceňování aktiv a podobně byly v konzistentní. Tato stálost metod zaručí, že bude možné srovnávat hospodaření z hlediska času. Zásada opatrnosti – tento princip znamená, že se v účetnictví vykazují a promítají až do výše zisku všechny předpokládané a očekávané rizika a znehodnocení majetku, i když v daném okamžiku ještě nenastala a není spolehlivě známá jejich výše. Naopak všechny zisky se promítají do účetnictví až v době realizace. Tento princip je zakotven v zákoně o účetnictví a provádí se tvorbou rezerv a opravných položek. Jak již bylo zmíněno výše, můžeme se setkat s dalšími, či jinak definovanými obecnými principy vedení účetnictví. Pro naši potřebu je však tento stručný výčet dostačující a následující kapitola se bude zabývat úpravou účetnictví zakotvenou v legislativě. Legislativní úprava Ekonomický software pro vedení účetnictví by bezpochyby měl odpovídat platné právní úpravě země, ve které je provozován. V praxi se však setkáváme, že ne vždy účetní software splňuje všechny legislativní normy. To může být zapříčiněno nekvalitním zpracováním softwaru nebo jeho neaktuálností. Je tedy zapotřebí sledovat, zda účetní systém odpovídá aktuálnímu znění zákona. Už při výběru podnikového IS pro vedení účetnictví je zapotřebí věnovat pozornost obchodním podmínkám stanovujícím průběžné aktualizace softwaru.
Přehled literatury
26
V České republice je základní legislativou, která upravuje účetnictví Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Zákon o účetnictví vymezuje účetní jednotky, stanovuje předmět účetnictví, určuje účetní období, ukládá povinnosti, upravuje účetní metody a mnohé další. Dále účetní software musí odpovídat vyhlášce č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví ve znění pozdějších předpisů a Českému účetnímu standardu pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Tyto primární normy jsou však provázány s řadou dalších zákonů, vyhlášek, nařízení a mezinárodních regulací, které zjednodušeně znázorňuje následující ilustrace: (Březinová, 2003, s .28) Obchodní právo Občanské právo
Daňové právo Zákoník práce Devizový zákon
Konkurs a vyrovnání Účetnictví a účetní systémy
Cestovní předpisy Zdravotní, sociální a další pojištění
Právní předpisy regulující kap. trh
Dražby, zakázky...
Mzdové předpisy Mezinárodní pravidla Obr. 6 Zdroj:
Ovlivnění účetnictví právním systémem Březinová, 2003, s. 28, vlastní zpracování
V případě, že podnikový IS pro vedení účetnictví nesplňuje všechny legislativní povinnosti, vystavuje se společnost riziku penalizace v případě auditu či daňové kontroly. Tuto skutečnost si málokterý uživatel uvědomuje. Čapek (2004) podrobněji konkretizuje vlastnosti, které by měl účetní software splňovat v návaznosti na platnou legislativu: • Povinnosti ze zákona o účetnictví § 35 odst. 3 (opravy záznamů) – zákon ukládá za povinnost provádět opravy účetních dokladů takovým způsobem, aby bylo možné zjistit datum opravy, obsah dokladu před opravou a po opravě a osobu, která je za změnu odpovědná. Některé účetní systémy neumožní zrušení dokladu. Je však možné vystavit storno doklad, takže v evidenci zůstane i doklad původní. Tento postup ovšem neřeší situaci, při které je třeba změnit doklad jen nepatrně, například opravu překlepu v ad-
Přehled literatury
27
rese. Čapek (2003) uvádí jako technicky nejpraktičtější řešení této povinnosti ve vedení historie změn účetního dokladu, kdy je dle potřeby možné si zpětně ověřit původní hodnoty. • Povinnosti ze zákona o účetnictví § 11 (podpisový záznam) – účetní záznam může být dle § 33 pořízen pomocí písemné nebo technické formy. U obou forem je však nutné, aby byl účetní záznam opatřen podpisem. V případě využití pouze technické formy bez použití písemné formy, je nutné, aby byl účetní záznam podepsán elektronickým podpisem. V případě, že účetní software elektronické podepisování nepodporuje, je nutné používat kombinaci obou forem. • Povinnost z vyhlášky 500/2002 Sb. a 472/2003 Sb. (použití směrné účetní osnovy) – na základě vyhlášky 500/2002 Sb. je možné, aby byla v rámci podniku vytvořena vlastní účetní osnova. Takto definovaná nová skupina ovšem musí v prvních dvou číslech odpovídat směrné účetní osnově. Například účet peníze ze skupiny 21 můžeme definovat od čísla 210 až po 219. Tuto možnost však musí účetní software podporovat, včetně správného výstupu do výkazů. • Povinnosti ze zákona o účetnictví § 11 (účetní doklady) – tento paragraf definuje jaké konkrétní náležitosti musí účetní doklad obsahovat. Jde o označení dokladu, obsah, částky, datum a podpisový záznam. Vzhledem k tomu, že podnikový IS pro vedení účetnictví slouží také pro tisk účetních záznamů, tak by jeho tiskové sestavy měly odpovídat legislativním požadavkům. • Možnost účtovat ve více letech – účetní software by měl umožňovat účtovat současně ve více obdobích. V praxi je běžné účtovat v aktuálním roce a současně provádět účetní uzávěrky minulého roku, případně rekonstruovat minulý rok. V ideálním případě by měl účetní software podporovat automatickou aktualizaci dat aktuálního roku po té, co je předchozí rok uzavřen. • Možnost vedení podrozvahových účtů – § 13 odst. 1 písm. d) – možnost vést podrozvahové účty uplatíme v určitých specifických případech, například při evidenci práv, o kterých se neúčtuje (hypotéky), využívání cizího majetku, ke kterému nemá vlastnické právo a další. 2.7.2
Kritéria pro hodnocení účetního software
S nástupem informační techniky a používání účetních programů dochází k jednomu z historických zlomů ve vedení účetnictví. Pravidla a algoritmy provádění účetnictví stále více přebírají IS. Postup vedení účetnictví v podniku již tedy tolik nezávisí na osobě účetního, jak tomu bylo v minulosti, ale zejména na výběru podnikového informačního systému. Vývěr účetního programu a jeho správná implementace je tedy jedna z nejdůležitějších cest, jak může podnik ovlivnit kvalitu vedeného účetnictví. Nesprávně zvolený nebo špatně implementovaný systém může zapříčinit závažné problémy. Tyto problémy pak mohou z ekonomického hlediska přinášet větší náklady, než-li jsou pořizovací náklady na tento systém. (Mejzlík, 2003, s. 69)
Přehled literatury
28
Každý podnik, který řeší implementaci nového, nebo přechod na jiný účetní systém, by měl vybrat takový software, který bude pro danou firmu nejlepší. Výběr vhodného podnikového IS složitý proces, kdy musí být současně posuzováno více kritérií. Mejzlík (2003, s. 69–83) rozděluje tato kritéria do tří oblastí: Obsahová kritéria Obsahová kritéria mají zásadní vliv na schopnost podnikového informačního systému plnit potřebné funkce se zřetelem na velikost, strukturu, předmět činnosti podnikání a požadavky dané účetní jednotky. Hodnocení pořizovaného programu by v této kategorii měli provádět odborní pracovníci z jednotlivých útvarů společnosti, například účetní, ekonomický pracovník, metodik účetnictví a další osoby, jejichž data bude systém zpracovávat. Mejzlík (2003, s. 70–75) uvádí následující vlastnosti programu: • Vhodnost programu pro předpokládané použití – Účetní program by měl bezpochyby zvládat takové funkce, o kterých předpokládáme, že budou v rámci podnikové činnosti potřebné. Podnikový informační systém by měl být vybírán s ohledem na předmět činnosti a organizační strukturu společnosti. Jestliže srovnáme například firmu zabývající se zahraničním obchodem a firmu jejíž předmět podnikání je poskytování internetového připojení, tak je zřejmé, že každá společnost bude mít jiné požadavky na funkce podnikového IS. Další okolnost mající vliv na výběr vhodné aplikace je organizační struktura společnosti. Tedy zda má účetní jednotka pobočky nebo zda podnikové procesy probíhají na jediném místě. Další podstatným faktorem je velikost podniku měřená množstvím účetních operací provedených za jedno účetní období. Zde rozlišujeme malé společnosti do 10 tisíc položek, střední společností v rozmezí 10 – 100 tisíc položek a velké společnosti účtující více jak 100 tisíc položek za jedno účetní období. Podnikový IS by měl být technicky konstruován tak, aby zvládal příslušný objem operací. • Modularita a otevřenost – Modulární konstrukce podnikového informačního systému je výhodnou vlastností, jelikož společnost může nakupovat pouze ty funkce, které v daném okamžiku potřebuje nebo hodlá implementovat. Není tak nucena implementovat celý IS najednou a zároveň nekupuje moduly, které nebude využívat. Další důležitou vlastností je také otevřenost, tedy možnost napojení na ostatní ekonomický software či standardní kancelářské aplikace. Zde si jako příklad můžeme uvést situace, kdy IS exportuje údaje o nové zakázce do smlouvy ve formátu editovatelném v textovém editoru MS Office / LibreOffice, export dat do tabulkového procesoru, kde si uživatel může následně tvořit specifické výstupní sestavy, možnost importu/exportu se mzdovým programem, elektronickým bankovnictvím a mnohé další. • Míra způsobu integrace subsystémů – Vzájemná propojenost a schopnost IS předávat data mezi jednotlivými moduly. Tato data pak mohou být předávána buď automaticky bezprostředně (real-time) po za-
Přehled literatury
29
dání v určitém modulu, nebo formou dávkového zpracování pomocí importu/exportu. Vhodnost takového řešení závisí také na tom, jakým způsobem bude program používán, tedy zda budou moduly zpracovávány samostatně a následně se data exportují/importují, nebo zda bude IS implementován v rámci propojené počítačové sítě. S možností předávání dat mezi moduly úzce souvisí i kontrolní funkce systém. Kontrolní systém by měl mít takové nástroje, aby nedošlo k duplicitnímu importu, aby docházelo ke správným vazbám modulů na společné číselníky a podobně. Kontrolní systém má zásadní podíl na tom, aby zůstala zachována obsahová integrita celého systému a nedocházelo tak k obtížně vyhledatelným chybám. • Dokumentace a nápověda – Kvalita, rozsah a forma dokumentace je dalším významným faktorem určujícím vhodnost výběru IS. Kvalitně zpracovaná dokumentace by měla obsluze poskytovat všechny potřebné informace o ovládání aplikace, všech dostupných funkcích a způsobu řešení nejčastějších a nejdůležitějších problémů. Tyto informace by měly být logicky uspořádané, snadno vyhledatelné a aktuální. Obdobné vlastnosti by měla mít také uživatelská nápověda (HELP), která se zpravidla vyvolává stisknutím klávesy F1. Nápověda by měla být schopna rozpoznat, kde se uživatel právě nachází (tzv. kontextovost) a poskytnout mu tak relevantní informace bez nutnosti hledání v rejstříku. • Uživatelské rozhraní – Ovládání systému, jeho vzhled a rozvržení obrazovky je podstatným faktorem, který má vliv na rychlost a přesnost jeho obsluhy. Je žádoucí, aby uživatelské rozhraní aplikace bylo navrženo přehledně, ergonomicky, intuitivně, jednotně v rámci celého programu a aby rozhraní dodržovalo alespoň základní standardy používané jinými aplikacemi. • Míra přizpůsobení – Vlastnost programu, která umožňuje nastavení určitých systémových nebo uživatelských parametrů, tiskových sestav, pravidel zabezpečení a podobně. Míra parametrizace určuje, jak moc je aplikace schopna se přizpůsobit individuálním požadavkům společnosti. Aplikaci, která nenabízí žádnou možnost přizpůsobení, se musí přizpůsobovat její uživatelé. Informační systémy s vysokou mírou parametrizace jsou sice schopny se přizpůsobit konkrétním požadavkům, ovšem na druhou stranu přináší vyšší složitost i nároky na jeho implementaci a naopak. Je tedy vhodné nalézt kompromis, který bude konkrétní společnosti vyhovovat. • Naplnění legislativních požadavků – Je zcela logické, aby účetní software splňoval legislativní úpravu účetnictví dané země a aby účtoval podle obecných účetních zásad. Podrobněji byla tato problematika probrána v předchozí kapitole 2.7.1 Systémová (technická) kritéria Při hodnocení programu je nezbytné posoudit i technické požadavky programů. Vybavení, na kterém má software provozován může být v některých případech
Přehled literatury
30
nutné inovovat. Tento fakt je pak nutné zohlednit při výběru nejvhodnějšího programu. Další velice podstatnou vlastností aplikace je kvalita zabezpečení dat, jejich údržba a optimalizace. Hodnocení pořizovaného programu by v této kategorii měli provádět odborní pracovníci se zkušenostmi z oblasti informačních technologií. Mejzlík (2003, s. 75–78) uvádí následující technické vlastnosti programu: • Požadavky na technické vybavení – Každá aplikace má své specifické nároky na minimální technické a systémové vybavení počítače. Bývá pravidlem, že dodavatel programu uvede minimální a doporučenou konfiguraci počítače, na které by IS měl být provozován. Nejedná se jen o hardwarovou konfiguraci, pod kterou můžeme představit například procesor, operační paměť, volný prostor na disku, periferie a podobně, ale také o nároky na operační systém. Každá aplikace je stavěna pro použití na určitém operačním systému např.: MS Windows®, DOS, GNU/Linux, OS X a další. Pokud tedy firma nedisponuje požadovaným technickým vybavením a operačním systémem, musí počítat s dalšími náklady na koupi potřebné techniky či licence. • Podpora práce v síti – Jedná se o v dnešní době stále častěji využívanou možnost sdílení dat mezi více uživateli v síti. Program s podporou práce v síti umožňuje, aby s ním současně v jeden moment pracovalo více lidí na více počítačích v rámci podnikové sítě. S touto schopností úzce souvisí další síťové funkce, jako je například možnost síťového tisku na sdílenou tiskárnu, možnosti centrální správy administrátorem a další. Schopnost práce v síti do značné míry závisí na používaném operačním systému a v praxi není jednoduché odhadnout správné parametry. Z tohoto důvodu je vhodné si nejdříve program otestovat například instalací demoverze, pokud tuto možnost dodavatel nabízí. • Ochrana a bezpečnost dat – Kritérium ochrany a bezpečnosti dat můžeme rozdělit do dvou oblastí. Tou první je bezpečnost z hlediska udržení integrity dat. Pod touto vlastností si můžeme představit například dodržení podvojnosti, vazby mezi deníkem a hl. knihou a další. V případě havárie, výpadku elektrického proudu nebo nestandardního chování operačního systému může dojít k situacím, kdy budou data poškozena. V takovém případě je nutné data obnovit ze zálohy, čímž dojde ke ztrátě dat, které byly zpracovány od doby poslední zálohy. Druhou oblastí ochrany dat je bezpečnost proti neoprávněnému přístupu. Většinou je tato problematika řešena přístupovým jménem a heslem uživatele. Toto řešení však selhává, pokud se neoprávněná osoba dostane k datům jinou cestou než přes přihlášení do IS. Většina jednodušších programů ukládá data do nešifrovaných standardních databázových souborů typu DBF. Tyto data je možné číst a upravovat standardními aplikacemi jako jsou například tabulkové procesory MS Office a LibreOffice. S bezpečností provozu úzce souvisí i typ používaného operačního systému. Řešením tohoto problému může být v nastavení omezeném přístupu k datům nebo v jejich šifrování.
Přehled literatury
31
• Zálohování dat – Je bezpochyby, že účetní data mají pro podnik zásadní význam a jejich hodnota je obtížně vyčíslitelná. Ztráta či poškození těchto dat může zapříčinit velice vážné problémy, jejichž odstranění bývá velice nákladné, obtížně řešitelné a v některých případech může vést až k existenčním potížím podniku. Z výše uvedených důvodů je patrné, že účetní systém by měl disponovat kvalitní funkcí pro zálohování a obnovu dat. Data nestačí pouze přehrát v rámci stejného počítače na disk, ale měla by být zálohována na přenosné médium nebo na jiné místa v síti. Pro hodnocení kvality je podstatný komfort a spolehlivost zálohovacích algoritmů, automatizace, možnost určení síťové nebo diskové jednotky, možnost komprimace dat, šifrování a podobně. • Technologie tvorby aplikace a použitá databázová technologie – Hodnocení technologie programovacího jazyka, ve kterém je program vytvořen a použitých druhů databází, je spíše pro experty z oboru informačních technologií. Může však napovědět, jaké budou hardwarové nároky, údržba systému a jakým budoucím vývojem se může aplikace ubírat. • Údržba a správa systému – Kvalitní informační systém by měl disponovat funkcemi a nástroji pro jeho správu a údržbu. Například se může jednat nástroje na optimalizaci a úpravy databáze nebo funkce umožňující snadnou správu uživatelů a podobné. Obchodní kritéria Další skupina hledisek pro posuzování výhodnosti pořizovaného softwaru jsou obchodní kritéria. Ta ovlivňují především efektivnost vynaložených nákladů, bezpečnost investice a úroveň poskytnutých záruk. Obchodní podmínky řešící licenci, podporu, updaty, zaškolení a podobně jsou bezpochyby významným kritériem ovlivňující výhodnost pořizovaného systému. Mejzlík (2003, s. 78–82) uvádí následující obchodní hlediska pro posuzování pořizovaného programu: • Licenční podmínky – Z pohledu zákona (Zákon č. 121/2000 Sb., zkr. autorský zákon) je software považován za autorské dílo chráněné duševním vlastnictvím. Zakoupením účetního systému si uživatel nekupuje program jako takový, ale pouze licenci (oprávnění) na jeho používání. Je nutné podotknout, že druhů softwarových licencí je celá řada a v některých aspektech se od sebe mohou diametrálně lišit. Licenční smlouva k pořizovanému programovému vybavení by měla mimo jiné řešit podmínky týkající se používání, instalování, kopírování, počtu uživatelů, počtu instalací, záruky a podobně. • Instalace – Instalace účetního softwaru může být v případě složitějších systémů nebo síťových řešení obtížnější. Obzvláště, pokud podnik nemá vlastního IT správce nebo oddělení. Často bývá při instalaci nutné upravit systémová nastavení počítače nebo nastavení sítě. Korektně provedená instalace je podmínkou správné funkčnosti celého systému. Někteří dodavate-
Přehled literatury
32
lé nabízejí instalaci systému a to buď za poplatek nebo v rámci ceny pořizovaného programu. • Zaškolení a podpora uživatele – Skutečnost, zda dodavatel nabízí možnost zaškolení, zda je školení zdarma nebo za příplatek, forma a místo průběhu školení, není bezvýznamným hlediskem pro posouzení výhodnosti dodavatele softwaru. Také nabídka podpory uživatele může být v některých situacích pro účetní jednotku velice užitečná. Podpora uživatele nemusí řešit jen problémy týkající se fungování samotného programu, ale může často pomoci s řešením obsahových potíží. Tato opora může mít více podob, od telefonické zákaznické linky přes obchodní zástupce, web, firemní materiály, vzdálenou plochu, videokonference a podobně. • Upgrade / update – Je zcela běžné, že se program v průběhu času neustále vyvíjí. Reaguje tak na nové požadavky uživatelů, na měnící se vývojové prostředí, na měnící se aplikace třetích stran, se kterým je provázán, na změny v legislativě, na chyby v předchozích verzích a podobně. Důležitým aspektem při výběru informačního systému je tedy fakt, zda dodavatel nabízí tyto aktualizace v ceně licence nebo za poplatek, jak časté tyto aktualizace budou, případně garance provedení aktualizace v případě legislativní změny mající zásadní vliv na správnou funkčnost programu. • Cena – Vzhledem k tomu, že pořízený podnikový informační systém bude používán ve firmě delší dobu, by neměla být cena jeho pořízení jedním z nejdůležitějších kritérií v posuzování výhodnosti systému. Špatný nebo nevhodně zvolený IS může z dlouhodobého hlediska zapříčinit problémy, které snadno převýší jeho pořizovací cenu. Má značný vliv na kvalitu, přesnost a rychlost poskytovaných informací. Z tohoto důvodu nyní vhodné výrazně šetřit při pořizování podnikového IS, ale spíše se zaměřit na cenovou politiku dodavatele a pokusit se nalézt nejvýhodnější řešení. • Pověst dodavatelské firmy, recenze, posudky – I když je toto hledisko významným faktorem při výběru dodavatele, je jen těžko měřitelné (hodnotitelné). Nejčastějším způsobem pro hodnocení může být počet prodaných licencí, velikost dodavatelské firmy, počet zaměstnanců, tradice firmy, počet poboček, délka vývoje zvažovaného programu a další. Užitečným zdrojem informací může být seznam referenčních zákazníků, údaje o druhu a počtu zákazníků nebo zkušenosti uživatelů s tímto programem. Dobrá pověst dodavatelské firmy může být zárukou dalšího vývoje aplikace v budoucnosti, zatímco relativně dobrá aplikace od dodavatele se špatnou pověstí může značit opak. Dalším výrazným vodítkem může být zpracovaný audit od nezávislého auditora, recenze v odborných časopisech a srovnávací posudky. Grásgruber (2001) uvádí, že jedním z nejvýznamnějších vodítek jsou právě reference současných uživatelů, jelikož ani podrobné testování neodhalí všechny chyby a problémy, které se objeví až s ostrým provozem.
Přehled literatury
33
2.8 Výběr účetního softwaru Volba vhodného podnikového informačního systému pro vedení účetnictví je, jak už bylo zmíněno v kapitole 2.7.2, významným investičním rozhodnutím, které ovlivní efektivitu podnikových procesů. Jeho špatný výběr může z dlouhodobého hlediska zapříčinit problémy, které v extrémním případě mohou vést až k zániku účetní jednotky. Z tohoto důvodu by měl každý podnik, který plánuje implementaci nového ekonomického programu, věnovat výběru náležitou pozornost. Neexistuje přesně definovaná jednotná metoda, jak vybrat IS, a je možné se setkat s více postupy od různých autorů. Grásgruber (2001) uvádí šest postupných kroků, které je vhodné dodržet při výběru účetního programu: 1. Definování podnikových potřeb a požadavků – Prvním krokem společnosti, která hledá nejvhodnější ekonomický software, by mělo být stanovení si svých podnikových potřeb a požadavků. Tyto nároky budou reflektovat zejména velikost společnosti, výrobní zaměření, organizační členění, podnikové procesy, zda má společnost pobočky a podobně. Podstatné je také to, jestli podnik pořizuje ekonomický software pouze na vedení účetnictví, aby tak plnil zákonné povinnosti, nebo zda hodlá využívat nástroje podnikového informačního systému k řízení procesů. Opletal (2001) zásadně doporučuje „chápat funkčnost IS a možnosti ICT jako významnou příležitost pro otevření nových horizontů při hledání strategických možností rozvoje firmy“. Je zapotřebí formulovat jaký typ informací a v jaké podobě budou potřebovat jednotliví řídící pracovníci, ale zároveň je také nutné zvážit finanční možnosti podniku. 2. Identifikace vhodných produktů na trhu – Počet ekonomických programů na českém trhu se dá počítat v desítkách až stovkách. Z tohoto důvodu je vhodné, na základě formulovaných podnikových potřeb, provést výběr několika potencionálně vhodných programů. Není totiž vhodné a ani možné podrobně hodnotit všechny dostupné varianty. Basl, Blažíček (2012, s. 208–209) definují tento krok jako tzv. hrubý výběr a radí stanovit si několik rozhodujících kritérií. Těmito kritérii mohou být například počet a typ referencí daného systému, orientace systému dle velikosti, preference hardwarové či softwarové platformy a podobně. Déle bude při hrubém výběru podstatná cenová relace. 3. Stanovení kriterií pro hodnocení programu a pro hodnocení dodavatele – Je vhodné stanovit kritéria v rámci jednotlivých kategorií, dle kterých bude probíhat výběr systému. Jedná se například o vhodnost programu, uživatelské rozhraní, modularitu, naplnění legislativy, bezpečnost dat, cenu, licenční podmínky, pověst dodavatele a podobně. Podrobněji je tato problematika popsána v kapitole 2.7.2 4. Hodnocení vhodných programů – V této fázi se zhodnotí vybrané programy z druhého kroku dle stanovených kritérií z kroku třetího. Basl, Blažíček (2012, s. 209) definují tento krok jako tzv. Jemný výběr. Mejzlík (2003, s. 82–84) doporučuje srovnat si všechna stanovená kritéria do přehledné tabulky a u každého z nich stanovit určitou procentuální váhu (vý-
Přehled literatury
34
znamnost). Dále pak ohodnotit každé kritérium známkou v určitém rozpětí a určit příslušný počet bodů dle procentuální váhy. Tímto způsobem získáme celkové hodnocení systému. Je vhodné, aby hodnocení programu provádělo více osob z různých oddělení podniku, případně k výběru přizvat nezávislého poradce. Výsledek multikriteriálního hodnocení nelze brát jako směrodatný. Tedy program s největším počtem bodů nemusí být tím nejlepším. Spíše můžeme chápat tento postup jako pomůcku k eliminaci nejméně vhodných programů. Mejzlík (2003, s. 83) doporučuje vybrat z hodnocených programů několik nejlepších a následně je důkladněji analyzovat. V tomto kroku je vhodné se nespoléhat pouze na reklamu a informační materiály dodavatele, ale přímo si některé funkce programu vyzkoušet například pomocí instalace demoverze (shareware). 5. Uzavření smlouvy o koupi softwaru a jeho implementaci – Jakmile je výběr programu dokončen a je rozhodnuto o jeho pořízení, je zapotřebí uzavřít smlouvu s dodavatelem o jeho koupi a případné implementaci. Ve smlouvě by mě měly být uvedeny dodací podmínky a licenční podmínky. Například se jedná o cenu, doplňkové služby, způsob používání, instalování, kopírování, počtu uživatelů, počtu instalací, záruky a podobně. 6. Implementace účetního programu v podniku – Jedním z posledních kroků završující pořízení podnikového informačního systému je jeho samotná implementace. Nesprávné provedení může snadno znehodnotit celý proces výběru a s tím spojené nemalé investice. Problematika implementace bude podrobněji probrána v následující kapitole 2.9. Řádně provedenou implementací softwaru však proces pořízení podnikového IS nekončí. Jako u mnoha investičních projektů probírajících v rámci podniku je důležitá zpětná vazba, kontrola, měření efektivity. Opletal (2001) ve svém článku Výběr informačního systému doporučuje, aby posledním krokem pořízení IS bylo vyhodnocení ekonomické efektivnosti projektu. V praxi však může být vyhodnocení komplikované. Je zapotřebí vymezit jaké efekty pořízení informačního systému přináší. Basl a Blažíček (2012, s. 184–185) uvádí například efekty finanční, zákaznické, procesní, účetní a růstové. Jelikož zatím nebyl nalezen konsenzus jak tyto efekty měřit, existuje více postupů a metod. Basl a Blažíček (2012, s. 185–186) uvádí, že v zahraničí se lze setkat nejčastěji s metodou ROI. V české republice pak například metoda TCO a další.
2.9 Implementace Nasazení a zprovoznění jsou jedny z posledních kroků završující celý proces pořízení podnikového informačního systému. Jak již bylo zmíněno výše, nesprávné provedení může snadno znehodnotit celý proces výběru. Při implementaci mohou nastat dvě odlišené situace. Buď se jedná o nově vzniklou společnost, která doposud žádný systém neměla, v tomto případě je implementace výrazně jednodušší, nebo se jedná o podnik, který nahrazuje nový IS za jiný ekonomický software. Zde je situace o něco složitější. Při přechodu mezi dvěma programy je nutné naplánovat proces výběru tak, aby byl časový prostor jak na zavedení
Přehled literatury
35
programu, tak i na jeho otestování ve zkušebním provozu. Dále můžou nastat problémy s převodem dat, číselníků, souvstažností a podobně. Samotný přechod mezi programy by se měl uskutečnit na přelomu roku. V případě nově vznikající společnosti nebo pokud to požaduje nový software, je nutné pořídit a instalovat potřebný hardware, respektive přizpůsobit hardware stávající, tak aby vyhovoval požadavkům organizace a programu. (Grásgruber, 2001) Největší podíl na správné implementaci mají podniky samy, v závislosti na znalosti sama sebe, stanovení cílů, vlastní připravenosti a na schopnosti provést všechny potřebné změny které vyžaduje implementace ERP. (Mejzlík, 2003, s. 107) Jakmile je s dodavatelem podepsána smlouva o koupi vybraného ekonomického softwaru, přichází na řadu vlastní implementace. Basl, Blažíček (2012, s. 212–113) uvádí mimo jiné následující seznam činnosti, které jsou z pravidla prováděny ve fázi vlastní implementace podnikových informačních systémů: • Analýza požadavků a návrh koncepce řešení, kterou provádí dodavatel. Tento krok bývá realizován ještě před uzavřením smlouvy a to v rámci úvodní studie. • Stanovení pravidel organizace a komunikace v rámci projektového týmu mezi dodavatelem a uživateli. • Provedení instalace IS, včetně případné dodávky hardware a základního software, testování • Školení zainteresovaných osob (manažerů, členů projektového týmu, koncových uživatelů, IT specialistů) a nastavení přístupových práv uživatelských účtů • Stanovení organizace toku dat, odpovědnost za tvorbu, údržbu a zpracováním • Nastavení důležitých parametrů IS, přizpůsobení dle podmínek podniku • Naplnění číselníků a příprava dat, která budou uložena do systému před jeho spuštěním • Postupné nasazování a spouštění jednotlivých modulů a další Výsledkem implementace je zahájení ostrého provozu na reálných datech při plné funkčnosti celého systému. V této fázi podnik plně využívá všech výhod ze zavedeného sytému. Po úspěšném nasazení IS přichází etapa provozu, údržby a optimalizace systému. Celková doba vlastí implementace ERP systémů se postupně zkracovala z hodnoty 7,3 měsíců až se její hodnota v současnosti snížila a ustálila na přibližně 4–6 měsíců. Z toho trendu je zřejmé, že si dodavatelé uvědomují náklady na implementaci a snaží se zkrátit její dobu a urychlit tak plnohodnotný provoz (Basl, 2012, s. 212).
Představení společnosti
36
3 Představení společnosti Společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. založili společně dvě fyzické osoby v roce 1996 a to nejdříve pod jménem VODOSTAVING s.r.o. V roce 2004 se společnosti sloučila s firmou KORA sdružení a tím vznikla společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. Základní kapitál společnosti je 100 tis. Kč. Společnost poskytuje svoje statky a služby zejména v mikroregionech Kunštátsko, Boskovicko, Olešnicko, Blanensko a Svitavsko. Vzhledem ke své velikosti a zaměření se v blízké budoucnosti neuvažuje o expanzi do jiných regionů v rámci ČR nebo zahraničí. Společnost je řízena na nejvyšších pozicích přímo majiteli.
Obr. 7 Zdroj:
Logo společnosti KORA-VODOSTAVING s.r.o. Vlastní tvorba
Základní údaje o společnosti: • název firmy: KORA-VODOSTAVING s.r.o. • sídlo: Zbraslavecká 492, Kunštát 67 972, okr. Blansko • vznik: 1996 • právnická forma: společnost s ručením omezeným • průměrný počet zaměstnanců: 331 • předmět podnikání: obchodní živnost - koupě zboží za účelem jeho dalšího prodeje a prodej, Provádění staveb včetně jejich změn, udržovacích prací na nich a jejich odstraňování, projektová činnost ve výstavbě, opravy silničních vozidel, opravy pracovních strojů, silniční motorová doprava nákladní, nakládání s odpady (vyjma nebezpečných), oprávnění k hornické činnosti…, oprávnění k činnosti prováděné hornickým způsobem, provozování čerpacích stanic s pohonnými hmotami, ubytovací služby • roční obrat za činnost: 32,5 mil. Kč2 Hlavní činnost společnosti: Společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. není úzce specializovanou firmou a rozsah poskytovaných služeb a výrobků není přesně ohraničen a mění se dle 1 2
Údaj za rok 2012 Zdroj: Výkaz zisku a ztrát za rok 2012, KORA-VODOSTAVING s.r.o., (5.4.2013)
Představení společnosti
37
poptávky (potřeby) trhu. Firma nabízí svoje služby od jednotlivých úkonů až po kompletní zajištění prací (tzv. na klíč). Mezi hlavní činnosti společnosti můžeme zahrnout následující: • provádění zemních prací, hrubé terénní úpravy • provádění staveb, výstavba inženýrských sítí a vodohospodářské staveb • nákladní doprava • doprava osob • provoz pískovny a prodej písků • provoz skládky zeminy • provoz recyklační linky na zpracování odpadů • výroba a prodej antuky • výroba prefabrikovaných požeráků • opravy strojů a nákladních automobilů • demoliční práce Struktura společnosti: Vzhledem k tomu, že společnost nemá externí pobočky a ani svoji činnost nedělí do samostatných organizačních jednotek je struktura organizace společnosti liniového (lineárního) typu. Společnost se orientuje zejména na mikroregion Kunštátsko, Boskovicko, Olešnicko, Blanensko a Svitavsko. Nejsou tak kladeny zvýšené nároky na požadovaný informační systém. Do budoucna se neplánuje výraznější organizační změny této struktury. Finanční situace společnosti: I přes hospodářskou stagnaci hospodářství projevující se v současnosti výrazně v sektoru stavitelství je finanční stránka podniku v relativně dobré kondici. Vedení společnosti chápe výběr nového informačního systému jako příležitost možných úspor v budoucnosti a zefektivnění podnikových procesů. Na nákup a implementaci nového podnikového IS jsou vyčleněny peněžní prostředky, které výrazněji neovlivní hospodářský výsledek. Z hlediska finanční situace podniku není plánované pořízení výraznější zátěží.
Výsledky práce
38
4 Výsledky práce 4.1 Analýza hardwarového a soft. vybavení společnosti Každý aplikační software vyžaduje pro svůj provoz určitou hardwarovou konfiguraci a také má určité požadavky na operační systém provozovaný na tomto zařízení. Firma KORA-VODOSTAVING s.r.o. se v posledních několika letech snaží prosazovat strategii nasazení otevřených řešení zabraňující tzv. vendor lock-in3 efektu a naopak je snaha o co možná nejvíce otevřené řešení a racionalizaci nákladů na ICT. Tab. 3
Popis aktuálního hardwarového a softwarového vybavení
Položka
Hardware
Software
PC účetní
Dell OptiPlex Gx270 OS: Windows XP 2,8 Ghz, 2GB ram, 120 Aplikace: MRP účetnictví, GB HDD modul mzdy, LibreOffice
PC fakturace
Dell OptiPlex Gx260 OS: Windows XP 2,4 Ghz, 1GB ram, 200 Aplikace: MRP modul GB HDD fakturace, LibreOffice
Poznámka
Data z modulu fakturace - dávkově převáděna přes LAN na PC účetní
PC dispečer Dell OptiPlex Gx260 OS: Windows XP Program Doprava 2,4 Ghz, 2GB ram, 200 Aplikace: Doprava 2000, 2000 je vhodné GB HDD EVI 8, LibreOffice nahradit integ. IS PC vedoucí Intel Core Quad 2,66 Ghz, 4GB ram, 600 GB HDD
OS: Windows 7 Aplikace: KB Profibanka, LibreOffice
PC vedoucí Dell Optiplex Gx620 2 ks P4 2,8 Ghz, 2GB ram, 160 GB
OS: GNU/Linux Ubuntu Aplikace: LibreOffice, WD Ceník s. prací
Ostatní PC Dell Gx260-280 4 ks 2,4-2,8 Ghz, 1-2GB ram, 160 GB HDD
OS: GNU/Linux Ubuntu Aplikace: LibreOffice
Notebook 2x
Asus K53S, 2,4 Ghz, 4GB ram, 640 HDD
OS: GNU/Linux Ubuntu Aplikace: LibreOffice
Server 1
Intel Core Q. 2,66 Ghz, OS: Windows 7 4GB ram, 600 GB HDD
Aplikační server
Server 2
Intel Core Q. 2,66 Ghz, OS: GNU/Linux Ubuntu 4GB ram, 2 TB HDD Sever
File server a záložní server
Zdroj: vlastní zpracování 3
Vendor lock-in efekt je situace, při které je uživatel závislí na určitém dodavateli softwarového řešení. Dodavatel si „uzamkne“ odběratele tak, že je obtížné přejít ke konkurenčnímu dodavateli.
Výsledky práce
39
Výše uvedený stručný výčet hardwarového a softwarového vybavení poskytuje hrubý přehled o aktuální situaci. Nejedná se o vyčerpávající softwarový a hardwarový audit, avšak pro výběr a implementaci účetního software je tento přehled nezbytný. Z uvedeného stavu je zřejmé, že některé hardwarové položky je vhodné upgradovat či vyměnit. Dále je vhodné věnovat pozornost budoucí výměně OS MS Windows® XP, jelikož v roce 2014 bude ukončena jeho podpora. Tento systém byl zakoupen v OEM verzi a doposud nebyl nahrazen jinou variantou i vzhledem k tomu, že současný účetní software vyžaduje některý z OS řady MS Windows a tedy nebylo možné nasadit OS GNU/Linux jako u ostatních PC. 4
4.2 Analýza kritérií a potřeb na nový účetní software 4.2.1
Důvody pro výběr nového IS
Společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. v současnosti využívá modulový informační systém MRP vizuální účetní systém od společnosti MRP-Informatics, spol. s r.o. Vedení společnosti uvažuje nad zavedením nového podnikového účetně-informačního systémů, jelikož současný dostatečně nepokrývá potřebné podnikové agendy a procesy. Některé informace jsou tak vedeny duálně v jiných ekonomických programech či tabulkových procesorech. Tato situace vede k neefektivnímu zpracovávání dat a vedení společnosti si z implementace nového IS slibuje snížení náročnosti agendy. Dalším důvodem pro výběr nového účetního programu je nevyhovující technologické řešení toho stávajícího. Společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. se nedávno přestěhovala do nové administrativní budovy, kde jsou všechny počítače zapojeny do firemní sítě a jsou nově k dispozici dva firemní 24/7 servery. Vedení společnosti má v plánu zahájit provoz nového informačního systému na tomto serveru s možností připojení ostatních počítačů v rámci vnitropodnikové sítě. V současnosti je totiž účetní program k dispozici pouze na jednom počítači a nemohou tak v účetnictví pracovat dva uživatelé zároveň. Společnost má také k dispozici externí modul MRP Fakturace instalovaný na jiném počítači, kde jsou vystavovány faktury a následně se v dávkách exportují do účetního systému. Další agenda, která je vedena duplicitně v externím ekonomickém programu, je spedice s programem Doprava 2000. Tento software slouží vedení výkonů a fakturaci, která je následně přepisována v programu MPR Fakturace. Tento stav vede k problémům s duplicitou záznamů v adresáři firem a dalším komplikacím, které nastávají při importu do účetnictví. Tato situace vede k neefektivnímu zpracovávání dat a vedení společnosti si z implementace nového IS slibuje snížení náročnosti agendy. Nový informační systém by tak mohl z dlouhodobého hlediska ušetřit náklady na lidský kapitál a zvýšit efektivitu podnikových procesů.
4
Ve vyjmenovaném software jsou uvedeny jen relevantní aplikace. Nejsou jsou zde uvedeny běžné aplikace jako prohlížeč internetu, mailové/komunikační klienty, zabezpečení a podobně.
Výsledky práce
4.2.2
40
Požadavky firmy KORA-VODOSTAVING s.r.o. na nový účetní software
Podnikové požadavky na účetní systém byly sestaveny na základě konzultace s vedením společnosti, účetní, fakturantkou a ostatními zaměstnanci, kteří podnikový informační systém využívají nebo budou v budoucnosti využívat a na základě vlastních požadavků a zkušeností 5. Vedení společnosti nepředpokládá změny v organizační struktuře, expanzi do jiných regionů ani významnější rozšíření výroby. Společnost požaduje, aby účetní software a jeho dodavatel zvládal níže uvedené funkce a měl níže požadované vlastnosti: • Program vhodný pro malé podniky (firmy zaměstnávající 10–50 osob, jejichž obrat dosahuje 2–10 milionů €) v oboru stavebnictví (X)6 • Určen pro vedení podvojného účetnictví (X) • Splnění legislativních norem (X) • Modulární uspořádání s možností výběru jednotlivých modulů • Moduly nebo odpovídající funkce: účetnictví, pokladna, fakturace, adresář, mzdy a personalistika (X) • Moduly nebo odpovídající funkce: doprava, korespondence (evidence a digitalizace dokumentů DMS), evidence majetku, zakázky, sklady • Architektura klient/server, nebo podpora práce v síti (X) • Provoz na desktopu/serveru v OS GNU/Linux, případně MS Windows7 (X) • Podpora internet bankingu • Certifikace (audit) účetního programu nezávislou autoritou • Automatické párování dokladů s bankou • Možnost souběžné práce více uživatelů v rámci vnitropodnikové sítě • Vedení a účtování středisek • Ergonomní, intuitivní, logicky uspořádané a přehledné pracovní prostředí • Řízení cashflow, finanční plánování a jiné manažerské funkce • Možnost exportu dat z tiskových sestav do editovatelného tabulkového souboru typu ods, xls, xlsx, csv a podobně • Možnost exportu dat z tiskových sestav do formátu pdf, provázání na mailového klienta 5
Autor této práce je zaměstnán ve společnosti KORA-VODOSTAVING s.r.o. jako správce IT a vedoucí ekonomického oddělení. 6 Kritéria, které jsou pro výběr podniku zcela zásadní a jejich nesplnění povede k vyřazení programu z hodnocení jsou označena (X) 7 V případě kompatibility účetního programu pouze se systémem MS Windows® musí být připočtena cena na pořízení licence OS k ceně účetního programu.
Výsledky práce
41
• Možnost úpravy tiskových sestav či definování vlastních • Sledování změn v účetních záznamech • Možnost definování individuálního uživatelského rozhraní • Podpora elektronické komunikace s úřady, přímé napojení na datové schránky • Dostupnost demoverze nebo trialverze na vyzkoušení • Dodavatelská firma nabízí implementaci a školení • Dodavatelská firma nabízí uživatelskou podporu, hot-line či telefonické poradenství (X) • Dobré reference zákazníků • Určitou velikost a dobu působení dodavatelské společnosti na trhu Některé základní požadavky nejsou ve výše uvedeném výčtu uvedeny, jelikož automaticky předpokládáme jejich plnění. Mezi takovéto požadavky patří například bezpečnost, stabilita, spolehlivost a další obecné požadavky na účetní software uvedené v kapitole 2.7. Některé z uvedených požadavků, označených znakem (X) jsou kritériem rozhodujícím o vyřazení programu z výběru. Programy, které nesplňují tyto základní kritéria neprojdou hrubým výběrem a nebudou vůbec zařazeny do první fáze hodnocení. Tato kritéria již nebudou dále hodnocena, jelikož všechny programy budou tato kritéria splňovat. Firma dále požaduje, aby maximální cena programu včetně implementace a pořízení potřebného hardwarového vybavení nepřesáhla 90 000 Kč. Z tohoto důvodu nebudou do první fáze výběru zařazeny produkty, které tyto částky přesahují. Předpokládá se, že účetní software bude využívat přibližně 7 pracovníků. Hlavní účetní, dvě fakturantky, dva majitelé firmy a dva vedoucí. 4.2.3
Stanovení bodového hodnocení kritérií
Způsob hodnocení všech sledovaných kritérií je přehledně zobrazen v tabulce č.4. Každé kritérium bude ohodnoceno body od 0 do 10. Kde 0 bodů je nejhorší výsledek a 10 bodů je nejlepší výsledek. U kritérií které dosahují hodnot ano/ne bude započteno 10 nebo 0 bodů. U kritérií které splňují zcela, částečně nebo vůbec, bude započtena hodnota 10, 5 nebo 0 bodů. Ostatní kritéria budou hodnocena proporcionálně od nejlepšího po nejhorší ve zvolené stupnici 10-0 bodů. V případě, že nebude možné zjistit zda účetní program či dodavatel dané kritérium splňuje, bude započtena známka 0 bodů. Každé kritérium bude následně vynásobeno příslušným koeficientem (váhou), který zohledňuje důležitost daného kritéria pro společnost KORAVODOSTAVING s.r.o. Tímto postupem budou ohodnoceny všechny programy v rámci prvního kola výběru. Níže uvedené členění kritérií přesně nekoresponduje se členěním které uvádí Mejzlík (2003, s. 69–83). To je dáno tím, že popisuje konkrétní požadavky společnosti a její pohled na problematiku.
Výsledky práce Tab. 4 Hodnocení kritérií
42
Kritérium
Tech.
Modularita
Modulární uspořádání s možností výběru libovolných modulů Modul/funkce doprava
Účet.
100 % 50 %
Modul/funkce korespondence (evidence, DMS)
25 %
Modul/funkce zakázky
50 %
Modul/funkce sklady
25 %
Kompatibilita s operačním systémem GNU/Linux
75 %
Architektura klient/server
50 %
Nabídka řešení v cloudu
75% 100 %
Automatické párování dokladů s výpisem banky
50 %
Vedení a účtování středisek
25 %
Sledování změn v účetních záznamech
25 %
Podpora internet bankingu
50 %
Certifikace (audit) účetního programu nezávislou autoritou
Funkce
50 %
Modul/funkce evidence majetku
Možnost souběžné práce více uživatelů v rámci sítě
Dodavatel
Váha
100 %
Ergonomní, intuitivní, logicky uspořádané a přehledné prostředí
75 %
Exportu dat z tisk. sestav do pdf, provázání na mailového klienta
25 %
Řízení cashflow, finanční plánování a jiné manažerské funkce
50 %
Možnost úpravy a definování tiskových sestav
15 %
Možnost definování individuálního uživ. rozhraní
15 %
Elektronická komunikace s úřady, napojení datové schránky
25%
Možnost exportu dat z tiskových sestav do tabulkového souboru typu ods, xls, xlsx, csv a podobně
75 %
Dostupnost demoverze nebo trialverze na vyzkoušení
50 %
Dodavatelská firma nabízí implementaci a školení
25 %
Podpora (hot-line) a další služby v ceně
75 %
Dobré reference zákazníků Velikost a doba působení společnosti na trhu
Zdroj: Vlastní konstrukce na základě požadavků společnosti
100 % 50 %
Výsledky práce
43
4.3 Identifikace vhodných produktů na trhu – hrubý výběr Počet ekonomických programů na českém trhu se dá počítat v desítkách až stovkách. Z tohoto důvodu je vhodné, na základě formulovaných podnikových potřeb, provést výběr několika potencionálně vhodných programů. Není totiž vhodné a ani možné podrobně hodnotit všechny dostupné varianty. Při hrubém výběru jsou zohledněny faktory jako např.: počet instalací v ČR 8, velikost dodavatele, doporučení, průzkum u obchodních partnerů, kvalita webové prezentace, povědomí o produktu a podobně. Dále se předpokládá, že podnikový informační systém bude ve firmě instalován na přibližně sedmi pracovních stanicích. Jak již bylo uvedeno v kapitole 4.2.2., tak nesplnění některých požadavků společnosti povede k vyřazení účetního softwaru z dalšího hodnocení. Z toho důvodu jsou následující kritéria sledová již při hrubém výběru produktů: • Program vhodný pro malé podniky (firmy zaměstnávající 10–50 osob, jejichž obrat dosahuje 2–10 milionů €) v oboru stavebnictví • Určen pro vedení podvojného účetnictví • Splnění legislativních norem • Moduly nebo odpovídající funkce: účetnictví, pokladna, fakturace, adresář, mzdy a personalistika • Architektura klient/server případně podpora práce v síti • Provoz na desktopu v OS GNU/Linux, případně MS Windows • Cena do 90 000 Kč9 • Dodavatelská firma nabízí uživatelskou podporu, hot-line či telefonické poradenství Na základě těchto podmínek byl sestaven následující přehled vhodného účetního software:
8
Jako minimální počet prodaných licencí byla zvolena hodnota 500. Softwarové řešení pod touto hranicí nejsou zahrnuty v hrubém výběru. 9 Cena pro 5 pracovních stanic v síťové verzi, včetně modulů účetnictví, pokladna, fakturace, adresář, mzdy a personalistika.
Výsledky práce Tab. 5 Seznam potencionálně vhodných účetních programů
Název produktu
Výrobce
44
Webové prezentace
ABRA G2
ABRA Software a.s.
www.abra.eu
Altus Vario
Altus software s.r.o.
www.vario.cz
BYZNYS ERP
J.K.R. spol. s r.o.
www.jkr.cz
DUNA ÚČTO
TILL CONSULT a.s.
www.duna.cz
EKONOM
Elisoft s.r.o.
www.ekonom-system.cz
ESO9 Start
ESO9 intranet a.s.
www.eso9.cz
FlexiBee
FlexiBee Systems s.r.o.
www.flexibee.eu
HELIOS Red
Asseco Solutions, a.s.
www.assecosolutions.eu
Informační systém K2
K2 atmitec s.r.o.
www.k2atmitec.cz
KelWin
KELOC CS, s.r.o.
www.keloccs.cz
Money S3
CÍGLER SOFTWARE, a.s.
www.money.cz
Money S4
CÍGLER SOFTWARE, a.s.
www.money.cz
MRP-Vizuální účetní systém
MRP-Informatics, spol. s r.o. www.mrp.cz
MRP-K/S
MRP-Informatics, spol. s r.o. www.mrp.cz
POHODA 2013
STORMWARE s.r.o.
www.stormware.cz
POHODA SQL
STORMWARE s.r.o.
www.stormware.cz
PREMIER system
PREMIER system, a.s.
www.premier.cz
SAP Business One
SAP ČR,spol. s r.o.
www.sap.com
SB KOMPLET
H&M DataSoft spol. s r.o.
www.sb-komplet.cz
Systém QI
DC Concept a.s.
www.qi.cz
Vema
Vema, a. s.
www.vema.cz
Zdroj: Vlastní konstrukce na základě hrubého výběru
4.4 Hodnocení vybraných softwarových řešení Jak již bylo uvedeno v předchozí kapitole, tak hodnocené účetní programy prošly hrubým výběrem. Všechna nabízená řešení tak mají splněné základní kritéria, která společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. po účetním programu bezvýhradně požaduje. V další části této kapitoly tak budou hodnoceny ostatní vlastnosti informačních systémů a jejich dodavatelů.
Výsledky práce
4.4.1
45
Hodnocení modularity
Kromě modulů účetnictví, pokladny, fakturace, adresáře, mezd a personalistiky, na kterých společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. bezvýhradně trvá, jsou dále požadovány moduly doprava, evidence majetku, korespondence (evidence a digitalizace dokumentů), zakázky a sklady. Požadovanou vlastností je modulární uspořádání s možností výběru libovolných modulů dle potřeby. Hodnocení těchto požadovaných kritérií jsou uvedeny v následujících dvou tabulkách: Tab. 6
Hodnocení modularity 1
Modulární uspořádání s možností výběru
Doprava
Ev. majetku
ABRA G2
10
0
10
Altus Vario
10
0
10
BYZNYS ERP
10
10
10
DUNA ÚČTO
4
0
10
EKONOM
10
0
10
ESO9 Start
0
10
10
FlexiBee
8
0
10
HELIOS Red
10
0
10
IS K2
2
10
10
KelWin
10
0
10
Money S3
4
0
10
Money S4
8
0
10
MRP-Vizuální ú.s.
10
0
10
MRP-K/S
10
0
10
POHODA 2013
8
0
10
POHODA SQL
8
0
10
PREMIER system
8
0
10
SAP Business One
0
510
510
SB KOMPLET
10
0
10
Systém QI
10
10
10
Vema
10
0
10
Název produktu
Moduly
Zdroj: Vlastní konstrukce z dostupných informací a komunikace s dodavatelem 10
Řešení certifikovaného partnera (subdodavatele)
Výsledky práce Tab. 7 Hodnocení modularity 2
Název produktu
46
Modul Ev. dokumentů
Zakázky
Sklady
ABRA G2
10
10
10
Altus Vario
10
10
10
BYZNYS ERP
10
10
10
DUNA ÚČTO
0
10
10
EKONOM
0
5
10
ESO9 Start
10
10
10
FlexiBee
5
10
10
HELIOS Red
0
10
10
IS K2
0
10
10
KelWin
0
10
10
Money S3
0
5
10
Money S4
10
10
10
MRP-Vizuální ú.s.
0
5
10
MRP-K/S
10
5
10
POHODA 2013
0
5
10
POHODA SQL
0
5
10
PREMIER system
0
10
10
SAP Business One
0
10
10
SB KOMPLET
0
5
10
Systém QI
5
10
10
Vema
10
10
10
Zdroj: Vlastní konstrukce z dostupných informací a komunikace s dodavatelem
Prakticky všechny hodnocené systémy řeší evidenci majetku a skladů. Modul dopravy (spedice) však komplexně řeší pouze 4 dodavatelé. Jedná se o oborový specializovaný modul, který není běžnou součástí účetních informačních systémů. Obdobně je na tom modul evidence dokumentů DMS, který v současnosti taktéž není běžnou součástí účetních programů. Modularitu a možnost výběru jednotlivých modulů řeší dodavatelé rozdílně. Od politiky jednotného programu, kdy zákazník dostává celý program bez možnosti vlastního výběru komponent (např. IS K2), přes politiku balíčků, kdy dodavatel nabízí několik předdefinovaných variant produktu (např. Money S3,
Výsledky práce
47
FlexiBee...) až po možnost libovolného výběru modulů (např. Systém EKONOM, Vema a další). Někteří dodavatelé nabízejí kombinaci těchto obchodních politiky, kdy nabízí jak zvýhodněné předdefinované varianty balíčků, tak i možnost vlastní volby výběru (např. HELIOS Red). 4.4.2
Hodnocení technologií
Společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. požaduje, aby byl účetní software postaven na architektuře klient/server nebo aby podporoval práci současně více uživatelů v síti. Dále společnost požaduje, aby byl software určen pro provoz na desktopu v operačním systému GNU/Linux nebo Microsoft Windows ®. Vzhledem k firemní strategii která prosazuje nasazení otevřených řešení je pak výhodou pokud bude účetní software podporovat provoz právě na systému Linux. Jako strategická výhoda do budoucna je považována nabídka dodavatele chodu účetního programu v cloudu. Hodnocení těchto požadovaných kritérií je uvedeno v následující tabulce č.8. Architekturu systému typu klient/server uvádí většina dodavatelů. Všechny níže zkoumané podnikové informační systémy podporují práci v síti. Plnou kompatibilitu s operačním systémem GNU/Linux nabízí pouze dva dodavatelé, jedná se o systém FlexiBee a PREMIER system. Ostatní řešení počítají s chodem na Linuxu pouze serverové části nebo jsou zcela vázána na operační systémy Microsoft Windows®. V tomto kritériu nejlépe dopadl zmíněný systém Flexibee, který podporuje nejen OS Microsoft Windows ®, GNU/Linux, Mac OS X ale také mobilní systém Android. Dalším sledovaným kritériem byla nabídka chodu aplikací v cloudu. Zhruba polovina dodavatelů tuto možnost nabízí. Zákazník si nekupuje licenci, ale pouze si pronajímá tento systém. Zákazníkovi odpadá starost o chod systému a potřebný hardware, jelikož se o něj stará dodavatel. K systému se přistupuje přes internet. Někteří dodavatelé nabízí svoje vlastní řešení cloudu, ve svých prostorách a na svém vybavení, jiní tuto službu nabízí prostřednictvím subdodavatele. Výhodou tohoto řešení je jednak technická, ale také finanční stránka, jelikož zákazník nemá prvotní náklady na nákup licencí a potřebného vybavení, kromě zajištění uživatelských stanic a internetového připojení. Zákazník tímto řešením přenáší některá rizika na dodavatele a má jasný přehled do budoucna, jaké měsíční náklady bude muset vyčlenit na podnikový informační systém.
Výsledky práce Tab. 8 Hodnocení technologie
Název produktu
48
Kompab. s Archit. OS Linux klient/server
Nabídka cloudu
Práce v síti
ABRA G2
5
10
511
10
Altus Vario
5
10
512
10
BYZNYS ERP
0
10
512
10
DUNA ÚČTO
5
10
0
10
EKONOM
5
10
0
10
ESO9 Start
0
10
513
10
FlexiBee
10
10
10
10
HELIOS Red
0
10
0
10
IS K2
0
10
10
10
KelWin
5
10
512
10
Money S3
0
10
0
10
Money S4
0
10
0
10
MRP-Vizuální ú.s.
0
0
0
10
MRP-K/S
5
10
0
10
POHODA 2013
0
0
512
10
POHODA SQL
0
10
512
10
PREMIER system
10
10
10
10
SAP Business One
0
10
0
10
SB KOMPLET
0
10
10
10
Systém QI
0
10
0
10
Vema
0
10
10
10
Zdroj: Vlastní konstrukce z dostupných informací a komunikace s dodavatelem
4.4.3
Hodnocení programu z hlediska účetnictví
Kromě bezpodmínečného požadavku, aby účetní program byl určen pro vedení podvojného účetnictví a splňoval legislativní požadavky, žádá společnost KORAVODOSTAVING s.r.o. aby účetní program zvládal vedení a účtování středisek, jelikož potřebuje členit svoji různorodou podnikovou činnost. Dále si přeje, aby účetní program podporoval funkci automatického párování dokladů s výpisem 11
PaaS (platform as a service) Prostřednictvím subdodavatele 13 ASP (Application Service Providers) 12
Výsledky práce
49
banky, jelikož cca 90% plateb je hrazeno bezhotovostně přes bankovní účet. Dalším požadavkem je možnost sledování provedených změn v účetních dokladech. Významným kritériem je existence ISO certifikace či auditu účetního programu nezávislou autoritou (auditorem). Hodnocení těchto požadovaných kritérií je uvedeno v následujících dvou tabulkách: Tab. 9
Hodnocení programu z hlediska účetnictví 1
Automatické párování dokladů s b.ú.
Vedení a účtování středisek
Podpora internet bankingu
ABRA G2
10
10
10
Altus Vario
10
10
5
BYZNYS ERP
5
10
10
DUNA ÚČTO
5
5
5
EKONOM
10
5
5
ESO9 Start
10
10
5
FlexiBee
10
10
5
HELIOS Red
10
5
10
IS K2
10
10
10
KelWin
10
10
5
Money S3
10
5
5
Money S4
10
5
5
MRP-Vizuální ú.s.
5
5
5
MRP-K/S
10
5
5
POHODA 2013
10
10
5
POHODA SQL
10
10
5
PREMIER system
10
10
10
SAP Business One
10
10
5
SB KOMPLET
10
10
5
Systém QI
10
10
10
Vema
10
10
5
Název produktu
Zdroj: Vlastní konstrukce z veřejně dostupných informací a komunikace s dodavatelem
Výsledky práce Tab. 10 Hodnocení programu z hlediska účetnictví 2
50
Sledování změn v účetních záznamech
Certifikace (audit) programu
ABRA G2
10
10
Altus Vario
0
5
BYZNYS ERP
0
10
DUNA ÚČTO
0
5
EKONOM
0
10
ESO9 Start
10
5
FlexiBee
10
10
HELIOS Red
0
10
IS K2
10
10
KelWin
0
5
Money S3
0
10
Money S4
10
10
MRP-Vizuální ú.s.
0
10
MRP-K/S
0
10
POHODA 2013
10
10
POHODA SQL
10
10
PREMIER system
0
5
SAP Business One
0
5
SB KOMPLET
0
0
Systém QI
0
10
Vema
0
10
Název produktu
Zdroj: Vlastní konstrukce z veřejně dostupných informací a komunikace s dodavatelem
Všechny sledované programy podporují elektronické bankovnictví. Tuto podporu buď řeší formou importů a exportů ABO souborů nebo implementací bankovnictví přímo do systému. Sledování změn v účetních záznamech uvádí jen několik dodavatelů. U ostatních tato informace nebyla uvedena, nebo sledování historie nepodporují. 4.4.4
Hodnocení dalších funkcí účetního programu
Mezi další funkce a vlastnosti, které by měl účetní program splňovat patří ergonomní, intuitivní, logicky uspořádané a přehledné uživatelské prostředí, podpo-
Výsledky práce
51
ra exportu dat z tiskových sestav do formátu PDF, provázání na mailového klienta a tedy možnost zasílání faktur prostřednictvím emailu, cashflow, finanční plánování a jiné manažerské funkce, možnost úpravy a definování tiskových sestav, možnost definování individuálního uživatelského rozhraní (personalizace), podpora elektronické komunikace s úřady 14 a možnost napojení na datové schránky (dále DS). Dále podpora exportu dat z tiskových sestav do editovatelného tabulkového souboru typu ods, xls, xlsx, csv a podobně. Hodnocení těchto kritérií je uvedeno v následujících dvou tabulkách: Tab. 11
Hodnocení dalších funkcí programu 1
Uživatelské prostředí
Export tisk. sestav do pdf
Manažerské funkce
ABRA G2
4
10
10
Altus Vario
6
10
10
BYZNYS ERP
6
10
10
DUNA ÚČTO
4
10
0
EKONOM
4
10
4
ESO9 Start
8
10
4
FlexiBee
8
10
2
HELIOS Red
4
10
6
IS K2
6
10
10
KelWin
4
10
2
Money S3
10
10
4
Money S4
10
10
4
MRP-Vizuální ú.s.
6
10
4
MRP-K/S
8
10
6
POHODA 2013
8
10
2
POHODA SQL
8
10
2
PREMIER system
6
10
8
SAP Business One
6
10
8
SB KOMPLET
4
10
2
Systém QI
4
10
10
Vema
4
10
10
Název produktu
Zdroj: Vlastní konstrukce z veřejně dostupných informací a komunikace s dodavatelem 14
Některé výkazy se na příslušné úřady povinně zasílají v datovém formátu xml
Výsledky práce Tab. 12 Hodnocení dalších funkcí programu 2
52
Úprava tisk. sestav
Úprava uživ. prostředí
ABRA G2
10
0
10
10
Altus Vario
10
0
10
10
BYZNYS ERP
10
10
10
10
DUNA ÚČTO
10
10
5
10
EKONOM
10
0
5
10
ESO9 Start
10
10
10
10
FlexiBee
10
0
10
10
HELIOS Red
10
0
5
10
IS K2
10
10
10
10
KelWin
10
0
5
10
Money S3
10
0
10
10
Money S4
10
0
10
10
MRP-Vizuální ú.s.
10
0
5
10
MRP-K/S
10
0
5
10
POHODA 2013
10
10
10
10
POHODA SQL
10
10
10
10
PREMIER system
10
10
10
10
SAP Business One
0
10
0
10
SB KOMPLET
0
0
5
10
Systém QI
10
0
0
10
Vema
0
0
10
10
Název produktu
El. kom. s Export do úřady a DS tab. souboru
Zdroj: Vlastní konstrukce z veřejně dostupných informací a komunikace s dodavatelem
4.4.5
Hodnocení dodavatele
Společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. bezpodmínečně požaduje, aby dodavatelská firma nabízela podporu (hot-line), telefonické nebo jiné poradenství. Výhodou je, pokud dodavatel tuto službu nabízí v ceně pořízeného programu. Dále je hodnocena existence a dostupnost demoverze programu na odzkoušení v podmínkách firmy. Mezi další kritéria patří nabídka implementace a školení a také velikost a doba působení dodavatele na trhu. Jako jedno z nejdůležitějších kritérií v této
Výsledky práce
53
kapitole jsou dobré reference zákazníků. Ty jsou sledovány prostřednictvím počtu prodaných licencí na trhu. Hodnocení těchto požadovaných kritérií je uvedeno v následujících dvou tabulkách: Tab. 13
Hodnocení dodavatele programu 1
Název produktu
Dostupnost demoverze
Nabídka implementace a školení
Podpora a další služby v ceně
ABRA G2
10
10
10
Altus Vario
10
10
10
BYZNYS ERP
515
10
10
DUNA ÚČTO
10
5
5
EKONOM
10
5
5
ESO9 Start
10
10
5
FlexiBee
10
10
5
HELIOS Red
10
10
5
IS K2
0
10
10
KelWin
10
5
5
Money S3
10
5
5
Money S4
0
5
5
MRP-Vizuální ú.s.
10
10
5
MRP-K/S
10
10
5
POHODA 2013
10
10
5
POHODA SQL
10
10
5
PREMIER system
10
10
0
SAP Business One
0
10
5
SB KOMPLET
0
5
5
Systém QI
0
10
0
Vema
0
10
5
Zdroj: Vlastní konstrukce z veřejně dostupných informací a komunikace s dodavatelem
15
Dostupnost demoverze přes vzdálenou plochu. Poskytnutí instalace demoverze v prostředí firmy až pro vážné zájemce.
Výsledky práce Tab. 14 Hodnocení dodavatele programu
Název produktu
54
Počet instalací (licencí)16
Body
Doba působení a počet zaměstnanců
Body
ABRA G2
4198
1
1991 (85)
4
Altus Vario
1758
1
1995 (50)
3
BYZNYS ERP
1500
1
1991 (100)
4
DUNA ÚČTO
900
1
1990 (-)
3
EKONOM
30000
6
1998 (-)
2
ESO9 Start
630
1
200617 (-)
1
FlexiBee
4400
1
1991 (-)
3
HELIOS Red
4350
1
1996 (515)
7
10000
2
1991 (100)
4
1000
1
1991 (-)
3
Money S3
60000
10
1990 (100)
4
Money S4
510
1
1990 (100)
4
MRP-Vizuální ú.s.
5700018
10
1990 (260)
6
MRP-K/S
5700018
10
1990 (260)
6
POHODA 2013
15000019
10
1996 (170)
4
POHODA SQL
15000018
10
1996 (170)
4
PREMIER system
2500
1
1998 (-)
2
SAP Business One
8200020
10
1972 (-)
5
SB KOMPLET
1245
1
1992 (12)
2
Systém QI
73421
1
2000 (-)
1
Vema
2714
1
1990 (126)
5
IS K2 KelWin
Zdroj: Vlastní konstrukce z veřejně dostupných informací a komunikace s dodavatelem
16
Zdroj: SystemOnLine.cz Datum zápisu společnosti ESO9 intranet a.s. do OR. Vznik a délka působení předchozí společnosti ESO9 intranet s.r.o. na kterou a.s. navázala se nepodařilo nalézt. Historie této společnosti však sahá zřejmě někdy před rok 2000. 18 Produkty MRP Univerzální účetnictví, MRP Vizuální účetnictví a MRP K/S společně 19 Produkty POHODA 2013, POHODA 2013 SQL a POHODA 2013 E1 společně 20 ČR + svět 21 ČR + Slovensko; Zdroj: qi.cz 17
Výsledky práce
55
Při bodovém hodnocení počtu licencí, doby působení a počtu zaměstnanců se vychází z nejhoršího (1b) a nejlepšího výsledku (10b). Ostatní produkty jsou bodovány v rámci tohoto poměru. Počet licencí byl u systému POHODA podělen třemi, jelikož je tento údaj udáván pro 3 produkty společně a od dodavatele se nepodařilo zjistit poměrné zastoupení těchto systémů.
4.5 Výsledky hodnocení potencionálních programů Bodové ohodnocení účetních programů je násobeno příslušným koeficientem (váhou), který zohledňuje důležitost daného kritéria. Následně je pomocí váženého aritmetického průměru vypočteno konečné bodové hodnocení. n
∑i=1 wi x i ̄x = n ∑i=1 wi Kde W je soubor n koeficientů vah W= {w 1 ,. .. ,w n } a kde X je soubor n hodnot (kritérií) X= { x 1 , .. . ,x n } . Přehled výpočtu je uveden v příloze A. Tímto postupem získáme vážený aritmetický průměr bodů zohledňující důležitost různých kritérií. Výsledky hodnocení jsou sestupně seřazeny v následující tabulce. Nejlepší výsledek má nejvíce bodů. Tab. 15
Hodnocení dodavatele programu
Název produktu
Výsledná známka
Název produktu
Výsledná známka
IS K2
7,73
Money S3
6,44
BYZNYS ERP
7,68
Systém QI
6,34
ABRA G2
7,56
HELIOS Red
6,24
FlexiBee
7,39
EKONOM
6,17
POHODA SQL
7,11
Money S4
6,13
MRP-K/S
7,11
MRP-Vizuální ú.s.
6,00
Altus Vario
6,94
KelWin
5,96
ESO9 Start
6,87
SAP Business One
5,93
PREMIER system
6,87
DUNA ÚČTO
5,27
POHODA 2013
6,77
SB KOMPLET
4,97
Vema
6,55
-
-
Zdroj: vlastní konstrukce
Výsledná získaná známka však není zcela směrodatná. Program z největším počtem bodů nemusí být ten nejvhodnější. Jedná se hlavně o postup, který pomůže
Výsledky práce
56
eliminovat nejméně vhodné kandidáty. Mejzlík (2003, s. 83) doporučuje vybrat z hodnocených programů několik nejlepších a následně je důkladněji analyzovat. Z výše uvedených účetních systémů bude tedy vybráno 6 s nejlepším dosaženým výsledkem. Ty budou podrobněji analyzovány. Informace pro podrobnější analýzu budou získány jednak z dostupných zdrojů jako jsou informační materiály a webové prezentace, ale také pomocí přímé komunikace s dodavatelem. Jelikož při této fázi již není vhodné se spoléhat pouze na informace od dodavatele, bude u těchto programů provedena instalace demoverze (pokud je k dispozici) v reálných podmínkách podniku a odzkoušena jejich funkcionalita. 4.5.1
Informační systém K2
Nejlépe hodnoceným programem byl IS K2, který získal 7,73 bodů. Informační systém K2 společnosti K2 atmitec s.r.o. je komplexní systém kategorie ERP pro řízení podniku. Kromě bezpodmínečně požadovaných modulů informační systém K2 obsahuje také téměř všechny nadstandardně požadované moduly. Jako jeden z mála systémů má modul dopravy (spedice). Systém pokrývá prakticky všechny požadované podnikové procesy. Jedná se tedy o komplexně provázaný ale také komplikovaný systém. Udávaná průměrná doba implementace 2–3 měsíce. Dodavatel K2 atmitec s.r.o. dokládá systém řízení kvality ČSN EN ISO 9001 a z hlediska vedení účetnictví a legislativní korektnosti je systém prověřen nezávislým posudkem auditora. IS K2 je značně orientovaný na řízení firmy a obsahuje silné manažerské nástroje. Dodavatel na základě dotazů nabídl osobní schůzku a představení funkcí a vlastností informačního systému K2. Během této schůzky byla obchodím zástupcem vyčíslena cena implementace v podmínkách společnosti KORAVODOSTAVING s.r.o. na celkových cca 500 000Kč. Tato cena se řádově skládá z částky 200 tis. za licenci, 200 tis. za implementaci a 100 tis. za nákup ostatních licenci (OS, databáze, kancelářské aplikace řady MS Office a podobně). Tato cena je dána zřejmě obchodní politikou dodavatele, který neumožňuje volbu modulů, ale systém nabízí v celku, tedy i včetně funkcí, které nemusí zákazník využít. Z tohoto důvodu, vzhledem k maximálně stanovené výši nákladů na implementaci, bude IS K2 vyřazen z dalšího výběru a nebude dále hodnocen. 4.5.2
BYZNYS ERP
Systém BYZNYS ERP byl hodnocen jako druhý nejlepší a získal 7,68 bodů. Tento systém vyvíjí společnost J.K.R. spol. s r.o. Jedná se o komplexní informační systém orientovaný na řešení potřeb zákazníka. Jako jediný nabídl všechny požadované moduly. Systém řeší řízení zakázek, evidenci dokumentů, majetku, skladů, a spedici. Finanční účetnictví je základní součástí systému a je provázáno na všechny ostatní moduly. Podpora internetového bankovnictví je řešena nejen importem a exportem bankovních výpisů, ale i přímou implementací bankovních účtů (např. Přímý kanál KB). Tato vlastnost systému umožňuje nahrazení dalšího
Výsledky práce
57
z ekonomických programů a začlenění jeho funkce do podnikového IS. Systém BYZNYS ERP nabízí moduly zpracovávající a poskytující informace k manažerskému rozhodování. Nabízí mnoho nástrojů pro řízení ekonomiky podniku, obchodu, provozu a zakázek. Dodavatel nabízí prohlídku systému přes vzdálenou plochu. Poskytnutí instalace demoverze v prostředí firmy nabízí až vážným zájemcům. Z tohoto důvodu nebyla ověřena plná funkcionalita tohoto systému v podmínkách naší společnosti. Systém disponuje mnoha oceněními a kromě pravidelných auditů, které jsou prováděny 2x ročně dodavatel disponuje také systémem řízení kvality ČSN EN ISO 9001:2009. Průměrná doba implementace je přibližně 2 až 4 měsíce. Celková cena na pořízení licence a implementace, včetně ročních poplatků se do odevzdání této práce nepodařila od dodavatele zjistit. 4.5.3
ABRA G2
Společnost ABRA Software a.s., která vyvíjí ekonomický informační systém ABRA G2, jej prezentuje jako systém vhodný pro pro menší společnosti s volitelnými moduly pro účetnictví, sklad, pokladnu, mzdy, prodej, kompletaci, elektronickou fakturaci ISDOC a dalšími funkcemi. IS ABRA G obsahuje funkce pro správu všech běžných firemních aktivit. Správa financí a účetnictví ulehčuje běžnou rutinní práci a poskytuje velký prostor pro kontrolu, řízení a finanční plánování. Ke stažení je k dispozici demoverze ABRA G2 start. Instalace demoverze systému je uživatelsky nenáročná. Součástí demoverze jsou volitelně i demonstrační data menší firmy pro lepší odzkoušení.
Obr. 8 Zdroj:
Uživatelské rozhraní systému ABRA G2 Screenshot demoverze (modul adresář firem) vlastní zpracování
Výsledky práce
58
Dodavatel má zaveden systém řízení jakosti EN ISO 9001:2009 a uvádí, že na systém ABRA je proveden externí audit. Při pořízení systému ABRA G2 je možné libovolně volit moduly. Celková cena pořízení systému dle požadavků společnosti KORA-VODOSTAVING s.r.o. se pohybuje kolem 70–80 tisí Kč. V ceně nejsou zahrnuty vnitropodnikové náklady na implementaci. Dále v ceně nejsou zahrnuty náklady na pořízení licencí OS, databází, kancelářských aplikací řady MS Office a podobně. Průměrná doba implementace systému je 1 měsíc. Další možností, kterou dodavatel nabízí je pronájem platformy PaaS (platform as a service). Jedná se o kategorii cloud řešení, kdy je možné pracovat odkudkoliv, podmínkou je pouze připojení k Internetu a zajištění koncového zařízení (stanice). Náklady na tuto variantu provozu se pohybují kolem částky 4000 Kč/ měsíc pro 5 uživatelů. 4.5.4
FlexiBee
Systém FlexiBee, který je na trhu od roku 2008 vychází ze svého předchůdce WinStorm. Jak již jeho název napovídá, jedná se o flexibilní ekonomický ERP systém. Společnost FlexiBee Systems s.r.o. (dříve WinStrom s.r.o.) si klade za cíl poskytovat informační systém flexibilní, nezávislý na OS a v prostředí internetu a cloudu. FlexiBee podporuje MS Windows®, GNU/Linux a Mac OS X bez rozdílu zda se jedná o server či klienta. Další možností je přístup do systému přes mobilní zařízení se systémem Android nebo Apple. Společnost FlexiBee Systems s.r.o nabízí také možnost přístupu na systém pomocí webového rozhraní. K dispozici je výběr několika variant produktu, které obsahují různou kombinací modulů. K dispozici jsou všechny standardní funkce účetnictví. Je možné spravovat interní doklady,pohledávky, závazky, pohyby na účtech atd.
Obr. 9 Zdroj:
Uživatelské rozhraní systému Flexibee Screenshot demoverze (modul fakturace) vlastní zpracování
K dispozici je možnost stažení a vyzkoušení demoverze. Samotná instalace je uživatelsky nenáročná. Po dokončení instalace demoverze nabídne založení testovací firmy na odzkoušení funkcí systému. Uživatelské prostředí je pře-
Výsledky práce
59
hledné, logicky uspořádané a v různých verzích (Windows, Linux) se zdá být identické. Ovládání odpovídá zažitým standardům. Dodavatel dále nabízí možnost vyzkoušení si online verze v cloudu. Systém podporuje elektronickou komunikaci pomocí výstupů PDF nebo elektronických faktur ISDOC. Průměrná doba implementace systému je do jednoho měsíce. Přibližná cena zakoupení licence pro 4–5 počítačů se pohybuje kolem 70 tisíc Kč. V ceně nejsou započítány vnitropodnikové náklady na implementaci. Výhodou je však fakt, že společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. při volbě tohoto produktu nebude muset vynaložit další náklady na licence OS Windows®, databází a kancelářských aplikací a podobně. Společnost na své webové prezentaci neuvádí existenci externího auditu nebo systému řízení jakosti. 4.5.5
POHODA SQL 2013
Systém POHODA SQL společnosti STORMWARE s.r.o. je komplexní účetní a ekonomický software pro malé, střední a větší firmy. Účetní program, tak jako ostatní výše hodnocené systémy pracuje na technologii klient-server. Systém POHODA nabídl prakticky všechny požadované moduly kromě modulu doprava (spedice). K dispozici je výběr z několika variant produktu, které obsahují různou kombinací modulů a vlastností. Pro vedení účetnictví je k dispozici mnoho agend a nástrojů, jako například fakturace, banka, pokladna, majetek, sklady. Možnost evidování zásob způsobem A i B, zpracovávat mzdy a podobně.
Obr. 10 Zdroj:
Uživatelské rozhraní systému Pohoda 2013 Screenshot (modul fakturace)
Na webu společnosti je k dispozici ke stažení zkušební verze POHODA start. Stejně jako u předchozích systémů není instalace produktu nijak uživatelsky náročná. Uživatelské prostředí systému je přehledné, logické, ergonomní a odpovídá zažitým standardům. Systém podporuje elektronickou fakturaci ISDOC i zasílání faktur prostřednictvím PDF. Homebanking je v účetním programu řešen pomocí
Výsledky práce
60
importu a exportu datových souborů ABO a podobně. Systémy řady POHODA společnosti STORMWARE s.r.o. patří k nejpoužívanějším ekonomickým systémům v ČR. Na webových stránkách společnosti je uvedeno několik získaných ocenění a certifikací a nezávislé audity systému. Cena zakoupení licence v síťové verzi pro 4–5 počítačů se pohybuje kolem 36 tisíc Kč. V ceně nejsou zahrnuty vnitropodnikové náklady na implementaci. Dále v ceně nejsou zahrnuty náklady na pořízení licencí OS Windows®, databází, kancelářských aplikací řady MS Office a podobně. Průměrná doba implementace u menších podniků je přibližně 2 týdny. 4.5.6
MRP-K/S
Systémy MRP (MRP Vizuální účetnictví a MRP-K/S) společnosti MRP-Informatics, spol. s r.o. jsou na druhém místě v počtu prodaných licencí na českém trhu v rámci srovnávaných řešení. Systém MRP-K/S je komplexní účetně informační systém, který, jak jeho název napovídá, je postaven na architektuře klient/server. Společnost nabízí jíž v základní verzi všechny požadované agendy (účetnictví, fakturace, sklady, mzdy, personalistiku, evidenci majetku, banku, a další). Na internetových stránkách výrobce je k dispozici demoverze systému. Stejně jako u předchozích programů je instalace systému jednoduchá a zvládne ji zkušenější uživatel. Jedná se o plnohodnotnou verzi obsahující všechny moduly a nástroje pouze s časovým omezením.
Obr. 11 Zdroj:
Uživatelské rozhraní systému MRP-K/S www.mrp.cz, screenshot (modul fakturace)
Uživatelské prostředí programu je velice přehledné a uživatel se v něm snadno zorientuje. Na úvodní obrazovce jsou přehledně uspořádány všechny moduly
Výsledky práce
61
systému. Z velké části vychází podoba účetního systému z předchozí generace MRP Vizuální účetnictví. Systém kromě běžných modulů nabízí také množství nástrojů pro finanční řízení podniku a podporu rozhodování managementu. Díky modulu Daňové optimalizace může management analyzovat vývoj a plánovat strategická rozhodnutí v oblasti financí. Systém podporuje provoz serverové části na systému GNU/Linux. Pracovní stanice však musí mít nainstalovaný OS řady MS Windows ®. Samotné hardwarové nároky nejsou tímto systémem kladeny vysoko a současné hardwarové vybavení společnosti KORA-VODOSTAVING s.r.o. je z větší části splňuje. Cena tohoto systému pro 4–5 pracovních stanic je přibližně 30 tisíc Kč. Což z něj dělá nejlevnější srovnávanou variantu. Také doba samotné implementace je nejkratší, vzhledem k tomu, že převod dat ze systému MRP starší generace je podporován a proběhne automaticky. Doba samotné implementace systému by se pohybovala v řádu několika dnů.
4.6
Doporučení pro spol. KORA-VODOSTAVING s.r.o.
Na základě podrobné analýzy kandidátů na ekonomicky-informační účetní program jsem se rozhodl doporučit současného dodavatele MRP-Informatics, spol. s r.o. a jeho nový systém MRP-K/S. Systém obsahuje prakticky všechny požadované moduly a funkce, kromě modulu dopravy, na kterém ovšem společnost KORA-VODOSTAVING s.r.o. netrvá. Jde o moderní, bezpečný, rychlý, provázaný a komplexní systém, poskytující potřebné (kvalitní) informace za nízké časové a finanční náklady. Z hlediska implementace se jedná o nejméně náročnou a nejméně nákladnou variantu. Převod databáze by měl proběhnout zcela automaticky. Pokud se nevyskytnou neočekávané komplikace tak by doba implementace měla trvat v řádech několika dnů. Během testování systému jsem mohl porovnat, že jeho uživatelské prostředí má mnoho podobných parametrů jako jeho předchůdce, a tudíž by doba na zaškolení zaměstnanců měla být minimální, oproti přechodu na jiného dodavatele. Jako další postup doporučuji stažení zkušební verze z webu dodavatele a instalaci na firemním serveru a stanicích. Převedení neostrých dat a komplexní testování tohoto systému uživateli na těchto firemních datech. Dalším krokem by mělo být kontaktování dodavatele s žádostí o další informace a osobní setkání, na kterém by doporučil jak provést ostrý přechod na nový systém, ale také jak optimalizovat některé podnikové procesy. Následným krokem by mělo být vyhodnocení ekonomické efektivnosti a zpětná vazba na proces implementace. Dodavatel MRP-Informatics, spol. s r.o. má dlouholeté zkušenosti v oboru a jeho systém je v ČR značně rozšířen. Jeho řešení účetního systému MRP-K/S je pro firmu nejvýhodnějším řešením za nejmenší vynaložené náklady které dosahují částky 30 tisíc Kč. Samotná cena implementace je oproti jiným řešením zlomková, jelikož jde o přechod na systém stejného dodavatele.
Diskuze a závěr
62
5 Diskuze a závěr Výběr vhodného softwaru pro vedení účetnictví firmy je zajisté nelehký úkol. Proces výběru zasahuje do mnoha oborů, od účetnictví, ICT, financí přes management až po řízení procesů a komunikaci s dodavatelem. Touto problematikou se aktivně zabývá mnoho autorů a neexistuje jeden obecný postup, jak ji řešit. Jedním z nejdůležitějších kroků je, aby si organizace která chce systém implementovat ujasnila svoje potřeby, priority, firemní procesy a to, co od budoucího informačního systému očekává. V této fázi mohou nastat dvě situace. Zaprvé se jedná o společnost, která již nějaký podnikový systém provozuje a má určitou představu jaké informace do něj vkládá a jaké naopak získává. Ta má zcela jistě výhodu při stanovování svých potřeb a očekávání. Druhou možností je nově vzniklá společnost, která ještě neprovozovala žádný informační systém a nemá tedy zkušenosti s tím, co bude provoz podnikového informačního systému obnášet a co od něho má očekávat. U obou variant se nabízí možnost buď si výběr a implementaci zajisti vlastní silou nebo zajistit pomoc třetí osoby. Většina zkoumaných dodavatelů účetních softwarů nabízí jak služby poradenství, tak i implementace. U větších společností lze zcela jistě doporučit vyhotovení projektu implementace, tedy dokumentu kde budou stanoveny termíny, odpovědné osoby a který analyzuje potřeby firmy a podobně. Společnost, která uvažuje nad pořízením IS, by měla podrobně analyzovat svoje potřeby a stanovit okruh požadavků a kritérií, na kterých bezpodmínečně trvá. Na základě těchto požadavků vybrat okruh potencionálních kandidátů. Tyto kandidáty pak podrobně zanalyzovat a zjistit, který z nich nejvíce odpovídá dalším požadavkům společnosti. Tohoto procesu by se měli účastnit lidé, kteří budou s IS pracovat. Cílem tohoto procesu by měla být implementace takového podnikového informačního systému, který dokáže podat kvalitní informace v co nejkratším čase a s co nejmenším vynaložením nákladů. Cílem této práce byl výběr vhodného softwaru pro vedení účetnictví firmy. Tomuto cíli však vyhovuje mnoho produktů na českém trhu. Mnoho z nich má softwarový audit a jiné certifikáty, což dokazuje, že jsou vhodné pro vedení účetnictví. Moderní účetní software by ovšem měl být schopen poskytnou svému provozovateli mnohem více, než jen legislativní korektnost a základní účetní funkce. Efektivní a konkurence schopný podnik potřebuje informační systém, který bude optimalizovat procesy a poskytovat nadstandardní informace o stavu a chodu společnosti. Na základě teoretických informací z doporučené literatury, ale i praktických zkušeností z mého zaměstnání, jsem provedl analýzu potřeb společnosti KORA-VODOSTAVING s.r.o. Na základě těchto potřeb jsem analyzoval vhodné kandidáty a doporučil jsem optimální řešení výběru a implementace účetního softwaru. Konkrétně jsem doporučil implementaci informačního systému MRP-K/S od dodavatele MRP-Informatics, spol. s r.o. Společnosti KORA-VODOSTAVING s.r.o. bude tato práce sloužit jako praktické doporučení odpovídající na podnikové potřeby.
Literatura
63
6 Literatura BAGRANOFF N., SIMKIN M., NORMAN C. Core concepts of accounting information systems. 11th edition. New York: Wiley, 2010. ISBN 978-0-470-50702-5 BASL, J. Podnikové informační systémy: Podnik v informační společnosti. 3. aktalizované vyd. Praha: Grada Publishing, 2012. 328 s., ISBN 978-80-247-4307-3 BŘEZINOVÁ, H. Účetnictví I, Praha: Institut Svazu účetnictví, 2003. 460 s., ISBN 80-86716-00-7 ČAPEK, Z. Co by měl umět ekonomický software? SystemOnLine [online], 2004, [cit. 14-3-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/clanky/co-bymel-umet-ekonomicky-software.htm FUKSA, J. Slovník obchodně-technický, účetní a daňový, Ch–Konsorcium. V Praze, 1932 GRÁSGRUBER, M. Ekonomický software pro malé a střední firmy. IT Systems [online]. 2001, č. 3. [cit. 20-3-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/clanky/ekonomicky-software-pro-male-a-stredni-firmy.htm Internetová prezentace společnosti ABRA Software a.s. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.abra.eu Internetová prezentace společnosti Altus software s.r.o. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.vario.cz Internetová prezentace společnosti J.K.R. spol. s r.o. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.jkr.cz Internetová prezentace společnosti TILL CONSULT a.s. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.duna.cz Internetová prezentace společnosti Elisoft s.r.o. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.ekonom-system.cz Internetová prezentace společnosti ESO9 intranet a.s. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.eso9.cz Internetová prezentace společnosti FlexiBee Systems s.r.o. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.flexibee.eu Internetová prezentace společnosti Asseco Solutions, a.s. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.assecosolutions.eu Internetová prezentace společnosti K2 atmitec s.r.o. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.k2atmitec.cz Internetová prezentace společnosti KELOC CS, s.r.o. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.keloccs.cz Internetová prezentace společnosti CÍGLER SOFTWARE, a.s. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.money.cz Internetová prezentace společnosti MRP-Informatics, spol. s r.o.[on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.mrp.cz
Literatura
64
Internetová prezentace společnosti STORMWARE s.r.o. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.stormware.cz Internetová prezentace společnosti PREMIER system, a.s. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.premier.cz Internetová prezentace společnosti DC Concept a.s. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.qi.cz Internetová prezentace společnosti SAP ČR,spol. s r.o. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.sap.com Internetová prezentace společnosti H&M DataSoft spol. s r.o. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.sb-komplet.cz Internetová prezentace společnosti Vema, a. s. [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: www.vema.cz KŘÍŽOVÁ, Z. Účetní systémy na PC. Brno: Masarykova univerzita, 2005. 101 s. ISBN 80-210-3904-3. MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy: Využití infomačních a komunikačních technologií v účetnictví. Praha: Oeconomica, 2006. 173 s. ISBN 80-245-1136-3. OPLETAL, P. Výběr informačního systému. IT Systems [online]. 2001, č. 4. [cit. 21-3-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/clanky/vyberinformacniho-systemu.htm POKORNÁ, J. Historie účetnictví, bakalářská práce, V Brně: Masarykova univerzita, 2009, 54 s., [online], [cit. 11-2-2013], dostupné na: http://is.muni.cz/th/206960/esf_b/ LE GOFF, J. Peníze a život, Ekonomika a zbožnost ve středověku, V Praze: Argo, 2005, 85 s., ISBN 80-7203-657-2 LOUŠKA, F. Zákon o účetnictví v praxi. 5. aktualizované vydání. Praha: Grada Publishing, 2011. 144 s., ISBN 978-80-247-3848-2 PECH, J. Open source a free software, Elektronická skripta, 1.vydání, České Budějovice: Jihočeská univerzita, 2008, 95 s., ISBN 978-80-7394-069-0 SODOMKA, P., KLČOVÁ, H. Informační systémy v podnikové praxi. Brno: Computer Press, 2011. 504 s. ISBN 978-80-251-2878-7. SEDLÁČEK, T. Ekonomie dobra a zla. Po stopách lidského tázání od Gilgameše po finanční krizi, V Praze: 65.pole, 2009, 1. vydání, 270 s., ISBN 978-80-903944-3-8 SKÁLOVÁ, J. a kol.. Podvojné účetnictví 2013, Praha: Grada Publishing, 2013. 224 s. ISBN 978-80-247-4633-3 SYSTEMYONLINE. Trendy v oblasti ERP [on-line], 2012a, [cit.2013-03-08], dostupné na: http://www.systemonline.cz/erp/trendy-v-oblasti-erp-z.htm SYSTEMYONLINE. Aktuální trendy trhu s informačními systémy pro malé a střední podniky [on-line], 2012b, [cit. 2013-03-10], dostupné na: http://www.systemonline.cz/erp/aktualni-trendy-ict-trhu-pro-male-astredni-podniky.htm
Literatura
65
SYSTEMYONLINE. ABRA G2 [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/ abra-g2.htm SYSTEMYONLINE. Altus Vario [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/ altus-vario-3.htm SYSTEMYONLINE. BYZNYS ERP [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/ byznys-erp-2.htm SYSTEMYONLINE. DUNA ÚČTO KOMPLET [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/ekonomicke-systemy/duna-ucto-komplet-1.htm SYSTEMYONLINE. EKONOM [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/ekonomickesystemy/ekonom.htm SYSTEMYONLINE. ESO9 edice Lite, Start, Profi [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/ekonomicke-systemy/eso9-edice-lite-start-profi-1.htm SYSTEMYONLINE. FlexiBee [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/f lexibee-3.htm SYSTEMYONLINE. HELIOS Red [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/ helios-red-3.htm SYSTEMYONLINE. Informační systém K2 [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/i nformacni-system-k2-2.htm SYSTEMYONLINE. KelWin [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/ kelwin-2.htm SYSTEMYONLINE. Money S3 [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/ekonomickesystemy/money-s3.htm SYSTEMYONLINE. Money S4 [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/ money-s4-1.htm SYSTEMYONLINE. POHODA 2012 [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/ekonomickesystemy/pohoda-2012-1.htm SYSTEMYONLINE. PREMIER system [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/ premier-system-2.htm
Literatura
66
SYSTEMYONLINE. QI - Informační systém pro každou firmu [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/qi-informacni-system-pro-kazdou-firmu-2. htm SYSTEMYONLINE. SB KOMPLET [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/ sb-komplet-1.htm SYSTEMYONLINE. SAP Business One [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/ekonomickesystemy/sap-business-one.htm SYSTEMYONLINE. Vema [on-line], [cit. 4-5-2013], dostupné na: http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/vema-2.htm ŠTĚDROŇ, B. Open Source software ve veřejné správě a soukromém sektoru, první vydání, V Praze: Grada Publishing, 2009, 128 s., ISBN 978-80-247-6278-4 ÚZ č. 884 České účetní standardy, Ostrava: Sagit, 2012, 1. vyd., 224 s., ISBN 978-80-7208-905-5 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
Přílohy
67
Přílohy
A Výpočet váženého aritmetického průměru kritérií Známka
Název produktu
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
27
7,56
ABRA G2
10
0
10
10
10
10
5
10
5
10
10
10
10
10
10
4
10
10
10
0
10
10
10
10
10
1
4
6,94
Altus Vario
10
0
10
10
10
10
5
10
5
10
10
10
5
0
5
6
10
10
10
0
10
10
10
10
10
1
3
7,68
BYZNYS ERP
10
10
10
10
10
10
0
10
5
10
5
10
10
0
10
6
10
10
10
10
10
10
5
10
10
1
4
5,27
DUNA ÚČTO
4
0
10
0
10
10
5
10
0
10
5
5
5
0
5
4
10
0
10
10
5
10
10
5
5
1
3
6,17
EKONOM
10
0
10
0
5
10
5
10
0
10
10
5
5
0
10
4
10
4
10
0
5
10
10
5
5
6
2
6,87
ESO9 Start
0
10
10
10
10
10
0
10
5
10
10
10
5
10
5
8
10
4
10
10
10
10
10
10
5
1
1
7,39
FlexiBee
8
0
10
5
10
10
10
10
10
10
10
10
5
10
10
8
10
2
10
0
10
10
10
10
5
1
3
6,24
HELIOS Red
10
0
10
0
10
10
0
10
0
10
10
5
10
0
10
4
10
6
10
0
5
10
10
10
5
1
7
7,73
IS K2
2
10
10
0
10
10
0
10
10
10
10
10
10
10
10
6
10
10
10
10
10
10
0
10
10
2
4
5,96
KelWin
10
0
10
0
10
10
5
10
5
10
10
10
5
0
5
4
10
2
10
0
5
10
10
5
5
1
3
6,44
Money S3
4
0
10
0
5
10
0
10
0
10
10
5
5
0
10
10
10
4
10
0
10
10
10
5
5
10
4
6,13
Money S4
8
0
10
10
10
10
0
10
0
10
10
5
5
10
10
10
10
4
10
0
10
10
0
5
5
1
4
6,00
MRP-Vizuální ú.s.
10
0
10
0
5
10
0
0
0
10
5
5
5
0
10
6
10
4
10
0
5
10
10
10
5
10
6
7,11
MRP-K/S
10
0
10
10
5
10
5
10
0
10
10
5
5
0
10
8
10
6
10
0
5
10
10
10
5
10
6
6,77
POHODA 2013
8
0
10
0
5
10
0
0
5
10
10
10
5
10
10
8
10
2
10
10
10
10
10
10
5
10
4
7,11
POHODA SQL
8
0
10
0
5
10
0
10
5
10
10
10
5
10
10
8
10
2
10
10
10
10
10
10
5
10
4
6,87
PREMIER system
8
0
10
0
10
10
10
10
10
10
10
10
10
0
5
6
10
8
10
10
10
10
10
10
0
1
2
5,93
SAP Business One
0
5
5
0
10
10
0
10
0
10
10
10
5
0
5
6
10
8
0
10
0
10
0
10
5
10
5
4,97
SB KOMPLET
10
0
10
0
5
10
0
10
10
10
10
10
5
0
0
4
10
2
0
0
5
10
0
5
5
1
2
6,34
Systém QI
10
10
10
5
10
10
0
10
0
10
10
10
10
0
10
4
10
10
10
0
0
10
0
10
0
1
1
6,55
Vema
10
0
10
10
10
10
0
10
10
10
10
10
5
0
10
4
10
10
0
0
10
10
0
10
5
1
5
50
100 50
25
50
50
75
50
75
100 50
25
50
25
100 75
25
50
15
15
25
75
50
25
75
100 50
Váha kritéria v %
B Seznam zkratek a pojmů • ABO – Automatizované bankovní operace (standardizovaný formátový soubor pro import/export bankovních operací) • BI – Business Inteligence (nástroje pro porozumění podnikání, podnikové zpravodajství) • CRM – Customer Relationship Management (řízení vztahů se zákazníky) • DMS – Document Management System (elektronické zpracování dokumentů) • ERP – Enterprise Resource Planning (plánování a řízení podnikových zdrojů, typo podnikového informačního systému) • ERP II – Extended ERP (rozšířené ERP, pokrývající nejen interní ale také externí procesy) • ICT – Information Communication Technology (Informační a komunikační technologie) • IS – Informační systém • ISDOC – Information System Document (formát elektronické fakturace) • LAN – Local Area Network (místní počítačová síť) • MRP – Material Reguirements Planing (metoda plánování materiálových požadavků s úzkou vazbou na logistický řetězec) • MRP II – Manufacturing Resource Planning (metoda plánování výrobních zdrojů určených k realizaci produktu) • OEM – Original Equipment Manufacturer (software prodávaný současně s určitým hardwarovým vybavením přímo od výrobce) • OS – Operation systém (operační systém) • ROI – Return on Investment (návratnost investice) • SCM – Supply Chain Mnanagement (řízení dodavatelských řetězců) • SQL – Structured Query Language (strukturovaný dotazovací jazyk) • TCO – Total Cost of Ownership (celkové náklady vlastnictví)
