V.U.: Gemeente De Panne, Gemeente Koksijde en Stad Nieuwpoort

V.U.: Gemeente De Panne, Gemeente Koksijde en Stad Nieuwpoort

Voorwoord Deze infobundel werd samen met de evenementenfiche ontwikkeld om u te steunen bij het organiseren van uw evenement. Fuiven en feesten brengen vaak (grote) groepen mensen samen en vormen soms een bron van overlast: geluid, vervuiling, vandalisme,… Als organisator moet u niet alleen hiermee rekening houden maar zijn er nog heel wat wetten, decreten en gemeentelijke regels en voorwaarden waar u zich aan dient te houden. De gemeenten De Panne, Koksijde en Nieuwpoort hebben daarom samen deze infobundel uitgewerkt. Naast een overzicht van uw verplichtingen zal u in de infobundel ook een handige checklist vinden die u als leidraad kunt gebruiken bij de voorbereiding van uw evenement. Uiteraard wordt ook de veiligheid op het evenement niet uit het oog verloren en krijgt u eveneens een overzicht van de gemeentelijke zalen. We hopen dat deze infobundel voor zowel nieuwe als ervaren organisatoren een gids kan zijn Veel feestgenot!

Burgemeester Butsraen Gemeente De Panne

Burgemeester Vanden Bussche Gemeente Koksijde

Burgemeester Crabbe Stad Nieuwpoort

Inhoudsopgave Inleiding I. Checklist: Praktisch.............................................................................................p. 4 II. Checklist: Theorie................................................................................................p.8 1.

Evenement .........................................................................................................p.8

1.1. Evenementenfiche......................................................................................................p.8 1.2. Privé/Openbaar..........................................................................................................p.8 1.2.1. Privé...............................................................................................................p.8 1.2.2. Openbaar.......................................................................................................p.8 1.3. Voorwaarden per soort evenement............................................................................p.9 1.4. Geluidsnormen...........................................................................................................p.10 2.

Promotie – aanvragen/vergunningen – alcohol en drugs .............................p.11

2.1. Promotie.....................................................................................................................p.11 2.1.1. Affiches..........................................................................................................p.11 2.1.2. Flyers.............................................................................................................p.12 2.1.3. Mobiele reclame.............................................................................................p.12 2.1.4. Internet (website)...........................................................................................p.13 2.1.5. Wegwijzers....................................................................................................p.13 2.1.6. Andere vormen..............................................................................................p.13 2.2. Aanvragen gemeentelijk materiaal.............................................................................p.13 2.3. Alcohol en andere drugs.............................................................................................p.14 2.3.1. Alcohol ..........................................................................................................p.14 2.3.2. Drugs.............................................................................................................p.14 2.4. Vergunning sterke drank............................................................................................p.14 3.

Veiligheid en verzekeringen..............................................................................p.15

3.1. Veiligheid....................................................................................................................p.15 3.1.1. Safety............................................................................................................p.15 3.1.2. Security..........................................................................................................p.15 3.1.2.1. Inzet stewards....................................................................................p.16 - Professionele stewards........................................................................p.16 - Vrijwillige stewards...............................................................................p.17 - Combinatie professionele/vrijwillige stewards.......................................p.17 - Reglement............................................................................................p.17 3.1.2.2. Weigeren fuifganger...........................................................................p.18 3.1.2.3. Subsidie..............................................................................................p.18 3.2. Verzekeringen............................................................................................................p.19 3.2.1. Brandverzekering (afstand van verhaal)........................................................p.19 3.2.2.Brand en ontploffing........................................................................................p.19 3.2.3. Burgerlijke aansprakelijkheid.........................................................................p.19 3.2.4. Verzekering lichamelijke ongevallen..............................................................p.20 3.2.5. Evenementenpolis.........................................................................................p.20 4.

Muziek..........................................................................................................................p.21

4.1. Sabam........................................................................................................................p.21 4.1.1. Uitleg.............................................................................................................p.21 4.1.2. Tarieven........................................................................................................p.21 3

4.2. Billijke Vergoeding......................................................................................................p.22 4.2.1. Uitleg.............................................................................................................p.22 4.2.2. Tarieven........................................................................................................p.22 4.3. Geluidshinder voorkomen..........................................................................................p.22 5.

Extra.............................................................................................................................p.24

5.1. Opstellen lijst nuttige telefoonnummers......................................................................p.24 5.2. – 16 jaar.....................................................................................................................p.24

4

III. BIJLAGEN......................................................................................................................p.25 1.

Locatie..........................................................................................................................p.25 1.1. Tent – Openlucht.....................................................................................................p.25 1.1.1. Capaciteit – Brandveiligheid...........................................................................p.25 1.1.2. Inname openbaar domein/tijdelijk parkeerverbod...........................................p.25 1.2. Gemeentelijke zalen...............................................................................................p.26 1.2.1. De Panne......................................................................................................p.26 1.2.1.1. Overzicht gemeentelijke zalen............................................................p.26 1.2.1.2. Huurprijs gemeentelijke zalen.............................................................p.30 1.2.2. Koksijde........................................................................................................p.31 1.2.2.1. Overzicht en huurprijs gemeentelijke zalen........................................p.31 1.2.3. Nieuwpoort...................................................................................................p.51 1.2.3.1. Overzicht en huurprijs gemeentelijke zalen........................................p.51

2.

Gemeentelijk materiaal................................................................................................p.59 2.1. Jeugddiensten .......................................................................................................p.59 2.1.1. De Panne......................................................................................................p.59 2.1.1.1. Reglement uitleendienst.....................................................................p.59 2.1.1.2. Overzicht materiaal.............................................................................p.59 2.1.2. Koksijde.........................................................................................................p.61 2.1.2.1. Reglement uitleendienst.....................................................................p.61 2.1.2.2. Overzicht materiaal.............................................................................p.62 2.1.3. Nieuwpoort....................................................................................................p.63 2.2. Technische diensten...............................................................................................p.63 2.2.1. De Panne......................................................................................................p.63 2.2.1.1. Reglement uitlenen materiaal.............................................................p.63 2.2.1.2. Overzicht materiaal.............................................................................p.64 2.2.2. Koksijde.........................................................................................................p.65 2.2.2.1. Reglement uitlenen materiaal.............................................................p.65 2.2.2.2. Overzicht materiaal.............................................................................p.66 2.2.2.3. Aanvragen materiaal..........................................................................p.66 2.2.3. Nieuwpoort....................................................................................................p.67 2.2.3.1. Reglement uitlenen materiaal.............................................................p.67 2.2.3.2. Overzicht materiaal.............................................................................p.69

3.

Stewards......................................................................................................................p.71 3.1. Briefing stewards....................................................................................................p.71 3.2. Subsidiereglementen..............................................................................................p.72

4. Lijst noodnummers........................................................................................................p.74 5. Nuttige contactgegevens..............................................................................................p.75

5

Inleiding Onderstaande lijst kan een leidraad zijn voor het organiseren van een evenement in de regio Westkust. De inhoud van de infobundel volgt in grote lijnen de volgorde van de te volgen acties op de checklist. De zalen met hun zaalvoorwaarden, lijst gemeentelijk materiaal, …, zijn terug te vinden in bijlage. I. CHECKLIST: Praktisch Naam evenement: Datum: Plaats: Eindverantwoordelijke: • Het organiseren van een evenement zoals een fuif, bal, festival,… brengt heel wat werk met zich mee voor een organisator, maar daarnaast zijn er ook nog heel wat regels en wetgevingen waarmee hij/zij wordt geconfronteerd. Deze checklist kan een hulpmiddel zijn om het evenement te organiseren. De periodes zijn een richtlijn en kunnen natuurlijk variëren naargelang de grootte en het soort evenement. Wat in vet staat zijn de acties die verplicht zijn, de andere acties zijn vrijblijvende tips. • De eerste stappen zijn het zoeken naar een geschikte zaal en datum. Bij het kiezen van een datum is het belangrijk dat er wordt nagegaan of er geen soortgelijke activiteiten op dezelfde dag doorgaan. Hou ook rekening met examenperiodes. • Soms kijk je beter eerst uit naar een zaal en zoek je uit welke data er nog vrij zijn. Wat

Wie

OK

5-6 maanden op voorhand Invullen checklist

eindverantwoordelijke

PLAATS EVENEMENT Vastleggen zaal • Invullen evenementenfiche • Wie is er verantwoordelijke bij brand? (Afstand van verhaal) • Is het jaartarief DANS betaald (billijke vergoeding)

eindverantwoordelijke

Vastleggen locatie (openlucht of tent) • Vastleggen tent • Toestemming gemeentebestuur: invullen evenementenfiche • Aanvraag uitzondering geluidsnormen • Extra benodigdheden: elektriciteitstoevoer, nadarhekken, frigo’s, toog, verwarmingsinstallatie, podiumstukken… MUZIEK Zoeken naar geschikte DJ(‘s) + concrete afspraken (uitbetaling, catering, einduur, genre, verzekering materiaal,..) 6

Zoeken naar groepjes + concrete afspraken (zie DJ’s) Disco-bar (welk materiaal nodig: technische fiche; opbouw + afbraak) P.A. + lichtinstallatie • Voldoen aan de eisen van de locatie • Bediening • Opbouw en afbraak SPONSORING Sponsordossier opstellen (uitleg project, wat kan je bieden, wat krijgen ze voor welke prijs,…) Grote sponsors zoeken Begroting opstellen met geplande uitgaven en verwachte inkomsten Aanvraag registratienummer affichetaks

4 maanden op voorhand Kleine sponsors (< 250 €) zoeken Ontwerpen publiciteit: • Affiches (datum, plaats, prijs, aanvangsuur) • Toegangskaarten • Flyers (vermelden: Verboden op de openbare weg te werpen) Contacteren Voorverkoop Offerte drukwerk Promotieplan opstellen

3 maanden op voorhand Drukwerk naar drukker: affiches, toegangskaarten, folders,… Afhalen + verdelen drukwerk Aanvraag gemeentelijk materiaal: tafels, stoelen, podium, nadars, … Bestellingen drank en snacks, bekers, glazen, tapinstallatie, extra frigo’s,… Contacteren medewerkers Verdeling affiches cafés, winkels,.. Aanvraag stadsaanplakking (wildplakken is verboden) Aanvraag publiciteit langs de weg (aanvraag aan gemeente of provincie indien gewestweg). Start uitvoering promotieplan (mails, website, pers, …) Zoektocht naar vrijwillige en/of professionele stewards (voor persoonscontrole) 7

2 maanden op voorhand Verdere uitvoering promotieplan • Affiches op plaatsen waar doelgroep komt of openbare plakplaatsen • Flyers verdelen op andere (gelijkaardige) evenementen Verdelen van de kaarten in voorverkoop • Medewerkers • V.V.K.-verantwoordelijke Algemene zoektocht medewerkers (aantal) Uitvoeren afspraken groep/DJ(‘s) • Reservering overnachtingsplaats • Zoektocht kok, catering of reserveren restaurant • … Afsluiten verzekeringen: • Burgerlijke Aansprakelijkheid voor het evenement • Brandverzekering gebouw, tent (indien nodig) • Verzekering materiaal • Verzekering medewerkers • All Riskverzekering (tip: evenementenpolis) Buren inlichten bij tent- of openluchtfuif Contacten eetstandjes 1 maand op voorhand SABAM + billijke vergoeding Lijst strooiplaatsen Promotieplan: • Bekendmaking via jeugdagenda, cultuuragenda, … • Verdeling flyers • Tweede plakronde Opvolging voorverkoop 3 weken op voorhand Promotieplan: • Persartikel indienen • (laatste) plak- en flyerronde Opstellen taakverdeling + opkuis Opstellen lijst nuttige telefoonnummers Noodplan opstellen (hoe reageren bij welke problemen + verantwoordelijke) Minder dan 1 week op voorhand Hercontactering van de groep(en), dj(‘s)

8

Klaarzetten zaal/parking Uithangen wegwijzers (toelating gemeenten) Opbouw tent/fuifterrein Herhaling verwittiging buurtbewoners Ophalen en afrekenen voorverkoop

VVK- verantwoordelijke

Briefing medewerkers met laatste afspraken

Alle medewerkers

Aanvullen lijst nuttige telefoonnummers Wisselgeld halen Klein barmateriaal voorzien Ophalen: dicobar, lichtinstallatie, ander materiaal (indien niet geleverd) Klein materiaal: bekers, afwasmiddel, vuilniszakken, bonnetjes, stempels, kassa,… Overzichtelijke taaklijsten ophangen Na het evenement Opruimen: • zaal • Omgeving (wegwijzers) • Affiches/borden Betalen facturen (zaal, dj(‘s), groep(en), installatie, podium, nadars, tent, PA, drank,event. schade, tapinstallatie, drukwerk, SABAM,…) Terugbrengen allerhande materiaal Financieel verslag Bedankingen Evaluatie

9

II. Checklist: Theorie Hieronder kan je de theorie terugvinden van de onderwerpen die in de checklist aan bod kwamen en waar er wettelijke bepalingen rond bestaan. De verschillende onderwerpen volgen in grote lijnen de volgorde van de checklist. 1.

Evenement

1.1.Evenementenfiche Het doel van de evenementenfiche is de administratie voor het organiseren van een evenement verminderen en gemakkelijker maken voor alle partijen. Het vroegere veiligheidsprotocol, zaalaanvraag, aanvraag uitzonderingen,… zijn nu in één document, de evenementenfiche, verzameld. Dit zorgt eveneens voor een betere infodoorstroming. De evenementenfiche is een invuldocument voor iedereen die een fuif, bal of festival wil organiseren. Bijgevoegd zitten enkele belangrijke formulieren. Elke organisator moet nagaan of die moeten worden ingevuld, opgestuurd en/of betaald(vb. SABAM). De ingevulde fiche moet aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd worden. De evenementenfiche wordt naar verschillende diensten gestuurd voor advies. Wanneer de fiche volledig wordt goedgekeurd, gebeurt de definitieve toewijzing van de zaal. 1.2.Privé/openbaar Hieronder wordt het verschil tussen evenementen met een privé of een openbaar karakter uitgelegd. 1.2.1.Privé Er is sprake van een evenement met privé-karakter wanneer de toegang enkel wordt verschaft aan de mensen die kunnen bewijzen dat ze op de één of andere manier verbonden zijn aan de uitnodiging van de organisator. De organisator kan bezoekers weigeren. De bezoekers worden dus persoonlijk uitgenodigd of hebben een band met bezoekers die persoonlijk worden uitgenodigd (familie, vriendenkring, vereniging). Bij privé-evenementen wordt “privé” duidelijk geafficheerd. Zo’n evenement kan zowel op een gemeentelijke als op een particuliere locatie plaatsvinden. Vb. trouwfeest, verjaardagsfuif, feest van een vereniging Sabam en Billijke Vergoeding moeten betaald worden wanneer de genodigden niet tot de familiale kring behoren. De ‘familiale kring’ moet strikt geïnterpreteerd worden als de kring gevormd door de familie. Vb. Voor een privé-verjaardagsfeestje met vrienden is de organisator verplicht om Sabam en Billijke Vergoeding te betalen. 1.2.2.Openbaar Een evenement met openbaar karakter is voor iedereen toegankelijk, eventueel door betaling van toegangsgeld of door de aanschaf van een lidkaart. Ook zo’n evenement kan zowel op een gemeentelijke als op een particuliere locatie plaatsvinden. Vb. fuif, festival

10

1.3.Voorwaarden per soort evenement In de Westkust (de gemeentes De Panne-Koksijde-Nieuwpoort) worden evenementen in een aantal categorieën verdeeld met elk zijn voorwaarden en/of regels. De evenementen worden ingedeeld naargelang de soort muziek. Wanneer er live muziek wordt gebracht, is er sprake van live concerten, optredens of festivals. Bij opgenomen muziek horen de fuiven, bals, gala’s, … . Om het te vergemakkelijken, gebruiken we hieronder vier categorieën: fuiven (waaronder gala’s, bals), optredens (waaronder: concerten), festivals en andere evenementen. ■

Fuiven  Privé-zaal − Privé-gebruik (Zie punt 1.2.) Hier worden geen extra regels opgelegd. − Openbaar (Zie punt 1.2.) Als de organisator contact opneemt met de conflictbemiddelaars of de politie, wordt de organisator gevraagd zich te houden aan de regels van een fuif in een gemeentelijke zaal.  Gemeentelijke zaal Hier kan de burgemeester, van de gemeente waar de fuif doorgaat, en/of politie enkele regels opleggen opdat de fuif zou mogen doorgaan. In De Panne-Koksijde-Nieuwpoort worden volgende regels opgelegd: 1) Afhankelijk van de grootte van de zaal en de zaalkeuze wordt er een aantal stewards (vrijwillige of professionele) opgelegd. (zie punt 2.2.) 2) sluitingsuur = 3u 3) geen gebruik van glas/blik 4) geen sterke drank (zie 1.5.3.1.) Als de organisator een uitzondering wenst op deze regels kan hij/zij zich wenden tot de burgemeester van de gemeente waar de fuif plaatsvindt of de hoofdcommissaris van de politie. Dit kan ook aangevraagd worden via de evenementenfiche Politie Hoofdcommissaris Paelinck Zeelaan 48 8670 Koksijde 058/53 30 00

De Panne Burgemeester Butsraen Zeelaan 21 8660 De Panne 058/42 16 16

Koksijde Burgemeester Vanden Bussche Zeelaan 303 8670 Koksijde 058/53 30 30

Nieuwpoort Burgemeester Crabbe Marktplein 7 8620 Nieuwpoort 058/22 44 22

 Openluchtfuif Voor een openluchtfuif met openbaar karakter gelden dezelfde regels als die van een fuif in een gemeentelijke zaal, uitgezonderd het sluitingsuur die niet op voorhand is bepaald. Bij fuiven die plaatsvinden in openlucht, moet de organisator toelating vragen aan de burgemeester. 11

 Tent Voor een fuif in een tent, die plaatsvindt op het openbaar domein1, gelden dezelfde regels als de fuiven die worden georganiseerd in openlucht. ■

Optredens

Het optreden van een deejay wordt niet beschouwd als live muziek. De regels die bij een fuif worden opgelegd, gelden niet bij een optreden tenzij er vanuit de bestuurlijke overheid extra maatregelen worden opgelegd. ■

Festivals

Voor de organisatie van een festival binnen de gemeenten De Panne, Koksijde, Nieuwpoort, dient men toelating te vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Ook moet er voldoende rekening gehouden worden met het luik veiligheid. Hiervoor kan men op voorhand een draaiboek maken waar alle aspecten van de organisatie in opgenomen zijn. ■

Andere evenementen

Hierbij worden alle evenementen bedoeld die niet behoren bij een fuif, optreden of festival. Hier moet er voldaan worden aan de voorwaarden van de zaal beschreven in het huurcontract en eventuele andere voorwaarden opgelegd door het college van burgemeester en schepenen. 1.4.Geluidsnormen Er bestaan enkele wetten en regels in verband met geluid waar de organisator rekening moet mee houden bij het plaatsvinden van een evenement. •

Verstoring van de nachtrust: Lawaai van bezoekers, “nachtrumoer” of “nachtgerucht” valt onder het strafwetboek. Wanneer de nachtrust van de omwonenden wordt verstoord, kan de politie tussenkomen.

•

Niet-ingedeelde inrichtingen: Dit zijn inrichtingen die niet onder de VLAREM-wetgeving2 vallen. De organisatoren van evenementen die hieronder plaatsvinden, moeten niet beschikken over een milieuvergunning. Hieronder vallen: fuiven in zalen of openbaar domein waar occasioneel gedanst wordt (12 x per jaar met een maximum van 2 per maand, vb. Witte Burg in Koksijde), openluchtfuiven en fuiven in tenten. In de inrichting geldt de geluidsbeperking van 90dB(A)3. Het geluidsniveau wordt gemeten in het lokaal of gebouw, met gesloten deuren en vensters. Het geluidsniveau in de buurt mag niet hoger zijn dan bepaalde niveaus van gemeten achtergrondgeluidsniveaus. De inrichtingen moeten zo ingericht zijn, dat het geluidsniveau gemeten in de buurt: 1° niet hoger is dan 5dB(A) boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 dB(A); 2° niet hoger is dan 35dB(A) indien het achtergrondgeluidsniveau ligt

1

Openbaar domein: pleinen, parken, straat,… Vlarem: Vlaams Reglement voor Milieu: zie op www.vlaanderen.be voor meer informatie 3 dB(A): Decibel A-gewogen = de eenheid waarin de sterkte van het geluid meestal wordt weergegeven. 2

12

3° •

tussen de 30 en 35 dB(A); niet hoger is dan het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 dB(A)

Ingedeelde inrichtingen: Dit zijn inrichtingen die onder de VLAREM-wetgeving vallen en dus beschikken over een milieuvergunning. De geluidsnorm staat opgenomen in de milieuvergunning.

2.

Promotie – aanvragen/vergunningen – alcohol en drugs

2.1. Promotie De promotie van het evenement kan op heel veel verschillende manieren. Hieronder komen een aantal mogelijkheden aan bod. Bij deze promotiekanalen zijn er enkele wettelijke bepalingen waar de organisator zich moet aan houden. Onderstaand zijn deze bepalingen (in vet getypt), samen met enkele tips, terug te vinden. 2.1.1. Affiches •

•

Wat staat er best op een affiche: - wat - wanneer (datum-aanvangsuur) - waar (zaal-gemeente) - deejay-groepen - organisator-vereniging - toegangsprijzen (VVK-ADD) - sponsors - verantwoordelijke uitgever (domicilieadres) Voorwaarden verantwoordelijke uitgever: meerderjarig, grondgebied.

wonen

op

Belgisch

Aanplakborden Door de gemeentebesturen zijn er aanplakborden aangebracht. Een gedeelte van de borden zijn voorbehouden voor de gemeentediensten. Het overige gedeelte is bestemd voor publiek. De gedeelten zijn aangeduid door: “voorbehouden voor gemeentediensten” en “openbaar aanplakbord”. De affiches mogen niet zelf worden opgehangen. In De Panne, Koksijde en Nieuwpoort moeten de affiches (A4 formaat en geplooid) aan de balie van de Dienst Toerisme afgegeven worden. De affiches worden daarna door de gemeentelijke diensten opgehangen worden. Het overplakken of verwijderen van affiches mag enkel gebeuren door de technische dienst van de gemeente. Het is verboden affiches op of langs de openbare weg staande bouwwerken, verkeer- of verlichtingspalen of alle andere voorwerpen waarop kan geplakt worden, aan te brengen.

•

Affiches en borden langs openbare weg Het is strafbaar om zomaar affiches en/of borden langs de openbare weg te plaatsen. Hiervoor moet toelating gevraagd worden. Voor een gemeenteweg is in de gemeenten De Panne en Koksijde toestemming nodig van het college van Burgemeester en schepenen. In Koksijde wordt de aanvraag best opgestuurd naar de Technische Dienst Stedenbouw. (Daman Julienne/Mireille Dedecker) Technische Dienst

Tel.:058/53.30.56 13

Stedenbouw Zeelaan 303 8670 Koksijde

www.koksijde.be

In Nieuwpoort is het verboden om affiches en borden langs gemeentewegen te plaatsen of in te planten. Voor een gewestweg is er toestemming nodig van de provinciale dienst ‘Bruggen en Wegen’ Bruggen en Wegen Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling wegen - WestVlaanderen Markt 1 8000 Brugge •

Tel.:050/44 11 11 Fax: 050/34 23 81 [email protected] www.lin.vlaanderen.be

Zegeltaks Alle affiches die kleiner zijn dan één vierkante meter (A3- en A2-affiches) zijn sinds 1 januari 2007 vrijgesteld van aanplakkingtaks.

2.1.2. Flyers •

•

Wat staat er best op een flyer: - wat - wanneer (datum-aanvangsuur) - waar (zaal-gemeente) - deejay-groepen - organisator-vereniging - toegangsprijzen (VVK-ADD) - sponsors - verboden op de openbare weg te gooien - verantwoordelijke uitgever (domicilieadres) Voorwaarden verantwoordelijke uitgever: meerderjarig, grondgebied.

wonen

op

Belgisch

Mogelijke plaatsen om te verspreiden Fuiven en andere evenementen, café’s, scholen,… waar de doelgroep van het organiserende evenement vaak komt. Hiervoor dient toelating gevraagd worden aan de eigenaar van de locatie of organisator van het evenement waar de flyers verspreid worden . In Nieuwpoort is het verboden om flyers in leegstaande panden of op andere plaatsen dan de brievenbus achter te laten.

2.1.3. Mobiele reclame Onder mobiele reclame kunnen er twee soorten ondergebracht worden: 1. Reclame op auto’s of aanhangwagens Dit soort promotie kan zowel rondrijden als op parkings of langs drukke wegen geplaatst worden. Hier zijn geen aanvragen of vergunningen voor nodig. 2. Geluidswagen. Om gebruik te maken van een geluidswagen, moet je op voorhand schriftelijke toelating vragen aan het college van burgemeester en schepenen (specifieke voorwaarden in politiereglement) 14

Ook dient de toelating gevraagd te worden aan SABAM. Er bestaat een dag en maandtarief deze zijn na te vragen bij SABAM. Indien er vooraf geen aanvraag werd gedaan bij hen, dan dient er een toeslag van 30% te worden betaald bovenop het bedrag. Specifiek voor de gemeente De Panne moet er een schriftelijke toelating verkregen worden van het college van burgemeester en schepenen alvorens met een reclamevoertuig of aanhangwagen met een reclameconstructie op het grondgebied van de gemeente rond te rijden. Deze toelating wordt pas verkregen na het storten van de verschuldigde gemeentebelasting. Luidsprekers of andere geluidsversterkende apparatuur is verboden tenzij het college van burgemeester en schepenen hier de toestemming voor geeft. 2.1.4. Internet Internet is de laatste jaren een belangrijk communicatiemiddel geworden tussen jongeren en kan zeker gebruikt worden als promotiemiddel. Via internet kan een organisatie op een efficiënte en goedkope manier promotie maken voor zijn evenement. Een groot adressenbestand van emailadressen van jongeren kan hierbij een handig instrument zijn. Jongeren kunnen deze mail ook naar elkaar doorsturen. Er bestaan ook sites waar er affiches of reclame van het evenement geplaatst kunnen worden. 2.1.5. Wegwijzers Bij het plaatsen van wegwijzers is het zeer belangrijk dat de tijdelijke wegwijzers zichtbaar zijn vanaf de openbare weg. Er dient een toestemming te worden gevraagd aan het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente waar je de wegwijzers wil plaatsen. Voor het plaatsen van wijzers op gewestwegen dient de organisator de toestemming te vragen aan de provinciale afdeling wegen van het Ministerie van het Vlaams Gewest. Deze partijen zullen de toelating geven en de eventuele voorwaarden waaraan dient te worden voldaan (grootte, plaatsen en richtlijnen voor het plaatsen van de borden). Bruggen en Wegen Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling wegen - WestVlaanderen Markt 1 8000 Brugge

Tel.:050/44 11 11 Fax: 050/34 23 81 [email protected] www.lin.vlaanderen.be

2.1.6. Andere vormen Er zijn natuurlijk nog heel wat andere mogelijkheden om een evenement in de kijker te zetten. Voorbeelden hiervan zijn onder andere: stickers, balpennen, aanstekers, … De pers is ook een mogelijk kanaal om het evenement aan een groot publiek kenbaar te maken. Dit kan door middel van een persbericht in kranten of een radiospot. 2.2. Aanvragen gemeentelijk materiaal Elke gemeente beschikt over gemeentelijk materiaal, ook twee jeugddiensten beschikken over materiaal dat kan worden uitgeleend. Het reglement, aanvraagprocedure en het aan te vragen materiaal is terug te vinden in de bijlagen (III Bijlagen, 2 Gemeentelijk materiaal, blz. 79.)

15

2.3. Alcohol en andere drugs 2.3.1 Alcohol Bij fuiven hoort nu eenmaal alcohol, toch zijn er enkele wettelijke voorschriften waaraan de organisator zich dient te houden. Een organisator is strafbaar bij: - Het schenken van alcoholische drank aan iemand die kennelijk al dronken is - Het schenken van alcoholische drank aan jongeren -16 jaar - Het verstrekken van sterke drank aan jongeren -18 jaar Sterke dranken worden niet onderscheiden van gewone alcoholische dranken volgens het alcoholpercentage, maar het proces van het maken speelt een rol. De bereiding van alcoholische dranken gebeurt via gisting of distillatie. De gegiste dranken zoals bier en wijn, maar ook porto, sherry, martini en schuimwijnen zijn de gewone alcoholische dranken Onder sterke dranken worden alle dranken verstaan die gedistilleerd worden, vanaf 1,2% volume alcohol. Vb. Bacardi breezer, whisky, jenever, ricard, … 2.3.2 Drugs Het gebruik van drugs is verboden, dus ook op fuiven. Wie gebruikt of drugs op zak heeft is strafbaar. Ook een organisator kan verantwoordelijk gesteld worden wanneer er op zijn evenement drugs gebruikt wordt en de politie dit vaststelt. Indien de organisator wil vermijden dat hij verantwoordelijk wordt gesteld, licht hij best de politie in bij het opmerken van bezoekers die drugs gebruiken en/of dealen. VAD4 geeft tips hoe een organisator preventief met alcohol en andere drugs op zijn evenement kan omgaan. Download gratis de Partywise feestwijzer5 2.4.

Vergunning sterke drank

Voor het schenken van sterke drank moet de organisator over een vergunning beschikken. In de gemeenten De Panne-Koksijde-Nieuwpoort moet er voor het schenken van sterke dranken op fuiven eveneens een uitzondering aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Dit kan via de evenementenfiche. Uitzondering hierop: Organisatoren van evenementen met een privé-karakter moeten geen vergunningen aanvragen aangezien alles wat in de thuissituatie toegelaten is, ook op dat evenement kan ongeacht de locatie. Vb. Vergunning sterke drank hoeft niet voor privé-evenementen. Voor de vergunningen van sterke drank, moet de organisator zich wenden tot de dienst bevolking van de gemeente waar het evenement plaatsvindt. De Panne Dienst Bevolking Bevolking Loket 3 Zeelaan 21 8660 De Panne 058/42 97 60

Koksijde Dienst Bevolking

Nieuwpoort Dienst

afd. Burgerzaken Zeelaan 303 8670 Koksijde 058/53 34 32

Marktplein 7 8620 Nieuwpoort

4

VAD: Vereniging voor Alcohol en andere Drugproblemen. Zie ook partywise voor tips ivm veilig uitgaan.

5

www.vad.be/docs/partywise/partywise-feestwijzer.pdf

058/22 44 40

16

3.

Veiligheid en verzekeringen

3.1. Veiligheid Bij het organiseren van evenementen kan een organisator met twee soorten veiligheidsaspecten geconfronteerd worden. De eerste soort is alles wat met safety te maken heeft: brandveiligheid, EHBO,… Onder de tweede soort valt alles wat te maken heeft met security: bestrijden van overlast, geweld, verstoring van de openbare orde,… Deze twee soorten veiligheidsaspecten worden in onderstaande tekst verder uitgelegd. 3.1.1. Safety6 Brandveiligheid, EHBO, lijst noodnummers (Zie: III Bijlagen, 4. Lijst Noodnummers, blz. 98) zijn thema’s die horen bij het onderdeel safety. Dit zijn allemaal veiligheidsmaatregelen die een organisator kan nemen om het evenement op een vlotte en veilige manier te laten verlopen. • Brandveiligheid Onder dit thema zijn onder andere de nooduitgangen van belang. De algemene regel is dat er 1 meter nooduitgang moet worden voorzien per 100 bezoekers. De nooduitgangen moeten altijd vrijgehouden worden, hiervoor mag geen bar, podium, … worden opgesteld. Indien de dansruimte wordt afgeschermd met behulp van nadars, moeten deze voor de nooduitgangen losgemaakt worden. Hou als organisator ook rekening met de maximumcapaciteit van de zaal. In geval van brand, wordt de organisator verantwoordelijk gesteld indien de capaciteit van de locatie overschreden wordt. (Zie ook punt III Bijlagen 1.1.1. Capaciteit – brandveiligheid, blz. 32 ). De algemene regel is 2 bezoekers per vierkante meter dansruimte. De capaciteiten van de gemeentelijke zalen, kan teruggevonden worden onder III Bijlagen 1.2. Gemeentelijke zalen, blz. 34. • EHBO Organisatoren die aandacht hebben voor “safety7” op hun evenement kunnen een EHBO-koffer voorzien. Voor grotere evenementen kan het Rode Kruis of Vlaams Kruis ingeschakeld worden met een medische post op de locatie. Rode Kruis West-Vlaanderen Dirk Martensstraat 11 8200 St- Andries Tel.: 050/45 90 00 Fax: 050/31 09 59

Het Vlaamse Kruis WestVlaanderen Zonnebeekseweg 86 8900 Ieper Tel.: 057/20 75 75

[email protected] [email protected] www.rodekruis.be www.hetvlaamsekruis.be 3.1.2. Security Voor de fuiven die doorgaan binnen de gemeenten De Panne-Koksijde-Nieuwpoort wordt de regel opgelegd om met vrijwillige en/of professionele stewards te werken. De grootte van de zaal, zaal-openlucht, gemeente, … bepaalt hoeveel stewards er moeten worden ingezet. Hoe deze regel in zijn werk gaat, wordt in het volgende punt verduidelijkt. 6

Voor meer informatie over dit onderwerp zie ook www.partywise.be

7

Het is tevens mogelijk om een vorming EHBDu te volgen via VAD. Daarin wordt uitgelegd hoe er kan omgegaan worden met alcohol of drugsintoxicaties tijdens een evenement.

17

Alle stewards vallen onder de wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid. De wet is van toepassing op alle mensen die de uitdrukkelijke opdracht hebben met personencontrole bezig te zijn. De wet definieert persoonscontrole als volgt: ‘het toezicht op en controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op al dan niet voor publiek toegankelijke plaatsen.’ Persoonscontrole omvat volgende taken: - Toegangscontrole (Dit dient aan de ingang te gebeuren. Eens de persoon binnen is, kan je deze niet met geweld buiten zetten.) om te voorkomen dat personen voor het publiek gevaarlijke voorwerpen binnenbrengen. - Het vrijhouden van doorgangen of nooduitgangen en het publiek weghouden van verboden zones. - Kanalisatie en controle van het publiek om confrontaties te voorkomen of diefstal en vandalisme te voorkomen of personen te beschermen. 3.1.2.1. Inzet stewards De gemeente kan opleggen om te werken met professionele of vrijwillige stewards. Ook kan er gewerkt worden met de combinatie van professionele en vrijwillige stewards. - Professionele stewards8 •

Uitleg Professionele stewards zijn bewakingsagenten die in dienst zijn bij een erkend securitybedrijf. Dit houdt in dat ze erkend zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en beschikken over een erkenningsnummer. Alle erkende securitybedrijven met hun contactgegevens en specialiteiten zijn terug te vinden op de website www.vigilis.be. Professionele stewards kunnen beschikken over verschillende bevoegdheden. Voor een fuif is het van belang dat ze ‘persoonscontrole’ mogen uitvoeren. (Andere taken zijn: geldtransport, bewaking van goederen, bewaking van personen).

•

Inzet professionele stewards

Voorwaarden inzet professionele stewards: 1) De firma moet een erkend securitybedrijf zijn (zie www.vigilis.be) 2) Dit moet gemeld worden aan de burgemeester en hij/zij kan dit weigeren 3) Het erkenningsnummer + aantal + ondertekend contract moet overgemaakt worden aan de gemeente samen met de evenementenfiche. •

Bevoegdheden Als de bevoegdheden met betrekking tot persoonscontrole van een professionele steward vergeleken worden met die van een vrijwillige steward, zijn er weinig verschillen. Beiden zijn ze belast met de taak “persoonscontrole”. In bepaalde gevallen en onder strikte voorwaarden kunnen professionele stewards een oppervlakkige controle van kledij en handbagage uitvoeren, maar hiervoor moet de burgemeester uitdrukkelijk zijn toestemming geven. Deze fouille kan enkel doorgaan wanneer er een aanwijzing is van gevaar voor de openbare orde of veiligheid.

8

Vrij naar: Omzendbrief betreffende de toepassing van de wet van 10 april 1990 op de bewakingsondernemingen, de beveiligingsondernemingen en de interne bewakingsdiensten.

18

•

Kostprijs Aan de inzet van professionele stewards hangt een prijskaartje vast. De meeste securitybedrijven werken met een tarief per uur per steward. Een deel van de kostprijs van de professionele stewards kan worden teruggevorderd via subsidies binnen de gemeenten Koksijde en Nieuwpoort. ( Zie II Checklist: Theorie, 3.1.2.3. Subsidie, blz. 25).

- Vrijwillige stewards Vrijwillige stewards zijn leden van de eigen vereniging. De voorwaarden om als vrijwillige steward te mogen staan: 1) Lid van de Europese Unie 2) +18jaar, als hoofdsteward moet men de leeftijd van 21 jaar bereikt hebben 3) Laatste 5 jaar geen lid geweest van politie De namen, adressen en geboortedata van de stewards moeten worden doorgegeven via de evenementenfiche. De politie controleert de kandidaat-stewards. Als vrijwillige stewards op een fuif worden ingezet moeten deze duidelijk te onderscheiden zijn als steward. Aan de voor- en achterkant moeten bezoekers ze kunnen herkennen door “steward” die op de kledij leesbaar is. Wanneer men als vrijwillige steward op een fuif staat, kan men tegelijkertijd geen andere functies uitvoeren. Om die reden wordt er onder andere door wet verboden om als organisator van de fuif jezelf in te zetten als steward. De steward heeft een algemene toezichtfunctie, die niet te combineren valt met andere taken op de fuif zoals bonnetjes verkopen, drank uitschenken,… Vrijwillige stewards doen dit uiteraard op vrijwillige basis en dus ook gratis, maar ook sporadisch (3-4 keer per jaar). - Combinatie professionele en vrijwillige stewards Ook de combinatie van inzet van stewards is mogelijk. Enkel dient erop gelet te worden dat de taken van de vrijwillige en professionele stewards duidelijk gescheiden zijn, dit betekent dat je geen vrijwillige en professionele steward kan samen laten staan. - Reglement Er wordt een onderscheid gemaakt tussen kleine en grote evenementen om de inzet van stewards te bepalen. •

Inzet stewards op kleine evenementen (-800 fuifgangers) Criteria: - aantal stewards afhankelijk van de oppervlakte van de zaal - organisator mag altijd meer vrijwillige stewards inzetten - organisator mag zelf kiezen om te werken met professionele stewards Oppervlakte zaal > 200 m² 200 – 400 m² 400 – 600 m² 600 – 800 m²

Minimum aantal (verplicht) 2 4 6 8

Aangeraden (Tip) 4 6 8 10

19

•

Inzet stewards op grote evenementen (+800 fuifgangers) Criteria: - fuiven en feesten waarbij er meer dan 800 fuifgangers op afkomen - zalen waarbij de effectieve fuifruimte een minimum oppervlakte van 800 m² heeft en waarbij 1 fuifganger per m² wordt gerekend. Uitgangspositie inzet stewards vanaf 800 personen – 4 professionele stewards + 4 vrijwillige stewards (of 6 + 0) – per 200 extra fuifgangers: 1 vrijwilliger extra – per 400 extra fuifgangers: 1 professional extra – vb fuif van 1600 fuifgangers o basisaantal voor 800 = 4 professionals + 4 vrijwilligers o 800:200 = 4 extra vrijwilligers o 800:400 = 2 extra professionals o Totaal= 6 professionals + 8 vrijwilligers

•

Inzet professionele stewards De Panne: Inzet professionele stewards wordt in de gemeente De Panne niet verplicht, maar kan wel opgelegd worden in bepaalde gevallen. Koksijde + Nieuwpoort: Inzet professionele stewards is in de gemeenten Koksijde en Nieuwpoort verplicht bij een capaciteit van meer dan 800 man. Tenten in Koksijde en Nieuwpoort worden aanzien als grote fuiven en dus verplichte inzet professionele stewards. In De Panne is dit niet zo. In sommige zalen worden professionele stewards opgelegd, zonder rekening te houden met de regel.

3.1.2.2 Weigeren bezoeker evenement Een organisator kan niet zomaar iemand de toegang tot zijn evenement verbieden. Er moet een geldig argument zijn zoals: - overdreven alcoholgebruik - bezit, verkoop of gebruik van drugs - onaangepaste kledij (moet wel op affiches vermeld staan!) - wapenbezit - het lastig vallen van andere bezoekers - het plegen van geweld Indien de organisator een persoon de toegang weigert met een geldig argument en deze persoon kan toch op een of andere manier naar binnen, mag deze persoon niet met geweld buitengezet worden. Mocht deze persoon voor problemen zorgen, moet de organisator de politie verwittigen. 3.1.2.3 Subsidie In de gemeentes Koksijde en Nieuwpoort kan je als organisator verplicht worden te werken met professionele stewards. Omdat hier een prijskaartje aan vast hangt zijn de gemeenten bereid om de organisator tegemoet te komen via subsidies. In de gemeente De Panne bestaat er geen mogelijkheid om subsidies te verkrijgen bij de inzet van professionele stewards.

20

De aanvraag voor de subsidie van professionele stewards wordt gedaan via de evenementenfiche. De aanvraag van subsidies moet worden aangekruist. Voor de goedkeuring van de subsidie dient er ook een kopie van het contract met een erkende bewakingsfirma meegegeven worden. (Zie: III Bijlagen, 3.2. Subsidiereglementen, blz. 96) 3.2. Verzekeringen Bij de organisatie van een evenement komt er heel wat kijken. Een ongeluk is soms niet afhankelijk van de kwaliteit van de organisatie, verzekeringen zijn één van de zaken waar de organisator best eens bij stilstaat. Hieronder worden verschillende verzekeringen uitgelegd die interessant kunnen zijn bij de organisatie van een evenement. 3.2.1. Brandverzekering (afstand van verhaal) Deze verzekering zorgt in de meeste gevallen voor de waarborg van het gebouw en de inboedel. Via de brandverzekering kan de schade vergoed worden door brand, water, storm, bliksem, … Als huurder van een zaal/tent wordt je verantwoordelijk gesteld voor het goed dat je huurt. Bij het beëindigen van de activiteit dien je de zaal/tent in de oorspronkelijke staat aan de eigenaar terug te bezorgen. Indien er tijdens de huurperiode schade is ontstaan door brand,…, dan draait de organisator op voor de schade. Als de eigenaar over een brandverzekering beschikt waarin de clausule ‘afstand van verhaal’ werd opgenomen, moet de huurder zelf geen brandverzekering afsluiten. De brandpolis van de eigenaar spreekt dan wanneer brand enzoverder ontstaat. Wat wel nog belangrijk is hierbij is dat de huurder nog een verzekering moet afsluiten voor zijn eigen inboedel. Indien de eigenaar geen afstand van verhaal doet, is het aangeraden om als huurder een brandverzekering af te sluiten. Voor de zalen van de gemeente Koksijde is er afstand van verhaal. Voor de zalen Vismijn en Paviljoen van stad Nieuwpoort is er afstand van verhaal, voor de overige zalen niet. In de gemeente De Panne is er geen afstand van verhaal. Voor fuiven of feesten die plaatsvinden in een gehuurde tent, is de verhuurder verzekerd tegen brand en is er in de meeste gevallen afstand van verhaal. Voor alle zekerheid is het aangewezen om als organisator dit bij de huurfirma zelf eens na te vragen. 3.2.2. Brand en ontploffing Deze verzekering is in het leven geroepen omdat bij brand en ontploffing de oorzaak soms moeilijk te achterhalen is. Om die reden is er sprake van een objectieve aansprakelijkheid, foutloze aansprakelijkheid waarbij bedoeld wordt dat de aansprakelijkheid kan opgelopen worden, zonder dat hem of haar een fout kan verweten worden. Het bewijs dat de schade het gevolg is van de brand of ontploffing volstaat om de eigenaar aansprakelijk te stellen. 3.2.3. Burgerlijke aansprakelijkheid

21

De gemeenten De Panne, Koksijde en Nieuwpoort raden de organisator sterk aan dat hij/zij een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor het evenement afsluit. De schade die de verzekerden naar aanleiding van een evenement zouden kunnen veroorzaken aan andere personen of goederen wordt door deze verzekering gedekt. Enkel de schade waarvoor de organisatie aansprakelijk gesteld kan worden, wordt verzekerd. De vereniging die het evenement organiseert kan al over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid beschikken. Hierbij is het belangrijk te onthouden dat de activiteiten die buiten de gewone werking van de vereniging vallen, soms niet door diezelfde verzekering gedekt worden. Dit wordt best op voorhand nagegaan. Vb. Een schaakclub die voor inkomsten een fuif organiseert. Hier zal de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van de schaakclub wellicht niet gelden voor schade die verricht worden aan derden of goederen voor, tijdens of na de fuif. Sinds 2007 zijn gestructureerde organisaties9 burgerrechterlijk aansprakelijk voor de schade die medewerkers/vrijwilligers toebrengen aan derden. Een vrijwilliger blijft zelf aansprakelijk wanneer hij schade veroorzaakt door bedrog, een zware fout of een herhaaldelijke lichte fout. Daarnaast geldt er ook een verzekeringsplicht en moeten gestructureerde verenigingen een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten voor elke vrijwilliger/medewerker. Voor niet-gestructureerde verenigingen10 is iedereen zelf aansprakelijk voor wat hij of zij doet. Deze verenigingen zijn niet verplicht om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten, maar gezien de risico’s die gepaard gaan met het organiseren van een evenement is het sterk aangeraden om toch een verzekering af te sluiten. 3.2.4. Verzekering lichamelijke ongevallen Voor het organiseren van een evenement zijn er heel wat medewerkers nodig. Zowel bij de opbouw, het evenement zelf als de afbraak van een evenement kan een medewerker een letsel oplopen. Het letsel van de medewerker wordt niet door de verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid gedekt aangezien hij deel uitmaakt van de organisatie, deze verzekering staat enkel borg voor schade aan derden. Indien de organisator verkiest om ook zijn medewerkers te verzekeren tegen lichamelijke ongevallen, dient hij hiervoor een aparte verzekering aan te gaan. Met de verzekering “lichamelijke ongevallen” worden zowel de organisator als de medewerkers verzekerd voor fysische problemen veroorzaakt door een ongeval bij de opbouw, de deelname (juist begrip?) en de afbraak van het evenement. Binnen de verzekering “lichamelijke ongevallen” bestaan er verschillende categorieën. Er kan geopteerd worden om de medewerkers te verzekeren voor de terugbetaling van de medische kosten, een kapitaal bij bestendige invaliditeit of een kapitaal bij overlijden. Bij het afsluiten van deze verzekering dient het aantal medewerkers worden doorgegeven. 3.2.5. Evenementenpolis Bij sommige verzekeringskantoren bestaat er een evenementenpolis. Dat is een verzekering die de vorige verzekeringen bundelt in één polis. Zowel ‘Burgelijke aansprakelijkheid’ als ‘brand en ontploffing’ als verzekering ‘lichamelijke ongevallen’ als ‘rechtsbijstand’ zijn gebundeld in deze evenementenpolis. Deze formule wordt ten sterkste aangeraden omdat dit de meest volledige verzekering is voor een organisator om zich te verzekeren voor het organiseren van een evenement. 9

Gestructureerde verenigingen = vzw’s lokale afdelingen van koepelverenigingen, feitelijke verenigingen met werknemers,… Niet-gestructureerde verenigingen = losser georganiseerde feitelijke verenigingen zoals vb. buurtcomités, vriendenclubs

10

22

4.

Muziek

4.1. Sabam SABAM staat voor Société ‘d Auteurs Belge - Belgische Auteurs Maatschappij. 4.1.1. Uitleg Het is een vennootschap met auteurs, componisten en uitgevers als leden. Sabam heeft van haar leden machtiging om toelating te verlenen voor de publieke uitvoering van beschermde werken. Voor die uitvoering vraagt de maatschappij in naam van haar leden auteursrechten. Het is de organisator van het evenement die deze rechten verschuldigd is. Aanvraagprocedure Sabam 1) Wie een evenement wil organiseren, stuurt best 10 dagen op voorhand het document ‘aanvraag tot toelating’ indienen bij het regionaal Sabamkantoor. Sabam Agentschap Brugge-Oostende Lijsterstraat 25 8400 Oostende

Tel.: 059/70 60 14 Fax: 059/51 09 37 [email protected]

2) Ten laatste 8 dagen na het evenement, moet de lijst van uitgevoerde werken, volledig ingevuld en ondertekend, door de verantwoordelijke van het evenement worden overgemaakt aan het lokaal innningskantoor. 3) Indien gevraagd, wordt geacht het document ‘opgave van ontvangsten’ volledig in te vullen en te ondertekenen. Binnen de termijn van 8 dagen na het evenement, moet dit worden overgemaakt aan het lokaal inningskantoor. 4) De gestelde termijnen van betaling dienen gerespecteerd te worden. Indien aan één van deze vier voorwaarden niet wordt voldaan, wordt een tariefverhoging van 30% toegepast. 4.1.2. Tarieven • • •

Voor de meeste evenementen zal er gewerkt worden volgens het tarief nr. 105(bals, party’s, fuiven, feesten, …). De exacte kostprijs wordt bepaald in functie van de grootte van de zaal en de gemiddelde inkomprijzen. Hierbij wordt er ook rekening gehouden met de drankprijs Het basistarief is altijd 10% van de bruto-ontvangsten Bruto-ontvangsten = niet alleen de inkomsten van de inkomprijzen, steunof lidkaarten maar ook alle directe of indirecte sponsoring. Het minimum verschuldigde bedrag kan echter nooit lager zijn dan 10% van de uitkoopsom. Uitkoopsom = alle bedragen die de organisator verschuldigd is voor het op- of uitvoeren van het programma. vb. kostprijs groepen, DJ’s, …

Om het specifieke tarief te raadplegen of een simulatie uit te voeren, zie www.sabam.be.

23

4.2. Billijke Vergoeding 4.2.1. Uitleg Dit is een vergoeding waarop uitvoerende kunstenaars en producenten recht hebben wanneer hun muziek uitgezonden wordt. Afhankelijk van het soort uitbating en de sector is er een verschillende aanpak. Zo wordt er een onderscheid gemaakt tussen permanente uitbatingen en tijdelijke activiteiten. Aangezien de meeste evenementen een tijdelijke activiteit zijn, zal in deze infobundel enkel deze aanpak verder worden uitgelegd. De organisator moet zelf nagaan of de billijke vergoeding al werd betaald voor de zaal(jaartarief). Indien niet, dan moet de aangifte minstens vijf dagen voor de aanvang van het evenement gemeld worden bij de dienst billijke vergoeding: Outsourcing Partners N.V. Postbus 10.181 9000 Gent 12 www.bvergoed.be

Tel.: 070/66 00 16 (ma-vrij: 9u-15u30) Fax: 070/66 00 12 [email protected]

4.2.2. Tarieven Er zijn twee soorten tarieven voor de billijke vergoeding: 1) Tarief zaal Niet enkel de oppervlakte maar ook de toegangsprijs van het evenement spelen een rol voor de bepaling van het tarief. De hoogste inkomstprijs komt in aanmerking. 2) Tarief openlucht/tent Hier moet men drie tarieven combineren ‘dans’, ‘drank’ en ‘zonder drank’. Dit betekent dat het totale bedrag wordt berekend door eerst de totale oppervlakte van de tent/openlucht op te meten. Daarna wordt de oppervlakte met dans en deze met drank berekend. De overige oppervlakte valt onder het tarief ‘zonder drank’. Voor verdere specifieke tarieven zie www.bvergoed.be. 4.3. Geluidshinder voorkomen Voor de wettelijke bepalingen van de geluidsnormen zie II. Checklist theorie 1.4. Geluidsnormen. Onder dit punt worden nog enkele tips meegegeven om geluidshinder te voorkomen. Voor het evenement is het mogelijk om de buurtbewoners te informeren. De bewoners kunnen op de hoogte gebracht worden van: - datum - begin- en einduur - plaats - reden evenement - verantwoordelijke en contactgegevens Als de buurtbewoners op de hoogte zijn van wat er gepland is, worden klachten meestal tot een minimum beperkt. Een extra tegemoetkoming aan de bewoners is: - een gratis toegangskaart - gratis consumpties -… 24

Tijdens het evenement kan er ter verduidelijking een affiche of bericht opgehangen worden om de bezoekers te sensibiliseren om buiten de rust te bewaren. Er kan ook rekening gehouden worden met de opstelling van de boxen: - trillingsvrij ophangen - zo ver mogelijk van de scheidingswand van aanpalende woningen plaatsen.

25

5.

Extra

5.1. Opstellen lijst nuttige telefoonnummers Voor het organiseren van een evenement moet er heel wat geregeld worden. Medewerkers zoeken, zorgen voor materiaal, klank- en licht, eten,… Vandaar dat het voor de organisator handig kan zijn om een lijst met telefoonnummers op te maken voor de duur van het evenement. Dit kunnen ondermeer de nummers zijn van de medewerkers, de brouwer,… 5.2. -16 jaar In de gemeenten De Panne, Koksijde en Nieuwpoort wordt er vanuit gegaan dat alle fuiven commercieel zijn. Bij commerciële fuiven mogen jongeren minder dan 16 jaar de fuif niet binnen. Op die regel bestaat de uitzondering dat de jongere wel toegelaten wordt onder begeleiding van zijn/haar ouders of wettelijke voogd.

26

III Bijlagen In de bijlagen worden ondermeer de gemeentelijke zalen en materiaal besproken. De (huur)prijzen zijn een moment opname waardoor de effectieve huurprijs kan verschillen met de hier genoemde prijzen. Ook de lijst met gemeentelijk materiaal kan verschillen met de werkelijkheid door bvb schade, diefstal of aankoop nieuw materiaal. De schrijvers van deze infobundel kunnen hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden. 1.

Locatie

1.1. Tent-openlucht Om een evenement te mogen organiseren in een tent of openlucht op openbaar domein, moet men de goedkeuring hebben van de gemeente waar het evenement zal plaatsvinden. De brandweer dient ook langs te komen om de capaciteit te bepalen en mee te delen welke veiligheidsvoorwaarden er dienen genomen te worden. 1.1.1. Capaciteit-brandveiligheid Bij de organisatie van evenementen met een openbaar karakter wordt de brandweercommandant van de gemeente gewaarschuwd. De brandweer komt langs voor een verslag. In dit verslag is de capaciteit van de zaal/tent opgenomen, welke en waar de nodige nooduitgangen zijn en de veiligheidsvoorschriften verbonden aan het evenement. De Panne Brandweercommandant Luc Brouckxou 058/41 20 20 of 0475/93 97 46

Koksijde Brandweercommandant Werner Tyteca 058/53 38 04 [email protected]

Nieuwpoort Brandweercommandant Roger Van Brussel 058/23 30 25 of 0498/92 92 33 [email protected] 1.1.2. Inname openbaar domein/tijdelijk parkeerverbod Elke activiteit die op één of andere manier gebruik maakt van de openbare weg (afzetten straten, zones verboden parkeren, …) kan pas plaatsvinden wanneer de toelating gevraagd worden voor inname van het openbaar domein en/of een tijdelijk parkeerverbod aan het College van Burgemeester en Schepenen van de betrokken gemeente. Voor meer informatie, wat betreft inname openbaar domein of een tijdelijk parkeerverbod, kunt u terecht bij: Politiezone Westkust – Directie Operaties 058/53.30.00 Contactpersonen: • Commissaris Vanmassenhove • Hoofdinspecteur Delanghe

27

1.2. Gemeentelijke zalen Elke gemeente beschikt over een aantal zalen die de gemeente verhuurt aan organisatoren van evenementen. Elke zaal beschikt over een reglement. Hieronder worden de gemeentelijke zalen overlopen van De Panne, Koksijde en Nieuwpoort. De adressen, contactgegevens, infrastructurele gegevens en zaalvoorwaarden worden opgesomd. 1.2.1. De Panne 1.2.1.1. Overzicht gemeentelijke zalen Hieronder wordt er een overzicht gegeven van alle gemeentelijke zalen op het grondgebied van De Panne. De zalen waar er een optreden, fuif of bal kan plaatsvinden, worden uitvoerig besproken. (wat er ter beschikking is, de capaciteit, de zaalvoorwaarden, …) We starten met de zalen waar er geen optreden, fuif of bal kan doorgaan, maar wel gehuurd kan worden voor andere activiteiten. Deze zalen worden kort aangehaald. Voor meer gegevens (vb. zaalvoorwaarden), kan je terecht bij de contactpersoon die vermeld wordt per zaal. A. Gemeentelijke zalen waar geen optreden, fuif of bal kan doorgaan Feestzaal Gemeentehuis Adres: Zeelaan 21, 8660 De Panne Contactpersoon: Karine Cordier tel: 058/42.16.16 Opp. 247.39 m²

Capaciteit Staand: 250 Zittend zonder tafels: 250 Zittend: 200 Uitschuifbare tribune: 282

Gebruik • Repetities • Opvoeringen • Vergaderingen • Congressen • Allerhande vormen van animatie • In combinatie met foyer: recepties en tentoonstellingen

Aanwezig • Geluids- en belichtingsinstallatie • Verwarming en luchtkoelinginstallatie • Podium • Uitschuifbaar scherm • Kleedruimtes

Foyer Gemeentehuis Adres: Zeelaan 21, 8660 De Panne Contactpersoon: Karine Cordier tel: 058/42.16.16 Opp. 229 m²

Capaciteit Staand: 160 Zittend: 80 (aan 20 tafels) Combinatie feestzaal – foyer: Max. 350 toegelaten

Gebruik Aanwezig • Recepties • 6 hoge tafels • Vernissages • Bar • Tentoonstellingen • Muziekinstallatie • Animatie: kaarting, film, • Staander met micro koffietafel, quiz, bingo, voordracht, animatieoptreden, diavoorstelling, infonamiddag,… 28

Vergaderzaal 1 Gemeentehuis Adres: Zeelaan 21, 8660 De Panne Contactpersoon: Karine Cordier tel: 058/42.16.16 Opp. 133.50 m²

Capaciteit Staand: 180 Zittend: 100 (aan 25 tafels) Zittend zonder tafel: 120

Gebruik • Animatie • Recepties • Tentoonstellingen • Cursussen • Vergaderingen

Aanwezig • Stopcontacten • Muziekinstallatie met boxen • Bevestigingssystemen • Spots

De Korre Adres: Koninklijke Baan 7, 8660 De Panne Contactpersoon: Karine Cordier tel: 058/42.16.16 Opp. 97 m²

Capaciteit Staand: 100

Gebruik • Animatie • Recepties • Cursussen • Vergaderingen

Aanwezig • Tafels en stoelen (voor 50 mensen) • Muziekinstallatie • TV • Uitschuifbaar scherm voor projecties • Keuken11

Tot hier de zalen waar er geen fuiven, bals of optredens kunnen plaatsvinden georganiseerd door een particulier of een vereniging.

11

De keuken beschikt over een gasfornuis, borden, kopjes en schoteltjes, soepkommetjes, mosselkommen, bestek, tapinstallatie, glazen en grote ingebouwde koelkast.

29

B. Gemeentelijke zalen waar een optreden, fuif of bal kan doorgaan Aan alle gemeentelijke zalen zijn er zaalvoorwaarden verbonden. Hieronder worden deze beschreven per zaal. Gemeenschapshuis Adres: Kerkweg 5, 8660 De Panne Contactpersoon: Karine Cordier tel: 058/42.16.16 Opp. 193 m²

Capaciteit Staand: 180 Zittend: 130

Gebruik • Recepties • Opvoeringen • Animatie • Repetities • Fuiven • Tentoonstellingen • Cursussen • Vergaderingen

Aanwezig • 24 tafels • 130 stoelen • Bar12 • Muziekinstallatie • Keuken

Zaalvoorwaarden: − Flesopeners, vuilniszakken, handdoeken, afwas- en schoonmaakproduct en zwabber en dweil dienen door de gebruiker meegebracht te worden. − Bij verhuur van het gemeenschapshuis is het gebruik van het ballenbad en het speelplein van De Jutter verboden. − Het organiseren van barbecue is toegelaten onder voorwaarde dat een dubbele waarborg betaald wordt en er plastieken stoelen gebruikt worden. − Na afloop van de activiteit moet je de zaal achterlaten in de staat zoals ze zich bevond bij aankomst. − Het schoonmaken moet gebeuren overeenkomstig de richtlijnen van de zaalverantwoordelijke. Daarnaast moeten ook alle apparaten afgelegd worden en alle ramen en deuren gesloten. − Als je een fuif organiseert meldt het gemeentebestuur dit aan de conflictbemiddelaars. − Het gemeenschapshuis is de enige zaal die ter beschikking staat van particulieren. Jeugdontmoetingscentrum Adinkerke (’t Kot) Adres: Kerkweg 5, 8660 De Panne Contactpersoon: Jeugddienst De Panne tel: 058/42.21.94 Opp. 100 m²


Gebruik • Repetities • Opvoeringen • Animatie • Recepties • Fuiven • Cursussen • Vergaderingen

Aanwezig • Stopcontacten • Muziekinstallatie met boxen • Bevestigingssystemen • Spots

Zaalvoorwaarden: − Het gebruik is gratis, je hoeft ook geen waarborg te betalen. − Als je materialen nodig hebt, kan je je wenden tot de dienst Jeugd. Daar kan je trouwens ook de brochure “uitleendienst van de dienst Jeugd” verkrijgen. − Na afloop van de activiteit moet je de zaal en het sanitair opruimen en schoonmaken. − Alle afval moet in vuilniszakken gestopt worden, dichtgeknoopt en buiten geplaatst. 30

− Vergeet ook niet alle apparatuur af te leggen en alle ramen en deuren te sluiten voor je vertrek. Polyvalente zaal Adres: Sportlaan 2, 8660 De Panne Contactpersoon: Karine Cordier tel: 058/42.16.16 Opp. 1901.3 5 m²

Capaciteit Fuif: 640

Gebruik • Sportieve activiteiten

Aanwezig

Zaalvoorwaarden: − De polyvalente zaal staat enkel ter beschikking voor sportieve activiteiten met uitzondering van enkele niet-sportieve evenementen die er jaarlijks plaatsvinden, dit met uitdovend karakter. − Per evenement dienen er afspraken gemaakt worden met de brandweer en dient het maximale aantal personen bepaald te worden in functie van de beschikbare ruimte die nog overblijft na het plaatsen van een podium, togen enz. Zorg er steeds voor dat de nooduitgangen open zijn en dat ze voldoende toegankelijk zijn. − Het gemeentebestuur stelt gratis het feestmateriaal dat je nodig hebt, ter beschikking. − Podiumelementen worden verplicht geplaatst door de gemeentelijke technische dienst tegen een vergoeding van 15,00 euro per uur. De rest van het materiaal kan je zelf plaatsen en na afloop opruimen. Zo kan je heel wat personeelskosten uitsparen. − Het opruimen en poetsen begint onmiddellijk na de activiteit en volgens de onderrichtingen van de zaalwachter. Doe je dit niet dan doet het gemeentepersoneel het tegen een vergoeding van 20,00 euro per uur. − Voor het gebruik, van deze zaal moet je verplicht een beroep doen op een gemeentelijke zaalwachter. De vergoeding hiervoor bedraagt 10,00 euro per uur. De Boare Adres: Koningsplein, 8660 De Panne Contactpersoon: Karine Cordier tel: 058/42.16.16 Opp. 950 m²

Capaciteit Volledige zaal: Staand: 900 Zittend: 450 Opgesplitst Zaal 1: 440 Zaal 2: 560

Gebruik • Repetities • Opvoeringen • Animatie • Recepties • Fuiven • Tentoonstellingen • Cursussen • Vergaderingen

Aanwezig • Bestek en koffie- en gebakservice voor 500 personen • 300 glazen

Zaalvoorwaarden: − In De Boare wordt enkel de middelzaal verhuurd, de cafetaria’s worden niet afzonderlijk verhuurd. Voor grote activiteiten kunnen, in overleg met het college van burgemeester en schepenen en de verantwoordelijken van de dienst jeugd en de dienst senioren, eventueel beide cafetaria’s ter beschikking gesteld worden. − In de zaal kan men een mobiele bar met tapinstallatie en spoelbak en podiumelementen aanbrengen. − Flesopeners, vuilniszakken, handdoeken dienen door de gebruiker meegebracht te worden.

12

Bar: tapinstallatie, koelkast

31

− De zaal kan ook gebruikt worden voor burgerlijke diensten, dit tegen de prijs van 50,00 euro en voor zover het niet in gebruik is voor andere activiteiten. − Het organiseren van barbecues is enkel toegelaten onder voorwaarde dat een dubbele waarborg betaald wordt en dat plastieken stoelen gebruikt worden. − Na afloop van de activiteit moet je de zaal achterlaten in de staat zoals ze zich bevond bij aankomst. − Het schoonmaken moet gebeuren overeenkomstig de richtlijnen van de zaalverantwoordelijke. Daarnaast moeten ook alle apparaten afgelegd worden en alle ramen en deuren gesloten. − De Boare staat enkel ter beschikking voor gebruik door verenigingen, instellingen, diensten en adviesraden. − Voor initiatieven met een duidelijk commercieel doel georganiseerd door niet-inwoners van De Panne en Adinkerke of verenigingen die niet erkend zijn door de gemeenteraad van De Panne wordt het basistarief van het trefcentrum De Boare op 500,00 euro gesteld voor de volledige zaal en 250,00 euro voor de halve zaal. 1.2.1.2. Huurprijs gemeentelijke zalen De huurprijs voor het gebruik van de zaal wordt als volgt berekend: (BTxDxW)+(STxdxW)+(U+15,00 euro) BT = basistarief: dit is de huurprijs waarin het gebruik van het lokaal, het gebruik van de aanwezige basisuitrusting en de energiekosten inbegrepen is D = het aantal dagdelen van de effectieve activiteit met VM = voormiddag (van 8u00 tot 13u00) NM = namiddag (van 13u00 tot 18u00) A = avond (van 18u00 tot 24u00) N = nacht (van 24u00 tot 8u00) W = waardecijfer: CATEGORIE

WAARDECIJFER

Categorie 1

Gemeentebestuur, adviesraden

0

Categorie 2

Verenigingen, instellingen of 1 diensten zonder winstoogmerk van de gemeente

Categorie 3

Verenigingen, instellingen of 4 diensten zonder winstoogmerk van buiten de gemeente Verenigingen, instellingen of diensten met een winstoogmerk van de gemeente Particulieren gemeente

Categorie 5

van

de

Verenigingen, instellingen of 6 32

diensten met winstoogmerk van buiten de gemeente Particulieren van buiten de gemeente ST = speciaal tarief: dit tarief is van toepassing voor de voorbereiding van de activiteiten en het opruimen van de zaal. Voor tentoonstellingen, repetities en cursussen wordt enkel het speciaal tarief aangerekend. Voor deze drie activiteiten is dus geen basistarief verschuldigd. d = het aantal dagdelen van de effectieve voorbereiding en het opruimen van de zaal. De inschakeling van gemeentelijke diensten op zaterdag en zondag wordt zoveel mogelijk vermeden (om reden van overuren). Als het materiaal daardoor enkele extra dagdelen blijft staan, hoef je daarvoor niet te betalen. U = aantal werkuren van het personeel. De seniorenverenigingen en adviesraden voor senioren hoeven geen personeelskosten te betalen. Voor het gebruik van de zalen, moet je ook een waarborg betalen. − Je betaalt de waarborg aan de gemeenteontvanger binnen de tien dagen na het ontvangen van de factuur. − Indien je regelmatig gebruik maakt van, al dan niet verschillende, gemeentelijke zalen kan je de waarborg ook in bewaring laten bij het gemeentebestuur. − De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor het terugvorderen van de waarborg binnen de zes maanden na afloop van de datum waarop de gemeentelijke infrastructuur werd gebruikt. Volgende tarieven zijn van toepassing ZAAL

BT

ST

WAARBO RG

Feestzaal

25,00

5,00

150,00

Foyer

20,00

5,00

50,00

Vergaderzaal 1

15,00

5,00

50,00

De Korre

10,00

5,00

50,00

Gemeenschapshuis

15,00

5,00

75,00

Polyvalente zaal

100,00

10,00

500,00

’t Kot

0,00

0,00

0,00

De Ravotter De Boare Volledige zaal 50,00 Halve zaal 25,00 Opmerking zie (pag. 13) laatste zaalvoorwaarde

50,00 10,00 5,00

150,00 100,00

1.2.2. Koksijde 1.2.2.1.Overzicht gemeentelijke zalen

33

Hieronder wordt er een overzicht gegeven van alle gemeentelijke zalen op het grondgebied van Koksijde. De zalen waar er een optreden, fuif of bal kan plaatsvinden, worden uitvoerig besproken. (wat er ter beschikking is, de capaciteit, de zaalvoorwaarden, …) We starten met de zalen waar er geen optreden, fuif of bal kan doorgaan, maar wel gehuurd kan worden voor andere activiteiten. Deze zalen worden kort aangehaald. Voor meer gegevens (vb. zaalvoorwaarden), kan je terecht bij de contactpersoon die vermeld wordt per zaal. A. Gemeentelijke zalen waar geen optreden, fuif of bal kan doorgaan Vergaderzaal JOC De Pit Adres: Kursaallaan 28 , 8670 Koksijde Contactpersoon: jeugddienst Koksijde Opp. 33 m²

Capaciteit Zittend: 20

Gebruik • Kleine Workshops • Vergaderingen

Zaal Noordduinen 1 Adres: Helvetiastraat 47, 8670 Koksijde Contactpersoon: Annick Wullus Opp. 248 m²



Opp. 175 m²


Aanwezig • 270 stoelen • 55 tafels • keuken met afwasmachine + combisteamer + volledig uitgeruste bar

Tel: 058/53.30.95

Gebruik • Socio-culturele activiteiten • Familiefeesten • Modeshow • Beurzen

Willem Elsschotzaal Adres: Casinoplein 10, 8670 Koksijde Contactpersoon: Hilde Huyghe

Aanwezig • 45 tafels • 230 stoelen

Tel: 058/53.30.95

Gebruik • Socio-culturele activiteiten • Familiefeesten • Modeshow • Beurzen

Zaal ’t Oud Schooltje Adres: Kerkstraat 20A, 8670 Koksijde Contactpersoon: Annick Wullus

Aanwezig • 8 tafels • 20 stoelen

Tel: 058/53.30.95

Gebruik • Socio-culturele activiteiten • Familiefeesten • …

Zaal Kerkepanne Adres: Strandlaan 128, 8670 Koksijde Contactpersoon: Annick Wullus Opp. 368 m²

Tel: 058/53.29.70

Aanwezig • 20 kleine tafels • 15 grote tafels (6 man) • 96 stoelen

Tel: 058/53.29.87 34

Opp. 60 m²

Capaciteit Zittend vergadering:32 Activiteit: 70

Gebruik • Enkel voor erkende Koksijdse verenigingen en activiteiten die bijdragen tot de uitstraling van de bibliotheek en bevorderen van het socioculturele werk van de gemeente

Aanwezig • Projectiescherm • 30 stoelen

Adbijhoeve Ten Bogaerde Adres: Ten Bogaerdelaan 12 , 8670 Koksijde Contactpersoon: Valerie Vandamme Tel: 058/53.39.57 Zaal Boven Zaal 2

Opp. 1 200 m²

75 m²


Gebruik • Concerten • Socio-culturele activiteiten Staand: 75 • Culturele activiteiten of evenementen Zittend zonder • Educatieve tafel: 65 activiteiten of Zittend: 45 evenementen

Aanwezig • 150 stoelen • •

9 tafels 250 stoelen

Staand: 80 Barruimte

80 m² Zittend: 45

Tot hier de zalen waar er geen fuiven, bals of optredens kunnen plaatsvinden georganiseerd door een particulier of een vereniging.

35

B. Gemeentelijke zalen waar een optreden, fuif of bal kan doorgaan Aan alle gemeentelijke zalen zijn er zaalvoorwaarden verbonden. Hieronder worden deze beschreven per zaal. Zaal Witte Burg Adres: Witte Burg 92, 8670 Koksijde Contactpersoon: Annick Wullus Opp. 424 m²


Tel: 058/53.30.95

Gebruik • Socio-culturele activiteiten • Fuiven • Familiefeesten • Modeshow • Beurzen • …

Aanwezig • keuken met vaatwasmachine + volledig uitgeruste bar • 100 tafels • 8 praattafels • 400 stoelen • 300 klapstoelen

Zaalvoorwaarden: − Het roken in de gemeentelijke gebouwen is verboden − Huursom accommodatie + de tafels en stoelen = € 500,00 − De huurwaarborg van € 500,00 moet worden afgegeven bij de gemeenteontvanger of wordt gestort (zie factuur ontvangerij) − Na het evenement ontvangt u een factuur voor het opkuisen van de zaal door de gemeentelijke kuisploeg, de aanwezigheid van de zaalverantwoordelijke, verbruiksonkosten (gas, elektriciteit, water), materialen, telefoon, planten en technische bijstand − Indien u geen gebruik wenst te maken van de infrastructuur, brengt u het gemeentebestuur hiervan schriftelijk op de hoogte − te vermelden op affiches en toegangsticketten: fuif niet toegelaten voor personen onder de 16- jaar. Indien betrokkenen gedurende de hele avond vergezeld zijn door ouder of voogd mag de -16-jarige wel binnen − verkoop van drankbonnetjes tot 2u15 − om 02.30 uur muziek stiller + een aantal lichten aanknippen + aankondigen dat fuif op zijn einde loopt − om 03.00 uur organisator begint met het opruimen van de gebruikte accommodatie, er mag geen drank meer geschonken worden − Einduur fuif: 03.00 uur − Het college van burgemeester en schepenen vraagt om bij “lawaaierige” activiteiten de deuren altijd dicht te houden. Denk aan de buren. − Bij het opruimen mag er geen muziek gespeeld worden − Het college van burgemeester en schepenen besliste dat de bestelling van bier, water en frisdrank dient te gebeuren bij een lokale drankleverancier − Voor een eventuele maaltijd vraagt het schepencollege om bij voorkeur met een traiteur uit de gemeente te werken − Bij jongerenfuiven moet drank steeds in plastieken bekers geschonken worden − De jeugddienst stelt voor om bij fuiven gebruik te maken van de herbruikbare bekers en − sensibiliseringsborden − Gelieve voor verdere afspraken ruim op voorhand contact op te nemen met de betrokken zaalverantwoordelijke: Witte Burg = Jean Deburchgraeve - tel. 058 51 92 91 en fax 058 51 07 93 of privé 058 51 43 18 of gsm 0475 61 71 06 − Indien u materialen van gemeente Koksijde wenst te gebruiken, kan u hiervoor een schriftelijke aanvraag bij de technische dienst indienen

36

− Om praktische redenen worden er geen materialen meer van de ene zaal naar de andere

zaal verhuisd − De vluchtwegen in de zaal dienen altijd volledig vrij gehouden te worden − Wat de zaalverantwoordelijke betreft: twee zaalverantwoordelijken zijn altijd aanwezig voor tijdens en na de fuif. Hij zal de deuren op het afgesproken uur komen openen zodat u de zaal kan klaarzetten. Hij mag onder geen enkel beding een financiële tegemoetkomingontvangen. − Indien de zaalverantwoordelijke niet aanwezig, kan u de gemeentelijke wachtdienst telefoneren - GSM-nummer 0475 92 19 07 − Voor de aanwezigheid en prestaties buiten de normale werkuren worden overuren ingediend bij de technische dienst. De organisator zal bij het verlaten van de zaal aftekenen voor einde der activiteit. De zaalverantwoordelijke zal de verbruiksgegevens op een speciaal formulier vermelden en aan de technische dienst bezorgen (factuur). − Volgende personen dienen verplicht aanwezig te zijn: professionele stewards (het aantal wordt later meegedeeld) & een W.C.-madame. De W.C.-madame mag geen geld vragen! Reden: vermijden dat fuifgangers buiten urineren. − Wat het reinigen en terug in orde brengen van de gebruikte lokalen na de activiteit betreft : • het opruimen gebeurt door de huurder van de accommodatie direct na de activiteit. Gebruikte accommodatie opruimen: vegen, tafels en stoelen ordenen en reinigen, asbakken en glazen afwassen, en dergelijke meer, zo niet zien wij ons genoodzaakt om een extra onkostennota op te maken. De zaalverantwoordelijke zal uitleggen wat er opgeruimd moet worden. Na de activiteit moet de huurder van de zaal het karton en glas opruimen en verwijderen. • de externe kuisploeg reinigt de accommodatie. Zie factuur ontvangerij. − Eventuele schade aan de inrichting komt ten uwe laste. Deze schade kan tegensprekelijk bepaald worden binnen de 24 uren na het beëindigen van de activiteit, zo niet wordt deze schade ambtshalve aangerekend. − Aangifte van SABAM m.b.v. een formulier: af te halen op dienst feestzalen of telefonisch aan te vragen, tel. 058 53 30 95.Tel. info SABAM: 059 70 60 14. Billijke Vergoeding: door u te regelen – info www.bvergoed.be – [email protected] of tel. 070 66 00 16. − Er mag geen sterke drank geschonken worden behoudens machtiging van de commissaris van politie (CBS 15/11/2000) MAAR door de administratieve vereenvoudiging is een vergunning voor het schenken van alcoholische dranken niet meer van toepassing. − zaal kan worden gehuurd door: • Erkende en gesubsidieerde verenigingen door de gemeente Koksijde • Particulieren die inwoner zijn van de gemeente Koksijde. Die kunnen de zaal enkel gebruiken voor: communiefeesten, huwelijksfeesten, pensioenfeesten, gouden of diamanten bruiloften. Een particulier kan de Witte Burg niet gebruiken voor fuiven of een verjaardagsfeest. c.c. Casino Koksijde Hieronder worden de specifieke zaalvoorwaarden aangehaald van het hele gebouw c.c. CasinoKoksijde. Zaalvoorwaarden: - Het roken in de gemeentelijke gebouwen is verboden. - Gesloten in de maand juni en alle zondagen - De zaal wordt pas officieel toegekend als de evenementenfiche volledig is goedgekeurd. - De reservatie geeft recht op het gebruik van de ter beschikking gestelde ruimtes inclusief het aanwezige meubilair. - Voor minderjarige inrichters is een borgstelling van 2 meerderjarigen vereist ANNULATIE ZAAL • Het c.c. CasinoKoksijde moet tijdig en schriftelijk op de hoogte worden gebracht van het niet-gebruik van een lokaal. De annuleringskosten: − bij tijdige annulering: 30% huurprijs 37

•

•

− bij niet-tijdige annulering: 100% huurprijs Het college van burgemeester en schepenen kan de reeds verleende toelatingen intrekken voor de activiteiten die plaats hebben 1 week voor of 1 week na eventuele verkiezingen, zonder verplichting van betalen van schadevergoeding. Reeds gestorte huurgelden worden dan terugbetaald. Een huurder kan een geval van overmacht inbrengen. Hiervoor dient een schriftelijke ”gemotiveerde uitleg” aan het college van burgemeester en schepenen gericht te worden binnen de 14 dagen na de geplande datum. De beslissing van het eventuele kwijtschelden van de annuleringskosten ligt enkel bij het college van burgemeester en schepenen. Na hun besluit is geen beroep meer mogelijk.

TICKETS • Ofwel worden de tickets gemaakt en verkocht door het bespreekbureau van c.c. CasinoKoksijde. Daarvoor betaalt de huurder € 0,62 per verkocht ticket aan c.c. CasinoKoksijde. Hier dient de huurder op de avond van de activiteit, voor 18u, alle informatie omtrent de ticketverkoop op te halen bij het bespreekbureau. • Ofwel worden de tickets gemaakt en verkocht door de huurder zelf (dan is er geen ticketverkoop mogelijk door bespreekbureau) • In beide gevallen staat de huurder in voor de avondkassa + controle tickets aan ingang zaal • De gemeente Koksijde heeft recht op 6 vrijkaarten per voorstelling. Indien de tickets niet door het bespreekbureau worden opgemaakt, dienen deze 6 tickets minstens 1 maand voor de activiteit aan het bespreekbureau worden afgegeven DOCUMENTEN • Naargelang de aard van de activiteit verbindt de huurder zich ertoe te zullen voldoen aan: o Voorschriften in verband met accijnzen en wetten op de handelspraktijken o Geldende politiereglementen (vb. leeftijdsgrens, sluitingsuur, …) o Voorschriften in verband met auteursrechten. Voor de aangifte van SABAM, kan je een formulier afhalen bij het bespreekbureau van het c.c. CasinoKoksijde. o Billijke vergoeding is betaald door het c.c. CasinoKoksijde. De huurder dient geen aangifte te doen van de activiteit, de onkosten zijn al inbegrepen in de huurprijs van de zaal o Reglementen in verband met tapvergunningen o De reglementen in verband met tapvergunningen: naast een vergunning voor het schenken van alcoholische dranken, dient een gemeentelijke vergunning voor het schenken van sterke drank afgehaald te worden op het gemeentehuis, Zeelaan 303 bij mevrouw Hilde Lanssens, tel. 058/ 53 30 43 o Fiscale verplichtingen op het gebied van de inhouding van de bedrijfsvoorheffing op vergoeding aan buitenlandse artiesten en het indienen van de voorgeschreven loonlijsten voor buiten- en binnenlandse artiesten o De richtlijnen verstrekt door het toezichthoudend personeel, zoals vb. met betrekking tot geluidshinder, opkuis, rookverbod, … • alle kwesties niet voorzien in onderhavig reglement en alle mogelijke betwistingen zullen door het college van burgemeester en schepenen onderzocht en beslecht worden na de betrokkenen te hebben gehoord. VERANTWOORDELIJKHEID • De huurder is verantwoordelijk voor de gebruikte infrastructuur van het c.c. CasinoKoksijde, de uitrusting en de ter beschikking gestelde apparaten ongeacht de schade werd aangericht door hemzelf, de medewerkers of de deelnemers van de activiteit. Het c.c. CasinoKoksijde en het college van burgemeester en schepenen kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen noch voor schade aan derden. • Het gemeentebestuur doet afstand van verhaal ten aanzien van de huurder voor wat betreft de brandverzekering van de Casino-infrastructuur. Franchise = € 186,00 voor brand- en ontploffingsschade, € 620,00 38

•

• •

• • •

voor water- en andere schade. Indien de huurder over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid beschikt, dient men een afschrift van de polis waaruit blijkt dat men voor voldoende kapitaal verzekerd is, aan c.c. CasinoKoksijde te bezorgen. Indien de huurder niet verzekerd is : kopie van een evenementenpolis voor te leggen. De huurder doet afstand van verhaal ten aanzien van c.c. CasinoKoksijde en de gemeente Koksijde voor wat betreft meegebrachte goederen of apparatuur. Het c.c.CasinoKoksijde en het college van burgemeester en schepenen kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal van en/of schade aan die materialen. De huurder is verplicht onmiddellijk na iedere activiteit de materialen, goederen en uitrusting niet behorend tot het patrimonium van c.c. CasinoKoksijde te verwijderen. In tegengesteld geval behoudt c.c. CasinoKoksijde het recht zelf in te staan voor de verwijdering op kosten van de huurder. Voor aanvang van de activiteit overloopt de organisator samen met de zaalwachter de checklist van de zaal en de evacuatieprocedure. Beide partijen ondertekenen deze checklist voor akkoord. De zalen en het meubilair worden steeds in behoorlijke staat ter beschikking gesteld van de huurder. Elke opmerking ter zake zal vóór aanvang van de activiteiten worden meegedeeld aan de zaalwachter van het c.c. CasinoKoksijde. De huurder dient de vooraf vastgestelde schade in de zaal, aan het meubilair of aan het materiaal te rapporteren aan de zaalwachter. Veroorzaakte schade moet onmiddellijk en spontaan aan de dienstdoende zaalwachter gerapporteerd worden. Na elke activiteit wordt door de zaalwachter van dienst een controle van de gebruikte zaal en het materiaal uitgevoerd. Eventuele schade kan tegensprekelijk bepaald worden binnen de 24 uren na het beëindigen van de activiteit, zoniet wordt deze schade ambtshalve aangerekend.

VEILIGHEID • De huurder moet rekening houden met de maximumcapaciteit van de zaal en mag het aantal toegewezen plaatsen per ruimte, niet overschrijden. • Het c.c. CasinoKoksijde stelt zelf verstiairepersoneel ter beschikking. • De vestiaire is verplicht. Er wordt geen vergoeding gevraagd. • Paraplu’s, losse jassen en grote tassen zijn noch in de feestzaal noch in de theaterzaal toegelaten. Bij activiteiten in alle zalen is het gebruik van de vestiaire verplicht. De huurder dient er op toe te zien dat dit nagevolgd wordt. • De vestiaire opent een uur voor aanvang en sluit ten laatste één uur na het einde van de activiteit. • Het vestiairepersoneel dat aanwezig is tot het einde van de activiteit, krijgt van de organisator twee consumpties aangeboden. Het overige vestiairepersoneel krijgt één consumptie aangeboden. • Er geldt een algemeen rookverbod in alle lokalen en ruimtes van het c.c. CasinoKoksijde. De huurder dient hierop toe te zien. • Misbruik van brandbestrijdings- en brandmeldingsapparatuur wordt financieel gesanctioneerd. • Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake arbeidsinspectie [A.R.A.B. en A.R.E.I.] in het gedrang kunnen brengen, zijn strafbaar en dus streng verboden. • c.c. CasinoKoksijde kan niet verantwoordelijk gesteld worden wanneer het binnengebrachte materiaal [decor, elektrisch materiaal, takelgerei, statieven, …] niet voldoet aan de wettelijke veiligheidsvoorschriften en er daardoor een voorstelling niet kan doorgaan. • Doeken, decorelementen, … zijn brandwerend behandeld en zijn vergezeld van een attest. De huurder stuurt dit mee met de technische fiche. De attesten worden voorgelegd aan de technicus van dienst. Het gebruik van open vuur, rook of ontploffingsmechanismen moet vooraf gemeld worden. Rookpoeder [Mystery] wordt enkel toegelaten mits attest. Alle risico’s worden per voorstelling geëvalueerd door de dienstdoende technisch verantwoordelijke. 39

• • • • •

•

Bij het opbouwen van alle voorstellingen in de theaterzaal dient de brandlijn – waar het brandscherm in geval van nood naar beneden komt – altijd vrij te blijven. Goede afspraken vooraf of een werkbezoek kunnen problemen vermijden. Het maximum te tillen gewicht per persoon bedraagt 25 kg. De nooduitgangen moeten zowel binnen als buiten een obstakelvrije toegang hebben. De noodverlichting dient steeds zichtbaar te blijven. Na het laden en lossen via de laadkade aan de achterzijde van het c.c. CasinoKoksijde worden de wagens onmiddellijk elders geparkeerd. De oprijlaan wordt altijd vrijgehouden voor brandweerdiensten en andere hulpdiensten. Bij gebruik van de feestzaal voor optredens en concerten, bals en feesten: de huurder dient steeds minimum 2 weken voor de activiteit de reservatie van de zaal schriftelijk te bevestigen aan de korpschef [politie]. Indien nodig zullen specifieke veiligheidsvoorschriften en –afspraken meegedeeld worden [o.a. verplichte aanwezigheid van stewards, toezicht op het domein rond het c.c. CasinoKoksijde]. Indien men de korpschef niet schriftelijk op de hoogte brengt, kan het contract ingetrokken worden. Het niet naleven van deze veiligheidsmaatregelen heeft de verplichte stopzetting van de activiteit door het c.c. CasinoKoksijde tot gevolg. Alle kosten vallen ten laste van de huurder. Het beslissingsrecht over de veiligheid op het podium is de uitsluitende bevoegdheid van de dienstdoende technisch verantwoordelijke van het c.c. CasinoKoksijde en/of de directie.

PUBLICITEIT EN VERSIERING • De huurder kan één of meer boodschappen laten verschijnen op de plasma- en televisieschermen in de inkomhall en de foyer van het c.c. CasinoKoksijde. De informatie dient ten laatste 1 week vóór de activiteit doorgegeven te worden [contactpersoon: Gijs Sohier, tel. 058/53.29.86 - e-mail [email protected]]. • Voor activiteiten op uitnodiging en/of zonder ticketverkoop worden de schermen slechts de dag van de activiteit ter beschikking gesteld. • Indien u uw activiteit wil aankondigen in de tweemaandelijkse brochure van het c.c. CasinoKoksijde dient u alle informatie [dag, uur, titel, prijzen, infonummer, …] en een begeleidend tekstje te bezorgen aan Gijs Sohier [058/53.29.86 - e-mail [email protected]]. Dit ten laatste 1 maand voor de tweemaandelijkse brochure uitgegeven wordt: dit is januari-februari, maart-april, mei-juni, juli-augustus, septemberoktober en november-december. D.w.z. dat de informatie voor een activiteit die doorgaat in maart of april, moet doorgegeven worden begin februari. • Voor de opname van de informatie in de maandelijkse vrijetijdsbrochure, dienen de gegevens 1,5 maand voor uitgave binnengebracht te worden bij Anja Lensen (dienst Toerisme, tel 058 53 21 14, [email protected] met vermelding voor Anja Lensen of rechtstreeks [email protected]). • Voor elke activiteit dient een uitnodiging, folder, brochure,... opgestuurd te worden naar het c.c. CasinoKoksijde. • Het is verboden om ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, en dergelijk te bespijkeren, te beplakken of te beschrijven. Eventuele versieringselementen kunnen worden aangebracht, mits overleg met het personeel van het c.c. CasinoKoksijde. • De regelingen in verband met publiciteit, commerciële publiciteit en/of verkoop bij gelegenheid van één of andere activiteit maken zowel financieel als organisatorisch het voorwerp uit van een afzonderlijke afspraak met de directie. • Er mag geen publiciteit [vb. flyers uitdelen] gemaakt worden tijdens een andere activiteit zonder voorafgaande schriftelijke aanvraag en toestemming van het personeel van het c.c. CasinoKoksijde. • De publiciteit voor activiteiten dient altijd te vermelden: 1. Naam van inrichter of inrichtende vereniging. 2. Naam en adres van de verantwoordelijke uitgever. 3. De medewerking van de gemeente Koksijde [vb. het gemeentelogo] – indien van toepassing. 4. Zaal waar de activiteit zal plaatsvinden, de datum en het juiste aanvangsuur. 40

• •

•

5. Ticketprijzen. 6. Adres en telefoon: c.c. CasinoKoksijde, Casinoplein 11, 8670 Koksijde; tel.: 058/53.29.99. Voor sommige activiteiten kan men in de gemeente Koksijde affiches gratis laten verspreiden. Deze aanvraag dient gericht te worden aan de dienst Toerisme (Zeelaan 303). Affiches en aankondigingen mogen niet zwart op wit of zwart op geel zijn. Ze zullen voldoen aan de taalwetgeving zoals deze geldt voor de openbare besturen. Dit betekent dat de publiciteit ofwel enkel in het Nederlands gebeurt, ofwel ten minste in de drie landstalen [Nederlands, Frans, Duits]. Elke aankondiging of toespraak gebeurt ofwel enkel in het Nederlands ofwel ten minste in de drie landstalen.

INFRASTRUCTUUR • De zalen zijn in behoorlijke staat en afgesloten. De huurder brengt de zaal in gereedheid in de voormiddag of in de namiddag die aan de activiteit voorafgaat. Dit gebeurt na afspraak met de verantwoordelijke van de zaalverhuur. • Het in gereedheid brengen op de dagen die aan de activiteit voorafgaan, kan slechts na overleg met de verantwoordelijke van de zaalverhuur. • De huurder mag nooit voorafgaande activiteiten storen. • De huurder zal de in huur genomen zalen enkel gebruiken voor de activiteiten waarvoor de toelating gegeven is. • Uit respect voor het publiek dient het aanvangsuur van de activiteit in de mate van het mogelijke te worden gerespecteerd. • Het is de huurder in geen enkel geval toegelaten de in huur genomen zalen ter beschikking te stellen van andere organisaties of derden. • De toegang tot andere dan de gehuurde zalen en dienstlokalen is verboden. • Indien de bar in de foyer of mezzanine wordt uitgebaat, kan dit slechts tot maximum 1 uur na het einde van de voorstelling. • Na 23 uur worden er extra uren aangerekend voor de zaalwachter. In dat geval laat de zaalwachter de huurder een apart formulier ondertekenen bij het verlaten van de zaal. • Elke gebruiker zal steeds vrije toegang verschaffen aan het Casinopersoneel in werkopdracht. • Behoudens andersluidende afspraak met het personeel van c.c. CasinoKoksijde is het gebruik van de apparatuur en uitrusting van het c.c. CasinoKoksijde verplicht. • Het klaarzetten en ontruimen van de zaal [o.a. plaatsen van tafels, stoelen, …] gebeurt door de huurder, uitsluitend in aanwezigheid van de zaalwachter. De afgesproken uren dienen gerespecteerd te worden. • Al het meegebrachte materiaal [decorstukken, vlaggen, …] dient dezelfde avond terug meegenomen te worden. EXTRA MATERIAAL • De huurder dient [ev. via een cateringbedrijf] voor o.a. aperitiefglazen, borden, bestek, koffietassen en tafelkleden te zorgen. Het bijhuren van extra materiaal is altijd volledig ten koste van de huurder. • Indien de huurder gebruik wenst te maken van materiaal van de gemeente Koksijde [o.a. planten, extra podiumelementen, tentoonstellingspanelen, … maar géén borden, bestek of glazen], kan men dit schriftelijk bestellen bij de dienst Patrimoniumbeheer, Katleen Calcoen, Zeelaan 303, 8670 Koksijde of op telefoonnummer 058 53 30 53. TECHNIEK • Het gebruik van de technische installaties en de podia zal steeds gebeuren in aanwezigheid en op aanwijzingen van de verantwoordelijke theatertechnicus van het c.c. CasinoKoksijde. • De toegang tot de technische lokalen, de podia en de artiestenloges is verboden voor alle personen die er niet wegens dienstredenen nodig zijn. 41

• • • • • • • • •

Tijdens de totale duur van een activiteit in de theaterzaal is er steeds een technicus van het c.c. CasinoKoksijde aanwezig. Wanneer voor een bepaalde voorstelling extra technici nodig zijn, worden deze doorgefactureerd aan de huurder. De beslissing ligt enkel en alleen in handen van het personeel van het c.c. CasinoKoksijde. De technici zijn enkel beschikbaar volgens de gemaakte afspraken. Zwaardere stroomaansluitingen dienen vooraf aangevraagd te worden. De instructies van de bevoegde technici aangaande deze aansluitingen dienen stipt gevolgd te worden. Alle decorelementen zijn bij aankomst volledig afgewerkt, staan op zichzelf en zijn brandwerend behandeld. Er wordt dus niet meer geverfd. Timmeren of het gebruik van nagels in de toneelvloer is ten strengste verboden. In de theaterzaal wordt geen voedsel en drank toegelaten. Video-opname tijdens de voorstelling kan enkel vanuit de regiecabine, na afspraak met het technisch personeel. De geluidstafel kan pas in de zaal geplaatst worden na eerder gemaakte afspraken. Het inhuren van extra technisch materiaal dient geregeld te worden in overleg met de theatertechnici.

SPECIFIEKE GEBRUIKSVOORWAARDEN VOOR DE FEESTZAAL MET BARUITRUSTING NA 23.00 UUR, VOOR OPTREDENS EN CONCERTEN, BALS EN FEESTEN • Indien de inrichters minderjarig zijn, moeten er permanent 2 toezichthoudende volwassenen aanwezig zijn; hun identiteit moet vooraf aan c.c. CasinoKoksijde overgemaakt worden. • Het einduur van de activiteit wordt altijd in overleg met het personeel van het c.c. CasinoKoksijde bepaald. Indien de activiteit tot 3.00 uur duurt, wordt ten laatste om 2.30 uur de muziek uitgezet, en wordt er aangekondigd dat de activiteit een halfuur later eindigt. Tot 2.30 uur is er verkoop van drankbonnetjes. Om 3.00 uur start de opruiming van de accommodatie. Dit gebeurt altijd met de deuren dicht en het geluid uit. • Een huwelijksfeest mag tot maximum 04.00 uur duren. • De zalen van het c.c. CasinoKoksijde worden niet verhuurd voor fuiven. • De huurder dient zelf de gebruikte bars (o.a. glazen afwassen) en keuken [opgelet: geen vet in de rioolputten gieten] op te kuisen. De overige accommodatie dient steeds opgeruimd te worden: tafels en stoelen reinigen en ordenen en zonodig terug in de berging plaatsen. De zaalwachter bepaalt wat moet opgeruimd worden. • Al het meegebrachte materiaal [decorstukken, vlaggen, publiciteitsstaanders, papier, karton, …] dient dezelfde avond terug meegenomen te worden, evenals het restant van de drank en wijn- of champagneflessen. Ook het leeggoed dient meegenomen te worden. Bij nalatigheid, wordt 75 euro aangerekend! • Het c.c. CasinoKoksijde kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor achtergebleven materiaal van de huurder. AFSPRAKEN • De huurder neemt steeds voorafgaandelijk contact op met het c.c. CasinoKoksijde [verantwoordelijke zaalverhuur: Hilde Huyghe, 058/53.29.87] om afspraken te maken i.v.m. zijn activiteit. Zonder afspraak wordt er niemand in de theaterzaal en de feestzaal binnengelaten. • De gemaakte afspraken [vb. voorbereiding activiteit] dienen gerespecteerd te worden. Indien hiervan wordt afgeweken, zullen de extra uren van de zaalwachter en/of technici aangerekend worden. CATERING EN DRANK • Indien de huurder gebruik wenst te maken van een traiteurdienst, dient hij een keuze te maken uit de lijst van cateringbedrijven die van de keuken in het c.c. CasinoKoksijde gebruik kunnen maken. De huurder neemt zelf contact op met het cateringbedrijf om concrete afspraken te maken. 42

NAAM Apropos [email protected]

TEL./FAX T 058/51 53 F 058/52 82 Carpe Diem Koninklijke Baan 170, T 058/52 Sven.ryckbosch@skynet. 8670 Koksijde 93 be F 058/52 93 De Kelle Zeelaan 265 T 058/51 [email protected] 8670 Koksijde 55 De Normandie Koninklijke Baan 1 T 058 51 [email protected] 8670 Koksijde 41 F 058 51 40 L’Aurestes Albert I-laan 1 T 058/23 8620 Nieuwpoort 62 F 058/23 62 Salons Saint-Germain De Bruyne T 051 50 frans@salonssaintgermai Peellaertstraat 12, 20 n.be 8600 Diksmuide F 051 51 59 Traiteur Maes Christiaenlaan 20, T 058 51 [email protected] 8670 Sint-Idesbald 57 F 058 51 57 •

• •

ADRES J. Van Buggenhoutlaan 26, 8670 Koksijde

52 41 17 17 18 81 81 60 60 25 01 13 13

De levering van dranken is contractueel toevertrouwd aan Brouwerij Houtsaeger, Zeelaan 25 te Koksijde [tel. 058/51.10.27]. Elke bar in het c.c. CasinoKoksijde bevat een gekende stock, bestaande uit frisdranken en bieren, en een vaste hoeveelheid glazen. Het is noodzakelijk dat de huurder minstens één week voor de activiteit met de brouwer contact opneemt. Voor het schenken van dranken die niet tot de stock behoren, dient de huurder met de brouwer een regeling te treffen. Het schenken gebeurt op initiatief en onder de verantwoordelijkheid van de huurder. Deze dient zelf vaatdoeken te voorzien. Na afloop van de activiteit vult de zaalwachter op een apart formulier de geconsumeerde drank in; dit formulier wordt zowel door huurder als zaalwachter ondertekend. De gebroken glazen worden achteraf aangerekend aan de huurder. Wijn en champagne kunnen bij om het even welke leverancier worden besteld. Champagneglazen zijn niet voorradig. De drank wordt rechtstreeks door de brouwer aan de huurder gefactureerd. Hier volgen een aantal richtprijzen:

43

NAAM DRANK Stella 50 l Stella 30 l Stella 24 x 25 cl Hoegaarden 24 x 25 cl Hoegaarden 30 Leffe bruin 24 x 33 cl Leffe blond 24 x 33 cl Palm 24 x 33 cl Coca Cola 12 x 1 l Coca-Cola 24 x 20 cl Chaudfontaine 12 x 1 l Chaudfontaine 20 x 50cl Fruitsap 12 x 1 l Rivaner 1 l Oxfam wit/rood wijn Oxfam tropical 6 x 1 l Oxfam fruitsap

PRIJS € 85,30 € 51,20 € 10,60 € 12,85 € 57,85 € 19,70 € 19,70 € 14,10 € 13,70 € 7,90 € 5,60 € 9,60 € 18,00 € 3,22 € 2,72 € 7,86 € 7,26

prijzen exclusief BTW 6% op frisdranken en 21% op alcoholische dranken Deze prijzen zijn indicatief, onder voorbehoud van wijzigingen.

Opgelet: niet alle bovenvernoemde dranken behoren tot de vaste stock! SLOT • Door het vastleggen van de reservatie, aanvaardt de huurder de bepalingen van het huishoudelijke reglement. Het niet naleven van voorgaande bepalingen kan de weigering van een volgend initiatief tot gevolg hebben. Die wordt uitgesproken door het college van burgemeester en schepenen op advies van het personeel van c.c. CasinoKoksijde. • Het college van burgemeester en schepenen behoudt het recht de in dit reglement vermelde bepalingen, na mededeling aan de betrokkenen, te wijzigen. HUURPRIJZEN categorie 1 theaterzaa l 115

2

3

4

5

6

172

260

338

400

440

foyer mezzanin e keuken (opwarmen hapjes)*

38

57

85

110

135

150

50

75

115

150

180

200

50

70

100

130

160

180

feestzaal feestzaal + keuken * [voor banket] feestzaal [voor receptie] + theaterzaal feestzaal [voor banket] + keuken* +

165

250

380

500

600

660

315

470

705

915

1100

1210

240 365

360 550

540 825

700 1070

840 1300

925 1430

44

theaterzaal feestzaal [voor banket] + keuken* + foyer + mezzanine + theaterzaal gebruik projector theaterzaal gebruik projector feestzaal gebruik kleine klankset gebruik grote klankset gebruik kleine lichtset gebruik grote lichtset bewegend licht uren van de technicus** uren van de zaalwachte r** (na 23 uur) Gebruik vleugelpia no theaterzaal stemmen piano

440

660

990

1290

1540

1695

40

60

90

120

140

155

20

30

55

75

85

95

25

40

55

75

85

95

45

70

100

130

155

170

30

45

65

85

100

110

55

85

125

160

190

210

95

190

300

390

470

520

20/u

20/u

20/u

20/u

20/u

20/u

…u x 15

…u x 15

…u x 15

…u x 15

…u x 15

…u x 15

150 60-75

150 60-75

150 60-75

150 60-75

150 60-75

150 60-75

* De keuken en de bars in de verschillende zalen dienen gereinigd te worden door de huurder. Indien de keuken onvoldoende wordt schoongemaakt, wordt een externe poetsfirma gecontacteerd. De rekening wordt doorgefactureerd aan de huurder. ** Op zon- en feestdagen worden de gepresteerde uren van de technici en de zaalwachters dubbel aangerekend. categorie 1 = verenigingen van de Westkust die een zelfgemaakte –culturele productie brengen of een lezing/debat organiseren categorie 2 = verenigingen van Koksijde die een andere [geen zelfgemaakte] productie brengen of een feest organiseren. categorie 3 = privé-personen uit Koksijde en commerciële organisaties uit 45

Koksijde categorie 4 = organisaties van de Westkust [excl. Koksijde] met nietcommerciële activiteit categorie 5 = organisaties van de Westkust [excl. Koksijde] met commerciële activiteit categorie 6 = organisaties buiten de Westkust [Westkust = Alveringem, De Panne, Koksijde, Nieuwpoort, Veurne] Alle prijzen zijn inclusief BTW, de vaste zaalverlichting, de opkuis [niet van de keuken en de bars], de verwarming van de lokalen en de billijke vergoeding. Alle prijzen zijn onder voorbehoud van wijzigingen. Huurprijzen zalen • Voor een ononderbroken meerdagen-initiatief geldt: - 2de dag: 25% vermindering op het tarief van de eerste dag; - vanaf 3de dag: 50% vermindering op het tarief van de eerste dag. • Deze regeling geldt zowel voor de zalen als voor de technische installatie, maar niet voor de gepresteerde uren van de technici. Prijzen repetitie • Bijkomende repetitietijd wordt berekend aan € 20,00 per uur/per technicus. HUURPRIJZEN TECHNISCHE INSTALLATIE • De voorbereiding en het klaarzetten van de technische installaties van het c.c. CasinoKoksijde is inbegrepen in de huur van de techniek. • De gepresteerde uren van de technici worden gerekend vanaf het begin van de activiteit. • Indien er geen technische installatie van het c.c. CasinoKoksijde wordt ingehuurd, worden alle uren van de aanwezige technicus gerekend aan € 20,00 per uur. • Op volgende feestdagen worden de gepresteerde uren van de technici en zaalwachters dubbel aangerekend: 1 januari, Paasmaandag, 1 mei, O.L.H. Hemelvaart, Pinkstermaandag, 21 juli, 15 augustus, 1 november, 11 november, 25 december. KLEINE LICHTSET Wat

Inhoud Normale verhuurprijs

Deze lichtset bestaat uit 24 spots. Deze set is bedoeld om een algemene belichting te geven, bij vb. een klassiek concert. Dit is statisch licht; geen showlicht concert. Dit is statisch licht; geen showlicht. 24 spots naar keuze 1 x € 97,00 voor 24 ch dimmer 1 x € 83,00 voor de mengtafel 24 x € 7,50 voor spots € 360 (inclusief BTW)

HUURPRIJS C.C. CASINOKOKSIJDE Cat 1 Cat 2 Cat 3

€ 30 € 45 € 65 46

Cat 4 € 85 Cat 5 € 100 Cat 6 € 110 voorbereiding: inbegrepen in de installatie uren technici: vanaf begin voorstelling tot einde [€ 20,00/u] KLEINE KLANKSET Wat

Inhoud normale verhuurprijs

Deze set dient om een miniconcert te versterken. Max 6 micro’s en geen monitoring.

concert. Dit is statisch licht; geen showlicht. Eindversterking, assortiment micro’s [6], mengtafel € 270,00 [inclusief BTW]

HUURPRIJS C.C. CASINOKOKSIJDE Cat 1 € 25 Cat 2 € 40 Cat 3 € 55 Cat 4 € 75 Cat 5 € 85 Cat 6 € 95 voorbereiding: inbegrepen in de installatie uren technici: vanaf begin voorstelling tot einde [€ 20,00/u] VOORBEELD: Een vereniging van de Westkust huurt de theaterzaal en de foyer voor een lezing en een debat. categorie 1: huur theaterzaal € 115,00 huur kleine lichtset € 30,00 huur kleine klankset € 25,00 huur foyer € 38,00 bediening technische installatie [van 20u00 tot 21u30] = 1 technicus [€ 20,00 x 1,5] € 30,00 = € 238,00 GROTE LICHTSET Wat

Deze lichtset bestaat uit 48 spots. Deze set is bedoeld om een showbelichting te 47


geven bij vb. een popconcert of een theaterproductie. 48 spots naar keuze 1 x € 225,00 voor 48ch dimmer 1 x € 83,00 voor de mengtafel 48 x € 7,50 voor spots = € 668,00 [inclusief BTW]

HUURPRIJS C.C. CASINOKOKSIJDE Cat 1 € 55 Cat 2 € 85 Cat 3 € 125 Cat 4 € 160 Cat 5 € 190 Cat 6 € 210 voorbereiding: inbegrepen in de installatie uren technici: vanaf begin voorstelling tot einde [€ 20,00/u] VOORBEELD: Een organisatie uit De Panne huurt de theaterzaal en foyer voor een optreden van vb. Boudewijn De Groot [zij brengen een eigen klankinstallatie mee] Nodig: grote lichtset categorie 4: huur theaterzaal € 338,00 huur foyer € 110 huur grote lichtset €160,00 huur bediening technische installatie [van 20u00 tot 21u30] = 2 technici [2 x 3u x € 20,00] € 120,00 = € 728,00 GROTE KLANKSET Wat Inhoud Normale verhuurprijs

Deze set dient om een concert te versterken. Eindversterking, monitoren, assortiment micro’s, effectapparatuur, mengtafel € 540,00 [inclusief BTW]

HUURPRIJS C.C. CASINOKOKSIJDE Cat 1 Cat 2 Cat 3 Cat 4 Cat 5 Cat 6

€ 45 € 70 € 100 € 130 € 155 € 170

48

voorbereiding: inbegrepen in de installatie uren technici: vanaf begin voorstelling tot einde [€ 20,00/u] VOORBEELD: Een Koksijdse vereniging huurt de theaterzaal en foyer voor een optreden van bv. Willem Vermandere. Nodig: grote lichtset en grote klankset categorie 2: huur theaterzaal € 172,00 huur foyer € 57 huur grote lichtset € 85,00 huur grote klankset € 70 huur bediening technische installatie [van 20u00 tot 22u30] = 2 technici [2 x 2,5u x € 20,00] € 100,00 = € 484,00 LCD PROJECTOR BARCO REALITY 6500 (AANWEZIG IN THEATERZAAL) Wat Inhoud Normale verhuurprijs

Projectie op groot scherm van videobeelden of computerbee lden. Inbegrepen zijn DVD-speler, videorecorder en LCD projector € 480,00 [inclusief BTW]

HUURPRIJS C.C. CASINOKOKSIJDE Cat 1 € 40 Cat 2 € 60 Cat 3 € 90 Cat 4 € 120 Cat 5 € 140 Cat 6 € 155 voorbereiding: inbegrepen in de installatie uren technici: vanaf begin voorstelling tot einde [€ 20,00/u] BEWEGEND LICHT Wat

Zoals de naam zelf zegt kan deze lichtset bewegen. Alle kleurcombinaties en tekeningen zijn mogelijk. Deze lichtset is bedoeld om echte lichtshows te geven en om sfeer te maken bij een diner of feest. 49


6 Martin Mac600, 4 Martin Mac500 en stuurtafel Flying Pig Hog500. 10 x € 90,00 per Mac 1 x € 225,00 voor de mengtafel = € 1125,00 [inclusief BTW]

WAARBORG EN BETALING • De huurder-aanvrager dient de huursom en de waarborg te betalen uiterlijk op de in de bevestigingsbrief aangegeven datum [ca. 1 maand voor datum activiteit]. De betaling gebeurt bij de gemeenteontvanger of door storting op postrekeningnummer van de gemeente: 091-0002290-88. • Waarborg Theaterzaal Feestzaal - basisinfrastructuur of zaal met baruitrusting Feestzaal - optredens, concerten, bals, feesten Foyer Mezzanine •

€ 250,00 € 250,00 € 500,00 € 125,00 € 125,00

na afloop van de activiteiten wordt eventueel een afzonderlijke onkostennota opgesteld voor: - het gebruik van extra materialen, planten en technische bijstand [onkostennota opgemaakt door de Technische Dienst] - de vergoeding voor de ticketverkoop - de aanwezigheid en prestatie van de zaalwachter na 23 uur en buiten de normale werkuren - de aanwezigheid en prestatie van de technici - telefoonkosten - het opkuisen van de zaal en/of bar bij nalatigheid - het gebruik van de piano of extra technisch materiaal - verbruikte koffie, drank,... • Het bedrag van deze onkostennota wordt afgetrokken van de gestorte waarborg en het saldo wordt op de rekening van de huurder overgeschreven. • Indien er schade wordt vastgesteld, wordt het teruggestorte bedrag verminderd met het bedrag van de schade. • Postrekeningnummer van de gemeente: 091-0002290-88

Het gebouw c.c. Koksijde is verdeeld in verschillende zalen met elk hun kenmerken, hieronder beschreven. Theaterzaal c.c. CasinoKoksijde Adres: Casinoplein 11, 8670 Koksijde Contactpersoon: Hilde Huyghe Opp. 285 m²

Capaciteit Zittend: 430

•

Tel:058/53.29.87

Gebruik • Podiumactiviteiten • Filmvoorstellingen • Conferenties Seminaries

Aanwezig • 160 plaatsen met schrijftafels en • Theater in auditoriumvorm • Vast podium • Loges artiesten 50

Feestzaal c.c. CasinoKoksijde Adres: Casinoplein 11, 8670 Koksijde Contactpersoon: Hilde Huyghe Opp. 465 m²

Capaciteit Staand: 800 Staand + foyer: 1000 Zittend (banket; zonder dansvloer):250 Zittend (voorstelling):500

Gebruik • Feesten • Recepties • Spektakels

Foyer c.c. CasinoKoksijde Adres: Casinoplein 11, 8670 Koksijde Contactpersoon: Hilde Huyghe Opp. 263 m²

Capaciteit

Tel:058/53.29.87 Aanwezig • Ruime inkomhal • Bar

Tel:058/53.29.87


Gebruik Aanwezig • Uitbreiding feestzaal• en foyer Zittend (voorstelling): • Recepties 90

Zaal JOC De Pit Adres: Kursaallaan 28 , 8670 Koksijde Contactpersoon: jeugddienst Koksijde Opp. 217 m²

Aanwezig • Professioneel uitgeruste keuken • Podium • Artiestenruimte

Gebruik • Ontvangstruimte • Uitbreiding feestzaal of theaterzaal

Mezzanine c.c. CasinoKoksijde Adres: Casinoplein 11, 8670 Koksijde Contactpersoon: Hilde Huyghe Opp. 226 m²

Tel:058/53.29.87


Tel: 058/53.29.70

Gebruik • Fuiven • Concerten • Workshops • Vorming • Kindertheater • Film • …

Aanwezig • 150 stoelen • 16 schraagtafels • 5 toogtafels • 8 vierkante tafels

Zaalvoorwaarden: Hieronder wordt een korte versie van de volledige gebruiksaanwijzing van zaal JOC De Pit weergegeven, de volledige versie is verkrijgbaar op de jeugddienst Koksijde. − Het roken in de gemeentelijke gebouwen is verboden. − De aanvraag dient bij voorkeur 2 maanden op voorhand te gebeuren op de gemeentelijke jeugddienst. De zaalaanvraag is pas definitief als de evenementenfiche volledig in orde is en 51

− − − − − −

als de gevraagde waarborg (€ 200) en huur (€ 250) zijn overgeschreven op het rekeningnummer van JOC de PIT. U heeft slechts een optie op de zaal tot dit is volbracht. Op alle promotiemiddelen moet het logo van JOC De Pit worden vermeld Vzw JOC De Pit doet afstand van verhaal voor wat betreft de risico’s inzake brand, waterschade en ontploffingen De huurder doet afstand van verhaal tegenover vzw JOC De Pit voor zelf meegebracht materiaal(eigendom/huur) Op alle promotiemiddelen dient de organisator het logo van JOC de PIT te vermelden Verzekeringen: de huurder dient verzekerd te zijn voor burgerlijke aansprakelijkheid; Op de promotiemiddelen vermeldt de organisator het logo van JOC de PIT. De enige gebruikte plaatsomschrijving luidt: Zaal JOC de PIT.

ENKELE PRAKTISCHE AANDACHTSPUNTEN: • Verplichte drankafname bij brouwerij Houtsaeger, tel.: 058/51 10 27 • Tot uw beschikking in de zaal: o 217 m² zaal voor uw fuif, staand maximaal 320 personen13 o Toiletten voor dames, heren en 1 toilet voor rolstoelgebruikers; o Een artiestenruimte met afzonderlijk toilet, wastafel en douche; o Een afsluitbare technische ruimte met een aanrecht om afwas te doen; o Toogtafels Ø 80 cm, vierkante tafels + de tafels in de artiestenruimte; o Podiumelementen, mobiele barmeubelen, 1 mobiele tap, 2 frigo’s; Ander materiaal kan aangevraagd worden bij de uitleendienst van de jeugddienst. Een lijst kunt u verkrijgen op de Gemeentelijke Jeugddienst.

PROFESSIONELE STEWARDS EN EIGEN OPZICHTERS • Professionele stewards, aangesteld door de organisator, dienen hoofdzakelijk de toegang tot de zaal + de zone vóór het jeugdcentrum te controleren. In de zaal staan vrijwillige stewards, die bij problemen beroep kunnen doen op de professionele stewards. • De organisatie dient permanent 2 vrijwillige stewards te voorzien. Deze personen zijn minstens 18 jaar en houden mee een oogje in het zeil. • Er is aandacht voor vandalisme, lawaai, druggebruik, … De naam van de organisator(s) wordt ook vermeld op de lijst van de stewards ook al oefent die persoon de avond van de activiteit die functie niet uit. TIPS • Indien je vaten bier bij de brouwer bestelt, vraag er dan ook een CO2-fles er bij. Die heb je nodig om te kunnen tappen • Indien je vaten bestelt, vraag ook enkele bakken bier. Stel dat je vat om 2.30 leeg is, dan sluit je best geen nieuw vat meer aan, maar gebruik je bakken bier. Halve bakken of vaten worden niet teruggenomen • Wegwerpbekers zijn veilig en bezorgen je minder werk • Breng zelf voldoende keukenhanddoeken, papier, plakband, schaar, touw, … mee • Zorg voor voldoende medewerkers en maak een duidelijk werkschema op voor het begin van de activiteit • Zorg dat je medewerkers niks tekort komen (drank, eten, …) maar maak duidelijke afspraken • Breng een bureaulamp mee om aan de ingang te plaatsen. Zo zie je hoeveel geld je incasseert en terug geeft • Indien je vragen hebt of je bent ergens niet 100% zeker van, vraag het aan de zaalwachter of aan iemand van de jeugddienst. 13

De capaciteit van de zaal is afhankelijk van de opstelling van de bar, het podium, ...

52

GELUIDSHINDER • Alle deuren naar buiten toe worden zoveel mogelijk dichtgehouden. Na 22 uur worden de buitendeuren op handmatig gezet, hoe je dit doet zal tijdens de zaalbriefing worden uitgelegd. • Om de geluidsoverlast buiten te beperken is de in- en uitgang tot de zaal de tweede deur. De eerste deur in de inkomhal blijft dicht, maar moet kunnen dienen als vluchtweg. • De organisator let erop dat er een redelijk volume wordt gehanteerd. • De organisator let erop dat de bezoekers van zijn activiteit geen overlast bezorgen aan de omgeving rond het centrum. • Laat je bezoekers niet met drank naar buiten gaan. Zo vermijd je dat ze blijven ‘hangen’ en verklein je de kans op nachtlawaai. • Bij het opkuisen van de zaal mag er buiten ook geen lawaai te horen zijn. Als de deuren worden opengezet om bvb. water naar buiten te trekken, wordt de muziek uitgezet. • Inzake nachtlawaai zijn volgende bepalingen uit het strafwetboek van belang: a) Men mag zich niet schuldig maken aan nachtlawaai of nachtrumoer waardoor de rust van de inwoners kan worden vestoord. b) In openbare en private inrichtingen mag het maximum geluidsniveau voortgebracht door de muziek 90 db niet overschrijden. Dit geluidsniveau wordt gemeten op gelijk welke plaats waar zich personen kunnen bevinden. c) De organisator: moet aandacht hebben voor een goed nabuurschap. Dit wil zeggen dat hij alle mogelijke voorzorgen neemt om de bezoekers van zijn activiteit in harmonie te laten samenleven met de omgeving. Hieronder wordt verstaan dat hij ervoor moet zorgen dat de bezoekers geen nachtlawaai veroorzaken, niet vechten, geen zwerfvuil achterlaten, dat de organisator de deuren dichthoudt, … • Door het gebruiken van geluidsversterking op vier punten in de ruimte, in plaats van twee, kan men vermijden dat er een groot geluidsvolume moet worden gebruikt. Het komt erop neer dat er buiten geen versterkte muziek mag hoorbaar zijn! De organisator dient dit na te gaan voor aanvang van de fuif of activiteit. Aan de dj wordt dan ook meegegeven wat de maximale output mag zijn tijdens de fuif. Tijdens de activiteit zelf dient de organisator na te gaan dat er buiten geen muziek hoorbaar is. ZAALWACHTER • instructies van de zaalwachter moeten strikt worden opgevolgd. Bij niet-naleving zal een deel van de waarborg worden ingehouden of kan de zaalwachter de activiteit beëindigen en/ of de politie verwittigen LADEN EN LOSSEN: • Laden en lossen van materiaal gebeurt vlak naast de polyvalente zaal. • Materiaal kan in de technische berging veilig opgeborgen worden. •

•

BRANDVEILIGHEID De nooduitgangen moeten ten allen tijde vrij worden gehouden! Er mogen dus geen zaken (tafels, versiering, vloerbedekking, …) voor worden geplaatst. Alle nooduitgangen zijn aangeduid door één van onderstaande symbolen. De nooduitgangen moeten langs beide kanten vrij blijven. Ook in de vluchtgang moet de doorgang vrij blijven. Enkel bakken leeggoed van het jeugdhuis mogen in deze gang staan, verder niks.

53

•

Brandgangen moeten altijd worden vrij gehouden. Je hebt sowieso 1 cm vrije ruimte in de gang nodig per bezoeker met een absoluut minimum van 80 cm. Let ook op met het aanbrengen van versierselen. Losse of vaste wandbekledingen mogen in principe niet. Die zijn immers te makkelijk brandbaar. Het mag enkel als je kan bewijzen, in geval van controle, dat de versierselen behandeld zijn met een antibrandproduct of niet brandbaar zijn. Een brandblusapparaat dient om in geval van nood een weg te kunnen maken naar de (nood)uitgang. Daarom is het niet toegelaten apparaten weg te stoppen.

•

•

• • •

BRANDPREVENTIE BIJ MEDEWERKERS: Laat alle medewerkers vooraf de nooduitgangen en de brandblussers zien. Mobiele telefoons bieden veel mogelijkheden. Zorg dat je noodnummers steeds bij de hand hebt.

OPRUIMEN EN POETSEN • Om 3 uur is de fuif volledig afgelopen, op het oppoetsen na. 1.2.3. Nieuwpoort 1.2.3.1.Overzicht gemeentelijke zalen Hieronder wordt er een overzicht gegeven van alle gemeentelijke zalen op het grondgebied van Nieuwpoort. De zalen waar er een optreden, fuif of bal kan plaatsvinden, worden uitvoerig besproken. (wat er ter beschikking is, de capaciteit, de zaalvoorwaarden, …) We starten met de zalen waar er geen optreden, fuif of bal kan doorgaan, maar wel gehuurd kan worden voor andere activiteiten. Deze zalen worden kort aangehaald. Voor meer gegevens (vb. zaalvoorwaarden), kan je terecht bij de contactpersoon die vermeld wordt per zaal. In Nieuwpoort worden volgende begrippen gebruikt om de functie van de zalen weer te geven. Hobby: kaarting, kwis, bingo, scrabble,… Podium: zaal- en podiumkunsten (theater, muziekconcert, letteren, film,…) Cursus: vormingen, workshops, ledenvergadering, repetities, weerkerende informatieactiviteit leden,… Event: evenement: markten, beurzen, shows, verkiezingen,… Info: colloquium, studiedag, debat, infoavond, voordracht, presentatie,… Uit: fuif, maaltijd, kermis, …

activiteit,

A. Gemeentelijke zalen waar geen optreden, fuif of bal kan doorgaan Zalen Centrum Ysara Adres: Dienstweg Havengeul Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29 Opp.

Capaciteit

Gebruik •

Aanwezig •

Zaal Verbanck Adres: Kaai 1 Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29

54

Opp.

Capaciteit Gebruik Aanwezig Staand: • Kleinere socio – culturele• Zittend zonder activiteiten tafels: • Activiteiten zonder Zittend: publieks-werking • Tentoonstellingen • Cursus • Expo • Info

Zaal zuid Adres: Kaai 1 Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29 Opp. 110 m²

Capaciteit Staand: Zittend tafels: Zittend:

Gebruik Aanwezig • Kleinere socio – culturele • Verduisterbare ramen activiteiten • Ophanging-systeem zonder • Activiteiten zonder • Tentoonstel-lingsspots publiekswerking • Tafels • Tentoonstel-lingen • Stoelen • Repetities • Ledenactiviteiten • Logistieke ruimte • Hobby • Cursus • Expo • Info • Event

Zalen Stadshalle Zaal Berguin (stadshalle boven) Adres: Marktplein 5 Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29 Opp. 220 m²


Gebruik • Socio – culturele activiteiten zonder • Animaties • Podium • Expo • Event

Aanwezig •

Zaal Geeraert (stadshalle beneden) Adres: Marktplein 5 Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29 Opp. 230 m²

Capaciteit Staand:

Gebruik • Tentoonstellingen • Ontvangsten

Aanwezig • Vestiaire • Ontvangstbalie 55

Zittend tafels: Zittend:

zonder

• • •

• •

Expo Info …

Richtbare verlichting Ophangsysteem muren

Polyvalente zaal Gemeenteschool St. Joris Adres: Sint-Jorisplein 31 Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29 Opp.


Gebruik • Socio – culturele activiteiten zonder • Hobby • Cursus • Info • Event • Uit

Aanwezig •

Kaartershuis Adres: Leopold II laan Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29 Opp.

Capaciteit Gebruik Aanwezig Staand: • Kleinere socio – culturele• Zittend zonder activiteiten tafels: • Recreatieve activiteiten Zittend: • Kleinere animaties • Ledenactiviteiten • Hobby • Cursus

Cultuurhuis Adres: Hoogstraat 2 Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29 Opp. 152 m²


Gebruik Aanwezig • Kleinere socio – culturele • Verduisterbare ramen activiteiten • Receptieruimte Zittend zonder • Tentoonstel-lingen • Bar tafels: 80 • Ledenactiviteiten • Vestiaire Zittend: • Podium • Artiestenloges • Cursus • Berging • Expo • Moduleerbaar podium • Info (max. 1x4x0.27m) • Spreekgestoelte • Tafels • Stoelen

56

B. Gemeentelijke zalen waar een optreden, fuif of bal kan doorgaan Zaal Iseland Adres: Kaai 1 Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29 Opp. 805 m²

Capaciteit Staand: 1000 Zittend (voorstelling): 800 zonder tafels: Met tribune: 350

Gebruik • Socio - culturele activiteiten • Animaties • Fuiven • Maaltijden • Podium • Expo • Info • Uit • Event

Aanwezig • Verplaatsbaar podium (max. 112 m²) • 2 kleedkamers • Bar • Vestiaire • Muziekinstallatie • Aansluitingen micro’s • Ophangingsysteem spots • Verduisterbare ramen • Fonddoek zwart velours • Verplaatsbare tribune

Zaalvoorwaarden: − De zalen van de feestzaal Vismijn worden beheerd door het Autonoom Gemeentebedrijf Nieuwpoort (AGBN). Het directiecomité van het AGBN verricht de toewijzing van de zalen. − In geval van overmacht kan het Directiecomité de gebruikstoelating steeds wijzigingen of intrekken zonder dat de gebruiker hierdoor recht op een schadevergoeding heeft. − De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw, zowel door hemzelf en zijn medewerkers als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. − De zaalwachter oefent toezicht op de goede gang van zaken. − Elke gebruiker is als inrichter zelf verantwoordelijk inzake de voorschriften van gemeentelijke, provinciale en rijkstaksen op vertoningen, van auteursrechten, billijke vergoedingen, politiereglementen en de wet van de handelspraktijken. − Het is de gebruiker verboden: • Enige wijziging in de technische installatie aan te brengen • Zelf de verwarmingsinstallatie te bedienen of bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen en/of te gebruiken • Open vuren te maken of flessengas te gebruiken • De gebruikte ruimte(n) of onderdelen ervan, alsook de toegang tot deze ruimte(n) en de bijhorende infrastructuur te beplakken, te beschilderen of te benagelen. In geen geval mogen er elementen gebruikt worden die enig spoor van beschadiging kunnen achterlaten. • De ruimten te betreden die niet in de overeenkomst vermeld staan • In de ruimte(n) een groter aantal personen toe te laten dan door de geldende reglementeringen zijn toegelaten • Maatregelen te nemen waardoor de veiligheid van de aanwezige personen in het gedrang kan komen, zoals het volledig doven van de verlichting tijdens de activiteit, het uitschakelen van de noodverlichting • De ruimte(n) te betreden onder invloed van alcohol, roesmiddelen of verwante producten • Binnen de ruimte(n) daden stellen die de openbare orde, veiligheid of goede zeden in het gedrang brengen • Te roken in het volledige gebouw • De ruimte(n) te betreden met dieren, tenzij deze rechtstreeks te maken hebben met de aard van de georganiseerde activiteit

57

− De gebruiker staat zelf in voor: • Het plaatsen en wegzetten van meubilair en het ter beschikkinggestelde materiaal. Dit gebeurt steeds in samenspraak met de dienst beheer en onderhoud gebouwen of de zaalwachter. Onmiddellijk na de activiteit is de gebruiker verplicht de gebruikte ruimte(n) op te ruimen en te ontruimen. De materialen die de gebruiker eventueel zelf meebrengt, moeten onmiddellijk worden meegenomen. Achtergelaten stukken en afval worden door het AGBN op kosten van de gebruiker verwijderd. • Het reinigen van de gebruikte ruimte(n): hieronder wordt verstaan het verwijderen van vuilresten en het uitborstelen van deze ruimte(n). Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadiging zullen extra aangerekend worden • De gebruiker dient voor, tijdens en na de activiteit aan afvalvoorkoming te doen. Het afval wordt selectief verzameld en gedeponeerd in de daarvoor voorziene containers. Glas en karton moeten door de gebruiker zelf worden verwijderd. − De zaal Iseland van de Vismijn wordt ter beschikking gesteld per dagdeel, als volgt bepaald: Dagdelen Voormiddag Namiddag Avond Volledige dag

Van 8.00 13.00 18.00 8.00

Tot 12.00 17.00 24.00 24.00

− De zaal wordt ter beschikking gesteld aan volgende categorieën van gebruikers: • Categorie 1: erkende betoelaagde Nieuwpoortse socio-culturele verenigingen en onderwijsinstellingen van Nieuwpoort die een convenant afgesloten hebben met de stad Nieuwpoort • Categorie 2: Erkende niet-betoelaagde Nieuwpoortse verenigingen, Niet-erkende Nieuwpoortse verenigingen, Verenigingen van buiten de gemeente met publieksactiviteiten van socio-culturele aard en onderwijsinstellingen van Nieuwpoort zonder convenant met de stad Nieuwpoort • Categorie 3: Commerciële instellingen en organisaties/ particulieren voor een privé-aangelegenheid, particulieren uit Nieuwpoort met publieksactiviteit van socio-culturele aard en particulieren met een voor het publiek toegankelijke meerdaagse tentoonstelling van eigen werk en kunstgalerijen − De vergoedingen voor het gebruik van de zaal voor de eigenlijke activiteit wordt als volgt vastgesteld (prijzen incl. BTW): Zaal Iseland Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3

Dagdeel € 20 € 100 € 250

2 dagdelen € 40 € 150 € 300

Dag € 60 € 200 € 350

Categorie 2 en 3 dienen bij reservatie van de zaal een voorschot van € 50 te betalen. Bij annulatie door de aanvrager wordt het voorschot niet terugbetaald. De aanvragers nemen een optie op de zaal. De optie wordt binnen de maand gelicht. De optie vervalt wanneer dit niet binnen de maand gebeurd is. De zaal wordt dan opnieuw ter beschikking gesteld van andere aanvragers. Wanneer (delen van) de ter beschikking gestelde ruimte door de aanvrager van categorie 1 tegen betaling ter beschikking wordt gesteld aan derden, dan zijn de tarieven van categorie 2 van toepassing.

58

− De vergoedingen voor het gebruik van de zaal voor een voor het publiek toegankelijke meerdaagse tentoonstelling worden als volgt vastgesteld (prijzen incl. BTW): Zaal Iseland Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3

Dag € 10 € 20 € 30

− De vergoedingen voor het gebruik van de Iselandzaal voor en na de eigenlijke activiteit (klaarzetten, uittesten techniek, opbouw, opkuis, afbraak, repetities,…) worden als volgt vastgesteld (prijzen incl. BTW). (Deze vergoeding is verschuldigd van zodra de gebruiker toegang krijgt tot de zaal): Categorie 1 Dagdeel Tijdens de € 0.5 diensturen (ma –vrij 8 tot 17u) Buiten de € 5.00 diensturen

2 dagdelen € 1.00

Dag € 1.50

€ 8.00

€ 10.00

Categorie 2 Dagdeel Tijdens de € 2.5 diensturen (ma –vrij 8 tot 17u) Buiten de € 5.00 diensturen

2 dagdelen € 5.00

Dag € 7.5

€ 8.00

€ 10.00

Categorie 3 Dagdeel Tijdens de € 5.00 diensturen (ma –vrij 8 tot 17u) Buiten de € 15.00 diensturen

2 dagdelen € 8.00

Dag € 10.00

€ 20

€ 25

− Volgende toeslagen zijn van toepassing ongeacht de categorie: Toeslagen en vergoedingen Zaalverantwoordelijke buiten diensturen

de Categorie 1 en 2 € 20/ uur Categorie 3 € 40/ uur Toeslag gebruik na 24 uur € 20/uur Verzekering Burgerlijke € 13 aansprakelijkheid (verplicht af te sluiten – of verzekeringsattest voor te leggen) Zaal Stadspaviljoen Adres: Kaai 53 Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29 Opp.

Capaciteit

Gebruik

Aanwezig 59

443 m²

Staand: 600

•

Zittend tafels: Zittend:

• • • • • • • • •

zonder

Socio – activiteiten Animaties Maaltijden Fuiven Hobby Podium Cursus Info Event Uit

culturele

• • •

Vestiaire Podium Bar

Zaalvoorwaarden: − Erkende Nieuwpoortse verenigingen krijgen 2x vrijstelling van huur per jaar. Na tweemaal bedraagt de huurprijs: Huur Huur Verwarming Schoonmaak Verzekering Borg Totaal na 2x Met 74,36 22.31 24.79 12.39 99.16 233.01 inkom Zonder 37.18 22.31 24.79 12.39 99.16 195.83 inkom − Voor andere verenigingen: Huur 111.55

Verwarming Schoonmaak Verzekering Borg Totaal 22.31 12.39 12.39 99.16 257.8

− Verenigingen andersvaliden kunnen de zaal 2x gratis huren, jeugd- en seniorenverenigingen kunnen tot 10x gratis de zaal huren. Dorpshuis ‘d Oude Schole Adres: Ramskapellestraat 84 Contactpersoon: cultuurdienst tel: 058/22.44.29 Opp. 147 m²

Capaciteit Staand:

Gebruik • Socio – culturele activiteiten Zittend zonder • Hobby tafels: 100 • Podium Zittend: • Cursus • Expo • Info • Event • Uit

Aanwezig • Verduisterbare ramen • Receptieruimte • Bar • Vestiaire • Artiestenloges • Berging • Vast podium • Tafels • Stoelen

Zaalvoorwaarden: − Huur basis (forfait voor kuisen van de zaal): 24.79 euro − Huur (met deelnameprijs of open activiteiten met openbare drankverkoop): 37.50 euro − Erkende Nieuwpoortse verenigingen: gratis (vrijstelling van iedere vergoeding, reglement 16/08/2007) − Andere verenigingen: 111.55 euro

60

2.

Gemeentelijk materiaal

2.1. Jeugddiensten De jeugddienst van De Panne en Koksijde beschikken over een uitleendienst. Dit materiaal kan al dan niet gratis uitgeleend worden. Hieronder vindt u de reglementen terug samen met het overzicht van materiaal en de prijs die eraan verbonden is. 2.1.1. De Panne 2.1.1.1. Reglement uitleendienst jeugddienst De Panne • • • • • • • • • • • •

Ieder persoon, jeugdorganisatie of -vereniging kan dienst doen op de uitleendienst van de jeugddienst (jeugdverenigingen, locale initiatieven en jongeren krijgen voorrang op andere individuen) De uitleendienst wordt gratis aangeboden, dit wil zeggen dat er geen huurgeld of waarborg moet betaald worden. Bij het lenen van materiaal wordt er een overeenkomst opgemaakt met vermelding van de uitgeleende stukken. Dit houdt in dat wie leent en de overeenkomst tekent zich bindt aan de afspraken die de jeugddienst opgesteld heeft. De jeugddienst zorgt ervoor dat het materiaal in perfecte staat is op het moment van de ontlening. Het kan niet dat het materiaal doorgegeven wordt aan derden. Het reglement treedt in werking vanaf het moment van ondertekening van de overeenkomst en het reglement. De aanvraag om te ontlenen gebeurt ten laatste 5 dagen op voorhand en dit telefonisch, per fax of e-mail of gewoon aanvragen in de jeugddienst. De jeugddienst zorgt ervoor dat er een handleiding beschikbaar is voor het gebruik van het materiaal. Er kan altijd bijkomende uitleg gevraagd worden aan de jeugddienst. De ontlener verbindt zich ertoe het materiaal enkel te gebruiken voor de doeleinden vermeld in de aanvraag. Elk onderdeel wordt bij teruggave en ontlening gecontroleerd en wordt dus geacht te werken. Wanneer er bij teruggave blijkt dat er schade is aan het materiaal, dan wordt de persoon die de overeenkomst tekende, verantwoordelijk gesteld. Dit betekent concreet dat er een vergoeding gevraagd wordt ter waarde van de herstellingskosten. Wanneer iemand zich niet aan de gemaakte afspraken houdt dan kan deze persoon niet langer gebruik maken van de uitleendienst.

2.1.1.2 Overzicht materiaal AUDIO Flightcases • • • • •

2x flightcase met 2 platendraaiers en mengpaneel (Technics/Numark): magneetaandrijving, direct drive, pitch control, Stanton naalden 2x flightcase met TopLoad Cd-speler, CD-600 (JB-systems): 12 % pitch control, cue-functie, reloop flightcase met versterker (JB-systems): 2x 500 Watt/8 Ohm, 2x 800 Watt/4 Ohm flightcase met PA-menger (Spirit SX Folio): 3-band EQ, 4 stereo inputs, 12 mono micro inputs, 18 outputs flightcase met DJS-1 Mk2 – digital sampler (JB-system): 24 bit, 32 samples, pitch control (50 %), scratcheffect, reverse play, loopings, sample edit, PC-link 61

•

DJ-set: 2 CD-spelers (CD100) en mengpaneel (MX100) in een compacte flightcase, pitchcontrole, cue, toonregeling, micro aansluiting

Luidsprekers • • • •

2x luidsprekers met 2-weg systeem en basreflex, 220 W/8 Ohm, met bijhorende kabels (10m) 2x actieve luidsprekers: L10APro, 2-weg systeem met ingebouwde versterker, 100 W, micro of line-ingang 2x actieve luidsprekers: PSX12, ingebouwde versterker, 200 W, micro + line-ingang compact transport systeem:, krachtige 15" subwoofer met 3 ingebouwde versterkers (CPX15A) en 2 satelliet luidsprekers (CPX8),vermogen: CPX15A 600W + 2x CPX8 150W, speakerstands inclusief, 54kg

Losse elementen • • • • • • • • • •

mini-discrecorder (Sony): met bijhorende USBN-kabels micro voor mini-discrecorder: met verstelbare opname richting (90° en 120°) zang-, beugel-, bass- en instrumentenmicro’s: met statieven, klemmen en kabels (XLR-XLR 10m.) draadloze micro JB Systems platendraaiers met riemaandrijving: 12 % pitch control, 33 en 45 toeren draagbare radio-CD-speler met dubbel cassettedeck Roland MC-505: groovebox Dictafoon Alesis Microverb 4 effectenprocessor: 200 programma's (100 preset/100 user-storable) reverb, chorus, delay, ... Behringer Eurorack UB802 microfoonmixer: 6 inputs

VERLICHTING Basisverlichting •

PAR 56 spots: 300W/230V, klein model, met kleurenfilters en verlengkabels

Lichteffecten • • • • • • • • • •

Sparkle: 16 verschillende gekleurde effecten, gobo’s manueel selecteerbaar en synchroniseerbaar, reageert op muziek of in combinatie met lightmanager, 250W Gobotunnel: 4 verschillende gekleurde lichtunnels, dicroïde kleurenwiel (4 kleuren + wit), reageert op muziek, 250W Blow Star: platte en ronde gekleurde stralen, reageert op muziek, 500W Stroboscoop: regelbare flitssnelheid, 200W Falcon: 14 gobo combinaties, interne micro of via DMX, 250W Mojo SpinMaster 3: 16 gobo combinaties, volledig verstelbaar, interne micro of via DMX, 250W Double Derby: 40 krachtige gekleurde lichtstralen, interne micro Mirrorballset: x 20cm of 40cm met rotor + PAR36 pinspot met kleurenschijf en rotor, 30W Blacklight: gesloten armatuur, 40W Blacklight: TL-lamp in open armatuur, 40W 62

Statieven • •

lichtstatief: T-bar met 4 aanhechtingspunten, max. draagkracht 30 kg. brugconstructie: 2x 2m brug, 3m hoog, incl. klemmen, max. draagkracht 100kg

Stuurapparaten (één flightcase) • •

Lightmanager: stuurapparaat voor lichteffecten, 6 stuurkanalen, automatisch gestuurd of programmeerbaar, samen gebruiken met multikabel LM-400 (lightmanager voor basisverlichting PAR56): 4-kanaals lichtmodulator met 9 ingebouwde programma’s, 1500 W per kanaal

VARIA • • • • • • • • • • • • • • •

Nevelmachine + vloeistof: verspreid een zeer fijne mist die lange tijd blijft hangen Rookmachine + vloeistof & afstandsbediening: 1L tank, 4 minuten warm-up tijd Epson video/data projector PLC-SW10 BenQ MP620 mediaprojector Fastfold Videoprojectiescherm: matwit 229x305cm, compleet mat aluminium kader met statieven en met opbergkist in kunststof Dubbele camerabatterij lader en ontlader Kleuren TV (Daewoo): 55cm scherm, scart-aansluiting PlayStation 2 met 2 controllers (+ afstandsbediening voor DVD) X-box met 2 controllers en DVD movie-kit (+ afstandsbediening) Videorecorder (Sanyo): met afstandsbediening, 4 koppen DVD-speler (JVC): met afstandsbediening Groepstenten: 5mx5m, in polyesterkatoen, met aluminiumbuizen, koppelbaar in de lengte, 110 kg, H: 2m50 Grondzeil voor groepstenten: 5mx5m, in polyester Barbecueset Badgemachine (diameter badge: 38 mm – prijs per badge: 0,50 euro; gebruik is gratis)

2.1.2. Koksijde 2.1.2.1.Reglement uitleendienst jeugddienst Koksijde • • • • • •

Materiaal kan enkel worden uitgeleend indien de jeugddienst in het bezit is van: • een kopie van de identiteitskaart van de ontlener; • een ingevulde en ondertekende uitleenfiche. Elke individuele persoon kan materiaal ontlenen. De huurprijs en de waarborg worden contant op de jeugddienst betaald. Materiaal wordt enkel meegegeven na de volledige betaling van het bedrag. Probeer gepast geld mee te brengen. De waarborg voor het ontlenen van materiaal is afhankelijk van het Art.. De precieze tarieven staan in de tabel vermeld. De maximale waarborg bedraagt 60 euro. Indien het materiaal dat ontleend wordt, enkel in JOC de Pit wordt gebruikt, dan krijgt de ontlener een korting van 25 % op de huurprijs. (dit geldt niet voor de waarborg) De ontlener krijgt een reçuutje van de medewerker op de jeugddienst, dit geldt als betalingsbewijs. 63

• • •

Indien materiaal defect, vuil of onvolledig terug wordt binnengebracht dan zal een bedrag van de waarborg worden afgehouden. Het nodige zal worden gedaan om het materiaal terug in oorspronkelijke staat terug te brengen en de factuur leggen we voor aan de ontlener. Materiaal wordt ten laatste 7 dagen na afhaling terug binnengebracht. De waarborg zal maximaal 14 dagen na het terugbrengen van het materiaal op het opgegeven rekeningnummer worden gestort.

2.1.2.2. Overzicht materiaal Inventaris materiaal JOC De Pit Uitleendienst

N° 1 2 3 4 5 6 9 10 7 11 8 13 12 16 17 18 19 20 23 24 25 14 29 34 47 50 51 52 60 63 65 15 21 22 26

Gebruik materiaal in JOC De Pit = 25% korting op de huurprijs. Maximale waarborg = 60 euro Materiaal Uitleendienst Waarborg Tv + video 10 euro 25 euro DVD speler met afstandsbediening + Bij tv inclusief Bij tv inclusief powerkabel + cinch Diaprojector Bij projectieBij projectiescherm scherm videoprojector 10 euro 25 euro Overheadprojector Bij projectieBij projectiescherm scherm Kleine lichtmengtafel (4 stopcontacten) Bij 17 Bij 17 Lichteffect pinguin 2 euro 10 euro Blacklight 2 euro 10 euro Lichteffect blowstar (niet gemarkeerd) 2 euro 10 euro I color 4 2 euro 10 euro Lichteffect supaquest (niet gemarkeerd) 2 euro 10 euro 3 oranje lichten in blauwe kist (niet gemarkeerd) 2 euro 10 euro Kleine spotjes met klem 2 euro 2 x 2,5 euro Lichtbrug zaal/verhuur 1m,2m,3m (niet 70 euro 25 euro gemarkeerd) enkel in JOC Individueel par licht groot 2 euro 10 euro Rookmachine 2 euro 10 euro 4x4 grote par lichten in kar+kabels+haken (niet Cfr 16 cfr 16 gemarkeerd) Lichtbrug statieven (niet gemarkeerd) Cfr 16 cfr 16 Pa 12 kanalen Spirit soundcraft + multikabel op 50 euro 25 euro wieltjes Dubbele cd-speler met ingebouwde mengtafel 5 euro 10 euro Platendraaier Technics 2 x 2,5 euro 2 x 2,5 euro Videocamera (niet gemarkeerd) 5 euro 5 euro Dubbele cd-speler Numark (enkel in JOC) 5 euro 10 euro Mengtafel vestax 5 euro 10 euro Instrumentenmicro shure sm 57 4 x 2 euro 4 x 10 euro Dat-recorder 2 euro 5 euro Soundmix behringer 2 euro 5 euro Dap boxen 2 x 2,5 euro 2 x 5 euro Versterker palladium 100 (dap) 5 euro 10 euro Zangversterker yamaha EMX 66M 5 euro 10 euro Ophangsysteem voor projector Gratis 2 euro Herbruikbare bekers Gratis 15 euro Grote bal (1m) Gratis 2 euro Parachute (6m) Gratis 2 euro Parachute (3,5m) Gratis 2 euro 64

27 28 30 31 32 33 48 49 53 54 55 56 57 58 59 61 62 64 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75

Trektouw Megafoon + batterijlader Hockeysticks Stelten Hoepels Kegels Reuze 4 op een rij met 42 schijven Trampoline Sjoelbak + schijven Tunnels Reuze mikado’s Pompen Verkeersjasjes Kangoeroeballen Pepsi ballen Fietshelmen Legernetten Tol Circusset Olievatten Zwaailicht Handpoppen Pruiken, schmink, hoeden,… Casinoset Kist gezelschapspelen Koppiepot (jongerengids leren gebruiken) Veilig vrijen Fuifkoffer

Gratis 2 euro Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis Gratis

2 euro 5 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro 2 euro

2.1.3. Nieuwpoort De Nieuwpoortse jeugddienst heeft op heden nog geen uitleendienst, maar in de nabije toekomst willen ze ook een uitleendienst uitbouwen. 2.2. Technische diensten Ook de technische diensten van de gemeenten beschikken over materiaal dat een inwoner of vereniging van de gemeente kan uitlenen. Hieronder vindt u eveneens de reglementen, het overzicht materiaal en de daarbij horende prijzen. 2.2.1. De Panne 2.2.1.1. Reglement uitlenen materiaal • • •

•

Mevrouw Karine Cordier van de afdeling technische zaken is de contactpersoon voor het gebruik van het gemeentelijk materiaal. De technische dienst is te bereiken op de gemeentelijke werkplaatsen, Loskaai 16 te De Panne. Het gebruik van feestmateriaal moet je aanvragen via een aanvraagformulier (te verkrijgen op de gemeentelijke werkplaatsen). De betaling voor het gebruik van feestmateriaal geschied uiterlijk één week voor het evenement of de activiteit. Bij niet-betaling of bij laattijdige betaling kan een volgende aanvraag om materiaal te gebruiken door de zaalverantwoordelijke geweigerd worden. Het gebruik van de aanwezige basisuitrusting in de verschillende zalen is inbegrepen in de huurprijs van de zaal 65

•

•

•

• • • • •

• •

• •

• •

•

Indien gebruikers van andere zalen dan de polyvalente zaal feestmateriaal wensen te gebruiken bovenop het basismateriaal dat aanwezig is in de zaal, dient hiervoor een huurprijs betaald te worden zoals verder vastgesteld. Deze bepaling geldt niet voor de seniorenverenigingen en de adviesraden. Voor de feestzaal, de foyer en grote vergaderzaal van het gemeentehuis, de Korre, het gemeenschapshuis en De Boare behoren tafels en stoelen tot de basisuitrusting. Ze worden gratis aangebracht en terug weggehaald. Het uitzetten, schikken en achteraf terug samen zetten van de tafels en de stoelen moet je zelf doen. Voor de polyvalente zaal wordt het feestmateriaal gratis ter beschikking gesteld en wordt het gratis aan- en afgevoerd. Het vooraf uitzetten van materiaal in de zaal en het achteraf ontruimen van de zaal gebeurt door de zorgen van de aanvrager, zoniet worden personeelskosten aangerekend aan 15,00 euro per persoon per uur (Dit geldt niet voor de seniorenverenigingen en de adviesraad voor senioren). Het brengen, plaatsen en terughalen van podiumelementen dient verplicht te gebeuren door het gemeentebestuur. De vergoeding hiervoor bedraagt eveneens 15,00 euro per uur per personeelslid. Particulieren, scholen, verenigingen, instellingen en andere gemeenten kunnen het gemeentelijk materiaal huren voor zover het op dat ogenblik beschikbaar is en voor zover er geen facturen meer openstaan van een voorgaand gebruik. Het feestmateriaal wordt niet verhuurd aan horecabedrijven of gelijkaardige commerciële privé-bedrijven, tenzij in het kader van een evenement gesteund door de gemeente. Er moet ook steeds een waarborg van minimum 25,00 euro betaald en die in verhouding staat tot de waarde en hoeveelheid van het ontleende materiaal. Dit bedrag wordt per aanvraag vastgesteld. Het feestmateriaal voor gebruik buiten de gemeentelijke zalen dat vervoerd kan worden in een personenwagen, moet je zelf afhalen en terugbrengen naar de gemeentelijke werkplaatsen. Grotere materialen vervoert het gemeentebestuur zelf met een vrachtwagen tegen een vergoeding van 15,00 euro per uur per personeelslid. Dit vervoer vindt altijd plaats op een weekdag. Het brengen, plaatsen en afhalen van podiumelementen naar en van activiteiten buiten de gemeentelijke zalen gebeurt verplicht door het gemeentebestuur. De uurvergoeding hiervoor bedraagt 15,00 euro per personeelslid, behalve voor de activiteiten in het volgende punt. Volgende activiteiten met publiek karakter die plaats vinden op het openbaar domein zijn geheel of gedeeltelijk vrijgesteld van het betalen van een huurprijs voor gemeentelijk materiaal: de wielerwedstrijden, de hoevefeesten, Zomerende, het koetsendefilé, de Spaanse avond en culturele activiteiten georganiseerd door of in samenwerking met de kerkbesturen en vrijzinnige verenigingen. Vervoer van gemeentelijk materiaal is gratis voor alle verenigingen van De Panne. Als je vaststelt dat bepaalde zaken reeds beschadigd zijn bij het in ontvangst nemen, verwittig je best onmiddellijk de zaalverantwoordelijke. Doe je dit niet, dan zal je zelf verantwoordelijk gesteld worden voor de schade die vastgesteld wordt op het ogenblik dat je het materiaal terugbrengt. Indien schade wordt vastgesteld na het gebruik van feestmateriaal zal je een factuur ontvangen. Indien je deze factuur niet betaald binnen de maand zal een volgende aanvraag om materiaal te huren, geweigerd worden. Nadat je het materiaal gebruikt hebt, moet je, indien nodig, schoonmaken. Indien het materiaal vuil wordt teruggegeven aan het gemeentebestuur, staat het gemeentepersoneel in voor de schoonmaak, maar worden de personeelskosten (20,00 euro per uur) gefactureerd aan de aanvrager. Het is niet toegestaan om het feestmateriaal te verhuren of ter beschikking te stellen van derden.

2.2.1.2 Overzicht materiaal Aard

Aantal

Huurprijs per stuk 66

Klaptafels (70 cm op 2m50) Kleine Tafels (80 cm op 1.20 m) Klapstoelen Chromé stoelen Biertafels (2,20 x 0,70 m) (= tafel + banken) Podiumelementen (1m op 2m) + € 10 waarborg per element Verstelbare trappen Kleine bruine trappen Ijzeren trappen Togen Spoelbakken Verkoopstandjes Kapstokken Marktplanken (1m10 op 2m70) Planken dansvloer (1m op 3m90) Tentoonstellingspanelen Poten Vlaggenmasten Uitschuifbare vlaggenmasten Vuilnismanden Witte afsluitpaaltjes Witte afsluitkoord Overdekt mobiel podium (8m75 op 4 of 6 m) Overdekt mobiel podium (6m op 4m) Open tribune (22 m lang, 4 rijen hoog) Nadars (1m20 lang) Toognadars Verkiezingsbakken Mobiele elektriciteitskasten Gewone elektriciteitskasten Spots op staander (2 van 2 op staander en 2 van 1 op staander) Guirlandes met lampen Ereschavotje Verboden parkeren Zwarte wanden (2m op 2m)

102 stuks 150 stuks 1400 stuks 150 stuks 13 stuks

0,50 0,25 0,15 0,15 0.75

72 stuks

1,00

2 stuks 2 stuks 2 stuks 5 stuks 2 stuks 10 stuks 8 stuks 6 stuks 24 stuks 20 stuks 50 stuks 35 stuks 6 stuks 20 stuks 8 stuks 25 meter 1 stuk 1 stuk 1 stuk 700 stuks 9 stuks 5 stuks 2 stuks 2 stuks 4 stuks

0,50 0,50 0,50 1,00 0,50 5,00 2,50 1,00 1,00 1,00

620,00 620,00 750,00 Gratis 0,25 0,25 20,00 20,00 6,50

100 meter 1 stuk 150 stuks 6 stuks

6,50 gratis 12,50 2,00

1,50 1,50 0,25 0,25

2.2.1. Koksijde 2.2.2.1. Reglement uitlenen materiaal • • • • •

Huurprijzen en –termijnen worden door het college van burgemeester en schepenen vastgelegd. Deze gegevens zijn in onderstaande tabel terug te vinden. De huurprijs wordt na de activiteit via een factuur aan de aanvrager overgemaakt. Voor private activiteiten die niet doorgaan in gemeentelijke zalen dient de aanvrager zelf de materialen op te halen en terug te brengen volgens afspraak. Bij gebruik van materiaal in een gemeentelijke feestzaal kan deze door de gemeentelijke diensten gebracht en teruggehaald worden. De huurder betaalt voor handenarbeid en vervoer. Indien blijkt dat bij teruggave toch schade is aangebracht of het materiaal niet netjes is, zal er een forfait aangerekend worden van 12,50 euro + herstellingskosten + handenarbeid aan 25euro/u. voor de opkuis. Hierbij wordt er geen onderscheid gemaakt tussen verenigingen

67

•

• • • • • •

die voor het gebruik van de accommodatie dienen te betalen en deze waarbij de infrastructuur gratis ter beschikking gesteld wordt. In geval van schade dient deze onmiddellijk door de aanvrager schriftelijk gemeld te worden, samen met de aanduiding van de oorzaak van de schade. Vervangings- of herstellingskosten zijn ten laste van de ontlener. In geval van schade die bij een eerste controle niet merkbaar was en slechts tot uiting komt na gebruik, kan het gemeentebestuur, mits voldoende bewijzen, schadevergoeding van de verantwoordelijke ontlener eisen. Het materiaal wordt minimaal 6 weken op voorhand aangevraagd. De ontlener verhuurt of leent het materiaal in geen geval uit aan derden. Eventuele diefstal of verlies van het ontleende materiaal valt ten laste van de ontlener. De ontlener wordt verzocht het gemeentebestuur in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen bij het ontleende toestellen, ook indien de ontlener daarvoor zelf niet verantwoordelijk is. Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of andere schade die voort kan vloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal. Door het niet naleven van dit reglement kan de ontlener uitgesloten worden van verdere ontlening.

2.2.1.2.Overzicht materiaal Omschrijving materiaal BBQ toestel Geluidsinstallatie Markttentjes Nadars Overhead projector Plankenvloer (dansvloer) of verhard oppervlak Planten ** (per vracht) Podiumelementen Praattafels (hoge tafels) Projectiescherm Schraagtafels Schraagtafels Spot met staander Spreekgestoelte Stoelen Tentoonstellingspanelen (jutte) Tentoonstellingspanelen (witte) Toiletwagen Trap (opstapje podium) Video + TV Vlaggenmast (houten) Vlaggenmast (uitschuifbare) Mobiele tribune*: overdekt Kleine tribune (apenkot)*: overdekt Nieuwe tribune (karaoke)*: overdekt Handenarbeid/uur Verplaatsingskosten/km

Afmetingen

Aantal

3x1m 2,5m

1 1 14 20000m 1 40

0,60x3m 1x2m 2,44x0,60m 1,10x0,70m

2,44x1,22m 1x2m

6m 6m 10x6,5m 6x2m 7x3,5m

94 16 1 184 30 1 1 2000 103 200 4 1 1 50 30 1 1 1

Tarief I /dag 13 25 25 0,25 25 2

Tarief II /dag 13 12,50 12,50 Gratis 12,50 2

13 1 5 7,50 0,75 0,75 13 8 0,25 1 1 13 1,25 13 3 3

6,50 0,50 4 3,75 0,40 0,40 6,50 4 0,15 1 1 13 0,70 13 3 3

13

13

25 0,50

18,50 0,25

Tarief I: privaat Tarief II: erkende verenigingen

68

* De mobiele en de nieuwe tribune worden enkel uitgeleend aan de plaatselijke feestcomités en aan plaatselijke verenigingen die open activiteiten organiseren (zie ook het reglement) ** Planten: palmiers en buxus in bloemputten, seizoenbloeiers in lage plantenbakken. 2.2.2.3.

Aanvragen materiaal

Alle aanvragen worden gericht naar het college van burgemeester en schepenen, Zeelaan 303 te 8670 Koksijde

Elke aanvraag omvat minimum volgende zaken: - gegevens organisatie: • fax Naam + adres organisatie • Contactpersoon • Tel,, gsm contactpersoon - gegevens activiteit: • Korte omschrijving activiteit • Vermelding waar de activiteit zou plaatsvinden,… - verzoek tot logistieke ondersteuning: De aanvraag voor logistieke ondersteuning door de dienst Logistiek van de Technische Dienst wordt 6 weken voor de activiteit schriftelijk gericht aan het college van burgemeester en schepenen (CBS), t.a.v. Katleen Calcoen. De aanvragen worden wekelijks ter goedkeuring voorgelegd aan het CBS waarbij het tarief vastgelegd wordt. Na de al dan niet goedkeuring door het CBS wordt u schriftelijk op de hoogte gebracht. Na goedkeuring wordt u aanvraag voor uitvoering overgemaakt aan de dienst Logistiek. Het is wel zo dat de Technische Dienst niet aan al uw wensen kan voldoen. Bijgevolg is het ten zeerste aangewezen om als organisator kort voor of na de schriftelijke aanvraag contact op te nemen met de heer Rudy Baelen (058/51 23 60) om enerzijds de mogelijkheden van de logistieke ondersteuning na te gaan en om anderzijds de praktische regeling kort voor de activiteit te bespreken. De Technische Dienst benadrukt de nodige aandacht te schenken aan de aanvragen voor een elektrische aansluiting. Het betreft vooral die activiteiten die grote vermogens nodig hebben en waar nergens in de buurt een elektrische aansluiting aanwezig is. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen privé-activiteiten en activiteiten waarbij de gemeente Koksijde betrokken is. Organisatoren van privé-activiteiten dienen zelf in te staan voor het bekomen van hun elektrische aansluiting. Dit dient tijdig te worden aangevraagd bij Gaselwest op het gratis nummer 0800/635.35. Voor activiteiten waarbij de gemeente betrokken is, wordt er verzocht om een gedetailleerde opgave te maken van de nodige vermogens (vermelding van de spanning (in V), stroom (in A), monofazig, driefazig, vermogens in (W), dit om enerzijds deze aansluiting op tijd te verkrijgen en om anderzijds de kostprijs van deze aansluiting te drukken. 2.2.3. Nieuwpoort 2.2.3.1. Reglement uitlenen materiaal •

Het stadsbestuur stelt materiaal ter beschikking aan de volgende diensten, instellingen, verenigingen, organisaties, bedrijven en personen, onderverdeeld in volgende 2 categorieën: Categorie 1: 69

• •

•

•

• • •

• •

Erkende verenigingen die feestmateriaal ontlenen en gebruiken in overeenstemming met hun maatschappelijk doel en organisaties die activiteiten organiseren in samenwerking met het stadsbestuur Nieuwpoort. Categorie 2: Particulieren, rechtspersonen of handelsuitbatingen e.a. De uitleendienst is gevestigd in het stadsmagazijn, J. Van Clichthovenstraat 42, tel 058/22.44.89 of 0498/92.92.80 of per fax 058/22.44.95. Deze dienst is bevoegd voor de gebruikstoelatingen en houdt een kalender bij van de gebruiksaanvragen en –toelatingen. De aanvragen gebeuren schriftelijk bij de uitleendienst op het daartoe bestemd aanvraagformulier. Aanvragen voor feestmateriaal voor eenzelfde activiteit dienen gecentraliseerd te worden en ingediend op één aanvraagformulier. De aanvragen moeten op het stadsmagazijn toekomen tenminste 3 weken voor de eigenlijke ontlening. Mondelinge of telefonische aanvragen worden niet behandeld. De toewijzing wordt pas geldig wanneer ze schriftelijk is bevestigd door de uitleendienst en na betaling van de retributie van het gereserveerde materiaal en/of de waarborg. De afsluiting van het ter beschikking gestelde materiaal gebeurt 1 week voor de datum van de activiteit. Vanaf dan kunnen geen wijzigingen meer worden doorgevoerd. Bij de ontlening verleent de uitleendienst prioriteit volgens de aanvraagdatum. Bij gelijktijdige aanvraag wordt voorkeur gegeven aan verenigingen behorend tot categorie 1. Indien er onvoldoende materiaal ter beschikking is, kan de uitleendienst niet opgelegd worden dit elders te gaan ontlenen of af te halen. Alle materiaal wordt door de uitleendienst geleverd en opgehaald. De retributie hiervoor bedraagt: - categorie 1: € 2,50 - categorie 2: € 20,00 Het leveren en terughalen door de uitleendienst gebeurt als volgt: • enkel op werkdagen, binnen de werkuren (van 8:15 tot 11:30 en van 12:45 tot 16:00) • na afspraak dient er iemand ter plaatse te zijn om de goederen in ontvangst te nemen. Er dient een goed bereikbare plaats en voldoende ruimte voorzien te worden om de materialen af te zetten en wel zodanig dat ze bij slechte weersomstandigheden geen schade ondervinden. • de materialen zullen gedemonteerd zijn en klaarstaan vanaf de eerste werkdag na de activiteit(en) • de materialen dienen samen geplaatst te worden, indien mogelijk gestapeld, op dezelfde plaats waar ze afgezet werden bij de levering en op die wijze dat deze zo min mogelijk schade ondervinden bij slechte weersomstandigheden. • Buiten grondgebied Nieuwpoort wordt geen materiaal geleverd of teruggehaald. De materialen die vervoerd worden door de uitleendienst worden ter plaatse niet gemonteerd of opgesteld, uitgenomen kiosk, tribune, kraampjes, chalet en sanitaire blok. Indien de uitleendienst het materiaal door overmacht niet op de voorziene datum ter beschikking kan stellen, kan deze hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld. De uitleendienst zal de kandidaatontlener hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen. Alle materialen die ter beschikking worden gesteld, verkeren in goede staat, dit behoudens een tegensprekelijke vaststelling gedaan bij de levering. De ontlener is verantwoordelijk voor de ter beschikking gestelde materialen. Dit houdt ondermeer in dat de ontlener: • De materialen in de oorspronkelijke staat behoudt: het is verboden materiaal te beschadigen, te beplakken, te verven, te beschrijven of van enig hechtmiddel te voorzien. • De materialen op de juiste manier opslaat, vervoert en gebruikt. De uitleendienst zal de goede staat van werking van het materiaal nagaan bij het terughalen door eigen personeel. De ontlener is aansprakelijk voor elke beschadiging of diefstal tijdens de periode dat de materialen ter beschikking worden gesteld. De ontlener moet zelf oordelen of hij een verzekering afsluit tegen dit risico. Beschadigingen, diefstallen e.d. dienen onmiddellijk aan de dienst gemeld te worden. De ontlener mag de beschadigde materialen niet zelf herstellen of herstellingen laten uitvoeren. De herstelling wordt uitgevoerd door de dienst zelf of door 70

• • •

•

• • • • • •

een door de dienst aangeduide firma, en wordt door de ontlener in rekening gebracht d.m.v. een onkostenstaat. Bij diefstal of verlies zal eveneens een rekening opgemaakt worden ten laste van de ontlener. De ontlener blijft alsnog verplicht de uitleendienst in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen die bij het gebruik van de uitgeleende materialen zouden worden vastgesteld, zelfs indien de ontlener hiervoor niet verantwoordelijk zou zijn. Buitengewone schoonmaak zal aan de ontlener in rekening gebracht worden. De Stad Nieuwpoort wijst elke verantwoordelijkheid af inzake gebeurlijke ongevallen bij gebruik van de ontleende materialen. De ontlener verbindt er zich toe de ontleende materialen in geen geval uit te lenen of te verhuren aan derden. Het niet naleven van deze verbintenis houdt een schorsing in van alle ontleningen aan deze verenigingen of personen, voor een periode van 3 jaar. Er wordt een retributie vastgesteld voor de ontlening van feestmateriaal volgens bijgaand tarief. Deze retributie is vastgesteld per stuk, voor een ontleenperiode van 1 week (7dagen). Voor elke bijkomende begonnen week wordt 50% van de retributie aangerekend. Ze is ondeelbaar en in geen geval geheel of gedeeltelijk terugvorderbaar, behalve wanneer de activiteit waarvoor het materiaal werd aangevraagd, in extremis wordt afgelast wegens overmacht. De retributie is niet van toepassing: • De ontlener(s) behorend tot categorie 1: deze kunnen het ontleende materiaal gratis ter beschikking krijgen; zij worden eveneens vrijgesteld van het betalen van de borg. • De ontlener(s) behorend tot de categorie 2 voor activiteiten gedurende: • Sint-Bernardusfeesten • Reuzenstoet/Heksenfeesten • Dag van Ramskapelle • Sint-Joris uit zijn dak De gratis ontlening is niet van toepassing indien: • de activiteit buiten Nieuwpoort plaatsvindt • het een activiteit is met zuiver commerciële inslag Bij het overschrijden van de uitleenperiode, wanneer door toedoen van de ontlener, alle materiaal of een gedeelte ervan, niet tijdig kan teruggehaald worden zal aan de ontlener het dubbele van het gangbare retributietarief worden aangerekend. Onafgezien van gebeurlijke gerechtelijke vervolging kan het college van burgemeester en schepenen beslissen, in geval van niet vereffening van de retributie, de ontleningen schorsen voor een periode van 3 jaar. Dit besluit wordt onmiddellijk van kracht. Het raadsbesluit dd. 13 juni 2002 houdende vaststelling van het reglement betreffende het ter beschikking stellen van feestmateriaal wordt opgeheven. Kennis van dit besluit te geven aan de heer Gouverneur van de Provincie, alle diensthoofden en de wd. Stadsontvanger.

2.2.3.2. Overzicht materiaal Omschrijving Blauwe klapstoelen: stapelbaar Schraagtafels 60/200 cm Tentoonstellingspanelen voor buiten (zwart) h122xb244 cm Tentoonstellingspanelen voor binnen (wit) h122xb200 cm Houten podiumelementen 200/100 en 25 cm hoog Ijzeren verstelbare podiumelementen 100/200 cm (enkel erkende verenigingen, enkel plaatsing

Retributie

Waarborg

€ 0,15/stuk € 0,25/stuk € 5/stuk

€ 20 totaal € 20 totaal € 5/stuk

€ 5/stuk

€ 5/stuk

€ 1,5/stuk

€ 5/stuk

€ 3,75/stuk

€ 10/stuk

71

door technische dienst) Marktentjes Barbecue (reinigen na gebruik) Vlaggenmasten (vlaggen af te halen stadsmagazijn) Dranghekkens 250cm (nadars) Koffiedouches (voor ± 200 kopjes) Geluidsinstallatie pakketbox (versterker, CD, 2 micro’s, 2 boxen op statief, bekabeling) Guirlandes met witte lampen 10 lm Guirlandes met gekleurde lampen 10 lm Halogeenspot op staander

€ 5/stuk € 5/stuk

€ 10/stuk € 20/stuk

€ 0,25/stuk

-

€ 5/stuk

-

€ 25/stuk

€ 20/stuk

€ 25/stuk

€ 50

€ 1/stuk € 1/stuk € 20/stuk

€ 50

72

3.

Stewards

3.1. Briefing vrijwillige stewards Verplicht  De stewards moeten de hele avond, als steward, herkenbaar zijn. Dit kan door het dragen van een fluorescerend jasje.  Geen min 16-jarigen op de fuif. Bij twijfel vragen dat de persoon tegendeel kan bewijzen.  Druggebruik en dealen fuifgangers: organisator en/of politie verwittigen  Wanneer kan je iemand de toegang weigeren: • Overdreven alcoholgebruik • Bezit, verkoop of gebruik van drugs • Onaangepaste kledij (moet wel op affiche vermeld staan!) • Wapenbezit • Het lastig vallen van andere bezoekers • Het plegen van geweld  Opgepast: indien een persoon, die de toegang geweigerd is, zich toch de toegang kan verschaffen, mag je deze persoon niet met geweld buiten zetten! Verstoort deze persoon de rust => politie verwittigen.  Zowel binnen als buiten circuleren. Buiten = fuifterrein vb parking rond de zaal, maar niet de openbare weg, dat is de taak van de politie. Tips  Alcoholgebruik stewards: • Voorbeeldfunctie (niet in openbaar tonen) • Vermindering reactiesnelheid • Beïnvloed het beoordelingsvermogen  Wijzen op hun verantwoordelijkheid  Vrijwilligers lopen best met 2 samen. Bij problemen kan er 1 persoon de organisator verwittigen en/of hulp inroepen van de andere stewards en/of politie.  Lijst noodnummers + weten waar de telefoon staat (of GSM bij zich hebben)  Vrijwillige en professionele stewards mogen niet samen lopen  Takenpakket:  Voorkomen dat personen gevaarlijke voorwerpen binnenbrengen (wapens, rugzak,…)  Vrijhouden van doorgangen/nooduitgangen  Voorkomen dat verboden zones betreden worden  Observatie/controle publiek om confrontaties, vandalisme, diefstal te voorkomen  Bij problemen:  Rustig blijven => niet zelf tussen vechtersbazen springen  Geen partij kiezen => neutraal blijven  Nooit oneens zijn  Hou afstand, geen lichamelijk contact  De oorzaak van het probleem zoeken, is soms eenvoudig weg te nemen  Bij problemen waarvoor je bijstand vraagt aan hulpdiensten, houdt er 1 persoon buiten de wacht en begeleidt de hulpdiensten snel naar de plaats van het probleem (geweld, ongeval,…)  Met de DJ signaal afspreken om bij problemen alle stewards te verwittigen: vb wil… zich naar de bar begeven. Zo weten alle stewards dat er een probleem is! (niet de muziek uitzetten, kan probleem laten escaleren)  De verlichtingsschakelaars weten zijn in geval van nood.  Maximum capaciteit van de zaal controleren.

73

3.2. Subsidiereglementen 3.2.1. Koksijde Subsidiereglement – subsidie aan professionele stewards bij fuiven:

erkende Koksijdse

verenigingen

voor

inzet

Art. 1. - Er wordt een subsidie voorzien aan erkende Koksijdse verenigingen voor de inzet van professionele stewards tijdens publiek toegankelijke fuiven in gemeentelijke zalen en in tenten op het grondgebied van de gemeente Koksijde. Art. 2. - Binnen de perken van de op jaarlijkse begroting voorziene en door de gemeenteraad goedgekeurde kredieten (Art. 10413/332-02) wordt een subsidie toegekend van maximaal 150 euro per professionele steward, met een maximum van 300 euro per fuif. De subsidie kan nooit meer zijn als de door de organisator betaalde factuur. Art. 3. - De subsidie kan enkel aangevraagd en toegekend worden aan erkende Koksijdse verenigingen. Om erkend te worden dient een vereniging haar zetel in Koksijde te hebben, minstens één jaar te bestaan en activiteiten georganiseerd te hebben op het grondgebied van de gemeente Koksijde in het jaar voorafgaand aan de aanvraag. Er worden maximaal twee premies per jaar aan dezelfde vereniging toegekend. Art. 4. De organisator die meent recht te hebben op deze subsidie dient samen met zijn aanvraag tot toelating van de activiteit/aanvraag van de zaal een aanvraagformulier in te dienen bij het gemeentebestuur en bij de preventiedienst. Hierop moeten het vermoedelijk aantal aanwezigen, het voorziene aantal professionele stewards en de naam en erkenningsnummer van de firma die hiervoor instaat vermeld worden. Binnen de twee weken nadat de toelating bekomen werd of de zaal toegekend werd en ten laatste één week voor de activiteit zelf, zendt de aanvrager/organisator een kopie van het contract dat met een erkende professionele firma werd afgesloten. Art. 5. De goedkeuring van de aanvraag is afhankelijk van het beschikbare begrotingskrediet, de volledigheid van de aanvraag en het positief advies van de preventiedienst. Art. 6. De subsidie wordt uitbetaald na voorlegging van een kopie van de factuur (en eventuele creditnota) ten bewijze van de kosten en de inzet van professionele stewards en voorzover de inrichtende vereniging zich heeft gehouden aan alle artikels van het veiligheidsprotocol. Indien het veiligheidsprotocol niet wordt nageleefd, kan de subsidie worden geweigerd. Art.7. De subsidie kan enkel aangevraagd worden voor fuiven die plaatsvinden na de goedkeuring van dit reglement door de gemeenteraad. Art. 8. Subsidies uitbetaald op basis van bedrieglijke aanvragen, zullen worden teruggevorderd ongeacht eventuele gerechtelijke vervolging. Zij brengen intrest aan de wettelijke rentevoet op zonder ingebrekestelling vanaf het ogenblik van de onterechte uitbetaling. Art. 9. Kennis van dit besluit wordt gegeven aan de gemeenteontvanger, het hoofd van de rekendienst, de cultuurdienst, de sportdienst, de jeugddienst en de preventiedienst. 3.2.2. Nieuwpoort Subsidiereglement stewards fuiven Art. 1.- Dit reglement is van toepassing op het inzetten van professionele stewards op fuiven georganiseerd in de Nieuwpoortse stadszalen en in grote tenten op Nieuwpoorts grondgebied. Art. 2.- Binnen de perken van de op de jaarlijks begroting voorziene en goedgekeurde kredieten (art. 337/332-02) wordt een premie verstrekt van € 150 per professionele steward, met een maximum van € 300 per fuif. 74

Art. 3.- De subsidie kan enkel verstrekt worden aan erkende Nieuwpoortse verenigingen. Er worden maximum 2 premies per jaar uitbetaald aan dezelfde vereniging. Art. 4.- Het aanvraagformulier voor de subsidie moet ten laatste twee weken na de aanvraag van de zaal worden overgemaakt aan de preventiedienst, Langestraat 85 8620 Nieuwpoort, dit na (telefonisch of schriftelijk) advies van de preventiedienst inzake het aantal professionele stewards. Art. 5.- De preventiedienst maakt schriftelijk het advies over aan het stadsbestuur, samen met het aanvraagformulier voor de premie. Art. 6.- De stad onderzoekt de beschikbaarheid van de kredieten en laat dit schriftelijk weten aan de aanvrager en de preventiedienst, dit binnen 3 weken na ontvangst van de subsidieaanvraag. Art. 7.- De subsidie wordt uitbetaald na voorlegging van een kopie van de factuur op naam van de aanvrager van de professionele stewards. Art. 8.- De inrichtende vereniging houdt zich aan alle artikels vermeld in het veiligheidsprotocol. Indien het veiligheidsprotocol niet wordt nageleefd, kan de subsidie worden geweigerd op basis van een verslag van de preventiedienst, een verslag van de zonechef of de Directie Operaties van de politiezone Westkust. Art. 9.- De subsidie kan enkel aangevraagd worden voor kosten gemaakt na goedkeuring van dit besluit. Art. 10.- Subsidies die worden uitbetaald op basis van bedrieglijke aanvragen, zullen worden teruggevorderd ongeacht eventuele gerechtelijke vervolging. Art. 11.- Kennis van dit besluit te geven aan de stadsontvanger, het diensthoofd reken- en belastingdienst, de preventiedienst, de cultuurdienst en de jeugddienst.

75

4.

Lijst noodnummers

Algemeen noodnummer met gsm

112

Politie Westkust

058/53.30.00 of 101

Ambulance:

100

Brandweer: algemeen nummer • De Panne • Koksijde • Oostduinkerke • Nieuwpoort

100 058/41.10.10 058/51.10.10 058/51.10.20 058/23.30.30

Preventiedienst Westkust (Barbara Wyseure) voor 22u00

0498/92.92.66

Ziekenhuis Veurne:

058/33.31.11

Brandwondencentrum

09/240.34.90

Apotheker van wacht ( bellen politie na 22u00)

0900/105.00 (058/53.30.00)

Dokter van wacht: • De Panne • Koksijde • Oostduinkerke • Nieuwpoort

058/42.26.26 058/51.84.94 058/51.78.68 058/24.00.14

Antigifcentrum

070/245.245

Taxidienst: • De Panne ■ Taxi Francois (rijdt ’s nachts) ■ Taxi Jules (rijdt niet ’s nachts) • Koksijde ■ Taxi Charlie (op voorhand vastleggen) ■ Taxi Merlyn (voor 24u00 vastleggen) ■ Taxi Avanti (op voorhand vastleggen) ■ Taxi Nico (voor 24u00 vastleggen) • Nieuwpoort ■ Taxi Patrick (rijdt ’s nachts) ■ Taxi Marc (op voorhand vastleggen)

0475/49.68.21 058/41.15.75 0475/58.62.29 of 058/24.03.03 0475/68.03.11 0498/93.99.27 of 058/51.88.45 0475/70.57.04 0475/71.79.46 0486/71.62.30

76

5.

Nuttige contactgegevens

Gemeentelijke diensten De Panne Dienst Bevolking Zeelaan 21 8660 De Panne

Technische Dienst Loskaai 16 8660 De Panne

Jeugddienst Koningsplein 1 8660 De Panne

Tel.: 058/42 16 16 Fax: 058/42 16 17



Dienst Bevolking Zeelaan 303 8670 Koksijde

Technische Dienst Hovenierstraat 21 8670 Koksijde

Jeugddienst Kursaallaan 28 8670 Koksijde


Tel.: 058/51 23 60 Fax:

Tel.: 058/53 34 44 Fax: 058/53 29 71 [email protected] www.depit.be

Dienst Bevolking Marktplein 7 8620 Nieuwpoort

Stadsmagazijn Nieuwpoort J. Van Clichthovenstraat 42 8620 Nieuwpoort

Jeugddienst Dudenhofenlaan Z/N 8620 Nieuwpoort

Tel.: 058/22 44 40

Tel.: 058/22 44 89 of 0498/92 92 80 Fax.: 058/22 44 95

Tel.: 058/23 91 26 Fax:

Koksijde

Nieuwpoort

[email protected] Promotie De Panne Dienst onthaal en communicatie Isabel Coysman Zeelaan 21 8660 De Panne

Dienst Toerisme Zeelaan 21 8660 De Panne

Tel: 058/42 97 57

Tel: 058/42 18 18

Promotie Koksijde Dienst Cultuur An Dieleman Casinoplein 10 8670 Koksijde

Bibliotheek Viviane Rys Casinoplein 10 8670 Koksijde

Tel.: 058/53 29 80 Fax: 058/53 29 85

Tel.: 058/53 29 53 Fax: 058/53 29 52

[email protected] www.casinokoksijde.be

[email protected] [email protected] 77

Dienst Toerisme Anja Lensen Zeelaan 303 8670 Koksijde

Dienst Toerisme Mieke Ghesquière Zeelaan 303 8670 Koksijde

Tel.: 058/53 21 14 Fax: 058/53 21 22

Tel.: 058/53 21 10 Fax: 058/53 21 22

toerisme@koksijde

[email protected]

Technische Dienst Julienne Daman of Caroline D’Haveloose Zeelaan 303 8670 Koksijde

Dienst Pers en Communicatie Jan Huyghe Zeelaan 303 8670 Koksijde

Tel.: 058/53 30 66 Fax: 058/53 30 68

Tel.: 058/53 30 82 Fax: 058/52 25 77

[email protected] [email protected]

[email protected] www.koksijde.be

Promotie Nieuwpoort Dienst Toerisme Marktplein 7 8620 Nieuwpoort

Dienst Pers en Communicatie Willem De Roolaan 90 8620 Nieuwpoort

Tel: 058/22 44 22

Tel: 058/22 44 24 [email protected] [email protected]

Brandweer De Panne Commandant Luc Brouckxou

Koksijde Commandant Werner Tyteca

Nieuwpoort Commandant Roger Van Brussel

Tel.: 058/41 20 20 GSM: 0475/93 97 46

Tel.: 058/53 38 04

Tel.: 058/23 30 25 GSM: 0498/92 92 33

[email protected]

nieuwpoort.cdt@ brandweervlaanderen.be

Politie Westkust Politie Westkust Directie Operaties Zeelaan 48 8670 Koksijde Tel.:058/53 30 00 Fax: 058/53 30 22

78

Provinciale uitleendiensten Provinciale uitleendienst Uitleenpost Brugge Doornstraat 112 8200 St. Andries

Provinciale uitleendienst Kortrijk Uitleenpost Kortrijk Emiel Clauslaan 3 8500 Kortrijk

Tel.: 050/40 76 76 Fax: 050/40 76 75

Tel.: 056/22 56 22 Fax: 056/22 28 89

[email protected] www.west-vlaanderen.be


Provinciale uitleendienst Uitleenpost Ieper Zonnebeekseweg 361 8900 Ieper

Provinciale Uitleendienst Uitleenpost Oostende Stedelijke Openbare Bibliotheek Wellingtonstraat 7 8400 Oostende

Tel.: 057/21 56 06 Fax: 057/21 84 28

Tel.: 059/29 51 55 Fax: 059/29 51 58



Medische diensten Rode Kruis West-Vlaanderen Dirk Martensstraat 11 8200 St- Andries

Het Vlaamse Kruis West-Vlaanderen Zonnebeekseweg 86 8900 Ieper

Tel.: 050/45 90 00 Fax: 050/31 09 59

Tel.: 057/20 75 75

[email protected] www.rodekruis.be

[email protected] www.hetvlaamsekruis.be

Noodnummers zie III Bijlagen, 4. Noodnummers, blz. 98 Andere Conflictbemiddelaars Preventiedienst Westkust Langestraat 85 8620 Nieuwpoort

Bruggen en Wegen Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling wegen - West-Vlaanderen Markt 1 8000 Brugge

GSM: 0473/89 27 95 GSM: 0497/67 52 07 GSM: 0498/92 92 66 Fax: 058/23 56 30 [email protected]

Tel.:050/44 11 11 Fax: 050/34 23 81 [email protected] www.lin.vlaanderen.be 79

Sabam Agentschap Brugge-Oostende Lijsterstraat 25 8400 Oostende

Billijke Vergoeding Outsourcing Partners N.V. Postbus 18 OF 10.181 9000 Gent 12

Tel.: 059/70 60 14 Fax: 059/51 09 37

Tel.: 070/66 00 16 Fax: 070/66 00 12

[email protected] www.sabam.be

Fuifpunt p/a Steunpunt Jeugd Arenbergstraat 1d 1000 Brussel

VFJ Vlaamse federatie van jeugdhuizen en jongerencentra Ommeganckstraat 85 2018 Antwerpen Tel.: 03/226 40 83 Fax: 03/226 40 85

[email protected] www.fuifpunt.be

[email protected] www.vfj.be

Bring Home Safe Service Slachthuisstraat 48 B1A 8900 Ieper

VAD - Partywise Vanderlindenstraat 15 1030 Brussel

Tel: 057/36 39 90 Fax: 057/36 38 10

Tel.: 02/423 03 33 Fax: 02/423 03 34

www.bhss.be

[email protected] www.partywise.be www.vad.be/aanbod/sectoren/uitgaan.html

Bronnen: •

Wetteksten, artikels, handboeken, brochures,… o Wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid o Omzendbrief van de wet van 10 april op de bewakingsondernemingen, de beveiligingsondernemingen en de interne bewakingsdiensten o Handboek manifestaties en evenementen: organisatie en structuur. (VVSG) o Handboek manifestaties en evenementen: integrale veiligheid (VVSG) o Fuifnummers. Draaiboek voor de organisator (VFJ – Provincie West-Vlaanderen)

•

Websites www.fuifpunt.be www.fuiveninlooi.be www.organisator.be www.vad.be www.drugsinbeweging.be/info_wet_alcohol.html www.kampenhout.be/gemeente/jeugd/word/fuifreglement.doc www.sabam.be www.bvergoed.be

80

V.U.: Gemeente De Panne, Gemeente Koksijde en Stad Nieuwpoort

Recommend Documents