Vragen & antwoorden Iv3 FUNCTIONELE INDELING GEMEENTEN HOOFDFUNCTIE 9 Vraag 1 In de circulaire Ministeriële Regeling Iv3 wordt op pagina 41, in de tabel die de wijzigingen van de Ministeriële Regeling Iv3 t.o.v. het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 weergeeft, melding gemaakt van de toevoeging van de nieuwe functie 950 Gemeentelijke eigendommen. In de bijlage 1b van de Ministeriële Regeling met de functionele indeling gemeenten is deze functie niet opgenomen. Hoe zit dit? Antwoord De functie is niet toegevoegd. Deze functie is onjuist opgenomen in de tabel op blz. 41. Leidend voor de functionele indeling is bijlage 1b van de Ministeriële Regeling Iv3.
Vraag 2 De nieuwe functie 940 Lasten heffing en invordering gemeentelijke belastingen, betrekking hebbende op de functies 931 t/m 939 is een aanwinst, maar waar laat ik mijn lasten heffing en invordering afvalstoffenheffing/rioolrechten? Antwoord De lasten heffing en invordering, oftewel de perceptiekosten van de afvalstoffenheffing en reinigingsrechten, vallen respectievelijk onder de functies 721 Afvalstoffenverwijdering en verwerking en 722 Riolering en waterzuivering.
Vraag 3 Functies 911 Geldleningen en uitzettingen korter dan 1 jaar, 913 Overige financiële middelen en functie 914 Geldleningen en uitzettingen langer of gelijk aan 1 jaar. Voorheen hadden we functie 911 zijnde het saldo van de kostenplaats kapitaallasten, oftewel financiering gewone dienst. Wat is de bedoeling? Dienen de rentelasten en inkomsten hier direct op geboekt te worden? Komt de kostenplaats kapitaallasten te vervallen of komt rente op diverse plaatsen te staan? Antwoord De algemene regels zijn de volgende. - De ontvangen rente van uitzettingen met een looptijd korter dan 1 jaar = functie 911 - De ontvangen rente van uitzettingen met een looptijd vanaf 1 jaar = functie 914 - De baten bespaarde rente (berekende interne rente) als gevolg van interne financiering die langer loopt dan een jaar = functie 914. Hetzelfde geldt uit pragmatisch oogpunt voor de baten bespaarde rente als gevolg van interne financiering die korter dan een jaar loopt. - De betaalde rente van alle leningen én de lasten van de berekende interne rente worden noch onder functie 911, noch onder functie 914 geboekt. De rente-betalingen en de lasten van de berekende interne rente worden via de omslagrente verdeeld via de kostenplaatsen aan desbetreffende functie. De inkomsten uit hoofde van gestorte leningen worden niet op functie 911 of functie 914 geboekt. Deze mutaties lopen via de balans. De kostenplaats kapitaallasten komt niet te vervallen. Deze blijft noodzakelijk om de kapitaallasten (omslagrente) toe te rekenen. Een verandering is dat de oude functie 911 gesplitst is in een functie Geldleningen en uitzettingen kort (functie 911) en lang (functie 914), dit i.v.m. de Wet fido. Gegeven dat verschil, verschilt de oude functie 911 niet wezenlijk van de huidige. Gemeenten boekten inderdaad het saldo kapitaallasten (voornamelijk het verschil tussen de feitelijk berekende omslagrente en de omslagrente als gebruikte rekenrente) op functie 911. Een dergelijk saldo wordt nu geboekt op functie 960 Saldo van kostenplaatsen.
Vraag 4 Is het correct dat de in het concept van de Ministeriële Regeling voorgestelde functie 1000 nu in de definitieve Regeling is vervangen door een functie in de 900-serie? Antwoord Ja, de functie 1000 is vervangen door de functie 980 Mutaties reserves die verband houden met de hoofdfunctie 0 tot en met 9.
Vraag 5 Functie 980 Mutaties reserves die verband houden met de hoofdfunctie 0 tot en met 9. Is dit iets alleen voor bij de rekening of ook bij de begroting? Antwoord Dit is voor bij zowel de rekening als de begroting.
Vraag 6 Waar dienen de functies 970 Saldo van de rekening van baten en lasten voor bestemming, 980 Mutaties reserves die verband houden met de hoofdfunctie 0 tot en met 9 en 990 Saldo van de rekening van baten en lasten na bestemming voor? Leiden deze functies tot dubbeltellingen? Antwoord De functies 970 Saldo van baten en lasten voor bestemming en 990 Saldo van baten en lasten na bestemming zijn ingevoerd om een goede aansluiting bij de programmabegroting te krijgen. Door de functies 970, 980 en 990 kan gemakkelijk worden gezien of de conversie van programma’s naar functie met betrekking tot de reserves klopt. Omdat de functies 970 en 990 saldi zijn, dienen ze niet nog een keer te worden opgeteld. Dat zou immers tot dubbeltellingen leiden.
Vraag 7 Is er een voorbeeld op welke wijze het begrotings- of rekeningsresultaat voor en na bestemming vastgelegd moet worden binnen de functies 970 Saldo van de rekening van baten en lasten voor bestemming, 980 mutaties reserves die verband houden met de hoofdfuncties 0 t/m 9 en 990 Saldo van de rekening van baten en lasten na bestemming? Antwoord In Begroten en verantwoorden deel 1: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, vindt u hier vanaf pagina 93 voorbeelden voor.
Vraag 8 Zowel op functie 330 Nutsbedrijven als op functie 913 Overige financiële middelen wordt gesproken over elektriciteitsvoorziening, gasvoorziening enz. De vraag is of het dividend van deze bedrijven nu moet worden verantwoord op 330 of 913. Antwoord Het dividend van deze bedrijven dient verantwoord te worden op functie 330.
Vraag 9 Op functie 913 Overige financiële middelen moeten opbrengsten gemeentelijke eigendommen, bijvoorbeeld niet voor de openbare dienst, worden verantwoord. Tot op heden verantwoorden wij dat op hoofdfunctie 3 Economische zaken, omdat naar onze mening dit een economische aangelegenheid is. Kan dit zo blijven? Antwoord
Ja, dit kan zo blijven. Alleen indien toerekening niet kan plaatsvinden, er geen geschikte functie te vinden is, geldt functie 913.
Vraag 10 Worden er op de functies 934 Baten baatbelasting tot en met 939 Baten precariobelasting enkel en alleen de inkomsten geboekt of worden kosten als ‘inkopen hondenpenning en personele kosten toch ook op deze functies verantwoord? Antwoord Op de functies 934 tot en met 939 worden alleen de inkomsten geboekt. De kosten dienen op functie 940 Lasten heffing en invordering gemeentelijke belastingen verantwoord te worden.
Vraag 11 Onder welke functie vallen de kosten van behandeling van bezwaar- en beroepschriften WOZ. Is dit functie 930 Uitvoering Wet WOZ of functie 940 Lasten heffing en invordering gemeentelijke belastingen? In de toelichting bij functie 940 is vermeld: “tot deze functie behoren de kosten die betrekking hebben op de afhandeling van bezwaar- en beroepschriften. Antwoord De kosten van behandeling van bezwaar- en beroepschriften, ook die van de WOZ, vallen onder functie 940.
Vraag 12 Behoren de rentekosten en rentebaten van verstrekte hypothecaire geldleningen aan personeel te worden verantwoord op functie 913 Overige financiële middelen? Antwoord De baten en lasten dienen functioneel te worden toegerekend.
Vraag 13 Doordat onze gemeente aangemerkt wordt als "nadeelgemeente" m.b.t. het BTW-compensatiefonds ontvangen wij 2 jaar een bijdrage uit het vereveningsfonds BCF. Alleen mijn vraag: op welke functie moet ik dit verantwoorden? Het zal ongetwijfeld 9... zijn, maar het is mij niet helemaal duidelijk welke functie hier het best bij past. Antwoord Een verrekening met het vereveningsfonds dient te worden geboekt op functie 922.
Vraag 14 Waar dienen de opbrengsten uit aanmaningen, ontvangen invorderingsrente, terugontvangen griffiekosten en schades in het kader van dwanginvorderingen geboekt te worden? Antwoord Deze dienen op functie 940 geboekt te worden; de opbrengsten uit aanmaningen als baat.
Vraag 15 Is functie 940 ook van toepassing op de lasten i.v.m. het heffen en invorderen van parkeerbelasting? Antwoord De lasten i.v.m. het heffen en invorderen van parkeerbelasting worden geboekt onder functie 214.
Vraag 16
Wij zijn bezig om onze functionele begroting om te bouwen conform de richtlijnen van het BBV. Als wij het goed begrepen hebben, moeten alle mutaties in/van de (bestemmings-)reserves via de resultaatbestemming lopen. Over de wijze waarop dit alles moet, hebben wij enkele vragen: -
Is het juist om de zgn. bespaarde rente als baten binnen te lasten komen op functie 914 en de bedragen vervolgens via functie 980 toe te voegen aan de diverse reserves? Hoe moet de rechtstreekse verrekening tussen reserves plaatsvinden? Zo vindt er in onze situatie een toevoeging van 2 mln. aan de onderwijshuisvestingsreserve plaats ten laste van de algemene reserve; moet deze verrekening lopen via functie 980 (zowel baten als lasten) of is hier een andere methode voor van toepassing?
Antwoord Het antwoord op de eerste vraag is dat de bespaarde rente ten gunste komt op functie 914. Een directe, automatische één op één doorboeking is niet toegestaan. De resultaatbestemming vindt plaats op basis van het saldo zoals dat naar voren komt onder functie 970. De raad neemt een besluit om het saldo op diverse wijze qua bedragen en qua algemene of bestemmingsreserves te bestemmen. Er is dus een apart besluit nodig, hetgeen zijn neerslag vindt in de mutaties bij functie 980. Een automatische doorkoppeling van de bespaarde rent naar een reserve is pas dan toegestaan indien de verordening ex artikel 212 van de gemeentewet daartoe expliciet de ruimte biedt. Geldt ook in dat geval dat het desbetreffende bedrag herkenbaar is in de opsomming van mutaties onder 980. Het antwoord op de tweede vraag is dat onder de mutaties bij functie 980 zowel de toevoeging aan de onderwijsreserves zichtbaar gemaakt wordt als de (corresponderende) onttrekking(en) aan de algemene reserves.
Vraag 17 Het is voor mij niet duidelijk welke lasten en welke baten op functie 980 verantwoord dienen te worden. De onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves worden toch op de desbetreffende functie verantwoord? Verder denk ik dat indien twee keer een saldo van de begroting (op functie 970 vóór bestemming en op functie 990 ná bestemming) wordt gepresenteerd, er nooit sprake kan zijn van een sluitende begroting. Klopt dit? Antwoord De onttrekkingen en toevoegingen van de reserves vinden plaats onder functie 980. Uit oogpunt van transparantie kan er bij 980 een uitsplitsing plaatsvinden naar de hoofdfuncties. De mutaties reserves worden dus niet (meer) geboekt onder desbetreffende functie. Het saldo onder 970 is het exploitatiesaldo, vóór bestemming. Bij functie 980 worden de bestemmingsreserve en de algemene reserve gemuteerd. Deze mutaties kunnen toevoegingen of onttrekkingen zijn. Onttrekkingen en toevoegingen aan de bestemmingsreserve zullen als regel planmatig gebeuren. Toevoegingen aan de algemene reserve is het resultaat van de exploitatie (tekort/overschot) Bij een tekort bij 970 en onvoldoende reserves om een tekort af te dekken, zal de gemeente maatregelen moeten nemen om de negatieve reserves aan te vullen. De bedragen van functie 970 worden buiten de totaaltelling gehouden!
Vraag 18 Onze dienst Stadsbedrijven kent het product Commerciële activiteiten. De dienst verantwoordt op dit product opdrachten voor derden (bv. inzameling bedrijfsafval, bouwkundig onderhoud bijzonder onderwijs, rioolaansluitingen etc). De gemeente exploiteert ook een tankstation voor de eigen voertuigen en voor de personeelsleden. Behoren deze baten en lasten functioneel verantwoord te worden of bv. onder functie 922 Algemene baten en lasten. De vraag wordt mede ingegeven door de vergelijkbaarheid van gemeenten, zou je hun commerciële activiteiten niet apart verantwoord willen zien? Antwoord
In een collegebesluit (uit hoofde van art. 212) over administratieve organisatie zou de gemeente de gedragslijn moeten aangeven hoe er in deze situatie gehandeld moet worden. Een hoofdlijn kan dan zijn dat er functioneel verantwoord wordt indien de desbetreffende commerciële activiteiten een beperkte omvang hebben. Indien deze activiteiten een grotere omvang krijgen, zal bijvoorbeeld bepaald moeten worden of de dienst over het hele budget kan (blijven) beschikken. Ook in dat geval zal dan geboekt moeten worden onder de desbetreffende functies. Het is hierbij wel evident dat bedoeld collegebesluit een afbakening geeft van groot en klein. Indien de dienst niet over de “commerciële budgetten“, de opbrengsten kan beschikken dan moeten de baten en lasten geboekt worden onder functie 922. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de gemeenten dienen te voldoen aan de zogenoemde transparantierichtlijn van de EU. Deze houdt in dat een gemeente te allen tijde desgevraagd door de EU of de rijksoverheid via de gemeentelijke administratie moet kunnen aangeven welke uitgaven en ontvangsten gemoeid zijn met de publieke functies en welke met commerciële activiteiten (zie richtlijn 80/7023/EEG en 2000/52/EG). Als regel zal voor benchmarking tussen de gemeenten de gegevens van de gemeenten op een gemeenschappelijke basis gebracht moeten worden. Het kunnen schonen van commerciële activiteiten is dan een vereiste.
Vraag 19 In onze gemeente worden de belastingopbrengsten bruto verantwoord. D.w.z., de baten worden volledig verantwoord met onder de lasten van dezelfde functie een post voor vermindering en oninbare posten (dit zijn geen perceptiekosten doch in feite is het een correctie op de opbrengsten). In de functionele indeling is expliciet een functie voor de baten opgenomen voor de diverse belastingen. Mogen (moeten) deze correctieposten toch op de betreffende batenfunctie worden verantwoord? Antwoord Alle baten en lasten - vermindering oninbare posten - komen onder desbetreffende (belasting)functie. Alle andere lasten komen op functie 940.
Vraag 20 Onze gemeente kent een gemeentelijke ‘Zalm’-snip. Gelet op de omschrijving van functie 941 Lastenverlichting Rijk, lijkt het niet juist op deze functie ook de gemeentelijke zalmsnip te verantwoorden. Waar dan wel? Antwoord De baten van de belastingen/heffingen worden bruto geboekt. De lasten worden, inclusief de ‘Zalm’snip, (zie ook de toelichting op artikel 931) onder desbetreffende belastingen/heffingen geboekt. Lasten voor de uitkering van de Rijks Zalmsnip is functie 941.
Vraag 21 Onze gemeente heeft reclameopbrengsten uit privaatrechtelijke overeenkomsten (billboards). Dit is dus geen reclamebelasting. Mag de verantwoording toch op functie 938? Antwoord Nee. Het gaat hier in het voorbeeld niet om een belasting in de betekenis van artikel 228 van de gemeentewet. Deze baten worden geboekt onder functie 913.
Vraag 22 Bij (de toelichting op de ) functie 940 wordt louter gesproken over lasten en kosten. Het lijkt mij echter logisch als ik op deze functie ook de ontvangen invorderingsrente en de opbrengsten van aanmaningen/dwangbevelen en terugontvangen griffiekosten kan boeken. Is dat juist? Zo nee, waar moet ik die dan boeken?
Antwoord Juist; functie 940 dient gelezen te worden als Baten en lasten heffing en invordering gemeentelijke belastingen.
Vraag 23 Rente rekening-courant Het is mij niet geheel duidelijk of de te ontvangen rente rekening-courant in combinatie met deposito nu op functie 911 of kostenplaats kapitaallasten moet worden verantwoord. Functie 911 spreekt alleen over baten van uitzettingen. Bij ons is er tijdelijk sprake van een financieringsoverschot, waarmee in de renteomslag rekening wordt gehouden. Een gedeelte van onze rekening courant zetten wij via deposito (1 jaar) weg. Het zou vreemd zijn als de te ontvangen rente op 2 plaatsen moet worden verantwoord, terwijl het saldo van kapitaallasten weer op 960 tot uitdrukking dient te orden gebracht. Daarentegen moet alle betaalde rente op de kostenplaats terecht komen. Tot voor kort werkte onze gemeente met een fictief berekende rentepercentage voor het financieringsoverschot/-tekort en werden alle ontvangsten en betalingen van rente rekening courant en deposito’s op 911 verantwoord. Dit zal niet meer mogen, maar gaf wel in één overzicht de financiële consequentie weer. Antwoord De systematiek omtrent de rente-omslag kunt u terugvinden in deel 2 van het BBV, vraag 14. De ontvangen rente op uitzettermijn korter/langer dan een jaar dient verantwoord te worden op achtereenvolgens functie 911 en 914.
Vraag 24 In deel 4 van Begroten en Verantwoorden wordt bij vraag 8 en 9 hoofdfunctie 9 (blz. 63) een antwoord gegeven inzake dividend nutsbedrijven. Bij antwoord op vraag 8 staat heel stellig dat dit verantwoord dient te worden op functie 913. Het antwoord inzake vraag 9 duidt juist op functie 330, indien het niet functioneel is toe te rekenen dan 913. Dit laatste antwoord sluit ook aan bij de toelichting die is gegeven bij functie 914 (blz. 83 deel 2 BBV). Waar dient het dividend van de nutsbedrijven daadwerkelijk verantwoord te worden? Antwoord Het antwoord op vraag 8, hoofdfunctie 9 in de circulaire van 6 februari 2003 is onjuist. De lijn is, zie ook de toelichtingen op de functionele indeling in de Ministeriële Regeling onder functie 913 en 914, dat dividenden alleen dan op functie 913 geboekt worden indien er geen andere (geschikte) functie is waaraan toegerekend kan worden. Dividenden nutsbedrijven worden verantwoord onder functie 330. Het antwoord is inmiddels aangepast.
Vraag 25 Overheveling van een bedrag van de ene reserve naar een andere reserve, moet dat via de resultaatbestemming (functie 980) worden geraamd/verantwoord, of mag dat rechtstreeks via een onttrekking aan de ene reserve en storting in de andere reserve? Antwoord De overheveling van een reserve naar een andere reserve moet plaatsvinden in het kader van de resultaatbestemming. Zie ook artikel 17, lid d en 27, lid d van het BBV. Deze mutaties kunnen dan in het kader van de IV3 alleen zichtbaar gemaakt worden op functie 980. Zelfde vraag als hierboven maar dan met betrekking tot verrekening tussen reserves en voorzieningen? Antwoord Indien van een reserve een verrekening plaatsvindt met een voorziening, zal de beschikking over de reserve lopen via functie 980. De voeding van de voorziening gaat via desbetreffende programma/functie. Bij putting uit de voorziening ten gunste van een reserve zal de uitgaaf rechtstreeks ten laste van de voorzieniing plaatsvinden. De baat van de exploitatie zal op het
desbetreffende programma/de betreffende functie worden verantwoord en bij de resultaatbestemming zal de toevoeging aan de reserve via 980 gebeuren.
Zelfde vraag als hierboven, maar dan betrekking tot verrekening tussen voorzieningen onderling? Antwoord Een directe verrekening tussen voorzieningen is niet toegestaan. Voorzieningen dienen op peil te zijn. Indien blijkt dat het bedrag van een voorziening te laag is en opgehoogd moet worden dan moet de raad dat autoriseren bij de begroting, via het desbetreffende programma. Indien in de loop van het jaar blijkt dat verhoging van een voorziening nodig is dan moet de raad dat in principe apart besluiten door middel van een begrotingswijziging. Wanneer het lastenprogramma niet wordt overschreden, omdat er in de loop van het jaar meevallers zijn op andere onderdelen van het programma, dan is er geen begrotingswijziging nodig, tenzij er sprake is van een belangrijke beleidswijziging (zie ook de toelichting op artikel 7 BBV). Indien t.z.t. blijkt dat het bedrag van de voorziening te hoger is dan feitelijk nodig is (geweest) dan valt het overschot van de voorziening vrij ten gunste van het programma/de functie waarop de storting heft plaatsgevonden.
Vraag 26 Uit de vragen & antwoordenrubriek blijkt dat de uitgaven van de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften (o.a. vergoeding enz.), net als de kosten van de Gemeentelijke Ombudscommissie (klachtenafhandeling) onder functie 001 verantwoord worden. Moeten de kosten van de ambtelijke ondersteuning van deze commissies dan op functie 002 verantwoord worden? De uren van het behandelen van bezwaarschriften (juridische advisering, verweerschriften) verantwoorden we tot nu toe functioneel. Beroepszaken verantwoorden we op functie 002. Enerzijds beschouwen we de kosten als een deel van het productieproces ('mogelijkheid tot heroverweging van besluitvorming'), anderzijds als het bieden van rechtsbescherming aan de burger (dus: kosten van democratie). Eigenlijk vinden we dit niet consequent, maar wat is juist? Antwoord De desbetreffende kosten toedelen naar desbetreffende functie. Hebben de kosten betrekking op gemeentelijke belastingen dan geldt functie 940. In de toelichting op functie 001 is vermeld, dat de kosten voor personeel ter ondersteuning niet op functie 001 verantwoord worden. Bij het antwoord op vraag 11 van hoofdfunctie 0 is bij het antwoord uitgegaan van de verwijzing vergoeding.
