Vraag 1: Volgens het bestek moeten de inschrijvers een "concept voor een campagne" presenteren waarvan het hoogtepunt een "groot evenement" is. Wat wordt met "campagne" bedoeld? Dient een grootschalige communicatiecampagne met verschillende communicatiemaatregelen (bijvoorbeeld reclame, mediarelaties, evenementen, audiovisuele en interactieve maatregelen enz.) te worden ontwikkeld? Of wordt met "campagne" eerder een perscampagne bedoeld? En wat het "groot evenement" betreft, is de contractant voor alle aspecten van de ontwikkeling en implementatie van het evenement of alleen voor de persgerelateerde aspecten verantwoordelijk? Antwoord 1: Met "campagne" wordt een perscampagne bedoeld (informatie en communicatie). De contractant kan alleen voor onder bijlage III - Prijsopgave van het bestek vallende diensten verantwoordelijk zijn. Vraag 2: Betreffende casestudy 1 – een groot ITER-evenement: - Wat is het beoogde aantal deelnemers aan het evenement? - Wat wordt in verband met dit evenement van de contractant verlangd, d.w.z. gaat het om een evenement met andere deelnemers dan journalisten waarbij de contractant alle diensten voor een evenement moet verzorgen gaande van de logistiek tot het beheer van uitnodigingen (inclusief staatshoofden), of om een gewoon persevenement dat plaatsvindt in de marge van een groot evenement dat door de ITER-partners en DG RTD wordt georganiseerd? Antwoord 2: Van de contractant wordt verwacht dat hij voor een concept voor een campagne zorgt die een maximale impact heeft voor de verbetering van het beeld dat het publiek van het fusieproject ITER heeft. Het aantal deelnemers aan dat evenement kan door de inschrijver worden voorgesteld rekening houdend met het feit dat de campagne zich tot alle lidstaten dient te richten. De contractant kan alleen voor onder bijlage III - Prijsopgave van het bestek vallende diensten verantwoordelijk zijn. Vraag 3: a) Wat wordt precies bedoeld met "advertentie voor een evenement bij Publication Calendars" in de Prijsopgave 4.4 en 4.5? Gaat het om redactionele kalenders in de media (geschreven pers/internet)? b) Als het om een mediaplan voor de aankondiging van het evenement gaat, vallen daaronder dan de kosten voor het plannen van de campagne, ontwerp, opmaak en script van de advertentie alsook eventuele kosten voor de aankoop van mediaplaatsing? c) Zo ja, kunt u dan alstublieft meer in detail te beschrijven voor welk soort evenementen reclame moet worden gemaakt, aangezien de uitgaven op het stuk van mediakosten sterk van de doelgroep (het grote publiek of specifieke groepen?) afhangen Kunt u ons eventueel voorbeelden en informatie verstrekken zoals schaal van het evenement, doel, regio, inhoud van de boodschap enz.? Antwoord 3: Het gaat inderdaad om redactionele kalenders in de media (geschreven pers/internet), niet om de aankoop van mediaplaatsing, dus niet om ontwerp en opmaak. Het gaat uitsluitend om het
uitkiezen van de media en het onderhouden van contacten met de media met het oog op publicatie. De contractant kan worden gevraagd enkel onder bijlage III (Prijsopgave) van het bestek vallende diensten te verlenen. Vraag 4: Wij zouden graag willen weten of ingezonden vragen op de website http://ec.europa.eu/research/dgs/tenders/rtd-tender_en.cfm?tender_ref=s41-059349 dan wel op een andere website zullen worden beantwoord en geplaatst? Antwoord 4: Inderdaad, het document met vragen en antwoorden zal regelmatig op de volgende website worden gepubliceerd: http://ec.europa.eu/research/dgs/tenders/rtd-tender_en.cfm?tender_ref=s41-059349. Vraag 5: Ik had graag een verduidelijking gewild in verband met deel III, punt 3.1, van de uitnodiging en de gevraagde lijst van 20 diensten die rechtstreeks op de aanbesteding betrekking hebben. Gaat het hierbij om 20 referenties voor diensten: - die alleen op internationale pers - in verschillende landen van de Europese Unie betrekking hebben - of zijn referenties voor één Europees land voldoende? Antwoord 5: Aangezien de aanbesteding betrekking heeft op een internationale mediacampagne die zich tot het publiek in de 27 lidstaten richt, moet de inschrijver de in dat verband adequate praktijkervaring naar voren brengen. Vraag 6: Kunt u ons alstublieft uw huisstijlboek bezorgen? Antwoord 6: Er bestaat geen officieel huisstijlboek. Vraag 7: Betreffende bijlage III, hoofdstuk 2.3: Dient bij het onderzoek een kwalitatieve mediaresponsanalyse betreffende alle 27 EU-landen plus de vermelde extra landen te worden uitgevoerd? Antwoord 7: Ja, er dient een kwalitatieve media-analyse te worden uitgevoerd. Ja, er dienen artikels uit alle landen bij het onderzoek te worden betrokken. Vraag 8: Betreffende bijlage III, hoofdstuk 6.3, 6.4, 6.5: "waarbij auteursrechten worden gerespecteerd". In de meeste Europese landen rekenen auteursrechtenbureaus een vergoeding aan per artikel. De totale auteursrechtenvergoeding kan dan ook moeilijk in de offerte worden vermeld, omdat deze van het aantal per evenement gevonden artikels afhangt. Een mogelijkheid is voor 6.3 een prijsofferte met 100 artikels, voor 6.4 met 200 artikels en voor
6.5 met 300 artikels op te stellen. Maar de totale auteursrechtenvergoeding voor elk evenement zal pas achteraf bekend zijn. Antwoord 8: Voor de punten 6.3, 6.4, 6.5 moet een vaste prijs worden opgegeven. Vraag 9: Betreffende bijlage III, hoofdstuk 6.6: wordt tot "blogs" en "online portalen" alle door gebruikers gegenereerde content zoals die op "social communities", video-, foto- en audioblogs, chatrooms, enz. voorkomt, gerekend? Wordt met "kerninhoud" de volledige tekst als html- of pdf-document of het volledige artikel bedoeld? Antwoord 9: Bedoeld wordt een analyse van de verslaggeving. Bij de analyse moet alle bekende relevante door gebruikers gegenereerde content worden betrokken. Er dient geen content, wel analyse te worden verschaft. Vraag 10: Betreffende bijlage III, hoofdstuk 7.4: Verificatie van contactpersonen / voortdurende actualisering. Wordt met "Verificatie van contactpersonen / voortdurende actualisering" bedoeld dat alle contactpersonen per telefoon of email moeten worden geverifieerd? Of dienen contactpersonen uitsluitend te worden geactualiseerd wanneer post onbesteld terugkomt? Antwoord 10: De lijst moet regelmatig, niet alleen wanneer post onbesteld terugkomt, worden geactualiseerd. Vraag 11: Betreffende bijlage II.2, casestudy 2: wat wordt bedoeld met bijlagen niet meegerekend? Dient het vijf pagina's tellende dossier alle materialen (foto's, kladjes, illustraties) te bevatten? Of mogen deze extra materialen in een bijlage worden opgenomen? Antwoord 11: Ja, er mogen bijlagen worden toegevoegd. De vijf pagina's slaan op de tekst. Vraag 12: Kunt u ons alstublieft uw huisstijlboek bezorgen? Antwoord 12: Zie antwoord 6. Vraag 13: Wat wordt bedoeld met "beheer" van een journalistendatabase voor de Commissie? Dient slechts onbesteld terugkomende post of dient werkelijk elke contactpersoon eenmaal of tweemaal per jaar (per telefoon? per email?) te worden geverifieerd. Antwoord 13: Dit is dezelfde vraag als vraag nr. 10. Zie het antwoord op vraag 10.
Vraag 14: Kunt u alstublieft verduidelijken of de lijst van 20 diensten die in deel III, punt 3.1, van het bestek worden vereist een pakket diensten betreft: - die alleen met internationale persrelaties in verschillende EU-landen – verband houden, dan wel of slechts referenties in één EU-land nodig zijn? Antwoord 14: Aangezien de aanbesteding betrekking heeft op een internationale mediacampagne die zich tot het publiek in de 27 lidstaten richt, moet de inschrijver de in dat verband adequate praktijkervaring naar voren brengen. Vraag 15: Kunt u alstublieft aangeven waar de conferentie voor casestudy 1 plaatsvindt? Antwoord 15: Dit dient door de contractant te worden beslist/voorgesteld. Vraag 16: Wat post 4.4 van de prijsopgave betreft zouden wij willen weten wat met "Internet Calendars" wordt bedoeld? Zijn deze kalenders een bepaald instrument van de Commissie? Zijn deze op de Commissiewebsite te vinden? Antwoord 16: Het gaat om internetkalenders van de onlinemedia. Vraag 17: Betreffende post 4.5 van de prijsopgave, zouden wij ook gaarne enige verduidelijking hebben over de "Publication Calendars": wat wordt ermee bedoeld? Worden zij door de Commissie gepubliceerd? Antwoord 17: Het zijn evenementenkalenders van de geschreven media. Vraag 18: Kunt u in verband met samenwerking rond de elektronische databasebestanden toelichten wat de randvoorwaarden zijn (inzake samenvoeging van databases) aangezien persbestanden als vertrouwelijk worden beschouwd? Worden alle gegevens eigendom van de Commissie? Antwoord 18: Er worden geen databases samengevoegd. De contractant start de opbouw van de databases. Inderdaad, deze worden eigendom van de EC. Vraag 19: Post 1.4 van de prijsopgave – de verantwoordelijke voor audiovisuele en IT-aspecten: dient het om een technicus te gaan of moet die verantwoordelijke ook audiovisueel materiaal kunnen maken? Antwoord 19:
Een technicus. Het maken van audiovisueel materiaal is niet het voorwerp van deze aanbesteding. Vraag 20: Kunt u alstublieft beschrijven wat de functie van de "medewerker" is? Hoeveel medewerkers moeten wij ter beschikking stellen? Antwoord 20: Het betreft hier iemand die zonder bepaalde verantwoordelijkheid helpt bij verschillende taken. Dit hangt van het eigenlijke project af. Vraag 21: Hoeveel mensen hebt u nodig/dienen als "assistent" en "secretaresse" ter beschikking te worden gesteld? Antwoord 21: Dit hangt van het eigenlijke project af. Vraag 22: Kunt u met betrekking tot de tijdschriftenarchieven van de Commissie zeggen of: a) opzoekingen op thema mogelijk zijn, en zo ja, of ook op naam en datum kan worden gezocht; b) deze archieven kunnen worden bezocht en of zij online toegankelijk zijn. Antwoord 22: a) Neen. b) Er moet een aanvraag worden ingediend om toegang te krijgen tot een bepaald document en er is geen internettoegang. Vraag 23: Kunt u ons vóór de uiterste datum de prijs en de algemene voorwaarden voor deze archieven verstrekken? Antwoord 23: Documenten van de Commissie zijn doorgaans gratis toegankelijk, op eventuele uitzonderingen na. Vraag 24: In de uitnodiging tot inschrijving is het volgende bepaald: "De inschrijving moet in een dubbele enveloppe worden ingediend. Op de binnenste envelop moet naast de vermelding van de aanbestedende dienst de volgende tekst worden aangebracht: "Invitation to tender - not to be opened by the internal mail department". Zelfklevende enveloppen moeten worden gesloten met plakband waarover de handtekening van de afzender wordt geplaatst. Wij vragen ons af of het niet veeleer "buitenste envelop" moet zijn, kunt u dit bevestigen? Antwoord 24: De inschrijvers wordt vriendelijk verzocht de in het bestek vastgestelde procedure te volgen. Inschrijvingen die niet in overeenstemming zijn met de eisen van het bestek, worden niet geaccepteerd.
Vraag 25: In punt iii), blz. 8, van het bestek (FR versie) is met betrekking tot "verklaring onder ede" het volgende bepaald: "iii) betreffende de punten 10.1.3., 10.1.6. 10.1.7. en 10.1.8 dient de inschrijver, op basis van het model (zie verklaring in bijlage IV) een verklaring onder ede of, bij gebreke daarvan, een formele verklaring van de betrokkene ten overstaan van een gerechtelijke of administratieve instantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst te verstrekken." Dient de "verklaring onder ede" te worden toegevoegd aan de verklaring op erewoord (bijlage IV) of is de verklaring op erewoord (bijlage IV) voldoende? Antwoord 25: Alleen van inschrijvers aan wie een opdracht wordt toegewezen, worden bewijsstukken verlangd. In dit stadium van de procedure is de verklaring op erewoord voldoende. Vraag 26: Kunt u met betrekking tot de delen 3.2 en 3.3 van de prijsopgave het verschil uitleggen tussen een "projectsamenvatting" en een "achtergronddocument"? Antwoord 26: In punt 3.2 wordt een samenvatting van een onderzoeksproject bedoeld en in punt 3.3 een samenvattend (achtergrond)document dat diverse onderwerpen kan bestrijken. Vraag 27: In deel 9 van de prijsopgave wordt de eenheid "persoon, per uur" gebruikt, bedoelt u "opleider, per uur" of "persoon in opleiding, per uur". Antwoord 27: Bedoeld is "opleider, per uur". Vraag 28: Op blz. 11 van het bestek is vermeld dat het technische deel "een samenvatting van de inschrijving (met een inhoudsopgave)" moet bevatten. Bedoelt u een samenvatting van de aanbesteding of de inhoudsopgave zelf? Antwoord 28: De inschrijving dient zowel een samenvatting van de inschrijving als een inhoudsopgave te bevatten.
